Настоящее Соглашение заключается между ИП Смыгин Константин Игоревич, именуемым в дальнейшем «Администрация Сервиса» и любым лицом, становящимся пользователем при регистрации на сайте Сервиса http://сайт/ (далее — Сервис), в дальнейшем именуемым «Пользователь», вместе по тексту Соглашения именуемые «Стороны», а по отдельности — «Сторона».

1. Общие положения

1.1. Настоящее Соглашение в соответствии со ст. 435 Гражданского кодекса РФ является публичной офертой. Получая доступ к материалам Сервиса Пользователь считается присоединившимся к настоящему Соглашению, принимает условия настоящей оферты и положения Соглашения (акцепт).

1.2. Безусловное принятие (акцепт) условий настоящей оферты осуществляется путем регистрации на сайте Сервиса.

1.3. Настоящее Соглашение, заключаемое путем акцепта настоящей оферты, не требует двустороннего подписания и действительно в электронном виде.

1.4. Использование материалов и функций Сервиса регулируется нормами действующего законодательства Российской Федерации.

2. Предмет Соглашения

2.1. Предметом настоящего Соглашения является передача Администрацией Сервиса неисключительных прав использования Сервиса путем предоставления доступа к Сервису на сервере, принадлежащем Администрации Сервиса.

2.2. Действие условий настоящего Соглашения распространяется на все последующие обновления и новые версии Сервиса. Соглашаясь с использованием новой версии Сервиса, Пользователь принимает условия настоящего Соглашения для соответствующих обновлений, новых версий Сервиса, если обновление и/или новая версия Сервиса не сопровождается иным соглашением.

2.3. Сервис является результатом интеллектуальной деятельности Администрации Сервиса и защищается законодательством Российской Федерации о защите интеллектуальной собственности и нормами международного права, все исключительные права на Сервис, сопровождающие его материалы и любые его копии, принадлежат Администрации Сервиса. Право использования Сервиса предоставляется Пользователю исключительно на условиях и в объеме, оговоренных настоящим Соглашением.

3. Условия использования Сервиса

3.1. Для начала работы с Сервисом Пользователю необходимо пройти процедуру регистрации путем присвоения уникального имени (Логина) и пароля. По завершении процесса регистрации Пользователь становится обладателем учетной записи. С момента входа в свою учетную запись Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность вводимых данных, а также Логина и пароля.

3.2. По окончании работы с Сервисом Пользователь самостоятельно осуществляет завершение работы под своей учетной записью путем нажатия кнопки «Выйти».

3.3. С момента регистрации в Сервисе Пользователю присваивается личный счет, на который Пользователь имеет право внести денежную сумму. Денежная сумма на личном счете используется для оплаты подписки на определенный календарный период (6 месяцев, 12 месяцев и 24 месяца) на платные услуги Сервиса. Оплата платных услуг осуществляется путем безналичного перевода денежных средств в виде 100%-ной предоплаты и списывается с личного счета Пользователя.

3.4. Бесплатные услуги предоставляются Пользователю без каких-либо гарантий, в том качестве, объеме и с теми функциональными возможностями, которыми обладают данные услуги в составе Сервиса. Это означает, что Пользователь не вправе предъявлять претензии, касающиеся доступности, объема, качества или функциональных возможностей полученных бесплатных услуг и пользуется ими, принимая на себя все риски и ответственность, связанные с использованием таких бесплатных услуг.

3.5. Платные услуги считаются оказанными надлежащем образом и принятыми Пользователем в полном объеме, если в течение 5 (Пяти) рабочих дней оказания соответствующей платной услуги Администрация Сервиса не получила от Пользователя мотивированных письменных претензий.

3.6. Администрация Сервиса осуществляет техническую поддержку Пользователя, в том числе по вопросам, связанным с функциональностью Сервиса и предоставляемыми услугами, а также особенностями эксплуатации Сервиса.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Права и обязанности Пользователя

4.1.1. Пользователь обязуется не предпринимать действий, которые могут рассматриваться как нарушающие Российское законодательство или нормы международного права, в том числе в сфере интеллектуальной собственности, авторских и/или смежных правах, а также любых действий, которые приводят или могут привести к нарушению нормальной работы Сервиса.

4.1.2. Пользователь обязуется не предоставлять (передавать) полностью или частично третьим лицам полученные им по настоящему Соглашению права, не продавать, не тиражировать, не копировать материалы Сервиса полностью или частично, не отчуждать иным образом, в том числе безвозмездно, без получения на все вышеперечисленные действия предварительного письменного согласия Администрации Сервиса.

4.1.3. Пользователь обязуется не передавать третьим лицам пароли и логины, используемые для доступа к Сервису, обеспечить конфиденциальность их хранения.В случае несанкционированного доступа к логину и паролю и/или учетной записи пользователя Пользователь обязан незамедлительно сообщить об этом Администрации Сервиса.

4.1.4. Пользователь обязуется не использовать программное обеспечение, обеспечивающее автоматическое скачивание и обработку (разборку) веб-страниц Сервиса в целях получения нужных данных.

4.1.5. Пользователь несет ответственность за содержание и достоверность данных, предоставленных при регистрации на Сервисе. Пользователь выражает согласие на хранение и обработку Администрацией Сервиса персональных данных Пользователя.

4.1.6. Пользователь имеет право доступа к Сервису в любое время, кроме времени проведения профилактических работ.

4.1.7. Пользователь имеет право пользоваться Сервисом в пределах его функциональных возможностей и на условиях установленных настоящим Соглашением.

4.1.8. Пользователь имеет право внести денежную сумму, равную сумме подписки на тот или иной календарный период, для последующего использования Платных услуг Сервиса.С тарифами на Платные услуги Сервиса пользователь может ознакомиться по адресу: http://сайт/subscription/

4.1.9. Пользователь имеет право самостоятельно изменять пароль, не уведомляя об этом Администрацию Сервиса.

4.1.10. Пользователь имеет право в любой момент подать заявку на удаление учетной записи и информации Пользователя, хранимой в Сервисе. Удаление учетной записи и информации Пользователя, хранимой на Сервисе, производится в течение 7 дней с даты получения заявки. При удалении учетной записи, денежные средства, которые пользователь потратил на подписку на Платные услуги Сервиса частичному или полному возврату не подлежат.

4.1.11. Денежные средства, переведенные в качестве оплаты за подписку на услуги Сервиса, возврату не подлежат и могут быть использованы для оплаты платных услуг Сервиса.

4.2. Права и обязанности Администрации Сервиса

4.2.1. Администрация Сервиса обязана предоставить Пользователю доступ к Сервису не позднее 5 (Пяти) рабочих дней с момента прохождения Пользователем процедуры регистрации на Сервисе.

4.2.2. Администрация Сервиса обязуется обеспечивать работу Сервиса, в соответствии с условиями настоящего Соглашения, круглосуточно 7 (Семь) дней в неделю, включая выходные и праздничные дни, за исключением времени проведения профилактических работ.

4.2.3. Администрация Сервиса обязуется обеспечить сохранность данных Пользователя, размещенных в Сервисе в течение 90 (Девяносто) календарных дней с момента последнего использования Пользователем любой из платных услуг Сервиса.

4.2.4. Администрация Сервиса обязуется не передавать персональные данные Пользователя третьим лицам.

4.2.5 Администрация Сервиса имеет право приостанавливать работу Сервиса для проведения необходимых плановых профилактических и ремонтных работ на технических ресурсах Администрации Сервиса, а также внеплановых работ в аварийных ситуациях, уведомляя об этом Пользователя, если технически это представляется возможным, посредством размещения соответствующей информации на сайте.

4.2.6. Администрация Сервиса имеет право прерывать работу Сервиса, если это обусловлено невозможностью использования информационно-транспортных каналов, не являющихся собственными ресурсами Администрации Сервиса, либо действием и/или бездействием третьих лиц, если это непосредственно влияет на работу Сервиса, в том числе при аварийной ситуации.

4.2.7. Администрация Сервиса имеет право обновлять содержание, функциональные возможности и пользовательский интерфейс Сервиса в любое время по своему собственному усмотрению.

4.2.8. Администрация Сервиса имеет право изменять стоимость платных услуг в одностороннем порядке.

4.2.9. Администрация Сервиса имеет право заблокировать и/или удалить учетную запись Пользователя, включая все информационное содержимое Пользователя без уведомления Пользователя и объяснения причин в случае нарушения Пользователем условий настоящего Соглашения.

5. Ответственность сторон и порядок разрешения споров

5.1. Сервис предоставляется Пользователю «как есть» в соответствии с общепринятым в международной практике принципом. Это означает, что за проблемы, возникающие в процессе обновления, поддержки и эксплуатации Сервиса (в т. ч. проблемы совместимости с другими программными продуктами, а также несоответствия результатов использования Сервиса ожиданиям Пользователя и т.п.), Администрация Сервиса ответственности не несет.

5.2. За нарушение обязательств по Соглашению Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ. При этом ответственность Администрации Сервиса перед Пользователем в случае требования возмещения убытков ограничена размером стоимости оплаченных Пользователем Платных услуг.

5.3. Ни одна из Сторон не несет ответственности за полное или частичное неисполнение любой из своих обязанностей, если неисполнение является следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения Соглашения и независящих от воли Сторон. В случае действия обстоятельств непреодолимой силы более 3 (Трех) месяцев любая Сторона вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения своих обязательств по настоящему Соглашению (расторгнуть Соглашение).

5.4. Поскольку Сервис является объектом интеллектуальной собственности Администрации Сервиса, ответственность за нарушение авторских прав наступает в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. Администрация Сервиса не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему Соглашению, а также за прямые и косвенные убытки Пользователя, включая упущенную выгоду и возможный ущерб, возникший в том числе в результате неправомерных действий пользователей сети Интернет, направленных на нарушение информационной безопасности или нормального функционирования Сервиса; отсутствия Интернет-соединений между компьютером Пользователя и сервером Администрации Сервиса; проведения государственными и муниципальными органами, а также иными организациями действий в рамках оперативно-розыскных мероприятий; установления государственного регулирования (или регулирования иными организациями) хозяйственной деятельности коммерческих организаций в сети Интернет и/или установления указанными субъектами разовых ограничений, затрудняющих или делающих невозможным исполнение настоящего Соглашения; и других случаев, связанных с действиями (бездействием) пользователей сети Интернет и/или других субъектов, направленными на ухудшение общей ситуации с использованием сети Интернет и/или компьютерного оборудования, существовавшей на момент заключения настоящего Соглашения.

5.6. В случае возникновения между Сторонами споров или разногласий, вытекающих из настоящего Соглашения или связанных с ним, Стороны примут все меры к их разрешению путем переговоров между собой.

5.7. В случае если не удается разрешить возникшие между Сторонами споры и/или разногласия путем переговоров, то такие споры разрешаются в Арбитражном суде Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

6. Прочие условия

6.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с даты акцепта и действует до полного исполнения своих обязательств Сторонами.

6.2. Настоящее Соглашение может быть расторгнуто досрочно по взаимному соглашению Сторон, а также по инициативе Администрации Сервиса в случае нарушения Пользователем условий настоящего Соглашения без возврата последнему каких-либо денежных средств.

6.3. Поскольку настоящее Соглашение является офертой, и в силу действующего гражданского законодательства РФ Администрация Сервиса имеет право на отзыв оферты в соответствии со ст. 436 ГК РФ. В случае отзыва настоящего Соглашения в течение срока его действия настоящее Соглашение считается прекращенным с момента отзыва. Отзыв осуществляется путем размещения соответствующей информации на сайте.

6.4. Стороны договорились, что при исполнении настоящего Соглашения допускается использование подписей представителей Сторон, а также их печатей с помощью средств факсимильной связи, механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи руководителей и печатей организаций.

6.5. Администрация Сервиса вправе в одностороннем порядке внести изменения в условия предоставления услуг Сервиса, разместив об этом информацию на сайте в публичном доступе и внеся изменения в настоящее Соглашение.

6.6. Указанные изменения в условиях настоящего Соглашения вступают в силу с даты их публикации, если иное не оговорено в соответствующей публикации. Продолжение использования Сервиса Пользователем после внесения изменений и/или дополнений в Соглашение означает принятие и согласие Пользователя с такими изменениями и/или дополнениями.

7. Гарантии

7.1. За исключением гарантий, прямо указанных в тексте настоящего договора, Администрация Сервиса не предоставляет никаких иных гарантий.

7.2. Соглашаясь с условиями и принимая условия настоящей оферты путем ее акцепта, Пользователь заверяет Администрацию Сервиса и гарантирует, что он:

• заключает настоящий договор добровольно;
• ознакомился со всеми условиями настоящего договора;
• полностью понимает и подтверждает предмет оферты и договора;
• обладает всеми правами и полномочиями, необходимыми для заключения и исполнения настоящего договора.

GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Итак, что же это за удивительная методика/книга такая? Такая поразительная и переставляющая все с головы на ноги, что многие тысячи людей, воспользовавшись ей, избавились от непреходящего стресса, связанного с ежедневным катастрофическим цейтнотом, стали все успевать и даже нашли в своей жизни бездну свободного времени? Звучит как чудо или очередная нелепая панацея от всех бед, но в отличие от множества методик управления временем Getting Things Done действительно работает. Причин тому несколько, но главная – в том, что GTD позволяет органично и безболезненно «внедрить» себя в жизнь любого человека, не прибегая к болезненным и неприятным нововведениям вроде железного расписания или персонального секретаря. По сути, это набор мыслительных техник, каждая из которых направлена на избавление мозга от перегрузки ненужной информацией и концентрации на текущей задаче. Поразительно, но этот подход позволяет существенно повысить эффективность работы – мозги больше не работают «вхолостую», в миллионный раз прокручивая внутри себя план предстоящих действий.

Кажется, мы немного ушли в конкретику, вернемся к общему плану. Книга Дэвида Алена появилась в результате компиляции его многолетнего опыта на ниве time management’а и мгновенно стала популярной во всем мире. Электронную версию можно скачать , есть и черновой русский перевод .

Главное

• Соберите все дела, которые вы хотите сделать в единую надежную систему вне вашей головы и разума.
• Приучите себя всегда иметь план текущих действий, который можно воплотить в жизнь немедленно или при желании пересмотреть в любой момент.

Итоги и действия

• Опишите в одном предложении предполагаемый успешное разрешение проблемы или ситуации.

• Запишите каждое, даже самое мелкое физическое действие, необходимое для продвижения ситуации вперед.

Горизонтальный и вертикальный контроль (Выгоняем дела из мозгов и приводим их в порядок)

• Горизонтальный контроль поддерживает слаженность и взаимосвязь всех задач, в которые вы вовлечены.

• Вертикальный контроль необходим для отслеживания проектов и отдельных задач

Пять стадий хода работ (Горизонтальный контроль)

• Собирайте задачи, которые владеют вашим вниманием (любые задачи, личные или профессиональные, большие или маленькие – все, состояние которых должно стать отличным от текущего и все, что вы хоть немного хотите изменить)
  • Выбросьте все из головы
  • Минимизируйте количество хранилищ.
    • Контейнер бумаг
    • Блокноты
    • Электронные записи
    • Голосовые записи
    • E-mail
• Регулярно опустошайте эти хранилища
• Обрабатывайте задачи – поймите, что они означают и что с ними необходимо делать
  • Что это за задача?
  • Можно ли с ней что-либо сделать? (Да или нет)
    • Нет
      • Выбросить.
      • Делегировать
      • Отложить
      • В список «Когда-Нибудь-Возможно»
      • В календарь или 43 папки (31 папка для дней, 12 папок для месяцев, завтрашняя дата спереди)
      • Ссылка (Ссылкой должна быть информация, к которой можно легко обратиться при необходимости)
  • Да
    • Каким должно быть следующее действие?
    • Совершить действие
    • Передать другому
    • Отложить
    • Проект (все, что требует более одного шага для своего выполнения)
    • Отслеживание доступных действий
    • Список проектов
    • Хранилище или папка для списка проектов и сопутствующих материалов
    • Календарь (для действий, привязанных ко времени)
    • Список напоминалок о следующих действиях
    • Список напоминалок о вещах, которые вы ждете
• Сформируйте результаты
• Пересмотрите альтернативы
• Сделайте
  • Выбор совершаемых действий
    • Контекст
    • Доступное время
    • Доступная энергия
    • Приоритет

Еженедельный обзор

• Еженедельный обзор
  • Свободные бумаги
    • Визитки, рецепты и т.д. – в контейнер для обработки
  • Обработайте свои записки
  • Календарь за прошедшую неделю
    • Обзор оставшихся действий, ссылок и т.д.
  • Календарь будущих событий
  • Освободите голову
    • Записывайте все новые проекты, действия и т.д.
  • Обзор списка проектов и важных итогов
    • Убедитесь, что для каждого элемента существует как минимум одно ключевое действие
  • Обзор списка следующих действий
    • Зачеркивание завершенных и обзор списка напоминаний о следующих действиях
  • Обзор списка «Ожидание»
    • Записываем действия, необходимые для вывода событий из данного списка. Вычеркиваем уже полученное.
  • Обзор оставшихся значимых списков
  • Обзор списка «Когда-нибудь-возможно»

    * Проверка всех проектов на способность стать активными с последующим переносом таких в «Проекты». Удаление неактуальных элементов.

  • Обзор «Незаконченного» и сопутствующих материалов
    • Просмотр всех сопутствующих материалов для того, чтобы заметить все новые действия, исходы и «заторы».

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

1. Текущие действия

2. Текущие проекты

3. Зоны ответственности

4. Цели 1-2 лет

5. Видение 3-5 лет

6. «Большая картинка» - цели всей жизни

Проекты - четко определенные итоги и последовательные действия, приближающие его к завершению Горизонтальный фокус - надежная система «напоминалок» с регулярным ее «перетряхиванием» Вертикальный фокус - планирование «на обрывке бумаги».

Пять шагов, позволяющих завершить любую задачу или Планирование проектов.

1. Определение целей и основ

2. Видение исхода

3. Мозговой штурм

4. Организация

5. Нахождение следующих действий

Пять фаз техники натурального планирования

1. Цели/основополагающие принципы (Почему мы это делаем?)

2. Миссия/образ/цели/удачный исход (как будет выглядеть безоговорочный, сумасшедший успех? На что он будет похож?)

3. Мозговой штурм (Как мы это сделаем?)

• Посмотреть на проект из точки его завершения
• Нарисуйте образ сумасшедшего успеха (уберите подальше всякие «Да, но»
• Соберите вместе все свойства, аспекты и качества, какие только можно придумать.

4. Организация (Находим компоненты, субкомпоненты, последовательности, события и/или приоритеты. Что должно произойти и в каком порядке? Когда мы будем это делать вот эти вещи?)

5. Следующие действия (Откуда начнем?) «Если проект выброшен из головы - планирование было эффективным. Если он до сих пор болтается там - продолжайте применять эту модель до полного очищения»

Учетная система

• Учет должен быть мгновенным и легким
  • Единая система
    • Рассмотрите алфавитный принцип упорядочивания если не нуждаетесь в особом методе учета
    • Уменьшите количество мест, где нужную информацию найти нельзя (Должно быть максимум пять или шесть мест, где можно найти требуемое. Не больше)
    • Сортируйте по теме, проекту, личности или компании
• Приобретайте качественные механизмы. Избегайте подвесных папок
• В случае подвесных папок:
  • Помечайте папки, а не кронштейны
  • Одна папка - один кронштейн
  • В вашей системе всегда должны быть свободные кронштейны пустая папка в самом начале полки.
  • Очищайте папки ежегодно
  • Поощряйте организацию Дней Очистки Мусора

Работаем с «неприемлемыми соглашениями»

1. Снизьте планку

2. Сделайте это

3. Пересмотрите соглашение.

Итоги

• Храните всю информацию вне вашей головы
• Планируйте действия и итоги сразу после того, как события появились на горизонте, не позже.
• Регулярно пересматривайте и обновляйте список незаконченных дел в работе и жизни.

Любая непонятная мелочь должна быть обработана по следующему алгоритму:

• Мне это не нужно = в корзину!
• Я хочу выяснить, что это значит для меня = в контейнер «Входящие»
• Мне может быть полезна данная информация = ссылка
• Я использую это = оборудование или ресурс
• Когда я смогу сдвинуть это с места, я хочу видеть, как = напоминалка о следующем действии
• Мне нужно напомнить себе об этом промежуточном итоге = список проектов, просматриваемый еженедельно
• Мне нужно это, когда я обращаюсь к проекту = сопутствующие материалы
• Я хочу сделать когда-нибудь в будущем = список «когда-нибудь-возможно»
• Я хочу сделать это в будущем, в определенное время = заметка в календаре.
• Я хочу достигнуть этого «Серьезного» итога = цель, обозреваемые достаточно редко
• Кто-то другой делает что-то, о чем я беспокоюсь = пункт в списке «ожидание», еженедельный обзор
• Нужно рассмотреть это при выполнении некоторых периодических действий - пункт в контрольном списке.

На этом все. Непонятно, мутно, запутанно? Честно говоря - мне тоже так кажется:) Но это только потому, что весь этот длинный запутанный список - лишь краткая выжимка книги Аллена, которая и содержит в себе объяснение всех этих «контрольных списков», «когда-нибудь-возможно» и прочих «ссылок». Однако печалиться и ставить крест на методике только по причине того, что вы: а) ненавидите читать с экрана или б) ненавидите читать по-английски - совершенно не стоит.

GTD основана на очень здравых принципах и действительно помогает вести более сбалансированную, цельную и продуктивную жизнь. Конечно, освоение GTD требует достаточно серьезных усилий и готовности многое менять в своей жизни. И все-таки полезный эффект намного перекрывает потраченное время и усилия. В Москве РТД регулярно организует очные двухдневные тренинги "Как разобраться с делами" по методике Getting Things Done.

Текущая страница: 1 (всего у книги 17 страниц)

Дэвид Ален

Getting Things Done

Как разобраться с делами

Вступление

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.

Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.

И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то , что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шаг, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше – она описывает ещё более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» – тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё – я хочу, чтобы вы поняли, что все, что я предлагаю – это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать все это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я нередко апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвященные методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров – это тот опыт, из которого я буду брать примеры. Обещание было верно сформулировано одним моим клиентом. Он писал: «Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой – это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки „не на жизнь, а на смерть“, когда „проект закончит надо было ещё вчера“ и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают».

Часть первая. Искусство выполнять задания

Глава 1. Новые методы для новой жизни

Ситуация, когда над человеком висит огромный список задач и при этом он умудряется сохранять свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна. Это замечательный способ жить и работать, достигая высокого уровня эффективности. В последнее время это становится стилем работы, который требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, что и как необходимо делать, чтобы этого уровня достигнуть. Однако если вы относитесь к большинству, вам необходимо применить эти знания в более сжатые сроки и четким систематизированным способом так, чтобы вы могли достичь вершины вместо того, чтобы барахтаться где-то у самых низов. Несмотря на то, что метод и технологии, которые описаны в книге основываются на здравом смысле и предназначены для практического применения, большинство людей все же подвержены общим рабочим привычкам, которые стоит изменить прежде, чем приступать к применению системы. Необходимо внести небольшие коррективы в ваш способа прояснять и организовывать задачи, которые занимают ваше внимание.

...

Беспокойство вызвано недостатком

организации, подготовки и действий.

Все методы, представленные здесь основаны не двух ключевых целях:

1. Собрать все дела, которые надо сделать, сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие – все дела в логичную систему, но только не в голове.

2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше – и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.

Эта книга содержит проверенный метод для профессиональной организации рабочего процесса. Здесь описаны надежные инструменты, трюки, техники и хитрости. Как вы сами впоследствии увидите, все принципы и методы применимы ко всему, что вы делаете, как в повседневной жизни, так и на работе. Как и многие ваши предшественники, вы можете также использовать то, что я описываю, как непрекращающийся динамический стиль в вашей работе и в вашем мире. Или, опять же, как и многие, вы можете просто использовать это для возвращения в режим более жесткого контроля, когда вы чувствуете, что это вам необходимо.

Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов.

Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, говорил, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все это переделать. Только за последнюю неделю я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в ущерб его семейным обязательствам. Будучи человеком со средними возможностями, менеджер, старающийся удержаться в топе и отвечая на 150 писем каждый день, вынужден увеличить штат отдела с 1100 до 2000 человек – и все ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные с семьей, а не на работе.

Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймет. И вот результат: большинство людей сбиваются и путаются в поисках путей исправления положения.

У работы теперь нет четких границ.

Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало «работа» трансформировалось из понятий о линиях сборки и всякой моторных действий в то, что Питер Друкер так емко выразил словосочетанием «работа ума». Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить – вы могли видеть результат. И было совершенно очевидно, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена.

...

Время – это такое свойство природы, которое не позволяет событиям происходить в один момент. Хотя в последнее время, оно уже, кажется, не работает…

Анонимно

Сегодня же, большинство из нас не представляет реальных границ наших проектов. У большинства моих знакомых, по крайней мере, по полдюжины задач находятся в «подвешенном состоянии» единовременно, то есть они должны выполнить до полдюжины задач «прямо сейчас». Но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались это сделать, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько плодотворной потенциально может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы пишите сейчас? Как промотивировать собрание персонала? Насколько функциональна будет реорганизация? И последний вопрос: сколько именно значимой информации должно быть предоставлено, чтобы выполнить проект наилучшим образом? Ответы: большое количество; легко доступный или хотя бы потенциально подходящий; через Интернет.

...

Почти каждый проект может быть выполнен лучше и доступность информации этому очень способствует.

С другой стороны, отсутствие границ порождает больше работы.

Многие из современных организационных задач требуют перекрестного общения, взаимодействия и вовлечения. Ряды офисных рабочих лошадок редеют, а вместе с ними и уходит роскошь возможности не принимать и не читать письма из отдела маркетинга и ещё из Бог-знает-каких отделов.

Наша работа продолжает меняться.

Растущие границы проектов и работы в целом бросают вызов работнику. Но теперь мы должны учитывать ещё и расширившийся круг наших обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас на работе выполняет именно то, для чего он был туда нанят?». Поднятые руки в зале – большая редкость. Границы задачи могут быть очень расплывчаты, но если вам пришлось столкнуться с четко поставленной задачей, вам следует выписать: что именно вам нужно сделать – сколько и на каком уровне – в пределах разумного, конечно.

Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины:

1. Кажется, будто компании, в которых мы работаем, каждый Божий день меняют свои цели, выпускаемую продукцию, партнеров, клиентов, рынки сбыта технологии и акционеров. И все это, естественно, сказывается на структурах, формах, ролях и обязанностях.

2. Сегодня среднестатистический работник имеет, куда гораздо больше свободы, чем когда бы то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока– и пятидесятилетние работники стараются придерживаться свежих тенденций. Сейчас их цели, куда гораздо больше соотносятся с действительностью – они покрываются позициями типа всяких-разных «менеджмент» или «исполнительное расширение» – это просто-напросто обозначает, что они на этой позиции не собираются задерживаться на сколько-нибудь продолжительный срок.

...

Мы никогда не можем подготовиться к новому. Мы должны приспосабливаться, а каждое приспособление – это испытание…: мы проходим тест, мы должны доказывать что-то сами себе. Надо обладать подконтрольной уверенностью в себе, чтобы принять изменения без колебаний.

Эрик Хоффер.

Итак, все это весьма туманно – в чем же заключается наша работа, или какие эмоциональные, умственные и физические вложения могут быть оправданы? Мы пропускаем огромное количество информации, завязываем бесчисленное контакты и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не так-то хорошо подкованы, чтобы возиться со всеми этими внутренними и внешними трениями.

...

Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность за то, чтобы этот шаг был верным.

Старых методов и навыков недостаточно.

Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в Palm’е, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, что они совершенно не годятся для нынешних скоростей, сложности и перманентных перемен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. Сегодня, когда жизнь бьет ключом и в основном по голове, способность быть успешным требует новых способов мышления – не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтоб помочь нам завладеть миром.

...

Ветра и воды всегда помогают умелым капитанам.

Эдвард Гиббон

Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда он трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Ещё в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но даже и сегодня многие люди считают его главным инструментом самоконтроля). Вместе с дискретизацией (discretionary) времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. «АВС»-листы приоритетов и «to-do» – списки заняли позиции ключевых техник, которые люди использовали, чтоб разобраться и принять осмысленное и логичное решение.

Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные «to-do» – списки и листы приоритетов оказались неспособны справиться с полным объемом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. Очень немногие могли бы (да и должны бы были) распределять свои обязанности в три колонки приоритетов. А, В и С, или составить «to-do» – список, не опасаясь, что первый же телефонный звонок или распоряжение начальника не дискредитируют весь этот план.

Наполеоновские планы против каждодневной серости.

С другой стороны множество книг по менеджменту, методов, семинаров и гуру пропагандируют «взгляд в перспективу» в качестве решения проблем в этом безумном мире. Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнет выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. На практике же упражнение по обдумыванию цели не приносит ожидаемых результатов. Я не однажды видел подобные провальные попытки. А случалось это по одной из трех приведенных ниже причин:

1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях.

2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к черту и приведут к ещё большим беспорядкам и стрессам.

3. Когда перспективные приоритеты уже ясны, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд второстепенных позиций, напоминая о том, что куда гораздо больше вещей требуют перемен. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, за которые надо взяться. А суть работы, суть-то расписана в первых позициях списка приоритетов. Наши приоритеты! Концентрация на приоритетах вам не поможет. Да, они обеспечивают значимость и основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности.

Концентрация на основных приоритетах и ценностях – это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что делать больше и нечего. Совсем наоборот – это повышает ставки в игре, которую придется вести каждый день. Для менеджера по персоналу, например, решение работать с quality-of-work-life issues с целью привлечь и удержать талантливого сотрудника не упрощает задачи.

В нашей новой культуре интеллектуального труда есть существенный пробел – система с логичной цепью поведенческих моделей и инструментами, которые работают эффективно только на том уровне, где реально идет работа. А на самом деле система эта должна объединять результаты взгляда в перспективу и детали, все, даже самые мелкие; должна учитывать множество уровней приоритетов; должна контролировать сотни потоков новой информации, поступающих каждый день – должна, в конце концов, упрощать процесс выполнения задач.

Обещание: «Готовое состояние» мастера восточных единоборств.

Представьте на секунду, что было бы, если бы ваша самоорганизация действительно постоянно находилась под контролем. Что, если бы вы действительно могли уделить 100 % внимание тому, что выполняете в данный момент, без отвлечений?

И это возможно . Владеть ситуацией, оставаться спокойным и расслабленным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями – все это реально . Ваша способность держать ситуацию под контролем прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.

Вы можете узнать на себе то, что мастера восточных единоборств называют «сознание, кристально чистое, как вода», а атлеты-чемпионы – «зоной», внутри сложного мира, в который мы все вовлечены. На самом деле, все вы испытывали это состояние время от времени.

...

В жизни всему удается уделить очень мало внимания: будь то мытье окон или написание шедевра…

Надя Буланжер.

Это процесс работы, выполнения и существования, когда сознание ясно и происходят только конструктивные вещи. Это состояние может достичь каждый, каждый, кому необходимо работать эффективно в сложных условиях жизни в двадцатом веке. Вскоре это состояние станет обыкновенным требованием для профессионалов, которые хотят соблюдать баланс и получать существенные позитивные результаты работы.

Гребец мирового класса, Крейг Ламберт описал ощущение кристально чистого сознания :

У гребцов есть свое название состояния в отсутствии всякого сопротивления: естественный ход… Вспомните детский восторг от качания на качелях во дворе: легкость движении, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несет вас – она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача – работать с лодкой в паре – перестать, наконец, останавливать её, силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно – это замедлит лодку. Попытки становятся стремлением, а стремление дискредитирует само себя. Social Climbers силятся стать аристократами. Но аристократы-то ничего уже не пытаются – они уже аристократы. Также и естественный ход – все происходит само собой.

Сравнение с кристально чистым сознанием.

В карате есть символ, обозначающий позицию полной готовности: «кристально чистое сознание». Представьте, как бросают гальку в стоячую воду. Что происходит с водой? Ответ таков: движение воды целиком зависит от силы броска и величины камешка, а потом она вновь становится спокойной. Фонтана не будет, но и отсутствия кругов по воде не ждите.

В карате важнейшую роль играет скорость удара, а не его сила. Вот почему люди не могут научиться ломать доски и раскалывать кирпичи руками: для этого не надо брутальной силы, а только способность верно установить скорость. Но напряженные руки не могут совершать быстрых движений. Итак, последняя ступень тренировок восточных единоборств требует баланса и расслабленности как ничего другого. Кристальная ясность мысли и гибкость – самое главное.

Все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло, способно оказывать на вас воздействие. И оказывает. Неадекватный ответ на письмо, напряженный разговор с начальником, с подчиненными, непрочитанные вами журналы, постоянно крутящиеся в голове мысли о невыполненной работе, оставленные без внимания дети – все это приведет к худшим результатам, нежели вы ожидали. Большинство людей, как правило, уделяют больше или меньше внимания, чем следовало бы, вещам, которые того заслуживают, только потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.

...

Если ваше сознание пусто, оно в любую минуту готово принять что угодно, оно открыто для всего.

Сбанри Сузуки

Можете ли вы прийти в свое «состояние продуктивной работы», когда это необходимо?

Вспомните, когда вы в последний раз продуктивно поработали. Скорее всего, у вас было чувство, что вы контролируете ситуацию, на вас не давили, вы были сосредоточены на том, что вы делали, время, казалось, пролетело мгновенно (может, это было время обеда?), и вы чувствовали, что существенно приблизились к желаемому результату. Хотели бы Вы это повторить? А если вы чувствуете себя совсем, ну совершенно не так – чувствуете, что утратили контроль над ситуацией, вас выбило из колеи, внимание рассеяно, вам скучно – можете ли вы вернуться в это состояние? Именно теперь все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло может взять над вами верх. И оно это частенько делает.

...

Мы можем делать только что-то одно. Счастливчики же могут сделать это, используя только свой внутренний потенциал.

Мы можем быть в теме.

Мы можем… можем уделить все свое внимание открывшимся перед нами возможностям.

Методология выполнения окажет сильнейшее влияние на вашу жизнь, показав как сохранять кристальную ясность мысли, работая при этом в полную силу.

Принцип: эффективные действия с внутренними обязанностями.

За двадцать лет практики я пришел в банальнейшей истине – главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно распределяют и обращаются с обязанностями, «дырами», которые навязывают сами себе и которые им приходится выполнять. Без сомнения, те, кто не находится в состоянии стресса постоянно, смогут легче расслабляться, быстрее концентрироваться и работать с большей энергией, как только они научатся распутывать свои «гордиевы узлы».

Наверняка вы, не отдавая себе отчета, не раз приводили себе кучу аргументов и доводов, гораздо больше, чем кажется, и каждый из них, пусть даже самый мелкий, был целиком прослежен подсознанием. Это и есть те самые «дыры» и обязательства, которые я определил бы как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что крутится совсем не там, где ему быть положено. Такими дырами может стать что угодно, начиная от таких позиции в «to-do» – листе, как «Накормить голодающее Поволжье», через пункт «Нанять нового ассистента» до таких мелочей, как «Заменить электроточилку». Вполне возможно и сейчас у вас на задворках сознания идет больше мыслительных процессов, чем кажется. Подумайте только, как много деталей вам надо продумать, если на вас лежит пусть даже некрупная обязанность. Например, у вас постоянно маячит мысль о том, что надо разобраться со всей электронной почтой и голосовыми сообщениями.

...

Все, что лежит не на месте – это «дыра», отвлекающая ваше внимание.

И уж конечно, существует множество проектов, которые находятся в вашей ведомости, целей, непроясненных ещё задач, да и вообще жизнь, которую надо бы просто прожить.

И вы установили некий уровень внутренней ответственности за все в вашей жизни и за работу, которая тоже, в общем-то, является «дырой».

Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной. Несмотря на кажущуюся простоту, большинство людей не представляют, как это можно осуществить.

Основные требования для организации обязательств.

Организация обязательств требует выполнения некоторых основных действий и особого поведения:

§ Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове, в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.

§ Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться ближе к результату.

§ В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.

Важное упражнение: проверка этой модели.

Я предлагаю вам расписать на бумаге ваш проект или ситуацию, в которой вы сейчас работаете. Какие позиции вас постоянно раздражают? Что вас отвлекает, а что напротив, интересует? Это может быть рабочий проект, лежащий на вас в данный момент или просто ситуация, которую вам необходимо разрулить, и чем скорее, тем лучше. Возможно, вам предстоит путешествие в качестве отпуска и вам необходимо расквитаться с оставшимися делами. Или же вам в наследство достались 6 миллионов долларов, и вы не знаете, как поступить с наличкой. Без разницы.

Понятно? Отлично! Теперь, в одном предложении опишите успешный результат, к которому вы стремитесь. Иначе говоря, как все должно выглядеть, чтоб вы смело могли сказать «работа окончена». Можно написать что-то просто, вроде «уехать в отпуск на Гаваи», «разрулить ситуацию с заказчиком ХХХ», «Пересмотреть ситуацию в школе у Сьюзан», «Прояснить новую структуру разделения менеджмента». Все понятно? Супер!

Теперь запишите ваше следующее действие, которое вы собираетесь предпринять, чтобы сделать первый шаг в деле. Вам вообще уже больше нечего делать, но вы застопорились на этом. Что сейчас сделаете? Какой совершите шаг? Может, возьмете трубку и позвоните? Может, напишите электронное письмо? Сядете за стол, вооружившись ручкой и бумагой, и устроите сам с собой мозговой штурм? Поговорите с супругом, с секретарем, с адвокатом, с начальником? Пойдете в магазин стройматериалов и купите гвозди? Что?

Была ли для вас польза в тех двух минутах размышлений? Если вы, как и большинство слушателей моих семинаров, выполнили это упражнение, то это уже поможет вам, по крайней мере, расслабиться, сконцентрироваться и наладить усиленный контроль. Вы также получите неплохую мотивацию предпринять что-либо по проблеме, о которой вы до этого едва ли задумывались.

Если вы извлекли из этого упражнения хоть что-то полезное для себя, задумайтесь: что изменилось? Что такого случилось, что создались улучшенные условия для вашей работы? Проблема уже стала материальной, по крайней мере, в физическом мире вещей. На самом же деле вы просто получили четкий вид результата и вашего следующего действия, не более того. Но что это породило? Ответ: размышление. Не так уж много. Но достаточно для того, чтоб определить вашу обязанность и ресурсы, необходимые, для её выполнения.

...

Думайте, как человек дела, действуйте, как человек разума.

Генри Бергсон.

Реальный труд интеллектуального труда.

Добро пожаловать в реальный мир интеллектуального труда, где действует основной принцип: «Должно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считает нужным, но не так уж въедливо, как вы с ужасом представляете» . Питер Друкер пишет: «В интеллектуальном труде нет задач. Их надо поставить. Каковы ожидаемые результаты работы?» – вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос, вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего выбрать. И результаты должны быть четко определены, тогда работа будет эффективной.

Метод «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done, или GTD) построен на обдумывании результатов и определении «следующих действий». Основная идея GTD помогает чётко определить цель, а затем и каждый шаг на пути к достижению этой цели. Метод подходит и для организации презентации на работе, и для планирования рождественских покупок.

Каждая задача должна быть небольшой, чтобы вы смогли решить её быстро, и отсутствие времени или мотивации не могло бы вам помешать. Такой подход способствует достижению всех ваших целей в жизни, помогает избежать стресса.

При организации проектов с использованием метода GTD вы всегда будете готовы приступить к работе над задачей незамедлительно, независимо от того, что происходит вокруг, и где вы находитесь. GTD настолько облегчает вам следующий шаг, что вы не захотите откладывать его.

В этой книге вы найдёте несколько простых инструментов, которые сможете использовать для эффективной работы и сохранения трезвого ума; а также рекомендации, какое отношение необходимо выработать, чтобы претворить в жизнь основные принципы GTD.

Ваш мозг - инструмент мышления, а не запоминающее устройство

Быть успешным в своей работе - значит быть хорошим организатором. Это особенно важно работникам умственного труда, для которых жонглирование десятками задач и проектов одновременно является повседневной реальностью. Трудности возникают, когда тонкая грань между нашей личной и профессиональной жизнью размывается. Это происходит потому, что наш мозг пытается разобраться в нерешённых проблемах и напоминает нам о них в самый неподходящий момент - даже если мы предпочли бы разобраться с ними позже.

Чтобы держать всю сложную информацию о жизни под контролем, многие из нас обращаются с мозгом как с ящиком стола или записной книжкой. Мы злоупотребляем нашим мозгом, заставляя его хранить все виды информации. Забивая головы информацией о незаконченных заданиях, предстоящих встречах и прочих обязательствах, мы безрассудно тратим способность нашего мозга думать, что мешает сконцентрироваться на реальной работе.

Чтобы работать максимально эффективно, мы должны освободить наши умы от всего, не связанного с задачей, которую мы выполняем в конкретный момент времени. Используйте 100 % способности своего разума сосредотачиваться на выполнении задачи.

Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума

Наш мозг обладает одним раздражающим свойством - он никогда не даёт нам забыть то, о чём мы должны позаботиться. Нас постоянно «засыпают» новой информацией, которая также занимает место в нашем разуме. Каждая новая идея, каждое воспоминание и каждая проблема, которую мы забыли решить, отвлекает нас от основного дела.

Всегда используйте так называемую «корзину для сбора материала»: место за пределами вашего разума, куда вы можете поместить любую постороннюю информацию или идею. Вы будете точно знать, где найти информацию позже, когда у вас появится на неё время. Это позволяет полностью сосредоточиться на составлении письма, беседе с коллегой или стрижке газона.

Вашей «корзиной для сбора материала» может быть блокнот, списки в вашем компьютере/телефоне или даже коробки, в которые можно положить предметы и документы. Ваша корзина (или корзины) для сбора материала должна располагаться неподалёку - так вам будет легко извлекать информацию, которую вы иначе копили бы в своём разуме.

Выносите мусор - еженедельно опустошайте все внешние «корзины»

Для безотказной работы системы вы должны поддерживать её. Выработайте привычку пересматривать и опустошать корзину раз в неделю. Система «корзины для сбора материала» работает потому, что даёт разуму отдохнуть с уверенностью в том, что он не потеряет и не забудет какой-либо важной информации.

Если система не обновляется, она перестаёт быть надёжной, а мозг насторожится и перестанет доверять ей. Как только это произойдёт, подсознание снова начнёт отвлекаться на нерешённые проблемы и незавершённые задания. Вы должны тщательно рассмотреть все свои задачи и навести порядок, руководствуясь следующими правилами:

• Сразу вычёркивайте из списка неважные задачи.
• Если вы можете решить задачу очень быстро (за две минуты или менее) - сделайте это немедленно.
• Важную информацию сохраните в надёжном месте. Если это встреча, проект или конкретная задача, перенесите её в соответствующий список.
• Регулярная «чистка корзины» - единственный способ обеспечить надёжную производительность и избежать стресса.

Опустошая «корзину», сортируйте материал по спискам

Как бы не различался материал в вашей «корзине», вам не нужно классифицировать и раскладывать его по отдельным «ящикам» или спискам.

Большинство списков текущих дел не работают потому, что превращаются в «винегрет» из задач, мыслей и информации. В списки стоит включать только конкретные, осуществимые задачи, однако мы записываем в них всё без разбора и поэтому очень легко теряем из виду отдельные осуществимые задачи.

Как организовать элементы в вашей корзине?

• Удалите всё несущественное, решите мелкие задачи и внесите встречи или дедлайны в свой календарь.
• Если это комплексная работа (то есть требует выполнения нескольких конкретных задач), включите её в проект с чёткой целью.
• Все остальные задачи должны попадать в список "Следующие действия«.

Список «Проекты» даёт общее представление обо всех ваших текущих проектах

Проекты являются ключевым компонентом любой системы повышения производительности. Проект - желаемый результат, который требует многошаговых действий. Чтобы определить, из каких задач должен состоять проект, представьте себе результат, которого хотите достичь, и опишите желаемый результат одним предложением. Обдумывание результата помогает сформулировать конкретные задачи, которые приблизят вас к достижению цели проекта.

Список вмещает все проекты, которые должны быть завершены в ближайшее время. Это поможет вам отслеживать и контролировать все текущие проекты, повысить производительность, и расслабиться.

Еженедельно обновляя список, убедитесь, что каждый проект расписан пошагово. Все действия, составляющие проект, попадают в список «Следующие действия». Именно конкретные задачи позволяют достичь любой цели.

Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»

Ежедневные перечни текущих дел неэффективны - они искажают ваше чувство времени, вводят вас в заблуждение и заставляют поверить, что вы действительно успеете сделать за день всё перечисленное. Такое нереалистичное планирование ведёт к разочарованию, потере времени и заранее обрекает на провал то, чем вы занимаетесь.

Гораздо более эффективный метод - работа с календарём и списками «Следующие действия». Календарь служит только одной цели: записывать встречи. Всё, что связано с определённым днём или часом - совещание или посещение врача - должно фиксироваться в календаре.

Все другие задачи или конкретные шаги помещайте в список «Следующие действия». Он позволяет быстро решить, какие задачи наиболее актуальны, и есть ли у вас время на их решение.

Независимо от того, где вы находитесь, вы всегда должны иметь при себе список «Следующие действия». Это даст вам возможность выбирать, какую задачу имеет смысл решать.

Если вы хорошо спланировали и предварительно выбрали задачи, вам не составит труда решить, за какую из них имеет смысл взяться. Представьте, что вы в аэропорту, и ваш вылет задерживается на час. В такой ситуации спросите себя:

• Какую задачу мне выбрать сейчас?
• Какую задачу я успею закончить в отведённое время?
• На какую задачу мне хватит энергии в данный момент времени?
• Какая задача имеет наивысший приоритет?

Если запланировано слишком много задач, имеет смысл распределить их по нескольким спискам и хранилищам. Например, один список можно хранить в смартфоне, а другой - на компьютере. Рассортировав задачи таким образом, вы будете знать, какую из них сможете выполнить, находясь за своим рабочим столом или на встрече, или во время ожидания в аэропорту.

Списки «В ожидании» будут полезны при работе с другими людьми

Все текущие проекты должны быть перечислены в списке «Проекты». При использовании списка «Следующие действия» вы можете убедиться в том, что последовательно работаете над задачами, каждая из которых приближает ваши проекты к завершению.

В большинстве случаев вы должны полагаться на других людей, которые несут ответственность за отдельные части каждого проекта. Но это не означает, что вы должны отказаться от контроля за ходом реализации любых ваших проектов.

Всякий раз, когда вы зависите от работы других людей - ждёте от кого-либо отчёт, чтобы продолжить работу над презентацией - стоит вести список «В ожидании». Так вы сможете отметить всё, что другие люди должны предоставить вам, вместе с дедлайнами.

Обновляя этот список каждую неделю, вы увидите, кто и как справляется со своей задачей. У вас появится новая конкретная задача: напомнить этому человеку об обязательстве.

Если выполнение этой задачи займёт у вас не более двух минут, сделайте это немедленно. Если нет - внесите её в список «Следующие действия» или в один из более конкретных списков и по-дружески напомните человеку, что по-прежнему ждёте его отчёта.

Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Вы можете запланировать огромное множество дел заранее, но иногда приходится ждать определённой информации, прежде чем превратить материалы из вашей «корзины» в конкретные задачи или встречи.

Пример. Если намечается интересная вам торговая выставка, то, возможно, вы захотите немного выждать и увидеть её участников, прежде чем решить, есть ли смысл посещать её. Если вам недоступна такая информация заранее, то лучше всего отложить принятие решения.

В случаях, когда у вас нет выбора, и приходится всё планировать в последнюю минуту, пригодятся следующие стратегии:

• Поставьте себе напоминание на определённый день в календаре.
• Ведите картотеку, которая поможет вам получить доступ к необходимой информации в нужное время.

Картотека - это очень точная и логичная система. Она состоит из 43 файлов: 31 файл для дней месяца и 12 для месяцев года. Каждый день вы сможете проверять документы, напоминания или материалы, «отправленные» самому себе.

Чтобы система работала, вы должны ежедневно использовать и обновлять её, и это самое сложное.

Идеи, которые могут стать актуальны в будущем, вносите в список «Однажды/возможно»

В этот список входит всё, чего нет в списках «Следующие действия» или «Проекты», но что не должно мешаться в голове. Список «Однажды/возможно» содержит весь материал, который вы ещё не преобразовали в конкретные идеи или задачи. Не стоит недооценивать его преимущества. Он позволяет отслеживать идеи проекта, которые могут быть чрезвычайно важны в будущем. Идеи в этом списке можно разделить на группы. Например:

• «Поездки, которые я хотел бы совершить»;
• «Вина, которые я хотел бы попробовать»;
• «Музыка, которую я хотел бы послушать».

Как и списки «Следующие действия», «Однажды/возможно» помогут вам найти необходимую информацию в нужное время. Списки более надёжны, чем ваша собственная память.

Список «Однажды/возможно» должен пересматриваться и обновляться регулярно, если вы хотите эффективно использовать его.

Организованное рабочее место и еженедельный пересмотр вашей системы повышает продуктивность

Все материалы списков должны быть доступны с вашего рабочего места. Создайте «кабину управления» - функциональную мобильную систему для получения доступа к информации, где бы вы ни оказались. Чрезвычайно важно создать систему списков и файлов, которую вы можете взять с собой куда угодно: даже если застряли в аэропорту или в снежной буре, вы всё равно можете быть продуктивным.

Методика GTD позволяет чувствовать себя спокойно и контролировать все текущие проекты: следить за их выполнением и убеждаться, что они движутся вперёд.

Ваша система продуктивности всегда должна оставаться актуальной и полной. Ваш ум расслабится и сможет полностью сконцентрироваться на задаче, только если вы будете доверять своей системе.

Пересматривая все свои списки еженедельно, вы убедитесь, что ваша система остаётся функциональной - каждый текущий проект связан как минимум с одним «Следующим действием» в актуальном, легкодоступном списке. У вас появится общее представление обо всём, что происходит. Пересмотр помогает видеть «лес», не теряя из виду «деревья».

Количество времени, которое вы тратите на еженедельный пересмотр, зависит от того, сколько времени вам нужно, чтобы почувствовать себя в безопасности и укрепить доверие к системе.

Планируйте ваш еженедельный пересмотр, например, на вечер пятницы. Это позволит вам закрыть рабочие дела и уйти на выходные с ясной головой и чувством контроля.

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов

Разработка проекта - довольно неестественный и нелогичный процесс. Вы должны продумать и запланировать все шаги заранее, ещё не представляя себе чёткой цели. Используйте естественный метод планирования, который отражает ваши ежедневные действия.

Пример повседневного действия: вы голодны и формируете смутную цель («я должен что-нибудь съесть»), а затем уточняете её («я хочу пиццу»). В этот момент в вашей голове появляется несколько идей о том, как достичь этой цели («я могу либо испечь пиццу, либо заказать её, либо пойти в ресторан»). Любые шаги, которые вам необходимо попутно предпринять, становятся самоочевидными.

Примените этот способ мышления к вашим реальным проектам: начните с наиболее конкретного определения цели. Никогда не помешает потратить время на определение цели, поскольку все последующие действия будут зависеть именно от этого. Когда цель ясна, ваш разум автоматически начнёт мозговой штурм. Так вы сможете придумать идеи, необходимые для достижения цели. Хорошая тактика - начать мозговой штурм «извне»; например, записать и сохранить ваши идеи на бумаге.

Как только вы собрали все свои идеи, вы должны упорядочить и сгруппировать их, а затем определить конкретные действия, необходимые для завершения проекта.

Естественное планирование сильно проясняет работу над проектом и делает её интересной, быстрой и интуитивной.

Самое главное

Как работать эффективно и с ясной головой?

• Ваш мозг - инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума.
• Выносите мусор - еженедельно опустошайте все внешние «корзины».
• Разбирая «корзины», сортируйте материал по тематическим спискам.

Простые инструменты, составляющие метод GTD

• Список «Проектов» составляет общее представление обо всех ваших текущих проектах.
• Используйте календарь и списки «Следующие действия» вместо ежедневного списка текущих дел.
• Списки «В ожидании» очень полезны, когда вы работаете с другими людьми.
• Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке.
• Все потенциально интересные идеи следует вносить в список «Однажды/возможно».
• Организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменим для продуктивного труда.

Как претворить в жизнь основные принципы GTD?

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов и облегчает работу над ними.