Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об одном из самых эффективных инструментов управления временем – матрице Эйзенхауэра.

Сегодня вы узнаете:

• Что такое матрица Эйзенхауэра;
• Как можно применять матрицу в повседневной жизни (с примерами);
• Какие приемы помогут сэкономить время.

«Долог день до вечера, коли делать нечего» – гласит народная мудрость. Совсем другие афоризмы рождаются у занятых людей, которые бегут наперегонки со временем: «Как бы к суткам прибавить двадцать пятый час?».

В условиях многозадачности перед каждым деловым человеком рано или поздно встает вопрос о грамотном распределении временных ресурсов. Стартовые условия равны для каждого жителя на планете – час включает в себя шестьдесят минут абсолютно для всех. Но то, насколько эффективно люди организуют свое время, во многом определяет разницу между успешным человеком и вечным неудачником.

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Управление временем, или – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.

Матрица Эйзенхауэра – один из популярных инструментов управления временем, который используется для расстановки приоритетов в деловой сфере и личных задачах. В его основе лежит принцип распределения всех дел по четырем категориям, в зависимости от степени их важности и срочности. Матрицу удобнее всего использовать при краткосрочном и среднесрочном планировании.

Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.

Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.

Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.

Характеристика квадрантов

Квадрант А: важные и срочные

В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.

Эти дела соответствуют следующим утверждениям:

1. Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.

Пример. В ближайшем будущем вы рассчитываете на повышение. Руководитель просит вас как можно быстрее сдать отчет о проделанной работе. Это важно? Да, так как вы не хотите упустить шанс на карьерный рост. Это срочно? Да, так как сейчас самое время показать свою исполнительность.

1. Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.

Пример. У вас разболелся зуб. Важно? Все, что связано со здоровьем – всегда важно. Срочно? Вы рискуете потерять зуб и на обезболивающих лекарствах долго не протянете.

Квадрант В: важные и несрочные

У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.

Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.

В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.

Для них действует единый критерий:

• Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное.

Пример. Вы программист и должны сдать написанную вами программу до понедельника. Сегодня только четверг, у вас уже все готово, но вы решили отложить сдачу своей работы до пятницы, чтобы все еще раз тщательно проверить.

Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого. Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна.

Квадрант С: Неважные и срочные

Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.

В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.

Дела этого квадранта имеют такие характеристики:

1. Быстрое выполнение этой задачи поможет .

Пример. Вы планировали купить кондиционер и узнали о распродаже, которая будет проходить только один день. Важно? Не особенно. Мир не рухнет, если вы не купите кондиционер дешевле, чем планировали. Срочно? Да, распродажа действует один день. Приятный бонус: срочная покупка позволит немного сберечь бюджет семьи.

1. Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.

Пример. Вы журналист. Вас приглашают на банкет, куда может приехать редактор интересующей вас газеты. Важно? Не особенно, все слишком неопределенно. Срочно? Да, потому что банкет не будет длиться вечно, нужно принять решение – либо ехать, либо нет.

Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта. Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный.

Квадрант D: Неважные и несрочные

Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.

Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.

Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.

Так категорично можно говорить только о вредных привычках вроде курения и систематического употребления крепкого алкоголя. Такие примеры дел, как общение в социальных сетях, просмотр легких фильмов, тусовки в клубах, увлечение компьютерными играми – все это имеет право быть и необходимо человеку, если это его расслабляет и доставляет ему удовольствие.

Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.

Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.

Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.

1. Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
2. На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
3. Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы. Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?

1. В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
2. Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
3. В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
4. Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.

Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):

• Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
• Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
• Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
• Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
• Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
• Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
• Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
• Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
• Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
• Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
• Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
• Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
• Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
• Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. Навестить друга в больнице	Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход) Съездить на прием к окулисту Зайти в бухгалтерию Позаниматься английским
НЕ ВАЖНО	Заехать в банк, внести платеж за ипотеку Купить корм для кота Купить новую прокладку для крана Отправить книгу коллеге	Подстричься Купить продуктов Сходить в бассейн Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте

Помните: одно и то же дело для разных людей может обитать в разных квадрантах матрицы. Например, для кого-то позаниматься своим хобби может относиться как к важным, так и к неважным делам. Вы и только вы можете распределить ваши дела так, как видите свои жизненные приоритеты.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).

В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.

Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.

Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.

Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.

Итак, подведем итог.

Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:

• Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
• Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
• Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
• Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.

• У вас всегда имеется четкий список дел на день;
• Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
• Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
• Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
• Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
• В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.

Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.

Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.

Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.

Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.

1. Очищайте рабочий стол от документов, с которыми уже не работаете. Если они нужны не очень часто – убирайте в шкаф. Не нужны вообще – отправляйте в корзину. В ворохе бумаг можно с трудом найти тот самый лист, на поиски которого вы потратите долгие минуты, раздражаясь от бесплодных усилий. Обратите внимание, что столы успешных бизнесменов выглядят так, будто за ними никто не работает: большая часть их поверхности ничем не занята.
2. Заведите себе ежедневник и не расставайтесь с ним. Помнить все невозможно, и деловые люди давно поняли необходимость все записывать – даты встреч, дела, вопросы для размышления. Мобильные телефоны и ноутбуки с их календарями используются часто, но бумажный ежедневник не устареет никогда – хотя бы потому, что он не сможет поломаться или разрядиться.
3. Планируйте самое важное на время пика вашей суточной активности . Мы все – человеческие существа, и даже самых крепких представителей нашего вида одолевает сон. Сопротивляться своим биоритмам – пустая трата времени, вы все равно проиграете. То, что вы сделаете днем за час, вечером при накопившейся усталости отнимет у вас в два раза больше времени. Поэтому не откладывайте срочный отчет на поздний вечер, не затевайте важных разговоров перед сном – от такого подхода пострадаете и вы, и .
4. Не перегружайте себя . Дело не только в том, что ваша продуктивность снизится. При беспощадном ритме вы обязательно «перегорите», и ваш организм без вашего согласия устроит себе отдых, отправив вас на больничную койку. Вот здесь вы и потеряете все ваше сэкономленное время.

Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?

1. Не «мусольте» проекты и дела . Помните известную фразу про то, что лучшее – враг хорошего? Вам кажется, что чем больше вы проверяете свой проект, тем лучше он становится? Здесь очень важно не «передержать» дело, иначе вы рискуете почувствовать хроническую усталость от невозможности достичь идеала. Не рвитесь к идеалу – эти действия растащат ваше время.
2. Не стремитесь отлично разбираться во всем . На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Об этом рассказывает фильм «11 друзей Оушена». Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты - что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность - те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы - в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) - синим, а черным - неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!