Eisenhower Priorisierung der Arbeit

Dringende Dinge sind meist nicht die wichtigsten,

und die wichtigen sind nicht die dringendsten.

Dwight Eisenhower.

Der heutige Lebensrhythmus kann kaum als ruhig und gemessen bezeichnet werden. Die meisten von uns stellen sich jeden Tag grandiose Aufgaben, planen, eine Menge Dinge zu wiederholen, und wenn ungelöste Probleme auf den nächsten Tag verschoben werden müssen und sie wie ein Schneeball wachsen, gibt es einen Notfall, eine harte Zeit.

Ständig in einem Zustand von „Ich weiß nicht, wo ich mich festhalten soll“ zu sein, ist kaum angemessen, wenn wir redenüber die persönliche Wirksamkeit. Das Ergebnis Emotionaler Stress blockiert die Produktivität, führt zu Müdigkeit und Apathie. Um also kein Opfer von Stress oder, noch schlimmer, dem chronischen Erschöpfungssyndrom zu werden, beschäftigen wir uns mit Zeitmanagement oder Zeitmanagement.

Zeiteinteilung (Zeiteinteilung) - Wissenschaft, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Ziele in dieser verrückten Hochgeschwindigkeitswelt zu erreichen

Zeitmanagement ist die bewusste Steuerung des Zeitaufwands für bestimmte Tätigkeiten, um Effizienz und Produktivität gezielt zu steigern.

Es gibt eine Reihe von Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken, die verwendet werden können, um Zeit zu verwalten. spezifische Aufgaben, Projekte und Ziele. Dieses Set beinhaltet große Auswahl Aktivitäten, nämlich: Planung, Zuordnung, Zielsetzung, Delegation, Zeitanalyse, Überwachung, Organisation, Auflistung und Priorisierung.

Eines der Zeitmanagement-Tools des Zeitmanagements ist das sogenannte Eisenhower-Matrix, So können Sie Ihr Geschäft richtig priorisieren. Die Autorenschaft gehört dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten Dwight David Eisenhower.

Eisenhower hatte einen lebhaften und neugierigen Geist. Er interessierte sich für Geschichte, Sport, Mathematik, er war angezogen von der Anordnung der Dinge und den Motiven des Verhaltens der Menschen. Er richtete seine beträchtliche Energie darauf, das bekannte Werk besser zu machen, und nicht auf andere Weise. Und intern konzentrierte sich Dwight mehr auf die Selbstverbesserung, als sich selbst neu zu erfinden.

Also, was ist die Essenz der Methode?

Beginnen wir mit der Tatsache, dass eine der wichtigsten Fähigkeiten richtige Planung Arbeit, Steigerung der persönlichen Produktivität, Einsparung von Zeit und anderen Ressourcen ist die Möglichkeit, Fälle nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu klassifizieren.

Nach der von Dwight Eisenhower vorgeschlagenen Regel werden Prioritäten nach Kriterien wie z wie die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Angelegenheit .

• EIN wichtig und dringend . Diese Kategorie sollte die wichtigsten Fälle umfassen, die eine sofortige Umsetzung erfordern.
• B Wichtig, aber nicht dringend . Dazu gehören wichtige Dinge, die warten können.
• C Dringend, aber nicht wichtig . BEIM diese Kategorie enthält nicht sehr wichtige Dinge, die jedoch dringend erledigt werden müssen.
• D Nicht dringend und nicht wichtig . Diese Gruppe umfasst Themen, die möglicherweise überhaupt nicht angesprochen werden, da sie keine Rendite bringen.

Ein häufiger Fehler, den viele Menschen nicht planen, ist genau die mangelnde Fähigkeit, die zu lösenden Aufgaben zu priorisieren.

Menschen neigen zunächst dazu, das zu tun, was ihnen gefällt, und erleben dann Phasen von Zeitnot, die eine Person in Stress treiben und zu einem Burnout-Syndrom führen.

Wichtigkeit des Falles wird davon bestimmt, wie sich das Ergebnis seiner Umsetzung auf Ihre Arbeit auswirkt.

Dringlichkeit- wie schnell Sie diese Arbeit erledigen müssen.

EIN Wichtig und dringend. Wenn die meisten Fälle und Aufgaben in diesen Bereich fielen, dann gehören Stress und Krisen zum gewohnten Tagesablauf. Die Hoffnung, dass Dinge aus Quadrant 1 abgeschlossen werden und dann ein neues, sinnvolleres und maßvolleres Leben beginnt, ist eine große Täuschung.

Wie die Praxis zeigt, ist diese Situation oft eine Folge von:

• irrationale Planung: Wir sind den ganzen Tag mit der Arbeit beschäftigt, aber aus irgendeinem Grund fangen wir an, Dinge „von vorne“ zu tun und verschieben alles Wichtige „auf später“;
• Mangel an Selbstdisziplin, Unfähigkeit, sich zu Dingen zu zwingen, die wirklich wichtig sind;
• Faulheit;
• im Allgemeinen wird eine schlechte Organisation der Arbeit der Abteilung, Abteilung, Einheit, in der keine Planung durchgeführt wird, und die Situation der Notfallarbeit als „normal“ angesehen.

Höchstwahrscheinlich werden Prioritäten falsch gesetzt oder Verantwortlichkeiten nicht delegiert (es besteht kein Vertrauen in das Team). In diesem Zustand werden Sie immer beschäftigt sein wichtige Themen heute. Der Sinn des Systems besteht darin, Fälle aus dieser Kategorie herauszuhalten. Dazu reicht es aus, bereits im Vorfeld mit der Umsetzung wichtiger, aber nicht dringender Angelegenheiten zu beginnen.

• Ein ungeplanter Zahnarztbesuch, verursacht wie immer durch plötzliche Zahnschmerzen.
• Einen Artikel schreiben, einen Bericht vorbereiten, dessen Abgabetermin bald kommt. Natürlich wussten Sie vor einer Woche von dem Artikel, von dem Bericht - noch früher, aber irgendwie reichten Ihre Hände nicht ...
• Wichtiger Anruf.
• Chronische Müdigkeit, die das Ergebnis des Fehlens einer täglichen Routine war, Guter Schlaf und Ruhe, Überlastung usw.

Sie müssen lernen, Verantwortung zu delegieren, einen Assistenten zu finden und sich selbst „auszubilden“, der Sie bei Bedarf ersetzt. Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die Ihre Untergebenen und Kollegen für Sie erledigen können. Überprüfen Sie Ihre Prioritätenliste. Verschieben Sie den „Schwerpunkt“ Ihrer Aktivität in Quadrant 2.

B Wichtig, aber nicht dringend. Diese Kategorie von Fällen kann als sehr wichtig bezeichnet werden, da sie für sie von Bedeutung ist erfolgreiche Menschen verbringen die meiste Zeit und Mühe. Pünktlich mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen, bedeutet nicht nur, sich vom Stress zu befreien, sondern auch eine schwierige, aber zu genießen interessante Aufgabe. Schließlich haben Sie Zeit, über die Angelegenheit nachzudenken, und beginnen dann langsam und ohne viel Aufhebens mit der Umsetzung. Übrigens eliminiert diese Vorgehensweise Fehler bzw. gem wenigstens, minimiert ihre Wahrscheinlichkeit. Aber selbst wenn sie auftreten, haben Sie Zeit, alles zu reparieren.

Wenn Sie mit der Umsetzung dieser Fälle nicht rechtzeitig beginnen, werden sie im Laufe der Zeit in die Kategorie "A" verschoben. Und dann musst du dich drehen, drehen, seufzen, dich über das Leben beschweren und deinen Job hassen.

Fallbeispiele für Quadrant B:

• Verfassen von Artikeln, Abstracts, Wissenschaftsberichten, Berichten über die Aktivitäten der Abteilung und anderer geplanter Arbeiten;
• rechtzeitige Zahlung der Kfz-Versicherung, z Versorgungsunternehmen usw.;
• regelmäßige Arztbesuche - um Krankheiten vorzubeugen und vorzubeugen.

C Dringend, aber nicht wichtig. In diese Kategorie fallen Zwangsaufgaben, die du erledigen musst, auch wenn sie dich deinem Ziel nicht näher bringen. Dazu gehören die vorübergehende Erfüllung der Aufgaben eines anderen Mitarbeiters, der in den Urlaub oder in den Krankenstand gegangen ist, die Behebung von plötzlich aufgetretenen Problemen (z. B. Wasser aus einer Waschmaschine überschwemmt Nachbarn). Solche Dinge lenken nur von der Arbeit ab und erlauben nicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Leider ist niemand gegen ihr Aussehen immun.

Typischerweise fühlen sich Menschen, die sich an den in Quadrant 3 aufgeführten Aktivitäten beteiligen, in Quadrant 1. Ihre Aktivitäten scheinen ihnen nicht nur wirklich dringend, sondern auch äußerst wichtig zu sein. Aus irgendeinem Grund bist du aus allem heraus Offizielle Pflichten nur die unwichtigen ausgewählt. Außerdem haben Sie selbst bestimmt, was für Sie die Hauptsache ist und was Eitelkeit der Eitelkeiten ist.

Verschieben Sie einfach den „Schwerpunkt“ Ihrer Angelegenheiten in Quadrant 2, die Umsetzung dringender, aber nicht lebenswichtiger Aufgaben aus Quadrant 3 müssen Sie einfach delegieren. Dazu müssen Sie sofort die Prioritätenliste und Zeitpläne für die Erledigung von Aufgaben überarbeiten und alle zeitsparenden Techniken beherrschen. Es sind diese Methoden, die Ihnen helfen, einen soliden Vorrat an Zeit zu bekommen, die Sie für wirklich wichtige Aktivitäten aufwenden, die Sie zu Ihrem angestrebten Ziel führen.

D Nicht dringend und nicht wichtig. Die Angelegenheiten dieser Gruppe bringen niemandem etwas praktischer Nutzen. Diese beinhalten:

• zielloses Einkaufen "nur um zu schauen", obwohl Sie in Wirklichkeit nichts brauchen - Sie wollen nur Ihre Stimmung verbessern;
• Das ziellose Lesen von Internetseiten ist unterhaltsam, aber absolut nutzlos;
• Einfrieren in ICQ, Skype und anderen Messengern;
• Computerspiele;
• lang Telefongespräche;
• Fernsehsendung anschauen, Unterhaltungsprogramme, Musikkanal; zielloser Kanalwechsel, wenn Sie alles ein bisschen beobachten;
• Witze lesen, lustige Geschichten usw.

Die Angelegenheiten dieser Kategorie bringen einer Person keinen Nutzen, sind aber sehr angenehm. Die Hauptempfehlung von Zeitmanagement-Experten lautet, diesen Aufgaben möglichst wenig Zeit zu widmen oder sie für kurze Pausen zwischen wichtigen Aufgaben zu nutzen. Leider beginnen viele Menschen ihre Arbeit oder ihren freien Tag mit diesen Aktivitäten und verschwenden irrationalerweise ihre morgendliche Energie.

Priorisierung: So machen Sie es richtig

1. Teilen Sie alle Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten in die oben genannten Gruppen A, B, C und D ein. Auf diese Weise trennen Sie das „Notwendige“ vom „Unnützen“.

2. Denken Sie daran: „wichtig“ unterscheidet sich grundlegend von „dringend“. „Wichtig“ bringt dein Ziel näher, ist aber nicht unbedingt „dringend“. „Dringend“ hingegen erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit.

3. Beachten Sie die sogenannte „Vorrangregel“: „wichtig“ kommt vor „dringend“. Es ist nicht notwendig, alles zu tun, was Eile erfordert. Versuchen Sie, sich nicht mehr der Diktatur des Dringenden zu unterwerfen, denn darin lauert folgende Gefahr: Wir beginnen uns von dem Dringenden, aber absolut Unwichtigen und Unnötigen ablenken zu lassen.

4. Ihre Zeit intelligent zu planen dieser Rat sehr hilfreich: Beginnen Sie die Arbeit immer mit der Aufgabe Nummer 1 in Gruppe A und nicht mit der Nummer 3 oder 4, egal wie attraktiv und interessant sie auch sein mögen. Wenn Sie es am Ende des Arbeitstages nicht geschafft haben, alle Aufgaben und Fälle aus Gruppe A zu bewältigen, dann arbeiten Sie am nächsten Tag damit weiter. Führen Sie keine anderen Aufgaben aus, bis Sie mit den ersten fertig sind.

5. Arbeiten Sie jeden Tag an einer Aufgabe aus Gruppe B, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Neben Ihren täglichen Aktivitäten sollten Sie auch an Ihre „strategisch“ wichtigen Aufgaben und Ziele denken. Nur so sichern Sie sich schon heute den Erfolg von morgen.

Wir müssen ein für alle Mal verstehen, dass wir nie genug Zeit haben werden für alles, was wir gerne tun würden und was andere von uns wollen. Es ist notwendig, unsere Zeit nur für Dinge zu verwenden, die für uns wirklich wichtig sind, die uns unserem Ziel näher bringen können. Und Zeit gewinnt man nur, wenn man lernt, „nein“ zu sagen und unnötige Dinge abzulehnen.

Um bei Ihren Aktivitäten produktiver zu sein und nicht zwischen Stress und Krisen zu leben, müssen Sie außerdem in der Lage sein, Verantwortlichkeiten zu delegieren und keine Zeit damit zu verschwenden, die Probleme anderer zu lösen.

Auf diese Weise, perfekter Zeitplan für den Tag sollte hauptsächlich Aufgaben und Aufgaben enthalten, die in Quadrant 2 (wichtig/nicht dringend) der Eisenhower-Matrix fallen.

Benannt ist dieses Prinzip nach General Eisenhower, dem späteren Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika. Sie sagen, dass der erfahrene Manager Eisenhower ihn aktiv in seiner Arbeit eingesetzt hat. Er teilte alle Fälle, Aufgaben und Fragen in vier Unterarten ein, wobei er sich an der folgenden Matrix orientierte.

Es wird angenommen, dass wichtig und dringend Sie müssen die Dinge selbst erledigen, und zwar sofort. Aber die ganze Kunst des Zeitmanagements zielt gerade darauf ab, die Dinge nicht so weit zu bringen.

Darüber hinaus stehen für die meisten Menschen alle anderen dringenden Angelegenheiten im Vordergrund. Was nicht immer wichtig ist. Woran erkennt man, ob etwas wichtig ist oder nicht? Sehr einfach. Als wichtig erachten wir alle Fälle, deren Umsetzung unmittelbar notwendig ist. um unsere Ziele zu erreichen"SONDERN". Wenn also ein bestimmter Fall nicht notwendig ist, um eines unserer drei "A"-Ziele zu erreichen, ist es nicht wichtig.

So verbringen viele Menschen zunächst Zeit mit irgendwelchen dringenden Angelegenheiten, die aber fast alle nichts mit dem Erreichen der Ziele „A“ zu tun haben. Gleichzeitig wird die Zielerreichung „A“ immer wieder verschoben. Letztendlich wichtig, aber nicht dringend kann immer warten!

Schließlich wird viel Zeit für Aufgaben aufgewendet, die weder wichtig noch dringend sind. Aber sie sind am einfachsten zu behandeln. Wir können uns nicht dazu zwingen, etwas Sinnvolles zu tun – und geben uns Routineprozessen hin. Wir bauen mehrmals am Tag ab Email. Wir besuchen die gleichen Seiten. Informationen sammeln, die wir nicht wirklich brauchen. Wenn wir uns mit etwas Unwichtigem beschäftigt haben, haben wir einen guten Grund, Wichtigeres, aber auch Schwierigeres beiseite zu legen.

Wie können Sie Ihre Zeit effizienter nutzen, geleitet vom Eisenhower-Prinzip?

Planen Sie Ihre Zeit zunächst nach Wichtigkeit und Wichtigkeit der Aufgaben und nicht nach ihrem Anteil an der Gesamtzahl der Aufgaben!

Überlegen Sie zum Beispiel, wie die Zeit der Manager verteilt ist. Die wichtigsten Aufgaben (Kategorie „A“) machen ca. 15 % aus gesamt alle Aufgaben und Angelegenheiten, mit denen der Leiter beschäftigt ist. Selbstgefälligkeit dieser Aufgaben (bezogen auf den Beitrag zur Zielerreichung) beträgt jedoch ca. 65 % .

Aber das ist, wenn wir über die Aufgaben sprechen, die zur Lösung von Produktionsproblemen erforderlich sind! Gleichzeitig kann das Erreichen der eigenen Ziele „A“ komplett bestraft werden – sowohl während der Arbeitszeit als auch außerhalb der Arbeitszeit.

Offensichtlich ist es am profitabelsten, das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, um die Ziele "A" zu erreichen - sowohl beruflich als auch privat. Wenn Sie wichtige, aber nicht dringende Dinge im Voraus sortieren und ihnen viel Zeit und Mühe widmen, werden die meisten von ihnen keine Zeit haben, wichtig und dringend zu werden. Von den restlichen Fällen, die Sie benötigen loswerden. Dringende, aber unwichtige Dinge - an jemanden delegieren (soweit möglich). Nicht dringend und unwichtig – einfach nicht tun (soweit möglich). Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und Energie mit ihnen. Und wenn Sie wirklich ausgeben, dann mindestens. Und so wenig wie möglich. Übrigens, das ist der Grund, warum ich nicht mehr als ein- oder zweimal im Monat E-Mails durchgehe.

Es ist extrem wichtig zu lernen sich weigern aus den meisten Fällen. Vor allem von denen, die weder für Sie persönlich noch für Ihre Arbeit mit den Zielen von „A“ zu tun haben. Je weniger Fälle und Aufträge Sie übernehmen, desto mehr Zeit haben Sie für wirklich wichtige Aufgaben. Kein Wunder, dass sie sagen, dass das Hauptwort im Zeitmanagement das Wort "NEIN" ist.

Im Allgemeinen nähert sich das Ideal des Zeitmanagements an:

☼ verbringen Sie die maximale Zeit mit „A“-Fällen und nur mit ihnen;

☼ in den Pausen zwischen den Fällen verbringt "A" viel Zeit mit guter Erholung;

☼ Genügend Zeit zum Schlafen, das heißt, genug Schlaf bekommen.

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie unwichtige Dinge vollständig aus dem Zeitplan ausschließen können. Andererseits, zielgerichtet(laut Alan Lacaine) sollten Menschen mindestens 5 Stunden pro Woche ihren „A“-Aktivitäten widmen. Können Sie sich vorstellen, was passiert, wenn Sie ein Drittel oder sogar die Hälfte der Zeit, die Sie dem Geschäft widmen, für Geschäft „A“ aufwenden? Gleichzeitig auf jede erdenkliche Weise die Zeit für unwichtige Dinge einschränken? Und viel Zeit für gute Erholung und Schlaf aufwenden?

Darauf zielt letztlich ein flexibler Ansatz zum Zeitmanagement ab, der auf dem Zeitmanagementsystem von Lyubishchev basiert Entwicklung eines Zeitgefühls mit Hilfe der Zeitmessung. Dieses System wir werden weiter diskutieren!

Aber lassen Sie uns vorher überlegen, wie ein Manager und insbesondere ein Geschäftsinhaber seine Zeit für die Führung eines Unternehmens optimieren können.

Das Wort „Priorität“ selbst enthält die lateinische Vorsilbe „prio“, was „vorher, vorher“ bedeutet. Priorisierung ist, wenn Sie täglich entscheiden, was zuerst getan werden muss, um Ihre Ziele zu erreichen.

Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu beginnen und entsprechend Ihren Prioritäten zu arbeiten. Und fragen Sie sich dazu zunächst einmal: Sind diese Angelegenheiten wichtig oder dringend?

Nach dem Pareto-Prinzip werden 20 % unserer Aufgaben in jeder Hinsicht wichtig sein. Es ist lustig, aber die meisten von ihnen sind auch dringend. Wichtige Dinge zu tun, bringt Sie dem beabsichtigten Ziel näher. Dringende Angelegenheiten hingegen lenken Ihre Aufmerksamkeit auf sich selbst, ohne sich anzustrengen großer Einfluss zu deinem Ziel. Die wichtigsten Aufgaben und Aufgaben, die zum Erfolg und zur Zielerreichung führen, sollten auf keinen Fall unter dem Druck von unwichtigen, aber dringenden Angelegenheiten zurückgedrängt werden.

Leider neigen wir alle dazu, mit kleinen, unwichtigen Dingen anzufangen, sozusagen „Tausch gegen Kleinigkeiten“. Die auf dem Schreibtisch liegenden gedruckten Formulare erscheinen uns viel attraktiver als das wichtige Projekt, das wir seit einigen Tagen aufschieben. Achten Sie daher zunächst auf die Aufgaben, die Ihren Erfolg am meisten beeinflussen können. Prioritäten helfen Ihnen dabei.

Erzielen Beste Ergebnisse musst du ausgeben die meisten Zeit für wirklich wichtige Dinge und Aufgaben.

Ein kleiner Test: wichtig oder dringend?

Überprüfen Korrekte Option(nur einer).

1. Sie beschließen, auf Ihr „jährliches“ Ziel hinzuarbeiten. All dies wird jedoch noch "auf Eis gelegt".

Wichtig oder ____ dringend?

Wichtig oder ____ dringend?

3. Sie entscheiden sich, einmal im Jahr zum Zahnarzt zu gehen. Ein Jahr ist bereits vergangen, und Sie waren immer noch nicht in der Zahnmedizin.

Wichtig oder ____ dringend?

Richtige Antworten:

Frage 1 - wichtig; Frage 2 - dringend; Frage 3 ist wichtig.

Das Eisenhower-Prinzip ermöglicht es Ihnen, nur zwei Kriterien zu kombinieren - wichtig und dringend, wodurch vier Prioritätsklassen erhalten werden. Für erfolgreiche Planung Sie müssen alle Aufgaben vor Ihnen analysieren und klassifizieren. Und dann erstellen Sie eine hierarchische Liste, dank der Sie wissen, was, wann und wie es zu tun ist.

Hierarchische Liste von Eisenhower

A-Priorität: Dies sind Dinge, die heute erledigt werden müssen, weil sie dringend und notwendig sind.

B-Priorität: Wichtige Dinge, die heute nicht erledigt werden müssen. Nehmen Sie sich einfach regelmäßig Zeit, um die Dinge B zu erledigen, und finden Sie einen Platz dafür in Ihrem Zeitplan. Das Erledigen der Aufgaben in dieser Gruppe sichert den Erfolg und bringt Sie Ihrem beabsichtigten Ziel näher.

Sehr oft werden B-Fälle einfach ad acta gelegt, weil sie nicht dringend sind. Dennoch wird ihre rechtzeitige Umsetzung viele Probleme vermeiden.

Aufgabenbeispiel B: Sie müssen einen Bericht für eine Vorstandssitzung erstellen, es ist gut möglich, dass Sie dafür sogar befördert werden. Du hast einen ganzen Monat Reserve, aber wenn du in den letzten zwei Tagen vor dem Meeting hektisch einen Bericht schreibst, kann dich das in eine Krise führen.

Für alle, die zahlreiche Dokumente zusammenstellen müssen, besteht die Aufgabe von B sicherlich darin, sich die Geschicklichkeit der Zehn-Finger-Schreibmethode anzueignen. Auch wenn es dreißig Stunden Ihrer Zeit in Anspruch nimmt - es ist in Ordnung, in Zukunft schnell tippen zu können, können Sie viel Zeit sparen, Darüber hinaus Je früher Sie mit dem Lernen beginnen, desto besser.

Von ähnlicher Bedeutung ist die zur Produktverbesserung durchgeführte sogenannte Kundenbefragung, die die Kundenzufriedenheit deutlich steigern wird.

BEIM Privatsphäre Aufgabe B kann als regelmäßige Vorsorgeuntersuchung durch einen Arzt bezeichnet werden, der besondere Gefährdungen Ihres Körpers erkennt und schwere Erkrankungen und damit verbundene lange Arbeitsunfähigkeitswochen verhindert.

C-Priorität: Skills, Mastering, was wir denken dringender Grund, ist aber nicht wichtig. Dazu gehören: die Fähigkeit, ruhig zu bleiben, Aufgaben zu delegieren (sozusagen „die Fähigkeit, Delegationen zu senden“) oder „nein“ zu sagen. Damit gewinnen Sie Zeit, um wichtige Aufgaben aus Gruppe B zu lösen.

D-Priorität: Hierunter fallen Fälle, die weder wichtig noch dringend sind. Sie können sie getrost in eine Schublade stecken oder, wenn es um Termine oder einige Aufgaben geht, ablehnen oder einfach an jemand anderen delegieren. Blockieren Sie sich bewusst für eine Weile von den D-Sachen, die es Ihnen ermöglichen, sich an den stressigsten Tagen zu entspannen und Spaß zu haben.

Priorisierung: Mach es richtig

1. Teilen Sie alle Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten in die oben genannten Gruppen A, B, C und D ein. Auf diese Weise trennen Sie das „Notwendige“ vom „Unnützen“.

2. Denken Sie daran: „wichtig“ unterscheidet sich grundlegend von „dringend“. „Wichtig“ bringt dein Ziel näher, ist aber nicht unbedingt „dringend“. „Dringend“ hingegen erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit.

3. Beachten Sie die sogenannte „Vorrangregel“: „wichtig“ kommt vor „dringend“. Es ist nicht notwendig, alles zu tun, was Eile erfordert. Versuchen Sie, sich nicht mehr der Diktatur des Dringenden zu unterwerfen, denn darin lauert folgende Gefahr: Wir beginnen uns von dem Dringenden, aber absolut Unwichtigen und Unnötigen ablenken zu lassen.

4. Für eine sinnvolle Zeitplanung ist dieser Rat sehr hilfreich: Beginnen Sie die Arbeit immer mit der Aufgabe Nummer 1 in Gruppe A und nicht mit der Nummer 3 oder 4, egal wie attraktiv und interessant diese auch sein mögen. Wenn Sie es am Ende des Arbeitstages nicht geschafft haben, alle Aufgaben und Fälle aus Gruppe A zu bewältigen, dann arbeiten Sie am nächsten Tag damit weiter. Führen Sie keine anderen Aufgaben aus, bis Sie mit den ersten fertig sind.

5. Arbeiten Sie jeden Tag an einer Aufgabe aus Gruppe B, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Neben Ihren täglichen Aktivitäten sollten Sie auch an Ihre „strategisch“ wichtigen Aufgaben und Ziele denken. Nur so sichern Sie sich schon heute den Erfolg von morgen.

Erkenne ein für alle Mal, dass du nie genug Zeit haben wirst für all die Dinge, die du gerne tun würdest und all die Dinge, die andere von dir wollen. Achten Sie darauf, Ihre Zeit nur für Dinge zu verwenden, die Ihnen wirklich wichtig sind und die Ihr Ziel voranbringen können. Und Zeit gewinnt man nur, wenn man lernt, „nein“ zu sagen und unnötige Dinge abzulehnen.

Quiz: Priorisieren Sie richtig?

Jetzt können Sie Ihre Fähigkeit zur Priorisierung analysieren. Bitte beachten Sie: Nur Aufgaben, die Ihnen wirklich wichtig sind, können in die Prioritätsgruppen A und B aufgenommen werden!

1. Wie viel Prozent Ihrer Gesamtzeit verbringen Sie in jedem der vier Quadrate A, B, C, D? (siehe Bild)

2. Welcher Gruppe würden Sie die Dinge zuordnen, die Sie morgen erledigen werden?

1.______=_________ - Priorität

2,______=_________ - Priorität

3.______=_________ - Priorität

4.______=_________ - Priorität

3. Schreiben Sie nun auf, wofür oder wen Sie gerne mehr Zeit als sonst aufwenden würden und wofür Sie Ihre Zeit reduzieren möchten.

Ich würde (a) kürzen: __________________________

Stattdessen: __________________________

Eisenhower-Prinzip

Nach diesem Prinzip werden Prioritäten nach Kriterien wie Dringlichkeit und Wichtigkeit des Falls festgelegt. Abhängig von diesen Kriterien werden vier Fallgruppen unterschieden:

Dringende und wichtige Angelegenheiten. Sie sollten sofort versorgt werden.

Dringende, aber nicht sehr wichtige (weniger wichtige) Dinge. Hier sollte der Anführer nicht voreilig sein. Wenn die Aufgabe trotz der Dringlichkeit nicht so wichtig ist, dann sollte sie auf jeden Fall delegiert werden, da für ihre Umsetzung keine besonderen Qualitäten erforderlich sind.

Wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten. Sie müssen nicht sofort erledigt werden, sie können warten. Probleme mit solchen Fällen beginnen, wenn sie dringend werden. Und da dies unvermeidlich ist, können wir Folgendes empfehlen: Wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten am besten entweder verschieben oder ganz oder teilweise Ihren Untergebenen anvertrauen. Ganz nebenbei sparen Sie damit nicht nur Zeit, sondern tragen auch dazu bei, die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Nicht dringende (weniger dringende) und unwichtige (weniger wichtige) Aufgaben. Diese Dinge können überhaupt nicht ohne Schaden durchgeführt werden. Fassen Sie Mut und nutzen Sie für diese Fälle den Papierkorb.

Und jetzt sprechen wir über den zweiten sehr wichtigen Aspekt der Planung, nämlich die Planung der Arbeitszeit.

Es ist kaum nötig, jemanden von der Wichtigkeit eines solchen Gesprächs zu überzeugen. „Wo ist meine Zeit geblieben?“, fragen sich viele vielbeschäftigte Führungskräfte. Leider ist es für unser Managementteam zu einer Art Statussymbol, offizieller Position und sogar zu einer Quelle des Stolzes geworden, keine Zeit zu haben und so viel (länger) wie möglich zu arbeiten. Aber hier geht es natürlich nicht um Arbeitsüberlastung, sondern um schlichte Unfähigkeit, die eigene Zeit einzuplanen. Ein Forscher auf dem Gebiet des Managements, A. Mackenzie, kam aufgrund zahlreicher Befragungen von Führungskräften zu dem Schluss, dass von hundert Managern nur einer (1%) genug Zeit hat, um alle Fälle zu lösen. Zehn (d. h. 10 %) brauchen 10 % mehr Zeit, vierzig (40 %) brauchen 25 % mehr Zeit und dem Rest fehlen sogar 50 % zusätzliche Zeit. Und dies zeigt natürlich nicht die Anzahl der Fälle und die Arbeitsbelastung der Manager, sondern die Massenunfähigkeit, ihre Zeit rational zu nutzen. Es ist kein Zufall, dass es deshalb im modernen Management einen Abschnitt namens „Zeitmanagement“ gibt. Lernen wir uns kennen psychologische Aspekte Zeiteinteilung. Beginnen wir mit Zitaten:

„Wer seine Zeit verstreichen lässt, der lässt sein Leben los, wer seine Zeit in seinen Händen hält, hält sein Leben in seinen Händen“ (A. Leiken).

„Zeit ist das begrenzteste Kapital, und wenn Sie es nicht verwalten können, können Sie nichts anderes verwalten“ (P. Drucker).

„Die Fähigkeit, Zeit zu managen, ist neben der richtigen Führung und der Technik, Menschen zu beeinflussen, ein Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet“ (3. Sievert).

„Das Wichtigste in Ihrem Leben ist letztendlich Ihre Zeit“ (A. Leiken).

Was ist Zeitmanagement? Zum einen vom Finden und Eliminieren der „Senker“ der Managerzeit und zum anderen von der Planbarkeit des Arbeitstages. Schauen wir uns zunächst die häufigsten „Senker“ oder „Fallen“ der Zeit an! Versuchen Sie, mindestens fünf davon in Ihrer Arbeit zu eliminieren, und dies wird ein hervorragendes Ergebnis sein.

Zeitfallen

Fuzzy-Zielsetzung.

Mangelnde Priorität bei Zielen.

Versuchen, zu viel auf einmal zu tun.

Abwesenheit Vollansichtüber anstehende Herausforderungen und Lösungsansätze.

Schlechte Arbeitsplanung.

Persönliche Desorganisation ("übersäter" Schreibtisch).

Übermäßige Zeitverschwendung für Korrespondenz, Papierkram.

Schlechte Dokumentation.

Mangel an Motivation.

Sucht nach Aufzeichnungen, Notizen, Adressen, Telefonnummern.

Mängel in der Zusammenarbeit und Arbeitsteilung.

Abteilungsübergreifende Telefonanrufe.

Ungeplante Besucher.

Unfähigkeit, nein zu sagen.

Unvollständige späte Informationen.

Mangel an Selbstdisziplin.

Nichterfüllung der Aufgabe.

Nicht-Arbeitsumgebung (Fremdgeräusche).

Langwierige Besprechungen.

Unzureichende Vorbereitung auf Gespräche und Diskussionen.

Fehlende Rückmeldung.

Chatten Sie über private Themen.

Übermäßige Kommunikation.

Unermessliche Geschäftsunterlagen.

Delay-Syndrom.

Wunsch, alle Fakten zu kennen.

Die Dauer der Wartezeit (z. B. ein Geschäftstreffen).

Eile, Ungeduld.

Zu seltene Delegation von Angelegenheiten.

Mangel an Kontrolle und Selbstbeherrschung.

Wir wenden uns nun einer Analyse der Prinzipien einer effektiven Planung des Arbeitstages zu. Manager sind sich des folgenden Musters bewusst: Arbeit wird so viel Zeit aufgewendet, wie sie verfügbar ist, dh jede Arbeit wird während der dafür vorgesehenen Zeit ausgeführt.

Die Grundsätze und Regeln zur Gestaltung des Arbeitstages, auf die ich Sie aufmerksam machen werde, sind selbstverständlich unverbindlich. Viele von ihnen mögen Ihnen leichtsinnig erscheinen. Sie sind jedoch psychologisch begründet und haben sich in diversen Fällen bewährt Lebenssituationen. Es ist nicht notwendig, alle Prinzipien zu verwenden. Versuchen Sie, jeden von ihnen anzuwenden, finden Sie Ihren Stil - er wird der beste für Sie sein.

Die Arbeitszeitgestaltung muss also dem Grundsatz entsprechen: „Die Arbeit muss mir gehorchen und nicht umgekehrt.“ Die 25 Regeln zur Planung eines Arbeitstages lassen sich in drei Gruppen einteilen:

¨ Regeln für den Tagesbeginn;

¨ Mittagsregeln;

¨ Tagesabschlussregeln.

In diesem Artikel werden wir uns ansehen, was Zeitmanagement ist, was seine Hauptmethoden sind, und ein Beispiel der Eisenhower-Matrix im Detail beschreiben. Diese Matrix ist die gebräuchlichste Art, Zeit in allen Bereichen des menschlichen Lebens einzuteilen.

Eisenhower-Matrix - Zeitmanagementmethode

Zeiteinteilung- die Fähigkeit einer Person, ihre Zeit für die Durchführung bestimmter Aufgaben richtig einzuteilen. Es gibt Zeitmanagementmethoden große Menge. Eine der beliebtesten und gebräuchlichsten Methoden zur Implementierung des Zeitmanagements ist die Eisenhower-Methode.

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Dwight David Eisenhower ist eine berühmte politische und militärische Persönlichkeit. David wurde am 14. Oktober 1890 in Denison (Texas, Amerika) geboren. Jeder kennt ihn als den 34. Präsidenten von Amerika, der sich durch seine organisatorische und organisatorische Leistung auszeichnete geistigen Fähigkeiten. Dies ermöglichte ihm, große Erfolge im Leben zu erzielen und ein Vorbild für viele Menschen in der Öffentlichkeit zu werden. David glaubte, dass das Vorhandensein und die Leistung wertvoller Taten eine Person als Person definiert und zur Entwicklung in allen Bereichen und Unternehmungen beiträgt.

„Seitdem ich nicht mehr Präsident bin, konnte ich viel seltener Golf gewinnen“

Dwight David Eisenhower

Als Präsident war David in eine riesige Anzahl von Fällen, Plänen und Aufgaben eingetaucht. Er überlegte, wie er seine kostbare Zeit klar und richtig einteilen könnte, um alles zu erledigen. In Anbetracht all Ihrer Pläne für bestimmten Zeitraum erstellte er eine Tabelle, in der er seine Fälle nach Bedeutung und Dringlichkeit markierte. Später erlangte seine Methode besondere Popularität und wurde als Eisenhower-Matrix bekannt. Es sieht aus wie das.

Ein Quadrant Wichtige dringende Angelegenheiten

Im Quadranten Wichtig nicht dringend

C-Quadrant unwichtig dringend

D-Quadrant unwichtig nicht dringend

Die Essenz des Eisenhower-Fensters besteht darin, Aktivitäten zu priorisieren. Eine Person muss alle ihre Pläne nach Bedeutung und Dringlichkeit unterteilen, sich darauf beziehen bestimmte Kategorie. Schauen wir uns nun die Hauptsektoren oder Quadranten der Matrix genauer an. Ein Beispiel der Eisenhower-Matrix wird in unserem Artikel etwas weiter betrachtet.

Quadrant A

Dazu gehören wichtige dringende Angelegenheiten, die nicht aufgeschoben werden können, da dies zu negativen Folgen führen kann. In idealer Anordnung richtige Verteilung Mal muss dieses Feld leer sein. Eine Person muss pünktlich arbeiten wichtige Aufgaben damit sie nicht dringend werden.

Quadrant B

Hier gibt es wichtige, nicht dringende Angelegenheiten. Mit der rechtzeitigen Umsetzung der Pläne dieses Sektors sammelt eine Person eine große Anzahl wertvoller dringender Fälle. Die schrittweise Umsetzung von Plänen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit hilft, die Dinge rechtzeitig zu ordnen, ohne psychische und physische Erschöpfung des Körpers.

Quadrant C

Unwichtige dringende Angelegenheiten, die nicht von Bedeutung sind in dieser Moment aber sie müssen sofort erledigt werden. Vielleicht ist ihre Erfüllung für jemanden wertvoll, aber für Sie sind sie gewöhnlich ohne jeden Wert.

Quadrant D

Eisenhower bezog sich auf diesen Sektor auf unwichtige, nicht dringende Dinge, die erledigt werden müssen, aber sie sind nicht superwichtig oder dringend. Ihre Umsetzung bringt einer Person natürlich Zufriedenheit, aber die Nichterfüllung droht nicht mit negativen Folgen.

Wir werden diese Sektoren genauer betrachten, indem wir das Beispiel der Eisenhower-Matrix beschreiben.

Ziele der Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode hat mehrere Hauptziele.

1. Entwicklung der menschlichen Selbstorganisation. Nachdem eine Person ein paar Tage lang alles geplant gesehen hat, wird sie aktiv, verbindet alle ihre Ressourcen, um ein Ergebnis zu erzielen, und organisiert sich so ohne fremde Hilfe.
2. Qualitative Aufgabenverteilung Alltagsleben. Wenn Sie eine solche Matrix erstellt haben, kann jeder in einem bestimmten Zeitraum wichtige Dinge sehen und versuchen, sie zu vervollständigen, damit es keine Eile gibt.
3. Erfolgreiche Planungsfähigkeiten. Eine Tabelle mit klar definierten Plänen hilft, jeder Aufgabe eine gewisse Zeit zuzuweisen, um diese Zeit richtig zu berechnen.

Indem wir ein Beispiel der Eisenhower-Matrix zusammenstellen, können wir die Ziele dieser Planungstechnik eingehender analysieren.

Funktionen zum Hervorheben wichtiger Aufgaben mit Beispielen

Wie wir bereits herausgefunden haben, besteht die Eisenhower-Matrix aus vier Hauptkomponenten, die unsere Fälle im Hinblick auf Wichtigkeit und Dringlichkeit im Moment umfassen. Jetzt können wir anhand von Beispielen herausfinden, welche Fälle dringend sein können und wie wir dies selbst feststellen können. Ein Beispiel der Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, die wichtigen und dringenden Aufgaben im Alltag vollständig zu verstehen.

Quadrant A (wichtige dringende Angelegenheiten)

Wie bereits erwähnt, sollte dieser Sektor idealerweise leer sein, eine Person sollte Zeit haben, wertvolle Dinge rechtzeitig zu erledigen, damit sie nicht dringend werden. Beispielsweise können wir einen außerplanmäßigen Einsatz oder eine dringende Besprechung am Arbeitsplatz als „Sektor A“ einstufen. Wichtige Dinge müssen rechtzeitig erledigt werden, denn wenn sie dringend und wertvoll werden, kann es plötzlich zu Hindernissen kommen ( starke Verschlechterung Gesundheit, verschiedene Umstände höherer Gewalt). Nehmen wir eine Prüfungssituation. Das ist wichtig, aber nicht dringend. Wenn eine Person die Vorbereitung auf den letzten Tag verschiebt und sie zu einer dringenden Aufgabe macht, hat sie einfach körperlich keine Zeit, alles zu tun, und ihr Körper wird körperlich und psychisch erschöpft.

Quadrant B (wichtige nicht dringende Angelegenheiten)

Die Angelegenheiten dieses Sektors können warten, aber ihr Scheitern wird zu negativen Folgen führen. Hierfür werden besonders wertvolle Fälle zugeteilt, um diese termingerecht abzuschließen. Dazu gehören Probleme im Zusammenhang mit eigene Gesundheit, persönliche Entwicklung. Wenn Sie zum Beispiel rechtzeitig zu einem Arztbesuch gehen, wird die Notwendigkeit einer Operation nicht entstehen. Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie rechtzeitig Englisch lernen, können Sie in kurzer Zeit eine neue gut bezahlte Stelle bekommen.

Quadrant S (unwichtige dringende Angelegenheiten)

Dieser Bereich bündelt Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, für Sie aber nicht besonders wichtig sind. Um die Wichtigkeit von Plänen für sich selbst zu bestimmen, stellen Sie sich die Frage: „Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“. Wenn am Ende der Fall negativer Einfluss auf dich, es bedeutet, dass es wirklich wichtig ist. Beispielaufgaben diesen Sektor Es kann ein unbedeutendes Gespräch mit einem Kollegen oder Freund geben, die Teilnahme an einer Umfrage. Diese Dinge lenken dich nur von wichtigen Dingen ab. Wenn Sie beispielsweise bei der Arbeit mit einem wertvollen Projekt beschäftigt sind, werden Sie möglicherweise durch einige andere Anweisungen Ihres Vorgesetzten oder einen Anruf von einem Freund abgelenkt, nur um zu plaudern. Es ist zwingend erforderlich, diese Aufgaben zu verschieben und sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, damit sie nicht dringend werden.

Quadrant D (nicht wichtige, nicht dringende Aufgaben)

Diese Pläne können in durchgeführt werden Freizeit wenn keine wichtigen Aufgaben zugewiesen sind. Sie bringen ein Gefühl der Zufriedenheit mit sich selbst und der geleisteten Arbeit mit sich. Zum Beispiel beschließt du, deine Bibliothek aufzuräumen, Dinge in deinen Schrank zu räumen. Dazu gehören auch Computerspiele, durchhängen soziale Netzwerke. Diese Dinge helfen Ihnen, sich zu beruhigen, aber Sie sollten sie nicht an erster Stelle setzen und dabei wichtige Aufgaben ignorieren.

Versuchen wir anhand eines Beispiels herauszufinden, wie man wichtig bestimmt dringende Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix. Betrachten Sie das Beispiel der Eisenhower-Matrix.

Angenommen, Sie haben zum ersten Mal die folgenden Aufgaben:

• den Hocker so fixieren, dass er nicht wackelt;
• einen Zahnarzt mit Zahnschmerzen aufsuchen;
• Vorbereitung für den morgigen Arbeitsentwurf;
• ein Anruf eines Kollegen mit der Bitte, einen Bericht zu senden;
• außerplanmäßiges Treffen mit dem Chef;
• Zeit in sozialen Netzwerken verbringen;

Versuchen wir nun, die genannten Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu strukturieren. Wir erstellen unser eigenes Beispiel der Eisenhower-Matrix.

Quadrant A (wichtig dringend) :

• Vorbereitung auf ein Arbeitsprojekt;
• außerplanmäßige Besprechung mit dem Chef.

Quadrant B (wichtig, nicht dringend) :

• Zahnarztbesuch mit Zahnschmerzen;
• Fähigkeitsaneignung auf Englisch zur Weiterbildung.

Quadrant C (leicht dringend) :

• ein Anruf eines Kollegen mit der Bitte, einen Bericht zu senden.

Quadrant D (nicht wichtig, nicht dringend):

• den Hocker so fixieren, dass er nicht wackelt;
• Zeit in sozialen Medien verbringen.

Nachdem Sie also den Wert Ihrer bevorstehenden Angelegenheiten verstanden haben, können Sie sich zu diesem Zeitpunkt leicht mit der Verteilung der Prioritäten befassen. Seien Sie nicht zu faul, sich die Zeit zu nehmen, an sich selbst zu arbeiten, Ihre Pläne und Unternehmungen zu überdenken, das wird Ihnen helfen, mehr zu tun, als Sie denken.

„Eine Stunde Arbeit an sich selbst lehrt dich mehr als ein Tag Erklärungen“

Jean-Jacques Rousseau

Es ist erwähnenswert, dass die von uns beschriebene Technik der Zeiteinteilung auf kurzfristige Ziele ausgelegt ist, die in naher Zukunft erreicht werden müssen. Es hilft, den Alltag zu strukturieren, es ist in allen Arbeits- und Lebensbereichen sehr nützlich. Diese Technik kann sowohl von Präsidenten als auch von Schulkindern angewendet werden, da sie für jedermann verständlich und einfach anzuwenden ist.