Случалось ли вам забывать что-нибудь?

Например, плавки в бассейн или студенческий?

Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.

Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» - чек-листах.

Что такое чек-лист?

Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.

Смысл чек-листа - не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.

Профессиональные чек-листы

Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки - сотни человеческих жизней.

Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй - проверяет, как проверяет первый.

Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.

Авиационный чек-лист, всё на английском - это язык авиации:

Чек-лист перед хирургической операцией:

Чек-листы в моей жизни

Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.

Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:

А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:

На случай командировки:

Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист - просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.

Это мой чек-лист по написанию статей для блога:

Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.

Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:

А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:

Выполняю его один раз в две недели.

Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.

Как оформлять чек-лист?

1. Сокращайте . Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
2. Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
3. Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
4. Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.

Где хранить?

На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.

Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))

Итого

Чек-листы - это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.

Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».

В современном мире нам обеспечен беспрецедентный доступ к информации. Многое мы можем узнать, просто задав правильный поисковый запрос или открыв онлайн-энциклопедии. Тем не менее с этим шквалом информации мы получаем и массу сложностей.

Теперь мы знаем больше, чем когда-либо раньше, но есть проблема с тем, чтобы превратить теорию в практику, придать ей ценность и пользу.

Во многих отношениях информационный век сделал нас намного менее практичными и мудрыми. Пусть мы знаем многое, но легко теряем , отвлекаемся от главного, позволяем вниманию рассеиваться. Более того, мы легко упускаем из виду основы, необходимую базовую информацию и делаем ошибки, будучи преисполненными чувством собственной компетентности.

По мнению хирурга и исследователя в области общественного здравоохранения, доктора медицинских наук Атула Гаванде (Atul Gawande), люди должны использовать свои знания по максимуму.

Мы можем простить неудачи из-за невежества. Если человек не знал, как нужно было поступить в данной ситуации, мы радуемся тому, что он приложил максимум усилий к решению проблемы. Но если он знал, как стоит действовать, но не применил эту информацию верным образом, трудно не прийти в бешенство.

Атул Гаванде

Сделанные из-за твёрдой веры в то, что «я лучше знаю, как надо поступить», часто становятся самыми болезненными. Вы не старались изо всех сил и потерпели поражение, а умышленно пошли на поводу у самоуверенности и потерпели неудачу. Атул Гаванде считает: это похоже на то, как простая ошибка, сделанная опытным хирургом, приводит к смерти пациента.

Как же нам справиться с этим океаном информации? Как использовать знания наилучшим образом и оставить место для чуда? По словам доктора Гаванде, вы можете ощутить собственную мощь и компетентность, используя чек-лист.

Доктор Гаванде тщательно изучал влияние на хирургов, а точнее - на количество случаев инфицирования пациентов во время операции. Несмотря на то, что в эксперименте принимали участие уважаемые и компетентные хирурги, все они так или иначе были подвержены риску сделать ошибку во время операции.

Чек-лист, предложенный хирургам, был коротким и простым. В нём значилось:

• Помойте руки с мылом.
• Протрите кожу пациента антисептиком.
• Разместите стерильные повязки на теле пациента.
• Наденьте головной убор, маску, стерильный халат и перчатки.

Эти шаги студенты медицинских университетов выучивают наизусть, они очевидны, просты и необходимы. Но человек не машина, и он может забыть об одном из действий. Если пропустить хотя бы один шаг, это может привести к инфицированию, а значит, дополнительному лечению, финансовым затратам и - в худшем случае - смерти пациента.

Удивительно, но как только перед глазами врачей появился этот чек-лист, они стали делать меньше . Число случаев инфицирования снизилось на 66%. Это сэкономило много денег, но что важнее - спасло более тысячи жизней.

Oliver Tacke/Flickr.com

Безусловно, чек-лист как способ структурировать мысли, упорядочить действия и запомнить необходимую информацию полезен не только для докторов, но и для каждого из нас.

Возможно, составлять чек-лист для того, чтобы ничего не забыть, покажется вам оскорбительным. Ведь вы достаточно и можете надеяться на собственную память. Но главной целью чек-листа является дисциплина, которая поможет следовать по намеченному пути и избежать ошибок.

1. Чек-лист помогает убедиться в том, что вы не забываете базовую и простую информацию. Доктор Гаванде считает, что чек-лист создаёт эдакую «когнитивную сеть», которая защищает нас от собственных недостатков - границ памяти и внимания. Чек-лист гарантирует, что вы не забыли о прописных истинах в тот момент, когда подступают усталость или лень.
2. Чек-лист освобождает ваш ум, даёт ему возможность работать над действительно сложными заданиями. После того как вы перестали переживать о простых и банальных вещах, вы получаете шанс сконцентрироваться на непростом выборе. Особенно хорошо это работает в тех случаях, когда постоянно возникают непредвиденные или незапланированные ситуации и держать себя в руках довольно сложно.
3. Чек-лист помогает быть дисциплинированным. Это важно, если дело касается рутинных задач. Когда мы привыкаем делать что-то изо дня в день, то легко теряем энтузиазм и внимание, допускаем ошибки и просчёты. Если вам слишком комфортно на рабочем месте, вы расслабляетесь и ваше рассеивается, чек-лист поможет оставаться бдительным каждую минуту.
4. Чек-лист экономит время. Вам больше не нужно обдумывать каждый свой шаг: вы уже описали всё на листе бумаги. Если решение нужно принимать прямо сейчас, время является самым ценным ресурсом. А чек-лист поможет выиграть заветные секунды.

Да, чек-лист не самый оригинальный способ контролировать свой рабочий процесс. Но в то же время этот простой инструмент оказывается невероятно ценным для тех, кто хочет снизить количество ошибок и повысить качество своей работы.

Как создать эффективный чек-лист

Существуют хорошие чек-листы и плохие чек-листы. Так как же создать такой перечень, который поможет в работе?

1. Фокусируйтесь только на простых вещах. Целью хорошего чек-листа является передача необходимой информации. Никаких деталей. Чек-лист не гид, не экскурсия по вашему рабочему процессу. Это схема, которая помогает вспомнить самое важное. В хорошем чек-листе должно быть от пяти до десяти пунктов.
2. Чек-лист должен быть простым и практичным. Используйте понятные слова, точно описывающие задачу. Если вам нужно дополнительное время, чтобы вспомнить, что именно означает каждый пункт, ваш чек-лист плох.
3. Определитесь, когда нужно сделать паузу. Когда вы будете использовать свой чек-лист? Когда перейдёте к следующему пункту? Как вы проверите, что пункт выполнен? Выберите время, когда вы пробежитесь по чек-листу и убедитесь, что всё выполнено и можно переходить к следующей задаче.
4. Дайте определение типу вашего чек-листа. Например, если это рецепт, то вы будете читать каждый шаг и следовать инструкциям. Это тип «прочитал - сделал». А если в вашем чек-листе записаны на сегодня и вы попросту вычёркиваете из него завершённые задачи, то это тип «сделал - подтвердил». Такой шаг поможет упорядочить работу с вашим чек-листом и контролировать себя лучше.
5. Будьте готовы пересматривать и обновлять свой чек-лист. Не стесняйтесь корректировать его и вносить новые задачи или правки. Вам нужно экспериментировать для того, чтобы ваш чек-лист был по-настоящему эффективным.

Последний шаг особенно важен. Ваш чек-лист не высечен на камне, он восприимчив к меняющимся обстоятельствам.

Никаких коричневых M&M’s!

Любопытная привычка есть у Дэвида Ли Рота (David Lee Roth), вокалиста группы Van Halen. Райдер рокера выглядит адекватным: в нём перечислены технические требования к оборудованию. Но один из пунктов регулярно повергает сотрудников концертных залов, стадионов и музыкальных клубов в шок: где-то посередине списка значится миска M&M’s, в которой не должно быть ни одной коричневой конфеты.

Подобные райдеры работают как чек-листы: сотрудники двигаются от пункта к пункту, выполняя требования музыканта. Когда Дэвид Ли Рот принимает работу, его прежде всего интересует миска с конфетами. Догадаетесь почему?

Neil Conway/Flickr.com

Хотя просьба убрать все коричневые M&M’s выглядит безумно, Дэвид Ли Рот может её объяснить. Если работники стадиона оставят коричневые конфеты в миске, это значит, что они относятся к райдеру недостаточно внимательно. Когда Дэвиду попадается такое драже, он отправляется проверять всё остальное: хорошо ли подключены инструменты, правильно ли выставлена аппаратура, учтены ли его требования к помещению и оборудованию. А если коричневых конфет нет и работники площадки отнеслись с уважением даже к такому странному пожеланию, музыкант может быть уверен: всё остальное тоже было выполнено.

Как видите, чек-листы способны и повысить качество вашей работы. А вы используете такие списки?

По большей части работа диджитал-студии состоит из рутинных процессов. Пришёл новый клиент - провели комплексный аудит сайта и составили план работ. В плане - SEO, рекламная кампания в Директе, «медийка», управление репутацией… И каждую из этих работ надо проводить по однотипному, выведенному из опыта алгоритму.

Чтобы стандартизировать и автоматизировать работу, мы в студии Solvintech используем чек-листы.

Они помогают ничего не забыть и ведут по плану. Некоторые работы очень объёмные. Даже если проводим их регулярно - что-то можем упустить из виду, а это скажется на результате.

Чек-лист - это ещё и подробный план работы. Когда не перескакиваешь с пятого на десятое, не возникает путаницы и работа проходит быстрее.

А главное - содержат чёткие критерии качества работы. В каждом пункте мы можем обозначить, какой результат оптимален, а какой - недопустим. А заодно указать все промежуточные вариации.

Сразу понятно, что хорошо, а что - плохо

Чек-листы можно подогнать под каждый вид работ, который поддаётся стандартизации. То есть почти под любой. Но есть сложности.

Грань между рабочим и нежизнеспособным чек-листом тонка

В случае с чек-листами действует правило: они должны во всём соответствовать реальному процессу работы. Если это условие не выполняется - чек-лист не будет работать.

Пример. Студия предлагает новую услугу - управление репутацией компании в интернете. Это нелинейная услуга: ход работ зависит от возможностей и ресурсов студии, там много подводных камней, неочевидных тонкостей. Худшее, что можно сделать - составить чек-листы формально. Если брать в расчёт только теоретические предпосылки - между чек-листом и реальным положением дел возникает куча мелких противоречий. Сотрудникам и руководителям придётся постоянно всё согласовывать и переделывать.

Оторвать чек-лист от жизни могут завышенные требования, небрежная проработка содержания, пропуск важных моментов. Тогда он становится негодным инструментом. Это всё равно что забивать шурупы молотком.

Каким должен быть хороший чек-лист

Надо держать в голове две вещи:

• Ваша задача - создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.
• Все пункты чек-листа должны быть взаимосвязаны. Нельзя наваливать в таблицу всё подряд без внятной системы.

Чтобы создать рабочий чек-лист, нужно сперва разложить каждую из операций на составляющие. Выпишите все действия, которые вы совершаете, вплоть до самых малозначимых. Можно сделать это в майндкарте, а потом оформить в чек-лист - так удобнее.

1. Структурируйте по порядку действий. Например, от простого - к сложному, от общего - к частному.
2. Разделите на отдельные этапы. Для аудита контекстной рекламы этапы могут быть такими: проверка настроек аккаунта, параметров РК, групп объявлений и отдельных объявлений, ключевых слов.
3. В каждом пункте - только одно действие. Если оцениваете шапку сайта - выпишите отдельные пункты про высоту шапки, наличие и размер логотипа, информативность, вид телефонного номера и т.д. Ключевые действия можно выделить жирным шрифтом.
4. Обозначайте только конкретные действия и возможные (допустимые или недопустимые) варианты результатов, к которым они приводят. Теория не нужна - чек-листы не для этого.
5. Сделайте чек-лист максимально понятным для сотрудника. Используйте чёткие, лаконичные и ёмкие формулировки.

Пример чек-листа в работе

В идеальном случае сделать 10-20 типовых чек-листов можно за пару дней, и увидеть первые результаты от внедрения уже на этой неделе. Но так получается редко. Настройтесь на то, что внедрение чек-листов будет долгим. Их нужно разработать (или скачать готовые), протестировать на практике. Скорее всего - несколько раз отредактировать. И окончательно утвердить только после того как они докажут свою эффективность.

Готовые чек-листы

Ниже - несколько чек-листов, которые мы составили и используем в работе каждый день. В основном они регулируют универсальные процессы, где все этапы примерно одинаковы вне зависимости от специфики бизнеса. Поэтому их можно доработать под себя, а можно использовать как есть. Сделайте копию документа и настраивайте под себя.

В чем делать чек-листы: Google Sheets и аналоги

Одна из наших таблиц

Обычно этот способ подходит для студий и компаний, в которых работает до 50 специалистов. В идеале - 20-30.

Аналоги Google Sheets:

1. Sitechco . Здесь можно создавать чек-листы и группировать их в рамках разных проектов. Ещё есть несколько готовых «чит-листов». Вот, например:

Чек-лист для проверки формы невалидности e-mail

Интерфейс не самый простой - надо потратить час-другой, чтобы разобраться. Зато функционал хороший, а облачная версия сервиса бесплатна.

2. Чек-лист | Эксперт . Здесь удобнее: регистрируемся, составляем чек-лист, пользуемся. Внутри есть неплохие шаблоны. Правда, в бесплатной версии можно создать всего 10 чек-листов. А вот в платной - делить листы на логические разделы, добавлять интерактивные подсказки при наведении на каждый пункт, смотреть аналитику заполнения и использования, добавлять видео. Всё это полезно и стоит 450 руб/месяц.

Так выглядит часть информационного чек-листа по составлению офферов в «Эксперте»

Если речь идёт о простейших процессах (например, о размещении статьи в блоге) - достаточно распечатать чек-листы и раздать их сотрудникам.

Таск-мессенджеры для чек-листов

Иногда таблиц Google и аналогов не хватает. Если над проектом по одному и тому же чек-листу работают несколько специалистов, им нужно взаимодействовать: обсуждать задачи и возникшие сложности, искать пути решения. Лучше, чтобы работа и обсуждение проходили в одном окне.

В таких случаях помогут таск-мессенджеры. Вот самые удобные из них.

Wunderlist . Это сервис-органайзер: здесь можно ставить задачи на день (себе и сотрудникам), делать заметки, создавать чек-листы и тут же превращать их в задания со сроком выполнения.

Если нужно - добавляем медиафайлы, справочные или методические материалы

К каждому чек-листу можно прикрепить несколько исполнителей.

Отправляем приглашения - и рабочая группа собрана

Trello . Это приложение, где каждой задаче соответствует своя карточка. К каждой карточке можно добавить ответственных сотрудников, прикрепить документы, медиафайлы и чек-листы. Список для чек-листа можно копировать прямо из таблички Excel.

Создаём чек-лист, назначаем ответственных

Минус один, но серьёзный: нет вложенности. Нельзя добавить варианты ответов по пунктам. Зато можно создать в каждой карточке по несколько отдельных чек-листов - каждый из них станет логическим блоком единого чек-листа. Либо даже сделать пунктом чек-листа целую карточку (карточки здесь можно группировать на отдельных «досках»).

Rovertask . Здесь тоже можно экспортировать чек-листы в формате.xls. Прикрепляете их к заданию - и система сама разделяет каждый лист на отдельные задачи. Сотрудники берут их в работу и выполняют. Если нужно - обсуждают какие-то моменты в чате. Чат автоматически создаётся для специалистов, работающих над конкретной задачей (руководитель и клиент тоже могут участвовать в обсуждении).

Это удобно: несколько кликов, и не нужно расписывать всё вручную.

Если кликнем по любой из задач, появится окошко с соответствующей частью чек-листа

Rovertask предлагает несколько готовых чек-листов - с подробными пояснениями и примерами использования.

Если пользуетесь Мегапланом или Битрикс24 - создавайте чек-листы прямо там:

Нужны ли чек-листы вашей студии?

Чек-листы незаменимы при масштабировании. Их потенциал раскрывается, когда вы расширяетесь: оказываете всё больше услуг, проводите объёмные, комплексные работы. В чек-листах вы фиксируете лучшие (и уже отработанные) практики для новых сотрудников. Создаёте для них отправную точку в работе.

Если вы работаете маленькой командой, не собираетесь масштабироваться, а комплекс ваших услуг ограничен - эффект от чек-листов будет слабым. Почти все процессы и так в головах у сотрудников. Переизбытка информации нет. Тут стандартизация может оказаться излишней. Чек-лист станет «ещё одной бумажкой», без которой и так было нормально.

Честно ответьте себе на вопрос: вы планируете расширяться? Если да - чек-листы вам помогут. Если сейчас главное - удержаться на плаву, потратьте время на более срочные дела.

Разработка чек-листов как новая услуга

Автоматизировали работу сами - помогите другим. Когда внедрите чек-листы в студии и увидите результат, сможете делать то же самое для своих клиентов. Ведь вы погружаетесь в их бизнес и понимаете, как и что должно работать. Предлагайте разные варианты услуги:

• можно составлять чек-листы на заказ под каждый рабочий процесс;
• давать их бонусом при заключении сделки;
• брать на себя контроль за внедрением.

Чек-листы - отличная вещь для стандартизации практически любых процессов. Используйте их, чтобы масштабировать бизнес без провалов и осечек.

Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз? Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки? Если да - тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list - контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию - подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь - не напечатанные вовремя флаера - может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов

1. Один пункт - одна операция

Пункты чек листа - это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис - это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами

* визитки заказаны
* визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку “заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов - до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.

Пример чек листа:

Эффективное внедрение чек листов

1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов

* Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
* Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
* Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
* Взаимозаменяемость сотрудников.

Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете

С 1 января 2018 года порядок проведения проверок становится более прозрачным для работодателей. Инспекция труда при плановых проверках будет использовать утвержденные проверочные листы (так называемые чек-листы). Не дожидаясь инспекции, проверим по чек-листам, исполняются ли в организации требования трудового законодательства.

Инспекторы труда теперь должны использовать чек-листы (постановление Правительства РФ от 08.09.2017 № 1080) при проверке организаций:

Приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 утверждены 107 форм проверочных листов. Однако документ Минюст пока не зарегистрировал, поэтому работодателям необходимо внимательно отслеживать статус документа - при регистрации текст приказа может измениться.

Проверочные листы содержат:

Перечень вопросов, отражающих обязательные требования трудового законодательства;

Перечень нормативных правовых актов, которыми они установлены;

Ответы на вопросы, которые вносит в чек-листы государственный инспектор при проверке.

Рассмотрим чек-листы, на которые следует обратить внимание в первую очередь, так как именно в этих сферах трудовых отношений работодатели чаще всего ошибаются. Выясним, какие вопросы может задать инспектор по труду, чтобы знать, что исправить.

Формы чек-листов можно скачать на официальном сайте Роструда: goo.gl/9dRGn1.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 1 «ПО ПРОВЕРКЕ ПОРЯДКА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА НА РАБОТУ»

В чек-листе № 1 отражены нюансы, которые нужно учесть при приеме на работу. Вопросы по этому чек-листу следующие:

1. Трудовой договор заключали в письменной форме? Договор необходимо заключать в письменной форме (часть первая ст. 67 Трудового кодекса РФ). Если работника, с которым не заключили договор в письменной форме, допускают к работе с ведома или по поручению работодателя, то договор с таким работником считается заключенным (ст. 16 ТК РФ). Поэтому оформить трудовой договор в письменной форме нужно не позднее трех дней со дня начала работы (ст. 67 ТК РФ).

2. Передавали работнику экземпляр договора? Инспектор также попросит предъявить доказательство того, что один экземпляр договора передан работнику. Доказательством служит личная роспись работника в получении договора на экземпляре, который хранится у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

3. Медосмотры проходили? Следующий вопрос - об обязательных предварительных медицинских осмотров работников (ст. 69, ст. 212 ТК РФ).

ДЛЯ КОГО МЕДОСМОТР ОБЯЗАТЕЛЕН?

Предварительный медицинский осмотр должны проходить лица, работающие в сфере пищевой промышленности, общественного питания, торговли, водопроводных сооружений, медицины (в лечебно-профилактических учреждениях), педагогики (в детских учреждениях), ведомственной охраны, транспорта (автотранспорт, железнодорожный транспорт, авиация), спорта и пр. (часть вторая ст. 213, часть первая ст. 348.3 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н и т.д.).

Предварительный медицинский осмотр должны проходить работники, работающие вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ), на подземной работе (ст. 330.3 ТК РФ), в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если работник приехал из других регионов (ст. 324 ТК РФ).

Также предварительным медицинским осмотрам подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет (ст. 69, часть первая ст. 266 ТК РФ), и лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 213 ТК РФ, Приказ № 302н).

4. Гражданско-правовые договоры заключали? Инспектор обязательно проверит, не заключались ли вместо трудовых гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения между работником и работодателем.

5. Работник ознакомлен с приказом о приеме на работу? Содержание приказов о приеме на работу должно соответствовать условиям трудовых договоров. В приказе должна быть роспись работника в ознакомлении (ст. 68 ТК РФ).

6. С ЛНА работников ознакомили? При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работников под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (при наличии) (часть третья ст. 68 ТК РФ). Инспектор обязательно это проверит.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 2 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО СОДЕРЖАНИЮ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ»

По этому чек-листу инспектор труда проверит, как работодатель выполняет требования ст. 57 ТК РФ - все ли обязательные условия и сведения отражены в трудовом договоре. А именно:

1. Основания для заключения срочных трудовых договоров. Такие основания установлены ст. 59 ТК РФ. Если не указать их в срочном трудовом договоре, проблем не избежать.

2. Указание на совместительство или сезонный характер работы. В трудовом договоре с совместителем нужно указать, что работа является совместительством (ст. 282 ТК РФ), в трудовом договоре с сезонным работником - что работа носит сезонный характер (ст. 294 ТК РФ). В рамках чек-листа № 2 инспектор это проверит, не сомневайтесь.

3. Особенности оформления трудовых договоров частных агентств занятости. Частные агентства занятости, как правило, направляют работника к другому работодателю по договору о предоставлении персонала. В этом случае в трудовом договоре частных агентств занятости с работником должно быть условие, что работник выполняет определенные трудовым договором функции в интересах, под управлением и контролем физического (или юридического) лица, которое не является работодателем по этому трудовому договору (часть первая ст. 341.2 ТК РФ).

Инспекция проверит, заключило ли частное агентство занятости дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, которого направляют на работу к другому работодателю. Проверяющего будет интересовать, прописаны ли в дополнительном соглашении сведения о принимающей стороне (часть восьмая ст. 341.2 ТК РФ):

Наименование принимающей стороны (Ф.И.О. физического лица);

Данные, удостоверяющие личность принимающей стороны - физического лица, идентификационный номер налогоплательщика принимающей стороны;

Сведения о месте и дате заключения, номере и сроке действия договора о предоставлении труда работников (персонала).

4. Особенности оформления трудовых договоров на микропредприятиях. Работодатель - субъект малого предпринимательства, отнесенный к микропредприятиям, может отказаться (полностью или частично) от принятия ЛНА. Однако в этом случае, заключая трудовой договор с работником, он должен использовать типовую форму трудового договора, утвержденную постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 3 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА И УСЛОВИЙ ИЗМЕНЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА»

Проверяя порядок и условия изменения трудового договора, инспекция по труду будет живо интересоваться:

1. Заключали дополнительное соглашение с работником при изменении условий труда? Инспектор проверит, есть ли соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора, в том числе при постоянном или временном переводе работника на другую работу. Соглашение должно быть заключено в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

2. Есть ли письменное согласие работника при переводе на другую работу? Если работника переводили на другую работу, в том числе на работу, требующую более низкой квалификации, инспектор проверит, есть ли на то согласие работника или его просьба, оформленные письменно (ст. 72.1 ТК РФ).

Если работника временно переводили на другую работу, не обусловленную трудовым договором, проверяющий обратит внимание на оплату труда такого работника. Она должна быть в размере не ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 72.2 ТК РФ).

3. При переводе работника на другую работу по состоянию здоровья письменное согласие запрашивали? Если работник нуждается в переводе на другую работу (в соответствии с медицинским заключением), не противопоказанную ему по состоянию здоровья, работодатель должен перевести его на другую работу (при ее наличии) с его письменного согласия (часть первая ст. 73 ТК РФ).

4. Об изменении условий трудового договора работника уведомили в срок? Инспектор обязательно проверит, уведомил ли работодатель работника о предстоящих изменениях условий трудового договора. Работодатель должен также объяснить причины таких изменений (как правило, организационные или технологические).

Проверит также, не нарушен ли срок уведомления (не позднее чем за два месяца). Если работник отказался от изменений условий трудового договора, инспектор заинтересуется, предложил ли работодатель в письменной форме такому работнику другую работу (ст. 74 ТК РФ).

5. Все ли вакансии предложили работнику? Если работника отстранили от работы на основании абзаца шестого части первой ст. 76 ТК РФ, инспектор проверит, предложил ли работодатель работнику все вакансии (с учетом условий коллективного, трудового договора или соглашения). Оплату простоя работнику, кстати, также проверит (часть третья ст. 76 ТК РФ).

6. Дистанционному работнику отправили экземпляр соглашения об изменении условий договора? Инспектора обязательно заинтересует, отправил ли работодатель дистанционному работнику экземпляр соглашения о дистанционной работе. Несмотря на то что трудовой договор и дополнения к нему с дистанционным работником заключаются путем обмена электронными документами, экземпляр на бумажном носителе нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 4 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА»

По этому чек-листу инспектор проверит, не нарушил ли работодатель порядок прекращения трудового договора. Доказательствами того, что работодатель соблюдает порядок расторжения трудового договора, являются:

Письменное подтверждение своевременного уведомления работников о прекращении трудового договора (части первая и вторая ст. 81, ст. 178 ТК РФ);

Выплата выходного пособия при увольнении в размере двухнедельного среднего заработка в указанных в законе случаях (часть третья ст. 178, часть третья ст. 296, ст. 327.7 ТК РФ);

Выплата работнику выходного пособия в размере среднего месячного заработка при прекращении трудового договора вследствие нарушения установленных правил его заключения. А также если нарушение этих правил не позволяет продолжить работу, при условии, что правила заключения трудового договора нарушил работодатель, а не работник (часть третья ст. 84 ТК РФ);

Соглашение сторон о расторжении трудового договора в письменной форме (ст. 78 ТК РФ);

Письменные заявления работников об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ);

Письменное мотивированное мнение профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения письменного мнения (ст. 373 ТК РФ) при увольнении члена профсоюза на основании п. 3 части первой ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации) или п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание);

Согласие вышестоящего профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения такого согласия при увольнении руководителей (их заместителей) выборных коллегиальных органов первичных профсоюзных организаций (часть первая ст. 374 ТК РФ);

Соблюдение запрета на увольнение работников в период временной нетрудоспособности или во время нахождения в отпуске (часть шестая ст. 81 ТК РФ);

Приказ о прекращении трудового договора, ознакомление с ним работника под роспись (либо акт об отказе от ознакомления с таким приказом).

Если приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ), на приказе должна быть соответствующая запись;

Выдача трудовой книжки или уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ);

Выдача работнику заверенных копий документов, связанных с работой (при письменном заявлении работника) (ст. 62 ТК РФ);

Расчет с работником при увольнении в день прекращения трудового договора (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, рассчитать его следует не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 6 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ЕЖЕГОДНОГО ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА»

Не предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд запрещается (ст. 124 ТК РФ). Соблюдение этой нормы будет волновать инспектора в первую очередь.

В рамках этого чек-листа проверят также, предоставляет ли работодатель ежегодный оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Также проверяющим нужно убедиться, что организация оплачивает ежегодные основные отпуска в размере среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). И оплачивает не позднее чем за три дня до его начала (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 7 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ОБЩИХ ТРЕБОВАНИЙ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ И ВЫПЛАТЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ»

Соблюдению требований законодательства в сфере начисления и выплаты заработной платы посвящен один из самых объемных чек-листов с внушительным списком вопросов.

1. Заработную плату выплачиваете в полном размере? В первую очередь будет проверяться факт выплаты работникам заработной платы в полном размере, причитающемся в соответствии с требованиями соглашений, коллективного договора и трудовых договоров (абзац седьмой части второй ст. 22 ТК РФ).

2. Мнение профсоюза учли? Также проверят, учтено ли мнение профсоюза (при его наличии) при принятии ЛНА, устанавливающих системы оплаты труда (часть четвертая ст. 135 ТК РФ).

3. Зарплату правильно начисляете? Что касается выплаты заработной платы, проверяющий должен убедиться, что работодатель:

Сообщает каждому работнику в письменной форме о составных частях заработной платы (часть первая ст. 136 ТК РФ);

Утвердил форму расчетного листка с учетом мнения профсоюза (часть вторая ст. 136 ТК РФ);

Выплачивает заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты выплаты заработной платы должны быть установлены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или в трудовом договоре. Заработная плата должна выплачиваться не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начисляется (часть шестая ст. 136 ТК РФ);

Установил в ЛНА повышенный размер оплаты труда работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, не менее чем на 4 % тарифной ставки (оклада) (часть вторая ст. 147 ТК РФ);

Оплачивает сверхурочную работу не менее чем за первые два часа работы в полуторном размере, за последующие часы - в двойном размере (часть первая ст. 152 ТК РФ);

Оплачивает работу в выходной или нерабочий праздничный день в повышенном размере (ст. 153 ТК РФ); . оплачивает работу в ночное время в повышенном размере, но не ниже размеров, установленных Правительством РФ (ст. 154 ТК РФ);

Оплачивает простой (по вине работодателя) в размере не менее 2/3 средней заработной платы, рассчитанных пропорционально простою (часть первая ст. 157 ТК РФ).

Проверят и то, сохраняет ли работодатель за работниками средний заработок, если они находятся в отпуске, на больничном и т.д., в соответствии с законодательством.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 8 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ»

Если в организации трудятся несовершеннолетние работники, инспектор проверит, соблюдаются ли права несовершеннолетних, а именно:

Трудовые договоры с лицами, не достигшими 16 лет, заключены для легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ст. 63 ТК РФ);

Работодатель имеет письменное согласие одного из родителей и письменное согласие (разрешение) органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим 15 лет (ст. 63 ТК РФ);

Трудовой договор от имени работника, не достигшего 14 лет, подписан родителем (ст. 63 ТК РФ);

Трудовой договор с лицом, не достигшим 14 лет, должен быть подписан одним из родителей с разрешения органа опеки и попечительства (часть четвертая ст. 63 ТК РФ) и т.д.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 9 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА ИНОСТРАННЫХ РАБОТНИКОВ»

По чек-листу № 9 проверят содержание трудовых договоров с иностранными работниками и наличие следующих документов:

Разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство постоянно проживающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства (ст. 327.2 ТК РФ);

Договор (полис) добровольного медицинского страхования либо заключенный работодателем с медицинской организацией договор о предоставлении такому работнику платных медицинских услуг на срок действия трудового договора (ст. 327.2 ТК РФ).

Проверят также, соблюдаются ли требования законодательства при отстранении от работы временно пребывающего в РФ иностранного гражданина или лица без гражданства (ст. 327.5 ТК РФ). Если срок действия разрешения на работу или патента, разрешения на временное проживание в РФ, вида на жительство в РФ или полиса добровольного медицинского страхования истек, работодатель должен расторгнуть трудовой договор по истечении одного месяца со дня наступления этих обстоятельств (ст. 327.6 ТК РФ).

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 10 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА ИНВАЛИДОВ»

По этому чек-листу инспектор проверит выполнение обязательных требований, регулирующих труд работников-инвалидов, в частности:

Продолжительность рабочего времени инвалидов I или II группы не должна превышать 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ);

Заработная плата инвалидам I и II групп выплачивается в полном размере без учета сокращенной продолжительности рабочего времени (часть третья ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

Продолжительность ежедневной работы инвалида соответствует медицинскому заключению (ст. 94 ТК РФ);

Инвалиду созданы условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации или абилитации (ст. 23 Федерального закона № 181-ФЗ);

Инвалиду предоставляется отпуск без сохранения заработной платы до 60 календарных дней в год (ст. 128 ТК РФ) на основании его письменного заявления и т.д.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 11 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА ЖЕНЩИН И ЛИЦ С СЕМЕЙНЫМИ ОБЯЗАННОСТЯМИ»

Женщина не лошадь! Проверяющий должен убедиться, что трудовые функции работниц в организации не связаны с тяжелыми работами и работами во вредных или опасных условиях труда (ст. 253 ТК РФ). Работницы не должны поднимать и перемещать тяжести (часть вторая ст. 253 ТК РФ), превышающие предельно допустимые нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 06.02.1993 № 105.

Беременных не обижаете? Будет проверяться также, как соблюдает работодатель требования законодательства при регулировании труда беременных женщин. Работодатель должен:

Предоставлять отпуск по уходу за ребенком по заявлению женщины или иного лица с семейными обязанностями (ст. 256 ТК РФ);

Выплачивать пособия по уходу за ребенком лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет (ч. 1 ст. 11.1, ст. 11.2, ч. 1, 8 ст. 13 и ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Кроме того, по этому чек-листу проверят, соблюдается ли запреты на направление в служебные командировки, привлечение к работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе лиц с семейными обязанностями без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ). Также инспектор должен убедиться, что работодатель не расторгал по своей инициативе трудовой договор с беременными женщинами и категориями лиц с семейными обязанностями (ст. 261 ТК РФ).

В ближайших номерах журнала мы рассмотрим другие чек-листы.

Ю.Ю. Жижерина,
независимый консультант по трудовому праву