Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Каждый день с утра составлять список дел.
2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Доброго времени суток, дорогие читатели и гости моего блога! Я уверен, что каждому из вас не хватает времени. Ежедневно! Эта проблема, подобно снежному кому, с каждым днем все больше разрастается и порой вам кажется, что вы просто не в состоянии остановить весь тот нескончаемый поток дел, который на вас сваливается!

Хотите научиться управлять своим временем и перестать быть его рабом? Тогда сегодня я вам раскрою основные методы тайм менеджмента. Система управления временем далеко не нова, ей насчитывается несколько тысячелетий. Но в последние годы она становится, как некогда актуальной.

Сегодня, чтобы быть успешным человеком, нужно успевать все! А ведь так хочется еще время найти на любимые фильмы и книги, на прогулки по парку, на хобби и саморазвитие. Если все это для вас непозволительная роскошь и вы только лишь горестно вздыхаете, надеясь когда-нибудь, на пенсии, отдохнуть – эта статья для вас.

Успешные бизнес консультанты сегодня предлагают различные техники и приемы тайм менеджмента, но их суть сводится к одному принципу: «Делать меньше, а получать больше». И речь сейчас идет не только о материальной выгоде. У всех цели и желания разные. Речь идет о том, чтобы научиться тратить меньше временных ресурсов и сил, но при этом получать то, к чему стремитесь: отдых, книги, прогулка, деньги и т.д.

10 золотых правил тайм менеджмента

• Определите своих «пожирателей времени». У каждого они свои. Просто прямо сейчас сядьте за стол, возьмите листок с ручкой и перечислите все факторы, которые на ваш взгляд, больше всего отнимают время: Интернет; ТВ шоу, сериалы, новости; Мобильный телефон; Шопинг; Онлайн или компьютерные игры;
• Планирование – каждый день и час. Поначалу это может показаться просто неосуществимо и скучно. Если вы до этого дня никогда в своей жизни не составляли планов, а с расписанием в последний раз имели дело только в школе, то вам действительно придется в первые дни туго. Запаситесь терпением.

• Мотивация – это наше все. Знаете, у нас в стране принято говорить о силе воли. Многие вещи, которые мы не выполняем и перекладываем с завтра на послезавтра объясняются нами достаточно легко. Мы говорим «У меня слабая сила воли! Ну что ж я могу поделать!». На Западе просто не существует такого понятия, у них есть определение «мотивация». То есть, если ты чего то не достигаешь, объясняя это постоянной нехваткой сил, времени, ресурсов и т.д., это просто значит, что у тебя слабая мотивация. Не хватает времени, чтобы пойти с ребенком в зоопарк, в театр, заняться ремонтом или начать ходить в фитнес клуб? Просто вы не достаточно мотивированы!
• Жить сегодня так, как будто это – последний день в вашей жизни! Звучит немного грустно, правда? На самом деле это поможет вам сосредоточить свое внимания и усилия только на самом деле. Вы просто задумайтесь, какое количество времени мы ежедневно тратить на разные мелочи, которые отнимают нашу энергию, время, силы, но не дают результата. Если же вы научитесь выделять только самые важные дела в каждом дне, вы хорошо освободите свое жизненное и временное пространство.
• Дробим большое на маленькое. Этого правила нужно придерживаться постоянно, когда чувствуете, что в вашей жизни аврал и вам ничего не успеть.

Пример: Вам нужно забрать младшего сына из детского сада, посетить родительское собрание в школе старшей дочери, встретиться с клиентом для обсуждения проекта, сдать обувь в ремонтную мастерскую и сходить в больницу. Ну как же все это успеть в 1 день?

Очень просто: разбейте листок на 2 части. В левый столбик выпишите те дела, которые не могут быть перенесены на след день (дет.сад, собрание, встреча с клиентом). Как видите: во второй столбик переходит больница и ремонт обуви. Все просто! Это лишь пример, который подтверждает один из правил тайм менеджмента: «Распределяем дела по степени важности».

• Не бросайте одно занятие, чтобы перейти к другому. Это очень важно, иначе у вас будет десяток незаконченных дел, которые вы не сможете вычеркнуть из своего планирования, а вместе с ними ежедневно будет копить новый список дел. Если у вас в планах стоит «Поклеить обои в коридоре», значит нужно выделить на это столько времени, сколько потребуется для того, чтобы полностью закончить там ремонт.

• Самое сложное – на завтрак, а не на ужин или «Съешьте лягушку на завтрак!». Что еще за лягушка, спросите вы? Лягушкой успешный бизнес-консультант Б. Трэйси называет «самые сложные и неприятные» дела. Думаю, всем знакомо, когда мы неприятные дела откладываем на потом, вместо того, чтобы с ними разделаться прямо здесь и прямо сейчас. Это ужасно выматывает и эмоционально истощает. Дела не двигаются, а весь день вас преследует неприятное гнетущее состояние. Прямо с утра разберитесь со всем, и вы увидите, насколько проще и эффективнее дальше пойдет день.
• Научитесь говорить «НЕТ!». Я сейчас вас ни в коем случае не призываю отказывать в помощи налево и направо своим друзьям, коллегам и близким людям. Но очень часто мы бросаемся помогать другим, в то время, когда у самих аврал на работе, завал дома и т.д. Научитесь расставлять приоритеты и «фильтровать» подобные просьбы извне.
• Отведите конкретное время под работу. Вы же согласны с тем, что невозможно работать 24/7. Как бы нам того ни хотелось, мы должны отдыхать, спать и есть. Определите четкое время, когда вы работаете и отдыхаете. Вот увидите – насколько вам приятнее будет наслаждаться вашим досугом. У вас не будет гнетущего ощущения, что вы «бесполезно тратите время». В этом и заключается секрет тайм менеджмента.
• Сделайте из мечты цель! Хватит мечтать о чем-то заоблачном и горестно вздыхать, что это все не для вас! Сделайте из мечты цель и каждый день к ней придвигайтесь. В менеджменте это правило называется «декомпозиция целей». Сядьте и сформулируйте общую цель, которая пока кажется вам в необозримом будущем. А теперь разбейте ее на множество маленьких. Распишите, что необходимо сделать, чтобы продвинуться к ней. Вот увидите, после того, как вы все распишите на бумаге - цель станет четкой и не такой страшной!

Техники тайм менеджмента, которые работают

Сегодня существует множество техник тайм менеджмента, которые помогают добиться успеха. Давайте остановимся на самых популярных.

• Определите свое «рабочее» время. У всех оно разное. Кому-то работается легче с 6-11, а кто-то любит творить по ночам. Конечно, если вы работаете в офисе, то сложно поспорить с начальством, доказывая, что лучшего результата вы добьете, работая с 19-24.00. Но если вы самостоятельно планируете свой рабочий график, то учитывайте «свой временной потенциал». Старайтесь все самые важные и ответственные рабочие моменты решать именно в этот период. Этот прием тайм менеджмента очень пригодится в учебной работе.
• Ежедневно отмечайте моменты, которые внепланово «съели» ваше время. Если вы не внесли в свое рабочее расписание непредвиденную встречу, звонок или ситуацию – это лишь исключение из правил. А вот если у вас ежедневно куда-то «пропадает» пару-тройку часов времени – то это закономерность. Проанализируйте, что вас больше всего отвлекает (кофе-брейки с коллегами, телефонные звонки с многочисленными подругами, общение в корпоративном чате, поиски документов и бумаг на захламлено столе и т.д.). Держите стол чистым! Это очень важное правило тайм менеджмента, которое вас научит быть дисциплинированным и организованным. Сложно навести порядок в своей жизни и графике, когда весь рабочий стол вечно завален бумагами, старыми счетами, ненужной канцелярией, чашками из под выпитого кофе и т.д.)
• Ежедневно, в конце рабочего дня, сверяйте «запланированное» со «сделанным». Если поначалу вам придется заглядывать в листочек, то постепенно вы выработаете в себе правило все держать в голове под контролем. Это не так уж и сложно, но помогает рационально расходовать свои временные и рабочие ресурсы.

Я очень надеюсь, что все эти приемы и правила тайм менеджмента обязательно вам помогут упорядочить свою жизнь и добиться желаемого.

Хотите научиться эффективно управлять временем. Тогда рекомендую вам отличный ресурс , где вы найдете море полезной информации. Поделитесь ссылкой на эту статью со своими друзьями и подписывайтесь на новые материалы!

Сейчас, оглядываясь на свой 10 летний опыт предпринимательства, я могу сделать достаточно однозначные выводы. Дело в том, что максимальные результаты от деятельности я получал именно в периоды, которые были четко распланированы заранее. Причем распланированы не на один день вперед, а на месяцы и даже годы.

Конечно же, это логично и закономерно. Тем не менее, для себя я еще раз проверил этот и так неоспоримый факт: «Для многократного увеличения эффективности следует обязательно планировать свою деятельность».

Для себя я сформулировал 10 принципов планирования времени для того чтобы все успевать и быть эффективным. Да простят меня Гуру тайм-менеджмента за то, что пытаюсь разжевать элементарные вещи. Применяя эти принципы можно существенно упростить личное планирование и сделать его максимально эффективным. Итак, поехали!

Принцип 1. Заведите ежедневник.

Это основной инструмент для планирования времени. Ежедневник должен подходить под требования и привычки его владельца, быть качественным и удобным. Ассортимент ежедневников постоянно расширяется и можно подобрать тот, который будет верным помощником в планировании. Я предпочитаю покупать дорогие датированные ежедневники – у них качественная бумага и с ними приятно работать.

Некоторые предпочитают электронные ежедневники. В этом случае нужно подобрать подходящее программное обеспечение и настроить его под конкретные задачи.

Ежедневник должен постоянно находиться перед глазами, чтобы можно было оперативно вносить изменения в распорядок дня, а также контролировать выполнение задач на текущий день.

Принцип 2. Напишите жизненную концепцию.

Здесь я подразумеваю создание списка долгосрочных целей. В нем должно быть описано то, чего нам хотелось бы достичь, что иметь, кем стать.

Тут есть два правила. Они актуальны и для средне- и краткосрочных целей.

Во-первых, не носите свои планы в голове – пишите на бумаге. Только записанные, они будут выполнены четко и эффективно. Я не знаю, как это работает, но это работает на 200%. Записывая цель, Вы ее материализуете. Ваш список целей становится вашим личным организационным бизнес-планом. Это маяк в бушующем океане второстепенных дел, который ведет Ваш корабль к намеченной цели. Ставя цели, мы заглядываем в будущее, получаем ориентир и концентрируем силы для их достижения.

Во-вторых, цели обязательно должны иметь конкретные сроки выполнения. Размытые сроки достижения цели – признак размытости самой цели. Обязательно установите срок достижения и ответственность за ее невыполнение, только в этом случае план достижения целей будет работать.

Чтобы облегчить постановку целей – отбросьте все ограничения и помечтайте, записывая все на бумагу. Не останавливайтесь на мелочах – записывайте только самые существенные детали. Затем, используя эти записи Вы, с легкостью сможете составить список целей. Я лично так и поступил.

Принцип 3. Запишите среднесрочные цели.

Используя список долгосрочных целей, запишите планы на ближайшие 3-5 лет. Это должен быть достаточно подробный помесячный план действий по достижению ваших глобальных целей.

Не забудьте учесть такие сферы, как образование и здоровье, а также отдых и развлечения.

Этот список также должен постоянно находиться перед глазами, т.к. со временем вы захотите внести в него коррективы.

Принцип 4. Планируйте ежедневно.

Составленный накануне вечером план на день может сэкономить несколько часов драгоценного времени.

Записав перечень дел, Вы получаете обзорную картину будущего дня. Используя ее, Вы сможете правильно распределить очередность выполнения дел, учитывая их приоритетность и срочность, а также маршрут своего передвижения, режимы работы организаций и учреждений и много чего еще.

Составлять план нужно накануне вечером. За ночь подсознание усвоит его, а утром Вы проснетесь с хорошим настроением и новыми идеями для запланированных проектов.

Составляя дневной план держите перед глазами план на год и ваши цели. Это важно для более правильного ранжирования приоритетности дел.

Самым приятным занятием при выполнении плана будет вычеркивание выполненных дел из списка. Вы будете наглядно видеть объем выполненной работы, и это придаст дополнительной мотивации. Невыполненные дела перенесите на следующие дни или же вычеркните, если они потеряли актуальность.

Принцип 5. Расставьте правильные приоритеты.

Двадцать процентов всех дел приносят восемьдесят процентов достигаемых результатов.
Соответственно восьмидесяти процентам дел соответствует лишь двадцать процентов результатов.

Принцип напрашивается сам собой – расставляйте приоритеты, и не позволяйте себе отвлекаться на неэффективные дела. Делайте в первую очередь то, что приближает Вас к цели. Это действительно важно.

Принцип 6. Учитывайте биологические циклы.

В течении дня мы переживаем спады и подъемы нашей активности. Любой, кто понаблюдает за собой некоторое время, сможет выяснить на какое время суток приходится максимальная работоспособность, а в какое время лучше отдохнуть, заняться самообразованием или спортом.

Я считаю этот принцип очень важным. Ведь в то время дня, когда у нас максимальная работоспособность, мы можем использовать в несколько раз эффективней, занимаясь работой, и не должны тратить его на отдых или занятия спортом. Планируя, учитывайте биологические личные циклы.

Это очень индивидуальный принцип, поэтому каких-то конкретных советов давать тут нет смысла. Планирование дел с учетом только этого принципа может увеличить эффективность использования времени в несколько раз.

Принцип 7. Делегируйте!.

Как бы нам этого не хотелось, но наши личные силы, время и возможности ограничены. И мы не в состоянии сделать абсолютно все, что хотим. Поэтому каждому из нас нужно научиться делегированию. Ничего сложного в этом нет. Что для этого нужно?

Определите что и когда вы хотите делегировать. Затем найдите людей, которым можно делегировать эти задачи, и донесите четко всю необходимую информацию. Обязательно определите даты исполнения и контрольные точки. Контролируйте выполнение, консультируйте на этапе выполнения, а после успешного выполнения поощрите исполнителей.

Делегирование – мощнейший инструмент увеличения собственной эффективности и избавления от массы второстепенных дел. Используйте его на полную катушку!

Принцип 8. Концентрируйтесь.

Выполняя какое-либо дело, мы то и дело отвлекаемся: то телефон зазвонит, то воспоминания нахлынут, то сотрудник попросит помочь, и так далее. В итоге, казалось бы, элементарные дела растягиваются на целый день. И все это результат рассеянного внимания.

Кто-то мне рассказывал, что в Москве есть бизнесмен, у которого такой график: неделю он отдыхает, затем пять рабочих дней и снова выходные. Но интересно не это. Дело в том, что когда он работает, то от него «отскакивают искры». Т.е. он настолько сосредоточен и поглощен работой, что точно знает что его эффективность в эти дни утраивается и он сможет позволить себе следующую неделю отдыхать и наслаждаться жизнью.

Поэтому, делая работу – максимально концентрируйтесь на ней и заранее устраните все помехи и отвлекающие факторы .

Принцип 9. Контролируйте.

Обязательно посвятите время анализу выполненных дел и контролю над использованием времени. Кто-то делает это каждый день, кто-то – в конце месяца. Но обязательно регулярно и непредвзято.

Принцип 10. Поощряйте себя.

Когда Вы завершаете какой-то проект, серьезное и трудное дело или что-то важное – поощряйте себя, сделайте что-то приятное, отпразднуйте это событие. Положительные эмоции стимулируют нас на дальнейшие полезные и эффективные действия.

Систем планирования великое множество. Подберите для себя ту, которая максимально подходит именно вам. Скорее всего, со временем, Вы внесете в нее изменения и дополнения, и она станет прекрасным рабочим инструментом и поможет сэкономить самое дорогое, что у нас есть – наше ВРЕМЯ.

P.S. Как всегда, жду ваших комментариев, предложений и замечаний.

Главной ошибкой многих является неумение расставить приоритеты. Мы хватаемся за все и в итоге ничего не успеваем. Нам кажется, что пока мы набираем текст, то можем параллельно ответить на телефонный звонок. В итоге мы пишем с ошибками и отпугиваем потенциального клиента, который нам позвонил. Если вы хотите работать эффективно, то расставляйте приоритеты и делайте работу качественно.

2) Работайте активно на пике продуктивности

Вы себя знаете с рождения. Зачем изобретать велосипед утром, если вечером вы более активны и бодры? Оставляйте самую важную работу именно на тот момент, когда вы находитесь на пике продуктивности.

3) В первую очередь выполняйте «нелюбимые» дела

Чтобы снять с себя психологическое напряжение, выполняйте в первую очередь те дела, к которым вы не испытываете особых симпатий. Это позволит вам в дальнейшем сконцентрироваться на остальной работе.

4) Не беритесь сразу за несколько дел

Вы расставили приоритеты? Теперь самое время выполнять задания по одному за раз. Не беритесь за несколько дел одновременно, если в этом нет необходимости.

5) Организуйте рабочее место

Идеальный стол – пустой стол! Уберите с него все, что отвлекает и мешает сконцентрироваться. Если вам не нужен доступ в интернет для выполнения задания, то отключите и его. У вас не будет соблазна лишний раз «залезть» в социальные сети.

6) Научитесь говорить «Нет»

Сколько раз вы выполняли работу за других только потому, что вам было неудобно отказать? Если этот благородный жест мешает вашей основной работе, то пора научится говорить «нет».

7) Выделите определенное время для проверки почты и аккаунтов в социальных сетях

Мы много времени тратим на то, чтобы проверить почту (личную) и аккаунты в социальных сетях. Никто не заставляет вас полностью отключиться от окружающего мира. Выделите конкретное время для таких целей, чтобы в дальнейшем не отвлекаться от рабочего процесса.

8) Работайте в привычном темпе

Кому как не вам знать свой идеальный темп работы? Не стоит гнаться за результатом, к нему необходимо подходить обдуманно. Когда вы спешите, мозг пропускает важные мелочи, концентрируясь на глобальных вещах. Размеренный темп работы помогает собраться и выполнить работу с первого раза и вложиться в сроки.

9) Уделите внимание отдыху

Если вам не удается нормально отдохнуть среди рабочей недели, то хотя бы постарайтесь сделать это в субботу и воскресенье. Уборкой займитесь вечером в пятницу, стирку распределите на неделю. В выходные дни нужно отдыхать. Дайте отдохнуть своей голове от букв и цифр.

10) Используйте специальные программы

Упрощайте себе жизнь с помощью специальных приложений. Если работа с определенными данными у вас всегда проходит тяжело, поинтересуйтесь, а нет ли специальных программ, приложений, которые смогут частично организовать правильно этот процесс за вас?

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте .

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой - время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .