МЕТОД АБВГД

Когда вы перед началом рабочего дня расставляете приоритеты в списке своих дел, попробуйте применить Метод АБВГД. Его использование выработает у вас при­вычку заранее продумывать все возможные результаты выполнения или невыполнения той или иной работы. Работа, которая может повлечь за собой серьезные ре­зультаты и последствия, должна выполняться в первую очередь. Работа, результаты и последствия которой весьма незначительны, является второстепенной. Глав­ным критерием важности работы всегда являются ее возможные результаты или последствия. Именно они определяют, когда вам следует выполнять ту или иную задачу–сейчас, позже или вообще никогда.

Теперь просмотрите ваш рабочий список и возле ка­ждого дела, в зависимости от его степени важности, по­ставьте буквы А, Б, В, Г или Д.

Работа, обозначенная как "А",– это всегда работа, которую вам просто необходимо выполнить. Ее выпол­нение или невыполнение непременно повлечет за собой весьма серьезные последствия. Исполнение этой работы очень важно для вашего успеха и в работе, и в личной жизни. Посчитайте, сколько у вас получилось дел, возле которых поставлена пометка "А". Если их несколько, расставьте такие задачи в зависимости от срочности вы­полнения и пронумеруйте как А-1, А-2, А-3 и так далее.

Работа "Б" – это работа, которую вам следовало бы выполнить. Ее необходимо будет закончить к опреде­ленному времени в будущем. Если вы ее не сделаете, то доставите кому-то беспокойство или неудобство. В то же время, выполнение или невыполнение этой работы влечет за собой умеренные последствия. Правило здесь заключается в том, что вы никогда не должны выпол­нять работу "Б", пока у вас еще не выполнена работа "А".

Работа "В" – это работа, которую хорошо бы сделать, но которая не влечет за собой никаких последствий: ни для вас, ни для кого другого. Говоря другими словами, со­вершенно не важно – сделана эта работа или нет. При этом никогда не следует выполнять работу "В", если у вас еще не выполнена работа "Б". (Как вы помните, за работу "Б" не следует приниматься, пока не завершена работа "А".)

Работа "Г" – это работа, которую вы можете и долж­ны перепоручить другим. Сделайте для себя правилом не брать на себя обязанности, которые прекрасно могут быть выполнены другими сотрудниками. Это позволит вам высвободить больше времени для важных и полез­ных дел, которые можете делать только вы.

Работа "Д" – это работа, которую вы можете и долж­ны исключить, и по возможности быстрее. Только уст­ранив все неважные дела и избавившись от работы, не имеющей никакой ценности, вы сможете контролиро­вать свое рабочее время. При этом вы сможете сконцен­трироваться только на действительно важной работе, которая отличает вас от других.

Наиболее эффективный инструмент вашего успе­ха – это способность думать. Она становится особенно важной при выборе наиболее важных дел, которым не­обходимо уделять время в первую очередь. Правиль­ность выбора главных и второстепенных дел, а также распределения рабочего времени определяет большую часть того, что происходит с вами в жизни. При этом вы всегда свободны в своем выборе.

Все мы хотим выполнять дела вовремя и быть продуктивными. Но на деле мы откладываем важные дела, а потом ужасаемся от количества пунктов в списке задач - и снова всё откладываем. Автор книги «Новый год прокрастинатора» предлагает метод АБВГД, который позволит расставлять приоритеты.

Отличие метода АБВГД состоит в том, что вы устанавливаете систему ранжирования задач, которые потом систематически прорабатываете. Данный метод отличается от прочих тем, что вы, видимо, принадлежите к тем людям, у кого имеется длинный список задач.

Задачи «А» обязательны к выполнению каждый день . Они похожи на MIT, потому что их невыполнение влечет за собой серьезные негативные последствия. Задачи «Б» - важные, но не считающиеся обязательными на конкретный день. Ими следует заниматься только после выполнения каждого дела из списка «А».

Задачи «В», в принципе, хорошо бы выполнить , но они не связаны с особыми негативными последствиями или жестким графиком.

Задачи «Г» следует делегировать кому-нибудь еще. Они важны, но не требуют вашего прямого вмешательства или действий.

Задачи «Д» нужно вычеркнуть из списка вообще . Именно здесь вступает в силу «правило 80/20». Если в ходе еженедельного или ежемесячного пересмотра вы решаете, что то или иное дело не имеет смысла, просто вычеркните его из своей жизни. А том, какие дела нужно планировать, можно почитать .

Мы часто предаемся прокрастинации, потому что ощущаем себя перегруженными. Но расставляя дела по приоритетам, вы обнаружите, какие из них действительно важны и требуют внимания каждый день. Когда при виде какого-нибудь пункта из списка дел вы ощущаете приближение прокрастинации - это верный признак того, что данный пункт следует вычеркнуть.

Наконец, не забывайте о важности привычки каждого дня. Даже если то или иное дело не является «срочным», оно все же важно для успеха в перспективе.Убедитесь, что такое дело добавлено в список повседневных занятий. Например, моя привычка ежедневных писательских трудов вовсе не столь критична в отношении временных рамок. Но всё же я всегда считаю ее задачей «А», поскольку она по кирпичику закладывает основы всех моих достижений в онлайн-бизнесе. Чтобы писать, я не полагаюсь на принцип «выискивания времени». Вместо этого я каждый день расставляю приоритеты и самолично формирую свое время.

Внедрение привычки

Метод АБВГД особенно эффективен, если применять его ежедневно. Вот простейший способ формирования этой привычки:

1. Каждый вечер уделяйте пять минут привычке расстановки приоритетов. (Можно делать это сразу после того, как вы уделили внимание привычке отслеживания.)

2. Проанализируйте свои проекты и определите, какие из них необходимо выполнить завтра.

3. Запишите все дела и рядом с каждым поставьте нужную букву.

4. Заново запишите задачи в алфавитно-приоритетном порядке на другом листке бумаги.

5. Начинайте каждый день с задач А. Переходите к менее важным делам, только выполнив важные.

6. Проанализируйте свои действия в процессе ежемесячного пересмотра и убедитесь, что вы не занимаетесь вещами, которые можно вычеркнуть или делегировать.

У каждого из нас свои приоритеты. Трудность в том, чтобы разработать систему определения самых важных задач ежедневно. При помощи метода АБВГД вы сможете начинать каждый день, имея четкий список дел, которые нужно выполнить, причем уже расставленных в порядке очередности.

«У нас всегда достанет времени, используй мы его правильно»
Иоганн Вольфганг Гете

Переделать все дела невозможно. Пока вы справляетесь с одними, чтобы наконец приступить к тем, что ждут уже день-неделю-месяц, новые уже выстраиваются в очередь за спиной. И так постоянно. Как же быть? Ударно трудиться, надеясь, что когда-нибудь вы все же сумеете справиться со всей работой или …?

На этот и большинство других вопросов можно найти ответы в книге американского автора и бизнес-тренера «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку».

В данной статье мы продолжаем рассказывать о принципах эффективного труда, которые начали описывать в предыдущей части обзора.

Принцип 3й: применяем принцип 80/20 во всех сферах своей жизни

Принцип 80/20 или принцип Парето (по фамилии ученого, который впервые его сформулировал), - это принцип, который гласит, что 80% результата приносят 20% дел. Значит из 10 дел, которые вы совершите, 2 дела принесут в 4 раза больше пользы, нежели оставшиеся 8. Заметьте, выполнение каждого из 10 дел может занимать одинаковое количество времени, а вот результат давать абсолютно разный.

Людей, которые работают сутками напролет не так уж и мало, однако далеко не все они успешны. Почему? Потому что они занимаются не тем чем нужно: они тратят свое время на решение маловажных вопросов, и в результате, заняться действительно важными делами не успевают вообще, либо же уделяют им слишком мало времени.

Не стоит тратить время впустую и выполнять работу, которая не несет в себе почти ничего полезного. Вначале приступайте к наиболее важным делам, делам, которые и будут вашей «лягушкой». «Съешьте» их, и лишь затем начинайте заниматься всеми остальными.

Принцип 4й: думаем о последствиях

«Выдающийся ум отличается от посредственного способностью точно предсказывать последствия совершения чего-либо», - пишет Брайан Трейси. Истинную важность задачи можно определить лишь точно определив ее последствия.

Думайте о своем будущем, мыслите наперед, старайтесь просчитывать свои действия заранее. Учитесь просчитывать свои шаги на 5, 10 и даже 20 лет вперед. Хотите стать успешным - не гонитесь за сиюминутной славой, а работайте на перспективу.

Принцип 5й: помним о методе АБВГД

Метод АБВГД - это метод распределения задач по их приоритетности: от наиболее важных к наименее.

Метод предельно прост: берете список дел и напротив каждого ставите букву А, Б, В, Г или Д. Буквой «А» обозначаете задачу, которая наиболее важна в данный момент, задачу, которую нужно обязательно выполнить. Буквой «Б» - задачу, которую стоило бы выполнить, но невыполнение которой не принесет очень плохих последствий. Буквой «В» - задачи, которые не мешало бы выполнить, и выполнение или невыполнение которых не приведет вообще к никаким последствиям. Буквой «Г» - задачи, которые можно кому-то перепоручить. Сюда стоит относить все дела, которые вместо вас могут выполнить другие. Буквой «Д» - дела, которые вообще можно не выполнять. Например, дела, утратившие актуальность, или дела, которые вам нравятся, однако не приносят никакой пользы.

Если дел под любой из букв оказывается несколько, то к букве следует добавить порядковый номер, например, А1, А2, А3 и т. д. Закончив обозначение необходимо приступать к выполнению задач.

Важно! Выполнять задачи следует в порядке их важности: от А до Д, не нарушая последовательности.

Принцип 6й: уделяем максимум внимания ключевым результатам.

За что вам платят зарплату? Вы точно знаете? Дело в том, что многие работающие люди не в состоянии ответить на этот вопрос. А на самом деле он очень важен. Если вы не знаете, за что вам платят, значит, вы не можете улучшить свои результаты, а следовательно, и добиться повышения заработной платы.

Определив ключевые результаты, стоит оценить свои силы по десятибалльной шкале в каждой из категорий. Найдите свое слабое место и сделайте все, чтобы ликвидировать пробел.

Например, вы определили 7 ключевых категорий. Если хотя бы в одной из них вы будете действовать неэффективно, то это смажет общую картину и не позволит добиться максимума.

Сильные и слабые стороны есть у всех, а потому не бойтесь признавать свое неумение что-либо делать. Все исправимо, главное, не опускать руки и действовать.

Принцип 7й: помните о законе «вынужденной производительности»

«Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда» , - гласит правило «вынужденной производительности». Это значит, что переделать все дела невозможно, а вот сделать самое важное и нужное (съесть «лягушку») можно всегда.

Наверняка каждый бывал в ситуации, когда времени не было, а очень важное дело «присутствовало». Вы отказывались от него? Ни в коем случае, ведь последствия могли быть крайне негативными. Напротив, вы делали все, чтобы завершить его в срок и в результате, вам это удавалось. Да, было сложно и порою приходилось работать не покладая рук, но… Вы справились и это главное!

Статистика гласит, что среднестатистический работник выполняет 10-30% от той нагрузки, которая ему полагается. Следовательно, если поднапрячься, то для важного дела точно можно найти время.

Определите наиболее важные для вас дела. Подумайте, каким образом вы можете повысить качество их выполнения. Далее решите, что следует сделать прямо сейчас. Какова самая главная «лягушка» на данный момент.

«То, что значит больше, никогда не должно следовать за тем, что значит меньше», - утверждал Гете. Придерживайтесь этого правила.

Принцип 8й: не пренебрегайте предварительной подготовкой

Собираясь приготовить жаркое, вы заранее заботитесь обо всех ингредиентах. Собираясь приступить к поеданию «лягушки» - выполнению важной и значительной задачи, вы точно так же должны готовиться предварительно.

Для начала «избавьте» рабочий стол от лишних предметов - оставьте лишь то, что пригодиться для выполнения основной задачи. Потом позаботьтесь о том, чтобы нужные диски, коды доступа и прочие данные и принадлежности, необходимые для работы, находились в ближайшем доступе. Наконец, сделайте свое рабочее место удобным, например, купите хороший «правильный» стул.

Сделали? Приступайте к работе и помните: за рабочим столом нужно именно трудиться, а не болтать по телефону с друзьями, предаваться мечтам, играть в компьютерные игры и заниматься прочими малополезными занятиями.

Многие принципы, представленные в книге Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» далеко не новы - их действенность уже давно осознали опытные специалисты по и личной эффективности. Другие же - напротив, нестандартны и широкому кругу людей неизвестны, так как разработаны и проверены автором лично. Хочется сказать, что и те и другие довольно эффективны, правда лишь в том случае, если делать их частью своей жизни, а не применять изредка.

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей.

Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

«Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим» Питер Друкер

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель — дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет — все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем. Пройдите

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами :

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем?

6 лучших методов тайм-менеджмента:

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

Матрица Эйзенхауэра

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

Эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации:
за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование:
управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм:
генерация новых идей, творчество;
коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений:
четкое видение всех «за» и «против»;
более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello - это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote - веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.