Menestyneet ihmiset eroavat epäonnistuneista yhdellä arvokkaalla ominaisuudella - taidolla. Osaava ja tehokas liiketoiminnan suunnittelu voi toteuttaa rohkeimmat ja. Kyky suunnitella ja noudattaa laadittua toimintasuunnitelmaa edellyttää määrätietoisuutta ja organisointia. Joukko kaikkia näitä ominaisuuksia on ominaista menestyville liikemiehille, jotka saavuttavat kaiken.

Jos haluat toteuttaa potentiaalisi, kiinnitä huomiota. Monet liikemiehet turvautuvat hänen apuunsa, koska ilman perussuunnittelua on mahdotonta saavuttaa tyydyttävää tulosta. Yksi hyödyllisimmistä ja arvokkaimmista ajanhallintatekniikoista on Eisenhower-periaate.

Dwight D. Eisenhower, kotoisin Texasista, eli mielenkiintoista elämää, joka jätti jälkensä Yhdysvaltojen historiaan. Luova luonto onnistui voittamaan erittäin kiistanalaisen elämänpolun. Taiteilijasta huolimatta hän valmistui sotaakatemiasta ja nousi kenraaliksi. Mutta maailmassa hänet tunnetaan Yhdysvaltain 34. presidenttinä. Hänestä tuli kuuluisan Eisenhower-periaatteen kirjoittaja ajanhallinnassa.

Osaa priorisoida

Periaatteen tarkoitus on, että kaikki tapaukset ja tehtävät tulee jakaa niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Viitepisteenä pidetään elintärkeää asennetta, eli mitä kaikkea tätä kaikkea tehdään. Eisenhower-periaate on jaettu neljään osaan:

1 . Tärkeää - kiireelliset asiat.

2 . Tärkeää - ei-kiireellisiä asioita.

3 . Kiireelliset - merkityksettömiä asioita.

4 . Ei-kiireellisiä - merkityksettömiä asioita.

Luokitteluluettelon perusteella voit aloittaa suunnittelun. Periaatteen ylläpitämisessä tärkeintä on kyky ymmärtää ero tärkeiden ja ei-tärkeiden, kiireellisten ja ei-kiireellisten asioiden välillä. Tärkeysaste määräytyy asetetun globaalin tavoitteen perusteella. Esimerkiksi kappaleen 1 tehtävä on ensiarvoisen tärkeä, koska sen epäonnistuminen johtaa globaalin tavoitteen romahtamiseen. Ensin sinun on mietittävä asioita, jotka vievät sinut kohti tavoitettasi. Jos näet, että listalla oleva tehtävä ei liity yleistavoitteeseen, se kuuluu kohtaan 4. Voit heittää sen roskakoriin ja unohtaa sen. Eisenhower-periaatteen dekoodaus on seuraava:

1. Suunnitelman luettelon ensimmäiset kohdat omistetaan tapauksille, jotka liittyvät suoraan globaaliin tavoitteeseen. Ne vaativat kiireellistä täytäntöönpanoa, koska mikä tahansa viive voi merkittävästi jarruttaa tai johtaa organisaation romahtamiseen.

2. Toisessa kappaleessa viitataan asioihin, jotka liittyvät tärkeisiin neuvotteluihin, tapaamisiin, yhteyksien luomiseen. Nämä ovat yhteiseen päämäärään liittyviä tehtäviä, jotka auttavat liiketoiminnan kehittämisessä ja vievät sitä eteenpäin. Niiden täytäntöönpano ei kuitenkaan ole kiireellinen.

3. Kolmannen kappaleen tehtävät eivät liity yleisen tavoitteen saavuttamiseen. Tällaiset tapaukset ovat kiireellisiä, mutta eivät tärkeitä. Osaava johtaja uskoo ne tiimilleen. Tämän kategorian tehtävät eivät pääsääntöisesti vaadi esimiesten väliintuloa. Delegoi ja hoida tärkeitä tehtäviä.

4. Tämä kappale sisältää tehtäviä, jotka eivät liity millään tavalla tavoitteeseen. Lisäksi ne eivät ole kiireellisiä eikä niillä ole hyödyllistä kerrointa. Näitä voivat olla esimerkiksi viihteeseen, vapaa-aikaan liittyvät asiat.

Eisenhower-periaatteen onnistunut tuominen työhön auttaa saavuttamaan tavoitteet ja tavoitteet nopeasti ja tehokkaasti. Tietenkin periaatteen kehittäminen ja toteuttaminen vie jonkin aikaa. Mutta kun kaikki paranee ja menee umpikujaan, tulokset ylittävät odotukset. Vietetty aika maksaa itsensä nopeasti takaisin, ei tarvitse muuta kuin hyötyä siitä uuden menestyksen muodossa!

Sen sijaan, että meillä olisi aikaa todella tärkeille asioille, tuhlaamme usein energiaamme kiireellisiin, mutta vähemmän tärkeisiin asioihin.

Harvoin tapahtuu, että tärkeä tehtävä on suoritettava tänään tai tällä viikolla, kun taas kiireellinen tehtävä yleensä pyritään saamaan valmiiksi välittömästi.

Kysy itseltäsi:

Olenko tottunut "kiiruttamaan" kiireellisestä tehtävästä toiseen?

Jäävätkö todella tärkeät tehtävät suorittamatta tämän seurauksena?

Amerikkalaisen kenraalin Dwight Eisenhowerin ehdottama sääntö on yksinkertainen apuväline, varsinkin niissä tapauksissa, joissa on tarpeen nopeasti päättää, mikä tehtävä antaa etusijalle. Tämän säännön mukaan prioriteetit asetetaan sellaisten kriteerien mukaan kuin asian kiireellisyys ja tärkeys.

Tehtävän kiireellisyydestä ja tärkeydestä riippuen on neljä mahdollisuutta arvioida ja (loppuun) suorittaa ne:

1. Kiireelliset/tärkeät asiat.

Ne tulee hyväksyä välittömästi ja tehdä itse.

2. Kiireelliset/vähemmän tärkeät asiat.

Tässä on vaara joutua kiireen "tyrannian" alle ja sen seurauksena antautua kokonaan tietyn tehtävän ratkaisulle, koska se on kiireellinen. Jos se ei kuitenkaan ole niin tärkeä, se tulisi joka tapauksessa delegoida, koska sen toteuttaminen ei vaadi erityisiä ominaisuuksia.

3. Vähemmän kiireelliset/tärkeät tehtävät.

Niitä ei tarvitse tehdä kiireellisesti, ne voivat yleensä odottaa. Täällä olevat vaikeudet muuttuvat ennemmin tai myöhemmin kiireellisiksi, ja sinun on ratkaistava ne henkilökohtaisesti mahdollisimman pian.

Siksi suosittelemme, että: tarkistat tärkeysasteen ja kokeilet tämän tyyppisiä tehtäviä kokonaan tai osittain antaaksesi työntekijöillesi. Sen lisäksi, että purat itsesi, voit auttaa lisäämään työmotivaatiota ja alaisten pätevyyttä antamalla heille vastuullisia tehtäviä.

4. vähemmän kiireelliset/vähemmän tärkeät tehtävät.

Hyvin usein tämän luokan tapaukset asettuvat pöydälle, joka on jo täynnä papereita. Jos alat yhtäkkiä tehdä näitä asioita unohtaen ensimmäisen luokan tehtävät, sinun ei pitäisi valittaa työn ylikuormituksesta. Edes alaisiasi ei pidä ottaa tämän ryhmän tehtäviin.

Vältä ei-välttämättömiä ja ei-kiireellisiä tehtäviä!

Ota hieman rohkeutta käyttää roskakoria (kuvassa kohde "K") useammin!

Jos luokittelet tehtäväsi johdonmukaisesti Eisenhower-periaatteen mukaisesti, lisäät merkittävästi tuottavuuttasi (tuottavuutta, tehokkuutta)!

Vielä kerran perustelut tämän päätelmän tueksi:

Aloitat tärkeimmistä tehtävistä ja keskityt yksinomaan niihin. Purat itsesi todella tärkeisiin esimiestehtäviin ja motivoit alaisten työhön.

Vedät työntekijäsi vastuualueeseesi ja ohjaat heitä suorittamaan paitsi vähemmän tärkeitä (rutiini)tehtäviä.

Voit lisätä vaatimuksia alaisillesi ja rohkaista niitä, joilla on asianmukaiset kyvyt.

Ukrainalainen yritys "DIS" on valmistanut, kokoanut ja myynyt erilaisia ​​mittatilaustyönä valmistettuja huonekaluja useiden vuosien ajan. Sen olemassaolon vuosien aikana tuhannet kiovalaiset ovat asentaneet todella laadukkaita ja…

Ostan usein rakennusmateriaaleja ja työkaluja verkkokaupasta taurus-2000.com.ua. Taurus-2000 yritys tarjoaa korkealaatuisia tuotteita edullisimmilla hinnoilla. Viimeksi tarvitsin metallikaapelin. Tietysti, …

Yksikään auton ilmastointilaite ei voi toimia ilman sellaista ainetta kuin freonia. Ajoittain se on vaihdettava, ja autonomistajille herää kysymys, millainen freoni sopii ...

Eisenhowerin periaate

Eisenhower-periaate auttaa sinua aloittamaan tehtäväsi ja työskentelemään järjestyksessä prioriteettien mukaan. Ja tehdäksesi tämän, kysy ensin itseltäsi: ovatko nämä asiat tärkeitä vai kiireellisiä?

Eisenhower-periaatteen avulla voit yhdistää vain kaksi kriteeriä - tärkeä ja kiireellinen, joten saadaan neljä prioriteettiluokkaa. Jotta suunnittelu onnistuisi, sinun on analysoitava ja luokiteltava kaikki edessäsi olevat tehtävät. Ja sitten rakennat hierarkkisen listan, jonka ansiosta tiedät mitä, milloin ja miten tehdä.

Prioriteetti: Nämä ovat asioita, jotka on tehtävä tänään, koska ne ovat kiireellisiä ja tarpeellisia.

B-prioriteetti: tärkeitä asioita, joita sinun ei tarvitse tehdä tänään. Anna itsellesi säännöllisesti aikaa tehdä asioita B ja löydä niille paikka aikataulussasi. Tämän ryhmän tehtävien suorittaminen varmistaa menestyksen ja vie sinut lähemmäksi asetettua tavoitetta.

Hyvin usein B-tapaukset yksinkertaisesti jätetään hyllylle, koska ne eivät ole kiireellisiä. Kuitenkin niiden oikea-aikainen täytäntöönpano välttää monet ongelmat.

B-prioriteetti: taidot, mestaruus, joka näyttää meistä kiireelliseltä asialta, mutta ei ole tärkeää. Näitä ovat: kyky pysyä rauhallisena, delegoida velvollisuuksiaan (niin sanotusti "kyky lähettää valtuuskuntia") tai sanoa "ei". Tällä varaat aikaa B-ryhmän tärkeiden tehtävien ratkaisemiseen.

G-prioriteetti: tämä koskee asioita, jotka eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä. Voit laittaa ne turvallisesti laatikkoon tai jos on kyse määräajoista tai tehtävistä, kieltäytyä niistä tai yksinkertaisesti delegoida ne jollekin toiselle. Estä itseäsi tietoisesti hetkeksi tekemästä D-asioita, joiden avulla voit rentoutua ja pitää hauskaa stressaavimpina päivinä.

Priorisointi: Tee se oikein

1. Jaa kaikki tehtäväsi ja vastuusi yllä oleviin ryhmiin A, B, C ja D. Tällä tavalla erotat "tarpeellisen" "turhasta".

2. Muista: "tärkeä" on pohjimmiltaan erilainen kuin "kiireellinen". "Tärkeä" tuo tavoitettasi lähemmäksi, mutta se ei välttämättä ole "kiireellinen". Toisaalta "kiireellinen" vaatii välitöntä huomiota.

3. Kiinnitä huomiota niin sanottuun "prioriteettisääntöön": "tärkeä" tulee ennen "kiireellistä". Kaikkea, mikä vaatii kiirettä, ei tarvitse tehdä. Yritä olla enää alistumatta kiireellisten diktatuuriin, sillä siihen piilee seuraava vaara: alamme häiritä sitä, mikä on kiireellistä, mutta ehdottoman merkityksetöntä ja ei pakollista.

4. Aikasi järkevän suunnittelun kannalta tämä neuvo on erittäin hyödyllinen: aloita työskentely aina ryhmän A tehtävästä numero 1, älä numerolla 3 tai 4 olevasta tehtävästä, olivatpa ne kuinka houkuttelevia ja kiinnostavia tahansa. Jos et työpäivän loppuun mennessä onnistunut selviytymään kaikista A-ryhmän tehtävistä ja tapauksista, jatka työskentelyä niiden kanssa seuraavana päivänä. Älä tee muita tehtäviä ennen kuin olet tehnyt ensimmäiset.

5. Työskentele joka päivä jonkin tehtävän parissa ryhmästä B, joka vaatii paljon aikaa. Päivittäisten toimintojesi ohella sinun tulee miettiä myös "strategisia" tärkeitä tehtäviäsi ja tavoitteitasi. Vain tällä tavalla voit turvata huomisen menestyksen tänään.

Tunnista kerta kaikkiaan, että sinulla ei koskaan ole tarpeeksi aikaa kaikille asioille, joita haluaisit tehdä, ja kaikkeen, mitä muut haluavat sinulta. Varmista, että käytät aikasi vain sinulle todella tärkeisiin asioihin, jotka voivat edistää tavoitteitasi. Ja voit voittaa aikaa vain, jos opit sanomaan "ei" ja kieltäytymään tekemästä tarpeettomia asioita.

Katso Jevgeni Nedelinin miniluento "Eisenhowerin periaate"

Koulutusohjelmat, joista saatat olla kiinnostunut:

• Työntekijöiden johtaminen tuotannossa

Viestin arvio:

Tiedetään, että jokainen toimintojen suunnitteluun käytetty minuutti, säästää 10 minuuttia suoritusta. Seuraavan päivän töiden ajoittamiseen menee 10-12 minuuttia. Samalla on tärkeää ymmärtää, että työpäivän alussa sama suunnittelu kestää noin tunnin. Miksi? Syy voidaan osoittaa yleisellä lauseella "ensin sinun on kerättävä ajatuksesi".

Aamulla suunnitteleminen on vaikeampaa, kun aivot heräävät hitaasti ja siirtyvät aktiiviseen työvaiheeseen. Yksi asia on herätä arjen rutiineihin ja vain seurata suunnitelmia, vaikka mikä niitä yrittää häiritä, toinen asia on yrittää suunnitella jo alkanutta päivää, kun kaikenlaisia ​​sosiaalisia pikkujuttuja, vaihtuvuutta, odottamattomia puheluita murtautuu sisään. Kaikki tämä häiritsee priorisointia ja ajoitusta.

Niin, minuutin suunnittelu säästää 10 minuuttia reaaliaikaa, eli 10-12 minuuttia työpäivän lopussa säästää 100-120 minuuttia seuraavasta hyvin suunnitellusta päivästä, eli ne lisäävät päivittäistä tuottavuutta 25%, mikä voi olla jopa 4-5 täyttä -varmaa säästettyä työpäivää kuukaudessa. Sitä paitsi, selkeän suunnitelman laatiminen päivälle säästää paitsi aikaa myös tehokkuutta.

Genren lait: Pareton ja Eisenhowerin periaatteet

On kaksi prioriteettia suunnittelun periaate mitä tahansa, mukaan lukien työpäivä.

Tämä on Pareton periaate tunnustaa keskittyneen stressin vaikutuksen ja Eisenhowerin periaate- porrastuksen periaate prioriteettien mukaan. Pareto-periaate käyttää hypoteesia, että keskittyminen tärkeimpään toimintaan vaikuttaa eniten haluttujen tulosten saavuttamiseen (20/80-sääntö: keskittyminen 20 % ajasta tärkeimpiin ongelmiin johtaa 80 %:iin tuloksista) .

Eisenhowerin periaate jakaa tehtävät tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan tehtäviin A, B ja C (A - tärkeä ja kiireellinen; suorita välittömästi; B - tärkeä, ei-kiireellinen; määritä suorittamisen määräajat tai aikaajat; C - ei tärkeä, mutta kiireellinen - mieluiten edustaja).

Näiden periaatteiden mukaisesti Jokaisella päivällä on oltava suunnitelma, joka koostuu tärkeistä tapauksista, joihin sinun on käytettävä vähintään 20 % ajasta, sekä vähemmän tärkeistä tapauksista. Samaan aikaan ihannetapauksessa suuret tehtävät on tarpeen jakaa pieniin ja delegoida valtuuksia, jos se on sallittua.

Etusijalle tulisi asettaa myös enemmän panostusta vaativat tehtävät (esim. uuden strategian kehittäminen, jälleenrakennuskysymys jne.). Asiantuntijat suosittelevat sisällyttämään tähän ryhmään "epämiellyttäviä" tehtäviä, joiden toteuttaminen voi aiheuttaa huonoa mielialaa.

Suunnittelussa on erittäin tärkeää ymmärtää tärkeimmät osa-alueet, äläkä anna liikevaihdon, sosiaalisen toiminnan vaatimusten (tavalla tai toisella, vietämme aikaa työtovereiden kanssa kommunikointiin) ja muiden hetkien häiritä sinua asettamalta reitiltä. "päivän kartta". On myös suositeltavaa, että yhdelle päivälle ei suunnitella enempää kuin kolme tärkeää ja yli kymmentä tapausta yleensä; ja samalla suunnitella tärkeimmät, vaikeimmat ja epämiellyttävät tehtävät sinulle edullisimpaan työpäivän aikaan.

Tietenkin olemme kaikki erilaisia, ja jokainen voi seurata tuottavinta aikaaan, mutta päivittäisissä rutiineissa on joitain yleisiä sääntöjä. Esimerkiksi uskotaan, että työn tuottavuus voi todellakin riippua viikonpäivästä (maanantai ei ole uusille globaaleille asioille, työaktiivisuuden huippu osuu tiistaihin klo 10-13). Teoriassa ja ajallisesti luovien tai vaikeiden tehtävien suorittamiseen tulisi valita välit klo 10-12 ja klo 15-17.

Tässä asiayhteydessä suunnittelua voidaan auttaa noudattamalla yhteistä kaavaa, joka määrittää aikavälit päivittäisille rutiineille ja kunkin päivän ongelmien ratkaisemiselle.

Se voi näyttää jotain tältä:

• 9:00-10:00 - posti, pikaviestit (on tärkeää kytkeä pikaviestintätyökalut pois päältä päätyön aikana, muuten ei tule ajansäästöä), aiemmin tehdyn suunnitelman yhteensovittaminen;
• 10:00-12:00 - työskennellä tärkeiden tehtävien parissa;
• 12:00-13:00 - lounas, posti, sanansaattajat, aikavaraus;
• 13:00-15:00 - työstää ajankohtaisia ​​tehtäviä;
• 15:00-17:00 - työskennellä tärkeiden tehtävien parissa;
• 17:00-18:00 - posti, pikaviestit, kiireelliset ja merkityksettömät asiat, huomisen suunnittelu.

Jos malli on olemassa, jää vain suunnitella tarkat tehtävät lohkoihin A, B ja C. Jos mahdollista, kuten olemme jo todenneet, suuret tapaukset on jaettava ja pienet homogeeniset tehtävät tulee ryhmitellä ja suorittaa sarjoissa . Puhelimessa puhuminen kuusi kertaa 10 minuutin ajan ei ole sama asia kuin tunnin kuluminen puheluihin, sillä tällöin homogeeniseen toimintaan on varauduttava asianmukaisesti kuusi kertaa. Mitä varten?

Työpäivän suunnitteluun liittyviä salaisuuksia

Mutta itse päivän luettelon laatiminen ei ole niin tärkeää kuin lähestymistapa ja monet siihen liittyvät komponentit. Joten esimerkiksi tapauksia ei tarvitse kirjoittaa: voit muotoilla suunnitelman päässäsi. Tai esimerkiksi et voi ajoittaa päivää minuutilta ja lyödä ikuista vetoa ylivoimaiseen esteeseen, vaan tiedät tarkalleen, mitkä määräajat sinulla on liiketoiminnassasi ja missä aikataulusta poistuessasi sinun tulee jättää pois merkityksettömiä asioita tai lopettaa tekeminen paljon enemmän aikaa.

Hyödyllinen myös syö runsas ja maukas aamiainen ennen töitä(tämä on energian pantti), aloita työt samaan aikaan (tämä on itsekurisääntö), aloita päivä ei kahvilla ja tupakan kera kollegoiden kanssa, vaan pohjasuunnitelman tarkistamisella ja samalla - ja moni unohtaa tämän useimmiten - sovi suunnitelmapäivistä sihteerin ja tähän suunnitelmaan osallistuvan henkilökunnan kanssa.

Se auttaa keskittymään pääasiaan eikä sekaiseen pöytään ja kykyä "neuvotella aikaa" (rehellisesti myöntää ajanpuute tehtävään, jos sinulle annetaan epärealistiset määräajat) ja impulsiivisten toimien ja päätösten kieltäminen (joku kirjoitin jotain kirjeessä - halusin reagoida jyrkästi , se vei aikaa ja hermoja, tämä on täysin tarpeetonta), ja sellaisten toimien välttäminen, jotka voivat aiheuttaa ei-toivottuja seurauksia (liiallinen uteliaisuus tai suosion tavoittelu voi johtaa lisääntyneeseen vastuuseen lisäämättä aikaa täytä ne).

Näyttäisi siltä, ​​että tämä ei koske suoraan suunnittelua, mutta todellisuudessa se auttaa suuresti jäsentämään jokaisen työpäivän ja mieluiten sekä viikkoja että kuukausia.

Samanlaisia ​​pieniä salaisuuksia ovat myös: rakentavien taukojen sääntö (levätä on välttämätöntä, mutta vain nämä lepominuutit päivän aikana tulisi myös suunnitella), suoritetun toiminnan sääntö (ihannetapauksessa sinun on lopetettava kaikki aloittamasi ajoissa) ja maksimaalisen keskittymisen sääntö (et voi tehdä sitä samanaikaisesti useita asioita kerralla).

Jos pidät kaikki nämä yksinkertaiset lait päässäsi, älä unohda suunnittele joka seuraava päivä, et voi vain säästää aikaa, vaan yleensä maksimoida tehokkuutesi, mikä johtaa väistämättä menestykseen liiketoiminnassa ja edelleen parempaan kehitykseen.

Miksi on niin vaikeaa valita ensisijaisten ja toissijaisten tehtävien välillä? Neurologi Antonio Damasion tutkimus osoittaa, että päätöksenteko liittyy erottamattomasti tunteisiin. Siksi ei ole yllättävää, että ahdistusta ja masennusta luonnehditaan usein jumissa ja kyvyttömyydestä tehdä päätöksiä. Yksinkertaisten työkalujen, kuten Eisenhower Matrixin, käyttö auttaa paitsi ymmärtämään asioita, myös vähentämään henkistä stressiä. Ajan myötä, kun olet oppinut tämän käsitteen periaatteet, voit oppia helposti ja nopeasti erottamaan tärkeän, kiireellisen, toissijaisen ja hyödyttömän.

Eisenhower Matrixin uskotaan liittyvän suoraan Dwight D. Eisenhowerin sanoihin: ”Minulla on kaksi ongelmaa: kiireellinen ja tärkeä. Kiireellinen ei ole tärkeää, ja tärkeä on kiireellistä."

Dwight D. Eisenhower tunnetaan parhaiten Yhdysvaltain 34. presidenttinä (1953-1961). Ennen presidentiksi tuloaan hän oli kenraali ja komensi liittoutuneiden joukkoja toisen maailmansodan aikana. Vuonna 1950 Eisenhowerista tuli Naton ensimmäinen liittoutuneiden komentaja Euroopassa.

Erityiset ammatilliset toiminnot pakottivat Eisenhowerin jatkuvasti tekemään vaikeita päätöksiä ja keskittymään erilaisiin tehtäviin joka päivä. Prosessin optimoimiseksi hän loi oman menetelmänsä, joka tuli laajalti tunnetuksi Eisenhower-matriisina. Nykyään sitä voivat käyttää kenraalien lisäksi myös tavalliset ihmiset kotiäidille asti - se auttaa priorisoimaan ajankohtaiset tehtävät ja laittamaan asiat järjestykseen.

Kuinka käyttää Eisenhower Matrixia

Tämä työkalu sopii niille, jotka ovat valmiita ja pystyvät arvioimaan tehtäviensä tärkeyttä ja luokittelemaan ne selkeästi. Menetelmä tarkoittaa, että tehtävät ja toimet jaetaan neljään ryhmään:

1. kiireellinen ja tärkeä;
2. tärkeä, mutta ei kiireellinen;
3. kiireellinen mutta ei tärkeä;
4. ei kiireellinen eikä tärkeä.

Eisenhower-menetelmän perimmäisenä tavoitteena on auttaa suodattamaan toissijaiset asiat tärkeistä päätöksistä ja keskittymään siihen, mikä on todella tärkeää.

Jos kuvittelemme Eisenhower-matriisin kuvana, se näyttää tältä:

Kvadranttien merkitys matriisissa

Tehtävät on jaettu tiettyihin neljänneksiin, jotka puolestaan ​​määräävät, milloin ja kuinka kauan voit suorittaa tehtävän.

• Kvadrantti I - "Tee se nyt" (kiireellinen ja tärkeä)

Tämä sisältää ensisijaisia ​​tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota. Niissä on tiukat määräajat, ja ne on suoritettava ennen kaikkea muuta ja henkilökohtaisesti.

• Quadrant II - "Päätä milloin teet sen" (tärkeää, mutta ei kiireellistä)

Tämä kvadrantti on matriisin strateginen osa, ihanteellinen pitkän aikavälin kehitykseen. Sen sisältämät elementit ovat tärkeitä, mutta ne eivät vaadi välitöntä huomiota. Samaan aikaan tehtävillä on tietty määräaika ja ne suoritetaan myös henkilökohtaisesti.

• Quadrant III - "Delegoida jollekin" (kiireellinen, mutta ei tärkeä)

Puhelut, sähköpostit sekä kokous- ja tapahtumasuunnittelu kuuluvat tähän neljännekseen. Tämäntyyppiset tehtävät eivät yleensä vaadi henkilökohtaista huomiota, koska ne eivät tarkoita mitattavissa olevaa tulosta. Quadrant III auttaa minimoimaan tärkeän työn häiriötekijät. Delegoinnin avulla voit keskittyä tärkeämpiin asioihin.

• Neljännes IV - "Tee se myöhemmin" (ei tärkeä, ei kiireellinen)

Neljännekseen IV kuuluvat toiminnot ovat toisiinsa liittyviä toimintoja, joilla ei ole mitään arvoa. Yksinkertaisesti sanottuna tämä on jotain, jota voidaan aina lykätä ilman pelkoa seurauksista. Nämä asiat vievät aikaa ja estävät tärkeimmät tehtävät, joita annat kahdelle ensimmäiselle neljännekselle.

Matriisin värin valinta

Määritä väri matriisin kullekin neljännekselle ja liitä se prioriteettitasoon.

Esimerkiksi:

Punainen = kiireellinen.

Keltainen = tärkeä, mutta ei kovin kiireellinen.

Vihreä = kiireellinen, mutta ei tärkeä.

Harmaa = ei kiireellinen, ei tärkeä.

Kun käytät matriisia ammattikäyttöön, huomaat, että useimmat tehtävät kuuluvat neljänneksiin I ja III. Quadrant II -toiminnot tuottavat merkittävimmät tulokset, koska ne ovat liiketoiminnan tavoitteita, jotka vaikuttavat liiketoiminnan pitkän aikavälin menestykseen ja joita harvoin luokitellaan kiireellisiksi.

Vaikein ymmärtää on se, mikä häiritsee sinua suunnitellulta kurssilta. Mutta jos käsittelet tätä perustavaa laatua olevaa ajanhallinnan ongelmaa, pääset eroon ajatuksista hukattuja tunteja. Kysy itseltäsi kaksi kysymystä, jotka ohjaavat pitkän aikavälin päätöksentekostrategioitasi:

• Milloin aiot tehdä tärkeitä, mutta ei kiireellisiä tehtäviä?
• Milloin voit käyttää aikaa tärkeisiin tehtäviin, ennen kuin niistä tulee yhtäkkiä kiireellisiä?

On syytä muistaa, että joskus tehtävät yhdestä kvadrantista putoavat yhtäkkiä toiseen. Jos tulee hätätilanne, prioriteettisi muuttuvat. Esimerkiksi omistat pienyrityksen ja tyytymätön asiakas soittaa ja pyytää johtajalta yhteyttä toimituksen viivästymisen vuoksi. Tämä ongelma nousee välittömästi matriisin muiden elementtien yläpuolelle.

Tehtävien jakamisessa kvadranttien mukaan on joitain piirteitä, ja ne on otettava huomioon:

1. Tehtävälistat helpottavat elämää. Varmista, että esität oikeita kysymyksiä määrittäessäsi tehtäviä, jotta voit määrittää, mitä sinun on tehtävä ensin. Avain on prioriteetti.
2. Voit lisätä useita toimintoja ja tehtäviä kuhunkin kvadranttiin, mutta on parasta pitää enimmäismäärä enintään kahdeksassa kohteessa. Muuten siirryt pois päätavoitteesta - tehtävän suorittamisesta.
3. Luo erilliset matriisit työ- ja yksityiselämää varten.
4. Vain sinä voit määrittää luettelossasi olevien kohteiden prioriteettitason. Aloita joka aamu matriisin tehtävälistalla, ja viikon loppuun mennessä näet tuloksen.

Eisenhower-matriisimalli

Yksinkertaistaaksesi tehtävien jakeluprosessia, käytä Evernote-palvelun kehittämää mallia:

Eisenhower Matrix voidaan kääntää Trello-projektinhallintaohjelmistoksi. Tee tehtävälista jokaiselle neljälle taululle (=kvadrantti) ja tee erillinen Saapuneet-paneeli, johon kaikki tehtävät menevät, kunnes ne on jaettu kvadrantteihin. Näin voit arvioida työtaakkaasi visuaalisesti.

Eisenhower Matrix on yksinkertainen työkalu, jonka avulla voit välttää analyysihalvauksen, joka ilmenee aina, kun et edes tiedä mistä aloittaa.