• Apa itu mode multitasking.
• Betapa mudahnya mempelajari cara melakukan banyak tugas.
• Bagaimana menjadi produktif dengan multitasking.
• Apa saja metode multitasking.

Kurangnya waktu untuk melakukan berbagai tugas berdampak negatif terhadap efisiensi perusahaan secara keseluruhan, sehingga penting bagi manajer untuk dapat bekerja dalam mode multitasking.

Pada artikel ini, kami akan memberi tahu Anda cara mempelajari cara melakukan banyak tugas, metode apa yang digunakan untuk ini, dan juga memberikan contoh yang berhasil.

Apa itu multitasking?

Pada abad ke-21, pekerjaan kantor mayoritas pemimpin terlihat seperti ini: kantor terbuka, sejumlah besar karyawan, suara telepon negosiasi, 1C terbuka di komputer, browser dengan surat dan 3-4 tab lainnya, di antaranya pasti ada jejaring sosial ... Pada saat yang sama, panggilan telepon diterima dari kolega atau klien, kebutuhan mendesak untuk mengirim kontrak, cetak manual, dan selesaikan laporan di Excel.

Ini seperti permainan di mana begitu Anda mencoba menyelesaikan satu hal, yang lain muncul. Pergantian konstan antara tugas meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan bahkan tugas sederhana.

Manajer hari ini menyebut beban seperti itu bekerja dalam mode multitasking.

Pada tahun 2014, para ilmuwan dari University of Sussex melakukan penelitian di mana mereka menemukan bahwa sekitar 90% orang menggunakan dua perangkat multimedia secara bersamaan.

Misalnya, laptop dan telepon untuk komunikasi. Ini juga merupakan cerminan dari mode multitasking. Selain itu, itu mempengaruhi orang, menurut para ilmuwan, tidak terlalu baik.

Ada penurunan kepadatan materi abu-abu di korteks anterior otak. Ini adalah bagian otak yang bertanggung jawab untuk proses kognitif.

Penulis penelitian Kepki Loh memperhatikan bahwa cara interaksi seperti itu mengubah struktur pemikiran orang. Namun, dampak dari perubahan tersebut dapat bersifat negatif dan positif. Misalnya, untuk orang-orang dengan kemampuan kreatif, pergantian ide yang cepat memiliki efek positif pada implementasinya proyek.

Cara tetap produktif sepanjang hari

Orator dan negarawan Yunani kuno Demosthenes, untuk meningkatkan efisiensinya, mencukur sebagian rambutnya di kepalanya. Itu memalukan untuk keluar di depan umum dalam bentuk ini, jadi dia tinggal di rumah dan mengabdikan dirinya sepenuhnya untuk menulis pidato.

Dan bagaimana para pemimpin perusahaan besar Rusia meningkatkan efisiensi mereka? Temukan lebih dari 25 cara dalam artikel e-zine CEO ini.

Multitasking vs Monotasking

Pada tahun 2014 yang sama, para ilmuwan dari University of Montreal melakukan percobaan yang melibatkan orang tua. Mereka diminta untuk menyelesaikan 2 tugas, dan rasio waktu yang dihabiskan sesuai dengan prinsip Parreto 20/80.

Subjek menghabiskan 80% waktu untuk satu tugas, dan 20% untuk tugas kedua. Aktivitas otak mereka direkam pada MRI.

Para ilmuwan telah mencatat peningkatan aktivitas otak di area korteks prefrontal anterior. Ini menunjukkan bahwa jika seseorang terus-menerus harus melakukan beberapa tugas, maka kemungkinan besar otaknya mulai beradaptasi dengan kondisi kerja yang baru.

Tapi otak tidak hanya beradaptasi. Seperti bekerja mengarah pada pengembangan cara berpikir dan pendekatan baru untuk bekerja. Jauh lebih sulit bagi seorang spesialis dengan jadwal multitasking untuk berkonsentrasi melakukan satu hal. Semakin lama dia melakukan banyak tugas, semakin sulit untuk berkonsentrasi.

Pendekatan ini menyebabkan sejumlah konsekuensi negatif:

• Pelanggaran etika bisnis. Anda dapat memperhatikan bagaimana seseorang dalam percakapan bisnis terus-menerus teralihkan dari rekan kerja, memeriksa surat, menjawab panggilan telepon. Bagi lawan bicara, ini merupakan tanda kurangnya minat untuk berdialog. Ada gangguan dalam kontak, yang berkontribusi pada gangguan percakapan bisnis. Ini mempertanyakan profesionalisme seorang spesialis.
• Kesulitan menyelesaikan tugas-tugas penting. Semakin seseorang membenamkan dirinya dalam multitasking, semakin sulit baginya untuk berkonsentrasi pada tugas tertentu. Menjadi sulit untuk menyaring informasi dan melakukan aktivitas sehari-hari.
• Kelelahan emosional. Konstan menekankan dari kerja keras dengan akumulasi kasus memprovokasi produksi hormon stres. Hormon ini menekan aktivitas dan meninggalkan rasa lelah total dan kelelahan di malam hari.

Pendapat yang diterima secara umum dari manajer berpengalaman: beralih di antara aktivitas mengurangi efisiensi, jadi lebih baik bekerja dalam mode tugas tunggal. Apakah begitu?

Psikolog David Sanbonmatsu dan David Strayer mendalilkan monotasking: lebih baik fokus pada satu tugas dan menyelesaikannya, lalu beralih ke tugas berikutnya. Melalui penelitian jangka panjang, mereka menentukan bahwa orang yang melakukan beberapa hal sekaligus telah mengurangi skor IQ dan produktivitas saat memecahkan masalah logis.

Psikolog juga mengembangkan konsep "multitasking palsu", di mana sejumlah gejala diamati:

• Kesulitan berkonsentrasi pada satu pikiran atau tugas untuk waktu yang lama.
• Kelelahan cepat dari pekerjaan rutin.
• Cari sensasi baru.
• keputusan impulsif.

Jawaban tegas peneliti atas pertanyaan yang diajukan adalah bahwa mode monotasking lebih efisien.

Tetapi bagaimana jika hari kerja terdiri dari banyak hal yang berbeda?

Tampilan alternatif multitasking

Alain Bludorn dalam penelitiannya menemukan bahwa kemampuan bekerja dalam keadaan multitasking bergantung pada kecenderungan seseorang. Bludorn sendiri telah melakukan penelitian selama beberapa dekade, yang berbicara tentang konsentrasi tinggi pada satu hal.

Studi menunjukkan bahwa ada orang multi-tasking yang cenderung melakukan beberapa hal pada saat yang sama, dan mereka dapat melakukannya dengan baik.

Salah satu contoh paling jelas dari orang yang multi-tasking dapat disebut Topeng Ilona, CEO Tesla. Musk menjalankan beberapa perusahaan. Dia saat ini terlibat dalam proyek-proyek yang berkaitan dengan luar angkasa, tunneling, mobil dan energi.

Untuk merasa nyaman dalam mode operasi ini, Musk mengembangkan beberapa aturan:

• Dia membagi hari kerja menjadi segmen-segmen pendek, yang masing-masing dikhususkan untuk kegiatan tertentu.
• Dia tidak memiliki istirahat makan siang standar. Makan siang dan makan malam di antara pertemuan.
• Memilih dalam tim hanya orang-orang dengan siapa ada kepercayaan interpersonal.
• Memiliki agenda yang jelas untuk setiap hari.

Dengan mode multitasking ini, Musk berhasil menemukan waktu untuk keluargamu.

Musk sendiri mengatakan bahwa rahasianya ada di berbagai hobi: dia pergi ke luar kota bersama anak-anaknya, ke pabriknya, dan bahkan pergi berkemah dengan tenda.

Nasihat Elon Musk: kualitas buruk yang akan membawa kesuksesan

Majalah CEO menceritakan kualitas negatif apa yang secara paradoks mengarahkan seorang pemimpin menuju kesuksesan dan membantu membangun bisnis.

Multitasking: Efek Zeigarnik

Pada tahun 1927, sebuah eksperimen dilakukan oleh dokter ilmu psikologi Bluma Zeigarnik. Ini melibatkan peserta dari berbagai kelompok umur. Masing-masing peserta diminta untuk memecahkan 20 soal dengan berbagai jenis (dari matematika hingga abstrak).

Peserta secara berkala terganggu pada saat mereka mencapai maksimum pekat pada keputusan. Pendekatan ini mensimulasikan mode operasi dalam kondisi multitasking.

Berdasarkan umpan balik peserta, Zeigarnik menentukan bahwa tugas yang belum selesai diingat 90% lebih baik daripada yang diselesaikan.

Disimpulkan bahwa membuka kasus baru di hadapan yang belum selesai tidak begitu menakutkan. Selain itu, jika mereka penting dan Anda perlu menyimpannya dalam memori, maka interupsi dapat berkontribusi untuk ini.

Metode ABVGD untuk Multitasking

Spesialis manajemen waktu terkenal, Brian Tracy, menyarankan penggunaan metode ABCHD dan memberikan sejumlah rekomendasi dasar:

• Jangan membuka beberapa file kerja atau tab browser sekaligus. Disarankan untuk tetap terbuka hanya yang Anda akan bekerja sekarang.
• Hari kerja harus direncanakan per jam. Kasing dibagi menjadi yang kecil, waktu tertentu direncanakan untuk mereka.

Jajak pendapat dari 2.147 manajer yang memiliki karyawan bawahan.
Statistik Layanan Penelitian perusahaan Head Hunter.

• Simpan informasi penting ke flash drive atau media penyimpanan lainnya. Kelebihan beban otak yang besar menyebabkan hilangnya sebagian informasi dari memori kerja. Jika Anda tiba-tiba membutuhkan informasi pada pertemuan penting, Anda akan memiliki asisten yang dapat diandalkan dalam bentuk kartu flash di tangan.
• Berikan otak Anda sedikit istirahat sebelum memulai sesuatu yang baru.. Misalnya, berjalan-jalan di sekitar kantor atau pergi makan siang di kafe.

Untuk memahami tempat apa yang ditempati oleh tugas dalam peringkat, penunjukan huruf digunakan:

• TETAPI- yang paling penting, jika tidak dipenuhi, akan ada konsekuensi serius untuk pekerjaan (pertemuan mendesak dengan manajer umum, pertemuan dengan klien utama dengan pengaturan sebelumnya, laporan tahunan ke kantor pajak).
• B- hal-hal penting yang mempengaruhi hasil kegiatan kerja, tetapi dapat dijadwal ulang untuk waktu lain (pekerjaan saat ini di departemen, panggilan terjadwal ke klien atau kolega).
• PADA- Anda tidak dapat melakukannya, mereka tidak memengaruhi bisnis dengan cara apa pun (minum kopi, mengobrol dengan rekan kerja saat makan siang).
• G- dapat didelegasikan kepada karyawan (mengatur pertemuan dengan klien, menyiapkan analitik untuk laporan).
• D– tugas-tugas ini harus diabaikan (komunikasi media sosial selama jam kerja).

Cara bekerja dengan daftar tugas "ABVGD"

Di awal minggu, Anda perlu mendistribusikan kasus ke dalam grup dari algoritme. Sering terjadi bahwa ada beberapa tugas dalam satu kelompok. Ini berarti bahwa mereka semua penting dan perlu ditangani sekarang.

Untuk merencanakannya, lihat hari apa dalam seminggu Anda akan melakukan pekerjaan ini. Jika hal-hal penting masuk ke dalam rencana dalam satu hari, maka buatlah prioritas di antara mereka atau bagi menjadi periode waktu yang sama. Jadi Anda bisa maju sepanjang hari di setiap kegiatan.

Menurut skema ini, jumlah pekerjaan didistribusikan untuk hari, bulan, kuartal atau lebih. Pada saat yang sama, akan ada kemajuan yang konstan dalam kegiatan tersebut, karena itu adalah tugas-tugas penting yang sedang dilakukan. Jika waktu tersisa, maka kita beralih ke hal-hal kecil dan rutin.

Multitasking dianggap sebagai indikator produktivitas, kompetensi dan fleksibilitas seorang karyawan. Mereka yang dapat dengan cepat beralih dari satu hal ke hal lain, dari laporan ke rapat dan kembali, dianggap milik perusahaan.

Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan multitasking - salah satu persyaratan untuk kandidat bagi banyak, banyak majikan, yang mudah dikonfirmasi oleh deskripsi pekerjaan di headhunter. Sayangnya, realitas multitasking - keterampilan yang tidak begitu berguna.

Setiap hari kita menemukan diri kita mencoba untuk melakukan beberapa hal pada waktu yang sama. Pada saat yang sama, multitasking bekerja dengan cara yang sama sekali berbeda: kita menjadi kurang produktif, tetapi mengalami lebih banyak stres.

Bagaimana multitasking mengganggu produktivitas

Misalkan Anda memiliki tiga tugas sederhana untuk diselesaikan: menggambar 20 lingkaran di atas kertas, mengikat 20 klip kertas, dan menumpuk 20 koin.

Atur kompetisi dengan kolega atau teman Anda. Salah satu dari Anda akan menangani setiap teka-teki secara berurutan: lingkaran pertama, kemudian klip kertas, dan akhirnya koin. Yang kedua harus beralih di antara teka-teki ini: gambar 3-4 lingkaran, sambungkan 3-4 klip kertas, tambahkan 3-4 koin - dan kembali ke lingkaran.

Hasilnya bisa diprediksi sebelumnya. Seseorang yang tidak beralih di antara tugas, tetapi menyelesaikan masing-masing sebelum pindah ke tugas berikutnya, akan mengatasi pekerjaan lebih cepat.

Hubungkan penjepit kertas dan gambar lingkaran - bukan beban kerja yang paling sering (kecuali Anda seorang guru TK). Mari kita pertimbangkan situasi yang mungkin kita temui dalam kehidupan sehari-hari.

Misalkan kita membuat presentasi sambil melihat akun VKontakte kita secara bersamaan atau berbicara di telepon. Kemungkinan besar, dalam setengah jam kita akan melihat bahwa waktu telah berlalu di suatu tempat, dan hanya beberapa slide yang siap dari seluruh presentasi.

Semakin banyak perangkat dan akun media sosial yang kita miliki, termasuk yang profesional, semakin sulit bagi kita untuk fokus bekerja dengan salah satunya. Semua gadget dan aplikasi dirancang untuk meminta perhatian dan tindakan Anda secara default. « Jawab panggilannya » , « klik pada link » , « buka aplikasinya » , « hidupkan aku » . Dan lakukan semuanya secara bersamaan.

Jika Anda mendengarkan musik sambil bekerja, perhatian Anda akan tercerai-berai.

Dan apa yang akan terjadi seiring waktu jika kita tidak terganggu oleh pesan instan dan jejaring sosial, tetapi diam-diam membuat presentasi sambil mendengarkan musik? Ilmuwan punya kabar buruk lagi untuk kita.

Jika kita terkena beberapa rangsangan independen dari modalitas yang berbeda (misalnya, presentasi yang mengasumsikan tindakan kita dan menempati saluran visual, dan musik yang menempati saluran pendengaran), kinerja kita turun.

Mencoba untuk membuat presentasi musik, kita lebih lambat untuk memahami informasi yang harus ditampilkan pada slide, kita membuat kesalahan dengan desain dan lebih sering bingung dengan angka. Selain itu, semakin tua seseorang, semakin buruk ia mengatasi dua hal sekaligus. Dengan bertambahnya usia, kecepatan reaksi menurun, dan kemungkinan kesalahan meningkat.

Mengapa demikian? Otak kita tidak peduli apakah ia melakukan banyak hal atau mengambil informasi dari berbagai sumber. Dalam kedua kasus, otak membutuhkan waktu untuk memproses sinyal.

Ophir, Nass, dan Wagner telah menunjukkan bahwa orang yang multitasking yang secara teratur bekerja dengan berbagai sumber media dan orang yang tidak banyak melakukan banyak tugas memproses informasi secara berbeda.

Yang pertama lebih sulit untuk memotong rangsangan yang tidak signifikan dan tidak menanggapinya. Mereka cenderung mengabaikan informasi yang tidak relevan. Orang "multi-tasking" lebih mudah masuk ke tugas sampingan yang tidak penting untuk mencapai tujuan utama daripada orang "single-tasking".

Cara kerja otak saat multitasking

Mekanisme memori jangka pendek sederhana dan tidak « diasah » di bawah multitasking. Mencoba mengatur tugas dalam urutan tertentu (saya menelepon sambil menelepon, menyelesaikan surat, setelah itu saya berbicara), kami memutuskan hubungan dengan lingkungan. Kita harus membagi fokus perhatian menjadi beberapa bagian. Tapi itulah masalahnya, agar fokus perhatian tidak terpecah.

Tidak masalah metafora apa yang digunakan oleh para pendukung penggunaan multitasking. Otak manusia tidak bekerja seperti komputer.

Komputer ini dirancang khusus untuk multitasking. Misalnya, sistem operasi Windows dapat menjalankan beberapa proses dan program secara bersamaan tanpa kehilangan kualitas atau kinerja.

Microsoft Excel tidak akan mulai membuat kesalahan karena browser terbuka, dan di dalamnya - klip dari youtube. Tetapi otak manusia mulai beralih di antara dua tugas ini, membuang waktu untuk beralih dan menyelami pertanyaan baru.

Otak kita hanya bisa fokus pada satu hal pada satu waktu. Ketika datang ke tugas-tugas singkat, rutinitas, tindakan terkenal - multitasking bekerja karena kita tidak perlu membagi perhatian kita.

Jika Anda memiliki pengalaman yang cukup, Anda bisa mengupas kentang sambil menonton serial terkenal. Masalah dimulai ketika setidaknya salah satu tugas penting. Misalnya, jika Anda berkomunikasi dengan klien atau menganalisis data sekaligus berkomunikasi dengan rekan kerja di messenger perusahaan.

Multitasking menyebarkan perhatian dan mengganggu konsentrasi.

Pro dan kontra dari multitasking

multitasking - cara yang sangat menegangkan untuk menjalani hidup Anda dan membangun karier. Orang yang berlatih multitasking sebenarnya beralih dari satu hal ke hal lain lebih cepat, tetapi mereka melakukannya lebih sedikit.

Klaim ini memiliki bukti. Artikel di « Jurnal Psikologi Eksperimental » melaporkan bahwa siswa memecahkan masalah matematika 40% lebih lambat jika mereka diminta untuk beralih ke masalah lain dalam prosesnya.

Peneliti Amerika menemukan bahwa orang yang terus-menerus beralih dari satu tugas ke tugas lainnya membuat kesalahan 1,5 kali lebih banyak daripada peserta eksperimen yang mampu fokus pada satu tugas untuk waktu yang lama.

Konsekuensi dari multitasking

kelebihan kognitif

Ketika kita melakukan banyak tugas, kita harus mengerahkan lebih banyak upaya mental untuk memproses semua informasi yang masuk. Ketika ada banyak informasi yang masuk, dibutuhkan lebih banyak waktu untuk memprosesnya.

Salah menilai kinerja

Orang-orang yang menganggap diri mereka multitasking sering secara sadar menciptakan kondisi seperti itu bagi diri mereka sendiri untuk bekerja. Tetapi mereka tidak dapat menilai efektivitasnya secara objektif.

Remaja dan anak-anak cenderung tidak mengatasi kelebihan kognitif, jadi mereka harus menghindari multitasking. Bahkan jika kita percaya bahwa secara alami mereka lebih cocok untuk ini.

Penurunan efisiensi kerja

Sebagian besar tugas yang datang kepada kami dalam waktu singkat - faktor gangguan. Pada dasarnya, multitasking adalah gangguan terlatih, bukan bantuan.

Seperti yang ditunjukkan oleh psikolog Finlay, Benjamin, dan McCarley dalam penelitian mereka, orang tidak dapat menilai secara memadai berapa banyak produktivitas yang akan turun saat melakukan banyak tugas.

Masalah dengan konsentrasi dan perhatian

Dalam upaya untuk memenuhi persyaratan lowongan, orang mencoba mengembangkan multitasking dalam diri mereka sendiri, bahkan jika mereka tidak secara alami cenderung melakukannya. Sayangnya, multitasking berkembang dengan mengorbankan kualitas kerja lainnya.

Kol Newport, penulis buku tentang bagaimana fokus bekerja di lingkungan yang mengganggu, mengatakan bahwa multitasking mengurangi kemampuan kita untuk berkonsentrasi. Pada saat yang sama, kemampuan berkonsentrasi adalah salah satu keterampilan terpenting untuk melakukan pekerjaan yang kompleks.

Hilangnya kegembiraan di tempat kerja

Ahli saraf Loch dan Kanai menemukan bahwa orang yang berlatih multitasking media memiliki kepadatan materi abu-abu yang lebih rendah di korteks cingulate anterior.

Korteks cingulate anterior terlibat dalam mekanisme motivasi dan penghargaan, dan aktif ketika kita perlu melakukan upaya mental atau fokus. Semakin rendah kepadatan materi abu-abu di korteks cingulate anterior - semakin sedikit kegembiraan dari pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi dan usaha mental.

Resiko hidup

Jika Anda sedang rapat dari jarak jauh dan mengemudi, Anda tidak akan bisa fokus di jalan. Hal ini meningkatkan kemungkinan terjadinya kecelakaan.
Beberapa penelitian menunjukkan bahwa jika pengemudi menggunakan telepon di jalan, risiko kecelakaan mobil meningkat beberapa kali lipat.

Mengapa kita terus melakukan beberapa hal secara bersamaan

Orang yang berlatih multitasking membutuhkan waktu hampir satu setengah kali lebih lama untuk menyelesaikan tugas. Kenapa? « multitasker » terus mempraktekannya?

Multitasking tampak hebat

Jika Anda melihat seseorang berlatih multitasking, tampaknya ia memiliki segalanya di bawah kendali pada saat yang bersamaan. Selain itu, multitasking membantu menciptakan citra orang yang sibuk dan banyak dicari.

Masyarakat yakin bahwa multitasking - norma

Pesan dari televisi, radio, majalah, teman, buku, artikel terdengar seperti ini: « Anda bisa mengatasinya » . Faktanya, lebih dari 90% orang tidak beradaptasi secara fisiologis untuk berkonsentrasi pada lebih dari satu tugas untuk waktu yang lama.

Melakukan satu hal selama beberapa jam itu membosankan

Mode multitasking - sebuah cara untuk membuat diri Anda terguncang, yang tentunya tidak membosankan.

Keyakinan irasional bahwa multitasking membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal

Ketika seseorang mengambil beberapa barang sekaligus, sepertinya dia punya lebih banyak waktu. Sangat mudah untuk jatuh ke dalam perangkap mental: « Saya harus melakukan banyak hal. Saya harus menggandakan atau melipatgandakan upaya saya » . Tetapi keyakinan ini tidak membantu, tetapi melelahkan.

Bagaimana cara menghentikan multitasking

Jika Anda mengenali masalah dan ingin menyelesaikannya, berikut adalah lima langkah yang dapat Anda ambil untuk menghilangkan multitasking tanpa mengorbankan efisiensi.
Sadarilah bahwa multitasking - itu pilihan yang bisa kita ubah.

Prioritaskan

Dalam mode multitasking, masalah utama dapat memudar ke latar belakang, karena karyawan selalu sibuk - mereka bereaksi terhadap sinyal yang masuk, terus-menerus terganggu dari bisnis yang lebih penting dan berharga.

Tentukan tugas mana yang tidak dapat ditunda atau didelegasikan, dan jangan buang waktu dan energi untuk multitasking. Pasang notifikasi « jangan ganggu » ke utusan Anda dan mulai berbisnis tanpa terganggu oleh pemberitahuan dan pertanyaan.

Rencanakan hari dan minggu Anda

Perencanaan membantu:

• Memotivasi diri sendiri untuk mencapai tujuan;
• Mengurangi tingkat stres (karena prediktabilitas);
• Singkirkan kebutuhan untuk menyimpan semua tugas dalam memori jangka pendek.

Sisihkan 5-10 menit di awal dan akhir hari untuk membuat rencana untuk hari berikutnya dan tentukan apa yang perlu Anda lakukan.

Gunakan asisten perencanaan. Papan Trello atau aplikasi Todoist membantu Anda menjadwalkan tugas untuk hari atau minggu.

Analisis tindakan Anda

Ajukan pertanyaan pada diri sendiri secara teratur:

• Apakah yang saya lakukan baik untuk karir dan perusahaan saya?
• Apakah saya mendistribusikan beban dengan benar sepanjang hari?
• Perubahan atau alat apa yang akan membantu saya menjadi lebih produktif, sekaligus menurunkan beban saya?

Belajar fokus

Berlatih meditasi dan bekerja dengan aplikasi. Kemampuan untuk fokus adalah keterampilan yang menjauhkan kita dari multitasking dan stres.

Bagaimana jika saya tidak bisa berhenti multitasking

Bagaimana Anda menangani banyak tugas tanpa merasa stres karena tidak dapat menyelesaikannya? Jawaban yang benar - semakin sedikit tugas yang Anda lakukan pada saat yang sama, semakin baik.

Tetapi bagaimana jika kita terus-menerus terganggu? Anda mencoba menulis surat kepada klien, tetapi Anda mendapat telepon. Dan Anda tidak bisa lagi berkonsentrasi penuh, karena telepon berdering sangat mengganggu, dan Anda harus menjawab. Untuk mengatasi situasi seperti itu, metode yang disebut « penyelesaian mental » .

Bagaimana tekniknya bekerja? « penyelesaian mental »

Anda sedang bekerja - menulis artikel atau surat kerja. Telepon berdering dan Anda harus menjawab. Secara mental katakan pada diri sendiri: « Saya mengerti bahwa pekerjaan saya sekarang pada tahap ini dan itu dan diselesaikan dengan begitu banyak » . Simpan file atau surat dan angkat telepon.

Saat Anda berbicara dengan lawan bicara, jangan kembali ke pekerjaan sebelumnya. Berkonsentrasi penuh pada percakapan. Cobalah untuk berhasil melakukan percakapan ini: buat catatan, ajukan pertanyaan klarifikasi kepada lawan bicara.

Segera setelah Anda mengakhiri percakapan, tutup telepon dan sadari bahwa panggilan telah berakhir. Anda telah menyelesaikan tugas ini. Kembali ke tugas sebelumnya sesegera mungkin tanpa beralih ke sesuatu yang sama sekali berbeda.

Penting untuk memberi diri Anda waktu untuk menyelesaikan semua tugas dan bahkan pikiran secara mental. Ini akan meningkatkan energi, tingkat konsentrasi, dan keteraturan Anda.

Namun, para profesional sejati belajar untuk tidak melakukan beberapa tugas pada saat yang bersamaan. Ikuti saran mereka: pelan-pelan, benamkan diri Anda dalam pekerjaan, mulai dan selesaikan. Dalam jangka panjang, Anda akan menghargai betapa bergunanya keterampilan ini. Anda akan dapat menyelesaikan tugas Anda lebih cepat dan lebih baik.

Jadilah sehat dan efisien!

dan hampir semua dari kita dipaksa untuk melakukan banyak tugas. Kami memutuskan untuk mencari cara agar tidak bertentangan dengan otak Anda dan tetap dapat melakukan segalanya. Ternyata tidak begitu sulit.

Multitasking bukanlah pilihan

Ya, sepertinya Anda melakukan banyak hal pada saat yang bersamaan: menjawab panggilan, menagih klien pada saat yang sama, dan juga menulis surat kepada seseorang di messenger ... Tetapi pada kenyataannya Anda tidak melakukan banyak tugas sekaligus, Anda dengan cepat beralih di antara mereka. Alih-alih menyelesaikan satu hal dan memulai yang lain, Anda melompat di antara proses, membuang-buang energi di sepanjang jalan: Anda kehilangan waktu mencoba untuk fokus pada tugas yang belum selesai lagi dan lagi, Anda mendapatkan ketegangan saraf, dan bahkan .... IQ turun!

Jadi, alih-alih menanamkan kemampuan multitasking kepada Anda, kami sarankan untuk mengubah multitasking Anda menjadi urutan yang nyaman dan mudah dilakukan. Tidak ada lagi stres: Anda akan bekerja dalam mode tenang, dan Anda akan memiliki lebih banyak waktu. Kami menemukan beberapa nasihat berharga tentang hal ini dalam buku-buku. "The Myth of Multitasking" oleh Dave Crenshaw dan "Single Tasking" oleh Devorah Zach.

Cara Kreatif untuk Mengatasi Gangguan

Terkadang Anda perlu menggunakan kecerdikan dan kreativitas untuk menyelamatkan diri dari peralihan yang tidak perlu ke tugas pihak ketiga. Berikut adalah beberapa trik untuk membantu Anda. Harap dicatat: ini bukan keterampilan multitasking, melainkan metode untuk menghilangkannya:

● Pasang tanda "Saya Sibuk" di pintu kantor Anda.
● Instal program yang memblokir jaringan sosial di
jam tertentu.
● Gunakan teknik manajemen waktu seperti Pomodoro.
● Jangan menunda hal-hal yang membutuhkan waktu kurang dari 5 menit.
● Matikan Wi-Fi dan data di ponsel Anda.

Matikan saja ponselmu

Mengotomatiskan tugas

Beberapa tugas dapat dan harus didelegasikan ke layanan khusus. Misalnya, jika Anda membuat kontrak setiap hari, maka Anda harus memikirkan cara mengoptimalkan proses ini. Misalnya, sistem CRM secara otomatis, menggantikan data pelanggan di sana.

Ini hanya sebagian kecil dari kemampuan sistem CRM. Lalu apa lagi?

Bekerja - pulih

Kemampuan untuk melakukan banyak tugas juga tergantung pada apakah Anda tahu cara bersantai. Beristirahatlah secara teratur. Jangan bekerja dalam satu tegukan - dari waktu ke waktu Anda hanya perlu bersantai dan tidak memikirkan pekerjaan. Majalah Time, mengutip penelitian ilmiah, merekomendasikan bekerja 52 menit tanpa gangguan, diikuti dengan 17 menit istirahat. Tentu saja, Anda tidak perlu mencoba melakukan semuanya menit demi menit - cukup ingat rasio "hampir satu jam - seperempat jam."

Waktu menyukai akuntansi

Untuk mengalokasikan waktu secara efisien, Anda perlu memahami untuk apa Anda menghabiskannya. Para ahli menyarankan Anda untuk menuliskan semua tugas yang Anda lakukan di siang hari dan menunjukkan berapa banyak waktu yang mereka ambil. Anda dapat menggunakan program komputer khusus atau aplikasi seluler untuk ini.

Pelacakan waktu menggunakan aplikasi SaveMyTime sebagai contoh. Tampaknya seseorang perlu "menempel" di telepon lebih sedikit.

FinExecutive Situs web Rusia 2020-03-23

Multitasking: kenyataan atau mitos?

Beberapa pengusaha percaya bahwa karyawan yang ideal bekerja secara efisien di tempat kerja bahkan ketika melakukan banyak tugas. Karena itu, ketika menyusun resume, pelamar semakin menunjukkan kualitas ini di antara kelebihan mereka. Namun, ingatlah bahwa jadwal yang sibuk dan laju kehidupan yang dipercepat tidak hanya dapat mengurangi produktivitas pribadi dan berdampak negatif pada karier Anda, tetapi juga menyebabkan kerusakan serius pada kesehatan Anda.

Multitasking. Penipuan diri yang berbahaya

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada titik waktu tertentu, otak kita mampu berkonsentrasi pada kinerja kualitatif hanya satu tugas. Meski begitu, masih ada pihak yang bersedia mempertahankan pandangan sebaliknya. Lagi pula, baru-baru ini mereka berkonsultasi dengan seorang rekan di telepon, dan pada saat yang sama sarapan, melihat-lihat surat dan menulis tanggapan atas permintaan yang diterima.

Tapi psikolog menyebutnya tidak melakukan beberapa hal pada saat yang sama, tetapi contoh terus-menerus beralih dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Jika percakapan tidak terlalu menarik bagi kita, kita dapat melakukan hal lain secara paralel, misalnya, mencetak. Namun, segera setelah konsentrasi perhatian kita diperlukan, kita mengalihkan pandangan dari keyboard dan mempertimbangkan jawaban kita kepada lawan bicara. Di akhir percakapan, kami dipaksa untuk membaca ulang teks surat itu lagi untuk mengembalikan isinya ke memori dan mencoba menangkap pikiran yang hilang.

Jadi, mereka yang menyanyikan kultus multitasking terus-menerus bekerja dalam mode switching. Akibatnya, siklus berbahaya dibuat, di mana banyak waktu dihabiskan. Namun, pada saat yang sama, hal-hal yang membutuhkan kerja mental dilakukan dengan lambat dan tidak produktif. Lakukan sedikit eksperimen: selesaikan tugas kerja, tetapi jangan terganggu oleh panggilan telepon, percakapan dengan rekan kerja, dan memeriksa surat. Anda akan diyakinkan bahwa dalam mode ini Anda akan dapat mengatasi tugas yang ditetapkan lebih cepat dan lebih efisien.

Bagaimana multitasking memengaruhi kualitas pekerjaan Anda?

Jika seseorang secara teratur harus menyelesaikan beberapa tugas pada saat yang sama, otaknya beradaptasi dengan jadwal kerja yang sibuk. Akibatnya, cara berpikir baru berkembang, di mana setiap kali menjadi lebih sulit untuk berkonsentrasi menyelesaikan satu tugas. Bersamaan dengan ini, multitasking dapat memicu konsekuensi negatif lainnya:

• Perilaku tidak sopan, tidak etis. Alih-alih mendengarkan dengan seksama orang yang duduk di seberang Anda, Anda terganggu oleh panggilan telepon, memeriksa email Anda, atau membalas pesan di pengirim pesan instan. Perilaku seperti itu mengganggu lawan bicara dan mengganggu dialog yang konstruktif. Ini dapat mempertanyakan profesionalisme Anda dan menjadi hambatan untuk pertumbuhan karir lebih lanjut.
• Kesulitan dengan konsentrasi. Semakin banyak tugas yang harus Anda tangani, semakin sulit untuk fokus dan menyaring informasi yang tidak perlu. Secara bertahap, multitasking mengurangi kemampuan Anda untuk fokus pada detail tertentu dan bahkan memperburuk memori Anda.
• Keadaan stres. Kerja keras, peralihan terus-menerus ke tugas baru memicu produksi hormon stres dalam tubuh manusia. Jadi, hari ini perekrut, memposting lowongan di dalamnya , sering fokus pada titik ini, yaitu ketahanan stres. Karena itu, meskipun hari kerja baru saja dimulai, Anda sudah merasa lelah dan lelah.

4 langkah untuk membantu Anda mengurangi dampak negatif dari multitasking

Mengingat bahaya yang ditimbulkan oleh multitasking, kecenderungan untuk melakukan beberapa tugas sekaligus dapat digolongkan sebagai kebiasaan buruk yang perlu dilawan. Bagaimana cara melakukannya?

Langkah 1. Aturan satu tab aktif di browser. Untuk meningkatkan kemampuan berkonsentrasi pada tugas yang ada, cobalah untuk membuka tidak lebih dari satu tab di desktop. Misalnya, pertama-tama tanggapi email, lalu pelajari komunikasi korporat, lihat tweet terbaru, dan baru kemudian beralih ke program kerja.

Langkah 2. Perencanaan kasus. Buatlah aturan untuk merencanakan hari kerja Anda. Pada saat yang sama, cobalah tidak hanya membuat daftar tugas, tetapi juga mendiskusikannya dengan lawan bicara internal. Ini akan memungkinkan Anda untuk merasa bahwa bagian dari pekerjaan telah dilakukan dan Anda hanya perlu menyelesaikan apa yang Anda mulai.

Langkah #3. Penggunaan "media eksternal". Cobalah untuk tidak membebani memori Anda dengan informasi yang tidak perlu. Jangan mengingat apa yang dapat ditulis dalam buku harian atau dipercayakan pada fungsionalitas perangkat teknis modern.

Langkah nomor 4. Perubahan pemandangan akan membantu Anda fokus sebelum menyelesaikan tugas berikutnya setelah menyelesaikan tugas sebelumnya. Misalnya, saat istirahat makan siang, pergi ke kafe atau berjalan-jalan di taman terdekat.

Diposting pada 06/11/2018

Bagaimana menghadapi multitasking di lingkungan kerja saat ini, ketika kecepatan semakin cepat, dan volume informasi yang masuk hanya meningkat, seseorang sering dipaksa untuk benar-benar terbelah antara tugasnya, yang harus dilakukan secara bersamaan. Oleh karena itu, pengusaha terus meningkatkan persyaratan kemampuan kandidat untuk bekerja dalam kondisi multitasking.

Apa yang dimaksud dengan multitasking? Harus dipahami bahwa ini bukan kinerja beberapa tugas pada saat yang sama, tetapi kemampuan untuk beralih di antara mereka. Studi otak, termasuk yang menggunakan MRI, telah menunjukkan bahwa seseorang tidak dapat secara bersamaan memproses semua informasi yang masuk.

"Sorotan" atau, dengan kata lain, area terpisah dari aktivitas otak menyimpan informasi tentang tugas saat ini dan memungkinkan Anda untuk melanjutkan bekerja dengannya nanti. Kesimpulannya menunjukkan dirinya sendiri bahwa mengerjakan beberapa tugas pada saat yang sama berdampak negatif pada hasil:

• Informasi yang masuk diproses secara dangkal
  Reaksi fisiologis negatif - perhatian yang terganggu, ketidakmampuan untuk berkonsentrasi, penurunan laju reaksi, peningkatan kelelahan, stres
  Urusan yang belum selesai menumpuk

Akibatnya, orang yang mengerjakan beberapa tugas pada saat yang sama mungkin terlihat sangat produktif di permukaan, tetapi pada kenyataannya efektivitas kegiatan tersebut tidak terlalu tinggi. Beberapa orang pada awalnya lebih baik dalam multitasking daripada yang lain, tetapi keterampilan ini, seperti banyak orang lain, dapat dikembangkan.

Teknik berikut akan membantu Anda membangun pekerjaan secara efektif dalam lingkungan multitasking:

• Perencanaan dan prioritas yang baik. Ini harus menjadi rutinitas mingguan dan harian untuk menyoroti di antara tugas-tugas yang paling penting dan kompleks, yang harus diletakkan di tempat pertama dalam daftar. Hal-hal yang kurang penting dan sederhana dapat dibiarkan untuk yang terakhir.
  Spesifikasi tugas sehari-hari, memungkinkan Anda untuk "memakan gajah sepotong demi sepotong."
  Menetapkan tenggat waktu untuk tugas
  Implementasi yang konsisten dari rencana dan memperbaiki hasilnya.
  Hindari mengerjakan tugas serupa secara bersamaan
  Menggunakan media eksternal akan menghilangkan kebutuhan untuk mengingat semua informasi.
  Regulasi ketat dan pembatasan penggunaan jejaring sosial di siang hari, bekerja dengan surat pada waktu yang ditentukan dengan jelas.
  Perubahan pemandangan, jeda di antara volume pekerjaan yang besar
  Kemampuan untuk bekerja meskipun ada rangsangan eksternal - kebisingan latar belakang suara, teknologi, musik, dll.

Seperti yang Anda lihat, multitasking bisa bermanfaat. Dengan perencanaan yang tepat, sangat memungkinkan Anda untuk menyelesaikan beberapa masalah sekaligus. Selain itu, kemampuan otak berkembang. Orang yang mampu melakukan banyak tugas bereaksi lebih cepat terhadap perubahan keadaan, dapat langsung memahami esensi masalah dan menghabiskan waktu minimal untuk membuat keputusan dalam situasi ekstrem.

Kita terbiasa mengagumi orang yang bisa melakukan semuanya sekaligus. Sama seperti Julius Caesar.

Multitasking berbahaya

Dan memang - di dunia kita yang selalu terburu-buru, sangat penting untuk dapat melakukan beberapa hal pada saat yang bersamaan. Tetapi terlepas dari kenyataan bahwa inovasi teknis semakin banyak dirilis untuk meringankan nasib kami, jauh lebih menguntungkan bagi pihak berwenang untuk mempercayakan beberapa tugas kepada satu karyawan daripada mempekerjakan beberapa karyawan. Pada artikel ini, kami akan mencoba mencari cara untuk mengatasi semua tugas yang ditetapkan, sambil melakukan masing-masing secara kualitatif.

Masalah terbesar dengan multitasking adalah dapat mengurangi kualitas pekerjaan kita - kita mencoba melakukan beberapa hal sekaligus, dan akibatnya, kita melakukannya lebih buruk daripada jika kita fokus pada setiap tugas secara individual.

Ketika kita beralih dari satu tugas ke tugas lainnya, otak kita juga harus beralih untuk mengatasi informasi baru. Jika kita melakukannya dengan cepat, seperti ketika kita melakukan banyak tugas, kita tidak dapat sepenuhnya fokus pada pekerjaan kita setiap kali kita beralih. Dengan demikian, kualitas pekerjaan kami menderita. Dan semakin kompleks tugas yang kita alihkan, semakin besar penurunan kualitas yang akan terjadi. Misalnya, hampir tidak mungkin membuat presentasi yang baik dengan melakukan percakapan emosional dengan rekan kerja.

Multitasking lebih sering muncul saat Anda mengerjakan proyek atau tugas yang tidak Anda sukai. Misalnya, membuat laporan tahunan tampak seperti hal yang mudah bagi Anda, jadi Anda mungkin ingin sering-sering memeriksa email atau mengerjakan proyek sampingan untuk meringankan beban tugas saat ini.

Berikut adalah enam tips untuk mencegah multitasking di tempat kerja, mengurangi stres, dan menjadi lebih produktif:

Saat bekerja di komputer, biarkan hanya satu tab yang terbuka. Setelah menyelesaikan tugas, Anda dapat menutup tab ini dan membuka yang berikutnya. Dikatakan bahwa multi-tasking membantu dengan beberapa monitor komputer - mereka memecahkan masalah dengan memori jangka pendek dan meningkatkan produktivitas.

Sebelum mulai mengerjakan tugas lain, disarankan untuk memecahnya terlebih dahulu menjadi subtugas menggunakan teknik Pomodoro. Inti dari metode ini adalah dengan memecah tugas (hari) menjadi bagian-bagian terstruktur, Anda fokus pada implementasi selama 25 menit, istirahat sejenak. Jangan lupa bahwa aplikasi smartphone tersedia untuk iPhone/iPad dan Android.

Pentingnya perencanaan tidak dapat ditaksir terlalu tinggi, sehingga kemampuan untuk merencanakan pekerjaan dalam mode multitasking akan sangat berguna. Penting untuk mempelajari cara memprioritaskan tugas dan selalu menangani yang paling penting dan paling mendesak terlebih dahulu. Ketahui waktu Anda, ketahui tugas Anda dan rencanakan dengan tepat, beri tahu mereka yang dapat menanganinya dengan mudah.

Setiap kali Anda pergi untuk memeriksa email Anda atau menelepon seseorang kembali pada saat Anda benar-benar harus melakukan sesuatu yang lain, ambil napas dalam-dalam dan tahan godaan. Fokuskan perhatian Anda pada apa yang harus Anda lakukan.

Jika Anda menerima pemberitahuan suara saat menerima email atau pesan, matikan suara. Ini dapat membantu Anda menghindari godaan untuk menyimpang. Ada aplikasi Forest khusus untuk telepon, yang membantu pemilik smartphone untuk meletakkan perangkat dan fokus pada pekerjaan. Aplikasi tidak akan membiarkan Anda terganggu oleh pemberitahuan apa pun, tetapi akan memungkinkan Anda untuk menjawab panggilan.

Kapan pun Anda mendapati diri Anda melakukan beberapa hal sekaligus, berhentilah. Beri diri Anda lima menit untuk duduk diam dengan mata tertutup. Bahkan istirahat pendek ini dapat memfokuskan kembali pikiran Anda, mengurangi tingkat stres dan meningkatkan konsentrasi Anda. Plus, itu akan memberi otak Anda istirahat yang sangat dibutuhkan selama hari yang sibuk.

Menyadari bahwa multitasking saja tidak selalu produktif, penting untuk dapat membedakan antara situasi dan memahami kapan Anda benar-benar perlu melakukan banyak tugas dan kapan Anda dapat menghindarinya. Kita harus mencoba memecahkan masalah yang datang. Otak Anda akan berterima kasih untuk ini.