Proses pemecatan karyawan adalah peristiwa yang membutuhkan kepatuhan dengan sejumlah besar formalitas. Majikan berkewajiban untuk mengeluarkan perintah pemecatan, melakukan semua pembayaran yang diperlukan, dan juga mengisi dan menyerahkan buku kerja yang sudah diisi kepada karyawan. Namun, prosesnya tidak berakhir di situ. Untuk pekerjaan lebih lanjut, karyawan tersebut mungkin juga memerlukan surat-surat lain yang wajib diberikan oleh manajemen perusahaan kepadanya.

Sebagai aturan, jika ada kebutuhan untuk dokumen seperti itu, maka karyawan tersebut mengajukan aplikasi yang sesuai ke departemen personalia. Dalam waktu tiga hari sejak pendaftarannya dalam jurnal korespondensi masuk, majikan berkewajiban untuk memberikan kepada karyawan, atas permintaannya, salinan pesanan untuk pekerjaan, transfer, pemecatan, serta ekstrak dari file pribadi, sertifikat. pembayaran gaji dan bonus, informasi tentang kontribusi asuransi sosial, dan lainnya.Pada saat yang sama, karyawan berhak untuk tidak menunjukkan tujuan penggunaan sekuritas ini (Pasal 62 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Dokumen apa yang biasanya diminta untuk dikeluarkan oleh karyawan pada saat pemecatan dan apa saja fitur penerbitannya akan dibahas dalam artikel ini.

Formulir referensi

Banyak karyawan departemen personalia perusahaan mengajukan pertanyaan yang sepenuhnya wajar: apa yang harus diberikan kepada seorang karyawan setelah pemecatan? Informasi tentang surat-surat yang dapat diminta oleh orang yang diberhentikan tidak hanya terkandung dalam perburuhan, tetapi juga dalam undang-undang sipil dan pajak Federasi Rusia. Dalam proses ini, penting untuk fokus pada beberapa aturan penting:

• Pertama, semua dokumen diberikan kepada karyawan secara ketat tanpa tanda tangan;
• Kedua, surat-surat harus dikeluarkan bahkan jika karyawan belum mengembalikan semua properti milik perusahaan dan belum mentransfer lembar bypass yang telah diisi dengan benar ke departemen personalia;
• Ketiga, prosedur penyediaan dokumen harus diselesaikan dalam waktu tiga hari;
• Keempat, bahkan jika karyawan tersebut tidak dapat secara pribadi mengunjungi departemen personalia majikan, maka setelah periode tiga hari semua dokumen dikirimkan kepadanya melalui surat tercatat dengan inventaris mereka terlampir.

Selain itu, aplikasi untuk penerbitan dokumen dan salinannya, yang diserahkan oleh karyawan ke departemen personalia, serta sertifikat itu sendiri, dikeluarkan dalam bentuk gratis. Faktanya adalah bahwa undang-undang Rusia mengatur bentuk terpadu khusus.

Adapun daftar lengkap dokumen yang dibuat oleh majikan atas permintaan karyawan pada saat pemecatan, termasuk:

• Bantuan 2-NDFL

Dokumen ini berisi informasi tentang jumlah pendapatan yang diterima karyawan selama tahun tersebut, serta jumlah pemotongan pajak untuk anggaran. Majikan mengeluarkan sertifikat 2-NDFL pada saat pemecatan hanya jika karyawan menunjukkannya dalam aplikasinya (Pasal 230 Kode Pajak Federasi Rusia).

Mengapa seseorang membutuhkan kertas ini? Dialah yang memastikan haknya untuk menerima pengurangan pajak standar sepanjang tahun.

• Bantuan untuk menghitung manfaat dari FSS

Sertifikat ini (formulir 4n) dikeluarkan untuk karyawan tanpa gagal, terlepas dari apakah dia menulis aplikasi yang sesuai atau tidak. Ini berisi informasi tentang jumlah total pendapatan orang yang diberhentikan selama dua tahun terakhir, serta informasi tentang jumlah kontribusi asuransi sosial (Pasal 4.1 No. 255-FZ).

Selain itu, ini menentukan jumlah hari kalender di mana karyawan tersebut cuti sakit, cuti orang tua, dll., yang menyebabkan dia menerima penghasilan yang tidak lengkap. Dalam beberapa kasus, dikeluarkan dua referensi: satu - sehubungan dengan pendapatan tahunan dan jumlah kontribusi ke FSS, yang kedua - sehubungan dengan jumlah hari kalender yang ditandai dengan pembayaran pendapatan yang tidak lengkap.

• Bantuan pusat pekerjaan

Jika segera setelah pemecatan, karyawan tersebut akan mendaftar di pusat ketenagakerjaan, maka ia harus meminta sertifikat dari majikan tentang penghasilan rata-ratanya selama tiga bulan terakhir dari pekerjaannya. Dokumen ini dibuat secara ketat berdasarkan penerapan karyawan yang diberhentikan ke departemen personalia organisasi (Pasal 3 No. 1032-1 Undang-Undang Federal).

Bagaimana penghasilan rata-rata dihitung? Semua informasi tentang ini tercantum dalam Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia No. 62 tanggal 12/08/2003. Sertifikat itu sendiri dikeluarkan dalam bentuk sewenang-wenang.

• Dokumen akuntansi di FIU

Dana Pensiun Federasi Rusia menyimpan catatan pribadi semua karyawan. Pada saat yang sama, pada hari pemecatan, salah satu dari mereka harus menerima sertifikat dari majikan mereka yang berisi informasi tentang jumlah pemotongan tunai untuk premi asuransi ke Dana Pensiun. Dokumen ini wajib untuk diterbitkan, dan oleh karena itu diberikan kepada karyawan bahkan tanpa aplikasi yang sesuai darinya (Pasal 11 No. 27-FZ)

Tetap menambahkan bahwa semua dokumen yang terdaftar dikeluarkan pada saat pemecatan atas kehendak bebas mereka sendiri dan atas inisiatif majikan. Penolakan untuk menerbitkannya memerlukan tanggung jawab administratif majikan - penangguhan kegiatan hingga 3 bulan, serta denda sebesar:

• Dari 1.000 hingga 5.000 - untuk pengusaha dan pejabat perorangan;
• Dari 30.000 hingga 50.000 - untuk badan hukum.

Sertifikat wajib

Dalam waktu tiga hari setelah pemecatan karyawan, majikan mengeluarkan sertifikat wajib kepada karyawannya. Pengajuan mereka tidak mengharuskan karyawan untuk menulis pernyataan. Jadi, apa yang harus dikeluarkan saat pemecatan seorang karyawan perusahaan tanpa gagal? Niscaya, sertifikat jumlah penghasilan selama dua tahun kalender terakhir. Bentuknya disetujui dalam Perintah Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia No. 182n (No. 255-FZ). Karyawan menyerahkan dokumen ini ke majikan barunya.

Sertifikat penghasilan wajib pada saat pemecatan dikeluarkan tanpa pernyataan dari karyawan dalam waktu tiga hari sejak saat pemecatan. Pelaksanaannya juga wajib, serta membuat entri yang sesuai di buku kerja.

Sertifikat saat pemecatan atas permintaan tertulis dari karyawan

Selain sertifikat wajib, ada juga dokumen semacam itu yang diberikan kepada karyawan hanya berdasarkan aplikasi tertulis mereka (Pasal 84.1 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Referensi untuk makalah ini meliputi:

1. tentang gaji;
2. atas premi asuransi yang masih harus dibayar dan dibayarkan kepada FIU;
3. tentang masa kerja dalam organisasi ini.

Atas permintaan karyawan, dokumen 2-NDFL juga disediakan. Pada saat yang sama, majikan tidak memiliki hak untuk menolak karyawan: surat-surat ini terkait dengan aktivitas kerja orang tertentu dan berisi informasi pribadi yang hanya berkaitan dengannya.

Penting untuk mempertimbangkan kekhasan penerbitan dokumen berdasarkan permintaan tertulis dari seorang karyawan:

• Pertama, semua dokumen dan salinannya dikeluarkan secara gratis dalam waktu tiga hari;
• Kedua, sertifikat premi asuransi pada saat pemecatan, gaji dan pajak penghasilan 2-pribadi disiapkan oleh departemen akuntansi, dan hanya sertifikat periode kegiatan di perusahaan ini yang disiapkan oleh departemen personalia. Jika organisasi tidak memiliki departemen personalia, maka persiapan semua dokumen adalah tanggung jawab seorang akuntan.

Perlu ditambahkan bahwa sertifikat ke Dana Pensiun pada saat pemecatan harus berisi informasi akuntansi yang dipersonalisasi. Ini, tanpa kesulitan yang tidak perlu, memungkinkan Anda untuk menambahkan akumulasi kontribusi pensiun karyawan setelah bekerja di tempat baru.

Kewajiban perusahaan pada hari pemecatan

Disebutkan sebelumnya bahwa semua sertifikat tentang pemecatan seorang karyawan, baik wajib maupun atas permintaan orang yang diberhentikan, dikeluarkan dalam waktu tiga hari sejak tanggal pemutusan hubungan kerja atau pengajuan aplikasi yang sesuai ke departemen personalia. Namun, ada informasi yang harus segera diberikan kepada karyawan pada hari berakhirnya hubungan kerja. Ini termasuk data akuntansi yang dipersonalisasi untuk seorang karyawan dalam sistem asuransi pensiun (Pasal 11 No. 27-FZ).

Dalam hal ini, bagaimana dokumen setelah pemecatan dari majikan?

• Pertama, informasi ini tercermin dalam bentuk sewenang-wenang dalam dokumen terpisah;
• Kedua, karyawan menyiapkan konfirmasi tertulis tentang transfer informasi ini.

Menurut komposisinya, informasi akuntansi yang dipersonalisasi mencakup informasi yang terkait dengan:

1. Informasi tentang jumlah premi asuransi yang masih harus dibayar dan dibayar;
2. Data pengalaman asuransi karyawan;
3. Informasi tentang kontribusi khusus pemberi kerja untuk pensiun yang didanai karyawan dan kontribusi tambahan lainnya.

Penerbitan informasi tersebut melibatkan pengoperasian data pribadi, oleh karena itu, karyawan tidak diharuskan untuk menulis aplikasi untuk penyediaan mereka. Namun, majikan memiliki hak untuk mengeluarkan informasi tersebut secara ketat terhadap tanda tangan karyawan.

Bagaimana cara mengirimkan informasi?

Menurut persyaratan undang-undang Rusia, organisasi mana pun berkewajiban tidak hanya untuk secara teratur mengirimkan laporan ke FIU, tetapi juga untuk memberikan salinan informasi pribadinya kepada karyawan itu sendiri (Pasal 11 No. 27-FZ).

Tidak seperti banyak sertifikat lain yang dikeluarkan pada saat pemecatan seorang karyawan, informasi tentang pemotongan ke FIU disajikan berdasarkan formulir yang ditentukan secara ketat dalam undang-undang, yaitu:

• 3В-6-1, 3В-6-4 - untuk informasi tentang iuran pensiun untuk periode hingga 2014;
• RSV-1 (Bagian 6), jika kita berbicara tentang informasi yang termasuk dalam laporan untuk FIU setelah 2014.

Mengapa kita berbicara tentang tanggal awal seperti itu - khususnya, tentang periode waktu sebelum 2014? Faktanya adalah bahwa sebagian besar organisasi mengabaikan kebutuhan untuk secara teratur memberikan informasi dari laporan kontribusi ke Dana Pensiun pekerja. Itulah sebabnya pada saat pemecatan mereka harus membuat salinan dokumen-dokumen tersebut untuk semua periode pelaporan sebelumnya.

Daftar sertifikat yang diterbitkan

Semua sertifikat yang diberikan kepada karyawan dikeluarkan secara ketat dengan tanda tangan karyawan yang diberhentikan. Untuk apa? Untuk menyelamatkan majikan dari serangan oleh karyawan di masa depan, serta untuk melindunginya dari proses pengadilan yang panjang dan mahal.

Konfirmasi tertulis dari seorang karyawan dapat dikeluarkan dalam beberapa bentuk:

1. Tanda terima untuk penerimaan dokumen;
2. Tanda tangan pada dokumen asli yang akan tetap ada di organisasi (misalnya, formulir RSV-1);
3. Tanda tangan dalam daftar sertifikat yang diterbitkan.

Opsi terakhir diakui oleh sebagian besar pekerja personalia sebagai yang paling nyaman dan efektif, karena:

• Penomoran dokumen end-to-end memungkinkan Anda untuk mengetahui kapan saja persisnya berapa banyak kertas yang telah diberikan kepada karyawan;
• Informasi tentang referensi apa pun dapat ditemukan dalam satu jurnal tertentu, dan tidak melalui seluruh file perusahaan;
• Dokumen tidak akan dapat didaftarkan secara surut atau untuk menghapus informasi apapun dari jurnal.

Di Rusia, tidak ada bentuk jurnal terpadu untuk mendaftarkan sertifikat yang dikeluarkan untuk karyawan. Namun, bentuk yang paling umum adalah tabel dengan kolom berikut:

1. Nomor berurutan;
2. Tanggal penyerahan dokumen;
3. NAMA LENGKAP. pelamar;
4. Jenis dokumen (sertifikat, salinan, dll.);
5. Isi singkat dari bantuan tersebut;
6. Tanda tangan pegawai penerima.

Biasanya, log pendaftaran dikelola oleh departemen personalia perusahaan, namun, tugas semacam itu juga dapat diberikan kepada spesialis penyimpanan catatan.

Ringkasnya, harus ditekankan bahwa sebagian dari sertifikat pada saat pemecatan karyawan dikeluarkan tanpa gagal, dan sebagian secara ketat didasarkan pada aplikasi karyawan. Pada saat yang sama, semua dokumen disediakan dalam waktu tiga hari sejak tanggal pemutusan kontrak kerja atau pengajuan aplikasi ke departemen personalia, dan sangat bertentangan dengan tanda tangan karyawan yang diberhentikan.

Pemberhentian: dokumen apa yang harus dikeluarkan untuk seorang karyawan

Ketika seorang karyawan diberhentikan, majikan, selain buku kerja, harus menyerahkan sejumlah dokumen. Beberapa dari mereka dikeluarkan atas permintaan karyawan yang diberhentikan, dan beberapa dokumen harus dikeluarkan. Bagaimana berpisah dengan seorang karyawan tanpa rasa sakit dan menghindari klaim, kami akan memberi tahu di artikel ini.

Proses pemberhentian seorang karyawan atas kehendaknya sendiri dimulai dari saat ia mengajukan aplikasi tertulis. Karyawan harus menulis aplikasi dua minggu sebelum tanggal pemecatan, kecuali jika periode yang berbeda ditentukan oleh hukum (bagian 1 pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia). Jangka waktu dihitung dari hari setelah hari pengajuan aplikasi.

Berdasarkan permohonan tersebut, pemberi kerja mengeluarkan perintah pemutusan kontrak kerja (formulir No. T-8 atau T-8a). Karyawan membubuhkan tanda tangannya dalam urutan di kolom "Saya mengetahui pesanan" (bagian 2 pasal 84.1 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Atas permintaan karyawan yang mengundurkan diri, majikan berkewajiban untuk mengeluarkan salinan resmi dari pesanan tersebut.

Selain buku kerja, majikan mengeluarkan dokumen tentang gaji dan masa kerja karyawan.

Riwayat pekerjaan

Majikan wajib mengeluarkan buku kerja pada hari kerja terakhir karyawan (bagian 4 pasal 84.1 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Buku kerja harus mencakup:

• nomor urut catatan pemberhentian;
• tanggal pemberhentian;
• alasan pemecatan, mengacu pada Kode Perburuhan Federasi Rusia. Misalnya, seperti ini: “Kontrak kerja dihentikan atas inisiatif karyawan, klausul 3 Seni. Kode Perburuhan Federasi Rusia";
• nama dokumen atas dasar entri dibuat, nomor dan tanggal dokumen. Misalnya pesanan No. 267 tertanggal 05/11/2017.

Entri dalam buku kerja harus disertifikasi dengan stempel dan tanda tangan karyawan yang diberhentikan dan karyawan yang mengisi buku kerja (paragraf 35 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16/04/2003 No. 225).

Informasi penghasilan

Majikan berkewajiban untuk mengeluarkan kepada karyawan yang diberhentikan pada hari pemecatan sertifikat jumlah penghasilan selama dua tahun kalender. Kewajiban semacam itu dibebankan kepada perusahaan, paragraf 3, bagian 2, Art. 4.1 Undang-Undang Federal 29 Desember 2006 No. 255-FZ.

Sertifikat akan berguna bagi seorang karyawan di tempat kerja baru jika, misalnya, ia jatuh sakit. Sertifikat harus diisi sesuai dengan formulir yang disetujui oleh Perintah Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tertanggal 30 April 2013 No. 182n.

Atas permintaan karyawan, perlu untuk mengeluarkannya sertifikat gaji selama tiga bulan terakhir. Dengan sertifikat seperti itu, seorang karyawan dapat mendaftar ke layanan ketenagakerjaan (klausul 2, pasal 3 Undang-Undang Federasi Rusia 19 April 1991 No. 1032-1).

Juga, dalam praktiknya, adalah kebiasaan untuk mengeluarkan sertifikat kepada pekerja yang diberhentikan dalam bentuk 2-NDFL. Menurut sertifikat seperti itu, majikan baru, khususnya, akan dapat menentukan hak karyawan untuk pemotongan. Misalnya, jika penghasilan melebihi batas yang ditetapkan, karyawan tidak berhak atas potongan anak. Jika majikan belum mengeluarkan sertifikat 2-NDFL, karyawan berhak untuk memintanya secara tertulis (klausul 3, pasal 230 Kode Pajak Federasi Rusia).

Informasi akuntansi yang dipersonalisasi

Setelah pemecatan seorang karyawan, majikan harus memberinya data akuntansi (klausul 4, pasal 11 Undang-Undang Federal 04/01/1996 No. 27-FZ).

Data yang ditentukan terkandung dalam formulir pelaporan berikut:

• SZV-M;
• SZV-STAZH (dikeluarkan sejak 2017);
• pasal 3 Perhitungan Premi Asuransi (berlaku sejak 2017);
• bagian 6 formulir RSV-1 PFR (jika data diperlukan untuk periode hingga 2017).

Informasi dikeluarkan dalam bentuk ekstrak dari formulir yang terdaftar. Tidak mungkin memberikan formulir lengkap kepada karyawan yang diberhentikan, karena berisi data pribadi karyawan lain. Tentu saja, jika perusahaan hanya mempekerjakan satu orang, Anda dapat langsung mengeluarkan formulir yang ditentukan, yang disertifikasi.

Harap dicatat bahwa undang-undang tidak mengatur penerbitan data akuntansi berdasarkan aplikasi tertulis. Jadi, itu adalah tanggung jawab langsung dari majikan. Majikan berkewajiban untuk menerbitkan data tentang kontribusi yang masih harus dibayar dan masa kerja yang setara dengan buku kerja.

Undang-undang tidak menentukan periode di mana data akuntansi yang dipersonalisasi harus dikeluarkan. Oleh karena itu, majikan menentukan jangka waktunya sendiri.

Tanggung jawab untuk tidak menerbitkan informasi akuntansi tidak diatur oleh hukum. Tetapi karyawan tersebut dapat pergi ke pengadilan dan mungkin memenangkan kasus tersebut.

Dokumen lainnya

Pekerja berhak menerima dari pemberi kerja dokumen yang berkaitan langsung dengan fungsi pekerjaannya. Untuk melakukan ini, karyawan yang pensiun harus mengajukan aplikasi dengan daftar dokumen yang diperlukan. Majikan, pada gilirannya, berkewajiban untuk memberikan salinan resmi dari dokumen yang diminta (bagian 4 pasal 84.1 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Secara khusus, karyawan mungkin memerlukan salinan pesanan untuk perekrutan dan pemberhentian, untuk transfer atau kombinasi, dll.

Kegagalan untuk mengeluarkan salinan yang diminta dapat dianggap sebagai pelanggaran administratif (Pasal 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia). Untuk ini, denda 30.000 hingga 50.000 rubel dikenakan pada organisasi.

Standar Pakar Layanan

Rogacheva E.A.

Anda telah memutuskan untuk berhenti. Pada hari kerja terakhir, spesialis yang berangkat harus mengambil beberapa dokumen penting dari departemen personalia atau akuntansi. Kami menawarkan Anda daftar dokumen-dokumen ini.

Salinan pesanan

Dalam hal pemutusan kontrak kerja, majikan membuat, dan karyawan menandatangani perintah (instruksi) yang sesuai. Jika diinginkan, karyawan dapat menerima salinan resmi dari pesanan ini. Untuk melakukan ini, Anda perlu mendaftar dengan aplikasi tertulis ke majikan ().

Majikan tidak dapat menolak untuk memberikan salinan dokumen yang terkait dengan pekerjaannya kepada seorang karyawan: perintah pemecatan, pekerjaan, transfer, insentif, dll. (). Mereka diberikan kepadanya secara gratis ().

Riwayat pekerjaan

Entri dibuat dengan alasan pemecatan. Catatan disertifikasi dengan tanda tangan orang yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja di organisasi, dan stempel perusahaan. Karyawan juga membubuhkan tanda tangannya di buku kerja (klausul 35 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16/04/2003 No. 255 "Tentang buku kerja"). Dia juga diminta untuk meninggalkan tanda tangan di Buku Catatan Buku dan Sisipan Kerja: ini akan mengkonfirmasi fakta menerima buku kerja di tangannya, dan, sebagai hasilnya, akan menyelamatkan majikan dari kemungkinan klaim.

Jika karyawan tidak dapat mengambil dokumen pada hari pemecatan, majikan akan mengiriminya pemberitahuan tentang perlunya muncul untuk buku kerja atau setuju untuk mengirimnya melalui pos. Selain itu, seorang karyawan dapat melamar ke mantan majikan untuk mendapatkan buku kerja. Dan itu akan dikembalikan dalam waktu tiga hari sejak tanggal diterimanya "petisi".

Sertifikat jumlah penghasilan untuk dua tahun kalender sebelum tahun pemutusan hubungan kerja

Sertifikat ini diperlukan bagi pemberi kerja di masa depan untuk menghitung pembayaran untuk cacat sementara, kehamilan dan persalinan, perawatan anak.

Mantan majikan harus mengeluarkan sertifikat ini kepada karyawan tanpa hambatan. Jika karyawan tidak menerima dokumen pada hari pemecatan, maka ia dapat mengajukan permohonan kepada majikan dengan aplikasi tertulis. Yang terakhir akan mengeluarkan sertifikat dalam waktu tiga hari (;).

Data "pensiun"

Pada hari pemecatan, majikan harus mengeluarkan kepada karyawan dokumen yang berisi informasi (jumlah premi asuransi yang masih harus dibayar untuk asuransi pensiun wajib, dll.) yang dikirim oleh majikan ke FIU selama karyawan bekerja di perusahaan ( )

Juga, karyawan dapat menerima ("melawan tanda tangan") salinan informasi pribadinya yang tidak diserahkan oleh perusahaan kepada Dana Pensiun (). Majikan akan mentransfer informasi ini ke FIU dalam batas waktu yang ditentukan oleh hukum.

Buku kedokteran

Kategori pekerja tertentu harus menjalani pemeriksaan kesehatan wajib atas biaya majikan (). Data tentang berlalunya pemeriksaan medis dapat dimasukkan ke dalam buku medis pribadi, yang pelaksanaan dan penerbitannya dilakukan sesuai dengan Perintah Rospotrebnadzor tertanggal 20/05/2005 N 402 "Pada buku medis pribadi dan paspor sanitasi".

Ketika seseorang bekerja di perusahaan, buku medisnya disimpan di departemen personalia perusahaan. Pada saat pemecatan (pemutusan kontrak kerja), itu harus diberikan kepada karyawan, karena itu adalah miliknya.

Sergey Petrov

Untuk menerima semua dokumen yang disyaratkan oleh hukum saat meninggalkan pekerjaan, Anda perlu mengetahui dokumen apa yang harus dikeluarkan pada saat pemecatan atas kehendak bebas mereka sendiri. Apakah ada daftar referensi dan pernyataan, atau daftarnya berbeda untuk setiap organisasi?

Dokumen apa yang mungkin diperlukan dari seorang karyawan?

Keterlambatan dalam organisasi akan dianggap oleh pengawas ketenagakerjaan sebagai pelanggaran hak-hak orang yang diberhentikan, karena ia tidak akan bisa mendapatkan pekerjaan baru.

Penting! Selain buku kerja dan medis, majikan hanya mengeluarkan salinan dokumen yang disertifikasi olehnya, aslinya disimpan di perusahaan.

Bersama dengan dokumen-dokumen ini, orang yang mengundurkan diri mungkin memerlukan salinan pesanan untuk bonus atau transfer ke posisi baru, jika tidak dicatat dalam pekerjaan.

Kegagalan oleh majikan untuk memberikan dokumen-dokumen tersebut setelah permintaan tertulis dari seorang karyawan yang dibiasakan dengan perintah pemecatan memerlukan pengenaan hukuman, dan dalam beberapa kasus, pemecatan dari posisi kepala selama beberapa tahun. Dokumen yang dieksekusi dengan benar dan dikeluarkan tepat waktu setelah pemecatan seorang karyawan akan membantu menghindari masalah.

Dalam hal pemecatan seorang karyawan, majikan harus memberinya daftar dokumen tertentu. Beberapa dokumen diperlukan. Pada saat yang sama, karyawan, setelah mengisi aplikasi, memiliki hak untuk meminta majikan mengeluarkan dokumen tambahan kepadanya.

Selain dokumen akuntansi, serta buku kerja, karyawan yang diberhentikan harus menerima ekstrak dari perhitungan premi asuransi dan formulir SZV-Experience. Namun, tidak sepenuhnya jelas siapa yang harus bertanggung jawab untuk menerbitkan dua dokumen terakhir - spesialis SDM atau akuntan organisasi.

Dari artikel ini Anda akan belajar tentang dokumen mana setelah pemecatan dari majikan pada tahun 2017, karyawan harus menerima tanpa gagal, dan yang - atas permintaan karyawan. Selain itu, Anda akan belajar siapa yang harus bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penerbitan dokumen-dokumen ini.

Dokumen saat pemecatan: wajib dan atas permintaan karyawan

Dokumen yang dibutuhkan	Dokumen sesuai permintaan
Riwayat pekerjaan	informasi tentang masa kerja di organisasi
slip gaji	sertifikat 2-NDFL (atas penghasilan)
sertifikat gaji selama 2 tahun	fotokopi formulir No. T-2 (kartu pribadi karyawan)
ekstrak dari daftar orang yang diasuransikan (dalam hal kontribusi tambahan untuk pensiun yang didanai dibayarkan untuk karyawan)	salinan perintah transfer (pada penghargaan, pemecatan, perekrutan dan dokumen lainnya)
ekstrak dari bagian ketiga formulir untuk menghitung premi asuransi (3 "Informasi pribadi tentang orang yang diasuransikan")	sertifikat jumlah penghasilan rata-rata (selama 3 bulan)
Formulir Pengalaman SZV	salinan kontrak kerja
bentuk SZV-M	sertifikat gaji (untuk layanan ketenagakerjaan saat melamar tunjangan pengangguran)

Pendaftaran dan penerbitan buku kerja pada saat pemecatan

Berdasarkan Pasal 81 dari Kode Perburuhan, adalah tanggung jawab pemberi kerja untuk menerbitkan buku kerja pada hari karyawan tersebut dipecat. Harus diingat bahwa aturan ini tidak berlaku untuk kategori pekerja berikut:

• pekerja paruh waktu;
• karyawan yang telah bekerja di organisasi selama kurang dari lima hari (Kode Perburuhan Federasi Rusia, pasal 66).

Dalam buku kerja, yang merupakan konfirmasi masa kerja, mencerminkan poin-poin berikut:

• tanggal kerja;
• transfer ke posisi lain;
• tanggal dan alasan pemecatan karyawan.

Berdasarkan Keputusan Pemerintah Rusia No. 225 (paragraf 10 dan 21) tanggal 16 April 2003, data berikut dapat dimasukkan dalam buku kerja:

• tentang penggantian nama majikan;
• pada penghargaan karyawan.

Setelah menerima buku kerja pada hari pemecatan, seperti yang ditunjukkan dalam: paragraf 41 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225 tanggal 16 April 2003, karyawan harus menandatangani buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan menyisipkannya.

Tanggung jawab untuk memelihara buku akuntansi ditugaskan ke departemen personalia perusahaan. Pada saat yang sama, diperbolehkan untuk mentransfer kekuatan layanan personalia organisasi kepada karyawan lain yang memproses perekrutan dan pemecatan karyawan.

Jika Anda tidak masuk kerja pada hari pemecatan, Anda harus mengirimkan pemberitahuan kepada karyawan bahwa Anda harus datang untuk mengambil buku kerja. Anda dapat meminta izin kepada karyawan untuk mengirim dokumen ini melalui surat. Selanjutnya, Anda perlu memperbaiki tanggal pengiriman buku kerja (dalam buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya).

Dokumen yang mengkonfirmasi pengiriman dokumen ke karyawan perlu disimpan.

Organisasi menunjuk seorang karyawan yang bertanggung jawab atas buku kerja. Biasanya, ini adalah karyawan departemen personalia perusahaan. Anda dapat menugaskan orang yang bertanggung jawab dari departemen lain, misalnya:

• dari departemen akuntansi
• dari Departemen Sumber Daya Manusia;
• dari departemen hukum.

Entri dalam buku kerja harus disertifikasi dengan stempel dan tanda tangan majikan.

Dalam hal penerbitan buku kerja yang tidak tepat waktu kepada seorang karyawan, serta ketika membuat entri yang salah di dalamnya (misalnya, menunjukkan alasan pemecatan yang salah), sesuai dengan Keputusan pemerintah Rusia No. 225 (paragraf 35) tertanggal 16 April 2003 dan dengan Pasal 234 Kode Perburuhan Federasi Rusia, adalah tanggung jawab pemberi kerja untuk mengganti karyawan untuk jangka waktu keterlambatan yang tidak diterima oleh karyawan.

Paragraf 33 dari dokumen tersebut juga menyatakan bahwa pekerja berhak untuk menuntut majikan mengganti buku kerja jika berisi entri yang diakui oleh organisasi itu sendiri sebagai tidak valid. Misalnya, bisa berupa catatan perpindahan (pemberhentian).

Pendaftaran dan penerbitan formulir SZV-M setelah pemecatan

Kutipan dari formulir SZV-M adalah konfirmasi pengalaman asuransi karyawan. Dokumen harus mencakup informasi berikut:

• Nama organisasi;
• Detail Perusahaan;
• periode pelaporan;
• informasi tentang karyawan;
• NPWP karyawan;
• karyawan SNIL.

PADA alinea 4 Pasal 11 UU No. 27-FZ 04/01/1996 menyatakan bahwa ekstrak dari SZV-M harus disiapkan untuk masa kerja tahun 2017. Anda harus menggunakan formulir dokumen SZV-M, yang diadopsi Keputusan Dewan PFR No. 83p. dari 01.02. 2016.

Dalam ekstrak dari formulir SZV-M, perlu untuk mengisi semua bagian. Pada saat yang sama, di bagian 4 Anda hanya perlu memasukkan informasi untuk karyawan yang akan pergi.

Adapun tata cara pengisian formulir SZV-M tidak dipublikasikan oleh FIU. Petunjuk pengisian formulir dapat dilihat pada contoh formulir dokumen.

Harap dicatat bahwa tidak ada aturan dalam undang-undang saat ini yang akan menentukan orang yang terlibat dalam pelaksanaan dokumen ini. Organisasi harus secara independen menunjuk orang yang bertanggung jawab.

Pendaftaran dan penerbitan formulir SZV-STAZH setelah pemecatan

Dalam undang-undang No. 27-FZ 04/01/1996 (klausul 4 pasal 11) kita berbicara tentang fakta bahwa informasi tentang periode asuransi dalam bentuk baru SZV-STAZH harus diberikan kepada karyawan pada saat pemecatan.
SZV-STAGE adalah dokumen yang diperkenalkan pada tahun 2017 dan harus diserahkan setiap tahun kepada Dana Pensiun. Batas waktu penyampaian laporan untuk tahun 2017 adalah 1 Maret 2018.

Ingatlah bahwa formulir ini adalah informasi akuntansi yang dipersonalisasi yang mengonfirmasi jumlah pembayaran asuransi, serta pengalaman asuransi karyawan.

Bentuk dokumen SZV-STAZH diatur Resolusi Dewan Dana Pensiun Federasi Rusia No. 3, paragraf 11.01.2017. Ini juga berisi rekomendasi untuk mengisinya. Formulir harus mencakup informasi berikut:

• nomor pendaftaran pemberi kerja di FIU;
• KPPi NPWP;
• Nama karyawan yang dipecat;
• SNIL;
• masa kerja;
• perhitungan pengalaman asuransi dan beberapa informasi lainnya.

Data ini dapat dimasukkan secara manual, dengan tinta hitam atau biru, atau diisi langsung di komputer.

Biasanya, departemen akuntansi perusahaan terlibat dalam persiapan dokumen. Tetapi majikan dapat menunjuk karyawan lain (misalnya, dari departemen personalia). Inspektur SDM dapat mengeluarkan dokumen untuk pensiunan karyawan. Petugas personalia akan menerima dari karyawan salinan SZV-STAZH dengan tanggal dan tanda tangan pada tanda terima.

Dokumen tersebut dikeluarkan untuk karyawan dengan tanda tangan dalam jurnal khusus. Selain itu, disarankan untuk membuat salinan dokumen, yang akan ditandatangani oleh karyawan, yang menunjukkan nama lengkap dan tanggalnya.

Jika seorang karyawan menolak untuk mengambil SZV-STAGE, perhatikan fakta ini dalam tindakan terpisah di hadapan saksi.

Formulir SZV-STAZH harus diberikan kepada karyawan selambat-lambatnya lima hari kalender.

Karyawan yang mengundurkan diri harus mengeluarkan sertifikat SZV-STAZH sebelum bulan Maret tahun berjalan. Setelah 1 Maret, ekstrak dari formulir ini harus dikeluarkan, yang diserahkan ke FIU.

Pendaftaran dan penerbitan ekstrak dari bagian 3 formulir perhitungan premi asuransi

Sekarang majikan bertanggung jawab untuk mengeluarkan kutipan dari bagian 3 "Informasi pribadi tentang orang yang diasuransikan" dari perhitungan premi asuransi pada hari karyawan pergi. Layanan Pajak Federal menggabungkan dua dokumen terpisah menjadi satu - 4-FSS dan RSV-1. Dokumen tersebut menunjukkan kontribusi dan pendapatan dari karyawan yang diberhentikan.

Dokumen tersebut mencerminkan informasi tentang tiga bulan terakhir periode pelaporan di mana karyawan tersebut dipecat - dari awal kuartal hingga hari pemecatan.

PADA perintah Layanan Pajak Federal Federasi Rusia No. -7-11/ [dilindungi email] dari 10.10.2016 berisi formulir pernyataan premi asuransi. Dokumen tersebut berisi informasi berikut:

• informasi tentang gaji karyawan;
• tentang premi asuransi yang telah diperoleh;
• data paspor karyawan.

Dokumen ini disiapkan oleh departemen akuntansi perusahaan dan diserahkan ke kantor pajak. PADA surat tertanggal 17 Maret 2017 No.BS-4-11/4859 Layanan Pajak Federal mengklarifikasi prosedur untuk mengisi bagian 3 Pernyataan.

Saat mengisi dokumen, tidak mungkin untuk memperbaiki kesalahan dengan cara korektif. Pengisian manual melibatkan penggunaan tinta biru, ungu, atau hitam.

Karyawan pada hari pemecatannya harus menandatangani sertifikat yang menyatakan bahwa dia menerima perhitungan. Tidak ada bentuk perhitungan terpadu, dan oleh karena itu organisasi dapat secara mandiri mengembangkan templat dokumennya sendiri, di mana karyawan perlu menunjukkan:

• posisi;
• tanda tangan;
• tanggal.

Harus diingat bahwa ekstrak dikeluarkan tidak hanya pada saat pemecatan karyawan yang terdaftar di bawah kontrak kerja, tetapi juga untuk orang-orang yang melakukan kegiatan di bawah kontrak layanan dan kontrak hukum perdata.

Untuk menghindari masalah dan kesalahan saat mengeluarkan dokumen saat pemecatan dari majikan pada tahun 2017, organisasi harus dengan jelas mengidentifikasi orang yang akan bertanggung jawab untuk mengisi formulir SZV-M dan SZV-STAZH. Selain itu, diinginkan untuk memiliki dokumen pendukung yang menyatakan bahwa karyawan telah menerima semua dokumen yang diperlukan pada saat pemecatan. Untuk menyederhanakan tugas, Anda dapat membuat jurnal akuntansi khusus, serta mengambil tanda terima (tanda tangan pada salinan) dari karyawan tentang penerimaan dokumen di tangan mereka.