Situasi ketika pengusaha dihadapkan dengan kebutuhan untuk mem-flash dokumen jauh dari biasa. Kertas mungkin diperlukan untuk kantor pajak, dana pensiun, atau untuk pengarsipan.

Dilarang keras merekatkan dokumen atau mengikatnya dengan stapler. Untuk menghindari masalah dan tidak mendapatkan reputasi sebagai orang yang buta huruf, Anda perlu tahu cara mem-flash dokumen sesuai dengan semua persyaratan.

Aturan umum

Sepintas, tampaknya tidak ada kesulitan dalam menstaples dokumen, tetapi ini tidak sepenuhnya benar. Prosesnya harus didekati secara bertanggung jawab sehingga makalah dalam bentuk yang tepat. Banyak percetakan dapat melakukan pekerjaan ini dengan biaya tetap dan dalam waktu singkat, tetapi tidak setiap pengusaha akan mengambil risiko mempercayakan surat-surat penting kepada orang asing. Agar tidak menggunakan layanan profesional setiap saat, ada baiknya mencari tahu cara mem-flash dokumen dengan benar.

Struktur pengawasan tidak memberikan panduan khusus kepada pengusaha tentang masalah ini, jadi Anda harus mencari tahu sendiri. Informasi dapat diperoleh dari rekomendasi Metodologi di bidang pekerjaan kantor.

Kertas jahit dengan benang

Bagaimana cara mem-flash dokumen dengan cara ini? Untuk melakukan ini, Anda perlu menyiapkan aksesori. Anda harus memiliki benang, jarum, dan lem. Prosesnya terdiri dari tiga langkah:

• Persiapan dokumen. Semua kertas harus ditata dalam urutan yang benar dan diberi nomor dengan pensil di sudut kertas. Lubang dapat dibuat dengan penusuk atau pelubang kertas dapat digunakan. Jika ada banyak kertas dan tidak mungkin ditusuk dengan pelubang kertas, Anda harus menggunakan paku yang tajam dan palu. Jumlah lubang tergantung pada kepentingan dan tujuan dokumen. Dokumen sangat rahasia dijahit menjadi lima lubang untuk menghindari penggantian lembaran. Lubang harus ditempatkan di sebelah kiri, di tengah lapangan bebas. Jaraknya harus sekitar tiga sentimeter dari satu tusukan ke tusukan lainnya.

• Penghapusan. Saat mencari tahu cara mem-flash dokumen dengan utas, Anda perlu mengetahui nuansa penting. Dalam kebanyakan kasus, biasanya menggunakan benang atau utas LSh-210. Benang kuat lainnya juga diperbolehkan. Penting untuk memulai proses dari bagian belakang lubang, yang terletak di tengah. Merupakan kebiasaan untuk menjahit dokumen dua kali untuk memberikan kekuatan yang diinginkan. Benang dibawa ke belakang dari tusukan pusat dan diikat dengan simpul. Jika Anda perlu mengikat kertas yang tidak bernilai tertentu, Anda dapat menggunakan utas biasa.

• Verifikasi dokumen. Untuk mengesahkan kertas dengan benar, perlu menyiapkan selembar kertas kecil berukuran 4 kali 5 cm, yang harus direkatkan pada simpul sehingga ujung benang bebas. Pada lembar itu perlu untuk menunjukkan jumlah kertas yang diajukan dalam jumlah dan kata-kata, serta posisi, nama keluarga dan inisial orang yang bertanggung jawab. Setelah itu, pemberi sertifikasi membubuhkan tanda tangan dan stempel, jika ada. Tepi tanda tangan dan segel harus melampaui lembaran stiker.

Bagaimana cara menyiapkan dokumen untuk kantor pajak?

Setiap pengusaha diharuskan untuk memberikan berbagai laporan tentang kegiatan mereka, sehingga pengetahuan tentang cara mem-flash dokumen untuk layanan pajak diperlukan. Untuk menghindari inkonsistensi, disarankan untuk memeriksa dengan orang yang bertanggung jawab tentang aturan pengikatan dokumen.

Daftar semua kertas terlampir harus dikompilasi dengan dokumen yang sudah jadi. Inventaris harus dilampirkan di awal kasus dan diberi nomor secara terpisah. Penting juga untuk menunjukkan tanggal dokumen dan jumlah lembar. Harus diingat bahwa nomor ditempatkan pada lembaran, dan bukan pada halaman. Jika dokumen multi-volume, halaman setiap volume diberi nomor secara terpisah.

Untuk otoritas pajak, Anda perlu mem-flash dokumen menjadi 3 lubang, tidak lebih dan tidak kurang. Jarak antara tusukan harus lebih dari tiga sentimeter. Anda harus menempatkannya di bidang di sisi kiri. Lubang dibuat dengan penusuk atau jarum tebal. Tusukan harus di tengah bidang sehingga teks terlihat jelas. Semua lubang harus dibuat sedemikian rupa sehingga mereka benar-benar berada di bawah satu sama lain.

Benang apa yang harus dijahit?

Dokumen pajak harus dijahit hanya dengan jarum suntik, menggunakan benang atau benang LSh-210. Dalam kasus ekstrim, diperbolehkan berkedip dengan benang nilon yang dilipat beberapa kali.

Utas adalah keluaran di bagian belakang lembar terakhir. Ujung-ujungnya, yang panjangnya tidak boleh lebih dari 6 cm, harus diikat. Stiker dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku umum dan disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel. Ujung utas harus bebas.

Jika dokumen akan disimpan selama lebih dari sepuluh tahun, lima tusukan harus dibuat. Dalam hal ini, stiker harus terbuat dari kertas tisu.

Sampul dokumen

Anda perlu tahu tidak hanya cara mem-flash dokumen, tetapi juga cara memilih sampul untuk mereka. Mereka dapat terdiri dari tiga jenis: standar, non-standar dan yang digunakan untuk penyimpanan kertas jangka panjang. Sebagai aturan, paling sering dimensi penutup adalah 229 kali 324 mm, digunakan untuk lembaran A4.

Jika dokumen lebih besar, Anda perlu membuat sampul khusus. Untuk melakukan ini, Anda dapat menghubungi percetakan atau melakukannya sendiri. Kertas-kertas yang perlu disimpan selama lebih dari 25 tahun harus dibingkai dalam sampul yang kuat yang terbuat dari karton tebal. Jika pemindahan dokumen ke arsip negara dimaksudkan, bahan sampul harus bebas asam.

Firmware dalam 4 lubang

Tergantung pada persyaratan penyimpanan dokumen, pendaftaran dapat terdiri dari dua jenis:

• Parsial, di mana lembaran tidak boleh diberi nomor. Dalam hal ini, inventarisasi dan lembar sertifikasi tidak perlu dibuat. Pendaftaran semacam itu diperbolehkan untuk dokumen yang disimpan tidak lebih dari sepuluh tahun.
• Registrasi penuh diperlukan ketika makalah telah berada di arsip selama lebih dari sepuluh tahun. Dalam hal ini, Anda perlu mem-flash dokumen menjadi 4 lubang.

Penutup harus keras, terbuat dari karton tebal, yang ketebalannya 0,35-1,5 mm. Elemen deskripsi harus diatur sesuai dengan GOST 17914-72. Saat mengajukan makalah, Anda harus ingat bahwa teks harus dibaca dengan baik. Semua benda logam seperti klip kertas dan staples harus dilepas.

Untuk memasang 4 lubang, Anda perlu menyiapkan penusuk, alat penjepit, jarum dan benang besar. Jika ada banyak lembaran, lebih disarankan untuk melakukan bor.

Seluk-beluk "jahitan arsip"

Sebelum mem-flash dokumen, Anda perlu memeriksa semua kertas dan mengaturnya dalam urutan yang benar. Lembar inventaris harus diberi nomor secara terpisah. Pada akhirnya, saksi diperlukan.

Jika kasing ditarik sebagian, karton harus diterapkan di atas dan di bawah. Dalam hal desain yang lengkap, perlu untuk menjahit dan membuat penjilidan menggunakan lem PVA.

Untuk menjepit paket, Anda harus menggunakan penindasan atau perangkat khusus. Tusuk bawah dan atas harus ditempatkan pada jarak 30 mm dari batas bidang. Dua lubang yang tersisa terletak pada jarak sekitar 80 mm dari tusukan ekstrem.

Ujung-ujung benang harus dimasukkan melalui jarum yang berbeda dan ditahan di tusukan tengah di sisi depan. Benang dibawa keluar dari sisi belakang melalui tusukan ekstrim ke sisi depan. Kemudian dimasukkan ke dalam lubang yang berdekatan. Ujung-ujungnya harus diikat dari belakang.

Kesimpulan

Pelaporan dan pengelolaan dokumen yang tepat adalah salah satu aspek penting dari keberhasilan kegiatan. Oleh karena itu, manajer harus mendekati masalah ini dengan semua tanggung jawab dan mengetahui cara mem-flash dokumen dengan benar.

Pengusaha dan pekerja kantoran dalam pekerjaan mereka dihadapkan pada kebutuhan untuk eksekusi dokumen multi-halaman yang benar. Otoritas pengatur dan organisasi yang lebih tinggi, seperti yang Anda ketahui, sangat teliti dalam merancang surat bisnis, dan oleh karena itu terkadang timbul kesulitan. Mari kita cari tahu cara mem-flash dan memberi nomor dokumen dengan benar sehingga tidak ada pertanyaan yang tidak perlu saat mengirimkannya.

Siapa yang menangani dokumen?

Tampaknya tidak ada yang rumit dalam mem-flash kertas. Namun pada kenyataannya, tidak semuanya begitu sederhana. Ada aturan tertentu yang dengannya ini dilakukan. Jika Anda ingin membuat pengikat koran atau majalah untuk digunakan dalam organisasi, maka ini adalah satu hal. Tetapi jika Anda dihadapkan dengan tugas menyiapkan dokumen untuk arsip atau kantor pajak, atau di tempat lain, maka Anda harus mendekati pekerjaan dengan semua tanggung jawab, jika tidak, Anda berisiko mendapatkan kembali surat-surat itu. Alasan penolakan mungkin karena pendaftaran yang salah.

Ada banyak kasus seperti itu. Dan semua karena fakta bahwa kita tidak tahu cara mem-flash dan menomori dokumen dengan benar. Sebuah desain sampel tidak mungkin disediakan dalam pajak atau arsip.

Sekarang ada cukup banyak perusahaan yang terlibat dalam firmware dokumen. Anda dapat menggunakan layanan mereka. Mereka tentu memiliki banyak pengalaman. Mereka menawarkan berbagai macam sampul. Tapi ini tidak selalu nyaman. Kenyataannya, percetakan-percetakan itu kebanjiran pesanan. Katakanlah Anda perlu melakukan pekerjaan ini segera. Lalu bagaimana menjadi? Tetap hanya untuk menangani masalah ini.

Selain itu, dalam kondisi ekonomi, manajemen tidak selalu siap untuk membayar biaya tambahan, dan oleh karena itu jenis pekerjaan ini berada di pundak sekretaris dan akuntan. Jadi, lebih baik mencari tahu sendiri dulu, agar tidak ada masalah di masa depan. Pengetahuan ini mungkin berguna.

Bantuan untuk pemula

Kami ingin mencatat bahwa tidak ada standar yang seragam mengenai cara mem-flash dokumen. Omong-omong, struktur negara juga tidak memberikan penjelasan tentang hal ini. Artinya, Anda harus memikirkan semuanya sendiri. Dalam hal ini kami akan dibantu oleh rekomendasi metodologis pekerjaan kantor (urutan Arsip Federal 23 Desember 2009).

Apa yang Anda butuhkan untuk mem-flash dokumen?

Sebelum Anda memulai pekerjaan itu sendiri, Anda perlu mempersiapkannya. Anda akan membutuhkan bahan-bahan berikut:

1. Dokumen-dokumen itu sendiri.
2. Lem.
3. Kertas.
4. Jarum.
5. Penusuk.
6. Pemukul lubang.
7. benang khusus.
8. Segel perusahaan.

Secara umum, seluruh proses dapat dibagi menjadi tiga tahap. Yang pertama adalah persiapan, yang kedua adalah firmware itu sendiri, yang ketiga adalah sertifikasi dokumen yang sudah jadi.

Sampul mana yang harus dipilih?

Berbicara tentang cara mem-flash dokumen, Anda perlu mengingat nuansa seperti desain sampulnya. Tentu saja, di percetakan Anda akan ditawari pilihan yang indah, tetapi itu tidak selalu diperlukan jika kita tidak berbicara tentang tesis.

Untuk pengikat kecil, penutup kertas sudah cukup. Jika penggunaan pengikat jangka panjang diharapkan (misalnya, pengarsipan selama lebih dari 25 tahun), maka karton tebal digunakan.

Sampul bisa ukuran standar (format A4) dan non-standar. Itu sudah tergantung pada format lembaran yang akan dijilid. Sampul harus sesuai dengan ukuran dokumen.

paginasi

Saat menyiapkan kertas untuk dijahit, pastikan untuk memberi nomor halaman. Kehadiran penomoran merupakan prasyarat untuk pendaftaran. "Untuk apa?" - Anda bertanya. Untuk membuatnya tidak mungkin robek tanpa diketahui, lepaskan beberapa lembar. Momen ini sangat penting. Jadi mari kita bicara tentang cara mem-flash dan menomori dokumen. Ada beberapa nuansa di sini.

Saat meletakkan penomoran, Anda harus mengingat aturan:

1. Lembar diberi nomor, bukan halaman.
2. Hanya angka Arab yang digunakan.
3. Daftar dokumen itu sendiri tidak diberi nomor.
4. Jika Anda perlu memberi nomor pada surat, maka pertama-tama nomor seri diberikan ke amplop, dan baru kemudian ke setiap selebaran.
5. Jika Kasing sangat besar (sebagai aturan, file tersebut diarsipkan), maka itu dapat terdiri dari volume, yang masing-masing akan memiliki penomoran sendiri.
6. Jika ada kertas di dalam binder yang sudah ditempel nomor, harus dinomori ulang dalam satu format.
7. Jika ada lembaran bersarang ukuran besar (A3), itu harus diperluas dan diberi nomor di sudut kanan atas. Kemudian lipat lagi. Itu akan dibatasi hanya di satu sisi.
8. Kebetulan dokumen kecil (cek, sertifikat, dll.) Ditempelkan ke lembaran. Dalam hal ini, lembaran diberi satu nomor, tetapi di bawahnya ada daftar kertas yang ditempelkan.
9. Ketika dokumen kecil hanya direkatkan di sudut, maka masing-masing dapat diberi nomor.
10. Gambar, diagram, foto, rencana juga diberi nomor.

Untuk memahami cara mem-flash dan memberi nomor dokumen dengan benar (contoh diberikan dalam artikel), Anda perlu mempertimbangkan urutan tindakan selangkah demi selangkah.

Apa yang harus saya lakukan jika ada kesalahan dalam penomoran?

Sebelum itu, Anda harus memastikan bahwa pengarsipan sudah benar. Perhatikan baik-baik nomor halaman. Jika ternyata ada yang hilang, maka Anda bisa memasukkan penomoran huruf tambahan. Semua lembar akan tetap berada di bawah nomornya, dan pada lembar yang hilang Anda harus menulis nomor dari lembar sebelumnya dan suratnya.

Dalam kasus kesalahan besar, masuk akal untuk mencoret dengan hati-hati apa yang tertulis dan membuat entri yang benar di sebelahnya. Semua perubahan yang dibuat harus tercermin dalam catatan konfirmasi.

Deskripsi Dokumen

Sebelum mem-flash dokumen dengan utas, lebih baik untuk memeriksa kebenaran eksekusi seluruh Kasing. Lagi pula, saya tidak ingin menyulamnya nanti. Biasanya, ada beberapa paket kertas di dalamnya. Benar-benar seluruh daftar harus terdaftar dalam inventaris. Itu dikompilasi oleh orang yang bertanggung jawab, menunjukkan tanggal. Deskripsi tidak diberi nomor.

Bagaimana cara menjahit dokumen dengan utas di tiga lubang?

Jika semua dokumen sudah disiapkan, maka Anda dapat mulai melakukan flashing. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan utas khusus atau Anda dapat menggunakan benang. Tentu saja, tidak masuk akal untuk menjahit beberapa daun dengan benang yang kasar, Anda dapat mengambil yang biasa dilipat menjadi dua.

Jadi, mari kita langsung ke pertanyaan tentang cara mem-flash dokumen dengan utas. Foto dengan deskripsi terperinci akan berfungsi sebagai tambahan visual untuk algoritme tindakan. Mari kita mulai dengan fakta bahwa perlu untuk mengencangkan lembaran sehingga nanti Anda dapat dengan mudah membaca informasi yang disajikan di atasnya. Untuk melakukan ini, lubang ditusuk dari tepi kiri, kira-kira pada jarak satu setengah sentimeter. Harus ada tiga lubang. Mereka terletak di atas satu sama lain. Tusukan dapat dibuat dengan pelubang kertas ketika tumpukan lembaran kecil. Untuk tom tebal, Anda akan membutuhkan penusuk. Siapkan utasnya, tetapi jangan membuatnya terlalu panjang, tujuh puluh sentimeter sudah cukup.

Bagaimana cara mem-flash dokumen dengan benar? Contoh alur kerja ditunjukkan di bawah ini. Untuk kemudahan penjelasan, mari kita berikan nomor ke lubang: atas - 1, tengah - 2, bawah - 3.

Anda harus mulai menjahit dari bagian belakang Kasing, memasukkan jarum melalui lubang 2 ke sisi depan. Dalam hal ini, salah satu ujung utas akan tertinggal. Kemudian, melalui 1 lubang, jarum kembali dibawa ke belakang. Pada saat jarum dan ujung benang yang bebas berada di belakang dokumen, Anda harus bergerak lagi ke sisi depan, dan kemudian ke belakang.

Cara mem-flash dokumen, kami hampir menemukan jawabannya. Itu tetap berlaku untuk yang kecil. Setelah semua lembaran diikat, Anda dapat mengikat benang dengan aman menjadi simpul di bagian belakang Kasing.

Itu harus dikencangkan dengan erat sehingga kemudian dapat disegel dengan catatan konfirmasi. Ujung benang harus dibiarkan menggantung bebas dari bawah stiker.

Bagaimana dokumen disertifikasi?

Nah, seperti yang Anda lihat, tidak ada yang sulit dalam menyelesaikan masalah cara mem-flash dokumen dengan utas. Foto-foto yang disajikan untuk perhatian Anda adalah konfirmasi langsung dari ini. Kami hanya perlu mengesahkan lembar yang sudah selesai.

Ini disebut "tanda tangan sertifikat". Untuk membuatnya, Anda perlu mengambil selembar kertas kecil berukuran 5 x 6 sentimeter dan menempelkannya di bagian belakang sehingga menutupi simpul. Ujung-ujung benang harus keluar dari bawahnya dan menggantung bebas.

Pada catatan ini Anda perlu menunjukkan berapa banyak halaman yang dijahit. Kemudian ditandatangani oleh direktur, tanggal dan stempel organisasi. Pada umumnya, tanda tangan sertifikasi dibuat baik oleh direktur perusahaan, atau oleh salah satu deputi. Segel itu sendiri ditempatkan sedemikian rupa sehingga satu bagian jatuh pada lembar terakhir bungkusan, dan yang lainnya pada catatan.

Mengapa dokumen dijahit?

Kami telah menyebutkan bahwa dokumen yang diajukan diarsipkan untuk penyimpanan, di samping itu, dalam kegiatan sehari-hari suatu perusahaan, sangat sering diperlukan untuk mengikat bundel lembaran. Ini bisa berupa kontrak, dan laporan ke pajak atau otoritas pengatur lainnya. Omong-omong, otoritas pajak umumnya memiliki persyaratan yang sangat ketat dalam hal ini. Dilarang menggunakan stapler. Ini dianggap pelanggaran berat.

Secara umum, Kementerian Keuangan bahkan memberikan rekomendasi tersendiri tentang cara mem-flash dokumen. Jadi, pengajuannya tidak bisa terlalu banyak. Ukuran optimal hingga lima puluh halaman. Jika ada banyak dokumen, maka lebih baik memecahnya menjadi beberapa Kasus. Harus ada penomoran berkelanjutan dalam angka Arab. Daun dijahit dengan benang kasar, yang harus diikat di bagian belakang dokumen jadi. Dari atas, simpul disegel dengan catatan konfirmasi, yang harus dibuat sesuai dengan semua aturan. Jangan lupa bahwa jumlah lembar Kasing ditempelkan di atasnya. Bagi pihak berwenang, tanda tangan dalam catatan jaminan sangat penting. Itu hanya dapat ditetapkan oleh direktur atau orang lain yang memiliki wewenang untuk itu. Semua ini disertifikasi oleh segel. Cetakannya harus berbaring untuk menangkap bagian dari lembaran dan catatan. Faktanya, semua rekomendasi ini mengulangi informasi yang telah kami sajikan di atas. Kami menganggap perlu untuk membawa mereka, sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda melakukan semuanya dengan benar, sesuai dengan instruksi dari otoritas yang lebih tinggi.

Otoritas pajak membuat persyaratan yang jelas untuk integritas dan keamanan tidak hanya dokumen itu sendiri, tetapi juga salinannya. Selain itu, fotokopi juga disimpan dalam kemasan tersendiri.

Alih-alih kata penutup

Kami berbicara di artikel tentang cara mem-flash dokumen dengan benar dengan utas untuk diserahkan ke arsip dan otoritas pengatur. Terkadang timbul perselisihan mengenai desain binder, karena tidak ada dokumen yang akan memberikan penjelasan yang tepat tentang masalah ini, dan bahkan dengan komentar. Oleh karena itu, perlu untuk fokus pada standar yang diadopsi dalam pekerjaan kantor. Harus diingat bahwa instansi pemerintah tempat Anda mengirimkan makalah mungkin memiliki persyaratan sendiri untuk desainnya. Oleh karena itu, lebih baik untuk selalu mengklarifikasi informasi tersebut terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan dan mengembalikan dokumentasi untuk direvisi. Lagi pula, di mana-mana bisa ada nuansa.

Jika suatu organisasi pernah menerima persyaratan dari otoritas pengatur untuk menyerahkan dokumen, kemungkinan besar organisasi tersebut memiliki ide bagaimana menjahit dokumen. Bagi mereka yang mengalami nasib ini untuk pertama kalinya - materi ini. Perhatian, jika Anda menggunakan, maka dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan digital dan tidak digandakan di atas kertas dapat dicetak jika diperlukan untuk menyerahkan dokumen berdasarkan permintaan, misalnya pajak. Tetapi perlu diingat bahwa sesuai dengan perintah Layanan Pajak Federal pada tahun 2019, Anda dapat mengirimkan dokumen melalui TCS (bonus seperti itu jelas akan menyenangkan pengguna dari Sirkuit Akuntansi yang sama) atau melalui kantor pembayar pajak. Pengguna layanan online juga memiliki kesempatan untuk mengunggah catatan pengiriman yang dipindai dalam format TORG-12 ke Kontur Accounting (termasuk pada beberapa lembar!), dan sistem itu sendiri akan mengenali dokumen dan akan terlihat dalam program. Layanan online ini, sayangnya, tidak memiliki analog, jadi kita harus berbicara tentang akuntansi online di Rusia dalam bentuk tunggal. Ya, ini memungkinkan Anda untuk menyingkirkan banyak prosedur kertas, tetapi layanan online ini tidak cocok untuk semua orang sepenuhnya dan sepenuhnya, seseorang menggunakannya hanya sebagian, seseorang baru saja mulai beralih, tetapi selama pemeriksaan pajak dan situasi lain sering terjadi itu lebih mudah mencetak dokumen, maka Anda harus menstaples dokumen dan mengirimkannya. Jika situasi seperti itu memengaruhi Anda, artikel ini akan membantu Anda mengetahui cara menjahit dokumen selangkah demi selangkah.

Cara menstaples dokumen dan siapa yang membutuhkannya

Pertama, persyaratan dijabarkan di tingkat legislatif. Cara menstaples dokumen dan mengapa, diatur, khususnya, oleh standar nasional Federasi Rusia GOST R 7.0.8-2013, atas perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 07.11.18 No. -7-2 / [dilindungi email] dll. Kedua, itu perlu untuk organisasi itu sendiri, agar nantinya tidak ada situasi yang tidak menyenangkan tentang dokumen yang diduga tidak lengkap. Aturan utamanya: jika sebuah perusahaan perlu memberikan lebih dari satu lembar kepada otoritas, sangat penting untuk menstaples kertas-kertas itu!

Sekarang Anda perlu mencari cara untuk menjahit dokumen dengan benar? Banyak yang bertindak ekstrem: pastikan untuk membuat tiga lubang atau lebih, gunakan hanya benang nilon, teks pada kertas pengikat hanya dalam huruf balok ... Faktanya, dalam banyak kasus tidak ada persyaratan status yang jelas untuk tusukan, benang, dll. . Tetapi ada persyaratan departemen, ada aturan perusahaan ... Fungsi utama dari mem-flash dokumen adalah untuk memastikan keamanannya, melindunginya dari perubahan, sehingga lembar yang diinginkan tidak hilang atau diganti oleh pihak ketiga. Apa yang benar-benar penting:

1. Tumpukan dokumen yang dijahit harus diberi nomor di margin.
2. Harus ada stiker di bagian belakang tumpukan yang mencegah lembaran dilepas. Untuk melakukan ini, itu diperbaiki dengan lem dan segel organisasi ditempatkan di atasnya, sebagian menempel pada stiker, sebagian pada lembaran tempat ia dilampirkan.
3. Berikut tertulis pada stiker: “Dijahit, diberi nomor<количество листов цифрами>(jumlah lembar dalam kata-kata), dicampur, disegel. Tanda tangan dan transkrip juga dimasukkan, biasanya kepala atau orang yang menyiapkan dokumen.

Cara mem-flash dokumen

Opsi pertama dan paling umum adalah menusuk tumpukan dengan jarum tebal atau penusuk dan menjahitnya dengan benang. Atau buat lubang dengan pelubang kertas. Omong-omong, opsi ini lebih disukai. Jika paket dokumen ditempatkan dalam pengikat, maka situasi yang tidak menyenangkan mungkin terjadi: pelubang kertas dapat "memecah segel", cukup putuskan utas yang menyatukan kertas.

Menurut tradisi, masukkan benang melalui lubang beberapa kali dan kencangkan menjadi simpul. Biarkan ujung benang mencuat dari bawah stiker.

Jika perlu menyerahkan dokumen yang dijahit dan disertifikasi, kami membubuhkan "salinan yang benar" dengan tangan atau dengan stempel", tanda tangan dan transkrip orang yang mengesahkan dokumen, posisinya dan tanggal pembuatan paket.

Opsi lain tentang cara menstaples dokumen - "cara untuk orang malas", omong-omong, dimata-matai oleh kantor pajak: cukup staples, dan di atas klip kertas, seperti biasa, tempelkan stiker dan tempelkan segel.

Biasanya, dokumen harus dijepit dari tepi lembaran - di tengah, tetapi tidak dilarang untuk menjahit lembaran melalui sudut kiri atas. Untuk volume besar, perangkat khusus digunakan - mesin pengikat.

Berapa banyak lubang untuk membuat cara menstaples dokumen?

Ini hampir tidak pernah diatur, begitu juga dengan bahan benang, syaratnya hanya kekuatan, nah, supaya ada. Pilihan yang paling mudah adalah membuat dua lubang, tentunya ini adalah jumlah minimal saat Anda perlu menstaples dokumen, membuat jumlah yang lebih besar biasanya tidak sulit. Namun, membuat lubang untuk menjahit dokumen adalah satu hal, tetapi menjahit dokumen dengan benang adalah hal lain. Oleh karena itu, kami membutuhkan dua video, untuk jahitan paling sederhana (tapi indah) dan yang paling rumit.

Cara mem-flash dokumen dengan 2 lubang (lubang, sebenarnya)

Cara menstaples dan mengesahkan dokumen - pendapat Kementerian Keuangan

Paling sering, pertanyaan "cara menjahit dokumen" ditanyakan oleh mereka yang menerima persyaratan dari kantor pajak untuk menyerahkan salinan resmi dari dokumen utama. Tidak jelas bagaimana mengemas dalam kasus ini. Apakah perlu untuk mengesahkan setiap lembar secara terpisah, atau meletakkan "salinan yang benar" hanya pada lembar terakhir dari binder. Kementerian Keuangan cukup sering mengubah “kesaksian”, misalnya, dikeluarkan surat dari Kementerian Keuangan tertanggal 08/07/14 No. 03-02-РЗ / 39142 untuk kasus ini. Dikatakan bahwa Anda dapat memastikan seluruh firmware, meninggalkan bekas pada lembar terakhir. Tetapi dengan syarat sebagai berikut:

1. Dokumen harus memiliki semua tanda tangan dan stempel yang dapat dibaca.
2. Lembar apa pun dari paket dapat difotokopi tanpa melanggar integritas firmware.
3. Firmware harus kuat.
4. Lembaran dalam kemasan diberi nomor dan nomornya ditunjukkan dengan angka dan kata-kata pada stiker.
5. Dokumen harus disertifikasi dengan tanda tangan dan cap.

Namun, beberapa bulan kemudian, departemen mengeluarkan surat tertanggal 29 Oktober 2014 No. 03-02-07 / 1 / 54849 dengan penjelasan lain: Kode Pajak tidak mengatur penyerahan salinan dokumen kepada otoritas pajak dalam sebuah binder, disertifikasi di bagian belakang halaman terakhir dari dokumen terakhir. Sebenarnya semua orang tahu aturan “apa yang tidak boleh, boleh”, dalam hal ini Kementerian Keuangan menganut aturan “apa yang tidak disebutkan dalam KUHP, akan kami jabarkan”. Artinya, sampai dijabarkan, adalah mungkin untuk "memikirkannya", tetapi dengan dirilisnya surat yang sesuai, aturan baru sudah muncul. Argumen di Kementerian Keuangan adalah sebagai berikut: keputusan Layanan Antimonopoli Federal Distrik Moskow tanggal 5 November 2009 No. KA-A41 / 11390-09 diadopsi, yang menyatakan bahwa di bawah kata-kata “salinan yang disertifikasi oleh orang yang diverifikasi", yang ditentukan dalam paragraf 2 Pasal 93 Kode Pajak Federasi Rusia, harus dipahami bahwa pejabat organisasi mengesahkan salinan dokumen dengan memberi mereka perincian yang diperlukan yang memberi mereka kekuatan hukum. Artinya, setiap lembar yang Anda serahkan ke kantor pajak harus disertifikasi secara terpisah. Namun, seperti yang telah disebutkan dalam artikel, perlu untuk mengikuti instruksi dari departemen tempat Anda akan menyerahkan / menjahit dokumen, omong-omong, ini juga disebutkan dalam GOST yang ditentukan. Ya, ya, kami telah hidup pada masa ketika negara itu sendiri di GOST menunjukkan variabilitas aturan dan kebutuhan untuk memeriksanya setiap tahun!

Halo! Hari ini kami akan memberi tahu Anda cara mengarsipkan dokumen dengan benar dan tanpa masalah. Setiap perusahaan atau subdivisi strukturalnya, berapa pun ukurannya, setidaknya pernah menghadapi kebutuhan seperti pengarsipan dokumen.
Kebutuhan ini muncul jika dokumen sedang dipersiapkan untuk pengarsipan atau untuk berbagai prosedur hukum. Ada beberapa cara untuk mengarsipkan dokumen, yang akan kita bahas dalam artikel ini.

Mengarsipkan dokumen di perusahaan

Di perusahaan mana pun, volume dokumen yang berbeda dihasilkan sepanjang tahun, beberapa di antaranya, setelah berakhirnya periode penyimpanan, harus ditransfer ke arsip. Kategori ini mencakup dokumentasi yang telah dilaksanakan, atau makalah yang berhubungan langsung dengan karyawan organisasi. Sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, dokumen tunduk pada arsip setelah satu tahun berlalu sejak selesainya peredarannya dalam pekerjaan kantor.

Tanggung jawab, yang meliputi persiapan dokumen dan penyerahan langsung ke arsip, dapat diberikan kepada karyawan perusahaan, yang merupakan orang yang bertanggung jawab atas aliran dokumen. Dalam beberapa kasus, tugas tersebut dapat diberikan kepada sekretaris, akuntan atau orang yang bertanggung jawab lainnya. Dalam salah satu opsi yang dijelaskan, kewajiban semacam itu harus dijamin dengan pesanan.

Selain itu, sekretariat divisi terpisah dapat dilibatkan dalam persiapan dokumentasi untuk pengarsipan. Bagaimanapun, transfer dokumentasi hanya dapat dilakukan setelah eksekusi final dan lengkapnya, dan tidak ada yang lain.

Langkah-langkah pengarsipan dokumen

Prosedur ini dapat dibagi menjadi: beberapa tahap:
Dokumentasi harus menjalani pemeriksaan wajib untuk kebenaran distribusinya ke dalam kelompok dokumen yang relevan;
Penting untuk mulai mengajukan dokumen dengan benar;
Memeriksa penomoran halaman dokumen;
Diwajibkan untuk menerbitkan prasasti yang menyertainya dengan cara yang tepat;
Pastikan untuk membuat inventaris internal semua dokumen;
Koreksi detail yang ditunjukkan pada penjilidan (jika perlu). Di sini kita berbicara tentang fakta bahwa, mungkin, ada perubahan nama perusahaan, indeks pendaftarannya, perubahan tenggat waktu atau subtitle. Dalam semua kasus ini, perubahan harus dicatat pada penjilidan;
Melakukan inventarisasi dokumen yang sedang diproses.

Tampaknya mungkin untuk mengajukan sebagian dokumen jika periode penyimpanannya tidak melebihi sepuluh tahun.

Selain itu, diperbolehkan:
Jangan mengatur dokumentasi;
Jangan beri nomor pada semua dokumentasi;
Menolak menggunakan prasasti sertifikasi;
Tolak dokumentasi firmware.

Peraturan perundang-undangan tentang pengoperasian pengarsipan dokumen

Manajemen dokumen dan pekerjaan kantor terkait adalah proses yang sangat kompleks. Seringkali ada situasi ketika dokumen yang sudah disiapkan dan disimpan dalam arsip dapat dikembalikan karena eksekusi yang salah. Pertanyaan alami berikut ini: bagaimana cara mengarsipkan dokumen dengan benar? Operasi ini diatur oleh rekomendasi Metodologi di bidang pekerjaan kantor. Rekomendasi ini secara hukum ditetapkan oleh perintah Arsip Federal, yang mulai berlaku pada tanggal 23 Desember 2009.

Peraturan perundang-undangan inilah yang menetapkan rekomendasi tentang tata cara pengajuan dokumen. Mereka harus dipatuhi untuk menghindari pengembalian dokumen yang dieksekusi secara tidak benar dan penolakan arsip untuk menerimanya untuk disimpan.

Arsip internal setiap organisasi dapat menyimpan dokumen untuk jangka waktu tertentu, setelah itu dokumentasi tersebut harus dipindahkan untuk disimpan ke arsip negara, atau dibuang, jika diizinkan oleh undang-undang.

Periode penyimpanan arsip

Undang-undang mengatur secara ketat jangka waktu penyimpanan dokumen. Istilah-istilah ini secara langsung bergantung pada jenis dokumentasi:
75 tahun harus disimpan buku bisnis, catatan notaris, dokumentasi yang berkaitan dengan personel;
75 tahun mereka menyimpan semua dokumen yang terkait dengan prosedur privatisasi (pengalihan objek dana perumahan negara ke kepemilikan orang pribadi);
Dokumentasi paten untuk invensi disimpan selama 20 tahun;
Dokumentasi terkait pembangunan modal telah disimpan selama 20 tahun;
Dokumentasi terkait pelaksanaan kegiatan desain diarsipkan selama 20 tahun;
15 tahun harus disimpan dalam penyimpanan berbagai jenis karya ilmiah dan penelitian;
Semua dokumentasi arsip organisasi yang kegiatannya terkait dengan pertanian disimpan selama 5 tahun;
5 tahun penyimpanan berbagai macam dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan film dan fotografi;
3 tahun - dokumentasi foto dan video.

Dalam hal likuidasi atau reorganisasi perusahaan, semua dokumen yang tidak memiliki jangka waktu penyimpanan harus dipindahkan untuk disimpan ke arsip negara. Dokumen yang terkait dengan personel perusahaan juga dapat ditransfer.

Jika organisasi itu bukan negara, maka dalam hal ini undang-undang mengatur pengaturan hubungan khusus. Lebih khusus, prinsip berikut berlaku: undang-undang mensyaratkan kesimpulan dari perjanjian dengan Layanan Kearsipan Federal, tetapi jika perjanjian tersebut dibuat terlambat (untuk alasan apa pun), maka arsip wajib menerima hanya paket dokumen yang berhubungan langsung dengan organisasi kepegawaian. Tetapi nasib dokumen yang tersisa dan tempat penyimpanan selanjutnya harus diputuskan oleh ketua komisi untuk likuidasi perusahaan.

Dokumen yang akan di-flash :
Sesuai dengan undang-undang, semua dokumentasi, yang terdiri dari dua halaman atau lebih, tunduk pada firmware. Aturan ini juga berlaku untuk dokumen yang bersifat hukum. Penting bahwa dokumen yang tidak dapat ditransfer untuk disimpan dalam arsip, tentu saja, tidak boleh di-flash.

Mengapa Anda mungkin perlu mem-flash dokumen?

Faktor utama yang mempengaruhi kebutuhan untuk mem-flash dokumentasi adalah bahwa dengan cara ini mereka mencoba melindungi dokumen dari kemungkinan penarikan atau penggantian lembar individualnya. Itulah sebabnya dokumen tunduk pada firmware dengan bantuan utas, dan penomorannya. Dokumentasi kemudian disegel.

Daftar dokumen yang akan di-flash mencakup dokumen-dokumen yang bersifat akuntansi dan personalia, serta buku-buku akuntansi untuk keuntungan organisasi, dan perjanjian-perjanjian penting lainnya.

Daftar dokumen tambahan yang akan di-flash dapat mencakup salinan dan terjemahan yang telah diaktakan.
Dokumen yang telah diformat dengan cara ini jauh lebih mudah untuk disimpan dan memakan lebih sedikit ruang. Selain itu, pengikatan benang dan penyegelan berikutnya memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa dokumentasi memiliki tampilan holistik. Saat ini, metode alternatif yang memenuhi hukum belum ditemukan.

Cara mengajukan dokumen dan mengirimkannya ke arsip

Setelah pelaksanaan lengkap semua dokumentasi yang diperlukan untuk diarsipkan, langkah terakhir adalah pengarsipan. Untuk mulai mengarsipkan dokumen, diasumsikan bahwa semua benda logam, seperti peniti, penjepit kertas, dan staples, benar-benar dilepas. Setelah itu, dokumen dikeluarkan dari binder.

Jika dokumen sudah dilengkapi dengan benar, lembar kosong ditambahkan ke dalamnya, di mana prasasti yang menyertainya dibuat. Selain itu, di awal tumpukan dokumen, Anda juga dapat menambahkan lembar yang akan digunakan untuk menyusun inventaris internal. Alternatif dapat berupa formulir inventaris yang disiapkan secara khusus.

Berapa banyak lembar yang dapat diarsipkan dalam satu folder

Undang-undang menetapkan jumlah maksimum lembaran yang dapat dijepit bersama dan kemudian merupakan satu kasus. Dengan demikian, kasus harus diselesaikan sedemikian rupa sehingga jumlah halaman tidak melebihi 250 lembar. Kemungkinan sepanjang tahun perusahaan telah mengumpulkan sejumlah besar makalah yang harus diarsipkan. Dalam hal ini, mereka dibagi menjadi volume terpisah yang berisi hingga 250 lembar. Pada prosedur standar, firmware dilakukan dengan menggunakan hard cover.

Jika lembaran memiliki format yang berbeda, maka firmware dengan volume seperti itu harus dilakukan menggunakan empat titik tusukan. Ini memungkinkan Anda untuk mengencangkan lembaran dengan ukuran berbeda secara bersamaan.

Saat mem-flash dokumentasi yang memiliki masa simpan yang lama, diperbolehkan untuk mem-flash lembar bersama dengan sampulnya, yaitu terus menerus.

Dalam hal dokumentasi yang memiliki jangka waktu retensi standar, penjahitan dilakukan sebagai berikut: penjahitan dimulai dari lembaran berikutnya setelah penjilidan. Setelah itu, selembar karton diletakkan di atas lembaran pertama, setelah itu semuanya dijahit. Spacer kardus digunakan untuk melindungi benang dari keausan.

Perlu diingat bahwa dokumentasi dapat disimpan selamanya, jadi Anda harus mengontrol batas firmware. Artinya, utas tidak boleh ada di teks, dan harus mudah terbaca bahkan setelah prosedur firmware.

Diperbolehkan untuk menyimpan dokumen langsung di binder. Tetapi hanya jika periode penyimpanan dokumentasi ini tidak melebihi 10 tahun.
Di beberapa perusahaan, mesin khusus digunakan - brosur. Namun, metode menstaples dokumen ini hanya dapat diterima untuk penyimpanan internal dan tidak dapat diterima untuk pengikat arsip.

Langkah selanjutnya dalam persiapan dokumen adalah penomoran mereka. Penomoran dilakukan untuk kenyamanan saat bekerja dengan dokumentasi. Diproduksi dengan pensil hitam atau mesin penomoran khusus. Nomor halaman ditempatkan di sudut kanan atas dokumen hanya di sisi depan. Saat memberi nomor, penting untuk diingat bahwa nomor halaman tidak boleh tumpang tindih dengan teks utama, dan dilarang memberi nomor menggunakan pensil warna atau tinta.

Untuk memudahkan menjahit dokumen, Anda bisa menggunakan folder arsip, mesin bor, serta binder.

Standar tersendiri berlaku untuk flashing dokumen terkait transaksi tunai bank. Dalam hal ini, ketebalan folder dokumen yang sudah dijepit bisa mencapai 10 sentimeter.

Pekerjaan persiapan untuk dokumen firmware

Sebelum Anda mulai menjahit, Anda harus menyelaraskan seluruh tumpukan kertas. Jika kertas memiliki ukuran yang berbeda, kertas tersebut harus diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditusuk.

Setelah peletakan dilakukan maka perlu dilakukan penusukan, atau lubang bor menggunakan mesin khusus atau bor konvensional, agar nantinya mudah untuk mengajukan dokumen. Jumlah lubang bisa dari 2 hingga 5. Beberapa mesin khusus juga dapat segera memasukkan benang ke dalam lubang yang sudah disiapkan. Jika pengeboran dilakukan dengan bor konvensional, berhati-hatilah agar lubang tidak bergerak.

Menjahit dengan benang dengan tangan

Saat menjahit dokumen secara manual dengan benang, Anda membutuhkan jarum dan benang. Firmware dilakukan melalui dua lubang. Setelah berkedip, ujung utas harus diikat, dan di sisi belakang dokumen, lalu rekatkan selembar kertas kecil ke simpul yang terbentuk.

Setelah itu perlu dibuat prasasti sertifikasi yang memuat informasi tentang jumlah lembar yang diajukan dan siapa yang mengesahkan berkas tersebut. Prosedur ini dilakukan sedemikian rupa sehingga cetakan dan tulisan menonjol melampaui batas-batas kertas yang direkatkan.

Kemudian halaman-halaman tersebut harus diberi penomoran wajib. Seperti yang diperlihatkan oleh praktik, tidak begitu sulit untuk mengarsipkan dokumen secara manual, namun, jika lebih dari 5 lembar dijepit, maka sudah cukup bermasalah untuk menusuknya dengan jarum. Dalam hal ini, penggunaan pelubang kertas diperbolehkan.

Bertali dengan pelubang kertas

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, agak sulit untuk menembus lebih dari 5 lembar bersama-sama, sehingga Anda dapat menggunakan pukulan lubang atau pukulan listrik. Dengan firmware seperti itu, Anda perlu melakukan hal berikut: letakkan 4 lubang di bidang dokumen yang akan dijahit, pastikan teks tetap dapat dibaca, lalu ikat.

Dokumen yang disertifikasi oleh notaris, kontrak, buku kas, dokumen jenis bank, serta jurnal pendaftaran dan file pribadi tunduk pada pengikatan.

Prasasti yang menyertai saat mengajukan dokumen

Setelah menyelesaikan prosedur penjilidan dan penomoran dokumen, perlu untuk membuat prasasti sertifikasi. Sebagai aturan, prasasti sertifikasi harus berisi informasi tentang jumlah halaman yang dijahit dan tentang fitur dokumen yang disertakan dalam firmware, dan kemudian dilampirkan ke bagian belakang kasing.

Catatan sertifikasi harus ditandatangani oleh kepala organisasi.

Juga perlu diperhatikan bahwa prasasti yang menyertainya harus memuat tanda tangan penanggung jawab dan transkripnya. Kemudian juga direkatkan ke kasing, memperbaiki simpul benang firmware dan disertifikasi dengan cetakan segel, yang ditempatkan di perbatasan stiker dan lembar kasing itu sendiri.

Kami harap Anda memahami dengan benar cara mengajukan dokumen di perusahaan.

Bagaimana cara menjahit dokumen dengan benang?

Masalah firmware terutama menarik bagi karyawan yang uraian tugasnya ditentukan oleh tugas ini. Paling sering, beban "kerajinan" ini jatuh di pundak petugas personalia dan akuntan yang rapuh. Sangat penting untuk mengasah keterampilan Anda: firmware yang dibuat secara tidak benar dapat menjadi sumber berbagai masalah jika ada lembar penting dari dokumentasi yang hilang.

Jadi, bagaimana cara menjahit dokumen dengan benar dengan utas (langkah demi langkah) dan untuk apa?

Pada dasarnya, dalam pekerjaan kantor, dokumen kepegawaian dan akuntansi di-flash, yang seharusnya disimpan selama lebih dari sepuluh tahun. Sejak Juli 2013, dokumen konstituen dan aplikasi ke Layanan Pajak Federal telah diizinkan untuk diajukan untuk pendaftaran dan tidak dijahit.

Cara menjahit dokumen dengan benar dengan utas: foto langkah demi langkah

Langkah 1. Peralatan

• Pastikan tumpukan yang dihasilkan tidak melebihi 250 lembar, dan ketebalannya kurang dari empat sentimeter.
• Tambahkan lembar kosong ke blok untuk prasasti yang menyertainya. Pada awalnya, Anda juga dapat melampirkan lembar untuk inventaris internal.
• Parameter buku arsip - maksimum 32 x 23 cm.

Langkah 2. Penomoran

Gunakan pembilang khusus atau pensil hitam. Sisipkan nomor halaman. Tempat mereka ada di pojok kanan atas sisi depan. Angka tidak boleh tumpang tindih dengan teks utama. Deskripsi tidak dihitung sebagai halaman saat diberi nomor.

Jika ada lembaran dalam bundel yang tidak termasuk dalam format, itu dapat dikelim di salah satu ujungnya dan dilipat, dan diberi nomor satu lembar. Tetapi jika lembaran yang dilipat itu terjepit di tengah, maka harus dihitung sebagai dua lembar. Ilustrasi diberi nomor di sisi belakang lembar.

Langkah 6 Firmware

Dokumen dengan masa simpan yang lama dapat dijahit, bersama dengan penutup kardus. Namun, prosedur yang diterima secara umum adalah memulai penjilidan dari lembaran setelah penjilidan.

Letakkan selembar karton pada lembar pertama. Ini akan mencegah agar benang tidak cepat rusak.

Dokumen dijahit dua kali.

Dengan tiga tusukan: mulailah menjahit kertas dari belakang, dari tusukan tengah, sisakan sekitar 7 cm benang.

Dari sisi depan, masukkan benang ke dalam lubang atas.

Jarumnya ada di belakang; mengirimkannya ke tusukan bawah.

Juga sisakan setidaknya tujuh sentimeter benang. Hubungkan sisa utas ini dengan sisa sebelumnya dan ikat simpul.

Empat lubang: mulailah menjahit dari tusukan kedua dari atas. Kemudian masukkan jarum ke lubang atas dan kemudian kembali ke lubang kedua dari atas.

Kemudian jarum harus jatuh ke lubang ketiga dan, lebih jauh, dari belakang - ke lubang keempat. Terakhir, masukkan jarum ke tusukan ketiga dari depan.

Setelah mengikat simpul, 5-6 cm benang bebas harus tetap ada.

Langkah 7. Penyegelan dan Sertifikasi

Rekatkan selembar kertas tisu sehingga simpul dan beberapa benang gantung tertutup. Kertas tebal untuk keperluan ini tidak dapat digunakan: simpul harus terlihat jelas.