Orang sukses berbeda dari orang yang tidak sukses dalam satu kualitas yang berharga - keterampilan. Perencanaan bisnis yang kompeten dan efektif dapat mewujudkan yang paling berani dan. Kemampuan untuk merencanakan dan mematuhi jadwal tindakan yang dibuat menyiratkan tujuan dan organisasi. Serangkaian semua kualitas ini adalah karakteristik pengusaha sukses yang mencapai segalanya.

Jika Anda ingin menyadari potensi Anda, perhatikan. Banyak pebisnis menggunakan bantuannya, karena tanpa perencanaan dasar tidak mungkin mencapai hasil yang memuaskan. Salah satu teknik manajemen waktu yang paling berguna dan berharga adalah prinsip Eisenhower.

Dwight D. Eisenhower, penduduk asli Texas, menjalani kehidupan yang menarik yang meninggalkan jejaknya dalam sejarah Amerika Serikat. Sifat kreatif berhasil mengatasi jalan hidup yang sangat kontroversial. Terlepas dari bakatnya sebagai seniman, ia lulus dari akademi militer dan naik ke pangkat jenderal. Namun di dunia ia dikenal sebagai Presiden Amerika Serikat ke-34. Dialah yang menjadi penulis prinsip Eisenhower yang terkenal dalam manajemen waktu.

Tahu bagaimana memprioritaskan

Arti dari prinsip tersebut adalah bahwa semua kasus dan tugas harus dibagi sesuai dengan kepentingan dan urgensinya. Titik acuan dianggap sebagai sikap vital, yaitu untuk apa secara umum semua ini dilakukan. Prinsip Eisenhower dibagi menjadi empat komponen:

1 . Penting - hal-hal yang mendesak.

2 . Penting - hal-hal yang tidak mendesak.

3 . Mendesak - hal-hal yang tidak penting.

4 . Tidak mendesak - hal-hal yang tidak penting.

Berdasarkan daftar klasifikasi, Anda dapat mulai merencanakan. Hal terpenting dalam menjaga prinsip adalah kemampuan untuk memahami perbedaan antara hal-hal penting dan tidak penting, mendesak dan tidak mendesak. Tingkat kepentingan ditentukan berdasarkan tujuan global yang ditetapkan. Misalnya, tugas paragraf 1 sangat penting, karena kegagalannya akan menyebabkan runtuhnya tujuan global. Pertama, Anda perlu memikirkan hal-hal yang menggerakkan Anda menuju tujuan Anda. Jika Anda melihat bahwa tugas yang ditentukan dalam daftar tidak terkait dengan tujuan keseluruhan, maka itu termasuk dalam poin 4. Anda dapat membuangnya ke tempat sampah dan melupakannya. Penguraian prinsip Eisenhower adalah sebagai berikut:

1. Item pertama dalam daftar rencana akan dikhususkan untuk kasus-kasus yang berhubungan langsung dengan tujuan global. Mereka membutuhkan implementasi yang mendesak, karena penundaan apa pun dapat secara signifikan menghambat atau menyebabkan runtuhnya organisasi.

2. Paragraf kedua mengacu pada kasus-kasus yang berkaitan dengan negosiasi penting, pertemuan, menjalin kontak. Ini adalah tugas yang terkait dengan tujuan bersama, mereka membantu dalam pengembangan bisnis dan mendorongnya ke depan. Namun, implementasinya tidak mendesak.

3. Tugas paragraf ketiga tidak terkait dengan pencapaian tujuan secara keseluruhan. Kasus-kasus seperti itu mendesak tetapi tidak penting. Seorang pemimpin yang kompeten akan mempercayakan mereka kepada timnya. Tugas dalam kategori ini, sebagai suatu peraturan, tidak memerlukan intervensi dari atasan. Mendelegasikan dan mengurus tugas-tugas penting.

4. Paragraf ini mencakup tugas-tugas yang sama sekali tidak berhubungan dengan tujuan. Selain itu, mereka tidak mendesak dan tidak membawa koefisien yang berguna. Ini mungkin termasuk hal-hal yang berkaitan dengan hiburan, waktu luang, dll.

Pengenalan prinsip Eisenhower yang berhasil ke dalam pekerjaan akan membantu mencapai tujuan dan sasaran dengan cepat dan efektif. Tentu saja, perlu waktu untuk mengembangkan dan menerapkan prinsip tersebut. Tetapi ketika semuanya menjadi lebih baik dan menjadi biasa, hasilnya akan melebihi harapan. Waktu yang dihabiskan akan cepat terbayar, yang tersisa hanyalah menuai keuntungan berupa kesuksesan lain!

Alih-alih memiliki waktu untuk hal-hal yang sangat penting, kita sering membuang energi untuk hal-hal yang mendesak tetapi kurang penting.

Jarang terjadi bahwa tugas penting harus diselesaikan hari ini atau minggu ini, sedangkan tugas mendesak biasanya dicari untuk segera diselesaikan.

Bertanya pada diri sendiri:

Apakah saya terbiasa "tergesa-gesa" dari satu tugas mendesak ke tugas lainnya?

Apakah tugas-tugas yang benar-benar penting tetap tidak terpenuhi sebagai hasilnya?

Aturan yang diusulkan oleh Jenderal Amerika Dwight Eisenhower adalah alat bantu sederhana, terutama untuk kasus-kasus di mana perlu dengan cepat memutuskan tugas mana yang lebih disukai. Menurut aturan ini, prioritas ditetapkan sesuai dengan kriteria seperti urgensi dan kepentingan kasus.

Tergantung pada tingkat urgensi dan pentingnya tugas, ada empat kemungkinan untuk menilai dan (pada akhirnya) menyelesaikannya:

1. Hal-hal yang mendesak/penting.

Mereka harus segera diterima dan dilakukan sendiri.

2. Hal-hal yang mendesak/kurang penting.

Di sini ada bahaya jatuh di bawah "tirani" tergesa-gesa dan, sebagai akibatnya, sepenuhnya menyerah pada solusi tugas tertentu, karena itu mendesak. Namun, jika itu tidak begitu penting, maka itu harus didelegasikan, karena tidak ada kualitas khusus yang diperlukan untuk implementasinya.

3. Tugas yang kurang mendesak/penting.

Mereka tidak perlu dilakukan mendesak, mereka biasanya bisa menunggu. Kesulitan di sini cepat atau lambat berubah menjadi yang mendesak dan harus diselesaikan oleh Anda secara pribadi sesegera mungkin.

Oleh karena itu, kami menyarankan Anda: memeriksa ulang tingkat kepentingan dan mencoba tugas-tugas jenis ini secara keseluruhan atau sebagian untuk mempercayakan karyawan Anda. Seiring dengan kenyataan bahwa Anda menurunkan diri sendiri, Anda dapat membantu meningkatkan motivasi dalam pekerjaan dan kualifikasi bawahan Anda dengan mempercayakan mereka dengan tugas yang bertanggung jawab.

4. tugas yang kurang mendesak/kurang penting.

Sangat sering, kasing kategori ini menetap di atas meja, sudah penuh dengan kertas. Jika Anda tiba-tiba mulai melakukan hal-hal ini, melupakan tugas-tugas dari kategori pertama, maka Anda tidak boleh mengeluh tentang pekerjaan yang berlebihan. Bahkan bawahan Anda tidak boleh diambil untuk tugas kelompok ini.

Hindari tugas yang tidak penting dan tidak mendesak!

Ambil keberanian untuk menggunakan keranjang sampah (objek "K" dalam diagram) lebih sering!

Jika Anda secara konsisten mengkategorikan tugas Anda sesuai dengan prinsip Eisenhower, Anda akan meningkatkan produktivitas (produktivitas, efektivitas) Anda secara signifikan!

Sekali lagi, argumen yang mendukung kesimpulan ini:

Anda mulai dengan tugas yang paling penting dan fokus secara eksklusif pada mereka. Anda menurunkan diri Anda untuk fungsi manajerial yang sangat penting dan memotivasi pekerjaan bawahan Anda.

Anda menarik karyawan Anda ke dalam lingkup tanggung jawab Anda, menginstruksikan mereka untuk melakukan tidak hanya tugas-tugas (rutin) yang kurang penting.

Anda dapat meningkatkan tuntutan pada bawahan Anda dan mendorong mereka yang memiliki kemampuan yang sesuai.

Perusahaan Ukraina "DIS" telah memproduksi, merakit, dan menjual berbagai furnitur yang dibuat khusus selama bertahun-tahun. Selama bertahun-tahun keberadaannya, ribuan penduduk Kiev telah memasang benar-benar berkualitas tinggi dan, …

Saya sering membeli bahan dan alat bangunan di toko online taurus-2000.com.ua. Perusahaan Taurus-2000 menawarkan barang-barang berkualitas tinggi dan dengan harga paling terjangkau. Terakhir kali saya membutuhkan kabel logam. Tentu saja, …

Tidak ada satu pun AC mobil yang dapat bekerja tanpa zat seperti freon. Dari waktu ke waktu ada kebutuhan untuk menggantinya, dan muncul pertanyaan di benak pemilik mobil, freon jenis apa yang cocok ...

Prinsip Eisenhower

Prinsip Eisenhower akan membantu Anda memulai tugas dan bekerja sesuai dengan prioritas Anda. Dan untuk melakukan ini, pertama-tama tanyakan pada diri Anda: apakah hal-hal ini penting atau mendesak?

Prinsip Eisenhower memungkinkan Anda untuk menggabungkan hanya dua kriteria - penting dan mendesak, dengan demikian, diperoleh empat kelas prioritas. Untuk perencanaan yang sukses, Anda perlu menganalisis dan mengklasifikasikan semua tugas sebelum Anda. Dan kemudian Anda akan membuat daftar hierarkis, berkat itu Anda akan tahu apa, kapan, dan bagaimana melakukannya.

Sebuah prioritas: ini adalah hal-hal yang perlu dilakukan hari ini karena mereka mendesak dan perlu.

B-prioritas: hal-hal penting yang tidak harus Anda lakukan hari ini. Beri diri Anda waktu secara teratur untuk melakukan hal-hal B dan temukan tempat untuk itu dalam jadwal Anda. Menyelesaikan tugas dalam grup ini akan memastikan kesuksesan dan membawa Anda lebih dekat ke tujuan yang Anda inginkan.

Sangat sering, kasus B hanya disimpan karena tidak mendesak. Namun demikian, implementasinya yang tepat waktu akan menghindari banyak masalah.

B-prioritas: keterampilan, penguasaan, yang bagi kita tampaknya merupakan hal yang mendesak, tetapi tidak penting. Ini termasuk: kemampuan untuk tetap tenang, untuk mendelegasikan tugas mereka (bisa dikatakan, "kemampuan untuk mengirim delegasi") atau untuk mengatakan "tidak". Dengan ini, Anda akan membeli waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas penting dari grup B.

G-prioritas: ini termasuk hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak. Anda dapat dengan aman meletakkannya di laci atau, jika menyangkut tenggat waktu atau tugas tertentu, tolak atau delegasikan saja kepada orang lain. Secara sadar blokir diri Anda untuk sementara dari melakukan hal-hal D yang memungkinkan Anda untuk bersantai dan bersenang-senang di hari-hari yang paling menegangkan.

Prioritas: Lakukan dengan Benar

1. Bagilah semua tugas dan tanggung jawab Anda ke dalam kelompok A, B, C, dan D di atas. Dengan cara ini Anda akan memisahkan yang "perlu" dari yang "tidak berguna".

2. Ingat: "penting" pada dasarnya berbeda dari "mendesak". "Penting" membawa tujuan Anda lebih dekat, tetapi itu belum tentu "mendesak". "Mendesak" di sisi lain membutuhkan perhatian Anda segera.

3. Perhatikan apa yang disebut "aturan prioritas": "penting" didahulukan sebelum "mendesak". Tidak perlu melakukan segala sesuatu yang membutuhkan tergesa-gesa. Cobalah untuk tidak lagi tunduk pada kediktatoran yang mendesak, karena ia mengintai bahaya berikut: kita mulai terganggu oleh apa yang mendesak, tetapi sama sekali tidak penting dan tidak wajib.

4. Untuk perencanaan waktu yang masuk akal, saran ini akan sangat berguna: selalu mulai mengerjakan tugas nomor 1 di kelompok A, dan bukan dengan tugas nomor 3 atau 4, tidak peduli betapa menarik dan menariknya tugas itu. Jika pada akhir hari kerja Anda tidak berhasil mengatasi semua tugas dan kasus dari grup A, maka lanjutkan bekerja dengan mereka pada hari berikutnya. Jangan melakukan tugas-tugas lain sampai Anda selesai dengan yang pertama.

5. Setiap hari mengerjakan beberapa tugas dari kelompok B yang membutuhkan banyak waktu. Seiring dengan aktivitas harian Anda, Anda juga harus memikirkan tugas dan tujuan penting "strategis" Anda. Hanya dengan cara ini Anda akan dapat mengamankan kesuksesan hari esok hari ini.

Kenali sekali dan untuk semua bahwa Anda tidak akan pernah punya cukup waktu untuk semua hal yang ingin Anda lakukan dan semua hal yang diinginkan orang lain dari Anda. Pastikan untuk menggunakan waktu Anda hanya untuk hal-hal yang benar-benar penting bagi Anda, yang dapat memajukan tujuan Anda. Dan Anda hanya dapat memenangkan waktu jika Anda belajar untuk mengatakan "tidak" dan menolak untuk melakukan hal-hal yang tidak perlu.

Tonton kuliah mini Evgeny Nedelin "Prinsip Eisenhower"

Program pelatihan yang mungkin Anda minati:

• Mengelola karyawan dalam produksi

Peringkat Posting:

Diketahui bahwa setiap menit yang dihabiskan untuk merencanakan kegiatan, menghemat 10 menit eksekusi. Dibutuhkan 10-12 menit untuk menjadwalkan pekerjaan untuk hari berikutnya. Pada saat yang sama, penting untuk dipahami bahwa pada awal hari kerja, perencanaan yang sama akan memakan waktu sekitar satu jam. Mengapa? Alasannya dapat ditunjukkan oleh frasa umum "pertama-tama Anda perlu mengumpulkan pikiran Anda."

Lebih sulit untuk merencanakan di pagi hari, karena otak perlahan bangun dan memasuki fase aktif kerja. Adalah satu hal untuk bangun dengan rutinitas sehari-hari dan hanya mengikuti rencana, tidak peduli apa yang mencoba mengganggu mereka, itu hal lain untuk mencoba merencanakan hari yang telah dimulai, ketika segala macam hal sepele sosial, omset, panggilan tak terduga akan menerobos masuk. Semua ini akan mengalihkan perhatian dari prioritas dan waktu.

Jadi, satu menit perencanaan menghemat 10 menit waktu nyata, yaitu, 10-12 menit di akhir hari kerja akan menghemat 100-120 menit dari hari yang direncanakan dengan baik berikutnya, yaitu, mereka akan meningkatkan produktivitas harian sebesar 25%, yang bisa mencapai 4-5 penuh -hari kerja yang disimpan lengkap per bulan. Di samping itu, mengembangkan rencana yang jelas untuk hari itu tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan efisiensi.

Hukum genre: Prinsip Pareto dan Eisenhower

Ada dua prioritas prinsip perencanaan apapun, termasuk hari kerja.

Ini prinsip pareto mengakui efek stres terkonsentrasi, dan prinsip eisenhower- prinsip gradasi sesuai prioritas. Prinsip Pareto menggunakan hipotesis bahwa fokus pada aktivitas yang paling penting memiliki dampak terbesar pada pencapaian hasil yang diinginkan (aturan 20/80: memfokuskan 20% waktu pada masalah yang paling penting menghasilkan 80% dari hasil) .

Prinsip Eisenhower membagi tugas menurut kepentingan dan urgensinya ke dalam tugas A, B dan C (A - penting dan mendesak; lakukan segera; B - penting, tidak mendesak; tentukan tenggat waktu atau periode waktu penyelesaian; C - tidak penting, tetapi mendesak - idealnya delegasi).

Sesuai dengan prinsip-prinsip ini Setiap hari pasti punya rencana, terdiri dari kasus-kasus penting, di mana Anda harus menghabiskan setidaknya 20% dari waktu, serta kasus-kasus yang kurang penting. Pada saat yang sama, idealnya, perlu untuk memecah tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas kecil dan mendelegasikan wewenang, jika ini diperbolehkan.

Prioritas tertinggi juga harus diberikan pada tugas-tugas yang membutuhkan lebih banyak usaha (misalnya, pengembangan strategi baru, masalah rekonstruksi, dll.). Para ahli merekomendasikan untuk memasukkan tugas-tugas "tidak menyenangkan" dalam kelompok ini, yang pelaksanaannya dapat menyebabkan suasana hati yang buruk.

Saat merencanakan, sangat penting untuk memahami area yang paling diprioritaskan dan tidak membiarkan pergantian, persyaratan aktivitas sosial (dengan satu atau lain cara, kami menghabiskan waktu berkomunikasi dengan rekan kerja) dan momen lain untuk mengalihkan perhatian Anda dari rute yang ditetapkan oleh "peta hari ini". Disarankan juga untuk tidak merencanakan lebih dari tiga kasus penting dan lebih dari sepuluh kasus secara umum dalam satu hari; dan pada saat yang sama rencanakan tugas-tugas yang paling penting, sulit dan paling tidak menyenangkan untuk waktu yang paling menyenangkan dalam hari kerja untuk Anda.

Tentu saja, kita semua berbeda, dan setiap orang dapat melacak waktu paling produktif mereka, tetapi ada beberapa aturan umum untuk rutinitas sehari-hari. Misalnya, diyakini bahwa produktivitas kerja dapat sangat bergantung pada hari dalam seminggu (Senin bukan untuk urusan global baru, puncak aktivitas kerja jatuh pada hari Selasa dari jam 10 pagi hingga jam 1 siang). Secara teoritis dan dalam hal waktu untuk melakukan tugas-tugas kreatif atau sulit, seseorang harus memilih interval dari jam 10 pagi sampai 12 siang dan dari jam 3 sore sampai jam 5 sore.

Pada konteks ini perencanaan dapat dibantu dengan mengikuti pola umum, yang menentukan interval waktu untuk rutinitas harian dan untuk memecahkan masalah setiap hari tertentu.

Mungkin terlihat seperti ini:

• 9:00-10:00 - surat, pengirim pesan instan (penting untuk mematikan alat komunikasi instan pada saat pekerjaan utama, jika tidak, tidak akan ada penghematan waktu), rekonsiliasi dari rencana yang dibuat sebelumnya;
• 10:00-12:00 - mengerjakan tugas-tugas penting;
• 12:00-13:00 - makan siang, surat, kurir, cadangan waktu;
• 13:00-15:00 - mengerjakan tugas saat ini;
• 15:00-17:00 - mengerjakan tugas-tugas penting;
• 17:00-18:00 - surat, instant messenger, hal-hal mendesak dan tidak penting, perencanaan untuk besok.

Jika ada template, tetap merencanakan dengan tepat tugas-tugas spesifik di blok A, B dan C. Jika memungkinkan, seperti yang telah kami tetapkan, kasus besar perlu dipecah, dan tugas-tugas kecil yang homogen harus dikelompokkan dan dilakukan secara seri. . Berbicara di telepon enam kali selama 10 menit tidak sama dengan menghabiskan satu jam untuk menelepon, karena dalam hal ini Anda harus membuat persiapan yang tepat untuk kegiatan homogen sebanyak enam kali. Untuk apa?

Rahasia terkait merencanakan hari kerja

Tetapi fakta menyusun daftar untuk hari itu tidak begitu penting seperti pendekatan dan sejumlah komponen terkait. Jadi, tidak perlu, misalnya, untuk menuliskan kasus: Anda dapat merumuskan rencana di kepala Anda. Atau, misalnya, Anda tidak dapat menjadwalkan hari demi menit, membuat taruhan abadi pada force majeure, tetapi tahu persis tenggat waktu apa yang Anda miliki untuk bisnis dan pada saat keluar dari jadwal Anda harus menghilangkan hal-hal yang tidak penting atau berhenti melakukan hal-hal yang memakan waktu. lebih banyak waktu.

Berguna juga sarapan yang enak dan lezat sebelum bekerja(ini adalah janji energi), mulailah bekerja pada saat yang sama (ini adalah aturan disiplin diri), mulailah hari bukan dengan kopi dan rokok bersama rekan kerja, tetapi dengan memeriksa kembali rencana bawah, dan pada saat yang sama - dan banyak orang yang paling sering melupakan hal ini - sepakati rencana hari dengan sekretaris dan staf yang terlibat dalam rencana ini.

Ini membantu untuk fokus pada hal utama dan bukan meja yang berantakan, dan kemampuan untuk "menawar waktu" (dengan jujur ​​mengakui kurangnya waktu untuk suatu tugas jika Anda diberi tenggat waktu yang tidak realistis), dan penolakan tindakan dan keputusan impulsif (seseorang menulis sesuatu dalam surat - Saya ingin bereaksi tajam , butuh waktu dan saraf, ini sama sekali tidak perlu), dan menghindari tindakan yang dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan (keingintahuan yang berlebihan atau mencoba menjilat dapat menyebabkan peningkatan tanggung jawab tanpa menambah waktu untuk menyelesaikannya).

Tampaknya ini tidak secara langsung berlaku untuk perencanaan, tetapi pada kenyataannya sangat membantu untuk menyusun setiap hari kerja tertentu, dan idealnya minggu dan bulan.

Rahasia kecil serupa juga mencakup: aturan jeda konstruktif (perlu istirahat, tetapi hanya menit-menit istirahat ini di siang hari juga harus direncanakan), aturan tindakan yang sudah selesai (idealnya, Anda harus menyelesaikan semua yang Anda mulai dengan benar tepat waktu) dan aturan konsentrasi maksimum (Anda tidak dapat melakukannya pada saat yang sama beberapa hal sekaligus).

Jika Anda menyimpan semua hukum sederhana ini di kepala Anda, jangan lupa rencanakan setiap hari berikutnya, Anda tidak hanya dapat menghemat waktu, tetapi secara umum, memaksimalkan efisiensi Anda, yang pasti akan mengarah pada kesuksesan dalam bisnis dan pengembangan lebih lanjut menjadi lebih baik.

Mengapa begitu sulit untuk memilih antara tugas prioritas dan tugas sekunder? Penelitian oleh ahli saraf Antonio Damasio menunjukkan bahwa pengambilan keputusan terkait erat dengan emosi. Oleh karena itu tidak mengherankan bahwa kecemasan dan depresi sering dicirikan sebagai keadaan terjebak dan tidak mampu membuat keputusan. Menggunakan alat sederhana seperti Matriks Eisenhower membantu tidak hanya untuk memahami berbagai hal, tetapi juga mengurangi stres emosional. Seiring waktu, setelah menguasai prinsip-prinsip konsep ini, Anda dapat belajar dengan mudah dan cepat membedakan antara yang penting, mendesak, sekunder dan tidak berguna.

Matriks Eisenhower diyakini terkait langsung dengan kata-kata Dwight D. Eisenhower: “Saya punya dua masalah: mendesak dan penting. Mendesak tidak penting, dan penting adalah mendesak.”

Dwight D. Eisenhower paling dikenal sebagai Presiden Amerika Serikat ke-34 (dari tahun 1953 hingga 1961). Sebelum menjadi presiden, ia adalah seorang jenderal dan memimpin pasukan sekutu selama Perang Dunia II. Pada tahun 1950, Eisenhower menjadi Panglima Tertinggi Sekutu NATO pertama di Eropa.

Aktivitas profesional tertentu terus-menerus memaksa Eisenhower untuk membuat keputusan sulit dan fokus pada tugas yang berbeda setiap hari. Untuk mengoptimalkan proses, ia menciptakan metodenya sendiri, yang kemudian dikenal luas sebagai matriks Eisenhower. Saat ini, dapat digunakan tidak hanya oleh jenderal, tetapi juga oleh orang biasa hingga ibu rumah tangga - ini membantu memprioritaskan tugas saat ini dan menertibkan.

Cara menggunakan Matriks Eisenhower

Alat ini cocok untuk mereka yang siap dan mampu menilai pentingnya tugas mereka dan mengklasifikasikannya dengan jelas. Metode ini menyiratkan pembagian tugas dan tindakan menjadi empat kelompok:

1. mendesak dan penting;
2. penting tetapi tidak mendesak;
3. mendesak tetapi tidak penting;
4. tidak mendesak dan tidak penting.

Tujuan akhir dari Metode Eisenhower adalah untuk membantu menyaring hal-hal kecil dari keputusan penting dan fokus pada apa yang benar-benar penting.

Jika kita bayangkan matriks Eisenhower sebagai gambar, maka akan terlihat seperti ini:

Arti dari kuadran dalam matriks

Tugas dibagi ke dalam kuadran tertentu, yang pada gilirannya menentukan kapan dan berapa lama Anda dapat menyelesaikan tugas tersebut.

• Kuadran I - "Lakukan Sekarang" (Mendesak dan Penting)

Ini termasuk tugas-tugas prioritas yang membutuhkan perhatian segera. Mereka memiliki tenggat waktu yang ketat dan harus dilakukan sebelum hal lain dan secara pribadi.

• Kuadran II - "Tentukan kapan Anda akan melakukannya" (penting tapi tidak mendesak)

Kuadran ini merupakan bagian strategis dari matriks, ideal untuk pembangunan jangka panjang. Unsur-unsur itu termasuk penting tetapi tidak memerlukan perhatian segera. Pada saat yang sama, tugas memiliki tenggat waktu tertentu dan juga dilakukan secara pribadi.

• Kuadran III - "Mendelegasikan kepada seseorang" (mendesak tapi tidak penting)

Panggilan telepon, email, dan rapat serta perencanaan acara termasuk dalam kuadran ini. Jenis tugas ini biasanya tidak memerlukan perhatian pribadi, karena tidak menyiratkan hasil yang terukur. Kuadran III membantu Anda meminimalkan gangguan dari pekerjaan penting. Pendelegasian memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting.

• Kuadran IV - "Lakukan nanti" (tidak penting, tidak mendesak)

Aktivitas yang termasuk dalam Kuadran IV adalah aktivitas terkait yang tidak memberikan nilai apapun. Sederhananya, ini adalah sesuatu yang selalu dapat ditunda tanpa takut akan konsekuensi apa pun. Hal-hal ini membutuhkan waktu dan menghalangi tugas-tugas yang lebih penting yang Anda sumbangkan ke dua kuadran pertama.

Memilih warna untuk matriks

Tetapkan warna untuk setiap kuadran matriks dan kaitkan dengan tingkat prioritas.

Sebagai contoh:

Merah = mendesak.

Kuning = penting tapi tidak terlalu mendesak.

Hijau = mendesak tapi tidak penting.

Abu-abu = tidak mendesak, tidak penting.

Dalam proses penggunaan matriks untuk tujuan profesional, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar tugas termasuk dalam kuadran I dan III. Kegiatan kuadran II menghasilkan hasil yang paling signifikan karena ini adalah tujuan bisnis yang mempengaruhi keberhasilan bisnis jangka panjang dan jarang diklasifikasikan sebagai mendesak.

Hal yang paling sulit untuk dipahami adalah apa yang mengalihkan perhatian Anda dari kursus yang direncanakan. Tetapi jika Anda berurusan dengan masalah mendasar dari manajemen waktu ini, Anda akan menyingkirkan pikiran tentang waktu yang terbuang. Tanyakan pada diri Anda dua pertanyaan untuk memandu strategi pengambilan keputusan jangka panjang Anda:

• Kapan Anda akan melakukan tugas-tugas penting tetapi tidak mendesak?
• Kapan Anda bisa menghabiskan waktu untuk tugas-tugas penting sebelum tiba-tiba menjadi mendesak?

Perlu diingat bahwa terkadang tugas dari satu kuadran tiba-tiba jatuh ke kuadran lain. Jika keadaan darurat muncul, prioritas Anda akan berubah. Misalnya, Anda memiliki bisnis kecil dan pelanggan yang tidak puas menelepon dan meminta untuk dihubungi oleh manajer karena keterlambatan pengiriman. Masalah ini akan segera naik di atas elemen lain dalam matriks.

Distribusi tugas menurut kuadran memiliki beberapa fitur, dan mereka perlu diperhitungkan:

1. To-do list membuat hidup lebih mudah. Pastikan Anda mengajukan pertanyaan yang tepat saat memberikan tugas untuk membantu menentukan apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Kuncinya adalah prioritas.
2. Anda dapat menambahkan banyak aktivitas dan tugas ke setiap kuadran, tetapi yang terbaik adalah menjaga jumlah maksimum tidak lebih dari delapan item. Jika tidak, Anda akan menjauh dari tujuan utama - penyelesaian tugas.
3. Buat matriks terpisah untuk kehidupan profesional dan pribadi.
4. Hanya Anda yang dapat menentukan tingkat prioritas item dalam daftar Anda. Mulailah setiap pagi dengan daftar tugas dari matriks, dan pada akhir minggu Anda akan melihat hasilnya.

Template matriks Eisenhower

Untuk menyederhanakan proses distribusi tugas, gunakan templat yang dikembangkan oleh layanan Evernote:

Matriks Eisenhower dapat diterjemahkan ke dalam perangkat lunak manajemen proyek Trello. Buat daftar tugas untuk masing-masing dari empat papan (=kuadran) dan buat papan Kotak Masuk terpisah di mana semua tugas akan dilakukan sampai ditugaskan ke kuadran. Ini akan memungkinkan Anda untuk menilai beban kerja Anda secara visual.

Matriks Eisenhower adalah alat sederhana untuk membantu Anda menghindari keadaan kelumpuhan analisis yang terjadi setiap kali Anda bahkan tidak tahu harus mulai dari mana.