GTD - это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой - помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше. Аббревиатура GTD - от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.

Дэвид Аллен часто сравнивает владение GTD с боевыми искусствами, имея в виду состояние полного спокойствия и раскрепощенности. До некоторой степени эта аналогия действительно работает - GTD дает ощущение большего контроля над ситуацией и избавляет от многочисленных утечек энергии.

На самом деле, однако, ничего мистичного в GTD нет. Это очень простая, иногда до примитивности, очень практичная и конкретная система, и именно этим, наверное, объясняется ее успех в Штатах.

Краткий обзор GTD

Немного теории

Организация работы. Прежде всего необходимо закрыть дыры незавершенных действий. Если мы внимательно посмотрим на свое рабочее место, то, скорее всего, увидим там и сям разного рода напоминания о несделанных вещах - от стикеров на мониторе до разного рода сломанных девайсов в столе. Все это постоянно отвлекает наше внимание, не позволяя нам освободить его для более интересной деятельности. Выход - собирать абсолютно всю поступающую информацию в одном месте (inbox) и затем четко разделять ее на действия и справочную информацию. (Кстати, это очень напоминает разделение инструкций и разметки в программировании или структуры и оформления документа при создании сайтов.)

Группировка действий по контексту. Вместо привычного нам деления действий по разного рода темам Дэвид предлагает деление в зависимости от текущего контекста. Для каких-то дел нужен компьютер и интернет, для каких-то - телефон, для каких-то - машина и т.д. Соответственно, списки действий могут называться “компьютер”, “звонки”, “по дороге” и т.д.). В списке “компьютер” окажутся дела, относящиеся к разным проектам. Это выглядит непривычно, но на самом деле оказывается довольно практичным, если, конечно, мы действительно хотим, чтобы все эти дела были сделаны, а не пишем “до кучи”.

Критерии выбора действия в настоящий момент. В порядке важности это:

1. контекст (см. предыдущий абзац),
2. время (сколько есть в наличии времени),
3. энергия (самочувствие и работоспособность на настоящий момент) и
4. приоритеты (что сейчас важнее).

Довольно неожиданно обнаружить приоритеты на последнем месте, но позиция Дэвида Аллена именно такова. В конечном итоге задача будет либо выполнена, либо нет. Если она не слишком важна, может быть, лучше просто ее не делать - даже высокоприоритетных задач в жизни больше, чем мы в состоянии выполнить. На мой взгляд, дело здесь в том, что приоритеты не помогают мотивации, так как обычно выбираются с использованием внешних факторов.

Определение следующего действия. Любая задача, которая состоит из нескольких шагов, является проектом. Для всякого проекта должно быть определено следующее действие. Под следующим действием подразумевается ближайшее конкретное физическое действие, необходимое для того, чтобы проект продвинулся дальше.

Естественная модель планирования. Для того, чтобы более-менее сложный проект был выполнен, необходимо планирование. Дэвид уверяет, что наиболее соответствует человеческой природе следующая модель:

1. Определить суть задачи и принципы работы над ней
2. Представить себе результат
3. Генерация идей
4. Организация работы
5. Определение ближайших действий

В обычной жизни люди до последнего сопротивляются планированию, пока не наступает наконец критическая ситуация. Тогда в силу вступает то, что Дэвид называет реактивной моделью планирования. В ней все происходит ровно наоборот: начинаются судорожные авральные действия, потом работу пытаются как-то организовать, потом, понимая, что не хватает идей, делают попытку их сгенерить, а когда и это не помогает, задумываются о желаемом результате, сути задачи и принципах, в соответствии с которыми должна идти работа.

Еженедельный обзор. Для того, чтобы в работе не возникало застоя, в конце каждой рабочей недели Дэвид рекомендует выделить время для просмотра всех списков задач, идей, целей, текущих и возможных проектов. Это - время для “большой чистки”. Бывает непросто себя заставить выполнять эту работу, но это цена, которую вы платите за свое спокойствие в остальное время.

Многоуровневый обзор. Группа обзоров “10,000–50,000 ft” (Дэвид советует делать их раз в несколько месяцев) позволяет увидет свою деятельность под разными углами и с разных точек зрения. Это дает объем и цельность видения, хотя, опять-таки, требует времени.

Немного философии

Дэвид часто употребляет выражение trick yourself - обмануть себя. В его представлении человек - достаточно ленивое и инертное существо, и для того, чтобы это существо что-то продуктивно делало, оно должно себя завлекать в эту деятельность. Отсюда лайфхаки, а также любовь к крутым канцтоварам:)

Вообще книга написана человеком, благодаря большому опыту коучинга хорошо понимающим устройство человеческого восприятия. Например, одной из ее любопытных особенностей является то, что в ней фактически триджы повторяется одно и то же, но каждый раз под новым углом, в новом контексте и с новыми подробностями. Кроме того, средняя часть является на самом деле не текстом в привычном понимании, а скорее коучинговой сессией с вовлечением в непосредственное действие, что дает сильный дополнительный эффект.

Интересен отход Дэвида от понятия time management (с философской точни зрения управление временм - это действительно нонсенс) в пользу action management.

Хочу заметить, что принцип следующего действия, являющийся одним из стержней системы, содержит одно, на мой взгляд, не очень надежное звено. Дело в том, что выбор следующего действия может быть неоптимальным, - например, обусловленным ситуацией, диктующей типовой ответ. Более того, вариантов следующего действия может быть много, и не все из них самоочевидны. Например, если я работаю над проектом, сидя за компьютером, мне легче всего будет выбрать следующее действие, связанное с компьютером (например, поиск в интернете), хотя, возможно, существуют гораздо более простые варианты следующего действия, которые в этой ситуации не приходят в голову.

Книга удалена с сайта по требованию правообладателя

я делаю обзор на самую популярную книгу по тайм-менеджменту — это книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», или по-английски Getting Things Done, или сокращенно GTD.

В этой книги автор рассказывает про свою систему GTD . Книга и сама система GTD претерпела уже целых 9 изданий из-за того, что время идет, а технологии развиваются семимильными шагами. Но несмотря на этот факт, система gtd является, наверно, самой популярной и самой известной системой в сфере тайм-менеджмента.

Продолжение в моем видео:

Подробная схема системы GTD

Полный текст видео:

Всем привет, с вами Константин Балакин. В сегодняшнем выпуске я сделаю рецензию на одну из самых популярных книг по тайм-менеджменту. Это книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» , что по-английски Getting Things Done , сокращённо GTD. Это очень популярная аббревиатура, о которой наверняка вы уже слышали. Если не слышали, то обязательно досмотрите это видео до конца. Итак, поехали!

Опять же, начну с того, что эта книга самая популярная в своём роде в сфере тайм-менеджмента. Дэвид Аллен - автор и основатель самой популярной в мире системы по тайм-менеджменту, которая кратко называется GTD (от слов Getting Things Done), или по-русски «как привести дела в порядок». Аббревиатуру GTD используют во всём мире: используют в различных текстах, изданиях, книгах и т.п. Многие люди, интересующиеся темой управления временем, знают, что GTD = тайм-менеджмент. Система была разработана Дэвидом Алленом ещё в прошлом веке - в то время, когда не была так развита система информационных технологий. Автор в своей системе использовал подручные инструменты, а именно бумагу, ручку, систему папок и шкафов. С течением времени и с темпом развития информационных технологий сама система и книга претерпела целых девять изданий, каждое из которых было своевременно на то время, когда оно было выпущено. Само ядро и сама суть данной системы GTD не поменялась. Она заключается в том, что всю поступающую информацию, из каких бы она источников к нам не поступала: от друзей, от коллег, от каких-либо мыслей в своей голове, от незавершённых задач, от прочитанных строчек журнала, от прочитанных строчек книги - откуда угодно.

Мы живём в век информационных технологий, на нас валится огромное количество информации. Суть заключается в том, чтобы всю эту информацию слить в одну папку «Входящие», а дальше определённым образом с определённой периодичностью разбирать их по определённым критериям, чтобы не оставалось ни одной незатронутой задачи. Благодаря этому в нашей голове освобождается огромное количество места от лишних и рутинных задач. Ещё данную систему я называю «воронкой выбора следующего шага». Действительно, всю информацию, которую, как воронку, мы можем слить в определённую папку «Входящие», дальше надо распределить по определённым критериям. Другая часть может относиться к справочной информации, а именно к той информации, которая нам понадобится в будущем для решения каких-либо задач, а какие-то действия относятся к будущему времени. Например, какие-то идеи, наработки, которые мы хотели бы реализовать в будущих проектах, их мы тоже выделяем в отдельную категорию. Оставшаяся часть информации нам может быть совершенно не нужна, поэтому мы её можем отправить в корзину.

Дальше, те задачи, которые мы можем выполнить прямо сейчас или в обозримом будущем, мы должны распределить по проектам. Проект - это такая «сущность», по системе GTD, которая включает в себя более одной задачи. Если нам нужно выполнить какие-то действия, которые содержат более одной задачи, например - позвонить и договориться о какой-то встречи, потом встретиться, сделать выводы, то это определённый проект. Все задачи и проекты, составленные из них, мы должны выписать в один список. Далее, с помощью определённой системы выбора задачи к выполнению, мы выбираем эту самую задачу, которую должны выполнить в текущий момент времени.

Сама система и книга, описывающая её, достаточно объёмная и содержит много различных нюансов и техник, которые, читая, нужно как-то всегда держать при себе. Поэтому я задался вопросом: можно ли эту схему нарисовать на каком-то одном листике и держать перед собой, для того чтобы быстрее обращаться и находить конкретные детали и части данной схемы?

В Интернете очень много различных вариантов и вариаций данных схем. Я нашёл самую лучшую, по моему мнению, схему, которую сделала одна организация. Схема выполнена в виде инфографики. На ней расположены в очень понятном виде основные тезисы, основные механизмы выбора и приоритизации задач, которые нужно выполнить в данный момент времени. Данную схему я обязательно приложу к этому выпуску и дам на неё ссылку. Вы можете познакомиться с ней и понять, насколько классная и всеобъемлющая эта система.

На этом сегодня всё. Данным выпуском я хотел кратко рассказать о сути системы Getting Things Done Дэвида Аллена и заинтересовать вас в том, чтобы всё-таки ознакомиться с ней, если вы ещё этого не сделали. Обязательно применяйте часть либо всю эту систему целиком в своей жизни, потому что благодаря ей и мышлению, которое вы приобретёте после прочтения этой книги, вы точно сможете более эффективно и продуктивно выполнять свои повседневные задачи.

Спасибо большое за внимание. Если вам понравилось данное видео и вы действительно считаете его полезным, то поставьте лайк и поделитесь с друзьями, чтобы они тоже узнали об этой замечательной системе. А чтобы не пропустить следующие выпуски, подписывайтесь на мой канал. В нём я делюсь информацией о сбалансированной жизни, делаю обзоры на популярные книги, делюсь информацией о здоровье и спорте, а также немного музыки, потому что я исполняю cover на популярные песни на гитаре.

David Allen

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

© David Allen, 2001, 2015

© Издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016

GTD – новый вид единоборств

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности – полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информационных потоков и всевозможных отвлечений.

Новая редакция книги – это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии. В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, – не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские выступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах.

Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, просто прочитав книгу или послушав выступление спикера. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов. Несколько лет назад Дэвид создал такую систему поддержки и внедрения GTD, которая была апробирована и разошлась в стандартном, лицензированном формате в более чем 60 странах мира. Теперь она доступна и в России. Мы много и тщательно работали над адаптацией системы к российским условиям.

Желаю каждому читателю с помощью проверенной жизнью технологии GTD сделать свою жизнь комфортной, наполненной значимыми для него событиями и обустроенной по собственному вкусу, избавившись от суеты, спешки, неудовлетворенности.

Искренне ваш,

Посвящается Кэтрин, моему удивительному партнеру в жизни и в работе

Вы держите в руках переработанное издание книги «Как привести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году. Я фактически заново набрал текст от начала до конца, чтобы поправить содержание и стиль изложения, устранить неполную или устаревшую информацию, а также все, что мешало бы этой книге стать действенным руководством «на века», которое можно было бы использовать во всем мире и которое не потеряло бы своей актуальности в XXI веке и даже дольше. Я также хотел добавить самые интересные сведения о применении методологии Getting Things Done, о чем узнал после первого издания этой книги. Они касаются моего собственного более глубокого понимания эффективности методики и областей ее применения, а также того, как она была воспринята другими людьми, когда о ней начали узнавать во всем мире.

Что не потребовало изменений, так это фундаментальные принципы и основные техники. По мере работы над новым изданием я укрепился во мнении, что описанные мной принципы достижения продуктивности без стресса и наиболее успешные методы их применения нисколько не изменились и не изменятся в обозримом будущем. Чтобы команда космонавтов приземлилась на Юпитере в 2109 году, она должна будет руководствоваться теми же самыми принципами для сохранения контроля над ситуацией и фокуса, к которым люди прибегают сегодня. Им по-прежнему в том или ином виде потребуется корзина «Входящие» (об этом я расскажу далее) для сбора незапланированной потенциально важной входящей информации, чтобы быть уверенными в собственных решениях. На это они будут обращать внимание во время первой высадки. А принятие решения по следующему действию всегда будет залогом успешного выполнения любой задачи, независимо от ее масштаба.

Однако многое в нашем образе жизни и работы изменилось с момента первого издания этой книги. В связи с этим я внес необходимые коррективы в основной материал и поделюсь мыслями о том, что показалось мне новым и интересным. Мои рекомендации будут полезны и тем, кто впервые услышал об этой методологии, и преданным поклонникам GTD , читавшим первое издание и желающим быть в курсе всех изменений.

Что нового

Есть несколько ключевых областей из разряда «нового», которые повлияли на пересмотр содержания.

Развитие цифровых технологий

Справедливость закона Мура (способность к обработке цифровой информации увеличивается экспоненциально с течением времени), равно как и социальные и культурные последствия все более тесной интеграции цифрового мира в нашу повседневную жизнь, не перестает удивлять, восхищать и даже озадачивать нас. Однако поскольку методология Getting Things Done в первую очередь имеет дело с содержанием и значением того, чем нам нужно управлять, будь то цифровой формат или бумажный, развитие технологий практически не затрагивает сути методологии. Просьба, полученная по электронной почте, с точки зрения того, как вы будете ее выполнять, фактически ничем не отличается от устной просьбы об услуге.

GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Итак, что же это за удивительная методика/книга такая? Такая поразительная и переставляющая все с головы на ноги, что многие тысячи людей, воспользовавшись ей, избавились от непреходящего стресса, связанного с ежедневным катастрофическим цейтнотом, стали все успевать и даже нашли в своей жизни бездну свободного времени? Звучит как чудо или очередная нелепая панацея от всех бед, но в отличие от множества методик управления временем Getting Things Done действительно работает. Причин тому несколько, но главная – в том, что GTD позволяет органично и безболезненно «внедрить» себя в жизнь любого человека, не прибегая к болезненным и неприятным нововведениям вроде железного расписания или персонального секретаря. По сути, это набор мыслительных техник, каждая из которых направлена на избавление мозга от перегрузки ненужной информацией и концентрации на текущей задаче. Поразительно, но этот подход позволяет существенно повысить эффективность работы – мозги больше не работают «вхолостую», в миллионный раз прокручивая внутри себя план предстоящих действий.

Кажется, мы немного ушли в конкретику, вернемся к общему плану. Книга Дэвида Алена появилась в результате компиляции его многолетнего опыта на ниве time management’а и мгновенно стала популярной во всем мире. Электронную версию можно скачать , есть и черновой русский перевод .

Главное

• Соберите все дела, которые вы хотите сделать в единую надежную систему вне вашей головы и разума.
• Приучите себя всегда иметь план текущих действий, который можно воплотить в жизнь немедленно или при желании пересмотреть в любой момент.

Итоги и действия

• Опишите в одном предложении предполагаемый успешное разрешение проблемы или ситуации.

• Запишите каждое, даже самое мелкое физическое действие, необходимое для продвижения ситуации вперед.

Горизонтальный и вертикальный контроль (Выгоняем дела из мозгов и приводим их в порядок)

• Горизонтальный контроль поддерживает слаженность и взаимосвязь всех задач, в которые вы вовлечены.

• Вертикальный контроль необходим для отслеживания проектов и отдельных задач

Пять стадий хода работ (Горизонтальный контроль)

• Собирайте задачи, которые владеют вашим вниманием (любые задачи, личные или профессиональные, большие или маленькие – все, состояние которых должно стать отличным от текущего и все, что вы хоть немного хотите изменить)
  • Выбросьте все из головы
  • Минимизируйте количество хранилищ.
    • Контейнер бумаг
    • Блокноты
    • Электронные записи
    • Голосовые записи
    • E-mail
• Регулярно опустошайте эти хранилища
• Обрабатывайте задачи – поймите, что они означают и что с ними необходимо делать
  • Что это за задача?
  • Можно ли с ней что-либо сделать? (Да или нет)
    • Нет
      • Выбросить.
      • Делегировать
      • Отложить
      • В список «Когда-Нибудь-Возможно»
      • В календарь или 43 папки (31 папка для дней, 12 папок для месяцев, завтрашняя дата спереди)
      • Ссылка (Ссылкой должна быть информация, к которой можно легко обратиться при необходимости)
  • Да
    • Каким должно быть следующее действие?
    • Совершить действие
    • Передать другому
    • Отложить
    • Проект (все, что требует более одного шага для своего выполнения)
    • Отслеживание доступных действий
    • Список проектов
    • Хранилище или папка для списка проектов и сопутствующих материалов
    • Календарь (для действий, привязанных ко времени)
    • Список напоминалок о следующих действиях
    • Список напоминалок о вещах, которые вы ждете
• Сформируйте результаты
• Пересмотрите альтернативы
• Сделайте
  • Выбор совершаемых действий
    • Контекст
    • Доступное время
    • Доступная энергия
    • Приоритет

Еженедельный обзор

• Еженедельный обзор
  • Свободные бумаги
    • Визитки, рецепты и т.д. – в контейнер для обработки
  • Обработайте свои записки
  • Календарь за прошедшую неделю
    • Обзор оставшихся действий, ссылок и т.д.
  • Календарь будущих событий
  • Освободите голову
    • Записывайте все новые проекты, действия и т.д.
  • Обзор списка проектов и важных итогов
    • Убедитесь, что для каждого элемента существует как минимум одно ключевое действие
  • Обзор списка следующих действий
    • Зачеркивание завершенных и обзор списка напоминаний о следующих действиях
  • Обзор списка «Ожидание»
    • Записываем действия, необходимые для вывода событий из данного списка. Вычеркиваем уже полученное.
  • Обзор оставшихся значимых списков
  • Обзор списка «Когда-нибудь-возможно»

    * Проверка всех проектов на способность стать активными с последующим переносом таких в «Проекты». Удаление неактуальных элементов.

  • Обзор «Незаконченного» и сопутствующих материалов
    • Просмотр всех сопутствующих материалов для того, чтобы заметить все новые действия, исходы и «заторы».

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

1. Текущие действия

2. Текущие проекты

3. Зоны ответственности

4. Цели 1-2 лет

5. Видение 3-5 лет

6. «Большая картинка» - цели всей жизни

Проекты - четко определенные итоги и последовательные действия, приближающие его к завершению Горизонтальный фокус - надежная система «напоминалок» с регулярным ее «перетряхиванием» Вертикальный фокус - планирование «на обрывке бумаги».

Пять шагов, позволяющих завершить любую задачу или Планирование проектов.

1. Определение целей и основ

2. Видение исхода

3. Мозговой штурм

4. Организация

5. Нахождение следующих действий

Пять фаз техники натурального планирования

1. Цели/основополагающие принципы (Почему мы это делаем?)

2. Миссия/образ/цели/удачный исход (как будет выглядеть безоговорочный, сумасшедший успех? На что он будет похож?)

3. Мозговой штурм (Как мы это сделаем?)

• Посмотреть на проект из точки его завершения
• Нарисуйте образ сумасшедшего успеха (уберите подальше всякие «Да, но»
• Соберите вместе все свойства, аспекты и качества, какие только можно придумать.

4. Организация (Находим компоненты, субкомпоненты, последовательности, события и/или приоритеты. Что должно произойти и в каком порядке? Когда мы будем это делать вот эти вещи?)

5. Следующие действия (Откуда начнем?) «Если проект выброшен из головы - планирование было эффективным. Если он до сих пор болтается там - продолжайте применять эту модель до полного очищения»

Учетная система

• Учет должен быть мгновенным и легким
  • Единая система
    • Рассмотрите алфавитный принцип упорядочивания если не нуждаетесь в особом методе учета
    • Уменьшите количество мест, где нужную информацию найти нельзя (Должно быть максимум пять или шесть мест, где можно найти требуемое. Не больше)
    • Сортируйте по теме, проекту, личности или компании
• Приобретайте качественные механизмы. Избегайте подвесных папок
• В случае подвесных папок:
  • Помечайте папки, а не кронштейны
  • Одна папка - один кронштейн
  • В вашей системе всегда должны быть свободные кронштейны пустая папка в самом начале полки.
  • Очищайте папки ежегодно
  • Поощряйте организацию Дней Очистки Мусора

Работаем с «неприемлемыми соглашениями»

1. Снизьте планку

2. Сделайте это

3. Пересмотрите соглашение.

Итоги

• Храните всю информацию вне вашей головы
• Планируйте действия и итоги сразу после того, как события появились на горизонте, не позже.
• Регулярно пересматривайте и обновляйте список незаконченных дел в работе и жизни.

Любая непонятная мелочь должна быть обработана по следующему алгоритму:

• Мне это не нужно = в корзину!
• Я хочу выяснить, что это значит для меня = в контейнер «Входящие»
• Мне может быть полезна данная информация = ссылка
• Я использую это = оборудование или ресурс
• Когда я смогу сдвинуть это с места, я хочу видеть, как = напоминалка о следующем действии
• Мне нужно напомнить себе об этом промежуточном итоге = список проектов, просматриваемый еженедельно
• Мне нужно это, когда я обращаюсь к проекту = сопутствующие материалы
• Я хочу сделать когда-нибудь в будущем = список «когда-нибудь-возможно»
• Я хочу сделать это в будущем, в определенное время = заметка в календаре.
• Я хочу достигнуть этого «Серьезного» итога = цель, обозреваемые достаточно редко
• Кто-то другой делает что-то, о чем я беспокоюсь = пункт в списке «ожидание», еженедельный обзор
• Нужно рассмотреть это при выполнении некоторых периодических действий - пункт в контрольном списке.

На этом все. Непонятно, мутно, запутанно? Честно говоря - мне тоже так кажется:) Но это только потому, что весь этот длинный запутанный список - лишь краткая выжимка книги Аллена, которая и содержит в себе объяснение всех этих «контрольных списков», «когда-нибудь-возможно» и прочих «ссылок». Однако печалиться и ставить крест на методике только по причине того, что вы: а) ненавидите читать с экрана или б) ненавидите читать по-английски - совершенно не стоит.

GTD основана на очень здравых принципах и действительно помогает вести более сбалансированную, цельную и продуктивную жизнь. Конечно, освоение GTD требует достаточно серьезных усилий и готовности многое менять в своей жизни. И все-таки полезный эффект намного перекрывает потраченное время и усилия. В Москве РТД регулярно организует очные двухдневные тренинги "Как разобраться с делами" по методике Getting Things Done.