Hoje eu quero tocar em um tópico como gerenciar seu tempo. Fique à vontade, estamos prestes a começar.
O ritmo de vida da maioria das pessoas em nosso país não pode ser chamado de medido e calmo. Estamos sempre com pressa em algum lugar, não temos tempo para nada e, muitas vezes, isso nos leva ao estresse, do qual é difícil se livrar. Um estado constante de incerteza leva a uma gestão ineficiente do tempo. Para não se tornar uma vítima do estresse, cuidemos da gestão do nosso tempo, ou mais precisamente, da gestão eficaz do tempo - gestão do tempo.
Se você quer encontrar uma linguagem comum com o tempo e aprender a gerenciá-la, então a gestão do tempo, da qual estamos falando hoje, irá ajudá-lo. Mas a maioria das pessoas nem sabe o que é gerenciamento de tempo. Aconselho você a entender essa maneira complicada de gerenciar o tempo para se livrar da falta de tempo e se tornar uma pessoa mais bem-sucedida.

Todo mundo sabe que as pessoas de sucesso são muito produtivas. Muito tempo e muito trabalho não é a mesma coisa que parece à primeira vista. Muitas vezes as pessoas perdem muito tempo e se consideram produtivas, mas esse não é o caso. Em primeiro lugar, a produtividade implica o resultado de alguma atividade, mas não um processo que pode não levar a nada.

O principal segredo da gestão do tempo é a gestão eficaz do tempo, que contribui para o seu sucesso nos negócios e na vida.

Cronometragem

Se você ainda decidir aprender a gerenciar o tempo, aconselho que comece com o mais simples - comece um diário. Nele, anote as tarefas que você realizou ao longo do dia e leve em consideração o tempo gasto em cada tarefa. É melhor pegar um caderno e dividir a folha do caderno em duas colunas: hora (coluna da esquerda) e assuntos (coluna da direita). Assim, anote nestas colunas tudo o que lhe acontece durante o dia.

Para que serve? - você pergunta. E para determinar onde o tempo flui de forma imprudente, que pode ser usado para um bom uso. Parece que a tarefa não é difícil, e tenho certeza que você vai se acostumar a anotar todos os seus assuntos e indicar o tempo gasto. Este método de controle de tempo é chamado de temporização. A cronometragem é parte integrante do gerenciamento do tempo, levando ao controle e à distribuição adequada do tempo. É muito conveniente usar um programa especial em um telefone Android, chamado “Timekeeping”.

Análise do tempo gasto

Agora você sabe claramente quais as coisas que levam mais tempo e agora pode analisar a eficácia desse tempo. Depois de analisar as horas gastas, você ficará chocado com o tempo gasto em conversas inúteis com amigos, assistindo a programas de TV, lendo revistas brilhantes etc. como dizer a palavra de três letras - "NÃO"!

Aprenda a dizer “não” a todas as tarefas que não são prioritárias para você. Recuse as pessoas, mas apenas para que elas entendam que você está rejeitando a proposta delas (pedido), e não elas pessoalmente. E você não deve dizer imediatamente “não”, você precisa ouvir seu interlocutor e só então encontrar um motivo de recusa, se houver. Agora não estou sugerindo recusar tudo e todos, apenas foco sua atenção no fato de que o tempo é a coisa mais preciosa que você tem e não o desperdice em vão. Costumo ajudar as pessoas, e gosto disso, mas se vejo que não tenho a oportunidade de ajudar, recuso-me a ajudar uma pessoa e ao mesmo tempo não a engano, como quem não sabe dizer a palavra “não” gosta de fazer.

Observe suas ações e nas primeiras tentativas de exibir atividades inúteis - levante-se sem privá-los de liberdade. Anote atividades inúteis - elas devoram sua vida, erradicam-nas de sua vida, pois o afastam de seus objetivos pretendidos.

Planejamento

Para alcançar o sucesso em sua vida, você precisa gastar muito tempo planejamento. O planejamento diário é necessário para melhorar a eficiência na gestão do tempo.

Por mim, finalmente decidi, e muitos concordarão comigo, que se pensamentos, ideias, planos não têm lugar para estar no papel, então eles essencialmente não existem! Sempre transfira todos os seus pensamentos, metas para o papel. Uma lista de objetivos, tarefas é como um mapa que permitirá que você não se desvie e o leve ao resultado desejado.

Sente-se todas as noites à mesa e faça uma lista de tarefas para amanhã, assim, quando vier trabalhar, sempre saberá com o que vai lidar. Trabalhar com tarefas agendadas levará à distribuição eficiente do seu tempo e aumentará a produtividade em 30-50%.

Ao longo do dia de trabalho, será fácil adicionar novos casos à sua lista que bateram na sua cabeça. Não se esqueça da prioridade das tarefas, as mais importantes devem ser abordadas primeiro. Ao concluir uma tarefa, risque-a da sua lista. Isso dará emoções positivas e uma sensação de satisfação de seu trabalho.

A gestão do tempo, como tudo no mundo, funciona de acordo com algumas leis, e seu conhecimento dá força. Por exemplo, existe um tal princípio de Pareto, você está familiarizado com ele? Isso diz que 20% de esforço dá 80% de resultados. Nunca se esqueça disso e então você você vai trabalhar o seu melhor!

Você se lembra da regra 10/90? É quando 10% do tempo gasto no planejamento de uma tarefa economiza 90% do tempo em resolvê-la.

Se você se deparar com uma tarefa grande, recomendo dividi-la em várias subtarefas. Isso tornará mais fácil lidar com o problema, porque pequenas tarefas são mais fáceis de resolver.

Prioridade

Na lista de tarefas, é necessário introduzir essa função como prioridade. A priorização ajuda você a gerenciar com eficiência os itens da sua lista de tarefas, atribuindo a cada tarefa um nível específico de dificuldade.

Quero observar que, se você destacou a tarefa principal, mas não a concluiu a tempo, e isso não levou a consequências graves, cometeu um erro na escolha da prioridade. Uma tarefa importante sempre tem consequências graves se não for concluída a tempo.

O método numérico é adequado para priorização na gestão do tempo. Este método é o mais simples e consiste em atribuir um número a cada caso da lista. A coisa mais importante é marcada com o número 1, e assim por diante, em ordem decrescente, o número 5 para a coisa menos importante. Lembre-se de que, se você não resolveu o problema no número 1, em nenhum caso não aceite o caso no número 2 - essa é a lei de prioridade mais importante.

Eficiência forçada

Seja focado e objetivo na gestão do tempo. Resolva as tarefas principais primeiro e faça-o sequencialmente, ou seja, uma tarefa em um determinado período de tempo. Você não deve ser dividido em várias coisas ao mesmo tempo, isso levará ao fato de você não fazer nada 100%. A lei da eficiência forçada na gestão do tempo diz que nunca há tempo suficiente para tudo, mas há tempo suficiente para as coisas mais importantes. Portanto, faça primeiro o que trará o melhor resultado.

Dividimos as tarefas em 4 grupos de acordo com o nível de urgência:

• urgente, importante;
• não urgente, importante;
• urgente, não importante;
• não urgente, não importante.

Esse tipo de classificação é chamado Método Eisenhower.

1. As coisas vêm em primeiro lugar urgente e importante. Não é permitido adiar esses casos indefinidamente, eles devem ser resolvidos sem falhas e imediatamente!
2. romances não urgente mas importante. Esses casos podem ser adiados indefinidamente, mas esses casos costumam se tornar urgentes e importantes, por isso não é recomendável deixá-los sem atendimento. Aloque tempo de reserva para eles, que você deve ter em seu arsenal.
3. Urgente mas não importante. Esses casos são ineficientes e levam muito tempo. Portanto, aconselho você a delegar tais assuntos.
4. romances não é urgente e não é importante. Esses casos, em geral, não deveriam ser, se de alguma forma acabaram na sua lista, então risque-os imediatamente.

Em princípio, aqui estão os conhecimentos mínimos que você precisa saber para gerenciar adequadamente seu tempo. O principal é não se apressar e nem correr à frente da locomotiva, sempre planeje suas ações e ações. Resolva apenas os casos mais significativos e se distraia com bobagens.

Não há necessidade de trabalhar 20 horas por dia se você pode fazer tudo em 10 horas. Cuide de sua saúde e não permita excesso de trabalho, você ainda não pode enganar seu corpo.

Coma um sapo todos os dias. Não tenha medo, não estou falando de sapos de verdade agora, afinal não somos franceses. “Rã” é a coisa mais desagradável, mas é importante, então precisa ser feito imediatamente. Você só precisa pegar e fazer, sem demora.

Aprender gerenciamento de tempo, use-o todos os dias e você sentirá imediatamente quanto tempo livre terá. Só não desperdice esse tempo livre com todo tipo de bobagem, passe um tempo útil, por exemplo, com sua família.

Como responder às seguintes perguntas da entrevista: Como você administra seu tempo? Como você planeja seu dia de trabalho? Que técnicas e métodos você usa no planejamento? Dê exemplos de como você usa a habilidade de gerenciamento de tempo para concluir a tarefa com sucesso.

Você vai descobrir todas as respostas para essas perguntas lendo este artigo.

O que é gerenciamento de tempo?

Gerenciamento de tempoé um conjunto de conhecimentos, habilidades e habilidades, graças aos quais uma pessoa sabe priorizar, planejar com precisão seu tempo, aumentando assim sua produtividade pessoal na organização de seu tempo de trabalho.

"Até que você possa gerenciar seu tempo, você não pode gerenciar mais nada" Peter Drucker

1. perfeccionismo
2. procrastinação
3. Falta de conhecimento
4. Falta de ferramentas e recursos necessários

1. Perfeccionismo torna muito difícil concluir as tarefas a tempo. Muitos consideram essa qualidade um ponto forte, mas é a busca constante pela excelência e a insatisfação com os resultados obtidos que é um dos motivos do uso ineficiente do tempo. Ao encontrar oportunidades para aceitar o resultado "real" em vez do resultado "ideal", você economiza recursos significativos para outras coisas. Existe essa expressão: “o perfeccionismo é mau”, claro, tudo isso é bastante relativo e em cada situação individual essa característica de personalidade pode ser avaliada de forma diferente, no entanto, sem dúvida, no âmbito da gestão do tempo: o perfeccionismo é MAL!

2. procrastinação- adiamento constante de assuntos para mais tarde, falta de vontade de desempenhar certas funções. No vocabulário dos funcionários procrastinadores, a palavra "AMANHÃ" domina. Sobre essas pessoas, Steve Jobs disse muito bem: “Pobre, malsucedido, infeliz e doentio é aquele que costuma usar a palavra “amanhã”.

Não posso salvá-lo do perfeccionismo e da procrastinação, meu objetivo é dar conhecimento, fornecer as melhores técnicas e métodos, apresentar recursos e ferramentas para dominar a habilidade de gerenciamento de tempo. E se você usa as informações recebidas ou não - tudo depende exclusivamente do seu desejo. No entanto, depois de ler este artigo, você nunca mais será o mesmo.

Para começar, sugiro definir suas habilidades de gerenciamento de tempo. Passar

A dissonância cognitiva reside no fato de que, por um lado, não podemos administrar o tempo como tal. Afinal, é o tempo que não podemos controlar e parece que é o tempo que nos controla, e não nós. Estamos acostumados a perceber o tempo como algo eterno e ilimitado. Parece que há sempre muito disso. Por outro lado, o tempo é um dos recursos mais valiosos que todos temos. É importante entender que o tempo tem seus limites, cada dia é um vaso de uma certa capacidade que você enche de ações. Você pode preenchê-lo com coisas inúteis, ou pode preenchê-lo com coisas que funcionam para seus objetivos e o levam ao objetivo final.

Podemos controlar a nós mesmos, como planejamos nosso dia e como passamos nosso tempo de trabalho. O uso razoável, produtivo e econômico desse recurso é uma parte importante da avaliação dos funcionários.

A eficiência do tempo pode ser alcançada de duas maneiras:

1. Alcance resultados significativos economizando tempo. Isso significa que você sabe como realizar a tarefa no tempo mínimo.
2. O planejamento eficaz do tempo de trabalho reduzirá o número e o volume de tarefas que você executa.

Neste artigo, eu digeri seis das melhores técnicas de gerenciamento de tempo. Com a ajuda deles, você poderá aprender a planejar e controlar suas tarefas prioritárias diariamente.

Como aprender a gerenciar seu tempo?

6 melhores técnicas de gerenciamento de tempo:

1. Princípio de Pareto
2. Matriz de Eisenhower
3. Mapas mentais ou mapas mentais
4. Pirâmide de Franklin
5. Método ABCHD
6. Coma o sapo primeiro

1. Princípio de Pareto

O princípio de Pareto afirma que uma pequena proporção das causas, esforços e recursos investidos é responsável por grande parte dos resultados. Este princípio foi formulado pelo economista italiano Vilfredo Pareto em 1897 e desde então foi confirmado por estudos quantitativos em várias áreas da vida:

20% dos esforços dão 80% dos resultados

O princípio de Pareto no campo da gestão do tempo pode ser formulado da seguinte forma: cerca de 20% de esforço e tempo são suficientes para obter 80% do resultado.
Como determinar exatamente qual esforço é suficiente gastar para obter um bom resultado? Imagine que você está procurando respostas para suas perguntas em um livro. De acordo com o princípio em consideração, você encontrará 80% das informações necessárias em 20% do texto. Se você souber exatamente o que lhe interessa, poderá folhear rapidamente o livro e ler cuidadosamente apenas as páginas individuais. Assim, você economizará 80% do seu tempo.

2. Matriz de Eisenhower

Este é provavelmente o conceito de gerenciamento de tempo mais conhecido até hoje, o que permite priorizar. Essa técnica, que é creditada à criação do general americano Dwight Eisenhower, permite classificar os casos ao mesmo tempo de acordo com sua urgência e sua importância. Todos entendem que apenas um número limitado de tarefas pode ser concluído em um período de tempo. Às vezes sem prejuízo do trabalho de apenas um. E toda vez que temos que decidir, QUAL EXATAMENTE? O presidente americano Dwight Eisenhower costumava planejar seus negócios classificando-os em várias categorias importantes.
De acordo com a chamada matriz de Eisenhower, cada caso deve ser atribuído a um dos quatro tipos indicados no diagrama.

Matriz de Eisenhower

A importância de uma tarefa é determinada pela forma como o resultado de sua implementação afeta o seu negócio. E a urgência é simultaneamente dois fatores: primeiro, a rapidez com que essa tarefa deve ser concluída e, segundo, se a execução dessa tarefa está vinculada a uma data e hora específicas. É a importância e a urgência, consideradas em conjunto, que influenciam a priorização.

Vamos considerar com mais detalhes quais casos podem ser atribuídos a cada um dos quatro tipos.

Tipo I: "importante e urgente".
Essas são coisas que resultarão em danos significativos para o seu negócio se não forem feitas a tempo (por exemplo, renovação de licenças, apresentação de declarações fiscais, etc.). Uma certa proporção desses casos estará inevitavelmente presente na vida de cada pessoa. No entanto, com preparação antecipada (casos do Tipo II – “importantes mas não urgentes”) muitas crises podem ser evitadas (por exemplo, estudando a lei, construindo bons relacionamentos com pessoas poderosas).

Também podem ser projetos com prazo "queimando", ambulância. Por exemplo, visitar um médico por causa de um problema de saúde, enviar um artigo para um periódico dentro de um prazo apertado ou enviar um relatório de pesquisa. Aqui não temos escolha. Os assuntos deste grupo devem ser realizados, ponto final. Caso contrário, haverá sérios problemas.

Tipo II: "importante mas não urgente".
São coisas que estão focadas no futuro: treinar, estudar áreas promissoras de desenvolvimento de negócios, melhorar equipamentos, restaurar a saúde e o desempenho. Ações que levam ao seu objetivo estratégico. Por exemplo, aprenda uma língua estrangeira para trabalhar em outra organização mais promissora. É também a prevenção de problemas - manter-se em boa forma física. Infelizmente, muitas vezes negligenciamos esses casos, colocando sua decisão em segundo plano. Como resultado, a língua não foi aprendida, a renda não está crescendo, mas diminuindo, a saúde é um inferno. Esses casos têm uma característica interessante - se forem negligenciados por muito tempo, entram na categoria de Importante - Urgente . Afinal, se pelo menos uma vez por ano você não comparecer ao dentista, mais cedo ou mais tarde uma visita urgente a ele se tornará inevitável.

Tipo III: "não importante, mas urgente".
Muitas dessas coisas não trazem muito benefício na vida. Nós os fazemos apenas porque eles nos atingiram (um longo telefonema ou lendo um anúncio no correio), ou por hábito (visitando feiras que não têm nada de novo). Apenas a mesma rotina diária que nos leva muito tempo e esforço.

Tipo IV: "não importante e não urgente".
Essas são todas as formas de “matar o tempo”: abuso de álcool, “leitura leve”, assistir filmes, etc. entes queridos e amigos - assuntos muito importantes) Esta é uma “mariposa” que come o nosso tempo.

À medida que você se esforça para o sucesso do seu negócio, você primeiro tenta concluir as tarefas que você define como "importantes" - primeiro "urgente" (Tipo I) e depois "não urgente" (Tipo II). O tempo restante pode ser dedicado ao "urgente, mas não importante" (tipo III).
Deve-se enfatizar que a maior parte do tempo de trabalho do funcionário deve ser gasto em tarefas “importantes, mas não urgentes” (tipo II). Assim, muitas situações de crise serão evitadas e o surgimento de novas oportunidades de desenvolvimento de negócios não será mais inesperado para você.

Quando você começar a usar o sistema proposto para priorização, provavelmente desejará classificar muitas dessas tarefas como “importantes”. No entanto, à medida que você ganha experiência, você começará a avaliar com mais precisão a importância de um caso específico. Levará algum tempo para aprender a usar o sistema de priorização. Onde você pode obtê-lo? Muito provavelmente, você classificará o trabalho de dominar as técnicas de gerenciamento de seu tempo como "importante, mas não urgente".
Como Stephen Covey (autor do best-seller internacional Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes) coloca figurativamente, você precisa ter tempo para “afiar a serra” para que a lenha possa ser colhida mais rapidamente.

Parábola

Um certo homem viu um lenhador na floresta, com grande dificuldade cortando uma árvore com um machado completamente sem corte. O homem lhe perguntou:
- Querida, por que você não afia seu machado?
"Eu não tenho tempo para afiar meu machado - eu tenho que cortar!" gemeu o lenhador...

Portanto, você precisa alocar “voluntariamente” um certo tempo para planejar suas aulas, recusando-se a realizar coisas menos importantes. Se você puder fazer isso, da próxima vez poderá liberar ainda mais tempo com novas habilidades e usá-lo para aprender outra coisa. Assim, através da determinação em melhorar a eficiência do seu trabalho, você gradualmente liberará tempo para o desenvolvimento de sua produtividade pessoal.

Critérios de Priorização
Normalmente, ao avaliarmos a importância de um determinado caso, consideramos importantes, antes de tudo, aquelas coisas que precisam ser feitas com urgência (ou "ontem"). O acúmulo de casos e promessas não cumpridas cria problemas para sua empresa e também cria sentimentos desagradáveis ​​para você pessoalmente. É com essas questões "urgentes" que nos esforçamos para lidar em primeiro lugar. Mas o fator urgência não deve ser o único fator ao escrever uma lista de tarefas e determinar a ordem em que elas devem ser concluídas.
A experiência mostra que fazer (ou não fazer) muitas coisas urgentes não afeta muito o seu negócio, enquanto há muitas coisas não urgentes que podem estabelecer as bases para o sucesso futuro. Portanto, além da urgência, é preciso levar em conta o quanto este ou aquele assunto afeta o sucesso do negócio, ou seja, determinar e levar em conta sua importância.

3. Mapas mentais ou mapas mentais

Este é o desenvolvimento de Tony Buzan - um conhecido escritor, palestrante e consultor sobre as questões da inteligência, a psicologia da aprendizagem e os problemas do pensamento. Existem também traduções da frase "mapas mentais" como "mapas mentais", "mapas pensantes", "mapas mentais".

Mapas mentaisé um método que permite:

Estruture e processe efetivamente as informações;
pense usando seu potencial criativo e intelectual.

Esta é uma ferramenta muito bonita para resolver tarefas como fazer apresentações, tomar decisões, planejar seu tempo, memorizar grandes quantidades de informações, brainstorming, introspecção, desenvolvimento de projetos complexos, autoaprendizagem, desenvolvimento, etc.

Áreas de uso:
1. Apresentações:
em menos tempo você dá mais informações, enquanto você é melhor compreendido e lembrado;
reuniões de negócios e negociações.

2. Planejamento:
gestão do tempo: plano para o dia, semana, mês, ano…;
desenvolvimento de projetos complexos, novos negócios…

3. Brainstorming:
geração de novas ideias, criatividade;
solução coletiva de problemas complexos.

4. Tomada de decisão:
uma visão clara de todos os prós e contras;
uma decisão mais equilibrada e ponderada.

4 Pirâmide de Franklin

Este é um sistema de planejamento pronto que ajuda você a gerenciar seu tempo adequadamente e alcançar seus objetivos. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amer. polido. figura. B. Franklin foi distinguido por uma fantástica capacidade de trabalho e um senso de propósito único. Aos vinte anos, ele fez um plano para atingir metas para a vida toda. Ao longo de sua vida, ele seguiu esse plano, planejando claramente todos os dias. Seu plano para atingir metas foi chamado de "pirâmide de Franklin" e se parece com isso:

1. A base da pirâmide são os principais valores da vida. Podemos dizer que esta é a resposta para a pergunta: “Com que missão você veio a este mundo?” O que você quer da vida? Que marca na Terra você gostaria de deixar para trás? Há uma opinião de que não haverá nem 1% das pessoas vivendo no planeta que pensariam seriamente sobre isso. Em outras palavras, este é o vetor da direção do movimento em direção ao seu sonho.

2. Com base nos valores da vida, cada um estabelece uma meta global para si mesmo. O que ele quer se tornar nesta vida, o que ele planeja alcançar?

3. O plano mestre para atingir metas é a fixação de metas intermediárias específicas no caminho para atingir a meta global.

4. Um plano para um, três, cinco anos é chamado de longo prazo. Aqui é importante determinar os prazos exatos.

5. Planeje por um mês e depois por uma semana - este é um plano de curto prazo. Quanto mais cuidadoso for, quanto mais você analisar e corrigir, mais eficaz será o trabalho.

6. O último item em termos de cumprimento de metas é um plano para cada dia.

5. Método "ABVGD"

O método ABCD é uma maneira eficaz de priorizar tarefas que você pode usar diariamente. Este método é simples e tão eficaz que pode, se usado com regularidade e competência, elevá-lo ao posto das pessoas mais produtivas e produtivas em seu campo de atividade.
A força do método está em sua simplicidade. Aqui está como funciona. Você começa fazendo uma lista de tudo o que precisa fazer para o dia seguinte. Pense no papel.
Depois disso, você coloca a letra A, B, C, D ou E na frente de cada item da sua lista.

Tipo de tarefa "A"é definido como a coisa mais importante nesta fase, algo que você deve fazer ou corre o risco de sérias consequências. Uma tarefa "A" pode ser visitar um cliente importante ou escrever um relatório para seu chefe. Essas tarefas representam os sapos reais e maduros de sua vida.
Se você tiver mais de uma tarefa "A" à sua frente, você classifica sua prioridade marcando A-1, A-2, A-3, etc. A tarefa A-1 é o maior e mais feio "sapo" de tudo isso você tem que lidar.

Tipo de tarefa "B" definido como o que você deveria ter feito. No entanto, as consequências, em caso de implementação ou não conformidade, são bastante brandas. Tais tarefas nada mais são do que os "girinos" da sua vida. Isso significa que se você não fizer o trabalho certo, alguém ficará insatisfeito ou em desvantagem, mas de qualquer forma, em termos de importância, essas tarefas não correspondem muito às tarefas do tipo "A". Um telefonema sobre um assunto não tão urgente ou um acúmulo de e-mails podem ser a essência de uma tarefa do Tipo B.
A regra que você deve seguir é: nunca inicie uma tarefa do tipo "B" enquanto você tiver uma tarefa "A" inacabada. Nunca deixe os "girinos" distrair você enquanto o grande "sapo" está esperando para ser comido!

Tipo de tarefa "B"é definido como algo que seria ótimo fazer, mas do qual nenhuma consequência deve ser esperada, quer você faça ou não. Uma tarefa B pode ser um telefonema para um amigo, uma xícara de café, um almoço com um colega ou alguma atividade pessoal realizada durante o horário de trabalho. Esses tipos de "eventos" não têm absolutamente nenhum impacto no seu trabalho.

Tipo de tarefa "G"é valorizado como um trabalho que você pode delegar a outra pessoa. A regra neste caso é que você deve confiar aos outros tudo o que puderem, liberando assim tempo para você em tarefas do tipo "A", que você e somente você é capaz de realizar.

Tipo de tarefa "D"é um trabalho que pode ser completamente removido da sua lista de tarefas. Pode ser uma tarefa que costumava ser importante, mas não é mais relevante para você ou para os outros. Muitas vezes, este é um trabalho que você faz dia após dia, seja por hábito ou encontrando prazer em fazê-lo.

Depois de ter aplicado método "ABVGD"à sua lista de tarefas do dia, você organizou completamente seu trabalho e preparou o cenário para que as coisas mais importantes sejam feitas mais rapidamente.

A condição mais importante para que o método ABCHD realmente funcione para você é o seguinte requisito: inicie a tarefa A-1 sem demora e depois trabalhe nela até que esteja totalmente concluída. Use sua força de vontade para começar e continuar trabalhando em sua tarefa mais importante no momento. Pegue seu maior "sapo" e "coma" sem parar até a última mordida.
A capacidade de analisar sua lista de tarefas do dia e destacar a tarefa A-1 servirá como ponto de partida para alcançar um grande sucesso em seu trabalho, aumentar sua auto-estima, enchê-lo de respeito próprio e orgulho em suas conquistas.
Quando você adquirir o hábito de se concentrar totalmente em sua tarefa mais importante, ou seja, a tarefa A-1 - em outras palavras, em comer seu principal "sapo" - você aprenderá a fazer duas ou até três vezes mais do que as pessoas ao seu redor.

6. Coma o sapo primeiro

Indo do difícil ao fácil

Você provavelmente já ouviu a pergunta: "Como você comeria um elefante?" A resposta, claro, é: "Em pedaços". E como você comeria seu maior e mais feio "sapo"? Da mesma forma: você dividiria em ações específicas passo a passo e começaria desde a primeira.

Comece seu dia de trabalho com a tarefa mais difícil e complete-a o mais rápido possível. Isso o ajudará a perceber que ainda tem muito a fazer e que o tempo do dia de trabalho é limitado. Fazer a coisa mais difícil primeiro lhe dará uma enorme sensação de realização. Use esta regra diariamente e você verá quanta energia você obtém e com que eficiência seu dia de trabalho é. Adiar constantemente uma tarefa problemática até o final do dia fará com que você pense nessa tarefa o dia todo de qualquer maneira e impedirá que você se concentre em outras tarefas! Coma o sapo primeiro e depois coma o elefante pedaço por pedaço!

Ferramentas de planejamento de tempo

Planeje seu dia com antecedência.
Através do planejamento, transferimos
o futuro no presente e assim temos
oportunidade de fazer algo
sobre ele agora

Alan Lake

As principais gerações de "planejadores"
As tecnologias e meios de organização do tempo de trabalho conhecidos hoje podem ser divididos em várias gerações - as diferenças aqui estão nos princípios de fixação da informação e na técnica de uso.

Até o século XX, o planejamento do tempo de trabalho era realizado com métodos primitivos: memorandos, listas de tarefas, etc. No início do século passado, junto com o desenvolvimento dos negócios, novas ferramentas foram amplamente utilizadas para facilitar o trabalho do gestor. planejamento do tempo.
A ideia de adaptar um calendário doméstico para o trabalho de escritório surgiu no século 19 e se materializou na forma de um calendário flip em 1870. Para cada dia, foi atribuída uma página do calendário, na qual foram indicados o dia, mês e ano. A disponibilidade de espaço livre para anotações possibilitou fazer as anotações necessárias: negociações, reuniões, despesas, reuniões. Por quase um século, o calendário de mesa tem sido a principal ferramenta de gerenciamento de tempo para os gerentes.

O resultado do aprimoramento do calendário flip foi o diário e semanal. O diário é um calendário de folhas soltas na forma de um bloco de notas conveniente de vários formatos. O diário pode ser levado com você para reuniões e viagens de negócios.
O diário semanal se mostrou ainda mais conveniente para o gerente, no qual era possível planejar a semana e o dia de trabalho, controlar a execução das tarefas registradas, analisar o tempo gasto (desde que apareceu um detalhamento horário da jornada de trabalho), e recuperação mais rápida da informação (afinal, agora ela estava agrupada por 52 semanas, e não por 365 dias). Na década de 1980, os semanários praticamente substituíram os calendários flip e se tornaram tão difundidos que se tornaram um elemento do estilo empresarial das empresas.

A ideia de design de combinar um calendário, um bloco de notas e uma lista telefônica em uma ferramenta conveniente materializou-se com sucesso em 1921 na forma de um “organizador” (do organizador inglês). A posterior melhoria da ferramenta foi realizada alterando o formato, design, qualidade do papel e acabamento exterior. Aqui, em uma única ferramenta, foram combinados dispositivos de armazenamento de informações e meios técnicos (calendário, bloco de notas, lista de endereços e telefones, porta-cartão de visita, caneta, microcalculadora). Ao mesmo tempo, não havia uma classificação e sistematização clara dos registros.

O famoso "gerente do tempo" foi criado na Dinamarca em 1975. Implementou a ideia de planejamento direcionado de resultados pessoais com base em um classificador típico de funções (“tarefas-chave”) e tecnologia para a implementação de eventos globais (“tarefas de elefante”). Ao mesmo tempo, o uso de um “gerenciador de tempo” acabou sendo aceitável apenas para pessoas organizadas e disciplinadas por natureza e, além disso, foram necessários custos financeiros significativos para treinamento e aquisição.
No entanto, o nome desse tipo de "organizador" - "gerente do tempo" - tornou-se um nome familiar e hoje denota uma abordagem geral ao uso ativo do tempo como recurso gerencial.

O desenvolvimento do progresso científico e técnico nas últimas décadas levou à criação de ferramentas eletrônicas de planejamento de tempo que são fundamentalmente novas do ponto de vista tecnológico: um notebook eletrônico, vários programas de serviço de PC, telefones celulares, smartphones, etc.

As melhores tecnologias modernas de gerenciamento de tempo:

1.Trello é um aplicativo web gratuito para gerenciamento de projetos de pequenas equipes. O Trello permite que você trabalhe de forma mais produtiva em uma colaboração mais próxima. Trello são quadros, listas e mapas que permitem organizar e priorizar projetos de maneira divertida, flexível e facilmente personalizável.

2. Evernote é um serviço web e um conjunto de software para criar e armazenar notas. Uma nota pode ser um pedaço de rich text, uma página inteira da Web, uma foto, um arquivo de áudio ou uma nota manuscrita. As notas também podem conter anexos com outros tipos de arquivos. As notas podem ser classificadas em cadernos, rotuladas, editadas e exportadas.

O ritmo em que a maioria de nós vive dificilmente pode ser chamado de calmo e medido. Falta de tempo, pressa no trabalho e pressão de tempo apertada são testes com os quais nem todos podem lidar. Estar constantemente em um estado de “não sei no que me agarrar” dificilmente é apropriado quando se trata de eficácia pessoal.

O estresse emocional bloqueia a produtividade, leva à fadiga e à apatia. Portanto, para não se tornar vítima do estresse ou, pior ainda, da síndrome da fadiga crônica, vamos lidar com a gestão do tempo ou gestão do tempo.

Todas as pessoas de sucesso fazem isso.

Todas as pessoas de sucesso são muito produtivas. Eles trabalham duro e têm tempo para muito, mas isso não é a mesma coisa. Produtividade, antes de tudo, significa o resultado, não o processo. Se você está determinado a aumentar sua produtividade, esteja determinado a fazê-lo. As pessoas estão perdendo tempo porque nunca decidiram melhorar sua produtividade.

E se você já se decidiu, não recue e repita o que todas as pessoas de sucesso fazem até que se torne uma segunda natureza para você. O principal segredo da eficácia pessoal está na correta distribuição do tempo. A gestão do tempo ajuda a evitar o destino nada invejável de ser refém do seu próprio negócio ou carreira.

O planejamento libera tempo

Aqueles que alcançaram o sucesso em suas vidas dedicam muito tempo ao planejamento. O planejamento diário é essencial para melhorar a produtividade e gerenciar o tempo de forma eficaz.

A regra 6 "P" diz: o pré-planejamento adequado evita o mau desempenho.

O planejamento e o pensamento devem estar sempre no papel. Se o objetivo não está no papel, então não existe. A lista de tarefas é uma espécie de mapa que não deixará você se desviar em direção ao objetivo pretendido. Peter F. Drucker, em The Effective Manager, oferece uma boa analogia para encorajar a colocar as coisas no papel:

“Pessoas mantidas em um quarto escuro rapidamente perdem a noção do tempo. Mas mesmo na escuridão completa, a maioria das pessoas retém uma sensação de espaço. Estando em uma sala iluminada, mas fechada, você não sentirá mais o movimento do tempo em poucas horas. E se você quiser calcular quanto tempo está em tal sala, estará muito enganado em seus cálculos. Portanto, se confiarmos em nossa memória, não percebemos em que nosso tempo é gasto ... "

Trabalhar com uma lista de tarefas no primeiro dia aumenta a produtividade em 25%. À noite, prepare uma lista de tarefas que precisam ser feitas amanhã. Chegando ao trabalho, você sempre saberá por onde começar o seu dia.

Continue trabalhando com a lista ao longo do dia: quando uma nova tarefa aparecer, adicione-a à lista, levando em consideração a prioridade em relação às tarefas planejadas anteriormente. Ao concluir uma tarefa em sua lista, certifique-se de riscá-la. Isso lhe dará uma sensação de satisfação com seu trabalho, adicionará entusiasmo e energia.

Planeje de grande a pequeno, de longo a curto prazo, de metas de vida a um plano diário. Dê a cada tarefa um prazo fixo.

Sempre divida uma tarefa complexa em pequenas subtarefas. Uma árvore de decisão ajuda muito aqui, onde a tarefa principal é uma árvore e as subtarefas para sua implementação são ramificações. Continue ramificando até que o processo de completar toda a tarefa se torne simples e transparente.

Antes de começar a fazer qualquer coisa, lembre-se da regra 10/90: 10% do tempo gasto planejando antes de iniciar uma tarefa economizará 90% do tempo para resolvê-la.

O mais importante é determinar o principal

A tarefa do gerenciamento do tempo é determinar o principal no tempo. A priorização permite que você gerencie com eficiência sua lista de tarefas, atribuindo a cada tarefa seu próprio nível de importância.

O método ABCD é bem adequado para priorização. Esta é uma maneira muito simples de planejar, e consiste em atribuir uma prioridade a cada tarefa da lista de tarefas.

Assim, a tarefa marcada com a letra A indica o caso mais importante com as consequências mais graves se não for concluída. A regra principal do método é não assumir o caso B até que a tarefa A seja concluída, mas sim o caso C enquanto a tarefa B estiver aberta e assim por diante.

A letra D significa "abaixo com isso!". Esta letra deve ser usada para marcar tarefas sem importância que não afetam nada. Para priorizar cada grupo de tarefas, use os números que indicarão a sequência das tarefas. Portanto, a coisa mais importante da sua lista deve ser A1.

Lei da Eficiência Forçada

O principal segredo da gestão do tempo está no foco e foco. Comece resolvendo as tarefas prioritárias e faça tudo sequencialmente, ou seja, uma coisa em um determinado período de tempo. Lançando um caso e retornando a ele várias vezes, você reduz sua eficiência em 5 vezes.

Mozart podia trabalhar em três composições ao mesmo tempo e criar verdadeiras obras-primas. Mas isso é mais a exceção do que a regra. Bach, Haydn ou Verdi só podiam trabalhar em uma peça de cada vez. Eles não começaram a trabalhar no próximo trabalho sem terminar o anterior.

Use a lei da eficiência forçada, que diz que nunca há tempo suficiente para tudo, mas sempre há tempo suficiente para o mais importante. Portanto, é importante se unir e se forçar a fazer antes de tudo o que trará o maior benefício e resultado.

Todos os casos podem ser divididos em 4 grupos:

1. Urgente e importante;
2. Importante, mas não urgente;
3. Urgente, mas não importante;
4. Não é urgente e não é importante.

Essa classificação leva o nome do presidente americano e é chamada de método (janela, princípio) de Eisenhower.

1. Tarefas prioritárias são coisas urgentes e importantes. Uma tentativa de adiar esses assuntos para mais tarde criará problemas desnecessários para você - você precisa cuidar deles você mesmo e imediatamente.
2. Em seguida vêm as coisas que são importantes, mas não urgentes. Tais tarefas podem ser adiadas, mas podem ter um forte impacto a longo prazo. Coisas não urgentes e importantes tendem a se tornar urgentes e importantes se forem constantemente adiadas. Para evitar que isso aconteça, providencie uma reserva temporária para eles com antecedência.
3. Tarefas urgentes, mas não importantes, têm pouco efeito no seu sucesso. Fazer coisas urgentes, mas não importantes, não dá resultados e pode afetar muito sua eficiência. Esses casos ocupam a maior parte de sua reserva de tempo. Essas são exatamente as tarefas que, se possível, precisam ser delegadas ou reduzidas em número.
4. É lógico supor que coisas não urgentes e sem importância não importam em princípio e não trazem consequências se não forem feitas. Esses casos podem ser riscados com segurança da sua lista.

O que significa "comer um sapo"?

O velho provérbio diz que se você tem que comer um sapo vivo logo pela manhã, o consolo é que esta é a pior coisa que pode acontecer com você durante todo o dia.

Brian Tracy, um consultor de negócios de sucesso, compara um sapo à coisa mais desagradável e importante a se fazer hoje. Adiando isso, você cria estresse emocional desnecessário e consequências indesejáveis. É necessário agir sem pensamentos e atrasos desnecessários - apenas pegue e faça. Isso lhe dará um impulso de energia durante todo o dia.

A palavra "não" economiza uma quantidade inesperada de tempo.

A palavra mais importante para organizar seu próprio tempo é um educado “não”. Aprenda a recusar e dizer “não” para tarefas que não estão entre suas prioridades escolhidas. Tenha tato e recuse para que a pessoa entenda que você não a está rejeitando pessoalmente, mas sim a tarefa.

Acompanhe o que você gasta seu trabalho e tempo livre. Observe as atividades que estão consumindo seu tempo (por exemplo, discutir as notícias com os colegas, mudar de canal de TV sem rumo ou ler folhetos e jornais).

3 perguntas para sua eficiência

Sempre pergunte a si mesmo quais são as consequências a longo prazo de uma determinada tarefa e o que acontecerá se você não a fizer. Faça a si mesmo as seguintes 3 perguntas ao longo do dia:

1. Quais são as coisas mais importantes e valiosas?
2. O que eu, e somente eu, posso fazer para melhorar muito a situação?
3. Como você pode aproveitar ao máximo o seu tempo?

Responder a essas perguntas dobrará sua produtividade.

Do que uma lixeira é capaz?

Bons artistas trabalham em uma mesa limpa. Para as pessoas improdutivas e não coletadas, o caos selvagem reina na mesa. Desenvolva o hábito de separar os papéis em tempo hábil, jogar fora os desnecessários e trabalhar em uma mesa limpa. Foi observado que até 30% do tempo de trabalho é gasto procurando o papel certo. A lixeira é uma das ferramentas de gerenciamento de tempo mais eficazes.

Princípio do equilíbrio

A maneira mais fácil de evitar o pânico ao ver uma quantidade cada vez maior de trabalho é respirar fundo e dizer: “Só posso fazer o que posso” e começar a fazer uma lista com calma. Analisando as tarefas que você enfrenta, você sempre verá que tem tempo suficiente para resolver questões vitais.

Tenha cuidado para manter o equilíbrio em sua vida. Trabalhando até a exaustão, você não será capaz de enganar o corpo, ele ainda cobrará seu preço e, se você não parar, o fará à força. E isso claramente não está incluído em seus planos.

Mas, para ser eficaz, apenas a gestão do tempo não é suficiente. É importante cuidar da sua saúde e manter-se em boa forma física. Sua vida deve ser agitada, sempre deve haver tempo para sua família e recreação.

O princípio básico do equilíbrio é a quantidade de tempo em casa e a qualidade do tempo no trabalho.

Em primeiro lugar deve ser sempre você e as principais pessoas de sua vida - por causa disso, vale a pena trabalhar em sua própria eficiência.

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No contexto do rápido desenvolvimento da sociedade e do recebimento diário de uma grande quantidade de informações, uma pessoa precisa cada vez mais de tempo para utilizar integralmente os recursos disponibilizados. A aceleração do ritmo de vida leva ao fato de que as pessoas devem ou sacrificar algo em benefício dos objetivos principais, ou construir atividades da forma mais racional e eficiente, reduzindo os custos de tempo. Nisso eles podem ser ajudados pelo gerenciamento do tempo como um tipo de direção ou tecnologia de gerenciamento do tempo que permite que você use esse recurso mais valioso na direção certa.

A aleatoriedade na construção das atividades, a desordem no cronograma de operações e a falta de um plano de ação bem pensado levam ao fato de uma pessoa não ter tempo para fazer todas as coisas necessárias. Como resultado, há tensão, nervosismo, perda de tempo e energia, o que afeta negativamente os resultados da vida das pessoas.

A gestão do tempo visa agilizar suas ações e operações, bem como construir um cronograma para sua implementação, a fim de atingir seus objetivos da forma mais completa possível e com o mínimo de tempo.

A história da gestão do tempo

Mesmo nos tempos antigos, as pessoas tentavam construir seu modo de atividade de forma a tomar as medidas necessárias em pouco tempo e, ao mesmo tempo, obter o efeito máximo. No entanto, a gestão do tempo não recebeu a devida atenção, uma vez que não havia uma necessidade especial para isso.

Fato interessante: O filósofo romano Sêneca foi o primeiro a pensar que o uso racional do tempo pode aumentar a produtividade humana. O conceito de gestão do tempo no sentido histórico pertenceu originalmente a uma corrente filosófica, e depois tornou-se uma área separada de estudo, tendo não apenas uma base teórica, mas também uma base de conhecimento prático.

Com o desenvolvimento do progresso científico e tecnológico e a aceleração do ritmo de vida em sociedade, surge uma nova direção de pensamento - gestão do tempo é a ciência da gestão do tempo. A formação deste conceito remonta à segunda metade do século XX. (70-80 anos), quando cientistas da comunidade mundial e nossos compatriotas começaram a lidar seriamente com essa questão.

No século XXI, a teoria e a prática da gestão do tempo são amplamente utilizadas por diferentes categorias e grupos de pessoas. Isso inclui funcionários de empresas, freelancers, donas de casa e pessoas engajadas em criatividade livre, ou seja, quase todas as pessoas devem estudar detalhadamente as regras e métodos de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade no trabalho e em casa.

O propósito e os objetivos da gestão do tempo

O principal objetivo da gestão do tempo, baseado na essência deste conceito, é gerir o tempo e alcançar o resultado mais positivo. De acordo com o objetivo, a gestão do tempo resolve as seguintes tarefas:

1. arranjo de operações e ações em ordem de prioridade para uma pessoa;
2. classificação de objetivos em ordem de importância;
3. distribuição de deveres e responsabilidades entre os membros de um grupo ou equipe;
4. agendamento de operações como a forma mais eficiente de planejar o tempo (vê?);
5. construir o modelo de comportamento mais racional ao utilizar um recurso temporário;
6. aumento da produtividade do trabalho e, consequentemente, da sua eficiência e eficácia;
7. procurar reservas ocultas de tempo que possam ser usadas com mais eficiência.

As tarefas listadas são áreas de atividade ampliadas e, portanto, cada bloco pode ser dividido em muitas subtarefas menores. O que exatamente eles serão depende de cada pessoa individualmente. O principal é que todos eles devem obedecer ao objetivo principal.

Ao resolver esses problemas, cada pessoa pode aprender a gerenciar adequadamente seu tempo, usando-o da maneira mais eficiente possível. Tais atividades permitem que você aprenda autocontrole e análise, estudo independente de vários métodos e práticas, organização do tempo pessoal para trabalho e descanso.

Como qualquer outra área do conhecimento, a gestão do tempo é baseada em certos princípios desenvolvidos por especialistas e tomados como base para uso. Os seguintes princípios de gestão do tempo devem ser destacados:

1. Planejamento

A gestão eficaz do tempo só é possível se for claramente dividida em determinados períodos para a execução de quaisquer ações. Ao mesmo tempo, por conveniência, você pode usar vários métodos de planejamento - escreva em um caderno ou organizador, em aplicativos especiais em seu telefone ou computador. O planejamento visual permite que você faça uma avaliação visual do cronograma elaborado, o que ajuda a analisá-lo com mais detalhes para eficácia.

Importante: Algumas pessoas, embora façam um plano para o dia, não o anotam, mas guardam todos os pontos na cabeça. Esse método de planejamento é ineficaz, pois, no final, você pode perder momentos ou confundir os pontos do plano em locais, o que pode resultar no uso irracional dos recursos de tempo.

1. Determinando a complexidade das tarefas

Ao elaborar um plano, é necessário focar no fato de que algumas tarefas e operações são mais complexas, exigindo concentração máxima ou grande quantidade de tempo. São eles que devem ser realizados em primeiro lugar e de preferência na primeira metade do dia, pois nesse período a pessoa tem mais força, está concentrada e seu desempenho é muito maior.

Depois de concluir tarefas complexas, você já pode se envolver em operações mais simples que podem ser executadas em um modo familiar semiautomático. Se você construir um cronograma na forma oposta, ou seja, primeiro faça as coisas fáceis e depois as difíceis, então com um alto grau de probabilidade uma pessoa não será capaz de fazer o trabalho duro, porque simplesmente não terá força;

1. Quebrando processos complexos em simples

Se durante o planejamento houver pontos especialmente difíceis que exigem uma grande quantidade de recursos, é melhor dividi-los em menores. Nesse caso, um objetivo aparentemente insolúvel será cumprido quando a execução de um conjunto de subobjetivos simples for alcançada;

1. Procure por reservas ocultas de tempo

Muitas vezes as pessoas não percebem que alguns períodos de tempo poderiam ser usados ​​de forma mais produtiva e, em vez disso, os gastam em coisas inúteis. O flagelo da sociedade moderna são as redes sociais e a Internet, nas quais há tanta informação (útil e não muito) que às vezes uma pessoa não percebe como pode passar várias horas seguidas em um computador ou telefone.

Este tempo poderia muito bem ter sido usado de forma mais eficaz. É necessário identificar por si mesmo aquelas operações que são ineficazes e desnecessárias e começar a reduzir o tempo gasto nelas. Em vez disso, você pode criar atividades para si mesmo que realmente dariam algum tipo de resultado positivo.

Além disso, você pode combinar efetivamente duas classes, se elas não interferirem uma na outra. Por exemplo, se uma pessoa está esperando na fila, ela pode simultaneamente ler um artigo científico informativo sobre sua profissão ou começar a fazer um plano para o dia seguinte;

1. Motivação

Uma pessoa motivada realiza atividades com produtividade muito maior. A motivação intrínseca é uma espécie de alavanca ou catalisador, devido ao qual se manifesta um maior grau de perseverança, concentração de atenção e foco na obtenção do resultado final (ver).

A motivação pode ser expressa de uma forma específica, e na maioria das vezes é um resultado financeiro, ou seja, receber dinheiro pelo trabalho realizado. Para se motivar, você pode pensar em quais benefícios o dinheiro será gasto.

Além disso, a motivação também pode ser puramente emocional, quando uma pessoa recebe satisfação psicológica ou física do resultado de sua atividade (ver).

A gestão eficaz do tempo envolve seguir certas regras de conduta, que são as seguintes:

• use vários meios e métodos para planejar seu tempo;
• manter o local de trabalho limpo para não perder tempo procurando documentos;
• não estude informações que não sejam necessárias para realizar uma tarefa específica;
• não perca tempo em navegação inútil de redes sociais;
• não faça várias coisas ao mesmo tempo, concentre-se em uma;
• aprenda a recusar as pessoas se elas pedirem para você fazer um trabalho que você não precisa (ver);
• determine os períodos em que você tem a maior atividade mental e física - faça um trabalho difícil neste momento;
• reserve um tempo para descansar e aprender a relaxar completamente, não aos trancos e barrancos.

As regras de gerenciamento de tempo visam definir as táticas de organização do fluxo de trabalho de maneira geral. Sua aplicação é necessária para aumentar efetivamente a produtividade de uma pessoa e formular uma linha de seu comportamento na implementação do processo de trabalho.

Métodos de gerenciamento de tempo

A gestão do tempo é um guia de ação voltado para a gestão do tempo e contém métodos específicos para a realização dessa atividade. Dentre eles, os métodos mais utilizados são:

• Método de horário de trabalho baseado em biorritmo - "coruja" ou "cotovia". Ele sugere que cada pessoa pertence a um dos dois tipos de biorritmos, cuja atividade se manifesta em diferentes momentos do dia. É necessário formar um plano de trabalho e cronograma de tal forma que as tarefas mais complexas e demoradas sejam realizadas durante um período de maior atividade do corpo.

Fato interessante: Leonardo da Vinci não usava a prática tradicional de dormir e acordar. Em vez disso, ele trabalhou por quatro horas seguidas, seguido por intervalos de 15 minutos para dormir. Durante o sono, o corpo ganhou força e a atividade cerebral aumentou.

• Método do primeiro passo baseia-se no fato de que iniciar um negócio difícil é sempre difícil, mas para isso você só precisa dar o primeiro passo. O progresso adicional será mais fácil, porque é sempre difícil para uma pessoa começar exatamente. Para que o primeiro passo seja bem sucedido, deve ser criado um template específico, segundo o qual será possível realizar operações semelhantes;
• Método de limite, o que ajuda a tomar decisões em caso de incerteza. Se uma pessoa não sabe qual decisão tomar em uma situação específica, ela se impõe uma certa limitação - por exemplo, em 10 minutos para escolher entre duas opções ou se não decidir fazer essa ação específica;
• Método de notação complexo sugere que todas as entradas devem ser feitas em um caderno ou organizador, e não em muitos pedaços de papel espalhados. Assim será sempre mais fácil encontrar a informação que necessita, e nunca se perderá, estando presa com toda a informação necessária;
• Método de Gravação Gráfica sugere que às vezes é mais fácil e conveniente exibir informações usando um diagrama ou gráfico. Portanto, será mais compreensível e fácil de lembrar, e muito menos tempo será gasto na correção.

Desvantagens da gestão do tempo

O planejamento da gestão do tempo sempre dá resultados tangíveis, mas ao mesmo tempo tem várias desvantagens. Estes devem incluir coisas como:

1. Circunstâncias de força maior emergentes podem interromper o cronograma. Mas, se as tarefas estão planejadas, elas ainda precisam ser resolvidas, e então começa uma nova busca por tempo livre. A violação do cronograma estabelecido pode levar ao nervosismo e irritabilidade e, como resultado, à deterioração do bem-estar de uma pessoa;
2. A liberação do tempo livre envolve usá-lo para realizar novas tarefas, em conexão com as quais uma pessoa se sobrecarrega deliberadamente com o trabalho. Em uma situação de aumento do volume de operações e aumento da produtividade, pode haver um aumento da fadiga que pode se transformar em grau crônico;
3. Um cronograma claro é bom, mas pode parecer que todo dia é o Dia da Marmota. Uma pessoa precisa fazer muitas coisas diferentes todos os dias, depois das quais tudo começará de novo.

Os 5 melhores livros sobre gerenciamento de tempo

1. Trabalhe menos, faça mais - C. Gleason
2. Gerenciamento de tempo extremo — N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
3. A arte de ser pontual - A. Lakein
4. Movimentação do tempo. Como ter tempo para viver e trabalhar - G. Arkhangelsky
5. Gerenciamento de tempo difícil. Assuma o controle de sua vida - Dan S. Kennedy

O que é gerenciamento de tempo e quais são os princípios básicos da técnica de gerenciamento de tempo pessoal. Quais regras terão que ser seguidas por quem deseja usar o gerenciamento do tempo na vida e como isso afetará uma pessoa, seus sucessos e objetivos. Análise detalhada do conceito e pontos importantes.

Para uma pessoa moderna, 24 horas por dia não é suficiente. Especialmente para um empreendedor que tenta completar o número máximo de tarefas durante o dia. Muitas vezes ele sacrifica o sono e o descanso, trabalhando até tarde e sete dias por semana. Mas na maioria das vezes o problema não está na falta de tempo, mas na sua distribuição inadequada.

A implementação da gestão do tempo na vida permite:

• aprender a administrar o tempo;
• controle seu dia
• valorize o tempo pessoal;
• executar mais tarefas;
• atingir as metas estabelecidas;
• não sacrifique o descanso.

Mas antes de começar a usar essa técnica de gerenciamento de tempo, você precisa conhecê-la em detalhes.

O que é gestão do tempo: conceitos básicos e definições

A gestão do tempo é uma tecnologia para gestão consciente do tempo que aumenta a produtividade humana. Baseia-se na definição de prioridades, análise de custos de tempo, planejamento, definição de metas, organização de um dia de trabalho (semana, mês) e delegação de tarefas.

Além disso, a gestão do tempo envolve a análise de etapas e ações específicas necessárias para implementar uma ideia ou atingir um objetivo. Isso inclui também o controle sobre o cumprimento das metas, que consiste na execução dos planos e na somatória.

O gerenciamento do tempo é usado para gerenciar o trabalho e o tempo pessoal. Afinal, qualquer dia da semana não é apenas trabalho, mas também descanso, autodesenvolvimento, autoeducação, entretenimento, etc.

Essa tecnologia é útil não apenas para empresários, gerentes, políticos, mas também para donas de casa, estudantes, escolares e outras pessoas. Ele permite que você complete todas as tarefas definidas para o dia todos os dias e, ao mesmo tempo, aproveite totalmente a vida - relaxe, dedique tempo à família ou hobbies, viaje e muito mais.

Todo mundo tem as mesmas vinte e quatro horas por dia. A diferença é como você gasta seu tempo. A boa notícia é que mesmo que você tenha usado mal seu tempo até agora, você pode mudar isso a partir de amanhã. Em vez de desperdiçar seu tempo em atividades de baixo valor, comece a gastá-lo em atividades de alto valor.

Se você remover todas as cascas, poderá derivar uma definição bastante simples:

"A gestão do tempo é uma ferramenta para gerir a sua vida."

Nossa vida depende em grande parte do tempo gasto em certas ações. E aprender a administrar o tempo significa aprender a administrar a vida.

Quais são os princípios da gestão eficaz do tempo

Os princípios de gerenciamento e planejamento pessoal do tempo são baseados em 4 fundamentos principais:

1. Definição de metas adequada.
2. O arranjo correto das prioridades da vida.
3. Inculcar os hábitos certos.
4. Uso adequado das ferramentas de planejamento.

Definição de metas

A maioria das pessoas não é boa em estabelecer metas. A partir disso, sua produtividade diminui, a motivação desaparece e, depois de um tempo, a pessoa tem apenas um objetivo - descansar.

Quais são os erros na definição de metas?

Por exemplo, o desejo de comprar um carro antes do final do ano não é uma meta.

O objetivo deve ser assim: “Vou comprar um Rolls-Royce Phantom 2016 até 25 de dezembro de 2016”. Ou seja, deve haver especificidades e prazos (o prazo para atingir a meta).

O objetivo deve ser:

• específico;
• tempo limitado;
• mensurável;
• real.

Sem esses 4 componentes, o objetivo se torna um simples desejo que não motiva.

Quando você percebe que tem 25 ou 30 anos e seus pais têm 10, 15, 20 anos de vida, então surge o verdadeiro motivo. Se aconteceu com algum de vocês, eu não sei. Mas se alguém tem, isso é ótimo. Porque nossos entes queridos, como objetivos, nos dão um grande avanço para o desenvolvimento. Então surgem outros - missão, escala, influência, todos os tipos de interesses. Mas para aqueles que sofrem e procuram sua própria motivação, para aqueles que não conseguem encontrar o que os inflama e ficam em um lugar vazio, quero apelar. Não olhe para longe. Defenda-se - compre roupas, comece a comer, vestir-se normalmente e mais tarde descobrirá que é completamente capaz de mudar a vida de seus entes queridos. E esta é uma excelente razão para os primeiros passos.

Mikhail Dashkiev - cofundador e gerente de projeto "Business Youth"

Definição de prioridades de vida

A eficácia do gerenciamento do tempo depende em grande parte das prioridades de vida de uma pessoa. Eles são tão importantes quanto os objetivos. Mas aqui também as pessoas cometem erros o tempo todo.

As prioridades de vida, em maior medida, devem ser direcionadas em relação a si mesmo. Ou seja, antes de tudo, você precisa pensar: “O que é importante para mim? O que preciso para melhorar minha vida e sua qualidade?

No entanto, não se deve presumir que todos que usam o gerenciamento do tempo são egoístas.

Nem todas as prioridades devem ser direcionadas ao ente querido. Você também precisa pensar em parentes e amigos. Especialmente se forem pais, esposa ou filhos. E você precisa entender que todos têm suas próprias prioridades. Ou seja, para alguém só o seu bem-estar é importante, mas para alguém o bem-estar de toda a família.

Mas ainda assim, a parte principal das prioridades deve ser direcionada para a própria pessoa. Então a produtividade não cairá e o “burnout” não ocorrerá, após o qual, geralmente, as pessoas desistem.

Instilar hábitos

Aqui estamos falando de hábitos úteis e bons que ajudarão você a alcançar seus objetivos. Graças ao qual todas as tarefas planejadas serão realizadas em um dia. Com a ajuda de que você pode aumentar sua própria produtividade.

Quais são esses hábitos? Por exemplo:

• Acorde diariamente às 5 da manhã.
• Corra 10 km pela manhã.
• Sempre cumpra suas promessas.
• Venha às reuniões na hora.
• Não assista TV ou leia as notícias.
• Nunca reclame de nada.
• Sempre fale a verdade.

Leva 21 dias para desenvolver um bom hábito. O mesmo vale para quebrar maus hábitos.

A regra principal para desenvolver bons hábitos é 1 hábito por mês. Sim, esse processo é demorado. Especialmente se você planeja incutir cerca de 10 hábitos. Mas afinal, “Moscou não foi construída imediatamente”.

Usando ferramentas de planejamento

Gerenciar efetivamente seu tempo sem planejamento diário é extremamente difícil e quase impossível. Portanto, os planos diários são um elemento integral da gestão do tempo.

O planejamento deve ser entendido como uma lista de tarefas para cada dia. Todas as noites, uma pessoa não apenas resume o dia, mas também faz uma lista de tarefas para o dia seguinte. E para o planejamento, ele pode usar qualquer ferramenta disponível e conveniente.

A ferramenta de planejamento tradicional é um simples diário. Pode ser em papel ou eletrônico. No entanto, é melhor usar o primeiro, pois quando uma pessoa escreve à mão, em vez de digitar no teclado, ela lembra mais facilmente o que está escrito. Assim, durante o dia, você terá que olhar menos para o diário e se distrair de tarefas mais importantes.

O diário inclui:

• Objetivos de curto e longo prazo.
• Lista de tarefas diárias.
• Notas pessoais.
• Marcas de conquista.
• Os resultados dos dias vividos com sua análise detalhada (número de tarefas concluídas, tempo gasto em determinadas ações, eficácia pessoal durante o dia (semana), etc.).

Esses registros podem ser mantidos em qualquer formato eletrônico. O principal é que o programa ou aplicativo permite que você faça alterações rapidamente na lista de tarefas.

Ao elaborar planos e tarefas para o dia no gerenciamento do tempo, é costume levar em consideração os ciclos biológicos humanos. Afinal, a ascensão e queda da atividade em diferentes pessoas ocorre em momentos diferentes. Portanto, no planejamento, esse recurso é sempre levado em consideração.

Resumindo, pode-se notar que o planejamento é o momento mais importante da gestão do tempo, sem o qual a técnica de gestão do tempo perde todo o sentido.

12 regras de gerenciamento de tempo moderno

A gestão do tempo não é uma ciência complexa e qualquer pessoa pode dominar esta técnica. Você só precisa seguir as regras básicas do jogo.

1. Planeje diariamente. Faça uma lista de tarefas diárias e cumpra-a.
2. Defina metas de curto e longo prazo específicas, realistas e com prazo determinado.
3. Sempre siga as prioridades definidas voltadas para você (principalmente) ou para seus entes queridos.
4. Exclua da vida os "devoradores" do tempo pessoal e de trabalho (redes sociais, jogos de computador, ver televisão, conversas telefónicas desnecessárias, etc.).
5. Faça as coisas mais difíceis primeiro e não deixe para depois.
6. Sempre diga "não" para coisas desnecessárias.
7. Concentre-se em uma tarefa até que ela seja concluída. Ou seja, você não pode pular de uma ação para outra até que uma delas esteja completamente concluída.
8. Trabalhe em um horário que seja confortável para você, levando em consideração os ciclos biológicos.
9. Filtre todas as informações recebidas. Isso é especialmente verdadeiro na era da popularidade da Internet, onde há muito lixo de informações.
10. Mantenha a limpeza na área de trabalho (incluindo a área de trabalho de um PC ou laptop).
11. Organize um local de trabalho confortável.
12. Lembre-se sempre que hoje pode ser o último dia de sua vida. Nada faz uma pessoa agir como o medo da morte.

O que dá o uso da gestão do tempo na vida

Em primeiro lugar, a gestão do tempo permite-lhe aprender a gerir o seu tempo e, portanto, a gerir as suas atividades e a sua vida.

Em segundo lugar, esta tecnologia ajuda a eliminar maus hábitos e substituí-los por bons.

Em terceiro lugar, as pessoas que usam o gerenciamento do tempo atingem seus objetivos mais rapidamente, aprendem com facilidade e são capazes de obter sucesso em várias atividades.

Além disso, uma pessoa que vive de acordo com todos os cânones da gestão do tempo:

• Tem mais tempo livre para relaxar.
• Capaz de executar rapidamente uma série de tarefas em um curto espaço de tempo.
• Menos afetado pelo estresse.
• Menos propenso a doenças causadas por estresse, fadiga crônica e falta de sono.
• Quase completamente no controle de sua vida.

Tudo isso pertence à seção sobre os benefícios do gerenciamento do tempo. Mas há também o outro lado da moeda.

Desvantagens da gestão do tempo: porque nem todos conseguem gerir o tempo?

A tecnologia em si parece quase perfeita. O principal é fazer alguns esforços e uma pessoa se torna um verdadeiro mestre de sua vida. No entanto, por algum motivo, muitos não conseguem gerenciar o tempo pessoal e de trabalho. E a razão aqui está em uma série de deficiências:

• Antes de aplicar o gerenciamento do tempo, uma pessoa deve se engajar em autodisciplina. E esta é uma tecnologia completamente diferente que requer muito tempo, e é por isso que nem todos querem fazer isso e ficam sozinhos com seus objetivos embaçados e uma montanha de tarefas não cumpridas.
• A complexidade da tecnologia é a principal desvantagem do gerenciamento de tempo. De fato, de fato, uma pessoa simplesmente se quebra, sai de sua zona de conforto, se reconstrói psicologicamente e emocionalmente, o que para muitos se torna um trabalho avassalador.
• Nenhum manual ou curso sobre gestão do tempo não dá um plano de ação específico. Eles geralmente oferecem ações gerais que não são adequadas para todos.
• É difícil gerenciar seu próprio tempo sozinho, pois sempre há uma desculpa para se entregar. Portanto, a gestão do tempo tem um efeito maior numa equipa (gestão do tempo corporativa) onde existe um “zelador”.

Li um grande número de livros diferentes sobre gestão do tempo, autogestão, autodisciplina. Muitos desses livros são escritos em linguagem seca. Existem pouquíssimas técnicas que podem ser introduzidas na vida de uma pessoa que tem um grande número de projetos, casos e que precisam ser feitos agora, talvez até ontem. E percebi que esse problema não é só comigo, mas também com muitas pessoas.

Alexey Tolkachev - fundador do projeto School of Winners

Como você pode ver, as principais deficiências da tecnologia estão na psicologia humana. Alguém pode facilmente se adaptar a novas condições de vida, mas alguém não pode fazê-lo.

Para concluir, gostaria de observar que a gestão do tempo realmente tem um efeito positivo no desempenho, na eficiência pessoal e no sucesso. E você pode tentar implementá-lo em sua vida. No entanto, não vale a pena colocar grandes esperanças nesta tecnologia.