Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).

Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:

Повышение эффективности управленческой деятельности;

Ускорение движения документов в организации;

Уменьшение трудоемкости обработки документов;

Определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

Наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

Определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.

Практика рационализации документоведения в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:

Проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;

Анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

Анализ существующего документооборота предприятия;

Анализ существующего документоведения (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

Анализ номенклатуры дел предприятия;

Фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

Выявление недостатков в документационном обеспечении управления;

Составление технического задания на проектирование;

Разработка проекта рационализации документоведения и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;

Внедрение.

Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.

Функции, задачи и структура организации;

Организационно-нормативные материалы по делопроизводству;

Документы организации (оформление и содержание);

Характер загрузки ведения документации основных специалистов;

Организация работы с документами;

Технология прохождения документов;

Организация изготовления (набора) и размножения документов;

Организация доставки (движения) документов;

Организация текущего хранения документов и сдача в архив.

В работе по исследованию были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой - характером и условиями изучаемого рабочего времени.

Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности . Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.

Обобщение - это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.

Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.

Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации, законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание, которое позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.

Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации документоведения: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных операций в работе с документами.

Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии, технологии обработки документов в организации.

Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.

Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.

Метод наблюдения также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда.

Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.

Для определения характера загрузки рабочего времени по ведению документации основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, мною использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации ДОУ.

Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников с документами и обеспечения рациональной организации труда.

В технологии фотографии рабочего дня я выделила три этапа:

Наблюдение;

Систематизация полученных данных;

Анализ полученных результатов.

В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставлялись время и длительность операции.

При систематизации полученных данных приводила их в единую систему.

Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании .

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Он используется при изучении документооборота.

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня .

В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.

Системность самого подхода проявляется в следующем:

Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

Выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;

Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.

Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.

Проектирование системы документационного обеспечения управления должно включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.

На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.

Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего в процесс выполнения работы, в отношении которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.

Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности .

При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.

Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:

Методы сбора информации;

Методы анализа информации;

Методы проектирования регламентов.

При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:

Описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;

Быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;

Всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.

Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.

Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;

Типовые положения и должностные инструкции.

Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.

Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:

При разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;

Высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;

Считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя, соответствующие требованиям к данному руководящему посту.

Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.

При разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя и других документов в данной работе использовался нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению .

Для проектирования номенклатуры дел использовались Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела.

Для оценки эффективности совершенствования управления использовался метод аналогий, который состоит в использовании в процессе рационализации и проектировании документационного обеспечения управления оправдавших себя проектов со сходными характеристиками.

Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к:

ѕ сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

ѕ исключению потерь документов;

ѕ оптимизации процесса согласования документов;

ѕ централизованному хранению текстов документов, подготовленных в

электронной форме, и их графических образов;

ѕ контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с

момента их получения или создания до завершения исполнения;

ѕ своевременному информированию сотрудников и руководства

о поступивших и создаваемых документах;

ѕ контролю исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

В рассматриваемой проблеме можно найти как исторически унаследованные характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, “субъектного” и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.

Исследование состояния документационного обеспечения органов управления РФ выявило:

Несовершенство действующей системы управления документацией и информационными ресурсами в целом, являющееся результатом неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

Несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

Отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по “вертикали” и “горизонтали”;

Несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

Недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть закон о документации Российской Федерации. Он позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе обязательность документирования деятельности всех организаций, его формы и способы, электронное документирование, обмен информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является необходимой задачей ближайшего будущего.

Исключительно важна также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, облегчает создание типовых,

унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи информации.

Кроме того, важное значение имеют последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в том числе форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят некоординируемый характер. В связи с принятием Закона об информатизации (от 20.02.95 № 24-ФЗ), а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране необходимо обновить весь комплекс нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

Возрастающее значение приобретают задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях (электронные документы), и по-прежнему важной остается задача сопряжения аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки информации. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ.

Нерешенность вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Прежде чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документам.

Следующий шаг-стандартизация и унификация новых информационных технологий.

Автоматизация ДОУ. С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-производителей именуется как: “Система автоматизации документооборота”, “Компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота", “Система управления делопроизводством" , "Распределённая система управления документами", "Электронный архив" и т.п. Разнообразие в названиях систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других, более сложных задач.

Тем не менее число АСУД растет достаточно быстро. Но в этом секторе информационной индустрии не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД. Рассмотрим основные тенденции в разработках АСУД. Для создания полноценного продукта важен системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

Необходимо определить, специализированная это система или общего назначения. То есть разработана она специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ.

Кроме того, важное значение для потребителя имеют стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. Можно выделить следующие категории потребителей:

Сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. п.);

Территориальные органы управления (администрации городов, субъектов Федерации, муниципалитетам т. п.);

Коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Эта систематизация носит условный характер, но в целом поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.

Требования к системе управления документацией

Сформулируем требования к современной системе управления документацией в организации.

Прежде всего АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Резюме

Организационная деятельность промышленных предприятий является необходимым процессом, обеспечивающим функционирование всего предприятия в соответствии с его целями и задачами. Управленческий учёт организационной деятельности в качестве своей основной задачи ставит обеспечение информацией служб, отделов и производственных подразделений, сформированной и обработанной в соответствии с целевыми установками. Кроме того, управленческий учёт готовит оценочную и контрольную информацию о хозяйственной деятельности конкретных центров возникновения затрат, ответственности и рентабельности.

Система организации управленческого учёта определяется организационной и производственной структурой предприятия, построением внутреннего экономического механизма хозяйствования. Особенности каждого предприятия влияют на построение системы организации учёта. Между тем имеют место и общие принципы: удовлетворение потребностей управленцев разных уровней управления (нулевой, первый, последующие) в необходимой для принятия решений информации; обоснованность по отношению к каждому структурному подразделению состава и величины доходов и расходов; обобщение информации по центрам возникновения затрат, ответственности и рентабельности; контроль за объемом производства, собственными затратами и прибылью каждого подразделения на основе исполнения планов и смет.

Контрольная и оценочная информация, используемая в управленческом учёте организационной деятельности, формируется в несколько этапов:

первый - подготовительный - сбор исходных данных от источников формирования первичных аналитических данных;

второй - вычислительный - различного рода процедуры обработки информации, завершающиеся формированием аналитической информации;

третий - потребления - процедуры оценки и контроля за производственной деятельностью структурных подразделений.

Основными критериями в построении моделей управленческого учёта служат цели управления, система оценки и контроля за издержками, уровень специализации подразделений и величина их затрат. Этим критериям отвечает постановка учёта по местам возникновения затрат, центрам ответственности за возникающие затраты, центрам рентабельности производства отдельно взятого продукта.

Место возникновения затрат - отдельный объект аналитического учёта, создающий возможность нормирования, планирования, обособленного учёта с целью наблюдения, контроля и управления.

Центр ответственности - отдельный объект учёта, позволяющий совместить место возникновения затрат с ответственностью менеджера, возглавляющего хозрасчетное подразделение.

Центр рентабельности - объект учёта, позволяющий рассматривать его доход в виде выпущенной продукции, выполненных работ, измеренные в денежном выражении, расход - как денежное выражение использованных ресурсов, прибыль - как разницу между доходами и расходами.

Организация управленческого учёта по центрам затрат, ответственности и рентабельности требует определенных условий.

Возникновение затрат, связанных с организационной деятельностью предприятия, предопределяет необходимость их контроля С этой целью затраты классифицируют на общепроизводственные и общехозяйственные; связанные с выполнением целевых функций, по обеспечению функционирования служб и отделов предприятия, общеорганизационной и общеуправленческой деятельности; по функциям управления; направлениям деятельности; по отношению к объектам учёта и калькулирования, к объему производства.

В целом управленческий учёт, создавая коммуникационную сеть управления, своей составной частью имеет систему контроля. Общая система контроля - это коммуникационная сеть, с помощью которой обеспечивается соответствие решений, принятых на предприятии, с реализацией их на практике, и основа правильных действий в будущем. Процедуры контроля: стратегическое планирование, организационная стратегия, регулирование, выбор вариантов, формы поведения. Виды контроля: ежедневный, целевой текущий,

Одним из основных инструментов системы контроля является внутренняя отчетность и система её показателей. Различие выполняемых функций отдельными подразделениями определяет состав и содержание информации внутренней отчетности. Типы внутренней отчетности: информационная, об экономических результатах, результативная отчетность о персональной деятельности.

Обеспечение проблем формирования показателей внутренней отчетности требует непосредственного участия управленцев и всего трудового коллектива в разработке системы оценочных показателей. Это необходимое условие для понимания всем коллективом принимаемых администрацией решений и путей их реализации, предотвращения объективного негативного воздействия системы контроля на мотивацию лиц, участвующих в деятельности предприятия.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Документационное обеспечение управления становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому необходимо совершенствовать организацию работы с документами.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в ООО «Правда» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства. Необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

• · инструкция по ведению делопроизводства;
• · график документооборота;
• · должностная инструкция секретаря - делопроизводителя;
• · номенклатура дел.

Правильная организация работы с документами - чрезвычайно важная для любой организации проблема; поэтому существенно, чтобы работник, которому поручено документационное обслуживание, не имел других функциональных обязанностей, не связанных с делопроизводством.

Основанием к унификации и разработке новых документов являются государственные стандарты на документы.

Технологический процесс обработки документов предусматривает использование новой схемы документооборота, учитывающей его объем, структуру организации, расположение структурных подразделений, оптимальное количество инстанций движения по отдельным категориям документов и операций, совершаемых на каждой из инстанций. Совершенствование документационного обеспечения в ООО «Правда» необходимо осуществить последовательно при активном участии всех руководителей и специалистов, а также работников предприятия.

Таблица 3.1

Этап проекта	Обоснование	Документ
1. Разработка инструкции по делопроизводству	Для организации документационного обеспечения управления	Инструкция по делопроизводству
2. Проект должностной инструкции секретаря-делопроизводителя	Для регламентации деятельности секретаря-делопроизводителя	Должностная инструкция секретаря-делопризводителя
3. Проект графика документооборота	Для установления рационального документооборота	График документооборота
	Для надлежащего учета и систематизации, на основе которой организуется упорядоченное хранение и перемещение информации	Номенклатура дел
5. Проектирование распределения функций документационного обеспечения управления между работниками аппарата управления	Позволит избежать параллелизм и дублирование функций в работе аппарата управления	Матрица распределения функций
6. Проектирование схемы маршрута движения документов	Для прямоточности в движении документов и однократности их обработки	Схема маршрута движения документов

1. В результате анализа ДОУ ООО «Правда» были выявлено отсутствие необходимого нормативно-методического документа, такого как инструкция по делопроизводству. Это и определило данное направление совершенствования делопроизводства.

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы, относящиеся к специфике деятельности предприятия. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников предприятия как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Инструкция разрабатывалась на основе анализа деловой деятельности, и определяет области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов связанных с деловой деятельностью.

Инструкция по ведению делопроизводства, в которой отражается политика в области управления документацией, должна регулярно пересматриваться, отражать актуальные потребности деловой деятельности.

В соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Целью её должно быть создание и управление достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение установленного периода времени.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

• 1. Общие положения.
• 2. Правила подготовки и оформления документов.
• 3. Требования к реквизитам документов.
• 4. Организация документооборота.
• 4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов.
• 4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
• 4.3. Организация контроля исполнения документов.
• 5. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, служебных совещаний).
• 6. Составление номенклатуры дел.
• 7. Формирование и оформление дел.
• 8. Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.
• 9. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
• 10. Передача дел в архив

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО «Правда». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ООО «Правда» (приложение 4) и утверждена приказом директора. Её положения не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволяет сделать работу с документами в более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

2. Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.

Это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. Она необходима секретарю-делопроизводителю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Правильно определенные должностные обязанности - это основа эффективного управления. Руководители и специалисты должны знать, каковы их полномочия. При этом необходимо выделять обязанности, которые не могут быть делегированы другим. Круг должностных обязанностей определяется на основе типовых должностных инструкций и конкретизируется в зависимости от особенностей разделения и кооперации труда в организации.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

• - закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
• - определяет его задачи, функции, права и обязанности;
• - позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
• - является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
• - устанавливает организационные основы работы секретаря-делопроизводителя.

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

• - Общие положения.
• - Основные задачи и функции.
• - Обязанности.
• - Права.
• - Ответственность.
• - Взаимосвязи по должности.

Общие положения определяют роль работника, его основную задачу, кем он назначается, кому подчинен и кем непосредственно руководит, какими документами пользуется в практической деятельности. Регламентируется уровень квалификации.

Функции должностного лица следует устанавливать на основе соответствующего распределения всего комплекса работ, при этом важно избегать дублирования и параллелизма.

Права вытекают из конкретных задач, законодательство устанавливает основные, общие для всех хозяйств положения. Необходимо стремиться чтобы каждый имел достаточно прав для самостоятельного решения вопросов, входящих в круг его обязанностей. В разделе фиксируются вопросы приема рабочих, специалистов и служащих на работу и их увольнения, поощрения работников и наложения на них взысканий.

Работник должен отвечать за порученный ему участок деятельности, точное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей, соблюдение установленного порядка.

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря-делопроизводителя и выполняемых операций был разработан проект должностной инструкции (приложение 5).

• 3. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. По каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие примерные разделы:
  • · порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;
  • · порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;
  • · порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;
  • · порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ или в виде таблицы. Проект графика документооборота представлен в приложении 6.

4. Проектирование номенклатуры дел организации

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «Правда» следует отметить, что отсутствует архив предприятия.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения.

Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Массив исполненной документации -- это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать управленческие решения.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любой организации и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

Формирование дела в организации начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. На обложке указывается название организации. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения, например, бухгалтерия. Ниже в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Внизу обложки дела указывается срок хранения дела (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Документы постоянного и временного хранения в организации группируются в отдельные дела.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

Внутри дела документы будут систематизироваться в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке. Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику. Так распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам и хронологии.

На рабочих местах исполнителей документы следует хранить в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь, для их хранения служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них. В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, рекомендуется применять стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы следует хранить в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Поэтому для надлежащего учета и систематизации, на основе которой и организуется упорядоченное хранение и перемещение документированной информации, в организации необходимо разработать специальный документ - номенклатуру дел (приложение 7).

Комплекс организационно-нормативных документов, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию организации.

5. Разработка матрицы распределения функций документационного обеспечения управления (приложение 8).

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Управленческое решение - это выбор из возможных вариантов действий одного, позволяющего достичь поставленной цели, решить ту или иную проблему. Функции документационного обеспечения управления тесно связаны с выработкой управленческого решения, так как именно в документах фиксируются все важнейшие управленческие решения. В практической деятельности руководители и специалисты постоянно сталкиваются с необходимостью принимать различного рода решения. Это один из важнейших моментов их деятельности, продукт их труда.

Процесс подготовки и принятия решения состоит из нескольких этапов: определение целей с учетом конкретной ситуации и формулирование проблемы; сбор и изучение необходимой информации; разработка возможных вариантов действий.

Рассмотрим отдельные этапы выработки управленческого решения:

Определение целей и формулирование проблемы. Цель - это намеченное условие, которое служит мотивом принятия решения. Проблемы могут быть выявлены руководством организации, руководителями подразделений, рядовыми работниками. В результате получения, классификации и упорядочения информации выявляется наличие проблемы или ее отсутствие. Формулирование проблемы требует определения действительного и желаемого состояния объекта, имеющихся ограничений и критериев оптимальности решений. Выявляя проблему, руководитель ранжирует ее в ряду других проблем.

Сбор и изучение необходимой информации. На этом этапе собирается соответствующая информация о внешней и внутренней среде организации по решаемой проблеме. Однако ее может быть недостаточно для принятия решения, поэтому необходимо, чтобы как можно больше сотрудников было вовлечено в процесс сбора информации. Предоставленная информация должна быть релевантной, достоверной, своевременной, соответствующей реальным событиям. Своевременное получение необходимой информации обеспечивается эффективной системой документационного обеспечения управления. Чтобы определить, каким должно быть оптимальное решение, необходимо установить критерии, по которым будут оцениваться альтернативные варианты.

Разработка возможных вариантов действий. В идеале необходимо выделить все возможные действия, которые могли бы устранить проблему или использовать появившиеся возможности и обеспечить достижение целей.

Принятие решения. Если проблема оценена правильно и альтернативные решения тщательно оценены, сделать выбор сравнительно просто. Тем не менее, многие руководители пытаются избежать этого или переложить на другого, чтобы не брать на себя ответственность за последствия.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач: управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации; управление ресурсами организации во времени и в пространстве в текущем режиме и в перспективе на будущее; управление (координация работой) подчиненного ему персонала; реализация договоренностей с внешними организациями; отражение хода мероприятий, событий; анализ различных данных, их оценка; подведение итогов работы за определенный период; планирование рабочего времени.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию в соответствии со своей ролью в организации, со своими должностными обязанностями. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как отдельного сотрудника, так и организации в целом, а значит, повышает ее конкурентоспособность.

6. Проектирование схемы маршрута движения поступающих, отправляемых и исполняемых документов (приложение 9, 10).

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разработаны рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

Документы в организации передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что в свою очередь обусловлено организацией документооборота в организации.

Основные принципы организации документооборота: прохождение документов должно быть оперативным; каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвращение документов; порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют: документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы прочих организаций, жалобы и заявления граждан.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций.

Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

табель и альбом форм документов;

номенклатура дел компании;

стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) (см. Приложение 2);

положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях (примерная структура инструкции по делопроизводству представлена в Приложении 3).

Инструкция состоит из нескольких основных разделов (см. Приложение 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).

Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними.

Несмотря на то что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании.

Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:

регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

инструкция пользователя АСДЭД и др.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций , а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

Исполнители по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах.

В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела.

Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.

На этапе диагностики ДОУ :

изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;

проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:

Подготовку и оформление служебных документов;

Обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

Учет и регистрацию документов;

Рассмотрение и согласование документов;

Ведение контроля сроков исполнения документов;

Обеспечение хранения и уничтожения документов;

анализируется состав документов и принципы их систематизации;

изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

На этапе проектирования ДОУ :

формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);

проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.

На этапе регламентации ДОУ:

происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;

осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

В заключение

Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;

повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;

обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.

Приложение 1

Примерный перечень

законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 №452 (в ред. от 21.02.2008).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

Приложение 2

Примерный перечень

корпоративных нормативных документов

в области ДОУ (управления документами) и архивного дела

1. Стандарт по управлению документами , в котором описываются:

Стратегия, политика и ответственность в области управления документами;

Требования к управлению документами;

Состав нормативной базы в области управления документами;

Порядок проектирования и внедрения документных систем;

Процессы и процедуры управления документами;

Правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

Организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) , включающая следующие основные разделы:

▪ Общие положения.

▪ Документирование управленческой деятельности:

Состав управленческих документов;

Классификация, унификация, стандартизация управленческих документов.

▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов:

Требования к бланкам документов;

Требования и правила оформления реквизитов служебных документов;

Требования и правила оформления текстов служебных документов;

Правила подготовки и оформления распорядительных документов:

распоряжение;

протокол;

решение и др. (при необходимости);

Правила подготовки и оформления организационных документов:

положение;

инструкция и др. (при необходимости);

- правила оформления информационно-справочных документов:

служебное письмо;

служебная записка и др. (при необходимости).

▪ Организация документооборота:

Порядок обработки и движения поступающих (входящих) документов;

Порядок подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

Порядок подготовки, обработки и движения внутренних документов;

Порядок работы исполнителей с документами;

Порядок регистрации документов;

Организация контроля исполнения документов;

Порядок учета объема документооборота.

▪ Организация документов в делопроизводстве:

Правила составления номенклатуры дел;

Правила формирования и оформления дел;

Порядок систематизации и организации оперативного хранения документов;

Правила подготовки документов к передаче в архив.

▪ Другие разделы, определяющие специфику компании (при необходимости).

3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:

Порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

Порядок приема документов и дел в архив компании;

Правила комплектования, фондирования документов и дел;

Порядок организации научно-справочного аппарата фонда;

Порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

Порядок обеспечения сохранности документов и дел;

Порядок уничтожения документов и дел;

Порядок передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах , в котором описываютя:

Порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

Оттиски печатей и штампов, используемых в компании.

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера , включающая:

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

Перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

Описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

Описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании.

Приложение 3

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________________ «___» _____________ 2008 г. ИНСТРУКЦИЯ __________ № ______ по делопроизводству __________________ 1. Общие положения 1.1. определяется сфера распространения настоящей Инструкции (документы, способы их подготовки); 1.2. перечисляются нормативно-методические документы, на основании которых разработана настоящая Инструкция; 1.3. закрепляется правило единого порядка документирования и организации работы с документами, единой технологии работы с документами как традиционным способом, так и при использовании информационных технологий (« Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции»); 1.4. возлагается ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях на руководителей этих подразделений, которые имеют право назначить ответственное лицо за документационное обеспечение в данном подразделении (секретаря подразделения); 1.5. закрепляются (перечисляются) функции ответственного лица по ведению делопроизводства в структурном подразделении; 1.6. организационно-методическое руководство по организации и совершенствованию ДОУ возлагается на службу ДОУ; здесь же определяется административная и методическая подчиненность делопроизводственного персонала службы ДОУ; 1.7. устанавливается ответственность за несоблюдение работниками требований и правил инструкции по делопроизводству, в т.ч. по сохранности служебных документов и неразглашении содержащейся в них информации. 2. Документирование управленческой деятельности 2.1. перечисляется состав создаваемых документов (виды); 2.2. излагаются правила подготовки и оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (оформление реквизитов, текстов, стиль изложения служебных документов); 2.3. излагаются правила подготовки и оформления отдельных видов документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.), в т.ч. порядок согласования, визирования, подписания и утверждения этих документов; 2.4. излагаются правила составления Табеля и Альбома форм документов; 2.5. описывается порядок оформления и заверения копий; 2.6. описывается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов. 3. Организация документооборота 3.1. закрепляется форма организации работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная); 3.2. описывается порядок приема, обработки, распределения, предварительного рассмотрения и передачи поступающей корреспонденции на рассмотрение руководства, а также на исполнение в структурные подразделения; 3.3. излагается порядок обработки и отправки исходящих документов (по каналам почтовой, курьерской и электронной связи); 3.4. устанавливается порядок подготовки и прохождения внутренних документов; 3.5. закрепляется порядок передачи документов между структурными подразделениями (через лиц, ответственных за документационное обеспечение, или службу ДОУ – в зависимости от принятой формы организации делопроизводства) с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах; 3.6. устанавливаются порядок учета объема документооборота и форма представления. Схемы прохождения документов, разработанные к этому разделу, включаются в приложения к данной Инструкции. 4. Регистрация документов 4.1. описывается порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов (место, формы, технология и сроки регистрации); 4.2. закрепляется порядок номерообразования (индексации) документов (приводятся примеры регистрационных номеров); 4.3. перечисляется состав документов, регистрируемых только в службе ДОУ. 5. Организация информационно-справочной работы 5.1. формулируются принципы построения информационно-справочной работы; 5.2. описывается порядок систематизации и классификации справочной информации; 5.3. определяются правила доступа и пользования служебной информацией; 5.4. раскрывается технология информационно-поисковой работы. 6. Контроль исполнения документов 6.1. в разделе приводится конкретный перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения; 6.2. устанавливаются конкретные сроки исполнения документов; 6.3. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение контроля исполнения документов; 6.4. указываются параметры (реквизиты) регистрационно-контрольных форм (баз данных); 6.5. описывается порядок постановки на контроль и технология ведения контроля (включая уведомительную систему оповещения); 6.6. перечисляются обязанности исполнителей по работе с контрольными документами; 6.7. излагается порядок регулирования и обобщения данных по исполнению документов; порядок подготовки отчетности (указывается периодичность и форма представления); порядок снятия документа с контроля и списания его в дело. 7. Организация делопроизводства по обращениям граждан 7.1. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение делопроизводства по обращениям граждан; 7.2. описывается порядок приема, обработки и передачи на рассмотрение и исполнение письменных обращений граждан; 7.3. описывается порядок регистрации обращений, указываются параметры (реквизиты) учетно-регистрационных форм (баз данных), порядок номерообразования документа, в т.ч. при повторной регистрации; 7.4. описывается порядок организации контроля сроков рассмотрения и исполнения обращений граждан; 7.5. описывается порядок оформления и отправки ответов на обращения граждан; 7.6. описывается порядок формирования, хранения и передачи дел по обращениям граждан в архив организации. 8. Организация оперативного хранения документов 8.1. формулируются правила составления номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел; 8.2. описываются правила формирования и оформления дел; 8.3. описываются правила хранения документов в структурных подразделениях; 8.4. описывается порядок выдачи документов и дел во временное пользование; 8.5. определяется ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства. 9. Подготовка документов к сдаче в архив 9.1. определяется порядок проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. порядок создания и работы экспертной комиссии (состав, функции, полномочия, регламент работы определяется Положением об экспертной комиссии); 9.2. закрепляются правила подготовки дел к архивному хранению и уничтожению; определяются ответственные лица за выполнение этих функций (как правило, ответственные за делопроизводство в подразделении); 9.3. описываются правила составления описей дел, требования к составлению акта о выделении документов и дел к уничтожению; 9.4. описывается порядок передачи дел в архив организации. Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Приложения к Инструкции включают: 1) образцы бланков, табеля и форм документов; 2 примеры оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, письмо, протокол, служебная записка и др.); 3) образцы формы учета и регистрации документов (формы журналов или регистрационных карточек); 4) схемы (маршруты) документопотоков (видов документов); 5) перечни нерегистрируемых документов; 6) перечни контролируемых документов; 7) перечни документов, подлежащих утверждению; 8) перечни документов, на которых ставится печать организации; 9) перечни по составу согласующих лиц определенных видов документов; 10) формы номенклатуры дел (подразделения и сводная); 11) формы описей дел и акта на уничтожение; 12) оттиски используемых в компании печатей и штампов и др.

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

Список использованной литературы

1. Архипова Е.В. Основы методики развития речи учащихся. - М.: Вербум-М, 2004. - 192 с.

2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи для инженеров. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2003. - 384 с.

3. Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б., Ягубова М.А. Русский язык и культура речи: Учебник для студентов-нефилологов / Под ред. О.Б. Сиротининой. - 2-е изд., стереотипное. - М.: Едиториал УРСС, 2003. - 216 с.

4. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - 4-е изд., доп. перераб. - М.: Изд-во ««Феникс», 2005. - 317 с.

5. Максимов В.И., Голубева А.В., Костомаров В.Г Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - М.: Высшее образование, 2006. - 356 с.

6. Пособие по научному стилю речи. Для вузов технического профиля /Под ред. И.Г Проскуряковой. - 2-е изд., доп. и перераб.- М.: Финта: Наука, 2004. - 320 с.

7. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, О.Н. Лапшина и др.; Под ред. проф. О.Я. Гойхмана. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 192 с.

Совершенствование документационного обеспечения управления деятельностью ВУЗА

О.В. Воробьева

ГОУВПО «Московский государственный университет сервиса»

Вследствие социально-экономических и организационных изменений последнего времени в сфере управления современная система образования России переживает период кардинального реформирования и требует обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.

С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России наблюдается тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (расширение числа по выбору студента, увеличение объема самостоятельной работы и т.д.). В связи с этим требуются изменения технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе. Снижение качества организации учебного процесса часто связано с трудностью получения и переработки больших объемов информации. Снижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).

В настоящее время созрели объективные условия для перехода к электронным технологиям организации учебного процесса. К ним относятся: оснащенность высшего учебного заведения современными средствами вычислительной и оргтехники; широкое внедрение автоматизированных информационных систем и распределенных баз данных.

В большинстве вузов используется трехступенчатая система управления учебным процессом: ректорат - факультет - кафедра. На каждом из этих уровней решаются свои задачи и имеются собственные резервы улучшения качества организации учебного процесса.

В данной статье мы рассмотрим документационное обеспечение управления факультета. Факультет

Учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета входят кафедры, деканат, учебные и научные кабинеты.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи

Подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кроме того, в рамках учебного процесса кафедра выполняет следующие функции:

Организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

Формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

Проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

Организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

Предпринимает усилия по увеличению поступле-

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

ний внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

Способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

Вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

Осуществляет иную деятельность, предусмотренную Уставом университета и действующим законодательством.

На кафедре ежемесячно проводятся заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

Администрация факультета (деканат) - подразделение, осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и, следовательно, не определены его функции.

Однако именно деканат является органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.

Документы, входящие в систему организационнораспорядительной документации, подразделяются на три группы:

1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);

2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);

3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).

Документами, образующими документооборот факультета, являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

3. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными

лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

4. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

5. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

7. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

8. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

Деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);

Кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

Отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).

В деканат поступают документы, зарегистрированные канцелярией университета. Все документы подшиваются по номерам, датам и наименованиям в соответствующие папки. Для учета и контроля студенческого состава института заведены журналы регистрации приказов по студентам отдельно по дневному и заочному отделениям. В эти журналы заносятся списки студентов (или отдельные студенты), поступивших на обучение в институт. Указывается основа обучения, номер и дата приказа о зачислении, переводе или восстановлении. Вносятся номера и даты текущих приказов. При отчислении из института, строка с данными студента вычеркивается, и в конце проставляются следующие данные: номер и дата приказа об отчислении, причина отчисления. Данные, внесенные в журналы по студентам, разбиты по курсам, годам и группам, листы с группами промаркированы. Журналы значительно облегчают учетно-контрольную и поисково-справочную работу.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

Обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководство, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.

При формировании документов в дела службой ДОУ используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, акты, справки и т.д. В дело помещаются документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

В деканате сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Так, приказы по личному составу студентов группируются отдельно от приказов по личному составу преподавателей и сотрудников; приказы по академии - отдельно от приказов по институту. Документы, являющиеся необходимыми для издания приказа по личному составу студентов-заочников, подшиваются в личные дела или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам или распоряжениям (например, личные за-

явления, копии свидетельств о браке, о рождении ребенка и т.п.). По дневному отделению такие документы пересылаются в студенческий отдел кадров университета. Личные дела студентов института по дневному отделению полностью ведутся и хранятся в студенческом отделе кадров.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов, как: приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет также поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку.

Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы (табл. 1).

Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие прием и первичная обработка (канцелярия) предварительное рассмотрение (канцелярия) регистрация (канцелярия) рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректор) доставка документов исполнителям (декану или зам. декана) контроль исполнения подшив исполненного документа в дело (канцелярия)

Исходящие составление проекта документа (факультет) изготовление документа (деканат, кафедры факультета) визирование проекта документа, его согласование подписание документа (подразделения университета) регистрация (деканат или канцелярия) отправка документа адресату (канцелярия)

Таким образом, только совокупность документов факультетов составляет значительное количество организационной, распорядительной, информационной и др. документации (и это не считая общеуниверситетских документов). В связи с этим организация документооборота университета должна регулироваться и упорядочиваться.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной уп-

равленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул.

Сокращение объемов документации достигается построением эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

быть, и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Уменьшение физического размера документов -существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращайся за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум, и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети в университете предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, те. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТ 6.10.484 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Для решения задач университетского уровня в различных вузах разработаны и внедрены программные системы (например, в Новосибирском государственном техническом университете, в 1992 году), позволяющие автоматизировать наиболее рутинные операции, связанные с составлением и оформлением документации: списки групп, приказы, личные карточки и пр.

Основным недостатком таких систем являются сложность их интегрирования в системы более высокого уровня и закрытость.

Основными свойствами этой системы являются: управляемость пользователем и событиями; возможность интеграции с системами более высокого уровня (ректорат) и более низкого уровня (кафедра, приемная комиссия и т.д.); открытость для модификации и расширения; возможность работы в сети и подготовки данных для служб вуза в электронной форме. Система выполняет следующие функции:

Учет и анализ кадрового состава студентов и преподавателей факультета;

Учет и анализ успеваемости студентов за все время обучения в вузе;

Формирование и накопление приказов;

Формирование и накопление документов по организации учебного процесса (учебные планы, учебные поручения кафедрам, рабочие учебные планы студентам, расписание экзаменов и т.д.);

Учет и анализ финансовой деятельности факультета (стипендии, пособия, контрактные студенты и т.д.);

Формирование и накопление текущей документации (справки, экзаменационные ведомости, списки групп и т.д.);

Контроль своевременного формирования и прохождения документов;

Формирование групп пользователей с присвоением каждому пользователю определенных прав доступа к информации.

Применение программных систем обработки документов, переход к электронным технологиям организации учебного процесса в вузе приведет к увеличению эффективности анализа полученных данных и принятию верных управленческих решений. Это позволит высшему учебному заведению соответствовать современным социально-экономическим и организационным изменениям в стране.

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - С. 124.