Оптимизация действий

Во время работы над созданием нового списка сообщений мы отталкивались от того, как именно люди читают электронные письма. Но не только сам процесс просмотра и чтения был важен для нас. Также нас интересовало то, как происходит обработка писем. Мы проанализировали насколько могли, что чаще всего делают люди с письмами после их прочтения.

Конечно же, зачастую люди удаляют письма, которые они прочитали или просмотрели, а точнее три четверти действий с электронными письмами после прочтения – их удаление. В основном удаляют с помощью клавиатуры, хотя использование мыши тоже популярно. В новом Outlook мы поместили кнопку “удалить” прямо в списке сообщений. Когда вы просматриваете ленту сообщений, можно по ходу удалять письма без предварительного их выделения, а только одним кликом.

Стоит напомнить о том, что список сообщений в Outlook оснащен кнопками для выделения писем, а также для их распределения по категориям. Хотя оказалось, что последней функцией мало кто пользуется. Поэтому мы убрали за ненадобностью эту кнопку и перенесли функцию категоризации в меню, также для этого действия можно использовать Quick Step. Тем, кто пользуется этой функцией, не стоит переживать, так все категории по-прежнему остаются в списке.

Наш анализ показал, что многие пользователи предпочитают отмечать непрочитанными сообщения, которые имеют для них особую важность, чтобы потом опять к ним вернуться. Поэтому MS Outlook-2013 имеет возможность менять статус писем в папке с входящими.

Интерфейс для сенсорных дисплеев

Следует отметить, что в версии для аппаратов с сенсорным дисплеем, например, для планшетов, вы не увидите кнопки для быстрого удаления, для отметки или изменения статуса письма в самом списке сообщений. Дело в том, что то, как люди работают с обычными компьютерами с мышкой и с сенсорными экранами с помощью пальцев, имеет существенные отличия. Следовательно, это должно отражаться на интерфейсе нашей программы.

Функция Quick Response

Одной из новых функций Outlook 2013, которая нашла позитивный отклик среди пользователей, является Quick Response, то есть функция быстрого ответа на письма. Смысл в том, что можно отвечать на входящие, не покидая папки, а прямо по мере работы с письмами. Это значительно облегчает вашу работу с почтой, так как теперь не нужно открывать новое окно, чтобы ответить на письмо, а также чтобы отредактировать сам текст письма или прикрепить документ.

Черновики

Основываясь на отзывах и пожеланиях пользователей, мы добавили дополнительную кнопку «черновики» к Quick Response, чтобы вы всегда могли отслеживать, на какие письма вы начали отвечать, но не закончили само письмо. Когда вы начинаете отвечать на письмо, появляется индикатор , то есть «черновик», он исчезает, когда вы либо отправляете ответ, либо удаляете письмо. Этот индикатор показывает, что вам все еще нужно закончить работу над письмом. Достаточно удобно: вы и не забудете ответить на письма, на которые хотели, а также не нужно лишний раз проверять папку с черновиками или все открытые окна, чтобы найти незавершенные письма. Когда вы кликаете на разговор, который содержит данный индикатор, программа автоматически возвращает вас к письму, которое вы не дописали.

Календарь

Многие из нас пользуются календарем, чтобы планировать встречи и совещания. Также набрали популярность напоминания, с помощью которых вы не упустите из виду даже мелочи.

Изучив то, как пользователи работают с календарями, мы пришли к выводу, что очень часто необходимо не только понимать, какие встречи и мероприятия назначены на сегодня, но и видеть свои задачи в перспективе на неделю и даже на месяц. Для этого превосходно подходит Month View, с помощью которого можно планировать задачи на будущее и ставить себе необходимые напоминания. Просто кликните на день в календаре и создайте запись.

Приятной работы с новым MS Outlook-2013 !

Outlook – наиболее широко распространенная программа-органайзер, являющаяся «де факто» стандартом в корпоративной среде. К сожалению, в России Outlook часто используется только как почтовый клиент, и сравнительно редко – именно как органайзер. Одна из причин – жесткость системы планирования, изначально заложенной в эту программу. Стандартные возможности, появляющиеся при первом запуске программы, сводят процесс планирования к тому, что в разделе задач получается длинный неструктурированный список дел с разными сроками, названиями и степенями важности. Подобное перечисление не поддается обзору и очень неудобно.

Всех перечисленных трудностей поможет избежать подход, базирующийся на . Надо заметить, что наш нестандартный подход к планированию основывается только на штатных возможностях Outlook, без всякого дополнительного программирования. Контекстное планирование организуется путем несложной настройки, процесс которой мы детально опишем далее.

Эта статья является первой из серии статей, обобщающих наш опыт налаживания систем личного планирования для топ-менеджеров в ходе проектов индивидуального консультирования, а также опыт работы с участниками . В следующих статьях будут рассмотрены вопросы реализации в Outlook хронометража, творческой картотеки и других ТМ-подходов. Поскольку статья первая, мы детально опишем все технические подробности – принося заранее свои извинения пользователям Outlook, хорошо знакомым с его базовыми функциями.

Требования к обзору задач

Оценим – какими качествами должен обладать раздел «Задачи» (Tasks):

• Возможность обозревать одновременно большой список задач. Это очень важное требование, если оно не выполняется, система будет неудобной для восприятия. При этом нам хотелось бы, чтобы в этих задачах можно было выделить наиболее важные.
• Реализация планирования на трех временных горизонтах, по методу структурирования внимания:
• Оперативном – дела, которые надо сделать «приблизительно сегодня»;
• Тактическом – задачи и проекты, которые необходимо выполнить в более длительный период, например за неделю, месяц или больший период.
• Стратегическом – задачи годового уровня, направления деятельности.
• Возможность организации контекстной системы планирования, о которой также говорит метод структурирования внимания. Если выражаться проще, то нам необходимо в нашем разделе «Задачи» иметь возможность в нужное время увидеть нужную нам информацию, не держа ее постоянно в голове; «вспомнить о нужной задаче в нужное время», при наступлении соответствующего «кайроса» (благоприятного времени выполнения задачи).

Теперь давайте приступим к построению нашей системы. Для этого последовательно будем реализовывать все требования, которые мы к ней предъявили. Прежде всего, разберемся, с помощью каких возможностей MS Outlook мы этого добьемся.

Оптимизация обзора с помощью категорий

Наша система будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

1. Категории задач.
2. Формы представления «to-do list» в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

1. Стандартные – по умолчанию заданные в программе.
2. Пользовательские – те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Категории горизонтов планирования

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Выглядит это примерно так:

Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи элементарные, требующие одного действия (например, написать письмо или позвонить), и задачи-проекты (например, подготовить стандарт магазина), и полномасштабные проекты, растянутые на достаточно большой срок (например, создание сайта компании).

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на три категории в соответствии с горизонтами планирования:

Оперативные задачи – то, что нужно сделать сегодня, или задачи, требующие незначительных усилий по выполнению – написать письмо, позвонить, встреча и т.п.

Тактический горизонт – более сложные задачи, содержащие в себе несколько других.

Стратегический уровень – большие проекты и направления деятельности.

Давайте создадим такие категории – и на этом примере рассмотрим методику создания новых категорий. Чтобы задать категорию для задачи, нужно при ее создании нажать на кнопку «Категории …».

Вот окно создания задачи:

Очень важно при задании параметров задачи снять флажок опции «Оповещение ». Оставить его можно только для тех задач, для которых это действительно необходимо – и делать это нужно продуманно и сдержанно, поскольку в противном случае не будет отбоя от напоминаний.

Оптимизировать расходы внимания на оповещения помогает простой прием: в качестве времени оповещения выбирать не дату события, а, например, утро ближайшей предшествующей субботы или другого дня, в который вы переносите «дозревшие» стратегические задачи в тактический раздел (напомним, что такой перенос является необходимым элементом ). Благодаря такому подходу большинство напоминалок выпадают именно в тот день, когда вы «разгребаете» органайзер и планируете предстоящую неделю, и соответственно, можете присвоить всем «напомнившим о себе» задачам более точное время исполнения на предстоящей неделе.
Кнопка задания категории в увеличенном виде:

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Список содержит стандартные и уже созданные категории, которые можно выбрать, тем самым обозначив принадлежность к ним создаваемой задачи. Задача может принадлежать сразу к нескольким категориям – эту полезную возможность мы также используем в своих целях. Об этом будет сказано ниже.

Если в приведенном выше окне нажать на кнопку «Главный список категорий», то получим меню следующего вида:

Именно в нем можно удалить ненужные стандартные категории и создать пользовательские категории, отражающие ваши потребности. Например:

• Оперативка
• Тактика
• Стратегия

Для удобства обзора списка категорий, который всегда выводится в алфавитном порядке, полезно использовать цифры в названиях категорий. Например:

1_Оперативка, 1_Тактика, 1_Стратегия
2_Люди_Иванов, 2_Люди_Петров….,
3_Проекты_Промстроймаш,… и т.д.

Остается лишь добавить, что если вам нужно «окатегорить» большую группу накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам. После этого наш список задач примет вид:

Группировка задач по категориям

Теперь, чтобы рассортировать задачи по горизонту планирования, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.

Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировки задач по определенным признакам. Для этого необходимо:

1. Вызвать контекстное меню, как показано на рисунке.
2. Выбрать пункт «Изменить текущее представление».
3. В появившемся окне нажать на кнопку «Группировка »

4. Появится окно следующего вида:

Здесь нужно в окне «Группировать элементы по полю » выбрать пункт «Категории ».

Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился.

Теперь список задач имеет вид:

Т.е. все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. А значит, мы получаем возможность видеть задачи, соответствующие интересующему нас в данный момент временному горизонту:

Логично, что задачи, срок исполнения которых наступает раньше, должны находиться выше (у вершины списка) для того, чтобы быть ближе к центру нашего внимания. Помимо этого можно ввести систему классификационных символов, добавляемых в начало названий задач, и производить сортировку по ним.

Например, этими символами могут быть А, Б, В, Г – буквы, соответствующие элементам , где задачи распределяются по важности и срочности на четыре категории. Это также могут быть классификаторы проектов, фамилии исполнителей для делегированных задач, и т.п.

При этом различные способы сортировки могут входи ть в противоречие друг с другом. Но никто не мешает менять обзор так, как нужно по ситуации – по дате, по срочности-важности, по классификаторам (в алфавитном порядке), и т.п. Общий подход к решению этой проблемы дан в следующем подразделе.

Настройка пользовательских представлений

MS Outlook предоставляет достаточно удобные возможности для создания различных представлений списка задач. Каждое представление – это некая совокупность правил отбора задач и правил их отображения, удобных в разных ситуациях.

Чтобы настроить существующие представления, или создать новое, нужно в главном меню программы выбрать пункт «Вид», а выпавшем меню выбрать «Текущее представление». Выбирая одно из представлений, присутствующих в списке, вы определяете, каким вы хотите видеть список задач – например, все задачи, сгруппированные по категориям, или только завершенные задачи, и т.д.

Пункт «Определить представления» задает новые представления; «Изменить текущее представление» – позволяет донастраивать уже имеющиеся. При его выборе появится окно следующего вида:

Рассмотрим возможности этого меню:

Поля . Можно выбирать, какие поля задач будут отображаться в настраиваемом представлении. Проще говоря, какие столбцы будут присутствовать в списке задач.

Нужно просто выбрать поля из левого столбца и нажатием кнопки «Добавить ->» добавить их в список отображаемых полей справа. Это очень удобная возможность, поскольку в разных ситуациях нам важно видеть разные параметры задач. Например, можно убрать поле «Кем поручена» для представления собственных задач, и наоборот добавить его в представления для отображения задач делегированных.

Группировка . На примере группировки по категориям эта функция была описана выше. Группировать можно по любым полям. Например, в представлении «Делегированные задачи» логично настроить группировку по полю «Исполнитель».

Сортировка – можно сортировать задачи внутри групп по разным признакам. Например, по теме, по сроку исполнения, по степени важности и т.п. Причем сортировка, как и группировка, может быть вложенной. Например, сначала задачи могут сортироваться по теме, а потом по дате.

Отбор – позволяет отображать в представлении только задачи, удовлетворяющие определенному признаку. Например, это важно, когда мы хотим видеть одновременно только список задач, относящихся к одной и той же категории, или содержащие в теме только определенные символы, или только те, у которых в качестве срока исполнения установлена сегодняшняя дата (такой отбор удобен для представлений, связанных с оперативным планированием).

Другие настройки – позволяют настраивать внешний вид таблиц с задачами. Изменять шрифт, вид линий, включать поле просмотра задачи (когда не нужно два раза щелкать на задачу, чтобы увидеть ее содержимое, а достаточно просто выбрать задачу, нажав на нее мышкой).

Автоформат – позволяет задавать формат отображения текста для задач параметры которых отвечают определенным условиям. Например, можно сделать так, чтобы все важные задачи (имеющие соответствующую пометку) отображались полужирным шрифтом и красным цветом.

Теперь рассмотрим эти полезные возможности на примере . Предположим, мы хотим создать обзор стратегических задач, позволяющий «помедитировать» над долгосрочным планированием, не отвлекаясь на текущие мелочи. Для этого в представлении нужно осуществлять отображение задач только категории «Стратегия», сортируя их по важности. Также будет полезно отображать наиболее важные задачи красным полужирным шрифтом.

Чтобы отобразить только задачи, относящиеся к стратегическому горизонту планирования, т.е. относящиеся к категории «Стратегия», нужно задать в представлении отбор по категории.

Создадим новое представление. Для этого пункте меню «Вид» – «Текущее представление», нужно выбрать пункт «Определить представление».

Появится окно следующего вида –

Кнопки в правой части окна дают нам возможность производить манипуляции с уже существующими представлениями, либо создавать новые. Нажимаем на кнопку «Создать…». Начальное окно создания представления имеет вид –

Здесь нужно задать имя представления (в нашем случае «Стратегия», или «Только Стратегия», или как будет угодно читателю). В качестве типа представления мы в нашем примере выберем «Таблица». И поставим флажок рядом с «во всех папках «Задача»».

Дальше появляется окно, которые мы детально описывали выше – оно называется «Сведения о представлении». Здесь-то мы и реализуем представление с описанными выше параметрами. Итак, для реализации отбора по категории выберем пункт «Отбор» в меню «Сведения о представлении». Появляется новое для нас окно –

На открывшейся вкладке «Задачи» можно настроить отбор по некоторому тексту, который содержится либо в поле темы задачи, либо заметках этой задачи. Также здесь можно отбор по получателю и отправителю задачи, по ее состоянию (например, выполнена или нет) и срокам исполнения (например, можно сделать отбор задач со сроком до или после определенной даты).

Однако нам нужно сделать отбор по категории «Стратегия ». Отбор по категориям реализуется на вкладке «Другие условия » –

Теперь можно выбрать одну или несколько категорий, которые будут отобраны и отображены в создаваемом нами представлении, нажав на кнопку «Категории».

Теперь в нашем представлении отбираются только задачи из категории «Стратегия», они сортируются по важности. Остается сделать так, чтобы важные задачи выделялись красным полужирным шрифтом.

Для этого в «сведениях о представлении» нажимаем на кнопку «Автоформат». Появляется еще одно новое для нас окно, уже содержащее несколько стандартных правил автоформатирования задач –

Здесь мы можем либо создавать новые правила автоформатирования для нашего представления, либо удалять старые и редактировать их. Добавим новое правило (кнопка «Добавить»).

Здесь зададим имя для нашего правила и выберем шрифт, которым будет отображаться задача, отвечающая условиям, которые нам также предстоит задать. Окно задания параметров шрифта стандартное и его мы приводить не будем. Условие автоформатирования задается в уже знакомом нам окне:

Нужно отобрать задачи по важности, значит нужно поставить галочку около «Важность элементов» и выбрать из списка высокую важность. Теперь наше представление отвечает заданным для примера условиям.

Теперь если мы хотим подвергнуть анализу наши стратегические задачи нужно просто активировать это представление в меню «Вид / Текущее представление». Полученный обзор стратегических задач будет выглядеть так:

Реализация «кайросов»-контекстов с помощью категорий

О контекстном планировании много и подробно говорится в статье Глеба Архангельского . В двух словах, суть этого подхода заключается в том, что задачи «привязываются» не к жесткому времени исполнения, как в классическом жестком планировании, но к определенному «кайросу» (благоприятному времени, термин древнегреческий), или «контексту», совокупности обстоятельств, благоприятных для выполнения задачи.

Примеры контекстов:

• места: канцелярский магазин, офис, дом, автосервис;
• люди: коллеги, начальники, подчиненные, друзья, родственники;
• обстоятельства: «после защиты диссертации», «когда у шефа будет хорошее настроение»;
• состояния : «когда хочется работать», «когда не хочется работать», «когда придет вдохновение»;
• и т.п. – контексты бывают самыми разными.

Наш подход позволяет реализовать контекстное планирование на базе раздела «Задачи» в MS Outlook. Для этого нужно указанным выше способом создать новые категории, соответствующие выбранным контекстам. Список контекстов может меняться в зависимости от ситуации, главное, чтобы их не было сразу слишком много – так можно перегрузить внимание и система будет сложна в использовании.

Контекст может быть связан с определенными видами деятельности, например «Письма». Такой подход позволяет, выделив в плане на день время на работу с почтой, легко увидеть, какие письма надо написать.

Как уже упоминалось выше, одна и та же задача может принадлежать сразу нескольким категориям. Т.е. в нашем “to-do list” задача будет помещена в группы всех категорий, к которым принадлежит. Это очень удобно, т.к. на одну и ту же задачу можно взглянуть «с разных сторон», видеть ее «из разных мест».

Например, задача «Написать письмо Иванову» с одной стороны – задача оперативной срочности, а с другой – это задача, относящаяся к контексту «Письма». Таким образом, она «видна» и из обзора писем, которые нужно написать, и из обзора всех предстоящих оперативных задач. Эта же задача может быть «видна» из контекста Люди, из контекста «Когда хочется работать» (например письмо очень «энергоемкое»), и т.п.

Напомним, что для назначения задаче сразу несколько категорий, нужно нажав на кнопку «Категории » при задании параметров задачи, указать соответствующие категории, обозначив их галочками в списке.

Теперь to-do list имеет вид:

Долгосрочное МСВ-планирование

Следует несколько слов сказать о том, как задачи будут циркулировать внутри горизонтов планирования. Напомним суть метода структурирования внимания: при приближении «кайроса», благоприятного времени для выполнения задачи, «напоминалка» о ней должна приблизиться к центру, фокусу вашего внимания. Это верно как на оперативном уровне (например, фокус внимания – верхняя выделенная красным часть to-do list’а), так и на стратегическом (приближением задач к фокусу внимания является их перемещение от стратегического и тактического разделов к оперативному).

Сместить задачу ближе к центру внимания, например, из стратегического горизонта на тактический, или с тактического на оперативный, можно двумя способами:

1. Открыть обе группы и перенести задачу из одной группы в другую. При этом она исчезнет из одной категории и появится в другой. Это не всегда удобно, т.к. задача с тактического горизонта может содержать несколько оперативных подзадач. Такой подход можно применять только для односложных задач – требующих одноразового выполнения (т.е. чаще всего при переносе задач с тактического на оперативный горизонт).
2. Открыть задачу на более дальнем уровне планирования и добавить ее к категории более близкого уровня. При этом она отразится в обеих группах – т.е. тактическая задача отразится на оперативном горизонте, сохранившись и на тактическом. Это важно, когда задача составная , и работает, как при переходе от стратегии к тактики, так и при переходе от тактики к оперативке.

Взаимодействие гибкого и жесткого планирования

Гибкое контекстное планирование не отменяет классического жесткого планирования, осуществляемого в разделе «Календарь». Это взаимодополняющие подходы, и в Outlook можно достаточно легко реализовать их взаимодействие. Раздел «Календарь» для этого может иметь такой вид:

Поле встреч можно настраивать различным образом – например так, чтобы в нем отображался не один день, а вся рабочая неделя. Поле задач можно настраивать точно так же, как мы настраивали раздел «Задачи» – устанавливать автофильтрацию, группировку, сортировку, и т.п. Для такой настройки достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на поле «Панель задач» и выбрать пункт «Изменить текущее представление». Например, на следующем рисунке ближе всего к фокусу внимания вынесены оперативные задачи высокого приоритета, т.е. в настройках представления установлены признаки «Группировка: по категориям», «Сортировка: по приоритетности», «Автоформат: приоритетное – красным крупным шрифтом».

Левое поле на этом рисунке – представление календаря «Неделя» (включается одноименной кнопкой на верхней панели). Если вам более удобна временная сетка (столбцы – дни, строки – часы), то необходимо включить представление «Рабочая неделя».

Итак, в представлении «Календарь» с добавленным справа полем задач мы получаем одновременно обзор «оси времени» с жесткими задачами и обзор «мягких» задач, упорядоченных удобным для нас образом с помощью идеологии контекстного планирования и структурирования внимания.

При этом мы можем привязывать гибкие задачи к точному времени, просто перетаскивая их из правого поля в левое. Соответствующая встреча создается автоматически. Некоторые задачи сами в какой-то момент требуют превращения во встречи (задача «Нужно согласовать с Ивановым отчет по проекту Х» превратилась во встречу «Иванов: проект Х: пятница, 17:00-19:00). Некоторые задачи полезно превращать в жесткие встречи для целей самомотивации и бюджетирования времени.

Заметим, что переносить на ось времени можно не только задачи, но и целые категории задач – при этом создается одна встреча, в поле комментариев которой находится информация из всех задач категории. Пример применения такой возможности – превращение категории «Мысли к ближайшему совещанию» во встречу «Совещание: среда 14:00», содержащую «внутри себя» все эти мысли.

«Обратный ход», превращение встреч в задачи, также возможен – например, назначенная на 17:00 пятницы встреча с Ивановым была перенесена на кайрос «после выставки». Встречу можно перетащить в правую панель, например в категорию «Оперативка», и/или «Проекты_Выставка», и/или «Люди_Иванов».
Заметим, что категории задаются как для задач, так и для встреч – набор категорий един, и при перетаскивании задач во встречи и наоборот, категории сохраняются. Это может быть полезно при использовании других форм обзора раздела «Календарь», нежели временная сетка. Например, задав в папке «Календарь» представление «По категориям», вы увидите все прошлые и будущие встречи, отсортированные по категориям. Такое представление очень удобно при ведении хронометража в разделе «Календарь», чему будет посвящена отдельная статья.

Чтобы перетаскиваемая задача назначалась на необходимое нам время, перед перетаскиванием это время необходимо выделить. Например, мы хотим выполнить (или уже выполнили) задачу «Подготовка презентации в РР» с 11.00 до 12.00.

Чтобы отразить это в нашем календаре, нужно проделать такие шаги:

• Выделить соответствующий временной промежуток

• Перенести на него задачу. При этом появится окно вида:

Такой перенос задач на временную ось, как уже говорилось, может способствовать самомотивации и эффективному бюджетированию расходов времени. В целом, акценты в использовании «жесткой» и «мягкой» панелей (встреч и задач) могут быть расставлены исходя из ваших «внутренних» и «внешних» обстоятельств. Например, в зависимости от вашего психотипа – склонности к плановости либо спонтанности. Либо в зависимости от специфики деятельности, например, у вас может быть много «жестко» запланированных встреч с клиентами – или наоборот, много творческой работы, сильно зависящей от внутренних «кайросов» и не допускающей жесткого планирования.

Архивация отработанных задач

Для упрощения и облегчения обзора нужно своевременно избавляться от отработанных задач. При этом стирать отработанные задачи нежелательно– их параметры и факт их выполнения могут понадобиться в будущем.

Чтобы отделить выполненные задачи, можно, например, завести категорию «Завершена» и присваивать ее завершенным задачам, настроив соответствующим образом группировку (пример см. на рисунках в разделе «Реализация кайросов-контекстов с помощью категорий»).

Другой путь – в настройках представлений задавать отображение столбца «Завершена» и автофильтрацию по признаку завершенности. Тогда после выполнения задачи вам будет достаточно «оптичить» ее в поле «Завершена», после чего благодаря автофильтрации задача перестанет быть видна.

Во время очередной чистки системы достаточно перейти в стандартное представление «Простой список», где все выполненные задачи будут видны (их заголовки отображаются «перечеркнутым» шрифтом), выделить все эти задачи и перенести в какую-нибудь архивную папку. При этом категории задач сохранятся, т.е. можно будет и в архиве включить удобное представление и в случае необходимости легко найти необходимую для тех или иных целей отработанную задачу.

Заключение

Мы описали лишь один маленький «кирпичик» большой и сложной темы налаживания личного тайм-менеджмента на MS Outlook. В следующих статьях будут раскрыты другие аспекты эффективной электронной организации личной работы. Примерный план следующих статей:

• Хронометраж и личная аналитика в Outlook
• Управление личными проектами в Outlook и Excel
• Творческая картотека в Outlook
• Синхронизация Outlook-системы с PDA (карманным компьютером).
• Командная работа в Outlook

Немаловажным делом является оптимальное сочетание различных «кирпичиков» в формировании личной ТМ-системы, наилучшим образом «заточенной» под ваш психотип и специфику вашей деятельности. Эта задача решается при консультировании в рамках курса . В статьях мы даем максимально подробные алгоритмы «автоматизации» личного тайм-менеджмента, но настоящий «индивидуальный пошив» дает только работа с персональным тренером, помогающим выбрать наиболее подходящие элементы системы и адаптировать их под ваши потребности.

Александр Мискарян, 2004 г. Редактура: Глеб Архангельский, .

Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Поручения

Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.

Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3». Начнем создание задачи с нуля.

1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
2. В поле «Тема» введите имя задачи.
3. Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
4. Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение», выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий:
   • задание повторения задачи через равные интервалы – задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через;
   • задание повторения задачи на основе даты завершения – установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
5. При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
6. Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть».

Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.

1. В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
2. В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
3. В меню Правка выберите команду Вставить.
4. При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.

Переименование задачи

В списке задач (он отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре) щелкните имя задачи, которое требуется изменить. Наберите новое имя и нажмите клавишу «Enter». Если задача является повторяющейся, в ее завершенных копиях сохранится прежнее имя.

Изменение состояния задачи и процента завершения

Откройте задачу, для которой требуется изменить состояние или процент завершения. Введите необходимые сведения в полях «Состояние» и «Готово, %». Преобразование задачи в частную Откройте задачу, которую требуется сделать невидимой для других пользователей. Установите в правом нижнем углу флажок Частное.

Пометка задачи как завершенной

Откройте задачу, которую требуется пометить как завершенную, и в поле «Готово, %» введите 100%. Если поле «Завершена» отображается в списке задач (как флажок в заголовке столбца), то чтобы пометить задачу как завершенную достаточно установить флажок в этом поле. Если в списке задач отображается поле «Состояние», выберите в списке Значение «Завершена».

Изменение порядка отображения задач

• Сортировка всех задач в списке
  1. В разделе Задачи отсортируйте список.
  2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  3. Нажмите кнопку «Сортировка».
  4. В группе «Сортировать элементы по полю» выберите поле, по которому должна производиться сортировка. Если необходимого поля нет в группе «Сортировать элементы по полю», выберите другой набор полей в списке «Поля для сортировки». (Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, будут отсортированы заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать элементы по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать элементы по полю.)
  5. Выберите порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».
  6. Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю. В табличном представлении для сортировки по столбцу достаточно щелкнуть заголовок столбца.
• Перемещение отдельных задач вверх или вниз по списку задач
  1. В разделе Задачи в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  2. Нажмите последовательно кнопки «Группировка», «Очистить все», а затем кнопку «OK».
  3. Нажмите последовательно кнопки «Сортировка», «Очистить все», затем кнопку «OK».
  4. Перетащите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.
  5. Чтобы сохранить этот порядок для использования по умолчанию, выберите в меню Действия команду Сохранить порядок задач. Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз в списке задач в календаре.
• Назначение важности задач
  1. Чтобы отсортировать задачи по важности, необходимо указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий.
  2. Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
  3. В списке Важность щелкните соответствующую степень важности.
  4. После завершения назначения важности вернитесь в список задач и отсортируйте его по важности с помощью первой процедуры, описанной в этом разделе.

Запись затраченного времени для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются планируемые и реальные затраты времени.
2. Откройте вкладку Подробно.
3. Введите планируемые временные затраты в поле «Объем работ» и реальные временные затраты в поле «Реально затрачено».

Планирование в календаре времени завершения задачи

1. Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки «Задачи» на кнопку «Календарь» в области переходов.
2. На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.

Отправка отчета о состоянии задачи

1. Откройте задачу, о состоянии которой требуется отправить отчет.
2. Выберите в меню Действия команду Отправить отчет о состоянии задачи.
3. Введите имена адресатов в полях «Кому», «Копия» и «СК».
4. Если задача назначена вам, в эти поля автоматически будут внесены имена членов списка обновления.
5. Нажмите кнопку «Отправить».

Установка или удаление оповещения для задачи

• Установка или удаление напоминания для отдельной задачи
  1. Откройте задачу, для которой требуется установить или удалить оповещение.
  2. Установите или снимите флажок Оповещение. При установке оповещения также могут быть заданы дата и время.
  3. Если оповещение включено, но время для него не задано, используется время оповещения по умолчанию. Чтобы задать время оповещения, используемое по умолчанию, Выберите время в поле «Время оповещения».
• Установка или удаление оповещений для всех новых задач с заданным сроком
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Установите или снимите флажок Установить оповещение о сроках. При поручении задачи с оповещением другому пользователю оповещение отключается, чтобы пользователь, которому поручена задача, мог установить оповещение сам.

Установка срока и даты начала задачи

1. Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
2. Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
3. Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
4. Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.

Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.

Преобразование сообщения в задачу

1. В области переходов перетащите сообщение, которое требуется преобразовать, на кнопку «Задачи».
2. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

Принятие или отклонение назначения задачи

1. Откройте задачу или поручение.
2. Нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить».
3. Установите переключатель Изменить ответ перед отправкой (введите комментарии к сообщению и нажмите кнопку «Отправить») или «Отправить ответ сейчас».

Назначение задачи другому пользователю

• Первое назначение задачи
  1. Чтобы создать новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач и нажмите кнопку «Назначить задачу».
  2. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку «Кому».
  3. В новой задаче введите имя в поле «Тема». (В существующей задаче поле «Тема» уже заполнено.)
  4. Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
  5. Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
  6. Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
  7. Нажмите кнопку «Отправить». При назначении повторяющейся задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи.
• Переназначение задачи после отклонения поручения получателем
  1. Откройте отклоненную задачу в списке задач.
  2. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  3. Нажмите кнопку «Отправить».
• Переназначение порученной вам задачи
  1. Откройте сообщение, которое содержит поручение.
  2. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
  3. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  4. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
  5. Нажмите кнопку «Отправить».

Отправка примечаний к назначенной задаче

1. Откройте назначенную задачу, примечания к которой требуется отправить.
2. В меню Действия выберите команду Ответить или Ответить всем.
3. Введите примечание в текстовом поле сообщения.
4. Нажмите кнопку «Отправить».

Возвращение прав владельца отклоненной задачи

1. Откройте сообщение, содержащее отклоненное поручение.
2. Выберите в меню Действия команду Вернуться к списку задач.

Отслеживание хода выполнения и сведений для выставления счетов

1. Пересылка задачи для отслеживания другими пользователями.
2. Откройте задачу, которую требуется отправить.
3. Выберите в меню Действия команду Переслать.
4. Введите имена адресатов в полях «Кому» и «Копия».
5. Если это необходимо, введите сообщение в текстовом поле задачи.
6. Чтобы отправить копии нескольких задач, перетащите дополнительные задачи из списка задач на текстовое поле пересылаемой задачи.
7. Нажмите кнопку «Отправить».

Отслеживание назначенных задач

• Автоматическое сохранение копий порученных вами задач и получение отчетов о состоянии
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Нажмите кнопку «Параметры задачи».
  3. Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
  4. Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
• Просмотр задач, порученных вами другим пользователям
  1. Нажмите кнопку «Задачи».
  2. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Назначение.
• Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии порученной задачи
  1. Откройте порученную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.
  2. На вкладке Подробно прочитайте имена в списке Обновить для.

Запись расстояния, организации и прочих сведений об оплате для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются сведения об оплате.
2. Перейдите на вкладку Подробно.
3. Введите необходимые сведения в полях «Объем работ», «Расстояние», «Расходы и Организации».

Повторяющиеся задачи

Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.

1. Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
2. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
3. Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
   • повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
   • повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
4. Выберите даты начала и окончания задачи.

Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.

Пропуск одного вхождения повторяющейся задачи

1. В списке задач откройте повторяющуюся задачу, которую необходимо пропустить.
2. Выберите в меню Действия команду Пропустить. Если повторяющаяся задача заканчивается после определенного числа вхождений, пропущенная задача будет учтена как одно вхождение.

Отмена повторения задачи

1. Откройте задачу, повторение которой требуется отменить.
2. В меню Действия выберите команду Повторение.
3. Нажмите кнопку «Удалить повторение».

06.04.2015

Частью повседневной работы секретаря является планирование встреч шефа, их отмена и организация личного времени руководителя. Советы по оптимизации этой работы с помощью MS Outlook вы найдете в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Как использовать MS Outlook для планирования задач руководителя

Ваш рабочий день включает жесткие встречи, которые назначены на определенное время - совещания , переговоры и гибкие задачи, которые не привязаны ко времени. Например: подписать заявление на отпуск, отправить письмо или отчет. Чаще всего у вас в расписании могут встречаться гибкие задачи. Разделить их по категориям и важности можно в модуле «Задачи» в Outlook. Отслеживать этапы выполнения разных мероприятий поможет пользовательское представление в модуле «Календарь».

Как создать список задач по категориям

Чтобы эффективно планировать задачи, нужно:

• разделить задачи на смысловые группы, в которых они будут сгруппированы по определенному признаку;
• создать задачи и присвоить им категории на основе смысловых групп;
• настроить последовательность задач в удобном для вас виде и выделить важные.

Как все это сделать?

Шаг № 1.

Определите смысловые группы задач.

Ваши задачи будут представлены не сплошным перечнем, а группами по определенному признаку:

• «Руководитель». К этой группе относятся задачи, которые связаны с вашим начальником. Например, подписать заявление на отпуск .
• «Проекты». Если в проекте, которым вы руководите или в котором участвуете, больше 15–20 пунктов, соберите их в отдельную смысловую группу. Например, организация переезда офиса - это полноценный проект.
• «Филиалы». Создайте такую группу, если в вашей организации есть филиалы и ваш руководитель с ними взаимодействует. Например, запросить отчеты за месяц или уточнить график приезда руководителей филиалов.

Шаг № 2.

Создайте задачи и присвойте им категории на основе смысловых групп. Откройте модуль «Задачи» через нижнее меню. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Создать задачу». Откроется окно добавления пункта. Укажите в поле «Тема» ее название. Установите дату в поле «Дата выполнения», если у задания есть точный срок исполнения. По необходимости укажите дату в поле «Напоминание», чтобы Outlook заранее напомнил вам о сроке выполнения.

Теперь создайте категории на основе смысловых групп. В любой момент вы можете открыть нужную категорию и увидеть все задачи, которые к ней относятся. Нажмите кнопку «Выбрать категорию» в верхней части окна задачи, затем «Все категории». По умолчанию категории планирование в outlook и тайм менеджмент в outlook названы по цветам - желтая, зеленая, красная. Если вам не хватает категорий, добавьте новые - для этого нажмите кнопку «Создать».

В деятельности помощника есть задания без четкого срока исполнения. Их нельзя отнести к определенной смысловой группе. Присвойте таким делам особые категории «1-День» и «1-Неделя», чтобы не забыть выполнить их в течение дня и недели соответственно. Обязательно используйте цифры в начале названия, чтобы эти задания стояли выше остальных. Иначе планирование в outlook и календарь ms outlook использует алфавитный порядок и искать эти пункты вам будет сложнее. Названия остальных смысловых групп, которые вы определили в шаге 1, пишите с цифры 2 - «2-Руководитель», «2-Проекты», «2-Филиалы» и т. д.

Не забывайте каждый день просматривать категорию «1-Неделя» и выбирать поручения, которые необходимо выполнить сегодня. Если такие поручения есть, перенесите их в категорию «1-День».

Шаг № 3.

Настройте пользовательское представление для группировки задач по категориям. Чтобы задания стояли в списке не вперемешку, а каждое в своей категории, настройте пользовательское представление. Пользовательское представление - это возможность представить список дел именно так, как удобно пользователю.

На вкладке «Главная» в верхнем меню «Текущее представление» выберите «Список дел». Затем перейдите на вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Настройка представления». В появившемся окне «Дополнительные параметры представления» нажмите на кнопку «Группировка». Снимите галочку «Автоматически группировать по схеме упорядочения». В поле «Группировать элементы по полю» выберите «Категории». В правом нижнем углу в строке «Развернуть/свернуть группы» выберите пункт «Как при последнем просмотре» (рис. 1). Дважды нажмите «ОК». Ваши дела сгруппируются по категориям и по срокам исполнения (рис. 2).

Рис. 1. Окно настройки группировки задач

Изменить важность конкретного задания можно прямо из их списка. Выберите нужный пункт в списке, откройте вкладку «Главная» и в группе «Теги» кликните по значку восклицательного знака.

Шаг № 4.

Выделите главные задачи в списке. Один из принципов тайм-менеджмента - правильно расставить приоритеты и выделить главные задачи, чтобы заняться ими в первую очередь. Настроим список дел так, чтобы срочные и важные дела выделялись красным цветом и всегда были в начале списка.

Откройте модуль «Задачи». На вкладке «Вид» в группе «Текущее представление» нажмите кнопку «Настройка представления». Откроется окно «Дополнительные параметры представления». Нажмите кнопку «Условное форматирование». Теперь настроим свойства правила, по которому Outlook будет выделять красным цветом срочные и важные дела. Нажмите кнопку «Добавить». В поле «Название» укажите имя правила, например «Важное - красным». Щелкните кнопку «Шрифт» и выберите красный жирный шрифт (рис. 3).

Рис. 3. Окно настройки условного форматирования списка задач

Задайте условие для этого правила - высокая важность задания. Для этого в окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Условие» - откроется окно «Отбор». Перейдите на вкладку «Другие условия». Установите галочку «Важность элементов» и в списке выберите «Высокая». Нажмите «ОК», затем в окне «Условное форматирование». Не закрывайте окно «Дополнительные параметры представления».

Настройте список дела так, чтобы дела с высокой важностью были в начале. В окне «Дополнительные параметры представления» нажмите кнопку «Сортировка» - откроется окно «Сортировка» (рис. 4). В строке «Сортировать элементы по полю» выберите «Важность» и установите флажок «По убыванию». В строке «Затем по полю» выберите «Тема» и установите флажок «По возрастанию». Нажмите «ОК». На экране появится вопрос «Поле “Важность”, по которому должна выполняться сортировка, не показано в представлении. Показать его?» - нажмите «Да».

Рис. 4. Окно настройки сортировки задач

Проверьте, правильно ли вы задали параметры. Установите для одной из задач высокую важность - откройте ее двойным щелчком и в группе «Теги» кликните по значку восклицательного знака. Если пункт загорелся красным цветом, значит, настройки выполнены верно.

Как настроить пользовательское представление в календаре

Чтобы не записывать в ежедневнике все, что нужно сделать на разных этапах подготовки к мероприятию и не составлять длинные списки дел, внесите их в Outlook . Здесь вы можете настроить пользовательские поля в модуле «Календарь». Настроим пользовательское представление - интерфейс, в котором удобно просматривать многоэтапные задания по подготовке мероприятий.

Шаг № 1.

Выделите этапы подготовки к мероприятию. Подготовка переговоров включает следующие этапы: бронирование переговорной, отправка приглашений участникам переговоров, заказ пропусков участникам, печать раздаточных материалов, проверка технического оснащения помещения.

Шаг № 2.

Настройте табличное представление календаря. Для планирования встреч в Outlook мы пользуемся представлением «День/неделя/месяц», которое выглядит как разворот ежедневника. Однако для подготовки переговоров удобнее пользоваться форматом таблицы, где все этапы отмечаются в столбцах.

Перейдите в модуль «Календарь» и выберите на панели инструментов вкладку «Вид». Щелкните кнопку «Изменить представление», затем «Управление представлениями». В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать». Откроется окно «Новое представление». В поле «Имя представления» укажите название представления - например «Подготовка к переговорам». Выберите тип «Таблица» и нажмите «ОК». Появится таблица, в которую вы добавите свои столбцы.

Названия полей могут быть не видны полностью из-за ограниченной ширины экрана. Поэтому начинайте названия столбцов с самых важных слов: например, «Помещение - забронировать», «Пропуска - заказать» и т. д.

Шаг № 3.

Отберите все события со словом «Переговоры» . В открывшемся окне нажмите кнопку «Фильтр». Введите слово «Переговоры» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все окна.

Теперь, чтобы отобрать все встречи, которые относятся к переговорам и требуют специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов выберите новое представление «Подготовка к переговорам».

Шаг № 4.

Настройте пользовательские поля и добавьте их в таблицу. На шаге 2 вы создали пользовательское представление в виде таблицы - она пока пустая. Теперь нужно добавить в нее этапы подготовки переговоров. Каждый этап будет расположен в отдельном пользовательском поле - столбце таблицы, который вы добавите сами. В этих полях вы будете отмечать, как проходит подготовка к переговорам. В строках таблицы будут расположены переговоры и другие мероприятия. Outlook позволяет создавать поля нескольких типов: «Да/Нет», «Текст», «Число» и др. Эти три поля и нужны для контроля подготовки переговоров.

Дополнительную информацию по созданию задачи в календаре outlook и формированию списка задач и списка задач в outlook «Долой ежедневники! Какие программы помогут секретарю спланировать рабочий день руководителя »

Чтобы настроить и добавить столбцы, кликните правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и щелкните по пункту «Выбрать поля». Нажмите кнопку «Создать» - откроется окно «Новый столбец». Очевидно, что для отметки факта бронирования переговорной достаточно типа поля «Да/Нет». Поэтому введите имя столбца: «Помещение - забронировать». Выберите из выпадающего списка тип поля «Да/Нет». Формат поля оставьте «Значок». Нажмите «ОК».

Вы вернетесь в окно «Выбор полей». В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное поле. Перетащите его мышкой в таблицу на панель названий столбцов, справа от поля «Конец». Теперь, чтобы обозначить, что для переговоров забронировано помещение, кликните в соответствующем столбце на строке конкретного мероприятия. Данный этап будет отмечен галочкой.

Аналогично создайте и перетащите в таблицу все необходимые поля. К примеру, для подготовки переговоров понадобятся следующие столбцы: «Начало», «Конец», «Помещение - забронировать», «Кол-во участников», «Приглашения - отправить», «Раздатки и доп. материалы» (рис. 5).

Для столбцов «Помещение - забронировать» и «Приглашения - отправить» выберите тип поля «Да/Нет».

Для столбца «Кол-во участников» выберите тип поля «Число», так как речь идет о количестве.

Для столбца «Раздатки и доп. материалы» выберите тип поля «Текст» - в него удобно вписывать материалы, которые необходимо подготовить или распечатать.

Практическая работа № 2

ТемаурокаПрограмма Microsoft Office Outlook

Планирование рабочего времени

Цель урока

Научить планировать рабочее время с помощью программы Microsoft Office Outlook

Вводная часть

Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвящен­ному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществ­ ляется, зависит эффективность работы предприятия. В среде Outlook все мероприятия подразделяются на следующие группы, о ко­ торых вы уже знаете: встречи, собрания, события, задачи, а также телефонные звонки.

Встреча - это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласо­ вывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что, как правило, это - небольшое дело, с точки зре­ ния затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и являет­ ся односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух человек). Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно пере­ нести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.

Собрание, в отличие от встречи, требует приглашения нескольких лиц и привле­ чения дополнительных ресурсов. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собра­ ние требует подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же, согласованием со всеми участниками.

Событие - это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, про­ текающих в течение длительного времени. Событие предполагает составление плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Собы­ тия могут быть ежегодными, то есть происходить раз в году в определенный день (например, день рождения или годовщина какого-нибудь события), и обычными, то есть проходить однажды и длиться в течение одного или нескольких дней. Рас­ сылка приглашений на событие обусловливается его содержанием. Например, про­ ведение семинара связано с приглашением участников, а в день рожденья надо быть готовым к тому, что в течение всего дня будут звонить и приходить посетите­ ли, желающие поздравить вашего сотрудника. Если это день рождения партнера, то, возможно, вам придется не раз в течение дня позвонить ему, чтобы поздравить

Задача - это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами. Текущие задачи сотрудник выполняет тогда, когда он не проводит встречи, со­брания, то есть условно можно сказать «свободен». Задачи, которые выполняет секретарь, - это составление и обработка документов, составление плана меро­ приятия, организационные работы и другие.

Для успешной работы необходимо научиться планировать свое рабочее время. В среде Outlook для планирования рабочего времени предназначена папка Кален­дарь

Задание 1. Работа с папкой Календарь

Познакомьтесь с интерфейсом папки Календарь.

Ход работы

Откройте папку Календарь

Найдите окно Ежедневника с отмеченной шкалой времени. Здесь вы можете за­писать встречи, собрания, события.

3. Измените цену деления шкалы времени.
Для этого:

щелкните правой кнопкой мыши в любом месте шкалы;

в контекстном меню выберите подходящий интервал времени от 5 до 60 минут.

Найдите «Календарь». С его помощью можно просмотреть мероприятия, запланированные на другие даты в текущем и следующих месяцах и годах. Красной рамкой выделена текущая дата. Перелистайте календарь на несколько месяцев вперед или назад. Посмотрите, нет ли дат, выделенных полужирным шрифтом.

Щелкните на какой-нибудь дате в календаре. Убедитесь, что Ежедневник от­крылся на указанной дате.

Форму представления Ежедневника можно изменить. На панели инструментов найдите кнопки День, Рабочая неделя, Неделя, Месяц. Поочередно щелкните на каждой кнопке и проследите, как изменится представление ежедневника.

Найдите в календаре Панель задач. Она имеет вид таблицы, в каждой строке которой записывается название и некоторые параметры задач.

Задание 2. Планирование встречи

Научитесь записывать в календарь встречи.

Ход работы

Откройте Ежедневник на текущей дате.

Запланируйте на ближайшее время «Обсудить с Капроновым Ю.И. план работ».

Для этого:

щелкните на шкале времени момент, расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;

запишите тему встречи;

нажмите Enter.

Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 минут до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.

Дождитесь звукового сигнала.

Измените длительность встречи.
Для этого:

наведите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);

захватите и переместите границу встречи.

5. Создайте еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни, руководствуясь данными таблицы

Таблица Расписание на неделю
День недели Время Тема

Понедельник 9.00-9.30 Доклад директору

Вторник 13.00-14.30 Прием по личным вопросам

Среда 16.30-17.00 Подписать документы

Четверг 10.00-12.00 Комитет по образованию

Задание 3. Изменение параметров встречи

При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда мож­но вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были по­священы. При планировании встречи вы можете указать параметры занятости. В программе Outlook предусмотрены следующие варианты

Занят Встреча не может быть перенесена на другое время, и вы не хотите,

чтобы вас беспокоили в это время

Свободен Вы можете перенести встречу на другое время, если возникнет

более неотложное дело

Под вопросом Вы не уверены, что встреча вообще состоится

Нет на работе Встреча проходит в другом месте

Особенно важно указывать параметры занятости, если вы работаете в группе и сообщаете по сети свои планы другим участникам. Ваши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.

Научитесь связывать встречу с контактом, с документом, устанавливать и отме­нять оповещение, устанавливать параметры занятости.

Ход работы

Откройте окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой
строке в ежедневнике

Рассмотрите вкладку Встреча.

Выполните следующие действия:

измените тему встречи;

укажите место встречи;

отключите флажок оповещения;

установите параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, пет на работе.

Свяжите встречу с контактом. Для этого щелкните на кнопке Контакты в ниж­ней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберите имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Задание 4. Заметки и вложения

Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Вы можете в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится доку­мент, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

Научитесь делать заметки и вложения к встрече.

Ход работы

Откройте окно встречи

В текстовом поле для заметок к встрече запишите текст: «Обсудить сроки ра­боты, количество участников и круг их вопросов».

Прикрепите к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл.
Для этого:

щелкните на кнопке Добавить файл (или меню Вставка Файл);

в окне обзора найдите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить (значок файла появится в окне).

4. Вы можете также вставить содержимое файла.
Для этого:

выберите в меню Вставка пункт Объект;

в диалоговом окне установите переключатель Создать из файла;

щелкните на кнопке Обзор и в диалоговом окне выберите имя файла;

закройте диалоговые окна щелчком на кнопке ОК и убедитесь, что содержи­мое файла появилось в поле заметок.

Задание 5. Планирование повторяющихся встреч

В работе секретаря есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание до­ кументов - в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвящен­ ные планированию предстоящей работы и отчету о проделанной работе. Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющие ся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.

Научитесь создавать повторяющуюся встречу.

Ход работы

1. Создайте в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения

День недели Время Тема Признак повторения

Понедельник 9.00-9.30 Просмотр почты ежедневно

Понедельник 9.30-10.00 Доклад директору ежедневно

Понедельник 16.30-17.00 Подписание документов ежедневно

Понедельник 10.00-11.00 Планерка каждую неделю

Вторник 13.00-14.30 Прием по личным вопросам каждую неделю

Пятница 16.00-17.00 Итоги работы каждую неделю

2 Задайте признак повторения для встречи.

Для этого:

двойным щелчком откройте окно встречи;

на панели инструментов щелкните на кнопке Повторение

в диалоговом окне Повторение встречи установите необходимые параметры повторения;

закройте окно встречи и найдите в календаре другие даты, на которые авто­матически будет записана повторяющаяся встреча.

Задание 6. Планирование собраний и событий

Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная сре­да Outlook позволяет выбрать участников из пайки Контакты и автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие - это мероприятие на весь день.

Научитесь назначать собрание и событие.

Примечание:

Если вы работаете в сети, то приглашения будут автоматически посланы по указанным в папке Контакты адресам

Ход работы

Откройте повторяющуюся встречу Планерка

Щелкните на вкладке Доступность участников. При переходе на эту вкладку встре­ча автоматически преобразуется в собрание.

Для выбора участников и отправки им приглашений щелкните на кнопке Дру­гие. Откроется адресная книга.

Выберите участников собрания.

5. В сформированном списке щелкните на значке отправки приглашения рядом с каж­дым участником и выберите пункт отправлять или не отправлять приглашения.

6. При формировании папки Контакты все даты рождений и годовщин автоматиче­ски записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит вам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в за­головочной части листа ежедневника. Просмотрите ежедневник и убедитесь, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись

7 Создайте событие на весь день Семинар менеджеров.

Для этого:

двойным щелчком откройте новую встречу;

установите флажок Целый день;

задайте остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.

Задание 7. Создание задачи

В окне папки Календарь расположена Панель задач. Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь опре­деленную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с од­ноименным названием. Панель задач в календаре связана с папкой Задачи

Вы можете установить следующие параметры задачи:

указать тему задачи;

назначить дату начала и срок исполнения;

отслеживать стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;

указывать процент исполнения задачи;

поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;

связать задачу с контактом;

прикрепить файл или записать заметки;

изменить представление сведений о задаче в окне.

Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.

Научитесь создавать задачи и задавать их параметры.

Ход работы

Рассмотрите представление информации о задачах в папке Календарь и в папке Задачи Они во многом совпадают.

Перейдите в папку Задачи.

Для создания задачи щелкните на строке с надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)».

Таким способом вы можете задать тему, срок исполнения и еще не­которые параметры задачи. Запишите тему «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажите срок исполнения в раскрывающемся календарике, затем нажмите Enter .

Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откройте окно
параметров задачи.

Введите дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установите флажок оповещения.

Прикрепите к задаче файл с приказом.

Создайте еще несколько задач на ближайшие 5 дней:

собрать сведения об отпусках;

составить план проведения семинара;

составить список участников семинара;

разослать телефонограммы участникам семинара.

Задание 8. Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения

Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществ­лять контроль исполнения.

Программная среда Outlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки Контакты. При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруд­ нику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в пап­ ке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.

Научитесь поручать задачи другим лицам.

Ход работы

1. Откройте окно задачи «Разослать телефонограммы участникам семинара»

   На панели инструментов щелкните на кнопке Назначить задачу.

   Появится строка Кому...

   Щелкните на кнопке Кому... Откроется окно получателя поручения

   Выделите щелчком нужный контакт и перенесите его в список получателей
   сообщения щелчком на кнопке Кому...

   Закройте окно и убедитесь, что в строке Кому... указан выбранный контакт.

   Закройте окно задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересыл­ке задачи. После того, как вы поручили задачу другому человеку, вы перестае­те быть ее хозяином, то есть не можете изменять ее параметры. Вам остается только контролировать выполнение задачи.

   Просмотрите в папке Задачи, как изменился значок задачи. Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за выполнение

   Создайте еще несколько задач и поручите их разным лицам из папки Контакты.

Задание 9. Изменение представления сведений о задаче

Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Заголовки столбцов указывают на отображаемые параметры задачи. Программная среда позволяет изменить представление информации о задаче. Для этого используется пункт Текущее пред­ставление из меню Вид. Если вас по каким-либо причинам не устраивают представ­ления, предлагаемые программой, вы можете сами установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.

Научитесь использовать представления информации о задаче, предлагаемые программой, а также изменять количество столбцов в таблице.

Ход работы

Откройте папку Задачи.

В меню Вид выберите пункт Текущее представление и из дополнительного меню один из видов представления.

Просмотрите, как изменилось представление задачи.

Примените другие виды представления.

Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовков.

В контекстном меню выберите пункт Изменить текущее представление. Откроет­ся окно сведений о представлении

Просмотрите содержимое кнопок. Изменяйте представление, используя диа­логовые окна кнопок.

Задание 10. Создание заметки

Заметка - это небольшая записка на память. Текст заметки может быть самым разнообразным: мысль, которую не хочется забыть; напоминание о чем-либо себе или другому сотруднику; свежий анекдот, который при случае можно рассказать партнеру; цитата и многое другое. В некомпьютеризованном офисе иногда можно видеть такую картину. Повсю­ ду - на столе, на телефоне, на стене, на стекле окна, на письменном приборе - расклеены маленькие листочки с какими-то записями. Это заметки. Согласитесь, что такой офис может дать постороннему человеку представление о сильной за­ нятости сотрудников, однако, очень уж небрежно выглядит. Заметки в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блок­нота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, напоми­ наний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, напри­ мер, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею. Помимо этих основных возможностей можно: связать заметку с контактом; присвоить ей категорию; отправить по почте; напечатать; изменить представление заметки. Как видим, с заметкой можно производить действия, аналогичные действиям с другими элементами.

Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изме­нения сохраняются автоматически. Тогда у вас экран будет заполнен заметками.

Научитесь создавать заметку и работать с ней.

Ход работы

Откройте папку Заметки.

Щелкните на кнопке Создать. Откроется окно заметки желтого цвета

Запишите в окне текст заметки.

Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки

Свяжите заметку с контактом.
Для этого:

двойным щелчком на значке откройте заметку;

откройте скрытое меню заметки;

выберите пункт Контакты;

в открывшемся списке контактов выберите нужного человека.

1. При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке Действия контакта. Откройте в папке Контакты карточку лица, с которым вы свя­зали заметку.

   Перейдите на вкладку Действия и среди прочих действий найдите упоминание
   о заметке.

   Изучите другие возможности меню заметки. Среди прочих вы найдете команду Переслать. При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты.

Контрольные вопросы

Чем отличаются понятия встреча, собрание, событие, задача?

Для чего предназначена папка Дневник в программе Outlook ?

Как выделяется в календаре текущая дата?

Как связать запланированную встречу с контактом?

Как вставить документ в окно встречи?