Современный человек редко свободен от дел – постоянно найдется то, с чем нужно разобраться. Работа, уборка, ответы на электронные письма, поход в магазин – все это важные дела, которые требуют внимания. Однако многие сталкиваются с недостатком времени. Рабочих писем накопилось так много, что на ответы потребуется несколько часов. Квартира настолько заросла пылью и грязью, что уборка может занять целый день! Чтобы экономно расходовать свое время, не утонуть в огромном снежном коме дел, необходимо усвоить правило двух минут. Что это такое и как это работает?
Getting Things Done
Правило 2 минут было придумано Дэвидом Алленом. Он описал методику в своей книге «Getting Things Done» (что в переводе означает «доведение дел до завершения»). Этот труд посвящен сохранению времени, рациональному его использованию. Дэвид Аллен учит своих читателей повышению личностной эффективности. Его методика была одобрена научными изданиями, она практикуется во многих странах мира. Именно в книге «Getting Things Done» было сформулировано правило двух минут: если дело потребует две минуты, то нужно выполнить его прямо сейчас! Что же означает этот принцип на практике?
Суть правила двух минут
У каждого человека в течение дня накапливаются незначительные дела и мелкие задачи. Положить вещи в шкаф, помыть за собой чашку, ответить на письмо, позвонить коллеге, вынести мусор. Согласитесь, что все эти задачи потребуют даже меньше, чем две минуты. Однако мы склонны откладывать их в долгий ящик, не придавать им значения. К концу дня таких мелких дел накопится так много, что будет сложно с ними справиться за короткий срок. Если следовать правилу 2 минут, то можно избежать этого нагромождения небольших заданий. У правила есть свой алгоритм, по которому необходимо оценивать каждое дело, за которое вам предстоит взяться.
Алгоритм правила двух минут
Правило не означает, что вы должны выполнять все свои задания с секундомером, а по истечении двух минут немедленно бросать начатое. Ничего страшного, если дело потребует 3 или даже 5 минут. Даже если вы потратите на него все 20, то приобретете полезный опыт – будете знать, сколько времени нужно на выполнение заданий такого рода. Суть правила двух минут в том, чтобы быстро справиться со всеми незначительными делами в течение дня. Ведь гораздо проще ответить на одно письмо, чем потом отвечать на 10 писем. Через какое-то время вы научитесь эффективно планировать свое время, рационально его использовать. Более того, при огромном количестве дел может существенно пострадать качество их выполнения. Гораздо проще сделать хорошо одно дело за две минуты. Подшейте важный документ в папку, и вам не придется потом искать его. Помойте грязную тарелку, и вам не придется вечером мыть гору посуды. Договоритесь заранее о встрече, и вам не придется переносить свои планы в последний момент. Методика работает и по отношению к рабочим обязанностям, и в случае с домашними делами, и для решения личных вопросов.
Правило двух минут – это не решение всех проблем, это удобная методика, которая позволит вам упростить рабочий день. Если освоить это правило и применять его на практике, то вы будете больше успевать, но меньше уставать. У вас не будет вороха дел или обязательств, которые психологически давят и заставляют тратить часы на их выполнение. Правило 2 минут позволит существенно повысить вашу личностную эффективность.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Здравствуйте, дорогие читатели. Сегодня очередная эффективная методика тайм менеджмента, которая поможет многие срочные и небольшие дела все-таки наконец сделать, а не откладывать без конца и края на другое, якобы более подходящее время. Итак, знакомьтесь — правило двух минут.
Не знаете, сделать ли вам, какое-либо дело прямо сейчас или отложить на потом? Воспользуйтесь простой и универсальной методикой описанной Дэвидом Алленом в книге Getting Things Done!
Правило двух минут гласит -
то, что можно сделать меньше чем за 2 минуты,
следует сделать прямо сейчас.
Многие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас, не откладывая их в долгий ящик. Это такие дела, как короткий ответ на электронное письмо, просмотр журнала на наличие интересного материала, положить квитанцию за квартиру в папку с квитанциями. Лучше сделать и забыть. А в итоге – дело движется.
Когда следует применять правило двух минут
Конечно, применять правило следует именно тогда, когда следует. Универсальный принцип, который предлагает Дэвид Аллен в книге Getting Things Done – если перед вами дело, определитесь, нужно ли его делать вообще сейчас. И если нужно – то займёт ли это дело меньше 2-х минут? Если да – делайте его сейчас же. Если нет – отложите.
Привычка
Полноценная система делопотока конечно на этом не заканчивается, но выработав привычку делать дела, которые займут меньше 2-х минут, можно достичь существенного прироста производительности. Эта привычка экономит кучу нервов и времени
Конечно, 2 минуты – это чисто условное время. При наличии достаточного количества времени это может быть и 5 минут. Ничего страшного, если дело займёт 3 с половиной минуты вместо 2-х. Даже если это будет 20 минут – в следующий раз вы уже будете знать, сколько времени уходит на данный тип дел и запланировать время выполнения его соответственно.
Много дел по домашнему хозяйству могут быть сделаны менее, чем за 2 минуты. Положить вещь на своё место вероятно займёт не на много больше времени, чем ежели вы её кинете там, где находитесь сейчас. А в перспективе результат существенно различается – порядок, когда все вещи лежат на своих местах, или беспорядок, который периодически необходимо разгребать.
Может оказаться, что у вещи не окажется своего места – обычно именно такие вещи и валяются где попало. Тут самое время определить это место. Самый простой способ – вспомнить о том, когда вы ею пользовались в последнее время и где. Очевидно, что вещи удобно хранить поблизости с местом, где эта вещь может пригодиться: так канцелярские предметы удобно хранить в одном месте на рабочем столе, книги – на полках, неподалёку от рабочего места, детские – в корзине или коробке для игрушек, рядом с “игровой площадкой”.
Причина беспорядка
Причина беспорядка дома, на работе, в папке inbox не в характере, а в тех методах работы, которым мы обучены. Организованности можно (и нужно!) научиться. Узнав как это делать и попробовав на практике, хорошо выработать привычку действовать именно таким образом. А из набора привычек складывается то, что мы называем “характером человека”.
Выводы
Привычка следовать правилу: делать дела сразу же, если они занимают меньше 2-х минут, способна принести потрясающие результаты, если у вас ранее была привычка откладывать такие дела, либо делать все дела подряд без разбору.
Правило двух минут гласит - то, что можно сделать меньше чем за 2 минуты, следует сделать прямо сейчас
Правило двух минут гласит - то, что можно сделать меньше чем за 2 минуты, следует сделать прямо сейчас
Многие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас, не откладывая их в долгий ящик. Это такие дела, как:
короткий ответ на электронное письмо,
просмотр журнала на наличие интересного материала,
положить квитанцию за квартиру в папку с квитанциями.
Лучше сделать и забыть. А в итоге -дело движется.
Когда следует применять правило двух минут
Универсальный принцип, который предлагает Дэвид Аллен в книге Getting Things Done - если перед вами дело, определитесь, нужно ли его делать вообще сейчас. И если нужно - то займёт ли это дело меньше 2-х минут? Если да - делайте его сейчас же. Если нет - отложите .
Привычка
Полноценная система делопотока конечно на этом не заканчивается, но выработав привычку делать дела, которые займут меньше 2-х минут, можно достичь существенного прироста производительности. Эта привычка экономит кучу нервов и времени.
Конечно, 2 минуты - это чисто условное время. При наличии достаточного количества времени это может быть и 5 минут. Ничего страшного, если дело займёт 3 с половиной минуты вместо 2-х. Даже если это будет 20 минут - в следующий раз вы уже будете знать, сколько времени уходит на данный тип дел и запланировать время выполнения его соответственно.
Много дел по домашнему хозяйству могут быть сделаны менее, чем за 2 минуты. Положить вещь на своё место вероятно займёт не на много больше времени, чем ежели вы её кинете там, где находитесь сейчас. А в перспективе результат существенно различается - порядок, когда все вещи лежат на своих местах, или беспорядок, который периодически необходимо разгребать.
Может оказаться, что у вещи не окажется своего места - обычно именно такие вещи и валяются где попало. Тут самое время определить это место. Самый простой способ - вспомнить о том, когда вы ею пользовались в последнее время и где. Очевидно, что вещи удобно хранить поблизости с местом, где эта вещь может пригодиться:
- так канцелярские предметы удобно хранить в одном месте на рабочем столе,
- книги - на полках, неподалёку от рабочего места,
- детские игрушки - в корзине или коробке для игрушек, рядом с «игровой площадкой».
Причина беспорядка
Причина беспорядка дома, на работе, в папке inbox не в характере, а в тех методах работы, которым мы обучены. Организованности можно (и нужно!) научиться. Узнав как это делать и попробовав на практике, хорошо выработать привычку действовать именно таким образом. А из набора привычек складывается то, что мы называем «характером человека».
Выводы
Привычка следовать правилу: делать дела сразу же, если они занимают меньше 2-х минут, способна принести потрясающие результаты, если у вас ранее была привычка откладывать такие дела, либо делать все дела подряд без разбору.
Прокрастинацию можно определить как психологическое состояние человека, характеризующееся склонностью к постоянному откладыванию задач и действий на потом. Заглянем правде в глаза: каждый из нас хоть раз переносил старт выполнения задачи на более поздний срок, прикрываясь занятостью, усталостью или стрессом.
В некоторых случаях прокрастинация не может сильно повлиять на вашу жизнь. Но если она становится хронической, то впору ждать финансовых неприятностей, ухудшения взаимоотношений с коллегами или близкими и нервных потрясений.
Большинство задач, с которыми вы затягиваете, на самом деле просты. У вас достаточно навыков и таланта для их выполнения, но вы просто избегаете их по той или иной причине.
Правило двух минут состоит из пары частей и помогает преодолевать лень. Вникните в него, и вы не сможете сказать цели «нет».
Если задача занимает менее двух минут - сделайте её
Эта мысль широко известна из бестселлера Дэвида Аллена (David Allen) «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
Задумайтесь, как много вещей, которые мы постоянно откладываем, умещаются в две минуты или меньше. Например, совсем не сложно помыть несколько тарелок сразу после еды, не ожидая переполнения раковины. Ежедневная краткосрочная уборка в доме позволит избежать длительного разгребания завалов в конце недели.
Увидели напоминание о дне рождения? Поздравьте звонком или сообщением прямо сейчас. Завтра не будет стыдно о забытом имениннике.
Двухминутный старт не позволит затеряться серьёзной цели
Конечно, не все ваши планы могут быть осуществлены за две минуты. Но каждая цель может быть запущена за две минуты или даже меньше. Зачем начинать, если всё равно не закончу? Ответ даёт вторая часть правила.
Всё кроется в обычном течении процессов нашей жизни. Из курса физики хорошо известно, что тело остаётся в покое до той поры, пока его не приведут в движение. Правило распространяется и на человека. Как только вы начинаете делать что-то, продолжать будет уже существенно проще.
Примеры из жизни. Вы решили заглянуть в холодильник и перекусить бутербродом, но в итоге съели недельный запас провианта. Или более полезная ситуация. Вы открыли страничку Лайфхакера, чтобы быстро прочитать интересную статью, а в итоге просидели час и обогатились новыми знаниями.
Мне нравится правило двух минут, потому что с ним проще приобретать различные полезные привычки.
Хотите сделать чтение привычкой? За две минуты осильте несколько первых страниц. Вы не заметите, как пролетят главы. Хотите начать заниматься спортом? Сделайте несколько отжиманий. Вам станет проще в следующий раз выполнять упражнения. Хотите здорово питаться? Съешьте яблоко. Завтра вам захочется приготовить фруктово-овощной салат.
Новые полезные привычки начинаются с малого, с тех самых нескольких минут. Правило двух минут не гарантирует вам достижения результатов, но сделает всё, чтобы вы начали движение. С ним вы не будете терзаться неведением.
Поверьте, лично мне всегда тяжело начинать писать статьи для Лайфхакера. И этот материал не стал исключением.
Виной тому не только пятничная лень и отличная погода за окошком, но и страх за конечный результат. Смогу ли я правильно донести мысль до читателя? Не стыдно ли мне будет за свою работу? Выход один - положить пальцы на клавиатуру и напечатать вступительный абзац. Как правило, после этого маленького шага процесс развивается стремительно и приносит положительный результат.
Две минуты можно и нужно рассматривать как 120 секунд. Большее порождает большее!
