• Что такое режим многозадачности.
• Как легко научиться работать в режиме многозадачности.
• Как с помощью многозадачности работать продуктивно.
• Какие существуют методы работы в режиме многозадачности.

Нехватка времени на выполнение различных задач негативно сказывается на эффективности компании в целом, поэтому руководителю важно уметь работать в режиме многозадачности .

В этой статье расскажем, как научиться работать в условиях многозадачности, какие методы для этого использовать, а также приведем успешные примеры.

Что такое режим многозадачности

В XXI веке офисная работа большинства руководителей выглядит примерно так: открытый офис, огромное количество сотрудников, шум телефонных переговоров , на компьютере открыта 1С, браузер с почтой и еще 3-4 вкладки, среди которых точно есть социальная сеть... При этом поступают телефонные звонки от коллег или клиентов, нужно срочно отправить договор, распечатать методичку и подбить отчет в Excel.

Это похоже на игру, в которой, как только вы пытаетесь доделать одно дело, возникает новое. Постоянное переключение между делами увеличивает время выполнения даже простой задачи.

Подобную загрузку современные руководители называют работой в режиме многозадачности.

В 2014 году ученые из Университета Сассекса провели исследование, в ходе которого выявили, что около 90 % людей используют два мультимедиа устройства одновременно.

Например, ноутбук и телефон для общения. Это тоже отражение режима многозадачности. Причем влияет он на людей, по мнению ученых, не очень хорошо.

Происходит снижение плотности серого вещества в передней коре головного мозга. Это как раз та часть мозга, которая отвечает за познавательные процессы.

Автор исследований Кепки Лох заметил, что подобный режим взаимодействия меняет структуру мышления у людей. Однако влияние таких изменений может быть как негативным, так и позитивным. Например, для людей с творческими способностями быстрое переключение между идеями сказывалось позитивно при реализации проектов .

Как поддержать работоспособность в течение дня

Древнегреческий оратор и государственный деятель Демосфен, чтобы повысить работоспособность, сбривал себе часть волос на голове. Выходить в люди в таком виде было стыдно, поэтому он оставался дома и целиком посвящал себя написанию речей.

А как повышают работоспособность руководители крупных российских компаний? Узнайте более 25 способов из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».

Многозадачность vs монозадачность

В том же 2014 году ученые из Монреальского университета проводили эксперимент с участием пожилых людей. Им было предложено решать 2 задачи, причем соотношение затрат времени было по принципу Паррето 20 / 80.

Испытуемые тратили на одну задачу 80 % времени, а на вторую – 20 %. Их мозговая активность при этом фиксировалась на МРТ.

Ученые зафиксировали повышенную активность мозга в зоне передней префронтальной коры. Это свидетельствует о том, что если человеку постоянно приходится выполнять несколько задач, то скорее всего его мозг начинает адаптироваться к новым условиям работы.

Но мозг не просто адаптируется. Такие тренировки приводят к выработке нового образа мышления и подхода к работе. Специалисту с многозадачным графиком намного сложнее концентрироваться на выполнении одного дела. Чем дольше он работает в режиме многозадачности, тем сложнее становится концентрироваться.

Такой подход приводит к ряду негативных последствий:

• Нарушение этики делового общения . Можно заметить, как человек в деловой беседе постоянно отвлекается от коллеги, проверяет почту, отвечает на телефонные звонки. Для собеседника это признак отсутствия интереса к диалогу. Происходит нарушение контакта, что способствует прерыванию деловых бесед . Ставит под сомнение профессионализм специалиста.
• Проблема с выполнением важных заданий . Чем сильнее человек погружается в многозадачность, тем сложнее ему концентрироваться на конкретном деле. Становится трудно фильтровать информацию и заниматься повседневной деятельностью.
• Эмоциональное выгорание . Постоянный стресс от напряженной работы при скапливающихся делах провоцирует выработку гормона стресса. Этот гормон подавляет активность и оставляет чувство полного изнеможения и усталости к вечеру.

Общепринятое мнение опытных руководителей: переключение между активностями снижает эффективность, поэтому лучше работать в режиме монозадачности. Так ли это?

Психологи Дэвид Санбонматсу и Дэвида Стрэйер вывели постулат монозадачности: лучше сосредоточиться на одном деле и завершить его, а потом уже переходить к следующему. Путем длительных исследований они определили, что у людей, которые выполняют сразу несколько дел, снижаются показатели IQ и продуктивность при решении логических задач.

Также психологи вывели понятие «ложная многозадачность», при котором наблюдается ряд симптомов:

• Трудно надолго сосредоточиться на одной мысли или задаче.
• Быстрая усталость от рутинной работы.
• Поиск новых ощущений.
• Импульсивные решения.

Однозначный ответ исследователей на поставленный вопрос – режим монозадачности эффективнее.

Но что делать, если рабочий день состоит из большого объема разных дел?

Альтернативный взгляд на работу в режиме многозадачности

Ален Блюдорн в своем исследовании выяснил, что способность работать в многозадачном состоянии зависит от предрасположенности человека. Сам Блюдорн проводил исследование несколько десятилетий, что говорит о его высоком уровне концентрации на одном деле.

Исследование показало, что есть полизадачные люди, которым свойственно делать несколько дел одновременно, при чем они могут выполнить их качественно.

Одним из ярких примеров полизадачного человека можно назвать Илона Маска , главу компании Tesla. Маск руководит несколькими компаниями. Сейчас он занимается проектами, связанными с космосом, бурением тоннелей, автомобилями и энергетикой.

Чтобы чувствовать себя комфортно в таком режиме работы, Маск разработал несколько правил:

• Он делит рабочий день на короткие отрезки, каждый из которых посвящен определенной активности.
• У него нет стандартного обеденного перерыва. Обедает и ужинает в перерывах между совещаниями.
• Подбирает в команду только тех людей, с которыми есть межличностное доверие.
• Имеет четкий распорядок дел на каждый день.

При таком режиме многозадачности Маск успешно находит время для своей семьи .

Сам Маск говорит, что секрет в разнообразном времяпровождении: он выезжает с детьми за город, на свои фабрики и даже ходит в поход с палатками.

Совет Илона Маска: плохие качества, которые приведут к успеху

Журнал «Генеральный Директор» рассказывает, какие негативные качества парадоксальным образом приводят руководителя к успеху и помогают строить бизнеc.

Работа в режиме многозадачности: эффект Зейгарник

В 1927 году был проведен эксперимент доктора психологических наук Блюмы Зейгарник. В нем были задействованы участники из разных возрастных групп. Каждому из участников было предложено решить 20 задач различного плана (от математических до абстрактных).

Участников периодически прерывали в момент, когда они были максимально сосредоточены на решении. Такой подход имитировал режим работы в условиях многозадачности.

По отзывам участников Зейгарник определила, что незавершенные дела запоминались на 90 % лучше тех, что были завершены.

Был сделан вывод, что открытие новых дел при наличии незавершенных не так уж страшно. Более того, если они важные и нужно хранить их в памяти, то прерывание может этому поспособствовать.

Метод «АБВГД» для работы в условиях многозадачности

Известный специалист по тайм-менеджменту Брайн Трейси предлагает использовать метод «АБВГД» и дает ряд базовых рекомендаций:

• Не открывать сразу несколько рабочих файлов или вкладок в браузере. Рекомендуется держать открытыми только те, в которых вы будете работать прямо сейчас.
• Рабочий день нужно планировать по часам. Дела разбиваются на небольшие по объему, под них планируется конкретное время.

Опрос 2 147 руководителей, у которых есть в подчинении сотрудники.
Статистика Службы исследований компании HeadHunter.

• Важную информацию сохраняйте на флеш-карту или другой носитель памяти . Большая перегрузка мозга приводит к потери части информации из оперативной памяти. Если информация понадобится вдруг на важном совещании, у вас под рукой будет надежный помощник в виде флеш-карты.
• Перед тем, как приступить к новому делу, стоит дать мозгу небольшой отдых . Например, пройтись по офису или сходить на обед в кафе.

Чтобы понять какое место занимает задача в рейтинге, используются буквенные обозначения:

• А – самые важные, если их не выполнить будут серьезные последствия для рабочей деятельности (срочное совещание у гендира, встреча с крупным клиентом по предварительной договоренности, годовой отчет в налоговую).
• Б – важные дела, которые влияют на результат рабочей деятельности, но их можно перепланировать на другое время (текущая работа в отделе, плановые звонки клиентам или коллегам).
• В – можно не выполнять, никак не влияют на бизнес (попить кофе, пообщаться с коллегами за обедом).
• Г – можно делегировать сотрудникам (назначить встречу с клиентом, подготовить аналитику для отчета).
• Д – эти задачи следует игнорировать (общение в социальных сетях в рабочее время).

Как работать со списком дел «АБВГД»

В начале недели нужно распределить дела по группам из алгоритма. Часто получается так, что в одной группе оказывается несколько задач. Это означает, что все они важные и их необходимо решать прямо сейчас.

Чтобы их распланировать, посмотрите в какой день недели вы будете делать эту работу. Если важные дела попадают в план в рамках одного дня, то выстроите приоритет между ними или разбейте на равные отрезки времени. Так вы сможете прогрессировать в течении дня по каждой из активностей.

По такой схеме распределяется объем работы на день, месяц, квартал или больший срок. При этом в деятельности будет постоянный прогресс, потому что выполняются именно важные задачи. Если время остается то переходим к мелким делам и текучке.

Многозадачность считается показателем продуктивности, компетентности и гибкости работника. Тех, кто способен быстро переключаться с одного дела на другое, от отчета к совещанию и обратно, считают достоянием компании.

Умение работать в условиях многозадачности - одно из требований к кандидату у многих и многих работодателей, что легко подтверждают описания вакансий на headhunter. К сожалению, в реальности многозадачность - не столь полезный навык.

Каждый день мы обнаруживаем, что пытаемся делать одновременно несколько дел. При этом режим многозадачности работает совсем иначе: мы становимся менее продуктивными, но испытываем более сильный стресс.

Как многозадачность мешает работоспособности

Предположим, вам нужно справиться с тремя простыми задачами: нарисовать 20 кружочков на бумаге, соединить 20 скрепок в цепочку и сложить 20 монет в стопочку.

Устройте соревнование с вашим коллегой или другом. Один из вас будет последовательно справляться с каждой задачкой: сначала кружочки, потом скрепки и в конце монетки. Второй должен переключаться между этими задачками: нарисовал 3-4 кружочка, соединил 3-4 скрепки, сложил 3-4 монеты - и возвращаешься к кружочкам.

Результат можно предсказать заранее. С работой быстрее справится человек, который не переключается между задачами, а завершает каждую перед тем, как перейти к другой.

Соединять скрепки и рисовать кружочки - не самая частая рабочая нагрузка (если только вы не воспитатель в детском саду). Давайте рассмотрим ситуацию, с которой мы могли бы столкнуться в обыденной жизни.

Предположим, мы делаем презентацию, параллельно поглядывая в свой аккаунт в вконтакте или разговаривая по телефону. Скорее всего, через полчаса мы заметим, что время куда-то утекло, а из всей презентации готова всего пара слайдов.

Чем больше у нас девайсов и аккаунтов в соцсетях, включая профессиональные, тем сложнее нам сосредоточиться на работе с одним из них. Все гаджеты и приложения устроены так, чтобы по умолчанию требовать вашего внимания и действий. « Ответь на звонок» , « кликни на ссылку» , « открой приложение» , « включи меня» . И сделай все это одновременно.

Если вы слушаете музыку во время работы, внимание рассеивается.

А что случится со временем, если мы не станем отвлекаться на мессенджеры и соцсети, а будем молча делать презентацию, одновременно слушая музыку? У ученых для нас снова плохие новости.

Если мы сталкиваемся с несколькими независимыми стимулами разной модальности (например, с презентацией, которая предполагает наши действия и занимает зрительный канал, и с музыкой, которая занимает аудиальный канал), наша производительность падает.

Пытаясь делать презентацию под музыку, мы медленнее воспринимаем информацию, которую должны отобразить на слайде, ошибаемся с оформлением и чаще путаем цифры. Причем чем старше становится человек, тем хуже он справляется с двумя делами одновременно. С возрастом снижается скорость реакции, и увеличивается вероятность ошибки.

Почему так? Нашему мозгу все равно, делать несколько дел или воспринимать информацию из нескольких источников. И в том, и в другом случае мозгу требуется время на обработку сигнала.

Исследователи Офир, Насс и Вагнер показали, что многозадачные люди, регулярно работающие с несколькими медиа-источниками, и люди, не злоупотребляющие многозадачностью, по-разному обрабатывают информацию.

Первым сложнее отсечь незначимые стимулы и не реагировать на них. Они с меньшей вероятностью проигнорируют не значимую информацию. «Многозадачных» людей проще проще заставить заниматься сторонними задачами, не важными для достижения для основной цели, чем «однозадачных».

Как работает мозг в режиме многозадачности

Механизмы кратковременной памяти просты и не « заточены» под многозадачность. Стараясь выстроить задачи в определенном порядке (я звоню, пока прозваниваю, дописываю письмо, после чего разговариваю), мы отключаемся от окружения. Нам приходится дробить фокус внимания на несколько частей. Но в том-то и проблема, что фокус внимания не дробится.

Неважно, какие метафоры используют сторонники многозадачности. Мозг человека работает не так, как компьютер.

Компьютер специально создан для многозадачности. Например, операционная система Windows может одновременно выполнять несколько процессов и программ, не теряя при этом ни в качестве работы, ни в производительности.

Microsoft Exel не начнет делать ошибки из-за того, что открыт браузер, а в нем - клип с youtube. Но человеческий мозг начинает переключаться между этими двумя задачами, теряя время как на переключение, так и на погружение в новый вопрос.

Наш мозг способен сконцентрироваться только на одном деле в один момент времени. Если речь идет о коротких задачах, рутине, хорошо знакомых действиях - многозадачность работает, ведь нам не приходится дробить внимание.

Если опыта достаточно, можно чистить картошку одновременно с просмотром хорошо знакомого сериала. Проблемы начинаются, когда как минимум одна из задач оказывается важной. Например, если вы общаетесь с клиентом или анализируете данные, параллельно общаясь с коллегами в корпоративном мессенджере.

Многозадачность рассеивает внимание и мешает сосредоточенности.

Плюсы и минусы многозадачности

Многозадачность - очень стрессогенный способ прожить свою жизнь и построить карьеру. Люди, которые практикуют многозадачность, действительно быстрее переключаются от одного дела к другому, но при этом успевают меньше.

У этого утверждения есть доказательства. Статья в « Журнале об экспериментальной психологии» сообщает, что студенты решали математическую задачу на 40% медленнее, если в процессе их просили переключаться на другие задачи.

Американские исследователи обнаружили, что люди, которые постоянно переключались с одной задачи на другую, делали в 1,5 раза больше ошибок, чем участники экспериментов, способные долго фокусироваться на одной задаче.

Последствия многозадачности

Когнитивная перегрузка

При работе в условиях многозадачности нам приходится прикладывать больше умственных усилий, чтобы обработать всю входящую информацию. Когда входящей информации много, на обработку уходит больше времени.

Неправильная оценка эффективности работы

Люди, которые считают себя многозадачными, часто сознательно создают себе такие условия для работы. Но объективно оценить свою эффективность они не в силах.

Подростки и дети хуже справляются с когнитивной перегрузкой, поэтому им следует избегать многозадачности. Даже если мы считаем, что по своей природе они к этому лучше приспособлены.

Уменьшение эффективности работы

Большая часть задач, поступающих к нам за короткий промежуток времени - отвлекающий фактор. По сути, многозадачность - это тренированная отвлекаемость, а не помощь.

Как показали психологи Финли, Бенджамин и МакКарли в своем исследовании, люди не способны адекватно оценить, насколько продуктивность упадет при работе в режиме многозадачности.

Проблемы с концентрацией и вниманием

Стремясь соответствовать требованиям вакансий, люди стараются развить в себе многозадачность, даже если от природы были к ней не склонны. К сожалению, многозадачность развивается в ущерб другим рабочим качествам.

Кол Ньюпорт, автор книги о том, как сфокусироваться на работе в отвлекающей среде, рассказывает, что многозадачность снижает нашу способность концентрироваться. При этом умение концентрироваться - один из важнейших навыков для выполнения сложной работы.

Потеря радости от работы

Нейробиологи Лох и Канаи обнаружили, что люди, практикующие многозадачность в работе с медиа, имеют меньшую плотность серого вещества в передней поясной коре головного мозга.

Передняя поясная кора задействована в механизмах мотивации и вознаграждения, и проявляет активность, когда нам нужно приложить мысленное усилие или сосредоточиться. Чем меньше плотность серого вещества в передней поясной коре - тем меньше радости от работы, требующей концентрации и мыслительных усилий.

Риск для жизни

Если вы удаленно участвуете в совещании и ведете машину, вы не сможете сосредоточиться на дороге. Это повышает вероятность аварии.
Несколько исследований показали, что, если водитель пользуется телефоном в пути, риск автомобильных аварий увеличивается в несколько раз.

Почему мы продолжаем делать несколько дел одновременно

Людям, практикующим многозадачность, требуется почти в полтора раза больше времени на завершение задачи. Почему тогда « многозадачники» продолжают ее практиковать?

Многозадачность выглядит эффектно

Если понаблюдать за человеком, практикующим многозадачность, покажется, что у него под контролем все вопросы одновременно. К тому же, многозадачность помогает создавать имидж занятого и востребованного человека.

Общество убеждено, что многозадачность - норма

Месседжи от телевидения, радио, журналов, друзей, книг, статей звучат так: « Вы с этим справитесь» . На самом деле, более 90% людей физиологически не приспособлены длительное время концентрироваться более, чем на одной задаче.

Делать одно дело несколько часов скучно

Режим многозадачности - способ устроить себе встряску, в которой уж точно не до скуки.

Иррациональное убеждение, что многозадачность помогает сделать больше дел

Когда человек хватается сразу за несколько дел, кажется, что он больше успевает. Легко попасть в ментальную ловушку: « Я должен сделать очень много. Мне стоит удвоить или утроить усилия» . Но эта убежденность не помогает, а выматывает.

Как отказаться от многозадачности

Если вы осознали проблему и хотите ее решить, предлагаем применить пять шагов, которые помогут избавиться от многозадачности без потери эффективности.
Осознайте, что работа в режиме многозадачности - это выбор, который мы можем изменить.

Расставьте приоритеты

В режиме многозадачности первостепенные вопросы могут отходить на второй план, так как сотрудники постоянно заняты - они реагируют на любой входящий сигнал, постоянно отвлекаясь от более важного и ценного дела.

Определите, какие задачи нельзя отложить или делегировать, и не тратьте силы и время на многозадачность. Поставьте уведомление « не беспокоить» на ваши мессенджеры и приступайте к делу, не отвлекаясь на уведомления и вопросы.

Планируйте ваш день и неделю

Планирование помогает:

• Замотивировать себя на достижение целей;
• Снизить уровень стресса (за счет предсказуемости);
• Избавиться от необходимости хранить все задачи в кратковременной памяти.

Заложите 5-10 минут в начале и в конце дня, чтобы составить план на следующий день и определить, что вы должны сделать.

Используйте помощники для планирования. Расписать задачи на день или неделю помогают доски Trello или приложение Todoist.

Анализируйте свои действия

Регулярно задавайте себе вопросы:

• Полезно ли то, что я делаю, для моей карьеры и компании?
• Правильно ли я распределяю нагрузку в течение дня?
• Какие изменения или инструменты помогут мне стать более продуктивным, и при этом меня разгрузят?

Учитесь концентрировать внимание

Практикуйте медитацию и работу с приложениями. Умение сосредотачиваться - навык, который удерживает нас от перехода в режим многозадачности и спасает от стресса.

Как быть, если я не могу отказаться от многозадачности

Как справиться с большим количеством задач, не испытывая стресс от того, что вы не можете завершить ни одну из них? Правильный ответ - чем меньше задач вы делаете одновременно, тем лучше.

Но как быть, если нас постоянно отвлекают? Вы пытаетесь написать письмо клиенту, но вам звонят. И вы уже не можете полностью сосредоточиться, потому что телефон звонит очень назойливо, и вы должны ответить. Справиться с подобной ситуацией помогает способ, который называют « Ментальное завершение» .

Как работает техника « Ментальное завершение»

Вы работаете - пишете статью или рабочее письмо. Звонит телефон, и вам нужно ответить. Мысленно скажите себе: « Я понимаю, что сейчас моя работа находится на такой-то стадии и завершена на столько-то» . Сохраните файл или письмо и возьмите телефон.

Пока будете разговаривать с собеседником, не возвращайтесь к предыдущей работе. Полностью сконцентрируйтесь на разговоре. Старайтесь успешно провести этот разговор: делайте заметки, задавайте собеседнику уточняющие вопросы.

Как только завершите разговор, положите трубку и осознайте, что звонок закончился. С этой задачей вы справились. Как можно скорее возвращайтесь к предыдущей задаче, не переключаясь на что-то совсем иное.

Важно дать себе время на ментальное завершение всех задач и даже мыслей. Это повысит вашу энергию, уровень концентрации и упорядоченность.

И все-таки, настоящие профессионалы приучаются не браться за несколько задач одновременно. Последуйте их советам: замедлитесь, погрузитесь в работу, начните и завершите ее. В долговременной перспективе вы оцените, насколько полезен этот навык. Вы сможете выполнять свои задачи быстрее и качественнее.

Будьте здоровыми и эффективными!

и почти все мы вынуждены работать в режиме многозадачности. Мы решили разобраться, как не вступать в конфликт со своим мозгом и при этом успевать все. Оказывается, это не так сложно.

Многозадачность – не вариант

Да, может казаться, что вы делаете много дел одновременно: отвечаете на звонок, параллельно выставляете счёт клиенту, ещё и кому-то в мессенджере пишете… Но на самом деле вы не выполняете много задач одномоментно, вы быстро переключаетесь между ними . Вместо того чтобы закончить одно дело и начать другое, вы прыгаете между процессами, по ходу растрачивая силы: вы теряете время на попытках вновь и вновь сосредоточиться на незаконченной задаче, у вас возникает нервное напряжение и даже…. падает IQ!

Поэтому вместо того чтобы привить вам умение работать в условиях многозадачности, мы предлагаем превратить вашу многозадачность в комфортную и простую последовательность дел. Больше никаких стрессов: вы будете работать в спокойном режиме, а успеете больше. Несколько ценных советов на этот счет мы нашли в книгах «Миф о многозадачности» Дейва Креншоу и «Однозадачность» Деворы Зак .

Творческие методы борьбы с отвлечениями

Иногда нужно применить смекалку и творческий подход, чтобы избавить себя от лишних переключений на сторонние задачи. Вот несколько приёмов, которые вам помогут. Обращаем внимание: это не навыки многозадачности, а наоборот - методы избавления от нее:

● Повесьте на дверь офиса табличку «Я занят(а)».
● Установите программы, блокирующие социальные сети в
определённые часы.
● Применяйте техники управления временем вроде Pomodoro.
● Не переносите на потом дела, которые занимают не более 5 минут.
● Отключайте Wi-Fi и передачу данных у сотового телефона.

Просто отключите телефон

Автоматизируйте выполнение задач

Некоторые задачи можно и нужно делегировать специальным сервисам. Скажем, если вы ежедневно составляете договоры, то стоит задуматься о том, как оптимизировать этот процесс. Например, CRM-системы автоматически , подставляя туда данные о клиентах.

Это лишь малая доля того, на что способны CRM-системы. А что еще?

Поработали - восстановились

Умение работать многозадачно зависит еще и от того, умеете ли вы отдыхать. Делайте регулярные перерывы. Не работайте залпом - периодически нужно просто отдыхать и не думать о работе. Журнал Time со ссылкой на научные исследования советует без отвлечений работать 52 минуты, после чего отдыхать 17 минут. Разумеется, не нужно стараться делать всё минута в минуту - просто помните соотношение «почти час - четверть часа».

Время любит учёт

Чтобы качественно распределять время, нужно понимать, на что вы его тратите. Специалисты советуют записывать в течение дня все задачи, которые вы делаете, и указывать, сколько на них ушло времени. Можно использовать для этого специальные компьютерные программы или мобильные приложения.

Учёт времени на примере приложения SaveMyTime. Кажется, кому-то надо поменьше «залипать» в телефоне.

FinExecutive Russia сайт 2020-03-23

Работа в режиме многозадачности: реальность или миф?

Некоторые работодатели полагают, что идеальный сотрудник эффективно выполняет свои обязанности на работе даже в режиме многозадачности. Поэтому при составлении резюме соискатели все чаще указывают это качество в числе своих преимуществ. Однако помните, что напряженный график и ускоренный ритм жизни способны не только снизить личную продуктивность и негативно отразиться на карьере, но и причинить серьезный вред вашему здоровью.

Мультизадачность. Опасный самообман

Результаты проведенных исследований показывают, что в определенный момент времени наш мозг способен концентрироваться на качественном выполнении только одной задачи. Несмотря на это до сих пор находятся те, кто готов отстаивать противоположную точку зрения. Ведь совсем недавно они консультировали коллегу по телефону, а одновременно с этим завтракали, просматривали почту и писали ответ на полученный запрос.

Но психологи называют это не выполнением нескольких дел одновременно , а примером постоянного переключения с одного занятия на другое. Если разговор нам не очень интересен, мы можем параллельно делать что-то еще, например, печатать. Однако, как только потребуется концентрация нашего внимания, мы отвлекаемся от клавиатуры и обдумываем свой ответ собеседнику. По окончании разговора мы вынуждены снова перечитывать текст письма, чтобы восстановить в памяти его содержание и попытаться уловить потерянную мысль.

Таким образом, те, кто воспевают культ мультизадачности, постоянно работают в режиме переключения. В итоге создается опасный цикл, на который тратится масса времени. Однако при этом дела, требующие умственного труда, выполняются медленно и непродуктивно. Проведите маленький эксперимент: выполните рабочую задачу, но при этом не отвлекайтесь на телефонные звонки, разговоры с коллегами и проверку почты. Вы убедитесь, что в таком режиме с поставленным заданием вам удастся справиться намного быстрее и эффективнее.

Как многозадачность влияет на качество вашей работы?

Если человеку регулярно приходится решать несколько задач одновременно, его мозг адаптируется к напряженному графику работы. В результате вырабатывается новый образ мышления, где с каждым разом становится сложнее концентрироваться на выполнении одного задания. Наряду с этим многозадачность способна спровоцировать и другие негативные последствия:

• Невежливость, неэтичное поведение. Вместо того чтобы внимательно слушать человека, сидящего напротив вас, вы отвлекаетесь на телефонные звонки, проверяете почту или отвечаете на сообщения в мессенджерах. Такое поведение раздражает собеседника и мешает вести конструктивный диалог. Это может поставить под сомнение ваш профессионализм и стать препятствием для дальнейшего карьерного роста.
• Сложности с концентрацией . Чем с большим количеством задач вам приходится справляться, тем сложнее становится сосредотачиваться и отфильтровывать ненужную информацию. Постепенно мультизадачность снижает ваше умение концентрировать внимание на конкретных деталях и даже ухудшает работу памяти.
• Стрессовое состояние . Напряженная работа, постоянные переключения на выполнение новых заданий провоцируют выработку в организме человека гормона стресса. Так, на сегодняшний день рекрутеры, размещая вакансии в it , часто делают акцент на данном пункте, а именно стресоустойчивость. Поэтому даже если рабочий день только начинается, вы уже чувствуете себя уставшим и измотанным.

4 шага, которые помогут вам снизить негативное влияние многозадачности

Учитывая причиняемый мультизадачностью вред, склонность к выполнению нескольких заданий одновременно можно отнести к разряду вредных привычек, которым необходимо противостоять. Как это сделать?

Шаг №1. Правило одной активной вкладки в браузере. Чтобы повысить способность концентрироваться на выполнении поставленной задачи старайтесь открывать на рабочем столе не более одной вкладки. К примеру, сначала ответьте на письма, полученные по e -mail , затем изучите корпоративные сообщения, просмотрите последние твиты и уже после этого переходите к рабочим программам.

Шаг №2. Планирование дел. Возьмите себе за правило планировать свой рабочий день. При этом постарайтесь не просто составить перечень задач, а и обсудить их с внутренним собеседником. Это позволит ощутить, что часть работы уже сделана и вам остается только закончить начатое.

Шаг №3. Использование «внешних носителей». Постарайтесь не перегружать свою память лишней информацией. Не держите в уме того, что можно записать в ежедневник или доверить функционалу современных технических устройств.

Шаг №4. Смена обстановки поможет вам сфокусироваться перед выполнением очередной задачи после завершения предыдущей. Например, в обеденный перерыв сходите в кафе или прогуляйтесь в соседнем сквере.

Posted On 11.06.2018

Как бороться с многозадачностью в современных условиях работы, когда темп всё ускоряется, а объём поступающей информации только возрастает, человек зачастую вынужден буквально разрываться между своими обязанностями, которые необходимо выполнять одновременно. Поэтому работодатели постоянно повышают требования к умению кандидатов работать в условиях многозадачности.

Что же имеется в виду под многозадачностью? Следует понимать, что это не выполнение несколько задач в одно и то же время, а умение переключаться между ними. Исследования мозга, в том числе с применением МРТ, показали, что человек не в состоянии одновременно обрабатывать всю поступающую информацию.

«Центры внимания» или, другими словами, отдельные участки мозговой активности удерживают информацию о текущих задачах и позволяют возобновлять работу с ними позже. Напрашивается вывод, что работа над несколькими задачами одновременно отрицательно сказывается на результате:

• Поступающая информация обрабатывается поверхностно
  Негативные физиологические реакции – рассеянное внимание, невозможность сконцентрироваться, сниженная скорость реакции, повышенная утомляемость, стресс
  Накапливаются незаконченные дела

Как следствие, люди, работающие над несколькими задачами одновременно, внешне могут выглядеть очень результативными, в действительности же эффективность подобной деятельности невелика. Некоторые изначально справляются с многозадачностью лучше остальных, однако этот навык, как и многие другие, можно развить.

Следующие приёмы помогут эффективно выстроить работу в условиях многозадачности:

• Грамотное планирование и расстановка приоритетов. Еженедельной и ежедневной рутиной должно стать выделение среди задач наиболее важных и сложных, которые следует поставить на первое место в списке. Менее важные и простые можно оставить напоследок.
  Конкретизация ежедневных задач, позволяющая «съесть слона по кусочкам».
  Установление сроков исполнения задач
  Последовательная реализация составленных планов и фиксирование результатов.
  Исключить работу одновременно над схожими задачами
  Использование внешних носителей избавит от необходимости держать в уме всю информацию.
  Жёсткое регламентирование и ограничение использования соцсетей в течение дня, работа с почтой в чётко определённое время.
  Смена обстановки, перерывы между большими объёмами работы
  Умение работать не смотря на внешние раздражители - фоновый шум голосов, техники, музыку и т.п.

Как видим, многозадачность может оказаться полезной. При грамотном планировании она действительно позволяет решать сразу несколько задач. Кроме того, развиваются возможности мозга. Люди, способные работать в условиях многозадачности, быстрее реагируют на изменяющиеся обстоятельства, способны моментально вникать в суть проблемы и тратить минимум времени на принятие решений в экстремальных ситуациях.

Мы привыкли восхищаться людьми, которые умеют делать всё и сразу. Совсем как Юлий Цезарь.

Опасная многозадачность

И действительно - в нашем вечно спешащем мире уже просто необходимо уметь делать несколько дел одновременно. Но несмотря на то, что всё чаще выходят технические новинки, дабы облегчить нам эту участь, начальству гораздо выгоднее поручить несколько заданий одному работнику, чем нанять нескольких работников. В этой статье мы попробуем разобраться, как справляться со всеми поставленными задачами, при этом выполняя каждую качественно.

Самая большая проблема многозадачности состоит в том, что это может снизить качество нашей работы - мы стараемся сделать несколько вещей сразу, и в, результате, мы делаем это хуже, чем если бы мы фокусировались на каждой задаче по отдельности.

Когда мы переключаемся с одной задачи на другую, наш мозг тоже должен переключиться, чтобы справиться с новой информацией. Если мы делаем это быстро, например, при многозадачности, мы просто не можем полностью сконцентрироваться на работе при каждом переключении. Таким образом, качество нашей работы страдает. И чем сложнее задачи, между которыми мы переключаемся, тем больше будет потеря качества. Например, было бы почти невозможно создать хорошую презентацию, эмоционально разговаривая с коллегой.

Многозадачность появляется чаще, когда вы работаете над проектом или заданием, от которого вы не в восторге. Например, создание годового отчета кажется вам делом не из приятных, и потому вы можете часто проверять свою электронную почту или заниматься побочными проектами, чтобы уменьшить страдания от текущей задачи.

Вот шесть советов, как препятствовать многозадачности в работе, снизить уровень стресса и стать более продуктивным:

Работая за компьютером, оставляйте открытой всего лишь одну вкладку. После выполнения задачи эту вкладку можно закрыть и открыть следующую. Говорят, что одновременно вести несколько дел помогает использование нескольких компьютерных мониторов - они решают проблемы с краткосрочной памятью и повышают продуктивность.

Прежде, чем начать работу над еще одной задачей, советуют ее предварительно разбить на подзадачи, используя технику «Помодоро». Суть этого метода в том, что, разбивая задачу (день) на структурированные части, вы сосредоточенно работаете над выполнением по 25 минут, делая кратковременные перерывы. Не забывайте, что можно использовать приложения для смартфонов, они есть и для iPhone/iPad, и для Android.

Важность планирования трудно переоценить, поэтому умение спланировать работу в режиме многозадачности будет крайне полезным. Важно научиться назначать приоритеты задачам и всегда решать в первую очередь самые важные и самые срочные. Знайте свое время, знайте свои задачи и планируйте их соответственно, советуют те, кто с этим легко справляется.

Каждый раз, когда вы идете, чтобы проверить свою электронную почту или перезвонить кому-нибудь в то время, когда вы на самом деле должны заниматься другим, сделайте глубокий вдох и не поддавайтесь искушению. Сосредоточьте свое внимание на том, что вы должны делать.

Если вы получаете звуковые уведомления, когда вам приходят письма или сообщения, выключите звук. Это может помочь вам избежать соблазна отвлекаться на посторонние дела. Для телефона есть специальное приложение Forest, которое помогает хозяину смартфона отложить устройство и сфокусироваться на работе. Приложение не позволит вам отвлекаться на любые уведомления, но позволит ответить на звонок.

Всякий раз, когда вы застали себя за выполнением нескольких дел сразу, остановитесь. Дайте себе пять минут, чтобы спокойно посидеть с закрытыми глазами. Даже такие короткие перерывы могут переориентировать ваш ум, снизить уровень стресса и улучшить вашу концентрацию. Кроме того, это даст вашему мозгу необходимый перерыв во время напряженного дня.

Понимая, что режим многозадачности сам по себе не всегда продуктивен, необходимо видеть различия между ситуациями, и понимать, когда действительно нужно выполнять несколько дел одновременно, и когда этого можно избежать. Надо стараться решать задачи по мере их поступления. За это ваш мозг скажет вам спасибо.