Ирина Давыдова

Время на чтение: 6 минут

А А

От обычных людей «суперпродуктивные» люди в целом ничем не отличаются — кроме, пожалуй, того, что они точно знают, как правильно использовать свое время, чтобы время работало на них. А эффективность работы зависит далеко не от объема потраченного времени, как некоторые думают, а от грамотного подхода к работе. Как говаривал Томас наш Эдисон, время – единственный наш капитал, потеря которого совершенно недопустима.

Как стать эффективным и преуспеть в карьере? Вашему вниманию – приемы, которые действительно работают!

1. Закон Парето

Если вы еще не слышали о данном принципе, он формулируется следующим образом: 20 % ваших усилий дают на выходе 80 % результата. Что касается оставшихся 80% усилий – они дадут лишь 20% результата.

Этот закон Парето позволяет заранее прогнозировать результаты и более эффективно работать. Главный принцип – выполнять 80% работы в те 20% времени, когда вы наиболее продуктивны в работе. Все остальные 20% работы можно выполнять в оставшееся время.

Естественно, в приоритете – важнейшие задачи.

Видео: Как увеличить работоспособность и как стать эффективным?

2. 3 главные задачи

В наше время ежедневники есть практически у всех: это стало даже модным – записывать длинные списки дел на год, на месяц вперед и на «завтрашний день». Увы, следуют этим спискам немногие. Потому что списки слишком длинные, и организовать себя крайне сложно. Как быть?

Утром, пока пьете кофе с бутербродом, напишите себе 3 главные задачи на этот день. Не нужно длинных списков – только 3 задачи, которые вы обязаны выполнить, даже если вам лень, некогда, болит голова и молоко убегает.

Заведите себе эту полезную привычку, и вы даже не заметите, как ваши дела пойдут в гору.

3. Делаем меньше, но лучше

Что это значит? В течение дня выбираем время, которое нужно для релаксации. Хотя бы полчаса-час. Не обязательно качаться в позе лотоса или включать в офисе Нирвану на полную катушку – выбирайте свой любимый способ релаксации, который будет допустимым в условиях работы — и отдыхайте.

Важно сбросить стресс, выровнять дыхание, сконцентрироваться на спокойствии и собственной успешности.

И помните, что послерабочее время – оно ТОЛЬКО ДЛЯ ОТДЫХА! Никакой работы в вечерние часы и выходные!

4. Перерывы обязательны!

Купите себе таймер — и заведите его на 25 мин. Именно столько времени вам дается на работу без перерыва. После сигнала таймера отдыхайте в течение 5 минут. Можно покидать дротики или даже успеть мини-партию в пинг-понг – главное, отвлечься от работы.

Теперь можно снова включать таймер. Если задача сложная, то таймер можно ставить на час — но тогда и перерыв нужно увеличивать соответственно.

5. Садимся на информационную диету

Привычка – сидеть в новостях в соцсетях и на новостных сайтах – отнимает катастрофически много времени. Если вы посчитаете, сколько времени вы тратите на просмотр новостной ленты, фотографий друзей и комментариев неизвестных вам пользователей, вы ужаснетесь – вы могли заработать в 2 раза больше денег (если, конечно, работа у вас сдельная).

Что делать? Полностью исключите эту «блажь» из своего графика хотя бы на неделю — и сравните результаты в работе.

6. Ищем четкую цель

Если цель отсутствует, то и добиться ее невозможно. Если вы сами не знаете, чего конкретно хотите успеть, например, за сегодня, то вы и не успеете.

План должен быть четким, и он обязательно должен быть. Например, сделать конкретный «кусок» заказа, чтобы завтра вы могли перейти к следующему этапу. Или написание отчета на за абстрактную неделю, а за два дня и ни часом больше.

Жесткие рамки заставят вас сгруппироваться и успевать больше, чем вы, как вам казалось, можете. И никаких себе поблажек!

Видео: Как повысить эффективность своей деятельности?

7. Стимул для себя, любимой (любимого)

Найдите для себя поощрение, которое вы обязательно себе позволите после рабочей недели. Например, поездка, о которой вы мечтали, и проч. Работать только лишь ради работы вам однажды надоест, и никакие приемы тогда не помогут повысить эффективность и справиться с депрессией.

Поэтому любите себя сегодня — и учитесь расслабляться, тогда завтра вам не придется напрягаться сильнее, чем того требует ситуация.

8. Телефон – только для дела

Избавляйтесь от дурацкой привычки – болтать по телефону. Во-первых, вы отнимаете у себя же драгоценное время, а во-вторых, это вредно для здоровья.

Если вам неловко прерывать собеседников, то используйте хитрости, гуляющие даже по современным «статусам» пользователей, например, «Если сразу сказать, что у вас садится батарея телефона, то можно узнать главное за первые же 2-3 минуты».

9. Учитесь говорить «нет»

К сожалению, излишняя мягкость и стеснительность не позволяет нам отказывать и говорить «Нет» нашим родственникам, коллегам, друзьям — и даже посторонним людям.

В итоге мы делаем чужую работу, слушаем о чужих проблемах, сидим с чужими детьми и т.д. При этом наша личная жизнь остается в стороне, а рабочее время заполняется решением чужих проблем.

Что делать? Учитесь говорить «нет»!

10. Учитесь пользоваться ежедневником

Конечно, электронный лучше – он напомнит вам о важных делах. Но и от бумажного не отказывайтесь.

Ежедневник дисциплинирует и разгружает память, перегруженную цифрами, встречами, координатами, планами и проч.

11. Начинайте работу раньше всех

Приступать к работе, когда еще никто не пришел, или все еще пьют кофе и травят анекдоты — гораздо приятнее. Отсутствие коллег обычно позволяет лучше настроиться на работу и быстрее включиться в трудовой день.

Вставайте раньше, пейте кофе заранее (найдите приятное кафе для 20 минут личной радости поутру) — и приступайте к работе самым первым.

12. Учитесь отсеивать не слишком важные дела от очень важных

Мы распыляемся на тысячи дел, тратим драгоценное время на ненужные задачи, и потом удивляемся – куда мы дели столько времени, и почему теперь нужно вместо отдыха доделывать все заказы, которые уже «горят».

А все дело — в неспособности отличить важное и второстепенное.

13. Делайте все важные дела сразу!

Не откладывайте на час, на два и на завтра все срочные дела. Звонки, срочные письма и прочие моменты следует делать в процессе работы «по ходу пьесы», чтобы потом они не свалились на вас снежным комом под вечер или под конец недели.

14. Проверяйте почту и мессенджеры только в конкретно отведенное время

Если вы будете постоянно отвечать людям на письма и сообщения, то потеряете до 50% рабочего времени. Продуктивные люди оставляют проверку почты на нерабочее время.

И, кроме того — используйте сортировку писем по важности. Есть письма, которые действительно требуют срочных ответов, а есть те, которые могут без вреда для вас лежать неоткрытыми и неделю – сортировка сбережет ваше время и нервы.

15. Используйте современные технологии так, чтобы они работали на вас, а не наоборот!

С приходом новых технологий в нашу жизнь многие стали ленивы и несконцентрированы, а значит — непродуктивны и неэффективны. Но помните, что интернет нужен не для «зависания в соцсетях», автоматическая программа исправления ошибок не делает вас грамотным, а электронная «напоминалка» не делает дела за вас.

Эффективные и продуктивные люди настраивают фильтры, расставляют приоритеты, используют специальные приложения, облегчающие жизнь, и могут защититься от разрушительного воздействия технологий.

Коммуникация может быть как намеренной, так и не?намеренной, эффективной и неэффе ктивной. Требуется ли пробел после частиц "НЕ"?

В данном случае лучше писать слитно: как намеренной, так и ненамеренной.

	Вопрос № 284085

Верна ли пунктуация? Снижение уровня профессиональных навыков служащих, как следствие, неэффе ктивный менеджмент повлекут за собой еще большее снижение удовлетворенности населения деятельностью органов местного самоуправления.

Ответ справочной службы русского языка

Между однородными членами необходимо добавить союз и: Снижение уровня профессиональных навыков служащих и, как следствие, неэффе ктивный менеджмент повлекут за собой еще большее снижение удовлетворенности населения деятельностью органов местного самоуправления.

	Вопрос № 281743

Добрый день! Слитно или раздельно в таком случае пишется "не" и какой частью речи является "эффективный"? Заранее спасибо!
Антибиотики. Не эффективны при гриппе и простуде.

Ответ справочной службы русского языка

Эффективный – прилагательное. Возможно слитное написание и раздельное: неэффе ктивны и не эффективны. При раздельном написании подчеркивается отрицание.

	Вопрос № 280344

Здравствуйте? А какого рода даты?) можно ли сказать, к примеру, "Неэффе ктивное" 31 декабря? Если можно, ответьте побыстрее, пожалуйста! С наступающими!

Ответ справочной службы русского языка

В сочетании 31 декабря легко восстановить пропущенные слова: тридцать первое (число) (месяца) декабря. Поэтому – средний род (по слову число ): неэффе ктивное 31 декабря.

	Вопрос № 279093

Добрый день. Нужна запятая в скобках?
Неэффе ктивные фразы, а также отключенные за низкий CTR() уточняются системой.

Ответ справочной службы русского языка

Лучше: Неэффе ктивные и отключенные из-за низкого CTR фразы уточняются системой.

	Вопрос № 271482

Здравствуйте!
Какой из приведенных вариантов является корректным?

Вариант 1. Часто мы предпринимаем столько разных, но не эффективных действий, когда достаточно лишь одно

Вариант 2. Часто мы предпринимаем столько разных, но не эффективных действий, когда достаточно лишь одного

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Часто мы предпринимаем столько разных, но неэффе ктивных действий, когда достаточно лишь одного...

	Вопрос № 258677

Здравствуйте!
Пожалуйста, подскажите, как правильно написать словосочетание страны-члены ЕС (через дефис) или страны – члены ЕС (через тире)?
И второй вопрос: можно ли сказать "недостаток организации и координации"? Или лучше "неэффе ктивность организации и координации"? (используется в перечислении причин проблемы).
Заранее спасибо!

С уважением, Елена

Ответ справочной службы русского языка

1. В этом случае ставится тире.

2. "Недостаток" (нехватка) и "неэффе ктивность" - слова с разными значениями. Выберите то, которое лучше подходит по смыслу.

	Вопрос № 236906

Подскажите, является ли оборот "с точки зрения чего-либо/ кого-либо" вводным и выделяется ли запятыми? Например, в предложении: " Подобное действие с точки зрения религии является неприемлемым".

Ответ справочной службы русского языка

Оборот со словами с точки зрения обособляется, если имеет значение "по мнению" и относится к лицу (т. к. точка зрения и мнение может быть только у лица). Например: Сотрудники, с точки зрения директора, работают неэффе ктивно. В приведенном Вами предложении запятые не требуются.

	Вопрос № 207683

Добрый день! как правильно писать: _ "неэффе ктивное использование бюджетных средств" или "не эффективное испоьзование бюджетных средств"? - "контроль за целевым использованием бюджетных средств" или "контроль над целевым использованием бюджетных средств"?

Ответ справочной службы русского языка

1. Если есть противопоставление, корректно раздельное написание. Иначе -- слитное. 2. Оба варианта корректны.

	Вопрос № 205631

Скажите,пожалуйста, неэффе ктиван в этом случае пишется слитно? : разработка и реализация таких программ «под копирку» неэффе ктивна.

Ответ справочной службы русского языка

Слитное написание корректно.

Иногда сотрудник, на которого возлагали большие надежды, их не оправдывает. Работник показывает низкую эффективность и система контроля персонала это только подтверждает. Чтобы найти выход из положения, нужно разобраться в причинах отсутствия результата.

Для того чтобы работник справлялся с ежедневными задачами, он должен владеть всеми необходимыми возможностями, компетенциями и навыками, а так же быть мотивированным. Потому причины неэффективности связанны с двумя компонентами: возможности и мотивация. Основатель и СЕО Advanced Performance Institute Бернард Марр, специалист по повышению эффективности бизнеса, выявил 7 основных причин низкой эффективности сотрудников:

1. Нехватка ресурсов

Иногда для успешного решения задачи работнику не хватает времени, денег, людей, инструментов или других материальных ресурсов. С такой проблемой справится легче всего, она понятна. Однако в анализе ситуации все-таки полезно опираться на объективные данные: система контроля персонала покажет, действительно ли время этого сотрудника тратится эффективно, на что именно оно уходит и как можно улучшить ситуацию. Нужно объяснить сотруднику, что при возникновении проблем лучше как можно раньше обратить к руководству, чтобы снизить негативный эффект от выполнения задачи без необходимых ресурсов.

2. Препятствия «не по рангу»

Взаимодействие с высокопоставленными лицами, другими департаментами и отделениями бывает затруднено, и рядовой сотрудник не в силах справиться с задачей. В таком случае нужна помощь менеджера: постараться найти выход из проблемы, которая мешает эффективной работе и тормозит процесс. Контроль персонала подразумевает не только наблюдение, но и своевременное реагирование на возникающие сложности.

3. Недостаток компетенций и навыков

Частой причиной низкой производительности становится отсутствие необходимых навыков, знаний и квалификации. Новая должность, новые функции и обязанности, которые достались специалисту, – могут потребовать и новых компетенций. Если их не хватает, то это серьезно мешает работать и быть эффективным. Нередко в рамках контроля персонала можно обнаружить, что один специалист выполняет работу другого. В системе учета рабочего времени CrocoTime это отражает показатель «непрофильное время».

4. Неясные ожидания

Еще одной причиной низкой эффективности может стать отсутствие ясных ожиданий и четких параметров, связанных с задачей или проектом. В таком случае сотрудник может неправильно понять, что от него требуется и ожидается в итоге. Если это так, то нужно еще раз обсудить проект, разобрать все непонятные моменты и ожидаемые итоги работы. Нужно убедиться, что ситуация всем ясна, во избежание недопонимания в будущем. И тогда, выполняя контроль персонала уже в процессе осуществления проекта, сотрудники покажут более высокую продуктивность.

5. Отсутствие признания

Когда сотрудники хорошо поработали, похвала и признание им необходимы. Если этого нет, то мотивация снижается, темп и усердие в работе тоже. Непризнанные успехи крайне негативно сказываются на удовлетворенности некоторых людей своей деятельностью. И после успешно завершенного, но не отмеченного похвалой, проекта сотрудники снизят активность, и автоматизированный контроль персонала покажет негативную динамику – снижение производительности персонала. Повысить продуктивность сотрудников можно, достаточно справедливо оценить их успешную работу и усердный труд, который они проделали для решения прошлой задачи.

6. Безнаказанность

Это противоположная проблема. Если работа плохо выполнена или сорваны сроки, но никто не наказан, сотрудники могут подумать, что теперь все может сойти с рук. Чтобы этого не допустить, ситуацию следует критически оценить и назначить дисциплинарные меры за некачественную работу. Об этих мерах нужно оповестить сотрудников еще до того, как они будут применены. Инструменты контроля персонала и их работы должны быть понятны и прозрачны для работников.

7. Профессиональное выгорание

Для работника, который «перегорел», нужен новый импульс. Когда сотрудник истощен и вымотан работой, это не значит, что он не способен к продуктивному труду. Скорее это значит, что способности специалиста в такой момент используются не полностью. Низкая производительность может быть пассивной попыткой саботировать какое-либо решение руководства, что тоже стоит иметь в виду.

Решение проблемы низкой продуктивности будет напрямую зависеть от причин ее породивших. А так все они очень отличаются, то грамотный анализ ситуации и верное определение причин проблемы, помогут найти верное решение.

Я планировала начать серию статей о повышении ответственности ваших подчиненных. А кто-то из читателей, возможно, заинтересуется развитием собственной ответственности. Однако в последний момент я решила сделать «врезку» про увольнение работника по инициативе работодателя. Неожиданно, зато оправдано с точки зрения ресурсов. Ну, зачем, спрашивается, тратить силы и время на развитие сотрудника, если давно уже хочется с ним расстаться? Тем более что я сама на днях не без труда рассталась с сотрудником, который долгое время не давал необходимых результатов.

Итак, в данной статье речь пойдет о высшей степени управленческой ответственности – об увольнении неэффективного сотрудника.

Увольнение работника по инициативе работодателя — как это делается?

Как правило, руководитель достаточно много времени тратит на попытки улучшить ситуацию, в которой ранее исполнительный и трудолюбивый работник перестает соответствовать произошедшим в компании или подразделении изменениям. Мы не сразу замечаем, что кто-то из подчиненных не вписывается в новые правила, не хочет больше «стараться», «изображает бурную деятельность», а то и просто саботирует поставленные задачи и создает в отделе напряженную ситуацию. Принять решение об увольнении неэффективного работника всегда очень сложно, особенно если вы относитесь к категории руководителей, которые ценят кадровый ресурс, обладают высокой степенью ответственности и в первую очередь видят свои собственные управленческие недоработки. Но рано или поздно наступает момент, когда терпеть уже нет сил. Что же можно и нужно делать в таком случае? Об этом по порядку.

Во-первых, вы должны убедиться в том, что действительно сделали все возможное для исправления ситуации в сторону улучшения: четко и конкретно ставили задачи, помогали справляться с трудностями, информировали работника о происходящих в компании изменениях, давали справедливую обратную связь о его успехах и недоработках. Если вы поступали именно так, а результаты сотрудника не улучшались, и вам приходилось все чаще переделывать его работу, значит, настало время действовать более решительно. Увольнение работника по инициативе работодателя — это единственное решение в данной ситуации.

Увольнение неэффективного сотрудника — основные шаги

Далее необходимо предпринять действия для сбора доказательств неэффективности работника. Это могут быть любые организационные или административные документы, в которых четко видно отсутствие либо результата, либо действий по их достижениям: служебные записки с жалобами на данного сотрудника, аналитика снижения динамики продаж или даже электронная версия контроля за временем прохождения через проходную. Мне, например, хватило распечаток телефонных звонков, где явно прослеживалась тенденция к снижению результативности. Наиболее объективным и точным инструментом сбора доказательств является проведение независимой экспертизы о компетентности работника и его соответствии занимаемой должности: аттестация или . В таком случае у руководителя появляется аргументированное обоснование для проведения процедуры увольнения работника по инициативе работодателя, которое поможет справиться с эмоциональной привязанностью. Не секрет, что часто руководители «жалеют» сотрудника, который при увольнении неэффективного сотрудника лишится привычного заработка, или чувствуют признательность к работнику за то, что некоторое время назад он проявлял необходимую лояльность или поддержал руководителя в трудной ситуации. Отчеты по итогам оценки помогут руководителю настроиться на отношения «ничего личного, только бизнес».

Обозначайте в разговоре с сотрудником свое неудовольствие от его работы, но не шантажируйте увольнением работника по инициативе работодателя. К моменту, когда вы запланируете расставание, сотрудник должен прийти к пониманию, что вы не довольны его работой. Однако если вы будете грозить увольнением неэффективного сотрудника, он может юридически, технически и морально подготовиться к этому и помешать вам осуществить принятое решение. На практике многие руководители излишне эмоционально демонстрируют свое неудовлетворение как раз в надежде на то, что подчиненный устанет от постоянных придирок и решит уйти самостоятельно. К сожалению, это не действует в отношении наиболее безответственных и инертных работников, которые предпочитают терпеть неудобные для себя эмоциональные всплески начальства, вместо того чтобы начать поиск новой работы и попробовать изменить свою профессиональную карьеру. Особенно часто такие ситуации возникают с людьми пенсионного и предпенсионного возраста.

Следующим шагом должна быть юридическая консультация с экспертом по кадровым вопросам. Вам необходимо четко понимать, какие действия соответствуют, а какие противоречат Трудовому законодательству. Четкое понимание рисков и возможностей даст необходимую уверенность при проведении процедуры увольнения работника по инициативе работодателя. К моему сожалению, в этих вопросах я не могу дать конкретных рекомендаций. Но однажды один грамотный юрист дал мне отличный совет: работник никогда не сможет доказать в суде, что заявление по собственному желанию было написано им по принуждению. Этим приемом я пользовалась неоднократно, помогая своим клиентам расставаться с неэффективными сотрудниками.

Но вот и настал момент, когда необходимо раскрыть карты: документы собраны, оценка проведена, руководитель морально и юридически подготовлен к разговору с сотрудником, заявка на открытие вакансии подана в отдел подбора. Можно начинать увольнение неэффективного сотрудника.

Вы должны определиться с местом и временем для разговора с сотрудником, что имеет большое значение. По выбору места рекомендация одна – это должен быть ваш кабинет. Таким образом вы обеспечите себе моральное и административное превосходство. Время для разговора я советую выбрать ближе к концу рабочего дня, чтобы разволновавшийся работник не оказывал влияния ни на вашу рабочую деятельность, ни на работу своих коллег. Выбирайте такое время, когда можно будет отключить телефон и не ожидать никаких визитов. Хорошо если рядом с вами будет еще один авторитетный коллега, которому вы доверяете, и который поддерживает ваше решение. Это может быть вышестоящий руководитель (тогда и разговор можно провести в его кабинете), юрист из отдела кадров или независимый консультант. Увольнение работника по инициативе работодателя — это комплексное мероприятие, соответственно, и подходить к нему лучше комплексно.

Увольнение работника по инициативе работодателя — пример

Пригласите сотрудника зайти в ваш кабинет. Не объясняйте зачем. Просто: «Зайди». Постарайтесь быть эмоционально нейтральным: ни волнения, ни суеты, ни мнимой любезности быть не должно. Попросите его присесть и сразу берите быка за рога. Положите перед сотрудником чистый лист бумаги и ручку.

• Егор, я прошу Вас написать заявление об уходе по собственному желанию.
• Я давно недовольна Вашей работой и сейчас прошу Вас написать заявление по собственному желанию.
• Но почему?
• Служебная записка от Главного инженера с описанием Вашей грубости по отношению к нему явилась последней каплей. Я хочу расстаться по-хорошему, поэтому прошу Вас написать заявление.
• Но ведь я Вам объяснял, почему это произошло. Там были объективные причины!!!
• Егор, я приняла решение и больше не хочу выслушивать Ваши комментарии, поэтому прошу Вас написать заявление.
• Можно я выйду покурить? Вернусь и напишу.
• Напишите и идите курить сколько хотите.
• Я хочу подумать.
• Здесь нечего думать, я уже приняла решение. Доказательства Вашей неэффективности у меня в отчетах. Прошу Вас написать заявление.

Этот метод называется «Заезженная пластинка». Вы повторяете свои требования, практически не вступая в диалог с собеседником. Важно не отпускать работника из кабинета, пока он не напишет. Для него это шоковая ситуация, к которой он не готов. Под воздействием этих чувств он в 90 случаях из 100 напишет требуемую бумагу. Здесь действует известный психологический прием, когда человек, находящийся в подчинении, не решается встать из-за стола, пока начальник не разрешит. Хотя и имеет на это полное право. Но если предоставить ему тайм-аут, он может сделать один звонок для получения либо юридической, либо эмоциональной поддержки, и тогда вам придется действовать по процедуре увольнения работника по инициативе работодателя.

Да, я знаю, что это моральное давление. И я знаю, что это некорректно с точки зрения этики. Да, это тяжело эмоционально. Однако зачастую просто нет другого выхода с точки зрения бизнеса.

• Когда работодатель платит 20 рублей за работу, которая стоит 10 – это тоже аморально, я считаю.
• Когда неэффективный сотрудник расхолаживает работу всего подразделения – это аморально.
• А руководитель, который допускает такую ситуацию – поступает безответственно! Предлагаю подумать о том, что данному работнику вы приносите неоценимую пользу, помогая ему стать более эффективным. В другой компании.