Jam rapat kantor yang melelahkan bukanlah mitos, bukan hal yang aneh dan bukan pahlawan lelucon. Realitas kehidupan saat ini sedemikian rupa sehingga hingga 50% waktu kerja dihabiskan untuk obrolan kosong yang tidak membuahkan hasil. Kehidupan yang semakin cepat menentukan aturan baru budaya kantor, mengadakan rapat yang cepat dan produktif adalah bagian dari etika perusahaan.

Apa itu pertemuan bisnis?

Bisakah rapat lima menit, rapat perencanaan, rapat diklasifikasikan sebagai rapat kantor? Apa tujuan dari format kerja kolegial ini? Apa metode yang diterima secara umum untuk melakukannya dan bagaimana mencapai dampak tertinggi setelah pertemuan berakhir?

Pertemuan bisnis adalah format kerja di perusahaan yang mengejar tujuan perencanaan reguler dan memantau pelaksanaan tugas yang direncanakan dari semua layanan organisasi. Ini adalah alat yang efektif untuk mengelola personel dan mendapatkan umpan balik cepat dari karyawan. Benar, alat ini bekerja dengan sukses hanya di tangan pemimpin yang kompeten.

Sebelum memperkenalkan bentuk komunikasi seperti itu dengan karyawan ke dalam mode kerja, perintah yang sesuai biasanya dikeluarkan, yang diterima setiap peserta rapat dengan tanda tangan untuk ditinjau dan dilaksanakan. Badan pesanan menunjukkan tujuan, sasaran, waktu dan tanggal pertemuan bisnis, serta daftar peserta, aturan dan struktur agenda.

Tujuan umum mengadakan pertemuan bisnis adalah untuk melibatkan karyawan, layanan dan divisi, baik manajer maupun personel lini, dalam proses manajemen dan pengambilan keputusan.

Rapat bisnis meliputi rapat perencanaan, rapat operasional, rapat lima menit, di mana vektor pengembangan perusahaan secara keseluruhan disepakati dan taktik serta strategi perusahaan dikembangkan, tugas-tugas khusus ditetapkan. Pada rapat perencanaan, masalah terkini diselesaikan, semacam pengingat, rekonsiliasi jalan umum. Operativka - pertemuan cepat untuk menyelesaikan beberapa masalah atau situasi konflik dalam tim. Tujuan utama pertemuan bisnis adalah untuk mengatur dan memecahkan masalah baru.

Jika perusahaan mulai bingung dengan konsep ini, efisiensi jam kerja akan terus menurun.

Kesalahan utama selama pertemuan bisnis

Rapat yang tidak efektif menunjukkan ketidakdewasaan pemimpin dan / atau penyelenggara format komunikasi karyawan ini. Dalam bisnis apa pun, diperlukan pengalaman dan keterampilan yang dapat menyampaikan garis umum perusahaan kepada karyawan dan memanfaatkannya secara maksimal.

Sinyal utama dari ketidaklayakan rapat adalah ketidakpuasan timbal balik dengan hasil: pemimpin sedang menunggu tanggapan dari bawahannya, yang, pada gilirannya, ingin mendapatkan kondisi yang paling menguntungkan untuk diri mereka sendiri. Namun, pada saat yang sama, pada pertemuan tersebut, tidak ada seorang pun, dengan siapa pun, yang menyetujui apa pun.

Pada saat yang sama, penyakit kantor berkembang - citra munafik dari partisipasi yang tertarik dalam pertemuan bisnis, yang sebenarnya adalah obrolan kosong, diskusi tentang gosip kantor. Bagi karyawan upahan, acara seperti itu bersifat menghibur, ada kesempatan lain untuk tidak bekerja, tidak melakukan tugas rutin sehari-hari.

Cukup sering, setelah obrolan yang diatur seperti itu, manajer mulai menuntut hasil dari karyawan, konflik kepentingan terjadi, diikuti dengan pemecatan karyawan, terkadang seluruh departemen.

Salah satu kesalahan paling umum selama rapat bisnis adalah presentasi keputusan kepala yang tidak terstruktur, ketika alih-alih bertukar pikiran, manajer puncak menetapkan persyaratan yang berlebihan, dan tim, yang tidak dapat memenuhinya, pada gilirannya mengajukan alasan mengapa proposal tidak dapat bertemu.

Hal ini terjadi karena seringkali pemimpin sendiri tidak mengetahui apa yang diinginkannya, dan tidak mencari cara untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Rahasia Rapat yang Efektif

Agar pertemuan dapat berlangsung dengan efisiensi tertinggi dan memberikan hasil yang signifikan, penggagas bentuk kerja kolegial ini perlu mengetahui beberapa rahasia.

Menetapkan tujuan pertemuan. Setiap bisnis dimulai dengan penetapan tujuan yang tepat. Sebelum mengumpulkan karyawan untuk rapat bisnis, penyelenggara perlu menjawab sejumlah pertanyaan:

Kelayakan penyelenggaraan rapat;

Regulasi yang benar dan topik yang tepat;

Penanda yang memungkinkan untuk menilai keefektifan acara.

Pemimpin adalah ahli strategi yang mampu menetapkan tugas yang jelas dan spesifik. Bawahan adalah spesialis yang mengetahui alat apa yang digunakan untuk mengimplementasikan tugas.

Penunjukan penanggung jawab rapat. Setiap pertemuan bisnis berlangsung sesuai dengan hukum standar genre - pertama, persiapan menyeluruh dilakukan, penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk mengundang karyawan, untuk mengumpulkan harapan dan saran, memimpin setiap item dalam agenda, pemain dan sekretaris, memperbaiki tahapan rapat, pengisian risalah dan laporan.

Pemilihan peserta yang optimal. Keberhasilan rapat sangat bergantung pada mereka yang akan mengikuti rapat bisnis tersebut. Tidak dapat diterima untuk melibatkan karyawan yang tidak kompeten dalam acara seperti itu yang dapat membawa acara tersebut ke arah lain. Pemilihan spesialis yang siap untuk membahas masalah yang diangkat pada pertemuan bisnis harus dipercayakan kepada ahli strategi penyelenggara yang kompeten.

Menetapkan peraturan. Pertemuan bisnis, tergantung pada masalah yang ditangani dan ukuran perusahaan, biasanya sesuai dengan durasi standar - dari tiga puluh menit hingga dua jam. Rapat perencanaan harus diakhiri dalam lima hingga sepuluh menit, dan operasi - dalam empat puluh menit - satu jam.

Mempersiapkan rencana pertemuan. Sebelum pembukaan pertemuan bisnis, setiap peserta menerima rencana agenda terperinci, materi pelaporan, yang dengannya ia dapat menyiapkan pertanyaan dan / atau laporannya.

Contoh struktur agenda. Dokumen ini dapat mencakup poin-poin penting yang terkait dengan manajemen operasional, taktis dan/atau strategis perusahaan. Struktur agenda biasanya mencakup daftar tugas khusus yang ditentukan oleh rencana perusahaan, dan cara untuk menyelesaikannya. Selain itu, mungkin ada tugas tambahan dalam agenda yang ingin diselesaikan dalam waktu dekat.

Mengadakan rapat. Agar pertemuan bisnis dapat diadakan seefisien mungkin dan tidak berubah menjadi pelanggaran hukum yang berlarut-larut, Anda harus memulainya tepat waktu, berpindah dari pertanyaan ke pertanyaan dengan cepat, tanpa goyah. Penting untuk meringkas hasil antara setelah setiap masalah yang dibahas, menunjukkan waktu dan tanggal yang tepat, karyawan yang bertanggung jawab untuk pelaksanaannya. Pada saat yang sama, diskusi perlu dikurangi seminimal mungkin, hanya memungkinkan klarifikasi dalam pengembangan solusi.

Pengukuran efisiensi. Setiap pertemuan yang diadakan harus dianalisis kesesuaiannya dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas suatu rapat diukur dari proporsionalitas hasil yang diinginkan dalam kaitannya dengan biaya yang diperlukan untuk melaksanakannya.

Kontrol dan analisis. Setelah keefektifan pertemuan bisnis tercapai, perlu untuk mengontrol hasilnya dan melakukan analisis menyeluruh. Kemampuan untuk mengukur, menganalisis dan mengontrol semua data adalah kualitas pemimpin yang bijaksana yang dapat membawa perusahaan menjadi pemimpin pasar.

Catatan untuk pemimpin yang cerdas

Pertemuan bisnis paling baik diadakan di awal hari, saat karyawan mampu menghasilkan solusi yang kompeten.

Kode etik perusahaan harus memuat algoritma, jadwal rapat dan frekuensinya, peraturan, maksud dan tujuan. Yang terbaik adalah mengadakan pertemuan seperti itu pada hari Senin, ketika Anda perlu mengatur tugas mini untuk minggu itu dan mencatat periode pelaporan sebelumnya.

Setiap karyawan harus mengetahui waktu, tempat, dan tanggal pertemuan bisnis reguler dan bersiap untuk itu. Item ini paling baik tercermin dalam tanggung jawab pekerjaan setiap karyawan, yang menunjukkan tingkat tanggung jawab dan partisipasinya. Begitulah etika hubungan layanan, yang pelanggarannya menyebabkan penyakit serius pada tim.

Sebagai bagian dari rapat, seringkali terjadi penolakan dari pihak karyawan, yang harus didiagnosis tepat waktu dan disingkirkan dengan terampil, tanpa menimbulkan sabotase dan konflik kepentingan internal. Jika di perusahaan dengan gaya manajemen otoriter perlawanan seperti itu tidak terjadi pada rapat karena ketakutan atau ketidakpastian, itu harus diprovokasi secara artifisial. Jika tidak, dalam proses pelaksanaan dan penyelesaian tugas yang ditetapkan, masalah serius dapat muncul karena ketidaksetiaan karyawan kepada perusahaan.

Untuk mencegah praktik ini, masalah pada tahap memilih tujuan dan menetapkan tugas untuk bawahan harus diminimalkan. Untuk melakukan ini, perlu membagikan "anting-anting kepada semua saudari", yaitu, menyibukkan staf dengan hal-hal penting: untuk mempercayakan seseorang dengan tahapan sulit dalam mengembangkan dan mengimplementasikan suatu proyek, untuk mendelegasikan kendali atas pelaksanaan kepada orang lain, untuk memotivasi orang lain untuk "prestasi" dengan meningkatkan otoritas dalam tim, menunjuk sementara bertindak sebagai manajer lini atau mendemotivasi karyawan yang sangat bersemangat.

Tanggung jawab karyawan untuk pemenuhan tugas yang diberikan harus didistribusikan sedemikian rupa sehingga dapat dikendalikan dengan nyaman. Pada setiap pertemuan, penting untuk meringkas dan merayakan karyawan yang sangat menonjol dan menghukum mereka yang bersalah dan menyabotase pekerjaan di depan seluruh tim. Di belakang punggung karyawan, tidak boleh ada diskusi dan keputusan, karena bahaya pecahnya konflik intra-perusahaan langsung muncul.

Berguna bagi setiap manajer untuk mengetahui perbedaan antara rapat kantor, rapat perencanaan dan rapat operasional mulai dari brainstorming, tukar pendapat, diskusi. Kedua format manajemen melibatkan penerimaan umpan balik, tetapi dengan cara yang berbeda. Pertemuan bisnis adalah teknologi untuk mengatur orang dan menetapkan tugas taktis dan strategis, dan format diskusi adalah komunikasi informal, penanda bahwa pemimpin tidak berpengalaman dan tidak tahu bagaimana mengatur pertemuan, mengarahkannya ke arah yang benar.

Selain itu, pertemuan bisnis dibagi menjadi:

Instruktif, ketika pemimpin mendistribusikan instruksi yang tepat dan menerima umpan balik dari bawahan;

Operasional, di mana tugas saat ini diselesaikan;

Bermasalah, ketika beberapa masalah tim diselesaikan dan rencana bertahap untuk mengatasi situasi krisis saat ini sedang dikembangkan.

Banyak perusahaan modern berdosa dengan format bisnis yang membingungkan, menyeret tim ke dalam jurang kebingungan, konflik, dan diskusi tentang masalah yang sama sekali tidak berfungsi. Penataan format adalah bagian dari budaya yang tunduk pada standar perusahaan yang ketat.

Evaluasi efektivitas pertemuan bisnis

Bagaimana memahami bahwa pertemuan bisnis diadakan dengan kompeten dan sangat efisien? Pertanyaan-pertanyaan berikut perlu dijawab:

Apakah tujuan yang ditetapkan sebelum acara tercapai?

Apakah seluruh agenda telah dipertimbangkan? Apakah semua masalah telah dibahas?

Apakah Anda mengikuti aturan yang ditetapkan?

Apakah semua keputusan sudah dikomunikasikan kepada pelaksana?

Apakah para pemain memahami tugas dan tenggat waktu mereka dengan benar?

Saat menjawab pertanyaan ini, komponen kuantitatif akan muncul - berapa banyak orang yang terlibat dalam penyelesaian masalah, berapa jam kerja yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas, berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk ini, dan seterusnya. Penanda kuantitatif adalah alat yang baik untuk menganalisis kinerja dari waktu ke waktu dan membandingkannya dengan periode sebelumnya.

Sebagai aturan, rapat yang dilakukan secara efektif, ketika semua tujuan tercapai pada waktu yang tepat, memberikan hasil yang nyata.

Melakukan rapat yang sangat efektif adalah seni yang nyata, di mana pemimpin masuk sebagai konduktor, sekretaris sebagai biola pertama, dan seluruh tim sebagai orkestra utuh. Persiapan yang cermat dan pelaksanaan pertemuan bisnis yang kompeten menentukan skor apa yang akan dimainkan oleh organisme hidup ini - musik klasik yang dapat membangkitkan emosi yang antusias dan menginspirasi kemenangan di masa depan, atau hiruk-pikuk suara yang membunuh segala sesuatu di sekitarnya.

Manajemen yang cerdas bergerak ke arah Anda, Tuan-tuan!

Zhanna Pyatirikova khusus untuk portal bisnis BZZN.ru

Top Gear UK: Rapat perencanaan paling baik dilakukan dalam suasana santai

Di banyak tim, rapat perencanaan dipraktikkan, di mana para pemimpin membagikan tugas dan menguraikan taktik umum pekerjaan untuk waktu dekat. Banyak lembaga pemerintah mengadakan rapat perencanaan pada Senin pagi.

Beberapa orang menganggap rapat hanya membuang-buang waktu, tetapi di sisi lain, tanpa diskusi rutin tentang masalah terkini, pasti akan banyak tindakan yang tidak terkoordinasi. Di sini, seperti biasa, keseimbangan itu penting.

Misalnya, banyak lembaga pemerintah yang mengadakan rapat perencanaan setiap minggu dan mengumpulkan semua staf di sana. Ini adalah contoh klasik membuang-buang waktu. Tidak setiap minggu ada masalah akut yang penting bagi seluruh tim. Pada saat yang sama, setiap orang harus hadir di acara semacam itu. Bahkan mereka yang tidak terpengaruh secara langsung atau tidak langsung oleh agenda saat ini. Rapat dan pengarahan telah menjadi contoh klasik pemborosan waktu dalam buku manajemen waktu.

BAGAIMANA CARA MEMEGANG PLANNERCH YANG SEMPURNA?

Tidak ada yang sempurna. Tidak ada yang tahu bagaimana melakukan rapat perencanaan dengan benar. Ada terlalu banyak variabel di sini. Pertemuan perencanaan seperti apa yang dibutuhkan tim Anda tergantung pada berapa banyak orang yang Anda miliki dan jenis aktivitas apa yang Anda lakukan. Saya hanya dapat memberikan ringkasan singkat tentang apa yang saya lihat di berbagai organisasi.

Ketika saya bekerja di institut, kebetulan saya bekerja di dua divisi struktural. Keduanya berlatih pertemuan dengan pemimpin. Mereka terjadi secara tidak teratur dan dalam kedua kasus tersebut cukup produktif. Kami dapat mendiskusikan semua masalah mendesak. Ada satu kekurangan dari rapat perencanaan ini - terkadang (tidak selalu) membosankan, karena tidak semua pertanyaan menyangkut saya dengan satu atau lain cara.

Saya juga bekerja di sebuah organisasi swasta di mana tidak ada rapat perencanaan sama sekali. Bagaimanapun, bekerja sebagai programmer, saya beruntung selama sekitar 2,5 tahun hanya berbicara dengan sutradara secara langsung beberapa kali. Sisa waktu bekerja saya terlibat dalam pekerjaan langsung saya dan mendiskusikan hasil pekerjaan dengan manajer dalam mode saat ini. Ini cukup untuk mata.

Di organisasi lain, saya melihat rapat perencanaan harian yang dilakukan setiap pagi, terlepas dari apakah ada agenda aktual atau tidak. Menurut selera saya, rapat perencanaan harian sudah terlalu banyak. Misalnya, jika setiap pagi semua anggota tim menghabiskan 15 menit untuk rapat perencanaan dan 15 menit lagi untuk kembali ke aktivitas sehari-hari, maka 2,5 jam waktu yang terbuang untuk setiap karyawan setiap minggu bertambah dalam seminggu. Ini lebih dari 5% dari total waktu kerja. Selama sebulan sudah berjalan lebih dari 10 jam. Setuju - itu terlihat.

Selain rapat perencanaan pagi, saya juga menemui praktik rapat perencanaan malam yang berlangsung dalam suasana santai, ketika banyak hal yang sudah dilakukan dan tidak ada yang terburu-buru. Saya pribadi lebih menyukai format ini daripada rapat perencanaan pagi.

Adapun rapat perencanaan mingguan, mungkin diperlukan. Tetapi Anda perlu mencoba melakukannya dalam format yang paling ringkas. Jangan menunda diskusi selama berjam-jam. Apalagi jika banyak orang yang berpartisipasi dalam pertemuan tersebut.

MENGAPA KELOMPOK PAGI JAHAT?

Saat orang mulai bekerja, saat mereka bangun, beberapa waktu berlalu. Kemudian mereka baru mulai menjalankan bisnis mereka - dan mereka terganggu oleh pertemuan pagi. Kemudian, setelah rapat perencanaan, mereka kembali bekerja. Dan - Tuhan melarang seseorang akan mengalihkan perhatian mereka dari bisnis setelah rapat perencanaan. Kemudian pada jam 11 pagi Anda harus pergi makan siang, dan setelah makan malam akan membuat Anda mengantuk. Pagi adalah waktu terbaik dan paling produktif. Saya tidak akan menghabiskannya untuk rapat perencanaan harian.

PERTEMUAN BERDIRI DI OLEH

Jika hanya ada sedikit orang dalam tim, mengapa tidak mengadakan rapat sambil berdiri di lorong. Dengan gaya hidup yang tidak banyak bergerak, ini juga lebih sehat dan membuat Anda merasa lebih bebas. Banyak pelatih bisnis menyarankan untuk menerapkan ini dalam praktik sehari-hari. Anda dapat mengambil ide ini lebih jauh dan mendiskusikan masalah pekerjaan di meja makan atau saat berolahraga di gym perusahaan. Pikirkan sendiri - Anda melakukan dua hal sekaligus, dan selain itu, Anda mendiskusikan proyek kerja dalam suasana yang paling santai dan dapat berbicara dengan rekan kerja lebih terbuka daripada di kantor.

Kepala departemen adalah orang yang sangat sibuk. Indikator, peraturan, penyelesaian masalah kompleks, mengatur semua orang dan segala sesuatu untuk bergerak menuju tujuan - semuanya ada di pundaknya. Semakin tepat seperangkat alat manajemen dipilih, semakin efektif pemimpinnya. Apakah layak menghabiskan waktu untuk alat seperti rapat perencanaan di divisi linier?

Bahkan di perusahaan di mana rapat perencanaan diwajibkan dan diatur, manajer sering mendekati mereka secara formal - membalas untuk pertunjukan dan bekerja. Rapat perencanaan dianggap membuang-buang waktu, yang dikemukakan oleh para ahli teori. Moto mereka adalah "Praktisi perlu bekerja, bukan berkonsultasi." Pada saat yang sama, di perusahaan yang rapat perencanaannya opsional dan merupakan inisiatif pribadi, ada manajer yang, tanpa pengingat tambahan, mengumpulkan karyawan pada waktu tertentu dan berbicara dengan mereka.

Mengapa para pemimpin "aneh" ini begitu "tidak efisien" membuang-buang waktu mereka yang berharga, jika tidak ada yang mewajibkan mereka melakukannya? Saya harus mendalami masalah ini akhir-akhir ini. Krisis telah mengharuskan manajer puncak untuk terjun lebih dalam ke bisnis. Aturan main di pasar telah berubah, dan agar perusahaan tidak hanya bertahan, tetapi juga menggunakan krisis untuk memperkuat posisinya di pasar, perlu untuk lebih dekat dengan pelanggan - baik eksternal maupun internal. .

Untuk menanggapi perubahan dengan cepat dan meningkatkan tingkat kendali atas situasi, saya, antara lain, mulai secara teratur mengikuti rapat perencanaan di departemen dan membandingkan berbagai gaya pelaksanaannya. Angka-angka tersebut mengungkapkan: dari 12 departemen profil tunggal di mana penjualan dan penegakan kontrak dilakukan, indikator tertinggi dan paling stabil adalah tempat rapat perencanaan diadakan setiap minggu. Dan ini bukan kebetulan.

Tujuan pertemuan

Jika manajer menjawab pertanyaan tentang tujuan rapat perencanaan: "Karena memang seharusnya begitu", lebih baik tidak diadakan sama sekali. Acara formal apa pun "untuk pertunjukan" hanya berhasil dalam hal negatif, mereka mengajari Anda untuk bekerja bukan untuk hasil, tetapi untuk "penampilan gerakan menuju tujuan". Nama "plannerka" menunjukkan bahwa tujuannya adalah untuk memperbarui gerakan sesuai dengan rencana yang direncanakan menuju tujuan yang ditetapkan.

Jika kita mempertimbangkan peristiwa ini dari sudut pandang siklus Deming (Plan - Do - Check - Akt), maka rapat perencanaan adalah kegiatan kontrol (Check) reguler untuk menarik kesimpulan dan, jika perlu, mengoreksi gerakan. (Akt). Tapi ada statistik untuk ini! Apakah layak mengumpulkan lebih banyak orang? Ini tentu saja sepadan, dan fungsi utama rapat perencanaan membantu kami memastikan hal ini.

Fungsi utama perencana

1) Informasi. Karyawan memiliki beberapa cara untuk mendapatkan informasi tentang situasi di perusahaan dan pasar:

• informasi resmi yang diterbitkan, yang terkadang diabaikan atau tidak sepenuhnya dipahami;
• gosip, seringkali sangat jauh dari kebenaran, tetapi didiskusikan dengan senang hati di kantin dan ruang merokok;
• informasi langsung, dengan penjelasan dan penekanan pada poin-poin penting, yang diberikan pemimpin pada rapat perencanaan, memberikan perhatian untuk mengatasi keberatan dan mengurangi keefektifan dari mulut ke mulut.

Dan wajib memberi tahu karyawan tentang pergerakan departemen di sepanjang jalur yang dimaksud.

2) Kontrol. Selain figur yang kering dan kategoris, kemampuan mengontrol atmosfer dalam tim, memperjelas alasan sukses atau menurunnya performa. Berdasarkan hasil rapat perencanaan, sering ditemukan kegagalan dalam rantai interaksi di dalam unit dan di perusahaan, dan manajer segera mengambil tindakan untuk menghilangkannya.

3) Motivasi. Karyawan membutuhkan perhatian. Ingat efek Hawthorne yang terkenal dalam manajemen - produktivitas tenaga kerja meningkat dari fakta bahwa perhatian diberikan pada aktivitas karyawan. Rapat perencanaan adalah salah satu cara terbaik untuk secara teratur mengingatkan karyawan bahwa mereka penting dan pekerjaan mereka mendapat perhatian yang cukup.

Salah satu karyawan di departemen melakukan terobosan, lepas landas - alasan yang bagus untuk mengakui pencapaian dan, jika perlu, mendukung semangat kompetitif di departemen. Namun, selain angka, Anda perlu melihat mata karyawan Anda. Manajer perlu mendengarkan dengan cermat karyawan mereka. Perilaku karyawan telah berubah, sekring telah hilang - alasan bagi manajer untuk memasukkan percakapan individu ke dalam rencana mingguan.

4) Pendidikan. Dalam fungsi ini, rapat perencanaan merupakan alat yang sangat diperlukan untuk menyederhanakan pekerjaan manajerial manajer yang sulit. Selama seminggu, kasus kerja, indikasi untuk semua orang, berlangsung - kepala menuliskannya dan mengumumkannya pada rapat perencanaan. Jadi, kebutuhan yang mengganggu untuk mengulangi hal yang sama kepada orang yang berbeda berkali-kali tetap ada di masa lalu, dan kami secara teratur dan sadar "mempertajam" alat kerja kami.

5) Organisasi. Merupakan praktik yang baik untuk mengundang perwakilan dari departemen terkait ke pertemuan, terutama pada saat-saat inovasi. Kesempatan untuk menjalin atau menyesuaikan interaksi, menghilangkan konflik, bertukar pengalaman.

6) Mendisiplinkan. Pada motivasi, sebagai alat manajemen, ada satu kelemahan yang sangat signifikan: aksinya berumur pendek. Hanya sedikit orang yang mampu memotivasi diri sendiri, dan orang dengan kemampuan inilah yang paling sering menjadi pemimpin.

Disiplin, ritual dan aturan rutin, termasuk rapat perencanaan, dirancang untuk membantu memotivasi karyawan. Planerka adalah sebuah acara. Karyawan terbiasa dengan fakta bahwa mereka tidak hanya membutuhkan pelaporan dalam jumlah, tetapi juga kemauan untuk membenarkan indikator mereka. Pertanyaan disiapkan untuk rapat perencanaan, karyawan mengumpulkan dan mentransfer kasus ke kepala, yang menurut pendapat mereka harus ditunjukkan ke seluruh departemen. Seperti makan malam keluarga pada hari Jumat, rapat perencanaan menjadi tindakan disipliner kebiasaan sesuai aturan, ketika setiap orang harus menunda urusannya, memastikan untuk hadir di tempat kerja, dan akhirnya saling berhadapan. Ini sangat penting.

Seberapa sering mengadakan pertemuan

Saya percaya bahwa pengarahan tim harian hanya cocok untuk pendatang baru yang membutuhkan gaya manajemen pendampingan dan dukungan di setiap langkah. Untuk tim yang mapan, rapat perencanaan harus diadakan setiap minggu. Hal utama adalah bahwa itu dilakukan pada hari yang sama, pada waktu yang sama, dan kira-kira bertepatan dalam durasi dan urutan tindakan, yang memungkinkan untuk mempertahankan fungsi pendisiplinan.

Contoh skenario perencanaan yang mungkin:

• Kepala membuat pesan informasi, setelah hasilnya, karyawan dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi.
• Manajer mengumumkan indikator yang direncanakan dan mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentangnya. Mengatur janji temu individu sesuai kebutuhan.
• Pemimpin berbicara tentang studi kasus minggu ini atau memperkenalkan karyawan yang diundang.
• Manajer mengklarifikasi apakah ada masalah pekerjaan mendesak yang penting untuk seluruh departemen dan memerlukan diskusi pada rapat perencanaan. Mengevaluasi masalah, memutuskan apa yang akan segera didiskusikan, apa yang membutuhkan keputusan yang tertunda.
• Pemimpin berbicara tentang rencana untuk minggu ini - acara penting, rapat, dan menyelesaikan rapat perencanaan.

Biaya waktu

Untuk waktu yang lama, kami menghabiskan waktu - inilah alasan utama mengapa para pemimpin menolak mengadakan rapat perencanaan. Ini mengarah pada penolakan total terhadap alat ini, atau semuanya bermuara pada monolog singkat pemimpin tanpa umpan balik dari bawahan. Hanya fungsi informasi dan sedikit pendisiplinan yang dipertahankan.

Ini sebenarnya masalah: mengelola "secara manusiawi" lebih mudah daripada bekerja dengan kelompok. Mengelola dinamika kelompok adalah seni menjadi pemimpin yang baik. Tujuannya adalah mengadakan rapat perencanaan secara singkat dan jelas, dan pada saat yang sama mendapatkan umpan balik dari karyawan, yang akan membantu, jika perlu, mengoreksi pergerakan. Durasi optimal hingga 20-45 menit. Saat ini sejak masa kanak-kanak yang diletakkan dalam diri kita sebagai periode konsentrasi.

Kekuatan seorang pemimpin adalah dia menetapkan aturan. Untuk mencegah rapat perencanaan meregang, perlu dibuat "kontrak untuk rapat perencanaan" dengan karyawan. Sebagai contoh:

• Kami hanya membahas masalah umum, kami mengambil yang spesifik untuk keputusan individu.
• Kami pendek dan to the point.
• Kami tidak terganggu oleh masalah pekerjaan, kami mengalihkan ponsel ke mode getar.
• Dengan menyatakan masalah, kami menawarkan solusi.
• Masalah non-kerja dibahas di luar jam kerja.

Seperangkat aturan dapat bervariasi tergantung pada situasinya. Hal utama adalah pemimpin mengatur peraturan dan tidak menyelidiki masalahnya sendiri. Tujuan dari rapat perencanaan adalah untuk mengidentifikasi, dan keputusan dapat dibuat nanti, dengan hati-hati menimbang dan mempelajari semua detail saat departemen bekerja. Hal utama adalah menunjukkan kepada karyawan bahwa masalah yang disebutkan sedang diselesaikan. Terkadang ada situasi di mana rapat perencanaan melampaui waktu yang ditentukan, intensitas dalam tim terlihat jelas. Maka Anda perlu mengatur pertemuan tambahan, seringkali setelah jam kerja. Ini adalah keahlian seorang manajer - untuk mencegah situasi memanas, untuk mengidentifikasi penanda yang menunjukkan aspek negatif dalam tim.

Tentunya akan memakan waktu untuk mengimplementasikan alat perencanaan di departemen. Terkadang Anda harus melakukan lebih dari satu acara sebelum alat tersebut menjadi benar-benar efektif. Ketika seorang manajer terbuka terhadap umpan balik, dia akan terkejut mendengar banyak hal yang tidak terucapkan yang sudah lama ingin dikatakan oleh karyawan, tetapi tidak pernah memiliki kesempatan. Dan kemudian dia bertanya! Anda harus memikirkan peran bawahan Anda dan penggunaannya dalam dinamika kelompok, bekerja dengan keberatan, dan berdebat di level tertinggi. Banyak pemimpin tidak melakukan persis seperti ini - menjadi, dan beralih ke manajemen individu, yang jauh lebih padat karya dan kurang efektif, ketika hanya ada dua langkah menuju sukses.

Manajer yang menguasai alat ini dengan baik menggunakannya di departemen mereka dengan sukses besar, karena mereka dapat mengevaluasi keefektifannya. Rapat perencanaan bukanlah peninggalan masa lalu dan bukan formalitas, tetapi salah satu alat paling modern dan efektif yang membantu menyelesaikan tugas yang paling sulit untuk dikelola - pencapaian tujuan unit. Dan justru dari tujuan inilah kesuksesan seluruh perusahaan terbentuk.

« RAM” adalah rapat singkat yang diadakan setiap hari, yang tugasnya mendengarkan laporan pelaksanaan tugas, menetapkan tugas baru, dan yang terpenting, segera menyelesaikan masalah yang muncul. Diskusi minim. Selain analisis dan umpan balik, "operator" memainkan peran sebagai "motivator", yaitu menyiapkan karyawan untuk hari baru sehingga mereka bangun, mendapatkan suasana hati yang baik dan memulai tugas mereka.

1. Operativka diadakan setiap hari pada pukul 09.30, melalui Internet atau interkom. Jumlah waktu yang dihabiskan tidak boleh melebihi 15 menit. Direktur eksekutif perusahaan bertanggung jawab untuk melakukan "operasi operasional".

2. Komposisi peserta "RAM" adalah kepala divisi struktural dan cabang perusahaan.

3. Dalam proses melakukan “pertemuan operasi”, jangan mengungkit masalah diskusi yang bisa diselesaikan dalam urutan kerja, klarifikasi dapat diterima, bukan diskusi.

4. Manajer dan spesialis yang berpartisipasi dalam "operasional" harus merencanakan hari kerja mereka sedemikian rupa sehingga kehadiran mereka wajib.

5. Jika ada peserta karena alasan obyektif tidak dapat hadir pada "rapat operasional", maka ia wajib memperingatkan direktur eksekutif tentang hal ini terlebih dahulu, serta memberikan laporan tertulis tentang pelaksanaan tugas yang diberikan. dan daftar masalah saat ini.

« Planerka» - rapat yang lebih lama, diadakan 2 kali sebulan, di mana tugas jangka panjang dipantau dan ditetapkan, indikator kinerja utama, termasuk keuangan, dipantau, pesanan dan instruksi baru disampaikan kepada kepala departemen, keputusan dibuat untuk mengalokasikan sumber daya tertentu, pada pengaturan prioritas saat ini, serta menyimpulkan hasil untuk periode yang lalu.

1. "Planerka" diadakan dua kali sebulan (pada hari Selasa) pukul 17.00, jumlah waktu yang dihabiskan tidak boleh melebihi 1,5 jam. Tempat ditentukan dan diumumkan sebelumnya. Direktur eksekutif perusahaan bertanggung jawab untuk mengadakan rapat perencanaan.

2. Susunan peserta rapat perencanaan adalah para kepala bagian struktural dan cabang perusahaan. Jika perlu, "perencanaan" dapat dilakukan dalam format yang diperluas, dan karyawan perusahaan lainnya dapat diundang ke sana.

3. Dalam proses mengadakan rapat perencanaan, jangan mengungkit masalah diskusi yang bisa diselesaikan dalam urutan kerja, klarifikasi dapat diterima, bukan diskusi. Laporan pemenuhan tugas yang ditetapkan pada rapat perencanaan sebelumnya diberikan dalam bentuk jawaban atas pertanyaan: “Apa yang direncanakan? Apa yang dilakukan? Apa yang belum dilakukan dan mengapa? Apa lagi yang perlu dilakukan untuk mencapai hasil? Sebelum rapat perencanaan dimulai, setiap peserta wajib menyusun daftar masalah yang akan diselesaikan.

4. Hasil rapat perencanaan yang efektif adalah keputusan. Saat meringkas, perlu dirumuskan dengan jelas tindakan apa yang perlu dilakukan, tenggat waktu pelaksanaannya, dan juga nama orang yang bertanggung jawab yang mengontrol pelaksanaan tugas tertentu.

5. Risalah rapat perencanaan disimpan oleh direktur pelaksana, salinannya diberikan kepada semua peserta dalam waktu 1 hari.

6. Manajer dan spesialis yang berpartisipasi dalam rapat perencanaan harus merencanakan hari kerja mereka sedemikian rupa sehingga partisipasi mereka bersifat wajib.

7. Jika ada peserta karena alasan obyektif tidak dapat hadir pada rapat perencanaan, ia wajib memberi tahu direktur eksekutif tentang hal ini terlebih dahulu, serta memberikan laporan tertulis tentang pelaksanaan tugas dan daftar yang diberikan. dari pertanyaan saat ini.

Direktur ________________________

(1 suara, rata-rata: 5 dari 5)