De ce este atât de dificil să alegi între sarcinile prioritare și cele secundare? Cercetările efectuate de neurologul Antonio Damasio arată că luarea deciziilor este indisolubil legată de emoții. Prin urmare, nu este surprinzător faptul că anxietatea și depresia sunt adesea caracterizate ca stări de blocare și incapacitate de a lua decizii. Utilizarea unor instrumente simple precum Eisenhower Matrix ajută nu numai la înțelegerea lucrurilor, ci și la reducerea stresului emoțional. De-a lungul timpului, stăpânind principiile acestui concept, puteți învăța să distingeți ușor și rapid între important, urgent, secundar și inutil.

Se crede că Matricea Eisenhower este direct legată de cuvintele lui Dwight D. Eisenhower: „Am două probleme: urgente și importante. Urgent nu este important și important este urgent.”

Dwight D. Eisenhower este cel mai bine cunoscut drept al 34-lea președinte al Statelor Unite (din 1953 până în 1961). Înainte de a deveni președinte, a fost general și a comandat forțele aliate în timpul celui de-al Doilea Război Mondial. În 1950, Eisenhower a devenit primul Comandant Suprem Aliat al NATO din Europa.

Activitățile profesionale specifice l-au forțat în mod constant pe Eisenhower să ia decizii dificile și să se concentreze pe diferite sarcini în fiecare zi. Pentru a optimiza procesul, el și-a creat propria metodă, care a devenit cunoscută pe scară largă ca matricea Eisenhower. Astăzi, poate fi folosit nu numai de generali, ci și de oamenii obișnuiți până la gospodine - ajută la prioritizarea sarcinilor curente și la ordinea lucrurilor.

Cum se utilizează Matricea Eisenhower

Acest instrument este potrivit pentru cei care sunt pregătiți și capabili să evalueze importanța sarcinilor lor și să le clasifice clar. Metoda presupune împărțirea sarcinilor și acțiunilor în patru grupe:

1. urgent și important;
2. important, dar nu urgent;
3. urgent, dar nu important;
4. nici urgent, nici important.

Scopul final al metodei Eisenhower este de a ajuta la filtrarea problemelor secundare din deciziile importante și de a se concentra pe ceea ce contează cu adevărat.

Dacă ne imaginăm matricea Eisenhower ca o imagine, atunci va arăta astfel:

Semnificația cadranelor din matrice

Sarcinile sunt împărțite în cadrane specifice, care, la rândul lor, determină când și pentru cât timp puteți finaliza sarcina.

• Cadranul I - „Fă-o acum” (urgent și important)

Aceasta include sarcini prioritare care necesită atenție imediată. Au termene stricte și trebuie efectuate înainte de orice altceva și personal.

• Cadranul II - „Decideți când o veți face” (important, dar nu urgent)

Acest cadran este partea strategică a matricei, ideală pentru dezvoltarea pe termen lung. Elementele pe care le include sunt importante, dar nu necesită o atenție imediată. În același timp, sarcinile au un anumit termen limită și sunt îndeplinite și personal.

• Cadranul III - „Delegați cuiva” (urgent, dar nu important)

Apelurile telefonice, e-mailurile și planificarea întâlnirilor și a evenimentelor se încadrează în acest cadran. Aceste tipuri de sarcini nu necesită de obicei atenție personală, deoarece nu implică un rezultat măsurabil. Cadranul III vă ajută să minimizați distracția de la munca importantă. Delegarea vă permite să vă concentrați pe lucruri mai importante.

• Cadranul IV - „Fă-o mai târziu” (nu este important, nu este urgent)

Activitățile care se încadrează în Cadranul IV sunt activități conexe care nu oferă nicio valoare. Mai simplu spus, acesta este ceva care poate fi întotdeauna amânat fără teama de vreo consecință. Aceste lucruri iau timp și stau în calea sarcinilor mai importante pe care le contribui la primele două cadrane.

Alegerea unei culori pentru matrice

Atribuiți o culoare fiecăruia dintre cadranele matricei și asociați-o cu un nivel de prioritate.

De exemplu:

Roșu = urgent.

Galben = important dar nu foarte urgent.

Verde = urgent, dar nu important.

Gri = nu urgent, nu important.

În procesul de utilizare a matricei în scopuri profesionale, veți descoperi că majoritatea sarcinilor se încadrează în cadranele I și III. Activitățile din Cadranul II produc cele mai semnificative rezultate deoarece acestea sunt obiective de afaceri care afectează succesul pe termen lung al afacerii și sunt rareori clasificate ca urgente.

Cel mai greu de înțeles este ceea ce vă distrage atenția de la cursul planificat. Dar dacă te confrunți cu această problemă fundamentală a managementului timpului, vei scăpa de gândurile de ore pierdute. Puneți-vă două întrebări pentru a vă ghida strategiile de luare a deciziilor pe termen lung:

• Când veți face sarcini importante, dar nu urgente?
• Când poți petrece timp pe sarcini importante înainte ca acestea să devină brusc urgente?

Merită să ne amintim că uneori sarcinile dintr-un cadran cad brusc în altul. Dacă apare o urgență, prioritățile tale se vor schimba. De exemplu, dețineți o afacere mică și un client nemulțumit sună și cere să fiți contactat de un manager din cauza unei întârzieri de livrare. Această problemă se va ridica imediat deasupra celorlalte elemente din matrice.

Distribuția sarcinilor pe cadrane are câteva caracteristici și trebuie luate în considerare:

1. Listele de sarcini fac viața mai ușoară. Asigurați-vă că puneți întrebările potrivite atunci când atribuiți sarcini pentru a vă ajuta să determinați ce trebuie făcut mai întâi. Cheia este prioritatea.
2. Puteți adăuga multe activități și sarcini în fiecare cadran, dar cel mai bine este să păstrați numărul maxim la cel mult opt ​​elemente. În caz contrar, vă veți îndepărta de obiectivul principal - finalizarea sarcinii.
3. Creați matrici separate pentru viața profesională și cea personală.
4. Doar tu poți determina nivelul de prioritate al articolelor din lista ta. Începeți fiecare dimineață cu o listă de lucruri de făcut din matrice, iar până la sfârșitul săptămânii veți vedea rezultatul.

Șablon de matrice Eisenhower

Pentru a simplifica procesul de distribuire a sarcinilor, utilizați șablonul dezvoltat de serviciul Evernote:

Matricea Eisenhower poate fi tradusă în software-ul de management al proiectelor Trello. Faceți o listă de lucruri de făcut pentru fiecare dintre cele patru panouri (= cadran) și creați un panou separat de Inbox unde vor merge toate sarcinile până când sunt atribuite cadranelor. Acest lucru vă va permite să vă evaluați vizual volumul de muncă.

Matricea Eisenhower este un instrument simplu care vă ajută să evitați starea de paralizie a analizei care apare de fiecare dată când nici nu știți de unde să începeți.

Se știe că fiecare minut petrecut pentru planificarea activităților, salvează 10 minute de execuție. Este nevoie de 10-12 minute pentru a programa munca pentru ziua următoare. În același timp, este important să înțelegeți că la începutul zilei de lucru, aceeași planificare va dura aproximativ o oră. De ce? Motivul poate fi indicat prin expresia comună „mai întâi trebuie să-ți adună gândurile”.

Este mai dificil de planificat dimineața, deoarece creierul se trezește încet și intră în faza activă a muncii. Una este să te trezești cu o rutină zilnică și doar să urmezi planurile, indiferent de ce încearcă să interfereze cu ele, alta este să încerci să planifici o zi care a început deja, când tot felul de fleacuri sociale, rulaj, apeluri neașteptate. va sparge. Toate acestea vor distrage atenția de la prioritizare și calendar.

Asa de, un minut de planificare economisește 10 minute de timp real, adică 10-12 minute la sfârșitul zilei de lucru vor economisi 100-120 de minute din următoarea zi bine planificată, adică vor crește productivitatea zilnică cu 25%, care poate fi până la 4-5 pline. -zile lucrătoare economisite pe lună. În afară de, elaborarea unui plan clar pentru ziua nu numai că economisește timp, ci crește eficiența.

Legile genului: principiile Pareto și Eisenhower

Sunt două priorități principiul de planificare orice, inclusiv ziua de lucru.

Aceasta este Principiul Pareto mărturisind efectul stresului concentrat și principiul eisenhower- principiul gradatiei in functie de prioritati. Principiul Pareto folosește ipoteza că concentrarea pe cea mai importantă activitate are cel mai mare impact asupra obținerii rezultatelor dorite (regula 20/80: concentrarea 20% din timp pe cele mai importante probleme duce la 80% din rezultate) .

Principiul Eisenhowerîmparte sarcinile în funcție de importanța și urgența lor în sarcini A, B și C (A - important și urgent; executat imediat; B - important, neurgent; stabilește termenele limită sau perioadele de timp pentru finalizare; C - nu este important, dar urgent - în mod ideal delegat) .

În conformitate cu aceste principii Fiecare zi trebuie să aibă un plan, format din cazuri importante, pe care trebuie să petreceți cel puțin 20% din timp, precum și cazuri de importanță mai mică. În același timp, în mod ideal, este necesar să împărțiți sarcinile mari în altele mici și să delegați autoritatea, dacă acest lucru este permis.

De asemenea, cea mai mare prioritate ar trebui acordată sarcinilor care necesită mai mult efort (de exemplu, dezvoltarea unei noi strategii, problema reconstrucției etc.). Experții recomandă includerea în acest grup a sarcinilor „neplăcute”, a căror implementare poate provoca o dispoziție proastă.

La planificare, este foarte important să înțelegeți domeniile cele mai prioritare și să nu lăsați cifra de afaceri, cerințele activității sociale (într-un fel sau altul, petrecem ceva timp comunicând cu colegii) și alte momente pentru a vă distrage atenția de la traseul stabilit de „harta zilei”. De asemenea, este recomandat să nu planificați mai mult de trei cazuri importante și mai mult de zece cazuri în general pentru o zi; și în același timp planificați cele mai importante, dificile și mai puțin plăcute sarcini pentru timpul cel mai favorabil al zilei de lucru pentru dvs.

Desigur, toți suntem diferiți și fiecare își poate urmări timpul cel mai productiv, dar există câteva reguli generalizate pentru rutina zilnică. De exemplu, se crede că productivitatea muncii poate depinde într-adevăr de ziua săptămânii (luni nu este pentru noi afaceri globale, vârful activității de muncă cade marți de la 10:00 la 13:00). Teoretic și din punct de vedere al timpului pentru îndeplinirea sarcinilor creative sau dificile, ar trebui să se aleagă intervale de la 10:00 la 12:00 și de la 15:00 la 17:00.

În acest context planificarea poate fi ajutată urmând un model comun, care definește intervalele de timp pentru rutinele zilnice și pentru rezolvarea problemelor fiecărei zile specifice.

Ar putea arăta cam așa:

• 9:00-10:00 - poștă, mesagerie instant (este important să dezactivați instrumentele de comunicare instantanee în momentul lucrării principale, altfel nu vor fi economii de timp), reconcilierea planului făcut anterior;
• 10:00-12:00 - lucru pe sarcini importante;
• 12:00-13:00 - prânz, poștă, mesageri, rezervă de timp;
• 13:00-15:00 - lucru pe sarcini curente;
• 15:00-17:00 - lucru pe sarcini importante;
• 17:00-18:00 - corespondență, mesagerie instant, chestiuni urgente și neimportante, planificare pentru mâine.

Dacă există un șablon, rămâne să planificați exact sarcinile specifice din blocurile A, B și C. Dacă este posibil, așa cum am stipulat deja, cazurile mari trebuie împărțite, iar sarcinile mici omogene trebuie grupate și efectuate în serie. . A vorbi la telefon de șase ori timp de 10 minute nu este același lucru cu a petrece o oră la apeluri, deoarece în acest caz trebuie să faci pregătiri adecvate pentru activități omogene de șase ori. Pentru ce?

Secretele legate de planificarea unei zile de lucru

Dar însuși faptul de a alcătui o listă pentru ziua respectivă nu este atât de important, cât abordarea și o serie de componente aferente. Deci, nu este necesar, de exemplu, să notăm cazurile: iti poti formula un plan in cap. Sau, de exemplu, nu te poți programa o zi cu minut, făcând eternul pariu pe forța majoră, ci să știi exact ce termene aveți pentru afaceri și la ce ieșire din program ar trebui să omiteți lucruri neimportante sau să nu mai faceți lucruri care vă iau. mult mai mult timp.

Util de asemenea luați un mic dejun copios și gustos înainte de muncă(acesta este un angajament de energie), începeți munca în același timp (aceasta este o regulă de autodisciplină), începeți ziua nu cu cafea și țigări cu colegii, ci cu reverificarea planului de jos și, în același timp - și mulți oameni uită de asta cel mai des - convineți asupra zilelor planului cu secretara și personalul implicat în acest plan.

Ajută să vă concentrați pe principalul lucru și nu pe o masă aglomerată și pe capacitatea de a „tocmi timpul” (recunosc sincer lipsa de timp pentru o sarcină dacă vi se acordă termene limită nerealiste) și negarea acțiunilor și deciziilor impulsive (cineva am scris ceva într-o scrisoare - am vrut să reacționez brusc, mi-a luat timp și nervi, acest lucru este complet inutil) și evitarea acțiunilor care pot provoca consecințe nedorite (curiozitatea excesivă sau încercarea de a obține favoarea poate duce la creșterea responsabilităților fără a crește timpul pentru completează-le).

S-ar părea că acest lucru nu se aplică direct planificării, dar în realitate ajută foarte mult la structurarea fiecărei zile specifice de muncă și, în mod ideal, atât săptămâni, cât și luni.

Mici secrete asemănătoare includ și: regula pauzelor constructive (este necesar să te odihnești, dar trebuie planificate și aceste minute de odihnă din timpul zilei), regula acțiunii finalizate (în mod ideal, trebuie să termini tot ce ai început corect). la timp) și regula concentrării maxime (nu poți face în același timp mai multe lucruri deodată).

Dacă ții toate aceste legi simple în capul tău, nu uita planifică în fiecare zi următoare, nu numai că puteți economisi timp, dar, în general, vă puteți maximiza eficiența, ceea ce va duce inevitabil la succes în afaceri și la dezvoltarea ulterioară în bine.

Acest principiu poartă numele generalului Eisenhower, care mai târziu a devenit președinte al Statelor Unite ale Americii. Ei spun că managerul experimentat Eisenhower l-a folosit în mod activ în munca sa. El a împărțit toate cazurile, sarcinile și întrebările în patru subspecii, ghidate de următoarea matrice.

Se crede că importante si urgente Trebuie să faci lucrurile singur și imediat. Dar întreaga artă a managementului timpului are drept scop tocmai să nu aducă lucrurile în această etapă.

În plus, pentru majoritatea oamenilor, toate celelalte probleme urgente ies în prim-plan. Care nu sunt întotdeauna importante. Cum poți spune dacă ceva este important sau nu? Foarte simplu. Considerăm importante toate cazurile a căror implementare este direct necesară. pentru a ne atinge obiectivele"DAR". Astfel, dacă un anumit caz nu este necesar pentru a atinge unul dintre cele trei obiective „A” ale noastre, nu este important.

Astfel, mulți oameni, în primul rând, petrec timp în probleme urgente, dar aproape toți nu au nimic de-a face cu atingerea obiectivelor „A”. În același timp, atingerea obiectivelor „A” este împinsă înapoi și împinsă înapoi. La urma urmelor important dar nu urgent pot aștepta mereu!

În cele din urmă, timp semnificativ este alocat sarcinilor care nu sunt nici importante, nici urgente. Dar sunt cele mai ușor de tratat. Nu ne putem forța să facem ceva util - și ne predăm proceselor de rutină. Sortăm prin e-mailuri de multe ori pe zi. Mergem pe aceleași site-uri. Adunăm informații de care nu avem cu adevărat nevoie. Ocupându-ne cu ceva neimportant, avem un motiv întemeiat să lăsăm deoparte lucruri mai importante, dar și mai dificile.

Cum să îmbunătățiți eficiența utilizării timpului, ghidat de principiul Eisenhower?

Mai întâi, planificați-vă timpul în funcție de importanța și importanța sarcinilor, și nu în funcție de ponderea acestora în numărul total de sarcini!

De exemplu, luați în considerare modul în care este distribuit timpul managerilor. Cele mai importante sarcini (categoria „A”) reprezintă aproximativ 15% din numărul total al tuturor sarcinilor și cazurilor cu care managerul este ocupat. Importanța de sine a acestor sarcini (din punct de vedere al contribuției la atingerea obiectivului) este, totuși, de aproximativ 65% .

Dar asta dacă vorbim despre sarcinile necesare pentru a rezolva problemele de producție! În același timp, atingerea propriilor obiective „A” poate fi complet penalizată - atât în ​​timpul orelor de lucru, cât și în afara orelor de lucru.

Evident, cel mai profitabil lucru este să profiti la maximum de timpul tău pentru a-ți atinge obiectivele „A” – atât de lucru, cât și personale. Dacă rezolvi în avans lucruri importante, dar care nu sunt urgente, dedicându-le mult timp și efort, majoritatea nu vor avea timp să devină importante și urgente. Din restul cazurilor de care ai nevoie scapa de. Lucruri urgente, dar lipsite de importanță – a delega cuiva (pe cât posibil). Neurgent și neimportant - doar nu o faceți (pe cât posibil). Nu-ți pierde timpul și energia cu ele. Și dacă cheltuiești cu adevărat, atunci cel puțin. Și cât mai puțin posibil. Apropo, de aceea nu trec prin e-mail mai mult de o dată sau de două ori pe lună.

Este extrem de important să înveți refuza din majoritatea cazurilor. Mai ales din cei care nu au nicio legătură cu obiectivele lui „A” nici pentru tine personal, nici pentru munca ta. Cu cât vă asumați mai puține cazuri și sarcini, cu atât mai mult timp puteți dedica sarcinilor cu adevărat importante. Nu e de mirare că ei spun că principalul cuvânt în managementul timpului este cuvântul „NU”.

În general, idealul managementului timpului se aproximează la:

☼ petrece timp maxim pe cazurile „A”, și numai pe acestea;

☼ în pauzele dintre cazuri „A” petrece mult timp pe odihnă de calitate;

☼ Suficient timp pentru a petrece somnul, adică dormi suficient.

Este puțin probabil să poți exclude complet lucruri neimportante din program. Pe de alta parte, intenționat(conform lui Alan Lacaine) oamenii ar trebui să dedice cel puțin 5 ore pe săptămână activităților lor „A”. Vă puteți imagina ce se va întâmpla dacă veți petrece o treime, sau chiar jumătate, din tot timpul pe care îl dedicați afacerilor în afacerea „A”? În același timp, în orice mod posibil, limitând timpul petrecut cu lucruri neimportante? Și dedicați timp semnificativ odihnei și somnului de calitate?

În cele din urmă, acesta este obiectivul unei abordări flexibile a managementului timpului, care se bazează pe sistemul de management al timpului al lui Lyubishchev, bazat pe dezvoltarea simțului timpului cu ajutorul cronometrului. Vom discuta mai departe despre acest sistem!

Dar înainte de asta, să luăm în considerare modul în care un manager și mai ales un proprietar de afaceri își pot optimiza timpul pentru gestionarea unei afaceri.

În loc să avem timp pentru lucrurile cu adevărat importante, adesea ne irosim energia cu lucruri urgente, dar mai puțin importante.

Rareori se întâmplă ca o sarcină importantă să fie finalizată astăzi sau săptămâna aceasta, în timp ce o sarcină urgentă este de obicei căutată să fie finalizată imediat.

Intreaba-te pe tine insuti:

Sunt obișnuit să mă „grabesc” de la o sarcină urgentă la alta?

În consecință, sarcinile cu adevărat importante rămân neîndeplinite?

Regula propusă de generalul american Dwight Eisenhower este un simplu instrument auxiliar, mai ales pentru acele cazuri în care este necesar să se decidă rapid ce sarcină să fie preferată. Conform acestei reguli, prioritățile sunt stabilite în funcție de criterii precum urgența și importanța cazului.

În funcție de gradul de urgență și de importanța sarcinii, există patru posibilități de evaluare și (în cele din urmă) finalizare:

1. Chestiuni urgente/importante.

Ele ar trebui să fie acceptate imediat și efectuate de dvs.

2. Lucruri urgente/mai puțin importante.

Aici există pericolul de a cădea sub „tirania” grabei și, ca urmare, de a se preda complet în rezolvarea unei sarcini specifice, pentru că este urgentă. Dacă, totuși, nu este atât de important, atunci ar trebui în orice caz să fie delegat, deoarece nu sunt necesare calități speciale pentru implementarea sa.

3. Sarcini mai puțin urgente/importante.

Nu trebuie făcute urgent, de obicei pot aștepta. Dificultățile de aici se transformă mai devreme sau mai târziu în unele urgente și trebuie rezolvate de dvs. personal cât mai curând posibil.

Prin urmare, vă recomandăm să: verificați de două ori gradul de importanță și încercați sarcini de acest tip în totalitate sau în parte pentru a vă încredința angajații. Alături de faptul că te descarci, poți contribui la creșterea motivației în muncă și a calificărilor subordonaților tăi, încredințându-le sarcini responsabile.

4. sarcini mai puțin urgente/mai puțin importante.

De foarte multe ori, cazurile din această categorie se instalează pe un birou, deja presărat cu hârtii. Dacă începi brusc să faci aceste lucruri, uitând de sarcinile din prima categorie, atunci nu ar trebui să te plângi de supraîncărcarea cu muncă. Nici măcar subordonații tăi nu ar trebui să fie luați pentru sarcinile acestui grup.

Evitați sarcinile neesențiale și neurgente!

Fă-ți puțin curaj să folosești coșul de gunoi (obiectul „K” din diagramă) mai des!

Dacă vă clasificați în mod constant sarcinile în conformitate cu principiul Eisenhower, vă veți crește semnificativ productivitatea (productivitate, eficacitate)!

Încă o dată, argumentele în sprijinul acestei concluzii:

Începi cu cele mai importante sarcini și te concentrezi exclusiv asupra lor. Te descarci pentru funcții manageriale cu adevărat importante și motivezi munca subordonaților tăi.

Îți atragi angajații în sfera ta de responsabilitate, instruindu-i să îndeplinească nu numai sarcini mai puțin importante (de rutină).

Puteți crește cerințele față de subordonați și îi puteți încuraja pe cei care au abilitățile adecvate.

Compania ucraineană „DIS” produce, asambla și vinde de mulți ani diverse mobilier la comandă. De-a lungul anilor de existență, mii de locuitori din Kiev au instalat cu adevărat de înaltă calitate și,...

Adesea cumpăr materiale de construcție și unelte din magazinul online taurus-2000.com.ua. Compania Taurus-2000 oferă produse de înaltă calitate și la cele mai accesibile prețuri. Ultima dată am avut nevoie de un cablu metalic. Desigur, …

Nici un aparat de aer condiționat nu poate funcționa fără o substanță precum freonul. Din când în când este nevoie să-l înlocuiți și se pune întrebarea în fața proprietarilor de mașini, ce fel de freon este potrivit ...

În fluxul nesfârșit al activităților de zi cu zi, te poți încurca cu ușurință, pentru că în fiecare zi sunt din ce în ce mai multe. Afacerea neterminată de ieri devine cea de azi, iar ceea ce nu am avut timp să facem astăzi este mutat automat pe mâine. Drept urmare, se pot acumula atât de multe lucruri pe care nu le poți desluși mai târziu: ce s-a făcut, ce este în proces și ce altceva așteaptă doar în aripi.

Asemenea situații sau situații detaliate apar adesea la persoanele care nu acordă atenția cuvenită procesului de planificare a activităților lor. Desigur, abilitățile nu sunt predate la școală, iar mulți părinți și alți oameni care acționează ca educatori în procesul dezvoltării noastre de multe ori nu știu cu adevărat să-și planifice ei înșiși activitățile, deși acest lucru nu este deloc dificil. Pur și simplu nu primește atenția pe care o merită.

Cu toate acestea, astăzi există multe tehnici excelente de planificare care vă permit să învățați cum să vă folosiți rațional resursa de timp și să extrageți singur beneficiul maxim din acest proces. Dar în acest articol nu vom lua în considerare toate aceste tehnici, ci vom oferi un exemplu doar una, care se distinge prin simplitatea și eficacitatea sa. Această tehnică se numește „Matricea Eisenhower”.

Matricea Eisenhower este unul dintre cele mai populare instrumente de management al timpului și este folosit de mulți oameni din întreaga lume: de la angajați obișnuiți și manageri de mijloc până la directori generali ai companiilor mari și corporațiilor de renume mondial. Fondatorul acestei matrice este cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight David Eisenhower. După cum ați putea ghici, acest bărbat era foarte ocupat și trebuia să facă o mulțime de tot felul de lucruri legate de activitățile sale. Din acest motiv, s-a angajat în optimizarea programului său de lucru și a listei de sarcini. Rezultatul cercetării sale a fost matricea pe care o luăm în considerare.

Semnificația matricei Eisenhower este în principal să înveți cum să-ți distribui corect toate sarcinile, să diferențiezi între importante și urgente, nu urgente de cele mai puțin importante și, de asemenea, să reducă timpul la maximum pentru a face orice afacere care nu oferă orice rezultate semnificative. Să vorbim despre cum funcționează totul în practică.

Esența matricei Eisenhower

Matricea Eisenhower este formată din patru cadrane, a căror bază sunt două axe - aceasta este axa importanței (verticală) și axa urgenței (orizontală). Ca urmare, se dovedește că fiecare cadran diferă în ceea ce privește indicatorii săi calitativi. Toate sarcinile și cazurile sunt înregistrate în fiecare dintre cadrane, datorită cărora se formează o imagine extrem de clară și obiectivă a ceea ce ar trebui făcut mai întâi, a ceea ce ar trebui făcut în al doilea rând și a ceea ce nu trebuie făcut deloc. Toate acestea sunt destul de simple, dar nu va fi de prisos să dai în niciun caz câteva explicații.

Cadranul A: chestiuni importante și urgente

Cu o planificare ideală, acest cadran al matricei ar trebui să rămână gol, deoarece aparitia unor cazuri importante si urgente este un indicator al dezorganizarii si asumarii unui blocaj. Această parte a programului se umple pentru mulți oameni din cauza lenei lor inerente și a prioritizării incorecte. Desigur, uneori astfel de cazuri pot apărea la fiecare persoană, dar dacă acest lucru se întâmplă zilnic, atunci este timpul să acordați atenție.

Deci, apariția cazurilor în cadranul A trebuie evitată. Și pentru aceasta, este necesar doar să îndepliniți punctele din cadranele rămase la timp. Dar dacă ceva mai merită să fie introdus în primul cadran, atunci acesta:

• Cazuri, a căror eșec afectează negativ atingerea obiectivelor
• Lucruri care, dacă nu sunt făcute, pot cauza dificultăți și necazuri
• Cazuri legate de sănătate

De asemenea, este important să ne amintim că există o „delegare”. Aceasta înseamnă că atunci când există cazuri în cadranul dvs. A care pot fi delegate cuiva, această oportunitate ar trebui neapărat folosită pentru a rezolva cât mai curând posibil alte probleme importante și urgente.

Cadranul B: important, dar nu urgent

Al doilea cadran merită cea mai mare atenție pentru că treburile care se află în el sunt cele mai prioritare și promițătoare și din ele ar trebui să constea sarcinile zilnice ale oricărei persoane. S-a observat că oamenii care sunt preponderent implicați în treburile acestui cadran obțin cel mai mare succes în viață, sunt promovați, câștigă mai mulți bani, au suficient timp liber și trăiesc vieți fericite și împlinite.

Acordați atenție, de asemenea, faptului că lipsa de urgență vă permite să abordați soluția oricăror probleme în mod mai deliberat și mai constructiv, iar acest lucru, la rândul său, permite unei persoane să-și dezvăluie potențialul la maximum, să gândiți în mod independent toate nuanțele sale. activitatea și gestionează intervalul de timp al afacerilor sale. Dar aici, printre altele, trebuie să rețineți că lucrurile care se află în cadranul B, dacă nu sunt făcute în timp util, pot cădea cu ușurință în cadranul A, devenind și mai importante și necesitând finalizare rapidă.

Specialistii cu experienta in managementul timpului recomanda includerea in cadranul B a tuturor subiectelor curente legate de activitatea principala, planificarea si analiza muncii, instruirea si, respectarea programului optim si. Acestea. tot ceea ce alcătuiește rutina noastră zilnică.

Cadranul C: urgent, dar nu important

Activitățile care se află în acest cadran sunt în cea mai mare parte care distrag atenția și nu aduc persoana mai aproape de rezultatele dorite. Adesea, ele împiedică să se concentreze pe sarcini cu adevărat importante și reduc eficiența. Principalul lucru atunci când lucrați cu matrice este să nu confundați problemele urgente din cadranul C cu problemele urgente din cadranul A. În caz contrar, va apărea confuzie și ceea ce ar trebui făcut mai întâi rămâne în fundal. Amintiți-vă întotdeauna pe ale dvs. și învățați să distingeți importantul de secundar.

Lucrurile din cadranul C includ, de exemplu, întâlniri sau negocieri impuse de cineva din lateral, sărbătorile de naștere ale unor persoane nu foarte apropiate, treburi bruște prin casă, eliminarea distracțiilor care nu sunt vitale, dar necesită atenție (o vază s-a spart, un cuptorul cu microunde a spart un aragaz, un bec s-a ars etc.), precum și tot felul de alte lucruri care nu te mișcă înainte, ci doar te încetinesc.

Cadranul D: Nu este urgent sau important

Sarcinile aparținând ultimului cadran nu aduc niciun beneficiu. În multe cazuri, este util nu numai să ne ocupăm de ele ultimul, ci și să nu le faceți deloc. Deși cu siguranță trebuie să știi despre ele, pentru că. sunt cei care pierde timpul.

O altă caracteristică a cazurilor din acest grup este, de asemenea, interesantă: sunt foarte atractive pentru mulți oameni - aceste carcase sunt ușor de executat și oferă plăcere, vă permit să vă relaxați și să vă distrați. Prin urmare, a rezista tentației de a lucra cu ei poate fi destul de problematică. Dar este absolut necesar să faci asta.

În cadranul D, puteți nota lucruri precum discuția la telefon cu prietenii despre ceva neimportant, corespondența inutilă sau petrecerea timpului pe rețelele de socializare, vizionarea de emisiuni TV și diverse emisiuni TV „stupefiante”, jocuri pe calculator etc. Desigur, fiecare persoană ar trebui să se relaxeze periodic și să se distreze cumva, dar există modalități mai interesante și mai dezvoltate pentru asta: lectură, vizitarea sălilor de sport și piscinelor, excursii în natură etc. Dacă nu poți sau nu vrei să te eliberezi complet de a face lucruri din cadranul D, atunci trebuie să amâni implementarea lor cel puțin până în momentul în care lucrurile din cadranele B și C sunt finalizate și momentul în care va fi dedicat afacerilor din cadranul D ar trebui reduse la minimum. Aici binecunoscutul proverb va fi potrivit pentru toată lumea: „Pentru că este timpul, distracția este o oră”.

De îndată ce stăpânești matricea Eisenhower și înveți cum să-ți distribui corect treburile în cadrul acesteia, vei observa că ai destul de mult timp liber nou, reușești să faci totul la timp și fără grabă, toate treburile tale sunt în ordine. , obiectivele sunt atinse unul după altul, iar tu însuți ești aproape întotdeauna într-o dispoziție bună și vesel. Totul este să fii organizat și concentrat. Probabil, tu însuți observi din când în când că oamenii dezorganizați sunt mereu în ciclul unor treburi de neînțeles, sunt mereu ocupați cu ceva stupid, dar „foarte important”, arată obosiți și enervați. Pot fi citate multe caracteristici distinctive. Dar nu asta este important, ci faptul că dacă tu și cu mine nu vrem să avem rezultate similare, atunci trebuie să acționăm diferit. Și anume, trebuie să fim organizați, să înțelegem clar ce și când trebuie să facem și de ce facem toate acestea. Și matricea Eisenhower este grozavă pentru asta.

Vă dorim mult succes și succes în stăpânirea noii abilități!