Salutare dragi prieteni!

În articolul de astăzi vom vorbi despre cel mai valoros lucru din viața noastră. Despre ceea ce este folosit imperceptibil, dat sau cheltuit cu folos. De multe ori ne lipsește și chiar și douăzeci și patru de ore pe zi ni se par un minim pe care toți ai noștri sunt incapabili să îl satisfacă. Deci, știai? Da, era timpul. Cum încadrezi tot ce ai nevoie în ziua ta?

Ce este necesar pentru a folosi minutele în mod manevrabil pentru a realiza efect maxim? În materialul de astăzi, puteți găsi instrucțiuni utile și modalități de a controla mâinile cadranului. Utilizarea eficientă a timpului este instrumentul de care o persoană modernă nu se poate descurca într-o lume nu mai puțin modernă.

Ce este timpul?

Timpul este un iluzoriu și nu este un reamintire mică că viața este trecătoare.Îl poți vedea în fotografii, îl poți întâlni în oglindă, îl poți vedea uitându-te la copiii tăi, observând cât de repede cresc.

În fiecare zi, ca un supermarket imens, fără reduceri și promoții, ne oferă noi douăzeci și patru de ore pentru a ne realiza în spațiu. Fie folosim timpul eficient, fie observăm ce se întâmplă. Reușiți să faceți totul într-o zi? Majoritatea dintre noi nu avem guvernante, servitoare sau bucătari.

O cantitate colosală de timp mănâncă viața de zi cu zi, munca și dorința maniacală de a face totul: studiul, acasă, serviciul, întâlnirea cu prietenii, nu uitați să vizitați părinții și bunicile, alegeți un cadou pentru ziua de naștere a unei persoane dragi etc. Situațiile și împrejurările vieții se îngrămădesc uneori pe cap și cu o bubuitură cedează acoperișul, care deja aproape pleacă din agitația afacerilor neterminate.

Ați simțit adesea nevoia unui asistent sau a unui alt gadget care să vă simplifice viața?

Asistentul meu personal

Gadgeturile moderne sunt un motiv excelent pentru a învăța lucruri noi și pentru a recurge e-ajutor. Până în prezent, numărul lor crește ca ciupercile și îi mulțumește pe cei mai răsfățați și sofisticați cumpărători. Organizatoare, tablete, caiete- toate acestea au fost create pentru a face viața mai ușoară pentru tine și pentru mine. Aplicațiile care se instalează pe telefon în câteva secunde, cu bucurie și nu cu o notificare plictisitoare, te vor ajuta să-ți planifici timpul și să nu uiți că micul lor cerebel artificial nu poate uita, chiar dacă și-ar dori.

O persoană prin natură este o creatură și face totul pentru a se asigura că efortul depus este justificat cu 100%. Dar uneori, când timpul deja scapă de sub controlul nostru și ne strecoară printre degete, să luați zece minute pentru a descrie tot ce aveți nevoie în aplicație sau pentru a lua notițe într-un caiet pare o sarcină imposibilă. Familiar, nu?

Există o modalitate sigură de a face față situației actuale și haosului temporar. Chipp și Dale își planifică propria zi.

Cum să înveți să-ți planifici ziua?

Planificarea este ceva despre care ni s-a spus adesea părinții noștri în copilărie. O împărțire clară a sarcinilor, construcția și structurarea acestora, joacă rolul unui blocant bun și de înaltă calitate a tulburărilor. La urma urmei, amintiți-vă, ți-ai făcut temele - ai fost la plimbare, a plimbat câinele, a scos gunoiul sau a spălat vasele - poți să vizionezi desenele tale preferate.

Afaceri înainte de plăcere!

Teoretic, nimic nu s-a schimbat, cu excepția faptului că timpul a trecut, ne-am maturizat și suntem obișnuiți să ne rezolvăm problemele situațional. Adică ceea ce a căzut deja pe capul nostru mic, deja chinuit. Cum să te descurci cu asta? Cum să lupți?

Cum să organizezi ziua și să alegi o strategie de planificare?

Cu siguranță, înainte de a merge la culcare sau dimineața, toată lumea se gândește la ce trebuie făcut și când este cel mai bine să-l introduci în managementul tău timp. Îți poți planifica ziua în diferite moduri. După ce ați învățat să faceți acest lucru pe termen scurt al zilei, puteți trece în siguranță la planuri pentru săptămână, lună și an.

Astfel, fiecare minut al vieții tale prețioase nu va fi irosit.

Abilitatea de a stabili priorități este o abilitate dobândită de care avem atât de mult nevoie pentru a distribui corect sarcina.

Planificarea poate fi împărțită aproximativ în două părți:

planificare pe termen scurt

Tot ceea ce tu, ca Superman, poți schimba sau ajusta pe parcursul zilei.

Planificarea pe termen scurt este o modalitate unică de a aloca profitabil acțiunile consumatoare de energie pentru a rezolva treburile de zi cu zi și a manevra cu succes în restructurarea acestora, progres pentru a atinge în mod optim numărul de articole finalizate.

Planificarea pe termen scurt implică realizarea de liste de sarcini sau sarcini pe care ați dori să le îndepliniți mâine, astăzi sau în decurs de o oră.

Planificare pe termen lung

Planificarea unor distanțe de timp mai lungi poate fi învățată folosind acest articol. Ți-ar plăcea să pleci în vacanță vara? Supraviețuiți după o renovare globală a sufrageriei? Distribuiți-vă timpul și energia cu înțelepciune. Planificarea pe termen lung include planificarea pe termen scurt și una nu o poate exclude pe cealaltă.

Mă grăbesc să prescriu un sfat important. Nu există convenții în planificare. Foarte important analizează fiecare mic detaliu dându-i puterea. Imaginea timpului tău este alcătuită din mici puzzle-uri, iar dacă rupi armonia, nu va exista nicio capodopera ca urmare. Să luăm un exemplu.

Planificare pe termen lung: renovați camera de zi. S-ar părea că nu este clar? Și să săpăm mai adânc și să observăm întregul volum al aisbergului. În gadgetul sau caietul dvs., va trebui să descompuneți articolul în detaliu, ținând cont de ora, locul și evenimentul.

De exemplu, pentru a face reparații în camera de zi înainte de sfârșitul anului 2016:

• alocați un buget (10.000 USD)
• găsiți venituri suplimentare în valoare de 400 USD lunar
• stabiliți interiorul cu designerul până în septembrie 2016 etc.
• decideți asupra stilului de reparație

Fiecare articol poate fi împărțit în detalii la infinit sau deplina ta satisfacție că totul este concis, simplu si clar. Și în final, scopul va fi atins. Misiune completa! esti bine facut.

Planificarea zilei și de unde să începem?

Cum să-ți faci un plan pentru ziua, te întrebi? Nu voi merge fără sfaturi. Strategia de planificare funcționează perfect dacă executați mai întâi sarcini complexe. Adesea nu vrem să ne scufundăm imediat în piscină cu capul și să nu facem lucruri plăcute, deloc interesante sau plictisitoare, amânând astfel de plăcere pentru seară.

Performanța creierului nostru la apus este mai puțin eficientă decât dimineața. Prin urmare, aveți răbdare și rezolva problemele globale atunci când materia ta cenușie este cea mai eficientă, adică dimineața.

Perfect această tactică este aplicabilă în organizarea zilei de lucru. Dacă aștepți deja o urgență, selectează cele mai dificile și necesare sarcini cât mai curând posibil, pentru soluția lor victorioasă cu un strigăt de „Banzai!”. Astfel, îți vei elibera ziua de griji inutile și te vei putea lăuda cu plăcere marcând acest articol ca finalizat.

Planificarea și tipurile sale sunt concepute pentru faptul că, în viitorul apropiat, vei deveni adevăratul stăpân al momentului zilei tale și, prin urmare, al vieții. Lucrând zilnic în aplicația, gadgetul sau organizatorul tău, vei cultiva un obicei util care poate deveni un motiv pentru a fi mai bun mâine decât ieri.

Atingerea rezultatului depinde direct de tine și de dorința ta de a-ți controla timpul și de a trăi cât mai luminos și eficient în fiecare zi. Acțiune de dragul acțiunii fără - un înfior gol al spațiului. La ce visezi? ?

După ce am pictat toate treptele în etape, vei fi bucuros să observi că în capul tău părea mult mai înfricoșător și mai voluminos decât într-un ecran electronic sau foaie de notepad. Pas cu pas, îndeplinind sarcină după sarcină, performanța și eficiența ta vor crește, iar haosul, dezordinea și frica vor scădea direct proporțional.

Pe aceasta, probabil, voi termina gândurile mele epice și vă voi lăsa singur cu conștientizarea timpului și a puterii lui. Sper că minutele pe care le-am petrecut alături de dumneavoastră vă vor fi utile, iar sfaturile prezentate în acest articol vă vor ajuta să faceți față fluxului de sarcini care sunt ușor de urmărit.

Dragi prieteni, abonați-vă la actualizările blogului, spuneți-ne în comentarii cum vă planificați timpul? Recomandă-l prietenilor tăi de pe rețelele de socializare pentru lectură și fericirea planificată să fie cu tine!

Ne vedem curând pe blogul lui elenarou. Pa! Pa.

Matricea Eisenhower rămâne să permită selecția și prioritizarea. Întemeierea sa a fost pusă la 14 octombrie 1890, odată cu nașterea fondatorului său. Dwight Eisenhowerîn Denison, Texas. Familia Eisenhower era obișnuită și nu s-a remarcat prin nimic special.

În timpul ceremoniei de deschidere a muzeului Eisenhower din 4 iunie 1952, Dwight a spus: „Mai târziu mi-am dat seama că suntem foarte săraci. Știam doar ceea ce părinții noștri nu s-au săturat să ne repete - toate căile îți sunt deschise. Nu fi leneș, folosește-le.” Părinții, David și Aida, nu au folosit niciodată aceste oportunități, în timp ce își puneau toate speranțele în fiii lor. Au dezvoltat în ei calități precum independența, onestitatea și intenția. Aceste calități au jucat mai târziu un rol cheie în viața unuia dintre fii - o persoană remarcabilă, soț, tată, general și președinte al Statelor Unite.

Capacitatea de a se controla asupra lui Dwight nu a venit brusc și nici imediat. Drumul către stăpânirea acestei abilități a fost lung și interesant. Primele sale abilități de lider și organizator s-au manifestat în timpul organizării de meciuri amicale de fotbal sau baseball între școli. Ulterior dezvoltare iar îmbunătățirea abilităților lor a continuat la academia militară, iar după - în armata regulată. Pentru realizările sale, Dwight Eisenhower a fost promovat la gradul de major și în 1925 a fost trimis la Școala de Comandă și Stat Major din Leavenworth, Kansas.

O trăsătură distinctivă a școlii a fost metodologia de predare. Antrenamentul a constat în organizarea unor jocuri de război specifice. Ascultătorii au primit sarcini introductive, care au inclus informații despre formațiuni ostile, numărul inamicului, caracteristicile terenului, poziția, strategia aleasă și alți indicatori. Ghidați de datele primite, comandanții trebuiau să organizeze activitatea sediului, să stabilească zonele de responsabilitate între subordonați și să elaboreze un plan de acțiune clar care vizează îndeplinirea misiunii de luptă.

Volumul de lucru de la școala de la sediul central era la limita capacităților umane, dar nu pentru Dwight Eisenhower. A început cu pricepere să aplice metodologia de planificare și prioritizare pe care o elaborase, care nu numai că nu și-a pierdut din relevanță, dar este și una dintre cele cheie în domeniul planificării. Tehnica propusă de Eisenhower vă permite să sortați cazurile în același timp după urgență și importanță. El a identificat patru criterii prin care este posibilă identificarea și evidențierea sarcinilor cu cea mai mare prioritate pentru impactul ulterior asupra rezultatului final. Importanța este determinată de măsura în care rezultatul execuției afectează activitatea.

Urgența este determinată simultan de doi factori:

• Cât de repede trebuie să rezolvați problema;
• Cum este interconectată execuția unei sarcini cu un interval de timp.

În conformitate cu matricea Eisenhower, fiecare caz trebuie să fie atribuit unuia dintre cele patru criterii:

Matricea Eisenhower

Fiecare dintre cele patru criterii identificate include o listă specifică de cazuri. Le vom analiza puțin mai detaliat. Tabelul 1.1. este dată o listă de indicatori cheie corespunzători unuia dintre cele patru criterii, prin care este posibil să se determine dacă aceasta sau acea sarcină se încadrează sau nu în subordinea acestora.

Tabelul 1.1. Indicatori de urgență și importanță a sarcinii

Tip de sarcină: „Urgent și important”

Cazurile se încadrează în acest cadran care fie au scăpat de sub control, fie nu au fost planificate și au apărut brusc. Tot ceea ce îndeplinește criteriile de mai sus în cadranul indicat va trebui rezolvat independent și prompt. Întârzierea rezolvării unor astfel de probleme poate duce la daune și pierderi semnificative. Dacă lista cazurilor care se încadrează în acest cadran nu scade, ci, dimpotrivă, este completată în mod regulat, atunci putem concluziona că există probleme cu planificarea. Soluția va fi să vă revizuiți activitățile și să urmați o pregătire specializată în tehnici eficiente de planificare.

Tip de activitate: „Important, dar nu urgent”

Acestea sunt principalele sarcini pe care trebuie să le rezolve un manager de orice nivel. Aceste sarcini sunt legate de sarcini orientate spre viitor. Aplicând regula 80/20 sau principiul Pareto, formulând-o după cum urmează: „20% din sarcini sunt sarcinile cheie care trebuie îndeplinite pentru a obține 80% din rezultat”, începi să faci eficient și, cel mai important, folosiți corect timpul de lucru. Mai mult, știi să prioritizezi și să stăpânești abilitățile de autoorganizare.

Pentru a obține succes, trebuie să depuneți eforturi maxime. Este nevoie de un anumit efort pentru a face lucruri care sunt identificate ca importante, dar nu urgente. Aceste sarcini ar trebui să dureze maxim. Rezolvarea la timp a acestor probleme va preveni multe crize în viitor, iar apariția de noi oportunități va deveni norma. Rămâne de adăugat: „Ține-o așa!”.

Cele două cadrane rămase sunt chiuvete de timp obișnuite. Nu mi-aș pierde timpul descriindu-le, dar, cu toate acestea, pentru a înțelege procesul de lucru cu matricea Eisenhower, voi încerca să le subliniez pe scurt esența.

Tip de sarcină: „Urgent, dar nu important”

Dacă tot mai multe cazuri încep să se încadreze în acest cadran, atunci aveți probleme care trebuie rezolvate urgent sau pur și simplu nu știți cum să prioritizați. Faci absolut orice, în afară de munca ta.

Amintiți-vă de comedia lirică a regizorului Eldara Ryazanova„Post de dragoste la serviciu”? Ai ghicit deja ce erou am decis să folosesc ca exemplu? Desigur, acesta este activistul social Shura. Pentru ca totul să revină la locul său, trebuie să vă amintiți scopul. Și pentru asta, joacă doar episodul următor, schimbând rolurile. Imaginați-vă, pe de o parte, ca Lyudmila Prokofievna și, pe de altă parte, ca aceeași Shura și spuneți următorul dialog:

L.P.: Shura, dacă memoria îmi este bine, ești înscris la departamentul de contabilitate?

SH.: Da asa cred.

L.P.: Îți amintești bine?

SH.: Da, după părerea mea.

L.P.: Haideți și gândiți-vă de treburile voastre.

Și așa cum am stabilit deja, afacerea dvs. este soluția unor sarcini importante, dar nu urgente.

Tip de sarcini: „Nu este important și nu urgent”

Imi pare sincer rau pentru tine. Pur și simplu îți irosești viața și îți irosești energia cu lucruri absolut inutile. Dacă ești epuizat la serviciu și începi să observi că omori timpul mai des, atunci poți spune că munca ta a devenit ineficientă.

Există o singură soluție - să urmați de urgență o pregătire specializată în personal eficienţă, motivareși tehnici eficiente de planificare.

Articolul a fost publicat pentru prima dată pe Executive.ru pe 20 octombrie 2013 la rubrica „Creativitate fără tăieturi”. Reanunțat în blocul de conținut ca parte aproiect special editii

Sursa foto: twitter.com, arhive personale ale autorului

Spune-mi, cât de important este în lumea modernă să-ți planifici timpul?

Sunt sigur că toată lumea a avut o situație în care o mulțime de lucruri importante sunt pe ordinea de zi. Te trezești plin de entuziasm și încredere că totul se va face cu ușurință. Dar mai întâi trebuie să vă verificați e-mailul... și pe Facebook pentru literalmente cinci minute. Dintr-o dată, au apărut o mulțime de lucruri mărunte. Se pare că lucrezi, dar nu s-a făcut nimic din „important”! Și aici prânzul este deja aproape și puțin obosit - ce fel de muncă este acolo. Și ce, este sfârșitul zilei? Cum se face că n-am făcut nimic? Dispoziție la naiba - ziua s-a scurs.

Din păcate, majoritatea compatrioților noștri nu știu să-și planifice ziua. Prin urmare, o cantitate imensă de timp este cheltuită cu prostii, care, în principiu, nu sunt cu adevărat necesare. Din cauza lipsei unui plan specific pentru zi, săptămână, lună, o persoană pierde timp prețios care ar putea fi folosit mult mai eficient și mai productiv. Și, desigur, pentru a obține rezultate de câteva ori mai mari din asta.

Planificarea eficientă a timpului de lucru este cheia succesului unei persoane moderne. Deci, cum să înveți să planifici timpul corect?

Am reunit cele mai eficiente 5 reguli care te vor ajuta să profiti la maximum de fiecare zi în care trăiești. Fă toate lucrurile pe care trebuie să le faci cu ușurință!

Și acum să trecem la sfaturi care vă vor ajuta să vă planificați timpul corect.

1. Scrieți un plan de sarcini

Planul zilei trebuie să fie prezent pe hârtie. O amintire perfectă este grozavă, dar în mijlocul unei zile active și aglomerate, există o șansă mare de a uita ceva important. Dacă lista de activități nu este scrisă pe hârtie, atunci nu există.

Seara, creați o listă de lucruri de făcut pentru mâine și delimitați-le în ordinea importanței în două coloane. Prima este cea mai importantă, care trebuie completată în orice caz. Al doilea este mai puțin important, care poate fi amânat în cazul unei schimbări drastice a priorităților sau în cazuri de forță majoră.

Caietul cu sarcini ar trebui să fie lângă tine toată ziua. Și pe măsură ce completați elementele din listă, acestea trebuie tăiate. Cu această tehnică psihologică, poți, după cum se spune, pe pilot automat. La urma urmei, fiecare sarcină îndeplinită este o mică victorie. Și este plăcut să te simți ca un câștigător, iar subconștientul tău se va strădui automat pentru asta. De asemenea, va deveni mai ușor să le executați.

2. Planificare 70/30

Nu trebuie să planificați absolut tot timpul, pentru că nici măcar un pedant adevărat nu va fi capabil să respecte un program în care să nu existe un minut de reacție. Orice se poate întâmpla în viață - și o jumătate de oră pentru a înlocui o anvelopă deflată sau 15 minute în plus într-un ambuteiaj poate strica o zi atât de perfect planificată.

Prin urmare, trebuie să planificați doar 70% din timp. Acest lucru vă va ajuta să profitați la maximum de timpul dvs. fără a vă simți constrâns sau presat. Și nici măcar surprizele mici nu vor putea afecta rezultatele zilei.

Determinați timpul necesar pentru fiecare sarcină. Planificați-vă ziua de lucru în jurul acestei ore. Dacă ziua a decurs exact conform programului, atunci restul de 30% poate fi dedicat altor sarcini din listă sau alocați timp pentru dvs. sau familiei dvs. - acest lucru vă va ajuta să vă relaxați și să vă bucurați de sarcinile finalizate.

3. Cel mai productiv timp este înainte de prânz

Încercați să îndepliniți cele mai dificile și neplăcute sarcini fără întârziere, dimineața. Această tehnică se numește „mâncați mai întâi broasca”. Când sarcina cea mai dificilă și problematică este finalizată, restul par destul de simplu și necesită mai puțin timp pentru a fi finalizat.

Încercați să vă planificați munca astfel încât aproximativ 65-70% din toate sarcinile programate pentru zi să fie finalizate înainte de pauza de masă. Dimineața, creierul lucrează cel mai activ, ceea ce poate reduce semnificativ timpul necesar pentru a îndeplini chiar și sarcini complexe. Acest lucru va ajuta, de asemenea, ceea ce nu vă permite să vă puneți la treabă - nivelează motivația și „cotlete” realizările.

În timpul prânzului, vă puteți rezerva timp pentru probleme personale. De exemplu, răspundeți la mesaje, efectuați câteva apeluri personale. După-amiaza, se recomandă programarea unor sarcini simple care nu necesită mult efort - întâlniri, răspuns la scrisori etc.

4. Odihna este o necesitate

Este foarte dificil să te concentrezi pe o singură sarcină pentru o perioadă lungă de timp. Mai ales dacă atingerea obiectivelor tale necesită mult efort mental. Și cu cât mergi mai departe, cu atât este mai dificil să-ți păstrezi atenția asupra atingerii obiectivelor tale. Desigur, acest lucru reduce productivitatea și crește timpul de finalizare a sarcinilor.

Odihna la mijlocul orei de lucru este o necesitate! Acest pas simplu vă va ajuta - rămâneți în formă bună toată ziua. Puteți alege o schemă de odihnă care este convenabilă pentru dvs., dar 45/15 este considerată cea mai eficientă. Aceasta înseamnă că pentru 45 de minute de muncă trebuie să vă dedicați 15 minute de odihnă.

Pe baza acestui principiu, toate lecțiile pentru școlari durează 45 de minute. Cu ajutorul unei mici schimbări, creierul are timp. Și asta îi oferă oportunitatea de a se concentra pe munca în continuare.

Dar asta nu înseamnă că în timpul unei astfel de mini-odihuri trebuie să scuipi pe tavan. Încearcă să-l folosești bine. De exemplu, faceți exerciții pentru spate sau pentru ochi, curățați-vă biroul, citiți o carte sau un articol interesant, mergeți la o scurtă plimbare.

5. Analizați și planificați realist

Ce rost are să creezi zeci de obiective dacă există doar 24 de ore într-o zi și va fi nerealist să le îndeplinești pe toate și în totalitate? Prin urmare, încercați să planificați sarcini care pot fi îndeplinite în timpul zilei.

La început, acest lucru poate părea dificil - la urma urmei, nu știi niciodată dinainte cât timp va dura o anumită sarcină. Pentru a extrage cele mai complete informații, la sfârșitul fiecărei zile, notează câte sarcini ai realizat din cele planificate. La sfârșitul zilei, faceți inscripția: „Terminat XX% din sarcini”. Vă va ajuta să determinați cât de adecvat vă stabiliți obiectivele. Dacă în fiecare zi se fac cu ușurință, încercați să le creșteți numărul, iar dacă multe sarcini rămân nerezolvate și treceți la a doua zi, încercați să reduceți stresul.

Amintiți-vă - nu vă asumați volumul de sarcini pe care nu le puteți finaliza. și evaluează-ți în mod realist capacitățile.
Planificarea timpului este cea mai importantă abilitate a unei persoane moderne. Această abilitate poate și trebuie îmbunătățită. Și când îl stăpânești pe deplin, vei fi surprins cât de repede și ușor poți rezolva sarcini care anterior păreau aproape imposibile. Și cu cât îți faci treaba mai repede, cu atât ai mai mult timp pentru plăcere, hobby-uri și familie. Folosiți secretele planificării și ușurează-ți viața. Vă doresc succes!

Cu dragoste si respect,
Evgeny Deineko.

Oksana Klimenko Trainer-consultant principal în management de proiect, șef de management de proiect la Just Consulting, Moscova
Revista New Management, Nr. 11, 2007

Ce trebuie făcut pentru a vă folosi cea mai valoroasă resursă - timpul - în mod optim? Cum să înveți să planifici eficient și să urmezi cu acuratețe planul? Ce abilități sunt necesare pentru a finaliza cu succes planurile zilnice?

Să începem cu un exemplu. Șeful companiei se întâlnește cu noua zi cu speranța de a avea timp să facă tot ce este planificat pentru azi și, dacă va merge, ar fi bine să încorporeze câteva întâlniri în program și să cheme un partener important cu care a avut plănuiam să vorbesc de mult, dar tot nu a ieșit. Cu o atitudine atât de optimistă, șeful / top managerul trece la treabă. Vine la birou, se cufundă în afaceri și se prinde curând gândindu-se că va fi foarte problematic să facă tot ce și-a plănuit astăzi. Apar probleme urgente care necesită soluții imediate, iar planul se schimbă dincolo de recunoaștere. Bulgărul cazurilor se transformă într-o avalanșă, există o lipsă catastrofală de timp, iar la sfârșitul zilei de lucru, liderul, nemulțumit de sine, transferă tot ce nu a avut timp să facă azi pe mâine.

Există o părere că dacă planul nu este îndeplinit sută la sută, atunci lucrăm ineficient. Acesta este unul dintre cele mai comune mituri despre planificare și, desigur, ca toate miturile, nu pretinde a fi adevărat. În primul rând, trebuie să înțelegi asta planul nu este o dogmă ci un instrument de management în continuă schimbare. De acord, cu o schimbare bruscă a vremii, uneori trăim și emoții negative: fie e prea cald, fie toamna cu ploaie și vânt a venit la momentul nepotrivit, fie zăpada s-a topit mai devreme decât era necesar... Dar vremea se va schimba totuși - indiferent de starea noastră de spirit. Și trebuie să o luați ca pe un dat. Așa este și cu planificarea. Cu cât reacţionăm mai calm la nevoia de ajustare constantă a planurilor şi mai repede recunoaştem ca o axiomă că planul se schimbă mereu în timpul execuției cu atât îl putem implementa cu mai mult succes.

Clasifică toate lucrurile pe care le faci

Există multe modalități de planificare eficientă, s-au scris cărți, articole despre ele, s-au dezvoltat cursuri de specialitate și seminarii despre ele. Toate acestea pot și trebuie învățate. Există, de asemenea, diferite tipuri de planificare, dintre care cele mai frecvente sunt strategice, tactice și operaționale sau actuale. Ne vom opri doar asupra câtorva aspecte ale planificării operaționale care merită o atenție specială. Pentru că sarcinile zilnice și supraîncărcările din programul managerului sunt cele care provoacă cel mai mult stres. Cum să o evite? Luați în considerare câteva clasificări care îl vor ajuta pe lider să efectueze planificarea zilnică în mod mai conștient și mai clar.

O modalitate de a planifica este dupa programul de lucru:

• dimineața (ce trebuie făcut chiar la începutul zilei de lucru);
• zi (sarcini pentru prima și mai ales a doua jumătate a zilei);
• seara (probleme care pot fi rezolvate la sfarsitul sau chiar la sfarsitul zilei de lucru).

Adică, toate sarcinile viitoare pentru mâine sunt grupate în trei blocuri în funcție de tipul tău de personalitate („ești o ciocârlă” sau „bufniță”). Sarcinile care necesită un efort semnificativ sunt cel mai bine abordate atunci când performanța dvs. este la cel mai înalt nivel.

Următoarea cale este dupa tipul de activitate:

• scrisori;
• lucrul cu documente;
• activități de consiliere în cadrul companiei (întâlniri de lucru, întâlniri etc.);
• activitati de consiliere in afara companiei (intalniri si negocieri cu parteneri, furnizori, clienti etc.).

Folosind această clasificare în determinarea volumului de muncă pentru ziua următoare, puteți, în primul rând, să evaluați ce tipuri de cazuri s-au dovedit cel mai mult și, în al doilea rând, să le ajustați astfel încât să eliminați monotonia. În mod ideal, managerul trebuie să aloce anumite ore pentru lucrul cu scrisori și alte documente și să le marcheze în programul de lucru.

Poate sorta și sarcinile zilnice pe domenii de management:

• finanţa;
• vânzări;
• producție;
• marketing;
• managementul personalului etc.

Lista este întocmită în funcție de tipul de activitate al companiei. Ea (lista) ar trebui să fie suficient de completă pentru a nu uita nimic și a lua totul în considerare. Ce va oferi o astfel de planificare? În primul rând, toate activitățile viitoare (ținerea de ședințe și participarea la acestea, elaborarea și analiza documentelor) pot fi în mod clar corelate cu aria de management și cu persoanele specifice care sunt implicate în aceste activități și sunt responsabile pentru implementarea acestora. Și acest lucru, la rândul său, vă permite să stabiliți sarcini pentru subordonați - (să zicem, pregătiți informațiile necesare pentru o întâlnire). În al doilea rând, după o lună se va putea, de exemplu, să analizăm care zone primesc suficientă atenție și care primesc mai puțin și să aflăm motivele. Și, în cele din urmă, o astfel de analiză ne va permite să ne planificăm munca mai uniform și mai intenționat în viitor.

Având în vedere că orice proces trece prin anumite etape, putem distinge un alt tip de clasificare a treburilor zilnice - pe etapele procesului:

• inițiere (toate lucrurile care trebuie începute, adică inițiate);
• planificare (activități în curs de dezvoltare și care necesită planificare);
• execuție (cazuri care sunt implementate acum);
• analiză (lucrarea cu documente, rapoarte, precum și rezolvarea altor sarcini de natură mentală);
• control (măsuri, al căror scop este verificarea activității anumitor departamente și angajați, monitorizarea implementării proiectelor etc.);
• finalizare (lucruri de finalizat).

Acum trebuie să alegeți două clasificări care sunt cele mai convenabile și mai ușor de înțeles pentru dvs., care pot deveni cele mai eficiente instrumente pentru a vă planifica ziua de lucru.

De exemplu, luați în considerare sortarea cazurilor în funcție de zona de management și stadiul procesului.

Facem un tabel (vezi mai jos). În prima coloană intrăm în etapele procesului, în prima linie - ariile de management. În celulele de la intersecție avem cazuri viitoare. De asemenea, este convenabil să folosiți diverse marcaje, marcând evenimente cu anumite litere și culori. Puteți indica ora dorită a zilei cu litere: U - dimineața, D - după-amiaza, B - seara. Puteți evidenția prioritatea în diferite culori (roșu - foarte important, galben - important, verde - mai puțin important).

Tabelul 1. Exemplu de matrice de planificare pentru zonele de management și etapele procesului (cu markeri).

Domenii de management/ Etapele procesului	Management financiar	Controlul producției	Managementul vanzarilor	Managementul marketingului	Managementul personalului
Iniţiere		Începe implementarea programului pentru dezvoltarea de noi rețete (întâlnire cu tehnologul șef și șeful producției) - U
Planificare				Planificați o acțiune (o scrisoare cu o declarație de sarcină către un agent de marketing) - U
Execuţie					Aproba sistemul de motivare (lucrare cu acte) - D
	Raport pentru 2 trimestre mp(lucrare cu documente) - D		Analiza rezultatelor participării la expoziție (întâlnire) - U
Controlul	Raport pentru 2 trimestre mp(lucrare cu documente) - D
Completare					Pregătiți un discurs cu privire la rezultatele concursului de idei (discurs) - B

Este important să completați o astfel de matrice treptat în timpul zilei, pe măsură ce apar sarcini. În formă finalizată, matricea de activități poate fi transferată asistentului dvs. pentru a face ajustări la programul pentru ziua următoare sau o puteți face singur. Astfel, în loc de o listă haotică de lucruri de făcut, vei obține un tabel structurat, convenabil și vizual. Rămâne doar să le corelezi cu anumite zile și ore.

Poate că vei alege pentru tine alte două tipuri de clasificare care sunt mai potrivite pentru tine. În orice caz, planificarea în două planuri deodată dă un efect mult mai mare decât alcătuirea unei liste lungi obișnuite de sarcini care cu greu pot fi presate în orele de lucru.

Îmbunătățiți și dezvoltați-vă abilitățile de planificare

Nu este un secret pentru nimeni că planificarea de succes necesită anumite abilități. Aceasta se concentrează pe lucrul principal, construirea lanțurilor logice, stabilirea priorităților, flexibilitatea gândirii, lucrul cu o cantitate mare de informații, o viziune sistematică a unei imagini holistice etc. Dacă în timpul zilei apar modificări în program, va fi utilă posibilitatea de a trece rapid și ușor de la un subiect la altul, uneori fără legătură cu cel precedent. În companiile mici și mijlocii, se poate observa un astfel de model. Managerul lucrează cu documente, concentrându-și toată atenția asupra unui raport care conține indicatori financiari importanți pentru o anumită perioadă. Și deodată, de exemplu, șeful secției intră în birou și, ca într-o cunoscută comedie domestică, ridicând mâinile la cer, strigă: „Șef! Totul este pierdut!”. După aceea, cu greu să-și rețină entuziasmul, el spune că munca este în pragul eșecului, că este aproape imposibil să schimbi ceva și că toată speranța este în lider. Trebuie să treci de la un raport la un departament în câteva secunde, să analizezi situația și să iei rapid o decizie de management eficientă.

Puteți dezvolta abilități de planificare de zi cu zi care vă vor ajuta să faceți față schimbărilor neașteptate ale planurilor? Iată o serie de exerciții simple, al căror scop este de a învăța cum să planificați și să navigați eficient în procesul de finalizare a sarcinilor programate pentru ziua respectivă. Fiecare dintre ele durează câteva minute (le poți executa, de exemplu, între sarcini complexe), iar cu un antrenament mai mult sau mai puțin regulat, îți poți crește semnificativ eficiența în planificarea sarcinilor.

Un exercitiu"Ţintă". Acest exercițiu dezvoltă capacitatea de a se concentra asupra unui lucru important. Pe o foaie de hârtie, desenați o țintă mare - ca într-o liniuță. Aranjați sarcinile zilei următoare în ordine aleatorie în cercurile țintei, lăsând liber punctul din centru. Cazurile care sunt mai îndepărtate în timp pot fi plasate pe foaie în afara zonei țintă. Cu cât vă amintiți mai multe lucruri și evenimente diferite, cu atât mai bine. Acum uită-te la centrul țintei și concentrează-te pe un singur lucru. Păstrați-vă atenția asupra ei timp de un minut. Apoi mutați-vă privirea către celelalte înregistrări de pe foaie, de parcă ați privi din lateral, oferindu-vă astfel puțină odihnă. Din nou, uită-te la centrul țintei, concentrându-te pe alt lucru, tot timp de un minut. Astfel, alternând concentrarea asupra unui lucru cu privire la multe alte lucruri, vă puteți antrena bine în capacitatea de a evidenția lucrul principal și de a renunța la cel secundar, ceea ce vă va permite să determinați rapid sarcinile primare și cele mai importante atunci când planificați.

Un exercitiu comutator TV. Această procedură simplă și binecunoscută într-un context psihologic se numește „sindromul butonului”. Imaginează-ți mental că ai o telecomandă a televizorului în mâini. Încercați să vă „schimbați” gândurile de la un subiect la altul - de fiecare dată când apăsați butonul de pe o telecomandă imaginară. Alegeți ritmul de comutare care vă este confortabil. La început, poți să o faci încet, apoi să accelerezi treptat. Alternativ, puteți alterna durata de gândire. Principalul lucru este că „butonul de pe telecomandă” înseamnă pentru tine un semnal de a comuta de la subiect la subiect. În acest fel, veți învăța cum să transferați rapid atenția de la o problemă la alta, fără a rămâne blocat într-un subiect pentru o lungă perioadă de timp.

Un exercitiu„Leagă cuvintele”. Sarcinile creative necesită flexibilitate de gândire din partea interpretului. Obiceiul de a gândi în termeni standard nu este cel mai bun ajutor pentru dezvoltarea soluției optime și este puțin probabil să obțină rezultatele dorite. Creativitatea și spontaneitatea sunt componente la fel de importante ale unui proces de gândire eficient ca și logica și consistența. Aceste abilități pot fi dezvoltate prin joc. Sarcina este următoarea: într-o pereche de cuvinte care nu au nicio legătură, trebuie să găsiți ceva în comun. Mai întâi, puteți face o listă de perechi de cuvinte (5-6 perechi), apoi, la rândul său, încercați să găsiți un cuvânt comun în fiecare. De exemplu, „crocodil” și „riglă”. Ce au in comun? Alternativ, ambele pot fi verzi. O astfel de pregătire dezvoltă flexibilitatea gândirii și ajută la găsirea cu succes a celor mai bune opțiuni pentru rezolvarea problemelor în cel mai scurt timp posibil.

Un exercitiu"Lemn". Adesea, pentru a stabili prioritățile în mod corespunzător, trebuie să planificați toate lucrurile după principiul importanței sau fundamentalității: solid, pe baza căruia sunt efectuate toate celelalte, și mici, dar și necesare. Desenați un copac pe o bucată de hârtie - de la rădăcini la frunze. Și distribuiți sarcinile astfel: rădăcini - priorități de bază, principale; trunchi - direcții strategice de dezvoltare; sucursale - activități pe domenii de management sau linii individuale de activitate; frunzele sunt sarcini specifice.

După ce ați primit o imagine vizuală a informațiilor, continuați lucrările - faceți clarificări, selectați personal care să lucreze în anumite domenii, să îndeplinească sarcini specifice etc.

Planificați-vă zilnic, în mod constant, dezvoltați-vă abilitățile, îmbunătățiți-vă abilitățile, inventați noi metode și metode. Lăsați procesul de planificare să fie o experiență pozitivă și creativă pentru dvs. Mult succes cu planificarea și afacerea ta!

Timpul de muncă este timpul pe care orice angajat îl consacră îndeplinirii funcției sale de muncă. Durata acestuia este reglementată de legislația muncii.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Planificarea timpului de lucru este o parte integrantă a managementului său, adică managementul timpului. Acest cuvânt la modă astăzi înseamnă nu doar managementul timpului, ci planificarea sa eficientă pentru a atinge obiectivele întreprinderii. La urma urmei, timpul este una dintre resursele care trebuie folosite rațional.

De ce și cine are nevoie?

A vorbi despre managementul timpului nu este în întregime corect. Cursul său nu depinde de acțiunile umane, nu accelerează sau încetinește.

Merită să gestionați utilizarea acestui timp. Și pentru întreprindere este important la toate nivelurile - de la șef până la angajații obișnuiți. Utilizarea eficientă a acestei resurse afectează direct productivitatea muncii și, prin urmare, profiturile.

Pentru orice companie, planificarea timpului de lucru este, de asemenea, importantă.

Numărul de angajați ai întreprinderii și, prin urmare, costurile financiare asociate cu personalul, depind de ce fond de timp de lucru este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de producție.

Motive pentru lipsa timpului

Lipsa înseamnă lipsă. În cazul nostru - lipsa timpului de lucru pentru a finaliza sarcina atribuită unui anumit angajat, departament sau întreprindere în ansamblu.

Rezultatul poate fi o întârziere în executarea comenzii și consecințele negative ale acestuia. Cel mai adesea, lipsa timpului este asociată cu incompetența liderului.

Există trei grupuri de motive care duc la lipsa timpului:

• calitățile personale ale liderului;
• acțiunile managerului;
• motive independente.

Calitățile personale ale liderului, care conduc la pierderea timpului, se pot manifesta în astfel de fenomene precum:

• agitația, adică comiterea grăbită a acțiunilor neregulate;
• graba constantă;
• lipsa odihnei adecvate din cauza finalizarii casei.

Acțiunile analfabete duc la faptul că există:

• motivație scăzută sau lipsă în rândul angajaților;
• încălcarea comunicării;
• lipsa ierarhizării cazurilor în funcție de gradul de importanță;
• incapacitatea de a delega autoritatea.

Motive independente de manager, care conduc la o lipsă de timp pentru manager și subordonații săi, sunt:

• prea multe sarcini, cazuri, sarcini;
• evenimente neplanificate (hotii de timp).

Aceste cauze nu apar de obicei izolat. Ele curg una de la alta.

Rezultatul este un cerc vicios, din care doar o planificare corectă și rațională va permite. Și control asupra implementării activităților planificate și a timpului petrecut cu acestea.

Ce sarcini pot fi rezolvate?

Planificarea este unul dintre instrumentele de luare a diferitelor decizii de management. Ea implică stabilirea obiectivelor și identificarea modalităților de a le atinge. Adică, acesta este un fel de oportunitate de a privi viitorul companiei și de a decide cât de exact și pentru cât timp poți ajunge acolo.

Planificarea și gestionarea timpului de lucru vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

• cresterea nivelului de performanta:
• controlul acțiunilor și al timpului petrecut cu acestea;
• optimizarea programului de lucru;
• îmbunătățirea tehnicilor de utilizare a timpului;
• eliminarea tipurilor de activități ineficiente în timp;
• planificarea rațională a celor mai importante cazuri;
• separare clară a timpului de muncă și a timpului personal.

feluri

Planificarea timpului într-o întreprindere, ca orice planificare, poate fi împărțită în tipuri în funcție de diferite criterii:

• după acoperire (generală și particulară);
• după conținut (strategic, operațional și actual);
• pe obiecte (personal, producție, financiar);
• pe perioade (pe termen scurt, pe termen mediu, pe termen lung);
• posibile modificări (dure și flexibile).

Planificarea generală a fondului

Planificarea fondului general este imposibilă fără calcularea costului timpului de lucru. Pentru a înțelege cât de mult este necesară această resursă, se folosesc diverse metode.

Apoi, timpul de lucru trebuie normalizat, adică pe baza rezultatelor calculelor de cost și a standardelor bazate științific, pentru a deriva timpul optim pentru fabricarea unei unități de producție sau finalizarea unei sarcini.

Raționalizarea este nucleul planificării fondului general de timp. Pe baza acesteia sunt determinate numărul de personal necesar, costurile și criteriile de stimulare.

Fondul general este format din:

• calendar;
• nominal (calendar fără zile libere și sărbători, dar ținând cont de zilele pre-vacanță scurtate);
• eficient (cât a lucrat un angajat în perioada de planificare).

Individual

Nu mai puțin important decât planificarea generală va fi gestionarea timpului fiecărui angajat.

Aici este important să știi cine să stabilească un program rigid și cine știe să-și planifice timpul cât mai eficient. Totuși, există câteva puncte importante.

De exemplu, mențineți un raport de 60/40. Adică, planificați 60% din timpul de lucru pentru rezolvarea problemelor curente și lăsați 40% pentru sarcini neprevăzute și activitate creativă (două blocuri a câte 20% fiecare).

Acesta și alte principii importante de planificare a timpului de lucru individual au fost formulate de L. Seivert.

El nu a evidențiat diferențe fundamentale între manageri și specialiști în ceea ce privește eficiența utilizării timpului de lucru. Cu toate acestea, aș dori să subliniez câteva aspecte.

Lideri

Pentru un lider, abilitățile de planificare sunt deosebit de importante.

Aceasta este funcția sa: să stabilească obiective, să determine intervalul de timp pentru atingerea acestuia și să controleze rezultatul, precum și să delege autoritate, scăpând de acele sarcini pe care le pot îndeplini specialiștii.

Specialiști

Specialistul își planifică timpul, pe baza sarcinilor stabilite de manager. Pentru el mare importanță au abilități de autodisciplină.

Planificarea timpului de lucru la întreprindere

Orice plan trebuie consemnat în scris, altfel nu există. Planificarea electronică va ajuta la facilitarea managementului timpului. Utilizarea tehnologiei moderne nu vă va permite doar să vizualizați lista de sarcini.

Gadgeturile moderne sunt capabile să reamintească proprietarilor lor evenimente importante.

Reguli generale

• Planul trebuie întocmit seara și modificat dimineața.
• Toate cazurile incluse în plan trebuie împărțite pe timp în termen scurt, mediu și lung.
• Volumul cazurilor ar trebui să fie realist, nu încercați să îmbrățișați imensitatea.
• Înregistrați nu numai obiectivele, ci și rezultatele așteptate.
• Stabiliți prioritățile.
• Stabiliți termene precise pentru finalizarea fiecărei sarcini.
• Deleaga autoritatea.
• Planurile ar trebui actualizate în mod regulat.

Ce să includă în plan?

Planul trebuie să includă absolut toate lucrurile care trebuie făcute în timpul zilei. Acest lucru va asigura că nimic nu este ratat în următorii pași.

Este necesar să scrieți totul - de la o întâlnire cu șeful, până la felicitarea unui coleg de ziua lui prin corespondență corporativă. Trebuie să începeți cu cei care au ora exactă: întâlniri, întâlniri, conferințe etc.

Pe lângă sarcinile conducerii, merită incluse acele cazuri care contribuie la avansarea în carieră. De exemplu, formare avansată sau muncă creativă la un proiect.

Prioritizare

Pentru ca planificarea timpului să fie cu adevărat eficientă, este necesar să ierarhăm tot ceea ce este introdus în cotidian (săptămânal, lunar etc.) în funcție de gradul lor de importanță și urgență. Și apoi fă-o în ordinea descrescătoare a importanței.

Tehnologie și metode

Cele mai frecvent utilizate metode de prioritizare și planificare a timpului sunt Matricea Eisenhower și Legea Pareto.

Pe scurt, arata cam asa:

• toate cazurile sunt împărțite în importante și urgente, importante și non-urgente, mai puțin importante și opționale;
• de cele mai multe ori (până la 80%) ar trebui să fie dedicat celor mai importante și urgente;
• aceasta trebuie făcută la începutul zilei de lucru.

Analiza performanței

Este posibil să verificați cât de eficient își folosește matematic timpul de lucru orice angajat. Pentru aceasta, se folosesc diverși coeficienți, de exemplu, utilizarea extinsă a timpului.

Formula sa de calcul arată astfel:

Ke \u003d (fondul general de timp - pauze în muncă) / fondul total de timp.

Valoarea ideală ar fi una. Cu cât Ke diferă mai mult de acesta, cu atât timpul de lucru este mai ineficient.

• din vina salariatului și din motive independente de voința acestuia;
• pentru nevoi personale.

Pentru a face acest lucru, valoarea dorită (în minute) este înlocuită în numărătorul formulei, iar fondul total de timp rămâne în numitor. Aici relația este inversată. Cu cât această valoare este mai aproape de unu, cu atât timpul de lucru este cheltuit mai irațional.

Exemple

Planificarea unei zile de lucru, a unei săptămâni sau a unei alte perioade depinde în mare măsură de specificul profesiei. Mai ales dacă implică elemente de creativitate.

Luați în considerare ce ar trebui să acordați atenție reprezentanților unor astfel de profesii, ca consilier juridic și manager în sectorul bancar.

Pentru un avocat

O caracteristică a acestei profesii este participarea la ședințele de judecată. În consecință, programul de lucru include în mod necesar un program de procese și termene procedurale pentru întocmirea anumitor acte. Acestea sunt cele mai importante și urgente chestiuni.

Timpul întâlnirilor și negocierilor cu clienții este coordonat pe baza intervalelor libere rămase. Ceea ce rămâne ca rezultat este cheltuit pentru analiză și raportare.

Planul zilei va arăta cam așa:

Timp	Termenele limită grele	Sarcini flexibile
9-00	întâlnire operațională
10-00		Scrieți un raport pentru șef
11-00		Vizualizați din nou documentele procesului N
12-00	Sedinta in cauza N
13-00		Masa de seara
14-00		Vezi contractele de furnizare
15-00	Întâlnire cu A, depunerea unei reclamații
16-00	Pregătiți o contestație pentru un caz
17-00		Verificați termenele limită pentru actele de procedură

Pentru un manager de bancă

Ziua de lucru a unui manager de credit bancar va consta din mai multe blocuri:

• întâlniri legate de timp;
• întocmirea contractelor pe baza rezultatelor întâlnirilor;
• apeluri la rece pentru a extinde baza de clienți;
• pregătirea ofertelor comerciale etc.

Planul zilnic pentru un astfel de angajat poate fi următorul:

Și câteva ultime sfaturi:

• Când determinați importanța unei sarcini, merită să vă puneți întrebarea: „Ce îmi va da asta?” Și continuați cu execuția numai dacă răspunsul este potrivit. Dacă nu vă place răspunsul, atunci probabil că puteți amâna sarcina pentru moment.
• În primul rând, dimineața, merită să faci cele mai neplăcute, dar importante lucruri.
• Sarcinile mari și complexe sunt cel mai bine îndeplinite atunci când sunt împărțite în unele mici și ușoare.
• Este vital să vă odihniți bine de la muncă.