Optimizarea acțiunilor

În timp ce lucram la crearea unei noi liste de mesaje, am pornit de la modul exact în care oamenii citesc e-mailurile. Dar nu numai procesul de vizualizare și citire a fost important pentru noi. Ne-a interesat și modul în care sunt procesate scrisorile. Am analizat cât am putut ce fac oamenii cel mai des cu scrisorile după ce au fost citite.

Desigur, adesea oamenii șterg e-mailurile pe care le-au citit sau pe care le-au vizualizat și, mai precis, trei sferturi din acțiunile cu e-mailuri după citire le șterg. În mare parte șterse folosind tastatura, deși utilizarea mouse-ului este, de asemenea, populară. În noul Outlook, am plasat un buton „Ștergere” chiar în lista de mesaje. Când vizualizați fluxul de mesaje, puteți șterge mesajele pe măsură ce mergeți, fără a le selecta mai întâi, dar cu un singur clic.

Merită să reamintim că lista de mesaje din Outlook este echipată cu butoane pentru evidențierea mesajelor, precum și pentru clasificarea acestora. Deși s-a dovedit că puțini oameni folosesc această din urmă funcție. Prin urmare, am eliminat acest buton ca fiind inutil și am mutat funcția de categorizare în meniu, puteți folosi și Quick Step pentru această acțiune. Pentru cei care folosesc această funcție, nu vă faceți griji, toate categoriile sunt încă pe listă.

Analiza noastră a arătat că mulți utilizatori preferă să marcheze ca necitite mesajele care au o importanță deosebită pentru ei, pentru a reveni la ele mai târziu. Asa de MS Outlook 2013 are capacitatea de a schimba starea scrisorilor din căsuța de e-mail.

Interfață pentru ecrane tactile

Trebuie remarcat faptul că în versiunea pentru dispozitive cu ecran tactil, de exemplu, pentru tablete, nu veți vedea butoane pentru ștergerea rapidă, pentru marcarea sau modificarea stării unui mesaj în lista de mesaje în sine. Cert este că modul în care oamenii lucrează cu computerele obișnuite cu un mouse și cu ecrane tactile cu degetele are diferențe semnificative. Prin urmare, acest lucru ar trebui să se reflecte în interfața programului nostru.

Funcție de răspuns rapid

Una dintre noile caracteristici din Outlook 2013 care a găsit un răspuns pozitiv în rândul utilizatorilor este Quick Response, adică un răspuns rapid la e-mailuri. Ideea este că puteți răspunde la mesajele primite fără a părăsi folderul, ci direct în timp ce lucrați cu litere. Acest lucru vă simplifică foarte mult munca cu e-mailul, deoarece acum nu trebuie să deschideți o nouă fereastră pentru a răspunde la scrisoare, precum și pentru a edita textul scrisorii în sine sau pentru a atașa un document.

ciorne

Pe baza feedbackului și sugestiilor utilizatorilor, am adăugat un buton suplimentar „schițe” la Răspuns rapid, astfel încât să puteți urmări întotdeauna la ce e-mailuri ați început să răspundeți, dar nu ați terminat e-mailul în sine. Când începeți să răspundeți la un e-mail, apare un indicator , adică „ciornă”, aceasta dispare atunci când fie trimiteți un răspuns, fie ștergeți e-mailul. Acest indicator arată că mai trebuie să terminați scrisoarea. Destul de convenabil: nu vei uita să răspunzi la scrisorile pe care le-ai dorit și nu trebuie să verifici din nou folderul cu schițe sau toate ferestrele deschise pentru a găsi scrisorile neterminate. Când faceți clic pe o conversație care conține acest indicator, programul vă va duce automat înapoi la e-mailul pe care l-ați lăsat neterminat.

Calendar

Mulți dintre noi folosim calendarul pentru a programa întâlniri și întâlniri. Mementourile au câștigat și ele popularitate, cu ajutorul cărora nu veți pierde din vedere nici măcar lucrurile mărunte.

După ce am studiat modul în care utilizatorii lucrează cu calendare, am ajuns la concluzia că de foarte multe ori este necesar nu numai să înțelegem ce întâlniri și evenimente sunt programate pentru astăzi, ci și să vă vedeți sarcinile pe viitor pentru săptămână și chiar pentru lună. Month View este perfectă pentru asta, cu ajutorul căreia poți să planifici sarcinile pentru viitor și să-ți stabilești mementourile necesare. Doar faceți clic pe o zi din calendar și creați o intrare.

Distreaza-te cu noul MS Outlook 2013 !

Outlook este cel mai utilizat program de organizare și este standardul de facto în mediul corporativ. Din păcate, în Rusia Outlook este adesea folosit doar ca client de e-mail și relativ rar ca organizator. Unul dintre motive este rigiditatea sistemului de planificare care a fost inclus inițial în acest program. Caracteristicile standard care apar atunci când porniți pentru prima dată programul reduc procesul de planificare la faptul că în secțiunea de sarcini obțineți o listă lungă nestructurată de sarcini cu diferite date, nume și grade de importanță. O astfel de enumerare nu poate fi revizuită și este foarte incomod.

Toate aceste dificultăți pot fi evitate printr-o abordare bazată pe . Trebuie remarcat faptul că abordarea noastră non-standard de planificare se bazează numai pe caracteristicile obișnuite ale Outlook, fără nicio programare suplimentară. Programarea contextuală este organizată printr-o configurare simplă, al cărei proces îl vom descrie în detaliu mai jos.

Acest articol este primul dintr-o serie de articole care rezumă experiența noastră în stabilirea sistemelor de planificare personală pentru managerii de top în timpul proiectelor individuale de consiliere, precum și experiența noastră cu participanții. Următoarele articole vor acoperi implementarea cronometrarii, dulapuri de fișiere creative și alte abordări TM în Outlook. Întrucât articolul este primul, vom descrie în detaliu toate detaliile tehnice - ne cerem scuze în avans utilizatorilor Outlook care sunt bine familiarizați cu funcțiile sale de bază.

Cerințele de revizuire a problemelor

Să evaluăm ce calități ar trebui să aibă secțiunea „Sarcini”:

• Abilitatea de a vizualiza o listă mare de sarcini în același timp. Aceasta este o cerință foarte importantă, dacă nu este îndeplinită, sistemul va fi incomod pentru percepție. În același timp, am dori să le evidențiem pe cele mai importante în aceste sarcini.
• Implementarea planificarii pe trei orizonturi de timp, dupa metoda de structurare a atentiei:
• Operațional – lucruri care trebuie făcute „aproximativ astăzi”;
• Tactice - sarcini și proiecte care trebuie finalizate pe o perioadă mai lungă, cum ar fi o săptămână, o lună sau mai mult.
• Strategic - sarcini de nivel anual, domenii de activitate.
• Posibilitatea organizării unui sistem de planificare contextuală, care este indicată și de metoda de structurare a atenției. Pentru a spune simplu, avem nevoie în secțiunea noastră „Sarcini” să putem vedea informațiile de care avem nevoie la momentul potrivit, fără a le păstra constant în cap; „amintește-ți sarcina potrivită la momentul potrivit”, când apare „kairosul” corespunzător (timpul favorabil pentru îndeplinirea sarcinii).

Acum să începem să construim sistemul nostru. Pentru a face acest lucru, vom implementa în mod constant toate cerințele pe care i le-am prezentat. În primul rând, să ne dăm seama cu ajutorul ce caracteristici ale MS Outlook vom realiza acest lucru.

Optimizarea imaginii de ansamblu cu categorii

Sistemul nostru va fi implementat folosind următoarele caracteristici ale MS Outlook:

1. Categorii de sarcini.
2. Forme de reprezentare „listă de sarcini” în secțiunea „Sarcini”.

Categorie- acesta este un anumit semn pe care îl putem atribui cu voința noastră unei anumite sarcini. Această caracteristică este remarcabilă prin aceea că după aceea ne vom putea grupa sarcinile prin apartenența la aceste categorii.

1. Standard - setat implicit în program.
2. Personalizate - cele pe care ni le stabilim noi înșine.

Acesta din urmă tip de categorii face ca posibilitatea de a împărți sarcinile în categorii să fie cea mai atractivă pentru noi.

Categorii de orizonturi de planificare

Să presupunem că inițial avem o listă de sarcini, nu grupate pe categorii, ci sortate după termene limită. Arata cam asa:

În mod evident, este incomod să folosiți o astfel de listă, deoarece include atât sarcini elementare care necesită o singură acțiune (de exemplu, scrieți o scrisoare sau apel), cât și sarcini de proiect (de exemplu, pregătiți un standard de magazin), cât și proiecte la scară largă. întinsă pe o perioadă destul de lungă (de exemplu, crearea unui site web al companiei).

Acest neajuns poate fi evitat prin împărțirea cauzelor în trei categorii în funcție de orizonturi planificare:

Sarcini operaționale- ce trebuie făcut astăzi, sau sarcini care necesită puțin efort pentru a le îndeplini - scrie o scrisoare, sună, întâlni, etc.

orizont tactic- sarcini mai complexe care conțin câteva altele.

Nivel strategic- proiecte și activități mari.

Să creăm astfel de categorii - și în acest exemplu, vom lua în considerare metodologia pentru crearea de noi categorii. Pentru a seta o categorie pentru o sarcină, atunci când o creați, faceți clic pe „ Categorii…».

Iată fereastra de creare a sarcinii:

Este foarte important când setați parametrii sarcinii să debifați opțiunea " Alerta". Puteți să o lăsați numai pentru acele sarcini pentru care este cu adevărat necesar - și trebuie să faceți acest lucru cu grijă și cu reținere, pentru că altfel nu vor exista sfârșit de mementouri.

O tehnică simplă ajută la optimizarea atenției acordate notificărilor: ca oră de notificare, alegeți nu data evenimentului, ci, de exemplu, dimineața celei mai apropiate sâmbete anterioare sau o altă zi în care transferați sarcini strategice „coapte” către secțiunea tactică (amintim că un astfel de transfer este element necesar). Datorită acestei abordări, majoritatea mementourilor cad chiar în ziua în care „greblați” organizatorul și planificați săptămâna următoare și, în consecință, puteți atribui un timp de execuție mai precis pentru săptămâna următoare tuturor sarcinilor de „reamintiți-vă”. .
Buton pentru setarea categoriei într-o vizualizare mărită:

Dacă faceți clic pe el, veți obține următoarea fereastră:

Lista conține categorii standard și deja create care pot fi selectate, indicând astfel că sarcina creată le aparține. O sarcină poate aparține mai multor categorii deodată - folosim și această caracteristică utilă pentru propriile noastre scopuri. Acest lucru va fi discutat mai jos.

Dacă faceți clic pe butonul „Lista principală de categorii” din fereastra de mai sus, veți obține un meniu de forma următoare:

Aici puteți elimina categoriile standard inutile și puteți crea categorii personalizate care reflectă nevoile dvs. De exemplu:

• Berbec
• Tactici
• Strategie

Pentru comoditatea revizuirii listei de categorii, care este întotdeauna afișată în ordine alfabetică, este util să folosiți numere în numele categoriilor. De exemplu:

1_Operațiune, 1_Tactică, 1_Strategie
2_Oameni_Ivanov, 2_Oameni_Petrov….,
3_Proiecte_Promstroymash,… etc.

Rămâne doar să adăugați că, dacă trebuie să „clasificați” un grup mare de sarcini acumulate, este suficient să le selectați pe cele necesare din listă cu mouse-ul (ține apăsată tasta Ctrl) și apoi să selectezi elementul „Categorii”. în meniul contextual (butonul dreapta al mouse-ului). Categoriile selectate în meniul pop-up categorii vor fi atribuite tuturor sarcinilor selectate. După aceea, lista noastră de sarcini va arăta astfel:

Gruparea sarcinilor pe categorii

Acum, pentru a sorta sarcinile după orizontul de planificare, puteți activa sortarea după categorii făcând clic pe numele coloanei corespunzătoare. Cu toate acestea, acest lucru nu oferă încă o imagine de ansamblu convenabilă și, de asemenea, ne lipsește de capacitatea de a sorta sarcinile după data scadenței.

Pentru a evita aceste necazuri, folosim posibilitatea gruparii sarcinilor in functie de anumite caracteristici. Pentru asta ai nevoie de:

1. Apelați meniul contextual, așa cum se arată în figură.
2. Selectați „Modificați vizualizarea curentă”.
3. În fereastra care apare, faceți clic pe butonul « gruparea»

4. Va apărea următoarea fereastră:

Aici aveți nevoie în fereastră " Grupați articolele după câmp" selectați elementul " Categorii».

Acum, dacă dai clic pe Bineși reveniți la lista de sarcini inițială, veți observa că s-a schimbat.

Acum lista de sarcini arată astfel:

Acestea. toate sarcinile din folder sunt împărțite în grupuri în funcție de categoriile atribuite acestor sarcini. Aceasta înseamnă că avem ocazia de a vedea sarcinile care corespund orizontului de timp care ne interesează în acest moment:

Este logic ca sarcinile care sunt datorate mai devreme să fie mai înalte (în partea de sus a listei) pentru a fi mai aproape de centrul atenției noastre. În plus, puteți introduce un sistem de simboluri de clasificare adăugate la începutul numelor sarcinilor și puteți sorta după ele.

De exemplu, aceste personaje ar putea fi A B C D– litere corespunzătoare elementelor, unde sarcinile sunt repartizate după importanță și urgență în patru categorii. Pot fi, de asemenea, clasificatori de proiecte, nume de executanți pentru sarcini delegate etc.

În acest caz, diferite metode de sortare pot intra în conflict între ele. Dar nimeni nu se deranjează să schimbe imaginea de ansamblu după caz ​​în funcție de situație - după dată, după urgență-importanță, după clasificatori (în ordine alfabetică), etc. O abordare generală pentru rezolvarea acestei probleme este dată în subsecțiunea următoare.

Configurarea vizualizărilor personalizate

MS Outlook oferă opțiuni destul de convenabile pentru crearea diferitelor vizualizări ale listei de activități. Fiecare vizualizare este un anumit set de reguli pentru selectarea sarcinilor și reguli pentru afișarea lor, convenabil în diferite situații.

Pentru a personaliza vizualizările existente sau pentru a crea una nouă, trebuie să selectați elementul „Vizualizare” din meniul principal al programului și să selectați „Vizualizare curentă” din meniul derulant. Alegând una dintre vizualizările oferite în listă, determinați cum doriți să vedeți lista de sarcini - de exemplu, toate sarcinile grupate pe categorii, sau numai sarcinile finalizate etc.

Elementul Definire vizualizări definește vederi noi; „Schimbați vizualizarea curentă” - vă permite să le personalizați pe cele existente. Când este selectată, va apărea următoarea fereastră:

Luați în considerare posibilitățile acestui meniu:

câmpuri. Puteți alege ce câmpuri de activitate să afișați în vizualizarea personalizată. Mai simplu spus, ce coloane vor fi prezente în lista de sarcini.

Trebuie doar să selectați câmpurile din coloana din stânga și să faceți clic pe „ Adăuga->» adăugați-le în lista de câmpuri afișate din dreapta. Aceasta este o caracteristică foarte convenabilă, deoarece în diferite situații este important pentru noi să vedem diferiți parametri ai sarcinii. De exemplu, puteți elimina câmpul „Atribuit de” pentru a reprezenta propriile sarcini și invers, adăugați-l la vizualizări pentru a afișa sarcinile delegate.

gruparea. Folosind exemplul de grupare pe categorii, această funcție a fost descrisă mai sus. Puteți grupa după orice câmp. De exemplu, în vizualizarea „Sarcini delegate”, este logic să configurați gruparea după câmpul „Contractant”.

Triere- puteți sorta sarcinile în cadrul grupurilor în funcție de diferite criterii. De exemplu, după subiect, după data scadenței, după gradul de importanță etc. În plus, sortarea, ca și gruparea, poate fi imbricată. De exemplu, sarcinile pot fi sortate mai întâi după subiect și apoi după dată.

Selecţie– vă permite să afișați în vizualizare numai sarcini care îndeplinesc un anumit atribut. De exemplu, acest lucru este important atunci când dorim să vedem în același timp doar o listă de sarcini aparținând aceleiași categorii, sau care conțin în subiect numai anumite simboluri, sau numai cele care au stabilită data scadenței de astăzi (această selecție este convenabilă pentru vizualizările legate de planificarea operațională).

Alte setari– vă permit să personalizați aspectul tabelelor cu sarcini. Schimbați fontul, stilul liniei, activați câmpul de vizualizare a activității (când nu trebuie să faceți dublu clic pe sarcină pentru a vedea conținutul acesteia, ci pur și simplu selectați sarcina făcând clic pe ea cu mouse-ul).

Formatare automată– vă permite să setați formatul de afișare a textului pentru sarcini ai căror parametri îndeplinesc anumite condiții. De exemplu, puteți face ca toate sarcinile importante (cele care au marcajul corespunzător) să apară cu aldine și roșu.

Acum să ne uităm la aceste caracteristici utile cu un exemplu.. Să presupunem că vrem să creăm o imagine de ansamblu asupra obiectivelor strategice care să ne permită să „medităm” asupra planificării pe termen lung, fără a fi distras de detaliile actuale. Pentru a face acest lucru, în vizualizare, trebuie să afișați doar sarcinile din categoria „Strategie”, sortându-le după importanță. De asemenea, va fi util să afișați cele mai importante sarcini cu roșu aldine.

Pentru a afișa numai sarcini legate de orizontul de planificare strategică, de ex. aparținând categoriei „Strategie”, trebuie să setați filtrul după categorie în vizualizare.

Să creăm o nouă vizualizare. Pentru a face acest lucru, elementul de meniu „Vizualizare” - „Vizualizare curentă”, trebuie să selectați elementul „Definire vizualizare”.

Va apărea următoarea fereastră -

Butoanele din partea dreaptă a ferestrei ne oferă posibilitatea de a manipula vizualizările existente sau de a crea altele noi. Faceți clic pe butonul „Creați...”. Fereastra inițială de creare a vizualizării arată ca −

Aici trebuie să specificați numele vizualizării (în cazul nostru, „Strategie”, sau „Numai strategie”, sau orice dorește cititorul). În exemplul nostru, vom alege „Tabel” ca tip de prezentare. Și bifați caseta de lângă „în toate folderele” Sarcină „”.

În continuare, apare o fereastră, pe care am descris-o în detaliu mai sus - se numește „Vizualizare detalii”. Aici implementăm vizualizarea cu parametrii descriși mai sus. Deci, pentru a implementa selecția după categorie, selectați elementul „Selectare” din meniul „Vizualizare detalii”. Ne apare o nouă fereastră -

În fila „Sarcini” care se deschide, puteți configura filtrarea după un anumit text, care este conținut fie în câmpul de subiect al sarcinii, fie în notele acestei sarcini. Aici puteți filtra și după destinatar și expeditor al sarcinii, după starea acesteia (de exemplu, finalizată sau nu) și termene limită (de exemplu, puteți selecta sarcini cu un termen înainte sau după o anumită dată).

Cu toate acestea, trebuie să facem o selecție în funcție de categoria " Strategie". Selectarea pe categorii este implementată în fila " Alte conditii» –

Acum puteți selecta una sau mai multe categorii care vor fi selectate și afișate în vizualizarea pe care o creăm făcând clic pe butonul „Categorii”.

Acum doar sarcinile din categoria Strategie sunt selectate în viziunea noastră, sunt sortate după importanță. Rămâne să vă asigurați că sarcinile importante sunt evidențiate cu roșu aldine.

Pentru a face acest lucru, în „informații despre vizualizare” faceți clic pe butonul „Format automat”. Apare o altă fereastră nouă pentru noi, care conține deja câteva reguli standard pentru sarcinile de formatare automată -

Aici putem fie să creăm noi reguli de formatare automată pentru vizualizarea noastră, fie să le ștergem pe cele vechi și să le editam. Adăugați o nouă regulă (butonul „Adăugați”).

Aici vom seta un nume pentru regula noastră și vom selecta fontul care va fi folosit pentru afișarea sarcinii care îndeplinește condițiile pe care trebuie să le setăm și noi. Fereastra pentru setarea parametrilor fontului este standard și nu o vom prezenta. Condiția de formatare automată este setată în fereastra deja familiară nouă:

Trebuie să selectați sarcinile după importanță, așa că trebuie să bifați caseta „Importanța elementelor” și să selectați importanță ridicată din listă. Acum reprezentarea noastră îndeplinește condițiile stabilite pentru un exemplu.

Acum, dacă vrem să ne analizăm obiectivele strategice, trebuie doar să activăm această vizualizare în meniul „Vizualizare / Vizualizare curentă”. Prezentarea de ansamblu rezultată a obiectivelor strategice va arăta astfel:

Implementarea contextelor „kairos” folosind categorii

Planificarea contextuală este discutată în detaliu în articolul lui Gleb Arkhangelsky. Pe scurt, esența acestei abordări constă în faptul că sarcinile sunt „atașate” nu unui timp dificil de execuție, ca în planificarea grea clasică, ci unui anumit „kairos” (timp oportun, termenul este greacă veche). , sau „context”, un set de circumstanțe, propice sarcinii.

Exemple de context:

• locuri: magazin de papetărie, birou, acasă, service auto;
• oameni: colegi, șefi, subordonați, prieteni, rude;
• circumstante:„după susținerea disertației”, „când șeful este bine dispus”;
• state: „când vrei să lucrezi”, „când nu vrei să lucrezi”, „când vine inspirația”;
• etc.- Contextele sunt foarte diferite.

Abordarea noastră ne permite să implementăm planificarea contextuală bazată pe secțiunea „Sarcini” din MS Outlook. Pentru a face acest lucru, trebuie să creați noi categorii corespunzătoare contextelor selectate în modul de mai sus. Lista de contexte se poate schimba în funcție de situație, principalul lucru este să nu ai prea multe deodată - astfel îți poți supraîncărca atenția și sistemul va fi greu de utilizat.

Contextul poate fi asociat cu anumite activități, precum Scrisori. Această abordare face ușor să vedeți ce scrisori trebuie scrise prin alocarea de timp în planul zilnic pentru lucrul cu corespondența.

După cum am menționat mai sus, aceeași sarcină poate aparține mai multor categorii simultan. Acestea. în „lista noastră de sarcini” sarcina va fi plasată în grupurile tuturor categoriilor cărora le aparține. Acest lucru este foarte convenabil, deoarece una și aceeași sarcină poate fi privită „din unghiuri diferite”, pentru a o vedea „din locuri diferite”.

De exemplu, sarcina „Scrieți o scrisoare către Ivanov”, pe de o parte, este o sarcină de urgență operațională, iar pe de altă parte, este o sarcină legată de contextul „Scrisorilor”. Astfel, este „vizibil” atât din privirea de ansamblu asupra scrisorilor de scris, cât și din prezentarea tuturor sarcinilor operaționale viitoare. Aceeași sarcină poate fi „vizibilă” din contextul Oameni, din contextul „Când vrei să lucrezi” (de exemplu, o scrisoare este foarte „intensiva energetică”) etc.

Amintiți-vă că pentru a atribui mai multe categorii unei sarcini simultan, trebuie să faceți clic pe „ Categorii» atunci când setați parametrii sarcinii, specificați categoriile adecvate, bifându-le cu bifă în listă.

Acum lista de lucruri de făcut arată astfel:

Planificarea MSV pe termen lung

Ar trebui spuse câteva cuvinte despre modul în care sarcinile vor circula în cadrul orizonturilor de planificare. Amintiți-vă esența metodei de structurare a atenției: atunci când abordați „kairos”, un moment favorabil pentru îndeplinirea unei sarcini, un „memento” despre aceasta ar trebui să se apropie de centru, de centrul atenției. Acest lucru este valabil atât la nivel operațional (de exemplu, focalizarea atenției este partea roșie de sus a listei de activități), cât și la nivel strategic (apropierea sarcinilor de focalizarea atenției este mișcarea lor din partea strategică și secţiunile tactice la cele operaţionale).

Există două moduri de a muta sarcina mai aproape de centrul atenției, de exemplu, de la orizontul strategic la cel tactic sau de la tactic la cel operațional:

1. Deschideți ambele grupuri și mutați sarcina de la un grup la altul. Procedând astfel, va dispărea dintr-o categorie și va apărea în alta. Acest lucru nu este întotdeauna convenabil, pentru că. o sarcină dintr-un orizont tactic poate conţine mai multe subsarcini operaţionale. Această abordare poate fi folosită numai pentru monosilabic sarcini - care necesită o execuție unică (adică cel mai adesea când se transferă sarcini de la orizontul tactic în cel operațional).
2. Deschideți o sarcină la un nivel superior de planificare și adăugați-o la o categorie de un nivel mai apropiat. În același timp, se va reflecta în ambele grupuri - i.e. sarcina tactică se va reflecta pe orizontul operațional, rămânând și pe cel tactic. Acest lucru este important atunci când sarcina compozit, și funcționează atât atunci când treceți de la strategie la tactică, cât și când treceți de la tactică la operativ.

Interacțiunea planificării flexibile și rigide

Programarea contextuală flexibilă nu anulează programarea grea clasică efectuată în secțiunea „Calendar”. Acestea sunt abordări complementare și este destul de ușor să implementați interacțiunea lor în Outlook. Secțiunea „Calendar” pentru aceasta ar putea arăta astfel:

Câmpul de programare poate fi configurat în diverse moduri - de exemplu, astfel încât să afișeze nu o zi, ci întreaga săptămână de lucru. Câmpul de sarcini poate fi configurat în același mod în care am configurat secțiunea „Sarcini” - setați filtrarea automată, gruparea, sortarea etc. Pentru această setare, faceți clic dreapta pe câmpul „Bara de activități” și selectați „Schimbați vizualizarea curentă”. De exemplu, în figura următoare, sarcinile operaționale de înaltă prioritate sunt plasate cel mai aproape de centrul atenției, de exemplu. în setările de vizualizare sunt setate semnele „Grup: după categorie”, „Sortează: după prioritate”, „Format automat: prioritate - cu font roșu mare”.

Câmpul din stânga din această figură este vizualizarea calendarului „Săptămână” (activată de butonul cu același nume din panoul de sus). Dacă vă simțiți mai confortabil cu grila de timp (coloane - zile, rânduri - ore), atunci trebuie să activați vizualizarea „Worweek”.

Deci, în vizualizarea „Calendar” cu câmpul de sarcină adăugat în dreapta, obținem atât o prezentare generală a „axei timpului” cu sarcini dificile, cât și o prezentare generală a sarcinilor „soft”, ordonate într-un mod convenabil pentru noi folosind ideologia de planificare contextuală şi structurarea atenţiei.

În același timp, putem lega sarcinile flexibile la ora exactă, pur și simplu trăgându-le din câmpul din dreapta în cel din stânga. Întâlnirea corespunzătoare este creată automat. Unele sarcini în sine necesită la un moment dat transformarea în întâlniri (sarcina „Trebuie să cădem de acord asupra unui raport asupra proiectului X cu Ivanov” sa transformat într-o întâlnire „Ivanov: proiect X: vineri, 17:00-19:00). Este util să transformați unele sarcini în întâlniri dificile pentru auto-motivare și pentru bugetarea timpului.

Rețineți că puteți transfera nu numai sarcini, ci și categorii întregi de sarcini pe axa timpului - în acest caz, se creează o întâlnire, în câmpul de comentarii al cărei informații sunt din toate sarcinile categoriei. Un exemplu de utilizare a acestei funcții este transformarea categoriei „Gânduri pentru următoarea întâlnire” într-o întâlnire „Întâlnire: miercuri 14:00”, care conține „în interior” toate aceste gânduri.

„Inversarea”, transformarea întâlnirilor în sarcini, este de asemenea posibilă - de exemplu, întâlnirea cu Ivanov, programată vineri la ora 17:00, a fost transferată la kairos „după expoziție”. Întâlnirea poate fi trasă în panoul din dreapta, de exemplu, la categoria „RAM” și/sau „Proiecte_Expoziție” și/sau „Oameni_Ivanov”.
Rețineți că categoriile sunt setate atât pentru sarcini, cât și pentru întâlniri - setul de categorii este același, iar când trageți sarcinile în întâlniri și invers, categoriile sunt păstrate. Acest lucru poate fi util atunci când utilizați alte forme de vizualizare Calendar decât grila de timp. De exemplu, dacă setați folderul Calendar la vizualizarea Categorie, veți vedea toate întâlnirile trecute și viitoare sortate după categorie. Această vizualizare este foarte convenabilă atunci când mențineți sincronizarea în secțiunea „Calendar”, care va fi discutată într-un articol separat.

Pentru ca sarcina trasă să fie atribuită timpului de care avem nevoie, acest timp trebuie să fie alocat înainte de tragere. De exemplu, dorim să finalizăm (sau am finalizat deja) sarcina „Pregătirea unei prezentări în PP” de la 11.00 la 12.00.

Pentru a reflecta acest lucru în calendarul nostru, trebuie să urmăm acești pași:

• Selectați perioada de timp adecvată

• Transferați sarcina lui. Aceasta va afișa o fereastră de vizualizare:

Un astfel de transfer de sarcini pe axa timpului, așa cum sa menționat deja, poate contribui la automotivarea și la bugetarea eficientă a timpului. În general, accentul în utilizarea panourilor „hard” și „soft” (întâlniri și sarcini) poate fi pus pe baza circumstanțelor dumneavoastră „interne” și „externe”. De exemplu, în funcție de psihotipul tău - o tendință de planificare sau spontaneitate. Fie în funcție de specificul activității, de exemplu, este posibil să aveți o mulțime de întâlniri „greu” programate cu clienții – sau invers, multă muncă creativă care este foarte dependentă de „kairos” intern și nu permite planificarea grea. .

Arhivarea sarcinilor finalizate

Pentru a simplifica și a facilita revizuirea, este necesar să scăpați de sarcinile îndeplinite în timp util. În același timp, nu este de dorit să ștergeți sarcinile finalizate - parametrii acestora și faptul că sunt finalizate pot fi necesare în viitor.

Pentru a separa sarcinile finalizate, puteți, de exemplu, să creați o categorie „Finalizat” și să o atribuiți sarcinilor finalizate setând gruparea în consecință (de exemplu, consultați figurile din secțiunea „Implementarea contextelor kairos folosind categorii”).

O altă modalitate este să setați afișarea coloanei „Terminat” și filtrarea automată pe baza finalizării în setările de vizualizare. Apoi, după finalizarea sarcinii, va fi suficient să o „optimizezi” în câmpul „Terminat”, după care, datorită autofiltrei, sarcina nu va mai fi vizibilă.

La următoarea curățare a sistemului, este suficient să mergeți la vizualizarea standard „Lista simplă”, unde vor fi vizibile toate sarcinile finalizate (titlurile lor sunt afișate într-un font „barat”), selectați toate aceste sarcini și transferați-le într-un folder de arhivă. În acest caz, se vor păstra categoriile de sarcini, adică. va fi posibilă includerea unei reprezentări convenabile în arhivă și, dacă este necesar, va fi ușor de găsit sarcina elaborată necesară într-un scop sau altul.

Concluzie

Am descris doar o mică „cărămidă” dintr-un subiect vast și complex de stabilire a managementului personal al timpului pe MS Outlook. În articolele următoare vor fi dezvăluite și alte aspecte ale organizării electronice eficiente a muncii personale. Exemplu de plan pentru următoarele articole:

• Cronometrare și analiză personală în Outlook
• Gestionați proiecte personale în Outlook și Excel
• Cabinet de fișiere creativ în Outlook
• Sincronizarea sistemului Outlook cu PDA (Pocket Computer).
• Lucru în echipă în Outlook

O chestiune importantă este combinația optimă a diferitelor „blocuri” în formarea unui sistem personal de MT, care este cel mai bine „ascuțit” pentru psihotipul tău și specificul activității tale. Această problemă este rezolvată prin consultanță în cadrul cursului. În articole vă oferim cei mai detaliați algoritmi pentru „automatizarea” managementului personal al timpului, dar o „croitorie” reală poate fi realizată doar lucrând cu un antrenor personal care vă ajută să alegeți cele mai potrivite elemente ale sistemului și să le adaptați nevoilor dumneavoastră.

Alexander Miskaryan, 2004 Editare: Gleb Arkhangelsky, .

Este permisă, fără un acord suplimentar cu autorul, publicarea în publicații online gratuite, păstrând în același timp integritatea textului, inclusiv a acestui anunț, și a hyperlink-urilor de lucru. Publicarea în publicații online plătite și pe suport de hârtie necesită acordul cu autorul.

O sarcină este o sarcină de natură personală sau oficială, a cărei implementare poate fi urmărită. Sarcina poate fi o singură dată sau recurentă. Repetarea sarcinii are loc la intervale regulate sau în funcție de data executării acesteia. De exemplu, sarcina este de a trimite un raport managerului în ultima vineri a fiecărei luni sau o vizită la coafor la o lună după tunsoarea anterioară.

Comenzi

Pe lângă sarcinile personale, puteți crea sarcini atribuite altor utilizatori. Pentru a atribui o sarcină, trimiteți o sarcină. Utilizatorul care a primit sarcina devine proprietarul temporar al sarcinii. El poate accepta, respinge sau delega sarcina altcuiva. Dacă este respinsă, sarcina este returnată utilizatorului care a atribuit-o. Pentru a returna drepturile proprietarului unei sarcini, aceasta trebuie returnată la lista de sarcini. Dacă sarcina este acceptată, utilizatorul care a acceptat-o ​​devine proprietarul permanent. Dacă el delegă sarcina, utilizatorul căruia îi este delegată devine proprietarul sarcinii.

Numai proprietarul poate edita sarcina. Când o sarcină este actualizată de către proprietar, toate copiile sarcinii sunt actualizate în Microsoft Outlook: copia utilizatorului care a trimis prima sarcină, precum și copiile tuturor proprietarilor anteriori. După ce sarcina este finalizată de către proprietar, utilizatorului care a atribuit sarcina mai întâi, toți proprietarii anteriori ai sarcinii și toți cei care au solicitat raportul, primesc un raport de stare.

Dacă o sarcină este atribuită mai multor utilizatori în același timp, devine imposibil să stocați o copie actualizată a acesteia în lista de activități. Pentru a atribui un singur proiect mai multor utilizatori și pentru a ține evidența progresului acestuia, împărțiți munca într-o serie de sarcini și atribuiți-le individual. De exemplu, pentru a atribui trei persoane să scrie un raport, creați trei sarcini numite „Raport: Compilatorul 1”, „Raportul: Compilatorul 2” și „Raportul: Compilatorul 3”. Să începem să creăm o sarcină de la zero.

1. Indicați spre comanda Nou din meniul Fișier și selectați comanda Sarcină.
2. În câmpul Subiect, introduceți un nume pentru sarcină.
3. În celelalte câmpuri din filele Sarcină și Detalii, introduceți informațiile pe care doriți să le înregistrați pentru această sarcină.
4. Pentru a face o sarcină recurentă, faceți clic pe butonul Recurență, selectați cât de des se repetă sarcina (zilnic, săptămânal, lunar sau anual) și efectuați una dintre următoarele:
   • stabilirea sarcinii să se repete la intervale regulate - setați parametrii frecvenței de repetare. Pentru a repeta sarcina la intervale regulate, nu selectați comutatorul Set new task after;
   • setați sarcina să se repete în funcție de data scadentă - selectați Setați o nouă sarcină după comutare și introduceți valoarea frecvenței de repetare în câmp.
5. Opțional, setați datele de început și de sfârșit pentru sarcină.
6. Faceți clic pe butonul OK, apoi pe butonul Salvare și închidere.

Pentru a crea o sarcină pe baza unei sarcini existente, parcurgeți următorii pași.

1. Selectați sarcina pe care doriți să o copiați din lista de sarcini.
2. Din meniul Editare, selectați Copiere. Dacă comanda Copiere nu este disponibilă, faceți clic pe bifa din coloana Sarcini și încercați din nou.
3. Din meniul Editare, alegeți Lipire.
4. Dacă este necesar, deschideți sarcina și modificați-i setările.

Redenumiți o sarcină

În lista de activități (afișată în folderul Sarcini și în bara de activități din calendar), faceți clic pe numele sarcinii pe care doriți să o editați. Introduceți un nume nou și apăsați tasta Enter. Dacă sarcina este o sarcină recurentă, copiile finalizate ale sarcinii vor păstra același nume.

Modificați starea sarcinii și procentul de finalizare

Deschideți sarcina pentru care doriți să modificați starea sau procentul de finalizare. Introduceți informațiile necesare în câmpurile „Stare” și „Terminat, %”. Setarea unei sarcini private Deschideți sarcina pe care doriți să o faceți invizibilă pentru alți utilizatori. Bifați caseta Privată din colțul din dreapta jos.

Marcarea unei sarcini ca finalizată

Deschideți sarcina pe care doriți să o marcați ca finalizată și introduceți 100% în câmpul Done %. Dacă câmpul „Finalizat” este afișat în lista de sarcini (ca o casetă de selectare în antetul coloanei), atunci pentru a marca sarcina ca finalizată, este suficient să bifați caseta din acest câmp. Dacă câmpul Stare este afișat în lista de activități, selectați Finalizat din listă.

Modificați ordinea de afișare a sarcinilor

• Sortați toate sarcinile din listă
  1. În secțiunea Sarcini, sortați lista.
  2. În meniul Vizualizare, alegeți Aranjare după, apoi Vizualizare curentă, apoi Modificați vizualizarea curentă.
  3. Faceți clic pe butonul Sortare.
  4. În grupul Sortare articole după câmp, selectați câmpul după care doriți să sortați. Dacă câmpul obligatoriu nu se află în grupul Sortare articole după câmp, selectați un alt set de câmpuri din lista Câmpuri de sortat. (Dacă sortați după același câmp ca și gruparea, anteturile grupului vor fi sortate, nu elementele din cadrul grupurilor. Pentru a sorta conținutul unui grup, selectați un câmp din lista Sortare articole după câmpuri care este diferit de cel selectate în lista Grupare articole după câmp.)
  5. Selectați ordinea de sortare Crescător sau Descendent.
  6. Pentru a sorta după un câmp suplimentar, selectați-l în lista Apoi după câmp. În vizualizarea tabel, puteți sorta după o coloană făcând clic pe antetul coloanei.
• Mutați sarcinile individuale în sus sau în jos pe lista de sarcini
  1. Sub Activități, în meniul Vizualizare, selectați Aranjare după, Vizualizare curentă, apoi Modificați vizualizarea curentă.
  2. Apăsați butoanele „Grup”, „Ștergeți toate” în secvență, apoi butonul „OK”.
  3. Apăsați butoanele Sort, Clear All, apoi butonul OK în secvență.
  4. Trageți o sarcină în sus sau în jos în lista de activități utilizând ghidul.
  5. Pentru a salva această comandă pentru utilizare implicită, în meniul Acțiuni, alegeți Salvare ordine de activitate. Sarcinile nesortate și negrupate pot fi mutate în sus și în jos în lista de activități din calendar.
• Atribuiți importanță sarcinii
  1. Pentru a sorta sarcinile după importanță, trebuie să specificați importanța fiecărei sarcini. În mod implicit, sarcinile au un nivel normal de importanță. Poate fi schimbat la scăzut sau ridicat.
  2. Deschideți sarcina a cărei importanță doriți să o schimbați.
  3. În lista de importanță, faceți clic pe gravitatea corespunzătoare.
  4. După finalizarea atribuirii de importanță, reveniți la lista de sarcini și sortați-o după importanță utilizând prima procedură din această secțiune.

Înregistrați timpul scurs pentru o sarcină

1. Deschideți sarcina pentru care sunt înregistrate costurile de timp planificate și efective.
2. Faceți clic pe fila Detalii.
3. Introduceți costurile de timp planificate în câmpul „Sfera de activitate” și costurile efective de timp în câmpul „Efectuat cheltuit”.

Programarea unui timp de finalizare a sarcinii în calendar

1. Trageți sarcina pentru care doriți să programați timpul din dosarul Sarcini în butonul Calendar din panoul de navigare.
2. În fila Întâlnire, selectați opțiunile dorite.

Trimiteți un raport privind starea sarcinii

1. Deschideți sarcina pentru care doriți să trimiteți un raport de stare.
2. Din meniul Acțiuni, selectați Trimiteți raportul de stare a activității.
3. Introduceți numele destinatarilor în câmpurile Către, Cc și Cco.
4. Dacă sarcina vă este atribuită, aceste câmpuri se vor completa automat cu numele membrilor listei de actualizare.
5. Faceți clic pe butonul Trimiteți.

Setați sau eliminați o alertă pentru o sarcină

• Setați sau eliminați un memento pentru o sarcină individuală
  1. Deschideți sarcina pentru care doriți să setați sau să eliminați o alertă.
  2. Bifați sau debifați caseta de selectare Alertă. Când setați o alertă, data și ora pot fi, de asemenea, setate.
  3. Dacă o alertă este activată, dar nu este setată nicio oră, se utilizează ora de alertă implicită. Pentru a seta ora de alertă implicită, Selectați o oră în câmpul Ora alertă.
• Setați sau eliminați alerte pentru toate sarcinile noi cu o dată limită dată
  1. Selectați Opțiuni din meniul Instrumente.
  2. Bifați sau debifați caseta de selectare Setează alertă de scadență. Când atribuiți o sarcină cu o alertă unui alt utilizator, alerta este dezactivată, astfel încât utilizatorul atribuit sarcinii să poată seta singur alerta.

Setați o dată limită și o dată de începere pentru o sarcină

1. Deschideți o sarcină care are date de început și de sfârșit stabilite.
2. Introduceți data scadentă pentru finalizarea sarcinii în câmpul Data scadentă.
3. Introduceți data de începere a sarcinii în câmpul Data de începere.
4. Pentru a reseta data de început fără a modifica data de încheiere, tastați Nu în câmpul Data de început și apăsați Enter. Apoi faceți clic din nou pe câmpul Data de începere și introduceți o nouă dată de începere.

Dacă setați data scadentă la o dată care nu urmează modelul normal de recurență pentru acea sarcină (de exemplu, data specificată este vineri, dar sarcina se repetă în fiecare joi), o nouă sarcină va apărea în lista de sarcini ca un excepție. Noua sarcină nu se va repeta, spre deosebire de sarcina inițială, care se va repeta conform instrucțiunilor.

Transformarea unui mesaj într-o sarcină

1. În panoul de navigare, trageți mesajul pe care doriți să îl convertiți în butonul Sarcini.
2. Puteți converti un element de orice tip într-un alt tip trăgându-l pe butonul folderului din panoul de navigare.

Acceptați sau refuzați o sarcină atribuită

1. Deschideți o sarcină sau o misiune.
2. Faceți clic pe butonul „Acceptare” sau „Respingere”.
3. Selectați butonul Editați răspunsul înainte de a posta (tastați comentarii la postare și faceți clic pe butonul Trimitere) sau butonul radio Trimiteți răspunsul acum.

Atribuirea unei sarcini unui alt utilizator

• Prima sarcină atribuită
  1. Pentru a crea o sarcină nouă, selectați comanda Nou din meniul Fișier și apoi comanda Atribuire. Pentru a atribui o sarcină existentă, deschideți-o în lista de activități și faceți clic pe butonul Atribuire sarcină.
  2. Pentru a selecta un nume din listă, faceți clic pe butonul „Către”.
  3. În noua sarcină, introduceți un nume în câmpul Subiect. (Într-o problemă existentă, câmpul Subiect este deja completat.)
  4. Selectați data scadentă și opțiunile de stare necesare.
  5. Pentru a face o sarcină recurentă, selectați Recurență din meniul Acțiuni, setați opțiunile necesare și faceți clic pe OK.
  6. Introduceți instrucțiunile și informațiile necesare despre sarcină în caseta de text pentru sarcină.
  7. Faceți clic pe butonul Trimiteți. Când atribuiți o sarcină recurentă, o copie a sarcinii va rămâne în lista de sarcini, dar nu va fi actualizată. Dacă caseta de selectare Trimiteți-mi un raport de stare la finalizarea sarcinii este bifată, raportul de stare îmi va fi trimis după ce fiecare apariție a sarcinii este finalizată.
• Reatribuirea unei sarcini după ce atribuirea este respinsă de destinatar
  1. Deschideți sarcina refuzată în lista de activități.
  2. În câmpul Către, introduceți numele persoanei căreia doriți să îi atribuiți sarcina.
  3. Faceți clic pe butonul Trimiteți.
• Reatribuirea unei sarcini care ți-a fost atribuită
  1. Deschideți mesajul care conține sarcina.
  2. Selectați Atribuire sarcină din meniul Acțiuni.
  3. În câmpul Către, introduceți numele persoanei căreia doriți să îi atribuiți sarcina.
  4. Bifați sau debifați Păstrați o copie actualizată a acestei sarcini în lista de activități și Trimiteți-mi un raport de stare când sarcina este finalizată.
  5. Faceți clic pe butonul Trimiteți.

Trimite note unei sarcini atribuite

1. Deschideți sarcina alocată pentru care doriți să trimiteți note.
2. Din meniul Acțiuni, selectați Răspunde sau Răspunde tuturor.
3. Introduceți o notă în câmpul de text al mesajului.
4. Faceți clic pe butonul Trimiteți.

Restituirea drepturilor proprietarului sarcinii respinse

1. Deschideți mesajul care conține comanda respinsă.
2. Din meniul Acțiuni, alegeți Return to Task List.

Urmăriți progresul și informațiile de facturare

1. Redirecționarea unei sarcini pentru ca alți utilizatori să o urmărească.
2. Deschideți sarcina pe care doriți să o trimiteți.
3. Selectați Redirecționați din meniul Acțiuni.
4. Introduceți numele destinatarilor în câmpurile Către și Cc.
5. Dacă este necesar, introduceți un mesaj în caseta de text pentru activitate.
6. Pentru a trimite copii ale mai multor sarcini, trageți sarcini suplimentare din lista de activități în caseta de text pentru sarcini redirecționate.
7. Faceți clic pe butonul Trimiteți.

Urmărirea sarcinilor atribuite

• Salvați automat copii ale sarcinilor care vi s-au atribuit și primiți rapoarte de stare
  1. Selectați Opțiuni din meniul Instrumente.
  2. Faceți clic pe butonul Opțiuni de activitate.
  3. Bifați caseta de selectare Păstrați copiile actualizate ale sarcinilor atribuite în lista de activități.
  4. Bifați caseta de selectare Trimiteți rapoarte după finalizarea sarcinilor atribuite.
• Vizualizați sarcinile pe care le-ați atribuit altor utilizatori
  1. Faceți clic pe butonul „Sarcini”.
  2. În meniul Vizualizare, selectați Aranjare după, Vizualizare curentă și apoi Destinație.
• Vizualizați o listă de utilizatori care păstrează copii actualizate ale unei sarcini delegate
  1. Deschideți sarcina alocată pentru care doriți să vizualizați lista de actualizări.
  2. În fila Detalii, citiți numele din lista Actualizare pentru.

Înregistrați distanța, organizarea și alte informații de facturare pentru o sarcină

1. Deschideți sarcina pentru care sunt scrise informații de plată.
2. Accesați fila Detalii.
3. Introduceți informațiile solicitate în câmpurile „Sfera de activitate”, „Distanța”, „Cheltuieli și organizații”.

Sarcini recurente

Numai proprietarul unei sarcini poate face din aceasta o sarcină recurentă.

1. Deschideți sarcina pe care doriți să o faceți recurentă.
2. Selectați cât de des se va repeta sarcina (Zilnic, Săptămânal, Lunar, Anual).
3. Pentru a seta zilele și orele pentru care sarcina să se repete, efectuați una dintre următoarele:
   • repetați sarcina la intervale regulate - Selectați orice opțiune din partea dreaptă a grupului „Repetare”, cu excepția valorii Setați o nouă sarcină după;
   • sarcină recurentă bazată pe data scadenței - Selectați butonul radio Setare nouă sarcină după și introduceți un interval de recurență în casetă.
4. Selectați datele de început și de sfârșit pentru sarcină.

Sarcinile recurente apar pe rând în lista de sarcini. După ce o copie a unei astfel de sarcini este finalizată, următoarea copie apare în listă.

Omiteți o apariție a unei sarcini recurente

1. În lista de activități, deschideți sarcina recurentă pe care doriți să o omiteți.
2. Selectați Omiteți din meniul Acțiuni. Dacă o sarcină recurentă se încheie după un anumit număr de apariții, sarcina omisă va fi socotită ca o singură apariție.

Anulați recurența sarcinii

1. Deschideți sarcina pe care doriți să o anulați.
2. Din meniul Acțiuni, selectați Recurență.
3. Faceți clic pe butonul Eliminați recurența.

06.04.2015

O parte din munca zilnică a secretarei este programarea întâlnirilor cu șefii, anularea acestora și organizarea timpului personal al șefului. Sfaturi pentru optimizarea acestei lucrări cu MS Outlook pot fi găsite în acest articol.

Din articol vei afla:

Cum să utilizați MS Outlook pentru a programa sarcinile managerului

Ziua dvs. de lucru include întâlniri grele care sunt programate la o anumită oră - întâlniri, negociere și sarcini flexibile care nu sunt legate de timp. De exemplu: semnați o cerere de vacanță, trimiteți o scrisoare sau un raport. De cele mai multe ori, este posibil să aveți sarcini flexibile în program. Le puteți clasifica în funcție de categorie și importanță în modulul Sarcini din Outlook. O vizualizare personalizată în modulul Calendar vă ajută să urmăriți progresul diferitelor activități.

Cum se creează o listă de sarcini pe categorii

Pentru a planifica eficient sarcinile, trebuie să:

• împarte sarcinile în grupuri semantice în care vor fi grupate după un anumit atribut;
• creați sarcini și atribuiți-le categorii în funcție de grupuri semantice;
• personalizați secvența sarcinilor într-un mod convenabil pentru dvs. și evidențiați-le pe cele importante.

Cum să faci toate astea?

Pasul 1

Definiți grupuri de sarcini semantice.

Sarcinile tale nu vor fi prezentate într-o listă continuă, ci în grupuri în funcție de un anumit atribut:

• „Supervizor”. Acest grup include sarcini care sunt asociate cu șeful tău. De exemplu, semnați o cerere pentru concediu de odihna.
• „Proiecte”. Dacă proiectul pe care îl gestionați sau la care participați are mai mult de 15-20 de elemente, colectați-le într-un grup semantic separat. De exemplu, organizarea unei relocari de birou este un proiect cu drepturi depline.
• "Ramuri". Creați un astfel de grup dacă organizația dvs. are filiale și managerul dvs. interacționează cu acestea. De exemplu, solicitați rapoarte pentru luna sau clarificați programul pentru sosirea directorilor de sucursale.

Pasul 2

Creați sarcini și atribuiți-le categorii în funcție de grupuri de semnificații. Deschideți modulul „Tasks” prin meniul de jos. În fila Acasă, faceți clic pe butonul Creați sarcină. Se va deschide fereastra Adăugare articol. Introduceți un nume în câmpul Subiect. Setați o dată scadentă în câmpul Data scadentă dacă sarcina are o dată limită exactă. Opțional, introduceți o dată în câmpul Memento pentru ca Outlook să vă reamintească în avans data scadentă.

Acum creați categorii bazate pe grupuri de simțuri. În orice moment, puteți deschide categoria dorită și puteți vedea toate sarcinile care îi aparțin. Faceți clic pe butonul Selectați categoria din partea de sus a ferestrei de activitate, apoi faceți clic pe Toate categoriile. În mod implicit, categoria de planificare în perspectivași managementul timpului în Outlook sunt denumite prin culori - galben, verde, roșu. Dacă nu aveți suficiente categorii, adăugați altele noi - pentru aceasta, faceți clic pe butonul „Creați”.

În activitățile asistentului există sarcini fără un termen clar. Ele nu pot fi atribuite unui anumit grup semantic. Atribuiți astfel de sarcini categorii speciale „1-Day” și „1-Week”, astfel încât să nu uitați să le finalizați în timpul zilei și, respectiv, săptămânii. Asigurați-vă că utilizați numere la începutul titlului, astfel încât aceste sarcini să fie deasupra celorlalte. In caz contrar planificareîn Outlook și în calendarul ms, Outlook utilizează ordinea alfabetică și vă va fi mai dificil să găsiți aceste elemente. Numele grupurilor semantice rămase pe care le-ați identificat la pasul 1, scrieți de la numărul 2 - „2-Head”, „2-Projects”, „2-Branches”, etc.

Nu uitați să răsfoiți categoria 1 săptămână în fiecare zi și să alegeți sarcinile pe care trebuie să le finalizați astăzi. Dacă există astfel de comenzi, mutați-le în categoria „1-Zi”.

Pasul 3

Configurați o vizualizare personalizată pentru a grupa sarcinile în categorii. Pentru a vă asigura că sarcinile nu sunt amestecate în listă, ci fiecare în propria sa categorie, configurați o vizualizare personalizată. O vizualizare personalizată este capacitatea de a prezenta lista de sarcini exact așa cum consideră de cuviință utilizatorul.

În fila Acasă, din meniul de sus Vizualizare curentă, selectați Lista de activități. Apoi accesați fila Vizualizare și faceți clic pe butonul Personalizare vizualizare. În fereastra „Opțiuni de vizualizare avansate” care apare, faceți clic pe butonul „Grup”. Debifați „Grupați automat după schema de comandă”. În caseta „Grupați articole după câmp”, selectați „Categorii”. În colțul din dreapta jos, în linia „Expand/Colapse Groups”, selectați „As last viewed” (Fig. 1). Faceți clic pe „OK” de două ori. Sarcinile dvs. vor fi grupate în categorii și date limită (Fig. 2).

Orez. 1. Fereastra de setări pentru gruparea sarcinilor

Puteți schimba importanța unei anumite sarcini direct din lista lor. Selectați articolul dorit din listă, deschideți fila „Acasă” și în grupul „Etichete”, faceți clic pe pictograma semnului exclamării.

Pasul #4

Evidențiați sarcinile principale din listă. Unul dintre principiile managementului timpului este prioritizarea și evidențierea corectă a sarcinilor principale pentru a le face mai întâi față. Să setăm lista de sarcini, astfel încât sarcinile urgente și importante să fie evidențiate cu roșu și să fie întotdeauna în partea de sus a listei.

Deschideți modulul Sarcini. În fila Vizualizare, în grupul Vizualizare curentă, faceți clic pe butonul Personalizare vizualizare. Se deschide fereastra Opțiuni de vizualizare avansată. Faceți clic pe butonul Formatare condiționată. Acum să setăm proprietățile regulii, conform cărora Outlook va evidenția cu roșu cazurile urgente și importante. Faceți clic pe butonul Adăugați. În câmpul „Nume”, introduceți un nume pentru regulă, de exemplu „Important - în roșu”. Faceți clic pe butonul Font și selectați un font roșu aldine (Figura 3).

Orez. 3. Fereastra pentru setarea formatării condiționate a listei de activități

Setați condiția pentru această regulă la o importanță ridicată a locului de muncă. Pentru a face acest lucru, în fereastra „Formatare condiționată”, faceți clic pe butonul „Condiție” - se va deschide fereastra „Selectare”. Faceți clic pe fila „Alți termeni”. Bifați caseta de selectare „Importanța elementelor” și selectați „Ridicat” din listă. Faceți clic pe OK, apoi în fereastra Formatare condiționată. Nu închideți fereastra Opțiuni avansate de vizualizare.

Configurați-vă lista de activități, astfel încât elementele de mare importanță să fie pe primul loc. În fereastra „Opțiuni avansate de vizualizare”, faceți clic pe butonul „Sortați” - se va deschide fereastra „Sortați” (Fig. 4). În rândul „Sortați articolele după câmp”, selectați „Importanță” și bifați caseta „Descendent”. În rândul „Apoi după câmp”, selectați „Subiect” și bifați caseta de selectare „Ascendent”. Faceți clic pe OK. Vi se va solicita întrebarea „Câmpul „Importanță” după care doriți să sortați nu este afișat în vizualizare. Arat-o? - faceți clic pe „Da”.

Orez. 4. Fereastra de setări de sortare a sarcinilor

Verificați dacă ați setat corect parametrii. Setați una dintre sarcini la mare importanță - deschideți-o făcând dublu clic și în grupul „Etichete”, faceți clic pe pictograma semnului exclamării. Dacă elementul se aprinde în roșu, atunci setările sunt corecte.

Cum să configurați o vizualizare personalizată în calendar

Pentru a nu nota în jurnal tot ce trebuie făcut la diferite etape de pregătire a evenimentului și pentru a nu face liste lungi de activități, introduceți-le în Outlook. Aici puteți configura câmpuri personalizate în modulul Calendar. Să setăm o vizualizare personalizată - o interfață în care este convenabil să vizualizați sarcini în mai multe etape pentru pregătirea evenimentelor.

Pasul 1

Evidențiați etapele pregătirii pentru eveniment. Pregătirea negocierilor include următoarele etape: rezervarea unei săli de ședințe, trimiterea invitațiilor negociatorilor, comandarea permiselor pentru participanți, tipărirea documentelor, verificarea echipamentului tehnic al sediului.

Pasul 2

Configurați o vizualizare tabelă a calendarului. Pentru programarea întâlnirilorîn Outlook, folosim vizualizarea Zi/Săptămână/Lună, care arată ca o întindere a unui jurnal. Cu toate acestea, pentru a pregăti negocierile, este mai convenabil să folosiți formatul de tabel, în care toate etapele sunt marcate în coloane.

Accesați modulul Calendar și selectați fila Vizualizare din bara de instrumente. Faceți clic pe butonul Schimbați vizualizarea, apoi pe Gestionați vizualizările. În fereastra Gestionare toate vizualizările care apare, faceți clic pe Nou. Se deschide fereastra Vizualizare nouă. În câmpul „Nume vizualizare”, introduceți numele vizualizării - de exemplu, „Pregătire pentru negocieri”. Selectați tipul „Tabel” și faceți clic pe „OK”. Va apărea un tabel în care vă veți adăuga coloanele.

Este posibil ca numele câmpurilor să nu fie complet vizibile din cauza lățimii limitate a ecranului. Prin urmare, începeți numele coloanelor cu cele mai importante cuvinte: de exemplu, „Cameră - carte”, „Pass - comandă”, etc.

Pasul 3

Selectați toate evenimentele cu cuvântul „Negocieri”. În fereastra care se deschide, faceți clic pe butonul „Filtrare”. Introduceți cuvântul „Negocieri” în câmpul „Text de căutare”. Limitați-vă căutarea la câmpul „Subiect”. Faceți clic pe OK până când toate ferestrele sunt închise.

Acum, pentru a selecta toate întâlnirile care sunt legate de negocieri și necesită pregătire specială, din meniul Vizualizare curentă din bara de instrumente, selectați noua vizualizare Pregătire negocieri.

Pasul #4

Configurați câmpuri personalizate și adăugați-le la tabel. La pasul 2, ați creat o vizualizare de tabel personalizată - în prezent este goală. Acum trebuie să adăugați la el etapele pregătirii negocierilor. Fiecare etapă va fi amplasată într-un câmp personalizat separat - o coloană de tabel pe care o veți adăuga singur. În aceste domenii veți observa cum decurge pregătirea pentru negocieri. Negocierile și alte evenimente vor fi localizate în rândurile tabelului. Outlook vă permite să creați câmpuri de mai multe tipuri: „Da/Nu”, „Text”, „Număr”, etc. Aceste trei câmpuri sunt necesare pentru a controla pregătirea negocierilor.

Pentru mai multe informații despre crearea unei sarcini în calendarul Outlook și crearea unei liste de sarcini și a unei liste de sarcini în Outlook „Jos jurnalele! Ce programe îl vor ajuta pe secretară să planifice ziua de lucru a managerului »

Pentru a personaliza și adăuga coloane, faceți clic dreapta pe orice antet de coloană și faceți clic pe Selectați câmpuri. Faceți clic pe butonul „Creați” - se va deschide fereastra „Coloană nouă”. Evident, pentru a marca faptul de rezervare a unei săli de ședințe este suficient câmpul de tip „Da/Nu”. Așadar, introduceți un nume de coloană: „Cameră – Carte”. Selectați tipul câmpului „Da/Nu” din lista verticală. Lăsați formatul câmpului ca pictogramă. Faceți clic pe OK.

Veți reveni la fereastra Select Fields. Câmpul pe care l-ați creat va apărea în lista Folder User Fields. Trageți-l cu mouse-ul în tabelul din panoul cu numele coloanelor, în dreapta câmpului „Sfârșit”. Acum, pentru a indica faptul că o sală este rezervată pentru negocieri, faceți clic în coloana corespunzătoare pe linia unui anumit eveniment. Acest pas va fi marcat cu o bifă.

În mod similar, creați și trageți toate câmpurile necesare în tabel. De exemplu, pentru a pregăti negocierile, veți avea nevoie de următoarele coloane: „Început”, „Sfârșit”, „Sală - carte”, „Număr de participanți”, „Invitații - trimiteți”, „Foarte și suplimentare. materiale” (Fig. 5).

Pentru coloanele Cameră - Carte și Invitații - Trimiteți, selectați tipul de câmp Da/Nu.

Pentru coloana Număr de participanți, selectați tipul de câmp Număr deoarece este un număr.

Pentru rubrica „Foarte și extra. materiale" selectați câmpul de tip "Text" - este convenabil să introduceți materialele care trebuie pregătite sau tipărite.

Lucrarea practică nr. 2

Subiectul lecției Microsoft Office Outlook

Planificarea timpului de lucru

Scopul lecției

Aflați să planificați timpul de lucru folosind Microsoft Office Outlook

Introducere

Munca unei secretare este foarte diversă. Aceasta este pregătirea documentelor,și apeluri telefonice, și organizarea primirii vizitatorilor și multe altele. Acestactivităţile legate de soluţionarea problemelor curente sunt invizibile pentru persoana neiniţiată. Cu toate acestea, despre cât de succes și de rapid este implementatlyatsya, depinde de eficiența întreprinderii.În mediu OutlookToate activitățile sunt împărțite în următoarele grupuri, despre carepe care le cunoașteți deja: întâlniri, întâlniri, evenimente, sarcini și telefon apeluri.

intalnire - Acesta este un eveniment care implică una sau două persoane. Ora de întâlnire conformintre ele si rezervate in calendar. Întâlnirea nu necesită implicareresurse: spații speciale, timp de pregătire, costuri materiale. O întâlnire poate fi numită un raport zilnic către șef, și un apel telefonic și primirea vizitatorilor. Important este că, de regulă, aceasta este o chestiune mică, din punctul de vedere alreducerea timpului alocat pregătirii; este programat pentru o anumită oră și esteXia unilateral (realizat personal de secretar) sau bilateral (conversație între doiUman). Deși întâlnirea este programată pentru o anumită oră, poate fi oricând reprogramată.transporta, daca in momentul de fata mai are loc un alt eveniment, mai important.

Întâlnire, spre deosebire de o întâlnire, necesită invitarea mai multor persoane și implicarearesurse aditionale. Desfășurarea întâlnirii trebuie să fie coordonată cu toți participanții. Întâlnireare o dată specifică, precum și o oră de început și de sfârșit. SobraEvenimentul necesită pregătire legată de elaborarea unui plan pentru eveniment, alegerea locului de desfășurare și, bineînțeles, de acord cu toți participanții.

Eveniment este un set de activități legate de un singur conținut, desprecurgând îndelung. Evenimentul presupune compilareaplanul de acțiune și pregătirea separată a fiecăruia dintre ele. Exemple de evenimente: expoziție-târg, Jocurile Olimpice, vacanță, seminar. sobaevenimentele pot fi anuale, adică au loc o dată pe an într-o anumită zi(de exemplu, o zi de naștere sau aniversarea unui eveniment) și obișnuit,adică să treacă o dată și să dureze una sau mai multe zile. Ras trimiterea invitațiilorevenimentul este determinat de conținutul său. De exemplu, despredesfășurarea seminarului este legată de invitația participanților, iar de ziua de naștere este necesarfiți pregătiți pentru faptul că pe tot parcursul zilei vor suna și vor veni în vizităindiferent dacă doriți să vă felicitați angajatul. Dacă este ziua partenerului tău,atunci poate fi necesar să-l suni de mai multe ori în timpul zilei pentru a-l felicita

Sarcină este o sarcină care trebuie finalizată până la o anumită datăcosturi semnificative de timp. Un angajat îndeplinește sarcini curente atunci când nu ține întâlniri, întâlniri, adică condiționat, poți spune „gratuit”. Sarcini îndeplinitesecretar, este intocmirea si prelucrarea documentelor, intocmirea unui plan de masuriacceptare, munca organizatorică și altele.

Pentru o muncă de succes, trebuie să învățați cum să vă planificați timpul de lucru. În mediul Outlook, folderul Calendar este utilizat pentru programarea timpului de lucru.

Sarcina 1. Lucrul cu folderul Calendar

Familiarizați-vă cu interfața folderului Calendar.

Proces de lucru

Deschideți folderul Calendar

Găsiți fereastra Jurnal cu cronologia marcată. Aici puteți înregistra întâlniri, întâlniri, evenimente.

3. Modificați valoarea diviziunii scalei de timp.
Pentru asta:

faceți clic dreapta oriunde pe scară;

în meniul contextual, selectați intervalul de timp corespunzător de la 5 la 60 de minute.

Găsiți „Calendar”. Cu acesta, puteți vizualiza evenimentele programate pentru alte date în lunile și anii curente și viitoare. Data curentă este evidențiată cu roșu. Derulați calendarul cu câteva luni înainte sau înapoi. Căutați datele cu caractere aldine.

Faceți clic pe o dată din calendar. Asigurați-vă că Jurnalul se deschide la data specificată.

Puteți schimba formatul Jurnalului. Pe bara de instrumente, găsiți butoanele Zi, Săptămâna de lucru, Săptămâna, Lună. Faceți clic pe fiecare buton pe rând și urmăriți schimbarea vizualizării calendarului.

Găsiți bara de activități în calendarul dvs. Are forma unui tabel, în fiecare rând în care sunt înregistrate numele și unii parametri ai sarcinilor.

Sarcina 2: Programați o întâlnire

Aflați cum să programați întâlniri.

Proces de lucru

Deschideți Jurnalul la data curentă.

Plan pentru viitorul apropiat „Discută cu Kapronov Yu.I. plan de muncă".

Pentru asta:

faceți clic pe cronologia unui moment situat nu mai devreme de jumătate de oră de ora curentă;

notează subiectul întâlnirii;

apasa Enter.

Întâlnirea va fi marcată cu o pictogramă de alertă specială. Programul automat cu 15 minute înainte de începerea întâlnirii va da un semnal sonor de avertizare despre întâlnirea care se apropie.

Așteptați semnalul sonor.

Modificați durata întâlnirii.
Pentru asta:

mutați indicatorul mouse-ului peste marginea de sus sau de jos a înregistrării întâlnirii (indicatorul mouse-ului își va schimba forma);

apucați și mutați limita întâlnirii.

5. Mai creează câteva întâlniri cu diferite subiecte pentru zilele următoare, ghidându-te după datele din tabel

Programul de masă pentru săptămână
Ziua săptămânii OraSubiect

Luni 9.00-9.30 Raport la director

Marți 13.00-14.30 Recepție pentru probleme personale

Miercuri 16.30-17.00 Semnează acte

Joi 10.00-12.00 Comisia de Educație

Sarcina 3: Modificați setările întâlnirii

Când programați o întâlnire, o puteți asocia cu un contact. Apoi informațiile despre aceasta vor fi înregistrate în datele de contact. Folosind aceste informații, vă puteți aminti întotdeauna când și ce întâlniri au avut loc cu persoana de contact, despre ce au fost acestea. Când programați o întâlnire, puteți specifica opțiunile ocupate. Outlook oferă următoarele opțiuni

Ocupat Întâlnirea nu poate fi reprogramată și nu doriți

pentru a vă deranja în acest moment

Gratuit Puteți reprograma întâlnirea pentru altă dată, dacă există

chestiune mai presantă

Îndoielnic Nu ești sigur că întâlnirea va avea loc

Şofer Întâlnirea are loc în altă parte

Este deosebit de important să specificați parametrii de ocupare dacă lucrați în grup și comunicați planurile dvs. altor membri prin intermediul rețelei. Opțiunile dvs. de angajare îi vor ajuta să își planifice programul de lucru.

Aflați cum să asociați o întâlnire cu un contact, cu un document, să setați și să anulați o alertă, să setați opțiunile de ocupat.

Proces de lucru

Deschide fereastra cu opțiuni de întâlnire făcând dublu clic pe un subiect sau pe unul gol.
rând în jurnal

Luați în considerare fila Întâlnire.

Urmează următoarele instrucțiuni:

schimbarea subiectului întâlnirii;

indicați locul de întâlnire;

dezactivați indicatorul de alertă;

stabiliți parametrii de angajare: ocupat, liber, discutabil, nu la serviciu.

Asociați o întâlnire cu un contact. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Contacte din partea de jos a casetei de dialog și în lista de contacte care se deschide, selectați numele persoanei de contact cu care este programată întâlnirea.

Sarcina 4. Note și atașamente

De obicei, unele probleme de afaceri sunt discutate în timpul întâlnirii. În fereastra întâlnirii, puteți face note, note, ce probleme se așteaptă să fie discutate, sugestii cu privire la subiectele de discutat și așa mai departe. Dacă un document este în curs de pregătire pentru o întâlnire, îl puteți fie să-l lipiți direct în fereastra întâlnirii, fie să îl conectați la acesta.

Învață să iei notițe și atașamente pentru o întâlnire.

Proces de lucru

Deschide fereastra întâlnirii

În caseta de text pentru notele întâlnirii, notați textul: „Pentru a discuta despre momentul lucrării, numărul de participanți și domeniul de aplicare al întrebărilor lor”.

Atașați la întâlnire fișierul creat și salvat pe computer.
Pentru asta:

faceți clic pe butonul Adăugare fișier (sau pe meniul Inserare fișier);

în fereastra browserului, găsiți fișierul dorit și faceți clic pe butonul Inserare (pictograma fișierului va apărea în fereastră).

4. De asemenea, puteți lipi conținutul fișierului.
Pentru asta:

selectați Obiect din meniul Inserare;

în caseta de dialog, selectați comutatorul Creare din fișier;

faceți clic pe butonul Răsfoire și selectați numele fișierului în caseta de dialog;

închideți casetele de dialog făcând clic pe butonul OK și asigurați-vă că conținutul fișierului apare în câmpul de note.

Sarcina 5: Programați întâlniri recurente

În munca secretarului sunt întâlniri care se repetă periodic. De exemplu,se face un raport către director la începutul fiecărei zile lucrătoare, semnând înaintedocumente - la sfarsitul zilei de lucru se tin sedinte o data pe saptamana, dedicatenye planifică lucrările viitoare și raportează asupra muncii efectuate. Toate tipurile de întâlniri enumerate pot fi marcate în calendar ca fiind recurentesia. În acest caz, acestea vor fi înregistrate automat în zilele programate.

Aflați cum să creați o întâlnire recurentă.

Proces de lucru

1. Creați mai multe întâlniri în calendar, cărora li se va atribui apoi un atribut recurent

Ziua săptămânii Ora Subiect Steagul de recurență

Luni 9.00-9.30 Verificați poșta zilnic

Luni 9.30-10.00 Raportează zilnic directorului

Luni 16.30-17.00 Semnarea actelor zilnic

Luni 10.00-11.00 Întâlnire de planificare în fiecare săptămână

Marți 13.00-14.30 Recepție pe probleme personale în fiecare săptămână

Vineri 16.00-17.00 Rezultatele lucrărilor în fiecare săptămână

2 Setați indicatorul de recurență pentru întâlnire.

Pentru asta:

dublu clic pentru a deschide fereastra întâlnirii;

pe bara de instrumente, faceți clic pe butonul Repetare

în caseta de dialog Recurență programării, setați opțiunile de recurență necesare;

închideți fereastra de programare și căutați în calendar alte date pentru care programarea recurentă va fi înregistrată automat.

Sarcina 6: Programați întâlniri și evenimente

Întâlnirea implică invitarea mai multor participanți. Mediul software Outlook vă permite să selectați participanți din Contacte de lipit și să le trimiteți automat invitații. Acest tip de muncă este direct legat de posibilitatea de lucru în grup în rețea. Un eveniment este un eveniment de toată ziua.

Aflați cum să programați o întâlnire și un eveniment.

Notă:

Dacă lucrați online, atunci invitațiile vor fi trimise automat la adresele specificate în folderul Contacte

Proces de lucru

Deschideți o întâlnire recurentă

Faceți clic pe fila Disponibilitate membru. Făcând clic pe această filă, programarea este convertită automat într-o întâlnire.

Pentru a selecta participanții și a le trimite invitații, faceți clic pe butonul Altele. Se va deschide agenda de adrese.

Selectați participanții la întâlnire.

5. În lista generată, faceți clic pe pictograma de trimitere a invitației de lângă fiecare participant și selectați trimite sau nu trimite invitații.

6. La formarea folderului Contacte, toate datele de naștere și aniversari sunt înregistrate automat în jurnal pentru zilele corespunzătoare ca evenimente. O astfel de intrare în ziua potrivită vă va aminti de necesitatea de a vă felicita partenerul, ceea ce este un semn de curtoazie în comunicarea de afaceri. Evenimentul este indicat în antetul foii de jurnal. Consultați jurnalul și asigurați-vă că zilele de naștere ale angajaților și partenerilor dvs. sunt înscrise în mod corespunzător

7 Creați un seminar pentru manageri de evenimente de toată ziua.

Pentru asta:

faceți dublu clic pentru a deschide o nouă întâlnire;

bifați caseta Toată ziua;

setați restul parametrilor întâlnirii: subiect, loc, dată, oră, participanți.

Sarcina 7. Crearea unei sarcini

Fereastra folderului Calendar conține bara de activități. O sarcină, spre deosebire de o întâlnire, nu are o anumită dată și oră limită. Are doar o anumită dată de începere și o dată limită. Sarcinile sunt stocate într-un folder separat cu același nume. Bara de activități din calendar este legată de folderul Sarcini

Puteți seta următoarele opțiuni de activitate:

specificați subiectul sarcinii;

stabiliți o dată de începere și o dată limită;

urmăriți etapele de finalizare: neînceput, în curs, finalizat, amânat, în așteptare;

indicați procentul de finalizare a sarcinii;

încredințează sarcina unui alt executant și controlează execuția;

asociați o sarcină cu un contact;

atașați un fișier sau notați note;

modificați reprezentarea detaliilor sarcinii în fereastră.

Multe dintre aceste opțiuni sunt similare cu opțiunile de întâlnire.

Aflați cum să creați sarcini și să le setați parametrii.

Proces de lucru

Luați în considerare prezentarea informațiilor despre sarcini în folderul Calendar și în folderul Sarcini. Acestea sunt foarte asemănătoare.

Accesați folderul Sarcini.

Pentru a crea o sarcină, faceți clic pe linia care spune „Dacă clic se va adăuga un element (sarcină)”.

În acest fel, puteți seta subiectul, data scadenței și alți parametri ai sarcinii. Notați subiectul „Order pentru aprobarea programului de vacanță” și indicați data scadentă în calendarul drop-down, apoi apăsați Enter.

Pentru a introduce informații detaliate despre o sarcină, faceți dublu clic pentru a deschide fereastra
parametrii sarcinii.

Introduceți data de începere, starea, procentul de finalizare a sarcinii. Bifați caseta de alertă.

Atașați un fișier cu o comandă la sarcină.

Creați încă câteva sarcini pentru următoarele 5 zile:

colectează informații despre vacanțe;

faceți un plan pentru seminar;

întocmește o listă cu participanții la seminar;

trimite mesaje telefonice participanților la seminar.

Sarcina 8. Atribuirea unei sarcini unei alte persoane și monitorizarea execuției

Secretarul nu numai că îndeplinește în mod independent sarcinile directorului, dar poate, la îndrumarea acestuia, să încredințeze executarea sarcinii unui alt angajat și să monitorizeze execuția.

Mediu softwareOutlookvă permite să atribuiți o sarcină oricărei persoane din folderContacte. Când o sarcină este atribuită, aceasta este trimisă automat prin rețeaua de angajați.porecla care devine proprietarul sarcinii. Sarcina atribuită este stocată în folderke secretară, care are astfel posibilitatea de a controla cursul ei execuţie.

Învață să delegi sarcini altora.

Proces de lucru

1. Deschideți fereastra de activitate „Trimiteți mesaje telefonice participanților la seminar”.

   În bara de instrumente, faceți clic pe butonul Atribuire sarcină.

   Apare linia Către....

   Faceți clic pe butonul Către... Se va deschide fereastra destinatarului comenzii

   Evidențiați contactul dorit cu un clic și transferați-l în lista de destinatari
   mesaje făcând clic pe Către...

   Închideți fereastra și asigurați-vă că linia Către... conține contactul selectat.

   Închideți fereastra sarcinii. Outlook va începe imediat să redirecționeze sarcina. După ce ați atribuit o sarcină unei alte persoane, încetați să mai fiți proprietarul acesteia, adică nu îi puteți modifica parametrii. Trebuie doar să controlezi execuția sarcinii.

   Uitați-vă în folderul Sarcini pentru a vedea cum s-a schimbat pictograma sarcinii. O pictogramă nouă înseamnă că sarcina a fost atribuită altcuiva. Sarcinile dintr-un folder sunt grupate după cei responsabili de execuție

   Creați mai multe sarcini și atribuiți-le unor persoane diferite din folderul Contacte.

Sarcina 9. Modificarea vizualizării detaliilor sarcinii

Informațiile despre sarcină sunt prezentate sub forma unui tabel. Titlurile coloanelor indică opțiunile de activitate afișate. Mediul software vă permite să modificați prezentarea informațiilor despre sarcină. Pentru a face acest lucru, utilizați elementul Vizualizare curentă din meniul Vizualizare. Dacă din anumite motive nu sunteți mulțumit de vizualizările oferite de program, puteți seta singur orice număr de coloane din tabel, moduri de grupare și sortare a sarcinilor.

Aflați cum să utilizați vizualizările informațiilor despre sarcini furnizate de program și cum să modificați numărul de coloane dintr-un tabel.

Proces de lucru

Deschideți folderul Sarcini.

În meniul Vizualizare, selectați elementul Vizualizare curentă și din meniul suplimentar unul dintre tipurile de vizualizare.

Vedeți cum s-a schimbat vizualizarea problemei.

Aplicați alte tipuri de prezentare.

Faceți clic dreapta pe bara de titlu.

Din meniul contextual, selectați Schimbați vizualizarea curentă. Se va deschide fereastra de vizualizare a detaliilor

Vizualizați conținutul butoanelor. Schimbați vizualizarea folosind casetele de dialog cu butoane.

Sarcina 10. Crearea unei note

Nota - Acesta este un mic memoriu. Textul notei poate fi cel mai divers: un gând pe care nu-l doreștia uita; un memento de ceva pentru tine sau alt angajat; o anecdotă proaspătă pe care o poți spune partenerului tău ocazional; citat și multe altele. Într-un birou neinformatizat, uneori poți vedea o astfel de imagine. peste totface - pe masă, pe telefon, pe perete, pe geamul ferestrei, pe instrumentul de scris -sunt lipite coli mici de hârtie cu câteva note. Acestea sunt note. De acordcă un astfel de birou poate oferi unui străin o idee despre un puternicangajarea angajaților pare însă foarte neglijentă. Note în mediul softwareOutlook- Acesta este un analog electronic al unui blocnotes de hârtie cu foi de ruptură. Notele sunt folosite pentru a înregistra întrebări, reamintițicunoștințe și multe altele, care de obicei sunt scrise într-un caiet de hârtie. În afară de,Notele sunt o modalitate excelentă de a stoca informații de care ați putea avea nevoie mai târziu, cum ar fimăsuri, indicații sau text pe care le puteți lipi în alte elemente sau documente. Mediu softwareOutlookare un folder special în care poți creași salvați nota și utilizați-o dacă este necesar. Pe lângă acestea principaleposibilitati pe care le poti: asociați o notă cu un contact; atribuiți-i o categorie; trimite prin posta; tip; schimbați vizualizarea notei. După cum puteți vedea, cu o notă, puteți efectua acțiuni similare cu acțiunile cualte elemente.

Puteți lucra cu notele deschise pe ecran. Modificările aduse notei sunt salvate automat. Apoi ecranul va fi umplut cu note.

Aflați cum să creați o notă și să lucrați cu ea.

Proces de lucru

Deschideți folderul Note.

Faceți clic pe butonul Creare. Se va deschide o fereastră galbenă pentru notițe.

Notați textul notei în fereastră.

Închideți nota. Va apărea sub forma unei pictograme în câmpul de lucru al folderului.

Asociați o notă cu o persoană de contact.
Pentru asta:

dublu clic pe pictogramă pentru a deschide nota;

deschide meniul de note ascunse;

selectați Contacte;

selectați persoana dorită din lista de contacte care se deschide.

1. Când o notă este asociată unui contact, informații despre aceasta sunt afișate în fila Acțiuni de contact. În dosarul Contacte, deschideți cardul persoanei la care ați legat nota.

   Accesați fila Acțiuni și, printre alte acțiuni, căutați o mențiune
   despre nota.

   Explorați alte opțiuni de meniu de note. Printre altele, veți găsi comanda Forward. Când comanda este executată, se deschide o fereastră standard de mesaj de e-mail.

întrebări de testare

Care este diferența dintre întâlnire, întâlnire, eveniment, sarcină?

Care este scopul folderului Jurnal din Outlook?

Cum este evidențiată data curentă în calendar?

Cum conectez o întâlnire programată la o persoană de contact?

Cum se inserează un document în fereastra întâlnirii?