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Com este artigo você aprenderá:

• Quais são as razões para a escassez de mão de obra?
• Que regras devem ser seguidas ao planejar o horário de trabalho durante o dia
• Quais métodos são usados ​​ao planejar o tempo de trabalho
• Como verificar a eficácia do agendamento do tempo dos funcionários

O planejamento do tempo de trabalho inclui a gestão eficaz do tempo e a tecnologia de seu uso racional para atingir o objetivo de uma organização e aumentar o desempenho. No mundo moderno, também é chamado de gerenciamento de tempo. O tempo é o recurso mais insubstituível e valioso, por isso deve ser usado de forma muito racional. Também é necessário trabalhar a capacidade de planejar seu tempo de trabalho.

Por que o agendamento é tão importante

Dizer que o tempo pode ser controlado não é inteiramente correto. O tempo não pode depender de nenhum processo, não significa um valor constante, não pode acelerar ou desacelerar.

É importante poder usar várias ferramentas para planejar o tempo de trabalho, independentemente da posição do funcionário da empresa. Isso é importante considerar em todos os níveis - de subordinados a superiores. O planejamento eficaz do tempo de trabalho afeta diretamente a produtividade do trabalho e, consequentemente, o lucro da empresa.

Para cada funcionário, o planejamento eficaz do tempo de trabalho afeta a conclusão de todas as tarefas agendadas na data exigida.

Um dos indicadores que devem ser levados em conta na organização é o fundo de horas de trabalho. Determina os recursos consumidos de tempo de trabalho e afeta o número de funcionários e, consequentemente, os custos materiais da organização.

Quando é necessário o agendamento de horário?

Deficiência significa falta de algo. Ao planejar o tempo de trabalho, este termo refere-se à falta de tempo de trabalho para o desempenho de uma tarefa específica por um funcionário individual ou unidade estrutural e pela organização como um todo.

Como resultado, isso pode levar a um atraso no atendimento do pedido, o que pode levar a consequências negativas. Na maioria das vezes, o planejamento inepto do tempo de trabalho está associado ao analfabetismo do chefe da organização.

Os motivos que levam à falta de tempo são classificados em três grupos:

1. As qualidades pessoais do líder.
2. Ações do líder.
3. razões independentes.

Qualidades pessoais do líder, que levam a perdas de tempo de trabalho e estão associadas ao seu planejamento incorreto, são assim expressos:

1. Vaidade, isto é, ações desequilibradas e nervosas, cuja eficácia é reduzida a zero.
2. Pressa sistemática.
3. Falta de descanso devido a atrasos no trabalho ou ajustes em casa necessários para restaurar o alto desempenho.

Com as ações analfabetas do patrão e sem planejar o horário de trabalho, aparecem os seguintes sinais de desorganização:

1. Falta de motivação dos funcionários.
2. Destruição da comunicação interpessoal na organização.
3. A incapacidade de ordenar as coisas de acordo com seu nível de importância.
4. Incapacidade de transferir parte da autoridade para subordinados.

Os motivos que não dependem da vontade do gestor e levam à escassez de tempo de trabalho para ele e todos os funcionários da organização, do ponto de vista do planejamento do tempo de trabalho, são:

1. Uma longa lista de tarefas, atribuições, casos.
2. ações não planejadas.

Na maioria dos casos, as causas acima não aparecem separadamente. Geralmente um segue do outro.

Em última análise, desenvolve-se um impasse, que pode ser melhorado com um planejamento de trabalho eficaz. Também é necessário estabelecer o controle sobre a execução das atividades planejadas e verificar o tempo gasto no trabalho.

Regras básicas para planejar o tempo de trabalho durante o dia

Regras para planejar o tempo de trabalho no início do dia de trabalho

• Desde a manhã, você precisa sintonizar um clima positivo. Você deve tentar começar todos os dias apenas com emoções positivas, porque o humor com o qual você começa a resolver as próximas tarefas é importante para obter resultados.
• De manhã, é imperativo repor a quantidade de energia e “recarregar com nutrientes”, ou seja, tomar o pequeno-almoço e depois ir trabalhar.
• É melhor começar a trabalhar ao mesmo tempo. Esse dia a dia sistemático leva à autodisciplina e ajuda a mobilizar suas forças.
• De manhã, você deve verificar novamente o plano para o dia. Para fazer isso, você pode usar o método de análise ABC ou o princípio de Eisenhower.
• Para realizar tarefas, atribuições e casos devem ser iniciados sem demora.
• Primeiro de tudo, você precisa resolver as tarefas mais importantes.
• Se você tiver um gerente ou secretário assistente, precisará coordenar com eles o plano atual para o dia.

Regras para planejar o horário de trabalho no meio do dia de trabalho

• Seu local de trabalho deve estar preparado para um trabalho produtivo. Na área de trabalho, você deve remover documentos e papéis que ainda não são necessários para realizar tarefas importantes.
• É necessário definir um prazo específico para a execução de cada item do plano para o dia.
• Você deve abster-se de realizar ações que possam causar uma reação.
• Você precisa ser capaz de remover tarefas adicionais que aparecem.
• Um líder não deve ser impulsivo.
• Regularmente você precisa fazer pausas curtas. Todo trabalho precisa de pausas. Sua regularidade e duração devem ser individuais. Pequenas pausas também devem ser levadas em consideração ao planejar o tempo de trabalho.
• É necessário combinar tarefas pequenas, semelhantes em significado em grupos e realizá-las em série.
• Acontece que alguns funcionários não terminam uma coisa, assumindo outra - você deve primeiro concluir o que começou. Uma transição desordenada no trabalho de uma tarefa para outra e, às vezes, o desempenho de várias tarefas ao mesmo tempo não levará a um resultado positivo.
• Saiba como usar os intervalos de tempo.
• Deve haver uma hora de descanso durante o dia.
• É necessário controlar os prazos de conclusão das tarefas e acompanhar o plano de trabalho elaborado. Faça alterações no plano à medida que as prioridades mudam.

Regras para programar o horário de trabalho no final do dia de trabalho

• Ao final do dia de trabalho, você precisa concluir todas as tarefas planejadas. A não realização de tarefas individuais leva ao risco de não cumprimento de todo o plano e, consequentemente, ao acúmulo de casos que, quando “acumulados”, exigirão tempo de trabalho adicional.
• Você deve monitorar a implementação do plano, controlar-se, comparar a lista do que você planejou com o que você completou. Entenda por que você se desviou "do curso". Este é um pré-requisito para a atividade produtiva.
• Após a análise, é necessário fazer um plano para um novo dia à noite e verificar novamente pela manhã.

A influência de fatores pessoais no planejamento do tempo de trabalho

A forma como você se organiza também tem um impacto significativo em como você planeja seu tempo de trabalho. Você mesmo subconscientemente pode interferir no planejamento eficaz do tempo de trabalho. O que exatamente pode estar incomodando você:

1. A incerteza do seu propósito de vida. Sem lutar por algo, é difícil decidir como e com o que você preencherá sua vida.
2. Você gosta da sensação de unidade constante. Planeje coisas interessantes fora do trabalho para que você tenha o desejo de terminar o dia de trabalho a tempo.
3. Você está assustado com a falta de qualquer atividade. Você tenta ocupar cada minuto do seu tempo de trabalho, apenas para não ficar sozinho com seus pensamentos? Melhor, resolva seus problemas de uma vez por todas.
4. Você não sabe como recusar e está pronto para assumir a solução de qualquer problema. Isso levará ao fato de você esquecer sua vida pessoal.
5. Você tem medo de falhar. Pergunte a si mesmo: “O que há de tão ruim que pode acontecer se eu falhar?”. Tenha em mente que o fracasso nos ajuda a seguir em frente.
6. Você tem medo de alcançar o sucesso para o qual ainda não está pronto. Você acha que, no caso de seu crescimento na carreira, não poderá mais estar com a família e os amigos com tanta frequência. Comunique-se mais com pessoas que já se realizaram, se acostume com a sensação de sucesso.
7. Você não está pronto para a mudança. O medo da mudança na vida decorre do medo do fracasso. Isso pode ser superado por um movimento planejado gradual em direção ao seu objetivo.
8. Você tem medo do final - para os indivíduos, a atividade em si é mais importante do que o resultado.

Deve ser lembrado que depois de resolver um problema, você tem a oportunidade de enfrentar um mais interessante.

Os métodos mais comuns de planejamento do tempo de trabalho

Princípio de Pareto (proporção 80:20)

De acordo com este princípio, 20% dos esforços aplicados levam a 80% do resultado, e os 80% restantes do trabalho duro dão apenas 20% do resultado. Por exemplo:

O princípio de Pareto também é aplicável no trabalho de um gerente: um funcionário gasta 20% do tempo de trabalho para obter 80% do resultado, os 80% restantes do tempo de trabalho dão apenas 20% do resultado total. Isso significa que, ao planejar o tempo de trabalho, é preciso lembrar que é melhor começar o dia de trabalho resolvendo as tarefas mais importantes e complexas, e deixar a “ninharia” para o final.

A aplicação consistente do princípio de Pareto torna-se real se todas as tarefas forem analisadas de acordo com sua parcela de contribuição para o resultado final e organizadas de acordo com as categorias ABC.

A utilização do princípio de Pareto torna-se realmente possível se todas as tarefas forem sistematizadas de acordo com sua importância para o alcance do resultado e organizadas de acordo com categorias ABC.

Planejamento ABC

O principal objetivo do cronograma ABC é realizar uma priorização consistente de tarefas. O planejamento ABC pode ser realizado em qualquer ramo de atividade. Se analisarmos a porcentagem de casos mais importantes e menos importantes, veremos que essa proporção será aproximadamente a mesma. Começamos a planejar o tempo de trabalho distribuindo todas as tarefas em três categorias de acordo com sua importância. Para isso são utilizadas as letras A, B e C. Esse método de planejamento do tempo de trabalho tornou-se popular entre os gerentes devido ao fato de fornecer resultados tangíveis.

A metodologia de planejamento ABC é baseada nos seguintes princípios:

• A categoria A inclui as tarefas mais significativas, que representam 15% do número total de tarefas do gerente. Mas estas são tarefas realmente significativas que representam 65% da contribuição para a implementação do plano.
• A categoria B inclui tarefas simplesmente significativas, elas terão em média 20% do número total de tarefas e terão 20% de importância nas atividades do gestor.
• A categoria C inclui as tarefas menos significativas, elas representarão 65% do número total de tarefas e terão apenas 15% da importância de todo o resultado do trabalho.

De acordo com essa técnica, você deve primeiro resolver as tarefas mais importantes, depois passar para as um pouco menos importantes e, finalmente, deixar as tarefas menores que não têm um impacto particular nos resultados do trabalho. Isso deve ser levado em consideração ao planejar o horário de trabalho.

Método Eisenhower

Para priorizar corretamente ao planejar o tempo de trabalho, você pode usar o método Eisenhower.

Faça a si mesmo perguntas:

• Estou acostumado a jogar fora meu tempo de trabalho, resolvendo uma tarefa urgente em vez de outra igualmente urgente?
• É possível que muitas das tarefas mais importantes permaneçam geralmente não resolvidas por causa desse meu hábito?

De acordo com o princípio proposto pelo general americano D. Eisenhower, a vantagem de resolver problemas deve ser considerada com base em sua significância e no tempo alocado.

Todas as coisas que precisam ser feitas podem ser divididas em quatro grupos:

1. Todas as tarefas urgentes e mais importantes que precisam ser feitas com prioridade.
2. Urgente, mas não tão importante. A questão é que, por serem urgentes, queremos ter a certeza de resolvê-los tão rapidamente como se fossem muito importantes, colocando o máximo de nossa energia. Mas se isso não for tão importante, é melhor adiá-los ou transferir sua decisão para outro.
3. Significativo, mas não tão urgente. Devido ao fato de este grupo de casos não ser urgente, eles são adiados para mais tarde. Mas em um ponto, eles também se tornam muito importantes, mas não há tempo para completá-los. É hora de entregá-los a outra pessoa para execução meticulosa. Quando você dá uma tarefa importante, motiva e desenvolve a equipe.
4. Tarefas não urgentes e sem importância. As tarefas desse grupo geralmente ocupam muito espaço na área de trabalho. Muitos, não entendendo a essência do planejamento do tempo de trabalho, realizam essas tarefas, apesar de gastarem muito tempo com elas. Se eles devem ser feitos, tente gastar o mínimo de tempo possível com eles.

• Por que o planejamento é necessário

Este artigo se concentrará nos benefícios, benefícios e vantagens do planejamento. Planejar um dia de trabalho é uma ferramenta usada por toda pessoa de sucesso que tornará seu trabalho melhor e mais produtivo. Ao fazer planos, uma pessoa determina o escopo do trabalho para si mesma. Ele sabe o que precisa fazer, quando e por quê. Vamos olhar mais de perto os benefícios do planejamento.

Por que o planejamento é necessário

1. Plano da jornada de trabalho: e nada passará despercebido

Não importa quão boa seja sua memória, se as coisas estiverem acima do teto, você não se lembrará de tudo. Um plano de trabalho escrito em papel facilitará a memorização e liberará a atenção para coisas mais importantes. E você não vai se incomodar com a pergunta: “Eu fiz tudo?”, porque sempre haverá uma oportunidade de olhar para o diário. Os benefícios do planejamento neste caso são óbvios!

2. Quando passamos tempo planejando nosso dia de trabalho, ele fica mais longo.

A experiência de vida de um grande número de pessoas bem-sucedidas mostra que aumentar o tempo gasto no planejamento leva à redução do tempo de execução e, consequentemente, à economia de tempo em geral. Benefícios do Planejamentoé que cada 100 minutos gastos no planejamento de uma atividade economizam 10 minutos de implementação. Ou seja, dá um retorno de 1000% sobre a energia mental, emocional e física investida.

A elaboração de um plano para o dia levará de 10 a 12 minutos. Este pequeno investimento de 10 a 12 minutos fará com que você economize 100 a 120 minutos de execução, o que proporciona um aumento do tempo produtivo em duas horas por dia, ou seja, um aumento de 25% em sua produtividade diária a partir do dia em que você começa a planejar sua dia útil de antecedência. Em um mês resulta 2000-2400 minutos, que são 4-5 dias úteis completos!!! E sem perda de tempo!

3. Um plano de trabalho estabelece prioridades.

Ao distribuir a ordem das tarefas diante de você, você saberá em que ordem e o que deve ser feito. Não haverá mais uma situação com você quando coisas mais importantes e necessárias forem esquecidas ou deixadas para depois, como muitas vezes acontece quando uma pessoa sofre Procrastinação.

4. O plano para o dia proporciona um estado emocional calmo

Benefícios do Planejamento Também reside no fato de que uma pessoa determina o escopo do trabalho para si mesma. Ele sabe o que precisa fazer, quando e por quê. Uma vez que a formulação das principais tarefas está diante de seus olhos e as abordagens para sua solução estão delineadas, o novo dia agitado não parece mais cinza e pesado, mas visível, planejado e gerenciável. O medo do desconhecido e a incerteza desaparecem. Uma pessoa tem informação, portanto está calma e emocionalmente pronta para realizar este ou aquele trabalho.

Algumas pessoas conseguem fazer tanto em um dia quanto outras em três. O segredo, como podemos ver, é simples: planejar um dia de trabalho, uma pessoa que consegue concluir uma grande quantidade de trabalho, sabe planejar seu tempo, destacar as tarefas principais e secundárias. Não é possível agir sem fazer planos para o dia em nosso tempo, embora as estatísticas mostrem que apenas 20% da população faz um plano de ação. Se você nunca planejou o próximo dia de trabalho, eu lhe garanto, você deve fazer disso um hábito. E você aprenderá como fazê-lo corretamente no seguinte artigo: "Métodos de planejamento do tempo de trabalho".

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O conhecido especialista alemão na área de gestão L. Seivert desenvolveu algumas regras para planejar o tempo de trabalho:

Planeje uma jornada de trabalho para 60%, deixando 20% para resolver imprevistos e 20% para atividades criativas (por exemplo, desenvolvimento profissional).

2. Documente e controle cuidadosamente o consumo de tempo, o que lhe permite ter uma ideia clara sobre ele, determinando as necessidades futuras do mesmo e sua correta distribuição.

3. Diferenciar as tarefas do próximo período em longo, médio e curto prazo, definindo a prioridade das ações para resolvê-las.

4. Sempre termine consistentemente o que começou.

5. Faça planos flexíveis.

6.Planirovat a quantidade real de tarefas, calculadas de acordo com as capacidades da equipe.

7. Use formulários e cartões especiais para planejar o tempo.

8. Transfira automaticamente as tarefas pendentes para os planos do próximo período.

9. Refletir nos planos não apenas as ações em si, mas também os resultados esperados.

10. Estabeleça prazos precisos e providencie para este ou aquele caso exatamente o tempo que for necessário.

11. Implementar o princípio da autodisciplina, estabelecendo os prazos exatos para a execução de todos os tipos de trabalho.

12. Determinar prioridades nos casos.

Como mostra a prática, os principais motivos para a perda de tempo de trabalho são: 1) falta de clareza na definição de metas e na definição de prioridades; 2) falta de planejamento do tempo de trabalho ou sua fraca organização; 3) baixo nível de disciplina dos subordinados; 4) liderança fraca, incapacidade de trabalhar com subordinados, parceiros, visitantes.

O planejamento do tempo de trabalho é uma das principais tarefas do gestor, assim como o planejamento das atividades da organização como um todo. Em nosso país, os gestores ainda não aprenderam a lidar com isso e dedicam 4 vezes menos tempo a esse processo do que os colegas americanos. Como observam os economistas ocidentais, é necessário começar a planejar com uma declaração clara de tarefas. Para fazer isso, é compilada uma lista de casos e possíveis obstáculos, que exigirão tempo separado para superá-los. A análise desta lista no futuro permitirá ajustar o plano e eliminar pontos não essenciais. Além disso, o planejamento do tempo permite que a gerência pense criticamente sobre suas próprias ideias e encontre maneiras eficazes de resolvê-las a tempo, criando uma certa quantidade de tempo. O planejamento permite que o gestor se concentre no principal, levando em consideração o timing e o tempo de resolução das principais tarefas. Como resultado do planejamento, a estrutura da jornada de trabalho melhora e surge a possibilidade de agendamento.

O plano prevê a solução dos problemas existentes na ordem racional . Em primeiro lugar, o trabalho com um prazo fixo ou o trabalho mais trabalhoso e demorado é planejado. É indesejável adiar coisas desagradáveis, é melhor fazê-las antes dos outros. Em seguida, o trabalho de rotina e a implementação das tarefas diárias são planejados. Os últimos do plano são os casos secundários e episódicos que não exigem muito tempo (ler a correspondência atual, percorrer os locais de trabalho). O principal - no processo de planejamento, o prazo exato para a conclusão dos casos é definido.

Mas acontece que a próxima quantidade de trabalho planejada não pode ser concluída no horário especificado e precisa ser adiada para uma data posterior.

A documentação cuidadosa do tempo e o controle sobre seu uso são pré-requisitos para o planejamento. Existem vários tipos de planos de uso do tempo: longo prazo, médio prazo e curto prazo.

Usando longo prazo planos determina-se a estrutura do tempo necessário para a realização dos grandes objetivos de vida, projetados para muitos anos, às vezes décadas. Isso pode ser um trabalho relacionado à educação, promoção, etc. termo médio planos- anual, em que se realiza a distribuição do tempo para a resolução de grandes tarefas específicas de natureza produtiva.

Curto prazo - incluir uma repartição de tempo para a resolução de tarefas que especificam planos de médio e longo prazo. Esses incluem: trimestral, mensal, de dez dias, semanal e diário . A partir dos planos mensais, o cálculo do tempo já é em horas. Entre os planos de curto prazo, o mais importante é o diário. Não inclui mais de uma dúzia de problemas, entre os quais um terço são os principais que estão sendo implementados em primeiro lugar. Essas coisas, assim como as mais desagradáveis, geralmente são planejadas para a primeira metade do dia (pela manhã). Isso permite que eles sejam concluídos à noite. No plano diário, as tarefas homogêneas são agrupadas em um bloco, o que economiza muito tempo e permite que você não pule de uma tarefa para outra.

Considerado no plano diário e nos intervalos. Eles são determinados com base no desempenho de uma pessoa e no tempo decorrido desde o início da jornada de trabalho. A fadiga aumenta com o aumento do período de tempo desde o início da jornada de trabalho, naturalmente, isso reduz a produtividade de um gerente ou especialista.

No mundo moderno, ao desenvolver planos diários, peculiaridadesbiorritmos individuais . É necessário planejar a jornada de trabalho para que as horas mais difíceis recaiam no "pico de desempenho". Este "pico" para "cotovias" é de manhã, "pombas" são mais ativas no meio do dia de trabalho e "corujas" - à noite.

O conhecimento de todas as técnicas e métodos de planejamento permite distribuir corretamente as tarefas, dependendo de sua complexidade, dificuldade, responsabilidade, tensão no dia de trabalho e alterná-las de maneira ideal.

A melhor opção para fixar o plano diário é a sua apresentação escrita. Isso não permite que você ignore as coisas colocadas nele, descarrega a memória, disciplina, torna o trabalho mais focado. Também é mais fácil analisar a implementação do plano por escrito.

O desenvolvimento (elaboração) do plano ocorre na noite anterior em várias etapas: as tarefas são formuladas (transferidas do plano mensal ou decenal, transferidas do plano do dia anterior, não resolvidas até a data), as horas de trabalho necessárias para sua solução são determinadas, “janelas” são deixadas em caso de necessidade resolver problemas urgentes, pausas de 5 a 10 minutos são planejadas após cada hora de trabalho, tarefas prioritárias são destacadas.

O plano de trabalho do gerente é especificado pela manhã junto com o secretário, levando em consideração as novas circunstâncias repentinas. Em geral, o plano diário deve ser flexível, ao mesmo tempo em que deve respeitar claramente as regras associadas ao convite de pessoas (visitantes, reuniões, etc.).

Breves conclusões sobre o tema

O tempo de trabalho é o fator de produção mais importante, cujo uso cuidadoso pode ter um efeito enorme. Mas no cerne de tal atitude em relação ao tempo de trabalho está um estudo profundo da estrutura de seus custos e a identificação de reservas não utilizadas.

A análise dos custos do tempo de trabalho é realizada com a ajuda da cronometragem e da fotografia do tempo de trabalho, que muitas vezes é chamado de diagnóstico do tempo, o que permite identificar suas perdas significativas e determinar maneiras de melhorar seu uso.

Um grande papel na melhoria do uso do tempo de trabalho é dado ao seu planejamento, que é uma das principais tarefas do gestor. É a planificação do tempo de trabalho que permite ao gestor concentrar-se no principal, tendo em conta o timing e o tempo de resolução das principais tarefas.

O racionamento e planejamento do tempo de trabalho dos executores e gestores aumenta significativamente a eficiência de sua utilização e tem o melhor efeito nos resultados finais das atividades dos departamentos.