Ola queridos amigos!

No artigo de hoje falaremos sobre o que há de mais valioso em nossa vida. Sobre o que é usado imperceptivelmente, doado ou gasto com proveito. Muitas vezes nos falta, e mesmo as vinte e quatro horas do dia nos parecem um mínimo que todos os nossos não conseguem satisfazer. Então, você sabia? Sim, já está na hora. Como você encaixa tudo o que precisa no seu dia?

O que é necessário para usar minutos de forma manobrável para alcançar efeito máximo? No material de hoje, você pode encontrar instruções e maneiras úteis de controlar os ponteiros do mostrador. O uso eficiente do tempo é a ferramenta que uma pessoa moderna não pode prescindir em um mundo não menos moderno.

O que é tempo?

O tempo é um lembrete ilusório e não pequeno de que a vida é passageira. Você pode vê-lo em fotografias, pode encontrá-lo no espelho, pode vê-lo olhando para seus filhos, observando como eles crescem rápido.

Todos os dias, como um grande supermercado, sem descontos e promoções, oferece-nos novas vinte e quatro horas para nos realizarmos no espaço. Ou usamos o tempo com eficiência ou observamos o que está acontecendo. Você consegue fazer tudo em um dia? A maioria de nós não tem governantas, criadas ou cozinheiras.

Uma quantidade colossal de tempo consome o dia a dia, o trabalho e uma vontade maníaca de fazer de tudo: estudar, casa, trabalho, encontrar amigos, não se esqueça de visitar os pais e avós, escolher um presente para o aniversário de um ente querido, etc. Situações e circunstâncias da vida às vezes se acumulam em nossa cabeça e com um estrondo quebram o telhado, que já está quase saindo da agitação dos negócios inacabados.

Muitas vezes você sentiu a necessidade de um assistente ou outro gadget que simplificasse sua vida?

meu assistente pessoal

Os gadgets modernos são um excelente motivo para aprender coisas novas e recorrer a e-ajuda. Até o momento, seu número está crescendo como cogumelos e agrada aos compradores mais mimados e sofisticados. Organizadores, tablets, cadernos- tudo isso foi criado para facilitar a vida de você e de mim. Aplicativos que são instalados em seu telefone em segundos, com alegria e não uma notificação monótona, irão ajudá-lo a planejar seu tempo e não esquecer que seu pequeno cerebelo artificial não pode esquecer, mesmo que quisesse.

Uma pessoa por natureza é uma criatura e faz de tudo para garantir que o esforço investido seja 100% justificado. Mas, às vezes, quando o tempo já foge do nosso controle e escorre por entre os dedos, dedicar dez minutos para descrever tudo o que você precisa no aplicativo ou fazer anotações em um caderno parece uma tarefa impossível. Familiar, certo?

Existe uma maneira segura de lidar com a situação atual e o caos temporário. Chipp e Dale estão planejando seu próprio dia.

Como aprender a planejar o seu dia?

Planejamento é algo sobre o qual ouvimos nossos pais quando crianças. Uma clara divisão de tarefas, sua construção e estruturação, desempenha o papel de um bom bloqueador de distúrbios de alta qualidade. Afinal, lembre-se, você fez o dever de casa - foi passear, passear com o cachorro, tirar o lixo ou lavar a louça - você pode assistir aos seus desenhos favoritos.

Negócios antes do prazer!

Teoricamente, nada mudou, exceto que o tempo passou, amadurecemos e estamos acostumados a resolver nossos problemas situacionalmente. Ou seja, o que já caiu na nossa cabecinha já torturada. Como lidar com isso? Como lutar?

Como organizar o dia e escolher uma estratégia de planejamento?

Certamente, antes de dormir ou pela manhã, todos pensam no que precisa ser feito e quando é melhor introduzi-lo em seu gerenciamento de tempo. Você pode planejar seu dia de maneiras diferentes. Tendo aprendido a fazer isso no curto prazo do dia, você pode passar com segurança aos planos para a semana, o mês e o ano.

Assim, cada minuto de sua preciosa vida não será desperdiçado.

A capacidade de priorizar é uma habilidade adquirida de que tanto precisamos para distribuir corretamente a carga.

O planejamento pode ser dividido em duas partes:

planejamento de curto prazo

Tudo o que você, como Superman, pode mudar ou ajustar ao longo do dia.

O planejamento de curto prazo é uma maneira única de distribuir lucrativamente ações intensivas em energia para resolver assuntos cotidianos e manobrar com sucesso em sua reestruturação, progredir para atingir o número ideal de itens concluídos.

O planejamento de curto prazo envolve fazer listas de tarefas ou tarefas que você gostaria de realizar amanhã, hoje ou dentro de uma hora.

Planejamento de longo prazo

O planejamento de distâncias de tempo mais longas pode ser aprendido usando este item. Você gostaria de ir de férias no verão? Sobreviver após uma renovação global da sala de estar? Distribua seu tempo e energia com sabedoria. O planejamento de longo prazo inclui o planejamento de curto prazo e um não pode excluir o outro.

Apresso-me a prescrever um conselho importante. Não há convenções no planejamento. Muito importante analise cada pequeno detalhe dando-lhe poder. A imagem do seu tempo é composta de pequenos quebra-cabeças e, se você quebrar a harmonia, não haverá obra-prima como resultado. Vamos dar um exemplo.

Planejamento de longo prazo: renove a sala de estar. Parece que não está claro? E vamos cavar mais fundo e perceber todo o volume do iceberg. Em seu gadget ou caderno, você precisará detalhar o item, levando em consideração a hora, o local e o evento.

Por exemplo, para fazer reparos na sala antes do final de 2016:

• alocar um orçamento ($ 10.000)
• encontrar renda adicional no valor de 400 USD por mês
• trabalhar o interior com o designer até setembro de 2016, etc.
• decidir sobre o estilo de reparo

Cada item pode ser dividido em detalhes ad infinitum ou sua total satisfação de que tudo é conciso, simples e claro. E no final, o objetivo será alcançado. Missão cumprida! Você está bem feito.

Planejamento do dia e por onde começar?

Como fazer um plano para o dia, você pergunta? Eu não vou sem conselhos. A estratégia de planejamento funciona perfeitamente se você executar tarefas complexas primeiro. Freqüentemente, não queremos mergulhar imediatamente na piscina com a cabeça e não fazer coisas agradáveis, interessantes ou tediosas, adiando esse prazer para a noite.

O desempenho do nosso cérebro ao pôr do sol é menos eficaz do que pela manhã. Portanto, seja paciente e resolva problemas globais quando sua massa cinzenta é mais eficaz, ou seja, pela manhã.

Perfeitamente esta tática é aplicável na organização da jornada de trabalho. Se você já está esperando por uma emergência, selecione as tarefas mais difíceis e necessárias o mais rápido possível, para sua solução vitoriosa com um grito de “Banzai!”. Assim, você livrará seu dia de preocupações desnecessárias e poderá se elogiar com prazer marcando este item como concluído.

O planejamento e seus tipos são projetados para que em um futuro próximo você se torne o verdadeiro mestre do seu dia e, portanto, da vida. Trabalhando diariamente em seu aplicativo, gadget ou organizador, você cultivará um hábito útil que pode se tornar um motivo para ser melhor amanhã do que ontem.

Alcançar o resultado depende diretamente de você e do seu desejo de controlar seu tempo e viver da maneira mais brilhante e eficiente possível todos os dias. Ação pela ação sem - um estremecimento vazio de espaço. Com o que você está sonhando? ?

Tendo pintado todas as etapas em etapas, você ficará feliz em notar que em sua cabeça parecia muito mais assustador e volumoso do que em uma tela eletrônica ou folha de bloco de notas. Passo a passo, completando tarefa após tarefa, seu desempenho e eficiência aumentarão, e o caos, a desordem e o medo diminuirão em proporção direta.

Sobre isso, talvez, termine meus pensamentos épicos e deixe você sozinho com a consciência do tempo e seu poder. Espero que os minutos que passamos com você sejam úteis e as dicas apresentadas neste artigo o ajudem a lidar com o fluxo de tarefas fáceis e simples de acompanhar.

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Até breve no blog de elenarou. Tchau tchau.

A matriz de Eisenhower permanece para permitir a seleção e priorização. A sua fundação foi lançada a 14 de Outubro de 1890, simultaneamente com o nascimento do seu fundador Dwight Eisenhower em Denison, Texas. A família Eisenhower era comum e não se destacava em nada de especial.

Durante a cerimônia de inauguração do Museu Eisenhower em 4 de junho de 1952, Dwight disse: “Mais tarde, percebi que éramos muito pobres. Sabíamos apenas o que nossos pais não se cansavam de nos repetir - todos os caminhos estão abertos para você. Não seja preguiçoso, use-os." Os pais, David e Aida, nunca aproveitaram essas oportunidades, embora depositassem todas as suas esperanças nos filhos. Eles desenvolveram neles qualidades como independência, honestidade e determinação. Foram essas qualidades que mais tarde desempenharam um papel fundamental na vida de um dos filhos - uma pessoa notável, marido, pai, general e presidente dos Estados Unidos.

A capacidade de se controlar para Dwight não veio de repente e nem imediatamente. O caminho para dominar essa habilidade foi longo e interessante. Suas primeiras habilidades como líder e organizador se manifestaram durante a organização de amistosos de futebol ou beisebol entre escolas. Subseqüente desenvolvimento e o aprimoramento de suas habilidades continuou na academia militar e depois - no exército regular. Por suas realizações, Dwight Eisenhower foi promovido a major e em 1925 foi enviado para a Escola de Comando e Estado-Maior em Leavenworth, Kansas.

Uma característica distintiva da escola era a metodologia de ensino. O treinamento consistia na organização de jogos de guerra específicos. Os ouvintes receberam tarefas na forma de tarefas introdutórias, que incluíam informações sobre formações hostis, número de inimigos, características do terreno, posição, estratégia escolhida e outros indicadores. Orientados pelos dados recebidos, os comandantes tiveram que organizar o trabalho do quartel-general, determinar as áreas de responsabilidade entre seus subordinados e desenvolver um plano de ação claro visando o cumprimento da missão de combate.

As cargas de trabalho na escola da sede estavam no limite das capacidades humanas, mas não para Dwight Eisenhower. Começou a aplicar com maestria a metodologia de planejamento e priorização por ele desenvolvida, que não só não perdeu sua relevância, como é uma das principais no campo do planejamento. A técnica proposta por Eisenhower permite classificar os casos ao mesmo tempo por urgência e importância. Ele identificou quatro critérios pelos quais é possível identificar e destacar as tarefas de maior prioridade para posterior impacto no resultado final. A importância é determinada pela extensão em que o resultado da execução afeta a atividade.

A urgência é determinada simultaneamente por dois fatores:

• Com que rapidez você precisa resolver o problema;
• Como a execução de uma tarefa está interligada com um intervalo de tempo.

De acordo com a matriz de Eisenhower, cada caso deve ser atribuído a um dos quatro critérios:

Matriz de Eisenhower

Cada um dos quatro critérios identificados inclui uma lista específica de casos. Vamos analisá-los com um pouco mais de detalhes. Tabela 1.1. é fornecida uma lista de indicadores-chave correspondentes a um dos quatro critérios, pelos quais é possível determinar se esta ou aquela tarefa se enquadra neles ou não.

Tabela 1.1. Indicadores de urgência e importância da tarefa

Tipo de tarefa: "Urgente e importante"

Neste quadrante enquadram-se os casos que fugiram ao controle ou não foram planejados e surgiram repentinamente. Tudo o que atender aos critérios acima no quadrante indicado terá que ser resolvido de forma independente e rápida. A demora na resolução de tais problemas pode levar a danos e prejuízos significativos. Se a lista de casos que se enquadram neste quadrante não diminui, mas, ao contrário, é reabastecida regularmente, podemos concluir que há problemas de planejamento. A solução será rever suas atividades e passar por um treinamento especializado em técnicas de planejamento eficazes.

Tipo de tarefa: "Importante, mas não urgente"

Estas são as principais tarefas que um gerente de qualquer nível deve resolver. Estas tarefas estão relacionadas com tarefas orientadas para o futuro. Ao aplicar a regra 80/20 ou o princípio de Pareto, formulando-o da seguinte forma: “20% das tarefas são as principais tarefas que precisam ser concluídas para obter 80% do resultado”, você começa a efetivamente e, o mais importante, use seu tempo de trabalho corretamente. Além disso, você sabe priorizar e dominar as habilidades de auto-organização.

Para alcançar o sucesso, você precisa fazer o máximo de esforços. É preciso um certo esforço para fazer as coisas que são identificadas como importantes, mas não urgentes. Essas tarefas devem levar o máximo de tempo possível. A solução oportuna desses problemas evitará muitas crises no futuro, e o surgimento de novas oportunidades se tornará a norma. Resta acrescentar: "Continue assim!".

Os dois quadrantes restantes são os coletores de tempo usuais. Não perderia meu tempo descrevendo-os, mas mesmo assim, para entender o processo de trabalho com a matriz de Eisenhower, tentarei delinear brevemente sua essência.

Tipo de tarefa: "Urgente, mas não importante"

Se cada vez mais casos começarem a se enquadrar nesse quadrante, você terá problemas que precisam ser resolvidos com urgência ou simplesmente não sabe como priorizar. Você faz absolutamente tudo, exceto seu trabalho.

Relembre a comédia lírica do diretor Eldara Ryazanova"Amor no trabalho"? Você já adivinhou qual herói eu decidi usar como exemplo? Claro, este é o ativista social Shura. Para que tudo volte ao seu lugar, você precisa se lembrar do seu propósito. E para isso basta jogar o próximo episódio, trocando os papéis. Imagine-se, por um lado, como Lyudmila Prokofievna e, por outro, como o mesmo Shura, e diga o seguinte diálogo:

LP: Shura, se não me falha a memória, você está listado no departamento de contabilidade?

Sh.: Acho que sim.

LP: Você se lembra bem?

Sh.: Sim, na minha opinião.

LP: Vá em frente e cuide da sua vida.

E como já determinamos, seu negócio é a solução de tarefas importantes, mas não urgentes.

Tipo de tarefas: "Não é importante e não é urgente"

Eu sinceramente sinto muito por você. Você está apenas desperdiçando sua vida e gastando sua energia em coisas absolutamente desnecessárias. Se você está esgotado no trabalho e está começando a perceber que está matando o tempo com mais frequência, pode dizer que suas atividades se tornaram ineficientes.

Só existe uma solução - submeter-se com urgência a um treinamento especializado em pessoal eficiência, motivação e técnicas de planejamento eficazes.

O artigo foi publicado pela primeira vez no Executive.ru em 20 de outubro de 2013 sob o título "Criatividade sem cortes". Anunciado novamente no bloco de conteúdo como parte deprojeto especial edições

Fonte da foto: twitter.com, arquivo pessoal do autor

Diga-me, quão importante é no mundo moderno planejar seu tempo?

Tenho certeza que todo mundo já passou por uma situação em que muitas coisas importantes estão em pauta. Você acorda cheio de entusiasmo e confiante de que tudo será feito com facilidade. Mas primeiro você precisa verificar seu e-mail ... e no Facebook por literalmente cinco minutos. De repente, muitas coisas pequenas surgiram. Parece que você está trabalhando, mas nada do “importante” foi feito! E aqui o almoço já está próximo, e um pouco cansado - que tipo de trabalho tem. E o que, é o fim do dia? Como é que eu não fiz nada? Humor para o inferno - o dia foi pelo ralo.

Infelizmente, a maioria dos nossos compatriotas não sabe planejar o dia. Portanto, gasta-se muito tempo com bobagens, o que, em princípio, não é realmente necessário. Por falta de um planejamento específico para o dia, semana, mês, a pessoa perde um tempo precioso que poderia ser utilizado de forma muito mais eficiente e produtiva. E, claro, para obter resultados várias vezes maiores com isso.

O planejamento eficaz do tempo de trabalho é a chave para o sucesso de uma pessoa moderna. Então, como aprender a planejar o tempo corretamente?

Reunimos as 5 regras mais eficazes que o ajudarão a aproveitar ao máximo cada dia de sua vida. Faça todas as coisas que você precisa fazer com facilidade!

E agora vamos às dicas que vão te ajudar a planejar seu tempo corretamente.

1. Escreva um plano de tarefas

O plano para o dia deve estar presente no papel. A memória perfeita é ótima, mas no meio de um dia agitado e agitado, há uma grande chance de esquecer algo importante. Se a lista de tarefas não estiver escrita no papel, ela não existe.

À noite, crie uma lista de tarefas para amanhã e delimite-as em ordem de importância em duas colunas. O primeiro é o mais importante, que deve ser concluído em qualquer caso. O segundo é menos importante, que pode ser adiado em caso de mudança brusca de prioridades ou casos de força maior.

Caderno com tarefas deve estar ao seu lado o dia todo. E conforme você completa os itens da lista, eles devem ser riscados. Com esta técnica psicológica, você pode, como dizem, no piloto automático. Afinal, cada tarefa cumprida é uma pequena vitória. E é bom se sentir um vencedor, e seu subconsciente se esforçará automaticamente para isso. Além disso, ficará mais fácil realizá-los.

2. Planejamento 70/30

Você não precisa planejar absolutamente o tempo todo, porque mesmo um verdadeiro pedante não conseguirá cumprir um cronograma em que não haja um minuto de reação. Tudo pode acontecer na vida - e meia hora para substituir um pneu furado ou 15 minutos extras em um engarrafamento podem arruinar um dia tão perfeitamente planejado.

Portanto, você precisa planejar apenas 70% do tempo. Isso ajudará você a aproveitar ao máximo seu tempo sem se sentir constrangido ou pressionado. E mesmo pequenas surpresas não poderão afetar os resultados do dia.

Determine a quantidade de tempo necessária para cada tarefa. Planeje seu dia de trabalho nessa época. Se o dia foi exatamente dentro do planejado, os 30% restantes podem ser dedicados a outras tarefas da lista ou dedicar tempo a você ou à sua família - isso o ajudará a relaxar e aproveitar as tarefas concluídas.

3. O horário mais produtivo é antes do almoço

Tente concluir as tarefas mais difíceis e desagradáveis ​​sem demora, pela manhã. Essa técnica é chamada de “coma o sapo primeiro”. Quando a tarefa mais difícil e problemática é concluída, o restante parece bastante simples e requer menos tempo para ser concluído.

Tente planejar seu trabalho para que aproximadamente 65-70% de todas as tarefas agendadas para o dia sejam concluídas antes do intervalo para o almoço. De manhã, o cérebro funciona mais ativamente, o que pode reduzir significativamente o tempo para concluir tarefas complexas. Isso também ajudará, o que não permite que você comece a trabalhar - nivela a motivação e “corta” as conquistas.

Durante o almoço, você pode reservar um tempo para assuntos pessoais. Por exemplo, responda mensagens, faça algumas chamadas pessoais. À tarde, recomenda-se agendar tarefas simples e que não exijam muito esforço - reuniões, responder cartas, etc.

4. O descanso é obrigatório

É muito difícil se concentrar em uma tarefa por muito tempo. Especialmente se alcançar seus objetivos requer muito esforço mental. E quanto mais longe você for, mais difícil será manter sua atenção em alcançar seus objetivos. Naturalmente, isso reduz a produtividade e aumenta o tempo para concluir as tarefas.

O descanso no meio da jornada de trabalho é obrigatório! Este passo simples irá ajudá-lo a ficar em boa forma o dia todo. Você pode escolher um esquema de descanso que seja conveniente para você, mas 45/15 é considerado o mais eficaz. Isso significa que para 45 minutos de trabalho você precisa dedicar 15 minutos de descanso.

Com base nesse princípio, todas as aulas dos alunos duram 45 minutos. Com a ajuda de uma pequena mudança, o cérebro ganha tempo. E isso lhe dá a oportunidade de se concentrar em trabalhar mais.

Mas isso não significa que durante esse mini-descanso você precise cuspir no teto. Tente fazer bom uso dela. Por exemplo, faça exercícios para as costas ou para os olhos, limpe sua mesa, leia um livro ou um artigo interessante, faça uma caminhada curta.

5. Analise e planeje de forma realista

De que adianta criar dezenas de metas se houver apenas 24 horas por dia e será irreal cumpri-las todas e na íntegra? Portanto, tente planejar tarefas que possam ser concluídas durante o dia.

A princípio, isso pode parecer difícil - afinal, nunca se sabe com antecedência quanto tempo uma determinada tarefa levará. Para extrair as informações mais completas, ao final de cada dia, anote quantas tarefas você concluiu das planejadas. No final do dia, faça a inscrição: "Concluído XX% das tarefas". Isso o ajudará a determinar o quão adequadamente você define metas. Se cada dia eles são feitos com facilidade, tente aumentar seu número, e se muitas tarefas ficarem sem solução e passar para o dia seguinte, tente reduzir o estresse.

Lembre-se - não assuma o volume de tarefas que você não pode concluir. e avaliar realisticamente suas capacidades.
O planejamento do tempo é a habilidade mais importante de uma pessoa moderna. Essa habilidade pode e deve ser aprimorada. E quando você dominá-lo por completo, ficará surpreso com a rapidez e a facilidade com que pode resolver tarefas que antes pareciam quase impossíveis. E quanto mais rápido você fizer o trabalho, mais tempo terá para prazer, passatempos e família. Use os segredos do planejamento e facilite sua vida. Eu te desejo sucesso!

Com amor e respeito,
Evgeny Deineko.

Oksana Klimenko Consultor-treinador líder em gerenciamento de projetos, chefe de gerenciamento de projetos na Just Consulting, Moscou
Revista New Management, nº 11, 2007

O que precisa ser feito para usar seu recurso mais valioso - o tempo - de maneira otimizada? Como aprender a planejar com eficiência e seguir com precisão o plano? Quais habilidades são necessárias para concluir com êxito os planos diários?

Vamos começar com um exemplo. O chefe da empresa encontra o novo dia com a esperança de ter tempo para fazer tudo o que está planejado para hoje e, se der certo, seria bom espremer algumas reuniões na agenda e ligar para um parceiro importante com quem ele teve há muito tempo planejava conversar, mas mesmo assim não deu certo. Com uma atitude tão otimista, o chefe / gerente superior começa a trabalhar. Ele chega ao escritório, mergulha nos negócios e logo se pega pensando que será muito problemático fazer tudo o que planejou hoje. Surgem questões urgentes que exigem soluções imediatas, e o plano muda irreconhecível. A bola de neve de casos vira avalanche, há uma catastrófica falta de tempo e, no final da jornada de trabalho, o dirigente, insatisfeito consigo mesmo, transfere para amanhã tudo o que não teve tempo de fazer hoje.

Há uma opinião de que, se o plano não for cumprido cem por cento, estamos trabalhando de forma ineficiente. Esse é um dos mitos mais comuns sobre planejamento e, claro, como todos os mitos, não tem a pretensão de ser verdade. Em primeiro lugar, você precisa entender que o plano não é um dogma mas uma ferramenta de gerenciamento em constante mudança. Concordo, com uma mudança brusca no clima, às vezes também experimentamos emoções negativas: ou está muito quente, ou o outono com chuva e vento veio na hora errada, ou a neve derreteu mais cedo do que o necessário ... Mas o clima ainda vai mudar - independentemente do nosso estado de espírito. E você tem que tomar isso como um dado. Assim é com o planejamento. Quanto mais calmamente reagirmos à necessidade de constante ajuste de planos e mais cedo reconhecermos como axioma que o plano está sempre mudando durante a execução mais sucesso podemos implementá-lo.

Classifique todas as coisas que você faz

Existem muitas maneiras de planejar efetivamente, livros, artigos foram escritos sobre eles, treinamentos especializados e seminários foram desenvolvidos sobre eles. Tudo isso pode e deve ser aprendido. Existem também diferentes tipos de planejamento, dentre os quais os mais comuns são o estratégico, o tático e o operacional ou atual. Vamos nos deter apenas em alguns aspectos do planejamento operacional que merecem atenção especial. Porque são as cargas de trabalho diárias e as sobrecargas na agenda do gerente que causam mais estresse. Como evitá-lo? Considere várias classificações que ajudarão o líder a realizar o planejamento diário de maneira mais consciente e clara.

Uma forma de planejar é por horário de trabalho:

• manhã (o que precisa ser feito logo no início da jornada de trabalho);
• dia (tarefas da primeira e principalmente da segunda metade do dia);
• noite (questões que podem ser resolvidas no final ou mesmo no final da jornada de trabalho).

Ou seja, todas as próximas tarefas para amanhã são agrupadas em três blocos dependendo do seu tipo de personalidade (“você é uma cotovia” ou “coruja”). Tarefas que exigem esforço significativo são melhor executadas quando seu desempenho está no máximo.

A próxima maneira é por tipo de atividade:

• cartas;
• trabalhar com documentos;
• atividades de assessoria dentro da empresa (reuniões de trabalho, reuniões, etc.);
• atividades de assessoria fora da empresa (reuniões e negociações com parceiros, fornecedores, clientes, etc.).

Usando essa classificação para determinar a quantidade de trabalho para o dia seguinte, você pode, em primeiro lugar, avaliar que tipo de casos resultou mais e, em segundo lugar, ajustá-los de forma a eliminar a monotonia. Idealmente, o gerente precisa alocar determinadas horas para trabalhar com cartas e outros documentos e marcá-las no horário de trabalho.

Também pode classificar tarefas diárias por áreas de gestão:

• finança;
• vendas;
• Produção;
• marketing;
• gestão de pessoal, etc

A lista é elaborada de acordo com o tipo de negócio da empresa. Ela (a lista) deve ser completa o suficiente para não esquecer de nada e levar tudo em consideração. O que esse planejamento dará? Em primeiro lugar, todas as atividades futuras (realização de reuniões e participação nelas, elaboração e análise de documentos) podem ser claramente correlacionadas com a área de gestão e as pessoas específicas que estão envolvidas nessas atividades e são responsáveis ​​​​por sua implementação. E isso, por sua vez, permite definir tarefas para seus subordinados - (digamos, preparar as informações necessárias para uma reunião). Em segundo lugar, depois de um mês será possível, por exemplo, analisar quais áreas recebem bastante atenção e quais recebem menos, e descobrir os motivos. E, finalmente, tal análise nos permitirá planejar nosso trabalho de maneira mais uniforme e proposital no futuro.

Dado que qualquer processo passa por determinadas fases, podemos distinguir outro tipo de classificação dos assuntos quotidianos - por etapas do processo:

• iniciação (todas as coisas que precisam ser iniciadas, ou seja, iniciadas);
• planejamento (atividades em desenvolvimento e que requerem planejamento);
• execução (casos que estão sendo implementados agora);
• análise (trabalhar com documentos, relatórios, bem como resolver outras tarefas de natureza mental);
• controle (medidas cujo objetivo é verificar o trabalho de determinados departamentos e funcionários, monitorar a implementação de projetos, etc.);
• conclusão (coisas a serem concluídas).

Agora você precisa escolher duas classificações mais convenientes e compreensíveis para você, que podem se tornar as ferramentas mais eficazes para planejar sua jornada de trabalho.

Por exemplo, considere classificar os casos por área de gerenciamento e estágio do processo.

Fazemos uma tabela (veja abaixo). Na primeira coluna entramos nas etapas do processo, na primeira linha - as áreas de gestão. Nas células na interseção, temos casos futuros. Também é conveniente usar vários marcadores, marcando eventos com certas letras e cores. Você pode indicar a hora do dia desejada com as letras: U - manhã, D - tarde, B - noite. Você pode destacar a prioridade em cores diferentes (vermelho - muito importante, amarelo - importante, verde - menos importante).

Tabela 1. Exemplo de matriz de planejamento das áreas de gestão e etapas do processo (com marcadores).

Áreas de gestão/ Etapas do processo	Gestão financeira	Controle de fabricação	Gerenciamento de vendas	Gestão de Marketing	Gestão de Pessoal
Iniciação		Iniciar a implementação do programa de desenvolvimento de novas receitas (reunião com o tecnólogo chefe e chefe de produção) - U
Planejamento				Planeje uma ação (uma carta com uma declaração de tarefa para um profissional de marketing) - U
Execução					Aprovar o sistema de motivação (trabalhar com documentos) - D
	Relatório de 2 trimestres quadrado(trabalhar com documentos) - D		Análise dos resultados da participação na exposição (encontro) - U
Ao controle	Relatório de 2 trimestres quadrado(trabalhar com documentos) - D
Conclusão					Prepare um discurso sobre os resultados do concurso de ideias (discurso) - B

É importante preencher essa matriz gradualmente durante o dia, à medida que as tarefas forem surgindo. Na forma finalizada, a matriz de tarefas pode ser transferida para o seu assistente para fazer ajustes na programação do dia seguinte, ou você mesmo pode fazer. Assim, ao invés de uma caótica lista de tarefas, você terá uma tabela estruturada, prática e visual. Resta apenas correlacioná-los com determinados dias e horas.

Talvez você escolha para si mesmo dois outros tipos de classificação que são mais adequados para você. De qualquer forma, planejar em dois planos ao mesmo tempo é muito mais eficaz do que compilar a longa lista usual de tarefas que dificilmente podem ser espremidas no horário de trabalho.

Melhore e desenvolva suas habilidades de planejamento

Não é segredo que o planejamento bem-sucedido requer certas habilidades. Isso é focar no principal, construir cadeias lógicas, estabelecer prioridades, flexibilidade de pensamento, trabalhar com uma grande quantidade de informações, uma visão sistemática de uma imagem holística, etc. Se houver alterações na programação durante o dia, a capacidade de alternar rápida e facilmente de um tópico para outro, às vezes não relacionado ao anterior, será útil. Nas pequenas e médias empresas, pode-se observar tal quadro. O gestor trabalha com documentos, concentrando toda a sua atenção em um relatório contendo importantes indicadores financeiros de um determinado período. E de repente, por exemplo, o chefe do departamento entra no escritório e, como em uma conhecida comédia doméstica, erguendo as mãos para o céu, grita: “Chefe! Está tudo perdido!". Em seguida, com dificuldade em conter a empolgação, diz que a obra está à beira do fracasso, que é quase impossível mudar alguma coisa e que toda a esperança está no líder. Você precisa passar de um relatório para um departamento em poucos segundos, analisar a situação e tomar rapidamente uma decisão de gerenciamento eficaz.

Você pode desenvolver habilidades de planejamento do dia-a-dia que o ajudarão a lidar com mudanças inesperadas nos planos? Aqui está uma série de exercícios simples, cujo objetivo é aprender a planejar e navegar efetivamente no processo de conclusão das tarefas programadas para o dia. Cada um deles leva alguns minutos (você pode executá-los, por exemplo, entre tarefas complexas) e, com treinamento mais ou menos regular, você pode aumentar significativamente sua eficiência no planejamento de tarefas.

Um exercício"Alvo". Este exercício desenvolve a capacidade de se concentrar em uma coisa importante. Em uma folha de papel, desenhe um alvo grande - como um traço. Organize as tarefas do próximo dia em ordem aleatória nos círculos do alvo, deixando o ponto no centro livre. Os casos mais distantes no tempo podem ser colocados na planilha fora da área de destino. Quanto mais coisas e eventos diferentes você se lembrar, melhor. Agora olhe para o centro do alvo e concentre-se em uma coisa. Mantenha sua atenção nisso por um minuto. Em seguida, desloque seu olhar para as outras entradas da folha, como se estivesse olhando de lado, dando assim a si mesmo um pouco de descanso. Novamente, olhe para o centro do alvo, concentrando-se em alguma outra coisa, também por um minuto. Assim, alternando o foco em uma coisa com a observação de muitas outras coisas, você pode treinar bem a capacidade de destacar o principal e descartar o secundário, o que permitirá determinar rapidamente as tarefas principais e mais importantes no planejamento.

Um exercício Interruptor de TV. Esse procedimento simples e bem conhecido no contexto psicológico é chamado de “síndrome do botão”. Imagine mentalmente que você tem um controle remoto de TV em suas mãos. Tente "mudar" seus pensamentos de um tópico para outro - toda vez que você pressionar o botão de um controle remoto imaginário. Escolha o ritmo de troca que for confortável para você. No início, você pode fazê-lo lentamente, depois acelerar gradualmente. Como alternativa, você pode alternar a duração do pensamento sobre as coisas. O principal é que o “botão do controle remoto” significa para você um sinal para mudar de tópico para tópico. Dessa forma, você aprenderá como transferir rapidamente a atenção de um assunto para outro sem ficar preso em um tópico por muito tempo.

Um exercício"Ligue as palavras." Tarefas criativas exigem flexibilidade de pensamento do executor. O hábito de pensar em termos padrão não é o melhor auxiliar para desenvolver a solução ideal e é improvável que alcance os resultados desejados. A criatividade e a espontaneidade são componentes tão importantes de um processo de pensamento eficaz quanto a lógica e a consistência. Essas habilidades podem ser desenvolvidas através do jogo. A tarefa é a seguinte: em um par de palavras completamente independentes, você precisa encontrar algo em comum. Primeiro, você pode fazer uma lista de pares de palavras (5-6 pares) e, por sua vez, tentar encontrar uma palavra comum em cada um. Por exemplo, "crocodilo" e "régua". O que eles têm em comum? Alternativamente, ambos podem ser verdes. Esse treinamento desenvolve a flexibilidade de pensamento e ajuda a encontrar com sucesso as melhores opções para resolver problemas no menor tempo possível.

Um exercício"Madeira". Muitas vezes, para priorizar corretamente, é preciso planejar todas as coisas de acordo com o princípio da importância ou fundamentalidade: sólidas, com base nas quais todas as demais são realizadas, e pequenas, mas também necessárias. Desenhe uma árvore em um pedaço de papel - das raízes às folhas. E distribua as tarefas da seguinte forma: raízes - básicas, principais prioridades; tronco - direções estratégicas de desenvolvimento; filiais - atividades por áreas de gestão ou linhas de negócios individuais; folhas são tarefas específicas.

Tendo recebido uma imagem visual das informações, prossiga com o trabalho - faça esclarecimentos, selecione pessoal para trabalhar em determinadas áreas, para realizar tarefas específicas, etc.

Planeje diariamente, constantemente, desenvolva suas habilidades, melhore suas habilidades, invente novos métodos e métodos. Deixe o processo de planejamento ser uma experiência positiva e criativa para você. Boa sorte com seu planejamento e negócios!

O tempo de trabalho é o tempo que qualquer empregado dedica ao desempenho de sua função laboral. Sua duração é regulada pela legislação trabalhista.

Queridos leitores! O artigo fala sobre formas típicas de resolver questões jurídicas, mas cada caso é individual. Se você quer saber como resolva exatamente o seu problema- entre em contato com um consultor:

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O planeamento do tempo de trabalho é parte integrante da sua gestão, ou seja, a gestão do tempo. Esta palavra da moda hoje significa não apenas gerenciamento de tempo, mas seu planejamento eficaz para atingir os objetivos da empresa. Afinal, o tempo é um dos recursos que devem ser utilizados de forma racional.

Por que e quem precisa disso?

Falar sobre gerenciamento de tempo não é totalmente correto. Seu curso não depende das ações humanas, não acelera nem desacelera.

Vale a pena administrar o uso desse tempo. E para a empresa é importante em todos os níveis - do chefe aos funcionários comuns. O uso eficiente desse recurso afeta diretamente a produtividade do trabalho e, portanto, os lucros.

Para qualquer empresa, o planejamento do tempo de trabalho também é importante.

O número de funcionários da empresa e, portanto, os custos financeiros associados ao pessoal, dependem de qual fundo de tempo de trabalho é necessário para executar tarefas de produção.

Motivos da falta de tempo

Escassez significa falta. No nosso caso - a falta de tempo de trabalho para concluir a tarefa atribuída a um determinado funcionário, departamento ou empresa como um todo.

O resultado pode ser um atraso na execução da ordem e suas consequências adversas. Na maioria das vezes, a falta de tempo está associada à incompetência do líder.

Existem três grupos de razões que levam à falta de tempo:

• qualidades pessoais do líder;
• ações do gerente;
• razões independentes.

As qualidades pessoais do líder, levando à perda de tempo, podem se manifestar em fenômenos como:

• agitação, isto é, a comissão precipitada de ações erráticas;
• pressa constante;
• falta de descanso adequado devido à conclusão da casa.

Ações analfabetas levam ao fato de que existem:

• baixa ou nenhuma motivação entre os funcionários;
• violação da comunicação;
• falta de hierarquização dos casos de acordo com o grau de importância;
• incapacidade de delegar autoridade.

Razões independentes do gerente, que levam à falta de tempo do gerente e de seus subordinados, são:

• muitas tarefas, casos, atribuições;
• eventos não planejados (ladrões de tempo).

Essas causas geralmente não ocorrem isoladamente. Eles fluem um do outro.

O resultado é um círculo vicioso, do qual só o planejamento correto e racional permitirá. E controle sobre a implementação das atividades planejadas e o tempo gasto nelas.

Quais tarefas podem ser resolvidas?

O planejamento é uma das ferramentas para a tomada de diversas decisões gerenciais. Envolve estabelecer metas e identificar maneiras de alcançá-las. Ou seja, é uma espécie de oportunidade de olhar para o futuro da empresa e decidir como exatamente e por quanto tempo você pode chegar lá.

Planear e gerir o tempo de trabalho permite-lhe resolver as seguintes tarefas:

• aumentando o nível de desempenho:
• controle das ações e tempo gasto nelas;
• otimização do horário de trabalho;
• aprimorar as técnicas de uso do tempo;
• eliminação de tipos de atividades ineficientes em termos de tempo;
• planejamento racional dos casos mais importantes;
• clara separação entre trabalho e tempo pessoal.

tipos

O planejamento de tempo em uma empresa, como qualquer planejamento, pode ser dividido em tipos de acordo com vários critérios:

• por cobertura (geral e particular);
• por conteúdo (estratégico, operacional e atual);
• por objetos (pessoal, produção, financeiro);
• por períodos (curto prazo, médio prazo, longo prazo);
• mudanças possíveis (duras e flexíveis).

Planejamento geral de fundos

Planear o fundo geral é impossível sem calcular o custo do tempo de trabalho. Para entender o quanto esse recurso é necessário, vários métodos são usados.

Então, o tempo de trabalho deve ser normalizado, ou seja, com base nos resultados dos cálculos de custos e nos padrões com base científica, para derivar o tempo ideal para a fabricação de uma unidade de produção ou a conclusão de uma tarefa.

O racionamento é o núcleo do planejamento do fundo geral de tempo. É com base nela que são determinados o número de pessoal necessário, os custos e os critérios de incentivo.

O fundo geral é composto por:

• calendário;
• nominal (calendário sem folgas e feriados, mas considerando os dias pré-feriados encurtados);
• efetivo (quanto um funcionário trabalhou no período de planejamento).

Individual

Não menos importante do que o planejamento geral será a gestão do tempo de cada funcionário.

Aqui é importante saber quem definir um cronograma rígido e quem sabe planejar seu tempo da maneira mais eficiente possível. Ainda assim, existem alguns pontos importantes.

Por exemplo, mantenha uma proporção de 60/40. Ou seja, planeje 60% do tempo de trabalho para resolver problemas atuais e deixe 40% para tarefas imprevistas e atividades criativas (dois blocos de 20% cada).

Este e outros importantes princípios de planejamento do tempo de trabalho individual foram formulados por L. Seivert.

Ele não destacou diferenças fundamentais entre gerentes e especialistas em termos de eficiência no uso do tempo de trabalho. No entanto, gostaria de apontar alguns aspectos.

líderes

Para um líder, as habilidades de planejamento são especialmente importantes.

Esta é a sua função: estabelecer metas, determinar o prazo para alcançá-las e controlar o resultado, além de delegar autoridade, livrando-se daquelas tarefas que podem ser realizadas por especialistas.

especialistas

O especialista planeja seu tempo, com base nas tarefas definidas pelo gestor. Para ele grande importância ter habilidades de autodisciplina.

Planeamento do tempo de trabalho na empresa

Qualquer plano deve ser registrado por escrito, caso contrário não existe. O planejamento eletrônico ajudará a facilitar o gerenciamento do tempo. O uso de tecnologia moderna não apenas permitirá que você visualize a lista de tarefas.

Os gadgets modernos são capazes de lembrar seus proprietários de eventos importantes.

Regras gerais

• O plano deve ser elaborado à noite e corrigido pela manhã.
• Todos os casos incluídos no plano devem ser divididos por tempo em curto, médio e longo prazo.
• O volume de casos deve ser realista, não tente abraçar a imensidão.
• Registre não apenas os gols, mas também os resultados esperados.
• Determinar prioridades.
• Defina prazos precisos para concluir cada tarefa.
• Delegar autoridade.
• Os planos devem ser atualizados regularmente.

O que incluir no plano?

O plano deve incluir absolutamente todas as coisas que devem ser feitas durante o dia. Isso garantirá que nada seja perdido nas próximas etapas.

É preciso anotar tudo - desde uma reunião com o chefe, até parabenizar um colega pelo aniversário pelo correio corporativo. Você precisa começar com aqueles que têm o tempo exato: reuniões, compromissos, conferências, etc.

Além das atribuições da gestão, vale incluir aqueles casos que contribuam para a ascensão na carreira. Por exemplo, treinamento avançado ou trabalho criativo em um projeto.

Priorização

Para que o planejamento do tempo seja realmente eficaz, é preciso hierarquizar tudo o que entra no diário (semanal, mensal etc.) de acordo com seu grau de importância e urgência. E então faça isso em ordem decrescente de importância.

Tecnologia e métodos

Os métodos mais comumente usados ​​para priorização e planejamento de tempo são a Matriz de Eisenhower e a Lei de Pareto.

Resumidamente, fica assim:

• todos os casos são divididos em importantes e urgentes, importantes e não urgentes, menos importantes e opcionais;
• a maior parte do tempo (até 80%) deve ser dedicada ao mais importante e urgente;
• isso deve ser feito no início do dia de trabalho.

Análise de desempenho

É possível verificar matematicamente com que eficiência qualquer funcionário usa seu tempo de trabalho. Para isso, vários coeficientes são usados, por exemplo, uso extensivo de tempo.

Sua fórmula de cálculo fica assim:

Ke \u003d (fundo geral de tempo - pausas no trabalho) / fundo total de tempo.

O valor ideal seria um. Quanto mais Ke difere dele, mais ineficientemente o tempo de trabalho é usado.

• por culpa do empregado e por motivos alheios à sua vontade;
• para necessidades pessoais.

Para fazer isso, o valor desejado (em minutos) é substituído no numerador da fórmula e o fundo total de tempo permanece no denominador. Aqui a relação é invertida. Quanto mais próximo este valor estiver de um, mais irracionalmente o tempo de trabalho é gasto.

Exemplos

O planejamento de um dia de trabalho, semana ou outro período depende muito das especificidades da profissão. Especialmente se envolver elementos de criatividade.

Considere o que você deve prestar atenção aos representantes de profissões como consultor jurídico e gerente do setor bancário.

Para um advogado

Uma característica dessa profissão é a participação em audiências judiciais. Consequentemente, o horário de trabalho inclui necessariamente um calendário de julgamentos e prazos processuais para a preparação de determinados documentos. Estes são os assuntos mais importantes e urgentes.

O tempo das reuniões e negociações com os clientes é coordenado com base nos intervalos livres restantes. O que resta como resultado é gasto em análises e relatórios.

O plano para o dia será mais ou menos assim:

Tempo	prazos difíceis	Tarefas flexíveis
9-00	reunião operacional
10-00		Escreva um relatório para o chefe
11-00		Consultar novamente os documentos do processo N
12-00	Sessão do tribunal no caso N
13-00		Jantar
14-00		Ver contratos de fornecimento
15-00	Reunião com A, apresentando uma reclamação
16-00	Preparar um recurso para um caso
17-00		Confira prazos de peças processuais

Para um gerente de banco

A jornada de trabalho de um gerente de empréstimo bancário consistirá em vários blocos:

• compromissos atrelados ao tempo;
• elaboração de contratos com base nos resultados das reuniões;
• chamadas frias para expandir a base de clientes;
• preparação de ofertas comerciais, etc.

O plano do dia para tal funcionário pode ser o seguinte:

E algumas últimas dicas:

• Ao determinar a importância de uma tarefa, vale a pena se perguntar: “O que isso vai me dar?” E prossiga com a execução somente se a resposta for adequada. Se você não gostar da resposta, provavelmente poderá adiar a tarefa por enquanto.
• Em primeiro lugar, pela manhã, vale a pena fazer as coisas mais desagradáveis, mas importantes.
• Tarefas grandes e complexas são melhor realizadas quando divididas em pequenas e fáceis.
• É vital dar-se um bom descanso do trabalho.