Descobriu acidentalmente uma ferramenta interessante para formar bons hábitos. Primeiro vou contar a história, depois vou dar o próprio instrumento.

Enfrentou tal problema

Comecei a ir para a cama tarde, muitas vezes depois do amanhecer. Como resultado, ele acordou tarde, não dormiu o suficiente e se sentiu pior o dia todo. À noite eu estava muito cansado, mas não conseguia dormir e era estúpido ao telefone. Era um círculo vicioso.

Tentei definir alarmes e lembretes

Comecei com um despertador regular para a noite. O sinal significava que era hora de ir para a cama. Mas o alarme não ajudou. Ele me pegou no meio de alguns negócios, e eu desliguei primeiro com um leve aborrecimento, e depois no automático.

Tentei me colocar um evento no calendário com uma notificação na tela, no correio e no telefone:

E agora você para de fazer o que faz lá e vai dormir. Caso contrário P*****ts!

As notificações chegaram imediatamente a todos os dispositivos e soaram como uma salva de tiros. A princípio, isso causou uma impressão no cérebro, e ele obedeceu. Então, algumas vezes, o voleio me pegou no Skype, que não pôde ser interrompido rapidamente, e tive que ignorar as notificações. As notificações não parecem mais obrigatórias. Logo, o significado percebido mudou para “você precisa dormir por uma hora”. Eles não precisavam mais responder imediatamente, então o cérebro rapidamente aprendeu a ignorá-los completamente. Falha!

Era hora de mudar de tática.

Decidiu reunir informações

Iniciou uma folha A4 com 4 linhas:

• Acordei descansado
• Levantei antes das 10 horas
• Deite-se até 24 horas
• Deite-se sem telas

Eu coloquei este pedaço de papel com uma caneta na mesa do banheiro. De manhã, o cérebro viu uma folha e colocou 4 rabiscos na máquina.

Nada aconteceu por algumas semanas, e então a mágica começou.

1. Percebi e senti a conexão: "deite sem tela - acordei descansado". Deu força.
2. Compreendi a ligação entre o folheto e a realidade. A empolgação de gerenciar métricas numéricas apareceu.
3. Eu não podia mais ignorar lembretes tão facilmente. Anteriormente, um lembrete perdido desaparecia para sempre. No dia seguinte, um novo chegou e também desapareceu sem deixar rastro. E agora tudo cai na mesa. Os lembretes perdidos não desaparecem, mas são resumidos.

Este mecanismo tem sido extremamente bem sucedido.

“Mood” tornou-se uma métrica separada. Então eu percebi que 15 minutos de meditação por dia de forma constante e confiável elevam meu humor em um. Música, comunicação com amigos, uma moto potente e esportes ativos também fazem isso. Para mim, isso não é mais um conhecimento "livro", mas "interno". Ou seja, com base no qual eu ajo.

Em seguida, o mecanismo mudou-se online

Ficar online é um grande risco, porque a própria folha chama sua atenção todas as manhãs e você precisa se lembrar especificamente do programa. Eu começaria a pular dias e o sistema entraria em colapso. Por isso, troquei a folha por um iPad antigo, deixei apenas 1 programa ali e coloquei exatamente no mesmo lugar. Para confiabilidade, criei uma tarefa diária “Preencher uma lista de verificação pessoal”.

Não havia aplicativo especial na loja de aplicativos, mas o Planilhas Google fez um bom trabalho com a função. Veja a captura de tela no início do post.

Resultado

Já se passaram 6 meses, o voo está normal. Não há mais problemas com o sono, quase todos os outros indicadores estão na zona verde. O humor médio aumentou de 5-6 para 7-8. E para mim, não são apenas números!)

Aqui está o modelo de mesa final, você pode copiar e adaptar às suas necessidades. O realce é configurado linha por linha usando formatação condicional. Mas uma folha de papel e uma caneta são mais legais, honestamente.

Neste artigo, consideraremos uma lista de verificação de amostra. Este é o nome de uma maneira conveniente e compreensível de controlar qualquer operação complexa ou de vários estágios. A gama de aplicação das listas de verificação é tão ampla que as informações sobre elas serão úteis para pessoas criativas, alunos e estudantes, empresários, executivos de empresas e especialistas em várias áreas ao mesmo tempo.

Mesmo que o conceito de "lista de verificação" não lhe pareça familiar, é quase certo que você já se deparou com ele mais de uma vez. Na maioria das vezes, esse é o nome de uma lista de ações sequenciais (ou etapas) que devem ser executadas para atingir uma meta. Também pode ser usado para verificar a conclusão de todos os itens ou operações para resolver um problema.

Simplificando, esta é uma lista de ações que precisam ser executadas uma após a outra para chegar ao resultado final.

O escopo de uso de tais folhas é tão amplo que com alto grau de certeza podemos dizer: cada pessoa já compilou uma “lista de tarefas” para si mesma.

No entanto, neste artigo, veremos como os checklists ajudam no empreendedorismo e na organização do trabalho de indivíduos e empresas inteiras.

"Lista de verificação" é uma lista de ações que precisam ser executadas uma após a outra para chegar ao resultado final.

Em que áreas as listas de verificação são usadas?

Os benefícios das listas de verificação para a produção já foram apreciados por muitos empresários, gestores e funcionários. Quando você precisa trabalhar no modo multitarefa (e em condições modernas isso acontece quase o tempo todo), a lista de tarefas ajuda a controlar a execução de todas as operações. Nesse caso, todas as metas e objetivos não precisam ser mantidos em mente.

Na maioria das vezes, as listas de verificação em várias formas podem ser encontradas em:

• aviação (antes da decolagem, os pilotos verificam a prontidão da aeronave de acordo com um procedimento especial);
• construção;
• medicina (desde procedimentos até as operações cirúrgicas mais complexas);
• contabilidade e auditoria;
• gestão, incluindo vendas;
• Educação.

Assim, checklists são utilizados em áreas onde é necessária concentração constante, e o sucesso de todo o evento depende da implementação de cada item (e na aviação e na medicina - a vida das pessoas). Vamos dar uma olhada nos diferentes tipos de listas de verificação.

Uso de listas de verificação em indústrias selecionadas

Originadas na indústria da aviação, as listas de verificação há muito superaram seu uso em apenas uma indústria. Apesar da crença de algumas pessoas de que o mais importante não pode ser esquecido, a prática mostra o contrário. Existem muitas distrações no mundo moderno, então às vezes até mesmo uma ação levada à automaticidade é executada com um erro. Para evitar isso, é aconselhável usar listas de verificação. Como eles são usados ​​em diferentes áreas?

Listas de verificação de serviços de alimentação

Nos estabelecimentos de restauração, as listas de verificação são utilizadas constantemente e não num único exemplar. Por exemplo, uma lista de verificação de abertura de restaurante ajuda os gerentes e funcionários a preparar o estabelecimento para a abertura, garantindo padrões de serviço aceitos.

Para cada turno, geralmente é preparada uma folha separada, indicando o número, a data e o sobrenome do gerente. Nesse caso folha de controle - na verdade, um documento de relatório. Caso algo não saia conforme o planejado, o gestor pode estudá-lo e entender quais erros foram cometidos pelo gestor.

1. Verificar o plano de eventos para o dia (aniversários, aniversários).
2. Verificando dinheiro na bilheteria.
3. Organização da limpeza.
4. A presença de fichas de notificação na cozinha e no banheiro.
5. Verificação de todos os funcionários (atrasos, aparência, etc.).
6. Começando na Cozinha.

É claro esta lista é aproximada, cada restaurante desenvolve a sua própria. Separadamente, pode ser desenvolvido um procedimento para cada cargo, por exemplo, uma lista de verificação para garçons de restaurante, para trabalhadores de cozinha, etc. Esses documentos geralmente são armazenados por um curto período de tempo, não superior a um mês (no caso de qualquer situação problemática).

Nos estabelecimentos de restauração, as listas de verificação são utilizadas constantemente e não num único exemplar.

Listas de verificação de limpeza

No campo da limpeza profissional, as listas de verificação também encontraram ampla aplicação. Por exemplo, uma lista de verificação para limpeza de salas. Uma amostra dessa lista pode ser feita em várias versões: como um plano de ação e como um documento de relatório. Vamos considerar as duas opções.

Como plano de ação, as listas de verificação de limpeza são comumente usadas por empresas de limpeza profissionais ao prestar serviços a organizações e clientes particulares. Como neste caso estamos falando de limpeza profissional, a lista de ações ajuda a atingir o nível de qualidade exigido. Pode incluir itens como:

1. Limpeza de poeira, limpeza úmida, manutenção de móveis.
2. Lavar janelas.
3. Lavagem de piso.

O significado desta folha é ajudar o funcionário a navegar pelo local, cumpra todos os pontos e forneça serviços de limpeza da mais alta qualidade para que o cliente não tenha nenhuma reclamação. A pedido do cliente, outras tarefas podem ser incluídas na lista de verificação.

Também listas de verificação podem ser usadas como um documento de relatório por exemplo, para limpar banheiros. Quase todas as pessoas se depararam com tais folhas. Geralmente eles ficam pendurados nos banheiros de cafés e restaurantes. Os itens de tais checklists não contêm uma lista de tarefas, mas sim o tempo de limpeza. Após a limpeza, o funcionário coloca sua assinatura na frente de cada item. Tal documento ajuda o gerente do estabelecimento a controlar e verificar a conclusão tempestiva da limpeza.

Listas de verificação de vendas

Todos os funcionários envolvidos em vendas ativas devem usar listas de verificação para melhorar seu desempenho. Em primeiro lugar, são necessárias listas de verificação para organizar a comunicação com o cliente, principalmente por telefone.

A maioria das chamadas frias termina em falha, porque o gerente não se comunica com o cliente, mas lê o texto finalizado. Além disso, mesmo para cada pergunta ou “objeção”, os gestores têm um modelo. Isso é conveniente no trabalho - você não precisa pensar e compor sua resposta - mas na prática é absolutamente inútil. Os clientes não gostam dessa abordagem.

Uma lista de verificação pode ajudar a criar uma conversa mais animada e, portanto, aumentar a probabilidade de uma venda. A lista de verificação do gerente de vendas deve incluir os seguintes itens:

1. Conhecimento.
2. Objetivo da chamada.
3. Frase.
4. Esclarecimento de detalhes, diálogo com o cliente, respostas a objeções.
5. Venda (convite, etc.).
6. Partida.

Esta opção é melhor do que um algoritmo de vendas pronto, quando o gerente lê frases de modelo em uma voz monótona. Pode ser mais difícil de trabalhar nos estágios iniciais, mas no final será mais eficaz, pois é mais como uma abordagem individual ao cliente.

Além disso, as listas de verificação podem ser usadas para avaliar o desempenho não de um gerente individual, mas de todo o departamento de vendas. Nesse caso, eles contêm perguntas como:

1. A empresa desenvolveu uma estratégia de marketing?
2. O plano de vendas foi comunicado aos funcionários?
3. Foram desenvolvidos algoritmos de vendas e checklist de funcionários?
4. Existe uma base de clientes?
5. Quantas ligações por dia os funcionários fazem?
6. Quantas chamadas por vendas por funcionário?
7. Quanto tempo dura uma conversa telefônica média?
8. Como é realizado o plano de vendas (por dia, por semana, por mês).

Assim, o monitoramento constante e a implementação metódica de todos os pontos melhorarão a eficiência de cada colaborador, principalmente na área de vendas. É importante que os líderes das organizações levem a sério o checklist e incutam o hábito de usar esse tipo de gerenciamento de tempo em todos os funcionários.

Todos os funcionários envolvidos em vendas ativas devem usar listas de verificação para melhorar seu desempenho.

Como uma lista de verificação ajuda os clientes misteriosos

A tarefa de um cliente misterioso é uma avaliação abrangente do trabalho de um vendedor individual e de toda a loja como um todo. Neste caso, uma lista de verificação dos parâmetros medidos é indispensável. Geralmente nessas listas, os itens são avaliados em uma escala de cinco pontos ou simplesmente sim/não. A lista de verificação do cliente mistério deve incluir os seguintes itens:

1. Contato do comprador:
   • o vendedor aparece primeiro, aparece;
   • amigável, educado;
   • boa aparência;
   • interessado, sorrindo.
2. Propriedade das informações:
   • identifica as necessidades do comprador por meio de perguntas, inclusive abertas e esclarecedoras;
   • fala sobre os produtos de interesse do cliente;
   • oferece análogos que o comprador não conhece;
   • detém com confiança o material sobre as mercadorias.
3. Apresentação dos serviços da empresa:
   • fala sobre promoções e descontos atuais;
   • ofertas para participar em programas de fidelização (emitir um cartão, receber bónus, subscrever a newsletter).
4. Trabalhe com objeções:
   • não fala negativamente sobre a opinião do comprador, não a chama de errônea;
   • não discute abertamente, oferece uma alternativa;
   • apresenta contra-argumentos bem fundamentados.
5. Fim da venda:
   • resume o diálogo;
   • informa sobre as propriedades adicionais do produto, que não foram discutidas na conversa anterior;
   • informa o procedimento para efetuar uma compra (onde fica o provador, onde fica a caixa registradora, onde fica a área de emissão, etc.);
   • obrigado pela compra e escolha da loja.

Existem versões mais simples e mais complexas de listas de verificação de compras misteriosas. No entanto Quanto mais detalhes o cliente misterioso revelar, melhor., portanto, é melhor desenvolver um questionário suficientemente volumoso e detalhado sobre o trabalho dos funcionários da loja.

Listas de verificação na gestão do tempo pessoal

As listas de verificação podem ser usadas não apenas para organizar o trabalho das empresas, mas também no planejamento pessoal. Por exemplo, se a empresa não usa checklists, mas o funcionário vê a necessidade, ele deve criar tal checklist para si mesmo.

Isso simplificará a execução do trabalho atual, identificará os algoritmos mais eficazes para realizar determinadas operações. Trabalhar em uma lista de verificação aliviará parte da carga psicológica - mesmo um projeto complexo, dividido em partes, torna-se mais viável. E a ausência do risco de esquecer algo é um bônus agradável no planejamento.

Trabalhar em uma lista de verificação aliviará parte da carga psicológica - mesmo um projeto complexo, dividido em partes, torna-se mais viável.

Como escrever um bom checklist

Para que a lista de verificação funcione “como deveria”, você precisa compô-la corretamente. Aqui estão algumas recomendações:

1. A lista deve ser simples e curta. Você não precisa fazer um ensaio detalhado, precisa destacar o principal e escrevê-lo nas palavras mais simples possíveis. De relance na folha, deve ficar claro o que fazer.
2. Os itens devem ser consistentes e interconectados. Lembre-se, este é um algoritmo para atingir apenas um objetivo. A lista de verificação assume uma abordagem passo a passo para a tarefa. Ou seja, vá para o segundo parágrafo somente após completar o primeiro.
3. Faça edições. Registre todas as mudanças, melhorias e melhorias na lista de verificação.
4. Se você fizer uma lista de verificação pessoal, torne-a conveniente para você pessoalmente. Use destaques, itálicos, letras maiúsculas. Nesse caso, você não precisa se preocupar com a clareza da folha para outras pessoas.
5. A lista de verificação deve caber em 1 folha se você fizer em papel ou caber no tamanho de uma tela de computador ou telefone sem rolar se preferir a versão eletrônica. Ótimo - 5-7 pontos.

Onde manter a lista de verificação

Dependendo da finalidade das listas de verificação, pode haver várias opções para armazená-las:

1. Listas de verificação pessoais são armazenadas em diários, bem como telefones e computadores. As checklists mais simples “o que não esquecer ao sair de casa” são adequadas para colocar na porta da frente.
2. As listas de verificação de trabalho e serviço dos funcionários devem ser colocadas à vista no local de trabalho ou em formato eletrônico na área de trabalho do computador.
3. As listas de verificação coletivas devem ser afixadas em locais onde sejam acessíveis a todos os funcionários envolvidos em sua implementação.

Conclusão

Uma lista de verificação é uma ótima opção para planejar o trabalho e melhorar sua eficiência. Essas listas de verificação encontraram uso em praticamente todas as áreas de atividade: desde aviação e medicina até catering e limpeza profissional. Um algoritmo bem projetado ajudará você a abordar até mesmo as tarefas mais sérias e de vários estágios sem medo.

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Nº 1. Checklist para levar para a entrevista

Vai ajudar:

• selecione apenas as pessoas que você precisa;
• tomar uma decisão informada na entrevista;
• não sucumba ao encanto do candidato.

Nº 2. Lista de verificação para delegação eficaz de autoridade

Vai ajudar:

• determinar a eficácia com que você delega autoridade;
• detectar e corrigir erros na delegação;
• mudar a abordagem da delegação de tarefas.

Número 3. Checklist para identificar erros no trabalho da empresa

Vai ajudar:

• encontrar os pontos fracos do departamento de vendas;
• corrigir possíveis erros gerenciais antes do final do ano;
• aumentar os principais indicadores da empresa.

Nº 4. Checklist para verificar sua oferta comercial

Vai ajudar:

• identificar pontos fracos na sua oferta comercial;
• distinguir a sua oferta comercial das restantes;
• conseguir uma conversão de até 50% da sua oferta comercial.

Número 5. Checklist: descubra se você enfrenta uma auditoria fiscal

Vai ajudar:

• determinar se sua empresa corre o risco de uma auditoria não programada;
• evitar possíveis problemas com o fisco;
• proteja-se de uma auditoria fiscal no local.