A matriz de Eisenhower permanece para permitir a seleção e priorização. A sua fundação foi lançada a 14 de outubro de 1890, em simultâneo com o nascimento do seu fundador Dwight Eisenhower em Denison, Texas. A família Eisenhower era comum e não se destacava em nada de especial.

Durante a cerimônia de inauguração do Museu Eisenhower em 4 de junho de 1952, Dwight disse: “Mais tarde percebi que éramos muito pobres. Só sabíamos o que nossos pais não se cansavam de nos repetir - todos os caminhos estão abertos para você. Não seja preguiçoso, use-os." Os pais, David e Aida, nunca aproveitaram essas oportunidades, enquanto depositavam todas as suas esperanças nos filhos. Eles desenvolveram neles qualidades como independência, honestidade e determinação. Foram essas qualidades que mais tarde desempenharam um papel fundamental na vida de um dos filhos - uma pessoa notável, marido, pai, general e presidente dos Estados Unidos.

A capacidade de se controlar para Dwight não veio de repente e não imediatamente. O caminho para dominar essa habilidade foi longo e interessante. Suas primeiras habilidades como líder e organizador se manifestaram durante a organização de partidas amistosas de futebol ou beisebol entre escolas. Subseqüente desenvolvimento e a melhoria de suas habilidades continuou na academia militar e depois - no exército regular. Por suas realizações, Dwight Eisenhower foi promovido a major e em 1925 foi enviado para a Escola de Comando e Estado-Maior em Leavenworth, Kansas.

Uma característica distintiva da escola era a metodologia de ensino. A formação consistia na organização de jogos de guerra específicos. Os ouvintes recebiam tarefas na forma de tarefas introdutórias, que incluíam informações sobre formações hostis, número de inimigos, características do terreno, posição, estratégia escolhida e outros indicadores. Orientados pelos dados recebidos, os comandantes tiveram que organizar o trabalho do quartel-general, determinar as áreas de responsabilidade entre seus subordinados e desenvolver um plano de ação claro visando o cumprimento da missão de combate.

As cargas de trabalho na escola da sede estavam à beira das capacidades humanas, mas não para Dwight Eisenhower. Começou habilmente a aplicar a metodologia de planejamento e priorização desenvolvida por ele, que não só não perdeu sua relevância, como também é uma das chaves no campo do planejamento. A técnica proposta por Eisenhower permite classificar os casos ao mesmo tempo por urgência e importância. Ele identificou quatro critérios pelos quais é possível identificar e destacar as tarefas de maior prioridade para posterior impacto no resultado final. A importância é determinada pela medida em que o resultado da execução afeta a atividade.

A urgência é determinada simultaneamente por dois fatores:

• Com que rapidez você precisa resolver o problema;
• Como a execução de uma tarefa é interconectada com um intervalo de tempo.

De acordo com a matriz de Eisenhower, cada caso deve ser atribuído a um dos quatro critérios:

Matriz de Eisenhower

Cada um dos quatro critérios identificados inclui uma lista específica de casos. Vamos analisá-los um pouco mais detalhadamente. Tabela 1.1. é fornecida uma lista de indicadores-chave correspondentes a um dos quatro critérios, através da qual é possível determinar se esta ou aquela tarefa se enquadra ou não neles.

Tabela 1.1. Indicadores de urgência e importância da tarefa

Tipo de tarefa: "Urgente e importante"

Nesse quadrante se enquadram os casos que saíram do controle ou não foram planejados e surgiram repentinamente. Tudo o que atender aos critérios acima no quadrante indicado terá que ser resolvido de forma independente e rápida. A demora na resolução de tais problemas pode levar a danos e prejuízos significativos. Se a lista de casos que se enquadram nesse quadrante não diminui, mas, pelo contrário, é reabastecida regularmente, podemos concluir que há problemas de planejamento. A solução será revisar suas atividades e passar por um treinamento especializado em técnicas eficazes de planejamento.

Tipo de tarefa: "Importante, mas não urgente"

Essas são as principais tarefas que um gerente de qualquer nível deve resolver. Estas tarefas estão relacionadas com tarefas orientadas para o futuro. Ao aplicar a regra 80/20 ou o princípio de Pareto, formulando-o da seguinte forma: “20% das tarefas são as tarefas-chave que precisam ser concluídas para obter 80% do resultado”, você começa a efetivamente, e mais importante, use seu tempo de trabalho corretamente. Além disso, você sabe priorizar e dominar as habilidades de auto-organização.

Para alcançar o sucesso, você precisa fazer o máximo de esforços. É preciso um certo esforço para fazer as coisas que são identificadas como importantes, mas não urgentes. Essas tarefas devem levar o máximo de tempo. A solução oportuna desses problemas evitará muitas crises no futuro, e o surgimento de novas oportunidades se tornará a norma. Resta acrescentar: "Continue!".

Os dois quadrantes restantes são os coletores de tempo usuais. Eu não perderia meu tempo descrevendo-os, mas mesmo assim, para entender o processo de trabalho com a matriz de Eisenhower, tentarei delinear brevemente sua essência.

Tipo de tarefa: "Urgente, mas não importante"

Se mais e mais casos começarem a cair neste quadrante, então você tem problemas que precisam ser resolvidos com urgência, ou simplesmente não sabe como priorizar. Você faz absolutamente tudo, exceto seu trabalho.

Relembre a comédia lírica do diretor Eldara Ryazanova"Caso de amor no trabalho"? Você já adivinhou qual herói resolvi usar como exemplo? Claro, este é o ativista social Shura. Para que tudo volte ao seu lugar, você precisa se lembrar do seu propósito. E para isso, basta jogar o próximo episódio, trocando de papéis. Imagine-se, por um lado, como Lyudmila Prokofievna e, por outro, como a mesma Shura, e diga o seguinte diálogo:

L.P.: Shura, se minha memória não me falha, você está listado no departamento de contabilidade?

Sh.: Acho que sim.

L.P.: Você se lembra bem?

Sh.: Sim, na minha opinião.

L.P.: Vá em frente e cuide da sua vida.

E como já determinamos, seu negócio é a solução de tarefas importantes, mas não urgentes.

Tipo de tarefas: "Não importante e não urgente"

Eu sinceramente sinto pena de você. Você está apenas desperdiçando sua vida e desperdiçando sua energia em coisas absolutamente desnecessárias. Se você está esgotado no trabalho e está começando a perceber que está matando tempo com mais frequência, pode dizer que suas atividades se tornaram ineficientes.

Existe apenas uma solução - passar urgentemente por treinamento especializado em eficiência, motivação e técnicas de planejamento eficazes.

O artigo foi publicado pela primeira vez no Executive.ru em 20 de outubro de 2013 sob o título "Criatividade sem cortes". Reanunciado no bloco de conteúdo como parte doprojeto especial edições

Fonte da foto: twitter.com, arquivos pessoais do autor

Oksana Klimenko Consultor líder de treinamento em gerenciamento de projetos, chefe de gerenciamento de projetos da Just Consulting, Moscou
Revista New Management, nº 11, 2007

O que precisa ser feito para usar seu recurso mais valioso - o tempo - de forma otimizada? Como aprender a planejar com eficiência e seguir com precisão o plano? Quais habilidades são necessárias para concluir com sucesso os planos diários?

Vamos começar com um exemplo. O chefe da empresa atende o novo dia com a esperança de ter tempo para fazer tudo planejado para hoje e, se der certo, seria bom encaixar algumas reuniões na agenda e ligar para um parceiro importante com quem ele estava planejando conversar há muito tempo, mas ainda não deu certo. Com uma atitude tão otimista, o chefe/gerente de topo vai trabalhar. Ele chega ao escritório, mergulha nos negócios e logo se pega pensando que será muito problemático fazer tudo o que planejou hoje. Surgem questões urgentes que exigem soluções imediatas, e o plano muda além do reconhecimento. A bola de neve de casos se transforma em avalanche, há uma catastrófica falta de tempo, e ao final da jornada de trabalho, o líder, insatisfeito consigo mesmo, transfere tudo o que não teve tempo de fazer hoje para amanhã.

Há uma opinião de que, se o plano não for cumprido cem por cento, estamos trabalhando de forma ineficiente. Esse é um dos mitos mais comuns sobre planejamento e, claro, como todos os mitos, não afirma ser verdade. Antes de mais nada, você precisa entender que o plano não é um dogma mas uma ferramenta de gestão em constante mudança. Concordo, com uma mudança brusca no clima, às vezes também experimentamos emoções negativas: ou está muito quente, ou o outono com chuva e vento veio na hora errada, ou a neve derreteu mais cedo do que o necessário ... - independentemente do nosso humor. E você tem que tomar isso como um dado. Assim é com o planejamento. Quanto mais calmamente reagimos à necessidade de constante ajuste de planos e mais cedo reconhecemos como axioma que o plano está sempre mudando durante a execução mais sucesso podemos implementá-lo.

Classifique todas as coisas que você faz

Há muitas maneiras de planejar efetivamente, livros, artigos foram escritos sobre eles, treinamentos especializados e seminários foram desenvolvidos sobre eles. Tudo isso pode e deve ser aprendido. Existem também diferentes tipos de planejamento, dentre os quais os mais comuns são estratégicos, táticos e operacionais ou atuais. Deteremos apenas alguns aspectos do planejamento operacional que merecem atenção especial. Porque são as cargas de trabalho diárias e sobrecargas na agenda do gestor que causam mais estresse. Como evitá-lo? Considere várias classificações que ajudarão o líder a realizar o planejamento diário de forma mais consciente e clara.

Uma forma de planejar é por horário de trabalho:

• manhã (o que precisa ser feito no início do dia de trabalho);
• dia (tarefas para a primeira e principalmente a segunda metade do dia);
• à noite (questões que podem ser resolvidas no final ou mesmo no final do expediente).

Ou seja, todas as próximas tarefas para amanhã são agrupadas em três blocos dependendo do seu tipo de personalidade (“você é uma cotovia” ou “coruja”). Tarefas que exigem um esforço significativo são mais bem executadas quando seu desempenho é mais alto.

A próxima maneira é por tipo de atividade:

• cartas;
• trabalhar com documentos;
• atividades de assessoria dentro da empresa (reuniões de trabalho, reuniões, etc.);
• atividades de assessoria fora da empresa (reuniões e negociações com parceiros, fornecedores, clientes, etc.).

Usando essa classificação para determinar a quantidade de trabalho para o dia seguinte, você pode, em primeiro lugar, avaliar que tipo de casos resultou mais e, em segundo lugar, ajustá-los de forma a eliminar a monotonia. Idealmente, o gerente precisa alocar certas horas para trabalhar com cartas e outros documentos e marcá-los no cronograma de trabalho.

Também pode classificar tarefas diárias por áreas de gestão:

• finança;
• vendas;
• Produção;
• marketing;
• gestão de pessoal, etc

A lista é compilada de acordo com o tipo de negócio da empresa. Ela (a lista) deve ser completa o suficiente para não esquecer nada e levar tudo em consideração. O que esse planejamento dará? Em primeiro lugar, todas as atividades futuras (realização de reuniões e participação nelas, elaboração e análise de documentos) podem ser claramente correlacionadas com a área de gestão e as pessoas específicas que estão envolvidas nessas atividades e são responsáveis ​​pela sua execução. E isso, por sua vez, permite que você defina tarefas para seus subordinados - (digamos, prepare as informações necessárias para uma reunião). Em segundo lugar, após um mês será possível, por exemplo, analisar quais áreas recebem atenção suficiente e quais recebem menos, e descobrir os motivos. E, finalmente, tal análise nos permitirá planejar nosso trabalho de forma mais uniforme e objetiva no futuro.

Dado que qualquer processo passa por certas etapas, podemos distinguir outro tipo de classificação dos assuntos diários - por etapas do processo:

• iniciação (todas as coisas que precisam ser iniciadas, ou seja, iniciadas);
• planejamento (atividades em desenvolvimento e que requerem planejamento);
• execução (casos que estão sendo implementados agora);
• análise (trabalhar com documentos, relatórios, bem como resolver outras tarefas de natureza mental);
• controle (medidas, cuja finalidade é verificar o trabalho de determinados departamentos e funcionários, acompanhar a execução de projetos, etc.);
• conclusão (coisas a serem concluídas).

Agora você precisa escolher duas classificações que sejam mais convenientes e compreensíveis para você, que podem se tornar as ferramentas mais eficazes para planejar seu dia de trabalho.

Por exemplo, considere classificar os casos por área de gerenciamento e estágio do processo.

Fazemos uma tabela (veja abaixo). Na primeira coluna entramos nas etapas do processo, na primeira linha - as áreas de gestão. Nas celas na interseção temos casos futuros. Também é conveniente usar vários marcadores, marcando eventos com determinadas letras e cores. Você pode indicar a hora desejada do dia com letras: U - manhã, D - tarde, B - noite. Você pode destacar a prioridade em cores diferentes (vermelho - muito importante, amarelo - importante, verde - menos importante).

Tabela 1. Exemplo de matriz de planejamento para áreas de gestão e etapas do processo (com marcadores).

Áreas de gestão/ Etapas do processo	Gestão financeira	Controle de fabricação	Gerenciamento de vendas	Gestão de Marketing	Gestão de Pessoas
Iniciação		Iniciar a implementação do programa para o desenvolvimento de novas receitas (reunião com o tecnólogo chefe e chefe de produção) - U
Planejamento				Planeje uma ação (uma carta com uma declaração de tarefa para um profissional de marketing) - U
Execução					Aprovar o sistema de motivação (trabalhar com documentos) - D
	Relatório de 2 trimestres quadrado(trabalhar com documentos) - D		Análise dos resultados da participação na exposição (encontro) - U
Ao controle	Relatório de 2 trimestres quadrado(trabalhar com documentos) - D
Conclusão					Preparar um discurso sobre os resultados do concurso de ideias (discurso) - B

É importante preencher essa matriz gradualmente durante o dia, à medida que as tarefas surgem. No formulário finalizado, a matriz de tarefas pode ser transferida para o seu assistente para fazer ajustes na agenda do dia seguinte, ou você mesmo pode fazer isso. Assim, em vez de uma lista caótica de tarefas, você obterá uma tabela estruturada, conveniente e visual. Resta apenas correlacioná-los com determinados dias e horas.

Talvez você escolha para si dois outros tipos de classificação que sejam mais adequados para você. De qualquer forma, planejar em dois planos ao mesmo tempo é muito mais eficaz do que compilar a longa lista usual de tarefas que dificilmente podem ser espremidas em horas de trabalho.

Melhore e desenvolva suas habilidades de planejamento

Não é nenhum segredo que o planejamento bem-sucedido requer certas habilidades. Isso é focar no principal, construir cadeias lógicas, estabelecer prioridades, flexibilidade de pensamento, trabalhar com uma grande quantidade de informações, uma visão sistemática de um quadro holístico, etc. Se houver mudanças na programação durante o dia, a capacidade de alternar rápida e facilmente de um tópico para outro, às vezes não relacionado ao anterior, será útil. Nas pequenas e médias empresas, pode-se observar esse padrão. O gestor trabalha com documentos, concentrando toda sua atenção em um relatório contendo importantes indicadores financeiros para um determinado período. E de repente, por exemplo, o chefe do departamento entra no escritório e, como em uma conhecida comédia doméstica, levantando as mãos para o céu, grita: “Chefe! Tudo está perdido!". Depois disso, com dificuldade de conter sua empolgação, ele diz que o trabalho está à beira do fracasso, que é quase impossível mudar alguma coisa e que toda a esperança está no líder. Você precisa mudar de um relatório para um departamento em alguns segundos, analisar a situação e tomar rapidamente uma decisão de gerenciamento eficaz.

Você pode desenvolver habilidades de planejamento diário que o ajudarão a lidar com mudanças inesperadas nos planos? Aqui está uma série de exercícios simples, cujo objetivo é aprender a planejar e navegar efetivamente no processo de conclusão das tarefas agendadas para o dia. Cada um deles leva alguns minutos (você pode executá-los, por exemplo, entre tarefas complexas) e com treinamento mais ou menos regular, você pode aumentar significativamente sua eficiência no planejamento de tarefas.

Um exercício"Alvo". Este exercício desenvolve a capacidade de se concentrar em uma coisa importante. Em uma folha de papel, desenhe um alvo grande - como em um traço. Organize as tarefas do próximo dia em ordem aleatória nos círculos do alvo, deixando o ponto no centro livre. Casos mais distantes no tempo podem ser colocados na folha fora da área de destino. Quanto mais coisas e eventos diferentes você se lembrar, melhor. Agora olhe para o centro do alvo e concentre-se em uma coisa. Mantenha sua atenção nele por um minuto. Em seguida, desloque seu olhar para as outras entradas na folha, como se estivesse observando de lado, descansando um pouco. Novamente, olhe para o centro do alvo, concentrando-se em alguma outra coisa, também por um minuto. Assim, alternando o foco em uma coisa com a observação de muitas outras coisas, você pode treinar bem a capacidade de destacar o principal e descartar o secundário, o que permitirá determinar rapidamente as tarefas principais e mais importantes ao planejar.

Um exercício Interruptor de televisão. Este procedimento simples e bem conhecido no contexto psicológico é chamado de “síndrome do botão”. Imagine mentalmente que você tem um controle remoto de TV em suas mãos. Tente "mudar" seus pensamentos de um assunto para outro - toda vez que você pressionar o botão em um controle remoto imaginário. Escolha o ritmo de troca que seja confortável para você. No início, você pode fazê-lo lentamente, depois acelerar gradualmente. Alternativamente, você pode alternar a duração de pensar sobre as coisas. O principal é que o “botão no controle remoto” significa para você um sinal para mudar de tópico para tópico. Dessa forma, você aprenderá a transferir rapidamente a atenção de um problema para outro sem ficar preso em um tópico por muito tempo.

Um exercício"Ligue as palavras." Tarefas criativas exigem flexibilidade de pensamento do executor. O hábito de pensar em termos padronizados não é o melhor auxiliar para desenvolver a solução ideal e dificilmente alcançará os resultados desejados. A criatividade e a espontaneidade são componentes tão importantes de um processo de pensamento eficaz quanto a lógica e a consistência. Essas habilidades podem ser desenvolvidas através do jogo. A tarefa é a seguinte: em um par de palavras completamente desconexas, você precisa encontrar algo em comum. Primeiro, você pode fazer uma lista de pares de palavras (5-6 pares) e, por sua vez, tentar encontrar uma palavra comum em cada uma. Por exemplo, "crocodilo" e "régua". O que eles têm em comum? Alternativamente, ambos podem ser verdes. Esse treinamento desenvolve a flexibilidade de pensamento e ajuda a encontrar com sucesso as melhores opções para resolver problemas no menor tempo possível.

Um exercício"Madeira". Muitas vezes, para priorizar corretamente, você precisa planejar todas as coisas de acordo com o princípio de importância ou fundamentalidade: sólido, com base no qual todo o resto é realizado e pequeno, mas também necessário. Desenhe uma árvore em um pedaço de papel - das raízes às folhas. E distribua as tarefas da seguinte forma: raízes - prioridades básicas, principais; tronco - direções estratégicas de desenvolvimento; sucursais - atividades por áreas de gestão ou linhas de negócio individuais; folhas são tarefas específicas.

Tendo recebido uma imagem visual das informações, prossiga para o trabalho adicional - faça esclarecimentos, selecione pessoal para trabalhar em determinadas áreas, executar tarefas específicas etc.

Planeje diariamente, constantemente, desenvolva suas habilidades, aprimore suas habilidades, invente novos métodos e métodos. Deixe o processo de planejamento ser uma experiência positiva e criativa para você. Boa sorte com seu planejamento e negócios!

No artigo, começamos a analisar o tema da gestão do tempo, agora vamos falar sobre as regras de planejamento.

Como disse Benjamin Franklin: "Tempo é dinheiro". Temos usado este axioma por mais de 250 anos.

Mas alguns filósofos empresariais modernos acreditam que tempo e capital são conceitos equivalentes apenas de duas maneiras:

• tempo e dinheiro são recursos limitados;
• tempo e dinheiro têm um valor.

De acordo com muitos outros, o tempo é muito mais valioso porque:

• você não consegue mais tempo para qualquer quantia de dinheiro;
• ninguém recebe mais ou menos tempo do que você.

“Você tem exatamente tanto tempo quanto Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein tiveram” - Jackson Brown;

• o dinheiro pode ser emprestado, mas o tempo nunca;
• O dinheiro pode ser gasto amanhã, mas o tempo só pode ser gasto hoje.

Apesar da divergência de pontos de vista sobre a questão da equivalência de tempo e capital, percebe-se que o tempo é limitado em qualquer área de negócio, e o planejamento é uma ferramenta eficaz para a gestão desse recurso inestimável.

... "Planos são inúteis, planejamento não tem preço" Dwight David Eisenhower, 34º Presidente dos Estados Unidos.

Portanto, se você quiser aproveitar ao máximo seu potencial de tempo, lembre-se de alguns princípios básicos. regras de planejamento.

Regras básicas de planejamento:

1. Nunca comece um dia se já não tiver sido planejado no papel.

Se o seu objetivo não está escrito, então ele não existe. Uma lista de tarefas é um mapa que o impedirá de cair ou se desviar do seu objetivo.

2. Trabalhar com uma lista de tarefas escrita aumenta seu desempenho geral desde o primeiro dia de planejamento.

À noite, prepare uma lista de tarefas que você precisa concluir no dia seguinte. Graças a isso, você sempre saberá por onde começar o seu dia.

3. Trabalhe em sua lista ao longo do dia.

Se você tiver uma nova tarefa, adicione-a à lista de prioridades em relação às tarefas agendadas anteriormente. Depois de concluir a próxima tarefa da lista, certifique-se de riscá-la. Isso lhe dará uma sensação de satisfação com seu trabalho, lhe dará entusiasmo e o inspirará a concluir as seguintes tarefas.

4. Plano de grande para pequeno, longo prazo para curto prazo, meta de vida para o plano diário.

Para cada caso, estabeleça prazos fixos para quando deve ser concluído. ... "Uma tarefa produtiva concluída vale cinquenta tarefas semi-acabadas." — Malcom Forbes.

5. Sempre divida uma tarefa complexa em pequenas subtarefas.

Uma árvore de decisão ajuda aqui, onde a tarefa principal é uma árvore e as subtarefas para sua implementação são ramificações. Continue "ramificando" até que o processo de completar toda a tarefa se torne simples e transparente. É aqui que o MindManager é útil, com o qual você pode criar facilmente um mapa mental visual interativo.

Antes de começar a fazer qualquer coisa, lembre-se do básico regras de planejamento e não se esqueça regra 10/90: 10% do tempo gasto planejando antes do início da tarefa economizará 90% do tempo para resolvê-la. E seu sucesso é garantido!

E por fim, um pequeno vídeo sobre como planejar seu tempo de Stephen Covey, especialista em liderança, gestão de vida, professor e consultor de gestão organizacional.

O calendário é uma das ferramentas de planejamento mais eficazes. Qualquer um de nós, tendo começado a gerenciar o tempo, mais cedo ou mais tarde entende - sem calendário, nem aqui nem lá. De fato, não foi em vão que, já em 4236 aC, os antigos egípcios consultaram o calendário e determinaram quando e como cultivariam a terra.

No coração de qualquer calendário estão as observações: o sol ou a lua, as marés. Mas como o trabalho mais difícil já foi feito para nós, dividindo o tempo em dias, semanas e meses, vamos ao que interessa. Vamos nos vigiar e fazer nosso próprio calendário!

Os calendários variam...

Um dos primeiros calendários encontrados no sistema fly é "Calendário da Família". Algo necessário e útil! Claro, sua memória é excelente, mas é melhor anotar os aniversários de parentes e outras datas memoráveis ​​em sua família. Um calendário familiar ajudará todos a se lembrarem de datas diferentes, por isso é importante que seja público. Se for possível pendurar esse calendário na geladeira ou na parede pela qual todos os parentes passam todos os dias, sem lembretes desnecessários, cada um deles poderá planejar o tempo levando em consideração as tradições familiares. E será mais fácil lembrar dos presentes a tempo.

Outro tipo de calendário - diário! Falaremos sobre isso hoje. Claro, você já tem um “Diário de Controle”, ele é compilado, ocasionalmente complementado com novas notas, mas é inconveniente carregá-lo com você.

Para o planejamento diário, uso um calendário-diário, mas não datado. Tive que testar a força do planejamento com um diário por mais de um ano para decidir a melhor opção. Você também deve experimentar, observar e tentar. Comprei agendas com datas em formato A5, comprei cadernos e álbuns grandes e desenhei uma semana neles, experimentei um caderno pequeno - em cada sistema algo não combinava comigo e me impedia de trabalhar.

Três por três!

A opção mais aceitável foi obtida após a aplicação do sistema três por três. A ideia é:

• Cada mês do ano é dividido em três componentes: mês, semana, dia.
• Imagine cada dia consistindo em três partes: manhã, tarde e noite.
• Lembre-se que a vida consiste em três áreas: trabalho, família-casa, tempo pessoal.
• Todos os dias, defina UMA meta em cada uma das áreas, ou seja, planejar os três must-dos.

Mês - semana - dia

Diários sem datas são muito convenientes para esse sistema. Na primeira página limpa, desenho o mês. O processo pode parecer trabalhoso, mas as dificuldades surgem apenas na primeira vez, então tudo fica muito mais fácil.

Tendo desenhado o mês inteiro, tento estimar as coisas obrigatórias para este mês. Concordo, as coisas “adultas” são bastante sazonais e, por mais que tentemos preparar um trenó no verão, algo não pode ser transferido. Insiro as datas de nascimento de parentes e amigos, anoto quando enviar cartões, marco idas ao dentista, o dia em que você definitivamente precisa pagar contas, relatórios de dias de trabalho, em geral, tudo o que acontecerá nos próximos mês.

O próximo spread é dedicado à semana. Aqui, mas já com mais detalhes, estou apresentando as coisas que são obrigatórias esta semana: tanto nos dias de semana quanto nos finais de semana.

Então começa o mais interessante. Imagino meu dia dividido em três partes: manhã, tarde e noite. Noite neste esquema não é levado em conta, porque. Eu prefiro dormir à noite, mas para as corujas, a divisão em dia, tarde e noite é possível. É importante determinar que tipo de negócio você vai fazer e em que hora do dia. Não há dúvida de que alguns casos não podem ser transferidos de forma alguma. Por exemplo, eu sempre vou ao bazar três vezes por semana, mas para comprar tudo que você precisa da anfitriã certa, você deve acordar muito cedo e estar no bazar às 7 da manhã. Tendo colocado as tarefas obrigatórias no prazo, estou engajado em estabelecer metas.

Não é nenhum segredo que a vida de toda mulher se encaixa em um trio: trabalho, casa-família, "eu-amado". Também não é segredo, geralmente apenas uma área recebe a devida atenção, alguma segunda é manca, às vezes até em duas pernas, e a terceira ... sim, o que me lembro, a terceira está quase ausente. É aqui que definir metas para áreas da vida pode ajudar. Para cada dia da semana, defino três tarefas obrigatórias, uma para cada área. Três coisas sem as quais o dia não será plenamente vivido! A principal coisa a lembrar é que você não pode deixar de fazer coisas de qualquer área, você merece viver todos os dias da sua vida ao máximo!

Resultado

Todas as noites, por cerca de cinco minutos, me dedico a analisar o dia anterior e planejar o dia seguinte, não deixando de conferir os casos planejados para o mês inteiro. Isso é muito importante, porque no início é difícil controlar todas as coisas ao mesmo tempo. Se eu achar difícil chegar a uma tarefa do dia em qualquer área, eu uso uma “lista de tarefas adiadas”. É muito útil ao estabelecer metas e desaparece silenciosamente com o uso regular desse método.

Toda semana eu faço 21 coisas, o que não é tão pouco!

"Um bom plano hoje é melhor do que um bom plano amanhã"
Platão

O tempo só nos melhora..

O trabalho devidamente planejado ou outro tipo de atividade é a chave para a conclusão bem-sucedida da tarefa e é uma ferramenta de auto-organização. Para ajudá-lo a aprender a gerenciar seu tempo e atividades por conta própria, aqui estão algumas etapas específicas para ajudá-lo. No entanto, primeiro, você precisa entender a terminologia e entender por que é tão importante planejar adequadamente seu tempo e trabalho. Certamente, você sabe que pessoas de sucesso são muito boas em ferramentas de planejamento.

O planejamento de atividades é um dos segredos de uma pessoa de sucesso..

Abaixo estão as razões pelas quais o planejamento é uma ferramenta importante em matéria de auto-organização e auto-aperfeiçoamento.

O planejamento de atividades é o mapa do seu dia.
Se você aprender a planejar seu tempo e assuntos à noite, com o advento de um novo dia, ganhará pelo menos uma hora de tempo ativo. À noite, você pode planejar não apenas a hora de acordar e levantar, mas também fazer um plano de trabalho para cada hora do dia seguinte. Normalmente, uma pessoa que não fez um plano de ação para o dia gasta de um a cinco minutos para determinar o campo de atividade. Mas durante esse período é impossível determinar corretamente as tarefas prioritárias e secundárias, é impossível levar em consideração tudo o que precisa de sua atenção. Decidindo elaborar um plano de ação eficaz, uma pessoa que não está acostumada gastará pelo menos uma hora de trabalho. Percebendo que o tempo será desperdiçado, uma pessoa, como regra, decide não elaborar nenhum plano, mas agir por capricho: "Eu faço o que me lembro". Mas esta abordagem é completamente desprovida de eficiência. Tendo iniciado uma tarefa, uma pessoa de repente se lembra de outra tarefa ainda mais importante, muda sua atenção para ela. No processo, ele se distrai enquanto seus pensamentos mudam de uma coisa para outra. Como resultado, nem uma nem a segunda tarefa foi concluída. Na maioria das vezes, uma pessoa está com pressa para concluir assuntos urgentes. Mas urgente não significa realmente importante e significativo para a própria pessoa. É improvável que um assunto urgente tenha um impacto positivo na vida subsequente de uma pessoa.

Um minuto de tempo gasto planejando suas atividades economiza dez minutos gastos na tarefa em mãos. Assim, aprendendo a planejar suas atividades, você pode obter um retorno de 200% do seu investimento em energia.

Para quem está acostumado a planejar o trabalho para amanhã, não leva mais do que doze minutos para anotar todas as tarefas necessárias, distribuindo-as por ordem de prioridade. Doze minutos passados ​​no dia anterior lhe darão a oportunidade de economizar duas horas de produtividade, o que certamente aumentará o nível de produtividade do seu trabalho. Se você multiplicar esse tempo pelo número de dias em um mês do calendário, poderá economizar até cinco dias úteis por mês. É ótimo, não é!

Atividades de planejamento ensina você a priorizar corretamente.
A capacidade de identificar corretamente as áreas prioritárias de atividade ajuda a identificar os locais mais importantes, promissores e significativos. Muitas vezes acontece que uma pessoa gasta tempo com o que gosta, com o que lhe dá prazer. No entanto, deve-se priorizar o que precisa ser feito. A falta de vontade de se concentrar e dar preferência ao principal leva ao fato de que uma pessoa não consegue atingir seu objetivo.

O planejamento de atividades programa a mente humana.
Você, com certeza, já se deparou repetidamente com tal situação quando, dependendo de quão claramente seu desejo é formulado, é mais ou menos facilmente realizado. O planejamento é um processo único que ajuda a pessoa a realizar o que realmente aspira e, como resultado, incorpora essas aspirações.

Às vezes, uma pessoa só pensa que precisa fazer alguma coisa. Mas, na realidade, ele pode facilmente passar sem ele. Esses casos, de importância absurda, são de baixa prioridade e, com o tempo, desaparecem completamente da lista de obrigatórios.

Vejamos métodos de planejamento específicos.

Reserve um tempo todas as noites para fazer um plano que liste todas as coisas que você precisa fazer em ordem de importância. Com o advento de um novo dia, prossiga para a tarefa escrita no parágrafo 1. Não passe para a próxima tarefa até completar a primeira. Siga a ordem em que você tem que fazer todas as coisas que você anotou. Não passe para o próximo sem completar o anterior. Você pode parar e não terminá-lo apenas se as circunstâncias intervierem, o que você não pode mudar. Mas mesmo neste caso, faça todos os esforços para completar o que você começou o mais rápido possível. Depois de concluir uma tarefa, passe para a próxima.

Métodos e formas de planejamento.

1. Planejamento para iniciantes
   Para aprender a planejar seu trabalho, na fase inicial, você só precisa de uma caneta e um pedaço de papel. Anote todas as tarefas e planos que você precisará concluir amanhã. As tarefas devem ser classificadas de acordo com sua importância. Ao completar cada item, risque-o da lista. Não há nada complicado neste método, mas quando você tentar seguir seu plano, ficará surpreso com a eficácia desse método. Este método permite planejar o desenvolvimento de eventos para um dia seguinte. Com o tempo, você percebe que pode planejar sua vida por um período muito maior.
2. Melhorar as condições de planejamento
   Para melhorar as condições em que você planeja seu próximo negócio, você precisará adquirir: um diário, um diário e um calendário de planejamento. Vamos olhar mais de perto.

diário- um caderno especial no qual suas reuniões e coisas necessárias são registradas para cada dia seguinte. Você também pode usar o diário para registrar os pontos mais importantes do próximo dia, semana ou mês. O diário lhe dá a oportunidade de anotar pensamentos importantes que vêm à mente. Você deve tratar o diário como um lugar onde estão concentradas as informações mais importantes e significativas sobre os eventos do próximo dia. Todas as noites, você precisa reservar um tempo para anotar os próximos eventos e tarefas que você fará no dia seguinte. Uma regra se aplica aqui: Não comece um novo dia sem terminar o planejamento.". Graças a essa regra, você acabará percebendo que está em seu poder planejar não apenas os eventos do próximo dia, mas também monitorar sua saúde, melhorar seu bem-estar e melhorar a qualidade de vida. Quando você não planeja para o dia seguinte, a menor perda é uma hora de tempo perdido, a maior é o dia inteiro. Não tendo definido prioridades, uma pessoa passa a realizar tarefas secundárias. Como resultado, ele chega ao final do dia com o pensamento de que o dia inteiro foi gasto para ninguém sabe o quê, mas não há resultado.

Conclusões relacionadas à necessidade do uso do diário:

1. Traga ordem para sua vida. Faça um plano detalhado das próximas tarefas e eventos que precisam ser concluídos para o dia seguinte.
2. Analise o que você escreveu. Classifique as coisas em ordem de importância. Antes de começar a fazer as coisas, prioridades claras devem ser definidas.
3. Acostume-se a gastar energia apenas em coisas importantes e significativas que o levarão ao resultado desejado. Tendo conseguido desenvolver o hábito de planejar o próximo dia, você pode aumentar sua produtividade em uma ordem de grandeza.

Um diário- um meio escrito (eletrônico) contendo aqueles pensamentos sábios e significativos que você já conheceu em sua vida. Uma ideia sábia pode vir de quase qualquer pessoa. Um pensamento inestimável pode vir a você a qualquer momento. Para não perder e não esquecer, você precisa de um diário. Não deixe uma boa ideia escapar de você. Um grande pensamento pode mudar radicalmente a vida de uma pessoa. Um diário é uma coisa que deve estar sempre ao lado de uma pessoa.

Calendário de planejamento. O uso do calendário de planejamento (planejador) permite fazer planos para um período maior que um dia. Quando você entende que o planejamento para um dia é eficaz, significa que você pode planejar as coisas por um período mais longo - uma semana. Uma regra semelhante se aplica: Não comece a próxima semana até que você tenha completado seu planejamento».

Tendo dominado o planejamento da semana, prossiga para a próxima etapa - comece a planejar suas ações com um mês de antecedência. E aqui a regra também se aplica: Não comece o próximo mês até que você o tenha planejado».

Depois disso, você poderá traçar metas para o próximo dia de acordo com aquelas que definiu para um período maior: três meses, seis meses e um ano. Talvez você esteja pensando agora que planejar atividades leva tempo, causa algum estresse. Mas, tendo aprendido a planejar sua vida, você pode alcançar um resultado muito mais sério e significativo do que se não dominar essa ciência. Cada ação que você tomar será mais significativa e eficaz do que o trabalho não planejado. Sim, você deve abordar o planejamento com senso de responsabilidade e disciplina. Mas uma vez que você aprende a planejar, você se torna o mestre do tempo. O planejamento em si ajuda a articular de forma mais clara e clara o próximo negócio, o que ajuda a atingir o objetivo mais rapidamente. A capacidade de planejar constantemente seu tempo permite determinar o tipo de atividade que possui prioridades mais significativas. Isso também leva a um aumento na eficiência do trabalho realizado.