Dobrý deň, priatelia! Dmitrij Shaposhnikov je v kontakte.

Podľa môjho pozorovania sa moderný úspešný človek nevyhnutne stretáva s pojmom „time management“. Každý v tej či onej miere pociťoval nedostatok času, tlak termínov, prežíval stres z núteného zhonu.

Po prečítaní článku sa dozviete to najdôležitejšie o time managemente, zoznámite sa so základnými pojmami úspešného time managementu. To všetko sprevádzajú moje príklady a komentáre. Dúfam, že štúdium tejto témy bude pre vás užitočné, zaujímavé a vzrušujúce!

Začnime, priatelia!

1. Čo je time management - definícia a história výskytu

Priamy preklad tohto termínu Time Management" z angličtiny - " time management". Je jasné, že nie je možné riadiť čas v doslovnom zmysle slova: skutočnou funkciou time managementu je využiť čas svojho života s maximálnou efektívnosťou.

Najpresnejšia definícia time managementu je:

Time management- ide o účtovníctvo, rozdeľovanie a operatívne plánovanie vlastných časových zdrojov.

Ďalšia definícia.

Time management- ide o vedecký prístup k organizácii času a zvyšovaniu efektu jeho využívania.

Motto profesionálneho manažéra času:

Práca menší, urobit dobre viac!

Ľudia, ktorí vedia, ako produktívne hospodáriť so svojimi vlastnými časovými zdrojmi, žijú bohatší a plnohodnotnejší život, pričom svoju prácu vykonávajú s minimálnymi časovými investíciami.

Tým, že spravujeme svoj čas, máme viac životného priestoru: stáva sa reálnejším, že môžeme robiť to, čo nás naozaj baví.

Vzhľadom na zhon, v ktorom žije moderný človek, je otázka riadenia časových zdrojov čoraz aktuálnejšia, ak nie životne dôležitá. Dobre vyvinutá zručnosť riadenia času občas zvyšuje osobnú efektivitu. Zistil som to pred 12 rokmi.

Time management vám umožňuje organizovať si pracovný a osobný čas počas dňa (týždeň, mesiac) tak, aby ste stihli urobiť všetky dôležité a potrebné veci bez toho, aby vás rozptyľovali druhoradé alebo cudzie záležitosti a problémy.

Efektívne plánovanie vám umožňuje uvoľniť obrovské zdroje času pre bohatý a naplnený život. Podľa odborníkov sa veľkosť takýchto zdrojov počíta na roky a desaťročia.

História time managementu

Vedecký prístup k organizácii času nie je novým problémom. História time managementu má korene v dávnej minulosti.

Už pred 2000 rokmi v starom Ríme slávny mysliteľ Seneca navrhol rozdeliť všetok čas na užitočný, teda dobrý, zlý a neužitočný.

Seneca začal aj trvalú evidenciu času písomne. Mysliteľ povedal, že kým žijeme v určitom období, je potrebné ho hodnotiť z hľadiska obsadenosti.

V následnej histórii time managementu tvorili tieto myšlienky základ takého konceptu ako „osobná efektívnosť“.

Alberti, spisovateľ a taliansky učenec, ktorý žil v 15. storočí, povedal, že ten, kto vie užitočne hospodáriť s časom, bude vždy úspešný.

Na tento účel navrhol použiť dve pravidlá:

1. Každé ráno si urobte zoznam úloh.
2. Usporiadajte veci v klesajúcom poradí dôležitosti.

Všetky tieto princípy dlhé stáročia existovali len v teoretickej podobe a až od 80. rokov minulého storočia sa táto téma začala presúvať z teórie do praxe.

Time management je potrebný nielen pre manažérov a majiteľov firiem: každý z nás musí byť schopný spravovať svoj vlastný majetok, aby si mohol naplno užiť proces života.

Samozrejme, nie každý potrebuje time management. Ak človek nemá v živote čo robiť a jeho hlavnou úlohou je „zabíjať čas“, potom je time management pre takéhoto človeka irelevantnou a zbytočnou disciplínou.

Inými slovami, mali by ste sa najskôr rozhodnúť, či naozaj nemáte dostatok času a kam by ste chceli dať svoje voľné minúty, hodiny a dni, kedy sa objavia.

Time management pozostáva z niekoľkých komponentov:

• prísne načasovanie;
• optimalizácia časových zdrojov;
• plánovanie dňa (týždeň, mesiac alebo iné časové obdobie);
• organizácia motivácie.

Time management je dôležitý nielen pre prácu: ľudia, ktorí rozumejú umeniu time managementu, sú veselší, zdravší a úspešnejší vo svojom profesionálnom i osobnom živote.

Efektívny time management vám umožní pochopiť všetky vaše akcie a rozhodnutia z hľadiska ich vhodnosti pre váš vlastný rozvoj a zlepšovanie.

2. Mýty o time managemente – 3 hlavné mylné predstavy

Existuje množstvo spoločenských stereotypov a mylných predstáv o riadení času.

Niektorí veria, že time management je potrebný výlučne na prácu, že v Rusku je táto disciplína neúčinná kvôli zvláštnostiam národnej mentality, že život striktne podľa plánu mení človeka na robota a zbavuje ho slobodnej vôle.

Všetky tieto mýty nie sú konzistentné: nižšie sa ich pokúsim úplne vyvrátiť.

Mýtus 1. Nikto nemôže kontrolovať čas.

Vyhlásenie je správne vo forme, ale nepravdivé v obsahu. Time management je naozaj nemožný (pokiaľ, samozrejme, nie ste vynálezcom stroja času). Nikto nedokáže ani na chvíľu spomaliť, zrýchliť alebo zastaviť jeho objektívny priebeh.

Ale človek môže urobiť nasledovné : spravujte seba, svoje rozhodnutia a činy v priebehu času a zapojte sa do určovania priorít. O tomto hovoria praktici time managementu – o riadení vlastného života.

Rozumným a pragmatickým prístupom k vášmu konaniu je time management: budete prekvapení, koľko minút a hodín sa uvoľní, len čo začnete konať premyslenejšie a vedomejšie.

Pamätajte, že všetci úspešní ľudia, bez ohľadu na typ svojej činnosti, plánujú svoje záležitosti a konajú s maximálnou produktivitou. Zároveň pracujú približne rovnako ako bežní ľudia, no vždy toho stihnú viac.

Ich tajomstvom je, že za jednotku času stihnú urobiť viac vecí, čo v konečnom dôsledku ovplyvňuje ich životné výsledky.

Mýtus 2: Time management ma prinúti pracovať tvrdšie a tvrdšie.

Tvrdá práca a únava, zanedbávanie odpočinku je priamou cestou k prepracovaniu a depresii. Je potrebné neustále sa snažiť znižovať množstvo práce a zároveň zvyšovať efektivitu. Ako to spraviť? Skrátka konať striktne podľa plánu a vedieť oddeliť vedľajšie od hlavného.

Efektívne využívanie metód time managementu neznamená robiť viac alebo zvyšovať produktivitu na úkor rýchlosti práce.

Hovoríme o zvyšovaní osobnej produktivity prostredníctvom eliminácie zbytočných úloh a eliminácie takzvaných „plytrov času“ alebo „chronofágov“.

Kategória chronofágov zahŕňa stovky nezmyselných a malých vecí, ktoré robíme počas dňa bez toho, aby sme premýšľali o ich vhodnosti: častá kontrola pošty, komunikácia a prezeranie správ na sociálnych sieťach, rozhovory s kolegami bez významu.

Záväzok človeka k veciam, ktoré sú odvrátené od hlavnej úlohy, je čiastočne spôsobený prokrastináciou - túžbou odložiť dôležité a potrebné udalosti „do lepších časov“.

Ak však zahodíte reflexiu a sami si uvedomíte dôležitosť a význam aktuálnych úloh, nebudete mať ani silu, ani túžbu nechať sa rozptyľovať cudzími záležitosťami.

Mýtus 3. Používanie time managementu zo mňa spraví robota, ktorý bude robiť všetko podľa plánu, zbaví ma slobody a výberu.

Ľudia sa boja premeniť na robotov, no v skutočnosti sú už robotmi, ako aj otrokmi vlastných psycho-emocionálnych návykov a vzorcov správania.

Time management našu slobodu neobmedzuje, ale skôr vytvára.

Time management je potrebný nielen pre kancelárskych pracovníkov, manažérov a manažérov: riadenie hlavného zdroja života – vlastného času – je potrebné pre každého, kto sa berie zodpovedne a vážne.

Praktickým kritériom potreby implementácie princípov time managementu do života je prítomnosť 4 a viac prípadov v pláne na aktuálny deň (zohľadňujú sa nielen profesionálne, ale aj osobné záležitosti). Je to potrebné pre podnikateľov, umelcov na voľnej nohe a ženy v domácnosti.

Príklad

Ak potrebujete dokončiť projekt v práci, porozprávať sa o tom so svojím šéfom, po práci zájsť do opravovne telefónov a nakoniec vyzdvihnúť svojho drobca zo škôlky, inteligentný time management je vašou absolútnou nevyhnutnosťou.

Plánovanie a prideľovanie zdrojov vám pomáha rýchlejšie dosiahnuť dôležité ciele a uvoľňuje čas na odpočinok, zotavenie, komunikáciu s priateľmi a blízkymi. Časová kontrola vám umožňuje dosahovať výsledky rýchlejšie a pri nižších nákladoch.

Čo sa týka života podľa rozvrhu, rozumná organizácia práce a oddychu ešte nikomu neuškodila. A pre spontánnosť a kreativitu (ak existuje) v akejkoľvek práci je vždy miesto.

3. Ako manažovať čas – 7 hlavných princípov time managementu

A teraz prejdime k praxi a zistime, ako správne narábať s časom, kde začať sledovať a plánovať svoje činy, aké ťažkosti zvyčajne na ceste vznikajú a ako ich prekonať. Nižšie som popísal základné princípy a pravidlá.

Princíp 1. Plánujte svoje akcie

Plánovanie vecí na ďalší deň (alebo budúci týždeň) má praktický význam v každej práci. Nezáleží na tom, či sedíte v kancelárii, stojíte pri montážnej linke, vo svojom voľnom čase lietate ako kuriér - jasný akčný plán vždy prinesie skutočné výhody v podobe zvýšenia výkonu (osobného aj profesionálneho).

Aj keď sú vaše činnosti prísne regulované popisom práce, vždy by ste mali mať vopred vypracovaný plán - pomôže vám to zvládnuť prácu efektívnejšie a rýchlejšie.

Pamätajte, že všetci úspešní ľudia plánujú svoj život.

Pamätajte na niekoľko dôležitých zásad riadenia času:

1. Zaznamenajte ciele písomne. Ak váš cieľ nie je uvedený na papieri (alebo v elektronickom denníku), potom neexistuje.
2. Naplánujte si deň. Vopred zostavený zoznam úloh a akcií zvyšuje produktivitu akéhokoľvek druhu činnosti o 25 %.
3. Rozdeľte veľké úlohy.Časovo náročné úlohy by ste mali vždy rozdeliť do niekoľkých malých čiastkových úloh – nepúšťajte sa do rozsiahleho projektu bez toho, aby ste si vopred premysleli postupnosť akcií.

Je potrebné, aby sa plánovanie stalo druhou prirodzenosťou: urobte si pravidlom urobiť si zajtrajší plán činnosti pred spaním. Ráno v práci už budete presne vedieť, kde začať, ako pokračovať a ako skončiť.

Vždy si nechajte určitý čas na „vyššiu moc“ – nepredvídané okolnosti.

Pamätajte, že tých pár minút, ktoré strávite zostavovaním plánu, sa v budúcnosti viac než oplatí: výsledky kompetentného plánovania oceníte už v prvom týždni realizácie.

Zásada 2. Sformulujte požadovaný výsledok do konkrétnych cieľov a zámerov

Strategické a efektívne plánovanie je nemožné bez kompetentného stanovenia cieľov. Zjednodušene povedané, mali by ste byť schopní jasne formulovať hlavný cieľ a vedieť ho rozdeliť na konkrétnejšie a lokálne úlohy.

V teórii manažmentu sa táto zručnosť nazýva "rozklad cieľov". Hlavným spôsobom, ako uviesť tento koncept do praxe, je prechod od všeobecného ku konkrétnemu.

Existuje profesionálny nástroj (alebo princíp) na formulovanie a nastavenie lokálnych úloh v time managemente a stanovovaní cieľov.

To sa nazýva SMART princíp .

Podľa tohto princípu by mal byť cieľ:

• špecifické(Špecifické);
• merateľné(merané);
• dosiahnuteľné na určité obdobie (dosiahnuteľné);
• relevantné alebo pravdivé - je potrebné vopred pochopiť, či táto úloha skutočne pomôže pri dosahovaní cieľa (relevantné);
• časovo obmedzené(Limitovaný časom).

Hlavným kritériom užitočnosti a efektívnosti miestnej úlohy je jej konkrétnosť. Začatím pohybu smerom k veľkému cieľu s implementáciou sekvenčných úloh výrazne skrátite čas na dokončenie práce.

Dôslednosť a zameranie sa na konkrétne body je kľúčom k budúcemu úspechu.

Ani najväčší tvorcovia nevytvorili svoje diela naraz – najskôr si nakreslili plán a potom ho bod po bode realizovali. Jedným z tajomstiev úspešného time managementu je schopnosť sústrediť sa na aktuálne úlohy bez straty celkového smerovania.

Zásada 3. Upravte si akčný plán

Potreba opraviť akčný plán už bola spomenutá vyššie. Tu zvážime najlepší spôsob, ako to urobiť. Existuje niekoľko funkčných a efektívnych nástrojov, ktoré vám umožnia zviditeľniť a spresniť vaše plány a úlohy.

Jedna z týchto metód sa nazýva . Vysvetlím, ako to vyzerá v praxi.

Príklad

Povedzme, že vaším cieľom je postaviť dom. Na začiatok by sa úloha mala rozdeliť do niekoľkých etáp: vyčistiť miesto, vykopať a položiť základy, vykonať nadzemné práce, dokončiť priestory, vykonať komunikáciu a terénne úpravy.

Grantová tabuľka uvádza všetky úlohy aktuálneho rozsiahleho projektu spolu s ich termínmi, trvaním v čase a prioritou implementácie.

Úlohy rovnakého typu možno zoskupiť do jednej položky a objemnejšie prípady treba rozdeliť do niekoľkých po sebe idúcich úloh.

Vizuálne plánovanie šetrí nielen váš čas, ale umožňuje aj ostatným zamestnancom zapojeným do projektu rýchlo pochopiť situáciu a zapojiť sa do práce od tej správnej fázy.

Zásada 4: Stanovte si priority

Včas a jasne definujte hlavný cieľ - je potrebný a správny. Hlavnou úlohou je však smerovať k dosiahnutiu tohto cieľa, dôsledne plniť súčasné úlohy rôzneho stupňa náročnosti.

Na uprednostnenie denného plánovania je vhodná jednoduchá metóda, ktorá je tzv "Metóda ABVGD".

Metóda ABCD (ABCD)

„A“ je najdôležitejšia úloha dňa, „B“ je menej dôležitá, „C“ je úloha strednej dôležitosti atď.

Prvá vec na zozname by sa mala urobiť ako prvá. Zvyčajne je táto úloha časovo najnáročnejšia a najnáročnejšia. Niekedy sa človek bojí alebo je príliš lenivý začať deň hlavnou úlohou, ale tajomstvom je, že účinnosť vašich súčasných aktivít závisí od jej implementácie.

Špecialista na praktický time management radí túto otázku riešiť tvrdo a jednoznačne. Jeho metóda sa volá: „na raňajky zjedz žabu“. „Žaba“ je najťažšia a najnepríjemnejšia vec dňa. Neustále to prenášate na „popoludnie“, na večer, ba dokonca aj na zajtrajšok.

Základom však je, že to vytvára neustále emocionálne napätie, ktoré vám bráni robiť všetko ostatné produktívne. Tracy hovorí, že deň by ste mali začať tým najťažším, potom sa všetky ostatné veci urobia takmer samé.

Logickým pokračovaním metódy Briana Tracyho je tu Paretov zákon alebo princíp.

Paretov zákon

20 % nášho úsilia nám prináša 80 % výsledkov a zvyšných 80 % nášho úsilia prináša len 20 % výsledkov.

Našou úlohou je teda identifikovať týchto 20 % našich najefektívnejších akcií a zamerať sa na ne.

Ďalším nástrojom na efektívnu prioritizáciu je tzv "Eisenhowerova matica". Politický a vojenský vodca, americký prezident Dwyat Eisenhower bol praktický a veľmi úspešný muž.

Prišiel s myšlienkou rozdeliť všetky aktuálne udalosti do 4 kategórií:

• naliehavé a dôležité;
• dôležité, ale nie naliehavé;
• naliehavé, ale nie veľmi dôležité;
• nedôležité a nenaliehavé.

Prvá kategória : naliehavé a dôležité – toto sú primárne úlohy, ktoré je potrebné vykonať dnes a teraz: ich odkladanie určite spôsobí zbytočné ťažkosti v budúcnosti. Nestojí za to, aby ste ich zverili podriadeným - musíte to urobiť sami a okamžite.

Iným spôsobom sa tento sektor matice nazýva "Požiarny sektor", pobyt, v ktorom je dlhý čas plný nepriaznivých následkov, predovšetkým pre vlastné zdravie.

Moje tajomstvo time managementu je byť v tomto sektore « Dôležité – nie súrne » .

Toto je najefektívnejší sektor matice. Tu ste pokojní, tu plánujete, rozmýšľate, konáte kompetentne a vyvážene, tu robíte niečo naozaj dôležité.

Nenechajte dôležité veci prúdiť do urgentného sektora!

Prípady z 4. kategória (nie súrne a nedôležité) možno bezpečne vymazať z denného zoznamu.

Takýto stôl si môžete vyrobiť každý deň na základe Eisenhowerovej matice.

Pokračujte a začleňte túto jednoduchú tabuľku do svojho systému plánovania dňa.

Zásada 5. Sústreďte sa na to podstatné

Už som povedal, aké dôležité je dosiahnuť svoje ciele, v tomto odseku budem hovoriť o tom, ako to urobiť čo najefektívnejšie.

Schopnosť sústrediť sa na hlavnú vec bez toho, aby vás rozptyľovali cudzie veci, je najdôležitejšou praktickou zručnosťou, po jej zvládnutí budete riešiť úlohy produktívneho riadenia času s najvyššou prioritou.

Čas je neobnoviteľný zdroj a je najcennejší zo všetkých. Môžeme minúť 10 000 rubľov a znova ich zarobiť, ale nie sme schopní vrátiť prežitú sekundu.

Rovnako nie sme schopní predĺžiť deň na 25 hodín, ale vieme si uvoľniť vlastný priestor pre tie aktivity, ktoré sú pre nás naozaj dôležité.

Aby ste zabránili drobným veciam ovplyvňovať váš osobný výkon, musíte ovládať špecifické techniky time managementu.

Jednou z najúčinnejších techník, ktoré šetria čas, je delegovanie. Presnejšie by bolo povedať, že delegovanie je súčasťou klasického manažmentu.

Delegovanie je spôsob, ako zveriť časť našich záležitostí iným ľuďom.

Najzákladnejšie príklady: auto si nemôžete umyť sami, ale dať ho do autoumyvárne, alebo inak: netesný kohútik v kúpeľni si môžete opraviť sami alebo zavolať profesionálneho inštalatéra.

Pamätaj

Akákoľvek úloha, ktorú má väčší zmysel (finančne a časovo) prenechať iným, by mala byť prenechaná iným.

Čím vyššia je hodnota vášho osobného času, tým viac sekundárnych a nie príliš dôležitých úloh možno delegovať.

Menej dôležité veci sa dajú urobiť v čase bez zdrojov.

Hovoríme o tej časti dňa, keď už nie ste na vrchole svojich psychických a fyzických síl, napríklad na konci dňa, keď je únava.

Napríklad v doprave alebo v rade môžete čakanie spojiť s učením – počúvaním zvukových kníh o profesionálnych zručnostiach alebo rozvíjaním niektorej zo zručností osobnej efektívnosti.

Ďalšia dôležitá zručnosť pre úsporu reálneho času: schopnosť povedať „nie“.

Nemyslite si, že každý by mal odmietnuť bez rozdielu.

Schopnosť povedať „nie“ sa vzťahuje predovšetkým na ľudí a skutky, ktoré vás pripravujú o energiu a čas bez toho, aby ste za to niečo dali.

Povedzte „nie“ ukecanému susedovi alebo zamestnancovi, čítajte bulvárnu tlač, surfujte po internete na sociálnych sieťach a zdrojoch zábavy, pozerajte televíziu.

Pamätajte, že aj malá neplánovaná prestávka, keď vás niekto alebo niečo vyruší z podnikania, môže spôsobiť zlyhanie plánov.

Zásada 6. Analyzujte svoje skúsenosti a vytvorte si vlastné pravidlá riadenia času

Pravidelne sa oplatí obzrieť sa späť a vyvodiť pragmatické závery z vašich skúseností s riadením času. Preštudujte si svoje chyby a určite podniknite kroky na ich nápravu.

Nezabudnite analyzovať situácie, v ktorých ste najintenzívnejšie stratili osobné zdroje.

Vždy by ste mali zostať pri vedomí a pozerať sa zvonku, čo sa presne deje s vaším životom – akým smerom a akou rýchlosťou sa pohybuje.

Ak máte pocit, že ste stratili kontrolu a dostali sa príliš hlboko do úlohy bez toho, aby ste sa zamysleli nad časom, ktorý to zaberie, je čas zastaviť sa, dať si prestávku a pokúsiť sa optimalizovať svoje vlastné činnosti.

Nakoniec si vytvorte vlastné pravidlá riadenia času, svoje vlastné čipy. Celý váš život, vaša činnosť je jedinečná.

Zásada 7. Naplánujte si dovolenku

V honbe za úspechom a osobným výkonom nikdy nezanedbávajte odpočinok, poviem viac ako to – plánujte si odpočinok, rovnako ako svoje pracovné úlohy! Pre time management je správny odpočinok najdôležitejším prvkom úspechu.

Príklad zo života Radislava Gandapasa

Známy ruský biznis tréner a rečník Radislav Gandapas, ako povedal na jednom zo svojich tréningov, si v pracovnom programe plánuje dni návštevy golfového klubu. Je to dôležitý koníček v jeho živote.

Tieto dni zvýrazňuje červenou farbou ako udalosti najvyššej dôležitosti, ktoré nemožno preplánovať.

Inak sa mu podľa Radislava golfu vôbec nedarí, lebo vždy sú dôležitejšie veci.

Udržať sa na vrchole svojich psychofyziologických možností je možné len s pomocou pravidelnej rekuperácie.

Nemôžete ušetriť na spánku, vlastných voľných dňoch a komunikácii s blízkymi – to sú rovnako dôležité faktory efektívneho manažmentu času ako plánovanie a stanovovanie cieľov.

4. Prehľad populárnych kníh a školení o time managemente a osobnej efektivite

Existuje množstvo užitočnej literatúry o time managemente. Samostatné publikácie sú venované time managementu pre ženy (mladé mamičky, gazdinky), študentov, školákov, vedúcich.

Konajú sa semináre, konferencie, majstrovské kurzy a školenia o time managemente.

Podľa môjho názoru sú najinformatívnejšie a najdostupnejšie knihy na túto tému diela Gleba Arkhangelského, Evgeny Popova a Briana Tracyho.

Jevgenij Popov- autor kurzu "Majster času", tvorca videonávodov na túto tému, praktici úspešného podnikania na internete. Má osobný sieťový zdroj, kde si každý môže kúpiť autorove intelektuálne produkty.

Ak si chcete rýchlo osvojiť základy praktického manažmentu času, určite si preštudujte kurz Evgeny Popova „“.

Gleb Archangelsky je popredný ruský špecialista na otázky time managementu. Vedúci vlastných korporátnych projektov na zavedenie time managementu do praxe najväčších domácich firiem – RAO UES, Wimm-Bill-Dann a ďalších. Najpredávanejší tvorca Time Managementu a Time Drive.

Brian Tracy- popredný svetový odborník na osobnú efektivitu, manažérsky konzultant, spisovateľ, verejný rečník.

Ďalšie knihy na túto tému: „Tomato Time Management“ (Stafan Nöteberg), „Hard Time Management“ (Dan Kennedy), „Maximum Concentration“ (Lucy Paladino).

5. Záver

Poďme si to zhrnúť, priatelia! Ja osobne sa snažím využívať tieto prvky time managementu:

• plánovanie dňa;
• prioritizácia (ABVGD);
• pracovať so zoznamom úloh.

V praxi som sa presvedčil, že plánovanie času zjednodušuje život a pomáha stihnúť viac.

Hlavná vec je, že sa to u vás stane zvykom. Vytvorenie návyku trvá 20-30 dní. Budete musieť chvíľu vydržať, aby ste si zvykli robiť správne veci, a potom vám systém zvykov a time managementu bude fungovať.

"Uchovaj si čas: je to látka, z ktorej je vyrobený život."

S. Richardson

Od detstva nás učia disciplíne a tak či onak sme celý život nútení dodržiavať určité obmedzenia. Jedenie a spánok podľa denného režimu, naplánované hodiny, práca a odpočinok vo vyhradenom čase. Ľahko sa podriaďujeme pravidlám hry niekoho iného, ​​v skutočnosti pomáhame niekomu inému dosiahnuť jeho cieľ. Ale pokiaľ ide o sebadisciplínu, mnohí nie sú pripravení vzdať sa ani malých slabostí, ako je zvyk spať si ráno ďalších 10 minút.

Zručnosť obmedziť sa na dosiahnutie určitých cieľov- cenná zručnosť, ktorú nemá veľa ľudí. Ale len im sa to nakoniec podarí. Známi politici, podnikatelia, herci sa k sláve dostali len vďaka každodennej práci v mene svojho cieľa. Schopnosť, talent, dokonca genialita je len jedno percento úspechu, ostatných deväťdesiatdeväť je tvrdá drina.

Sebadisciplína je prvým krokom k osobnej slobode

Time management je hlavnou súčasťou systému osobnej efektívnosti pre každého ambiciózneho človeka. Nezáleží na tom, aký je cieľ: schudnúť, získať červený diplom, rozbehnúť vlastný biznis... žiadna z týchto vecí nie je možná bez sebaorganizačných schopností. Time management je praktický sprievodca konaním, vďaka ktorému si môžete určiť svoje životné priority, vytvoriť si vlastnú víziu úspechu. Rozvoj efektívnych motivácií vám umožňuje nielen ušetriť čas, ale aj rozvíjať sa ako človek. Sebadisciplína – žitie podľa prísnych pravidiel, ktoré si človek stanoví sám, vo svojom vlastnom záujme. Takéto rigidné rámce, napodiv, neobmedzujú osobnosť. proti, je to jediná cesta k skutočnej slobode.

Time - management je najlepší nástroj na sebazdokonaľovanie. V prvom rade plánovanie učí ovládať vonkajšie udalosti, prostredie, čas a priestor. Schopnosti sebaovládania získané v dôsledku práce na sebe vám umožňujú zvládať vlastné pocity, chvíľkové túžby, zlozvyky. A sebaovládanie je znakom silnej povahy s pevnou vôľou. Rozvoj koncentračných schopností vám umožňuje dosahovať lepšie výsledky v práci pri vynaložení menšieho úsilia. Takto sa uvoľňuje čas na zdokonaľovanie intelektuálneho a duchovného. Nie je to zmysel ľudského života?

Sebadisciplína sa nezískava zo dňa na deň. Navyše ich v sebe môžete rozvíjať iba neustálym tréningom sily vôle. To isté platí pre systém riadenia času. Každý, kto chce v živote dosiahnuť úspech, je jednoducho povinný zaobchádzať s časom opatrne.

7 najpopulárnejších techník riadenia času

"Keby som mal 9 hodín na vyrúbanie borovice, strávil by som 6 hodín brúsením sekery."

Abrahám Lincoln

Existuje mnoho techník na efektívne využitie času. Do pozornosti dávame najobľúbenejšie techniky, bez ktorých sa nezaobíde žiaden time management systém.

Eisenhowerova matica

Technika dostala svoje meno na počesť prezidenta USA D. Eisenhowera, ktorý rozdelil všetky úlohy, ktorým čelil, do 4 kategórií, podľa ich naliehavosti a dôležitosti.

Na základe toho boli prípady usporiadané v bunkách najjednoduchšej matice takto:

• Kategória A - naliehavá a dôležitá, ktorá sa musí okamžite vyriešiť;
• Kategória B – ich rozhodnutie možno na určité obdobie odložiť, ale neoplatí sa s nimi otáľať;
• Kategória B - úlohy, ktorých výkon môže byť delegovaný na tretie strany;
• Kategória D – veci, ktoré je lepšie hneď poslať do koša, pretože nestoja za ten čas a námahu.

Podľa odborníkov je chybou väčšiny ľudí nesprávne stanovenie priorít. Sú ochotnejší prevziať úlohy z posledných dvoch kategórií, keďže je oveľa jednoduchšie robiť tieto veci. Rýchle výsledky prispievajú k rozvoju nesprávneho hodnotenia osobnej efektívnosti. Ukazuje sa, že muž vynakladá úsilie na vedľajšie činnosti zanechať to, na čom skutočne záleží.

Technika časovania

Evidencia času zamestnancov za účelom zlepšenia pracovnej disciplíny sa používa už viac ako tucet rokov. Automatizačné a účtovné programy zaznamenávajú včasný príchod a odchod, trvanie pracovného dňa zamestnanca. Moderné technológie však zašli ešte ďalej. Dnes môžete nielen zistiť, či je človek prítomný na pracovisku, ale aj skontrolovať, čo robí.

Doteraz boli vyvinuté stovky takýchto riadiacich systémov. Programy dokážu automaticky evidovať: neprítomnosť z dôvodu choroby, služobné cesty, dovolenky, voľno, práca na flexibilný rozvrh. Systém zohľadňuje trvanie obedňajšej prestávky, predčasný odchod alebo meškanie, absenciu.

Napriek svojej dokonalosti moduly sledovania času poskytujú len povrchné načasovanie, zatiaľ čo spyware ako „Maxapt QuickEye“ pomáha sledovať prácu počítača. S ich pomocou manažér okamžite pochopí, že Maria Ivanovna z účtovného oddelenia je zaneprázdnená tým, že nepracuje na správe, ale komunikuje na webovej stránke Odnoklassniki. Samozrejme, ani s pomocou takýchto programov nebude možné načasovať minútu po minúte, berúc do úvahy prestávky na fajčenie, čajové večierky, srdečné štebotanie iného „odpadkového času“, ale najčastejšie neexistuje potrebu tohto.

Paretova metóda

Zákon Vilfreda Pareta hovorí: "20% vášho úsilia poskytuje 80% výsledku, zatiaľ čo zvyšných 80% prináša iba 20% výsledku." Dá sa to interpretovať aj inak: „20 % zamestnancov prináša firme 80 % zisku.“ Jednoducho povedané, efektívne funguje len 1/5 tímu. Efektivita drvivej väčšiny pracovníkov je veľmi nízka. Ich práca je len napodobňovaním násilnej činnosti. Ak túto energiu nasmerujete správnym smerom, celková produktivita sa výrazne zvýši.

Paretovou metódou je izolovať z celej masy 20% hlavných prípadov a zamerať sa na ne. Rozhodnutie o tom, čo sa považuje za dôležité a čo je druhoradé, bude v každom prípade individuálne. Eisenhowerova matica alebo metóda analýzy ABC, ktorá sa najčastejšie používa v kombinácii s Paretovou metódou, umožňuje kategorizovať prípady. ABC analýza je najjednoduchší spôsob, ako zoradiť prípady podľa ich aktuálnej dôležitosti.

ABC - analýza

Táto metóda sa považuje za najproduktívnejší a najviditeľnejší spôsob triedenia prípadov. Umožňuje vám vyradiť všetko zbytočné, zamerať sa na dosiahnutie hlavných cieľov. Podľa tejto metódy sú všetky prípady rozdelené do kategórií:

• Skupina A má najvyššiu prioritu, sú to dôležité a naliehavé záležitosti. Takéto problémy sa musia vyriešiť čo najskôr. Príspevok týchto prípadov k dosiahnutiu konečného cieľa je 65 %, hoci ich dokončenie zaberie len 15 % času. To znamená, že viac ako polovica všetkých prác bude dokončená v čo najkratšom čase.
• Skupina B zahŕňa prípady, ktoré nie sú naliehavé, ale sú potrebné na vykonanie. Riešenie takýchto úloh môže byť zverené tretím osobám. Je dôležité kontrolovať čas ich vykonania, pretože prípady skupiny B majú tendenciu prejsť do kategórie A, ak sa porušia termíny.
• Skupina C – úlohy, ktoré sa bežne nazývajú „kancelárska rutina“. Práve na nich sa míňa leví podiel pracovného času personálu a manažéra. Aj keď človek s nízkou kvalifikáciou si ľahko poradí s reportovaním, nákupom papiernictva a inými rutinnými prácami.

Samostatná organizácia pracovného času

Sebariadenie je možno najefektívnejšia zo všetkých taktík riadenia času. Je aplikovateľný ako na jeden subjekt, tak aj na kolektív ako celok. Systém materiálnych stimulov a trestov umožňuje zabezpečiť, aby zamestnanec pracoval produktívne. Laicky povedané, pokuty alebo bonusy dobre stimulovať jednotlivca, aby vykonal úlohu, ktorá mu bola pridelená. Treba si uvedomiť, že o kompetentnú organizáciu pracovného procesu by sa mal zaujímať aj samotný zamestnanec.

Najdôležitejším cieľom sebariadenia je maximálna realizácia potenciálu každého človeka v práci, kreativite a osobnom živote. Použitie tejto metódy poskytuje nasledujúce výhody:

• Čas a úsilie na dokončenie pracovných úloh sa znižuje;
• Zvýšená produktivita;
• Dôvody stresu, núdzovej práce, zhonu sú odstránené;
• Zvyšuje sa morálna spokojnosť s pracovnou činnosťou;
• Zvyšuje sa kvalifikácia, existuje stimul pre osobný rast.

Samoriadenie začína analýzou štýlu práce, ktorá zahŕňa úplný inventár času. Umožňuje vám identifikovať silné a slabé stránky organizácie pracovného procesu a upraviť ich správnym smerom. Popis všetkých činností zahŕňa:

1. Hlavné pracovné úlohy;
2. „Interferencie“ alebo nútené prestávky, takzvaný „čas odpadu“.

Príčinou plytvania časom môžu byť osobné faktory, ako dezorganizácia, zanedbávanie pracovných povinností, nedostatok sebadisciplíny, túžba robiť všetko rýchlo, v zhone. Avšak nadmerná horlivosť, túžba prevziať všetky prípady naraz, tiež zriedka dáva pozitívny výsledok.

Známy americký biznis kouč Dan Kennedy je presvedčený, že telefonáty, neplánované návštevy a zdĺhavé stretnutia sú pre lídra tými najškodlivejšími žrútmi času. Ak je to možné, mali by sa odstrániť alebo minimalizovať.

Pomodoro metóda

Túto taktickú techniku ​​s vtipným názvom vymyslel v 80. rokoch minulého storočia Talian Francesco Cirillo. Ako jeden zo zaostávajúcich študentov sa mladý muž rozhodol začať na sebe pracovať, aby zlepšil svoje študijné výsledky. Po vykonaní podrobného „debrífingu“ si uvedomil, že sa nemôže sústrediť na štúdium, pretože ho rozptyľuje veľa malých vecí. Potom Francesco priniesol z kuchyne časovač v podobe paradajky, postavil ho pred seba a odmeral čas.

Prakticky sa ukázalo, že vedu dokázal sústredene študovať 25 minút. Počas tohto obdobia sa študent nikdy nenechal rozptyľovať od knihy. Následne bolo rozhodnuté rozbiť celý čas vyhradený pre triedy do blokov. Polhodinový interval zahŕňal čas maximálneho sústredenia - 25 minút, ako aj čas odpočinku, ktorý je určený práve na tie maličkosti. Metóda „pomodoro“ sa dnes rozšírila vďaka svojej jednoduchosti, dostupnosti a účinnosti.

Najcennejšia vec, ktorú každý má a ktorú míňame bez toho, aby sme sa obzerali späť, je. Vrátiť, kúpiť, požiadať ho nebude fungovať. Existuje len jedna cesta von - používajte ju múdro. Prečítajte si v krátkosti článok o time managemente. Naučte sa efektívne používať.

Ako dosiahnuť ciele pomocou time managementu?

Každý pozná výraz „čas sú peniaze“. Nahovoril ho známy vedec a politik Benjamin Franklin. Ak je vec nahraditeľná, čas je nenávratne preč. Koľko dôležitých a naliehavých vecí je vždy na ceste, ako to všetko urobiť? To pomôže, tzn.

Na zvládnutie zručnosti time managementu je potrebná sebaorganizácia, sebakontrola a tréning.

Etapy implementácie

• stanovenie cieľov,
• stanovenie priorít,
• implementácia,
• kontrola

Školenie by malo viesť k tomu, že všetky vyššie uvedené procesy sa stanú nielen nevyhnutnými nástrojmi, ale aj životným štýlom.

Cieľ

Ako môžete dodržiavať tieto pravidlá? Je potrebné identifikovať, čo zaberá veľa času, hodnotiť denné aktivity podľa miery nevyhnutnosti a užitočnosti. Dôležité a naliehavé záležitosti majú prednosť. Dôležité sú tieto veci, ak sa to neurobí, existuje riziko vážnych nežiaducich následkov. Pre prehľadnosť si veci môžete zapísať do zošita. Analyzujte, čo ste si zapísali, nájdite veci, ktoré strácajú váš čas, izolujte ich a pokúste sa takýchto vecí zbaviť. Tento nástroj sa nazýva časomiera. Zápisník by mal byť rozdelený na dve časti, do jednej si zapíšte čas do druhej, podnik, ktorým sa tento čas zaoberal. Existujú počítačové programy na načasovanie - to je tiež veľmi výhodné.

Ďalšie čipy

Existuje taká americká frazeologická jednotka ako "jesť žabu." Znamená to urobiť niečo veľmi nepríjemné. Tento koncept je široko používaný a znamená neodkladať nepríjemné veci na neskôr, najskôr ich urobiť a až potom pristúpiť k veciam inšpirujúcim.

Často si vyžaduje pozoruhodnú silu dať sa dokopy a prinútiť vás urobiť to, čo je potrebné. Keď prídete domov z práce, naozaj chcete pozerať televíziu, a tu musíte zavolať na pomoc pevnú vôľu, zdvihnúť plán a prepnúť na správnu vlnu. Premýšľajte a predstavujte si, ako to bude po určitom čase. sa zvyšuje so záujmom o prípad. Toto je najlepší stimul, vďaka ktorému sa budete pohybovať po zamýšľanej ceste plánovaných záležitostí. Vidieť a predstavovať si, k čomu vedú rutinné nezaujímavé veci, vám pomôže kráčať krok za krokom k cieľu. Cieľom je to, na čo musíte myslieť.

Dôležité je urobiť všetko včas, na poslednú chvíľu. V tomto prípade veľa času zaberá nervozita a zbytočné pohyby zo strachu z nestihnutia. Niekto pracuje zozbierané so zmyslom pre vedomosti a niekto sa naštve a robí veľa zbytočných pohybov, veľmi sa unaví a má menej času. Ak máte časovú rezervu, urobte to, čo je potrebné urobiť vopred, čo vám pomôže rýchlejšie dokončiť ďalšiu úlohu. Vo svojich plánoch by ste si mali nechať priestor aj na nepredvídané, neočakávané úlohy.

Bez fanatizmu

Neskáčte však z jedného extrému do druhého. Nevyhnutnou súčasťou života je aj rodina a priatelia. Stráviť svoj život pre kariéru a uznanie, vymazať z neho všetko ostatné - v tejto situácii môže človek utrpieť ťažké sklamanie a nespokojnosť. Všetko je dobré s mierou)) Výber je na nás.

Ako odpovedať na nasledujúce otázky na pohovore: Ako riadite svoj čas? Ako si plánujete pracovný deň? Aké techniky a metódy používate pri plánovaní? Uveďte príklady, ako využívate zručnosť riadenia času na úspešné dokončenie úlohy.

Všetky odpovede na tieto otázky sa dozviete prečítaním tohto článku.

Čo je to time management?

Time management je súbor vedomostí, zručností a schopností, vďaka ktorým si človek vie určovať priority, presne si plánuje svoj čas, čím zvyšuje svoju osobnú produktivitu pri organizovaní pracovného času.

„Kým si nevieš manažovať čas, nemôžeš riadiť nič iné“ Peter Drucker

1. perfekcionizmus
2. prokastinácia
3. Nedostatok vedomostí
4. Nedostatok potrebných nástrojov a zdrojov

1. Perfekcionizmus je veľmi ťažké dokončiť úlohy načas. Mnohí považujú túto vlastnosť za prednosť, no práve neustála snaha o dokonalosť a nespokojnosť s dosiahnutými výsledkami je jedným z dôvodov neefektívneho využívania času. Nájdením príležitostí na prijatie „skutočného“ výsledku namiesto „ideálneho“ výsledku ušetríte značné prostriedky na iné veci. Existuje taký výraz: „perfekcionizmus je zlo“, samozrejme, to všetko je relatívne a v každej individuálnej situácii možno túto osobnostnú charakteristiku hodnotiť inak, nepochybne však v rámci time managementu: perfekcionizmus je ZLÝ!

2. prokastinácia- neustále odkladanie záležitostí na neskôr, neochota plniť určité povinnosti. V slovníku prokrastinujúcich zamestnancov dominuje slovo „ZAJTRA“. O takýchto ľuďoch veľmi dobre povedal Steve Jobs: „Chudobný, neúspešný, nešťastný a nezdravý je ten, kto často používa slovo „zajtra“.

Nebudem vás môcť zachrániť pred perfekcionizmom a prokrastináciou, mojím cieľom je poskytnúť vedomosti, poskytnúť najlepšie techniky a metódy, predstaviť zdroje a nástroje na zvládnutie zručnosti time managementu. A či použijete prijaté informácie alebo nie - všetko závisí výlučne od vašej túžby. Po prečítaní tohto článku však už nikdy nebudete ako predtým.

Na začiatok navrhujem definovať svoje zručnosti v oblasti riadenia času. Pass

Kognitívna disonancia spočíva v tom, že na jednej strane nevieme riadiť čas ako taký. Koniec koncov, je to čas, ktorý nemôžeme ovládať a zdá sa, že je to čas, ktorý ovláda nás, a nie my. Sme zvyknutí vnímať čas ako niečo večné a neobmedzené. Zdá sa, že je toho vždy veľa. Na druhej strane je čas jedným z najcennejších zdrojov, ktoré všetci máme. Je dôležité pochopiť, že čas má svoje hranice, každý deň je nádobou určitej kapacity, ktorú napĺňate skutkami. Môžete ho naplniť zbytočnosťami, alebo ho môžete naplniť vecami, ktoré fungujú pre vaše ciele a vedú vás ku konečnému cieľu.

Môžeme sa ovládať, ako si plánujeme deň a ako trávime pracovný čas. Rozumné, produktívne a hospodárne využívanie tohto zdroja je dôležitou súčasťou hodnotenia zamestnancov.

Časovú efektivitu možno dosiahnuť dvoma spôsobmi:

1. Dosiahnite zmysluplné výsledky šetrením času. To znamená, že viete, ako splniť úlohu v minimálnom čase.
2. Efektívne plánovanie pracovného času zníži počet a objem úloh, ktoré vykonávate.

V tomto článku som zhrnul šesť najlepších techník riadenia času. S ich pomocou sa budete môcť naučiť plánovať a kontrolovať svoje prioritné úlohy na dennej báze.

Ako sa naučiť riadiť svoj čas?

6 najlepších techník riadenia času:

1. Paretov princíp
2. Eisenhowerova matica
3. Myšlienkové mapy alebo Myšlienkové mapy
4. Franklinova pyramída
5. Metóda ABCHD
6. Najprv zjedzte žabu

1. Paretov princíp

Paretov princíp hovorí, že malá časť príčin, úsilia a investovaných prostriedkov je zodpovedná za veľkú časť výsledkov. Tento princíp sformuloval taliansky ekonóm Vilfredo Pareto v roku 1897 a odvtedy bol potvrdený kvantitatívnymi štúdiami v rôznych oblastiach života:

20 % úsilia dáva 80 % výsledkov

Paretov princíp v oblasti time managementu možno formulovať takto: asi 20 % úsilia a času stačí na dosiahnutie 80 % výsledku.
Ako presne určiť, aké úsilie stačí vynaložiť na dosiahnutie dobrého výsledku? Predstavte si, že hľadáte odpovede na svoje otázky v knihe. Podľa uvažovaného princípu nájdete 80 % informácií, ktoré potrebujete, v 20 % textu. Ak presne viete, čo vás zaujíma, budete vedieť rýchlo listovať v knihe a pozorne čítať len jednotlivé strany. Ušetríte tak 80 % svojho času.

2. Eisenhowerova matica

Toto je pravdepodobne doteraz najznámejší koncept riadenia času, ktorý vám umožňuje určiť priority. Táto technika, za ktorú sa pripisuje americký generál Dwight Eisenhower, umožňuje prípady triediť súčasne podľa ich naliehavosti a dôležitosti. Každý chápe, že v jednom časovom úseku je možné splniť len obmedzený počet úloh. Niekedy bez ujmy na práci len jedného. A zakaždým, keď sa musíme rozhodnúť, KTORÝ PRESNE? Americký prezident Dwight Eisenhower plánoval svoje záležitosti tak, že ich triedil do niekoľkých dôležitých kategórií.
V súlade s takzvanou Eisenhowerovou maticou musí byť každý prípad priradený k jednému zo štyroch typov uvedených na diagrame.

Eisenhowerova matica

Dôležitosť úlohy je určená tým, ako výsledok jej implementácie ovplyvňuje vaše podnikanie. A naliehavosť sú súčasne dva faktory: po prvé, ako rýchlo je potrebné túto úlohu dokončiť, a po druhé, či je vykonanie tejto úlohy viazané na konkrétny dátum a konkrétny čas. Dôležitosť a naliehavosť, posudzované spoločne, ovplyvňujú stanovenie priorít.

Pozrime sa podrobnejšie na to, aké prípady možno pripísať každému zo štyroch typov.

Typ I: „dôležité a naliehavé“.
Ide o veci, ktoré spôsobia značné škody na vašom podnikaní, ak sa neurobia včas (napríklad obnova licencií, podanie daňových priznaní atď.). Určitý podiel takýchto prípadov bude nevyhnutne prítomný v živote každého človeka. Avšak prípravou vopred (prípady typu II – „dôležité, ale nie naliehavé“) sa dá mnohým krízam predísť (napr. štúdiom práva, budovaním dobrých vzťahov s mocnými).

Môžu to byť aj projekty s „horiacim“ termínom, ambulancia. Napríklad návšteva lekára kvôli zdravotným problémom, odoslanie článku do časopisu v krátkom termíne alebo zaslanie výskumnej správy. Tu nemáme na výber. Záležitosti tejto skupiny sa musia vykonávať, bodka. V opačnom prípade nastanú vážne problémy.

Typ II: "dôležité, ale nie naliehavé."
Sú to veci, ktoré sú zamerané na budúcnosť: školenia, štúdium sľubných oblastí rozvoja podnikania, zlepšovanie vybavenia, obnova zdravia a výkonu. Akcie vedúce k vášmu strategickému cieľu. Naučte sa napríklad cudzí jazyk, aby ste mohli pracovať v inej, perspektívnejšej organizácii. Je to aj prevencia problémov – udržiavať sa v dobrej fyzickej kondícii. Bohužiaľ, takéto prípady často zanedbávame a ich rozhodnutie odsúvame na druhú koľaj. V dôsledku toho sa jazyk nenaučil, príjmy nerastú, ale klesajú, zdravie je v háji.Tieto prípady majú zaujímavú vlastnosť – ak sa dlhodobo zanedbávajú, idú do kategórie Dôležité – Naliehavé. Koniec koncov, ak sa aspoň raz za rok neobjavíte u zubára, skôr alebo neskôr bude nevyhnutná naliehavá návšteva u neho.

Typ III: "nie dôležité, ale naliehavé."
Mnohé z týchto vecí v skutočnosti neprinášajú v živote veľa úžitku. Vyrábame ich len preto, že nás zasiahli (dlhý telefonát alebo čítanie inzerátu v pošte), alebo zo zvyku (návšteva veľtrhov, kde nie je nič nové). Rovnaká každodenná rutina, ktorá nám zaberá veľa času a úsilia.

Typ IV: "nie je dôležité a nie súrne."
Toto sú najrôznejšie spôsoby, ako „zabiť čas“: zneužívanie alkoholu, „ľahké čítanie“, pozeranie filmov atď. blízki a priatelia – veľmi dôležité záležitosti). Toto je „moľa“, ktorá žerie náš čas.

Keď sa snažíte o úspech svojho podnikania, v prvom rade sa snažíte splniť úlohy, ktoré definujete ako „dôležité“ – najprv „naliehavé“ (typ I) a potom „neurgentné“ (typ II). Zostávajúci čas môže byť venovaný „naliehavým, ale nie dôležitým“ (typ III).
Je potrebné zdôrazniť, že väčšina pracovného času zamestnanca by sa mala venovať „dôležitým, ale nie naliehavým“ úlohám (typ II). Potom sa predíde mnohým krízovým situáciám a vznik nových príležitostí na rozvoj podnikania už pre vás nebude neočakávaný.

Keď prvýkrát začnete používať navrhovaný systém na stanovenie priorít, s najväčšou pravdepodobnosťou budete chcieť klasifikovať mnohé z týchto úloh ako „dôležité“. Keď však získate skúsenosti, začnete presnejšie posudzovať dôležitosť konkrétneho prípadu. Naučiť sa používať systém priorít bude nejaký čas trvať. Kde ho môžete získať? S najväčšou pravdepodobnosťou zaradíte prácu osvojenia si techník riadenia svojho času medzi „dôležité, ale nie naliehavé“.
Ako obrazne hovorí Stephen Covey (autor medzinárodného bestselleru The 7 Habits of Highly Effective People), musíte si nájsť čas na „naostrenie píly“, aby sa palivové drevo ťažilo rýchlejšie.

Podobenstvo

Istý muž videl v lese drevorubača, ako s veľkými ťažkosťami rúbal strom úplne tupou sekerou. Muž sa ho spýtal:
- Drahý, prečo si nenabrúsite sekeru?
"Nemám čas brúsiť si sekeru - musím sekať!" zastonal drevorubač...

Preto si musíte „dobrovoľne“ vyčleniť určitý čas na plánovanie svojich tried a odmietnuť vykonávať menej dôležité veci. Ak to dokážete, nabudúce si môžete uvoľniť ešte viac času s novými zručnosťami a využiť ho na učenie sa niečoho iného. Odhodlaním zefektívniť svoju prácu si tak postupne uvoľníte čas na rozvoj svojej osobnej produktivity.

Kritériá priority
Väčšinou pri hodnotení dôležitosti konkrétneho prípadu považujeme za dôležité v prvom rade tie veci, ktoré treba urgentne (alebo „včera“) urobiť. Hromadenie nesplnených prípadov a sľubov vytvára problémy pre vašu spoločnosť a vytvára nepríjemné pocity aj pre vás osobne. Práve takéto „naliehavé“ záležitosti sa snažíme riešiť v prvom rade. Faktor naliehavosti by však nemal byť jediným faktorom pri písaní zoznamu úloh a určovaní poradia, v ktorom by sa mali plniť.
Skúsenosti ukazujú, že robenie (alebo nerobenie) mnohých naliehavých vecí váš biznis príliš neovplyvní, zatiaľ čo existuje veľa vecí, ktoré nie sú naliehavé, ktoré môžu položiť základ budúceho úspechu. Preto je okrem naliehavosti potrebné vziať do úvahy, ako veľmi tá alebo oná záležitosť ovplyvňuje úspešnosť podnikania, teda určiť a zohľadniť jej dôležitosť.

3. Myšlienkové mapy alebo Myšlienkové mapy

To je vývoj Tonyho Buzana – známeho spisovateľa, lektora a konzultanta v otázkach inteligencie, psychológie učenia a problémov myslenia. Existujú aj také preklady slovného spojenia „Mind maps“ ako „Mental maps“, „Thinking maps“, „Mind maps“.

myšlienkové mapy je metóda, ktorá umožňuje:

Efektívne štruktúrovať a spracovávať informácie;
premýšľajte s využitím svojho tvorivého a intelektuálneho potenciálu.

Je to veľmi krásny nástroj na riešenie úloh, ako je prezentácia, rozhodovanie, plánovanie času, zapamätanie veľkého množstva informácií, brainstorming, introspekcia, vývoj zložitých projektov, samoučenie, rozvoj atď.

Oblasti použitia:
1. Prezentácie:
za kratší čas poskytnete viac informácií, pričom budete lepšie pochopení a zapamätaní;
obchodné stretnutia a rokovania.

2. Plánovanie:
time management: plán na deň, týždeň, mesiac, rok...;
vývoj komplexných projektov, nový obchod…

3. Brainstorming:
vytváranie nových nápadov, kreativita;
kolektívne riešenie zložitých problémov.

4. Rozhodovanie:
jasná vízia všetkých pre a proti;
vyváženejšie a premyslenejšie rozhodnutie.

4 Franklinova pyramída

Ide o hotový plánovací systém, ktorý vám pomáha správne riadiť svoj čas a dosahovať ciele. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amer. polit. obrázok. B. Franklin sa vyznačoval fantastickou schopnosťou pracovať a jedinečným zmyslom pre účel. Vo veku dvadsiatich rokov si urobil plán na dosiahnutie cieľov na celý život dopredu. Počas svojho života sa riadil týmto plánom a jasne plánoval každý deň. Jeho plán na dosiahnutie cieľov sa nazýva „Franklinova pyramída“ a vyzerá asi takto:

1. Základom pyramídy sú hlavné hodnoty života. Dá sa povedať, že toto je odpoveď na otázku: „S akým poslaním si prišiel na tento svet? čo chceš od života? Akú stopu by ste na Zemi chceli zanechať? Existuje názor, že na planéte nebude žiť ani 1% ľudí, ktorí by o tom vážne uvažovali. Inými slovami, toto je vektor smeru pohybu k vášmu snu.

2. Na základe životných hodnôt si každý stanovuje globálny cieľ. Čím sa chce v tomto živote stať, čo plánuje dosiahnuť?

3. Hlavný plán na dosiahnutie cieľov je fixácia konkrétnych priebežných cieľov na ceste k dosiahnutiu globálneho cieľa.

4. Plán na jeden, tri, päť rokov sa nazýva dlhodobý. Tu je dôležité určiť si presné termíny.

5. Plánujte na mesiac a potom na týždeň – ide o krátkodobý plán. Čím je to premyslenejšie, čím častejšie to analyzujete a opravujete, tým efektívnejšia bude práca.

6. Poslednou položkou z hľadiska dosahovania cieľov je plán na každý deň.

5. Metóda "ABVGD"

Metóda ABCD je efektívny spôsob uprednostňovania úloh, ktorý môžete používať na dennej báze. Táto metóda je jednoduchá a taká účinná, že pri pravidelnom a kompetentnom používaní vás môže povýšiť na úroveň najproduktívnejších a najproduktívnejších ľudí vo vašej oblasti činnosti.
Sila metódy je v jej jednoduchosti. Tu je návod, ako to funguje. Začnete tým, že si urobíte zoznam všetkého, čo musíte urobiť na nasledujúci deň. Myslite na papier.
Potom umiestnite písmeno A, B, C, D alebo E pred každú položku vo svojom zozname.

Typ úlohy "A" je v tejto fáze definovaná ako najdôležitejšia vec, niečo, čo musíte urobiť, inak riskujete vážne následky. Úlohou „A“ môže byť návšteva dôležitého klienta alebo písanie správy pre vášho šéfa. Tieto úlohy predstavujú skutočné, zrelé žaby vášho života.
Ak máte pred sebou viacero „A“ úloh, ohodnotíte ich prioritu označením A-1, A-2, A-3 atď. Úloha A-1 je najväčšia a najškaredšia „žaba“ zo všetkých musíte sa s tým vyrovnať.

Typ úlohy "B" definovaný ako ten, ktorý ste mali urobiť. Napriek tomu sú dôsledky v prípade jeho implementácie alebo nedodržania pomerne mierne. Takéto úlohy nie sú ničím iným ako „pulcami“ vášho života. To znamená, že ak nebudete vykonávať správnu prácu, niekto bude nespokojný alebo znevýhodnený, no každopádne z hľadiska dôležitosti tieto úlohy veľmi nekorešpondujú s úlohami typu „A“. Podstatou úlohy typu B môže byť telefonát o nie príliš naliehavej záležitosti alebo nevybavené e-maily.
Pravidlo, ktoré musíte dodržať, je: nikdy nezačínajte úlohu typu „B“, pokiaľ máte úlohu „A“ nedokončenú. Nikdy sa nenechajte rozptyľovať „pulcami“, kým veľká „žaba“ čaká na zjedenie!

Typ úlohy "B" je definované ako niečo, čo by bolo skvelé urobiť, ale od čoho by sa nemali očakávať žiadne následky, či už to urobíte alebo nie. Úlohou B môže byť telefonát s priateľom, šálka kávy, obed s kolegom alebo nejaká osobná aktivita vykonávaná počas pracovnej doby. Takéto „udalosti“ nemajú absolútne žiadny vplyv na vašu prácu.

Typ úlohy "G" sa cení ako práca, ktorú môžete delegovať na niekoho iného. V tomto prípade platí pravidlo, že by ste mali zveriť ostatným všetko, čo môžu, čím si uvoľníte čas pre seba na úlohy typu „A“, ktoré dokážete vykonávať len vy.

Typ úlohy "D" je úloha, ktorú možno úplne odstrániť z vášho zoznamu úloh. Môže to byť úloha, ktorá bola kedysi dôležitá, ale už nie je relevantná pre vás ani pre ostatných. Často je to práca, ktorú robíte deň čo deň, buď zo zvyku, alebo z toho, že v nej nachádzate potešenie.

Po podaní žiadosti metóda "ABVGD" do svojho zoznamu úloh na daný deň, ste si kompletne zorganizovali svoju prácu a pripravili pôdu pre dôležitejšie veci, aby ste ich urobili rýchlejšie.

Najdôležitejšou podmienkou, aby vám metóda ABCHD skutočne fungovala, je nasledujúca požiadavka: bezodkladne spustite úlohu A-1 a potom na nej pracujte, kým nebude úplne dokončená. Využite svoju vôľu a začnite pracovať na svojej momentálne najdôležitejšej úlohe. Uchopte svoju najväčšiu „žabu“ a „zjedzte“ ju bez prestania až do posledného sústa.
Schopnosť analyzovať zoznam úloh na daný deň a zdôrazniť úlohu A-1 poslúži ako východiskový bod pre dosiahnutie skutočne veľkého úspechu vo vašich aktivitách, zvýši vašu sebaúctu, naplní vás sebaúctou a pocitom hrdosti. vo svojich úspechoch.
Keď si zvyknete plne sa sústrediť na svoju najdôležitejšiu úlohu, teda úlohu A-1 – inými slovami, na jedenie svojej hlavnej „žaby“ – naučíte sa urobiť dvakrát alebo aj trikrát viac ako ľudia okolo vás.

6. Najprv zjedzte žabu

Prechod od ťažkého k ľahkému

Pravdepodobne ste už počuli otázku: "Ako by ste zjedli slona?" Odpoveď, samozrejme, znie: "Na kusy." A ako by ste zjedli svoju najväčšiu a najškaredšiu „žabu“? Rovnakým spôsobom: rozdelili by ste to na konkrétne kroky krok za krokom a začali by ste úplne od prvého.

Začnite svoj pracovný deň tou najťažšou úlohou a dokončite ju čo najrýchlejšie. Pomôže vám uvedomiť si, že toho máte ešte veľa a pracovný deň je obmedzený. Ak urobíte najskôr tú najťažšiu vec, získate obrovský pocit úspechu. Toto pravidlo používajte denne a uvidíte, koľko energie získate a ako efektívne vám ubehne pracovný deň. Neustále odkladanie problematickej úlohy na koniec dňa spôsobí, že na túto úlohu aj tak budete celý deň myslieť a znemožní vám to sústrediť sa na iné úlohy! Najprv zjedzte žabu a potom pokračujte v jedení slona kúsok po kúsku!

Nástroje na plánovanie času

Naplánujte si deň vopred.
Prostredníctvom plánovania sa prenášame
budúcnosť do prítomnosti a tak máme
príležitosť niečo urobiť
teraz o ňom

Alan Lakin

Hlavné generácie „plánovačov“
Dnes známe technológie a prostriedky organizácie pracovného času možno rozdeliť do niekoľkých generácií – rozdiely sú tu v princípoch fixácie informácií a technike využitia.

Až do 20. storočia sa plánovanie pracovného času uskutočňovalo pomocou primitívnych metód: poznámok, zoznamov úloh atď. plánovanie času.
Myšlienka prispôsobiť kalendár pre domácnosť na kancelárske práce vznikla v 19. storočí a v roku 1870 sa zhmotnila do podoby preklápacieho kalendára. Pre každý deň bola pridelená jedna strana kalendára, na ktorej bol uvedený deň, mesiac a rok. Dostupnosť voľného miesta na poznámky umožnila urobiť si potrebné poznámky: rokovania, stretnutia, výdavky, stretnutia. Stolový kalendár je už takmer storočie hlavným nástrojom riadenia času pre manažérov.

Výsledkom vylepšenia preklápacieho kalendára bol diár a týždenník. Diár je voľný listový kalendár vo forme pohodlného poznámkového bloku rôznych formátov. Diár si môžete vziať so sebou na stretnutia a služobné cesty.
Pre manažéra sa ukázal byť ešte pohodlnejší týždenný denník, v ktorom bolo možné plánovať pracovný týždeň a deň, kontrolovať vykonávanie zaznamenaných úloh, analyzovať strávený čas (keďže sa objavil hodinový rozpis pracovného dňa), a rýchlejšie získavanie informácií (napokon, teraz to bolo zoskupené podľa 52 týždňov, a nie 365 dní). V osemdesiatych rokoch týždenníky prakticky vytlačili preklápacie kalendáre a stali sa tak rozšírenými, že sa stali súčasťou obchodného štýlu podnikov.

Dizajnový nápad spojiť kalendár, poznámkový blok a telefónny zoznam do jedného pohodlného nástroja sa úspešne zhmotnil už v roku 1921 vo forme „organizátora“ (z anglického organizátor). Následné vylepšenie nástroja sa uskutočnilo zmenou formátu, dizajnu, kvality papiera a vonkajšej úpravy. Tu sa v jednom nástroji spojili zariadenia na ukladanie informácií a technické prostriedky (kalendár, poznámkový blok, adresár a telefónny zoznam, držiak na vizitky, pero, mikrokalkulačka). Zároveň neexistovala jasná klasifikácia a systematizácia záznamov.

Slávny „time manager“ vznikol v Dánsku v roku 1975. Implementovala myšlienku cieleného plánovania osobných výsledkov na základe typického klasifikátora funkcií („kľúčové úlohy“) a technológie na realizáciu globálnych udalostí („slonie úlohy“). Zároveň sa ukázalo, že používanie „time manažéra“ je prijateľné iba pre ľudí, ktorí boli od prírody organizovaní a disciplinovaní, a okrem toho boli potrebné značné finančné náklady na školenie a získanie.
Napriek tomu sa názov tohto druhu „organizátora“ – „time manager“ – stal zaužívaným a dnes označuje všeobecný prístup k aktívnemu využívaniu času ako manažérskeho zdroja.

Rozvoj vedecko-technického pokroku v posledných desaťročiach viedol k vytvoreniu nástrojov elektronického plánovania času, ktoré sú z technologického hľadiska zásadne nové: elektronický notebook, rôzne servisné programy pre PC, mobilné telefóny, smartfóny atď.

Najlepšie moderné technológie riadenia času:

1.Trello je bezplatná webová aplikácia na riadenie malých tímových projektov. Trello vám umožňuje pracovať produktívnejšie v užšej spolupráci. Trello sú nástenky, zoznamy a mapy, ktoré vám umožňujú organizovať a uprednostňovať projekty zábavným, flexibilným a ľahko prispôsobiteľným spôsobom.

2. Evernote je webová služba a súprava softvéru na vytváranie a ukladanie poznámok. Poznámka môže byť kus bohatého textu, celá webová stránka, fotografia, zvukový súbor alebo rukou napísaná poznámka. Poznámky môžu obsahovať aj prílohy s inými typmi súborov. Poznámky je možné triediť do poznámkových blokov, označovať, upravovať a exportovať.

Zdravím všetkých hostí a pravidelných čitateľov. V tomto článku sa s vami podelím o tajomstvá, ako všetko stihnúť a čo je vo všeobecnosti home time management. Koniec koncov, mnohí z vás sú už určite unavení z neustáleho zhonu vecí, ktoré nikdy nekončia.

Zároveň sa hromadí celková únava, ktorá po čase hrozí prerásť do vážnej depresie. Poďme sa dnes porozprávať o tom, ako so všetkým držať krok a zároveň sa necítiť ako „hnaný kôň“.

Prečo potrebujete plánovanie domu?

Samozrejme, každý má iné ciele. Niekto chce uvoľniť svoj rozvrh, aby bol čas na komunikáciu s blízkymi, na relaxáciu a na koníčky. Niekto je neustále zašitý pri upratovaní, varení a praní a mešká kvôli tomu do práce. Niekto je unavený z neustáleho „Groundhog Day“.

Ide o stav, kedy sa každý deň podobá na ten predchádzajúci, no zároveň nedostávate vôbec žiadnu spätnú väzbu a nedosiahnete svoj cieľ. Systém správy domácnosti vám pomôže správne a efektívne organizovať čas, aby ste stihli všetko!

Ďalšou veľmi dôležitou a efektívnou technikou time managementu je nielen striktne dodržiavať stanovený plán, ale aj analyzovať, čo ste urobili. Je to veľmi dôležité pre posilnenie vlastnej motivácie a pochopenie, že ste na správnej ceste.

Nestačí na konci týždňa jednoducho preškrtnúť všetky veci do domácnosti. Analyzujte zoznam a v duchu ho rozdeľte do 3 skupín:

1. Za čo sa môžem pochváliť.
2. Čo sa mi nepodarilo a prečo?
3. Na čo sa mám zamerať budúci týždeň.

Existuje veľké množstvo typov time managementu, ale všetky majú rovnaký cieľ: „Urobte viac a menej sa unavte!“

Zlaté pravidlá pre domáce plánovanie

• Netreba len písať obrovský zoznam úloh, ktorý nikdy v živote nestihnete dokončiť za 1 deň. Ide o neefektívny time management, ktorý povedie k strate motivácie. Je pravdepodobnejšie, že opustíte celý systém riadenia času tým, že vň stratíte dôveru. To znamená, že úloha efektívneho riadenia času spočíva práve v racionálnom rozdelení času, čo znamená, že pri nastavovaní úlohy musíte jasne pochopiť, koľko času bude trvať na jej dokončenie. Neklamte samú seba a príliš sa „nenahadzujte“, potom určite nebudete mať na nič čas.
• Jasne zoraďte domáce práce podľa dôležitosti.
• Rozdeľte veľkú prácu, ktorá bola niekoľko mesiacov alebo dokonca rokov nesplnená, na malé časti a kúsky. Môže ísť o sťahovanie, opravu, generálne upratovanie atď.
• Skombinujte niekoľko vecí naraz. (Užitočné + super užitočné, príjemné + užitočné, príjemné + príjemné). Žena sa napríklad zmieta medzi množstvom žehlenia, upratovania, potrebou upratať pred akciou a túžbou oddýchnuť si pri sledovaní obľúbeného seriálu. Prečo si nezorganizovať deň tak, že od 12-13 žehlite, pričom si môžete zapnúť svoju obľúbenú sériu alebo reláciu a následne si na tvár naniesť masku a zároveň si spraviť malé upratovanie.
• Nájdite svojich žrútov času. Čo ťa najviac odvádza od tvojich pracovných úloh (TV, sociálne siete, telefonáty)? Nemusíte ich navždy vyškrtnúť zo svojho života. Ak vám všetky tieto maličkosti robia radosť, vyhraďte si na ne jasný časový úsek. K tomuto pravidlu je možno dokonalé príslovie: „Urobil si prácu – kráčaj odvážne!“.

• Vyhraďte si nejaký čas na domáce práce. Toto pravidlo platí pre veľmi zaneprázdnených ľudí, ktorí zmiznú z práce na 10-12 hodín. V tomto prípade, bez ohľadu na to, ako je deň naplánovaný, nemá 3-4 hodiny na upratovanie, varenie, pranie a žehlenie. Preto sa nemučte a vyčleňte si len 30 minút. Uveďte, že v pondelok strávite 30 minút v kúpeľni, v utorok presne 30 minút žehlením? Tento čas nestačí - preneste ďalších 30 minút žehlenia na iný deň v týždni atď. To je oveľa lepšie ako jediný deň voľna, s „jazykom na pleci“ robiť globálne upratovanie v domácnosti, zároveň celý týždeň prať, žehliť a variť. Čo dostanete na konci takéhoto dňa voľna? Depresia a hrozná únava!

Mnohé ženy sa sťažujú, že varenie im zaberá obrovské množstvo času, no zároveň majú v práci každodennú paniku, že rodina nebude mať večer čo jesť! To naznačuje, že neefektívne riadite čas a nesprávne si ho organizujete.

Existuje dokonca aj taký typ time managementu, akým je domáce stravovanie. Skrátka, vždy by ste si mali zostaviť jedálny lístok na týždeň. Na základe toho nakupovať jedlo + vo voľný deň maximálne premýšľať, čo sa dá z tohto menu pripraviť. A aby ste sa necítili ako „obeť domáceho života“, môžete na týždeň spojiť nedeľné varenie

Zvládnem všetko!

Mnohí, ktorí sa prvýkrát stretli s novodobým a zámorským konceptom „manažmentu času“, takýto systém riadenia času automaticky odmietajú. Napríklad, prečo potrebujem všetky tieto systémy, aby som mal na všetko čas!

Možno, ale zvážte, o koľko efektívnejšie by ste mohli využívať svoje zdroje. Mohli ste sa naučiť nový biznis, naučiť sa cudzí jazyk, zvládnuť nejakú špecialitu alebo prečítať zaujímavejšie knihy, zúčastniť sa kultúrnych podujatí.

Áno, možno máte čas naozaj na všetko, ale aká je cena? Si unavený, vraciaš sa domov s jedinou myšlienkou ísť spať? Ste so sebou spokojní, tak ste urobili všetko, no zároveň vo vašom dni neboli žiadne zaujímavé a svetlé momenty.

Neobmedzujte svoj život len ​​na domáce práce. Efektívny systém riadenia času vám pomôže urobiť život svetlejším a ušetrí vás od všeobecnej únavy!

Určite si oddýchnite!

Ide o veľmi dôležité pravidlo, na ktoré veľa ľudí buď zabúda, alebo mu nepripisuje dôležitosť. Teraz nemám na mysli sen, keď ste unavení na stroji odniesli svoje telo do postele a z posledných síl ste spustili budík.

Hovorím teraz o dobrom oddychu, vyčleniť si čas, na ktorý vám pomôže jeden z typov efektívneho domáceho time managementu.

• Keď si robíte plán na každý deň, nezabudnite si predstaviť časové zdroje, ktoré budú vynaložené na danú úlohu.
• Jasne definujte „pracovný“ čas a čas odpočinku.
• Napíšte si typy rekreácie, ktoré sú pre vás ideálne. Môže to byť návšteva kina, divadla, na výstavu, čítanie knihy (ktorú si už rok chcete prečítať), sledovanie televízie s milovanou osobou, večera v kaviarni, prechádzka v parku, hosťujúci hostia. Prečo je také dôležité si to zapísať? Aby ste sa vyhli práve tomu pocitu povestného „Groundhog Day“ a aby ste jasne videli, o koľko rozmanitejší, jasnejší a bohatší môže byť váš život.
• Teraz, keď ste si napísali, ako chcete relaxovať, urobte si krátkodobý plán. Vyhraďte si vo svojom rozvrhu čas na to, aby ste každý deň robili veci, ktoré máte radi. Na víkend si vezmite tie, ktoré si vyžadujú viac času (divadlo, kino, prechádzka, piknik). A každý večer si vyhraďte 1-2 hodiny na odpočinok (film, kniha, čajový večierok s blízkymi atď.)

Úspešní obchodní poradcovia, ktorí učia základy efektívneho time managementu, tvrdia, že pre vás nie je horší nepriateľ ako chronická únava! Nič nás nedemotivuje, neznižuje našu efektivitu a nezasahuje do realizácie našich cieľov ako chronická únava. Takže systém riadenia času je zameraný len na to, aby vás zachránil od tohto pocitu.

Vo všeobecnosti sa o efektívnom time managemente môžeme baviť veľmi dlho, ale je lepšie ho navštíviť školenie manažmentu času a uvidíš, o koľko lepší môže byť tvoj život.

Podeľte sa v komentároch o to, ako si plánujete domáce práce a pomáha vám takýto systém v živote? Prihláste sa na odber, ak ste tak ešte neurobili, a čoskoro sa uvidíme!