Правило двух минут гласит - то, что можно сделать меньше чем за 2 минуты, следует сделать прямо сейчас
Многие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас, не откладывая их в долгий ящик. Это такие дела, как:
короткий ответ на электронное письмо,
просмотр журнала на наличие интересного материала,
положить квитанцию за квартиру в папку с квитанциями.
Правило 2 минут, которое существенно облегчит вам жизнь
Лучше сделать и забыть. А в итоге -дело движется.
Когда следует применять правило двух минут
Универсальный принцип, который предлагает Дэвид Аллен в книге Getting Things Done - если перед вами дело, определитесь, нужно ли его делать вообще сейчас. И если нужно - то займёт ли это дело меньше 2-х минут? Если да - делайте его сейчас же. Если нет - отложите.
Привычка
Полноценная система делопотока конечно на этом не заканчивается, но выработав привычку делать дела, которые займут меньше 2-х минут, можно достичь существенного прироста производительности. Эта привычка экономит кучу нервов и времени.
Конечно, 2 минуты - это чисто условное время. При наличии достаточного количества времени это может быть и 5 минут. Ничего страшного, если дело займёт 3 с половиной минуты вместо 2-х. Даже если это будет 20 минут - в следующий раз вы уже будете знать, сколько времени уходит на данный тип дел и запланировать время выполнения его соответственно.
Много дел по домашнему хозяйству могут быть сделаны менее, чем за 2 минуты. Положить вещь на своё место вероятно займёт не на много больше времени, чем ежели вы её кинете там, где находитесь сейчас. А в перспективе результат существенно различается - порядок, когда все вещи лежат на своих местах, или беспорядок, который периодически необходимо разгребать.
Может оказаться, что у вещи не окажется своего места - обычно именно такие вещи и валяются где попало. Тут самое время определить это место. Самый простой способ - вспомнить о том, когда вы ею пользовались в последнее время и где. Очевидно, что вещи удобно хранить поблизости с местом, где эта вещь может пригодиться:
так канцелярские предметы удобно хранить в одном месте на рабочем столе,
книги - на полках, неподалёку от рабочего места,
детские игрушки - в корзине или коробке для игрушек, рядом с «игровой площадкой».
Причина беспорядка
Причина беспорядка дома, на работе, в папке inbox не в характере, а в тех методах работы, которым мы обучены. Организованности можно (и нужно!) научиться. Узнав как это делать и попробовав на практике, хорошо выработать привычку действовать именно таким образом. А из набора привычек складывается то, что мы называем «характером человека».
Выводы
Привычка следовать правилу: делать дела сразу же, если они занимают меньше 2-х минут, способна принести потрясающие результаты, если у вас ранее была привычка откладывать такие дела, либо делать все дела подряд без разбору
Сегодняшний мир очень интенсивный, поэтому многим знакомо, : правило двух минут – одна из его составляющих частей. Каждый день на нас обрушивается масса дел, список к выполнению огромен. Мало того, когда мы приступаем к выполнению, оказывается, что на каждое из них надо потратить намного больше времени, чем казалось раньше. Справиться с этой проблемой поможет, конечно же, тайм-менеджмент. Одна из его разновидностей – это правило 2 минут .
Впервые термин был упомянут в книге Дэвида Алена «Как завершить дела». Книга на просто раскрывает правило двух минут, она в целом рассказывает. Как сохранить время и правильно его использовать. В результате это приводит к эффективности на уровне личности. Со временем методика и правило двух минут получили признание в научных кругах и стали широко использоваться по всему миру.
Так что же это такое, правило 2 минут ? Суть его такова – если на выполнение дела требуется не более двух минут, возьми и сделай его прямо сейчас. Но давайте рассмотрим этот метод поподробней.
Двухминутный тайм-менеджмент
Каждый день мы откладываем выполнение мелких и незначительных дел на потом. Действительно, помыть за собой посуду, убрать вещи в шкаф, вынести мусор, полить цветы – это всегда успеется. А в итоге мы это и не успеваем сделать к концу рабочего дня. Мало того, к вечеру этих дел накапливается столько, что понадобится уже не две минуты, а минимум два часа. И то в лучшем случае. Правило двух минут помогает решить эту дилемму. Но только в том случае, если придерживаться правильного алгоритма.
Правильный алгоритм
Оцените, насколько срочно надо выполнить дело.
Определите, сколько на него надо потратить времени.
Если не более двух минут, приступайте к выполнению, даже если оно не срочное.
Если более двух и оно не срочное – отложите на потом.
Но ситуации бывают разные. Иногда выполнение требует большего времени. Правило двух минут не требует бросать начатое по истечении установленного срока. Обязательно доведите задуманное до конца. Но зато теперь вы будете точно знать, сколько действительно необходимо времени, чтобы выполнить эту работу. Ведь проще всего сейчас ответить на одно письмо, чем потом в конце дня разгребать всю корреспонденцию. Ответив в течение дня на 10 писем по 10 подходов, вы сделаете это намного качественней, чем отвечая на десяток сразу. Проще после завтрака помыть чашку, после обеда тарелку, чем в конце дня разгребать гору посуды.
Самое приятное, что правило двух минут хорошо работает как в бизнесе, офисе, так и дома, в личных делах. Да, оно не решит все ваши проблемы, но облегчит работу за день. Попробуйте внедрить эти правила в жизнь, и вы сразу заметите, что будете успевать намного больше, а уставать намного меньше. А это, в свою очередь, повысит вашу личную эффективность. Так что не тратьте время зря, осваивайте тайм-менеджмент: правило двух минут окажет вам неоценимую помощь.
Склонность человека к систематическому откладыванию дел “на потом” называют прокрастинацией. И надо сказать, такое качество встречается нередко; вряд ли найдется человек, хотя бы раз не испытывавший подобного побуждения. Как правило, всегда найдется какая-нибудь “веская” причина - стресс, усталость, стремление к выполнению мелких (якобы остро необходимых) дел и т.д. Отдельные случаи прокрастинации, скорее всего, не будут иметь решающего значения, но хроническая форма приведет к серьезным проблемам, в том числе финансовым. При почти неизбежны нервные потрясения, ухудшения отношений с окружающими и подобные негативные ситуации. Существует очень простое правило двух минут, которое способно помочь преодолеть желание отложить дела, приступать к их выполнению и достигать намеченных целей.
Большинство дел, в отношении которых появляется желание их отложить, в действительности несложны. У вас вполне достаточно знаний, опыта и сил для того, чтобы их выполнить, вы просто придумываете причины, чтобы отложить начало выполнения.
Правило двух минут имеет всего две части, тем не менее вы сможете преодолеть лень и затягивание дел. Просто вдумайтесь в него, возьмите на вооружение, и вы легко отодвинете лень в сторону.
Если необходимое действие укладывается в две минуты, то просто выполните его!
Эту мысль выразил Дэвид Аллен (David Allen) в своем бестселлере “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”.
Оглянитесь на прошедший день, как много дел, умещавшихся в две минуты, были отложены! Мытье посуды после еды, не создавая посудного хранилища в раковине. Ежедневная уборка без устройства “генеральных уборок”, занимающих подчас целый день. Пришло напоминание о дне рождения сослуживца - сразу поздравили, приятная эмоция будет и у вас, и у сослуживца.
Как быть, если у вас цель, требующая не двух минут, а двух часов? Старт за две минуты не даст ей уйти “на потом”.
Разумеется, далеко не все намеченные планы можно осуществить за две минуты. Но абсолютно каждому делу может быть дан старт в двухминутный период. Возникает вопрос: зачем давать старт делу, если его нельзя будет закончить? Вопрос имеет ответ, он находится во второй части правила двух минут.
Секрет находится в законе физики, из которого мы знаем, что тело будет в покое до тех пор, пока не получит импульс к движению. Данный закон распространяется и на процессы человеческой жизни. Если делу дан стартовый импульс, то его продолжение пойдет намного легче.
Случалось ли вам, заглянув в холодильник за бутербродом, употребить количество еды, соизмеримое с хорошим обедом? А приходилось ли, заглянув в интернет за конкретной информацией, увлечься и просидеть, читая, пару часов, при этом получив знания, о которых и не думали? Правило двух минут позволяет создавать некоторые полезные привычки.
Давно хотели заняться спортом? Сделайте несколько упражнений, приступить к выполнению повторно будет много проще.
Думаете о ? Съешьте фрукт или овощ из холодильника, завтра захотите ещё!
Любая полезная привычка начинается с первого действия, с этих замечательных “двух минут”. Правило двух минут не даст гарантии результата, но даст стимул на выполнение дел, не откладывая.
Иногда причиной откладывания дел “на потом” является не надуманный фактор, а опасение за конечный результат, то есть сомнение в собственных силах, в опыте или умении. Просто начните делать то, что нужно! Чаще всего, уже после самого первого выполненного этапа дело идет, как по рельсам, и результат вас порадует.
Две минуты - это 120 секунд. Вам не кажется, что само звучание “120 секунд” определяет больший период времени? Значит, и сделать можно больше!
Многие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас, не откладывая их в долгий ящик. Это такие дела, как короткий ответ на электронное письмо, просмотр журнала на наличие интересного материала, положить квитанцию за квартиру в папку с квитанциями. Лучше сделать и забыть. А в итоге – дело движется.
Когда следует применять правило двух минут
Конечно, применять правило следует именно тогда, когда следует. Универсальный принцип, который предлагает Дэвид Аллен в книге Getting Things Done – если перед вами дело, определитесь, нужно ли его делать вообще сейчас. И если нужно – то займёт ли это дело меньше 2-х минут? Если да – делайте его сейчас же. Если нет – отложите.
Привычка
Полноценная система делопотока конечно на этом не заканчивается, но выработав привычку делать дела, которые займут меньше 2-х минут, можно достичь существенного прироста производительности. Эта привычка экономит кучу нервов и времени
Конечно, 2 минуты – это чисто условное время. При наличии достаточного количества времени это может быть и 5 минут. Ничего страшного, если дело займёт 3 с половиной минуты вместо 2-х. Даже если это будет 20 минут – в следующий раз вы уже будете знать, сколько времени уходит на данный тип дел и запланировать время выполнения его соответственно.
Много дел по домашнему хозяйству могут быть сделаны менее, чем за 2 минуты. Положить вещь на своё место вероятно займёт не на много больше времени, чем ежели вы её кинете там, где находитесь сейчас. А в перспективе результат существенно различается – порядок, когда все вещи лежат на своих местах, или беспорядок, который периодически необходимо разгребать.
Может оказаться, что у вещи не окажется своего места – обычно именно такие вещи и валяются где попало. Тут самое время определить это место. Самый простой способ – вспомнить о том, когда вы ею пользовались в последнее время и где. Очевидно, что вещи удобно хранить поблизости с местом, где эта вещь может пригодиться: так канцелярские предметы удобно хранить в одном месте на рабочем столе, книги – на полках, неподалёку от рабочего места, детские игрушки – в корзине или коробке для игрушек, рядом с “игровой площадкой”.
Причина беспорядка
Причина беспорядка дома, на работе, в папке inbox не в характере, а в тех методах работы, которым мы обучены. Организованности можно (и нужно!) научиться. Узнав как это делать и попробовав на практике, хорошо выработать привычку действовать именно таким образом. А из набора привычек складывается то, что мы называем “характером человека”.
Выводы
Привычка следовать правилу: делать дела сразу же, если они занимают меньше 2-х минут, способна принести потрясающие результаты, если у вас ранее была привычка откладывать такие дела, либо делать все дела подряд без разбору.
Недавно я стала применять простое правило, которое помогает мне справляться с прокрастинацией, завершать трудные дела, и одновременно вырабатывать хорошие привычки.
По своему опыту скажу, что это правило действительно помогает. Не всегда оно срабатывает идеально, но помогает очень часто.
Самое лучшее? Это очень простая стратегия, и вы можете попробовать ее прямо сейчас.
Итак, что вы должны знать…
«Правило 2 минут» — о чем речь?
Если дело можно сделать за 2 минуты и меньше – сделайте его прямо сейчас. Если дольше – внесите в список дел, чтобы сделать потом.
3 способа применения:
- Чтобы справиться с большим количеством дел.
- Побороть прокрастинацию, особенно для трудных и важных дел.
- Помогает вырабатывать привычки, легко и без сверхусилий.
1 способ. Успеть за 120 секунд
Классический вариант. Именно его предлагает знаменитый Дэвид Аллен, автор бестселлера «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (в оригинале – “Getting Things Done”).
Если дело можно сделать за 2 минуты и меньше – я делаю его прямо сейчас.
Конкретнее?
Сполоснуть чашку сразу после того, как выпили кофе; сразу сложить вещи в стиральную машину; разобрать документы на столе, и т.д.
Самое полезное для меня : ответить на эл.письмо сразу, а не откладывать в долгий ящик.
Раньше у меня была привычка: получаю письмо, примерно знаю, что ответить. Но думаю – отложу немного, пусть полежит, а я пока сформулирую получше.
И оно лежит. Я снова вижу его – да, надо бы ответить. Ну ладно, потом. Завтра. Не сейчас. Так это бедное письмо лежит день, или неделю, или даже дольше. А потом уже просто стыдно отвечать!
Теперь, с правилом 2 минут, я стараюсь отвечать сразу. Пусть даже формулировка не идеальная, но это полностью искупается быстрым ответом.
Что интересно – получается, через несколько дней я отвечаю почти так же, как и сразу. А если так – зачем терять свое время и время вашего коллеги? Плюс захламлять почтовый ящик и собственную голову?
Исключение : если вы в плохом настроении, или письмо вызвало раздражение или обиду – тогда, конечно, лучше сразу не отвечать. Отложите, подумайте и успокойтесь. Чтобы потом не пожалеть.
Этот способ помогает избавляться от завалов, беспорядка и прочей захламленности. Держать вещи и дела в порядке.
2 способ. Главное – хороший разбег
Бывают такие дела, которые трудно начать. Чаще всего – это либо что-то трудное, сложное. Или вы не знаете точно, как за него взяться. И нас терзают разные сомнения – вдруг не получится, или получится плохо, и вообще не никакого желания браться и даже начинать.
В результате дело откладывается на дни, недели, даже месяцы! Оно грызет мозг и портит настроение.
Дооткладываешься до самого дня Х – потом хватаешься, и в последний момент, из последних сил… Иногда это прокатывает. Иногда – нет. Страдает качество, работоспособность и душевное равновесие.
Как использовать «правило 2 минут»:
Вам трудно, и лениво, и руки не доходят? Скажите себе: я просто начну – и буду делать это всего 2 минуты.
Преодолейте сопротивление – и потратьте 2 минуты. Прочитайте нужную страницу. Запишите первое предложение. Соберите в одну папку все файлы, что уже есть по этому проекту.
Возможны два варианта:
Первый : вы начнете с 2 минут, и сами не заметите, как проработаете целых 15. Или даже час. Или несколько часов. Потом продолжать будет намного проще.
Второй вариант : дело и правда не идет. Блок. Тогда через 2 минуты просто отложите, как и обещали себе. Все равно станет легче – мысли и идеи зашевелились, связи стали проявляться, кое-что прояснилось.
Завтра снова выделите 2 минуты. Иногда вы проработает 2 минуты. Иногда 15. Иногда час или больше. Но так или иначе – дело сдвинется с мертвой точки, и процесс пойдет.
Так «правило 2 минут» помогает справляться с самыми сложными, самыми важными делами. Медленно, постепенно и неуклонно вы двигаетесь вперед.
Немного печального опыта: когда я стала применять «правило 2 минут» — я решила стать святее папы римского его немного улучшить. Закладываться не под 2 минуты, а под 5.
Невероятно, но эффективность упала процентов на 60%! Т.е. получаться стало намного реже.
Казалось бы – какая разница, пять минут или две? Ясно же, то это простая условность, какой-то минимальный промежуток времени. Но – тем не менее, 2 минуты срабатывают намного лучше. Такие вот загадочные свойства человеческого мозга.
3 способ. Путь в 10 тысяч ли начинается…
Можно приложить «правило 2 минут» к новым привычкам.
Иногда начать новую привычку (бегать по утрам, или медитировать, или перейти на полезную диету) не получается, потому что это кажется слишком сложно.
Ну представьте: медитировать – это ж целый час сидеть в позе лотоса! Да ну его, лучше и не браться. Или бегать – сразу 10 км каждый день. Один раз вы себя заставите, а второй? А третий? А новая диета – сразу отказаться от всего жирного, мучного и сладкого? На сколько дней вас хватит?
Вот так мы решаем начать новую жизнь с понедельника – а в среду возвращаемся к прежней.
«Правило 2 минут» поможет: начать – продолжать – и втягиваться потихоньку.
Не надо медитировать целый час! Сядьте в удобную позу, и спокойно подышите 2 минуты. Через неделю увеличьте время еще на 2 минуты. Потом еще на 2. Главное – не побить рекорд длительности, а сделать это привычкой. Постепенность, а не героический подвиг, который заканчивается слишком быстро.
В этом — ключ.
Не пытайтесь пробежать сразу 10 км. Просто наденьте форму и кроссовки, выйдите на улицу, пробегите 2 минуты. Увеличивайте время постепенно. Главное — одеться и выйти на улицу.
Не меняйте сразу всю диету – просто замените сегодня один пончик на яблоко или морковку. Дайте себе время привыкнуть. Добавляйте изменения медленно, без фанатизма.
Сделайте первый шаг легким, насколько это возможно. Тогда организм не станет слишком возмущаться, постепенно втянется, и вы получите все, что вам нужно.
Самая важная часть новой привычки – просто начать, и делать это снова и снова. Не количество – а постоянство и настойчивость. Не агрессивное затаскивание в счастье – а спокойное, медленное, неторопливое приманивание.
Особенно важно это в начале, когда привычка только формируется.
Попробуйте это сегодня
Я не знаю, сработает ли «правило 2 минут» для вас так же хорошо, как оно работает для меня. Чтобы узнать – вам придется проверить это лично. 2 минуты действия важнее часов разговоров. Проверьте – и узнаете сами.
Начните прямо сегодня. А потом используйте то, что вам подходит, и откажитесь от всего остального.
