जिस स्थिति में उद्यमियों को दस्तावेजों को फ्लैश करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है वह असामान्य नहीं है। कर कार्यालय, पेंशन निधि, या संग्रह के लिए कागजात की आवश्यकता हो सकती है।

दस्तावेजों को गोंद करना या उन्हें स्टेपलर के साथ जकड़ना सख्त मना है। समस्याओं से बचने और एक अनपढ़ व्यक्ति के रूप में ख्याति अर्जित न करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि सभी आवश्यकताओं के अनुसार दस्तावेजों को कैसे फ्लैश किया जाए।

सामान्य नियम

पहली नज़र में ऐसा लग सकता है कि दस्तावेजों को स्टेपल करने में कोई कठिनाई नहीं होनी चाहिए, लेकिन यह पूरी तरह सच नहीं है। प्रक्रिया को जिम्मेदारी से संपर्क किया जाना चाहिए ताकि कागजात उचित रूप में हों। कई प्रिंटिंग हाउस इस काम को एक निश्चित शुल्क और कम समय में कर सकते हैं, लेकिन हर उद्यमी महत्वपूर्ण कागजात अजनबियों को सौंपने का जोखिम नहीं उठाएगा। हर बार पेशेवरों की सेवाओं का उपयोग न करने के लिए, यह पता लगाने योग्य है कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश किया जाए।

पर्यवेक्षी संरचनाएं इस मुद्दे पर उद्यमियों को विशिष्ट मार्गदर्शन प्रदान नहीं करती हैं, इसलिए आपको इसे स्वयं समझना होगा। कार्यालय के काम के क्षेत्र में कार्यप्रणाली की सिफारिशों से जानकारी प्राप्त की जा सकती है।

धागे के साथ सिलाई कागज

इस तरह से दस्तावेजों को कैसे फ्लैश करें? ऐसा करने के लिए, आपको सहायक उपकरण तैयार करने की आवश्यकता है। आपके पास धागे, सुई और गोंद होना चाहिए। प्रक्रिया में तीन चरण होते हैं:

• दस्तावेजों की तैयारी। सभी कागजात सही क्रम में रखे जाने चाहिए और शीट के कोने में एक पेंसिल से गिने जाने चाहिए। छेद को अवल से बनाया जा सकता है या होल पंचर का उपयोग किया जा सकता है। मामले में जब बहुत सारे कागज होते हैं और छेद पंच के साथ उन्हें छेदना असंभव है, तो आपको एक तेज नाखून और एक हथौड़ा का उपयोग करना चाहिए। छिद्रों की संख्या दस्तावेज़ के महत्व और उद्देश्य पर निर्भर करती है। चादरों के प्रतिस्थापन से बचने के लिए शीर्ष-गुप्त दस्तावेजों को पांच छेदों में सिल दिया जाता है। छेदों को बाईं ओर, मुक्त क्षेत्र के केंद्र में रखा जाना चाहिए। एक पंचर से दूसरे पंचर तक की दूरी लगभग तीन सेंटीमीटर होनी चाहिए।

• बट्टे खाते डालना। धागे के साथ दस्तावेजों को कैसे फ्लैश करना है, यह पता लगाते समय, आपको महत्वपूर्ण बारीकियों को जानना होगा। ज्यादातर मामलों में, सुतली या LSH-210 धागे का उपयोग करने की प्रथा है। अन्य मजबूत धागे की भी अनुमति है। छेद के पीछे से प्रक्रिया शुरू करना आवश्यक है, जो बीच में स्थित है। वांछित ताकत देने के लिए दस्तावेजों को दो बार सिलाई करने की प्रथा है। धागे को केंद्रीय पंचर से पीछे की ओर लाया जाता है और एक गाँठ से बांधा जाता है। यदि आपको उन कागजों को जकड़ना है जो विशेष मूल्य के नहीं हैं, तो आप एक नियमित धागे का उपयोग कर सकते हैं।

• दस्तावेज़ सत्यापन। कागजों को ठीक से प्रमाणित करने के लिए, कागज का एक छोटा टुकड़ा तैयार करना आवश्यक है जिसकी माप 4 गुणा 5 सेमी है। इसे गाँठ से चिपकाया जाना चाहिए ताकि धागे के सिरे मुक्त हों। शीट पर संख्या और शब्दों में दायर किए गए कागजात की संख्या, साथ ही प्रभारी व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर को इंगित करना आवश्यक है। उसके बाद, प्रमाणित करने वाला व्यक्ति अपने हस्ताक्षर और मुहर, यदि कोई हो, लगाता है। हस्ताक्षर और मुहर के किनारों को अनिवार्य रूप से स्टिकर शीट से आगे जाना चाहिए।

कर कार्यालय के लिए कागजी कार्रवाई कैसे तैयार करें?

किसी भी उद्यमी को अपनी गतिविधियों पर विभिन्न रिपोर्ट प्रदान करने की आवश्यकता होती है, इसलिए कर सेवा के लिए दस्तावेजों को फ्लैश करने का ज्ञान आवश्यक है। विसंगतियों से बचने के लिए, दस्तावेजों को बन्धन के नियमों के बारे में जिम्मेदार व्यक्ति से जांच करना उचित है।

सभी संलग्न कागजात की एक सूची तैयार दस्तावेज के साथ संकलित की जानी चाहिए। इन्वेंट्री को मामले की शुरुआत में ही संलग्न किया जाना चाहिए और अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए। दस्तावेजों की तारीखों और चादरों की संख्या को इंगित करना भी आवश्यक है। यह याद रखना चाहिए कि संख्या चादरों पर रखी जाती है, न कि पन्नों पर। यदि दस्तावेज़ बहु-मात्रा वाला है, तो प्रत्येक खंड के पृष्ठों को अलग से क्रमांकित किया जाता है।

कर अधिकारियों के लिए, आपको दस्तावेजों को 3 छेदों में फ्लैश करने की आवश्यकता है, न अधिक और न ही कम। पंचर के बीच की दूरी तीन सेंटीमीटर से अधिक होनी चाहिए। आपको उन्हें बाईं ओर के खेतों में रखना होगा। छेद एक अवल या मोटी सुई से बनाए जाते हैं। पंचर क्षेत्र के बीच में होना चाहिए ताकि पाठ स्पष्ट रूप से दिखाई दे। सभी छेदों को बनाया जाना चाहिए ताकि वे एक दूसरे के नीचे सख्ती से हों।

क्या धागा सिलना है?

कर के लिए दस्तावेजों को सुतली या एलएसएच-210 धागे का उपयोग करके केवल एक भेदी सुई के साथ सिलना चाहिए। चरम मामलों में, कई बार मुड़े हुए नायलॉन के धागे से चमकने की अनुमति है।

धागा अंतिम शीट के पीछे आउटपुट होता है। छोर, जिसकी लंबाई 6 सेमी से अधिक नहीं हो सकती है, को बांधा जाना चाहिए। स्टिकर आम तौर पर स्वीकृत नियमों के अनुसार बनाया जाता है और हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित होता है। धागे के सिरे मुक्त होने चाहिए।

यदि दस्तावेज़ दस वर्षों से अधिक समय तक संग्रहीत किया जाएगा, तो पांच पंचर किए जाने चाहिए। इस मामले में, स्टिकर टिशू पेपर से बना होना चाहिए।

दस्तावेज़ कवर

आपको न केवल दस्तावेजों को फ्लैश करने का तरीका जानने की जरूरत है, बल्कि उनके लिए एक कवर कैसे चुनना है। वे तीन प्रकार के हो सकते हैं: मानक, गैर-मानक और कागजों के दीर्घकालिक भंडारण के लिए उपयोग किए जाने वाले। एक नियम के रूप में, अक्सर कवर के आयाम 229 गुणा 324 मिमी होते हैं, उनका उपयोग ए 4 शीट के लिए किया जाता है।

यदि दस्तावेज़ बड़ा है, तो आपको एक कस्टम कवर बनाना होगा। ऐसा करने के लिए, आप प्रिंटिंग हाउस से संपर्क कर सकते हैं या इसे स्वयं कर सकते हैं। जिन कागजों को 25 से अधिक वर्षों तक संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, उन्हें मोटे कार्डबोर्ड से बने एक मजबूत आवरण में फंसाया जाना चाहिए। यदि दस्तावेज़ को राज्य संग्रह में स्थानांतरित करने का मतलब है, तो कवर के लिए सामग्री एसिड मुक्त होनी चाहिए।

4 छेद में फर्मवेयर

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों के आधार पर, पंजीकरण दो प्रकार का हो सकता है:

• आंशिक, जिसमें चादरों को क्रमांकित नहीं किया जा सकता है। इस मामले में, सूची और प्रमाणन पत्रक तैयार करने की आवश्यकता नहीं है। इस तरह के पंजीकरण की अनुमति उन दस्तावेजों के लिए दी जाती है जो दस साल से अधिक समय तक संग्रहीत नहीं होते हैं।
• पूर्ण पंजीकरण आवश्यक है जब कागजात दस साल से अधिक समय तक संग्रह में रहे हों। इस मामले में, आपको दस्तावेजों को 4 छेदों में फ्लैश करने की आवश्यकता है।

कवर मोटा होना चाहिए, मोटे कार्डबोर्ड से बना होना चाहिए, जिसकी मोटाई 0.35-1.5 मिमी है। विवरण तत्वों को GOST 17914-72 के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए। कागजात दाखिल करते समय, आपको यह याद रखना होगा कि पाठ अच्छी तरह से पढ़ा जाना चाहिए। सभी धातु की वस्तुओं जैसे पेपर क्लिप और स्टेपल को हटा दिया जाना चाहिए।

4 छेदों में चमकने के लिए, आपको एक अवल, एक क्लैंपिंग डिवाइस, बड़ी सुई और धागे तैयार करने होंगे। यदि बहुत सारी चादरें हैं, तो ड्रिल करना अधिक उचित है।

"अभिलेखीय सिलाई" की सूक्ष्मताएं

दस्तावेजों को चमकाने से पहले, आपको सभी कागजात की जांच करने और उन्हें सही क्रम में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। इन्वेंट्री की शीट को अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए। अंत में साक्षी की आवश्यकता होती है।

यदि मामला आंशिक रूप से तैयार किया गया है, तो कार्डबोर्ड को ऊपर और नीचे लगाया जाना चाहिए। एक पूर्ण डिजाइन के मामले में, पीवीए गोंद का उपयोग करके सीना और एक बंधन बनाना आवश्यक है।

पैक को जकड़ने के लिए, आपको उत्पीड़न या एक विशेष उपकरण का उपयोग करना चाहिए। निचले और ऊपरी पंचर को खेतों की सीमाओं से 30 मिमी की दूरी पर रखा जाना चाहिए। शेष दो छेद चरम पंचर से लगभग 80 मिमी की दूरी पर स्थित हैं।

धागे के सिरों को अलग-अलग सुइयों के माध्यम से पिरोया जाना चाहिए और सामने की तरफ बीच के पंचर में रखा जाना चाहिए। धागे को पीछे की तरफ से चरम पंक्चर के माध्यम से सामने की तरफ लाया जाता है। फिर इसे आसन्न छिद्रों में पिरोया जाता है। सिरों को पीछे से बांधना चाहिए।

निष्कर्ष

उचित रिपोर्टिंग और दस्तावेज़ प्रबंधन सफल गतिविधि के आवश्यक पहलुओं में से एक है। इसलिए, प्रबंधकों को इस मामले में पूरी जिम्मेदारी के साथ संपर्क करना चाहिए और यह जानना चाहिए कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश किया जाए।

अपने काम में उद्यमियों और कार्यालय कर्मचारियों को बहु-पृष्ठ दस्तावेजों के सही निष्पादन की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। जैसा कि आप जानते हैं, नियामक प्राधिकरण और उच्च संगठन, व्यावसायिक पत्रों के डिजाइन के बारे में सावधानीपूर्वक हैं, और इसलिए कभी-कभी कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं। आइए जानें कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश और नंबर किया जाए ताकि उन्हें जमा करते समय कोई अनावश्यक प्रश्न न हों।

कागजी कार्रवाई कौन संभालता है?

ऐसा लगता है कि कागजों को चमकाने में कुछ भी जटिल नहीं है। लेकिन वास्तव में, सब कुछ इतना सरल नहीं है। कुछ नियम हैं जिनके द्वारा यह किया जाता है। यदि आप संगठन के भीतर उपयोग के लिए समाचार पत्रों या पत्रिकाओं की एक बाइंडर बनाना चाहते हैं, तो यह एक बात है। लेकिन अगर आपको संग्रह या कर कार्यालय, या कहीं और के लिए दस्तावेज तैयार करने के कार्य का सामना करना पड़ता है, तो आपको पूरी जिम्मेदारी के साथ काम करने की जरूरत है, अन्यथा आप कागजात वापस पाने का जोखिम उठाते हैं। इनकार का कारण गलत पंजीकरण हो सकता है।

ऐसे कई मामले हैं। और यह सब इस तथ्य के कारण है कि हम नहीं जानते कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश और नंबर करना है। एक नमूना डिजाइन कर या संग्रह में प्रदान किए जाने की संभावना नहीं है।

अब दस्तावेजों के फर्मवेयर में पर्याप्त संख्या में फर्म शामिल हैं। आप उनकी सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। निश्चित तौर पर उनके पास काफी अनुभव है। वे कवर की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करते हैं। लेकिन यह हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है। तथ्य यह है कि प्रिंटिंग हाउस ऑर्डर के साथ बह रहे हैं। मान लीजिए कि आपको यह काम तत्काल करना है। फिर कैसे हो? यह केवल इस मुद्दे से निपटने के लिए बनी हुई है।

इसके अलावा, अर्थव्यवस्था की स्थितियों में, प्रबंधन हमेशा अतिरिक्त खर्च का भुगतान करने के लिए तैयार नहीं होता है, और इसलिए इस प्रकार का काम सचिवों और लेखाकारों के कंधों पर पड़ता है। इसलिए बेहतर होगा कि आप एक बार खुद ही इसका पता लगा लें, ताकि भविष्य में कोई समस्या न हो। यह ज्ञान काम आ सकता है।

शुरुआती के लिए मदद

हम यह नोट करना चाहते हैं कि दस्तावेज़ों को फ्लैश करने के संबंध में कोई समान मानक नहीं हैं। वैसे, राज्य के ढांचे भी इस मामले में कोई स्पष्टीकरण नहीं देते हैं। इसका मतलब है कि आपको यह सब खुद ही पता लगाना होगा। इसमें हमें कार्यालय के काम की पद्धति संबंधी सिफारिशों (23 दिसंबर, 2009 के संघीय अभिलेखागार के आदेश) से मदद मिलेगी।

दस्तावेजों को फ्लैश करने के लिए आपको क्या चाहिए?

इससे पहले कि आप खुद काम शुरू करें, आपको तैयारी करने की जरूरत है। आपको निम्नलिखित सामग्रियों की आवश्यकता होगी:

1. दस्तावेज स्व.
2. गोंद।
3. कागज़।
4. सुई।
5. अवल।
6. छेद छेदने का शस्र।
7. विशेष धागे।
8. कंपनी की मुहर।

सामान्य तौर पर, पूरी प्रक्रिया को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है। पहली तैयारी है, दूसरा फर्मवेयर ही है, तीसरा तैयार दस्तावेज़ का प्रमाणन है।

कौन सा कवर चुनना है?

दस्तावेजों को फ्लैश करने के तरीके के बारे में बोलते हुए, आपको कवर के डिजाइन जैसी बारीकियों को याद रखना होगा। बेशक, प्रिंटिंग हाउस में आपको सुंदर विकल्प पेश किए जाएंगे, लेकिन अगर हम थीसिस के बारे में बात नहीं कर रहे हैं तो उनकी हमेशा जरूरत नहीं होती है।

एक छोटे से बाइंडर के लिए, एक पेपर कवर पर्याप्त होगा। यदि बाइंडर के दीर्घकालिक उपयोग की उम्मीद है (उदाहरण के लिए, 25 से अधिक वर्षों के लिए संग्रह), तो मोटे कार्डबोर्ड का उपयोग किया जाता है।

कवर मानक आकार (A4 प्रारूप) और गैर-मानक हो सकता है। यह पहले से ही बाध्य होने वाली चादरों के प्रारूप पर निर्भर करता है। कवर दस्तावेज़ के आकार में फिट होना चाहिए।

पृष्ठ पर अंक लगाना

सिलाई के लिए कागजात तैयार करते समय, पृष्ठों को क्रमांकित करना सुनिश्चित करें। नंबरिंग की उपस्थिति पंजीकरण के लिए एक शर्त है। "यह किस लिए है?" - तुम पूछो। किसी का ध्यान नहीं जाना असंभव बनाने के लिए, कुछ चादरें हटा दें। यह क्षण बहुत महत्वपूर्ण है। तो चलिए बात करते हैं दस्तावेजों को फ्लैश और नंबर कैसे करें। यहाँ कुछ बारीकियाँ हैं।

नंबरिंग डालते समय, आपको नियमों को याद रखना होगा:

1. चादरें क्रमांकित हैं, पृष्ठ नहीं।
2. केवल अरबी अंकों का उपयोग किया जाता है।
3. दस्तावेजों की सूची ही क्रमांकित नहीं है।
4. यदि आपको किसी पत्र को क्रमांकित करने की आवश्यकता है, तो पहले लिफाफे को एक क्रमांक दिया जाता है, और उसके बाद ही प्रत्येक पत्रक को।
5. यदि मामला बहुत बड़ा है (एक नियम के रूप में, ऐसी फाइलें संग्रहीत की जाती हैं), तो इसमें वॉल्यूम शामिल हो सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक की अपनी संख्या होगी।
6. यदि बाइंडर के अंदर ऐसे कागज हैं जिन पर पहले से ही नंबर लगे हुए हैं, तो उन्हें एक ही प्रारूप में फिर से क्रमांकित किया जाना चाहिए।
7. यदि बड़े आकार (ए 3) की नेस्टेड शीट हैं, तो उन्हें विस्तारित किया जाना चाहिए और ऊपरी दाएं कोने में एक नंबर डालना चाहिए। फिर फिर से फोल्ड करें। इसे केवल एक किनारे पर घेरा जाएगा।
8. ऐसा होता है कि शीट पर छोटे दस्तावेज़ (चेक, प्रमाण पत्र, आदि) चिपकाए जाते हैं। इस मामले में, शीट को एक नंबर दिया जाता है, लेकिन इसके नीचे चिपकाए गए कागजात की एक सूची होती है।
9. जब छोटे दस्तावेज़ केवल कोने से चिपके होते हैं, तो उनमें से प्रत्येक को एक नंबर दिया जा सकता है।
10. ड्रॉइंग, डायग्राम, फोटोग्राफ, प्लान भी गिने जाते हैं।

यह समझने के लिए कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश किया जाए और नंबर कैसे दिए जाएं (लेख में एक नमूना दिया गया है), आपको कदम से कदम क्रियाओं के अनुक्रम पर विचार करने की आवश्यकता है।

नंबरिंग में त्रुटि होने पर मुझे क्या करना चाहिए?

इससे पहले, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि फाइलिंग सही है। पेज नंबरों को ध्यान से देखें। यदि यह पता चलता है कि उनमें से कुछ गायब हैं, तो आप एक अतिरिक्त अक्षर क्रमांकन दर्ज कर सकते हैं। सभी शीट उनके नंबरों के नीचे रहेंगी, और लापता शीट पर आपको पिछली शीट और पत्र से नंबर लिखना होगा।

सकल त्रुटियों के मामले में, जो लिखा गया था उसे ध्यान से पार करना और उसके आगे एक सही प्रविष्टि करना समझ में आता है। किए गए सभी परिवर्तन पुष्टिकरण नोट में दर्शाए जाने चाहिए।

दस्तावेज़ विवरण

धागे के साथ दस्तावेजों को चमकाने से पहले, पूरे मामले के निष्पादन की शुद्धता की जांच करना बेहतर है। आखिरकार, मैं इसे बाद में कढ़ाई नहीं करना चाहूंगा। एक नियम के रूप में, इसके अंदर कागज के कई पैकेज होते हैं। सूची में बिल्कुल पूरी सूची सूचीबद्ध होनी चाहिए। यह तारीख का संकेत देते हुए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा संकलित किया जाता है। विवरण क्रमांकित नहीं है।

तीन छेदों में धागे के साथ दस्तावेजों को कैसे सीवे?

यदि सभी दस्तावेज तैयार हैं, तो आप चमकना शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको विशेष धागे की आवश्यकता है या आप सुतली का उपयोग कर सकते हैं। बेशक, कठोर धागे के साथ कई पत्तियों को सीवे करने का कोई मतलब नहीं है, आप नियमित रूप से आधे में मुड़ा हुआ ले सकते हैं।

तो, चलिए सीधे इस सवाल पर चलते हैं कि दस्तावेज़ों को थ्रेड्स के साथ कैसे फ्लैश किया जाए। विस्तृत विवरण वाली तस्वीरें क्रियाओं के एल्गोरिथम के दृश्य जोड़ के रूप में काम करेंगी। आइए इस तथ्य से शुरू करें कि चादरों को जकड़ना आवश्यक है ताकि बाद में आप उन पर प्रस्तुत जानकारी को आसानी से पढ़ सकें। ऐसा करने के लिए, बाएं किनारे से लगभग डेढ़ सेंटीमीटर की दूरी पर छेद किए जाते हैं। तीन छेद होने चाहिए। वे एक दूसरे के ऊपर स्थित हैं। जब चादरों का ढेर छोटा होता है, तो छेद पंच के साथ पंचर बनाए जा सकते हैं। मोटे टोम्स के लिए, आपको एक अवल की आवश्यकता होगी। धागा तैयार करें, लेकिन इसे बहुत लंबा न करें, सत्तर सेंटीमीटर पर्याप्त होगा।

दस्तावेज़ों को सही ढंग से कैसे फ्लैश करें? एक नमूना कार्यप्रवाह नीचे दिखाया गया है। स्पष्टीकरण की सुविधा के लिए, आइए छेदों को संख्याएँ दें: शीर्ष - 1, मध्य - 2, नीचे - 3।

आपको मामले के पीछे से सिलाई शुरू करने की ज़रूरत है, सुई को छेद 2 से सामने की तरफ पास करना। इस मामले में, धागे का एक सिरा पीछे रहेगा। फिर, 1 छेद के माध्यम से, सुई को फिर से पीछे लाया जाता है। उस समय जब सुई और धागे का मुक्त अंत दस्तावेज़ के पीछे होता है, तो आपको फिर से सामने की ओर, और फिर पीछे की ओर जाने की आवश्यकता होती है।

दस्तावेजों को कैसे फ्लैश किया जाए, हमने लगभग इसका पता लगा लिया। छोटों का यही हाल रहता है। एक बार जब सभी चादरें बन्धन हो जाती हैं, तो आप केस के पीछे धागे को सुरक्षित रूप से एक गाँठ में बाँध सकते हैं।

इसे कसकर कड़ा किया जाना चाहिए ताकि इसे एक पुष्टिकरण नोट के साथ सील किया जा सके। धागे के सिरों को स्टिकर के नीचे से स्वतंत्र रूप से लटका हुआ छोड़ देना चाहिए।

दस्तावेज़ कैसे प्रमाणित होते हैं?

ठीक है, जैसा कि आप देख सकते हैं, इस मुद्दे को हल करने में कुछ भी मुश्किल नहीं है कि दस्तावेज़ों को थ्रेड्स के साथ कैसे फ्लैश किया जाए। आपके ध्यान में प्रस्तुत तस्वीरें इस बात की प्रत्यक्ष पुष्टि हैं। हमें केवल पूर्ण की गई शीटों को प्रमाणित करना है।

इसे "प्रमाणपत्र हस्ताक्षर" कहा जाता है। इसे बनाने के लिए, आपको 5 x 6 सेंटीमीटर मापने वाले कागज का एक छोटा टुकड़ा लेने की जरूरत है और इसे पीछे की तरफ गोंद दें ताकि यह गाँठ को कवर कर सके। धागे के सिरे इसके नीचे से निकलने चाहिए और स्वतंत्र रूप से लटकने चाहिए।

इस नोट पर आपको यह बताना होगा कि कितने पृष्ठ सिले गए थे। फिर उस पर संगठन के निदेशक, तारीख और मुहर के हस्ताक्षर होते हैं। सामान्य तौर पर, प्रमाणन हस्ताक्षर या तो कंपनी के निदेशक द्वारा, या किसी एक प्रतिनिधि द्वारा किया जाता है। सील को ही रखा जाता है ताकि उसका एक हिस्सा पैक की आखिरी शीट पर और दूसरा नोट पर पड़े।

दस्तावेजों की सिलाई क्यों की जाती है?

हमने पहले ही उल्लेख किया है कि फाइल किए गए दस्तावेजों को भंडारण के लिए संग्रहीत किया जाता है, इसके अलावा, एक उद्यम की दैनिक गतिविधियों में, अक्सर चादरों के बंडलों को जकड़ना आवश्यक होता है। ये अनुबंध हो सकते हैं, और कर या अन्य नियामक प्राधिकरणों को रिपोर्ट कर सकते हैं। वैसे, इस संबंध में आम तौर पर कर अधिकारियों की बहुत सख्त आवश्यकताएं होती हैं। स्टेपलर के उपयोग की अनुमति नहीं है। इसे घोर उल्लंघन माना जाता है।

सामान्य तौर पर, वित्त मंत्रालय दस्तावेजों को फ्लैश करने के तरीके पर अपनी सिफारिशें भी देता है। इसलिए, फाइलिंग बहुत अधिक मात्रा में नहीं हो सकती है। इष्टतम आकार पचास पृष्ठों तक है। यदि बहुत सारे दस्तावेज हैं, तो उन्हें कई मामलों में तोड़ना बेहतर है। अरबी अंकों में निरंतर अंकन होना चाहिए। पत्तियों को एक मोटे धागे से सिला जाता है, जिसे तैयार दस्तावेज़ के पीछे बांधा जाना चाहिए। ऊपर से, गाँठ को एक पुष्टिकरण नोट के साथ सील कर दिया जाता है, जिसे सभी नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। यह मत भूलो कि उस पर केस की शीटों की संख्या चिपकी हुई है। नियामक प्राधिकरणों के लिए, आश्वासन नोट में हस्ताक्षर बहुत महत्वपूर्ण हैं। इसे केवल निदेशक या किसी अन्य व्यक्ति द्वारा निर्धारित किया जा सकता है जिसके पास ऐसा करने का अधिकार है। यह सब एक मुहर द्वारा प्रमाणित है। इसका प्रिंट लेट जाना चाहिए ताकि शीट और नोट के हिस्से पर कब्जा हो सके। वास्तव में, ये सभी सिफारिशें हमारे द्वारा ऊपर प्रस्तुत की गई जानकारी को दोहराती हैं। हमने उन्हें लाना आवश्यक समझा, ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप उच्च अधिकारियों के निर्देशों के अनुसार सब कुछ सही ढंग से कर रहे हैं।

कर अधिकारी न केवल स्वयं दस्तावेजों, बल्कि प्रतियों की अखंडता और सुरक्षा के लिए एक स्पष्ट आवश्यकता बनाते हैं। इसके अलावा, एक अलग पैक में फोटोकॉपी भी दाखिल की जाती है।

बाद के शब्द के बजाय

हमने लेख में बात की कि संग्रह और नियामक अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेजों को थ्रेड्स के साथ ठीक से कैसे फ्लैश किया जाए। कभी-कभी बाइंडरों के डिजाइन के संबंध में विवाद उत्पन्न होते हैं, क्योंकि ऐसा कोई दस्तावेज नहीं है जो इस मुद्दे पर सटीक स्पष्टीकरण दे, और यहां तक ​​कि टिप्पणियों के साथ भी। इसलिए ऑफिस के काम में अपनाए गए मानकों पर ध्यान देना जरूरी है। यह याद रखना चाहिए कि जिन सरकारी एजेंसियों में आप कागजात जमा करते हैं, उनके डिजाइन के लिए उनकी अपनी आवश्यकताएं हो सकती हैं। इसलिए, त्रुटियों से बचने और संशोधन के लिए दस्तावेज वापस करने के लिए हमेशा ऐसी जानकारी को पहले से स्पष्ट करना बेहतर होता है। आखिरकार, हर जगह बारीकियां हो सकती हैं।

यदि किसी संगठन को कभी भी नियामक प्राधिकरणों से दस्तावेज जमा करने की आवश्यकता प्राप्त हुई है, तो सबसे अधिक संभावना है कि उसके पास दस्तावेजों को सिलाई करने का विचार है। उन लोगों के लिए जिन्होंने पहली बार इस भाग्य को झेला है - यह सामग्री। ध्यान दें, यदि आप उपयोग करते हैं, तो डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित और कागज पर डुप्लिकेट नहीं किए गए दस्तावेज़ों का प्रिंट आउट लिया जा सकता है यदि अनुरोध पर दस्तावेज़ जमा करना आवश्यक था, उदाहरण के लिए, कर। लेकिन ध्यान रखें कि 2019 में फेडरल टैक्स सर्विस के आदेश के अनुसार, आप टीसीएस के माध्यम से दस्तावेज जमा कर सकते हैं (ऐसा बोनस जाहिर तौर पर उसी अकाउंटिंग सर्किट के उपयोगकर्ताओं को खुश करेगा) या करदाता के कार्यालय के माध्यम से। ऑनलाइन सेवा के उपयोगकर्ताओं के पास टीओआरजी -12 प्रारूप में स्कैन किए गए कंसाइनमेंट नोट्स को कोंटूर अकाउंटिंग (कई शीटों सहित!) में अपलोड करने का अवसर है, और सिस्टम स्वयं दस्तावेजों को पहचान लेगा और वे कार्यक्रम में दिखाई देंगे। दुर्भाग्य से, इस ऑनलाइन सेवा का कोई एनालॉग नहीं है, इसलिए हमें रूस में एकवचन में ऑनलाइन लेखांकन के बारे में बात करनी होगी। हां, यह आपको कई कागजी प्रक्रियाओं से छुटकारा पाने की अनुमति देता है, लेकिन यह ऑनलाइन सेवा पूरी तरह से और पूरी तरह से सभी के लिए उपयुक्त नहीं है, कोई इसे केवल आंशिक रूप से उपयोग करता है, कोई बस स्विच करना शुरू कर रहा है, लेकिन टैक्स ऑडिट और अन्य स्थितियों के दौरान अक्सर ऐसा होता है कि दस्तावेज़ों को प्रिंट करना आसान है, फिर आपको दस्तावेज़ों को स्टेपल करना होगा और उन्हें भेजना होगा। यदि ऐसी स्थितियों ने आपको प्रभावित किया है, तो इस लेख से आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि दस्तावेज़ों को चरण दर चरण कैसे सिलना है।

दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें और इसकी आवश्यकता किसे है

सबसे पहले, आवश्यकता विधायी स्तर पर बताई गई है। दस्तावेजों को स्टेपल कैसे करें और क्यों, विशेष रूप से, रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक GOST R 7.0.8-2013 द्वारा, रूस की संघीय कर सेवा दिनांक 07.11.18 नंबर ММВ-7-2 / के आदेश द्वारा विनियमित किया जाता है। [ईमेल संरक्षित]आदि। दूसरे, यह संगठन के लिए ही आवश्यक है, ताकि बाद में कथित रूप से अपूर्ण रूप से जमा किए गए दस्तावेजों के बारे में कोई अप्रिय स्थिति न हो। मुख्य नियम: यदि किसी कंपनी को प्राधिकरण को एक से अधिक शीट देने की आवश्यकता है, तो कागजात को स्टेपल करना अनिवार्य है!

अब आपको यह पता लगाने की जरूरत है कि दस्तावेजों को सही तरीके से कैसे सिलाई जाए? कई चरम पर जाते हैं: तीन या अधिक छेद बनाना सुनिश्चित करें, केवल नायलॉन धागे का उपयोग करें, बन्धन कागज पर पाठ केवल ब्लॉक अक्षरों में ... वास्तव में, ज्यादातर मामलों में पंचर, धागे आदि के लिए कोई स्पष्ट राज्य आवश्यकता नहीं है। . लेकिन विभागीय आवश्यकताएं हैं, कॉर्पोरेट नियम हैं ... फ्लैशिंग दस्तावेजों का मुख्य कार्य उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना, उन्हें परिवर्तनों से बचाना है, ताकि वांछित शीट गायब न हो या तीसरे पक्ष द्वारा प्रतिस्थापित न हो। वास्तव में क्या मायने रखती है:

1. दस्तावेजों के सिले हुए ढेर को हाशिये में क्रमांकित किया जाना चाहिए।
2. स्टैक के पीछे एक स्टिकर होना चाहिए जो शीट को हटाने से रोकता है। ऐसा करने के लिए, इसे गोंद के साथ तय किया जाता है और उस पर संगठन की मुहर लगाई जाती है, आंशिक रूप से स्टिकर पर जा रही है, आंशिक रूप से उस शीट पर जिस पर यह संलग्न है।
3. स्टिकर पर निम्नलिखित लिखा है: “सिले हुए, क्रमांकित<количество листов цифрами>(शब्दों में चादरों की संख्या), सज्जित, सील। एक हस्ताक्षर और एक प्रतिलेख भी रखा जाता है, आमतौर पर मुखिया या दस्तावेज तैयार करने वाले व्यक्ति।

दस्तावेज़ों को फ्लैश करने के तरीके

पहला, सबसे आम विकल्प है कि ढेर को एक मोटी सुई या आवारा से छेदें और इसे धागे से सीवे। या होल पंच से छेद करें। वैसे, यह विकल्प बेहतर है। यदि दस्तावेजों का एक पैकेज एक बांधने की मशीन में रखा जाता है, तो एक अप्रिय स्थिति संभव है: एक छेद पंच "सील को तोड़ सकता है", बस उस धागे को तोड़ दें जो कागज को एक साथ रखता है।

परंपरा के अनुसार, धागे को छेद के माध्यम से कई बार थ्रेड करें और इसे एक गाँठ में बांधें। स्टिकर के नीचे से चिपके हुए धागे के सिरों को छोड़ दें।

यदि सिले और प्रमाणित दस्तावेज जमा करना आवश्यक है, तो हम "सही प्रति" हाथ से या एक मोहर के साथ डालते हैं, दस्तावेजों को प्रमाणित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और प्रतिलेख, उसकी स्थिति और पैकेज के गठन की तारीख।

दस्तावेजों को स्टेपल करने का एक अन्य विकल्प - "आलसी के लिए पता है", वैसे, कर कार्यालय द्वारा जासूसी की गई थी: बस इसे स्टेपल करें, और पेपर क्लिप के ऊपर, हमेशा की तरह, एक स्टिकर संलग्न करें और एक लगाएं नाकाबंदी करना।

आमतौर पर, दस्तावेजों को शीट के किनारे से बीच में स्टेपल किया जाना चाहिए, लेकिन ऊपरी बाएं कोने के माध्यम से चादरें सिलाई करने के लिए मना नहीं किया जाता है। बड़ी मात्रा में विशेष उपकरणों का उपयोग किया जाता है - बांधने की मशीन।

दस्तावेज़ों को स्टेपल करने के लिए कितने छेद बनाने हैं?

यह लगभग कभी विनियमित नहीं है, साथ ही धागे की सामग्री, आवश्यकता केवल ताकत के लिए है, ठीक है, ताकि यह मौजूद हो। सबसे आसान विकल्प दो छेद बनाना है, बेशक यह न्यूनतम राशि है जब आपको दस्तावेजों को स्टेपल करने की आवश्यकता होती है, बड़ी संख्या बनाना आमतौर पर मुश्किल नहीं होता है। हालाँकि, दस्तावेज़ों की सिलाई के लिए छेद बनाना एक बात है, लेकिन एक धागे से दस्तावेज़ों को सिलना दूसरी बात है। इसलिए, हमें दो वीडियो चाहिए, सबसे सरल (लेकिन सुंदर) सिलाई के लिए और सबसे जटिल के लिए।

2 छेद वाले दस्तावेज़ों को कैसे फ्लैश करें (छेद, वास्तव में)

दस्तावेजों को स्टेपल और प्रमाणित कैसे करें - वित्त मंत्रालय की राय

अक्सर, सवाल "दस्तावेजों को कैसे सिलाई जाए" उन लोगों द्वारा पूछा जाता है जिन्हें प्राथमिक दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियां जमा करने के लिए कर कार्यालय से आवश्यकता प्राप्त होती है। यह स्पष्ट नहीं है कि इस मामले में पैकेज कैसे किया जाए। क्या प्रत्येक शीट को अलग से प्रमाणित करना आवश्यक है, या केवल बाइंडर की अंतिम शीट पर "सही कॉपी" डालना आवश्यक है। वित्त मंत्रालय अक्सर "गवाही" बदलता है, उदाहरण के लिए, वित्त मंत्रालय का एक पत्र दिनांक 08/07/14 नंबर 03-02-РЗ / 39142 इस मामले के लिए जारी किया गया था। यह कहता है कि आप अंतिम शीट पर एक निशान छोड़कर पूरे फर्मवेयर को आश्वस्त कर सकते हैं। लेकिन निम्नलिखित शर्तों के अधीन:

1. दस्तावेज़ में सभी हस्ताक्षर और मुहर पठनीय होने चाहिए।
2. फर्मवेयर की अखंडता का उल्लंघन किए बिना पैक से किसी भी शीट की फोटोकॉपी की जा सकती है।
3. फर्मवेयर मजबूत होना चाहिए।
4. पैक में चादरों को क्रमांकित किया जाता है और उनकी संख्या स्टिकर पर संख्याओं और शब्दों द्वारा इंगित की जाती है।
5. दस्तावेजों को हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।

हालाँकि, कुछ महीने बाद, विभाग ने अन्य स्पष्टीकरणों के साथ 29 अक्टूबर, 2014 नंबर 03-02-07 / 1/54849 को एक पत्र जारी किया: टैक्स कोड दस्तावेजों की प्रतियों के कर प्राधिकरण को प्रस्तुत करने के लिए प्रदान नहीं करता है। एक बांधने की मशीन में, अंतिम दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे प्रमाणित। दरअसल, हर कोई नियम जानता है "क्या अनुमति नहीं है, यह संभव है", इस मामले में, वित्त मंत्रालय नियम का पालन करता है "जो टैक्स कोड में नहीं लिखा गया है, वह हमारे द्वारा लिखा जाएगा।" यही है, जब तक यह वर्तनी नहीं थी, तब तक "इसे सोचना" संभव था, लेकिन संबंधित पत्र के जारी होने के साथ, एक नया नियम पहले से ही प्रकट होता है। वित्त मंत्रालय में तर्क इस प्रकार हैं: मॉस्को जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का निर्णय 5 नवंबर, 2009 नंबर केए-ए 41 / 11390-09 को अपनाया गया था, जिसमें कहा गया है कि "प्रतिलिपि द्वारा प्रमाणित प्रतियां" सत्यापित व्यक्ति", रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 93 के अनुच्छेद 2 में निर्दिष्ट, यह समझा जाना चाहिए कि संगठन के अधिकारी दस्तावेजों की प्रतियों को उन पर आवश्यक विवरण डालकर प्रमाणित करते हैं जो उन्हें कानूनी बल देते हैं। यानी, आपके द्वारा कर कार्यालय में जमा की जाने वाली प्रत्येक शीट को अलग से प्रमाणित किया जाना चाहिए। हालांकि, जैसा कि लेख में पहले ही उल्लेख किया गया है, उस विभाग के निर्देशों का पालन करना आवश्यक है जहां आप दस्तावेजों को सौंपने / सिलाई करने जा रहे हैं, वैसे, यह निर्दिष्ट GOST में भी उल्लेख किया गया है। हाँ, हाँ, हम उस समय तक जी रहे हैं जब GOST में ही राज्य नियमों की परिवर्तनशीलता और उन्हें सालाना जाँचने की आवश्यकता को इंगित करता है!

नमस्ते! आज हम आपको बताएंगे कि दस्तावेजों को सही तरीके से और बिना किसी समस्या के कैसे दर्ज किया जाए। किसी भी उद्यम या उसके संरचनात्मक उपखंड, चाहे वह किसी भी आकार का हो, कम से कम एक बार दस्तावेज दाखिल करने जैसी आवश्यकता का सामना करना पड़ा।
यह आवश्यकता तब उत्पन्न होती है जब दस्तावेज़ संग्रह के लिए या विभिन्न कानूनी प्रक्रियाओं के लिए तैयार किए जा रहे हों। दस्तावेज़ दाखिल करने के कई तरीके हैं, जिन पर हम इस लेख में विचार करेंगे।

उद्यम में दस्तावेज दाखिल करना

किसी भी उद्यम में, वर्ष के दौरान दस्तावेजों की एक अलग मात्रा उत्पन्न होती है, जिनमें से कुछ, भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद, संग्रह में स्थानांतरित की जानी चाहिए। इस श्रेणी में ऐसे दस्तावेज़ शामिल हैं जिन्हें पहले ही निष्पादित किया जा चुका है, या सीधे संगठन के कर्मचारियों से संबंधित कागजात शामिल हैं। स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, कार्यालय के काम में उनके संचलन के पूरा होने के एक वर्ष बीत जाने के बाद दस्तावेज़ संग्रह में जमा किए जाने के अधीन हैं।

जिम्मेदारियों, जिसमें दस्तावेजों की तैयारी और संग्रह को सीधे जमा करना शामिल है, को उद्यम के कर्मचारियों को सौंपा जा सकता है, जो दस्तावेज़ प्रवाह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति हैं। कुछ मामलों में, ऐसे कर्तव्यों को सचिव, लेखाकार या किसी अन्य जिम्मेदार व्यक्ति को सौंपा जा सकता है। वर्णित किसी भी विकल्प में, इस तरह के दायित्व को आदेश द्वारा सुरक्षित किया जाना चाहिए।

इसके अलावा, एक अलग डिवीजन के सचिवालय को संग्रह के लिए दस्तावेज तैयार करने में शामिल किया जा सकता है। किसी भी मामले में, दस्तावेज़ीकरण का हस्तांतरण उनके अंतिम और पूर्ण निष्पादन के बाद ही किया जा सकता है, और कुछ नहीं।

दस्तावेज़ दाखिल करने के चरण

इस प्रक्रिया में विभाजित किया जा सकता है कई चरण:
दस्तावेजों के प्रासंगिक समूहों में इसके वितरण की शुद्धता के लिए दस्तावेज को अनिवार्य जांच से गुजरना होगा;
दस्तावेजों को सही ढंग से दाखिल करना शुरू करना आवश्यक है;
दस्तावेजों की पृष्ठ संख्या की जाँच करना;
एक उपयुक्त तरीके से एक साथ प्रकृति का एक शिलालेख जारी करना आवश्यक है;
सभी दस्तावेजों की आंतरिक सूची बनाना सुनिश्चित करें;
बाइंडिंग पर दर्शाए गए विवरण में सुधार (यदि आवश्यक हो)। यहां हम इस तथ्य के बारे में बात कर रहे हैं कि, शायद, उद्यम के नाम, उसके पंजीकरण सूचकांक, समय सीमा या उपशीर्षक में परिवर्तन हुए थे। इन सभी मामलों में, परिवर्तन बाध्यकारी पर दर्ज किए जाने चाहिए;
संसाधित किए जा रहे दस्तावेजों की एक सूची का संचालन करना।

यदि इसके भंडारण की अवधि दस वर्ष से अधिक न हो तो दस्तावेजों को आंशिक रूप से फाइल करना संभव लगता है।

इसके अलावा, इसकी अनुमति है:
दस्तावेज़ीकरण व्यवस्थित न करें;
सभी दस्तावेज़ों को नंबर न दें;
प्रमाणन शिलालेख का उपयोग करने से इनकार;
दस्तावेज़ों को फ्लैश करने से इनकार करें।

दस्तावेज दाखिल करने के संचालन का विधायी विनियमन

दस्तावेज़ प्रबंधन और संबंधित कार्यालय कार्य बहुत जटिल प्रक्रियाएं हैं। अक्सर ऐसी स्थितियां होती हैं जब संग्रह में पहले से तैयार और जमा किए गए दस्तावेज़ गलत निष्पादन के कारण वापस किए जा सकते हैं। यह एक स्वाभाविक प्रश्न की ओर ले जाता है: दस्तावेजों को सही तरीके से कैसे दर्ज किया जाए? यह ऑपरेशन कार्यालय के काम के क्षेत्र में पद्धति संबंधी सिफारिशों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इन सिफारिशों को कानूनी रूप से संघीय अभिलेखागार के आदेश द्वारा तय किया गया है, जो 23 दिसंबर, 2009 को लागू हुआ था।

यह विधायी अधिनियम है जो दस्तावेजों को दाखिल करने की प्रक्रिया पर सिफारिशों को तय करता है। गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेजों की वापसी और भंडारण के लिए संग्रह को स्वीकार करने से इनकार करने से बचने के लिए उनका पालन किया जाना चाहिए।

प्रत्येक संगठन का आंतरिक संग्रह एक निश्चित अवधि के लिए दस्तावेजों को संग्रहीत कर सकता है, जिसके बाद दस्तावेज़ को भंडारण के लिए राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित किया जाना चाहिए, या यदि कानून इसकी अनुमति देता है, तो इसका निपटान किया जाना चाहिए।

अभिलेखीय अवधारण अवधि

कानून उस अवधि को सख्ती से नियंत्रित करता है जिसके दौरान दस्तावेजों को संग्रहीत किया जाना चाहिए। ये शर्तें सीधे दस्तावेज़ीकरण के प्रकार पर निर्भर करती हैं:
75 साल की व्यावसायिक किताबें, नोटरी रिकॉर्ड, कर्मियों से संबंधित दस्तावेज संग्रहीत किए जाने चाहिए;
75 साल वे निजीकरण प्रक्रिया से संबंधित सभी दस्तावेज रखते हैं (एक निजी व्यक्ति के स्वामित्व में राज्य आवास निधि की वस्तुओं का हस्तांतरण);
आविष्कारों के लिए पेटेंट दस्तावेज़ीकरण 20 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है;
पूंजी निर्माण से संबंधित दस्तावेज 20 साल के लिए रखे गए हैं;
डिजाइन गतिविधियों के कार्यान्वयन से संबंधित दस्तावेज 20 वर्षों के लिए संग्रहीत हैं;
विभिन्न प्रकार के वैज्ञानिक कार्यों और अनुसंधानों के भंडारण में 15 वर्ष रखे जाने चाहिए;
एक संगठन के सभी अभिलेखीय दस्तावेज जिनकी गतिविधियाँ कृषि से संबंधित हैं, 5 वर्षों के लिए संग्रहीत की जाती हैं;
फिल्म और फोटोग्राफी गतिविधियों से संबंधित विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ीकरण का 5 साल का भंडारण;
3 साल - फोटो और वीडियो प्रलेखन।

किसी उद्यम के परिसमापन या पुनर्गठन की स्थिति में, सभी दस्तावेज जिनमें भंडारण अवधि नहीं होती है, उन्हें भंडारण के लिए राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। उद्यम के कर्मियों से संबंधित दस्तावेज भी हस्तांतरण के अधीन हैं।

यदि संगठन गैर-राज्य है, तो इस मामले में कानून संबंधों के एक विशेष विनियमन का प्रावधान करता है। अधिक विशेष रूप से, निम्नलिखित सिद्धांत लागू होता है: कानून को संघीय अभिलेखीय सेवा के साथ एक समझौते के निष्कर्ष की आवश्यकता होती है, लेकिन यदि ऐसा समझौता देर से (किसी भी कारण से) संपन्न होता है, तो संग्रह केवल दस्तावेजों के पैकेज को स्वीकार करने के लिए बाध्य है जो कि है सीधे कर्मचारी संगठनों से संबंधित है। लेकिन शेष दस्तावेजों के भाग्य और उनके भंडारण के बाद के स्थान को उद्यम के परिसमापन के लिए आयोग के अध्यक्ष द्वारा तय किया जाना चाहिए।

फ्लैश किए जाने वाले दस्तावेज़ :
कानून के अनुसार, सभी दस्तावेज, जिसमें दो या दो से अधिक पृष्ठ होते हैं, फर्मवेयर के अधीन होते हैं। यह नियम वैधानिक प्रकृति के दस्तावेजों पर भी लागू होता है। यह महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ जो संग्रह में भंडारण के लिए स्थानांतरण के अधीन नहीं हैं, ज़ाहिर है, फ्लैश नहीं किया जा सकता है।

आपको दस्तावेज़ों को फ्लैश करने की आवश्यकता क्यों पड़ सकती है

दस्तावेज़ीकरण को फ्लैश करने की आवश्यकता को प्रभावित करने वाला मुख्य कारक यह है कि इस तरह से वे दस्तावेजों को संभावित निकासी या इसकी व्यक्तिगत शीट के प्रतिस्थापन से बचाने की कोशिश करते हैं। यही कारण है कि दस्तावेज़ थ्रेड्स और उनकी संख्या का उपयोग करके फर्मवेयर के अधीन हैं। इसके बाद दस्तावेजों को सील कर दिया जाता है।

फ्लैश किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची में लेखांकन और कार्मिक प्रकृति के दस्तावेज, साथ ही संगठन के मुनाफे के लिए लेखांकन पुस्तकें, और अन्य विशेष रूप से महत्वपूर्ण समझौते शामिल हैं।

फ्लैश किए जाने वाले दस्तावेजों की एक अतिरिक्त सूची में प्रतियां और अनुवाद शामिल हो सकते हैं जिन्हें नोटरीकृत किया गया है।
इस तरह से प्रारूपित किए गए दस्तावेज़ों को स्टोर करना बहुत आसान होता है और वे बहुत कम जगह लेते हैं। इसके अलावा, थ्रेड बाइंडिंग और बाद में सीलिंग आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देती है कि दस्तावेज़ीकरण का समग्र स्वरूप है। फिलहाल, कानून को पूरा करने वाले वैकल्पिक तरीकों का आविष्कार नहीं किया गया है।

दस्तावेज़ कैसे दर्ज करें और उन्हें संग्रह में कैसे जमा करें

संग्रहीत किए जाने वाले सभी आवश्यक दस्तावेजों के पूर्ण निष्पादन के बाद, अंतिम चरण फाइलिंग है। दस्तावेज़ दाखिल करना शुरू करने के लिए, यह माना जाता है कि सभी धातु की वस्तुएं, जैसे पिन, पेपर क्लिप और स्टेपल, पूरी तरह से हटा दी जाती हैं। उसके बाद, दस्तावेजों को बाइंडर से हटा दिया जाता है।

यदि दस्तावेज़ पहले से ही ठीक से भरे हुए हैं, तो उनके साथ एक खाली शीट जोड़ दी जाती है, जिस पर एक साथ वाला शिलालेख तैयार किया जाता है। इसके अलावा, दस्तावेजों के ढेर की शुरुआत में, आप शीट भी जोड़ सकते हैं जिनका उपयोग आंतरिक सूची तैयार करने के लिए किया जाएगा। एक विकल्प विशेष रूप से तैयार किए गए इन्वेंट्री फॉर्म हो सकते हैं।

एक फोल्डर में कितनी शीट फाइल की जा सकती हैं

कानून अधिकतम संख्या में चादरें स्थापित करता है जिन्हें एक साथ स्टेपल किया जा सकता है और फिर एक मामला बनता है। इस प्रकार, मामलों को इस तरह से पूरा किया जाना चाहिए कि पृष्ठों की कुल संख्या 250 टुकड़ों से अधिक न हो। यह संभावना है कि वर्ष के दौरान उद्यम ने बड़ी संख्या में कागजात एकत्र किए हैं जिन्हें संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस मामले में, उन्हें अलग-अलग खंडों में विभाजित किया जाता है जिसमें 250 शीट तक होते हैं। मानक प्रक्रिया में, फर्मवेयर हार्ड कवर का उपयोग करके किया जाता है।

इस घटना में कि चादरों का एक अलग प्रारूप है, तो इस तरह की मात्रा के फर्मवेयर को चार पंचर बिंदुओं का उपयोग करके किया जाना चाहिए। यह आपको विभिन्न आकारों की चादरों को एक साथ सबसे सुरक्षित रूप से जकड़ने की अनुमति देता है।

लंबे समय तक शेल्फ जीवन वाले दस्तावेज़ों को फ्लैश करते समय, इसे कवर के साथ शीट्स को फ्लैश करने की अनुमति दी जाती है, यानी, के माध्यम से और उसके माध्यम से।

दस्तावेज़ीकरण के मामले में जिसमें मानक प्रतिधारण अवधि होती है, सिलाई निम्नानुसार की जाती है: सिलाई उस शीट से शुरू होती है जो बाध्यकारी के बाद होती है। उसके बाद, पहली शीट के ऊपर एक कार्डबोर्ड की पट्टी बिछाई जाती है, जिसके बाद पूरी चीज को सिला जाता है। धागों को घिसने से बचाने के लिए कार्डबोर्ड स्पेसर का उपयोग किया जाता है।

यह याद रखने योग्य है कि प्रलेखन हमेशा के लिए संग्रहीत किया जा सकता है, इसलिए आपको फर्मवेयर की सीमाओं को नियंत्रित करना चाहिए। यही है, धागे पाठ पर नहीं होने चाहिए, और यह फर्मवेयर प्रक्रिया के बाद भी आसानी से सुपाठ्य होना चाहिए।

इसे सीधे बाइंडर में दस्तावेजों को स्टोर करने की अनुमति है। लेकिन केवल तभी जब इस दस्तावेज के भंडारण की अवधि 10 वर्ष से अधिक न हो।
कुछ उद्यमों में, एक विशेष मशीन का उपयोग किया जाता है - एक ब्रोशर। हालांकि, दस्तावेजों को स्टेपल करने की यह विधि केवल आंतरिक भंडारण के लिए स्वीकार्य है और अभिलेखीय बाइंडर के लिए अस्वीकार्य है।

दस्तावेजों की तैयारी में अगला कदम उनकी संख्या है। प्रलेखन के साथ काम करते समय सुविधा के लिए नंबरिंग की जाती है। एक काली पेंसिल या एक विशेष नंबरिंग मशीन के साथ निर्मित। पृष्ठ संख्याएँ दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ कोने में केवल सामने की ओर रखी जाती हैं। नंबरिंग करते समय, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि पेज नंबर मुख्य टेक्स्ट को ओवरलैप नहीं करना चाहिए, और रंगीन पेंसिल या स्याही का उपयोग करके नंबर देना मना है।

दस्तावेज़ों को सिलाई करना आसान बनाने के लिए, आप अभिलेखीय फ़ोल्डर, एक ड्रिलिंग मशीन, साथ ही एक बाइंडर का उपयोग कर सकते हैं।

बैंक नकद लेनदेन से संबंधित दस्तावेजों को चमकाने के लिए एक अलग मानक मान्य है। इस मामले में, पहले से स्टेपल किए गए दस्तावेज़ फ़ोल्डर की मोटाई 10 सेंटीमीटर तक हो सकती है।

फर्मवेयर दस्तावेजों के लिए प्रारंभिक कार्य

सिलाई शुरू करने से पहले, आपको कागजों के पूरे ढेर को संरेखित करना होगा। यदि कागज अलग-अलग आकार के हैं, तो उन्हें इस तरह से रखा जाना चाहिए कि पंचर करना सुविधाजनक हो।

बिछाने के बाद, एक विशेष मशीन या एक पारंपरिक ड्रिल का उपयोग करके पंचर, या ड्रिल छेद बनाना आवश्यक है, ताकि बाद में दस्तावेजों को दर्ज करना आसान हो। छेदों की संख्या 2 से 5 तक हो सकती है। कुछ विशेष मशीनें भी तुरंत तैयार किए गए छिद्रों में धागे को पिरो सकती हैं। यदि ड्रिलिंग एक पारंपरिक ड्रिल के साथ होती है, तो इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए कि छेद हिलें नहीं।

हाथ से धागों से सिलाई

धागे के साथ दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से सिलाई करते समय, आपको एक सुई और धागे की आवश्यकता होगी। फर्मवेयर दो छेदों के माध्यम से किया जाता है। फ्लैश करने के बाद, धागे के सिरों को बांधा जाना चाहिए, और दस्तावेज़ के पीछे की तरफ, और फिर गठित गाँठ पर कागज की एक छोटी सी पट्टी को गोंद दें।

उसके बाद, एक प्रमाणन शिलालेख तैयार करना आवश्यक है जिसमें दायर की गई शीटों की संख्या और फ़ाइल को प्रमाणित करने वाले के बारे में जानकारी हो। यह प्रक्रिया इस तरह से की जाती है कि प्रिंट और शिलालेख कागज की चिपकी हुई पट्टी की सीमाओं से बाहर निकल जाते हैं।

फिर पेज अनिवार्य नंबरिंग के अधीन हैं। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से दर्ज करना इतना मुश्किल नहीं है, हालांकि, यदि 5 से अधिक शीट स्टेपल हैं, तो उन्हें सुई से छेदना पहले से ही काफी समस्याग्रस्त है। इस मामले में, एक छेद पंच के उपयोग की अनुमति है।

एक छेद पंच के साथ लेस-अप

जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, एक साथ 5 से अधिक चादरें छेदना समस्याग्रस्त है, इसलिए आप छेद वाले पंच या बिजली के घूंसे का उपयोग कर सकते हैं। ऐसे फर्मवेयर के साथ, आपको निम्न कार्य करने की आवश्यकता है: सिले जाने वाले दस्तावेज़ों के क्षेत्र में 4 छेद रखें, यह सुनिश्चित करते हुए कि पाठ पठनीय रहता है, फिर लेसिंग।

नोटरी द्वारा प्रमाणित दस्तावेज़, अनुबंध, कैश बुक, बैंक-प्रकार के दस्तावेज़, साथ ही पंजीकरण जर्नल और व्यक्तिगत फ़ाइलें लेसिंग के अधीन हैं।

दस्तावेज दाखिल करते समय साथ में शिलालेख

दस्तावेजों को बांधने और क्रमांकित करने की प्रक्रिया पूरी होने पर, एक प्रमाणन शिलालेख तैयार करना आवश्यक है। एक नियम के रूप में, प्रमाणन शिलालेख में आवश्यक रूप से सिले हुए पृष्ठों की संख्या और फर्मवेयर में शामिल दस्तावेजों की विशेषताओं के बारे में जानकारी होती है, और फिर मामले के पीछे संलग्न होती है।

प्रमाणन नोट पर संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर होने चाहिए।

साथ ही, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संलग्न शिलालेख में जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख होना चाहिए। फिर इसे मामले से भी चिपकाया जाता है, फर्मवेयर थ्रेड्स की गाँठ को ठीक किया जाता है और एक सील छाप के साथ प्रमाणित किया जाता है, जिसे स्टिकर और केस शीट की सीमा पर रखा जाता है।

हम आशा करते हैं कि आपने उद्यम में दस्तावेज़ दाखिल करने का तरीका सही ढंग से समझा होगा।

धागे के साथ दस्तावेजों को कैसे सिलाई करें?

फर्मवेयर की समस्या मुख्य रूप से उस कर्मचारी के हित में है जिसके कार्य विवरण में यह कर्तव्य निर्धारित है। अक्सर, इस "शिल्प" का बोझ कार्मिक अधिकारियों और लेखाकारों के नाजुक कंधों पर पड़ता है। अपने कौशल को निखारना बहुत महत्वपूर्ण है: गलत तरीके से बनाया गया फर्मवेयर स्वयं विभिन्न समस्याओं का स्रोत हो सकता है यदि दस्तावेज़ीकरण से कोई महत्वपूर्ण शीट गायब हो जाती है।

तो, एक धागे के साथ दस्तावेजों को ठीक से कैसे सिलाई करें (चरण दर चरण) और इसके लिए क्या है?

मूल रूप से, कार्यालय के काम में, कर्मियों और लेखा दस्तावेजों को फ्लैश किया जाता है, जिन्हें दस साल से अधिक समय तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। जुलाई 2013 से, संघीय कर सेवा के घटक दस्तावेजों और आवेदनों को पंजीकरण के लिए जमा करने की अनुमति दी गई है और सिले नहीं गए हैं।

एक धागे के साथ दस्तावेजों को ठीक से कैसे सिलाई करें: फोटो स्टेप बाय स्टेप

चरण 1. उपकरण

• सुनिश्चित करें कि परिणामी स्टैक 250 शीट से अधिक नहीं है, और इसकी मोटाई चार सेंटीमीटर से कम है।
• संलग्न शिलालेख के लिए ब्लॉक में एक खाली शीट जोड़ें। शुरुआत में, आप अतिरिक्त रूप से आंतरिक इन्वेंट्री के लिए शीट संलग्न कर सकते हैं।
• अभिलेखीय पुस्तक पैरामीटर - अधिकतम 32 x 23 सेमी।

चरण 2. नंबरिंग

एक विशेष अंश या एक काली पेंसिल का प्रयोग करें। पेज नंबर डालें। उनका स्थान सामने की ओर के ऊपरी दाएं कोने में है। संख्याएँ मुख्य पाठ के साथ ओवरलैप नहीं होनी चाहिए। क्रमांकित होने पर विवरण को पृष्ठ के रूप में नहीं गिना जाता है।

यदि बंडल में एक शीट है जो प्रारूप में शामिल नहीं है, तो इसे एक किनारे पर बांधा जा सकता है और मोड़ा जा सकता है, और एक शीट के रूप में गिना जा सकता है। लेकिन अगर मुड़ी हुई चादर को बीच में घेरा जाता है, तो उसे दो चादरों के रूप में गिना जाना चाहिए। चित्रों को शीट के पीछे की ओर क्रमांकित किया गया है।

चरण 6 फर्मवेयर

लंबे शेल्फ जीवन वाले दस्तावेज़ों को कार्डबोर्ड कवर के साथ सिला जा सकता है। हालांकि, आम तौर पर स्वीकृत प्रक्रिया बाध्यकारी के बाद शीट से बाध्यकारी शुरू करना है।

पहली शीट पर कार्डबोर्ड की पट्टी बिछाएं। यह धागे को जल्दी खराब होने से रोकेगा।

दस्तावेजों को दो बार सिला जाता है।

तीन पंचर के साथ:लगभग 7 सेमी धागे को छोड़कर, मध्य पंचर से, पीछे से कागज को सिलाई करना शुरू करें।

सामने की तरफ से, धागे को ऊपरी छेद में डालें।

सुई पीछे थी; इसे नीचे पंचर पर भेजें।

साथ ही कम से कम सात सेंटीमीटर धागा छोड़ दें। धागे के इस शेष को पिछले शेष के साथ जोड़ दें और एक गाँठ बाँध लें।

चार छेद:ऊपर से दूसरे पंचर से सिलाई शुरू करें। फिर सुई को ऊपर के छेद में डालें और फिर ऊपर से दूसरे छेद में वापस डालें।

फिर सुई तीसरे छेद में गिरनी चाहिए और आगे, पीछे से - चौथे में। अंत में, सुई को सामने से तीसरे पंचर में डालें।

गांठ बांधने के बाद 5-6 सेमी मुक्त धागा रह जाना चाहिए।

चरण 7. सीलिंग और प्रमाणन

टिशू पेपर के एक टुकड़े को गोंद दें ताकि गाँठ और कुछ लटके हुए धागे दोनों ढक जाएँ। इन उद्देश्यों के लिए मोटे कागज का उपयोग नहीं किया जा सकता है: गाँठ स्पष्ट रूप से दिखाई देनी चाहिए।