Seseorang yang tidak pernah memikirkan seberapa efisien dia menggunakan waktunya, pada akhirnya, dihadapkan pada situasi di mana serangkaian tugas yang tak ada habisnya, yang masing-masing penting dengan caranya sendiri, tidak lagi dapat dipadatkan tidak hanya menjadi jam kerja. , tetapi juga dalam 24 jam yang menghitung hari. Tetapi hari berikutnya penuh dengan hal-hal baru, sama mendesaknya, dan orang itu mulai memahami bahwa situasinya tidak ada harapan.

Banyak waktu sering dihabiskan untuk pekerjaan yang umumnya tidak berguna.

Mungkin setiap orang setidaknya sekali dalam hidup mereka menghadapi situasi yang sama. Di ambang tekanan waktu, menyadari bahwa kita tidak punya waktu untuk apa pun, dan dari sini kehilangan kemampuan untuk bernalar secara masuk akal, kita siap untuk mengambil semuanya sekaligus, meskipun intuisi memberi tahu kita bahwa ini tidak akan membantu. Hal terbaik untuk dilakukan dalam situasi seperti itu adalah dengan tenang dan hanya duduk selama 15-20 menit tanpa melakukan apa pun. Dan setelah itu, terima kenyataan bahwa Anda masih tidak punya waktu untuk melakukan sesuatu hari ini, dan soroti sendiri hal-hal yang masih bisa dilakukan di waktu yang tersisa.

Kelompok kasus

Daftar tugas yang harus diselesaikan dalam sehari tidak hanya mencakup pertemuan bisnis, pekerjaan dengan dokumentasi, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan tugas profesional seorang manajer. Bahkan jika Anda seorang gila kerja yang putus asa dan mengabdikan diri tanpa henti untuk perusahaan Anda, Anda, seperti orang lain, harus makan, tidur, dan istirahat pada waktu tertentu. Ini adalah kegiatan berulang kebiasaan yang tidak dapat dihindari dan, tentu saja, membutuhkan waktu.

Selain rutinitas sehari-hari yang menopang kehidupan dan menurut definisi dapat diprediksi, hampir tidak ada hari berlalu tanpa sesuatu yang tidak terduga dan sangat sering terjadi mendesak.

Kelompok kegiatan lain yang dapat dibedakan dengan menyusun hari Anda adalah kegiatan yang direncanakan. Blok ini mencakup bagian penting dari apa yang perlu dilakukan di tempat kerja, serta beberapa hal sepele rumah tangga, juga dapat sangat berguna untuk mendistribusikan terlebih dahulu berdasarkan waktu dan tingkat kepentingan.

Untuk mendistribusikan dengan benar semua jenis kegiatan yang disebutkan selama hari Anda, Anda harus terlebih dahulu memutuskan sendiri mana yang terbesar dan mana yang paling tidak penting, yaitu, perlu diprioritaskan.

Kemungkinan kasus mendesak juga harus diperhitungkan oleh mereka yang ingin menggunakan waktu secara rasional.

Perlu dicatat bahwa dalam organisasi di mana perhatian yang cukup diberikan pada motivasi dan pertumbuhan profesional tergantung pada kontribusi nyata karyawan terhadap keberhasilan perusahaan secara keseluruhan, tujuan pribadi dan perusahaan biasanya saling berhubungan dan satu dicapai dengan mengorbankan yang lain.

PENGATURAN PRIORITAS

Prioritas fenomena ini atau itu untuk setiap orang tertentu terutama tergantung pada tujuan hidup apa yang ditetapkan orang ini untuk dirinya sendiri. Tetapi jika dia menempati posisi kepemimpinan di organisasi mana pun, maka dia harus menghubungkan tujuan pribadinya dengan tujuan perusahaan dan, berdasarkan ini, membuat daftar prioritas yang menjadi fokusnya.

Jika tujuan pribadi Anda mencakup kesejahteraan materi dan pertumbuhan karier, maka cara paling pasti untuk mencapainya adalah melakukan segala upaya untuk mencapai tujuan organisasi tempat Anda bekerja secara efektif. Dan untuk ini, Anda perlu belajar menentukan apa yang Anda butuhkan untuk menghabiskan waktu di tempat pertama.

Daftar area di mana seorang manajer dapat menetapkan prioritas cukup luas. Tetapi karena bidang utama pekerjaan seorang pemimpin adalah bekerja dengan orang-orang dan bekerja dengan informasi, justru pada merekalah yang perlu Anda perhatikan terlebih dahulu.

Kontak pribadi

Ketika menetapkan prioritas di bidang kontak pribadi dengan orang-orang, manajer harus terlebih dahulu membuat daftar orang-orang yang paling sering berkomunikasi dengannya. Memperbaiki siapa dan untuk alasan apa berpaling kepadanya (misalkan, dalam seminggu), pemimpin akan memahami dengan jelas bahwa sangat banyak kontak yang tidak berguna. Tapi dia membuang-buang waktu untuk ini!

"Pencuri Waktu"

Yang paling tidak produktif adalah kontak dengan orang-orang yang tidak hanya tidak mampu menawarkan sesuatu yang positif, tetapi juga berusaha untuk mengalihkan tanggung jawab mereka ke pundak pemimpin. Selain itu, mereka dimotivasi oleh keinginan untuk meningkatkan efisiensi. "Ivan Ivanovich, bisakah Anda menelepon Perusahaan N, mereka akan menyelesaikan masalah ini dengan Anda lebih cepat daripada dengan saya, seorang karyawan biasa." Dan sekarang Ivan Ivanovich, selain tugas langsungnya sebagai seorang pemimpin, juga memiliki tugas dari bawahannya, kepada siapa dia sekarang tampaknya berhutang budi pada sesuatu.

Ketika bekerja dengan karyawan, manajer harus dengan jelas dan tegas menjelaskan bahwa bahkan jika dia setuju untuk membantu, masalah ini tidak akan menjadi masalahnya selama satu menit.

Kelompok lawan bicara lain, kontak dengan siapa yang terbaik untuk dikecualikan, adalah orang-orang dari masa lalu.

Penting untuk mengingatkan bawahan bahwa, bekerja di organisasi, ia menerima gaji tepat untuk memecahkan masalah seperti itu, dan tidak seorang pun kecuali dia yang harus bertanggung jawab atas penyelesaian yang berhasil.

"Bayangan dari Masa Lalu"

Teman sekelas dari sekolah tempat Anda pernah belajar, teman sekelas dari institut tempat Anda lulus lama, rekan kerja dari pekerjaan Anda sebelumnya - semua ini adalah orang-orang dengan siapa Anda tidak memiliki minat yang sama untuk waktu yang lama dan sulit untuk berharap bahwa mereka akan melakukannya muncul di masa depan. Oleh karena itu, tidak peduli seberapa keras rekomendasi semacam itu, kontak dengan orang-orang seperti itu harus dihentikan sesegera mungkin. Mereka akan menarik Anda ke masa lalu, dan Anda harus memikirkan masa depan.

Dengan menganalisis daftar kontaknya, manajer tidak hanya akan dapat memperoleh informasi tentang orang-orang yang tidak boleh berkomunikasi dengannya, tetapi juga mengidentifikasi secara lebih jelas bagi dirinya sendiri orang-orang yang komunikasinya membawa manfaat yang tidak diragukan. Ini mungkin termasuk pemimpin yang lebih berpengalaman yang selalu dapat memberikan petunjuk atau mengajarkan sesuatu. Juga dapat membantu untuk berbicara dengan beberapa bawahan Anda jika mereka kreatif tentang pekerjaan mereka dan bersedia untuk memunculkan ide-ide baru. Waktu untuk kontak semacam itu harus selalu dimasukkan dalam jadwal manajer yang efektif.

Arus informasi

Menetapkan prioritas di bidang pertukaran informasi, pemimpin pertama-tama harus mendistribusikan semua arus informasi yang masuk ke dalam organisasi ke dalam tiga kelompok utama.

Kelompok pertama: informasi datang langsung ke pemimpin

Ini dapat berupa dokumen untuk ditandatangani, informasi dari klien besar reguler perusahaan, laporan dari kepala departemen fungsional tentang masalah dan pencapaian internal, pesan tentang situasi darurat yang mengancam keberadaan organisasi.

Kelompok kedua: informasi yang diterima oleh manajer setelah pra-pemrosesan

Beberapa pesan informasi kepada manajer tidak perlu dipelajari secara utuh. Misalnya, ketika memilih pemasok bahan baku tertentu, studi pendahuluan dari proposal yang tersedia dilakukan oleh spesialis dalam layanan pasokan. Mereka memilih opsi yang paling dapat diterima berdasarkan rasio harga-kualitas, dan hanya setelah itu mereka menyajikan kepada manajer daftar kecil opsi dari mana ia dapat memilih yang terakhir tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu untuk itu.

Kelompok ketiga: informasi yang tidak boleh sampai ke kepala

Ini adalah informasi terkini yang dibutuhkan karyawan departemen produksi untuk menjalankan tugas profesional mereka sehari-hari. Misalnya, untuk memastikan kualitas produk yang diproduksi, perlu untuk melakukan kontrol pada setiap tahap proses produksi, tetapi informasi tentang hasil kontrol tersebut menjadi milik manajer hanya jika ada penyimpangan yang signifikan dari norma. Jika proses berjalan normal, tidak perlu secara khusus memberi tahu manajer tentang hal ini, dan situasinya dianggap memuaskan secara default.

Setelah mendistribusikan arus informasi dan memilih informasi yang akan digunakannya sendiri, manajer juga harus membuat semacam penyortiran di sini.

Sangat sering, kepentingan relatif informasi diperkirakan oleh manajer secara intuitif. Secara tidak sadar, dia menyiratkan bahwa, setelah bekerja cukup lama di organisasi ini, dia mampu memahami kebutuhannya dan cukup mampu menentukan apa yang penting untuknya dan apa yang sekunder.

Tetapi prioritas akan ditetapkan jauh lebih akurat jika, dalam mengevaluasi pentingnya pesan, manajer menggunakan tujuan organisasi sebagai panduan. Dalam hal ini, signifikansi informasi dinilai berdasarkan skala kemungkinan dampaknya terhadap pencapaian tujuan, terlepas dari gagasan subjektif seseorang. Kriteria inilah yang memungkinkan Anda untuk mendistribusikan pesan dengan jelas dalam urutan kepentingan dan menjamin bahwa waktu manajer tidak akan terbuang percuma.

MENGGUNAKAN JADWAL DAN RENCANA

Semakin terstruktur waktu manajer, semakin efisien dihabiskan. Itulah sebabnya dianjurkan untuk menyusun jadwal hari kerja, di mana setiap kasus diberikan jangka waktu terbatas yang sangat spesifik. Tetapi jadwal seperti itu bukan satu-satunya alat yang dapat digunakan manajer untuk mengatur biaya waktunya dengan lebih jelas.

Untuk menggunakan waktu yang dialokasikan untuk pemrosesan informasi seefisien mungkin, perlu untuk membagi semua pesan yang tersedia sesuai dengan tingkat kepentingannya.

Bahkan jika manajer tampaknya memiliki gagasan yang cukup jelas tentang masalah apa yang perlu didiskusikan, ternyata ketika dia mencoba untuk menuliskannya di atas kertas, dia akan melihat serangkaian kata yang tidak jelas di depannya.

Bukan rahasia lagi bahwa sebagian besar waktu kerja manajer digunakan untuk mengadakan semua jenis rapat dan rapat. Dan di sini ada sumber daya yang sangat besar untuk menghemat waktu.

Penjadwalan rapat

Jika manajer meluangkan waktu untuk mempersiapkan sebelum rapat, ia akan dapat melihat perbedaan acara yang direncanakan sebelumnya dengan acara spontan. Oleh karena itu, sebelum mengadakan rapat, ada baiknya memperhatikan beberapa poin.

Jadwal acara

Bahkan rapat pagi yang singkat akan jauh lebih efektif jika manajer memiliki daftar masalah yang relevan saat ini yang perlu ditangani saat membahas tugas untuk hari kerja saat ini. Lebih penting lagi untuk memiliki rencana ketika mengadakan pertemuan yang lebih lama mengenai aspek-aspek strategis organisasi.

Waktu yang dihabiskan

Seringkali, ketika mengadakan pertemuan di mana diskusi dan diskusi tentang pendapat yang berbeda diharapkan, tidak mungkin untuk memprediksi dengan tepat berapa banyak waktu yang diperlukan untuk mempertimbangkan masalah tertentu. Dalam kasus seperti itu, pemimpin harus menentukan sendiri jangka waktu maksimum yang dapat dia curahkan untuk diskusi setiap masalah, dan secara ketat mematuhi aturan yang ditetapkan, jika tidak, pertemuan dapat berlarut-larut tanpa batas, dan hasilnya tidak akan tercapai.

Kejelasan bahasa

Ketika menyusun rencana atau agenda rapat, perhatian harus diberikan untuk memastikan bahwa butir-butir dalam agenda dirumuskan sespesifik mungkin. Misalnya, jika seharusnya memperhatikan diskusi tentang cara memotivasi karyawan suatu perusahaan, maka alih-alih menggeneralisasi kata-kata "mempertimbangkan cara-cara tambahan untuk merangsang tenaga kerja", daftar spesifik tentang cara-cara yang mungkin akan jauh lebih efektif. Diskusi akan berjalan lebih cepat dan efisien jika agenda ini kira-kira seperti ini: “untuk memilih cara insentif tambahan yang paling tepat dari berikut ini:

Bonus untuk pemenuhan standar produksi yang berlebihan;

Bonus triwulanan, setengah tahunan, tahunan;

Makanan gratis;

Pembayaran sebagian untuk layanan medis, dll.”

Agenda memungkinkan Anda untuk mengurangi waktu yang terbuang dan mengatur diskusi dengan lebih jelas, fokus pada hal utama dan tidak terganggu oleh detail kecil.

Menyimpulkan hasil pertemuan akan memastikan kontrol atas pelaksanaan keputusan. dan akan berfungsi sebagai jaminan tambahan atas efektivitas pertemuan.

Meringkas

Setelah rapat, perlu untuk mencatat hasilnya, keputusan yang dibuat, tugas yang diberikan, menunjukkan tenggat waktu dan orang yang bertanggung jawab.

Jadwal kerja

Merencanakan rapat, menjadwalkan hari kerja, rencana untuk minggu dan bulan memungkinkan Anda mengatur pekerjaan dalam interval kalender yang ditentukan dengan jelas. Tetapi tidak semua pekerjaan dalam organisasi dimulai pada hari pertama bulan itu dan berakhir pada tanggal tiga puluh satu. Sebagian besar siklus produksi dan proyek yang sedang dikembangkan tidak terikat waktu dengan awal atau akhir bulan atau tahun.

Misalnya, selama pembangunan rumah, tenggat waktu kalender untuk pelaksanaan satu atau beberapa bagian pekerjaan ditentukan dan bersamaan dengan ini, jadwal biaya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap konstruksi dalam urutan prioritas disusun: pemasangan kotak, dekorasi interior, kaca, pembuatan sistem komunikasi internal, listrik, gas - dan pasokan air, dll.

Selain pengembangan rencana kalender, jadwal biasanya dibuat untuk melaksanakan pekerjaan tertentu yang diperlukan untuk keberhasilan pelaksanaan proses produksi.

Penggunaan jadwal dan jadwal kerja yang paralel memungkinkan Anda mengatur waktu yang dihabiskan untuk keseluruhan proses dengan lebih jelas.

Meskipun penjadwalan dan perencanaan itu sendiri membutuhkan waktu, itu lebih dari terbayar dalam hitungan jam, dan terkadang berhari-hari, yang dihemat oleh perencanaan kerja yang berkualitas.

Dengan demikian, manajer memiliki jadwal di depannya, yang menunjukkan waktu yang diperlukan, misalnya, untuk menyelesaikan dekorasi interior rumah, dan rencana kalender, yang menunjukkan waktu penyelesaian setiap pintu masuk. Jika, misalnya, jadwal menyediakan penyelesaian lengkap gedung lima pintu masuk dalam 60 hari, maka manajer, yang berencana mulai bekerja pada hari pertama bulan itu, akan menetapkan tugas kepada bawahannya untuk menyelesaikan penyelesaian. pintu masuk pertama pada tanggal 12.

Mengingat hampir selalu ada beberapa penyimpangan, manajer memiliki kesempatan untuk mengurangi waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang sederhana dan dapat diprediksi, sehingga mengalokasikan cadangan untuk pengeluaran waktu yang tidak terduga untuk pekerjaan yang kompleks dan penuh kejutan. Dengan demikian, meskipun tanggal kalender akan bervariasi, seluruh rangkaian pekerjaan akan selesai tepat waktu.

Hal utama di sini adalah jangan terlalu terbawa suasana, mencoba untuk meramalkan semua kemungkinan nuansa masa depan, tetapi untuk diingat bahwa, setelah memastikan pelaksanaan tugas yang paling penting, mudah untuk mencapai implementasi yang sekunder. Namun, dengan memusatkan perhatian Anda pada detail, Anda bisa berakhir dengan palung yang rusak, tidak mencapai hasil strategis atau saat ini.

ATURAN PARETO

Secara umum, aturan ini menyatakan bahwa 80% dari hasil sistem disediakan oleh 20% dari biaya. Hukum ini diperkenalkan oleh ekonom Italia Vilfredo Pareto pada abad ke-19. Mempelajari distribusi kekayaan, ia menarik perhatian pada fakta bahwa sebagian besar dana terkonsentrasi di tangan sebagian kecil penduduk, dan dari sini ia menyimpulkan proporsi 20:80, yang menggambarkan tidak hanya distribusi kekayaan , tetapi juga berbagai fenomena yang paling beragam.

Sehubungan dengan penggunaan waktu kerja, undang-undang ini berarti bahwa hanya 20% dari waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu yang memberikan efek maksimal. Di masa depan, jumlah upaya yang dihabiskan untuk mendapatkan satu unit utilitas meningkat, dan pada akhirnya ternyata hasil yang diperoleh sama sekali tidak memadai untuk biaya.

Contoh

Saat memotong rumput dengan mesin pemotong rumput, kemungkinan besar Anda tidak akan mencapai bahwa semua bilah rumput memiliki panjang yang sama, tetapi Anda dapat mencapai, meskipun tidak ideal, tetapi hasil yang cukup dapat diterima dalam waktu yang cukup singkat. Jika Anda terus bekerja, mencoba mendapatkan "karpet" yang rata sempurna, maka, setelah menghabiskan beberapa hari untuk pengukuran tambahan dan potongan rambut, Anda akan mendapatkan hal yang kira-kira sama, tetapi sudah dengan biaya waktu dan usaha yang jauh lebih besar. .

Jika, setelah 10 menit percakapan, klien mengkonfirmasi persetujuannya untuk transaksi, tidak perlu menghabiskan setengah jam lagi untuk mengatakan betapa beruntungnya dia. Waktu ini dapat dihabiskan dengan lebih efisien dengan mencoba mendapatkan persetujuan dari klien lain.

Temuan Utama

Bagi seorang manajer, aturan Pareto berguna karena mengarah pada dua kesimpulan yang sangat penting.

Jangan berusaha melakukan semuanya terlalu hati-hati

Prioritas telah disebutkan di sini, dan jelas bahwa daftar kasus yang paling penting akan sedikit. Kelompok tugas ini adalah pekerjaan yang harus dilakukan 100%, karena pencapaian tujuan utama organisasi tergantung pada ketelitian pelaksanaannya. Semua kasus lain tidak harus diselesaikan secara rinci, menghabiskan waktu Anda untuk ini.

Dalam setiap kasus, perlu untuk menentukan saat ketika itu akan dianggap selesai.

Dalam pekerjaan manajerial sulit untuk menciptakan kesempurnaan. Manajer terus-menerus mencari ide-ide baru, cara-cara untuk meningkatkan efisiensi kerja, dan kadang-kadang semakin banyak ide-ide baru yang muncul dalam proses melakukan pekerjaan apa pun mengarah pada fakta bahwa pekerjaan ini tidak dapat berakhir dengan cara apa pun. Untuk menghindari hal ini, manajer harus selalu membayangkan hasil praktis tertentu yang perlu dicapai dalam memecahkan masalah ini. Segera setelah hasil seperti itu tercapai, pekerjaan harus segera dihentikan, karena upaya lebih lanjut yang dihabiskan untuk implementasinya, menurut aturan Pareto, akan digunakan secara tidak produktif.

Dengan demikian, aturan Pareto sekali lagi menegaskan pentingnya seorang pemimpin dengan kualitas seperti kemampuan untuk memfokuskan upaya seseorang pada hal utama, tanpa tercerai-berai pada hal sekunder. Memiliki tujuan yang jelas dalam pertemuan profesional dan secara sadar mengajukan pertanyaan yang perlu dijawab saat mempelajari informasi sebenarnya akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dengan waktu dan usaha yang minimal.

Rasio 20:80 juga dapat digunakan dalam analisis beberapa aspek lain dari aktivitas pemimpin. Misalnya, di bidang kontak profesional, dengan tingkat kemungkinan yang tinggi dapat dikatakan bahwa hanya 20% pertemuan yang memberikan sebagian besar (80%) efektivitas. Demikian pula, berkenaan dengan informasi yang harus dipelajari seorang manajer setiap hari, kita dapat berasumsi bahwa hanya sebagian kecil (20%) yang akan benar-benar berguna.

Bahkan setelah belajar untuk melakukan tugas profesionalnya sehari-hari dengan efisiensi maksimum, manajer tidak akan terlihat seperti karyawan yang menjanjikan di mata manajemen jika dia tidak menginginkan sesuatu yang lain.

Asumsi

Tetapi undang-undang ini memiliki sisi lain. Berfokus hanya pada prioritas, manajer menanggung risiko berada di antara rentang fenomena yang terlalu terbatas, yang penuh dengan peluang pengembangan yang terlewatkan.

Oleh karena itu, tidak ada gunanya membatasi aktivitas Anda hanya pada hal-hal yang bersifat sementara, meskipun hal ini untuk menghemat waktu. Saat bertemu orang, Anda tidak akan pernah tahu sebelumnya siapa sebenarnya yang akan menjadi lawan bicara yang paling positif, dan mempelajari informasinya, Anda dapat memilih 20% yang sangat berguna tidak lebih awal daripada mempelajari semuanya 100%. Oleh karena itu, penggunaan hukum ini harus didekati secara kreatif.

Seorang manajer yang berorientasi pada pengembangan akan selalu dapat memasukkan waktu dalam jadwalnya tidak hanya untuk 20% tugas kritis yang memberikan 80% hasil, tetapi juga untuk aktivitas lainnya.

PERENCANAAN PENGEMBANGAN PRIBADI

Dalam upaya meningkatkan efisiensi penggunaan waktu kerjanya, manajer pada tahap tertentu menghadapi masalah mengubah kebiasaan kerjanya. Mempelajari waktu yang dihabiskan di siang hari, manajer pasti akan sampai pada kesimpulan bahwa pengurangan kuantitatif dalam interval waktu yang dialokasikan untuk pekerjaan ini atau itu tidak memberikan hasil yang terlalu global. Agar situasi dengan penghematan waktu dapat dinilai sebagai terobosan nyata, diperlukan perubahan kualitatif.

Dan di sini pemimpin tidak perlu terlalu memikirkan apa yang dia lakukan selama hari kerja, tetapi tentang bagaimana dia melakukannya. Dengan kata lain, ia harus mempertimbangkan secara rinci keterampilan kerjanya dan mengevaluasinya dalam hal efisiensi dan peluang peningkatan, yaitu menentukan sendiri arah pengembangan profesional pribadi.

Komunikasi dengan rekan kerja, membaca literatur, termasuk yang khusus, memperhatikan masalah bawahan, meskipun tidak secara langsung mempengaruhi produktivitas, mereka menciptakan suasana yang nyaman, meningkatkan iklim psikologis dalam organisasi dan, sebagai hasilnya, bekerja untuk produktivitas yang sama. .

Analisis kebiasaan kerja

Mengidentifikasi kebiasaan kerja Anda adalah tugas yang mungkin tampak sederhana pada pandangan pertama. Sebagai aturan, seseorang tidak memikirkan bagaimana dia bekerja, dia hanya melakukan tugas, dan seringkali bahkan tidak terpikir olehnya bahwa tindakan tertentu dapat dilakukan dengan cara lain. Oleh karena itu, mencoba mengingat kegiatan sehari-hari mana yang dapat dikaitkan dengan keterampilan kerja adalah pekerjaan yang sama sekali tidak berguna. Keterampilan ini telah menjadi kebiasaan Anda, Anda menerapkannya tanpa memikirkannya, dan mencoba mengingat sesuatu tentang topik ini hanya akan membuang-buang waktu Anda.

Setelah di depan mata Anda gambaran nyata tentang waktu aktual yang dihabiskan dalam jangka waktu yang lama (setidaknya dua hingga tiga bulan), manajer sudah akan bisa mendapatkan gambaran tentang keterampilan kerjanya. Tetapi jika Anda berkreasi dengan catatan-catatan ini, Anda dapat melipatgandakan kegunaannya dan mendapatkan gambaran yang jauh lebih lengkap tentang gaya kerja pribadi Anda.

Manfaat buku harian

Membuat buku harian sudah lama ketinggalan zaman, tetapi sia-sia. Mengikuti stereotip usang, banyak orang berpikir bahwa membuat buku harian adalah hak prerogatif wanita tua atau terlalu muda yang tidak memiliki hal lain untuk dilakukan.

Agar buku harian benar-benar berguna dalam mendefinisikan dan mengevaluasi identitas profesional Anda, Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan tentang bagaimana tepatnya Anda harus menulis.

Rekaman harian tentang tindakan dan kesan Anda dapat menjadi manfaat praktis yang besar dan sangat nyata bagi seseorang yang ingin tahu lebih banyak tentang dirinya sendiri.

Kapan harus merekam?

Melacak pengeluaran waktu memakan waktu itu sendiri, dan banyak eksekutif akan mengatakan bahwa mereka tidak punya waktu luang, dan inilah buku harian lainnya. Dan secara umum (masih menjadi pertanyaan besar), apakah ada manfaat dari hiburan anak-anak ini? Apa yang bisa menjadi jawaban untuk ini? Ya, waktu belajar membutuhkan waktu, tetapi tanpa mengetahui bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda sekarang, Anda tidak akan pernah tahu bagaimana menghabiskannya dengan lebih efisien.

Karena itu, tanpa terganggu oleh emosi, lebih baik mencoba menentukan apakah ada 10-15 menit di siang hari ketika Anda tidak akan terganggu dan Anda dapat dengan tenang meringkas pekerjaan yang dilakukan dan memperbaikinya secara tertulis. Ini mungkin waktu sebelum pulang kerja, saat bawahan sudah bubar, semua sudah beres, kantor sepi dan suasana cukup cocok untuk konsentrasi sejenak dan mengingat bagaimana hari itu berlalu.

Waktu malam di rumah sebelum tidur juga cukup cocok. Bahkan di keluarga yang paling berisik pada saat-saat ini, semuanya biasanya tenang dan Anda dapat mencurahkan waktu untuk diri sendiri. Mengingat segala sesuatu yang terjadi pada siang hari, dan mencerminkan peristiwa ini secara tertulis, harus diingat bahwa catatan disimpan hanya untuk penggunaan pribadi agar dapat mencerminkan kebiasaan kerja mereka secara akurat, jadi Anda tidak boleh membumbui tindakan Anda atau mencoba pamer kesopanan.

Apa yang harus ditulis?

Agar buku harian profesional Anda memuat sebanyak mungkin informasi yang berguna dan sespesifik dan sesingkat mungkin, Anda perlu memecah setiap entri menjadi tiga posisi.

1. Apa sebenarnya yang Anda lakukan di tempat kerja hari ini?

2. Bagaimana Anda melakukan kegiatan tersebut?

3. Mengapa Anda melakukan pekerjaan ini dengan cara ini dan bukan sebaliknya?

Cara meningkatkan kegunaan postingan

Untuk menganalisis dan mengevaluasi efektivitas penggunaan waktu, sama sekali tidak perlu terjun ke dalam refleksi panjang tentang apa yang dicatat dalam buku harian Anda. Penilaian semacam itu dapat dilakukan di sana, dalam catatan yang sama. Untuk melakukan ini, Anda hanya perlu membuat beberapa simbol untuk diri Anda sendiri yang akan menunjukkan seberapa baik atau buruk tugas ini atau itu dilakukan dan apakah Anda memiliki komentar tentang cara itu dilakukan.

Mendekati setiap operasi yang dilakukan di -h..day dari tiga sudut pandang ini, Anda h Anda tidak hanya akan dapat memberi diri Anda penjelasan lengkap tentang penggunaan waktu kerja Anda, tetapi juga menciptakan prasyarat untuk menganalisis dan mengevaluasi keefektifan penggunaan ini.

Sistem tanda konvensional akan segera menjadi kebiasaan dan tidak memerlukan banyak usaha.

Tanda-tanda konvensional

Agar tidak terlalu merepotkan diri sendiri, lebih baik menggunakan simbol yang paling sederhana. Misalnya, tanda seru dalam tanda kurung setelah tugas yang diberikan dapat berarti bahwa Anda merasa tugas tersebut telah dilakukan dengan sempurna. Dan jika entri digarisbawahi dengan garis lurus, berarti ada masalah selama eksekusi yang harus diperhatikan.

Manfaat menggunakan sistem rambu konvensional sudah jelas. Setelah meninjau catatan Anda selama beberapa minggu, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang kebiasaan kerja pribadi Anda, serta kekuatan dan kelemahan metode kerja spesifik Anda.

hasil

Setelah memutuskan bagaimana dan kapan Anda akan membuat catatan, Anda harus bersabar dan dengan hati-hati mengisi buku harian Anda selama beberapa minggu, tanpa melewatkan satu hari pun, tanpa memanjakan diri sendiri dan tanpa mencoba menjelaskan kemalasan Anda dengan rasa tidak enak badan. Jika Anda melakukan semuanya dengan benar, Anda akan dihargai seratus kali lipat dalam waktu yang relatif singkat, karena catatan Anda akan menentukan:

Bagian waktu dari total anggaran yang dikeluarkan untuk setiap jenis pekerjaan;

Proporsi yang mencerminkan waktu relatif yang dihabiskan untuk fungsi-fungsi utama yang terkait dengan manajemen;

Waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas berulang yang berkaitan dengan praktik sehari-hari;

Waktu yang dihabiskan untuk tindakan administratif satu kali.

Saat Anda melacak bagaimana Anda melakukan tugas berulang harian Anda selama periode perekaman Anda, Anda akan melihat bahwa ada begitu banyak peluang untuk menghemat waktu pada tugas-tugas ini.

Selain perhitungan matematis murni ini, buku harian Anda akan memberi Anda banyak informasi berguna yang tidak dapat dihitung secara numerik, tetapi bersifat kualitatif. Tentunya setengah dari pekerjaan yang Anda lakukan, tanpa mengurangi kasus, dapat didelegasikan kepada karyawan lain, dan ini adalah banyak waktu luang yang dapat dihabiskan dengan manfaat yang jauh lebih besar, meningkatkan, misalnya, kualifikasi Anda.

Analisis hari kerja menurut buku harian

Dengan hati-hati mempertimbangkan hal-hal yang harus Anda lakukan di siang hari, Anda dapat menemukan penemuan yang menakjubkan. Misalnya, mungkin Anda melakukan banyak fungsi hanya karena kebiasaan, mengamati ritual tertentu, tetapi kinerja fungsi-fungsi ini tidak membawa kegunaan praktis.

Dengan menganalisis entri dalam buku harian, Anda dapat secara mental menggambar sendiri skema khas hari kerja Anda dan mengidentifikasi semua kekurangan dan hambatannya.

Kadang-kadang ternyata manajer menghabiskan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu tanpa berpikir bahwa hasil dari tugas-tugas tersebut mungkin tidak segera diperlukan. Misalnya, alih-alih meninjau semua korespondensi di awal hari kerja, jauh lebih efisien untuk menginstruksikan sekretaris untuk menyortir surat dan dokumen dan memberikan informasi tentang masalah tertentu pada saat masalah ini menjadi relevan.

Pemimpin pertama-tama harus melakukan pekerjaan yang paling penting dan menghabiskan waktunya untuk menyelesaikan tugas-tugas prioritas.

Skema Analisis

Setelah menyusun daftar perkiraan pekerjaan sehari-hari yang dilakukan berdasarkan entri dalam buku harian, Anda dapat mulai merasionalisasikannya. Melakukan pekerjaan di daftar Anda dapat dibuat jauh lebih efisien jika Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas:

Apa tujuan sebenarnya dari pekerjaan ini, apakah itu benar-benar dibutuhkan, apa yang seharusnya hasilnya, dapatkah dilakukan dengan cara yang lebih sederhana;

Bagaimana tingkat prioritas pekerjaan ini, apakah wajib atau dapat dikecualikan dari daftar pekerjaan sehari-hari;

Bisakah pekerjaan ini didelegasikan?

Jika setiap pekerjaan harian yang dilakukan disesuaikan dengan mempertimbangkan semua posisi yang terdaftar, perencanaan hari kerja akan jauh lebih efisien. Atas dasar inilah Anda perlu menyusun jadwal yang diperbarui dan lebih optimal untuk hari kerja Anda.

Agar rencana baru benar-benar efektif, rencana itu harus fleksibel.

Fleksibilitas Rencana

Perencanaan waktu kerja tidak berarti Anda harus membuat jadwal yang kaku, di mana semua gerakan Anda akan dijadwalkan menit demi menit, dan menaatinya dengan cara apa pun. Selain itu, kebijakan seperti itu kemungkinan akan membuang-buang waktu, karena beberapa pertemuan yang direncanakan, tetapi tidak terduga, dapat membingungkan manajer, dan dia tidak akan tahu apa yang harus dilakukan dengan jeda yang tidak terduga ini.

Rencana nyata untuk penggunaan waktu seseorang secara efektif harus, di samping tujuan utama yang direncanakan pada awalnya, menyediakan yang tambahan. Dalam hal ini, jika terjadi pembatalan tak terduga dari acara apa pun, manajer hanya perlu melihat daftar pekerjaan tambahan yang direncanakan untuk memahami bagaimana periode waktu yang dihasilkan dapat digunakan dengan manfaat terbesar.

Saatnya bekerja dengan bawahan

Selain fleksibilitas, ketika menyusun rencana baru yang dioptimalkan untuk penggunaan waktu kerja, perlu mengatur waktu untuk bekerja dengan bawahan dengan lebih jelas. Untuk ini, Anda perlu:

Tetapkan jam yang ditentukan dengan baik di mana bawahan dapat menghubungi manajer, dan jelaskan bahwa di lain waktu mereka hanya dapat mengganggunya jika itu adalah masalah yang mendesak;

Mengharuskan dari bawahan sejelas dan sespesifik mungkin esensi masalah yang mereka serahkan kepada manajer;

Buatlah aturan bahwa ketika menangani seorang pemimpin dengan masalah, bawahan juga harus menyarankan cara yang mungkin untuk menyelesaikannya.

Saat menyusun anggaran terbaru untuk waktu kerja Anda, Anda perlu menganalisis berapa banyak waktu di masa lalu yang diperlukan untuk mengevaluasi semua jenis fakta yang tidak terkait langsung dengan kasus, serta untuk membuat keputusan manajerial yang tidak perlu. Dalam anggaran baru, pemborosan waktu seperti itu harus dihindari.

Kadang-kadang keadaan eksternal berkembang sedemikian rupa sehingga bagi manajer tampak bahwa dalam satu atau lain bidang kegiatannya, organisasi akan menghadapi ancaman serius. Dia mulai mengambil tindakan untuk mencegah dugaan ancaman, dan kemudian ternyata situasinya tidak begitu kritis sama sekali dan dia membuang-buang waktu.

Seorang manajer yang ingin menggunakan waktunya secara efektif harus berurusan hanya dengan hal-hal praktis.

Untuk mencegah kerugian, pemimpin dalam pekerjaannya harus mengandalkan fakta nyata, bukan firasat, dan hanya menyelesaikan masalah yang benar-benar ada.

Optimasi hari kerja

Setelah menganalisis kebiasaan kerjanya, mengidentifikasi cara untuk memperbaikinya dan mengembangkan skema baru yang lebih optimal untuk merencanakan waktu kerjanya, manajer mendapat kesempatan nyata untuk meningkatkan efisiensi kegiatan manajerialnya dan membuka prospek baru untuk pertumbuhan profesional lebih lanjut.

2. METODE UNTUK MEMINIMALKAN KEHILANGAN WAKTU

Dalam proses menganalisis dan mengembangkan cara baru yang lebih efisien dalam menggunakan waktu kerja, perlu mempertimbangkan beberapa rekomendasi praktis untuk mengurangi waktu yang terbuang.

Lakukan satu hal pada satu waktu

Konsentrasi penuh pada masalah tertentu akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikannya dengan cepat dan dengan jumlah hasil yang bermanfaat maksimal.

Bawa tugas sederhana dan berulang setiap hari ke otomatisme

Tindakan yang kita lakukan secara otomatis, kita akhirnya berhenti memperhatikan dan, oleh karena itu, tidak menghabiskan waktu atau usaha untuk refleksi mereka. Tetapi, tentu saja, pertama-tama Anda perlu menganalisis hari kerja Anda dengan sangat hati-hati untuk menentukan tugas sederhana mana yang perlu Anda lakukan sendiri dan membawanya ke otomatisme, dan mana yang lebih baik untuk didelegasikan kepada bawahan.

Jangan salahkan dirimu jika kamu melewatkan sesuatu

Perasaan bersalah itu sendiri merupakan faktor yang sangat tidak produktif, dan terlebih lagi tidak pantas dalam lingkungan kerja di mana pragmatisme harus menjadi dasar dari setiap keputusan. Fakta bahwa Anda tidak punya waktu untuk sesuatu bukanlah penyebab emosi yang tidak perlu, melainkan gejala yang menunjukkan bahwa Anda harus memberikan perhatian ekstra untuk merencanakan hari kerja Anda.

Setelah menyelesaikan masalah, yang terbaik adalah melupakannya sesegera mungkin, karena kasus ini sudah selesai dan Anda harus beralih ke yang lain.

Waktu Anda hanya milik Anda, dan hanya Anda yang dapat memutuskan bagaimana Anda menggunakannya.

Dalam upaya mengoptimalkan aktivitas Anda, Anda harus selalu mengingat orang-orang yang berinteraksi dengan Anda dan saling mempengaruhi satu sama lain.

Jangan buang waktu untuk menyempurnakan sesuatu yang bisa dijadikan draft.

Bos yang efektif adalah bawahan yang efektif

Bahkan jika Anda berhasil menemukan formula ideal untuk hari kerja dan tidak satu menit pun waktu Anda terbuang percuma, itu tidak akan berhasil jika bawahan Anda tidak bekerja dengan baik. Oleh karena itu, sambil mendidik diri sendiri, Anda perlu mendidik bawahan Anda secara bersamaan, membiasakan mereka untuk mengatasi tugas mereka secara lebih efektif dan memperjelas bahwa Anda, sebagai seorang pemimpin, akan menuntut perbaikan terus-menerus dari mereka.

Jangan mencoba untuk menjadi sempurna

Memulai bisnis berikutnya, manajer harus membayangkan dengan jelas tingkat kelengkapannya yang dapat diterima. Jika Anda mengadakan pertemuan pendahuluan dengan klien potensial, Anda tidak perlu memesan buklet dari printer yang menggambarkan proposal Anda. Cukup dengan membuat sketsa dengan tangan di selembar kertas dan menyebutkannya dalam percakapan, dan mengerjakan lebih detail hanya area yang akan diminati klien.

Belajar membaca dengan benar

Ada berbagai teknik membaca cepat, tetapi yang penting bagi seorang pemimpin bukanlah kemampuan membaca jumlah halaman maksimum dalam waktu singkat, tetapi kemampuan untuk menyoroti hal-hal penting dalam teks dan mengesampingkan yang sekunder. Saat membaca, akan berguna untuk membuat catatan di margin, untuk menyorot atau menggarisbawahi apa yang tampaknya penting bagi Anda. Semua teknik ini akan membuat membaca menjadi efektif dan memastikan bahwa perhatian terfokus pada informasi yang benar-benar diperlukan dan berguna.

Hindari upacara

Kadang-kadang eksekutif ingin menunjukkan pentingnya mereka dengan menekankan bahwa mereka hanya dapat dihubungi melalui sekretaris atau dengan janji, atau dengan menetapkan prosedur multi-tahap yang rumit untuk meninjau dokumen bisnis. Kebijakan seperti itu tidak hanya berdampak buruk pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan, tetapi dalam banyak kasus mengganggu pekerjaan pemimpin itu sendiri. Anda hanya perlu merampingkan kontak tersebut dengan menetapkan jam khusus ketika setiap karyawan dapat menjawab pertanyaannya secara langsung kepada manajer.

Agar waktu kerja dapat digunakan secara efektif, skema interaksi dengan karyawan harus disederhanakan semaksimal mungkin.

Gunakan waktumu

"Cepatlah perlahan," kata pepatah, dan sulit untuk membantahnya.

Pelaksanaan tugas yang direncanakan dengan tenang dan terukur adalah kunci keberhasilan pencapaian hasil yang diinginkan. Dalam keadaan kesulitan waktu, ketika jelas-jelas pekerjaan tidak akan selesai sesuai jadwal, selain bersifat sementara, ada juga faktor psikologis yang sangat memperbesar kemungkinan terjadinya kesalahan. Karena itu, yang terbaik adalah tidak membawa hal-hal ke keadaan seperti itu, dan jika situasi darurat telah muncul, Anda perlu mencoba menyesuaikan rencana awal dan mengatur ulang pekerjaan sedemikian rupa untuk meminimalkan konsekuensi negatif. Sangat dikontraindikasikan dalam situasi seperti itu untuk meningkatkan suasana dan memprovokasi lebih banyak kegugupan dengan perilaku Anda.

Manfaatkan lebih banyak peralatan kantor

Industri modern menghasilkan sejumlah besar alat bantu yang memungkinkan manajer untuk mengatur proses produksinya secara lebih efisien. Ini termasuk alat teknis canggih, seperti komputer, mesin fotokopi atau pemindai, dan meja desktop biasa atau folder multi-warna yang memungkinkan Anda menyortir dokumentasi dan dengan cepat menemukan kertas atau surat yang dibutuhkan saat ini.

Rencanakan liburan Anda

Anda perlu istirahat dan bersantai ketika Anda lelah, dan bukan ketika ada kesempatan. Di antara bagian bawah kerja yang intens, itu mungkin tidak muncul sama sekali, atau pada saat itu Anda akan jatuh begitu saja. Agar selalu dalam kondisi yang baik selama seluruh periode kerja, Anda perlu istirahat pendek, tetapi cukup sering untuk relaksasi.

Manajer yang efektif tidak boleh mengabaikan alat bantu, karena bahkan jika digunakan dengan benar, dia akan menghemat banyak waktu.

Terkadang cukup memejamkan mata dan bersandar di kursi untuk merasakan gelombang kekuatan baru.

Orang-orang di sekitar Anda akan belajar menghargai waktu Anda ketika mereka melihat bahwa Anda sendiri tahu bagaimana menghargainya.

Koordinasikan jadwal

Saat merencanakan waktu kerja Anda sendiri, Anda tidak boleh melupakan waktu orang lain. Karyawan dari satu organisasi selalu berinteraksi satu sama lain, dan ketika mengatur waktu untuk rapat atau rapat, perlu untuk mengoordinasikannya dengan rencana rekan kerja mereka dan dengan jadwal kerja bawahan mereka.

Berani mengatakan "tidak"

Ketanggapan adalah kualitas yang luar biasa, tetapi seorang pemimpin yang menarik diri dari pekerjaan pada setiap hal sepele tidak akan pernah memenuhi tugas yang ditugaskan kepadanya di tempat ini. Karena itu, ketika melakukan kontak dengan bawahan atau kolega, segera tentukan berapa banyak waktu yang mungkin mereka butuhkan, dan jika saat ini Anda tidak memiliki cadangan waktu seperti itu, jadwalkan ulang rapat.

pesanan cinta

Kadang-kadang, menganalisis waktu kerjanya untuk hari itu, manajer terkejut melihat bahwa hampir 10% darinya dihabiskan untuk membalik dan menata kembali tumpukan kertas yang ditumpuk di desktop. Setiap dokumen memiliki tempatnya sendiri: ini adalah aturan yang memungkinkan Anda mengatur pekerjaan Anda secara efisien dan memiliki kertas yang tepat di tangan Anda pada saat Anda membutuhkannya.

Kekacauan di desktop, membutuhkan menit ekstra untuk menemukan kertas yang tepat, tanpa terasa menyebabkan hilangnya waktu yang nyata.

Selalu tetapkan tujuan

Mungkin ini rekomendasi utama untuk efisiensi penggunaan waktu. Jika Anda tidak berusaha untuk mencapai tujuan apa pun, maka Anda tidak perlu waktu untuk mencapainya. Dengan mengingat tujuan strategis jangka panjang, seseorang tidak boleh melupakan hasil harian saat ini. Dengan terus-menerus mengingat hasil yang Anda perjuangkan, Anda akan bertindak jauh lebih terorganisir tanpa terasa dan, tanpa membuang waktu Anda untuk hal-hal sepele, Anda akan dapat mencurahkan semua perhatian dan energi Anda untuk hal utama.

Untuk memulai pekerjaan, Anda perlu mengetahui jawaban pasti atas pertanyaan mengapa Anda melakukannya.

Baru-baru ini, psikolog telah mencatat peningkatan jumlah stres dalam populasi. Tidak heran, karena di kota-kota ada laju kehidupan yang tinggi, dan, berusaha tepat waktu di mana-mana, seseorang menerima tekanan berlebih yang agak kuat. Oleh karena itu, penting bagi setiap orang untuk dapat dan mengetahui bagaimana mengatur waktu mereka dengan manfaat yang maksimal bagi diri mereka sendiri. Akibatnya, ini akan memungkinkan tidak hanya untuk mengikuti segalanya, tetapi juga untuk menemukan peluang untuk urusan pribadi dan rekreasi. Keterampilan seperti itu diperlukan tidak hanya untuk orang dewasa, tetapi juga untuk anak-anak. Lagi pula, sejak usia dini paling efektif untuk mempelajari sesuatu.

Mengapa Anda membutuhkan kemampuan untuk mengatur waktu?

Beberapa orang merasa aneh untuk belajar bagaimana mengatur waktu mereka. Seseorang menganggap ini sangat membosankan. Kemungkinan besar, semua orang akrab dengan tipe kepribadian ini, yang ada di mana-mana dan selalu terlambat? Tidak mungkin dia bisa menimbulkan sensasi yang menyenangkan. Tetapi perencanaan yang kompeten tidak hanya menyelamatkan Anda dari keterlambatan, tetapi juga memungkinkan Anda untuk tidak hidup dengan perasaan "sekali lagi hari terbuang percuma". Jadi, keuntungan mengatur waktu:

• Akan ada kesibukan yang konstan.
• Distraksi hilang.
• Ada waktu untuk hobi dan pertemuan dengan teman-teman.
• Tidak ada perasaan bahwa hari-harinya "terbuang".
• Pembuatan hari kerja dan hari libur.
• Tidak ada pemrosesan.

Seperti yang Anda lihat, jelas, mengetahui bagaimana mengatur waktu secara efektif berguna bagi setiap orang dewasa. Manfaat utama adalah bahwa dengan cara ini seseorang diselamatkan dari ketegangan saraf, kegembiraan dan stres berikutnya. Dengan kata lain, dengan bijak mengalokasikan waktu, Anda bisa menjaga kesehatan.

Cara mengatur waktu

Untuk waktu yang lama, ada banyak cara untuk mengatur waktu Anda. Tidak ada satu jenis pun yang benar, karena Anda harus memilihnya berdasarkan karakteristik individu dari jiwa. Misalnya, setiap kategori memiliki prinsip manajemen waktu sendiri. Jelas bahwa lebih mudah mengatur waktu seorang siswa daripada waktu seorang karyawan di posisi penting.

Dasar-dasar untuk perencanaan

Pertama-tama, belilah buku harian untuk diri Anda sendiri. Apa yang akan terjadi - Anda yang memutuskan. Beberapa orang lebih suka buku catatan bergaris tanggal, yang lain lebih suka pembagian mingguan, dan yang lain lagi membutuhkan lembaran kosong. Bagaimanapun, Anda akan membutuhkan sesuatu di mana Anda akan merekam jadwal Anda. Jangan mencoba mencari opsi yang paling mahal atau paling murah. Pilih apa yang Anda suka. Yang utama adalah Anda merasa nyaman menggunakannya.

Pilihan untuk lanjutan - buku harian elektronik. Ada banyak jenis program yang dapat Anda sesuaikan dengan selera Anda. Juga, kebanyakan dari mereka memiliki sinkronisasi dengan smartphone atau tablet.

Poin kuncinya: buku harian itu harus selalu disimpan di depan mata Anda dan segera buat perubahan padanya.

Sebelum mulai bekerja

Jika Anda belum pernah mencoba mengatur waktu Anda sebelumnya, maka Anda harus melalui banyak kesulitan. Karena itu, segera ingat ungkapan "Yang terbaik adalah musuh kebaikan" dan cobalah untuk tidak khawatir. Ketika seseorang mempelajari sesuatu, maka tidak semuanya menjadi baik sekaligus, dan ini adalah fenomena normal.

Anda harus selalu berusaha untuk yang ideal, tetapi tidak semuanya akan berjalan dengan baik di sepanjang jalan, dan ini normal, karena tidak mudah mengatur waktu Anda tanpa mengetahui bagaimana melakukannya. Jadi tetaplah gigih.

Tentukan konsep hidup

Dalam bisnis apa pun, penting untuk mengetahui tujuan Anda. Untuk melakukan ini, dalam manajemen waktu (ini adalah nama cabang ilmu tentang cara mengatur waktu Anda), merupakan kebiasaan untuk membedakan tiga jenis tujuan. Ini adalah tujuan jangka panjang, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka pendek. Secara umum, satu-satunya perbedaan adalah pada tahap apa Anda memutuskan untuk menerapkannya.

Oleh karena itu, aturan penting adalah menuliskan tujuan Anda. Pastikan untuk melakukannya di atas kertas. Hanya dengan begitu Anda dapat menyelesaikannya. Mengapa ini dibutuhkan? Ketika Anda menuliskan sebuah tujuan, Anda menerimanya dan mewujudkannya. Ketika Anda melihat daftar tujuan, maka Anda melihat rencana bisnis Anda. Beginilah cara Anda memisahkan gandum dari sekam, yang sekunder dari yang utama. Lagi pula, sebelum memutuskan cara terbaik untuk mengatur waktu Anda, Anda perlu memutuskan mengapa Anda membutuhkannya.

Tetapkan tenggat waktu yang jelas untuk mencapai tujuan. Mengapa ini dibutuhkan? Tenggat waktu kabur - tujuan kabur, menghasilkan pencapaian yang mustahil. Dan dengan jelas membatasi diri Anda pada kerangka waktu, Anda mengambil kewajiban tertentu.

Trik untuk Merencanakan Tujuan Anda

Bagi mereka yang baru belajar mengatur waktu, sulit untuk memisahkan tujuan penting dari tujuan sekunder. Ini sangat sulit dalam hal tujuan jangka panjang. Lakukan latihan sederhana: ambil selembar kertas kosong dan tuliskan semua keinginan, dari yang sederhana hingga yang luar biasa. Apa saja dan segala sesuatu yang datang ke pikiran. Kemudian kesampingkan daftar itu dan kembali lagi setelah beberapa hari. Kemudian tuliskan hanya apa yang berarti bagi Anda. Ini adalah bagaimana Anda mendapatkan daftar tujuan jangka panjang Anda.

Fitur tujuan jangka menengah

Anda harus memiliki rencana tiga atau lima tahun di depan mata Anda. Dengan kata lain, sesuatu yang global. Anda perlu membaginya menjadi sejumlah besar sasaran kecil yang dipecah menjadi blok bulanan. Ini adalah langkah kecil menuju pencapaian besar Anda. Penting untuk mempertimbangkan bidang-bidang seperti kesehatan, rekreasi, olahraga, pendidikan, hiburan.

Selalu simpan daftar yang dihasilkan di depan mata Anda, karena seiring waktu Anda dapat menyesuaikannya.

Bagaimana mengatur waktu Anda dengan benar?

Setelah membeli buku harian - biasakan menulis di dalamnya setiap hari. Biasakan merencanakan hari Anda malam sebelumnya. Pendekatan ini akan menghemat beberapa jam. Apa manfaat dari pendekatan ini?

• Urutan di mana hal-hal dilakukan.
• Menyusun rute pergerakan.
• Dalam mimpi, pikiran bawah sadar menyerap informasi dengan lebih baik.
• Rencana harian dan tujuan jangka panjang memungkinkan Anda untuk menentukan peringkat sesuatu.
• Motivasi tambahan.
• Visibilitas tujuan aktif dan selesai.

Dengan kata lain, merencanakan setiap hari adalah hal yang bermanfaat. Ini juga memungkinkan Anda untuk dengan benar Ini akan memungkinkan Anda untuk segera menandai kasus yang tidak efektif.

Pertimbangkan siklus biologis Anda. Untuk setiap orang ada periode aktivitas individu dan penurunannya. Karena itu, adalah logis untuk merencanakan urusan Anda secara tepat dengan mempertimbangkannya. Misalnya, tugas padat karya dengan konsentrasi perhatian yang tinggi harus dilakukan selama periode aktivitas. Ini akan memungkinkan Anda untuk bekerja secara efektif.

Pastikan untuk mengkategorikan semua tujuan. Ini memudahkan Anda untuk mengisolasi tujuan mikro di dalamnya dan menjalankannya. Misalnya, apa yang Anda lakukan hampir sepanjang hari? Katakanlah itu pekerjaan, rumah, perawatan pribadi, waktu luang, dan tidur. Sudah dalam kategori ini, bentuk daftar tujuan.

Meminta bantuan? - Ya!

Tampaknya aneh bagi banyak orang untuk mengalihkan urusan mereka kepada orang lain. Sebenarnya itu perlu dilakukan. Sebanyak yang Anda inginkan, waktu dan kesempatan pribadi Anda terbatas, jadi jangan ragu untuk mendelegasikan sebagian tanggung jawab. Tentukan tujuan dan sasaran, temukan mereka yang dapat melakukannya, dan delegasikan mereka. Diskusikan tonggak dan tanggal jatuh tempo. Jangan lupa untuk memberi penghargaan kepada para pemain di akhir kasus.

Bagaimana mengatur waktu anak dan mengajarinya ini?

Catatan orang tua modern: anak-anak menjadi tidak aktif. Beri mereka kebebasan, mereka akan duduk di depan komputer sepanjang hari. Faktanya, hari ini Anda dapat menemukan dua konsep perilaku yang sangat berbeda: untuk sepenuhnya menilai anak-anak, tidak membiarkan mereka bernafas dari sekolah dan bagian. Dalam hal ini, penting untuk mempertahankan mean emas.

Bagaimana mengatur waktu siswa sehingga ia memiliki cukup waktu untuk belajar dan hobi, seksi, lingkaran, dll? Ajari dia dari sekolah dasar untuk merencanakan hari. Diskusikan dengan anak Anda apa yang mungkin dia lakukan. Misalnya, sekolah, makan siang, pulang ke rumah, bersantai, menyiapkan pekerjaan rumah, membantu di sekitar rumah, dan waktu pribadi. Jangan menekannya, hanya bantu dengan pertanyaan yang mengarah. Bantu anak Anda mengikuti rencana tindakan pada awalnya. Seiring waktu, dia akan sepenuhnya mandiri dalam hal ini.

Paradoksnya, anak-anak yang hari-harinya paling sibuk dengan sekolah dan lingkaran adalah yang terbaik dalam mengatur waktu mereka. Faktanya adalah mereka tahu berapa banyak yang harus mereka lakukan, dan karena itu mereka mencoba. Pada awalnya, Anda perlu mengontrol perjalanan anak di sana atau di sana dengan jelas, tetapi seiring waktu, kebutuhan ini akan hilang.

Bagaimana mengatur waktu luang anak Anda? - Ingatlah bahwa orang tua adalah contoh terbaik bagi anak-anak. Karena itu, jika Anda tahu cara merencanakan waktu, mengelolanya, dan membuat daftar tujuan yang efektif, maka anak akan dengan mudah mengadopsi sistem ini dari Anda.

Bagaimanapun, ingatlah bahwa mempelajari manajemen waktu yang efektif membutuhkan banyak waktu, karena itu harus menjadi kebiasaan Anda. Dan butuh waktu lama untuk membentuk kebiasaan. Jangan berkecil hati jika Anda tidak dapat melakukan sesuatu atau Anda lupa untuk menulis sesuatu, semuanya datang dengan pengalaman.

Trik lain yang bermanfaat adalah belajar introspeksi. Jadi Anda bisa menentukan kasus mana yang tidak efektif untuk hari itu, dan mana yang efektif.

1. Rencanakan hari kerja Anda

Jadwal untuk hari itu bukanlah formalitas, tetapi apa yang layak untuk memulai kehidupan baru Anda yang terorganisir. Benar, itu harus realistis dan detail. Termasuk di dalamnya tidak hanya pertemuan dengan rekan kerja, tetapi juga semua urusan lainnya. Idealnya, Anda ingin merencanakan seluruh hari Anda dan memperkirakan berapa lama setiap tugas akan berlangsung. Ketika Anda tahu bahwa Anda masih perlu melakukan ini dan itu, keinginan untuk duduk di Facebook menghilang di suatu tempat. Pastikan untuk menyisihkan waktu untuk membersihkan surat atau menangani dokumen. Satu atau dua "pendekatan" selama seminggu - dan Anda akan melupakan apa itu kotak surat yang penuh sesak.

2. Tetapkan batasan yang ketat

Pekerja kantor tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk rapat. Agar tidak terjebak dalam rapat sepanjang hari, belajarlah untuk mengatur batas waktu dan jangan menghabiskan lebih dari 45 menit untuk berdiskusi. Prinsip ini bekerja dengan baik untuk pekerjaan mandiri. Mengetahui bahwa Anda perlu bertemu dua jam (misalnya), Anda tidak akan terganggu dari tugas dengan panggilan, percakapan, dan kopi. Dan pada akhirnya, Anda akan terkejut betapa banyak yang dapat Anda lakukan dalam sehari.

3. Gunakan layanan dan aplikasi tambahan

Ada beberapa jam tersisa sebelum rapat penting, dan Anda belum menyelesaikan presentasi Anda? Jangan panik, fokus pada yang paling penting dan gunakan. Anda dapat memproses foto di editor PicMonkey, menangani file audio di Audacity, dan mengumpulkan portofolio online di editor.

4. Jangan duduk di pos

Tahukah Anda bahwa sekitar sepertiga hari kerja Anda dihabiskan untuk membaca email? Ini adalah kecanduan nyata yang tidak memungkinkan Anda untuk bekerja secara normal. Apa yang harus dilakukan? Coba periksa email Anda dua atau tiga kali sehari, tidak lebih. Misalnya, di pagi hari, saat mereka masuk kerja, lalu setelah makan siang, lalu di akhir hari kerja. Untuk sisa waktu, tab surat harus ditutup. Aplikasi telepon juga. Sulit untuk membiasakan diri, tetapi itu benar-benar berhasil.

5. Aktifkan Mode Pesawat

Ini akan membantu menangani sisa gangguan. Yang kami maksud adalah Facebook, Instagram, Pinterest, dll. Tampaknya tidak seperti itu - satu menit di sini, satu menit di sana, tetapi sebenarnya itu sangat mengganggu, dan kemudian sangat sulit untuk berkumpul. Solusi: tutup semua tab, aplikasi dan instant messenger dan jangan terganggu oleh mereka sampai akhir hari kerja. Lebih baik bekerja keras, dan kemudian mengobrol dengan teman - setidaknya satu jam, setidaknya sepanjang malam. Anda bahkan dapat pergi ke restoran atau bar. Mengapa tidak, karena Anda sudah melakukannya dengan baik dan melakukan segalanya.

6. Buat daftar tugas

Cara termudah dan paling efektif untuk melewati hari. Tepat di pagi hari, duduk dan tulis semua yang perlu Anda lakukan. Ingat: ketika tujuan ditetapkan, jauh lebih sulit untuk berpaling. Lebih baik memulai dengan tugas yang mendesak dan penting, bahkan jika Anda tidak ingin melakukannya sama sekali. Setelah itu, lanjutkan ke hal-hal yang tidak mendesak, tetapi bukan yang paling menarik, dan tinggalkan tugas yang mudah dan menyenangkan untuk yang terakhir - sebagai hadiah untuk pekerjaan yang dilakukan.

7. Perfeksionisme berlebihan

Hasrat untuk keunggulan dan hasrat untuk melakukan yang lebih baik lagi adalah baik dan benar, tetapi penting untuk berhenti tepat waktu. Anda dapat meningkatkan dan menyempurnakan proyek Anda tanpa henti, hanya pada akhirnya tidak ada yang akan melihatnya. Belajarlah untuk tidak tercerai-berai pada hal-hal sepele, berkonsentrasi pada hal utama dan selesaikan apa yang Anda mulai.

8. Delegasikan tugas

Setiap karyawan perusahaan Anda memiliki poin kuat: satu hebat dalam menghitung, yang kedua adalah perencanaan, dan yang ketiga dapat menemukan jalan keluar dari situasi yang paling sulit. Jika Anda tidak tahu cara mengatasi tugas tertentu, mengapa tidak mempercayakannya kepada seseorang yang akan melakukannya dengan lebih baik?

9. Bangun Kebiasaan Baru

Pepatah favorit nenekmu tentang bangun pagi masih berlaku, terutama di tempat kerja. Jika Anda tiba di kantor di pagi hari, tidak ada yang mengalihkan perhatian Anda dengan obrolan dan undangan untuk minum kopi - Anda dapat duduk untuk bekerja, melakukan semua bisnis Anda, dan pulang lebih awal. Jangan berdiri dalam kemacetan lalu lintas, jangan mendorong dalam minibus yang penuh sesak, tetapi pulanglah dengan tenang dengan perasaan senang bahwa semua hal sudah selesai, ada malam gratis di depan, dan Anda bahkan memiliki kekuatan untuk melakukan apa yang sudah lama Anda inginkan. melakukan.

Apakah Anda ingin menyelesaikan masalah Anda secara efektif? di Wix - cepat dan gratis!

Studi sosiologis telah menunjukkan bahwa keterlambatan, banyak istirahat merokok, dan akhir awal hari kerja memakan waktu sekitar 10% dari waktu dan, oleh karena itu, berdampak negatif pada pendapatan perusahaan.

Distribusi rasional waktu kerja dapat memastikan efisiensi tenaga kerja yang tinggi.

Jam kerja karyawan: apa yang dikatakan hukum?

Undang-undang perburuhan Rusia mendefinisikan: "waktu kerja seorang karyawan adalah periode waktu yang dicurahkan oleh seorang anggota tim untuk melakukan tugas-tugas profesional." Selain itu, bagian 4 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia mendefinisikan periode kerja lainnya.

Periode yang dianggap bekerja karena tujuan fungsionalnya ditentukan dalam pasal-pasal Kode Perburuhan berikut:

• dalam pasal 258 dan 264 dari bagian 4 (istirahat yang diperlukan untuk memberi makan anak);
• dalam pasal 157 (waktu yang dihabiskan untuk "waktu henti");
• dalam pasal 108 bagian 3 (waktu yang dialokasikan untuk istirahat makan siang dan makan);
• dalam pasal 109 bagian 2 (waktu yang diperlukan untuk istirahat khusus yang berkaitan dengan pemanasan dan istirahat).

Waktu yang dihabiskan seseorang dalam perjalanan bisnis, istirahat antar shift (shift), juga sama dengan waktu kerja karyawan.

Peraturan hukum didefinisikan sebagai "penetapan lamanya jam kerja, daftar pekerjaan dan metode akuntansi dan kontrol dalam tindakan hukum pengaturan."

Undang-undang ketenagakerjaan mendefinisikan panjang maksimum, yaitu ukuran maksimum tenaga kerja (40 jam). Ini berarti bahwa para pihak dalam proses perburuhan tidak memiliki hak untuk melampaui kerangka waktu ini. Namun, ada kasus yang dijelaskan dalam undang-undang perburuhan ketika hal ini diperbolehkan.

Norma waktu kerja dapat dimuat dalam undang-undang dan tindakan. Kepada ini tindakan mengaitkan:

1. Peraturan yang disetujui oleh Perintah Kementerian Perkeretaapian Federasi Rusia tertanggal 5 Maret 2004 No. 7. Ini menunjukkan kekhususan pekerjaan karyawan yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan pergerakan kereta api.
2. Peraturan yang disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 5 Maret 2004 No. 7. Peraturan ini mengatur penghitungan jam kerja karyawan yang terlibat dalam pekerjaan layanan dan formasi penyelamatan darurat profesional sebagai penyelamat.
3. Peraturan yang disetujui oleh Perintah Kementerian Transportasi Federasi Rusia tertanggal 20 Agustus 2004 No. 15. Peraturan tersebut menentukan secara spesifik pekerjaan pengemudi.

• Membangun tim yang efektif: 7 langkah menuju penjualan yang stabil dalam krisis

"Jam kerja" dan "jam kerja"

Waktu kerja karyawan adalah rentang waktu (40 jam, 36 jam, dll) yang ditujukan untuk pelaksanaan tugas fungsional.

Modus waktu kerja adalah distribusinya dalam periode kalender yang ditentukan dengan jelas.

Ada beberapa jenis waktu kerja: normal, dikurangi dan paruh waktu.

1. Durasi normal.

Beban kerja mingguan setara dengan empat puluh jam kerja dianggap normal. Norma ini sama untuk semua orang yang berbadan sehat dan pekerja di Federasi Rusia.

"Prosedur untuk menghitung norma waktu kerja", yang disetujui oleh Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia, akan membantu menghitung waktu kerja seorang karyawan. Ini akan membantu dalam menghitung waktu untuk periode kalender (bulan, kuartal, dll.), Dengan mempertimbangkan durasi yang ditetapkan selama seminggu. Untuk menyederhanakan perhitungan waktu kerja, kalender produksi diterbitkan setiap tahun, tetapi lebih baik untuk memeriksa jumlah jam, karena kesalahan penghitungan dapat menyusup.

1. Jam kerja karyawan berkurang.

Waktu kerja yang dipersingkat disebut waktu kerja, yang jangka waktunya lebih pendek dari yang ditetapkan undang-undang, tetapi dibayar 100 persen. Pengecualian dalam hal ini adalah karyawan di bawah usia 18 tahun (tingkat produksi harus dikurangi pada awalnya).

Pengurangan jam kerja sesuai dengan kategori pekerja tertentu:

• 24 jam/minggu orang di bawah usia 16 tahun dapat bekerja;
• hingga 35 jam/minggu - orang berusia 16 sampai 18 tahun (jika menyangkut pelajar atau pelajar yang terlibat dalam pendidikan penuh waktu di universitas, sekolah teknik atau sekolah kejuruan dan yang ingin mendapatkan uang tambahan di waktu luang mereka, maka waktu kerja mereka tidak boleh lebih dari 50 % dari norma: hingga 16 tahun - maksimal 12 jam / minggu, dan usia 16-18 tahun - hingga 17,5 jam.);
• hingga 35 jam/minggu – karyawan dengan kelompok disabilitas I atau II;
• hingga 36 jam/minggu - waktu yang diterima untuk karyawan perusahaan dengan kondisi produksi yang berbahaya (3-4 derajat);
• 24 atau 36 jam/minggu. - waktu yang ditetapkan untuk karyawan yang terlibat dalam pekerjaan dengan senjata kimia (waktu tergantung pada sifat pekerjaan, sesuai dengan Undang-Undang Federal 7 November 2000 No. 136-FZ "Tentang perlindungan sosial warga negara yang bekerja dengan senjata kimia");
• sampai dengan 36 jam/minggu, menurut Undang-Undang “Tentang Pendidikan” tanggal 10.07.92 No. 3266-1, guru harus sibuk;
• hingga 39 jam/minggu - jam kerja seorang karyawan lembaga medis, menurut Kode Perburuhan Federasi Rusia, Art. 350;
• 36 jam/minggu - jam kerja untuk wanita yang menandatangani kontrak kerja untuk bekerja dalam kondisi Far North atau setara dengan mereka, sesuai dengan Pasal 320 Kode Perburuhan Federasi Rusia;
• lamanya waktu kerja dapat ditentukan oleh daftar posisi dan profesi (disetujui oleh Keputusan Komite Negara Uni Soviet untuk Perburuhan dan Presidium Dewan Pusat Serikat Buruh Seluruh Serikat 25 Oktober 1974 No. 298 / P -22). Daftar ini mencakup kategori karyawan (pekerja dan insinyur) yang terlibat dalam produksi berbahaya (pengecoran atau pengerjaan kayu), di perusahaan teknik dan berhak atas pengurangan jam kerja dan cuti tambahan.

1. Karyawan paruh waktu.

Jenis waktu kerja ini diatur oleh majikan. Dia berhak melakukan ini jika kondisi kerja paruh waktu ditentukan dalam kontrak kerja dan disepakati pada saat kerja. Dia juga dapat mengatur pekerjaan paruh waktu untuk karyawan yang sudah bekerja untuknya.

Selain itu, majikan berkewajiban untuk menetapkan pekerjaan paruh waktu untuk karyawan jika dia telah melamarnya dengan permintaan ini dan tertarik pada hal ini. Misalnya, atas permintaan karyawan yang hamil atau karyawan yang merawat anggota keluarga yang sakit (jika ada surat keterangan dokter). Orang tua dari anak-anak di bawah usia 14 tahun (salah satu orang tua) dapat mengajukan permohonan dengan permintaan tersebut.

Juga, ketika kondisi kerja berubah, majikan berhak mengurangi jam kerja karyawan untuk menghindari PHK massal.

Cara bekerja setengah hari dan melakukan segalanya: algoritma Gazprom

Anda membuang-buang waktu ketika Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk menjawab email yang tidak penting, menyelesaikan tugas yang terlambat dengan kacau, dan akibatnya, tidak punya waktu untuk melakukan apa pun . David Allen, seorang konsultan di Gazprom dan Bank Dunia, berbagi dengan editor majalah "Direktur Komersial" sebuah algoritme tentang bagaimana seorang manajer bisa mendapatkan empat jam kerja sehari. Perencana tugas pribadi dan instruksi terperinci akan membantu Anda.

Organisasi waktu kerja karyawan: jadwal kerja dan istirahat

Pergantian kerja dan istirahat yang terorganisir dengan baik adalah kunci efisiensi dan kesehatan karyawan yang tinggi.

pertunjukan- ini adalah kemampuan tubuh manusia untuk menanggung beban yang tidak dapat dihindari ketika melakukan fungsi produksi selama hari kerja. Performa dipengaruhi oleh hal-hal berikut:

• jumlah dan durasi beban;
• kondisi kerja;
• organisasi proses produksi;
• usia dan kualifikasi karyawan;
• organisasi rezim kerja dan istirahat.

Kapasitas kerja seseorang berubah selama hari kerja, di mana seseorang dapat mengamati seperti itu periode:

• Paruh pertama hari (sebelum istirahat makan siang) adalah periode ketika ada keterlibatan dalam proses produksi, diikuti dengan kinerja yang stabil. Ini digantikan oleh periode yang ditandai dengan munculnya dan pertumbuhan kelelahan;
• periode sore adalah periode ketika kapasitas kerja yang sedikit berkurang dengan cepat naik;
• akhir hari kerja adalah masa dimana derajat kelelahan menjadi maksimal, sehubungan dengan itu terjadi penurunan kapasitas kerja.

Waktu kerja seorang karyawan harus mencakup istirahat makan siang, yaitu waktu istirahat pekerja.

Menurut ahli fisiologi, jika durasi hari kerja adalah 7-8 jam, maka istirahat makan siang harus dilakukan 3-4 jam setelah dimulainya hari kerja. Jika buta huruf untuk mengatur pergantian pekerjaan dan sisa pekerja, ini akan menyebabkan penurunan kapasitas kerja. Padahal pengorganisasian waktu kerja karyawan yang benar berkontribusi pada pemecahan beberapa masalah produksi sekaligus, yaitu:

• efisiensi akan meningkat;
• kualitas pekerjaan dan produk akan meningkat;
• mengurangi cedera di tempat kerja.

Jadwal kerja

Jadwal berangkat kerja dibuat di perusahaan untuk mengatur jadwal kerja. Ada tiga jenis grafik:

• hari;
• bulanan;
• tahunan.

Organisasi proses kerja secara langsung tergantung pada rezim jam kerja karyawan. Dalam perjanjian bersama atau dalam peraturan internal, Anda harus menentukan mode operasi organisasi. Kode Perburuhan Federasi Rusia menentukan seperti itu jenis jam kerja:

• shift tunggal, atau biasa;
• dilepas;
• jam kerja tidak teratur;
• hari kerja yang terfragmentasi (waktu kerja dibagi menjadi beberapa bagian);
• jam kerja fleksibel;
• modus pergeseran.

1. Satu shift, atau jam kerja normal.

Jenis ini menyiratkan mode seperti penghitungan waktu kerja harian, mingguan, dan penjumlahan.

Pasal 100 Kode Perburuhan Rusia menyatakan bahwa perusahaan dapat mengatur pekerjaan sebagai berikut:

• 5 hari + 2 hari libur;
• 6 hari + 1 hari libur;
• jadwal kerja bergulir.

Waktu kerja seorang karyawan, sesuai dengan Pasal 104 Kode Perburuhan Federasi Rusia, dapat diperhitungkan dengan menjumlahkan jam kerja.

Merupakan kebiasaan untuk menyebut jadwal akuntansi harian waktu kerja karyawan sebagai mode kerja satu shift.

1. Pergeseran jam kerja.

Kerja shift berarti bekerja dalam beberapa shift dalam satu hari. Bisa bekerja dalam satu setengah, dua atau tiga shift. Misalnya, bekerja tiga shift per hari.

Mode operasi shift, sebagai suatu peraturan, diperkenalkan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan peralatan perusahaan atau meningkatkan jumlah produk yang diproduksi. Mode ini dapat digunakan di perusahaan di mana waktu kerja yang diizinkan kurang dari durasi proses produksi.

Jika perusahaan menggunakan mode kerja shift, maka karyawan melakukan pekerjaan pada jam kerja yang telah ditetapkan. Waktu kerja karyawan, pada gilirannya, harus sesuai dengan jadwal shift, yang mengatur transisi karyawan dari satu shift ke shift lain (misalnya, karyawan pindah ke shift lain setiap 5 hari dengan shift delapan jam).

• Pendelegasian wewenang oleh kepala: aturan, prinsip, dan risiko

1. Jam kerja tidak teratur.

Hari kerja yang tidak teratur menyiratkan keterlibatan karyawan dalam proses produksi atas perintah majikan. Karyawan melakukan tugasnya, melampaui jam kerja yang ditetapkan (paling sering ini karena kebutuhan produksi).

Sebagai fitur dari organisasi rezim kerja semacam itu, seseorang dapat menyebutkan fakta bahwa seorang karyawan dapat dipanggil oleh manajer sebelum dimulainya hari kerja atau, bekerja di siang hari, dapat ditunda dalam produksi untuk melakukan pekerjaan. jumlah pekerjaan tertentu. Wajar saja, dengan mode operasi ini, waktu kerja karyawan akan melebihi waktu yang ditetapkan untuk satu shift kerja.

Jangan lupa bahwa bekerja di jam kerja yang tidak teratur menyiratkan pelaksanaan tugas resmi, yang ditentukan dalam kontrak kerja. Ini berarti bahwa manajer tidak memiliki hak untuk meminta karyawan melakukan jenis pekerjaan lain, bahkan di luar jam kerja - persyaratan ini dijabarkan dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia (Pasal 60).

Menurut Kode Perburuhan Federasi Rusia, jam kerja tidak teratur hanya diperbolehkan untuk kategori karyawan tertentu, yang daftarnya biasanya dilampirkan pada perjanjian bersama atau peraturan internal. Juga, daftar tersebut dapat dibuat berdasarkan perjanjian industri, regional atau lainnya.

Menggulir orang bekerja di jam kerja yang tidak teratur dapat mencakup:

• staf administrasi dan manajemen;
• karyawan layanan ekonomi dan teknis;
• spesialis, yang hasil pekerjaannya tidak sesuai dengan akuntansi sementara;
• spesialis yang mendistribusikan waktu kerja "atas kebijaksanaan mereka sendiri";
• karyawan, yang spesifik pekerjaannya adalah kebutuhan untuk membagi waktu kerja karyawan menjadi periode durasi yang berbeda.

1. Membagi hari kerja.

Kode Perburuhan Federasi Rusia dalam Pasal 105 mengatur pembagian hari kerja. Cara kerja seperti itu diperbolehkan jika diperlukan oleh sifat khusus tenaga kerja atau karena perubahan intensitas produksi pada siang hari (atau shift kerja). Dalam hal ini, hari kerja dapat dibagi menjadi bagian-bagian tertentu, tetapi durasinya tidak boleh melebihi batas waktu yang ditetapkan.

Paling sering, mode operasi ini digunakan di bidang yang terkait dengan melayani populasi: transportasi penumpang, penyediaan layanan komunikasi, dalam perdagangan, dll. Perlu dipertimbangkan bahwa total waktu kerja karyawan ini harus dibatasi pada harian yang ditetapkan. batas waktu. Sebagai aturan, "penghancuran" semacam itu diatur oleh tindakan normatif yang dibuat di perusahaan. Tindakan tersebut juga harus mencerminkan pendapat perwakilan serikat pekerja/buruh.

Dalam undang-undang perburuhan tidak ada indikasi yang jelas tentang jumlah bagian yang memungkinkan untuk membagi hari kerja. Biasanya, waktu kerja seorang karyawan dengan jadwal kerja seperti itu terdiri dari dua bagian, istirahat di antaranya tidak melebihi dua jam, yang termasuk istirahat makan siang.

Sebagaimana dinyatakan dalam pasal 144 Kode Perburuhan Federasi Rusia, seorang karyawan harus dibayar pembayaran tambahan ke gaji pokok untuk bekerja dalam mode ini.

• Manajer muda: keberanian, ambisi, dan sejuta ide

1. Jam kerja fleksibel.

Bentuk organisasi buruh ini memungkinkan pengaturan awal dan akhir hari kerja secara mandiri – tentu saja dalam batas-batas yang wajar. Jangan lupa bahwa norma sementara harus dikerjakan selama periode pelaporan yang ditetapkan (hari kerja, minggu atau bulan). Ini juga ditunjukkan oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia dalam Pasal 102.

Rezim jam kerja fleksibel adalah bijaksana jika, karena alasan obyektif, pekerjaan lebih lanjut dalam rezim yang diterima sulit atau tidak efisien. Selain itu, cara mengatur aktivitas tenaga kerja ini dapat membantu menghemat waktu kerja karyawan dan meningkatkan kerja seluruh tenaga kerja.

Metode pengorganisasian tenaga kerja ini adalah yang paling tidak efektif dalam industri dengan mode operasi berkelanjutan, di mana proses produksi dilakukan dalam dua atau tiga shift, kadang-kadang ketidakmanfaatan dijelaskan oleh kekhususan produksi.

Jam kerja fleksibel seorang karyawan ditandai dengan hal-hal berikut: elemen penyusun:

• karyawan berhak untuk menentukan waktu mulai dan berakhirnya pekerjaan secara mandiri (tanpa melampaui batas yang telah ditetapkan);
• waktu tetap di mana karyawan yang bekerja dengan jam kerja fleksibel harus berada di tempat kerja. Hal ini memungkinkan alur kerja berjalan secara efisien, karena ini biasanya merupakan bagian yang paling signifikan dan terpanjang dalam satu hari;
• waktu variabel, yang memungkinkan untuk menghitung jam kerja yang ditetapkan dalam periode akuntansi yang diterima. Istirahat makan siang biasanya membagi waktu kerja tetap seorang karyawan menjadi dua bagian yang kira-kira sama;
• periode akuntansi dapat dibatasi hingga seminggu, sebulan, dll. Selama waktu ini, karyawan harus mengerjakan norma jam kerja yang ditetapkan.

1. Pergeseran mode jam kerja.

modus pergeseran berbeda secara signifikan dari semua bentuk pengaturan waktu kerja karyawan di atas, karena proses kerja dilakukan dalam kondisi di mana karyawan tidak memiliki kesempatan untuk pulang setiap hari.

Mode ini sesuai jika tempat kerja dan lokasi majikan berada pada jarak yang cukup jauh satu sama lain. Biasanya digunakan untuk mengatur tenaga kerja yang terkait dengan konstruksi atau rekonstruksi fasilitas tertentu. Selain itu, rezim pergeseran mungkin disebabkan oleh kondisi alam khusus di mana proses produksi dilakukan.

Fitur lain dari organisasi waktu kerja karyawan secara bergilir adalah bahwa pemberi kerja menciptakan kondisi yang diperlukan untuk memastikan aktivitas vital karyawan yang terlibat dalam jadwal kerja bergilir. Ini dapat berupa pembuatan kamp shift, kompleks bangunan dan struktur, di mana karyawan memiliki kesempatan untuk bekerja secara efektif dan beristirahat di antara shift. Staf yang bekerja di bawah rezim ini, sebagai suatu peraturan, digeser.

Pendapat ahli

Jangan Lupa Memberi Kompensasi untuk Hari Kerja yang Tidak Teratur

Anna Vasenina,

penerbit dan pemimpin redaksi majalah "Kadrovoe delo" dan buku referensi dari seri "Konsultan Pribadi" (penerbit Aktion-Media)

Jika Anda melibatkan seorang karyawan dalam pekerjaan yang melebihi norma yang ditetapkan, maka Anda perlu mengeluarkan perintah tentang jam kerja karyawan. Ini tidak berlaku untuk CEO, karena dia yang memutuskan apakah dia akan bertahan atau tidak. Tidak ada yang menariknya untuk bekerja setelah berakhir, namun, klausul yang menunjukkan jam kerjanya yang tidak teratur harus dimasukkan dalam kontrak kerjanya, dan posisi itu sendiri harus dimasukkan dalam daftar yang sesuai.

Dimungkinkan untuk mengkompensasi pemrosesan karyawan dengan memberi mereka cuti berbayar tambahan, yang ketentuannya ditentukan oleh administrasi perusahaan, tetapi tidak boleh lebih pendek dari 3 hari setiap tahun.

Jika suatu perusahaan mengalami kekurangan karyawan, maka tentu saja manajemen menghadapi tugas untuk mengganti tidak hanya karyawan yang hilang, tetapi juga mereka yang sedang dalam masa cuti tarif.

Prosedur untuk menetapkan dan mengubah waktu kerja seorang karyawan

Ketika menjadi perlu untuk mengubah mode operasi, pertama-tama perlu untuk fokus pada cara yang ditetapkan untuk karyawan.

Peraturan internal menetapkan jenis jam kerja (Kode Perburuhan Federasi Rusia, Pasal 100), dipandu oleh Undang-Undang Perburuhan dan dokumen hukum lainnya, yang mencakup norma-norma perjanjian bersama, perjanjian, kontrak kerja, dll.

Peraturan internal adalah tindakan normatif yang diadopsi di perusahaan tertentu dan mengatur masalah disiplin kerja dan rutinitas, termasuk jam kerja karyawan (Kode Perburuhan Federasi Rusia, Pasal 189). Aturan harus mempertimbangkan pendapat perwakilan karyawan perusahaan (badan perwakilan) dan disertifikasi oleh kepala organisasi. Jika tidak ada badan perwakilan pekerja di perusahaan, maka PWTR diterima secara pribadi oleh pemberi kerja.

Opsi yang memungkinkan untuk memperkenalkan jam kerja:

1. ditentukan dalam kontrak kerja, karena tidak sesuai dengan aturan yang tertuang dalam PWTR.

2. tercantum dalam kontrak kerja, namun sama dengan yang tercantum dalam PWTR.

3. sama dengan yang tercantum dalam PVTR, sehingga tidak diatur dalam kontrak kerja.

Dimungkinkan untuk mengubah jam kerja untuk seorang karyawan dua arah: setelah membuat perjanjian dengan seseorang (Kode Perburuhan Federasi Rusia, Pasal 72) atau tanpa dia, jika majikan memiliki alasan yang baik untuk ini (Kode Perburuhan Federasi Rusia, Pasal 74).

Kode Perburuhan Federasi Rusia (Pasal 72) menyatakan bahwa amandemen kontrak kerja hanya dimungkinkan dengan persetujuan tertulis dari kedua belah pihak. Ada pengecualian tertentu, yang juga dicatat dalam Kode Perburuhan.

• Contoh standar perusahaan dan tip untuk mengembangkannya

Ubah prosedur(Pasal 74 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia):

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memerintahkan perubahan jam kerja, mencerminkan perubahan ini dalam PWTR dan menyetujui aturan yang diubah. Urutan harus menunjukkan alasan yang menyebabkan perubahan ini.

Langkah kedua adalah penyampaian pemberitahuan kepada karyawan perusahaan, yang menginformasikan tentang perubahan jam kerja.

Jika karyawan menolak untuk menerima pemberitahuan, tindakan dibuat untuk memperbaiki fakta ini. Pemberitahuan dibacakan kepada karyawan dan dikirim melalui surat ke alamat yang ditunjukkan oleh orang ini dalam kontrak kerja. Setelah diberitahu, dia ditawari lowongan yang cocok untuk pelatihan profesionalnya atau lowongan yang lebih rendah. Hal ini dilakukan baik sampai saat karyawan menyetujui tawaran tersebut, atau sampai saat perubahan yang dilakukan pada jam kerja karyawan mulai berlaku.

Langkah selanjutnya diambil jika karyawan setuju untuk mengubah cara kerjanya dengan membuat perjanjian tambahan (jika cara kerjanya ditentukan dalam kontrak kerja) atau perjanjian yang menegaskan persetujuannya dengan perubahan yang dibuat pada aturan.

Jika karyawan tidak menerima perubahan ini dan menolak untuk bekerja di bawah kondisi baru, fakta ini harus tercermin secara tertulis (jika karyawan tidak keberatan).

Dalam hal ini, karyawan dapat mengajukan pemecatan dari posisinya dalam waktu dua bulan (hingga hari terakhir batas waktu) sejak tanggal diterimanya pemberitahuan perubahan jam kerja. Jika, setelah periode dua bulan, karyawan belum mengkonfirmasi persetujuannya untuk bekerja di bawah kondisi baru, maka ini dianggap sebagai penolakan (peringatan harus ada dalam pemberitahuan perubahan). Pemecatan seorang karyawan dilakukan sesuai dengan paragraf 7 bagian 1 Seni. 77 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Seorang karyawan dapat ditawarkan sebagai contoh formulir penolakan teladan yang akan dia tulis.

• Kelelahan emosional karyawan: bagaimana mengenali dan mencegah

Pelacakan waktu karyawan: tugas dan metode kontrol

Pelacakan waktu- ini adalah penilaian aktivitas karyawan perusahaan sesuai dengan peraturan internal yang disetujui. Akuntansi sangat penting agar karyawan tidak mulai menyalahgunakan kepercayaan kepala, dan perusahaan memiliki disiplin kerja yang mapan.

Perhitungan waktu kerja karyawan tidak boleh bertentangan dengan Kode Perburuhan, yang memberi karyawan hak hukum untuk beristirahat (istirahat makan siang, hari libur, liburan).

Pasal 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia secara khusus menyebutkan waktu yang setara dengan waktu kerja. Peraturan internal perusahaan tidak boleh mengabaikan pasal undang-undang ini.

Pelacakan waktu diperlukan agar bisa:

• mengontrol ketepatan waktu kedatangan karyawan, mengidentifikasi yang terlambat dan yang tidak hadir,
• memeriksa kehadiran karyawan di tempat kerja pada siang hari, memantau kepulangan mereka dari istirahat makan siang,
• periksa apakah karyawan mengikuti waktu kerja berakhir,
• mendaftarkan waktu kerja karyawan yang dibayar oleh pemberi kerja, termasuk hari libur tarif tetap, ketidakhadiran karena sakit, waktu henti yang timbul bukan karena kesalahan karyawan, dll.

Peraturan tentang jam kerja

Dokumen yang mengatur tata cara pembagian jam kerja di setiap perusahaan adalah peraturan tentang jam kerja.

Dokumen ini merinci, poin demi poin, semua jenis pelanggaran jadwal kerja. Hal utama adalah bahwa informasi yang diberikan tidak bertentangan dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia dan undang-undang perburuhan.

Di setiap unit struktural perusahaan, lembar waktu karyawan harus dipertahankan, yang diisi oleh karyawan yang ditunjuk oleh kepala.

Kewajiban karyawan absen:

• menyusun jadwal kerja;
• cap waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai unit;
• kontrol atas kepatuhan karyawan terhadap jadwal kerja dan fakta berada di tempat kerja;
• memberi tahu kepala departemen tentang ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan;
• periksa dokumen yang disediakan untuk mengkonfirmasi bahwa alasan ketidakhadiran itu sah (cuti sakit, sertifikat, dll.).

Orang-orang yang memelihara daftar waktu karyawan harus dibiasakan dengan posisi perusahaan yang relevan dengan tanda tangan.

Terjadi proses kerja yang memerlukan penyesuaian dan revisi penugasan waktu kerja, karena dapat timbul masalah yang tidak terduga sebelumnya. situasi:

• pengolahan, yang harus dimasukkan dalam kolom terpisah dari lembar waktu;
• ketidakhadiran yang terjadi bukan karena kesalahan karyawan. Dalam hal ini, perlu untuk mengetahui alasan ketidakhadiran paksa, dan jika majikan harus disalahkan untuk ini, maka hari ini tidak dianggap ketinggalan, dimasukkan dalam lembar waktu dan waktu kerja karyawan dianggap bekerja. ;
• sederhana. Alasan sebenarnya bisa berbeda, begitu juga dengan mereka yang bertanggung jawab untuk ini. Misalnya, jika seorang karyawan harus disalahkan atas waktu henti, maka, tentu saja, waktu ini tidak dibayarkan kepadanya. Tetapi jika tidak ada kesalahan karyawan dalam waktu menganggur, maka waktu kerja dibayar lunas;
• disabilitas karena sakit (cuti sakit), majikan membayar pekerja sebagai bagian dari waktu bekerja;
• hari kerja terakhir itu dihitung sebagai waktu kerja karyawan, di mana ia harus dibayar "tunjangan perjalanan", tetapi karyawan ini tidak wajib datang ke perusahaan;
• hari libur dan akhir pekan- ini adalah hari-hari ketika Kode Perburuhan Federasi Rusia melarang pekerjaan. Namun, ada perusahaan yang menyediakan pekerjaan pada hari-hari ini. Ini berarti bahwa karyawan ini harus diberikan kondisi khusus, seperti cuti atau membayar hari kerja dengan tarif ganda.

Kontrol waktu kerja karyawan harus dilakukan secara bertanggung jawab, maka dimungkinkan untuk menyelesaikan produksi seperti itu tugas:

• disiplin karyawan akan meningkat;
• upah akan diperoleh secara adil, yaitu ketika bertambah, waktu yang benar-benar bekerja oleh karyawan akan diperhitungkan;
• adalah mungkin untuk memantau kegiatan masing-masing karyawan untuk menilai kontribusinya terhadap pengembangan perusahaan.

Di perusahaan-perusahaan Federasi Rusia, metode akuntansi berikut dipraktikkan: harian, mingguan, dan ringkasan:

• metode akuntansi harian (harian), menyediakan panjang hari kerja yang sama, awal dan akhir terjadi pada waktu yang sama. Biasanya durasi ini adalah delapan jam, sebagaimana diwajibkan oleh hukum;
• metode akuntansi mingguan mirip dengan yang harian, karena menyediakan beban per jam yang stabil, tetapi panjang hari kerja dapat bervariasi;
• metode ringkasan pencatatan waktu kerja karyawan menyediakan pencatatan waktu untuk periode tertentu, misalnya, selama sebulan atau seperempat. Metode ini cocok untuk perusahaan di mana bermasalah untuk menetapkan tingkat jam kerja harian atau mingguan, karena spesifik pekerjaan adalah bahwa karyawan mencurahkan jumlah waktu yang berbeda untuk bekerja setiap hari. Namun, itu harus sama untuk semua orang ketika menjumlahkan hasil untuk periode tertentu, misalnya, selama sebulan. Misalnya, dalam beberapa shift kerja, seorang karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk bekerja, tetapi dia memiliki hari-hari ketika dia bekerja lembur, yang mengkompensasi jam tidak bekerja untuk shift tersebut.

Metode pelacakan waktu karyawan

Untuk meningkatkan disiplin dalam produksi, dimungkinkan untuk menggunakan metode akuntansi:

• Pengaturan waktu kedatangan dan keberangkatan karyawan. Jenis kontrol ini dapat dilakukan oleh orang yang berwenang untuk melakukan ini, data perlu dicatat dalam log waktu karyawan.
• Kontrol dilakukan oleh salah satu karyawan. Orang ini, sebagai suatu peraturan, bekerja di ruangan yang sama dengan karyawan perusahaan lainnya dan, berdasarkan kewajiban yang diberikan kepadanya, mengendalikan proses kerja di unit (departemen, bengkel) yang dipercayakan kepadanya. Saat menggunakan metode ini, meninggalkan tempat kerja secara tidak wajar dan pemborosan waktu kerja dapat diminimalkan.
• Laporan karyawan merupakan salah satu metode pengendalian diri yang bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan untuk rajin. Ini menyiratkan bahwa karyawan itu sendiri membuat dan menyerahkan kepada manajer laporan tentang rasionalitas menghabiskan waktu kerja.
• Kontrol izin kerja. Metode ini melibatkan penggunaan kartu plastik atau pemindaian sidik jari karyawan. Program ini menangkap akuntansi penuh waktu kerja karyawan dalam sebuah file, memungkinkan manajer untuk mengontrol waktu kerja bawahan, melaporkan data tentang kedatangan karyawan di tempat kerja atau meninggalkannya.
• CCTV. Tentu saja, metode ini membutuhkan investasi yang cukup besar, tetapi itu membenarkan dirinya sendiri, karena ini adalah salah satu yang paling dapat diandalkan. Untuk melakukan kontrol penuh, perlu tidak hanya untuk memasang kamera, tetapi juga untuk mempekerjakan seorang karyawan yang akan memantau dan mencatat pelanggaran. Sebagai ketidaknyamanan dari metode ini, orang dapat menyebutkan fakta bahwa karyawan mungkin merasa tidak nyaman, oleh karena itu pengawasan video digunakan secara terbatas, misalnya, di supermarket, gudang, atau pangkalan.
• Pelacakan melalui program komputer. Program khusus dapat merekam tindakan karyawan selama jam kerja, sehingga metode ini cocok untuk memantau pekerja kantoran dan karyawan yang bekerja di depan komputer.

Catatan waktu karyawan: bagaimana cara mengisinya?

Log waktu sangat diperlukan jika Anda memperhatikan laju perkembangan bisnis, yang saat ini terutama perlu mengoptimalkan proses bisnis dan pemilihan personel yang lebih cermat.

Jurnal dapat membantu tidak hanya dalam pengendalian staf, tetapi juga dapat menjadi dasar yang baik untuk mengisi dokumen wajib dan undang-undang. Ini akan membantu mencegah melebihi norma sementara yang ditetapkan oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia. Selain itu, pengisiannya sangat mudah, karyawan yang bertanggung jawab untuk ini tidak membutuhkan banyak waktu untuk memasukkan semua data.

Siapa yang memimpin dan bagaimana menyelesaikannya?

Manajemen perusahaan memiliki hak untuk menjawab pertanyaan ini secara independen, dengan mempertimbangkan spesifikasi produksi dan menentukan tindakannya. Mungkin saja manajer itu sendiri yang dapat mengontrol akuntansi waktu kerja karyawan, dan, mungkin, dia akan memutuskan untuk menunjuk atau mempekerjakan seorang karyawan yang tugasnya akan mencakup jenis kontrol ini. Selain itu, kewajiban ini harus didokumentasikan: mereka ditunjukkan dalam kontrak kerja, pesanan atau perjanjian tambahan. Jika seorang karyawan mengelak dari tugasnya, ia dapat dipanggil ke tanggung jawab administratif.

Entri jurnal sangat pendek.

Tabel jam kerja karyawan diperbaiki di kolom wajib:

Kolom tambahan dapat dimasukkan dalam tabel: tempat karyawan pergi dan jumlah waktu yang dihabiskan di tempat kerja.

Anda dapat membuat jurnal seperti itu tiga jalan.

cara pertama. Jurnal diisi setiap hari, dengan mempertimbangkan semua karyawan perusahaan. Metode ini sesuai jika hari kerja tetap, misalnya 8 jam yang berlaku umum.

cara ke-2. Jurnal mingguan. Disarankan untuk menyimpannya jika jumlah waktu kerja karyawan berbeda setiap hari, tetapi jumlah waktu kerja tertentu (tetap) harus keluar per minggu. Dalam hal ini, entri baru dibuat pada akhir minggu kerja.

cara ke-3. Relevan untuk perusahaan di mana karyawan bekerja dengan jadwal "fleksibel". Jurnal ini menunjukkan ringkasan akuntansi jam kerja karyawan.

Untuk perusahaan dengan operasi sepanjang waktu, yang terlibat dalam produksi atau kinerja pekerjaan dengan sifat aktivitas tertentu, metode ke-3 paling cocok. Karena periode waktu antara pencatatan pencatatan jumlah jam kerja dapat bervariasi dari satu bulan sampai satu tahun. Kekhususan akuntansi ini adalah dapat memperingatkan manajemen agar tidak melanggar Kode Perburuhan Federasi Rusia, karena kemungkinan pemrosesan dibatasi oleh hukum (120 jam / tahun).

• Model pembelajaran jarak jauh untuk karyawan di perusahaan besar

Cara membuat dan memelihara lembar waktu untuk karyawan

Anda dapat melacak jam kerja dengan mengisi jadwal waktu kerja karyawan (yaitu lembar waktu).

Dokumen yang berisi data tentang karyawan yang bekerja dengan jumlah jam yang diperlukan disebut " Lembar waktu". Selain waktu benar-benar bekerja, ia mencatat data ketidakhadiran kerja (jumlah hari/jam dan alasan ketidakhadiran).

Itu dapat diisi secara otomatis (di komputer) dan manual. Dialah yang menjadi dasar penghitungan gaji karyawan.

Kartu laporan memiliki formulir (F-13) yang ditetapkan dan disetujui oleh Komite Statistik Negara Federasi Rusia. Itu terlihat seperti tabel, yang nyaman untuk digunakan di Excel: formulir, isi, dan lakukan perhitungan.

Lembar waktu karyawan terdiri dari: modul:

• "Nama perusahaan" (di bagian atas halaman);
• “Tanggal Penyusunan” dan “Nomor Dokumen” (di bawah);
• "Periode pelaporan" (masukkan tanggal 1 dan hari terakhir bulan pelaporan).

• 1: no.p / p;
• 2 dan 3: Nama lengkap pegawai, jabatan, nomor personel;
• 4: catat informasi tentang pass (berdasarkan hari dalam sebulan);
• 5 dan 6 : jumlah hari/jam kerja selama setengah bulan satu bulan;
• 7 - 9: data untuk penggajian (kode, akun koresponden, dll.);
• 10 - 13: alasan tidak masuk kerja.

Raport ditandatangani oleh: karyawan yang menyusunnya, karyawan departemen personalia, kepala unit.

Dapat disimpulkan bahwa sistem pelacakan waktu karyawan ini adalah pekerjaan yang membutuhkan pendekatan yang bertanggung jawab. Selama implementasinya, data perkiraan dan tidak akurat serta kekurangan lainnya tidak dapat diterima, karena ini mempengaruhi upah karyawan perusahaan.

Aturan absen

• Aturan mendasar mengenai penghitungan waktu kerja adalah bahwa lembar waktu harus dibuat di atas kertas. Aturan ini juga berlaku untuk kasus ketika diisi menggunakan komputer.
• Penting untuk menyimpan lembar waktu pada formulir yang sesuai dengan formulir yang ditetapkan secara ketat. Penting untuk membuka lembar waktu setiap bulan (pada hari pertama).
• Sebelum melakukan pembayaran (uang muka, gaji), lembar waktu harus ditransfer ke departemen akuntansi.
• Semua karyawan harus memiliki nomor personel, yang ditetapkan pada saat perekrutan.
• Pada akhir bulan, rapor “ditutup”. Hal ini dilakukan dengan menghitung waktu sebenarnya yang dikerjakan oleh setiap karyawan.

Otomatisasi pelacakan waktu: bagaimana memilih sistem yang tepat

Perusahaan tumbuh, meningkatkan volume pekerjaan, dan, karenanya, jumlah karyawan yang terlibat di dalamnya meningkat. Ini memaksa manajer untuk memikirkan sistem pelacakan waktu karyawan otomatis mana yang dapat digunakan untuk menyelesaikan setidaknya satu tugas harian.

Apa manfaat otomatisasi?

Pertama-tama, otomatisasi akan memungkinkan manajer untuk dengan cepat merespons ketidakhadiran karyawan. Dia akan dapat lebih mudah menavigasi situasi dan mengoordinasikan tugas produksi, dengan mempertimbangkan pekerja saat ini. Yang paling nyaman adalah sistem seperti itu untuk memantau waktu kerja karyawan di perusahaan besar, di mana sulit untuk melakukan kontrol visual. Selain itu, pendekatan pengendalian ini dapat meningkatkan kualitas kerja karyawan. Mengetahui bahwa aktivitas online dan produktivitas kerjanya dapat diabaikan, karyawan tidak akan terganggu oleh faktor asing seperti jejaring sosial atau game online. Karyawan akan berusaha untuk menghabiskan waktu kerjanya seefisien mungkin.

Dengan bantuan sistem kontrol seperti itu, dimungkinkan untuk menghitung remunerasi karyawan. Untuk melakukan ini, manajer harus menetapkan aturan perhitungan, dan sistem akan melakukan sisanya (menghitung jumlah waktu kerja, mengurangi keterlambatan dan waktu istirahat). Sangat mudah bahwa jumlah akhir dapat disesuaikan jika kebutuhan seperti itu muncul (misalnya, ketidakhadiran seorang karyawan karena perjalanan bisnis).

Bagaimana memilih sistem pelacakan waktu

Saat memilih sistem manajemen waktu untuk karyawan, Anda perlu memperhatikan hal-hal berikut: kriteria:

1. Spesialisasi sistem. Sistem akuntansi dan kontrol yang diusulkan sangat berbeda satu sama lain. Menurut spesialisasi dan tugas yang harus diselesaikan, mereka dapat didefinisikan sebagai "sistem mata-mata", "sistem untuk menganalisis produktivitas karyawan" dan "sistem untuk analisis pribadi".
2. Dianggap waktu. Ketika seorang majikan memasang sistem pemantauan otomatis, ia biasanya ingin melihat seberapa produktif karyawan menghabiskan waktu kerja mereka untuk dapat memantau aktivitas karyawan dan perusahaan secara keseluruhan. Ada sistem yang dapat melakukan distribusi program dan situs, menetapkan produktif dan tidak produktif untuk satu karyawan. Setelah pengoperasian sistem seperti itu, manajer akan dapat melihat seberapa tepat waktu kerja karyawan digunakan dan berapa persentase waktu yang dihabiskan tanpa tujuan.
3. Statistik. Bagi para pemimpin perusahaan besar, penting untuk memperhitungkan produktivitas tidak hanya karyawan tertentu, tetapi juga departemen secara keseluruhan. Adalah penting bahwa program yang dipilih bekerja secepat mungkin, tanpa menghabiskan banyak waktu baik untuk karyawan biasa atau manajer. Secara alami, kepala tertarik pada hasil keseluruhan pekerjaan, yang membutuhkan informasi tentang divisi struktural. Ini juga berlaku untuk grup program: tidak peduli berapa banyak waktu dan apa yang dimainkan karyawan, yang penting adalah berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk hiburan online.
4. Pelaporan pelanggaran. Manajer tidak selalu memiliki kesempatan untuk memeriksa waktu kerja karyawan, berkenalan dengan laporan yang disediakan oleh sistem kontrol, tetapi ia selalu dapat menemukan waktu untuk memeriksa surat. Oleh karena itu, keuntungan signifikan dari sistem ini adalah kemampuannya untuk mengirim pemberitahuan pelanggaran ke email kepala. Jika tidak ada pemberitahuan seperti itu, maka pekerjaan akan berjalan normal.
5. Tangkapan layar. Ada tipe pemimpin yang ingin membangun kontrol total dalam perusahaan mereka. Sebagai salah satu metode verifikasi, mereka menggunakan program yang mengambil tangkapan layar atau menyadap korespondensi. Kontrol semacam itu tidak berdampak positif pada motivasi karyawan, apalagi, terkadang ada pelanggaran hak yang diberikan kepada karyawan oleh Konstitusi Federasi Rusia. Pendekatan untuk menilai produktivitas kerja ini tidak dapat memfasilitasi pekerjaan baik manajer maupun karyawan. Saat digunakan, proses otomatisasi melambat, dan kualitas pemantauan aktivitas dipengaruhi oleh penilaian subjektif tentang apa yang terjadi. Tapi tetap saja, kriteria seperti itu cukup populer, jadi kami menyebutkannya.

• Motivasi material personel: 4 tingkat peningkatan efisiensi

Program pelacakan waktu karyawan yang populer

• StafKonter- sistem untuk menentukan produktivitas.

Ini adalah sistem pelacakan waktu karyawan yang bekerja berdasarkan prinsip pemantauan PC. Hal ini bertujuan tidak hanya untuk pengendalian, tetapi juga untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja. Program ini memungkinkan untuk melacak apa dan seberapa banyak karyawan yang bekerja di depan komputer sibuk. Ini akan menampilkan situs yang dikunjungi, program yang digunakan, percakapan Skype, dll. Semua informasi disimpan di "cloud", yang hanya dapat diakses oleh pengguna yang ditentukan secara ketat. Informasi di server cloud diperbarui setiap 10 menit dan disimpan selama satu bulan. Jika sistem kontrol digunakan oleh 10 karyawan atau kurang, maka itu gratis. Jika ada lebih banyak karyawan, maka Anda perlu menggunakan versi berbayar (» $3 bulanan untuk setiap karyawan).

• Kickidler- sistem pelacakan karyawan.

Program ini cocok untuk manajer yang tidak lagi tahu bagaimana membuat karyawan melakukan tugasnya secara bertanggung jawab dan telah mencoba hampir semua metode untuk memberi penghargaan dan hukuman kepada karyawan. Manajer ini dapat dibantu oleh Kickidler, karena membuat rekaman video dari apa yang dilihat karyawan di layarnya selama hari kerja, menghasilkan dan menyimpan informasi ini di server. Selain itu, Kickidler memungkinkan untuk melihat tindakan karyawan di komputer secara real time, berada di tempat mana pun yang dilengkapi dengan Internet. Sistem ini juga berguna untuk layanan IT untuk mengontrol pengoperasian komputer, dan jika ada yang rusak, lebih mudah untuk mengetahui penyebab kerusakan. Harga "pertanyaan" untuk pemeliharaan satu PC adalah 300 rubel per bulan.

• Biotrack– sistem akuntansi yang dirancang untuk perusahaan tanpa PC.

Katakanlah Anda adalah direktur sebuah restoran. Secara alami, pekerjaan karyawan Anda tidak terkait dengan bekerja di depan komputer. Apa cara terbaik untuk mengontrol jam kerja karyawan? Pasang pintu putar dan perkenalkan kartu plastik? Menunjuk seorang karyawan yang akan melakukan kontrol, mencatat pekerjaan manual? Ini tidak praktis. Biotrack adalah layanan cloud yang nyaman untuk pemantauan menggunakan terminal biometrik atau tablet Android yang dipasang di pintu masuk. Omong-omong, opsi memasang tablet Android tidak hanya nyaman, tetapi juga ekonomis. Anda tidak dapat menghabiskan uang untuk membeli materi biometrik (»$2000), tetapi instal tablet yang paling umum dengan mengunduh aplikasi Timepad di dalamnya. Biaya layanan ini mulai dari $29 per bulan untuk 11 karyawan. Karyawan akan dapat mendaftar menggunakan kartu NFC, kode QR, atau kode PIN.

• Yaware.Mobile– sistem kontrol karyawan bergerak.

Yaware- layanan yang cukup populer yang mengkhususkan diri dalam memantau jam kerja karyawan yang bekerja di kantor di PC. Asumsikan bahwa karyawan, karena spesifik kegiatan mereka, terus bergerak. Kemudian, untuk mengontrol waktu kerja seorang karyawan, aplikasi seluler Yaware.Mobile, yang dirilis oleh Yaware untuk Android, sangat cocok untuk Anda. Aplikasi ini diinstal pada smartphone karyawan, dan menangkap tindakan karyawan menggunakan GPS (gerakan, panggilan, pesan SMS, dll.). Manajer atau administrator memiliki kemampuan untuk melacak tindakan karyawan (baik secara real time maupun yang lebih baru). Ini membantu untuk memahami alasan rendahnya kinerja karyawan lapangan tertentu. Karyawan, pada gilirannya, mengetahui tentang aplikasi yang diinstal, akan menggunakan waktu kerja mereka dan smartphone perusahaan secara lebih rasional. Biaya layanan 380 rubel per bulan per karyawan.

• Yaware Online- layanan yang mengontrol kerja lembur.

Sebuah layanan yang dirancang untuk mengontrol waktu kerja seorang karyawan. Yaware.Online telah mengembangkan dua jenis laporan untuk para pemimpin bisnis. Salah satunya, "Tetap setelah bekerja" - memungkinkan untuk melacak tindakan seorang karyawan di PC di akhir waktu kerja utama. Tipe kedua, "Aktivitas Karyawan", memungkinkan atasan melacak pelanggaran disiplin. Ini menghasilkan informasi tentang penggunaan waktu kerja (jumlah waktu kerja dan produktivitasnya, keterlambatan, keberangkatan awal, dll.).

• Cara melakukan wawancara: petunjuk langkah demi langkah

Pendapat ahli

Program pencatatan jam kerja dipilih melalui tender

Petr Lebedev,

Direktur Ekonomi dan Keuangan, Solusi Industri ThyssenKrupp (RUS), Dzerzhinsk

Kami tidak dapat menemukan fungsionalitas yang sesuai di antara produk yang ditawarkan di pasar, dan kami beralih ke kantor pusat perusahaan. Apa yang kami tawarkan di sana, sekali lagi, tidak sesuai dengan apa yang ingin kami beli karena beberapa alasan (teknis, keuangan, atau hukum).

Kegagalan ini membawa kami pada ide untuk membuat produk kami sendiri yang sepenuhnya memenuhi persyaratan kami. Spesialis dari departemen pengendalian mengembangkan kerangka acuan dan menjelaskan fungsi sistem kami. Kerangka acuan disepakati di berbagai tingkat manajemen perusahaan, setelah penyesuaian tertentu dibuat. Setelah itu, kami mengadakan tender, di mana kami menggunakan terms of reference sebagai spesifikasi untuk produk perangkat lunak. Kandidat dievaluasi sesuai dengan kriteria berikut:

• ketentuan pelaksanaan;
• biaya program;
• kondisi untuk layanan lebih lanjut;
• jumlah yang diperlukan untuk investasi tambahan (pembelian peralatan, lisensi, server, dll.).

Empat perusahaan menanggapi permintaan kami. Setelah studi menyeluruh dan analisis produk yang diusulkan, kami memilih opsi yang diusulkan oleh perusahaan LAD. Program mereka mampu mengontrol waktu kerja seorang karyawan berdasarkan 1C: Manajemen Dokumen, dan perusahaan menawarkan harga terbaik untuk kami. Selain itu, kami menganggap pengintegrasian produk dengan 1C: Accounting 8 dan 1C: Payroll and HR Management merupakan hal yang menguntungkan. Pada bulan September 2014, kami mulai menguji versi pertama dari sistem, meskipun kami mulai membangunnya pada bulan April di tahun yang sama.

“Jangan percaya kalender. Ada banyak hari dalam setahun yang Anda inginkan. Satu orang menghabiskan satu tahun melakukan apa yang bisa dilakukan dalam seminggu, sementara orang lain menjalani peristiwa setahun penuh dalam seminggu"

Charles Richards

Salah satu tantangan paling signifikan dalam hidup dan perbaikan diri adalah kurangnya waktu. Tentu saja, waktu sama untuk semua orang - ada 24 jam dalam sehari untuk setiap orang. Pertanyaannya adalah bagaimana kita menggunakan jam-jam tersebut.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana Anda dapat meluangkan waktu untuk melakukan apa yang benar-benar ingin Anda lakukan.

1. Lacak bagaimana hari Anda berjalan

Gunakan pena dan kertas - atau komputer Anda - dan jam tangan. Lacak ke mana waktu Anda sebenarnya pergi di siang hari, bukan seperti yang Anda pikirkan. Anda mungkin terkejut betapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk segala macam hal (terutama hal-hal yang tidak begitu penting dan menarik bagi Anda).

2. Terimalah bahwa Anda tidak harus melakukan semua yang Anda lakukan.

Langit tidak akan jatuh menimpa kepalamu jika kamu menolak untuk melakukan sesuatu. Ini adalah item yang paling penting dalam daftar. Semua hal yang “seharusnya” Anda lakukan menghalangi Anda untuk memperbaiki diri, atau bahkan hanya meluangkan waktu untuk diri sendiri. Sebenarnya, Anda tidak "harus" melakukan apa pun.

Cobalah untuk melihat situasi seolah-olah Anda memilih apa yang harus dilakukan. Tentu saja, jika Anda memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, ada alasan untuk itu. Alasannya mungkin baik atau tidak, positif atau negatif. Terkadang pada pandangan pertama hal-hal tampaknya tidak seperti apa adanya, tetapi tugas Anda adalah belajar mengendalikan hidup Anda dan membuat pilihan alih-alih membiarkan dunia di sekitar Anda mengatur dan memutuskan untuk Anda. Keterampilan seperti itu akan membantu Anda memahami apa yang tidak terlalu penting bagi Anda, menghentikan aktivitas ini atau menghabiskan lebih sedikit waktu untuk itu, dan melakukan sesuatu yang lebih menarik.

3. Gunakan Hukum Parkinson

Anda dapat bekerja lebih cepat dari yang Anda pikirkan. Hukum Parkinson mengatakan bahwa sebuah kasus akan menjadi lebih lama dan lebih sulit tergantung pada jumlah waktu yang Anda habiskan untuk itu. Misalnya, jika Anda berjanji pada diri sendiri untuk menyelesaikan masalah dalam waktu seminggu, hal-hal pasti akan membingungkan sedemikian rupa sehingga Anda harus mencurahkan lebih banyak waktu untuk menemukan jalan keluar dari situasi tersebut daripada yang Anda harapkan.
Alih-alih, fokuslah untuk menemukan solusi untuk masalah tersebut, lalu beri diri Anda waktu satu jam (bukan sehari penuh) atau satu hari (bukan seminggu) untuk mengimplementasikan rencana Anda. Tindakan ini akan memacu pemikiran Anda dan memaksa Anda untuk fokus pada tindakan.

4. Kurangi jumlah informasi yang Anda terima

Ini adalah poin yang sangat penting. Untuk menemukan waktu untuk pengembangan pribadi, kemungkinan besar Anda harus lebih sedikit menonton TV, membuka-buka majalah dan koran, terutama jika Anda terbiasa melakukan beberapa kegiatan ini sekaligus. Menyerahkannya akan membebaskan banyak waktu, namun Anda mungkin tidak ingin melewatkan acara favorit Anda atau melupakan koran. Pertanyaan berikut akan membantu kita menemukan kompromi ...

5. Gabungkan beberapa aktivitas untuk keuntungan Anda

Jika Anda ingin menonton acara TV favorit, gabungkan dengan sesuatu yang bermanfaat, seperti berolahraga dengan sepeda stasioner. Atau atur pertemuan dengan teman dan mengobrol dengan mereka sambil bermain tenis (juga latihan fisik) atau berbelanja (manjakan diri Anda dengan sepasang cakram baru atau pakaian trendi).

Selain itu, Anda dapat menerima berbagai informasi selama istirahat pendek di siang hari. Dengarkan buku audio saat mengemudi, bukan di rumah. Duduk di ruang tunggu institusi menunggu janji, Anda dapat menonton episode baru acara favorit Anda menggunakan iPOD atau ponsel.

6. Secara berkala tanyakan pada diri sendiri seberapa perlu aktivitas Anda.

Seringkali kita disibukkan dengan sesuatu yang tidak penting, meskipun kita tidak menyadarinya. Dengan bertanya pada diri sendiri apa yang Anda lakukan sepanjang hari, Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat menggunakan waktu Anda dengan lebih baik (apakah Anda sedang bekerja atau di rumah). Untuk membantu Anda mengingat untuk mengajukan pertanyaan bermanfaat kepada diri sendiri, gunakan pengingat eksternal dalam bentuk catatan tempel, screensaver, dan aksesori.

7. Dapatkan diri Anda bersama-sama

Alih-alih membuang-buang waktu, merenung dengan harapan seseorang akan melakukan pekerjaan untuk Anda atau mengambil inisiatif, alih-alih mencoba mencari penjelasan dan alasan untuk kemalasan Anda, kembangkan kebiasaan melakukan semua tugas sekaligus.

Jadilah aktif dan lakukan apa yang harus Anda lakukan. Paling sering ini dapat dilakukan di lain waktu, beberapa waktu kemudian, tetapi pada saat Anda dipaksa untuk bertindak, Anda akan kehilangan banyak waktu mencari alasan untuk menunda pekerjaan, memikirkan hal yang tak terhindarkan dan menjengkelkan karena, pada akhirnya. , , Anda harus turun ke bisnis. Dan jika Anda menunggu orang lain melakukannya untuk Anda, mungkin perlu waktu lama sebelum harapan Anda terpenuhi.

Mungkin sulit untuk mengembangkan kebiasaan ini dalam diri Anda jika Anda terbiasa berpikir lama (atau terlalu lama) sebelum Anda mulai melakukan sesuatu. Setelah mulai bekerja pada diri saya sendiri, saya menemukan satu cara yang efektif: Anda perlu mengkorelasikan tindakan Anda lebih sedikit dengan pikiran dan emosi, menyadari fakta bahwa Anda mengendalikan keadaan internal Anda, dan bukan sebaliknya. Tentu saja, Anda dapat sedikit memikirkan situasinya, tetapi lebih baik melakukan apa yang akan Anda lakukan sesegera mungkin.

8. Jangan semprot

Mungkin Anda hebat dalam multitasking pada saat yang bersamaan. saya tidak. Oleh karena itu, jika saya memiliki tugas yang membutuhkan konsentrasi dan perencanaan yang matang, saya lebih suka mengerjakannya sendiri untuk sementara waktu. Tampaknya semakin banyak hal yang Anda lakukan pada saat yang sama, semakin cepat Anda menyelesaikan pekerjaan. Namun, menurut pengalaman saya, ini mengarah pada kebingungan, ketegangan berlebihan, dan akibatnya, Anda kehilangan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan jika Anda harus menyelesaikan semua masalah satu per satu.

9. Bekerja dalam diam

Atur tempat kerja Anda sehingga tidak ada yang mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda. Singkirkan hal-hal yang dapat membuat Anda membuang waktu - tutup pintu, putuskan sambungan dari Internet, matikan telepon, dan bersihkan meja. Kemudian pilih satu aktivitas untuk Anda sendiri dan lihat sampai akhir.

10. Makan dengan benar dan berolahraga

Waktu yang dapat Anda gunakan secara produktif sangat bergantung pada kondisi fisik Anda. Jika Anda benar-benar lelah saat pulang kerja atau kelas, kemungkinan besar Anda akan menghabiskan malam dengan berbaring di sofa.

Dengan berolahraga dan makan dengan benar, Anda dapat meningkatkan kebugaran fisik Anda, yang berarti Anda akan memiliki lebih banyak energi untuk bekerja. Seiring dengan kesejahteraan Anda, kemampuan Anda untuk berkonsentrasi juga akan meningkat, yaitu, Anda akan mengatasi tugas yang ada lebih cepat, dan pada saat yang sama Anda akan memiliki kekuatan untuk melakukan sesuatu yang lain setelah pekerjaan selesai.