Como preencher a tabela de pessoal (formulário T-3), quais informações inserir no formulário de pessoal.

Com o artigo você aprenderá:

Como elaborar uma tabela de pessoal do formulário T-3

A tabela de pessoal (formulário T-3) é usada em organizações para formalizar o pessoal, estrutura e pessoal (artigo 57 do Código do Trabalho da Federação Russa, seção 1 das instruções aprovadas pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatísticas da Rússia datado 5 de janeiro de 2004 No. 1).

O Código do Trabalho da Federação Russa não declara explicitamente que a tabela de pessoal do formulário T-3 deve estar presente em todas as organizações. No entanto, deve-se ter em mente que não há recomendações para cancelar sua compilação. Descubra se você precisa ser incluído na tabela de pessoal

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Como não errar nas cinco colunas principais da tabela de pessoal.

Formulário de recrutamento T-3

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Ao mesmo tempo, há fortes argumentos que confirmam os benefícios do preenchimento do formulário de recrutamento:

• o documento ajuda a definir claramente o número de funcionários necessários na organização, com os valores que serão gastos em sua manutenção, com a própria estrutura do empreendimento;
• o formulário de pessoal preenchido confirma a folha de pagamento da organização.

O que deve ser indicado no formulário de pessoal 2017

É necessário indicar no formulário T-3 do cargo de pessoal, outras informações sobre os trabalhadores a tempo parcial?

Recorde-se que, de acordo com as regras gerais, o quadro de pessoal indica todas as unidades de pessoal da organização, incluindo os a tempo parcial, independentemente do tempo de serviço: trabalhadores a tempo parcial, trabalhadores principais com . Uma exceção é feita para trabalhadores temporários de meio período, que foram originalmente aceitos para , uma vez que não aumentam o número total de unidades na tabela de pessoal. Em um unificado Não é necessário prescrever as condições de trabalho dos funcionários. A tabela de pessoal inclui apenas informações sobre o número de unidades de pessoal.

Uma pergunta da prática: é necessário incluir formulários T-3 no quadro de pessoal e no pessoal da organização de trabalhadores a domicílio?

Sim precisa. Deve-se ter em mente que, se os trabalhadores domiciliares forem aceitos temporariamente para substituir o funcionário principal, o especialista que trabalha em casa será considerado um funcionário em tempo integral, mas o número de unidades na lista de funcionários não aumentará.

Observação! Os funcionários com quem foi celebrado um contrato de trabalho são funcionários e devem ser refletidos no quadro de pessoal. A exceção são os trabalhadores temporários que não aumentam o número de postos de trabalho.

Quais informações incluir na tabela de pessoal

Observação! Você não deve definir salários diferentes na tabela de pessoal para os mesmos cargos. Isso evitará reclamações das autoridades de inspeção.

Assinando a tabela de pessoal T-3 e familiarizando os funcionários

Quando o quadro de pessoal é elaborado, o documento é assinado pelo contador-chefe e pelo chefe do serviço de pessoal. Depois disso, a tabela de pessoal é aprovada pelo chefe da organização pela ordem apropriada. Isso é afirmado em instruções aprovadas .

Ordem para alterar o formulário de pessoal 2017

). O gerente não é obrigado a dar a conhecer a todos os funcionários da empresa o documento contra assinatura, uma vez que as principais condições de trabalho estão sempre refletidas no contrato de trabalho e no acordo complementar. Descubra se é possível , cuja admissão ocorrerá em alguns meses ou anos.

Os regulamentos estaduais definem a lista principal de documentos que todo empregador deve ter, independentemente da forma legal. A lista desses documentos inclui a tabela de pessoal. Embora não haja indicação direta disso na legislação, o quadro de pessoal é mencionado em vários artigos do Código do Trabalho da Federação Russa, o que indiretamente confirma a necessidade.

O que é pessoal

A tabela de pessoal é um dos documentos fundamentais de todas as organizações. Contém informações sobre a estrutura da empresa, cargos e número de unidades de pessoal.

Nas organizações em que o sistema de remuneração se limita apenas aos salários, este é o principal documento da folha de pagamento.

Com base no que é preenchido

Se a organização acaba de iniciar suas atividades e o quadro de pessoal é compilado pela primeira vez, seria aconselhável primeiro refletir sobre a lista de cargos necessários e elaborar um documento que regulamente a remuneração.

Responsável pela compilação

A tabela de pessoal é feita por qualquer funcionário a quem isso seja confiado. Como regra, este é um funcionário do departamento de pessoal ou um contador.

Introdução a este documento

Como a tabela de pessoal não é um ato normativo local da organização (parágrafo 7 da carta de Rostrud de 15/05/2014 N PG / 4653-6-1), o empregador não é obrigado a familiarizar os funcionários com a tabela de pessoal.

Requisitos principais

A tabela de pessoal está na lista de formulários unificados, onde vai sob a letra T-3. A maioria das organizações usa esse formulário porque contém todas as colunas e colunas necessárias.

Mas o uso deste formulário não é obrigatório, é apenas de natureza consultiva, embora tenha havido muitas disputas sobre isso. O ponto final sobre esta questão foi colocado pela Carta de Rostrud datada de 23 de janeiro de 2013 N PG / 409-6-1. Afirma diretamente que as organizações têm o direito de desenvolver seus próprios formulários deste documento e usá-los, o principal é levar em consideração os requisitos da lei.

Em especial, o art. 15, 57 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma que a função trabalhista de um funcionário é determinada de acordo com a posição, profissão indicada na tabela de pessoal. Ou seja, os nomes dos cargos devem ser incluídos neste documento.

Como preencher a tabela de pessoal para LLC e IP

Requisitos

• o nome completo da organização deve ser indicado em plena conformidade com os documentos constituintes;
• OKPO, este é o código de organização de 8 dígitos. Estes dados constam da carta informativa das autoridades estatísticas, que deve estar em cada empresa;
• número do agendamento. Não há requisitos claros aqui. Você pode usar a numeração contínua, pode iniciar cada ano com o número 1 e indicar o ano por meio de uma fração, pode usar qualquer outro método de numeração.
• Data de preparação. A data real de compilação é afixada, podendo diferir da data de entrada em vigor do quadro de pessoal (por exemplo, o quadro de pessoal elaborado em dezembro do ano atual entra em vigor em 1º de janeiro do ano seguinte);
• o período de validade da tabela de pessoal é indicado, na maioria das vezes 1 ano, e a partir de que data entra em vigor;
• no canto superior direito, é colocado o carimbo “Aprovado” e são indicados os detalhes da ordem de aprovação e a introdução da tabela de pessoal. Em cima do carimbo "Aprovado", como regra, é colocado o selo da organização, embora isso não seja fixado por lei.

ficha de trabalho 2019

O formulário pode ser baixado de qualquer sistema legal, como Consultor ou Fiador. Como regra, o formato Word ou Excel é oferecido para download, não há diferença fundamental aqui, mas é mais conveniente realizá-lo em forma de tabela, pois as fórmulas podem ser inseridas nas células apropriadas e o documento calculará o número das unidades de pessoal e da folha de pagamento.

O procedimento para preencher o formulário T-3

Coluna 1 "Nome da unidade estrutural"

As divisões estruturais incluem filiais, escritórios de representação, oficinas, departamentos, etc.

Eles geralmente começam com unidades de alta administração, depois serviços contábeis e financeiros, produção e serviços econômicos.

Por exemplo: diretoria, departamento financeiro e de investimentos, departamento econômico, departamento de vendas, etc.

Coluna 2 "Código de subdivisão"

Aqui, a codificação é atribuída de acordo com o mesmo princípio usado na primeira coluna e indica a subordinação das unidades estruturais. Por exemplo, o departamento financeiro e imobiliário - código 02, os departamentos contábil e econômico a ele subordinados terão os códigos 02.1 e 02.2, respectivamente. Esta coluna raramente é preenchida, principalmente em empresas muito grandes. E pode ser excluído completamente do documento.

Coluna 3 "Cargo (especialidade, profissão), categoria, classe (categoria) de qualificação"

Os cargos são inscritos no caso nominativo e no singular, por extenso, sem abreviaturas.

O empregador tem o direito de determinar o nome dos cargos, exceto aqueles associados a condições de trabalho difíceis e prejudiciais e ao recebimento de benefícios do Estado (pensão antecipada). Esses cargos devem ser inscritos de acordo com o diretório de qualificação-tarifa, ou padrões profissionais, que atualmente estão apenas em desenvolvimento.

Coluna 4 "Número de unidades de pessoal"

O número de unidades de pessoal para cada cargo é indicado aqui, pode ser inteiro ou fracionário, por exemplo, 05 ou 0,25 taxas, o que significa que a quantidade de tempo de trabalho para tal cargo é reduzida em duas ou quatro vezes.

Nota: ao indicar cargos e unidades de pessoal, o empregador tem o direito de indicar qualquer número, independentemente dos efetivos empregados. Ou seja, ele pode adicionar 3 unidades de um contador à lista de funcionários, mas contratar 2, e 3 unidades podem ficar vagas pelo tempo que ele quiser.

Uma exceção é a unidade de pessoal, que é reservada para a cota para deficientes. A sua vaga deve ser comunicada às autoridades de emprego.

Coluna 5 "Taxa tarifária (salário), etc., esfregue."

Tudo depende dos sistemas salariais adotados na organização. Salário, tarifa ou várias porcentagens e coeficientes podem ser afixados aqui.

Se não for possível colocar números específicos, você pode simplesmente indicar a forma de remuneração "por peça", "acorde". Mas então nas colunas seguintes deve haver um link para o Regulamento sobre remuneração ou outro documento onde a folha de pagamento está agendada.

Colunas 6,7,8 "Sobretaxas, esfregue."

Preenchido de acordo com os Regulamentos sobre salários e outros documentos regulamentares locais. Isso geralmente é listado aqui:

• subsídio de trabalho noturno;
• limpeza de banheiros;
• subsídios do norte;
• outras sobretaxas e subsídios.

Nestas linhas, você pode simplesmente indicar o documento em que tudo isso está escrito, especialmente se houver muitas permissões. A única coisa que não está indicada nestas colunas são os subsídios que são cobrados sobre o salário total. Por exemplo, um bônus que é pago no valor de uma certa porcentagem de todos os valores acumulados anteriormente (salário ou tarifa mais subsídios).

Coluna 9 "Total por mês"

Esta coluna só pode ser preenchida se nas colunas 5-10 os valores estiverem escritos em rublos e pelo mesmo período de tempo (rublos / dia, rublos / hora), caso contrário, um traço ou o valor apenas do salário multiplicado pelo número de unidades de pessoal é colocado.

Coluna 10 "Observação"

Aqui, um ato regulatório local que regula os salários, o salário mínimo, se estabelecido, pode ser indicado (por exemplo, pagamento à peça e a nota indica: “pelo menos 10.000 rublos.”)

Como mencionado acima, o empregador pode excluir colunas desnecessárias para ele.

Exemplo de preenchimento do formulário de pessoal T-3

Coisas para lembrar

Ao preencher a coluna 5 da tabela de pessoal, é preciso lembrar que o chamado "fork" de remuneração não pode ser colocado na tabela de pessoal. Uma vez que está legalmente estabelecido que para trabalho igual - salário igual (artigo 22 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Ou seja, se em uma unidade houver 2 cargos de contador, o salário ou a tarifa devem ser os mesmos. Mas você pode definir sobretaxas e subsídios individuais.

Quem assina

O formulário T-3 prevê duas assinaturas sob a tabela de pessoal: um funcionário do departamento de pessoal e o contador-chefe. Se alguma categoria estiver faltando, você poderá se contentar com uma assinatura ou nomear outras pessoas pela ordem apropriada para a organização.

Termos e local de armazenamento

O quadro de pessoal original é armazenado no departamento de pessoal ou no departamento de contabilidade, isso é determinado pelo fluxo de documentos de uma organização específica. De qualquer forma, se o original estiver no departamento de pessoal, deve haver uma cópia no departamento de contabilidade e vice-versa.

De acordo com os parágrafos. "um" art. Seção 71 1.2 "Fundamentos organizacionais de gestão" da Lista de documentos de arquivo gerenciais típicos gerados no curso das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento (aprovado por Ordem do Ministério da Cultura da Federação Russa datada 25.08.2010 N 558), a lista de funcionários é armazenada permanentemente na organização.

Alteração

A legislação não estabelece a duração do quadro de pessoal, portanto, pode ser o único ao longo de toda a vida do empreendimento, e todas as alterações e acréscimos serão feitas por despachos separados para alteração do quadro de pessoal.

O próprio empregador decide alterar os dados na tabela de pessoal, neste caso, ele não está limitado no tempo e no número de alterações. As exceções são os casos previstos em lei, como, por exemplo, a realização de eventos. Neste caso, o prazo para fazer as alterações é estabelecido pelo Código do Trabalho.

Resultados

A lista de funcionários é um dos principais documentos de uma empresa de qualquer forma de propriedade, contendo documentos importantes. Como não há análogos a este documento no fluxo de trabalho, a manutenção de uma tabela de pessoal não é apenas obrigatória, mas também necessária para a organização ideal da empresa.

Vídeo - como elaborar uma tabela de pessoal para uma empresa no programa 1C:

A tabela de pessoal do formulário unificado T-3 é usada para indicar a estrutura, composição pessoal da organização. Vamos considerar este formulário com mais detalhes e também fornecer uma tabela de funcionários com um preenchimento de amostra.

Pessoal: forma de um formulário unificado T-3

A partir de 1º de janeiro de 2013, as organizações comerciais não são obrigadas a elaborar documentos pessoais de acordo com os formulários aprovados, ou seja, podem usar formulários de documentos desenvolvidos de forma independente.

Leia mais sobre isso no artigo "Documento primário: requisitos para a forma e as consequências de sua violação" .

No entanto, o formulário T-3 unificado é uma maneira bastante conveniente e familiar de elaborar uma tabela de pessoal. Além disso, a tabela de pessoal do formulário T-3 modelo contém todos os informação necessária, portanto, a maioria dos empregadores continua a usar essa forma específica de documento.

Lembre-se de que o quadro de pessoal - o formulário do formulário unificado T-3 - e o procedimento para preenchê-lo foram aprovados pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01/05/2004 No. 1. Para usuários do nosso site para saber como elaborar uma tabela de pessoal, um documento de amostra é apresentado em sua forma pura (na seção) e no estado concluído (na última seção).

Que informações contém o formulário de pessoal unificado?

A tabela de pessoal é um dos documentos normativos internos que toda organização (ou empresário com funcionários) deve ter.

A tabela de pessoal contém:

• lista de divisões estruturais;
• os nomes dos cargos, especialidades e profissões, indicando qualificações;
• informações sobre o número de unidades de pessoal;
• informações salariais: tarifas e salários, subsídios, fundo salarial (folha de pagamento), inclusive para a organização como um todo.

A tabela de pessoal tem como objetivo principal a definição da estrutura, do quadro de pessoal e do tamanho da folha de pagamento. O documento não contém os nomes dos funcionários e seus efetivos por cargo. A colocação de pessoal (sinónimos: substituição de pessoal, lista de pessoal) não é estabelecida por documentos regulamentares. A substituição de pessoal, ao contrário do quadro de pessoal, não é um documento obrigatório para uma organização, no entanto, é frequentemente utilizado. Isso se deve ao fato de que o Staffing permite o acompanhamento de vagas, bem como o preenchimento de unidades de staff ao contratar um trabalho de meio período ou se o cargo for dividido entre vários funcionários. A substituição de funcionários geralmente é desenvolvida com base na tabela de funcionários do formulário T-3 com a adição de uma coluna na qual são inseridos os sobrenomes, nomes e patronímicos dos funcionários que ocupam determinados cargos. Se uma organização utiliza a substituição de pessoal em suas atividades, deve-se ter em mente que este documento deve ser mantido por 75 anos.

Leia sobre os períodos de retenção para documentos pessoais.

Como elaborar uma tabela de funcionários

A preparação do quadro de pessoal pode ser confiada a qualquer funcionário da organização, devendo, no entanto, ser aprovada por ordem (instrução) do responsável ou outra pessoa autorizada. O procedimento de emissão de documentos sobre a aprovação do quadro de pessoal deve ser fixado nos documentos constitutivos.

Leia sobre as nuances da elaboração de tais pedidos no material "Pedidos para atividades principais - quais são esses pedidos?".

Ao compilar a tabela de pessoal pela primeira vez, ele recebe o número 1 e, no futuro, a numeração contínua é aplicada. A tabela de pessoal indica a data de compilação, bem como a data a partir da qual a tabela de pessoal entra em vigor. Essas duas datas podem ser diferentes. O formulário T-3 fornece uma indicação do período de validade do quadro de pessoal, os detalhes do pedido para sua aprovação e o número de unidades de pessoal.

Código da unidade estrutural no quadro de pessoal e outras informações

A tabela de pessoal na parte tabular começa a ser preenchida com os nomes e códigos das divisões estruturais. Como regra, o código da unidade na tabela de pessoal é indicado de uma maneira que permite determinar a subordinação e a estrutura de toda a organização.

Se a organização possui filiais e escritórios de representação, deve-se levar em consideração que eles são uma unidade estrutural da organização e, portanto, o quadro de pessoal deve ser elaborado para a organização como um todo. Mesmo que o chefe da filial tenha recebido o direito de aprovar independentemente a tabela de pessoal, ela é compilada da mesma forma como parte da tabela de pessoal unificada.

A coluna 3 da lista de funcionários contém o nome do cargo, especialidade, profissão, indicados no caso nominativo sem abreviaturas. O nome do cargo, profissão é atribuído pelo empregador se o trabalho não estiver relacionado a condições difíceis de trabalho e à concessão de benefícios, caso contrário, ao indicar o cargo na lista de funcionários, você precisa ser guiado por:

• ao classificador de toda a Rússia de profissões de trabalhadores, cargos de funcionários e categorias salariais (OK 016-94) (aprovado pela resolução do Padrão Estatal da Rússia de 26 de dezembro de 1994 nº 367);
• Classificador de Ocupações de Toda a Rússia (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (aprovado por despacho de Rosstandart datado de 12 de dezembro de 2014 nº 2020-st);
• Diretório de qualificação de cargos de gerentes, especialistas e outros funcionários (aprovado pelo Decreto do Ministério do Trabalho da Rússia de 21 de agosto de 1998 nº 7);
• livros de referência unificados de qualificação tarifária de empregos e profissões de trabalhadores por indústria;
• padrões profissionais (parágrafo 3, parte 2, artigo 57, artigo 195.1 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Como alinhar os cargos com os padrões profissionais, leia.

Se uma organização contrata funcionários para realizar um determinado tipo de trabalho, e não para um cargo (profissão, especialidade), isso também deve ser refletido na tabela de pessoal.

Além disso, na coluna 4 do quadro de pessoal, é indicado o número de unidades de pessoal. As unidades estabelecidas podem ser indicadas completas e incompletas. O conteúdo de uma unidade de equipe incompleta no quadro de pessoal é indicado em compartilhamentos, por exemplo, 0,25; 0,5; 2,75 etc

Ao compilar a tabela de pessoal, atenção especial deve ser dada à coluna 5 “Tarifa (salário), etc., rub.”. No caso mais simples, esta coluna da tabela de pessoal indica um valor fixo de salários por mês.

Na prática, na elaboração de um quadro de pessoal, surge muitas vezes a questão da correta execução de um documento em situações em que não existe um valor fixo de remuneração, por exemplo, com pagamento à peça. Neste caso, recomenda-se colocar um traço na coluna 4 da tabela de pessoal e na coluna 10 indicar: “Salário por peça / Salário-bonificação por peça” e fornecer um link para a regulamentação local que determina o procedimento para o estabelecimento de salários, bem como o seu montante para uma determinada taxa de funcionamento. Recomenda-se proceder de forma semelhante, preenchendo a lista de funcionários em uma situação em que o funcionário tenha um salário-hora.

Se o quadro de pessoal fornecer uma unidade de pessoal incompleta, a coluna “Taxa de tarifa (salário)” ainda indica o valor do salário integral para o cargo.

Como preencher a tabela de pessoal: exemplo e exemplo

Uma amostra de preenchimento da tabela de pessoal do formulário T-3 em uma situação em que não há salário fixo, e também há uma unidade de pessoal incompleta, pode ser encontrada em nosso site.

NOTA! Em arte. 22 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma que o pagamento deve ser igual para trabalho igual. Daqui decorre que a “bifurcação” dos salários na lista de pessoal é uma violação do Código do Trabalho. Rostrud, em carta datada de 27 de abril de 2011 nº 1111-6-1, recomenda que sejam indicados os mesmos salários para os cargos de mesmo nome no quadro de pessoal, e a possibilidade de pagar a um dos funcionários salários (não salários ) em maior quantidade ser regulamentada por subsídios e sobretaxas, dependendo da complexidade do trabalho, quantidade e qualidade do trabalho.

Nas colunas 6, 7, 8 "Sobretaxas, rublos". são indicados subsídios - tanto aceitos na organização (para horários de trabalho irregulares, responsabilidade aumentada, conhecimento de línguas estrangeiras, experiência de trabalho, etc.) quanto estabelecidos no nível legislativo (por exemplo, para trabalho no Extremo Norte). A tabela de pessoal de um formulário unificado pressupõe que essas colunas sejam preenchidas em rublos. Se não houver colunas suficientes para indicar todos os subsídios que operam na organização na tabela de pessoal, seu número pode ser aumentado emitindo um pedido para complementar o formulário de pessoal. Da mesma forma, é recomendável fazer se os subsídios forem definidos como uma porcentagem.

A coluna 9 "Total do mês" é preenchida apenas se o salário e os subsídios forem indicados em rublos. As instruções para compilar a tabela de pessoal afirmam que "se for impossível para a organização preencher as colunas 5-9 em termos de rublos ... as colunas são preenchidas nas unidades de medida apropriadas (porcentagens, coeficientes, etc.)". No entanto, de fato, é impossível elaborar uma tabela de pessoal dessa maneira. Em tal situação, é possível colocar traços nesta coluna e na coluna 10 "Nota" indicar um link para os regulamentos, internos e regulamentares, que definem as permissões. O link na coluna 10 para um documento que permite definir um subsídio por antiguidade permitirá que você não altere o cronograma ao alterar o valor do subsídio. Também na coluna 10 é indicada qualquer informação relacionada com o quadro de pessoal.

As nuances de registro e mudanças na tabela de pessoal

O formulário do formulário unificado T-3 prevê as assinaturas do chefe do serviço de pessoal e do contador-chefe, mas não há um requisito como um selo. A frequência e o momento da aprovação do quadro de pessoal não são estabelecidos por lei, e cada empregador decide esta questão de forma independente.

A familiarização com a lista de funcionários dos funcionários é realizada somente se essa obrigação do empregador estiver consagrada em acordo coletivo, acordo, ato normativo local (carta de Rostrud de 15.05.2014 nº PG / 4653-6-1).

As alterações podem ser feitas no quadro de pessoal se for necessário complementá-lo com novos cargos e divisões estruturais ou, inversamente, excluí-los, bem como ao alterar salários, renomear divisões e cargos. Uma mudança na tabela de pessoal é emitida por ordem. Existem 2 maneiras de fazer alterações na tabela de pessoal:

1) emissão de ordem sobre a alteração correspondente;

2) emissão de ordem de aprovação do novo quadro de pessoal.

Ao reduzir o quadro de pessoal ou efetivo, alterar os salários, são também efetuadas alterações ao quadro de pessoal, devendo ter-se em conta que a data de entrada em vigor das alterações não pode ocorrer antes de 2 meses após a emissão da ordem. Isso se deve ao fato de que os funcionários devem ser avisados ​​com 2 meses de antecedência sobre a próxima redução (parte 2 do artigo 180 do Código do Trabalho da Federação Russa) ou sobre as próximas mudanças nos termos dos contratos de trabalho.

A tabela de pessoal é armazenada na organização permanentemente. As organizações que realizam funções de controle e supervisão (por exemplo, a inspeção do trabalho, os órgãos reguladores do FSS da Federação Russa, o Fundo de Pensões da Federação Russa, autoridades fiscais) têm o direito de solicitar este documento durante as inspeções. Em caso de não apresentação dos documentos solicitados pelos controladores ou suas cópias, incluindo a lista de funcionários, o empregador pode ser multado em 200 rublos. para cada documento não enviado (cláusula 1, artigo 126 do Código Tributário da Federação Russa).

Resultados

A lista de funcionários é um documento obrigatório que qualquer empregador deve ter. Um exemplo de preenchimento da tabela de pessoal no formulário T-3 pode ser encontrado na Internet em muitos sites contábeis e jurídicos, no entanto, raramente é fornecida uma amostra com as situações descritas acima. Ao preparar a tabela de pessoal do formulário T-3, cujo preenchimento de amostra é fornecido neste artigo, pode ser uma boa ajuda tanto para um oficial de pessoal experiente quanto para um novato.

Para obter informações sobre como organizar corretamente os registros de pessoal, leia o artigo.

A tabela de pessoal é um ato normativo obrigatório que não contém os nomes dos funcionários da organização. O objetivo deste documento é fornecer uma configuração empresarial bem definida.

Nomeadamente:

• Composto.
• O número de funcionários.
• A quantidade de dinheiro gasto em pagamentos.

O documento é local, ou seja, documento interno do empregador. O documento entra em vigor após o chefe da empresa assinar o pedido de aprovação da tabela de pessoal (SR). A auditoria fiscal ou a inspecção do trabalho tem o direito de exigir este documento. Sua ausência é uma violação da legislação de proteção ao trabalho.

Qualquer organização desde o início de sua atividade é obrigada a ter certos regulamentos. Além disso, cada novo funcionário deve estar familiarizado com os documentos atuais da empresa. Isso deve ser feito antes da assinatura do contrato de trabalho.

O quadro de pessoal (formulário T-3) é formado na empresa desde o início de suas atividades ou desde o início do ano atual. O chefe aprova o documento pela ordem apropriada. O texto do despacho confirma a entrada em vigor do quadro de pessoal. Após o documento ter sido assinado por uma pessoa autorizada, ele é registrado no jornal apropriado. Este processo é acompanhado pela atribuição de um número de registo à encomenda. O período exato de armazenamento do pedido e o horário não são regulamentados.

A ordem de alteração do quadro de pessoal cancela o documento anterior para posteriormente aprovar um novo.

Validade - a critério da ordem do chefe: a partir de um ano ou mais. Ao alterar a estrutura do empreendimento, é mais conveniente fazer alterações no SHR do que aprovar um novo. O empregador assina uma ordem para alterar o SR, com base na qual são feitos os ajustes necessários. Se você planeja expandir a equipe, ou vice-versa, houve uma redução massiva, você deve elaborar um novo formulário T-3.

Forma e conteúdo

O chefe tem o direito de desenvolver de forma independente um formulário de documento, levando em consideração as atividades da empresa e suas necessidades. Formulários de formulários previamente aceitos a partir de janeiro de 2013 não são obrigatórios. A maioria dos empregadores não sabe como elaborar uma tabela de pessoal e, portanto, usa o formulário unificado nº T-3 como formulário. É fácil de preencher e contém todos os dados necessários. O formulário T-3 e o procedimento de preenchimento foram aprovados pelo Decreto nº 1 do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01/05/2004. Este documento deve incluir o seguinte:

1. lista de divisões estruturais;
2. código do departamento;
3. cargo, especialidade, classificação;
4. o número de unidades de pessoal;
5. salários oficiais;
6. subsídios;
7. fundo salarial.

A responsabilidade pelo preenchimento deste formulário é atribuída aos oficiais de pessoal. Em alguns casos, essa tarefa é realizada por um contador ou pelo chefe da empresa. Com base no documento de pessoal acima, o empregador tem o direito de desenvolver um arranjo de pessoal. É realizado em em formato eletrônico em excel e permite capturar dados sobre a substituição de funcionários.

Regras de preenchimento

Sem falhas, o documento indica o nome completo da organização de acordo com os documentos constituintes. Além disso, além da data de formação do quadro de pessoal, são indicadas a data de sua entrada em vigor e o período de validade. No canto superior direito, é indicado o número de unidades de pessoal no dia em que o documento foi elaborado.

A primeira coluna indica as divisões estruturais da organização, começando pela chefia (administração). Além disso, em uma interpretação livre, sem se desviar dos conceitos geralmente aceitos. Isso se aplica a organizações comerciais. Para as instituições estatais, a diferença no preenchimento do documento é que elas são obrigadas a seguir os requisitos dos classificadores russos e outros documentos regulatórios. No futuro, isso permitirá que os trabalhadores aposentados usem livremente os benefícios a que têm direito. O código de subdivisão facilita o gerenciamento de documentos e é definido por cada organização de forma independente.

No que diz respeito aos cargos no SHR, o número de pessoas empregadas na produção - aqui cada organização procede das necessidades pessoais e da lucratividade da empresa.

Na coluna "taxa tarifária", todos os indicadores são indicados em rublos. No caso em que o valor do salário não tenha um valor exato, são determinados os limites possíveis: de e para (15.000-20.000).

1. Prêmios.
2. Sobretaxas.
3. Subsídios compensatórios.

O valor do subsídio é indicado em termos de rublos ou em porcentagem.

A coluna seguinte resume os valores das tarifas anteriores e os multiplica pelo número de unidades de pessoal. O valor resultante é o fundo salarial (ph) para o mês.

A contratação de um empreendedor individual não difere de um documento semelhante para uma LLC ou qualquer outra organização. De acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, ao celebrar um contrato de trabalho, o empregador é obrigado a familiarizar o potencial funcionário com a “pessoal”. Muitos empreendedores individuais não têm pressa em elaborar este documento regulatório. O não cumprimento acarretará em multa.

De acordo com art. 5.27 do Código de Infrações Administrativas, o valor de uma multa para um funcionário varia dentro de 1.000 rublos. - 5.000 rublos. Organizações tal violação custará de 30 a 50.000 rublos.

Quando e como fazer alterações

Para pequenas alterações, uma alteração no cronograma é suficiente. Antes que uma mudança em grande escala no SR seja realizada, o empregador deve notificar os funcionários sobre a próxima ação com dois meses de antecedência. Assim, a data do despacho de introdução de alterações e a data de entrada em vigor das alterações são diferentes. O motivo do ajuste é a necessidade:

• alterar a tarifa;
• reduzir a equipe;
• renomear a posição
• alterar a forma dos salários.

Uma vez que quaisquer alterações afetam os interesses dos empregados, o empregador automaticamente faz alterações nos contratos de trabalho. Você pode baixar um pedido de amostra para alterar a tabela de pessoal aqui.

Extrair

De acordo com art. 62 do Código do Trabalho da Federação Russa, um funcionário de qualquer organização, bem como órgãos de inspeção, pode solicitar um extrato do documento por meio de solicitação por escrito. Um extrato do RS é elaborado de acordo com todas as regras e contém informações específicas. Se a empresa-mãe tiver várias divisões, depois de compilar e aprovar o cronograma de funcionários, um extrato será gerado para eles. A diferença entre o documento principal e o extrato é que este último é marcado com a palavra “extrato” antes do nome e reproduz apenas a parte necessária do documento.

A tabela de pessoal é um ato normativo interno da organização que simplifica muito a manutenção dos registros de pessoal. Embora a legislação em vigor não obrigue os empregadores a preencherem este documento, normalmente é aprovado na fase de constituição da empresa. Afinal, é nele que fica registrada toda a estrutura de pessoal da organização, a composição e o número de funcionários, bem como a folha de pagamento mensal. Você aprenderá como compilar este formulário e como é um exemplo de equipe unificada neste artigo. Abaixo, você encontrará um modelo de formulário preenchido e também poderá fazer o download de um formulário em branco e preenchê-lo você mesmo.

A tabela de pessoal (SR) de acordo com o Código do Trabalho não é de todo necessária. Se desejar, o empregador pode trabalhar sem um formulário desta amostra, incluindo os nomes dos cargos e salários nos contratos de trabalho e ordens de contratação de funcionários. Esses documentos serão regulamentos internos completos e nenhum inspetor terá dúvidas sobre isso. No entanto, nem tudo é tão simples com este documento. Com efeito, a partir do conteúdo artigo 15 do Código do Trabalho da Federação Russa e parte dois artigo 57 do Código do Trabalho da Federação Russa Segue-se que, se nos termos do contrato de trabalho se determinar que a função laboral do trabalhador é desempenhar trabalho em determinado cargo, tal cargo deve corresponder ao quadro de pessoal. Portanto, a organização deve ter um cronograma, sendo necessário estudar sua amostra. Segundo os advogados, a entrada de um empregado em um cargo na ausência de quadro de pessoal pode ser atribuída a uma violação da legislação trabalhista, pela qual é imposta responsabilidade administrativa. Arte. 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa RF. Portanto, gastaremos bastante tempo neste material e consideraremos um exemplo de tabela de pessoal para 2019 com mais detalhes.

Por que você precisa de pessoal

Principalmente para o planejamento. Em sua essência, a RS estrutura toda a empresa e sua hierarquia. Olhando para isso, você pode entender imediatamente quantos departamentos a organização possui, quais órgãos sociais estão previstos e qual direção é prioritária. Com um formulário de agendamento em mãos, qualquer pessoa pode facilmente opinar sobre o número médio de funcionários, sobre a folha de pagamento mensal e sobre o tipo de atividade da empresa.

Com base neste ato local, é muito conveniente formar um fundo salarial, confirmar a validade das despesas do Serviço Fiscal Federal e também elaborar relatórios estatísticos e solicitações ao serviço de emprego e agências de recrutamento. A propósito, é importante lembrar que, se a posição estiver indicada na lista de funcionários, ela deverá ser ocupada. Se houver vaga, mas não houver funcionário, o serviço de emprego deve saber disso. Caso contrário, podem ser punidos. Decorre das regras Lei da Federação Russa de 19 de abril de 1991 N 1032-1 sobre o emprego.

Na prática, o SHR é necessário no trabalho não apenas de oficiais de pessoal, mas também de contadores. É um dos formulários mais frequentemente exigidos para auditorias fiscais. SR é um documento contábil primário.

Quando a RS é desenvolvida e quais informações ela contém

É desejável desenvolver e aprovar o formulário SHR logo no início das atividades da empresa. Mas se você esqueceu de aprovar o cronograma, pode fazê-lo a qualquer momento durante a existência do negócio. Além disso, pode ser aprovado novamente pelo menos a cada mês. Ou faça as alterações necessárias em uma amostra já existente com base em um pedido especial.

Formulário unificado T-3 aprovado Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 05.01.2004 N 1. Embora desde 2013 este decreto tenha se tornado inválido e todas as amostras dele tenham se tornado recomendadas, não obrigatórias, geralmente o SHR é compilado com base neste formulário. No entanto, a empresa pode alterar esse formulário com base em suas necessidades. De qualquer forma, a lista de informações obrigatórias que este ato local deve conter é pequena:

• unidades estruturais;
• posições;
• informações sobre o número de unidades de pessoal;
• salários oficiais;
• folha de pagamento mensal.

Se a empresa decidir desenvolver sua própria forma de cronograma, não deve contrariar os requisitos do parágrafo dois do Artigo 9 Lei Federal nº 402-FZ de 12.06.2011"Sobre Contabilidade". Afinal, como já mencionado, este é um documento primário. Um formulário autoprojetado pode não corresponder ao exemplo abaixo.

Esse ato interno de organização é sempre impessoal. Não indica os nomes e apelidos das pessoas que ocupam determinados cargos. Portanto, ao contratar e demitir funcionários, a amostra SHR não muda de forma alguma. No entanto, há um documento subordinado a ele - pessoal. É aprovado ao nível das divisões estruturais e nele podem figurar também pessoas específicas. Não há formulários e modelos unificados para o preenchimento da constelação, então cada líder pode fazer (ou não) a seu critério. Como elaborar uma tabela de pessoal (amostra 2019) para uma LLC e outras formas organizacionais de pessoas jurídicas, consideraremos abaixo.

O procedimento para a adoção do SHR

O quadro de pessoal é constituído por qualquer funcionário da organização a quem sejam delegados tais poderes (chefe, contabilista, especialista em recursos humanos). Ao compilá-lo, é necessário basear-se nas normas da legislação trabalhista e nos atos internos da empresa. Em particular, podem ser:

• Carta;
• a estrutura da empresa (se houver);
• política contábil;
• padrões profissionais;
• cálculo dos salários oficiais mensais;
• outros documentos técnicos legais e regulamentares.

Às vezes, antes de compilar o SHR, outro ato normativo de pessoal é elaborado - a estrutura da organização: um diagrama de todos os departamentos, seu relacionamento e subordinação. Este formulário também não é obrigatório, no entanto, é mais fácil elaborar uma amostra do SHR com base nele.

O quadro de pessoal só pode ser aprovado por despacho assinado pelo responsável da organização ou por outra pessoa autorizada. Ao mesmo tempo, o direito de emitir tais ordens deve ser inicialmente consagrado nos documentos constitutivos. O selo redondo não é afixado neste documento, mesmo que a organização o utilize. A pessoa que o compilou deve assinar o formulário de RS, e na barra superior é necessário inserir os detalhes do pedido correspondente e certificá-los com a assinatura do chefe.

Nuances importantes

Ao determinar profissões e cargos, não se deve tirar seus nomes, como se costuma dizer, “do teto”. Você deve aderir aos nomes que estão contidos nos livros de referência de qualificação ou padrões profissionais aprovados. Além disso, em alguns casos é obrigatório: em artigo 57 do Código do Trabalho da Federação Russa fica determinado que, se quaisquer cargos, especialidades ou profissões estiverem associados à concessão de compensações e benefícios ou à presença de contraindicações, seus nomes devem corresponder estritamente aos nomes e requisitos dos documentos regulamentares, ou seja, normas profissionais e livros de referência. Requisitos semelhantes se aplicam aos especialistas que têm direito à aposentadoria antecipada. Nesse caso, você também deve se guiar pelas listas 1 e 2 de indústrias, empregos, profissões e indicadores que dão direito à provisão previdenciária preferencial ( Decreto do Gabinete de Ministros da URSS de 26 de janeiro de 1991 N 10 e Decreto do Conselho de Ministros da URSS de 22.08.1956 N 1173). Se esses requisitos forem negligenciados, um funcionário que tenha uma profissão realmente fictícia indicada na carteira de trabalho pode ter problemas ao solicitar uma pensão. E as entradas na mão de obra só podem ser feitas de acordo com o quadro de pessoal e a ordem de emprego. Além disso, pelo não cumprimento dos requisitos do Código do Trabalho da Federação Russa, uma multa administrativa pode ser imposta ao empregador.

Outra dificuldade pode surgir quando é necessário indicar no formulário de RS não uma profissão ou cargo, mas um tipo específico de trabalho. Esta questão não é regulamentada por lei, mas, na prática, os empregadores muitas vezes são obrigados a indicar exatamente o tipo de trabalho para não ter problemas ao confirmar uma redução de pessoal ou de funcionários. Isso pode ser necessário quando também há cargos na organização. Nesse caso, você pode usar o Procedimento para o uso de formulários unificados de documentação contábil primária, aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 24 de março de 1999 N 20. Este documento afirma que a administração da organização pode emitir uma ordem (instrução) e indicar nele todos os detalhes adicionais a serem inseridos no formulário T-3. Se a organização utiliza apenas tipos de trabalho e o número de funcionários é pequeno, o SHR pode ser omitido.

Freelancers

Outra dificuldade que os oficiais de pessoal enfrentam ao compilar uma tabela de pessoal no modelo do formulário T-3 está associada aos freelancers. Esses funcionários podem ser considerados pessoas que cooperam com a organização com base em contratos de direito civil. Sobre eles em vigor artigo 11 do Código do Trabalho da Federação Russa não se aplica a legislação trabalhista nem outros atos que contenham normas trabalhistas. Portanto, eles não têm nada a ver com o ShR, porque realizam trabalho único. No entanto, na prática, os freelancers às vezes incluem trabalhadores contratados com base em um contrato de trabalho e realizam um tipo específico de trabalho. Se o empregador não emitiu uma ordem e não incluiu esse trabalho no SR, surge um incidente peculiar: não há cargo, mas há empregado. É desejável evitar tais situações.

Como fazer alterações

Uma mudança no SHR sempre ocorre com base em um pedido. Tais alterações podem estar relacionadas a:

• com exclusão de vagas devido a mudanças organizacionais no trabalho da empresa;
• introdução de novos cargos de pessoal se necessário para expandir o negócio;
• redução das unidades de pessoal associada à redução do número ou do pessoal;
• alterações salariais;
• renomeação de subdivisões, nomes de unidades estruturais, etc.

As alterações podem ser feitas no formulário SHR atual ou simplesmente aprovar um novo documento com base na amostra antiga. Em ambos os casos, será exigida documentação, bem como documentos relacionados. Além disso, os requisitos legais devem ser rigorosamente observados. Por exemplo, ao reduzir o número de funcionários, é necessário emitir ordem de exclusão de determinados cargos do quadro de funcionários, bem como efetivar um novo cronograma, observados os requisitos Artigo 180 do Código do Trabalho da Federação Russa. Este artigo define a obrigação do empregador de notificar a redução com pelo menos dois meses de antecedência. Portanto, a data de entrada em vigor do SR atualizado com cargos ocupados não pode ocorrer antes de dois meses após a emissão da ordem para fazer alterações (por exemplo, a data de emissão da ordem para fazer alterações é 15/02/2019 , e as alterações não devem entrar em vigor antes de 16/04/2019 ). Caso as alterações sejam referentes a vagas, esse período pode não ser observado.

Da mesma forma, ao alterar os salários, é necessário cumprir os requisitos artigo 74 do Código do Trabalho da Federação Russa, segundo a qual a alteração dos termos do contrato de trabalho por iniciativa do empregador só é permitida se resultar de uma alteração das condições organizacionais ou tecnológicas de trabalho. Também é necessário notificar todos os funcionários cujos salários devem ser alterados com até dois meses de antecedência.

Amostra de preenchimento da tabela de pessoal (formulário T-3)

Considere um exemplo de tabela de funcionários para uma organização de construção com 10 cargos de funcionários. A amostra é compilada de acordo com o formulário unificado T-3.

O exemplo de pessoal é aproximado; divisões separadas, filiais e outras unidades estruturais da empresa podem ser incluídas no documento.