Como colocar as coisas em ordem. A arte da produtividade sem estresse
Fazendo as coisas: a arte da produtividade sem estresse
Capa de livro Como colocar as coisas em ordem
Autor	David  Allen
Gênero	o negócio
Linguagem original	Inglês
Original publicado
Intérprete	Julia Konstantinova
Editor	Mann, Ivanov e Ferber
Liberar
Páginas	416
Operadora	livro, arquivo
ISBN

Fazendo as coisas, GTD(traduzido de Inglês- "fazer as coisas", mas mais frequentemente e incorretamente - "como colocar as coisas em ordem") - uma técnica para melhorar a eficácia pessoal, criada por David Allen e descrita por ele no livro de mesmo nome, a primeira edição de que foi publicado em 2001 e traduzido em 23 idiomas.

O GTD é baseado no princípio de que uma pessoa deve liberar sua mente de lembrar de tarefas atuais (há exceções nos casos em que várias tarefas de projetos diferentes estão interligadas), transferindo as próprias tarefas e lembretes delas para um meio externo. Assim, a mente humana, livre de lembrar o que precisa ser feito, pode se concentrar nas próprias tarefas, que devem ser claramente definidas e formuladas com antecedência (“qual é a próxima ação a ser tomada?”). Ao contrário da crença popular, GTD não se refere à gestão do tempo, criticando-a por seu foco estreito e eficácia limitada.

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✪ Getting Things Done (GTD) por David Allen - Resumo e Revisão do Livro Animado

✪ DAVID ALLEN - COMO FAZER AS COISAS - Parte 1/2 | Londres real

✪ Resumo das coisas feitas David Allen (obtenha o PDF do resumo do livro no link abaixo)

✪ Fazendo as coisas por David Allen (Notas de estudo)

✪ SEJA ORGANIZADO EM 3 SEMANAS COM GTD - PASSO 1!

Legendas

Prevalência

1. coleção;
2. tratamento;
3. organização;
4. Reveja;
5. ações.

Allen usa a analogia da "altitude de vôo" para ilustrar seu segundo modelo principal - modelo de revisão de trabalho de seis níveis, para ver a perspectiva de tarefas e atribuições. Linha ascendente:

1. assuntos atuais;
2. projetos atuais;
3. gama de funções;
4. próximos anos (1-2 anos);
5. perspectiva de cinco anos (3-5 anos);
6. vida.

Subindo para uma visão panorâmica, todos podem considerar o "quadro geral" de seus negócios.

Allen recomenda uma revisão semanal dos vários níveis. O insight obtido com essas revisões permite que você gerencie prioridades pessoais, que por sua vez priorizam se e quando concluir tarefas e atribuições específicas coletadas durante o processo de gerenciamento de fluxo de trabalho. Durante a revisão semanal, uma pessoa analisa os contextos das tarefas e os coloca em listas apropriadas. Exemplos de agrupamento de tarefas semelhantes são fazer uma lista de chamadas telefônicas necessárias ou uma lista de recados que precisam ser concluídos no Centro. As regras para a formação de listas contextuais podem ser determinadas pela presença de uma ferramenta ou pela presença de uma pessoa/grupo com quem algo precisa ser discutido ou apresentado.

Allen enfatiza que os dois primeiros modelos são suficientes para ganhar controle e visão na maioria das tarefas e projetos. No entanto, existem alguns casos que exigem mais reflexão e reflexão. Para isso, o terceiro modelo principal é usado - método natural de planejamento. Enquanto no gerenciamento de fluxo de trabalho é feito " foco horizontal» no desempenho de tarefas individuais, no método natural de planejamento é feito « foco vertical» sobre planejamento de projetos e pensamento temático. O modelo de planejamento consiste em 5 etapas:

1. definição de propósitos e princípios;
2. visão dos resultados desejados;
3. organização;
4. determinação da próxima ação específica.

O GTD facilita esse processo com base no armazenamento, rastreamento e uso de informações detalhadas relacionadas à tarefa que está sendo executada. Allen sugeriu que muitos dos fracassos que encontramos foram causados ​​por um planejamento "inicial" insuficiente (ou seja, quando ainda estava claro o que precisava ser alcançado e quais ações específicas eram necessárias para alcançá-lo). É importante pensar à frente, criando uma sequência de ações que podem ser concluídas sem voltar ao planejamento. Allen argumenta que o "sistema de lembrete" de nossa mente é ineficiente e raramente nos lembra o que devemos e podemos fazer neste momento e neste lugar. Portanto, as informações de “próximas ações específicas” contextualmente relacionadas a um determinado momento e local podem servir como suporte externo para garantir que nos dêmos os lembretes certos no momento certo. Como o GTD é baseado na manutenção de registros adicionais, pode ser considerado como uma implementação das teorias científicas de cognição distribuída e mente estendida.

Breve descrição do GTD do livro de Allen, Ready for Anything:

Tire tudo da sua cabeça. Tome decisões sobre as ações necessárias quando um caso surgir - não quando ele precisar ser abortado. Organize lembretes sobre seus projetos e atividades planejadas de acordo com as categorias apropriadas. Mantenha este sistema, adicione-o e revise-o com frequência suficiente para confiar até mesmo em sua escolha intuitiva de ação (ou nenhuma ação) no futuro.

Princípios

Princípios básicos do GTD:

Coleção

Produtividade sem estresse começa com o processo de descarregar a mente, que consiste em fixar tudo mais ou menos importante no papel ou em outro meio - no que Allen chama de cesta: caixa postal física, caixa de e-mail, gravador de voz, laptop, PDA ou uma combinação de ambos. A linha inferior é tirar tudo mais ou menos importante de sua cabeça em um meio conveniente para processamento posterior. Todos os carrinhos devem ser esvaziados (processados) pelo menos uma vez por semana. Allen não insiste em nenhum método específico de coleta, mas enfatiza a importância de esvaziar regularmente o lixo. Qualquer local de armazenamento (físico, e-mail, gravador, laptop, PDA, etc.) é aceitável desde que seja manuseado regularmente.

Tratamento

A cesta é processada estritamente de acordo com o seguinte algoritmo.

1. Vamos começar com o item superior do carrinho.
2. Fazendo um elemento de cada vez (e nunca retornando nada)
   • Se o elemento requer uma ação:
     • Faça isso (se levar menos de dois a cinco minutos), OU
     • Delegue para alguém, OU
     • Nós adiamos.
   • Se o elemento não requer uma ação:
     • Deixe em segundo plano, OU
     • Jogue fora, OU
     • Na lista do "talvez um dia".

Se a ação demorar menos de dois a cinco minutos, deve ser feita imediatamente. A regra de dois minutos é baseada no tempo aproximado necessário para adiar formalmente uma ação.

Organização

Para acompanhar os itens que aguardam atenção, Allen recomenda o uso de um conjunto de listas.

• As seguintes ações- Para cada item que requer atenção, decida qual é a próxima ação que pode ser executada fisicamente. Por exemplo, se houver um elemento "Escrever um relatório de projeto", a próxima ação pode ser: "Escreva uma carta para Mikhail com uma proposta de reunião" ou: "Ligue para Marina para saber os requisitos para o relatório". Embora um elemento possa exigir algumas etapas e ações, sempre haverá algo que precisa ser feito primeiro, e essa etapa deve ser descrita na lista de próximas etapas. De preferência, essas etapas são organizadas pelo contexto em que podem ser realizadas (por exemplo, "no escritório", "no telefone" ou "na loja").
• Projetos- Todo ciclo aberto na vida ou no trabalho que requer mais de uma ação física para atingir um objetivo torna-se um projeto. Os projetos precisam ser monitorados e revisados ​​periodicamente para garantir que a próxima ação esteja associada a cada projeto e, assim, o projeto avançará.
• adiado- Quando uma ação é delegada a alguém ou quando algum evento externo é esperado antes que o projeto possa avançar, isso é rastreado no sistema e verificado periodicamente se uma ação é necessária ou um lembrete precisa ser enviado.
• algum dia talvez- Coisas que serão feitas em algum momento, mas não agora. Por exemplo, "aprender chinês" ou "dar uma festa na piscina".

O calendário é importante para manter o controle de compromissos e atribuições; no entanto, Allen recomenda que o calendário seja reservado apenas para coisas que devem ser feitas em uma data específica, ou para compromissos e recados com hora e local definidos. E as coisas devem ser registradas nas listas das próximas ações, e não no calendário.

O último componente de organização chave do GTD é o sistema de documentos. O sistema de documentos deve ser leve, simples e interessante. Mesmo um único pedaço de papel, se for necessário para referência, deve ter sua própria pasta se as pastas disponíveis não forem adequadas para ele. A Allen oferece um sistema de armazenamento de documentos unidimensional e organizado em ordem alfabética para recuperar rápida e facilmente as informações de que você precisa.

Análise

Listas de tarefas e lembretes serão de pouca utilidade, a menos que você revise pelo menos diariamente, ou com a maior frequência possível. Dado o tempo, a energia e os recursos disponíveis no momento, encontre a tarefa mais importante que pode ser feita imediatamente e faça-a. Se você tem o hábito de procrastinar, acabará fazendo tarefas fáceis e evitando as difíceis. Para resolver esse problema, você pode fazer ações da lista uma a uma, semelhante à forma como a cesta é processada. O GTD exige que haja pelo menos uma revisão semanal de todas as atividades, projetos e itens "adiados" para garantir que quaisquer novas tarefas ou eventos futuros sejam inseridos no sistema e que tudo esteja atualizado.

Ações

Qualquer sistema organizacional é inútil se gastar muito tempo organizando tarefas em vez de completá-las fisicamente. Como David Allen argumenta, se tal sistema for simplificado para executar as ações necessárias, então uma pessoa terá menos probabilidade de atrasá-las ou "sobrecarregar" com muitos "circuitos abertos".

Meios e técnicas

43 pastas

Allen sugere organizar seus documentos em um sistema chamado "43 pastas". Doze pastas são usadas, uma para cada mês, e 31 pastas adicionais são usadas para cada dia dos próximos 31 dias. As pastas são organizadas para ajudar a lembrar o usuário das atividades que precisam ser feitas naquele dia.

Pastas e pastas

Allen menciona em seu livro que é melhor usar pastas para facilitar a busca e estruturação das informações, de modo que todos os documentos relacionados a um projeto fiquem em um só lugar. Isso permite que você encontre rapidamente os documentos de que precisa. Mesmo que apenas um documento pertença ao projeto, ainda é melhor colocá-lo em uma pasta, pois podem aparecer novos documentos sobre este tópico.

“Tome decisões sobre as ações necessárias, então,
quando o caso aparece - e não quando requer uma rescisão de emergência.
David Allen

GTD é uma técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida pelo consultor de gerenciamento de tempo e autor do livro de mesmo nome, David Allen. Traduzido para o russo, significa "Como levar as coisas ao fim" (Getting Things Done).

O princípio principal do GTD diz - uma pessoa não deve se sobrecarregar com o que precisa ser feito, mas deve apenas trazê-lo para o plano. Toda a atenção deve ser focada diretamente na implementação de cada tarefa individual.

Modelos David Allen

Normalmente a gestão do tempo começa com a distribuição dos acentos e destacando as coisas mais importantes. Allen oferece uma abordagem ligeiramente diferente, argumentando que o lugar principal na gestão do tempo deve ser ocupado pelo controle e pela visão. Com base nisso, ele propõe 3 modelos principais:

• O primeiro é o gerenciamento de fluxo de trabalho. Ele é projetado para controlar todas as tarefas e consiste nas seguintes etapas: coleta, processamento, organização, revisão e ações. Discutiremos cada um deles com mais detalhes posteriormente.
• O segundo é o modelo de revisão do trabalho, que consiste em seis níveis, cada um mais amplo e mais global que o anterior. Aqui ele inclui: assuntos atuais, responsabilidades atuais, termos de referência, os próximos 1-2 anos, os próximos cinco anos e toda a vida em geral. Allen acredita que uma vez por semana uma pessoa é obrigada a analisar suas conquistas em cada um dos níveis, somente neste caso ele terá uma visão completa do que está acontecendo.
• A terceira - segundo ele, não necessária para todos - é um método natural de planejamento. Consiste em 5 etapas: definir metas e princípios, ver os resultados desejados, brainstorming, organizar e decidir qual deve ser a próxima ação.

David Allen argumenta que todos os problemas associados ao não alcance de metas aparecem devido ao planejamento inadequado em seu primeiro estágio - estabelecer uma meta e determinar os passos necessários para alcançá-la.

Princípios nos quais o GTD se baseia

Coleção
O significado desse princípio está no fato de que todos aqueles pensamentos que “se aglomeram” em nossa cabeça devem ser fixados em alguma mídia. Para isso, um organizador eletrônico, um gravador de voz e um bloco de notas simples são igualmente bons. O principal é libertar a mente de informações que não são necessárias no momento.

Além disso, todas as entradas devem ser revisadas pelo menos uma vez por semana para confirmar sua relevância e fazer os ajustes necessários.

Tratamento
Ao processar as informações, deve-se lembrar que qualquer ação que não leve mais de 5 minutos deve ser executada imediatamente. É melhor começar a trabalhar do topo da lista, avançando na ordem.

De acordo com o algoritmo de processamento de informações de Allen, para cada item da lista, você pode fazer o seguinte: fazê-lo, enviá-lo para execução, adiá-lo, mantê-lo para referência, jogá-lo fora ou movê-lo para a lista de coisas a serem retornadas para mais tarde.

Organização
Para controlar as ações que devem ser tomadas, David Allen sugere o uso de um conjunto de listas:

• Seguindo as ações. Isso lista as etapas a serem seguidas para cada elemento que é aceito para implementação. Digamos que haja um elemento "Faça uma estimativa". Para preparar um orçamento, você terá que seguir os seguintes passos: entrar em contato com um colega e solicitar dados sobre seu departamento, saber o custo dos materiais necessários, etc.

• Projetos. Um projeto pode ser entendido como qualquer objetivo que exija mais de uma ação sequencial para ser alcançado. Os projetos devem ser revisados ​​periodicamente para garantir que estejam sendo executados na ordem correta.

• Postergado. Numa situação em que um processo deva ser submetido a execução, ou quando a sua execução deva ser precedida de outro evento, é necessário monitorizá-lo periodicamente. Isto permitirá não atrasar os prazos para a sua implementação.

• Algum dia talvez. Isso inclui casos aos quais você pode decidir retornar sob certas condições.

Análise
A compilação de listas e memorandos não trará o resultado desejado se você não revisar com a maior frequência possível, e é desejável fazê-lo todos os dias. Nesse caso, você deve escolher a tarefa que é primordial no momento e começar a implementá-la imediatamente. Não é recomendado iniciar o trabalho com ações fáceis, evitando as complexas. Assim, você só agravará a situação acumulando um monte de trabalho duro. A solução ótima é a execução sequencial de tarefas.

Ações
Segundo David Allen, você deve estar mais atento à execução de cada tarefa, e não à sua organização. Nesse caso, é muito mais provável levar tudo até o final sem interromper no meio.

Ferramentas e técnicas para ajudá-lo a completar o que começou

• 43 pastas. Essa técnica consiste no fato de que para cada dia útil do mês você cria uma pasta separada para você (31 no total) além de criar mais 12 pastas por analogia com os meses do ano. Como resultado, você obtém 43 pastas, nas quais você deve “armazenar” os planos para cada dia específico.
• Software para GTD. No mundo de hoje, o software é indispensável. De acordo com a metodologia de Allen, inclui: estruturação digital, brainstorming e aplicativos de gerenciamento de projetos. Até o momento, mais de 100 aplicativos apoiam a ideologia GTD. Entre eles existem programas escritos para várias plataformas e dispositivos.

Neste artigo, os princípios do GTD são apresentados muito brevemente, não substituirá o livro de David Allen para você. O artigo destina-se apenas a despertar o seu interesse por um método tão eficaz como o GTD.

O problema com os serviços de produtividade é que todos se posicionam como um lugar onde podem resolver todos os problemas, armazenar informações e se comunicar. A maioria dos serviços pede que você priorize e aja de acordo com eles.

Mas poucas pessoas conseguem se concentrar em completar tarefas importantes e não prestar atenção a todo tipo de pequenas coisas: tarefas urgentes, pedidos de colegas, amigos ou conhecidos. Quando há muitas tarefas, é difícil lidar com elas. Portanto, na prática, você tem que usar vários serviços para gerenciar os casos. Quando há muito o que fazer, começamos a nos confundir com esses serviços e listas e, eventualmente, paramos de usá-los.

A metodologia Getting Things Done (GTD) fornece um plano universal que permite construir um sistema único no qual você pode resolver qualquer problema. Você poderá relaxar e não se preocupar, pois terá certeza de que não esquecerá nada. No momento certo, o sistema irá perguntar o que precisa ser feito e o que focar.

Então, por que tantas pessoas trabalham improdutivamente?

As pessoas começam a trabalhar improdutivamente quando há muitos projetos, casos e tarefas. É difícil para eles manter tudo isso na cabeça e, mais ainda, priorizar. Portanto, ou nada é feito, ou o que é feito é o mais fácil, mas importante. Outro problema aparece: quando tarefas urgentes tiveram que ser resolvidas ontem.

Além disso, uma pessoa começa a se cansar mais rápido, fica irritável. Ele constantemente corre como um esquilo na roda da rotina, e projetos realmente importantes, financeiros e estratégicos são deixados de lado.

O sistema Getting Things Done, descrito por David Allen no livro, que foi publicado em 2001 e se tornou um best-seller mundial, ajudará a lidar com essa situação.

Conte-me sobre os conceitos básicos de GTD que você precisa saber

Rotina- estas são as coisas, pensamentos e preocupações que perturbam, distraem e desperdiçam energia. Até que a rotina seja traduzida em tarefas, ela não pode ser controlada. Pensar repetidamente nos mesmos problemas é um uso ineficiente da energia criativa que gera frustração e estresse.

O objetivo do GTD é libertar sua cabeça da rotina e remover a tensão interna.

Memória de trabalho humana A área do cérebro onde a memória de curto prazo está localizada. É aqui que costumamos colocar negócios inacabados atuais, promessas feitas a outras pessoas e outros pensamentos que nos incomodam. Infelizmente, há um limite para a quantidade de rotina que você pode manter para que o cérebro funcione normalmente. Se sua memória RAM estiver cheia, você se distrai com pequenas coisas e esquece seus objetivos, o que leva ao estresse.

Ferramentas para coletar informações- para onde vai a informação e onde você corrige o que precisa ser feito. Por exemplo:

• organizadores;
• cadernos;
• E-mail;
• calendário;
• Ditafone.

Caixa de entrada- um único repositório para a rotina que você transforma em casos e tarefas. Uma das regras mais importantes para trabalhar com a caixa de entrada é esvaziá-la regularmente.

Etapas simples- ações de uma etapa para as quais você precisa. Na prática, é mais conveniente alocar cinco minutos para esses casos.

Projeto Uma tarefa que requer mais de uma etapa para ser concluída. Você precisa deixar um lembrete sobre o projeto e descrever os primeiros passos para sua implementação. Como resultado, o projeto se transforma em uma ação simples que pode ser concluída nos próximos cinco minutos e obter o resultado final.

O projeto deve ter um link para um cartão ou arquivo que descreva os detalhes: responsável, prazos, categoria (por exemplo, "Marketing", "Legal", "Desenvolvimento"), links para cartões menores com tarefas. É conveniente organizar essa estrutura em .

Lista de contexto- uma lista de tarefas que são convenientes para executar sob certas condições. Por exemplo, na lista de contexto "Compras" haverá uma lista de coisas e produtos que você precisa comprar na loja. A lista de chamadas pode conter uma lista de chamadas para fazer quando você estiver livre.

É conveniente fazer listas contextuais individuais para as pessoas com quem você trabalha e se comunica. Ao se encontrar com uma pessoa específica, você pode abrir rapidamente a lista e resolver os problemas necessários.

Como usar o calendário?

Você deve entrar em:

• ações que devem ser realizadas em determinado horário (reuniões, reuniões de negócios, seminários);
• ações que precisam ser feitas em um dia específico (terminar um projeto em uma data específica, participar de uma conferência);
• informações sobre datas específicas (aniversários, aniversários, feriados).

Eu uso o "Google Calendar" no qual coloco todas essas coisas. Este serviço é conveniente porque:

• disponível tanto do telefone quanto do computador;
• Você pode exibir vários calendários em uma tela ao mesmo tempo;
• há lembretes no smartphone.

Se você colocar algo no calendário, você o fará ou reagendará para outra data. Não há necessidade de encher o calendário com uma lista de tarefas que é regularmente transferida de um dia para o outro. Existem soluções separadas para essas listas.

Se você precisa ligar regularmente para clientes, fornecedores ou contratados em um determinado horário, é melhor usar um sistema de CRM para isso.

Que listas devem ser feitas?

Listas de ações prioritárias

Compilar um relatório semanal, examinar o site de um concorrente, esvaziar sua caixa de entrada, criar um briefing para designers - todas essas ações levam mais de dois minutos, mas não podem ser delegadas a ninguém. Colocamos esses casos nas listas de ações prioritárias e os completamos durante o dia.

Regras para trabalhar com essas listas:

• Não deve haver muitas listas, duas ou três são suficientes. Por exemplo, "Pessoal", "Trabalho", "Família". Se você tiver uma tarefa da lista para um dia específico, defina um lembrete em seu calendário.
• Nas tarefas desta lista, é conveniente fazer etiquetas de acordo com o contexto: “Na estrada”, “No computador”, “Ler”, “Comprar”, “Promessas”. As tarefas podem ter um ou mais rótulos. Por exemplo, a tarefa "Walk the dog" seria atribuída ao projeto "Private" e à tag "Promise".
• Antes de adicionar uma tarefa à sua lista, considere se você precisa realizá-la. Se a resposta for “sim”, decida se você precisa realizar essa tarefa pessoalmente. Afinal, você pode enviar uma mensagem de voz para um subordinado e delegar a ele. As tarefas que você atribuiu terão o rótulo "Atribuído". Ele conterá casos da lista "Trabalho" e da lista "Pessoal".
• Revise as listas regularmente. Faça isso quando tiver um momento livre. Mova as coisas que precisam ser feitas primeiro.
• Limpe suas listas de tarefas pelo menos uma vez por mês.

Lista "Algum dia"

Esta lista incluirá casos que não requerem ação ativa. Pode ser:

• livros, registros, treinamentos em vídeo que você deseja comprar;
• úteis que você deseja dominar;
• lugares que deseja visitar;
• coisas que você quer comprar.

Essa lista precisa ser revisada periodicamente, tomando notas e transformando-as em metas que serão trabalhadas.

E como armazenar informações de referência que serão úteis no futuro?

Esta informação não requer nenhuma ação. Os principais critérios para armazenar essas informações são:

• Pesquisa conveniente por títulos, tags, breve descrição.
• Facilidade de colocação de informações no repositório.
• Estrutura de armazenamento de informações intuitiva. Quando novos dados aparecem, você deve selecionar rapidamente a categoria e subcategoria onde colocá-los.
• Acessibilidade de armazenamento de qualquer dispositivo.

Existem rituais obrigatórios de GTD?

Sim, existem vários.

Recolha de todas as informações no cesto "Caixa de entrada"

Existem muitas ferramentas para coletar informações. Mas tudo isso deve fluir para um lugar, com o qual você continuará trabalhando.

Esvaziar a caixa de entrada

Uma ou duas vezes por semana, você terá que revisar a lista da Caixa de entrada e classificar as pastas ou etiquetas acumuladas. Este ritual deve se tornar um hábito, que é formado a partir de um algoritmo claro de ações e sua repetição sistemática.

Você deve ter um plano simples, passo a passo, de como limpar seu sistema de tarefas semanalmente. Obtenha um calendário no qual você irá marcar os dias em que você resolveu as coisas. Atribua um prêmio a si mesmo se, por exemplo, em 30 dias pelo menos 20 você esvaziar sua caixa de entrada e riscar dias no calendário.

Revisão da lista de ações prioritárias e da lista "Algum dia", priorização

Ao revisar as listas, é importante priorizar corretamente e calcular de forma realista sua força. Isso é necessário para não se sobrecarregar com tarefas avassaladoras e não sofrer com a constatação de sua ineficiência.

Destruição de cestos extras

Muitas vezes, ao se comunicar com colegas e parceiros, aparecem novas caixas de correio, documentos, listas.

Sua tarefa é automatizar tudo o máximo possível para que os dados sejam enviados para a pasta Caixa de entrada.

Pode ser uma caixa postal ou um agendador eletrônico. Services e Zapier são adequados para automatizar e redirecionar informações. As cestas para coletar informações devem ser poucas.

Como trabalhar com a cesta "Caixa de entrada" e classificar os casos acumulados nela?

Primeiro, extraia a tarefa, caso ou informação da sua caixa de entrada e responda à pergunta: “O que é isso? É realmente necessário fazer alguma coisa?"

Se você não precisa fazer nada, há duas opções. Se é lixo que não é mais útil, você joga fora. Se for uma informação útil, arquive-a. Ele deve ser estruturado em categorias e tags para facilitar a localização do que você precisa.

Se você precisar fazer algo com as informações, existem três opções:

1. Cumprir o que é exigido. Se a ação for importante e não demorar mais de 2-5 minutos.

2.delegar a alguém. Se uma atividade demorar mais de dois minutos, considere se ela pode ser delegada a alguém.

Quando você delega a alguém, o seguinte deve ser escrito:

• resultado final;
• plano de trabalho (caminho para o objetivo);
• data de conclusão da tarefa;
• data do controle e o resultado que deve estar pronto para ele (intermediário ou final).

3. Adiar para o futuro. Ao fazê-lo, indique:

• resultado desejado;
• a próxima ação a ser tomada. Lembre-se: é impossível concluir o projeto como um todo, você só pode dar passos específicos e simples que o aproximarão do resultado final;
• data limite. Se não houver um cronograma exato, coloque a ação na lista “Algum dia”.

Você pode enviar mensagens para si mesmo para recebê-las no dia marcado. Para isso, são adequados tanto o Google Agenda com um lembrete no dia certo quanto o aplicativo de e-mail, que enviará uma carta em um determinado horário.

Como planejar seu trabalho?

Todo o trabalho pode ser dividido em três etapas:

1. Execução do pré-planejado. Podem ser coisas estrategicamente importantes que o aproximam do objetivo, ou uma rotina que só precisa ser feita.
2. Executando o trabalho como ele aparece inesperadamente. É quando as tarefas de colegas, gerentes, cartas de clientes chegam durante o dia.
3. Planear trabalhos futuros: compilar e rever listas, estabelecer prioridades. Este ponto não deve demorar muito para que você não planeje por planejar.

A prática do planejamento de casos e tarefas (livro comemorativo) é descrita no livro de David Allen.

David Allen

Consultor de eficácia pessoal e gestão de tempo, autor da metodologia de produtividade GTD

Para um livro memorial, são necessárias 43 pastas: 31 estão marcadas com números de 1 a 31, outras 12 com os nomes dos meses. As pastas diárias são colocadas na frente, começando com a data de amanhã. Atrás da pasta com o número 31 está a pasta do mês seguinte e atrás dela estão as pastas com os meses restantes.

O conteúdo da pasta do dia seguinte é transferido para a lixeira todos os dias, então a pasta é colocada atrás da última das pastas diárias (como se fosse transferida para o próximo mês). Quando você esvaziar a pasta 31 do mês atual, haverá uma pasta com o nome do novo mês atrás dela e atrás dela pastas com os dias do novo mês. Da mesma forma, a pasta com o mês atual, quando já passou, é transferida para o próximo ano.

Em uma pasta específica, você precisa armazenar documentos que exigem ações específicas (um formulário que você precisa preencher, uma carta para enviar).
Para que o sistema funcione, ele deve ser atualizado diariamente. Se você esquecer de atualizar a pasta de amanhã, não poderá confiar no sistema. Informações importantes serão perdidas, as quais terão que ser tratadas de outras formas.

Se você estiver ausente por vários dias, antes de sair, verifique as pastas dos dias em que estará ausente.

Como organizar isso na prática, levando em consideração os modernos sistemas de planejamento:

1. Em vez de um livro de memórias, use um organizador com listas de tarefas para cada dia e insira as tarefas do dia atual nele. Reuniões e casos vinculados ao tempo devem ser registrados primeiro e definir lembretes para que o sistema os notifique com antecedência.
2. Crie um arquivo com uma lista de tarefas para o mês. Esta é uma lista do que você quer fazer durante este tempo. Você adiciona casos a ele ao longo do mês. As tarefas devem ser revisadas uma vez por semana. Conforme planeja, distribua as tarefas mais importantes ao longo das semanas para entender suas tarefas prioritárias. Você os cumprirá antes de tudo, caso contrário, todo o tempo será gasto em assuntos pequenos e urgentes.
3. Crie um arquivo com planos para o ano. Deve ser revisto uma vez por mês. Os casos deste arquivo são transferidos para os planos do mês.
4. Faça planos para o ano, com base em metas de longo prazo para 3-5 anos. É melhor registrar esses casos no final do ano ou durante as férias, quando a cabeça não está carregada de tarefas cotidianas.

David Allen chama esses quatro pontos de sistema de planejamento natural. Esse sistema permite que você avance em direção aos objetivos que são importantes para você e não perca tempo com uma rotina.

Existe um plano universal pelo qual qualquer projeto pode ser planejado?

Ah com certeza. David Allen chama isso de modelo de planejamento natural. Consiste em várias etapas.

Passo 1. Objetivo e imagem do resultado ideal

Defina ou resultado final ideal, imagine que você conseguiu.

Descreva-o com todos os critérios de sucesso (dinheiro, pessoas, reconhecimento). Quanto mais detalhadamente você descrever o resultado final, mais forte será a motivação, principalmente nos momentos em que você precisa realizar ações específicas, mas não há tempo para isso.

Etapa 2. Princípios

Descreva os princípios que você seguirá ao atingir seu objetivo. Por exemplo: "Eu darei rédea solta às pessoas se elas... (ficar dentro do orçamento, concluir o projeto antes do prazo)". Pergunte a si mesmo: “Que ações podem interferir na minha atividade? Como posso preveni-los?"

Os princípios são claros e fornecem uma referência confiável no processo de gestão das atividades.

Passo 3: Faça um brainstorming

Faça um brainstorming onde você anota todas as ideias que vêm à mente.

Princípios básicos do brainstorming:

• não julgue;
• não conteste;
• Não avalie;
• não critique;
• pense na quantidade, não na qualidade;
• relegar a análise e a organização para segundo plano.

Etapa 4. Plano de projeto em forma de lista

Organize seus resultados de brainstorming em uma lista de tarefas. Comece a planejar desde o final e trabalhe seu caminho de volta. Assim, você pode facilmente fazer um plano e determinar o primeiro passo em direção ao objetivo. Exemplo de planejamento de ponta a ponta:

Gol (resultado ideal) R: Eu posso falar espanhol e entender as pessoas.

Por que é isso: Quero me comunicar sem a participação de intérpretes durante as negociações comerciais com parceiros espanhóis e me comunicar livremente com outras pessoas durante minhas férias na Espanha.

Passos para o objetivo:

• Um passo mais perto de alcançar meu objetivo: encontrei um falante nativo de espanhol e falo com ele duas vezes por semana.
• Um passo antes: passei no exame de proficiência no idioma B1.
• Um passo antes: passei no exame de proficiência linguística A1.
• Um passo antes: eu estudei espanhol oito vezes em um mês e fiz todos os meus deveres de casa.
• Um passo antes: me inscrevi em um curso de espanhol e paguei um mês de mensalidade.
• Um passo antes: coletei informações sobre cursos de espanhol e compilei uma tabela de comparação.
• Primeiro passo: marquei um horário na minha agenda para coletar informações sobre os cursos de espanhol.

Quando uma equipe está trabalhando na mesma tarefa e você precisa organizar todo o plano em um só lugar, é conveniente usar o . A primeira coluna é as etapas no caminho para o objetivo, a segunda coluna é responsável. Em seguida serão colunas com um período de tempo. As células exibirão o status do marco específico, como Planejado, Em andamento, Concluído, Adiado.

GTD e o sistema de agendamento natural podem parecer difíceis. Mas quando você o configura e começa a usá-lo regularmente, sentirá que tudo é muito mais fácil do que parecia à primeira vista.

Vou revelar alguns segredos de eficiência na vida e nos negócios...

Uma pequena folha de dicas sobre como lidar com as coisas e começar a viver de forma eficaz!

David Allen convida você pessoalmente para o treinamento em Moscou. Devo dizer que seus livros já venderam mais de 2 milhões de cópias!
E seu sistema realmente funciona!

Sua vida nunca mais será a mesma depois que você conhecer o sistema GTD!
Lembro-me de ter ficado muito impressionado com a atuação de David Allen!

Nós nos agarramos a mil coisas, tentando não esquecer as ninharias domésticas ao longo do caminho, muitas vezes esquecemos o objetivo, mas nos lembramos dos prazos inevitavelmente se aproximando.

Às vezes, o medo de uma avalanche de tarefas literalmente paralisa o cérebro e a apatia, a procrastinação e a depressão se instalam. O trabalho nesses momentos se move lentamente, parece que até o cursor do mouse mal está rastejando pelo monitor.

Esta situação é tanto mais perigosa quanto mais uma pessoa trabalha em equipe, especialmente quando se trata de uma equipe de desenvolvimento.

Ideia para convidar para nossa conferênciaDavid Allen foi inesperado, mas não acidental. Pessoal, à primeira vista, o conceito de GTD, dá boas recomendações para cada desenvolvedor individualmente e para o processo de desenvolvimento como um todo. É claro que o método GTD não é tão "afiado" para o processo de desenvolvimento de software quanto o ágil, mas mesmo assim é capaz de complementá-lo ou se tornar o primeiro passo para a transição da equipe para uma metodologia de desenvolvimento ágil. O que é isso, GTD para um programador?

Vamos dividir a aplicação dos princípios GTD no desenvolvimento em dois blocos: pessoal, quando se trata de um indivíduo, e de equipe, quando se trata de uma empresa ou grupo de desenvolvedores. Em geral, os princípios são os mesmos, mas é muito mais difícil implementá-los em equipe, pois haverá sabotagem e resistência garantidas por parte dos funcionários ou de um líder de equipe.

Nenhum homem é uma ilha

Um dos fundamentos do método GTD é o princípio de mover tarefas da memória de uma pessoa para uma fonte externa. Assim, o cérebro humano deixa de se preocupar em manter todos os planos em mente, dos insignificantes aos globais, e passa a se concentrar nas tarefas que são realmente importantes no momento e em sua implementação. Alguém diz que o método GTD pode ser usado efetivamente para liberar espaço pessoal e encontrar um equilíbrio entre trabalho e, por exemplo, hobbies ou família. No entanto, do ponto de vista de um desenvolvedor prático, o GTD é necessário, antes de tudo, para manter um equilíbrio entre trabalho e... trabalho.

Programadores, arquitetos de sistemas e gerentes de projeto estão trabalhando continuamente em várias prioridades, tarefas ou projetos. Muitas vezes, as circunstâncias excluem a manutenção de uma tarefa, então você precisa ser capaz de reorganizar rapidamente. Esse arremesso de projeto em projeto muitas vezes gera estresse, mas não aquele que surge de um trabalho não amado, mas o estresse como fenômeno fisiológico e emocional. Quanto maior o nível de ansiedade, mais difícil é lidar com as tarefas. É aí que entra o GTD.

Configurando filtros na lista de tarefas

Antes de tudo, você precisa definir limites escolhendo a principal entre todas as tarefas. Ao deixar o principal, você libera tempo e energia e cria impulso para a ação com muito menos esforço do que quando mantém todas as pequenas coisas na cabeça. Há uma rotina, há projetos importantes, há planos para o futuro. Ao mesmo tempo, em todas essas categorias há uma coisa importante. Para selecioná-lo, você precisa executar várias etapas:

• selecione tarefas iniciadas, mas não concluídas;


• escolha os casos que mais preocupam;


• escolha coisas que você não quer fazer e que são constantemente adiadas;


• escolher assuntos de rotina, incluindo os domésticos.

Como regra, o principal está nos três primeiros grupos. Assim, a prioridade deve ser dada aos negócios preocupantes e inacabados - não é à toa que a tradução exata de Getting Things Done é “concluir as coisas”.

Agilizamos a comunicação

Não importa se um freelancer ou um programador trabalha remotamente ou em equipe, ele está constantemente no campo da comunicação: ligações de clientes, perguntas da gerência, solicitações de usuários e colegas, mensagens informativas de fornecedores de SDKs, etc. as comunicações não podem ser consideradas insignificantes, mas precisam ser capazes de tratá-las corretamente.

• Pare de verificar seu e-mail a cada 5 minutos - defina alertas pop-up que você pode ver com o canto do olho. Coloque e-mails em pastas e leia-os à medida que são atualizados em um determinado momento.


• Divida todas as comunicações por contexto: Skype, chamadas móveis, telefone fixo, comunicação via correio, etc. Aloque um determinado período de tempo para comunicação dentro de cada canal.


• Verifique as conversas de trabalho e pessoais. Talvez se o seu novo funcionário escrever para você sem parar ou um antigo colega fizer as mesmas perguntas de trabalho, você deve pedir que preparem perguntas, reserve um tempo para se comunicar e esclarecer todos os pontos difíceis.


• Fique de olho no seu navegador. Os desenvolvedores geralmente analisam tópicos especializados em fóruns ou sites especializados. Lá eles estão esperando por temas e discussões interessantes que nada têm a ver com a tarefa atual. É melhor adiar a leitura de um tópico realmente interessante usando marcadores do navegador ou utilitários especiais para armazenar links (por exemplo, o complemento Pocket, que também pode ser instalado como um aplicativo em um dispositivo móvel e sincronizar marcadores).


• Adquira um caderno e/ou aplicativo onde você anotará todas as tarefas com etiquetas de urgência e importância. GTD para gerenciamento de casos introduz os conceitos de tempo, contexto (lugar), ação. Para priorizar corretamente as tarefas, imagine um filtro simples como no Excel, por exemplo. Atribua a cada tarefa um parâmetro de tempo (por relógio ou hora do dia), local (casa, trabalho, rua, academia, loja, etc.). E depois divida as tarefas assim: "solicitar comentários no TK - trabalho - 14:00" ou "ligue para a loja de pneus - rua - noite". Existem muitos aplicativos para esses registros: desde o agendador de tarefas no Windows, que você pode usar para seus próprios fins, até Evernote, Rainlendar e lembretes cuidadosamente escritos em seu smartphone.

A confiança de que você tem essa lista é garantida para reduzir os níveis de ansiedade e ajudá-lo a se concentrar na resolução de cada uma das tarefas.

Há um problema mais global que também afeta os desenvolvedores de qualquer tipo de emprego. Hoje, quase toda semana, novas ferramentas, guias, utilitários para desenvolvedores são lançados, de vez em quando há mensagens sobre novas versões de frameworks, novas bibliotecas e até novas linguagens de programação. Todas essas informações são de extremo interesse para os profissionais e, às vezes, até cativam e fazem você experimentar algo novo (criar um aplicativo móvel simples, escrever “Hello, world!” no Brainfuck ou construir um novo projeto de código aberto). Só há uma saída: distribuir os interesses de acordo com sua importância em relação aos projetos atuais, metas de curto e longo prazo. Concentrar-se em uma tarefa permite aumentar a produtividade pessoal, liberar tempo e começar a aprender novas informações.

5 etapas de otimização

O método GTD distingue cinco estágios de trabalho em uma lista de tarefas.

Levantamento de informações.Você precisa coletar todas as tarefas - basta pegar e anotar com uma caneta ou em um arquivo de texto todos os seus assuntos rotineiros, inacabados e globais. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que, por exemplo, por trás da tarefa “Escrever um relatório no Fast Report for Snegovik LLC” existem várias subtarefas importantes e que exigem atenção: coletar requisitos do cliente, elaborar e aprovar o TOR , solicitar uma matriz de dados para testar o relatório, etc... É necessário anotar absolutamente todas as tarefas - um pouco mais tarde você as agrupará.
Preste atenção não apenas aos projetos que estão na memória, mas também aos que estão no computador - muitas vezes não há menos caos do que nos pensamentos. Vale a pena dividir os arquivos em pastas correspondentes a cada projeto, separando os documentos pessoais dos de trabalho.

processo de processamento.Processe as informações de acordo com o esquema proposto pelo GTD: se algo já estiver em execução, você precisa continuar o trabalho até o fim, se puder fazê-lo em menos de dois minutos, faça-o imediatamente.

Algoritmo de processamento GTD clássico

Do ponto de vista de trabalhar em um projeto-chave para você, é importante levar em consideração várias nuances.

• Adie tarefas não urgentes, como estudar materiais não essenciais que não têm nada a ver com o trabalho atual.


• Se possível, delegue tarefas, por exemplo, a colegas ou freelancers. Se você é um programador rápido e eficiente, mas não é muito bom na criação de sites, publicidade ou design, chame os profissionais. Mesmo que seja seu próprio projeto, investir no trabalho de qualidade de outra pessoa valerá a pena rapidamente.


• Aprenda a dizer "não". Esta é talvez uma das habilidades mais difíceis: sempre haverá dezenas de amigos que travaram o Windows, um bug se infiltrou no código, requer firmware do Android e implora por um jailbreak do iPhone. Essas pequenas tarefas consomem muito tempo. Se você não quer estragar o relacionamento, encontre alguns manuais disponíveis na Web e envie links para quem sofre.

Organização da lista.Passadas as duas primeiras e mais difíceis etapas, é necessário organizar o trabalho com tarefas. Aqui você pode usar uma regra simples: divida o tempo em semanas, no final da semana revise a lista e crie uma nova. Todas as tarefas devem ser divididas por prazos e prioridade. Para gerenciar tarefas, você pode usar qualquer um dos aplicativos que desejar: são os móveis OneNote e Evernote, Asana, Redmine, Google Calendar e assim por diante ...

Nesta fase, o principal é prestar muita atenção ao trabalho com os projetos atuais ou vários. Para fazer isso, você pode usar mapas associativos (mindmap), que refletirão todas as etapas do trabalho na forma de um mapa-estrutura visual, de acordo com o qual você avançará com o projeto. Para criar um mapa mental, existem muitos aplicativos pagos e gratuitos com recursos interessantes. Gostamos de conveniente, gratuito e russificado , em que criamos uma visão aproximada de um mapa inacabado que não afirma ser verdadeiro:

Parte 1

Parte 2

Você não deve dividir as tarefas em simples e complexas, você precisa fazer tudo em ordem, então o tempo será distribuído racionalmente.

Revisão feita.Nesta etapa, é necessário anotar o que foi feito, analisar os motivos das falhas, criar um plano para a próxima etapa (por exemplo, uma semana).

A ação real.As tarefas devem ser executadas com base nos recursos disponíveis: forças, tempo, local de execução, bem como a prioridade estabelecida. Caso lhe falte algum recurso que aparecerá posteriormente para solucionar rapidamente o problema, tente transferir a tarefa para o momento em que aparecer a ferramenta para sua melhor execução. Por exemplo, se você está finalizando um aplicativo de desktop e para fazer algumas alterações você precisa de um SDK atualizado e ainda não adquirido por sua empresa, mas planejado para ser adquirido em um futuro próximo, faça as alterações que podem ser feitas na versão atual, e adicione a tarefa das alterações restantes à pasta ou a um arquivo com tarefas para o futuro. É claro que a busca de formas de resolver o problema com os meios disponíveis revela você como profissional, mas exige um investimento grande e nem sempre justificado de seu tempo e esforço.

Aqui estão algumas dicas sobre como usar os princípios do GTD se você for um desenvolvedor em equipe ou trabalhar por conta própria.

• Planeje seu projeto inicialmente, e não no decorrer do trabalho, divida-o em subtarefas gerenciáveis.


• Destaque as etapas individuais do trabalho no projeto e coloque rótulos para a importância e a urgência do trabalho.


• Traga cada tarefa até o final sem deixar para depois. Mesmo que você conheça apenas um longo caminho para resolver um problema, resolva-o. No curso de refatoração adicional, será possível se livrar de uma solução não ideal.


• Revise periodicamente as listas de tarefas para revisar o que foi feito e alterar os planos.


• Em um determinado momento, concentre-se em uma tarefa - desta forma, você economiza tempo e esforço.


• Reserve um tempo para cada etapa e preste a máxima atenção a ela: levantamento de requisitos, desenvolvimento, teste de unidade, etc.

GTD não pode ser implementado em um dia - primeiro alguns elementos individuais aparecem, então as regras são formadas, finalmente, um hábito e um resultado tangível aparecem. O principal é não parar. A propósito, não é ruim se você puder transferir algumas de suas habilidades em GTD para a equipe com a qual trabalha - isso pode otimizar significativamente o trabalho dentro da empresa.

Há segurança nos números

Apesar de o GTD, em regra, ser dirigido a um indivíduo, é também aplicável a uma equipa, em que é importante poder determinar a visão do projeto, objetivos, designar projetos e distribuir áreas de responsabilidade. Além disso, muitas organizações já existem e utilizam com sucesso, talvez, a entidade mais próxima da lógica do GTD – o gráfico de Gantt. O gráfico de Gantt reflete com muita precisão a necessidade de recursos, tarefas e subtarefas do projeto, o tempo aproximado para concluir cada tarefa, as datas de início e término do trabalho na tarefa, as etapas do projeto, que podem começar somente após o término do etapa anterior e a liberação dos recursos necessários.

No entanto, muitas vezes todos os esforços para elaborar um diagrama de recursos e emprego são em vão. Vinculando o GTD ao desenvolvimento de software, Robert Peake, evangelista do GTD e CTO da empresa de consultoria de David Allen, que liderou projetos técnicos e entende o tópico tão bem quanto o CEO, teve um ótimo artigo no gráfico de Gantt:

“Já vi tanto tempo, energia e dinheiro entrarem em gráficos de Gantt complexos que são destruídos ao primeiro estalar de dedos de um executivo. Qualquer empresa que se baseie nos códigos de prioridade ABC e nas rédeas apertadas para que os programadores permaneçam na vanguarda do desenvolvimento de software terá uma amarga decepção.”

Também revela a essência do conceito. O fato é que visa não tanto o planejamento quanto a capacidade de retornar ao ponto de fracasso. Vamos explicar com mais detalhes. Na vida de qualquer pessoa e de qualquer equipe, há momentos em que se desviam dos objetivos pretendidos e todas as atividades mergulham no caos. Isso pode acontecer tanto por motivos externos quanto por motivos relacionados a influências internas individuais: uma mudança temporária no curso do desenvolvimento do projeto, o surgimento de um novo investidor com uma nova visão, uma pausa para horas extras (por exemplo, preparação para um exibição). A tarefa do GTD em uma equipe é retornar facilmente ao ponto em que foi necessário desviar do plano de trabalho e continuar operando como antes.

“A parte de varredura mental do GTD é simples o suficiente para que David (Allen) muitas vezes se refira a ele como uma espécie de despejo de memória para a 'RAM mental'. É como se você verificasse periodicamente com seu próprio cérebro para ver o que está prendendo sua atenção, puxe-o para fora e olhe para ele. É como se você estivesse reunindo essas listas de oportunidades (projetos e próximos passos) que servem como sua rede de segurança para garantir que tudo o que você faz seja feito corretamente e combinado com a regra dos dois minutos (se você pode fazer algo em menos de 2 minutos, faça - aprox. per.) e o pensamento focado na próxima ação lhe dá um instantâneo estático do seu estado de trabalho, com o qual você pode facilmente retornar ao ponto em que interrompeu.

Existem quatro atividades principais na equipe de desenvolvimento, que atuam como elementos da equipe GTD.

1. Teste de regressão - seções já fixas do código-fonte são testadas, bem como a funcionalidade da funcionalidade associada ao código alterado. Como parte do Extreme Programming, ele ilustra o GTD em termos de repetibilidade, revisão e não ambiguidade de ação.


2. Trabalhando com documentação - criar e testar documentação permite que você transfira conhecimentos e tarefas importantes para o papel. Nem usuários, nem testadores, nem desenvolvedores precisam ter isso em mente - se necessário, você pode consultar a documentação e esclarecer um ponto pouco claro ou encontrar uma resposta para uma pergunta sobre o funcionamento do programa.


3. A refatoração de código é o processo de melhorar o código sem alterar a funcionalidade. Os adeptos do Extreme Programming realizam refatorações periódicas para melhorar o desempenho do programa, sua compreensão e legibilidade do código. Existem empresas e equipes que evitam a refatoração. Na maioria dos casos, isso se deve ao medo de que as alterações no código levem a uma falha no sistema. Como regra, essa abordagem leva à rigidez e obsolescência do programa.


4. Chuva de ideias. Um processo que ocorre de uma forma ou de outra em qualquer equipe. Esta é apenas uma coleção de informações e idéias. Mapas mentais associativos também podem ser criados durante e após o brainstorming.

Na maioria dos casos, um programador no trabalho executa muito mais tarefas do que apenas escrever código. Além disso, quanto mais experiência e qualificações ele possui, mais heterogêneas são as tarefas que lhe são atribuídas. Em algum momento, ocorre uma crise quando deveres e obrigações começam a sobrecarregar o funcionário e reduzir significativamente sua produtividade. Obviamente, isso pode e deve ser combatido, e não com métodos diretivos e medidas repressivas, mas com a ajuda do GTD, que visa uma mudança evolutiva na abordagem do trabalho. Numerosas revisões de quem tentou este método falam de dificuldades significativas no início e sucesso não menos significativo no final do processo. Afinal, dizem que leva 21 dias para formar um hábito. Por que nao tentar?

P.S.: Você pode ouvir o discurso online do autor do método GTD David Allen gratuitamente e fazer perguntas a ele durante a conferência17 de novembro (terça-feira) às 19h15, horário de Moscou. Ele falará sobre a abordagem do GTD para lidar com a sobrecarga de informações e compartilhará as pesquisas mais recentes sobre produtividade humana.

De acordo com o mais recente Productivity Scan by Life Architect, a aplicação da metodologia GTD pode aumentar a produtividade e a eficiência pessoal em pelo menos 20%.

O GTD® provou ser eficaz tanto para uso pessoal quanto para organizações que operam em uma ampla variedade de setores. É usado com sucesso pela alta administração e novos funcionários de empresas incluídas na lista TOP-50 Fortune.

Se você é um gerente de projeto e está se afogando no fluxo de tarefas, tente organizar seu trabalho de acordo com o sistema Getting Things Done.

GTD: o que é

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia para organizar e controlar tarefas. Foi inventado por David Allen, um treinador de negócios e consultor de gestão. É necessário não apenas planejar, mas também levar as coisas planejadas ao fim.

GTD é muitas vezes referido como gerenciamento de tempo: se usado corretamente, o sistema ajuda você a fazer mais e a combater a multitarefa.

Princípios GTD sem os quais nada funciona

Não tenha nada em mente

O principal princípio em que se baseia toda a metodologia. Tudo precisa ser consertado. Mesmo pequenas tarefas e coisas que parecem sem importância.

Mais fácil significa melhor

Você precisa registrar e organizar as informações de uma maneira que seja conveniente para você. Se você gosta de blocos de notas, fazer coisas em aplicativos e gerenciadores de tarefas não facilitará sua vida, mas o contrário.

pense em uma solução

Muitas vezes acontece que as coisas ficam paradas porque as percebemos como outro problema, em vez de procurar uma solução.

Uma tarefa de cada vez

De acordo com o sistema GTD, a multitarefa é um obstáculo. Você precisa pensar apenas na tarefa que está fazendo agora. Ou seja, não pense no relatório da conferência enquanto verifica o layout.

Faça uma lista de tarefas

As tarefas descritas no gerenciador de tarefas ou calendário não resolverão todos os problemas. É necessário perceber cada um deles como uma lista de ações específicas, então será mais fácil trabalhar com eles.

Como funciona a metodologia GTD

Existem muitos métodos que descrevem como usar o GTD. Mas, para começar, basta lembrar de quatro etapas consecutivas.

Colete todas as informações sobre as tarefas

Escolha um local onde você armazenará todas as informações recebidas. Para não violar o princípio de conveniência GTD, deve ser uma coisa: um aplicativo ou um notebook. Assim, você pode verificar ou alterar algo a qualquer momento e não precisa se lembrar de onde salvou ou gravou.

Processe todas as informações

Se você apenas colocar todas as tarefas em uma pilha, rapidamente ficará confuso e perderá algo importante. Você precisa de um sistema pelo qual você irá dividir as tarefas.

Para fazer isso, eles usam uma árvore de decisão ou, como Allen chama, um diagrama de fluxo de trabalho.

Faça a si mesmo essas perguntas para dividir adequadamente as tarefas.

1. Qual é essa tarefa?
2. Qual deve ser o resultado?
3. Alguma ação é necessária?
4. Se sim, qual é a próxima ação?
5. Quanto tempo vai demorar?

Organizar resultado

Responder a perguntas ajuda a distribuir as tarefas nos blocos corretos. Se o caso não demorar mais de dois minutos, por exemplo, você só precisa responder um e-mail, faça isso imediatamente.

Quando uma tarefa leva mais tempo para ser concluída, é melhor dividi-la em um projeto de longo prazo com vários marcos. Se isso não for possível, você fica com duas opções.

Adiar

Se ninguém pode fazer uma tarefa melhor do que você, mas leva muito tempo, você pode adiar sua execução. Insira essas tarefas em Calendário ou em bloco As seguintes ações.

NO Calendário insira apenas tarefas vinculadas a datas ou horas específicas. Ou seja, é importante completá-los em um determinado dia.

NO Lista de espera as tarefas que você espera de um de seus subordinados irão.

Para o bloco As seguintes ações- todas as coisas para as quais não há tempo agora, mas devem ser devolvidas assim que o tempo aparecer. Para não esquecer essas tarefas, crie uma lista de lembretes.

O que fazer com tarefas que não requerem nenhuma ação:

• remover da lista;
• se quiser voltar a eles mais tarde, salve na seção de lembretes;
• se forem informações importantes que precisam ser mantidas, na seção de material de referência.

Escolha uma ação para cada tarefa e conclua

Determine o que você fará com cada tarefa recebida. É importante não começar a priorizar até que você saiba exatamente o que fazer.

O principal objetivo do método GTD é gerenciar compromissos e ações. Ou seja, determine todas as tarefas que precisam ser concluídas, tenha um plano e esteja pronto para tomar decisões para mudá-lo. Tal sistema ajuda a saber sempre qual será cada próximo passo.

Quais serviços são adequados para trabalhar em GTD

Smthngs é um gerenciador GTD do navegador. Pode ser usado online e offline como um aplicativo.

Serviço on-line. Você pode gerenciar tarefas e monitorar o progresso. Existe uma versão premium gratuita e paga.