Poznámka, ktorej vzor nájdete v materiáloch článku, je dôležitou súčasťou interného pracovného postupu spoločnosti. Spolu s memorandami a vysvetľujúcimi poznámkami, ako aj rôznymi druhmi certifikátov, sú poznámky základom pre rýchlu reakciu a včasné a efektívne manažérske rozhodnutia.
Z článku sa dozviete:
Ako sa líši vzor písania poznámky od iných interných dokumentov
V praxi sa pomerne často môžete stretnúť s tým, že interpreti celkom nerozumejú rozdielom medzi tými internými dokumentmi, prostredníctvom ktorých prebieha interakcia medzi úradníkmi, oddeleniami, zamestnancami a vedením. Dokumentu, ktorý má špecifický účel, štruktúru a obsah, možno často priradiť rôzne názvy: informačný, memorandum alebo servisný list, správa, certifikát a pod. zavedená klasifikácia, má výrazné odlišnosti od požiadaviek na písanie a prípravu memoranda a iných typov dokumentov.
Každý typ dokumentu použitý v internom pracovnom toku má svoj vlastný účel a môže byť proaktívny, informačný alebo napríklad reportovací. Certifikát teda môže obsahovať akékoľvek prevádzkové alebo štatistické údaje, relevantné informácie úradného, životopisného charakteru. Nie je to iniciatívny dokument, ktorý nabáda adresáta k rozhodnutiam alebo činom. Zostavuje sa spravidla na príkaz priameho nadriadeného.
Čo sa týka memoranda a vzoru písania poznámka, definícia týchto vdov interných dokumentov je uvedená v Stručnom slovníku typov a odrôd dokumentov, ktorý v roku 1974 vypracoval Hlavný archív ZSSR VNIIDAD, TsGADA. Podľa tohto slovníka:
memorandum- dokument, v ktorom je uvedená akákoľvek problematika so závermi a návrhmi spracovateľa. Jeho adresátom je vodca;
poznámka- obsahuje informácie o výkone akejkoľvek práce. Posiela ho jeden úradník druhému úradníkovi.
V akých prípadoch budete musieť napísať vzor poznámky 2018
Bez ohľadu na špecifiká organizačných a výrobných činností podniku, počet jeho zamestnancov, vzorka písania poznámky sa používa na prijímanie rozhodnutí o operatívnom riadení. Je to pripomienka a informuje úradníka o potrebe vykonať akúkoľvek akciu.
Napríklad vedúci oddelenia bude musieť vypracovať vzorku poznámka pre odmeny adresované vedúcemu podniku tak, aby zaradil najvýznamnejších zamestnancov jednotky do všeobecného zoznamu na získanie odmeny.
Vzorová správa o zamestnaneckých bonusoch je uvedená nižšie.
V súlade s pracovnoprávnymi predpismi sa nedodržiavanie pracovnej disciplíny zo strany zamestnanca a rozhodnutie o inkasu prijíma na základe vzorovej správy o priestupkoch, ktorú napísal vedúci zamestnanca, ktorý sa dopustil pokuty. Postup pri udeľovaní disciplinárnej sankcie je prísne upravený. Porušenie tohto nariadenia môže spôsobiť, že zamestnanec bude môcť napadnúť a zrušiť sankciu prostredníctvom súdu. Preto je obzvlášť dôležité, aby obsah aj dizajn poznámka spĺňali stanovené požiadavky.
Vzorová správa na prevod dovolenky sa môže vyžadovať aj vtedy, keď je zmena v načasovaní ročnej dovolenky spôsobená výrobnými potrebami. V takom prípade musí vedúci oddelenia získať písomný súhlas zamestnanca na takýto presun a napísať správu adresovanú vedúcemu o potrebe upraviť rozvrh dovolenky.
Poznámka! Zmeny v pláne dovoleniek sa vykonávajú na základe príslušnej objednávky, ktorej základom je zase poznámka.
Vzorové poznámky k nákupu môže byť potrebné vydať aj vtedy, keď je potrebné doplniť zásoby kancelárskych potrieb, surovín, materiálov, komponentov, náhradných dielov. poznámka môžete informovať vedúceho iného oddelenia, napríklad bezpečnostnej služby, že zamestnanci budú pracovať nadčas alebo budú chodiť do práce cez víkend alebo sviatok.
Preto sa vypracúvajú vzorky poznámok pre zamestnanca, pokiaľ ide o jeho odmeňovanie alebo trestanie, odkladanie dovolenky, zmenu pracovného plánu. To znamená, že existuje niekoľko dôvodov pre ich dizajn. Keďže sa však poznámka v takýchto prípadoch stáva právne významným dokumentom, na základe ktorého sa prijímajú personálne a finančné otázky, kladú sa na jeho dizajn a obsah určité požiadavky.
Ako napísať ukážku poznámky 2018
Keďže memorandum patrí do kategórie obchodných dokumentov a je interným dokumentom, jeho vyhotovenie musí byť v súlade s GOST R 6.30-2003 platným do 1. júla 2018. Od júla nadobudne účinnosť nová štátna norma, ktorej ustanovenia však nemenia pravidlá registrácie.
To znamená, že poznámka, vzorka, sa vypracuje na bežný štandardný list papiera formátu A4. V tomto prípade nie je potrebné používať oficiálny hlavičkový papier organizácie. Jeho text môže byť napísaný rukou alebo v elektronickej forme v súlade s odrážkami a okrajmi stanovenými normou.
Požiadavky na vzorové písanie poznámky sú tiež všeobecné. Mal by pozostávať z adresnej a informatívnej časti. V prípade potreby uveďte v informatívnej časti informácie o prítomnosti žiadostí, počte ich kópií a počte listov v každej žiadosti.
Formulár poznámka vzorka neimplikuje žiadne závery a iniciatívy. Text informatívnej časti by mal byť uvedený stručne a logicky, bez emocionálneho presahu. Uvádza len fakty, nemali by sa robiť žiadne hodnotové súdy. V prípade potreby je potrebné uviesť dôvod a dôvody na napísanie dokumentu, ako aj uviesť odkazy na interné miestne predpisy podniku, federálnu legislatívu a iné právne akty.
Vzor servisného listu 2018 musí byť nielen správne vyhotovený, ale musí mať aj všetky potrebné detaily, ktoré zaručujú jeho právny význam. Ide o čisto interný dokument, o čom svedčí aj jeho názov. Preto je počet požadovaných detailov obmedzený.
Podrobnosti poznámky zahŕňajú:
- funkcia, priezvisko, meno a priezvisko adresáta poznámky;
- funkcia, priezvisko, meno a priezvisko zostavovateľa dokumentu;
- prichádzajúce registračné číslo;
- dátum a miesto zostavenia;
- názov typu dokumentu;
- podpis, dátum a odpis podpisu pôvodcu.
Nie je potrebné schvaľovať alebo odsúhlasovať poznámku v súlade so vzorovým návrhom. Dokument je potrebné zaevidovať na úrade a zapísať naň a jeho duplikát, ktorý zostane v rukách pôvodcu, evidenčné číslo. Je to potrebné, aby mal zostavovateľ potvrdenie o včasnom oznámení skutočnosti alebo problému ostatným zainteresovaným stranám v prípade konfliktu alebo pracovného sporu.
Zostavovateľ musí jasne pamätať na to, že tento typ dokumentu sa používa iba na horizontálnu interakciu úradníkov. V prípade, že je adresátom písomnosti vyšší úradník, musí sa nazývať „Memorandum“.
Odporúčame vám, aby ste do albumu zahrnuli ukážku z roku 2018 so vzorkami iných dokumentov používaných v podnikovom pracovnom postupe. To umožní účinkujúcim mať po ruke príklady správneho pravopisu a vyhotovenia všetkých typických obchodných dokumentov: listov, správa a poznámky, správy, akty atď.
Vo všetkých organizáciách sa na prácu používa veľa dokumentácie. Poznámka sa považuje za dôležitý dokument. Slúži ako spôsob interakcie medzi zamestnancami a manažmentom. Príklad písania poznámky vám umožní naučiť sa, ako ju správne napísať. O tom sa bude diskutovať v článku.
Prečo je takýto dokument potrebný?
Memo je forma pracovného postupu v podniku, ktorý vám umožňuje efektívne a rýchlo riešiť výrobné problémy. Účelom tohto príspevku je informovať manažéra o probléme, ako aj o návrhoch na jeho riešenie alebo odsúhlasenie existujúcich opatrení.
Dokument sa považuje za dôkaz, že odborník pokryl problém, ktorý mal. Ak to zamestnanec nedokáže vyriešiť sám a poskytne to ostatným zamestnancom formou poznámky, je zbavený zodpovednosti za predčasné alebo nekvalitné vyriešenie problému. Neexistuje žiadny špeciálny formulár na zostavenie poznámky. poslúži ako príklad. Môže byť písaný rukou alebo elektronicky, ale musí to zvážiť manažér.
Účely a typy dokumentov
Navrhnuté tak, aby informovali úradníka o ťažkostiach alebo predložili návrhy týkajúce sa práce. Papier sa považuje za potvrdenie, že zamestnanec nielen vykonáva svoju prácu, ale všíma si aj problémy, na ktoré v dokumentácii upozorňuje.
Servisné poznámky sú rozdelené na:
- Tie, ktoré zahŕňajú faktory udalosti alebo negatívneho javu, ktorý sa vyskytol. Patria sem vysvetľovanie, podávanie správ, porušovanie a sťažnosti.
- Tie, ktoré slúžia ako vysvetlenie hlavných dokumentov. Patria sem poznámky o odpise alebo nákupe materiálu, o pridelení finančných prostriedkov, propagácii, prémiách.
Tento dokument je vypracovaný medzi podriadenými a zamestnávateľom. Vzor poznámky na nákup vybavenia alebo potrebného tovaru je rovnaký ako v iných prípadoch. Je len potrebné plne objasniť vzrušujúcu otázku na konkrétny problém.
Informácie
Obsah tohto dokumentu pokrýva výrobné, materiálne, ekonomické otázky. V ňom môžete podávať správy o bonusoch, akciách alebo zníženiach. Ukazuje sa, že zamestnanec môže napísať žiadosť o finančné prostriedky na výrobné použitie. Obsahom môže byť sťažnosť na konkrétneho zamestnanca alebo manažéra.
Ak sa záležitosť týka odmeňovania personálu, zamestnávateľ vypracuje oznámenie vo forme petície adresovanej svojmu šéfovi. Vyzdvihuje prednosti konkrétneho zamestnanca, navrhuje spôsoby odmeňovania. Vnútorný list sa vyhotovuje ručne alebo v tlačenej forme. Vzorová poznámka k oceneniu vám umožní správne zostaviť dokumentáciu.
základy
Každý zamestnanec môže potrebovať príklad písania poznámky. Zvyčajne má 2 časti. V prvom je vedenie informované o skutočnosti alebo udalosti a v druhom sú uvedené požiadavky, návrhy. Odvolanie je potrebné, ak:
- Existujú porušenia, ktoré viedli k niektorým nepredvídaným krokom.
- Vyžaduje sa zásah manažéra, napríklad chýbajú materiálne a technické prostriedky na dokončenie projektu.
- Neprítomnosť zamestnanca v práci alebo jeho príchod v omamnej (toxickej, alkoholickej) intoxikácii.
- Existuje návrh na odmeňovanie zamestnancov za výsledky ich práce.
- Potreba poslať osobu na služobnú cestu.
- Volanie zamestnancovi z dovolenky alebo víkendu.
- Akákoľvek situácia, kde je potrebný zásah vedúceho.
Vzor memoranda pre zamestnanca je rovnaký ako v iných prípadoch. Je dôležité zapísať všetky nuansy súvisiace s prípadom.
Príklad
Je dôležité, aby všetci zamestnanci vedeli, ako napísať poznámku. Vzorka tohto dokumentu obsahuje nuansy, ktoré musia byť prítomné. Povinné požiadavky na písanie zahŕňajú:
- Je dôležité identifikovať adresáta. V pravom hornom rohu hárku je napísané celé meno, funkcia osoby, na ktorú sa odvolanie vyhotovuje.
- Názov dokumentu a číslo sú uvedené nižšie.
- Potom musíte uviesť problém alebo situáciu, ktorú je potrebné riešiť.
- Potom sú uvedené návrhy na vyriešenie problému alebo kroky, ktoré autor očakáva.
- Na konci musíte uviesť svoje priezvisko, iniciály a pozíciu.
Príklad písania poznámky je uvedený v článku. Môžu byť použité pre akúkoľvek potrebu zostaviť tento dokument.
Nuansy
Pre akýkoľvek problém bude jednoduchšie vypracovať papier, ak viete, ako sa píše poznámka. Vzor tohto dokumentu je vzorový, v závislosti od situácie môžu byť niektoré body doplnené. Je tiež dôležité poznať nuansy písania:
- Oznámenie je vyhotovené na liste A4.
- Pri ručnom písaní sa používa modré pero.
- Ak je vybratá elektronická verzia, potom sa zvolí písmo, ktoré sa používa na vypracovanie dokumentácie v podniku.
- Ľavá zarážka je 2,5 - 3,5 cm, pravá zarážka je 1,25 - 2,5 cm.
- Horný a spodný okraj je minimálne 2 cm.
Bez ohľadu na zvolenú formu písania je príklad písania poznámky rovnaký. Zvážte ich tiež podľa všeobecných pravidiel.
Elektronický dokument
Ak si inštitúcia môže vymieňať informácie elektronickými prostriedkami vrátane e-mailu, odoslanie poznámky bude jednoduchšie. Medzi výhody tohto pracovného postupu patrí rýchlosť zváženia poznámky.
Vzor memoranda v elektronickej forme je rovnaký ako v rukopisnej forme. Nie je tam žiadny veľký rozdiel. V hlavnej časti je naznačený aj hlavný problém alebo aktuálna situácia. Rozdiel je v tom, že nie je potrebné určiť adresáta. Do riadku „Adresa“ sa uvedie osoba, ktorej sa odvolanie posiela. Ak vezmeme do úvahy výmenu dokumentov, potom v riadku "Predmet" je potrebné uviesť, komu je správa určená.
Návrh e-mailu má zvyčajne podpis, ktorý sa automaticky vloží do textu. To šetrí čas vrátane písania. Ak e-mail nedokáže identifikovať odosielateľa, na konci je uvedené meno a pozícia.
Pri odosielaní správy prostredníctvom e-mailu je dôležité uviesť potvrdenie o prijatí správy. Upozornenie bude slúžiť ako potvrdenie, že poznámka bola odoslaná v konkrétnom čase.
Na čo by ste si mali dať pozor?
Pri zostavovaní poznámok je potrebné zvážiť niekoľko dôležitých aspektov:
- Petícia sa píše vedúcemu konkrétnej organizácie. Je potrebné uviesť názov produktu, množstvo a účel.
- Pre konkrétneho zamestnanca alebo skupinu osôb sa vyhotovuje poznámka s uvedením nadriadeného vedúceho zamestnanca, ktorému sa autor zodpovedá, a osoby, ktorej sa dokument vyhotovuje.
- Ak je potrebné vymeniť staré zariadenie, mali by sa uviesť dôvody, prečo by sa malo žiadosti vyhovieť.
- Bonusový list sa vydáva s označením úspechov zamestnanca.
- Ak chcete byť povýšený, musíte uviesť všetky podrobnosti o tom, čoho sa táto žiadosť týka. Takýto dokument zostavuje vedúci oddelenia.
- Pri reklamácii nedoplatku je potrebné uviesť sumu, dôvod a prípadných vinníkov.
- Ak je poznámka vyhotovená z dôvodu poruchy zariadenia, je dôležité uviesť, čo to spôsobilo.
- Vypracuje sa sťažnosť na včasnú prípravu dokumentácie s uvedením lehoty, v ktorej mal byť papier doručený, a jeho názvu.
Dodržiavaním týchto jednoduchých pravidiel budete môcť zostaviť kompetentnú poznámku. Touto formou sa riadi väčšina organizácií.
Úvaha
Po spísaní dokladu ho zaeviduje zodpovedná osoba. Potom sa predloží na posúdenie a odošle sa adresátovi. Ten musí dať uznesenie, napríklad „Dokončené“ alebo „Odmietnuté“. Neexistujú žiadne jasné zákonné požiadavky na písanie poznámok, ale aj tak je potrebné zahrnúť všetky položky.
Pre malý podnik možno tento dokument považovať za zbytočnú formalitu, ktorá si vyžaduje čas a úsilie. Ale vo veľkej organizácii s mnohými zamestnancami existujú oddelenia, poznámkou môže byť asistent. Bude to písomná pripomienka interakcií medzi oddeleniami.
Nedbanlivosť pri zostavovaní poznámky môže viesť k zbytočnej strate času, pretože budete musieť zistiť akékoľvek okolnosti, hľadať zodpovedných za vzniknuté problémy. Preto je dôležité, aby každý podnik pristupoval k písaniu dokumentu zodpovedne. To vám umožní kompetentne organizovať prácu a nestrácať čas zisťovaním rôznych problémov.
Mnohí označujú poznámky ako formalitu, ktorá si vyžaduje čas a nervy. Existujú však situácie, keď táto formalita môže zachrániť zamestnanca pred nespravodlivými nárokmi vedenia. Zdokumentované petície vás kedykoľvek poistia pred problémami, čo sa nedá povedať o ústnych žiadostiach, ktorým sa ani nie vždy prikladá dôležitosť. Tieto dokumenty teda potvrdzujú skutočnosť vzťahu, sú evidované ako odchádzajúca dokumentácia.
Písanie správy
Čo je memorandum?
Memorandum je dôležitým dokumentom internej komunikáciežiadna vplyvná inštitúcia sa bez nej nezaobíde. Pre normálne fungovanie organizácie by mal byť vzor memoranda po ruke takmer pre všetkých zamestnancov. Jeho rozdiel oproti memorandu je v tom, že má hierarchickú orientáciu, to znamená, že vždy pochádza od podriadeného k vyššiemu manažmentu. Poznámka slúži ako informačný dokument, ktorý je spísaný s cieľom včas informovať orgány nadriadeného alebo iného štrukturálneho útvaru o udalostiach, ktoré ovplyvňujú stabilitu systému riadenia v podniku.
Správa má právnu silu, pretože jej účelom nie je len informovať vedenie organizácie, ale aj podnietiť k prijatiu určitého rozhodnutia o vyslovenej situácii. Dokument sa vyhotovuje z osobnej iniciatívy zamestnanca alebo na žiadosť manažéra. Kód poznámky podľa klasifikátora riadiacej dokumentácie - 0286041 podľa OKUD. Dokument by mal jasne popisovať vzniknutý problém a keďže má právnu silu, nemal by obsahovať pravopisné a právne chyby.
Definícia poznámky
Dokument nielen podrobne popisuje incident, ale píše aj záver s možnosťami riešenia situácie. Potom je vedúci povinný preštudovať dokument a uložiť svoje uznesenie. Následne toto uznesenie slúži ako podklad na schválenie a realizáciu rôznych opatrení (ukladanie pokút, vydávanie stimulov a pod.). Memorandum je teda prvkom spätnej väzby medzi vedúcim a podriadeným.
Účely poznámok
Hlavné ciele sledované pri tvorbe tohto dokumentu:
- Zvýšte efektivitu osobného výkonu. Keď niečo prekáža zamestnancovi a navrhne spôsoby, ako tento problém vyriešiť.
- Napravte situáciu. Keď zamestnanec pozná určité skutočnosti, ktoré sa ho osobne netýkajú, ale podľa jeho názoru narúšajú stabilnú a efektívnu prácu. Vedeniu sa píše správa, aby sa situácia v najbližšom čase vyriešila.
- Zbavte sa zodpovednosti. Ak zamestnanec sprostredkoval nejaké informácie nadriadeným a chce sa zbaviť zodpovednosti za nápravu incidentu. Potom by kompilátor nemal mať žiadne nároky.
- Chráňte sa pri porušovaní práv. Tu je poznámka pokusom o mierové urovnanie incidentu.
Jedným z účelov memoranda je zriecť sa zodpovednosti
Typy poznámok
Sú dvoch typov:
- Interné- je napísaná na žiadosť zamestnanca alebo jeho šéfa za účelom zvýšenia efektívnosti firmy. Podpis dáva autor. Keďže dokument sa považuje za interný, vykoná sa na papieri A4.
- Vonkajšie- posielaný vyšším orgánom. Tento typ podpisuje iba vedúci spoločnosti a je vytlačený na hlavičkovom papieri.
V oboch prípadoch je dátum stanovený v deň spísania a podpisu.
- informačné - spravidla sú vypracovávané pravidelne, podrobne informujú o metódach a vlastnostiach práce. Môžu sa tiež použiť na sprostredkovanie nápadov manažmentu na zlepšenie pracovného toku.
- Nahlasovanie- správa o výsledkoch vykonanej objednávky v konkrétnom období. Spravidla ich tvoria zamestnanci najnižšej úrovne.
- iniciatíva - tie, kde zamestnanec vyzýva úrady, aby prijali určité rozhodnutie v súvislosti s konkrétnymi udalosťami – priestupky, prestoje a pod.
Interné memorandum
Medzi hláseniami je často potrebné písať „represívne“ poznámky úradom, zamestnancom surovcov a lenivcov. Mali by byť vypracované veľmi opatrne, pretože aj najmenšia chyba môže v budúcnosti viesť k problémom. Porušenie disciplíny je dôvodom na finančnú pokutu, len na to musia byť v dokumente uvedené pádne argumenty. Nesprávne formulovaný dokument možno žalovať a sťažovať sa, že úrady zlomyseľne porušujú práva špecialistu. Preto je dôležité vedieť, ako správne napísať poznámku.
Štruktúra dokumentu
Memorandum obsahuje dve alebo tri sémantické časti:
- Skutočnéčasť, kde sú uvedené príčiny incidentu, ktoré podnietili jeho vznik, s podrobným popisom sprievodných okolností.
- analytické - predstavuje analýzu situácie s možnými následkami incidentu a rôzne možnosti riešenia problému.
- Zhrnutiečasť, kde rečník opisuje svoj názor, uvádza presvedčivé argumenty a odporúča vykonať nejaké konkrétne opatrenie na vyriešenie incidentu. A potom sám vodca rozhodne, aké sankcie prijme. Keďže úrady nemajú čas na súdne procesy, najčastejšie súhlasia s návrhmi autora bez toho, aby zachádzali do podrobností.
Vonkajšie memorandum
Memorandum môžete urobiť v textovej aj tabuľkovej forme. Analytická časť v dokumente môže chýbať v závislosti od typu otázky. V tomto prípade má dokument len faktickú časť a záver s riešením problému. Pomocou nej môžete nielen podávať návrhy na zlepšenie niektorých výrobných procesov, ale aj prejaviť svoju nespokojnosť s prijatými opatreniami. Predtým, ako pristúpite k prezentácii správy, musíte jasne formulovať problém alebo svoj názor a až potom ho začať prezentovať na papieri.
Občania pracujúci v rôznych oblastiach činnosti musia často riešiť nepredvídané situácie, preto ich zaujíma odpoveď na otázku, ako písať poznámka a kde môžem získať vzorku?
Tento dokument je jedným z najpopulárnejších a najbežnejších spôsobov pre firmy a zamestnancov. V tomto článku vám povieme, ako správne napísať poznámku, a poskytneme vzorovú poznámku na kontrolu.
Potreba napísať poznámku
Memo je forma pracovného postupu v rámci podniku, ktorý vám umožňuje rýchlo vyriešiť aktuálne výrobné situácie v krátkom čase. Servisná poznámka je navrhnutá tak, aby spĺňala nasledujúce ciele:
- Rýchle upovedomenie úradníka o probléme, ktorý momentálne nastal
- Predkladanie návrhov na jeho odstránenie alebo odsúhlasenie plánu plánovaných akcií
Predloženie oznámenia má množstvo pozitívnych aspektov pre výrobný proces v podniku. Tento dokument je priamym dôkazom toho, že odborník, ktorý objavil problém v pracovnom procese, za ktorý je zodpovedný, ho okamžite upozornil na vedenie.
V situáciách, keď odborník nie je schopný samostatne zvládnuť nepredvídanú situáciu, ktorá nastala a pomocou memoranda ju predloží na vyriešenie iným odborníkom, sa týmto konaním zbavuje zodpovednosti za nekvalitné alebo predčasné. riešenie problematického problému.
Špecifická forma memoranda nebola stanovená, preto sa papier vyhotovuje v akejkoľvek forme a odovzdáva sa vedeniu, a to na papieri aj prostredníctvom elektronických komunikačných prostriedkov.
Vytvorenie poznámky
Vyššie sme zistili, v ktorých prípadoch je potrebné napísať a predložiť správu vedeniu. Teraz uvažujme o príklade zostavenia dokumentu, ktorý zvažujeme, a ako sme uviedli vyššie, neexistuje žiadna špeciálna forma poznámky, ale existujú všeobecne akceptované požiadavky na obsah dokumentu.
Medzi nimi sú:
- Adresát poznámky musí byť uvedený v pravom hornom rohu dokumentu. Je potrebné napísať priezvisko, meno, priezvisko, funkciu osoby, na meno ktorej sa poznámka vyhotovuje.
- Pod týmito údajmi sa píše číslo a názov dokladu.
- Potom odborník odhalí podstatu problematického problému, s ktorým sa stretol v oblasti svojej činnosti v podniku. Alebo opisuje situáciu, s ktorou si sám nevie rady a vyžaduje si to pomoc iných odborníkov.
- Ďalej je potrebné predpísať návrhy na riešenie súčasnej situácie. Alebo autor poznámky vysloví akcie, ktoré očakáva od úradníka, v mene ktorého sa dokument predkladá.
- V spodnej časti dokumentu je uvedené priezvisko, meno, priezvisko a funkcia osoby, ktorá poslala poznámku.
V prípade potreby môže každý pracujúci občan použiť túto šablónu poznámky.
Ako napísať poznámku - ukážka a príklad písania
Pozrime sa na konkrétny príklad, ako sa píše memo (ukážka). Nižšie uvedený príklad obsahuje text poznámky, ktorý možno použiť ako vzor pri písaní obchodnej správy.
Príklad poznámky
Nižšie uvedieme príklad spísania memoranda na papier, kde predmet odvolania a právnická osoba, ktorej je memorandum určený, ako aj podstata problému sú fiktívne.
riaditeľ JSC "Kamelia"
Kravčenko Anatolij Petrovič
Krasnodar 15. júla 2015
MEMO
Od 13. júla 2015 sa pec v horúcej dielni podniku stala nepoužiteľná a na opravu poruchy je potrebné zakúpiť náhradné diely zo zoznamu priloženého nižšie. Celkové náklady na diely a prácu na odstránení poruchy sú 15 700 (pätnásťtisíc sedemsto rubľov 00 kopejok).
Momentálne je vyčerpaný limit fondu na opravy a údržbu zariadení a požadované diely nie sú k dispozícii. Aby ste sa vyhli prestojom v hot shope, prosím:
- Prideľte určenú sumu peňazí podľa zoznamu priloženého k dokumentu.
- Poskytnite opravársky tím, ktorý vykoná prácu na výmenu opotrebovaných dielov.
S pozdravom, vedúci horúceho obchodu Onoprienko Valeria Viktorovna.
V mnohých organizáciách prebieha výmena informácií prostredníctvom elektronickej komunikácie, takže používanie e-mailu uľahčuje odoslanie poznámky. Takýto tok dokumentov v rámci podniku má zjavné plus - je to rýchlosť posudzovania požiadaviek zamestnancov.
Ako napísať poznámku v elektronickej forme? Dokument nemá žiadne výrazné rozdiely od klasickej verzie na papieri. Vzorová poznámka v elektronickej forme sa takmer nelíši od príkladu uvedeného vyššie. Významná časť poznámky v elektronickej podobe bude podobná nášmu príkladu. Najmä popis situácie, ktorá nastala a súbor návrhov predložených zamestnancom na posúdenie.
Rozdiel bude stále - v poznámke nebude potrebné uvádzať adresáta. V e-maili v riadku „Adresa“ uvediete meno používateľa, ktorému je dokument určený. Ak existuje iba jedna e-mailová adresa pre celé oddelenie, v riadku „Predmet“ budete musieť uviesť príjemcu, tj meno úradníka, ktorému sa oznámenie posiela.
Navyše pri používaní e-mailu (vlastnej schránky) už často máte podpis, ktorý sa automaticky vkladá do textu. To výrazne šetrí čas, najmä pri písaní poznámky. Ak vaša e-mailová schránka neumožňuje identifikáciu odosielateľa (napríklad ak je v podniku iba jedna e-mailová schránka), na konci listu musíte uviesť svoju funkciu a celé meno.
Nezabudnite, že pri odosielaní dokumentu e-mailom je dôležité požiadať o upozornenie, že vami odoslaný e-mail si adresát prečítal. Ak to chcete urobiť, začiarknite príslušné políčko. Takéto oznámenie je dôkazom, že ste skutočne poslali poznámku konkrétnemu úradníkovi v určitom čase.
SZ zostavuje zamestnanec na meno svojho priameho nadriadeného alebo na meno vedúceho iného oddelenia. Umožňuje v krátkom čase:
upozorniť manažéra na problém, ktorý sa práve vyskytol
podať návrhy na jeho odstránenie alebo dohodnúť akčný plán s iným zamestnancom.
prinútiť vedúceho, aby urobil rozhodnutie alebo vydal rozkaz
Dôkazom je aj to, že odborník, ktorý problém objavil vo workflow, nenechal situáciu plynúť, ale upozornil na to svoje vedenie, aby sa mohlo promptne rozhodnúť. Teda nie nečinný.
Typy poznámok
Zvážte hlavné typy obchodných listov:
o vyžiadaní informácií;
o priestupkoch, ktorých sa zamestnanec dopustil pri plnení pracovných povinností.
o zamestnaneckých prémiách.
CZ môže navyše sprevádzať prenos balíka dokumentov medzi oddeleniami, divíziami, oddeleniami v rámci organizácie (pre organizácie tretích strán je potrebné pripraviť sprievodné listy). Zamestnancom ho možno zaslať aj s požiadavkou na vysvetlenie dôvodu neprítomnosti na pracovisku.
SZ môže obsahovať akékoľvek otázky týkajúce sa pracovných chvíľ.
Pravidlá zostavovania
Hlavným pravidlom, ktoré treba pri jeho zostavovaní dodržiavať, je stručnosť. Dokument by mal jasne uvádzať podstatu problému, ako aj spôsoby jeho riešenia. Text SZ by spravidla nemal zabrať viac ako 6-7 riadkov. Jednotná forma SZ neexistuje. Na jej zostavenie sa používa ľubovoľná forma servisného listu.
Napriek tomu by sa pri písaní mali brať do úvahy požiadavky GOST R 6.30-2003. Vytvorenie poznámky podľa GOST, ktorej vzorka je uvedená vyššie, vyžaduje nasledujúce podrobnosti:
papier musí obsahovať „hlavičku“. Označuje, komu je určený (pozícia a celé meno zamestnanca v datívnom prípade);
uvádza sa dátum zostavenia a číslo dokumentu;
v nadpise textu je uvedený predmet SZ;
opis aktuálnej situácie, kvôli ktorej sa vypracúva memorandum: „Dávam do pozornosti ...“, potom by mal text memoranda obsahovať konkrétnu požiadavku;
nižšie je pozícia a celé meno zostavovateľa, podpis s prepisom.
Vypracovaný dokument by mal byť zaregistrovaný u tajomníka podniku ako prichádzajúca korešpondencia. Potom máte istotu, že riaditeľ dostane SZ a osobne sa s ním zoznámi.
SZ v elektronickej podobe
Stojí za zmienku, že mnohé podniky prijali elektronickú správu dokumentov. Preto môže byť SZ vystavený v elektronickej forme. V tomto prípade sa odošle na firemnú poštu podniku. Tajomník sa zaoberá ďalším triedením a preposielaním listov adresátom.
Tento spôsob prenosu životopisu šetrí papier a čas zamestnancov. V tomto prípade je dokument zostavený rovnakým spôsobom ako na papieri. Je žiaduce, aby na ňom bol elektronický podpis odosielateľa. Aby ste sa uistili, že zaslaný dokument si manažér prečítal, mali by ste pri odosielaní požiadať o „upozornenie na prečítanie korešpondencie“ zaškrtnutím políčka vo formulári na odoslanie.
Vzorový dokument
Pri riešení pracovných záležitostí sa často stáva nevyhnutnosťou odovzdať manažérovi dôležité informácie. Niekedy okolnosti vyžadujú, aby vysvetlenie okolností, varovanie pred chybami, bolo podané písomne.
V tomto prípade je potrebné nielen správne uviesť skutočnosti, ale aj správne vyhotoviť doklad. Zostavenie životopisu je často náročné, najmä pri absencii skúseností. Ale to nie je ťažké urobiť, ak máte pred očami príklad poznámky. Preto sme pripravili vzorky, po prečítaní ktorých môžete správne zostaviť dokument. Zvážte najčastejšie prípady, ktoré si vyžadujú prípravu SZ.
SZ o bonusoch je podkladom pre vydanie príkazu na povzbudenie zamestnanca. Tento dokument vyhotovuje priamy nadriadený zamestnanca v mene riaditeľa organizácie. Označuje zásluhy pracovníka, žiadosť o povzbudenie, údaje pracovníka a zostavovateľa. Po zvážení SZ a kladnom rozhodnutí riaditeľ vydáva príkaz na odmeny. Ako napísať poznámku k ukážke režiséra:
V prípade, že pri výkone práce nastanú okolnosti, pre ktoré zamestnanec nemohol plnohodnotne vykonávať svoju pracovnú funkciu, vysvetľujúce. Uvádza dôvody. Ako napísať ukážku poznámky:
SZ sa používa, ak sa zamestnanec potrebuje obrátiť na vedúceho zamestnanca so žiadosťou o pridelenie finančných prostriedkov na pracovné potreby. V tomto prípade dokument stanovuje skutočnosti výrobnej potreby nákupu materiálu. Ako správne napísať ukážku poznámky:
Čas použiteľnosti
Podľa Zoznamu typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 č. 558, SZ musia byť uložené v archíve podniku najmenej päť rokov. V prípade potreby má riaditeľ organizácie právo predĺžiť dobu uloženia. Dobu uchovávania CZ, vydanej v elektronickej forme, môže určiť zakladateľská listina spoločnosti.
