Pag-optimize ng Aksyon

Habang gumagawa ng bagong listahan ng mga mensahe, nagsimula kami sa kung paano eksaktong nagbabasa ng mga email ang mga tao. Ngunit hindi lamang ang proseso ng panonood at pagbabasa ay mahalaga para sa amin. Interesado din kami sa kung paano pinoproseso ang mga liham. Sinuri namin sa abot ng aming makakaya kung ano ang kadalasang ginagawa ng mga tao sa mga liham pagkatapos nilang basahin.

Siyempre, karaniwan para sa mga tao na magtanggal ng mga email na kanilang nabasa o tiningnan, at tatlong-kapat ng kung ano ang nangyayari sa mga email pagkatapos nilang basahin ang mga ito ay talagang tinatanggal ang mga ito. Kadalasang tinatanggal gamit ang keyboard, bagama't sikat din ang paggamit ng mouse. Sa bagong Outlook, naglagay kami ng "delete" na buton sa mismong listahan ng mensahe. Kapag tiningnan mo ang feed ng mensahe, maaari mong tanggalin ang mga mensahe habang hindi mo muna pinipili ang mga ito, ngunit sa isang click lang.

Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na ang listahan ng mga mensahe sa Outlook ay nilagyan ng mga pindutan para sa pag-highlight ng mga mensahe, pati na rin para sa pagkakategorya sa kanila. Kahit na ito ay naka-out na ilang mga tao ang gumagamit ng huling function. Samakatuwid, inalis namin ang button na ito bilang hindi kailangan at inilipat ang function ng categorization sa menu, maaari mo ring gamitin ang Quick Step para sa pagkilos na ito. Para sa mga gumagamit ng tampok na ito, huwag mag-alala, ang lahat ng mga kategorya ay nasa listahan pa rin.

Ipinakita ng aming pagsusuri na mas gusto ng maraming user na markahan bilang mga hindi pa nababasang mensahe na partikular na mahalaga sa kanila upang makabalik sa kanila sa ibang pagkakataon. kaya lang MS Outlook 2013 may kakayahang baguhin ang katayuan ng mga titik sa inbox.

Interface para sa mga touch display

Dapat tandaan na sa bersyon para sa mga device na may touch screen, halimbawa, para sa mga tablet, hindi mo makikita ang mga pindutan para sa mabilis na pagtanggal, para sa pagmamarka o pagbabago ng katayuan ng isang sulat sa listahan ng mensahe mismo. Ang katotohanan ay ang paraan ng pagtatrabaho ng mga tao sa mga ordinaryong computer na may mouse at may mga touch screen gamit ang kanilang mga daliri ay may malaking pagkakaiba. Samakatuwid, dapat itong maipakita sa interface ng aming programa.

Mabilis na pag-andar ng pagtugon

Ang isa sa mga bagong feature sa Outlook 2013 na nakahanap ng positibong tugon sa mga user ay ang Quick Response, iyon ay, isang mabilis na tugon sa mga email. Ang punto ay maaari kang tumugon sa mga papasok na mensahe nang hindi umaalis sa folder, ngunit direkta habang nagtatrabaho ka sa mga titik. Lubos nitong pinapasimple ang iyong trabaho sa mail, dahil ngayon ay hindi mo na kailangang magbukas ng bagong window upang tumugon sa liham, pati na rin upang i-edit ang teksto ng sulat mismo o maglakip ng isang dokumento.

mga draft

Batay sa feedback at feedback ng user, nagdagdag kami ng karagdagang "draft" na button sa Quick Response para palagi mong masubaybayan kung aling mga email ang nagsimula kang tumugon ngunit hindi natapos. Kapag nagsimula kang tumugon sa isang email, may lalabas na indicator , ibig sabihin, "draft", nawawala ito kapag nagpadala ka ng tugon o tinanggal ang email. Ipinapakita ng indicator na ito na kailangan mo pa ring tapusin ang sulat. Medyo maginhawa: hindi mo makakalimutang tumugon sa mga liham na gusto mo, at hindi mo na kailangang suriin muli ang iyong draft na folder o lahat ng bukas na window upang makahanap ng mga hindi natapos na titik. Kapag nag-click ka sa isang pag-uusap na naglalaman ng indicator na ito, awtomatikong ibabalik ka ng program sa email na iniwan mong hindi natapos.

Kalendaryo

Marami sa atin ang gumagamit ng kalendaryo para mag-iskedyul ng mga appointment at pagpupulong. Ang mga paalala ay nakakuha din ng katanyagan, sa tulong ng kung saan hindi mo makakalimutan ang kahit na maliliit na bagay.

Matapos pag-aralan kung paano gumagana ang mga user sa mga kalendaryo, napagpasyahan namin na kadalasan ay kinakailangan hindi lamang upang maunawaan kung anong mga pagpupulong at kaganapan ang naka-iskedyul para sa araw na ito, ngunit upang makita din ang iyong mga gawain sa hinaharap para sa linggo at kahit para sa buwan. Ang Month View ay perpekto para dito, kung saan maaari kang magplano ng mga gawain para sa hinaharap at itakda ang iyong sarili ng mga kinakailangang paalala. Mag-click lamang sa isang araw sa kalendaryo at lumikha ng isang entry.

Magsaya sa bago MS Outlook 2013 !

Ang Outlook ang pinakamalawak na ginagamit na organizer program, na siyang de facto na pamantayan sa corporate environment. Sa kasamaang palad, sa Russia ang Outlook ay kadalasang ginagamit lamang bilang isang email client, at medyo bihira bilang isang organizer. Isa sa mga dahilan ay ang higpit ng sistema ng pagpaplano na orihinal na kasama sa programang ito. Ang mga karaniwang tampok na lumilitaw noong una mong simulan ang programa ay nagpapababa sa proseso ng pagpaplano sa katotohanan na sa seksyon ng mga gawain ay nakakakuha ka ng mahabang hindi nakabalangkas na listahan ng mga gawain na may iba't ibang petsa, pangalan, at antas ng kahalagahan. Ang nasabing enumeration ay hindi katanggap-tanggap na suriin at napaka-abala.

Ang lahat ng mga paghihirap na ito ay maiiwasan sa pamamagitan ng isang diskarte batay sa . Dapat tandaan na ang aming hindi karaniwang diskarte sa pagpaplano ay batay lamang sa mga regular na tampok ng Outlook, nang walang anumang karagdagang programming. Ang pag-iskedyul ng konteksto ay isinaayos sa pamamagitan ng isang simpleng pag-setup, ang proseso kung saan ilalarawan namin nang detalyado sa ibaba.

Ang artikulong ito ay ang una sa isang serye ng mga artikulo na nagbubuod sa aming karanasan sa pagtatatag ng mga sistema ng personal na pagpaplano para sa mga nangungunang tagapamahala sa panahon ng mga indibidwal na proyekto ng pagpapayo, pati na rin ang aming karanasan sa mga kalahok. Sasaklawin ng mga sumusunod na artikulo ang pagpapatupad ng timekeeping, creative file cabinet, at iba pang TM approach sa Outlook. Dahil ang artikulo ang una, ilalarawan namin nang detalyado ang lahat ng mga teknikal na detalye na humihingi ng paumanhin nang maaga sa mga gumagamit ng Outlook na pamilyar sa mga pangunahing pag-andar nito.

Mga kinakailangan sa pagsusuri ng isyu

Suriin natin kung anong mga katangian ang dapat taglayin ng seksyong "Mga Gawain":

• Ang kakayahang tingnan ang isang malaking listahan ng mga gawain sa parehong oras. Ito ay isang napakahalagang kinakailangan, kung hindi ito natutugunan, ang sistema ay hindi maginhawa para sa pang-unawa. Kasabay nito, nais naming i-highlight ang pinakamahalaga sa mga gawaing ito.
• Pagpapatupad ng pagpaplano sa tatlong oras na abot-tanaw, ayon sa paraan ng pagbubuo ng pansin:
• Mga bagay sa pagpapatakbo na kailangang gawin "humigit-kumulang ngayon";
• Mga Taktikal na Gawain at proyekto na kailangang tapusin sa mas mahabang panahon, gaya ng isang linggo, isang buwan, o higit pa.
• Mga madiskarteng layunin ng taunang antas, mga lugar ng aktibidad.
• Ang posibilidad ng pag-aayos ng isang sistema ng pagpaplano ng konteksto, na ipinahiwatig din ng paraan ng pag-istruktura ng pansin. Sa madaling salita, kailangan nating makita ang impormasyong kailangan natin sa tamang oras sa ating seksyong "Mga Gawain", nang hindi ito palaging iniisip; "tandaan ang tamang gawain sa tamang oras", kapag nangyari ang kaukulang "kairos" (kanais-nais na oras para sa pagkumpleto ng gawain).

Ngayon simulan natin ang pagbuo ng ating sistema. Para magawa ito, palagi naming ipapatupad ang lahat ng mga kinakailangan na ipinakita namin dito. Una sa lahat, alamin natin sa tulong ng kung anong mga tampok ng MS Outlook ang makakamit natin ito.

Pag-optimize ng iyong pangkalahatang-ideya gamit ang mga kategorya

Ipapatupad ang aming system gamit ang mga sumusunod na feature ng MS Outlook:

1. Mga kategorya ng mga gawain.
2. Mga anyo ng representasyong "listahan ng gagawin" sa seksyong "Mga Gawain."

Kategorya ito ay isang tiyak na palatandaan na maaari nating italaga sa ating kalooban sa isang partikular na gawain. Ang tampok na ito ay kapansin-pansin na pagkatapos nito ay magagawa nating ipangkat ang ating mga gawain sa pamamagitan ng pag-aari sa mga kategoryang ito.

1. Standard bilang default na itinakda sa programa.
2. Pasadya ang mga itinakda namin sa aming sarili.

Ito ang huling uri ng mga kategorya na ginagawang pinakakaakit-akit para sa amin ang posibilidad na hatiin ang mga gawain sa mga kategorya.

Mga kategorya ng mga horizon ng pagpaplano

Ipagpalagay na sa una ay mayroon kaming isang listahan ng mga gawain, hindi naka-grupo ayon sa kategorya, ngunit pinagsunod-sunod ayon sa mga deadline. Mukhang ganito:

Malinaw na hindi maginhawang gumamit ng ganoong listahan, dahil kabilang dito ang parehong mga elementarya na gawain na nangangailangan ng isang aksyon (halimbawa, magsulat ng liham o tawag), at mga gawain sa proyekto (halimbawa, maghanda ng pamantayan ng tindahan), at buong- mga proyektong may sukat na pinahaba sa medyo mahabang panahon (halimbawa, paggawa ng website ng kumpanya).

Ang pagkukulang na ito ay maiiwasan sa pamamagitan ng paghahati ng mga kaso sa tatlong kategorya ayon sa abot-tanaw pagpaplano:

Mga gawain sa pagpapatakbo mga bagay na kailangang gawin ngayon o mga gawain na nangangailangan ng kaunting pagsisikap upang makumpleto ang pagsulat ng liham, pagtawag, pagkikita, atbp.

taktikal na abot-tanaw mas kumplikadong mga gawain na naglalaman ng maraming iba pa.

Estratehikong antas malalaking proyekto at aktibidad.

Gumawa tayo ng mga ganitong kategorya at sa halimbawang ito titingnan natin ang pamamaraan para sa paglikha ng mga bagong kategorya. Upang magtakda ng kategorya para sa isang gawain, kapag nililikha ito, mag-click sa " Mga kategorya…».

Narito ang window ng paggawa ng gawain:

Napakahalaga kapag nagtatakda ng mga parameter ng gawain upang alisan ng tsek ang opsyon na " Alerto". Maaari mo lamang itong iwanan para sa mga gawaing iyon kung saan ito ay talagang kinakailangan - at kailangan mong gawin ito nang may pag-iisip at pinipigilan, dahil kung hindi ay walang katapusan ang mga paalala.

Ang isang simpleng trick ay nakakatulong upang ma-optimize ang atensyon na ginugol sa mga notification: huwag piliin ang petsa ng kaganapan bilang ang oras ng notification, ngunit, halimbawa, ang umaga ng pinakamalapit na nakaraang Sabado o isa pang araw kung saan inilipat mo ang "hinog" na mga madiskarteng gawain sa taktikal na seksyon (tandaan na ang naturang paglipat ay kinakailangang elemento). Salamat sa diskarteng ito, ang karamihan sa mga paalala ay nahuhulog sa mismong araw kung kailan mo "i-rake" ang organizer at pinaplano ang paparating na linggo, at nang naaayon, maaari kang magtalaga ng mas tumpak na oras ng pagpapatupad para sa paparating na linggo sa lahat ng "paalalahanan ang iyong sarili" mga gawain.
Button para sa pagtatakda ng kategorya sa isang pinalaki na view:

Kung nag-click ka dito, makakakuha ka ng sumusunod na window:

Ang listahan ay naglalaman ng mga pamantayan at nalikha nang mga kategorya na maaaring mapili, sa gayon ay nagpapahiwatig na ang gawaing ginagawa ay pag-aari nila. Ang isang gawain ay maaaring kabilang sa ilang mga kategorya nang sabay-sabay na ginagamit din namin ang kapaki-pakinabang na tampok na ito para sa aming sariling mga layunin. Ito ay tatalakayin sa ibaba.

Kung nag-click ka sa button na "Pangunahing listahan ng mga kategorya" sa window sa itaas, makakakuha ka ng isang menu ng sumusunod na form:

Dito maaari mong alisin ang mga hindi kinakailangang karaniwang kategorya at lumikha ng mga custom na kategorya na nagpapakita ng iyong mga pangangailangan. Halimbawa:

• RAM
• Mga taktika
• Diskarte

Para sa kaginhawahan ng pagsusuri sa listahan ng mga kategorya, na palaging ipinapakita sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto, kapaki-pakinabang na gumamit ng mga numero sa mga pangalan ng kategorya. Halimbawa:

1_Operation, 1_Tactics, 1_Strategy
2_People_Ivanov, 2_People_Petrov….,
3_Projects_Promstroymash,… atbp.

Ito ay nananatiling lamang upang idagdag na kung kailangan mong "ikategorya" ang isang malaking pangkat ng mga naipon na gawain, sapat na upang piliin ang mga kinakailangan sa listahan gamit ang mouse (habang pinipigilan ang Ctrl key), at pagkatapos ay piliin ang "Mga Kategorya" item sa menu ng konteksto (kanang pindutan ng mouse). Ang mga napiling kategorya sa pop-up menu ng kategorya ay itatalaga sa lahat ng napiling gawain. Pagkatapos nito, ang aming listahan ng gawain ay magiging ganito:

Pagpapangkat ng mga gawain ayon sa kategorya

Ngayon, upang pag-uri-uriin ang mga gawain sa pamamagitan ng pagpaplano ng abot-tanaw, maaari mong paganahin ang pag-uuri ayon sa kategorya sa pamamagitan ng pag-click sa pangalan ng kaukulang column. Gayunpaman, hindi pa ito nagbibigay ng maginhawang pangkalahatang-ideya, at inaalis din sa amin ang kakayahang ayusin ang mga gawain ayon sa takdang petsa.

Upang maiwasan ang mga problemang ito, ginagamit namin ang posibilidad ng pagpapangkat ng mga gawain ayon sa ilang mga katangian. Para dito kailangan mo:

1. Tawagan ang menu ng konteksto, tulad ng ipinapakita sa figure.
2. Piliin ang "Baguhin ang Kasalukuyang View".
3. Sa lalabas na window, i-click ang button « pagpapangkat»

4. Ang sumusunod na window ay lilitaw:

Dito kailangan mo sa bintana" Pangkatin ang mga item ayon sa field» piliin ang item « Mga kategorya».

Ngayon kung mag-click ka sa OK at bumalik sa orihinal na listahan ng gawain, mapapansin mong nagbago ito.

Ngayon ang listahan ng mga gawain ay mukhang:

Yung. lahat ng mga gawain sa folder ay nahahati sa mga pangkat ayon sa mga kategoryang itinalaga sa mga gawaing ito. Nangangahulugan ito na nagkakaroon tayo ng pagkakataong makita ang mga gawain na tumutugma sa abot-tanaw ng oras na interesado tayo sa ngayon:

Ito ay lohikal na ang mga gawain na dapat gawin nang mas maaga ay dapat na mas mataas (sa tuktok ng listahan) upang maging mas malapit sa sentro ng ating atensyon. Bilang karagdagan, maaari mong ipakilala ang isang sistema ng mga simbolo ng pag-uuri na idinagdag sa simula ng mga pangalan ng gawain at pag-uri-uriin ayon sa mga ito.

Halimbawa, maaaring ang mga character na ito A B C D Mga titik na nauugnay sa mga elemento , kung saan ang mga gawain ay inuri ayon sa kahalagahan at pagkaapurahan sa apat na kategorya. Maaari rin itong maging mga classifier ng proyekto, mga pangalan ng mga tagapagpatupad para sa mga itinalagang gawain, atbp.

Sa kasong ito, maaaring magkasalungat ang iba't ibang paraan ng pag-uuri sa bawat isa. Ngunit walang sinuman ang nag-aabala na baguhin ang pangkalahatang-ideya kung kinakailangan ayon sa sitwasyon ayon sa petsa, sa pamamagitan ng pagkaapurahan- kahalagahan, ng mga classifier (sa alpabetikong pagkakasunud-sunod), atbp. Ang isang pangkalahatang diskarte sa paglutas ng problemang ito ay ibinibigay sa susunod na subsection.

Pagse-set up ng mga custom na view

Nagbibigay ang MS Outlook ng medyo maginhawang opsyon para sa paglikha ng iba't ibang view ng listahan ng gawain. Ang bawat view ay isang tiyak na hanay ng mga panuntunan para sa pagpili ng mga gawain at panuntunan para sa kanilang pagpapakita, na maginhawa sa iba't ibang sitwasyon.

Upang i-customize ang mga kasalukuyang view, o lumikha ng bago, kailangan mong piliin ang item na "Tingnan" sa pangunahing menu ng programa, at piliin ang "Kasalukuyang View" mula sa drop-down na menu. Sa pamamagitan ng pagpili ng isa sa mga view na ibinigay sa listahan, matutukoy mo kung paano mo gustong makita ang listahan ng mga gawain halimbawa, lahat ng mga gawaing nakapangkat ayon sa kategorya, o mga natapos lang na gawain, atbp.

Tinutukoy ng item na Define Views ang mga bagong view; Binibigyang-daan ka ng "Baguhin ang kasalukuyang view" na i-customize ang mga umiiral na. Kapag napili, lilitaw ang sumusunod na window:

Isaalang-alang ang mga posibilidad ng menu na ito:

mga patlang. Maaari mong piliin kung aling mga field ng gawain ang ipapakita sa custom na view. Sa madaling salita, kung aling mga column ang makikita sa listahan ng gawain.

Kailangan mo lamang piliin ang mga patlang mula sa kaliwang hanay at i-click ang " Idagdag->» idagdag ang mga ito sa listahan ng mga ipinapakitang field sa kanan. Ito ay isang napaka-maginhawang tampok, dahil sa iba't ibang mga sitwasyon mahalaga para sa amin na makita ang iba't ibang mga parameter ng gawain. Halimbawa, maaari mong alisin ang field na "Itinalaga ni" upang kumatawan sa iyong sariling mga gawain, at kabaliktaran, idagdag ito sa mga view upang ipakita ang mga itinalagang gawain.

pagpapangkat. Gamit ang halimbawa ng pagpapangkat ayon sa mga kategorya, ang function na ito ay inilarawan sa itaas. Maaari kang magpangkat ayon sa anumang field. Halimbawa, sa view na "Nakatalagang mga gawain," lohikal na i-configure ang pagpapangkat ayon sa field na "Kontratista."

Pag-uuri Maaari mong ayusin ang mga gawain sa loob ng mga pangkat ayon sa iba't ibang pamantayan. Halimbawa, ayon sa paksa, ayon sa takdang petsa, ayon sa antas ng kahalagahan, atbp. Bukod dito, ang pag-uuri, tulad ng pagpapangkat, ay maaaring ma-nest. Halimbawa, maaaring pagbukud-bukurin muna ang mga gawain ayon sa paksa at pagkatapos ay ayon sa petsa.

Pagpili nagbibigay-daan sa iyong ipakita sa view lamang ang mga gawain na nakakatugon sa isang partikular na katangian. Halimbawa, ito ay mahalaga kapag gusto nating makita nang sabay-sabay ang isang listahan ng mga gawain na kabilang sa parehong kategorya, o naglalaman ng paksa lamang ilang partikular na simbolo, o ang mga may itinakdang takdang petsa lang ngayon (maginhawa ang pagpipiliang ito para sa mga view na nauugnay sa pagpaplano ng pagpapatakbo).

Iba pang mga setting nagbibigay-daan sa iyo na i-customize ang hitsura ng mga talahanayan na may mga gawain. Baguhin ang font, istilo ng linya, paganahin ang field ng view ng gawain (kapag hindi mo kailangang mag-double click sa gawain upang makita ang mga nilalaman nito, ngunit piliin lamang ang gawain sa pamamagitan ng pag-click dito gamit ang mouse).

Auto Format nagbibigay-daan sa iyong itakda ang format ng pagpapakita ng teksto para sa mga gawain na ang mga parameter ay nakakatugon sa ilang partikular na kundisyon. Halimbawa, maaari mong gawing naka-bold at pula ang lahat ng mahahalagang gawain (ang may naaangkop na marka).

Ngayon tingnan natin ang mga kapaki-pakinabang na tampok na ito na may isang halimbawa.. Sabihin nating gusto nating lumikha ng pangkalahatang-ideya ng mga madiskarteng layunin na nagbibigay-daan sa atin na "magnilay-nilay" sa pangmatagalang pagpaplano nang hindi naaabala ng kasalukuyang mga minutiae. Upang gawin ito, sa view, kailangan mong ipakita lamang ang mga gawain ng kategoryang "Diskarte", pag-uuri ng mga ito ayon sa kahalagahan. Magiging kapaki-pakinabang din na ipakita ang pinakamahalagang gawain sa naka-bold na pula.

Upang ipakita lamang ang mga gawain na nauugnay sa abot-tanaw sa pagpaplano, i.e. kabilang sa kategoryang "Diskarte", kailangan mong itakda ang filter ayon sa kategorya sa view.

Gumawa tayo ng bagong view. Upang gawin ito, ang menu item na "Tingnan" "Kasalukuyang view", kailangan mong piliin ang item na "Tukuyin ang view".

Lilitaw ang sumusunod na window

Ang mga pindutan sa kanang bahagi ng window ay nagbibigay sa amin ng kakayahang manipulahin ang mga kasalukuyang view o lumikha ng mga bago. Mag-click sa pindutang "Lumikha...". Ang unang window ng paglikha ng view ay kamukha

Dito kailangan mong tukuyin ang pangalan ng view (sa aming kaso, "Diskarte", o "Diskarte Lamang", o anumang nais ng mambabasa). Sa aming halimbawa, pipiliin namin ang "Talahanayan" bilang uri ng pagtatanghal. At lagyan ng tsek ang kahon sa tabi ng "sa lahat ng mga folder" Gawain "".

Susunod, lilitaw ang isang window, na inilarawan namin nang detalyado sa itaas ito ay tinatawag na "Tingnan ang Mga Detalye". Dito namin ipinapatupad ang view gamit ang mga parameter na inilarawan sa itaas. Kaya, upang ipatupad ang pagpili ayon sa kategorya, piliin ang item na "Pagpipilian" sa menu na "Tingnan ang Mga Detalye". May lalabas na bagong window para sa amin -

Sa tab na "Mga Gawain" na bubukas, maaari mong i-configure ang pag-filter sa pamamagitan ng ilang teksto, na nasa field ng paksa ng gawain o ang mga tala ng gawaing ito. Dito maaari mo ring i-filter ayon sa tatanggap at nagpadala ng gawain, ayon sa katayuan nito (halimbawa, natapos o hindi) at mga deadline (halimbawa, maaari kang pumili ng mga gawain na may deadline bago o pagkatapos ng isang tiyak na petsa).

Gayunpaman, kailangan nating pumili ayon sa kategorya " Diskarte". Ang pagpili ayon sa mga kategorya ay ipinatupad sa tab na " Iba pang kundisyon» –

Ngayon ay maaari kang pumili ng isa o higit pang mga kategorya na pipiliin at ipapakita sa view na aming nililikha sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang "Mga Kategorya".

Ngayon, ang mga gawain lamang mula sa kategorya ng Diskarte ang napili sa aming pananaw, ang mga ito ay pinagsunod-sunod ayon sa kahalagahan. Ito ay nananatiling tiyakin na ang mahahalagang gawain ay naka-highlight sa pulang bold.

Upang gawin ito, sa "impormasyon tungkol sa view" mag-click sa pindutan ng "AutoFormat". Ang isa pang bagong window para sa amin ay lilitaw, na naglalaman na ng ilang karaniwang mga panuntunan para sa mga gawain sa awtomatikong pag-format -

Dito maaari tayong lumikha ng mga bagong panuntunan sa autoformatting para sa ating view, o tanggalin ang mga luma at i-edit ang mga ito. Magdagdag ng bagong panuntunan (ang "Add" button).

Dito kami magtatakda ng pangalan para sa aming panuntunan at pipiliin ang font na gagamitin upang ipakita ang gawain na nakakatugon sa mga kundisyon na kailangan din naming itakda. Ang window para sa pagtatakda ng mga parameter ng font ay karaniwan at hindi namin ito ipapakita. Ang kundisyon ng autoformatting ay nakatakda sa window na pamilyar sa amin:

Kailangan mong pumili ng mga gawain ayon sa kahalagahan, kaya kailangan mong suriin ang kahon na "Kahalagahan ng mga elemento" at pumili ng mataas na kahalagahan mula sa listahan. Ngayon ang aming representasyon ay nakakatugon sa mga kundisyong itinakda para sa isang halimbawa.

Ngayon kung gusto nating suriin ang ating mga madiskarteng layunin, kailangan lang nating i-activate ang view na ito sa menu na "View / Current View". Ang resultang pangkalahatang-ideya ng mga madiskarteng layunin ay magiging ganito:

Pagpapatupad ng mga kontekstong "kairos" gamit ang mga kategorya

Ang pagpaplano ng konteksto ay tinalakay nang detalyado sa artikulo ni Gleb Arkhangelsky. Sa madaling sabi, ang kakanyahan ng diskarte na ito ay nakasalalay sa katotohanan na ang mga gawain ay "nakalakip" hindi sa isang mahirap na oras ng pagpapatupad, tulad ng sa klasikal na mahirap na pagpaplano, ngunit sa isang tiyak na "kairos" (naaangkop na oras, ang termino ay sinaunang Griyego) , o "konteksto", isang hanay ng mga pangyayari, na nakakatulong sa gawain.

Mga halimbawa ng konteksto:

• mga lugar: tindahan ng stationery, opisina, bahay, serbisyo ng kotse;
• mga tao: mga kasamahan, boss, subordinates, kaibigan, kamag-anak;
• mga pangyayari:"pagkatapos ipagtanggol ang disertasyon", "kapag ang boss ay nasa mabuting kalagayan";
• estado: "kapag gusto mong magtrabaho", "kapag ayaw mong magtrabaho", "kapag dumating ang inspirasyon";
• atbp. ibang-iba ang mga konteksto.

Ang aming diskarte ay nagbibigay-daan sa amin na ipatupad ang pagpaplano ng konteksto batay sa seksyong "Mga Gawain" sa MS Outlook. Upang gawin ito, kailangan mong lumikha ng mga bagong kategorya na naaayon sa mga napiling konteksto sa paraang nasa itaas. Ang listahan ng mga konteksto ay maaaring mag-iba depende sa sitwasyon, ang pangunahing bagay ay huwag magkaroon ng masyadong marami sa mga ito nang sabay-sabay upang ma-overload mo ang iyong atensyon at ang system ay magiging mahirap gamitin.

Maaaring iugnay ang konteksto sa ilang partikular na aktibidad, gaya ng Mga Sulat. Pinapadali ng diskarteng ito na makita kung aling mga titik ang kailangang isulat sa pamamagitan ng paglalaan ng oras sa pang-araw-araw na plano para sa pagtatrabaho sa mail.

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang parehong gawain ay maaaring kabilang sa ilang mga kategorya nang sabay-sabay. Yung. sa aming "listahan ng gagawin" ang gawain ay ilalagay sa mga pangkat ng lahat ng kategorya kung saan ito nabibilang. Ito ay napaka-maginhawa, dahil ang isa at ang parehong gawain ay maaaring tingnan "mula sa iba't ibang mga anggulo", upang makita ito "mula sa iba't ibang mga lugar".

Halimbawa, ang gawain na "Sumulat ng isang liham kay Ivanov", sa isang banda, ay isang gawain ng madaliang pagpapatakbo, at sa kabilang banda, ito ay isang gawain na may kaugnayan sa konteksto ng "Mga Sulat". Kaya, ito ay "nakikita" kapwa mula sa pangkalahatang-ideya ng mga titik na isusulat at mula sa pangkalahatang-ideya ng lahat ng paparating na mga gawain sa pagpapatakbo. Ang parehong gawain ay maaaring "nakikita" mula sa konteksto ng Mga Tao, mula sa kontekstong "Kapag gusto mong magtrabaho" (halimbawa, ang isang sulat ay napaka-"energy-intensive"), atbp.

Tandaan na upang magtalaga ng ilang mga kategorya sa isang gawain nang sabay-sabay, kailangan mong mag-click sa " Mga kategorya» kapag nagtatakda ng mga parameter ng gawain, tukuyin ang naaangkop na mga kategorya sa pamamagitan ng pagmamarka sa kanila ng mga checkmark sa listahan.

Ngayon ang listahan ng gagawin ay ganito ang hitsura:

Pangmatagalang pagpaplano ng MSV

Ang ilang mga salita ay dapat sabihin tungkol sa kung paano iikot ang mga gawain sa loob ng mga abot-tanaw ng pagpaplano. Alalahanin ang kakanyahan ng paraan ng pag-istruktura ng pansin: kapag papalapit sa "kairos", isang kanais-nais na oras para sa pagkumpleto ng isang gawain, isang "paalala" tungkol dito ay dapat lumapit sa sentro, ang pokus ng iyong pansin. Ito ay totoo kapwa sa antas ng pagpapatakbo (halimbawa, ang pokus ng atensyon sa tuktok na pulang bahagi ng listahan ng dapat gawin) at sa estratehikong antas (ang diskarte ng mga gawain sa pokus ng atensyon ay ang kanilang paggalaw mula sa estratehiko at taktikal mga seksyon sa pagpapatakbo).

Mayroong dalawang paraan upang ilipat ang gawain nang mas malapit sa sentro ng atensyon, halimbawa, mula sa estratehikong abot-tanaw patungo sa taktikal, o mula sa taktikal patungo sa pagpapatakbo:

1. Buksan ang parehong grupo at ilipat ang gawain mula sa isang pangkat patungo sa isa pa. Sa paggawa nito, mawawala ito sa isang kategorya at lalabas sa isa pa. Ito ay hindi palaging maginhawa, dahil. ang isang gawain mula sa isang taktikal na abot-tanaw ay maaaring maglaman ng ilang operational subtasks. Ang diskarte na ito ay maaari lamang gamitin para sa monosyllabic mga gawain na nangangailangan ng isang beses na pagpapatupad (ibig sabihin, kadalasan kapag ang mga gawain ay inilipat mula sa taktikal patungo sa operational horizon).
2. Magbukas ng gawain sa mas mataas na antas ng pagpaplano at idagdag ito sa isang kategorya ng mas malapit na antas. Kasabay nito, ito ay masasalamin sa parehong mga grupo i.e. ang taktikal na gawain ay makikita sa operational horizon, na mananatili sa taktikal na gawain. Ito ay mahalaga kapag ang gawain pinagsama-sama, at gumagana kapwa kapag lumilipat mula sa diskarte patungo sa mga taktika, at kapag lumilipat mula sa mga taktika patungo sa operasyon.

Interaksyon ng nababaluktot at mahigpit na pagpaplano

Ang nababaluktot na pag-iiskedyul ng konteksto ay hindi nakakakansela sa klasikong mahirap na pag-iiskedyul na ginawa sa seksyong "Kalendaryo." Ito ay mga pantulong na diskarte, at medyo madaling ipatupad ang kanilang pakikipag-ugnayan sa Outlook. Maaaring ganito ang hitsura ng seksyong "Calendar" para dito:

Ang larangan ng mga appointment ay maaaring i-configure sa iba't ibang paraan halimbawa, upang ito ay nagpapakita hindi lamang isang araw, ngunit ang buong linggo ng trabaho. Ang field ng mga gawain ay maaaring i-configure sa parehong paraan tulad ng pag-configure namin sa seksyong "Mga Gawain" na set ng awtomatikong pag-filter, pagpapangkat, pag-uuri, atbp. Para sa setting na ito, i-right-click lang sa field na "Taskbar" at piliin ang "Baguhin ang kasalukuyang view". Halimbawa, sa sumusunod na figure, ang mga gawain sa pagpapatakbo na may mataas na priyoridad ay inilalagay na pinakamalapit sa pokus ng pansin, i.e. sa mga setting ng view, ang mga karatulang "Group: ayon sa kategorya", "Pagbukud-bukurin: ayon sa priyoridad", "Autoformat: priority sa pulang malaking font" ay nakatakda.

Ang kaliwang field sa figure na ito ay ang view ng kalendaryong "Linggo" (naka-on sa pamamagitan ng button ng parehong pangalan sa tuktok na panel). Kung mas komportable ka sa grid ng oras (mga araw ng column, mga oras ng row), kailangan mong paganahin ang view na "Workweek".

Kaya, sa view na "Calendar" na may field ng mga gawain na idinagdag sa kanan, nakakakuha kami ng isang pangkalahatang-ideya ng "axis ng oras" na may mga mahihirap na gawain at isang pangkalahatang-ideya ng "malambot" na mga gawain, na inayos sa isang maginhawang paraan para sa amin gamit ang ideolohiya ng contextual planning at attention structuring.

Kasabay nito, maaari nating itali ang mga naiaangkop na gawain sa eksaktong oras sa pamamagitan lamang ng pag-drag sa mga ito mula sa kanang field patungo sa kaliwa. Ang kaukulang appointment ay awtomatikong nilikha. Ang ilang mga gawain mismo sa ilang mga punto ay nangangailangan na maging mga pagpupulong (ang gawain na "Kinakailangan na sumang-ayon sa isang ulat sa proyekto X kasama si Ivanov" ay naging isang pulong na "Ivanov: proyekto X: Biyernes, 17:00-19:00). Kapaki-pakinabang na gawing mahihirap na pagpupulong ang ilang mga gawain para sa pagganyak sa sarili at mga layunin sa pagbabadyet ng oras.

Tandaan na hindi lamang ang mga gawain, kundi pati na rin ang buong mga kategorya ng mga gawain ay maaaring ilipat sa axis ng oras sa kasong ito, isang pulong ang nilikha, sa larangan ng mga komento kung saan mayroong impormasyon mula sa lahat ng mga gawain ng kategorya. Ang isang halimbawa ng paggamit sa feature na ito ay ang paggawa ng kategoryang "Mga Pag-iisip para sa susunod na pagpupulong" sa isang pulong na "Pagpupulong: Miyerkules 2:00 pm", na naglalaman ng lahat ng mga kaisipang ito "sa loob mismo."

Posible rin ang isang "reverse move", na ginagawang mga gawain ang mga pagpupulong, halimbawa, ang isang pulong kay Ivanov na naka-iskedyul para sa Biyernes sa 17:00 ay inilipat sa kairos "pagkatapos ng eksibisyon". Maaaring i-drag ang pulong sa kanang pane, halimbawa, sa kategoryang "RAM", at/o "Projects_Exhibition", at/o "People_Ivanov".
Tandaan na ang mga kategorya ay nakatakda para sa parehong mga gawain at mga pulong ang hanay ng mga kategorya ay pareho, at kapag nag-drag ka ng mga gawain sa mga pagpupulong at vice versa, ang mga kategorya ay pananatilihin. Maaari itong maging kapaki-pakinabang kapag gumagamit ng iba pang mga anyo ng view ng Kalendaryo kaysa sa grid ng oras. Halimbawa, kung itinakda mo ang iyong folder ng Kalendaryo sa view ng Kategorya, makikita mo ang lahat ng nakaraan at hinaharap na appointment na pinagsunod-sunod ayon sa kategorya. Ang view na ito ay napaka-maginhawa kapag pinapanatili ang timing sa seksyong "Calendar", na tatalakayin sa isang hiwalay na artikulo.

Upang ang naka-drag na gawain ay maitalaga sa oras na kailangan natin, ang oras na ito ay dapat ilaan bago i-drag. Halimbawa, nais naming kumpletuhin (o nakumpleto na) ang gawain na "Paghahanda ng isang pagtatanghal sa PP" mula 11.00 hanggang 12.00.

Upang ipakita ito sa aming kalendaryo, kailangan naming sundin ang mga hakbang na ito:

• Piliin ang naaangkop na yugto ng panahon

• Ilipat ang gawain sa kanya. Maglalabas ito ng view window:

Ang ganitong paglipat ng mga gawain sa axis ng oras, tulad ng nabanggit na, ay maaaring mag-ambag sa pagganyak sa sarili at epektibong pagbabadyet ng oras. Sa pangkalahatan, maaaring ilagay ang diin sa paggamit ng "matigas" at "malambot" na mga panel (mga pulong at gawain) batay sa iyong "panloob" at "panlabas" na mga kalagayan. Halimbawa, depende sa iyong psychotype tendency sa pagpaplano o spontaneity. Alinman sa depende sa mga detalye ng aktibidad, halimbawa, maaari kang magkaroon ng maraming "hard-wired" na pagpupulong sa mga kliyente o vice versa, maraming malikhaing gawain na lubos na nakadepende sa panloob na "kairos" at hindi pinapayagan ang mahirap pagpaplano.

Pag-archive ng mga natapos na gawain

Upang gawing simple at mapadali ang pagsusuri, kinakailangan upang mapupuksa ang mga natupad na gawain sa isang napapanahong paraan. Kasabay nito, hindi kanais-nais na burahin ang mga nakumpletong gawain - ang kanilang mga parameter at ang katotohanan ng kanilang pagkumpleto ay maaaring kailanganin sa hinaharap.

Upang paghiwalayin ang mga natapos na gawain, maaari kang, halimbawa, gumawa ng kategoryang "Nakumpleto" at italaga ito sa mga natapos na gawain sa pamamagitan ng pagtatakda ng pagpapangkat nang naaayon (tingnan ang mga numero sa seksyong "Pagpapatupad ng mga konteksto ng kairos gamit ang mga kategorya" para sa isang halimbawa).

Ang isa pang paraan sa mga setting ng view, itakda ang display ng column na "Nakumpleto" at awtomatikong pag-filter batay sa pagkumpleto. Pagkatapos, pagkatapos makumpleto ang gawain, sapat na para sa iyo na "i-optimize" ito sa field na "Nakumpleto", pagkatapos nito, salamat sa autofiltering, hindi na makikita ang gawain.

Sa susunod na paglilinis ng system, sapat na upang pumunta sa karaniwang view na "Simple List", kung saan makikita ang lahat ng nakumpletong gawain (ipinapakita ang kanilang mga pamagat sa isang font na "strikethrough"), piliin ang lahat ng mga gawaing ito at ilipat ang mga ito sa ilang archive folder. Sa kasong ito, ang mga kategorya ng mga gawain ay mapangalagaan, i.e. magiging posible na magsama ng isang maginhawang representasyon sa archive at, kung kinakailangan, magiging madaling mahanap ang natapos na gawain na kinakailangan para sa isang layunin o iba pa.

Konklusyon

Inilarawan lamang namin ang isang maliit na "brick" ng isang malaki at kumplikadong paksa ng pagtatatag ng personal na pamamahala ng oras sa MS Outlook. Sa susunod na mga artikulo, ang iba pang mga aspeto ng epektibong elektronikong organisasyon ng personal na gawain ay isisiwalat. Halimbawang plano para sa mga sumusunod na artikulo:

• Timekeeping at personal na analytics sa Outlook
• Pamahalaan ang mga personal na proyekto sa Outlook at Excel
• Creative file cabinet sa Outlook
• Pag-synchronize ng Outlook-system sa PDA (Pocket Computer).
• Pagtutulungan ng magkakasama sa Outlook

Ang isang mahalagang bagay ay ang pinakamainam na kumbinasyon ng iba't ibang "mga bloke ng gusali" sa pagbuo ng isang personal na sistema ng TM, na pinakamainam na "pinatalas" para sa iyong psychotype at mga detalye ng iyong aktibidad. Ang problemang ito ay nalulutas sa pamamagitan ng pagkonsulta sa loob ng balangkas ng kurso. Sa mga artikulo, ibinibigay namin ang mga pinakadetalyadong algorithm para sa "pag-automate" ng personal na pamamahala ng oras, ngunit ang tunay na "pagsasaayos" ay makakamit lamang sa pamamagitan ng pakikipagtulungan sa isang personal na tagapagsanay na tumutulong sa iyong pumili ng mga pinakaangkop na elemento ng system at iakma ang mga ito sa iyong mga pangangailangan.

Alexander Miskaryan, 2004 Pag-edit: Gleb Arkhangelsky, .

Pinapayagan nang walang karagdagang kasunduan sa may-akda na mag-publish sa mga libreng online na publikasyon, habang pinapanatili ang integridad ng teksto, kasama ang paunawa na ito, at gumaganang mga hyperlink. Ang paglalathala sa mga bayad na online na publikasyon at papel na media ay nangangailangan ng kasunduan sa may-akda.

Ang isang gawain ay isang pagtatalaga ng isang personal o opisyal na kalikasan, ang pagpapatupad nito ay maaaring masubaybayan. Ang gawain ay maaaring isang beses o paulit-ulit. Ang pag-uulit ng gawain ay nangyayari sa mga regular na pagitan o depende sa petsa ng pagpapatupad nito. Halimbawa, ang gawain ay magpadala ng ulat sa manager sa huling Biyernes ng bawat buwan o isang pagbisita sa tagapag-ayos ng buhok isang buwan pagkatapos ng nakaraang gupit.

Mga order

Bilang karagdagan sa mga personal na gawain, maaari kang lumikha ng mga gawain na itinalaga sa ibang mga user. Para magtalaga ng gawain, magpadala ng assignment. Ang user na nakatanggap ng gawain ay nagiging pansamantalang may-ari ng gawain. Maaari niyang tanggapin, tanggihan, o italaga ang gawain sa ibang tao. Kung tinanggihan, ibabalik ang gawain sa user na nagtalaga nito. Upang ibalik ang mga karapatan ng may-ari ng isang gawain, dapat itong ibalik sa listahan ng mga gawain. Kung tinanggap ang gawain, ang user na tumanggap nito ay magiging permanenteng may-ari. Kung ide-delegate niya ang gawain, ang user kung kanino ito pinaglaanan ay magiging may-ari ng gawain.

Ang may-ari lang ang makakapag-edit ng gawain. Kapag ang isang gawain ay na-update ng isang may-ari, ang lahat ng mga kopya ng gawain ay ina-update sa Microsoft Outlook: ang kopya ng user na nagpadala ng unang pagtatalaga, pati na rin ang mga kopya ng lahat ng mga nakaraang may-ari. Kapag nakumpleto ng may-ari ang gawain, ang user na unang nagtalaga ng gawain, lahat ng dating may-ari ng gawain, at lahat ng humiling ng ulat, ay padadalhan ng status report.

Kung ang isang gawain ay itinalaga sa maraming user nang sabay-sabay, magiging imposibleng mag-imbak ng na-update na kopya nito sa listahan ng gawain. Upang magtalaga ng isang proyekto sa maraming user at subaybayan pa rin ang pag-unlad nito, hatiin ang gawain sa isang serye ng mga gawain at italaga ang mga ito nang paisa-isa. Halimbawa, para magtalaga ng tatlong tao na magsulat ng ulat, gumawa ng tatlong gawain na pinangalanang "Ulat: Compiler 1", "Ulat: Compiler 2", at "Ulat: Compiler 3". Simulan natin ang paglikha ng isang gawain mula sa simula.

1. Ituro ang Bagong command sa menu ng File at piliin ang Task command.
2. Sa field na Paksa, magpasok ng pangalan para sa gawain.
3. Sa iba pang mga field sa mga tab na Gawain at Mga Detalye, ilagay ang impormasyong gusto mong i-record para sa gawaing ito.
4. Upang gawing paulit-ulit ang gawain, i-click ang button na Pag-uulit, piliin kung gaano kadalas umuulit ang gawain (araw-araw, lingguhan, buwanan, o taon-taon), at gawin ang isa sa mga sumusunod:
   • pagtatakda ng gawain upang ulitin sa mga regular na agwat - itakda ang mga parameter para sa dalas ng pag-uulit. Upang ulitin ang gawain sa mga regular na pagitan, huwag piliin ang Itakda ang bagong gawain pagkatapos ng switch;
   • itakda ang gawain upang ulitin batay sa takdang petsa - piliin ang Magtakda ng bagong gawain pagkatapos lumipat at ipasok ang halaga ng dalas ng pag-uulit sa field.
5. Opsyonal, itakda ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos para sa gawain.
6. I-click ang OK button, pagkatapos ay ang Save and Close button.

Upang gumawa ng gawain batay sa isang kasalukuyang gawain, kumpletuhin ang mga sumusunod na hakbang.

1. Piliin ang gawain na gusto mong kopyahin mula sa listahan ng mga gawain.
2. Mula sa Edit menu, piliin ang Kopyahin. Kung hindi available ang Copy command, i-click ang checkmark sa column na Mga Gawain at subukang muli.
3. Mula sa Edit menu, piliin ang I-paste.
4. Kung kinakailangan, buksan ang gawain at baguhin ang mga setting nito.

Palitan ang pangalan ng isang gawain

Sa listahan ng gawain (ipinapakita sa folder ng Mga Gawain at sa taskbar sa kalendaryo), i-click ang pangalan ng gawain na gusto mong i-edit. Mag-type ng bagong pangalan at pindutin ang Enter key. Kung ang gawain ay isang paulit-ulit na gawain, ang mga nakumpletong kopya ng gawain ay mananatili sa parehong pangalan.

Baguhin ang katayuan ng gawain at porsyentong kumpleto

Buksan ang gawain kung saan mo gustong baguhin ang katayuan o porsyentong kumpleto. Ilagay ang kinakailangang impormasyon sa mga field na "Status" at "Done, %". Paggawa ng isang gawain na pribado Buksan ang gawain na gusto mong gawing hindi nakikita ng ibang mga user. Lagyan ng check ang Pribadong kahon sa kanang sulok sa ibaba.

Pagmarka ng isang gawain bilang nakumpleto

Buksan ang gawain na gusto mong markahan bilang nakumpleto at ilagay ang 100% sa field na Tapos na %. Kung ang field na "Nakumpleto" ay ipinapakita sa listahan ng mga gawain (bilang isang checkbox sa header ng hanay), pagkatapos ay upang markahan ang gawain bilang nakumpleto, ito ay sapat na upang suriin ang kahon sa field na ito. Kung ang patlang ng Katayuan ay ipinapakita sa listahan ng gawain, piliin ang Nakumpleto mula sa listahan.

Baguhin ang pagkakasunud-sunod ng pagpapakita ng mga gawain

• Pagbukud-bukurin ang lahat ng gawain sa listahan
  1. Sa seksyong Mga Gawain, pag-uri-uriin ang listahan.
  2. Sa menu ng View, piliin ang Ayusin Ayon, pagkatapos ay Kasalukuyang View, pagkatapos ay Baguhin ang Kasalukuyang View.
  3. I-click ang button na Pagbukud-bukurin.
  4. Sa pangkat na Pag-uri-uriin ang Mga Item Ayon sa Field, piliin ang field na gusto mong pag-uri-uriin ayon sa. Kung ang kinakailangang patlang ay wala sa pangkat ng Pagbukud-bukurin Ayon sa Mga Patlang, pumili ng ibang hanay ng mga patlang mula sa listahan ng Mga Patlang sa Pagbukud-bukurin. (Kung mag-uuri ka sa parehong field bilang pagpapangkat, ang mga header ng pangkat ay pag-uuri-uriin, hindi ang mga item sa loob ng mga grupo. Upang pagbukud-bukurin ang mga nilalaman ng isang grupo, pumili ng isang field sa listahan ng Pag-uri-uriin ayon sa mga item na naiiba sa isa pinili sa listahan ng mga item sa Pangkat ayon sa field.)
  5. Piliin ang pagkakasunod-sunod ng pag-uuri Pataas o Pababa.
  6. Upang pagbukud-bukurin ayon sa karagdagang field, piliin ito sa listahan ng Then by field. Sa Table View, maaari kang mag-uri-uri ayon sa isang column sa pamamagitan ng pag-click sa heading ng column.
• Ilipat ang mga indibidwal na gawain pataas o pababa sa listahan ng mga gawain
  1. Sa ilalim ng Mga Gawain, sa menu ng View, piliin ang Ayusin Ayon, Kasalukuyang View, at pagkatapos ay Baguhin ang Kasalukuyang View.
  2. Pindutin ang "Group", "Clear All" na mga button sa pagkakasunud-sunod, at pagkatapos ay ang "OK" na button.
  3. Pindutin ang mga button na Sort, Clear All, pagkatapos ay ang OK na button sa pagkakasunud-sunod.
  4. I-drag ang isang gawain pataas o pababa sa listahan ng gawain gamit ang gabay.
  5. Para i-save ang order na ito para sa default na paggamit, sa Actions menu, piliin ang Save Task Order. Maaaring ilipat pataas at pababa ang mga hindi naayos at hindi nakagrupong gawain sa listahan ng gawain sa kalendaryo.
• Magtalaga ng kahalagahan ng gawain
  1. Upang pag-uri-uriin ang mga gawain ayon sa kahalagahan, dapat mong tukuyin ang kahalagahan ng bawat gawain. Bilang default, ang mga gawain ay may normal na antas ng kahalagahan. Maaari itong baguhin sa mababa o mataas.
  2. Buksan ang gawain na ang kahalagahan ay gusto mong baguhin.
  3. Sa listahan ng Kahalagahan, i-click ang naaangkop na kalubhaan.
  4. Matapos makumpleto ang takdang-aralin sa kahalagahan, bumalik sa listahan ng gawain at pag-uri-uriin ito ayon sa kahalagahan gamit ang unang pamamaraan sa seksyong ito.

Itala ang lumipas na oras para sa isang gawain

1. Buksan ang gawain kung saan naitala ang nakaplano at aktwal na mga gastos sa oras.
2. I-click ang tab na Mga Detalye.
3. Ilagay ang mga nakaplanong gastos sa oras sa field na "Saklaw ng trabaho" at ang aktwal na gastos sa oras sa field na "Actually spent."

Pag-iskedyul ng oras ng pagkumpleto ng gawain sa kalendaryo

1. I-drag ang gawain na gusto mong mag-iskedyul ng oras mula sa folder ng Mga Gawain patungo sa button na Kalendaryo sa Navigation Pane.
2. Sa tab na Appointment, piliin ang mga opsyon na gusto mo.

Magsumite ng ulat sa katayuan ng gawain

1. Buksan ang gawain kung saan mo gustong magpadala ng ulat sa katayuan.
2. Mula sa menu ng Mga Pagkilos, piliin ang Ipadala ang ulat sa katayuan ng gawain.
3. Ilagay ang mga pangalan ng mga tatanggap sa To, Cc, at Bcc na mga field.
4. Kung ang gawain ay itinalaga sa iyo, ang mga field na ito ay awtomatikong mapupuno ng mga pangalan ng mga miyembro ng listahan ng update.
5. I-click ang button na Isumite.

Magtakda o mag-alis ng alerto para sa isang gawain

• Magtakda o mag-alis ng paalala para sa isang indibidwal na gawain
  1. Buksan ang gawain kung saan mo gustong magtakda o mag-alis ng alerto.
  2. Piliin o i-clear ang check box ng Alerto. Kapag nagtatakda ng alerto, maaari ding itakda ang petsa at oras.
  3. Kung ang isang alerto ay pinagana ngunit walang oras na nakatakda, ang default na oras ng alerto ay ginagamit. Upang itakda ang default na oras ng alerto, Pumili ng oras sa field na Oras ng Alerto.
• Itakda o alisin ang mga alerto para sa lahat ng bagong gawain na may takdang petsa
  1. Piliin ang Opsyon mula sa Tools menu.
  2. Piliin o i-clear ang check box na Itakda ang takdang petsa ng alerto. Kapag nagtatalaga ng gawain na may alerto sa isa pang user, hindi pinagana ang alerto upang ang user na nagtalaga ng gawain ay maaaring magtakda ng alerto mismo.

Magtakda ng takdang petsa at petsa ng pagsisimula para sa isang gawain

1. Magbukas ng gawain na may nakatakdang petsa ng pagsisimula at pagtatapos.
2. Ilagay ang takdang petsa para sa pagkumpleto ng gawain sa patlang na Takdang petsa.
3. Ilagay ang petsa ng pagsisimula para sa gawain sa field na Petsa ng Pagsisimula.
4. Upang i-reset ang petsa ng pagsisimula nang hindi binabago ang petsa ng pagtatapos, i-type ang Hindi sa field na Petsa ng Pagsisimula at pindutin ang Enter. Pagkatapos ay i-click muli ang field na Petsa ng Pagsisimula at maglagay ng bagong petsa ng pagsisimula.

Kung itinakda mo ang takdang petsa sa isang petsa na hindi sumusunod sa normal na pattern ng pag-ulit para sa gawaing iyon (halimbawa, ang ibinigay na petsa ay Biyernes, ngunit umuulit ang gawain tuwing Huwebes), may lalabas na bagong gawain sa listahan ng gawain bilang isang pagbubukod. Ang bagong gawain ay hindi mauulit, hindi katulad ng unang gawain, na mauulit ayon sa itinuro.

Pag-convert ng mensahe sa isang gawain

1. Sa Navigation Pane, i-drag ang mensaheng gusto mong i-convert sa Tasks button.
2. Maaari mong i-convert ang isang elemento ng anumang uri sa isa pang uri sa pamamagitan ng pag-drag nito sa pindutan ng folder sa Navigation Pane.

Tanggapin o tanggihan ang isang pagtatalaga ng gawain

1. Magbukas ng gawain o takdang-aralin.
2. I-click ang button na "Tanggapin" o "Tanggihan".
3. Piliin ang I-edit ang tugon bago mag-post (i-type ang mga komento sa post at i-click ang Send button) o Send reply now radio button.

Pagtatalaga ng gawain sa ibang user

• Unang takdang gawain
  1. Upang lumikha ng bagong gawain, piliin ang Bagong utos mula sa menu ng File, at pagkatapos ay ang utos ng Assignment. Upang magtalaga ng kasalukuyang gawain, buksan ito sa listahan ng gawain at i-click ang pindutang Italaga ang Gawain.
  2. Upang pumili ng pangalan mula sa listahan, i-click ang button na "Kay".
  3. Sa bagong gawain, magpasok ng pangalan sa field ng Paksa. (Sa isang umiiral na isyu, ang field ng Paksa ay napunan na.)
  4. Piliin ang takdang petsa at mga kinakailangang opsyon sa katayuan.
  5. Upang gawing paulit-ulit ang gawain, piliin ang Pag-uulit mula sa menu ng Mga Pagkilos, itakda ang mga kinakailangang opsyon, at i-click ang OK.
  6. Ilagay ang mga kinakailangang tagubilin at impormasyon tungkol sa gawain sa text box ng gawain.
  7. I-click ang button na Isumite. Kapag nagtalaga ka ng umuulit na gawain, mananatili ang isang kopya ng gawain sa listahan ng gawain, ngunit hindi ia-update. Kung ang Send me a status report on task completion ay pinili, ang status report ay ipapadala sa akin pagkatapos ng bawat paglitaw ng gawain ay makumpleto.
• Muling pagtatalaga ng isang gawain pagkatapos tanggihan ng tatanggap ang takdang-aralin
  1. Buksan ang tinanggihang gawain sa listahan ng gawain.
  2. Sa field na Para kay, ilagay ang pangalan ng taong gusto mong italaga sa gawain.
  3. I-click ang button na Isumite.
• Muling pagtatalaga ng gawaing itinalaga sa iyo
  1. Buksan ang mensaheng naglalaman ng takdang-aralin.
  2. Piliin ang Magtalaga ng Gawain mula sa menu ng Mga Pagkilos.
  3. Sa field na Para kay, ilagay ang pangalan ng taong gusto mong italaga sa gawain.
  4. Lagyan ng check o alisan ng check ang Panatilihin ang isang na-update na kopya ng gawaing ito sa listahan ng gawain at Padalhan ako ng ulat ng katayuan kapag natapos na ang gawain.
  5. I-click ang button na Isumite.

Magpadala ng mga tala sa isang nakatalagang gawain

1. Buksan ang nakatalagang gawain kung saan mo gustong magpadala ng mga tala.
2. Mula sa menu ng Mga Pagkilos, piliin ang Tumugon o Tumugon Lahat.
3. Maglagay ng tala sa field ng text ng mensahe.
4. I-click ang button na Isumite.

Ibinabalik ang mga karapatan ng may-ari ng tinanggihang gawain

1. Buksan ang mensaheng naglalaman ng tinanggihang order.
2. Mula sa menu ng Mga Pagkilos, piliin ang Bumalik sa Listahan ng Gawain.

Subaybayan ang pag-unlad at impormasyon sa pagsingil

1. Pagpasa ng gawain para masubaybayan ng ibang mga user.
2. Buksan ang gawain na gusto mong isumite.
3. Piliin ang Ipasa mula sa menu ng Mga Pagkilos.
4. Ilagay ang mga pangalan ng mga tatanggap sa Para at Cc na mga patlang.
5. Kung kinakailangan, magpasok ng mensahe sa text box ng gawain.
6. Upang magpadala ng mga kopya ng maraming gawain, i-drag ang mga karagdagang gawain mula sa listahan ng mga gawain papunta sa ipinasa na text box ng gawain.
7. I-click ang button na Isumite.

Pagsubaybay sa mga Nakatalagang Gawain

• Awtomatikong i-save ang mga kopya ng mga gawaing itinalaga sa iyo at tumanggap ng mga ulat sa katayuan
  1. Piliin ang Opsyon mula sa Tools menu.
  2. I-click ang button na Mga Pagpipilian sa Gawain.
  3. Piliin ang Panatilihin ang mga na-update na kopya ng mga nakatalagang gawain sa check box ng listahan ng gawain.
  4. Piliin ang check box na Magpadala ng mga ulat pagkatapos makumpleto ang mga nakatalagang gawain.
• Tingnan ang mga gawaing itinalaga mo sa ibang mga user
  1. I-click ang button na "Mga Gawain".
  2. Sa menu ng View, piliin ang Ayusin Ayon, Kasalukuyang View, at pagkatapos ay Patutunguhan.
• Tingnan ang isang listahan ng mga user na nagpapanatili ng up-to-date na mga kopya ng isang nakatalagang gawain
  1. Buksan ang nakatalagang gawain kung saan gusto mong tingnan ang listahan ng mga update.
  2. Sa tab na Mga Detalye, basahin ang mga pangalan sa Update para sa listahan.

Itala ang distansya, organisasyon, at iba pang impormasyon sa pagsingil para sa isang gawain

1. Buksan ang gawain kung saan isinusulat ang impormasyon sa pagbabayad.
2. Pumunta sa tab na Mga Detalye.
3. Ipasok ang kinakailangang impormasyon sa mga patlang na "Saklaw ng Trabaho", "Distansya", "Mga Gastos at Organisasyon".

Mga paulit-ulit na gawain

Tanging ang may-ari ng isang gawain ang maaaring gawin itong isang paulit-ulit na gawain.

1. Buksan ang gawain na gusto mong gawing paulit-ulit.
2. Piliin kung gaano kadalas mauulit ang gawain (Araw-araw, Lingguhan, Buwan-buwan, Taun-taon).
3. Upang itakda ang mga araw at oras para maulit ang gawain, gawin ang isa sa mga sumusunod:
   • ulitin ang gawain sa mga regular na pagitan - Piliin ang anumang mga opsyon sa kanang bahagi ng pangkat na "Ulitin", maliban sa halaga Magtakda ng bagong gawain pagkatapos;
   • umuulit na gawain batay sa takdang petsa - Piliin ang Itakda ang bagong gawain pagkatapos ng radio button at maglagay ng pagitan ng pag-ulit sa kahon.
4. Piliin ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos para sa gawain.

Ang mga umuulit na gawain ay lalabas nang paisa-isa sa listahan ng gawain. Matapos makumpleto ang isang kopya ng naturang gawain, lilitaw ang susunod na kopya sa listahan.

Laktawan ang isang paglitaw ng isang umuulit na gawain

1. Sa listahan ng gawain, buksan ang umuulit na gawain na gusto mong laktawan.
2. Piliin ang Laktawan mula sa menu ng Mga Pagkilos. Kung ang isang umuulit na gawain ay matatapos pagkatapos ng isang tiyak na bilang ng mga paglitaw, ang nilaktawan na gawain ay mabibilang bilang isang pangyayari.

Kanselahin ang pag-ulit ng gawain

1. Buksan ang gawain na gusto mong i-undo.
2. Mula sa menu ng Mga Pagkilos, piliin ang Pag-uulit.
3. I-click ang button na Alisin ang Pag-ulit.

06.04.2015

Bahagi ng pang-araw-araw na gawain ng kalihim ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong ng boss, pagkansela sa mga ito, at pag-aayos ng personal na oras ng boss. Ang mga tip para sa pag-optimize ng gawaing ito sa MS Outlook ay matatagpuan sa artikulong ito.

Mula sa artikulo matututunan mo:

Paano gamitin ang MS Outlook upang mag-iskedyul ng mga gawain ng manager

Kasama sa iyong araw ng trabaho ang mahihirap na pagpupulong na naka-iskedyul sa isang partikular na oras - mga pagpupulong, negosasyon at nababaluktot na mga gawain na hindi nakatali sa oras. Halimbawa: pumirma ng aplikasyon sa bakasyon, magpadala ng sulat o ulat. Mas madalas kaysa sa hindi, maaaring mayroon kang mga flexible na gawain sa iyong iskedyul. Maaari mong ikategorya ang mga ito ayon sa kategorya at kahalagahan sa module ng Mga Gawain sa Outlook. Ang isang custom na view sa Calendar module ay tumutulong sa iyong subaybayan ang progreso ng iba't ibang aktibidad.

Paano gumawa ng listahan ng gawain ayon sa kategorya

Upang epektibong magplano ng mga gawain, kailangan mong:

• hatiin ang mga gawain sa mga pangkat ng semantiko kung saan sila ay ipapangkat ayon sa isang tiyak na katangian;
• lumikha ng mga gawain at magtalaga sa kanila ng mga kategorya batay sa mga pangkat ng semantiko;
• i-customize ang sequence ng gawain sa paraang maginhawa para sa iyo at i-highlight ang mga importante.

Paano gawin ang lahat ng ito?

Hakbang #1

Tukuyin ang mga pangkat ng gawaing semantiko.

Ang iyong mga gawain ay hindi ipapakita sa isang tuloy-tuloy na listahan, ngunit sa mga pangkat ayon sa isang tiyak na katangian:

• "Supervisor". Kasama sa pangkat na ito ang mga gawain na nauugnay sa iyong boss. Halimbawa, pumirma ng aplikasyon para sa bakasyon.
• "Mga Proyekto". Kung ang proyektong pinamamahalaan o nilalahukan mo ay may higit sa 15–20 aytem, ​​kolektahin ang mga ito sa isang hiwalay na semantic group. Halimbawa, ang pag-oorganisa ng paglipat ng opisina ay isang ganap na proyekto.
• "Mga sanga". Gumawa ng ganoong grupo kung may mga sangay ang iyong organisasyon at nakikipag-ugnayan sa kanila ang iyong manager. Halimbawa, humiling ng mga ulat para sa buwan o linawin ang iskedyul para sa pagdating ng mga tagapamahala ng sangay.

Hakbang #2

Lumikha ng mga gawain at magtalaga sa kanila ng mga kategorya batay sa mga pangkat ng kahulugan. Buksan ang module na "Tasks" sa ilalim ng menu. Sa tab na Home, i-click ang button na Lumikha ng Gawain. Magbubukas ang window ng Add Item. Maglagay ng pangalan sa field ng Paksa. Magtakda ng takdang petsa sa patlang na Takdang Petsa kung ang gawain ay may eksaktong takdang petsa. Opsyonal, maglagay ng petsa sa field ng Paalala upang ipaalala sa iyo ng Outlook ang takdang petsa nang maaga.

Gumawa na ngayon ng mga kategorya batay sa mga pangkat ng kahulugan. Sa anumang oras, maaari mong buksan ang nais na kategorya at makita ang lahat ng mga gawain na kabilang dito. I-click ang button na Piliin ang Kategorya sa tuktok ng window ng gawain, pagkatapos ay i-click ang Lahat ng Mga Kategorya. Bilang default, ang kategorya ng pagpaplano sa pananaw at ang pamamahala ng oras sa pananaw ay pinangalanan ng mga kulay - dilaw, berde, pula. Kung wala kang sapat na mga kategorya, magdagdag ng mga bago - para dito, i-click ang pindutang "Lumikha".

Sa mga aktibidad ng katulong may mga gawain na walang malinaw na deadline. Hindi sila maaaring maiugnay sa isang partikular na semantic group. Magtalaga ng mga naturang gawain ng mga espesyal na kategorya na "1-Araw" at "1-Linggo" upang hindi mo makalimutang kumpletuhin ang mga ito sa araw at linggo, ayon sa pagkakabanggit. Siguraduhing gumamit ng mga numero sa simula ng pamagat upang ang mga gawaing ito ay mas mataas kaysa sa iba. Kung hindi pagpaplano sa outlook at sa ms calendar, ang outlook ay gumagamit ng alphabetical order at mas magiging mahirap para sa iyo na mahanap ang mga item na ito. Ang mga pangalan ng natitirang semantic group na natukoy mo sa hakbang 1, isulat mula sa numero 2 - "2-Head", "2-Projects", "2-Branches", atbp.

Huwag kalimutang i-browse ang kategoryang 1-Linggo bawat araw at piliin ang mga gawain na kailangan mong tapusin ngayon. Kung may mga ganoong order, ilipat ang mga ito sa kategoryang "1-Day".

Hakbang #3

Mag-set up ng custom na view para ipangkat ang mga gawain sa mga kategorya. Upang matiyak na ang mga gawain ay hindi magkakahalo sa listahan, ngunit bawat isa sa sarili nitong kategorya, mag-set up ng custom na view. Ang custom na view ay ang kakayahang ipakita ang listahan ng dapat gawin nang eksakto sa paraang nakikita ng user na akma.

Sa tab na Home, mula sa menu sa itaas ng Kasalukuyang View, piliin ang Listahan ng Gagawin. Pagkatapos ay pumunta sa tab na View at mag-click sa button na I-customize ang View. Sa lalabas na window na "Advanced View Options", i-click ang "Group" na button. Alisan ng tsek ang "Awtomatikong pangkatin sa pamamagitan ng scheme ng pag-order". Sa kahon ng "Pagpangkatin ang mga item ayon sa field," piliin ang "Mga Kategorya". Sa kanang sulok sa ibaba, sa linyang "Palawakin / I-collapse ang Mga Pangkat," piliin ang "Sa huling tiningnan" (Fig. 1). I-click ang "OK" nang dalawang beses. Ipapangkat ang iyong mga gawain sa mga kategorya at mga takdang petsa (Fig. 2).

kanin. 1. Window ng mga setting ng pagpapangkat ng gawain

Maaari mong baguhin ang kahalagahan ng isang partikular na gawain nang direkta mula sa kanilang listahan. Piliin ang gustong item sa listahan, buksan ang tab na "Home" at sa grupong "Mga Tag", mag-click sa icon ng tandang padamdam.

Hakbang #4

I-highlight ang mga pangunahing gawain sa listahan. Ang isa sa mga prinsipyo ng pamamahala ng oras ay ang wastong pag-prioritize at i-highlight ang mga pangunahing gawain upang harapin muna ang mga ito. I-set up natin ang listahan ng gagawin upang ang mga madalian at mahahalagang gawain ay naka-highlight sa pula at palaging nasa tuktok ng listahan.

Buksan ang module ng Mga Gawain. Sa tab na View, sa grupong Kasalukuyang View, i-click ang button na I-customize ang View. Bubukas ang window ng Advanced View Options. I-click ang button na Conditional Formatting. Ngayon ay i-set up natin ang mga katangian ng panuntunan, ayon sa kung saan Outlook ay i-highlight ang mga kagyat at mahahalagang kaso sa pula. I-click ang Add button. Sa field na "Pangalan," maglagay ng pangalan para sa panuntunan, halimbawa "Mahalaga - sa pula". I-click ang Font button at pumili ng pulang bold na font (Figure 3).

kanin. 3. Window para sa pagtatakda ng conditional formatting ng listahan ng gawain

Itakda ang kundisyon para sa panuntunang ito sa mataas na kahalagahan ng trabaho. Upang gawin ito, sa window na "Conditional Formatting", i-click ang "Condition" button - magbubukas ang "Selection" window. I-click ang tab na "Ibang Mga Tuntunin." Lagyan ng check ang checkbox na "Kahalagahan ng mga elemento" at piliin ang "Mataas" sa listahan. I-click ang OK, pagkatapos ay sa Conditional Formatting window. Huwag isara ang window ng Advanced View Options.

I-set up ang iyong listahan ng gagawin para mauna ang mga bagay na may mataas na kahalagahan. Sa window ng "Advanced View Options", i-click ang button na "Pagbukud-bukurin" - magbubukas ang window na "Pag-uri-uriin" (Larawan 4). Sa row na "Pagbukud-bukurin ang mga item ayon sa field," piliin ang "Kahalagahan" at lagyan ng check ang kahon na "Pababa." Sa row na "Then by field," piliin ang "Subject" at piliin ang checkbox na "Ascending." I-click ang OK. Ipo-prompt ka ng tanong na "Ang patlang na "Kahalagahan" kung saan nais mong pag-uri-uriin ay hindi ipinapakita sa view. Ipakita ito? - i-click ang "Oo".

kanin. 4. Window ng mga setting ng pag-uuri ng gawain

Suriin kung naitakda mo nang tama ang mga parameter. Itakda ang isa sa mga gawain sa mataas na kahalagahan - buksan ito sa pamamagitan ng pag-double click at sa pangkat na "Mga Tag", mag-click sa icon ng tandang padamdam. Kung umiilaw ang item sa pula, tama ang mga setting.

Paano mag-set up ng custom na view sa kalendaryo

Upang hindi maisulat sa talaarawan ang lahat ng kailangang gawin sa iba't ibang yugto ng paghahanda para sa kaganapan at hindi gumawa ng mahabang listahan ng gagawin, ilagay ang mga ito sa Outlook. Dito maaari kang mag-set up ng mga custom na field sa module ng Calendar. Mag-set up tayo ng custom na view - isang interface kung saan maginhawang tingnan ang mga multi-stage na gawain para sa paghahanda ng mga event.

Hakbang #1

I-highlight ang mga yugto ng paghahanda para sa kaganapan. Kasama sa paghahanda ng mga negosasyon ang mga sumusunod na yugto: pag-book ng meeting room, pagpapadala ng mga imbitasyon sa mga negosyador, pag-order ng mga pass para sa mga kalahok, pag-print ng mga handout, pagsuri sa teknikal na kagamitan ng lugar.

Hakbang #2

Mag-set up ng table view ng kalendaryo. Para sa pag-iiskedyul ng pulong sa Outlook, ginagamit namin ang view ng Araw/Linggo/Buwan, na mukhang isang spread ng isang talaarawan. Gayunpaman, upang maghanda ng mga negosasyon, mas maginhawang gamitin ang format ng talahanayan, kung saan ang lahat ng mga yugto ay minarkahan sa mga haligi.

Pumunta sa module ng Kalendaryo at piliin ang tab na View mula sa toolbar. I-click ang button na Baguhin ang View, pagkatapos ay Pamahalaan ang Mga View. Sa lalabas na window na Manage All Views, i-click ang Bago. Bubukas ang window ng Bagong View. Sa field na "View name", ilagay ang pangalan ng view - halimbawa, "Paghahanda para sa mga negosasyon". Piliin ang uri ng "Table" at i-click ang "OK". May lalabas na talahanayan kung saan mo idaragdag ang iyong mga column.

Maaaring hindi ganap na makita ang mga pangalan ng field dahil sa limitadong lapad ng screen. Samakatuwid, simulan ang mga pangalan ng column gamit ang pinakamahalagang salita: halimbawa, "Room - book", "Pass - order", atbp.

Hakbang #3

Piliin ang lahat ng mga kaganapan na may salitang "Negotiations". Sa window na bubukas, i-click ang "Filter" na buton. Ilagay ang salitang "Negotiations" sa field na "Search text". Limitahan ang iyong paghahanap sa field na "Paksa". I-click ang OK hanggang sa sarado ang lahat ng mga bintana.

Ngayon, para piliin ang lahat ng pulong na nauugnay sa negosasyon at nangangailangan ng espesyal na paghahanda, mula sa menu ng Kasalukuyang View sa toolbar, piliin ang bagong view ng Paghahanda sa Negosasyon.

Hakbang #4

I-set up ang mga custom na field at idagdag ang mga ito sa talahanayan. Sa hakbang 2, gumawa ka ng custom na view ng talahanayan - kasalukuyan itong walang laman. Ngayon ay kailangan mong idagdag dito ang mga yugto ng paghahanda ng mga negosasyon. Ang bawat yugto ay matatagpuan sa isang hiwalay na custom na field - isang haligi ng talahanayan na ikaw mismo ang magdadagdag. Sa mga larangang ito ay mapapansin mo kung paano ang paghahanda para sa mga negosasyon. Ang mga negosasyon at iba pang mga kaganapan ay matatagpuan sa mga hilera ng talahanayan. Outlook ay nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng mga patlang ng ilang uri: "Oo / Hindi", "Text", "Numer", atbp. Ang tatlong mga patlang na ito ay kailangan upang makontrol ang paghahanda ng mga negosasyon.

Para sa higit pang impormasyon sa paggawa ng gawain sa kalendaryo ng pananaw at paggawa ng listahan ng gawain at listahan ng gawain sa outlook “Down with diaries! Anong mga programa ang makakatulong sa kalihim na planuhin ang araw ng trabaho ng manager »

Upang i-customize at magdagdag ng mga column, mag-right click sa anumang heading ng column at mag-click sa Select Fields. I-click ang button na "Lumikha" - magbubukas ang window ng "Bagong Column". Malinaw, upang markahan ang katotohanan ng pag-book ng meeting room, ang uri ng field na "Oo / Hindi" ay sapat. Kaya maglagay ng pangalan ng column: "Room - Book". Piliin ang uri ng field na "Oo/Hindi" mula sa drop-down na listahan. Iwanan ang format ng field bilang Icon. I-click ang OK.

Ibabalik ka sa window ng Select Fields. Ang field na iyong ginawa ay lilitaw sa listahan ng Folder User Fields. I-drag ito gamit ang mouse papunta sa talahanayan sa panel ng mga pangalan ng column, sa kanan ng field na "End". Ngayon, upang ipahiwatig na ang isang silid ay nakalaan para sa mga negosasyon, mag-click sa kaukulang column sa linya ng isang partikular na kaganapan. Ang hakbang na ito ay mamarkahan ng checkmark.

Katulad nito, lumikha at i-drag ang lahat ng kinakailangang mga patlang sa talahanayan. Halimbawa, upang maghanda ng mga negosasyon, kakailanganin mo ang mga sumusunod na column: “Start”, “End”, “Room - book”, “Bilang ng mga kalahok”, “Invitations - send”, “Handouts and additional. materyales” (Larawan 5).

Para sa Kwarto - Aklat at Mga Imbitasyon - Magpadala ng mga column, piliin ang uri ng field na Oo/Hindi.

Para sa column ng Number of Participants, piliin ang Count field type dahil isa itong count.

Para sa column na “Mga handout at extra. materyales" piliin ang uri ng field na "Text" - ito ay maginhawa upang ipasok ang mga materyales na kailangang ihanda o i-print.

Praktikal na gawain Blg

Paksa ng AralinMicrosoft Office Outlook

Pagpaplano ng oras ng trabaho

Ang layunin ng aralin

Matutong magplano ng oras ng pagtatrabaho gamit ang Microsoft Office Outlook

Panimula

Ang gawain ng isang sekretarya ay lubhang magkakaibang. Ito ang paghahanda ng mga dokumento,at mga tawag sa telepono, at ang organisasyon ng pagtanggap ng mga bisita at marami pang iba. ItoAng mga aktibidad na may kaugnayan sa solusyon ng mga kasalukuyang isyu ay hindi nakikita ng hindi pa nakikilalang tao. Gayunpaman, sa kung gaano matagumpay at mabilis itong ipinatupadlyatsya, depende sa kahusayan ng enterprise. Sa kapaligiran OutlookAng lahat ng mga aktibidad ay nahahati sa mga sumusunod na grupo, kung saanna alam mo na: mga appointment, pagpupulong, kaganapan, gawain, at telepono mga tawag.

Isang pagpupulong - Ito ay isang kaganapan na kinasasangkutan ng isa o dalawang tao. Oras ng pagpupulong ayon sasa pagitan nila at nakalaan sa kalendaryo. Ang pagpupulong ay hindi nangangailangan ng pakikilahokmga mapagkukunan: mga espesyal na lugar, oras ng paghahanda, mga gastos sa materyal. Ang isang pulong ay maaaring tawaging isang pang-araw-araw na ulat sa ulo, at isang tawag sa telepono, at pagtanggap ng mga bisita. Ang mahalagang bagay ay na, bilang isang panuntunan, ito ay isang maliit na bagay, mula sa punto ng view ngbawasan ang oras na ginugol sa paghahanda; ito ay naka-iskedyul para sa isang tiyak na oras at ayXia unilateral (personal na isinagawa ng sekretarya) o bilateral (pag-uusap ng dalawatao). Bagama't nakaiskedyul ang pulong para sa isang partikular na oras, maaari itong palaging iiskedyul muli.dalhin, kung sa sandaling ito ay may isa pa, mas mahalagang kaganapan.

pagpupulong, hindi tulad ng isang pagpupulong, nangangailangan ito ng imbitasyon ng ilang tao at ang pakikilahokkaragdagang mapagkukunan. Ang pagdaraos ng pulong ay dapat iugnay sa lahat ng kalahok. Pagpupulongay may partikular na petsa, pati na rin ang oras ng pagsisimula at pagtatapos. SobraAng kaganapan ay nangangailangan ng paghahanda na may kaugnayan sa pagguhit ng isang plano para sa kaganapan, pagpili ng isang lugar at, siyempre, sumasang-ayon sa lahat ng mga kalahok.

Kaganapan ay isang hanay ng mga aktibidad na nauugnay sa iisang nilalaman, tungkol sadumadaloy sa mahabang panahon. Kasama sa kaganapan ang compilationaction plan at hiwalay na paghahanda ng bawat isa sa kanila. Mga halimbawa ng mga kaganapan: exhibition-fair, Olympic Games, bakasyon, seminar. sobaAng mga kaganapan ay maaaring taunang, iyon ay, nangyayari ito isang beses sa isang taon sa isang tiyak na araw(halimbawa, isang kaarawan o anibersaryo ng isang kaganapan), at karaniwan,ibig sabihin, pumasa ng isang beses at tumagal ng isa o higit pang araw. Ras pagpapadala ng mga imbitasyonang kaganapan ay tinutukoy ng nilalaman nito. Halimbawa, tungkol saang pagsasagawa ng seminar ay konektado sa imbitasyon ng mga kalahok, at sa kaarawan ito ay kinakailanganmaging handa sa katotohanan na sa buong araw ay tatawag at bibisita silakung nais mong batiin ang iyong empleyado. Kung kaarawan ng iyong partner,pagkatapos ay maaaring kailanganin mong tawagan siya ng higit sa isang beses sa isang araw upang bumati

Isang gawain ay isang gawain na dapat tapusin sa isang tiyak na petsamakabuluhang gastos sa oras. Ang isang empleyado ay nagsasagawa ng mga kasalukuyang gawain kapag hindi siya nagdaraos ng mga pagpupulong, pagpupulong, iyon ay, may kondisyon, maaari mong sabihin na "libre". Mga gawaing isinagawasecretary, ay ang paghahanda at pagproseso ng mga dokumento, ang paghahanda ng isang plano ng mga hakbangpagtanggap, gawaing pang-organisasyon at iba pa.

Para sa matagumpay na trabaho, kailangan mong matutunan kung paano planuhin ang iyong oras ng pagtatrabaho. Sa kapaligiran ng Outlook, ang folder ng Kalendaryo ay ginagamit para sa pag-iskedyul ng oras ng pagtatrabaho.

Gawain 1. Paggawa gamit ang folder ng Calendar

Maging pamilyar sa interface ng folder ng Calendar.

Proseso ng paggawa

Buksan ang folder ng Calendar

Hanapin ang window ng Diary na may markang timeline. Dito maaari kang magtala ng mga appointment, pagpupulong, mga kaganapan.

3. Baguhin ang halaga ng paghahati ng sukat ng oras.
Para dito:

i-right-click kahit saan sa sukat;

sa menu ng konteksto, piliin ang naaangkop na agwat ng oras mula 5 hanggang 60 minuto.

Hanapin ang "Calendar". Gamit ito, maaari mong tingnan ang mga kaganapan na naka-iskedyul para sa iba pang mga petsa sa kasalukuyan at susunod na mga buwan at taon. Ang kasalukuyang petsa ay naka-highlight sa pula. Mag-scroll sa kalendaryo ng ilang buwan pasulong o paatras. Maghanap ng mga petsa na naka-bold.

Mag-click sa isang petsa sa kalendaryo. Tiyaking bubukas ang Diary sa tinukoy na petsa.

Maaari mong baguhin ang format ng Diary. Sa toolbar, hanapin ang mga button na Araw, Linggo ng Trabaho, Linggo, Buwan. I-click ang bawat button at panoorin ang pagbabago ng view ng kalendaryo.

Hanapin ang Taskbar sa iyong kalendaryo. Mayroon itong anyo ng isang talahanayan, sa bawat linya kung saan ang pangalan at ilang mga parameter ng mga gawain ay naitala.

Gawain 2: Mag-iskedyul ng pagpupulong

Alamin kung paano mag-iskedyul ng mga appointment.

Proseso ng paggawa

Buksan ang Diary sa kasalukuyang petsa.

Magplano para sa malapit na hinaharap "Talakayin kasama si Kapronov Yu.I. plano sa trabaho".

Para dito:

mag-click sa timeline isang sandali na matatagpuan hindi mas maaga kaysa sa kalahating oras mula sa kasalukuyang oras;

isulat ang paksa ng pulong;

pindutin ang enter.

Ang pulong ay mamarkahan ng isang espesyal na icon ng alerto. Ang programa ay awtomatikong 15 minuto bago ang pagsisimula ng pulong ay magbibigay ng tunog signal na babala ng paparating na pulong.

Maghintay ng beep.

Baguhin ang tagal ng pulong.
Para dito:

ilipat ang mouse pointer sa itaas o ibabang hangganan ng meeting record (magbabago ang hugis ng mouse pointer);

kunin at ilipat ang hangganan ng pulong.

5. Gumawa ng ilan pang mga pagpupulong na may iba't ibang paksa para sa mga darating na araw, na ginagabayan ng data sa talahanayan

Talaan ng Iskedyul para sa linggo
Araw ng linggo OrasTema

Lunes 9.00-9.30 Mag-ulat sa direktor

Martes 13.00-14.30 Reception para sa mga personal na bagay

Miyerkules 16.30-17.00 Pirmahan ang mga dokumento

Huwebes 10.00-12.00 Komite sa Edukasyon

Gawain 3: Baguhin ang mga setting ng pulong

Kapag nag-iskedyul ng appointment, maaari mo itong iugnay sa isang contact. Pagkatapos ang impormasyon tungkol dito ay itatala sa impormasyon ng contact. Gamit ang impormasyong ito, palagi mong maaalala kung kailan at anong mga pagpupulong ang naganap sa contact, tungkol saan sila. Kapag nag-iskedyul ng appointment, maaari mong tukuyin ang mga abalang opsyon. Nagbibigay ang Outlook ng mga sumusunod na opsyon

Abala Hindi maaaring iiskedyul muli ang pulong at ayaw mo

para istorbohin ka sa oras na ito

Libre Maaari mong muling iiskedyul ang pulong para sa isa pang oras, kung mayroon

mas pinipilit na bagay

Nagdududa Hindi ka sigurado na magaganap ang pagpupulong

Wala sa trabaho Ang pagpupulong ay nagaganap sa ibang lugar

Lalo na mahalaga na tukuyin ang mga parameter ng pagiging abala kung nagtatrabaho ka sa isang grupo at ipaalam ang iyong mga plano sa ibang mga miyembro sa network. Ang iyong mga opsyon sa trabaho ay makakatulong sa kanila na planuhin ang kanilang mga oras ng trabaho.

Matutong iugnay ang isang pulong sa isang contact, sa isang dokumento, itakda at kanselahin ang isang alerto, itakda ang mga abalang opsyon.

Proseso ng paggawa

Buksan ang window ng mga pagpipilian sa pagpupulong sa pamamagitan ng pag-double click sa isang paksa o sa isang walang laman.
linya sa diary

Isaalang-alang ang tab na Meeting.

Gawin ang sumusunod:

baguhin ang paksa ng pulong;

ipahiwatig ang lugar ng pagpupulong;

huwag paganahin ang bandila ng alerto;

magtakda ng mga parameter sa pagtatrabaho: abala, libre, kaduda-dudang, wala sa trabaho.

Iugnay ang appointment sa isang contact. Upang gawin ito, mag-click sa pindutan ng Mga Contact sa ibaba ng dialog box at sa listahan ng mga contact na bubukas, piliin ang pangalan ng contact person kung kanino naka-iskedyul ang pulong.

Gawain 4. Mga Tala at kalakip

Karaniwan ang ilang mga isyu sa negosyo ay tinatalakay sa panahon ng pulong. Sa window ng pulong, maaari kang gumawa ng mga tala, mga tala, kung anong mga isyu ang inaasahang tatalakayin, mga mungkahi sa mga paksang tatalakayin, at iba pa. Kung ang isang dokumento ay inihahanda para sa isang pulong, maaari mo itong i-paste nang direkta sa window ng pulong o i-link ito dito.

Matutong kumuha ng mga tala at attachment para sa isang pulong.

Proseso ng paggawa

Buksan ang window ng pulong

Sa text box para sa mga tala sa pagpupulong, isulat ang teksto: "Upang talakayin ang oras ng gawain, ang bilang ng mga kalahok at ang saklaw ng kanilang mga tanong."

Ilakip ang file na iyong ginawa at na-save sa iyong computer sa pulong.
Para dito:

i-click ang button na Magdagdag ng File (o ang Insert File menu);

sa window ng browser, hanapin ang nais na file at mag-click sa pindutan ng Ipasok (lilitaw ang icon ng file sa window).

4. Maaari mo ring i-paste ang mga nilalaman ng file.
Para dito:

piliin ang Bagay mula sa Insert menu;

sa dialog box, piliin ang Lumikha mula sa file switch;

i-click ang button na Mag-browse at piliin ang pangalan ng file sa dialog box;

isara ang mga dialog box sa pamamagitan ng pag-click sa OK na buton at tiyaking lalabas ang mga nilalaman ng file sa field ng mga tala.

Gawain 5: Mag-iskedyul ng mga umuulit na pagpupulong

Sa gawain ng kalihim ay may mga pagpupulong na pana-panahong inuulit. Halimbawa,ang isang ulat sa direktor ay ginawa sa simula ng bawat araw ng trabaho, na nilagdaan bagomga dokumento - sa pagtatapos ng araw ng trabaho, ang mga pagpupulong ay gaganapin isang beses sa isang linggo, na nakatuon saAng pagpaplano ng trabaho sa hinaharap at pag-uulat sa gawaing ginawa. Ang lahat ng nakalistang uri ng mga pagpupulong ay maaaring markahan sa kalendaryo bilang umuulitsya. Sa kasong ito, awtomatiko silang itatala sa mga naka-iskedyul na araw.

Matutunan kung paano gumawa ng umuulit na appointment.

Proseso ng paggawa

1. Gumawa ng ilang appointment sa kalendaryo, na pagkatapos ay bibigyan ng umuulit na katangian

Araw ng linggo Time Topic Recurrence flag

Lunes 9.00-9.30 Suriin ang mail araw-araw

Lunes 9.30-10.00 Mag-ulat sa direktor araw-araw

Lunes 16.30-17.00 Araw-araw na pagpirma ng mga dokumento

Lunes 10.00-11.00 Pagpupulong sa pagpaplano bawat linggo

Martes 13.00-14.30 Reception sa mga personal na bagay bawat linggo

Biyernes 16.00-17.00 Mga resulta ng trabaho bawat linggo

2 Itakda ang flag ng pag-ulit para sa appointment.

Para dito:

i-double click upang buksan ang window ng pulong;

sa toolbar, i-click ang Repeat button

sa dialog box ng pag-ulit ng appointment, itakda ang mga kinakailangang opsyon sa pag-ulit;

isara ang window ng appointment at tumingin sa kalendaryo para sa iba pang mga petsa kung saan awtomatikong ire-record ang umuulit na appointment.

Gawain 6: Mag-iskedyul ng mga Pagpupulong at Pangyayari

Ang pagpupulong ay nagsasangkot ng imbitasyon ng ilang kalahok. Ang Outlook software environment ay nagbibigay-daan sa iyo na pumili ng mga kalahok mula sa solder Contacts at awtomatikong magpadala ng mga imbitasyon sa kanila. Ang ganitong uri ng trabaho ay direktang nauugnay sa posibilidad ng pangkatang gawain sa network. Ang isang kaganapan ay isang buong araw na kaganapan.

Alamin kung paano mag-iskedyul ng pulong at kaganapan.

Tandaan:

Kung nagtatrabaho ka online, awtomatikong ipapadala ang mga imbitasyon sa mga address na tinukoy sa folder ng Mga Contact

Proseso ng paggawa

Magbukas ng umuulit na pagpupulong

I-click ang tab na Availability ng Miyembro. Ang pag-click sa tab na ito ay awtomatikong na-convert ang appointment sa isang pulong.

Upang pumili ng mga kalahok at magpadala sa kanila ng mga imbitasyon, i-click ang button na Iba pa. Magbubukas ang address book.

Pumili ng mga kalahok sa pulong.

5. Sa nabuong listahan, i-click ang icon na ipadala ang imbitasyon sa tabi ng bawat kalahok at piliin ang ipadala o hindi ipadala ang mga imbitasyon.

6. Kapag bumubuo sa folder ng Mga Contact, ang lahat ng petsa ng kapanganakan at anibersaryo ay awtomatikong naitala sa talaarawan para sa kaukulang mga araw bilang mga kaganapan. Ang ganitong pagpasok sa tamang araw ay magpapaalala sa iyo ng pangangailangan na batiin ang iyong kapareha, na isang tanda ng kagandahang-loob sa komunikasyon sa negosyo. Ang kaganapan ay ipinahiwatig sa header ng diary sheet. Suriin ang talaarawan at siguraduhin na ang mga kaarawan ng iyong mga empleyado at mga kasosyo ay naipasok nang naaayon

7 Lumikha ng isang buong araw na Seminar ng mga Tagapamahala ng kaganapan.

Para dito:

i-double-click upang magbukas ng bagong appointment;

lagyan ng tsek ang kahon Buong araw;

itakda ang natitirang mga parameter ng pulong: paksa, lugar, petsa, oras, mga kalahok.

Gawain 7. Paggawa ng gawain

Ang window ng folder ng Calendar ay naglalaman ng Taskbar. Ang isang gawain, hindi tulad ng isang pagpupulong, ay walang tiyak na takdang petsa at oras. Mayroon lamang itong partikular na petsa ng pagsisimula at takdang petsa. Ang mga gawain ay iniimbak sa isang hiwalay na folder na may parehong pangalan. Naka-link ang taskbar ng kalendaryo sa folder ng Mga Gawain

Maaari mong itakda ang sumusunod na mga opsyon sa gawain:

tukuyin ang paksa ng gawain;

magtakda ng petsa ng pagsisimula at takdang petsa;

subaybayan ang mga yugto ng pagkumpleto: hindi nagsimula, nasa progreso, natapos, ipinagpaliban, nakabinbin;

ipahiwatig ang porsyento ng pagkumpleto ng gawain;

ipagkatiwala ang gawain sa ibang tagapalabas at kontrolin ang pagpapatupad;

iugnay ang isang gawain sa isang contact;

ilakip ang isang file o isulat ang mga tala;

baguhin ang representasyon ng mga detalye ng gawain sa window.

Marami sa mga opsyong ito ay katulad ng mga opsyon sa pagpupulong.

Matutunan kung paano gumawa ng mga gawain at itakda ang mga parameter ng mga ito.

Proseso ng paggawa

Isaalang-alang ang pagtatanghal ng impormasyon tungkol sa mga gawain sa folder ng Kalendaryo at sa folder ng Mga Gawain. Magkapareho ang mga ito.

Pumunta sa folder ng Mga Gawain.

Upang lumikha ng isang gawain, mag-click sa linya na nagsasabing "Ang pag-click ay magdaragdag ng isang item (Task)".

Sa ganitong paraan, maaari mong itakda ang paksa, takdang petsa, at ilang iba pang mga parameter ng gawain. Isulat ang paksang "Utos na aprubahan ang iskedyul ng bakasyon" at ipahiwatig ang takdang petsa sa drop-down na kalendaryo, pagkatapos ay pindutin ang Enter.

Upang magpasok ng detalyadong impormasyon tungkol sa isang gawain, i-double click upang buksan ang window
mga parameter ng gawain.

Ilagay ang petsa ng pagsisimula, katayuan, porsyento ng kumpleto ng gawain. Lagyan ng check ang kahon ng alerto.

Mag-attach ng file na may order sa gawain.

Gumawa ng ilan pang gawain para sa susunod na 5 araw:

mangolekta ng impormasyon tungkol sa mga bakasyon;

gumawa ng plano para sa seminar;

gumawa ng listahan ng mga kalahok sa seminar;

magpadala ng mga mensahe sa telepono sa mga kalahok ng seminar.

Gawain 8. Pagtatalaga ng gawain sa ibang tao at pagsubaybay sa pagpapatupad

Ang kalihim ay hindi lamang nakapag-iisa na gumaganap ng mga gawain ng direktor, ngunit maaari, sa kanyang direksyon, ipagkatiwala ang pagpapatupad ng gawain sa ibang empleyado at subaybayan ang pagpapatupad.

Kapaligiran ng softwareOutlooknagbibigay-daan sa iyo na magtalaga ng isang gawain sa sinumang tao mula sa folderMga contact. Kapag ang isang gawain ay itinalaga, awtomatiko itong ipinapadala sa network ng mga empleyado.palayaw na nagiging may-ari ng gawain. Ang nakatalagang gawain ay naka-imbak sa folderke sekretarya, na sa gayon ay may pagkakataon na kontrolin ang kanyang takbo pagbitay.

Matutong magtalaga ng mga gawain sa iba.

Proseso ng paggawa

1. Buksan ang window ng gawain na "Magpadala ng mga mensahe sa telepono sa mga kalahok sa seminar."

   Sa toolbar, i-click ang button na Magtalaga ng Gawain.

   Lalabas ang To... line.

   Mag-click sa pindutan Para... Magbubukas ang window ng tatanggap ng order

   I-highlight ang nais na contact sa isang pag-click at ilipat ito sa listahan ng mga tatanggap
   mga mensahe sa pamamagitan ng pag-click sa Para...

   Isara ang window at tiyaking ang To... line ay naglalaman ng napiling contact.

   Isara ang window ng gawain. Magsisimula kaagad ang Outlook sa pagpapasa ng gawain. Pagkatapos mong magtalaga ng isang gawain sa ibang tao, huminto ka sa pagiging may-ari nito, iyon ay, hindi mo mababago ang mga parameter nito. Kailangan mo lang kontrolin ang pagsasagawa ng gawain.

   Tumingin sa folder ng Mga Gawain upang makita kung paano nagbago ang icon ng gawain. Ang isang bagong icon ay nangangahulugan na ang gawain ay itinalaga sa ibang tao. Ang mga gawain sa isang folder ay pinagsama-sama ng mga responsable para sa pagpapatupad

   Gumawa ng higit pang mga gawain at italaga ang mga ito sa iba't ibang tao mula sa folder ng Mga Contact.

Gawain 9. Pagbabago ng pagtingin sa mga detalye ng gawain

Ang impormasyon tungkol sa gawain ay ipinakita sa anyo ng isang talahanayan. Ang mga heading ng column ay nagpapahiwatig ng mga ipinapakitang opsyon sa gawain. Pinapayagan ka ng kapaligiran ng software na baguhin ang presentasyon ng impormasyon tungkol sa gawain. Upang gawin ito, gamitin ang item na Kasalukuyang View mula sa menu ng View. Kung sa ilang kadahilanan ay hindi ka nasisiyahan sa mga view na inaalok ng programa, maaari kang magtakda ng anumang bilang ng mga haligi sa talahanayan, mga paraan ng pagpapangkat at pag-uuri ng mga gawain sa iyong sarili.

Matutunan kung paano gamitin ang mga view ng impormasyon sa gawain na ibinigay ng programa at kung paano baguhin ang bilang ng mga column sa isang talahanayan.

Proseso ng paggawa

Buksan ang folder ng Mga Gawain.

Sa menu ng View, piliin ang item sa Kasalukuyang view at mula sa karagdagang menu ang isa sa mga uri ng view.

Tingnan kung paano nagbago ang view ng isyu.

Ilapat ang iba pang mga uri ng pagtatanghal.

Mag-right click sa title bar.

Mula sa menu ng konteksto, piliin ang Baguhin ang Kasalukuyang View. Magbubukas ang window ng mga detalye ng view

Tingnan ang mga nilalaman ng mga pindutan. Baguhin ang view gamit ang mga dialog ng button.

Gawain 10. Paggawa ng tala

Ang tala - Ito ay isang maliit na memo. Ang teksto ng tala ay maaaring ang pinaka-magkakaibang: isang pag-iisip na hindi mo gustokalimutan; isang paalala ng isang bagay sa iyong sarili o sa ibang empleyado; isang sariwang anekdota na maaari mong sabihin sa iyong kapareha paminsan-minsan; quote at iba pa. Sa isang hindi nakakompyuter na opisina, kung minsan ay makikita mo ang gayong larawan. tapos na lahatgawin - sa mesa, sa telepono, sa dingding, sa salamin ng bintana, sa instrumento sa pagsulat -ang maliliit na papel na may ilang mga tala ay idinidikit. Ito ay mga tala. Sumang-ayonna ang ganitong opisina ay makapagbibigay sa isang tagalabas ng ideya ng isang malakasang pagtatrabaho ng mga empleyado, gayunpaman, ay mukhang napakawalang-ingat. Mga tala sa kapaligiran ng softwareOutlook- Ito ay isang elektronikong analogue ng isang papel na notepad na may mga punit-off sheet. Ang mga tala ay ginagamit upang itala ang mga tanong, paalalahanankaalaman at marami pang iba, na kadalasang nakasulat sa papel na kuwaderno. Bukod sa,Ang mga tala ay isang mahusay na paraan upang mag-imbak ng impormasyon na maaaring kailanganin mo sa ibang pagkakataon, gaya ngmga panukala, direksyon, o text na maaari mong i-paste sa iba pang mga item o dokumento. Kapaligiran ng softwareOutlookay may espesyal na folder kung saan maaari kang lumikhaat i-save ang tala at gamitin ito kung kinakailangan. Bilang karagdagan sa mga pangunahing itomga posibilidad na maaari mong: iugnay ang isang tala sa isang contact; magtalaga ng isang kategorya dito; ipadala sa pamamagitan ng koreo; uri; baguhin ang view ng tala. Gaya ng nakikita mo, gamit ang isang tala, maaari kang magsagawa ng mga pagkilos na katulad ng mga pagkilos gamit angiba pang mga elemento.

Maaari kang magtrabaho nang nakabukas ang iyong mga tala sa screen. Ang mga pagbabagong ginawa sa tala ay awtomatikong nai-save. Pagkatapos ang iyong screen ay mapupuno ng mga tala.

Matutunan kung paano gumawa ng tala at gawin ito.

Proseso ng paggawa

Buksan ang folder ng Mga Tala.

I-click ang button na Lumikha. Magbubukas ang isang dilaw na window ng tala.

Isulat ang teksto ng tala sa window.

Isara ang tala. Ito ay lilitaw sa anyo ng isang icon sa nagtatrabaho na patlang ng folder.

Iugnay ang isang tala sa isang contact.
Para dito:

i-double click ang icon upang buksan ang tala;

buksan ang nakatagong menu ng tala;

piliin ang Mga Contact;

piliin ang gustong tao sa listahan ng contact na bubukas.

1. Kapag ang isang tala ay nauugnay sa isang contact, ang impormasyon tungkol dito ay ipinapakita sa tab na Mga Pagkilos sa Contact. Sa folder ng Mga Contact, buksan ang card ng taong na-link mo sa tala.

   Pumunta sa tab na Mga Pagkilos at, bukod sa iba pang mga aksyon, maghanap ng pagbanggit
   tungkol sa tala.

   Galugarin ang iba pang mga opsyon sa menu ng tala. Sa iba pa, makikita mo ang Forward command. Kapag naisakatuparan ang command, bubukas ang isang karaniwang window ng mensahe ng e-mail.

Kontrolin ang mga tanong

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng pagpupulong, pagpupulong, kaganapan, gawain?

Ano ang layunin ng folder ng Diary sa Outlook?

Paano naka-highlight ang kasalukuyang petsa sa kalendaryo?

Paano ko mai-link ang nakaiskedyul na pagpupulong sa isang contact?

Paano magpasok ng isang dokumento sa window ng pulong?