Warum ist es so schwierig, zwischen vorrangigen und sekundären Aufgaben zu wählen? Untersuchungen des Neurologen Antonio Damasio zeigen, dass die Entscheidungsfindung untrennbar mit Emotionen verbunden ist. Es ist daher nicht verwunderlich, dass Angstzustände und Depressionen oft als Zustände des Feststeckens und der Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen, charakterisiert werden. Die Verwendung einfacher Werkzeuge wie der Eisenhower-Matrix hilft nicht nur, die Dinge zu verstehen, sondern auch, um emotionalen Stress abzubauen. Wenn Sie die Prinzipien dieses Konzepts beherrschen, können Sie mit der Zeit lernen, einfach und schnell zwischen wichtig, dringend, zweitrangig und nutzlos zu unterscheiden.

Es wird angenommen, dass die Eisenhower-Matrix in direktem Zusammenhang mit den Worten von Dwight D. Eisenhower steht: „Ich habe zwei Probleme: dringend und wichtig. Dringend ist nicht wichtig, und wichtig ist dringend.“

Dwight D. Eisenhower ist vor allem als 34. Präsident der Vereinigten Staaten (von 1953 bis 1961) bekannt. Bevor er Präsident wurde, war er General und befehligte die alliierten Streitkräfte während des Zweiten Weltkriegs. 1950 wurde Eisenhower der erste alliierte Oberbefehlshaber der NATO in Europa.

Spezifische berufliche Aktivitäten zwangen Eisenhower ständig, schwierige Entscheidungen zu treffen und sich jeden Tag auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Um den Prozess zu optimieren, entwickelte er eine eigene Methode, die als Eisenhower-Matrix weithin bekannt wurde. Heute kann es nicht nur von Generälen, sondern auch von einfachen Leuten bis hin zur Hausfrau genutzt werden – es hilft, aktuelle Aufgaben zu priorisieren und Ordnung zu schaffen.

Wie man die Eisenhower-Matrix verwendet

Dieses Tool eignet sich für diejenigen, die bereit und in der Lage sind, die Wichtigkeit ihrer Aufgaben einzuschätzen und diese klar einzuordnen. Die Methode impliziert die Aufteilung von Aufgaben und Aktionen in vier Gruppen:

1. dringend und wichtig;
2. wichtig, aber nicht dringend;
3. dringend, aber nicht wichtig;
4. weder dringend noch wichtig.

Das ultimative Ziel der Eisenhower-Methode besteht darin, die Nebensachen aus den wichtigen Entscheidungen herauszufiltern und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Stellen wir uns die Eisenhower-Matrix als Bild vor, dann sieht sie so aus:

Bedeutung der Quadranten in der Matrix

Aufgaben sind in bestimmte Quadranten unterteilt, die wiederum bestimmen, wann und wie lange Sie die Aufgabe erledigen können.

• Quadrant I – „Mach es jetzt“ (dringend und wichtig)

Dazu gehören vorrangige Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie haben strenge Fristen und müssen vor allem persönlich durchgeführt werden.

• Quadrant II – „Entscheide, wann du es tun wirst“ (wichtig, aber nicht dringend)

Dieser Quadrant ist der strategische Teil der Matrix, ideal für die langfristige Entwicklung. Die darin enthaltenen Elemente sind wichtig, erfordern jedoch keine sofortige Aufmerksamkeit. Gleichzeitig haben Aufgaben eine gewisse Deadline und werden auch persönlich erledigt.

• Quadrant III – „An jemanden delegieren“ (dringend, aber nicht wichtig)

Telefonanrufe, E-Mails sowie Besprechungs- und Veranstaltungsplanung fallen in diesen Quadranten. Diese Arten von Aufgaben erfordern normalerweise keine persönliche Aufmerksamkeit, da sie kein messbares Ergebnis implizieren. Quadrant III hilft Ihnen, Ablenkungen von wichtiger Arbeit zu minimieren. Delegieren ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

• Quadrant IV – „Mach es später“ (nicht wichtig, nicht dringend)

Aktivitäten, die in Quadrant IV fallen, sind verwandte Aktivitäten, die keinen Wert liefern. Einfach gesagt, dies ist etwas, das immer ohne Angst vor Konsequenzen aufgeschoben werden kann. Diese Dinge brauchen Zeit und stehen den wichtigeren Aufgaben im Weg, die Sie zu den ersten beiden Quadranten beitragen.

Auswahl einer Farbe für die Matrix

Weisen Sie jedem der Quadranten der Matrix eine Farbe zu und ordnen Sie ihm eine Prioritätsstufe zu.

Zum Beispiel:

Rot = dringend.

Gelb = wichtig, aber nicht sehr dringend.

Grün = dringend, aber nicht wichtig.

Grau = nicht dringend, nicht wichtig.

Wenn Sie die Matrix für berufliche Zwecke verwenden, werden Sie feststellen, dass die meisten Aufgaben in die Quadranten I und III fallen. Quadrant-II-Aktivitäten erzielen die bedeutendsten Ergebnisse, da es sich um Geschäftsziele handelt, die sich auf den langfristigen Erfolg des Unternehmens auswirken und selten als dringend eingestuft werden.

Am schwersten zu verstehen ist, was Sie vom geplanten Kurs ablenkt. Aber wenn Sie sich mit diesem grundlegenden Problem des Zeitmanagements auseinandersetzen, werden Sie den Gedanken an verschwendete Stunden los. Stellen Sie sich zwei Fragen, um Ihre langfristigen Entscheidungsstrategien zu leiten:

• Wann erledigen Sie wichtige, aber nicht dringende Aufgaben?
• Wann können Sie sich Zeit für wichtige Aufgaben nehmen, bevor sie plötzlich dringend werden?

Es sei daran erinnert, dass manchmal Aufgaben aus einem Quadranten plötzlich in einen anderen fallen. Wenn ein Notfall eintritt, ändern sich Ihre Prioritäten. Beispiel: Sie besitzen ein kleines Unternehmen und ein verärgerter Kunde ruft an und bittet darum, von einem Manager wegen einer Lieferverzögerung kontaktiert zu werden. Dieses Problem wird sich sofort über die anderen Elemente in der Matrix erheben.

Die Aufgabenverteilung nach Quadranten hat einige Besonderheiten, die es zu beachten gilt:

1. To-Do-Listen erleichtern das Leben. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Zuweisen von Aufgaben die richtigen Fragen stellen, um festzustellen, was zuerst erledigt werden muss. Der Schlüssel ist Priorität.
2. Sie können jedem Quadranten viele Aktivitäten und Aufgaben hinzufügen, aber es ist am besten, die maximale Anzahl auf nicht mehr als acht Elemente zu begrenzen. Andernfalls entfernen Sie sich vom Hauptziel - der Erfüllung der Aufgabe.
3. Erstellen Sie getrennte Matrizen für Beruf und Privatleben.
4. Nur Sie können die Prioritätsstufe der Elemente in Ihrer Liste bestimmen. Beginnen Sie jeden Morgen mit einer To-Do-Liste aus der Matrix, und am Ende der Woche sehen Sie das Ergebnis.

Eisenhower-Matrix-Vorlage

Um den Aufgabenverteilungsprozess zu vereinfachen, verwenden Sie die vom Evernote-Dienst entwickelte Vorlage:

Die Eisenhower-Matrix kann in die Projektmanagement-Software Trello übersetzt werden. Erstellen Sie eine Aufgabenliste für jedes der vier Boards (=Quadranten) und erstellen Sie ein separates Inbox-Board, auf dem alle Aufgaben landen, bis sie den Quadranten zugewiesen werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitsbelastung visuell einschätzen.

Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug, das Ihnen hilft, den Zustand der Analyselähmung zu vermeiden, der jedes Mal auftritt, wenn Sie nicht einmal wissen, wo Sie anfangen sollen.

Es ist bekannt, dass jede Minute, die für die Planung von Aktivitäten aufgewendet wird, spart 10 Minuten Ausführung. Es dauert 10-12 Minuten, um die Arbeit für den nächsten Tag zu planen. Gleichzeitig ist es wichtig zu verstehen, dass die gleiche Planung zu Beginn des Arbeitstages etwa eine Stunde dauert. Wieso den? Der Grund dafür kann durch den gebräuchlichen Satz "zuerst müssen Sie Ihre Gedanken sammeln" angegeben werden.

Morgens ist es schwieriger zu planen, da das Gehirn langsam aufwacht und in die aktive Arbeitsphase übergeht. Es ist eine Sache, mit einer täglichen Routine aufzuwachen und einfach den Plänen zu folgen, egal was versucht, sie zu stören, es ist eine andere Sache, zu versuchen, einen Tag zu planen, der bereits begonnen hat, wenn allerlei soziale Kleinigkeiten, Fluktuation, unerwartete Anrufe wird einbrechen. All dies wird von Priorisierung und Timing ablenken.

So, Eine Minute Planung spart 10 Minuten Echtzeit, das heißt, 10-12 Minuten am Ende des Arbeitstages sparen 100-120 Minuten des nächsten gut geplanten Tages, dh sie erhöhen die tägliche Produktivität um 25%, was bis zu 4-5 voll sein kann -flügge eingesparte Arbeitstage pro Monat. Außerdem, Die Entwicklung eines klaren Tagesplans spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Effizienz.

Genregesetze: Pareto- und Eisenhower-Prinzipien

Es gibt zwei Prioritäten Prinzip der Planung alles, einschließlich des Arbeitstages.

Das Pareto-Prinzip Bekenntnis zur Wirkung von konzentriertem Stress, und Eisenhower-Prinzip- das Prinzip der Abstufung nach Prioritäten. Das Pareto-Prinzip nutzt die Hypothese, dass die Konzentration auf die wichtigste Aktivität den größten Einfluss auf das Erreichen der gewünschten Ergebnisse hat (die 20/80-Regel: 20 % der Zeit auf die wichtigsten Probleme zu konzentrieren, führt zu 80 % der Ergebnisse) .

Das Eisenhower-Prinzip teilt Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in die Aufgaben A, B und C ein (A – wichtig und dringend; sofort erledigen; B – wichtig, nicht dringend; Fristen oder Zeiträume für die Erledigung festlegen; C – nicht wichtig, aber dringend – idealerweise delegieren).

In Übereinstimmung mit diesen Grundsätzen Jeder Tag muss einen Plan haben, bestehend aus wichtigen Fällen, für die Sie mindestens 20 % der Zeit aufwenden müssen, sowie Fällen von geringerer Bedeutung. Gleichzeitig ist es im Idealfall notwendig, große Aufgaben in kleine zu zerlegen und Befugnisse zu delegieren, sofern dies zulässig ist.

Höchste Priorität sollten auch Aufgaben erhalten, die mehr Aufwand erfordern (z. B. die Entwicklung einer neuen Strategie, das Thema Wiederaufbau etc.). Experten empfehlen, in diese Gruppe "unangenehme" Aufgaben aufzunehmen, deren Ausführung schlechte Laune verursachen kann.

Bei der Planung ist es sehr wichtig, die vorrangigen Bereiche zu verstehen und sich nicht durch den Umsatz, die Anforderungen sozialer Aktivitäten (auf die eine oder andere Weise verbringen wir einige Zeit mit der Kommunikation mit Kollegen) und andere Momente von der festgelegten Route ablenken zu lassen die „Karte des Tages“. Es wird auch empfohlen, nicht mehr als drei wichtige und im Allgemeinen mehr als zehn Fälle für einen Tag einzuplanen; und gleichzeitig die wichtigsten, schwierigsten und unangenehmsten Aufgaben für die für Sie günstigste Zeit des Arbeitstages planen.

Natürlich sind wir alle verschieden und jeder kann seine produktivste Zeit verfolgen, aber es gibt einige allgemeine Regeln für den Alltag. Zum Beispiel wird angenommen, dass die Arbeitsproduktivität wirklich vom Wochentag abhängen kann (Montag ist nicht für neue globale Angelegenheiten, der Höhepunkt der Arbeitsaktivität fällt auf Dienstag von 10 bis 13 Uhr). Theoretisch und zeitlich für kreative oder schwierige Aufgaben sollte man Intervalle von 10 bis 12 Uhr und von 15 bis 17 Uhr wählen.

In diesem Zusammenhang Die Planung kann durch das Befolgen eines gemeinsamen Musters unterstützt werden, der die Zeitintervalle für die täglichen Routinen und für die Lösung der Probleme des jeweiligen Tages definiert.

Es könnte etwa so aussehen:

• 9:00-10:00 - Mail, Instant Messenger (es ist wichtig, Instant-Kommunikationstools zum Zeitpunkt der Hauptarbeit auszuschalten, sonst gibt es keine Zeitersparnis), Abstimmung des zuvor erstellten Plans;
• 10:00-12:00 - Arbeit an wichtigen Aufgaben;
• 12:00-13:00 - Mittagessen, Post, Boten, Zeitreserve;
• 13:00-15:00 - Bearbeitung aktueller Aufgaben;
• 15:00-17:00 - Arbeit an wichtigen Aufgaben;
• 17:00-18:00 - Post, Instant Messenger, dringende und unwichtige Angelegenheiten, Planung für morgen.

Wenn es eine Vorlage gibt, bleibt es, die konkreten Aufgaben in den Blöcken A, B und C genau zu planen. Wenn möglich, wie wir bereits festgelegt haben, müssen große Fälle aufgeteilt und kleine homogene Aufgaben zusammengefasst und in Serie durchgeführt werden . Sechsmal 10 Minuten telefonieren ist nicht dasselbe wie eine Stunde telefonieren, da man sich in diesem Fall sechsmal auf homogene Tätigkeiten entsprechend vorbereiten muss. Wozu?

Verwandte Geheimnisse der Planung eines Arbeitstages

Aber die Tatsache, eine Liste für den Tag zusammenzustellen, ist nicht so wichtig, sondern die Herangehensweise und eine Reihe verwandter Komponenten. So ist es beispielsweise nicht notwendig, Fälle aufzuschreiben: Sie können einen Plan in Ihrem Kopf formulieren. Oder Sie können z. B. nicht minutengenau planen, die ewige Wette auf höhere Gewalt eingehen, wissen aber genau, welche Fristen Sie geschäftlich haben und bei welchem ​​Ausstieg aus dem Zeitplan Sie unwichtige Dinge auslassen oder aufhören sollten, Dinge zu erledigen, die dauern viel mehr Zeit.

Nützlich auch frühstücken Sie vor der Arbeit ausgiebig und lecker(das ist ein Energiepfand), beginne gleichzeitig mit der Arbeit (das ist eine Regel der Selbstdisziplin), beginne den Tag nicht mit Kaffee und Zigaretten mit Kollegen, sondern mit einer Überprüfung des unteren Plans und gleichzeitig - und viele Menschen vergessen dies am häufigsten - vereinbaren Sie die Plantage mit der Sekretärin und den an diesem Plan beteiligten Mitarbeitern.

Es hilft, sich auf die Hauptsache zu konzentrieren und nicht auf einen vollgestopften Tisch, und die Fähigkeit, „Zeit zu verhandeln“ (geben Sie ehrlich zu, dass Sie für eine Aufgabe keine Zeit haben, wenn Ihnen unrealistische Fristen gesetzt werden) und das Leugnen impulsiver Handlungen und Entscheidungen (jemand etwas in einem Brief geschrieben - ich wollte scharf reagieren, das hat Zeit und Nerven gekostet, das ist völlig unnötig) und Handlungen zu vermeiden, die unerwünschte Folgen haben können (übermäßige Neugier oder der Versuch, sich einzuschmeicheln, kann zu einer erhöhten Verantwortung führen, ohne die Zeit zu verlängern vervollständigen sie).

Es scheint, dass dies nicht direkt auf die Planung zutrifft, aber in Wirklichkeit hilft es sehr, jeden einzelnen Arbeitstag und idealerweise sowohl Wochen als auch Monate zu strukturieren.

Zu ähnlichen kleinen Geheimnissen gehören auch: die Regel der konstruktiven Pausen (es ist notwendig, sich auszuruhen, aber nur diese Minuten der Ruhe am Tag sollten auch eingeplant werden), die Regel der abgeschlossenen Handlung (im Idealfall muss man alles zu Ende führen, was man begonnen hat pünktlich) und die Regel der maximalen Konzentration (man kann nicht mehrere Dinge gleichzeitig erledigen).

Wenn Sie all diese einfachen Gesetze im Kopf behalten, vergessen Sie nicht jeden nächsten Tag planen können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern im Allgemeinen Ihre Effizienz maximieren, was unweigerlich zu Geschäftserfolg und Weiterentwicklung zum Besseren führt.

Benannt ist dieses Prinzip nach General Eisenhower, dem späteren Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika. Sie sagen, dass der erfahrene Manager Eisenhower ihn aktiv in seiner Arbeit eingesetzt hat. Er teilte alle Fälle, Aufgaben und Fragen in vier Unterarten ein, wobei er sich an der folgenden Matrix orientierte.

Das glaubt man wichtig und dringend Sie müssen die Dinge selbst erledigen, und zwar sofort. Aber die ganze Kunst des Zeitmanagements zielt gerade darauf ab, die Dinge nicht so weit zu bringen.

Darüber hinaus stehen für die meisten Menschen alle anderen dringenden Angelegenheiten im Vordergrund. Was nicht immer wichtig ist. Woran erkennt man, ob etwas wichtig ist oder nicht? Sehr einfach. Als wichtig erachten wir alle Fälle, deren Umsetzung unmittelbar notwendig ist. um unsere Ziele zu erreichen"ABER". Wenn also ein bestimmter Fall nicht notwendig ist, um eines unserer drei "A"-Ziele zu erreichen, ist es nicht wichtig.

So verbringen viele Menschen zunächst Zeit mit irgendwelchen dringenden Angelegenheiten, die aber fast alle nichts mit dem Erreichen der Ziele „A“ zu tun haben. Gleichzeitig wird die Zielerreichung „A“ immer wieder verschoben. Schließlich wichtig, aber nicht dringend kann immer warten!

Schließlich wird viel Zeit für Aufgaben aufgewendet, die weder wichtig noch dringend sind. Aber sie sind am einfachsten zu behandeln. Wir können uns nicht dazu zwingen, etwas Sinnvolles zu tun – und geben uns Routineprozessen hin. Wir sortieren mehrmals täglich E-Mails. Wir besuchen die gleichen Seiten. Informationen sammeln, die wir nicht wirklich brauchen. Wenn wir uns mit etwas Unwichtigem beschäftigt haben, haben wir einen guten Grund, Wichtigeres, aber auch Schwierigeres beiseite zu legen.

Wie können Sie Ihre Zeit effizienter nutzen, geleitet vom Eisenhower-Prinzip?

Planen Sie Ihre Zeit zunächst nach Wichtigkeit und Wichtigkeit der Aufgaben und nicht nach ihrem Anteil an der Gesamtzahl der Aufgaben!

Überlegen Sie zum Beispiel, wie die Zeit der Manager verteilt ist. Die wichtigsten Aufgaben (Kategorie „A“) machen etwa 15 % der Gesamtzahl aller Aufgaben und Fälle aus, mit denen der Manager beschäftigt ist. Die Eigenwichtigkeit dieser Aufgaben (bezogen auf den Beitrag zur Zielerreichung) beträgt jedoch ca. 65 % .

Aber das ist, wenn wir über die Aufgaben sprechen, die zur Lösung von Produktionsproblemen erforderlich sind! Gleichzeitig kann das Erreichen der eigenen Ziele „A“ komplett bestraft werden – sowohl während der Arbeitszeit als auch außerhalb der Arbeitszeit.

Offensichtlich ist es am profitabelsten, das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, um die Ziele "A" zu erreichen - sowohl beruflich als auch privat. Wenn Sie wichtige, aber nicht dringende Dinge im Voraus sortieren und ihnen viel Zeit und Mühe widmen, werden die meisten von ihnen keine Zeit haben, wichtig und dringend zu werden. Von den restlichen Fällen, die Sie benötigen loswerden. Dringende, aber unwichtige Dinge - an jemanden delegieren (soweit möglich). Nicht dringend und unwichtig – einfach nicht tun (soweit möglich). Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und Energie mit ihnen. Und wenn Sie wirklich ausgeben, dann mindestens. Und so wenig wie möglich. Übrigens, das ist der Grund, warum ich nicht mehr als ein- oder zweimal im Monat E-Mails durchgehe.

Es ist extrem wichtig zu lernen sich weigern aus den meisten Fällen. Vor allem von denen, die weder für Sie persönlich noch für Ihre Arbeit mit den Zielen von „A“ zu tun haben. Je weniger Fälle und Aufträge Sie übernehmen, desto mehr Zeit haben Sie für wirklich wichtige Aufgaben. Kein Wunder, dass sie sagen, dass das Hauptwort im Zeitmanagement das Wort "NEIN" ist.

Im Allgemeinen nähert sich das Ideal des Zeitmanagements an:

☼ verbringen Sie die maximale Zeit mit „A“-Fällen und nur mit ihnen;

☼ in den Pausen zwischen den Fällen verbringt "A" viel Zeit mit guter Erholung;

☼ Genügend Zeit zum Schlafen, das heißt, genug Schlaf bekommen.

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie unwichtige Dinge vollständig aus dem Zeitplan ausschließen können. Andererseits, zielgerichtet(laut Alan Lacaine) sollten Menschen mindestens 5 Stunden pro Woche ihren „A“-Aktivitäten widmen. Können Sie sich vorstellen, was passiert, wenn Sie ein Drittel oder sogar die Hälfte der Zeit, die Sie dem Geschäft widmen, für Geschäft „A“ aufwenden? Gleichzeitig auf jede erdenkliche Weise die Zeit für unwichtige Dinge einschränken? Und viel Zeit für gute Erholung und Schlaf aufwenden?

Darauf zielt letztlich ein flexibler Ansatz zum Zeitmanagement ab, der auf dem Zeitmanagementsystem von Lyubishchev basiert Entwicklung eines Zeitgefühls mit Hilfe der Zeitmessung. Wir werden dieses System weiter besprechen!

Aber lassen Sie uns vorher überlegen, wie ein Manager und insbesondere ein Geschäftsinhaber seine Zeit für die Führung eines Unternehmens optimieren können.

Anstatt Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben, verschwenden wir unsere Energie oft mit dringenden, aber weniger wichtigen Dingen.

Es kommt selten vor, dass eine wichtige Aufgabe heute oder in dieser Woche erledigt werden muss, während eine dringende Aufgabe normalerweise sofort erledigt werden soll.

Frag dich selbst:

Bin ich es gewohnt, von einer dringenden Aufgabe zur nächsten zu „eilen“?

Bleiben dadurch wirklich wichtige Aufgaben unerfüllt?

Die vom amerikanischen General Dwight Eisenhower vorgeschlagene Regel ist ein einfaches Hilfsmittel, insbesondere für die Fälle, in denen schnell entschieden werden muss, welcher Aufgabe der Vorzug gegeben werden soll. Danach werden Prioritäten nach Kriterien wie Dringlichkeit und Wichtigkeit des Falls festgelegt.

Je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgabe gibt es vier Möglichkeiten, diese zu bewerten und (schlussendlich) zu erledigen:

1. Dringende/wichtige Angelegenheiten.

Sie sollten sofort angenommen und selbst durchgeführt werden.

2. Dringende/weniger wichtige Dinge.

Hier besteht die Gefahr, der „Tyrannei“ der Eile zu verfallen und sich in der Folge ganz der Lösung einer bestimmten Aufgabe zu ergeben, weil sie dringend ist. Wenn es aber nicht so wichtig ist, dann sollte es auf jeden Fall delegiert werden, da für seine Umsetzung keine besonderen Eigenschaften erforderlich sind.

3. Weniger dringende/wichtige Aufgaben.

Sie müssen nicht dringend erledigt werden, sie können in der Regel warten. Schwierigkeiten hier werden früher oder später zu dringenden und müssen schnellstmöglich von Ihnen persönlich gelöst werden.

Daher empfehlen wir Ihnen: Überprüfen Sie den Wichtigkeitsgrad und versuchen Sie Aufgaben dieser Art ganz oder teilweise Ihren Mitarbeitern anzuvertrauen. Neben der Tatsache, dass Sie selbst abladen, können Sie dazu beitragen, die Arbeitsmotivation und die Qualifikation Ihrer Untergebenen zu steigern, indem Sie ihnen verantwortungsvolle Aufgaben übertragen.

4. weniger dringende/weniger wichtige Aufgaben.

Sehr oft landen Koffer dieser Kategorie auf einem Schreibtisch, der bereits mit Papieren übersät ist. Wenn Sie plötzlich anfangen, diese Dinge zu tun und die Aufgaben der ersten Kategorie vergessen, sollten Sie sich nicht über Überlastung mit Arbeit beschweren. Auch Ihre Untergebenen sollten nicht für die Aufgaben dieser Gruppe herangezogen werden.

Vermeiden Sie unwesentliche und nicht dringende Aufgaben!

Nehmen Sie sich Mut, den Papierkorb (Objekt "K" in der Grafik) öfter zu benutzen!

Wenn Sie Ihre Aufgaben konsequent nach dem Eisenhower-Prinzip kategorisieren, steigern Sie Ihre Produktivität (Produktivität, Effektivität) deutlich!

Noch einmal die Argumente für diese Schlussfolgerung:

Sie beginnen mit den wichtigsten Aufgaben und konzentrieren sich ausschließlich auf diese. Sie entlasten sich für wirklich wichtige Führungsaufgaben und motivieren die Arbeit Ihrer Untergebenen.

Sie beziehen Ihre Mitarbeiter in Ihren Verantwortungsbereich und weisen sie an, nicht nur weniger wichtige (Routine-)Aufgaben zu erledigen.

Sie können die Anforderungen an Ihre Untergebenen erhöhen und diejenigen fördern, die über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen.

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Im endlosen Strom der alltäglichen Aktivitäten kann man leicht durcheinander kommen, denn jeden Tag werden es mehr und mehr. Die unerledigten Aufgaben von gestern werden zu den heutigen, und was wir heute nicht tun konnten, wird automatisch auf morgen verschoben. Dadurch können sich so viele Dinge ansammeln, die man später nicht mehr erkennen kann: was gemacht wurde, was in Arbeit ist und was sonst noch in den Startlöchern steht.

Solche oder detaillierte Situationen treten häufig bei Menschen auf, die dem Prozess der Planung ihrer Aktivitäten nicht die gebührende Aufmerksamkeit schenken. Natürlich werden Fähigkeiten nicht in der Schule vermittelt, und viele Eltern und andere Menschen, die als Erzieher im Prozess unserer Entwicklung fungieren, wissen oft nicht wirklich, wie sie ihre Aktivitäten selbst planen sollen, obwohl dies überhaupt nicht schwierig ist. Es bekommt einfach nicht die Aufmerksamkeit, die es verdient.

Heutzutage gibt es jedoch viele ausgezeichnete Planungstechniken, mit denen Sie lernen können, wie Sie Ihre Zeitressourcen rational nutzen und den maximalen Nutzen aus diesem Prozess für sich selbst ziehen können. Aber in diesem Artikel werden wir nicht alle diese Techniken betrachten, sondern nur ein Beispiel geben, das sich durch seine Einfachheit und Effektivität auszeichnet. Diese Technik wird als „Eisenhower-Matrix“ bezeichnet.

Die Eisenhower-Matrix ist eines der beliebtesten Zeitmanagement-Tools und wird von vielen Menschen auf der ganzen Welt verwendet: von einfachen Mitarbeitern und mittleren Managern bis hin zu CEOs großer Firmen und weltberühmter Konzerne. Der Gründer dieser Matrix ist der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, Dwight David Eisenhower. Wie Sie sich vorstellen können, war dieser Mann sehr beschäftigt und musste viele verschiedene Dinge tun, die mit seinen Aktivitäten zu tun hatten. Aus diesem Grund war er damit beschäftigt, seinen Arbeitsplan und seine To-Do-Liste zu optimieren. Das Ergebnis seiner Forschung war die Matrix, die wir betrachten.

Die Bedeutung der Eisenhower-Matrix besteht hauptsächlich darin, zu lernen, wie Sie alle Ihre Aufgaben richtig verteilen, zwischen wichtig und dringend, nicht dringend und am wenigsten wichtig unterscheiden und auch die Zeit für die Erledigung von Geschäften, die nicht gegeben sind, auf das Maximum reduzieren keine signifikanten Ergebnisse. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie das alles in der Praxis funktioniert.

Die Essenz der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten, deren Basis zwei Achsen sind - dies ist die Wichtigkeitsachse (vertikal) und die Dringlichkeitsachse (horizontal). Als Ergebnis stellt sich heraus, dass sich jeder Quadrant in seinen qualitativen Indikatoren unterscheidet. Alle Aufgaben und Fälle werden in jedem der Quadranten aufgezeichnet, wodurch ein äußerst klares und objektives Bild darüber entsteht, was zuerst getan werden sollte, was als zweites getan werden sollte und was überhaupt nicht getan werden sollte. All dies ist ganz einfach, aber es wird auf jeden Fall nicht überflüssig sein, einige Erklärungen zu geben.

Quadrant A: wichtige und dringende Angelegenheiten

Bei idealer Planung sollte dieser Quadrant der Matrix leer bleiben, da Das Auftreten wichtiger und dringender Fälle ist ein Indikator für Desorganisation und die Annahme einer Blockade. Dieser Teil des Zeitplans füllt sich für viele Menschen aufgrund ihrer angeborenen Faulheit und falschen Priorisierung. Natürlich können solche Fälle manchmal bei jeder Person auftreten, aber wenn dies täglich passiert, dann ist es Zeit, darauf zu achten.

Daher sollte das Auftreten von Fällen im A-Quadranten vermieden werden. Und dazu müssen nur die Punkte der restlichen Quadranten rechtzeitig erfüllt werden. Aber wenn sich noch etwas lohnt, in den ersten Quadranten einzutreten, dann das hier:

• Fälle, deren Scheitern die Zielerreichung beeinträchtigt
• Dinge, die, wenn sie nicht getan werden, Schwierigkeiten und Probleme verursachen können
• Fälle im Zusammenhang mit der Gesundheit

Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es so etwas wie „Delegation“ gibt. Das heißt, wenn es Fälle in Ihrem A-Quadranten gibt, die an jemanden delegiert werden können, sollten Sie diese Gelegenheit unbedingt nutzen, um andere wichtige und dringende Angelegenheiten so schnell wie möglich zu lösen.

Quadrant B: wichtig, aber nicht dringend

Der zweite Quadrant verdient die meiste Aufmerksamkeit, weil Die darin enthaltenen Angelegenheiten sind am wichtigsten und vielversprechendsten, und aus ihnen sollten die täglichen Aufgaben eines jeden Menschen bestehen. Es wurde beobachtet, dass Menschen, die sich überwiegend mit den Angelegenheiten dieses Quadranten beschäftigen, den größten Erfolg im Leben erzielen, befördert werden, mehr Geld verdienen, genügend Freizeit haben und ein glückliches und erfülltes Leben führen.

Achten Sie auch darauf, dass die fehlende Dringlichkeit es Ihnen ermöglicht, die Lösung von Problemen bewusster und konstruktiver anzugehen, und dies wiederum ermöglicht es einer Person, ihr Potenzial voll auszuschöpfen und alle seine Nuancen unabhängig zu überdenken Tätigkeit und verwalten den Zeitrahmen seiner Angelegenheiten. Aber unter anderem müssen Sie hier bedenken, dass Dinge, die im B-Quadranten sind, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden, leicht in den A-Quadranten fallen können, noch wichtiger werden und eine schnelle Erledigung erfordern.

Erfahrene Zeitmanagement-Spezialisten empfehlen, im B-Quadranten alle aktuellen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Haupttätigkeit, der Arbeitsplanung und -analyse, der Schulung und der Einhaltung des optimalen Zeitplans aufzunehmen und. Diese. alles was unseren Alltag ausmacht.

Quadrant C: dringend, aber nicht wichtig

Die Aktivitäten, die sich in diesem Quadranten befinden, sind größtenteils ablenkend und bringen die Person den beabsichtigten Ergebnissen nicht näher. Oftmals behindern sie nur die Konzentration auf wirklich wichtige Aufgaben und mindern die Effizienz. Das Wichtigste bei der Arbeit mit der Matrix ist, dringende Angelegenheiten aus dem C-Quadranten nicht mit dringenden Angelegenheiten aus dem A-Quadranten zu verwechseln, da sonst Verwirrung entsteht und das, was zuerst zu tun ist, im Hintergrund bleibt. Erinnere dich immer an deine eigenen und lerne, das Wichtige vom Nebensächlichen zu unterscheiden.

Zu den Dingen im C-Quadranten gehören zum Beispiel Meetings oder Verhandlungen, die von jemandem von der Seite aufgezwungen wurden, Geburtstagsfeiern von nicht sehr nahestehenden Personen, plötzliche Hausarbeiten, Beseitigung von Ablenkungen, die nicht lebensnotwendig sind, aber Aufmerksamkeit erfordern (eine zerbrochene Vase, a eine Mikrowelle hat einen Herd kaputt gemacht, eine Glühbirne ist durchgebrannt usw.), sowie allerlei andere Dinge, die Sie nicht voranbringen, sondern nur bremsen.

Quadrant D: Nicht dringend oder wichtig

Aufgaben, die sich auf den letzten Quadranten beziehen, bringen überhaupt keinen Nutzen. In vielen Fällen ist es sinnvoll, sie nicht nur zuletzt, sondern überhaupt nicht zu behandeln. Obwohl Sie unbedingt über sie Bescheid wissen müssen, denn. Sie sind die Zeitverschwender.

Interessant ist auch ein weiteres Merkmal der Fälle aus dieser Gruppe: Sie sind für viele Menschen sehr attraktiv - diese Fälle sind einfach auszuführen und bereiten Freude, ermöglichen es Ihnen, sich zu entspannen und eine gute Zeit zu haben. Daher kann es ziemlich problematisch sein, der Versuchung zu widerstehen, mit ihnen zu trainieren. Aber es ist absolut notwendig, dies zu tun.

Im D-Quadranten können Sie Dinge aufschreiben, wie mit Freunden über etwas Unwichtiges telefonieren, unnötige Korrespondenz oder Zeit in sozialen Netzwerken verbringen, Fernsehsendungen und verschiedene „verblüffende“ Fernsehsendungen, Computerspiele usw. ansehen. Natürlich sollte sich jeder Mensch regelmäßig entspannen und sich irgendwie unterhalten, aber es gibt interessantere und sich entwickelnde Möglichkeiten dafür: Lesen, Besuch von Fitnessstudios und Schwimmbädern, Ausflüge in die Natur usw. Wenn Sie sich nicht ganz von Dingen aus dem D-Quadranten lösen können oder wollen, dann müssen Sie deren Umsetzung zumindest bis zu dem Zeitpunkt verschieben, an dem die Dinge aus dem B- und C-Quadranten abgeschlossen sind, und zu dem Zeitpunkt wird den Angelegenheiten des D-Quadranten gewidmet sein, sollte minimiert werden. Hier trifft für jeden das bekannte Sprichwort zu: „Cause is time, fun is a hour.“

Sobald Sie die Eisenhower-Matrix beherrschen und lernen, Ihre Angelegenheiten darin richtig zu verteilen, werden Sie feststellen, dass Sie ziemlich viel neue Freizeit haben, Sie schaffen es, alles pünktlich und ohne Eile zu erledigen, alle Ihre Angelegenheiten sind in Ordnung Ihre Ziele werden nacheinander erreicht, und Sie selbst sind fast immer gut gelaunt und gut gelaunt. Es geht darum, organisiert und konzentriert zu sein. Wahrscheinlich bemerken Sie selbst von Zeit zu Zeit, dass unorganisierte Menschen immer im Kreislauf einiger unverständlicher Angelegenheiten sind, sie sind immer mit etwas Dummem beschäftigt, aber „sehr wichtig“, sie sehen müde und genervt aus. Viele Unterscheidungsmerkmale können genannt werden. Aber das ist nicht das Entscheidende, sondern die Tatsache, dass wir anders handeln müssen, wenn Sie und ich keine ähnlichen Ergebnisse haben wollen. Wir müssen nämlich organisiert sein, klar verstehen, was und wann wir tun müssen und warum wir das alles tun. Und die Eisenhower-Matrix ist dafür großartig.

Wir wünschen Ihnen viel Glück und Erfolg beim Erlernen Ihrer neuen Fähigkeit!