Die Eisenhower-Matrix bleibt bestehen, um eine Auswahl und Priorisierung zu ermöglichen. Ihr Grundstein wurde am 14. Oktober 1890 gelegt, gleichzeitig mit der Geburt ihres Gründers Dwight Eisenhower in Denison, Texas. Die Familie Eisenhower war gewöhnlich und zeichnete sich durch nichts Besonderes aus.

Während der Grundsteinlegung für das Eisenhower Museum am 4. Juni 1952 sagte Dwight: „Später wurde mir klar, dass wir sehr arm waren. Wir wussten nur, was uns unsere Eltern nicht müde wurden zu wiederholen – Dir stehen alle Wege offen. Sei nicht faul, benutze sie." Die Eltern, David und Aida, nutzten diese Gelegenheiten nie, während sie ihre ganze Hoffnung auf ihre Söhne setzten. Sie entwickelten in ihnen Eigenschaften wie Unabhängigkeit, Ehrlichkeit und Zielstrebigkeit. Es waren diese Eigenschaften, die später im Leben eines der Söhne eine Schlüsselrolle spielten - ein herausragender Mensch, Ehemann, Vater, General und Präsident der Vereinigten Staaten.

Die Fähigkeit, sich zu beherrschen, kam Dwight nicht plötzlich und nicht sofort. Der Weg zur Beherrschung dieser Fähigkeit war lang und interessant. Seine ersten Fähigkeiten als Leiter und Organisator zeigten sich bei der Organisation von Fußball- oder Baseball-Freundschaftsspielen zwischen Schulen. Anschließend Entwicklung und die Verbesserung ihrer Fähigkeiten wurde an der Militärakademie und danach in der regulären Armee fortgesetzt. Für seine Leistungen wurde Dwight Eisenhower zum Major befördert und 1925 an die Command and Staff School in Leavenworth, Kansas, geschickt.

Eine Besonderheit der Schule war die Unterrichtsmethodik. Die Ausbildung bestand darin, bestimmte Kriegsspiele zu organisieren. Die Zuhörer erhielten Aufgaben in Form von Einführungsaufgaben, die Informationen über feindliche Formationen, Feindzahlen, Geländemerkmale, Position, gewählte Strategie und andere Indikatoren enthielten. Anhand der erhaltenen Daten mussten die Kommandeure die Arbeit des Hauptquartiers organisieren, die Verantwortungsbereiche zwischen ihren Untergebenen festlegen und einen klaren Aktionsplan zur Erfüllung des Kampfauftrags entwickeln.

Die Arbeitsbelastung an der Hauptschule war an der Grenze menschlicher Fähigkeiten, aber nicht für Dwight Eisenhower. Er begann geschickt, die von ihm entwickelte Planungs- und Priorisierungsmethodik anzuwenden, die nicht nur ihre Aktualität nicht verloren hat, sondern auch eine der wichtigsten im Bereich der Planung ist. Die von Eisenhower vorgeschlagene Methode ermöglicht es Ihnen, Fälle gleichzeitig nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Er identifizierte vier Kriterien, anhand derer es möglich ist, die Aufgaben mit der höchsten Priorität für die spätere Auswirkung auf das Endergebnis zu identifizieren und hervorzuheben. Die Wichtigkeit wird durch das Ausmaß bestimmt, in dem das Ergebnis der Ausführung die Aktivität beeinflusst.

Die Dringlichkeit wird gleichzeitig durch zwei Faktoren bestimmt:

• Wie schnell müssen Sie das Problem lösen;
• Wie die Ausführung einer Aufgabe mit einem Zeitintervall verbunden ist.

Gemäß der Eisenhower-Matrix muss jeder Fall einem von vier Kriterien zugeordnet werden:

Eisenhower-Matrix

Jedes der vier identifizierten Kriterien enthält eine spezifische Liste von Fällen. Wir werden sie etwas genauer analysieren. Tabelle 1.1. es wird eine Liste von Schlüsselindikatoren angegeben, die einem der vier Kriterien entsprechen, anhand derer festgestellt werden kann, ob diese oder jene Aufgabe darunter fällt oder nicht.

Tabelle 1.1. Indikatoren für die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben

Aufgabentyp: „Dringend und wichtig“

In diesen Quadranten fallen Fälle, die entweder außer Kontrolle geraten sind oder nicht geplant waren und plötzlich aufgetreten sind. Alles, was die oben genannten Kriterien im angegebenen Quadranten erfüllt, muss selbstständig und zeitnah gelöst werden. Eine Verzögerung bei der Lösung solcher Probleme kann zu erheblichen Schäden und Verlusten führen. Wenn die Liste der Fälle, die in diesen Quadranten fallen, nicht abnimmt, sondern im Gegenteil regelmäßig ergänzt wird, können wir auf Probleme bei der Planung schließen. Die Lösung besteht darin, Ihre Aktivitäten zu überprüfen und sich einer speziellen Schulung in effektiven Planungstechniken zu unterziehen.

Aufgabentyp: „Wichtig, aber nicht dringend“

Dies sind die Hauptaufgaben, die ein Manager jeder Ebene lösen muss. Diese Aufgaben stehen im Zusammenhang mit zukunftsorientierten Aufgaben. Indem Sie die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip anwenden und es wie folgt formulieren: „20 % der Aufgaben sind Schlüsselaufgaben, die erledigt werden müssen, um 80 % des Ergebnisses zu erzielen“, beginnen Sie, Ihre Aufgaben effektiv und vor allem zu nutzen Arbeitszeit richtig. Darüber hinaus wissen Sie, wie Sie die Fähigkeiten der Selbstorganisation priorisieren und beherrschen.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie sich maximal anstrengen. Es erfordert eine gewisse Anstrengung, Dinge zu erledigen, die als wichtig, aber nicht dringend identifiziert wurden. Diese Aufgaben sollten die maximale Zeit in Anspruch nehmen. Die rechtzeitige Lösung dieser Probleme wird in Zukunft viele Krisen verhindern und das Entstehen neuer Chancen zur Norm werden. Bleibt noch hinzuzufügen: „Weiter so!“.

Die verbleibenden zwei Quadranten sind die üblichen Zeitsenken. Ich würde meine Zeit nicht damit verschwenden, sie zu beschreiben, aber dennoch werde ich versuchen, ihre Essenz kurz zu skizzieren, um den Prozess der Arbeit mit der Eisenhower-Matrix zu verstehen.

Aufgabentyp: „Dringend, aber nicht wichtig“

Wenn immer mehr Fälle in diesen Quadranten fallen, dann haben Sie Probleme, die dringend angegangen werden müssen, oder Sie wissen einfach nicht, wie Sie Prioritäten setzen sollen. Du machst wirklich alles außer deinem Job.

Denken Sie an die lyrische Komödie des Regisseurs Eldara Rjasanowa"Liebesaffäre am Arbeitsplatz"? Habt ihr schon erraten, für welchen Helden ich mich als Beispiel entschieden habe? Natürlich ist dies die soziale Aktivistin Shura. Damit alles an seinen Platz zurückkehrt, müssen Sie sich an Ihren Zweck erinnern. Und dafür einfach die nächste Folge spielen und die Rollen wechseln. Stellen Sie sich einerseits als Lyudmila Prokofievna und andererseits als dieselbe Shura vor und sagen Sie den folgenden Dialog:

LP: Shura, wenn ich mich recht erinnere, sind Sie in der Buchhaltung aufgeführt?

Sch.: Ja, ich denke schon.

LP: Erinnerst du dich gut?

Sch.: Ja, meiner Meinung nach.

LP: Mach weiter und kümmere dich um deine eigenen Angelegenheiten.

Und wie wir bereits festgestellt haben, ist Ihr Unternehmen die Lösung wichtiger, aber nicht dringender Aufgaben.

Art der Aufgaben: „Nicht wichtig und nicht dringend“

Sie tun mir aufrichtig leid. Du verschwendest nur dein Leben und verschwendest deine Energie für absolut unnötige Dinge. Wenn Sie bei der Arbeit ausgebrannt sind und feststellen, dass Sie öfter Zeit totschlagen, dann können Sie sagen, dass Ihre Aktivitäten ineffizient geworden sind.

Es gibt nur eine Lösung - sich dringend persönlich einer Fachschulung zu unterziehen Effizienz, Motivation und effektive Planungstechniken.

Der Artikel wurde erstmals am 20. Oktober 2013 auf Executive.ru unter der Überschrift „Kreativität ohne Kürzungen“ veröffentlicht. Neu angekündigt im Inhaltsblock im Rahmen vonbesonderes Projekt Ausgaben

Fotoquelle: twitter.com, persönliches Archiv des Autors

Oksana Klimenko Leitender Trainer-Berater im Projektmanagement, Leiter des Projektmanagements bei Just Consulting, Moskau
Neues Management-Magazin, Nr. 11, 2007

Was ist zu tun, um Ihre wertvollste Ressource – die Zeit – optimal zu nutzen? Wie kann man lernen, effizient zu planen und dem Plan genau zu folgen? Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um Tagespläne erfolgreich abzuschließen?

Beginnen wir mit einem Beispiel. Der Firmenchef geht in den neuen Tag mit der Hoffnung, Zeit zu haben, alles zu erledigen, was für heute geplant ist, und wenn es klappt, wäre es gut, ein paar Meetings in den Zeitplan zu quetschen und einen wichtigen Partner anzurufen, mit dem er zusammen war Ich hatte lange vor, zu reden, aber es hat immer noch nicht geklappt. Mit solch einer optimistischen Einstellung geht der Chef / Topmanager ans Werk. Er kommt ins Büro, stürzt sich ins Geschäft und ertappt sich bald bei dem Gedanken, dass es sehr problematisch sein wird, alles zu tun, was er sich heute vorgenommen hat. Es treten dringende Probleme auf, die sofortige Lösungen erfordern, und der Plan ändert sich bis zur Unkenntlichkeit. Der Schneeball der Fälle verwandelt sich in eine Lawine, es herrscht katastrophaler Zeitmangel, und am Ende des Arbeitstages verlegt der mit sich unzufriedene Leiter alles, wofür er heute keine Zeit hatte, auf morgen.

Es gibt die Meinung, dass wir ineffizient arbeiten, wenn der Plan nicht hundertprozentig erfüllt wird. Dies ist einer der häufigsten Planungsmythen und erhebt natürlich, wie alle Mythen, keinen Anspruch auf Wahrheit. Das muss man erstmal verstehen Der Plan ist kein Dogma sondern ein sich ständig veränderndes Führungsinstrument. Stimmen Sie zu, bei einem starken Wetterwechsel erleben wir manchmal auch negative Emotionen: Entweder ist es zu heiß oder der Herbst mit Regen und Wind kam zur falschen Zeit oder der Schnee schmolz früher als nötig ... Aber das Wetter wird sich trotzdem ändern - unabhängig von unserer Stimmung. Und man muss es als gegeben hinnehmen. So ist es mit der Planung. Je gelassener wir auf die Notwendigkeit der ständigen Anpassung von Plänen reagieren und desto eher erkennen wir das als Axiom an der Plan ändert sich während der Ausführung ständig desto erfolgreicher können wir es umsetzen.

Klassifizieren Sie alle Dinge, die Sie tun

Es gibt viele Möglichkeiten, effektiv zu planen, Bücher und Artikel wurden darüber geschrieben, spezialisierte Schulungen und Seminare wurden zu ihnen entwickelt. All das kann und soll gelernt werden. Es gibt auch verschiedene Arten der Planung, von denen die häufigsten strategisch, taktisch und operativ oder aktuell sind. Wir werden nur auf einige Aspekte der operativen Planung eingehen, die besondere Aufmerksamkeit verdienen. Denn es sind die täglichen Arbeitsbelastungen und Überlastungen im Zeitplan der Führungskraft, die den größten Stress verursachen. Wie kann man es vermeiden? Betrachten Sie mehrere Klassifizierungen, die der Führungskraft helfen, die Tagesplanung bewusster und klarer durchzuführen.

Eine Möglichkeit zu planen ist nach Arbeitszeit:

• morgen (was zu Beginn des Arbeitstages erledigt werden muss);
• Tag (Aufgaben für die erste und vor allem die zweite Tageshälfte);
• Abend (Probleme, die am Ende oder sogar am Ende des Arbeitstages gelöst werden können).

Das heißt, alle anstehenden Aufgaben für morgen sind je nach Persönlichkeitstyp („du bist eine Lerche“ oder „Eule“) in drei Blöcke gruppiert. Aufgaben, die erhebliche Anstrengungen erfordern, werden am besten angegangen, wenn Ihre Leistung am höchsten ist.

Der nächste Weg ist nach Art der Aktivität:

• Briefe;
• Arbeit mit Dokumenten;
• Beratungstätigkeiten im Unternehmen (Arbeitstreffen, Sitzungen etc.);
• Beratungstätigkeiten außerhalb des Unternehmens (Gespräche und Verhandlungen mit Partnern, Lieferanten, Kunden etc.).

Indem Sie diese Einteilung zur Bestimmung des Arbeitsaufwands für den nächsten Tag verwenden, können Sie erstens bewerten, welche Art von Fällen am besten ausgefallen sind, und sie zweitens so anpassen, dass Monotonie beseitigt wird. Idealerweise muss der Manager bestimmte Stunden für die Arbeit mit Briefen und anderen Dokumenten zuweisen und diese im Arbeitszeitplan markieren.

Kann auch tägliche Aufgaben sortieren nach Managementbereichen:

• Finanzen;
• Verkauf;
• Produktion;
• Marketing;
• Personalverwaltung usw.

Die Liste wird entsprechend der Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zusammengestellt. Sie (die Liste) sollte vollständig genug sein, um nichts zu vergessen und alles zu berücksichtigen. Was wird eine solche Planung geben? Zum einen lassen sich alle anstehenden Aktivitäten (Meetings abhalten und daran teilnehmen, Dokumente erstellen und analysieren) eindeutig dem Bereich Management und den konkreten Personen zuordnen, die an diesen Aktivitäten beteiligt und für deren Umsetzung verantwortlich sind. Auf diese Weise können Sie wiederum Aufgaben für Ihre Untergebenen festlegen (z. B. die erforderlichen Informationen für ein Meeting vorbereiten). Zweitens kann man beispielsweise nach einem Monat analysieren, welche Bereiche ausreichend und welche weniger beachtet werden, und die Gründe dafür herausfinden. Und schließlich erlaubt uns eine solche Analyse, unsere Arbeit in Zukunft gleichmäßiger und zielgerichteter zu planen.

Da jeder Prozess bestimmte Phasen durchläuft, können wir eine andere Art der Klassifizierung der täglichen Angelegenheiten unterscheiden - nach Prozessstufen:

• Initiation (alle Dinge, die gestartet werden müssen, dh initiiert werden);
• Planung (Aktivitäten in Entwicklung und Planungsbedarf);
• Ausführung (Fälle, die jetzt implementiert werden);
• Analyse (Arbeiten mit Dokumenten, Berichten sowie Lösen anderer Aufgaben mentaler Natur);
• Kontrolle (Maßnahmen, deren Zweck darin besteht, die Arbeit bestimmter Abteilungen und Mitarbeiter zu überprüfen, die Durchführung von Projekten zu überwachen usw.);
• Fertigstellung (zu erledigende Dinge).

Jetzt müssen Sie zwei Klassifizierungen auswählen, die für Sie am bequemsten und verständlichsten sind und die für Sie zu den effektivsten Werkzeugen für die Planung Ihres Arbeitstages werden können.

Ziehen Sie beispielsweise in Betracht, Fälle nach Managementbereich und Prozessphase zu sortieren.

Wir machen eine Tabelle (siehe unten). In der ersten Spalte geben wir die Phasen des Prozesses ein, in der ersten Zeile die Bereiche des Managements. In den Zellen an der Kreuzung haben wir anstehende Fälle. Es ist auch praktisch, verschiedene Markierungen zu verwenden und Ereignisse mit bestimmten Buchstaben und Farben zu markieren. Sie können die gewünschte Tageszeit mit Buchstaben angeben: U - Morgen, D - Nachmittag, B - Abend. Sie können die Priorität farblich hervorheben (rot – sehr wichtig, gelb – wichtig, grün – weniger wichtig).

Tabelle 1. Beispiel einer Planungsmatrix für Managementbereiche und Prozessschritte (mit Markierungen).

Managementbereiche/ Prozessschritte	Finanzverwaltung	Fertigungskontrolle	Verkaufsleitung	Marketing-Management	Personalmanagement
Einleitung		Beginn der Umsetzung des Programms zur Entwicklung neuer Rezepturen (Treffen mit dem Cheftechnologen und Produktionsleiter) - U
Planung				Planen Sie eine Aktion (ein Brief mit einer Aufgabenstellung an einen Vermarkter) - U
Ausführung					Das Motivationssystem genehmigen (Arbeit mit Dokumenten) - D
	Bericht für 2 Quartale sq.(mit Dokumenten arbeiten) - D		Analyse der Ergebnisse der Teilnahme an der Ausstellung (Treffen) - U
Kontrolle	Bericht für 2 Quartale sq.(mit Dokumenten arbeiten) - D
Fertigstellung					Bereiten Sie eine Rede zu den Ergebnissen des Ideenwettbewerbs vor (Rede) - B

Es ist wichtig, eine solche Matrix schrittweise im Laufe des Tages zu füllen, wenn Aufgaben anfallen. Die fertige To-Do-Matrix kann an Ihren Assistenten zur Anpassung des Zeitplans für den nächsten Tag übergeben oder von Ihnen selbst bearbeitet werden. So erhalten Sie statt einer chaotischen To-Do-Liste eine strukturierte Tabelle, bequem und visuell. Es bleibt nur, sie bestimmten Tagen und Stunden zuzuordnen.

Vielleicht entscheiden Sie sich für zwei andere Klassifikationsarten, die für Sie besser geeignet sind. In jedem Fall ist die Planung auf zwei Ebenen gleichzeitig viel effektiver als das Zusammenstellen der üblichen langen Liste von Aufgaben, die sich kaum in die Arbeitszeit quetschen lassen.

Verbessern und entwickeln Sie Ihre Planungsfähigkeiten

Es ist kein Geheimnis, dass erfolgreiche Planung bestimmte Fähigkeiten erfordert. Dabei geht es um die Konzentration auf das Wesentliche, den Aufbau logischer Ketten, das Setzen von Prioritäten, die Flexibilität des Denkens, das Arbeiten mit einer großen Menge an Informationen, eine systematische Vision eines ganzheitlichen Bildes usw. Wenn sich im Laufe des Tages der Zeitplan ändert, ist die Möglichkeit, schnell und einfach von einem Thema zu einem anderen zu wechseln, manchmal ohne Bezug zum vorherigen, praktisch. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist ein solches Muster zu beobachten. Der Manager arbeitet mit Dokumenten und konzentriert seine ganze Aufmerksamkeit auf einen Bericht, der wichtige Finanzkennzahlen für einen bestimmten Zeitraum enthält. Und plötzlich kommt zum Beispiel der Abteilungsleiter ins Büro und ruft, wie in einer bekannten heimischen Komödie, die Hände zum Himmel hebend: „Chef! Alles ist verloren!". Danach sagt er mit Mühe, seine Aufregung zu unterdrücken, dass die Arbeit kurz vor dem Scheitern stehe, dass es fast unmöglich sei, etwas zu ändern, und dass alle Hoffnung auf den Leiter liege. Sie müssen in wenigen Sekunden von einem Bericht zu einer Abteilung wechseln, die Situation analysieren und schnell eine effektive Managemententscheidung treffen.

Können Sie alltägliche Planungsfähigkeiten entwickeln, die Ihnen helfen, mit unerwarteten Änderungen in Plänen umzugehen? Hier ist eine Reihe einfacher Übungen, deren Zweck es ist, zu lernen, wie man effektiv plant und navigiert, um die für den Tag geplanten Aufgaben zu erledigen. Jeder von ihnen nimmt sich einige Minuten Zeit (Sie können sie beispielsweise zwischen komplexen Aufgaben ausführen), und mit mehr oder weniger regelmäßigem Training können Sie Ihre Effizienz in der Aufgabenplanung erheblich steigern.

Eine Übung"Ziel". Diese Übung entwickelt die Fähigkeit, sich auf eine wichtige Sache zu konzentrieren. Zeichnen Sie auf einem Blatt Papier ein großes Ziel - wie in einem Strich. Ordnen Sie die Aufgaben des kommenden Tages in zufälliger Reihenfolge in den Kreisen des Ziels an, lassen Sie den Punkt in der Mitte frei. Fälle, die zeitlich weiter entfernt sind, können außerhalb des Zielbereichs auf dem Blatt platziert werden. Je mehr verschiedene Dinge und Ereignisse Sie sich erinnern, desto besser. Schauen Sie nun auf die Mitte des Ziels und konzentrieren Sie sich auf eine Sache. Halten Sie Ihre Aufmerksamkeit eine Minute lang darauf. Wenden Sie dann Ihren Blick auf die anderen Einträge auf dem Blatt, als würden Sie von der Seite zusehen, und gönnen Sie sich so eine kleine Ruhepause. Schauen Sie wieder in die Mitte des Ziels und konzentrieren Sie sich ebenfalls für eine Minute auf etwas anderes. Indem Sie sich also abwechselnd auf eine Sache konzentrieren und viele andere Dinge betrachten, können Sie die Fähigkeit, das Wichtigste hervorzuheben und das Zweite zu verwerfen, gut trainieren, wodurch Sie die primären und wichtigsten Aufgaben bei der Planung schnell bestimmen können.

Eine Übung TV-Schalter. Dieser einfache und im psychologischen Kontext bekannte Vorgang wird als „Knopf-Syndrom“ bezeichnet. Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine TV-Fernbedienung in Ihren Händen. Versuchen Sie, Ihre Gedanken von einem Thema zum anderen zu "schalten" - jedes Mal, wenn Sie die Taste einer imaginären Fernbedienung drücken. Wählen Sie das für Sie angenehme Schalttempo. Zuerst können Sie es langsam tun und dann allmählich beschleunigen. Alternativ können Sie die Dauer des Nachdenkens abwechseln. Hauptsache der „Knopf auf der Fernbedienung“ bedeutet für Sie ein Signal, von Thema zu Thema zu wechseln. Auf diese Weise lernen Sie, wie Sie die Aufmerksamkeit schnell von einem Thema zum anderen lenken können, ohne lange in einem Thema stecken zu bleiben.

Eine Übung"Verbinde die Wörter." Kreative Aufgaben erfordern vom Ausführenden flexibles Denken. Die Gewohnheit, in Standardbegriffen zu denken, ist nicht der beste Helfer, um die optimale Lösung zu entwickeln, und führt wahrscheinlich nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Kreativität und Spontaneität sind ebenso wichtige Bestandteile eines effektiven Denkprozesses wie Logik und Konsequenz. Diese Fähigkeiten können spielerisch entwickelt werden. Die Aufgabe lautet wie folgt: In einem Wortpaar, das völlig unabhängig voneinander ist, müssen Sie etwas Gemeinsames finden. Zuerst können Sie eine Liste mit Wortpaaren erstellen (5-6 Paare) und dann versuchen, jeweils ein gemeinsames Wort zu finden. Zum Beispiel „Krokodil“ und „Lineal“. Was haben Sie gemeinsam? Alternativ können sie beide grün sein. Ein solches Training entwickelt die Flexibilität des Denkens und hilft, in kürzester Zeit erfolgreich die besten Optionen zur Lösung von Problemen zu finden.

Eine Übung"Holz". Um richtig zu priorisieren, müssen Sie oft alle Dinge nach dem Prinzip der Wichtigkeit oder Grundlegenden planen: solide, auf deren Grundlage alles andere ausgeführt wird, und klein, aber auch notwendig. Zeichnen Sie einen Baum auf ein Blatt Papier - von den Wurzeln bis zu den Blättern. Und verteilen Sie die Aufgaben wie folgt: Wurzeln - grundlegende Hauptprioritäten; Stamm - strategische Entwicklungsrichtungen; Branchen - Aktivitäten nach Managementbereichen oder einzelnen Geschäftszweigen; Blätter sind spezifische Aufgaben.

Nachdem Sie ein visuelles Bild der Informationen erhalten haben, fahren Sie mit der weiteren Arbeit fort - treffen Sie Klarstellungen, wählen Sie Personal für die Arbeit in bestimmten Bereichen aus, um bestimmte Aufgaben auszuführen usw.

Planen Sie täglich, ständig, entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten, verbessern Sie Ihre Fähigkeiten, erfinden Sie neue Methoden und Methoden. Lassen Sie den Planungsprozess für Sie zu einem positiven und kreativen Erlebnis werden. Viel Glück bei Ihrer Planung und Ihrem Geschäft!

In dem Artikel haben wir begonnen, das Thema Zeitmanagement zu analysieren. Lassen Sie uns nun über die Planungsregeln sprechen.

Wie Benjamin Franklin sagte: "Zeit ist Geld." Wir verwenden dieses Axiom seit mehr als 250 Jahren.

Einige moderne Wirtschaftsphilosophen glauben jedoch, dass Zeit und Kapital nur in zweierlei Hinsicht äquivalente Konzepte sind:

• Zeit und Geld sind begrenzte Ressourcen;
• Zeit und Geld haben einen Wert.

Nach Ansicht vieler anderer ist Zeit viel wertvoller, weil:

• Mehr Zeit bekommt man für kein Geld;
• Niemand bekommt mehr oder weniger Zeit als Sie.

„Du hast genau so viel Zeit wie Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein“ – Jackson Brown;

• Geld kann man leihen, aber Zeit nie;
• Geld kann morgen ausgegeben werden, aber Zeit kann nur heute ausgegeben werden.

Trotz der Meinungsverschiedenheiten in der Frage der Äquivalenz von Zeit und Kapital ist klar, dass Zeit in jedem Geschäftsbereich begrenzt ist und Planung ein wirksames Instrument zur Verwaltung dieser unschätzbaren Ressource ist.

... "Pläne sind wertlos, Planung ist unbezahlbar" Dwight David Eisenhower, 34. Präsident der Vereinigten Staaten.

Wenn Sie also Ihr Zeitpotenzial optimal ausschöpfen möchten, denken Sie an ein paar Grundlagen. Planungsregeln.

Grundlegende Planungsregeln:

1. Beginnen Sie niemals einen Tag, wenn er nicht bereits auf dem Papier geplant ist.

Wenn dein Ziel nicht aufgeschrieben ist, dann existiert es überhaupt nicht. Eine To-Do-Liste ist eine Karte, die Sie davon abhält, von Ihrem Ziel abzufallen oder davon abzuweichen.

2. Das Arbeiten mit einer schriftlichen To-Do-Liste steigert Ihre Gesamtleistung vom ersten Tag der Planung an.

Bereiten Sie abends eine Liste mit Aufgaben vor, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Dank dessen wissen Sie immer, wo Sie Ihren Tag beginnen sollen.

3. Arbeiten Sie den ganzen Tag über an Ihrer Liste.

Wenn Sie eine neue Aufgabe haben, fügen Sie sie der Prioritätenliste in Bezug auf zuvor geplante Aufgaben hinzu. Nachdem Sie die nächste Aufgabe aus der Liste erledigt haben, kreuzen Sie sie unbedingt an. Dies wird Ihnen ein Gefühl der Zufriedenheit mit Ihrer Arbeit geben, Sie begeistern und Sie dazu inspirieren, die folgenden Aufgaben zu erledigen.

4. Planen Sie von groß bis klein, langfristig bis kurzfristig, vom Lebensziel bis zum Tagesplan.

Legen Sie für jeden Fall feste Fristen fest, wann er abgeschlossen sein muss. ... "Eine abgeschlossene produktive Aufgabe ist fünfzig halbfertige Aufgaben wert." – Malcolm Forbes.

5. Teilen Sie eine komplexe Aufgabe immer in kleine Teilaufgaben auf.

Hier hilft ein Entscheidungsbaum, bei dem die Schlüsselaufgabe ein Baum ist und die Teilaufgaben zu seiner Umsetzung Äste sind. Fahren Sie mit der „Verzweigung“ fort, bis der Prozess der Erledigung der gesamten Aufgabe einfach und transparent wird. Hier kommt MindManager ins Spiel, mit dem Sie ganz einfach eine interaktive visuelle Mindmap erstellen können.

Bevor Sie anfangen, etwas zu tun, erinnern Sie sich an die Grundlagen Planungsregeln und nicht vergessen 10/90-Regel: 10 % der Zeit, die mit der Planung vor Beginn der Aufgabe verbracht wird, spart 90 % der Zeit, um sie zu lösen. Und Ihr Erfolg ist garantiert!

Und schließlich ein kurzes Video über Ihre Zeitplanung von Stephen Covey, Führungsspezialist, Lebensmanagement, Lehrer und Organisationsmanagementberater.

Der Kalender ist eines der effektivsten Planungstools. Jeder von uns, der begonnen hat, mit der Zeit umzugehen, versteht früher oder später - ohne Kalender, weder hier noch dort. In der Tat war es nicht umsonst, dass die alten Ägypter bereits 4236 v. Chr. den Kalender konsultierten und festlegten, wann und wie sie das Land bebauen würden.

Das Herzstück eines jeden Kalenders sind Beobachtungen: die Sonne oder der Mond, die Gezeiten. Aber da die schwierigste Arbeit für uns bereits erledigt ist, die Zeit in Tage, Wochen und Monate einzuteilen, kommen wir einfacher zur Sache. Wir werden uns selbst beobachten und unseren eigenen Kalender machen!

Kalender variieren...

Einer der ersten im Fliegensystem gefundenen Kalender ist "Familienkalender". Etwas Notwendiges und Nützliches! Natürlich ist Ihr Gedächtnis ausgezeichnet, aber es ist besser, die Geburtstage von Verwandten und andere denkwürdige Daten in Ihrer Familie aufzuschreiben. Ein Familienkalender hilft jedem, sich an unterschiedliche Daten zu erinnern, daher ist es wichtig, dass er öffentlich ist. Wenn es möglich ist, einen solchen Kalender an einem Kühlschrank oder einer Wand aufzuhängen, an der alle Verwandten jeden Tag vorbeigehen, kann jeder von ihnen ohne unnötige Erinnerungen die Zeit unter Berücksichtigung der Familientraditionen planen. Und es wird einfacher sein, sich rechtzeitig an Geschenke zu erinnern.

Eine andere Art von Kalender - Tagebuch! Wir werden heute darüber sprechen. Natürlich haben Sie bereits ein „Kontrolljournal“, es wird erstellt, gelegentlich mit neuen Notizen ergänzt, aber es ist umständlich, es mit sich zu führen.

Für die Tagesplanung verwende ich ein Kalender-Tagebuch, aber nicht datiert. Ich musste die Stärke der Planung mit einem Tagebuch über mehr als ein Jahr testen, um mich für die beste Option zu entscheiden. Auch Sie sollten experimentieren, beobachten und ausprobieren. Ich kaufte Tagebücher mit Terminen im A5-Format, kaufte große Notizbücher und Alben und zeichnete eine Woche darin, probierte ein kleines Notizbuch – in jedem System passte etwas nicht zu mir und hinderte mich am Arbeiten.

Drei mal drei!

Die akzeptabelste Option wurde nach Anwendung des Drei-mal-Drei-Systems erhalten. Die Idee ist:

• Jeder Monat des Jahres ist in drei Komponenten unterteilt: Monat, Woche, Tag.
• Stellen Sie sich jeden Tag vor, der aus drei Teilen besteht: morgens, nachmittags, abends.
• Denken Sie daran, dass das Leben aus drei Bereichen besteht: Arbeit, Familie, Zuhause, persönliche Zeit.
• Setzen Sie sich jeden Tag in jedem der Bereiche EIN Ziel, d.h. Planen Sie die drei Must-Dos.

Monat - Woche - Tag

Tagebücher ohne Datum sind für ein solches System sehr praktisch. Auf der ersten sauberen Seite zeichne ich den Monat. Der Prozess mag mühsam erscheinen, aber Schwierigkeiten treten nur beim ersten Mal auf, dann ist alles viel einfacher.

Nachdem ich den ganzen Monat gezeichnet habe, versuche ich die obligatorischen Dinge für diesen Monat abzuschätzen. Stimmen Sie zu, „erwachsene“ Dinge sind ziemlich saisonabhängig, und egal wie wir versuchen, im Sommer einen Schlitten vorzubereiten, etwas kann nicht übertragen werden. Ich gebe die Geburtsdaten von Verwandten und Freunden ein, schreibe auf, wann ich Grußkarten verschicken soll, markiere Zahnarztbesuche, den Tag, an dem Sie unbedingt Rechnungen bezahlen müssen, Arbeitstageberichte, im Allgemeinen alles, was in der Zukunft passieren wird Monat.

Die nächste Doppelseite ist der Woche gewidmet. Hier, aber schon ausführlicher stelle ich die Dinge vor, die diese Woche Pflicht sind: sowohl an Wochentagen als auch am Wochenende.

Dann beginnt das Interessanteste. Ich stelle mir meinen Tag in drei Teile eingeteilt vor: morgens, nachmittags und abends. Nacht in diesem Schema wird nicht berücksichtigt, weil. Ich schlafe lieber nachts, aber für Eulen ist eine Einteilung in Tag, Abend, Nacht möglich. Es ist wichtig zu bestimmen, welche Art von Geschäft Sie erledigen werden und zu welcher Tageszeit. Es besteht kein Zweifel, dass einige Fälle in keiner Weise übertragen werden können. Ich gehe zum Beispiel immer dreimal die Woche auf den Basar, aber um alles Nötige bei der richtigen Gastgeberin einzukaufen, sollte man sehr früh aufstehen und um 7 Uhr morgens auf dem Basar sein. Nachdem ich die obligatorischen Aufgaben rechtzeitig erledigt habe, setze ich mir Ziele.

Es ist kein Geheimnis, dass das Leben jeder Frau in ein Trio passt: Arbeit, Zuhause, Familie, „Ich-Geliebte“. Es ist auch kein Geheimnis, meist wird nur einer Stelle gebührend Aufmerksamkeit geschenkt, manche zweite lahmt, manchmal sogar auf zwei Beinen, und die dritte ... ja, was weiß ich noch, die dritte fehlt fast. Hier kann es helfen, sich Ziele für Lebensbereiche zu setzen. Für jeden Wochentag definiere ich drei Pflichtaufgaben, eine für jeden Bereich. Drei Dinge, ohne die der Tag nicht vollständig gelebt wird! Das Wichtigste, woran Sie sich erinnern sollten, ist, dass Sie es nicht aufschieben können, Dinge aus irgendeinem Bereich zu erledigen, Sie verdienen es, jeden Tag Ihres Lebens in vollen Zügen zu genießen!

Ergebnis

Jeden Abend widme ich mich etwa fünf Minuten lang der Analyse des vergangenen Tages und der Planung des nächsten Tages, wobei ich nicht vergesse, die für den ganzen Monat geplanten Fälle zu überprüfen. Das ist sehr wichtig, denn am Anfang ist es schwierig, alle Dinge gleichzeitig zu kontrollieren. Wenn es mir in irgendeinem Bereich schwer fällt, eine Tagesaufgabe zu finden, verwende ich eine „aufgeschobene To-do-Liste“. Es ist sehr hilfreich beim Setzen von Zielen und verschwindet bei regelmäßiger Anwendung dieser Methode.

Jede Woche mache ich 21 Dinge, das ist gar nicht so wenig!

„Ein guter Plan heute ist besser als ein sehr guter Plan morgen“
Plato

Die Zeit verbessert uns nur..

Eine richtig geplante Arbeit oder andere Art von Aktivität ist der Schlüssel zum erfolgreichen Abschluss der Aufgabe und ein Werkzeug zur Selbstorganisation. Damit Sie lernen, wie Sie Ihre Zeit und Aktivitäten selbst verwalten können, finden Sie hier einige spezifische Schritte, die Ihnen helfen. Zunächst müssen Sie jedoch die Terminologie verstehen und verstehen, warum es so wichtig ist, Ihre Zeit und Arbeit richtig zu planen. Sicher wissen Sie, dass erfolgreiche Menschen sehr gut mit Planungswerkzeugen umgehen können.

Aktivitätsplanung ist eines der Geheimnisse einer erfolgreichen Person..

Nachfolgend sind die Gründe aufgeführt, warum Planung ein wichtiges Instrument in Sachen Selbstorganisation und Selbstverbesserung ist.

Aktivitätsplanung ist die Landkarte deines Tages.
Wenn Sie lernen, Ihre Zeit und Angelegenheiten am Abend zu planen, gewinnen Sie mit dem Beginn eines neuen Tages mindestens eine Stunde aktive Zeit. Am Abend können Sie nicht nur die Zeit des Aufwachens und Aufstehens planen, sondern auch für jede Stunde des nächsten Tages einen Arbeitsplan erstellen. Typischerweise verbringt eine Person, die keinen Aktionsplan für den Tag erstellt hat, eine bis fünf Minuten damit, das Tätigkeitsfeld zu bestimmen. Aber während dieser Zeit ist es unmöglich, die Prioritäts- und Nebenaufgaben richtig zu bestimmen, es ist unmöglich, alles zu berücksichtigen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Wenn Sie sich entscheiden, einen effektiven Aktionsplan zu erstellen, wird eine Person, die nicht daran gewöhnt ist, mindestens eine Stunde Arbeitszeit aufwenden. In der Erkenntnis, dass Zeit verschwendet wird, beschließt eine Person in der Regel, keinen Plan zu erstellen, sondern aus einer Laune heraus zu handeln: "Ich tue, woran ich mich erinnere". Aber dieser Ansatz ist völlig ohne Effizienz. Nachdem eine Person eine Aufgabe begonnen hat, erinnert sie sich plötzlich an eine andere, noch wichtigere Aufgabe und richtet ihre Aufmerksamkeit darauf. Dabei wird er abgelenkt, da seine Gedanken von einer Sache zur anderen wechseln. Infolgedessen wurde weder die eine noch die zweite Aufgabe abgeschlossen. Meistens hat eine Person es eilig, dringende Angelegenheiten zu erledigen. Aber dringend bedeutet nicht wirklich wichtig und bedeutsam für die Person selbst. Es ist unwahrscheinlich, dass sich eine dringende Angelegenheit positiv auf das weitere Leben einer Person auswirkt.

Eine Minute Zeit, die Sie für die Planung Ihrer Aktivitäten aufwenden, spart zehn Minuten, die Sie für die anstehende Aufgabe aufwenden. Wenn Sie also lernen, Ihre Aktivitäten zu planen, können Sie eine 200-prozentige Rendite auf Ihre Energieinvestition erzielen.

Wer es gewohnt ist, die Arbeit für morgen zu planen, braucht nicht länger als zwölf Minuten, um alle notwendigen Aufgaben aufzuschreiben und nach Priorität zu verteilen. Zwölf Minuten, die Sie am Vortag verbracht haben, geben Ihnen die Möglichkeit, zwei Stunden Produktivität einzusparen, was Ihr Produktivitätsniveau sicherlich verbessern wird. Multipliziert man diese Zeit mit der Anzahl der Tage in einem Kalendermonat, stellt sich heraus, dass man bis zu fünf Arbeitstage pro Monat einsparen kann. Es ist großartig, nicht wahr!

Das Planen von Aktivitäten lehrt Sie, richtig zu priorisieren.
Die Fähigkeit, vorrangige Tätigkeitsbereiche richtig zu identifizieren, hilft, die wichtigsten, vielversprechendsten und bedeutsamsten Orte zu identifizieren. Es kommt oft vor, dass ein Mensch Zeit mit dem verbringt, was ihm gefällt, was ihm Freude bereitet. Priorität sollte jedoch dem gegeben werden, was getan werden muss. Die Unwilligkeit, sich zu konzentrieren und der Hauptsache den Vorzug zu geben, führt dazu, dass eine Person ihr Ziel nicht erreicht.

Aktivitätsplanung programmiert den menschlichen Verstand.
Sicherlich sind Sie schon öfter in eine solche Situation geraten, in der sich Ihr Wunsch, je nachdem wie klar er formuliert ist, mehr oder weniger leicht realisieren lässt. Planung ist ein einzigartiger Prozess, der einem Menschen hilft zu erkennen, was er wirklich anstrebt, und als Ergebnis diese Bestrebungen verkörpert.

Manchmal denkt eine Person einfach, dass sie etwas tun muss. Aber in Wirklichkeit kann er ohne weiteres darauf verzichten. Solche Fälle, die eine weit hergeholte Bedeutung haben, haben eine niedrige Priorität und verschwinden im Laufe der Zeit vollständig von der Liste der obligatorischen Fälle.

Schauen wir uns spezifische Planungsmethoden an.

Nehmen Sie sich jeden Abend Zeit, um einen Plan zu erstellen, der alle Dinge auflistet, die Sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit erledigen müssen. Fahren Sie mit Beginn eines neuen Tages mit der unter Absatz 1 beschriebenen Aufgabe fort. Fahren Sie nicht mit der nächsten Aufgabe fort, bis Sie die erste abgeschlossen haben. Befolgen Sie die Reihenfolge, in der Sie alle Dinge tun müssen, die Sie aufgeschrieben haben. Fahren Sie nicht mit dem nächsten fort, ohne das vorherige abgeschlossen zu haben. Sie können nur aufhören und es nicht beenden, wenn Umstände eintreten, die Sie nicht ändern können. Aber auch in diesem Fall bemühen Sie sich, das Begonnene so schnell wie möglich abzuschließen. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, fahren Sie mit der nächsten fort.

Methoden und Wege der Planung.

1. Planung für Anfänger
   Um zu lernen, wie man seine Arbeit plant, braucht man in der Anfangsphase nur einen Stift und ein Blatt Papier. Schreiben Sie alle Aufgaben und Pläne auf, die Sie morgen erledigen müssen. Aufgaben sollten nach ihrer Wichtigkeit geordnet werden. Wenn Sie jeden Punkt erledigt haben, streichen Sie ihn von der Liste. Diese Methode ist nicht kompliziert, aber sobald Sie versuchen, Ihrem Plan zu folgen, werden Sie überrascht sein, wie effektiv diese Methode ist. Mit dieser Methode können Sie die Entwicklung von Ereignissen für einen kommenden Tag planen. Mit der Zeit merkt man, dass man sein Leben viel länger planen kann.
2. Planungsbedingungen verbessern
   Um die Bedingungen zu verbessern, unter denen Sie Ihr bevorstehendes Geschäft planen, müssen Sie Folgendes kaufen: einen Terminkalender, einen Terminkalender und einen Planungskalender. Lass uns genauer hinschauen.

Tagebuch- ein spezielles Notizbuch, in dem Ihre Besprechungen und notwendigen Dinge für jeden bevorstehenden Tag festgehalten werden. Sie können das Tagebuch auch verwenden, um die wichtigsten Punkte des bevorstehenden Tages, der Woche oder des Monats festzuhalten. Das Tagebuch gibt Ihnen die Möglichkeit, wichtige Gedanken aufzuschreiben, die Ihnen in den Sinn kommen. Sie sollten das Tagebuch als einen Ort betrachten, an dem die wichtigsten und bedeutsamsten Informationen über die Ereignisse des kommenden Tages konzentriert sind. Nehmen Sie sich jeden Abend Zeit, um bevorstehende Ereignisse und Aufgaben aufzuschreiben, die Sie am nächsten Tag erledigen werden. Hier gilt eine Regel: Beginnen Sie keinen neuen Tag, ohne die Planung abgeschlossen zu haben.". Dank dieser Regel werden Sie irgendwann erkennen, dass es in Ihrer Macht steht, nicht nur die Ereignisse des kommenden Tages zu planen, sondern auch Ihre Gesundheit zu überwachen, Ihr Wohlbefinden zu verbessern und die Lebensqualität zu verbessern. Wenn Sie nicht für den kommenden Tag planen, ist der kleinste Verlust eine Stunde verschwendete Zeit, der größte der ganze Tag. Nachdem keine Prioritäten definiert wurden, führt eine Person sekundäre Aufgaben aus. Infolgedessen kommt er am Ende des Tages mit dem Gedanken, dass der ganze Tag für niemand weiß wofür aufgewendet wurde, aber es gibt kein Ergebnis.

Schlussfolgerungen in Bezug auf die Notwendigkeit, das Tagebuch zu verwenden:

1. Bringen Sie Ordnung in Ihr Leben. Erstellen Sie einen detaillierten Plan der anstehenden Aufgaben und Ereignisse, die für den nächsten Tag erledigt werden müssen.
2. Analysieren Sie, was Sie geschrieben haben. Sortieren Sie die Dinge nach Wichtigkeit. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten klare Prioritäten gesetzt werden.
3. Gewöhnen Sie sich daran, Energie nur für wichtige und sinnvolle Dinge aufzuwenden, die Sie zum gewünschten Ergebnis führen. Wenn Sie es geschafft haben, die Gewohnheit zu entwickeln, den kommenden Tag zu planen, können Sie Ihre Produktivität um eine Größenordnung steigern.

Ein Tagebuch- ein schriftliches (elektronisches) Medium, das die weisen und bedeutsamen Gedanken enthält, die Ihnen jemals in Ihrem Leben begegnet sind. Eine kluge Idee kann fast jeder haben. Ein unbezahlbarer Gedanke kann Ihnen jeden Moment kommen. Um es nicht zu verlieren und nicht zu vergessen, braucht man ein Tagebuch. Lassen Sie sich keine gute Idee entgehen. Ein großer Gedanke kann das Leben eines Menschen radikal verändern. Ein Tagebuch ist so etwas, das immer neben einer Person sein sollte.

Planungskalender. Mit dem Planungskalender (Planer) können Sie Planungen über einen längeren Zeitraum als einen Tag vornehmen. Wenn Sie verstehen, dass die Planung für einen Tag effektiv ist, bedeutet dies, dass Sie die Dinge für einen längeren Zeitraum planen können – eine Woche. Es gilt eine ähnliche Regel: Beginnen Sie die kommende Woche nicht, bis Sie ihre Planung abgeschlossen haben».

Nachdem Sie die Planung der Woche gemeistert haben, fahren Sie mit der nächsten Stufe fort - beginnen Sie mit der Planung Ihrer Aktionen für einen Monat im Voraus. Und auch hier gilt die Regel: Beginnen Sie den kommenden Monat nicht, bevor Sie ihn nicht geplant haben».

Danach können Sie Ziele für den kommenden Tag entsprechend denen formulieren, die Sie sich für einen längeren Zeitraum gesetzt haben: drei Monate, sechs Monate und ein Jahr. Vielleicht denken Sie jetzt, dass die Planung von Aktivitäten Zeit kostet und Stress verursacht. Aber wenn Sie gelernt haben, Ihr Leben zu planen, können Sie ein viel ernsteres und bedeutenderes Ergebnis erzielen, als wenn Sie diese Wissenschaft nicht beherrschen. Jede Maßnahme, die Sie ergreifen, ist sinnvoller und effektiver als ungeplante Arbeit. Ja, Sie müssen mit Verantwortungsbewusstsein und Disziplin an die Planung herangehen. Aber sobald Sie lernen zu planen, werden Sie zum Meister der Zeit. An sich hilft die Planung, das anstehende Geschäft klarer und klarer zu artikulieren, was hilft, das Ziel schneller zu erreichen. Die Möglichkeit, Ihre Zeit ständig zu planen, ermöglicht es, die Art der Aktivität zu bestimmen, die wichtigere Prioritäten hat. Dies führt auch zu einer Steigerung der Effizienz der geleisteten Arbeit.