Tämä sopimus on solmittu IE Smygin Konstantin Igorevichin, jäljempänä "Palveluhallinta" ja jokaisen henkilön, joka tulee käyttäjäksi rekisteröityessään Palvelun verkkosivustolle http://website/ (jäljempänä Palvelu), välillä, jäljempänä "Käyttäjänä", yhdessä Sopimuksen tekstissä "Osapuolina" ja erikseen "Osapuolena".

1. Yleiset määräykset

1.1. Tämä sopimus art. Venäjän federaation siviililain 435 § on julkinen tarjous. Käyttämällä Palvelun materiaaleja Käyttäjän katsotaan liittyneen tähän sopimukseen, hyväksyneen tämän tarjouksen ehdot ja sopimuksen ehdot (hyväksyminen).

1.2. Tämän tarjouksen ehtojen ehdoton hyväksyminen (hyväksyminen) tapahtuu rekisteröitymällä Palvelun verkkosivustolle.

1.3. Tämä sopimus, joka on tehty hyväksymällä tämä tarjous, ei vaadi kahdenvälistä allekirjoitusta ja on voimassa sähköisessä muodossa.

1.4 Palvelun materiaalien käyttöä ja toimintoja säätelevät Venäjän federaation nykyisen lainsäädännön normit.

2. Sopimuksen kohde

2.1. Tämän Sopimuksen kohteena on Palveluhallinnon ei-yksinomaisten oikeuksien siirto Palvelun käyttöön tarjoamalla pääsy Palveluun Palveluhallinnon omistamalla palvelimella.

2.2. Tämän Sopimuksen ehdot koskevat kaikkia myöhempiä päivityksiä ja Palvelun uusia versioita. Suostumalla käyttämään Palvelun uutta versiota Käyttäjä hyväksyy tämän Sopimuksen ehdot asiaankuuluville päivityksille, Palvelun uusille versioille, ellei päivityksen ja/tai palvelun uuden version mukana ole erilaista sopimusta.

2.3. Palvelu on palveluhallinnon henkisen toiminnan tulos, ja se on suojattu Venäjän federaation immateriaalioikeuksien suojaa koskevalla lainsäädännöllä ja kansainvälisellä oikeudella, kaikki yksinoikeudet Palveluun, siihen liittyvään materiaaliin ja kaikkiin sen kopioihin kuuluvat palveluhallinto. Oikeus käyttää Palvelua myönnetään Käyttäjälle vain tässä sopimuksessa määrätyin ehdoin ja laajuudessa.

3. Palvelun käyttöehdot

3.1. Palvelun käytön aloittamiseksi Käyttäjän on suoritettava rekisteröityminen antamalla yksilöllinen nimi (Kirjaudu) ja salasana. Rekisteröintiprosessin päätyttyä Käyttäjästä tulee tilin omistaja. Käyttäjä on tililleen kirjautumisesta lähtien yksin vastuussa syöttämiensä tietojen sekä kirjautumistunnuksen ja salasanan turvallisuudesta.

3.2. Palvelun kanssa työskentelyn päätyttyä Käyttäjä suorittaa itsenäisesti tilinsä alla olevan työn painamalla "Kirjaudu ulos" -painiketta.

3.3. Palveluun rekisteröitymisestä lähtien Käyttäjälle osoitetaan henkilökohtainen tili, jolle Käyttäjällä on oikeus tallettaa rahasumma. Henkilökohtaisella tilillä olevalla rahamäärällä maksetaan Palvelun maksullisten palvelujen tilaus tietylle kalenterijaksolle (6 kuukautta, 12 kuukautta ja 24 kuukautta). Maksu maksetuista palveluista suoritetaan ei-käteisellä varojen siirrolla 100 % ennakkomaksuna ja veloitetaan Käyttäjän henkilökohtaiselta tililtä.

3.4. Ilmaiset palvelut tarjotaan Käyttäjälle ilman takuita, samassa laadussa, volyymissa ja toiminnallisuudessa kuin näillä palveluilla on osana Palvelua. Tämä tarkoittaa, että Käyttäjällä ei ole oikeutta esittää vaatimuksia vastaanottamiensa ilmaisten palvelujen saatavuudesta, määrästä, laadusta tai toimivuudesta ja hän käyttää niitä, kantaen kaikki tällaisten ilmaisten palvelujen käyttöön liittyvät riskit ja vastuut.

3.5. Maksulliset palvelut katsotaan suoritetuksi asianmukaisesti ja Käyttäjän hyväksymänä kokonaisuudessaan, jos Palvelun hallinta ei ole vastaanottanut Käyttäjältä 5 (Viiden) työpäivän kuluessa vastaavan maksullisen palvelun toimittamisesta kirjallisia perusteluja.

3.6. Palvelun Ylläpito tarjoaa Käyttäjälle teknistä tukea muun muassa Palvelun toimivuuteen ja tarjottaviin palveluihin sekä Palvelun toiminnan ominaisuuksiin liittyvissä asioissa.

4. Osapuolten oikeudet ja velvollisuudet

4.1. Käyttäjän oikeudet ja velvollisuudet

4.1.1. Käyttäjä sitoutuu olemaan ryhtymättä toimiin, joiden voidaan katsoa rikkovan Venäjän lakia tai kansainvälistä lakia, mukaan lukien immateriaalioikeuksien, tekijänoikeuksien ja/tai lähioikeuksien alalla, sekä mihinkään toimiin, jotka johtavat tai voivat johtaa normaalin käyttöoikeuden rikkomiseen. Palvelun toimintaa.

4.1.2. Käyttäjä sitoutuu olemaan myöntämättä (siirtämättä) kokonaan tai osittain kolmansille osapuolille tämän sopimuksen perusteella saamiaan oikeuksia, olemaan myymättä, olemaan jäljentämättä, olemaan kopioimatta Palvelun aineistoa kokonaan tai osittain, ei vieraannuttaa millään muulla tavalla, mukaan lukien maksutta, ilman Palveluhallinnon etukäteen antamaa kirjallista suostumusta.

4.1.3. Käyttäjä sitoutuu olemaan siirtämättä Palveluun pääsyssä käytettyjä salasanoja ja tunnuksia kolmansille osapuolille niiden säilytyksen luottamuksellisuuden varmistamiseksi. Mikäli käyttäjätunnusta ja salasanaa ja/tai käyttäjätiliä käytetään luvatta, Käyttäjä on velvollinen ilmoittamaan siitä välittömästi Palvelun hallinto.

4.1.4. Käyttäjä sitoutuu olemaan käyttämättä ohjelmistoa, joka mahdollistaa Palvelun verkkosivujen automaattisen latauksen ja käsittelyn (jäsennyksen) tarvittavien tietojen hankkimiseksi.

4.1.5. Käyttäjä vastaa Palveluun rekisteröityessään antamiensa tietojen sisällöstä ja oikeellisuudesta. Käyttäjä suostuu siihen, että Palveluhallinto tallentaa ja käsittelee käyttäjän henkilötietoja.

4.1.6. Käyttäjällä on oikeus käyttää Palvelua milloin tahansa, paitsi ylläpitotöiden aikana.

4.1.7. Käyttäjällä on oikeus käyttää Palvelua sen toiminnallisuudessa ja tämän sopimuksen mukaisin ehdoin.

4.1.8. Käyttäjällä on oikeus tallettaa palvelun maksullisten palvelujen myöhempää käyttöä varten tietyn kalenterijakson liittymän määrää vastaava rahasumma Käyttäjä voi tutustua Palvelun Maksullisten Palveluiden tariffiin osoitteessa: http://website/subscription/

4.1.9. Käyttäjällä on oikeus itsenäisesti vaihtaa salasana ilmoittamatta siitä Palvelun ylläpitäjälle.

4.1.10. Käyttäjällä on milloin tahansa oikeus pyytää Käyttäjätilin ja Palveluun tallennettujen tietojen poistamista. Käyttäjätilin ja Palveluun tallennettujen tietojen poistaminen suoritetaan 7 päivän kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta. Kun tili poistetaan, varoja, joita käyttäjä käytti Palvelun Maksullisten palvelujen tilaamiseen, ei palauteta osittain tai kokonaan.

4.1.11. Palvelun palvelun tilauksen maksuna siirretyt varat eivät ole palautettavissa ja niillä voidaan maksaa Palvelun maksulliset palvelut.

4.2. Palveluhallinnon oikeudet ja velvollisuudet

4.2.1. Palvelun hallinto on velvollinen tarjoamaan Käyttäjälle pääsyn Palveluun viimeistään 5 (Viiden) arkipäivän kuluessa siitä, kun Käyttäjä on suorittanut Palveluun rekisteröitymisen.

4.2.2. Palveluhallinto sitoutuu varmistamaan Palvelun toiminnan tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti ympäri vuorokauden 7 (seitsemän) päivää viikossa, mukaan lukien viikonloput ja pyhäpäivät, lukuun ottamatta ennaltaehkäisevän huollon aikaa.

4.2.3. Palvelun Ylläpito sitoutuu varmistamaan Palveluun lähetettyjen Käyttäjän tietojen turvallisuuden 90 (yhdeksänkymmentä) kalenteripäivän ajan siitä päivästä, jona Käyttäjä on viimeksi käyttänyt jotakin Palvelun maksullista palvelua.

4.2.4. Palvelun hallinto sitoutuu olemaan siirtämättä Käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.

4.2.5 Palvelun hallinnolla on oikeus keskeyttää Palvelun toiminta suorittaakseen tarvittavat määräaikaiset ennaltaehkäisevät ja korjaustyöt Palvelun hallinnon teknisillä resursseilla sekä ennakoimattomia töitä hätätilanteissa ilmoittamalla siitä Käyttäjä ilmoittaa tästä, jos se on teknisesti mahdollista, lähettämällä asiaankuuluvat tiedot sivustolle.

4.2.6. Palvelun hallinnolla on oikeus keskeyttää Palvelun toiminta, jos tämä johtuu palvelun hallinnon omiin resursseihin kuulumattomien tieto- ja kuljetuskanavien käyttämisen mahdottomuudesta tai palveluntarjoajan toiminnasta ja/tai toimimattomuudesta. kolmansille osapuolille, jos tämä vaikuttaa suoraan Palvelun toimintaan, myös hätätilanteessa.

4.2.7. Palvelun hallinnolla on oikeus päivittää Palvelun sisältöä, toimintoja ja käyttöliittymää milloin tahansa oman harkintansa mukaan.

4.2.8. Palveluhallinnolla on oikeus muuttaa maksullisten palvelujen hintaa yksipuolisesti.

4.2.9. Palvelun hallinnolla on oikeus estää ja/tai poistaa Käyttäjätili, mukaan lukien kaikki Käyttäjän tietosisältö, ilmoittamatta Käyttäjälle ja selittämättä syitä, mikäli Käyttäjä rikkoo tämän sopimuksen ehtoja.

5. Osapuolten vastuu ja riitojenratkaisumenettely

5.1. Palvelu tarjotaan Käyttäjälle "sellaisenaan" kansainvälisessä käytännössä yleisesti hyväksytyn periaatteen mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että Palvelun päivityksen, ylläpidon ja käytön yhteydessä ilmenevien ongelmien (mukaan lukien yhteensopivuusongelmat muiden ohjelmistotuotteiden kanssa sekä palvelun käytön tulosten ja Käyttäjän odotusten väliset epäjohdonmukaisuudet jne.) osalta Palvelun hallinto vastaa ei vastuussa.

5.2. Sopimuksen mukaisten velvoitteiden rikkomisesta osapuolet ovat vastuussa Venäjän federaation voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Samalla Palvelun hallinnon vastuu Käyttäjää kohtaan vahingonkorvausvaatimuksen yhteydessä rajoittuu Käyttäjän maksamien Maksullisten Palveluiden kustannusten määrään.

5.3. Kumpikaan sopijapuoli ei ole vastuussa minkään velvoitteensa täyttämättä jättämisestä kokonaan tai osittain, jos laiminlyönti johtuu Sopimuksen tekemisen jälkeen syntyneistä ylivoimaisista esteistä, jotka ovat riippumattomia osapuolten tahdosta. Yli 3 (kolme) kuukautta kestävän ylivoimaisen esteen sattuessa kummallakin osapuolella on oikeus yksipuolisesti kieltäytyä täyttämästä tämän sopimuksen mukaisia ​​velvoitteitaan (irtisanoa Sopimus).

5.4. Koska Palvelu on Palveluhallinnon immateriaaliomaisuutta, vastuu tekijänoikeusloukkauksista syntyy Venäjän federaation voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

5.5. Palvelun hallinto ei ole vastuussa tämän sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämättä jättämisestä tai virheellisestä täyttämisestä, eikä Käyttäjän suorista ja välillisistä menetyksistä, mukaan lukien menetetyt voitot ja mahdolliset vahingot, jotka johtuvat muun muassa Internetin käyttäjien laittomista toimista, joiden tarkoituksena on loukkaa tietoturvaa tai Palvelun normaalia toimintaa; Internet-yhteyksien puute Käyttäjän tietokoneen ja Palvelunhallintapalvelimen välillä; valtion ja kunnallisten elinten sekä muiden organisaatioiden toimeenpano operatiivisen etsintätoiminnan puitteissa; Internetin kaupallisten organisaatioiden taloudellisen toiminnan valtion sääntelyn (tai muiden organisaatioiden säätelyn) luominen ja/tai määrättyjen tahojen kertaluonteisten rajoitusten asettaminen, jotka vaikeuttavat tai tekevät mahdottomaksi tämän sopimuksen täyttämisen; ja muut tapaukset, jotka liittyvät Internetin käyttäjien ja/tai muiden tahojen toimintaan (toimimattomuuteen), joiden tarkoituksena on pahentaa yleistä tilannetta Internetin ja/tai tietokonelaitteiden käytössä, joka oli olemassa tämän sopimuksen tekohetkellä.

5.6. Mikäli Osapuolten välillä syntyy tästä sopimuksesta tai siihen liittyviä erimielisyyksiä tai erimielisyyksiä, osapuolet ryhtyvät kaikkiin toimenpiteisiin ratkaistakseen ne keskenään neuvotteluin.

5.7. Jos osapuolten välillä syntyneitä erimielisyyksiä ja/tai erimielisyyksiä ei voida ratkaista neuvotteluin, riidat ratkaistaan ​​Pietarin ja Leningradin alueen välimiesoikeudessa.

6. Muut ehdot

6.1. Tämä sopimus tulee voimaan sen hyväksymispäivästä ja on voimassa siihen asti, kunnes osapuolet täyttävät velvoitteensa täysimääräisesti.

6.2. Tämä sopimus voidaan irtisanoa ennenaikaisesti osapuolten yhteisellä sopimuksella sekä Palvelun hallinnon aloitteesta, jos Käyttäjä rikkoo tämän sopimuksen ehtoja palauttamatta varoja jälkimmäiselle.

6.3. Koska tämä sopimus on tarjous ja Venäjän federaation voimassa olevan siviililainsäädännön nojalla, palveluhallinnolla on oikeus peruuttaa tarjous Art. Venäjän federaation siviililain 436. Mikäli tämä sopimus irtisanotaan sen voimassaoloaikana, tämä sopimus katsotaan päättyneeksi irtisanomishetkestä lähtien. Palaute annetaan julkaisemalla asiaankuuluvat tiedot sivustolle.

6.4 Osapuolet ovat sopineet, että tätä sopimusta tehtäessä on sallittua käyttää osapuolten edustajien allekirjoituksia sekä heidän sinettejään faksiviestinnällä, mekaanisella tai muulla kopioinnilla, digitaalisella allekirjoituksella tai muulla analogisella käsinkirjoitetulla tavalla. organisaatioiden johtajien ja sinettien allekirjoitus.

6.5 Palveluhallinnolla on oikeus yksipuolisesti muuttaa Palvelun ehtoja julkaisemalla siitä tiedot verkkosivuilla julkisesti ja muuttamalla tätä sopimusta.

6.6. Tämän sopimuksen ehtojen määritellyt muutokset tulevat voimaan niiden julkaisupäivästä, ellei asiaa koskevassa julkaisussa toisin mainita. Käyttäjän palvelun käytön jatkaminen sopimukseen tehtyjen muutosten ja/tai lisäysten jälkeen tarkoittaa Käyttäjän hyväksyntää ja suostumusta tällaisiin muutoksiin ja/tai lisäyksiin.

7. Takuut

7.1. Tämän sopimuksen tekstissä nimenomaisesti määriteltyjä takuita lukuun ottamatta Palveluhallinto ei anna muita takuita.

7.2. Hyväksymällä ehdot ja hyväksymällä tämän tarjouksen ehdot hyväksymällä sen, Käyttäjä vakuuttaa Palvelun hallinnolle ja takaa, että hän:

• tekee tämän sopimuksen vapaaehtoisesti;
• lue kaikki tämän sopimuksen ehdot;
• ymmärtää täysin ja vahvistaa tarjouksen ja sopimuksen kohteen;
• hänellä on kaikki tarvittavat oikeudet ja valtuudet tämän sopimuksen tekemiseen ja täytäntöönpanoon.

GTD (Getting Things Done) on yritysvalmentajan David Allenin samanniminen tuottavuusjärjestelmä ja kirja. Päätavoitteena on, että sinulla on aikaa tehdä sitä, mikä on välttämätöntä, mutta viettää enemmän aikaa siihen, mikä tuottaa sinulle iloa.

Usein Getting Things Done käännetään venäjäksi "asioita järjestykseen", vaikka olisikin oikeampi "vioittaa asiat loppuun". Samaa mieltä, on tärkeämpää olla työntämättä tehtäviä luetteloihin, vaan suorittaa ne. Juuri tätä varten sinun on tehtävä luetteloita, määritettävä prioriteetit ja laadittava aikataulu.

Ja miksi sitä tarvitaan?

Työskentelemällä GTD:n periaatteiden mukaisesti, sinun on helpompi hoitaa asioitasi. Loppujen lopuksi tämän tekniikan tärkein etu on, että tiedot kaikista tehtävistäsi keskittyvät yhteen paikkaan, jotta voit siirtyä asiasta toiseen epäröimättä.

Mitä eroa on GTD:llä ja tehtäväluettelolla?

Listassa korjaamme yleensä vain tärkeimmät asiat, emmekä kirjoita muistiin vähemmän merkittäviä, pieniä tehtäviä. Ja turhaan. Ne pyörivät päässäsi, häiritsevät huomiosi työstä ja tehokkuutesi laskee. Yksi GTD:n pääperiaatteista on kaapata ehdottomasti kaikki. Voit siis purkaa aivosi ja käyttää kaikkia sen resursseja työhön.

Onko tämä järjestelmä oikea minulle?

GTD on merkityksellinen eri ammattien, iän ja sosiaalisen aseman edustajille. David Allen, joka muotoili järjestelmän periaatteet, johti kursseja ISS:n astronauteille, rockmuusikoille ja suuryritysten johtajille.

Kuten David Allen Lifehackerin haastattelussa, järjestelmä voi olla yhtä tehokas tai yhtä hyödytön sekä teini-ikäiselle että suuren yrityksen toimitusjohtajalle. Sinulla on oltava tietty ajattelutapa, kuten systematisointi ja suunnittelu.

Okei, mitä sitten pitää tehdä?

GTD-järjestelmässä ei ole tiukkoja sääntöjä. Mutta työssä on perusperiaatteet:

1. Kerää tietoa ja tallenna kaikki. Kirjoita tehtävät, ideat, toistuvat tehtävät muistikirjaan tai sovellukseen. Samalla listan tulee olla aina käden ulottuvilla, jotta et voi sanoa: "Lisään tämän myöhemmin." Jopa pienin ja merkityksetön asia on kirjoitettava ylös, jos et tee sitä juuri nyt.
2. Kirjoita selityksiä. Siellä ei pitäisi olla tehtäviä, kuten "Valmistaudu lomaan". Jaa suuret tapaukset tiettyihin, toteutettavissa oleviin toimiin (lähetä sellaisia ​​​​ja sellaisia ​​​​asiakirjoja viisumikeskukseen, osta pyyhe ja aurinkolasit, lataa karttoja puhelimeesi). Säännöllisen tehtäväluettelon avulla käytämme enemmän aikaa kopioimiseen kuin sen tekemiseen. Ja kyllä, jos voit delegoida, delegoida.
3. Aseta prioriteetit. Anna jokaiselle luettelon kohteelle tietty päivämäärä ja aikakehys. Lisää tarvittaessa muistutuksia. Itse asiassa tämä on työtä sekä luettelon että kalenterin kanssa. Tässä vaiheessa sinun pitäisi luottaa siihen, että et varmasti unohda mitään.
4. Päivitä luettelot. Tehtävälistat vanhenevat nopeasti: jokin menettää merkityksensä, jokin siirtyy tulevaisuuteen. Järjestelmän on toimittava puolestasi. Varmista siis, että sinulla on aina luettelo erityisistä toimista, jotta pääset töihin viipymättä.
5. Toimia. Kun kaikki on järjestetty, voit aloittaa suunnitelmasi toteuttamisen. Valitse tapaus oikeasta luokasta, katso, mitä erityistoimenpiteitä sinulta vaaditaan, ja työskentele. Voit siis toteuttaa suuria projekteja.

Pitääkö kaikki laittaa yhdelle listalle?

Ei, on parempi tehdä useita, mutta säilyttää ne yhdessä paikassa. Pidä esimerkiksi useita listoja jokaisesta työprojektista, kotitaloustehtävälistat, opintolistat, listat ideoista ja mahdollisista tulevaisuuden projekteista - kunhan mielikuvitus riittää.

Onko mitään erikoistyökaluja?

Sovelluksista ja verkkopalveluista käy Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, mikä tahansa muistilehtiö tai tavallinen Google-dokumenttien tiedosto. Jos olet tottunut tekemään muistiinpanoja paperille, voit käyttää sitä.

On olemassa tiedostojärjestelmän faneja. Työpöydälle luodaan yksi yhteinen kansio, joka sisältää useita temaattisia, ja jokainen sisältää vastaavat luettelot ja tarvittavat materiaalit.

Yleensä valitse mikä sopii sinulle.

Päävaatimus: työkalun tulee olla aina käden ulottuvilla, jotta voit siirtää tehtävän päästäsi paperille tai sovellukseen. Esimerkiksi kun pomosi tulee luoksesi ja antaa sinulle uuden tehtävän, kun työskentelet jotain muuta.

Kuinka saada lisäarvoa GTD:stä?

Mikään tuottavuusjärjestelmä ei toimi, jos sitä sovelletaan sokeasti. Saat siitä kaiken irti räätälöimällä sitä itsellesi, niin kaikki järjestyy.

Ja kyllä, mikään järjestelmä ei voi tehdä kaikkea puolestasi, joten älä hurahdu liikaa luetteloiden tekemiseen, vaan muista toimia. GTD on työkalu, joka auttaa sinua pääsemään eroon stressistä etkä koskaan unohda mitään. Mutta kuinka hallitset aikaasi, on sinun päätettävissäsi.

Mikä tämä hämmästyttävä tekniikka/kirja sitten on? Niin hämmästyttävää ja kaiken ylösalaisin järjestelemistä, että monet tuhannet ihmiset pääsivät sitä käyttäessään eroon päivittäiseen katastrofaaliseen aikapaineeseen liittyvästä jatkuvasta stressistä, alkoivat tehdä kaikkea ja löysivät jopa vapaa-ajan kuilun elämäänsä? Se kuulostaa ihmeeltä tai toiselta naurettavalta ihmelääkkeeltä kaikkiin vaivoihin, mutta toisin kuin monet ajanhallintatekniikat, Getting Things Done todella toimii. Tälle on useita syitä, mutta tärkein niistä on se, että GTD antaa sinun "esittää" itsesi orgaanisesti ja kivuttomasti kenen tahansa elämään turvautumatta tuskallisiin ja epämiellyttäviin innovaatioihin, kuten rautaiseen aikatauluun tai henkilökohtaiseen sihteeriin. Itse asiassa tämä on joukko henkisiä tekniikoita, joista jokainen on tarkoitettu vapauttamaan aivot tarpeettoman tiedon ylikuormituksesta ja keskittymään nykyiseen tehtävään. Yllättäen tämän lähestymistavan avulla voit lisätä merkittävästi työn tehokkuutta - aivot eivät enää toimi "tyhjäkäynnillä", selaamalla tulevien toimien suunnitelmaa miljoonannen kerran.

Näyttää siltä, ​​että olemme menneet hieman yksityiskohtiin, palataan yleissuunnitelmaan. David Allenin kirja syntyi hänen monivuotisen ajanhallinnan kokemuksensa kokoelman tulos, ja siitä tuli välittömästi suosittu kaikkialla maailmassa. Sähköinen versio on ladattavissa, siellä on myös venäjänkielinen käännösluonnos.

Pääasia

• Kokoa kaikki asiat, joita haluat tehdä, yhteen turvalliseen järjestelmään pois päästäsi ja mielestäsi.
• Harjoittele itseäsi niin, että sinulla on aina voimassa oleva toimintasuunnitelma, jonka voit toteuttaa välittömästi tai palata halutessasi milloin tahansa.

Tulokset ja toimet

• Kuvaile yhdellä virkkeellä ongelman tai tilanteen suunniteltu onnistunut ratkaisu.

• Kirjoita ylös jokainen, pieninkin, fyysinen toimenpide, joka on tarpeen tilanteen edistämiseksi.

Vaaka- ja pystyohjaus (Ajamme asiat pois aivoista ja laitamme ne järjestykseen)

• Vaakasuuntainen ohjaus ylläpitää kaikkien tehtävien yhtenäisyyttä ja keskinäistä yhteyttä.

• Vertikaalinen ohjaus on tarpeen projektien ja yksittäisten tehtävien seuraamiseksi

Viisi edistymisvaihetta (vaakasuuntainen tarkastus)

• Kerää tehtäviä, jotka kiinnittävät huomiotasi (kaikki tehtävät, henkilökohtaiset tai ammatilliset, suuret tai pienet - kaikki, minkä täytyy olla eri tilassa kuin nykyinen ja mitä haluat muuttaa edes vähän)
  • Ota kaikki pois päästäsi
  • Minimoi säilytystilojen määrä.
    • paperisäiliö
    • Muistilehtiöt
    • Sähköiset asiakirjat
    • Äänitallenteet
    • Sähköposti
• Tyhjennä nämä holvit säännöllisesti
• Käsittele tehtävät - ymmärrä, mitä ne tarkoittavat ja mitä niille pitää tehdä
  • Mikä tämä tehtävä on?
  • Voiko hänen kanssaan tehdä mitään? (Kyllä vai ei)
    • Ei
      • Heittää pois.
      • Delegoida
      • Lykätä
      • "Jonainpäivä-ehkä"-luetteloon
      • Kalenteriin tai 43 kansioon (31 kansiota päiville, 12 kansiota kuukausille, huomisen päivämäärä edessä)
      • Linkki (linkin tulee olla tietoa, joka on helposti saatavilla tarvittaessa)
  • Joo
    • Mikä pitäisi olla seuraava toimenpide?
    • Toimia
    • Siirto toiseen
    • Lykätä
    • Projekti (kaikki, jonka suorittaminen vaatii enemmän kuin yhden vaiheen)
    • Käytettävissä olevien toimintojen seuranta
    • Luettelo projekteista
    • Arkisto tai kansio luettelolle projekteista ja niihin liittyvistä materiaaleista
    • Kalenteri (aikaperusteisiin toimiin)
    • Luettelo seuraavien vaiheiden muistutuksista
    • Luettelo muistutuksista asioista, joita odotat
• Muoto Tulokset
• Harkitse vaihtoehtoja uudelleen
• Tehdä
  • Toimenpiteiden valinta
    • Konteksti
    • Käytettävissä oleva aika
    • Käytettävissä oleva energia
    • Prioriteetti

Viikkokatsaus

• Viikkokatsaus
  • löysät paperit
    • Käyntikortit, reseptit jne. - käsittelysäiliössä
  • Käsittele muistiinpanosi
  • Kalenteri kuluneelle viikolle
    • Yleiskatsaus jäljellä oleviin toimiin, linkkeihin jne.
  • Kalenteri tulevista tapahtumista
  • Vapauta pääsi
    • Tallenna kaikki uudet projektit, aktiviteetit jne.
  • Yleiskatsaus projektien ja tärkeiden suoritteiden luetteloon
    • Varmista, että jokaiselle elementille on vähintään yksi avaintoiminto
  • Yleiskatsaus seuraavien vaiheiden luetteloon
    • Yliviivattu ja tarkista seuraavat vaiheet muistutuksista
  • Yleiskatsaus "Odotus"-luetteloon
    • Kirjoitamme muistiin toimenpiteet, jotka ovat tarpeen tapahtumien näyttämiseksi tästä luettelosta. Poista jo saamasi.
  • Yleiskatsaus jäljellä oleviin merkittäviin luetteloihin
  • Yleiskatsaus "Ehkä jonain päivänä" -luetteloon

    * Tarkastetaan kaikkien projektien kyky aktivoitua ja siirretään ne myöhemmin "Projekteihin". Epäolennaisten elementtien poistaminen.

  • Yleiskatsaus keskeneräisiin ja niihin liittyviin materiaaleihin
    • Katso kaikki asiaan liittyvät materiaalit, jotta huomaat kaikki uudet toimet, tulokset ja "ruuhkat".

Kuuden tason itsearviointimalli

1. Nykyinen toiminta

2. Nykyiset projektit

3. Vastuualueet

4. Tavoitteet 1-2 vuotta

5. Visio 3-5 vuotta

6. Suuri kuva – elinikäiset tavoitteet

Projektit - tarkasti määritellyt tulokset ja johdonmukaiset toimet, jotka vievät sen lähemmäs valmistumista Vaakasuuntainen fokus - luotettava "muistutusjärjestelmä" säännöllisellä "ravistelulla" Pystysuuntainen - suunnittelu "paperille".

Viisi vaihetta minkä tahansa tehtävän tai projektisuunnittelun suorittamiseen.

1. Tavoitteiden ja perusteiden määrittäminen

2. Visio tuloksesta

3. Aivoriihi

4. Organisaatio

5. Seuraavien vaiheiden löytäminen

Luonnollisen suunnittelutekniikan viisi vaihetta

1. Tavoitteet/perusperiaatteet (miksi teemme tämän?)

2. Missio / imago / tavoitteet / onnistunut lopputulos (miltä ehdoton, hullu menestys näyttää? Miltä se näyttää?)

3. Aivoriihi (miten teemme tämän?)

• Tarkastele projektia sen valmistumispisteestä
• Piirrä kuva hullusta menestyksestä (päästä eroon "kyllä, mutta"
• Kerää yhteen kaikki ominaisuudet, näkökohdat ja ominaisuudet, joita voit ajatella.

4. Organisaatio (Etsi komponentteja, alikomponentteja, sarjoja, tapahtumia ja/tai prioriteetteja. Mitä pitäisi tapahtua ja missä järjestyksessä? Milloin teemme nämä asiat?)

5. Seuraavat vaiheet (Mistä aloitamme?) ”Jos projekti on mennyt päähäni, suunnittelu oli tehokasta. Jos se roikkuu edelleen siellä - jatka tämän mallin käyttöä, kunnes se on täysin puhdistettu.

Kirjanpitojärjestelmä

• Kirjanpidon tulee olla nopeaa ja helppoa
  • yksi järjestelmä
    • Harkitse aakkosjärjestystä, jos et tarvitse erityistä kirjanpitotapaa
    • Vähennä niiden paikkojen määrää, joista löydät tarvitsemasi tiedot se on kielletty(Siellä saa olla enintään viisi tai kuusi paikkaa, joista löydät haluamasi. Ei enempää)
    • Lajittele aiheen, projektin, henkilön tai yrityksen mukaan
• Hanki laadukkaita varusteita. Vältä roikkuvia kansioita
• Riippuvien kansioiden tapauksessa:
  • Merkitse kansiot, älä hakasulkeet
  • Yksi kansio - yksi kiinnike
  • Järjestelmässäsi tulee aina olla vapaita suluissa oleva tyhjä kansio aivan hyllyn alussa.
  • Puhdista kansiot vuosittain
  • Kannusta siivouspäivien järjestämistä

Käsittely "kelpaamattomien sopimusten" kanssa

1. Laske tanko alas

2. Tee se

3. Tarkista sopimus.

Tulokset

• Pidä kaikki tieto poissa päästäsi
• Suunnittele toimia ja tuloksia heti, kun tapahtumat näkyvät horisontissa, ei myöhemmin.
• Tarkista ja päivitä luettelosi keskeneräisistä töistä ja elämästä säännöllisesti.

Kaikki käsittämättömät asiat tulee käsitellä seuraavan algoritmin mukaisesti:

• En tarvitse sitä = lisää ostoskoriin!
• Haluan selvittää, mitä tämä tarkoittaa minulle = postilaatikon säilölle
• Nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä minulle = linkki
• Käytän tätä = laitteita tai resursseja
• Kun voin siirtää tämän, haluan nähdä miten = muistutus seuraavasta toimenpiteestä
• Minun on muistutettava itseäni tästä välisummasta = luettelo viikoittain tarkastetuista projekteista
• Tarvitsen tätä, kun viittaan projektiin = liittyviin materiaaleihin
• Haluan tehdä joskus tulevaisuudessa = "joku päivä-ehkä" -lista
• Haluan tehdä sen tulevaisuudessa, tiettyyn aikaan = kalenterimerkintä.
• Haluan saavuttaa tämän "vakavan" tuloksen = tavoite, jota nähdään harvoin tarpeeksi
• Joku muu tekee jotain, josta olen huolissani = kohta 'odotuslistalla', viikoittainen katsaus
• Tämä tulee ottaa huomioon tehtäessä joitain säännöllisiä toimintoja - tarkistuslistalla oleva kohta.

Siinä kaikki. Käsittämätöntä, pilvistä, hämmentävää? Ollakseni rehellinen, minustakin näyttää siltä :) Mutta tämä johtuu vain siitä, että tämä koko pitkä hämmentävä lista on vain lyhyt puristus Allenin kirjasta, joka sisältää selityksen kaikista näistä "tarkistuslistoista", "joskus-ehkä" ja muista " linkit". Ei kuitenkaan todellakaan kannata olla surullinen ja lopettaa menetelmät vain siksi, että a) vihaat lukemista näytöltä tai b) vihaat lukemista englanniksi.

GTD perustuu erittäin järkeviin periaatteisiin ja auttaa todella elämään tasapainoisempaa, kokonaisvaltaisempaa ja tuottavampaa elämää. Tietenkin GTD:n hallitseminen vaatii melko vakavia ponnisteluja ja halukkuutta muuttaa paljon elämässäsi. Siitä huolimatta hyödyllinen vaikutus on paljon suurempi kuin käytetty aika ja vaiva. Moskovassa RTD järjestää säännöllisesti kasvokkain kaksipäiväisiä koulutuksia "Kuinka saada asiat tehtyä" Getting Things Done -metodologialla.

Nykyinen sivu: 1 (kirjassa on yhteensä 17 sivua)

David Allen

Saada asiat tehtyä

Kuinka käsitellä asioita

Johdanto

Tervetuloa strategioiden kultakaivoksille oppiaksesi saamaan lisää energiaa, oppimaan rentoutumaan ja saamaan enemmän aikaan vähemmällä vaivalla. Jos sinä, kuten minä, rakastat tehdä asioita ja tehdä ne hyvin, mutta et myöskään halua menettää elämänhaluasi, mikä tuntuu täysin epäuskottavalta ja jopa täysin mahdottomalta tällaisella työmäärällä. Ei tarvitse esittää uhkavaatimusta "joko-tai". On todella mahdollista tehdä hienoa työtä ja nauttia elämästäsi tavallisessa, jokapäiväisessä maailmassasi.

Uskon, että tehokkuus on hyvä. Ehkä tekemäsi toiminta on tärkeää, mielenkiintoista tai hyödyllistä, tai ehkä se on vain tehtävä tavalla tai toisella. Ensimmäisessä tapauksessa haluat saada suurimman mahdollisen tuoton sijoitetulle ajalle ja vaivannäölle. Toisessa haluat siirtyä muihin asioihin mahdollisimman pian jättämättä ärsyttäviä häntää.

Ja mitä tahansa teetkin, sinulla on todennäköisesti mukavampaa olla rentoutuneessa tilassa ja varma siitä, että mitä tahansa teet tällä hetkellä, on juuri sitä, mitä kannattaa tehdä. Juotpa sitten olutta kollegoiden kanssa töiden jälkeen tai nouset keskellä yötä ihailemaan nukkuvaa lastasi, vastaat kirjeeseen tai vaihtamassa muutamaa sanaa elämästä potentiaalisen asiakkaan kanssa työtapaamisen jälkeen - tämä on se siitä mitä sinun pitäisi tehdä.

Tämän kirjan kirjoittamisen päätavoite on opettaa sinulle kuinka olla mahdollisimman tehokas ja rento, halusitpa sitä tai tarvitset sitä.

Olen jo pitkään, kuten ehkä sinäkin, etsinyt vastauksia kysymyksiin mitä tehdä, milloin tehdä ja miten tehdä. Ja yli kahdenkymmenen vuoden tutkimuksen ja uusien ja uusien henkilökohtaisen ja organisaation tehokkuuden menetelmien soveltamisen jälkeen, vuosien tutkimuksen ja itsestäni kokeneen kokemuksen jälkeen voin sanoa, että ongelmaan ei ole olemassa yhtä universaalia ratkaisua. Ei ole ohjelmistoa, superhenkilökohtaista suunnittelijaa tai henkilökohtaista tehtävä- ja tavoitteentekijää, joka järjestäisi päiväsi, viikkosi ja koko elämäsi. Lisäksi heti kun nostat tehokkuutesi uudelle tasolle, sinulle avautuu uusi luovien tavoitteiden horisontti, johon ei ole enää mahdollista käyttää jotain yksinkertaista kaavaa.

Jos ei ole olemassa selkeitä reseptejä henkilökohtaisen organisoinnin ja tehokkuuden parantamiseksi, on olemassa reseptejä tämän parannuksen parantamiseksi. Vuosi vuodelta itseni parissa työskennellessäni löysin yhä enemmän tärkeitä asioita, joihin keskittyä, pelättävää ja tekemistä. Löysin myös yksinkertaisia ​​prosesseja, joita jokainen meistä voisi oppia käyttämään ja jotka parantaisivat suuresti kykyämme käyttää aktiivisesti ja rakentavasti nykypäivän todellisuutta.

Tuloksena on kokoelma yli kahden vuosikymmenen löydöksistä henkilökohtaisesta tuottavuudesta – opas työtulosten maksimoimiseen ja ponnistelun minimoimiseen maailmassa, jossa työmäärä kasvaa tasaisesti ja tehtävät muuttuvat yhä hämärämmiksi. Vietin monta tuntia ihmisten vieressä heidän työpaikallaan auttaen heitä organisoimaan työnkulkuaan. Löytämäni menetelmät ovat osoittautuneet todella tehokkaiksi kaikentyyppisissä yrityksissä, kaikilla työtasoilla, kaikissa kulttuureissa ja niistä on ollut hyötyä jopa kotona ja koulussa. Koulutettuani 20 vuotta alansa maailmankuuluja ammattilaisia, opin varmasti, että maailmalta todella puuttuu nämä menetelmät.

Esimiehet haluaisivat juurruttaa itselleen ja alaistensa päästandardiksi kaavan "tee se hinnalla millä hyvänsä". He, kuten minä, tietävät, että suljettujen ovien takana on työpäivän päätyttyä vastaamattomia puheluita, jakamattomia tehtäviä, raakoja tiivistelmiä liiketapaamisista ja neuvotteluista, suorittamattomia henkilökohtaisia ​​velvollisuuksia ja kymmenkunta kirjettä, joita ei edes otettu vastaan. Suurin osa näistä liikemiehistä menestyy varsin hyvin, koska kriisit, jotka heidän on voitettava, ja heidän edessään avautuvat mahdollisuudet ovat paljon suurempia kuin ne ongelmat, jotka he päästävät irti tai luovat itsensä toimistoihinsa ja salkkuihinsa. Mutta: meille on annettu bisneksen ja elämän rytmi tänään, miten ne tasapainotetaan, on toinen kysymys.

Toisaalta tarvitsemme hyväksi havaittuja tekniikoita, jotka auttavat ihmisiä keskittämään kaiken energiansa eivätkä anna sen kuluttaa pieniä häiriötekijöitä. Toisaalta on tarpeen luoda sellainen työilmapiiri, jossa kiireisimpiä työntekijöitä suojataan luotettavasti stressiltä. Tarvitsemme positiivista työtyyliä, joka houkuttelee ja pitää yrityksen parhaat ja valoisimmat ihmiset. Sellaista tietoa arvostetaan kullan arvoisissa organisaatioissa. Sitä tarvitaan myös koulussa, jossa lapsiamme ei vieläkään opeteta työskentelemään tiedon kanssa, keskittymään tulokseen ja mihin toimenpiteisiin sen saavuttamiseksi pitäisi ryhtyä. Ja jokainen meistä yksittäin - se on myös erittäin hyödyllistä - voisimme oppia käyttämään täysimääräisesti meille tarjottuja mahdollisuuksia parantaaksemme itseämme ja ollaksemme hyödyllisiä.

Voima, yksinkertaisuus ja tehokkuus, joista puhun tässä kirjassa, ilmaistaan ​​parhaiten reaaliaikaisissa kokemuksissa todellisessa maailmassa. Kirjan tavoitteena on jäsentää työnkulun ja henkilökohtaisen tuottavuuden dynaamista taidetta. Olen järjestänyt tiedot niin, että toisaalta annan sinulle inspiroivan yleiskatsauksen ja toisaalta annan mahdollisuuden tuntea tulokset välittömästi. Kirja on jaettu kolmeen osaan. Ensimmäinen osa kuvaa koko peliä, sisältää lyhyen yleiskatsauksen järjestelmästä ja selityksen sen ainutlaatuisuudesta sekä esittelee tärkeimmät menetelmät yleisimmin. Toinen osa käsittelee järjestelmän käyttöä. Nämä ovat sinun koulutuksesi: askel askeleelta, pikkuhiljaa, opit käyttämään malleja. Kolmas osa vie sen vielä korkeammalle - se kuvaa vieläkin merkittävämpiä ja merkittävämpiä tuloksia, joita voit saavuttaa, jos teet näistä metodologioista ja malleista kiinteän osan työtäsi ja elämääsi.

Suosittelen, että toimit periaatteella "oikeasti lepakko" - testaa materiaalia itselläsi, älä vain usko, vaan myös tarkista, että nämä menetelmät eivät ole vain mahdollisia, vaan myös tarpeellisia sinulle henkilökohtaisesti. Ja vielä yksi asia - haluan sinun ymmärtävän, että kaikki tarjoamani on todella yksinkertaista. Se ei vaadi erityisiä taitoja, koska osaat jo keskittyä, kirjoittaa asioita ylös, päättää tuloksista ja toimista, harkita asentoja ja tehdä valintoja. Näet, että suuri osa siitä, mitä teit vaistomaisesti ja intuitiivisesti, on oikein, ja annan sinulle mahdollisuuden viedä nämä taidot uudelle tehokkuuden tasolle. Haluan kehottaa sinua yhdistämään kaiken ja hyväksymään sen uutena käyttäytymisenä, josta tulee majakka sinulle.

Kirjan sivuilla viittaan usein koulutukseeni ja seminaareihini. Viimeiset kaksikymmentä vuotta olen työskennellyt liikkeenjohdon konsulttina joko yksin tai pienessä tiimissä. Tehtäväni on ollut järjestää yksityisiä tuottavuuskoulutuksia ja työpajoja tässä esitellyistä tekniikoista. Olemme kollegoideni kanssa valmentaneet yksityisesti yli tuhatta ihmistä, satoja tuhansia ammattilaisia ​​ja pitäneet useita satoja seminaareja - nämä ovat kokemuksia, joista otan esimerkkejä. Yksi asiakkaastani muotoili lupauksen oikein. Hän kirjoitti: ”Aloin käyttää tämän ohjelman menetelmiä ja se pelasti henkeni, kun tein siitä tapani, se muutti elämäni. Se on rokote jokapäiväistä elämän tai kuoleman taistelua vastaan, kun "projektin olisi pitänyt olla valmis eilen", ja vastalääke epätasapainolle, jonka monet ihmiset luovat itselleen.

Osa yksi. Tehtävien suorittamisen taito

Luku 1 Uudet menetelmät uuteen elämään

Tilanne, kun ihmisen yllä roikkuu valtava tehtävälista ja samalla hän onnistuu pitämään pään tuoreena, positiivisen rauhallisen kontrollin ja tuotteliaan työnteon tunteen, on varsin todellinen. Tämä on upea tapa elää ja työskennellä korkean tehokkuuden saavuttamiseksi. Viime aikoina tästä on tullut työtyyli, jota vaaditaan menestyneiltä korkean luokan asiantuntijoilta. Tiedät jo mitä ja miten tehdä saavuttaaksesi tämän tason. Kuitenkin, jos olet enemmistössä, sinun tulee soveltaa tätä tietoa lyhyemmässä ajassa ja selkeästi ja systemaattisesti, jotta pääset huipulle sen sijaan, että hötkyisit jossain aivan pohjalla. Vaikka kirjassa kuvatut menetelmät ja tekniikat perustuvat maalaisjärkeen ja on tarkoitettu käytännön käyttöön, useimmat ihmiset ovat edelleen yleisten työtottumusten alaisia, joita tulisi muuttaa ennen järjestelmän käytön aloittamista. Sinun on tehtävä pieniä muutoksia tapaasi selventää ja organisoida huomiosi vaativat tehtävät.

...

Ahdistus johtuu puutteesta

organisointi, valmistelu ja toiminta.

Kaikki tässä esitetyt menetelmät perustuvat kahteen päätavoitteeseen:

1. Kerää kaikki tekemistä, nyt, myöhemmin, jonakin päivänä, iso, pieni tai liittyvä - kaikki asiat loogisessa järjestelmässä, mutta ei päässä.

2. Pakota itsesi tekemään lopullisia päätöksiä kaikesta. Eli sinulla on aina oltava suunnitelma ja tiedettävä tarkasti, mitä tehdä seuraavaksi - ja voit milloin tahansa suorittaa tämän tehtävän tai harkita sitä uudelleen.

Tämä kirja sisältää todistetun menetelmän työnkulun järjestämiseen ammattimaisesti. Täältä löydät luotettavia työkaluja, temppuja, tekniikoita ja temppuja. Kuten myöhemmin näet, kaikki periaatteet ja menetelmät pätevät kaikkeen, mitä teet, niin jokapäiväisessä elämässäsi kuin työssäsi. Kuten monet edeltäjäsi, voit myös käyttää sitä, mitä kuvailen jatkuvana dynaamisena tyylinä työssäsi ja maailmassasi. Tai taas, kuten monet, voit yksinkertaisesti käyttää sitä palataksesi tiukempaan ohjaustilaan, kun siltä tuntuu.

Ongelma: Uudet vaatimukset luovat resurssien puutteen.

Melkein kaikki, joiden kanssa olen työskennellyt, ovat sanoneet, että heillä on liikaa tehtäviä eikä tarpeeksi aikaa tehdä kaikkea. Juuri viime viikolla neuvoin erään suuren sijoitusyhtiön työntekijää, joka oli vakuuttunut siitä, että hänen saamansa uusi yritysjohtajan virka tulisi hänen perhevelvoitteidensa kustannuksella. Keskimääräisenä ihmisenä huipulla pysyä ja 150 kirjeeseen joka päivä vastaava johtaja joutuu kasvattamaan osaston henkilöstöä 1100:sta 2000:een – kaikki jotta voisi viettää viikonloput perheen kanssa, ei töissä. .

Uuden vuosituhannen paradoksi: ihmiset haluavat parantaa elämänlaatua ja samalla ottaa enemmän kuin jaksaa. Silmä näkee, mutta hammas on puutunut. Ja tässä on tulos: useimmat ihmiset eksyvät ja hämmentyvät etsiessään tapoja korjata tilanne.

Työllä ei ole enää selkeitä rajoja.

Pääsyynä jatkuvasti lisääntyvään stressiin on se, että työn luonne sinänsä on muuttunut vallankumouksellisella tavalla, toisin kuin osaamisemme ja kykymme, jotka ovat pysyneet ennallaan. Vasta 1900-luvun jälkipuoliskolla se, mitä "työ" tarkoitti, muutettiin kokoonpanolinjojen ja kaikkien motoristen toimien käsitteistä sellaiseksi, mitä Peter Drucker ilmaisi niin ytimekkäästi ilmauksella "mielen työ". Pellot on kynnettävä, koneet korjattava, laatikot pakattava, lehmät lypsettävä. Tiesit tarkalleen, millaista työtä piti tehdä - näit tuloksen. Ja se oli aivan ilmeistä, kun työ oli välivaiheessa ja kun se oli jo valmis.

...

Aika on sellainen luonnon ominaisuus, joka ei salli tapahtumien tapahtua yhdellä hetkellä. Vaikka viime aikoina se ei tunnu enää toimivan...

Nimettömänä

Nykyään useimmat meistä eivät edusta projektidemme todellisia rajoja. Useimmilla tuntemillani ihmisillä on vähintään puoli tusinaa vireillä olevaa tehtävää kerrallaan, mikä tarkoittaa, että heillä on "tällä hetkellä" suoritettavana jopa puoli tusinaa tehtävää. Mutta vaikka he olisivat yrittäneet tehdä tätä loppuelämänsä ajan, he eivät olisi voineet saavuttaa loistavaa tulosta. Ehkä sinullakin on samanlainen ongelma. Kuinka hedelmällinen konferenssi voisi olla? Kuinka tehokas koulutusohjelma tulee olemaan? Mikä inspiroiva vaikutus nyt kirjoittamallasi esseellä on? Kuinka edistää henkilöstökokousta? Kuinka toimiva uudelleenjärjestely tulee olemaan? Ja viimeinen kysymys: kuinka paljon merkityksellistä tietoa on tarkalleen annettava, jotta projekti voidaan suorittaa parhaalla mahdollisella tavalla? Vastaukset: suuri määrä; helposti saatavilla tai ainakin mahdollisesti sopiva; Internetin kautta.

...

Lähes jokainen projekti voidaan tehdä paremmin, ja tiedon saatavuus auttaa paljon.

Toisaalta rajojen puuttuminen luo lisää tehdä työtä.

Monet tämän päivän organisaation haasteista vaativat keskustelua, vuorovaikutusta ja sitoutumista. Toimistotyöhevosten joukot harvenevat ja heidän mukanaan se ylellisyys, että he eivät voi lukea tai vastaanottaa sähköposteja markkinointiosastolta ja jumala tietää mistä osastoista.

Toimintamme muuttuu edelleen.

Projektien ja ylipäätään työn kasvavat rajat haastavat työntekijän. Mutta nyt meidän on otettava huomioon myös laajempi vastuualueemme. Seminaareissa kysyn usein: "Kuka teistä työssä tekee täsmälleen sitä, mitä hänet on palkattu tekemään?" Kädet kohotettuina salissa - harvinaisuus. Tehtävän rajat voivat olla hyvinkin epämääräisiä, mutta jos jouduit kohtaamaan selkeästi määritellyn tehtävän, sinun tulee kirjoittaa ylös: mitä tarkalleen sinun tulee tehdä - kuinka paljon ja millä tasolla - tietysti järkeä.

Tällaisia ​​onnekkaita on kuitenkin vähän. Tähän on kaksi syytä:

1. Yritykset, joissa työskentelemme, näyttävät muuttavan tavoitteitaan, tuotteitaan, kumppaneitaan, asiakkaitaan, teknologiamarkkinoitaan ja osakkeenomistajiaan joka ikinen päivä. Ja kaikki tämä tietysti vaikuttaa rakenteisiin, muotoihin, rooleihin ja vastuisiin.

2. Keskivertotyöntekijällä on nykyään paljon enemmän vapautta kuin koskaan ennen. Hän voi vaihtaa uraansa yhtä usein kuin hänen vanhempansa vaihtoivat työpaikkaa. Ja jopa 40- ja 50-vuotiaat työntekijät yrittävät pysyä tuoreiden trendien mukana. Nyt heidän tavoitteensa ovat paljon enemmän todellisuuden mukaisia ​​- heidät peittävät kaikenlaiset "johto" tai "executive expansion" -asemat - tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että he eivät aio pysyä tässä asemassa pitkään aikaan.

...

Emme voi koskaan valmistautua uuteen. Meidän on sopeuduttava, ja jokainen sopeutuminen on testi...: läpäisemme kokeen, meidän on todistettava jotain itsellemme. Sinulla on oltava hallittavissa oleva itseluottamus, jotta voit hyväksyä muutoksen epäröimättä.

Eric Hoffer.

Joten kaikki tämä on hyvin epämääräistä - mikä on työmme tai mikä henkinen, henkinen ja fyysinen investointi voi olla perusteltua? Kaipaamme valtavasti tietoa, luomme lukemattomia kontakteja ja synnytämme suunnilleen saman jättimäisen kasan ideoita ja kaikenlaisia ​​sopimuksia itsemme ja muiden kanssa. Mutta emme ole niin taitavia sotkemaan kaikkia näitä sisäisiä ja ulkoisia kitkaa.

...

Jos voit vapaasti päättää, minkä vaiheen teet, sinulla on myös vastuu varmistaa, että tämä vaihe on oikea.

Vanhat menetelmät ja taidot eivät riitä.

Klassinen koulutuksemme, perinteinen ajanhallinta tai itseorganisaatiotyökalujen runsaus, kuten järjestäjä, Microsoft Outlook tai Palmissa oleva muistutus, eivät täytä ajan vaatimuksia. Jos olet kokeillut jotakin yllä olevista, sinun on täytynyt huomata, että ne eivät ole täysin sopivia nykyiseen nopeuteen, monimutkaisuuteen ja pysyviin muutoksiin toimintasi prioriteeteissa. Nykyään, kun elämä on täydessä vauhdissa ja enimmäkseen päässä, kyky menestyä vaatii uusia ajattelutapoja - ei ole tarpeeksi uusia menetelmiä, teknologioita ja työtaitoja auttamaan meitä valloittamaan maailmaa.

...

Tuulet ja vedet auttavat aina taitavia kapteeneja.

Edward Gibbon

Perinteinen lähestymistapa ajanhallintaan ja itseorganisaatioon oli ajankohtainen ennen vanhaan. Hän antoi todella hyviä neuvoja työn organisointiin silloinkin, kun hän muuttui kokoonpanolinjojen ylläpidosta uudenlaiseksi työksi, jossa piti tehdä päätöksiä siitä, mitä ja milloin tehdä. Kun ajasta itsestään tuli tuotantoväline, henkilökohtaisista kalentereista tuli tärkein työväline. (80-luvun lopulla monet asiantuntijat pitivät taskupäiväkirjaa itseorganisaation huippuna, mutta nykyäänkin monet pitävät sitä pääasiallisena itsehallinnan työkaluna). Ajan harkinnan myötä tuli tarve tehdä oikeita päätöksiä siitä, mitä tehdä. "ABC"-prioriteettiluettelot ja "tehtävälistat" ovat ottaneet keskeisten tekniikoiden aseman, joita ihmiset käyttävät ymmärtääkseen ja tehdäkseen mielekkäitä ja loogisia päätöksiä.

Olet varmasti vakuuttunut siitä, että päiväkirja, vaikka se on todella tärkeä, auttaa järjestämään vain pienen osan asioistasi. Ja päivittäiset "tehtävät" - luettelot ja prioriteettilistat eivät pystyneet selviytymään kaikista heterogeenisistä tapauksista, joita jokaisen ammattilaisen on käsiteltävä. Monien ihmisten työpäivä koostuu kymmenistä ja jopa sadoista kirjeistä, eikä yhtä pyyntöä, yhtä valitusta ja yhtä tilausta voi jättää huomioimatta. Hyvin harvat ihmiset voisivat (tai pitäisi) järjestää vastuunsa kolmeen prioriteettisarakkeeseen. A, B ja C tai tee "tehtävälista" ilman pelkoa, että ensimmäinen puhelu tai pomon käsky ei toimi häpäistä koko tämä suunnitelma.

Napoleonin suunnitelmat arjen tylsyyttä vastaan.

Toisaalta monet johtamiskirjat, menetelmät, seminaarit ja gurut edistävät "eteenpäin katsovaa" ratkaisua ongelmiin tässä hullussa maailmassa. Kun selvennät itsellesi tavoitteita ja arvoja, tietoisuutesi alkaa itse antaa käskyjä ohjaten työtä oikeaan suuntaan. Käytännössä tavoitteen ajattelu ei tuota toivottuja tuloksia. En ole koskaan nähnyt näin epäonnistuneita yrityksiä. Tämä tapahtui jostakin seuraavista kolmesta syystä:

1. Päivittäisessä rutiinissasi on liikaa häiriötekijöitä, jotka estävät sinua keskittymästä tärkeämpiin tehtäviin.

2. Tehottomat itseorganisaatiojärjestelmät luovat valtavan alitajuisen haluttomuuden aloittaa uusia vielä suurempia hankkeita, jotka myös todennäköisesti järjestetään helvettiin ja johtavat isompi myllerrystä ja stressiä.

3. Kun näkökulman prioriteetit jo ovat selkeitä, eteen ilmestyy tyhjästä joukko toissijaisia ​​asentoja, jotka muistuttavat meitä siitä, että paljon enemmän asioita vaatii muutosta. Jo tässä vaiheessa alamme ärsyttää niitä kohtuuttomia tapauksia, joihin on ryhdyttävä. Ja teoksen olemus, olemus, on maalattu prioriteettiluettelon ensimmäisiin paikkoihin. Meidän prioriteetit! Prioriteettiin keskittyminen ei auta sinua. Kyllä, ne antavat liikkeen merkityksen ja pääsuunnan, mutta luovat myös lisävaikeuksia.

Keskittyminen ydinprioriteettiin ja -arvoihin on Todella se on välttämätöntä, en kiistä. Mutta tämä ei suinkaan tarkoita, etteikö olisi enää mitään tekemistä. Päinvastoin, se nostaa panoksia pelissä, joka on pelattava joka päivä. Henkilöstöpäällikölle esimerkiksi päätös työskennellä työelämän laatuasioiden parissa lahjakkaan työntekijän houkuttelemiseksi ja pitämiseksi. ei yksinkertaistaa tehtäviä.

Uudessa tietotyön kulttuurissamme on merkittävä aukko - järjestelmä, jossa on looginen käyttäytymismallien ja -työkalujen ketju, joka toimii tehokkaasti vain sillä tasolla, jolla työ todella tapahtuu. Mutta itse asiassa tämän järjestelmän pitäisi yhdistää perspektiiviin ja yksityiskohtiin tarkastelun tulokset, kaikki, jopa pienimmät; olisi otettava huomioon useita prioriteettitasoja; pitäisi hallita satoja uuden tiedon virtoja joka päivä - sen pitäisi loppujen lopuksi yksinkertaistaa tehtävien suorittamisprosessia.

Lupaus: "Valmis tilan" taistelulajien mestari.

Kuvittele hetkeksi, millaista olisi, jos itseorganisaatiosi olisi todella jatkuvasti hallinnassa. Mitä jos voisit todella kiinnittää 100% huomion siihen, mitä teet tällä hetkellä, ilman häiriötekijöitä?

Ja tämä mahdollisesti. Hallitseminen, rauhallisena pysyminen ja mielekkäiden asioiden tekeminen pienellä vaivalla ovat kaikki Todella. Kykysi pitää asiat hallinnassa on suoraan verrannollinen kykyysi rentoutua.

Sinä sinä pystyt koe itse, mitä taistelulajien mestarit kutsuvat "mieleksi kristallinkirkkaaksi kuin vesi", ja mestariurheilijat kutsuvat sitä "alueeksi" monimutkaisessa maailmassa, jossa me kaikki olemme mukana. Itse asiassa te kaikki olette kokeneet tämän tilan aika ajoin.

...

Elämässä kaikki onnistuu kiinnittämään hyvin vähän huomiota: olipa kyseessä ikkunoiden puhdistaminen tai mestariteoksen kirjoittaminen ...

Nadia Boulanger.

Se on työn, täyttymyksen ja olemassaolon prosessi, jolloin tietoisuus on selkeä ja vain rakentavia asioita tapahtuu. Tämän tilan voivat saavuttaa kaikki, kaikki, joiden on työskenneltävä tehokkaasti 1900-luvun vaikeissa elämänoloissa. Pian tästä tilasta tulee yleinen vaatimus ammattilaisille, jotka haluavat löytää tasapainon ja saada merkittäviä positiivisia työtuloksia.

Maailmanluokan soutu, Craig Lambert kuvaili tunnetta kristallinkirkas tietoisuus:

Soutajilla on oma nimensä vastustuksen puutteessa olemiselle: luonnollinen liike... Muista pihalla keinumisen lapsuuden ilo: liikkumisen helppous, itse keinusta tuleva impulssi. Keinu kantaa meitä: emme ponnistele sen eteen. Heilutamme jalkojamme lentääksemme korkeammalle, mutta painovoima tekee suurimman osan työstä puolestamme. Emme ponnistele niin paljon, päätyö tehdään itse. Vene kantaa sinua - ikään kuin se haluaisi liikkua nopeammin. Tehtävämme on työskennellä veneen kanssa pareittain - lopettaa vihdoin sen pysäyttäminen yrittäen kiihdyttää itse. Liian kova yrittäminen hidastaa venettä. Yrittämisestä tulee pyrkimystä, ja pyrkiminen huonontaa itsensä. Sosiaaliset kiipeilijät pyrkivät tulemaan aristokraateiksi. Mutta aristokraatit eivät enää yritä mitään - he ovat jo aristokraatteja. Myös luonnollinen kulku - kaikki tapahtuu itsestään.

Vertailu kristallinkirkkaaseen tietoisuuteen.

Karatessa on symboli, joka ilmaisee täyden valmiusasennon: "kristallinkirkas tietoisuus". Kuvittele, että heittäisit kivin pysähdykseen veteen. Mitä tapahtuu vedelle? Vastaus on tämä: veden liike riippuu täysin heiton voimakkuudesta ja kiven koosta, ja sitten se muuttuu jälleen rauhalliseksi. Ei tule suihkulähdettä, mutta älä odota ympyröiden puuttumista vedessä.

Karatessa iskun nopeus ratkaisee, ei iskun voimakkuus. Siksi ihmiset eivät voi oppia rikkomaan lautoja ja murtamaan tiiliä käsin: se ei vaadi raakaa voimaa, vain kykyä säätää oikea nopeus. Mutta jännittyneet kädet eivät voi tehdä nopeita liikkeitä. Joten kamppailulajiharjoittelun viimeinen vaihe vaatii tasapainoa ja rentoutumista kuin mikään muu. Ajatuksen kristallinselkeys ja joustavuus ovat tärkeintä.

Kaikki, mikä saa sinut reagoimaan rajusti tai reagoimaan hitaasti, voi vaikuttaa sinuun. Ja renderöi. Riittämätön vastaus kirjeeseen, jännittynyt keskustelu pomon kanssa, alaisten kanssa, lehdet, joita et ole lukenut, ajatukset keskeneräisistä töistä pyörivät jatkuvasti päässäsi, lapset jäävät ilman valvontaa - kaikki tämä johtaa huonompiin tuloksiin kuin odotit. Useimmilla ihmisillä on taipumus kiinnittää enemmän tai vähemmän huomiota asioihin, jotka ansaitsevat sen, vain siksi, että heillä ei ole kristallin selkeää ajattelua.

...

Jos tietoisuutesi on tyhjä, se on valmis hyväksymään mitä tahansa milloin tahansa, se on avoin kaikelle.

Sbanry Suzuki

Voitko päästä "tuottajatilaan" tarvittaessa?

Mieti, milloin viimeksi olit tuottava työssäsi. Todennäköisesti sinulla oli tunne, että hallitset, et ollut paineen alla, olit keskittynyt tekemiseen, aika tuntui lentävän hetkessä (ehkä oli lounasaika?), ja sinusta tuntui, että se on oli välttämätöntä lähestyä haluttua tulosta. Haluatko toistaa tämän? Ja jos sinusta tuntuu täysin, no, täysin erilaiselta - sinusta tuntuu, että olet menettänyt tilanteen hallinnan, olet levoton, huomiosi on hajallaan, olet tylsistynyt - voitko palata tähän tilaan? Juuri nyt kaikki, mikä saa sinut reagoimaan väkivaltaisesti tai hitaasti, voi vallata sinut. Ja usein tekeekin.

...

Voimme tehdä vain yhden asian. Onnekkaat voivat tehdä sen käyttämällä vain sisäistä potentiaaliaan.

Voimme olla asian ytimessä.

Voimme – voimme kiinnittää täyden huomiomme edessämme oleviin mahdollisuuksiin.

Toteutusmetodologialla on syvällinen vaikutus elämääsi, ja se näyttää sinulle, kuinka pidät mielesi kristallin kirkkaana työskennellessäsi täydellä potentiaalillasi.

Periaate: tehokas toiminta sisäisten vastuiden kanssa.

Parinkymmenen vuoden harjoittelun aikana päädyin banaalimpaan totuuteen - stressin pääasiallinen syy on se, että ihmiset jakavat ja käsittelevät virheellisesti vastuita, "reikiä", joita he asettavat itselleen ja jotka heidän on täytettävä. Epäilemättä ne, jotka eivät ole jatkuvasti stressaantuneita, voivat rentoutua helpommin, keskittyä nopeammin ja työskennellä enemmän energiaa, kun he oppivat purkamaan Gordionin solmunsa.

Varmasti olet ymmärtämättä sitä toistuvasti antanut itsellesi joukon argumentteja ja argumentteja, paljon enemmän kuin näyttää, ja jokainen niistä, jopa pienin, on alitajuntaan täysin jäljittänyt. Nämä ovat juuri niitä "reikiä" ja velvoitteita, jotka määrittäisin joksikin, joka kääntää huomiosi pois, joksikin, joka pyörii täysin eri paikassa, missä sen pitäisi olla. Kaikesta voi tulla tällaisia ​​reikiä, alkaen sellaisista paikoista "tehtävä"-luettelossa kuin "Ruoki nälkäinen Volgan alue" -kohdasta "Palkakaa uusi avustaja" sellaisiin pikkujuttuihin kuin "Vaihda sähköteroitin". On täysin mahdollista, että mielessäsi on tällä hetkellä käynnissä enemmän ajatusprosesseja kuin luulet. Ajattele vain kuinka monta yksityiskohtaa sinun on mietittävä, jos sinulla on pienikin vastuu. Saatat esimerkiksi ajatella jatkuvasti, että sinun on käsiteltävä kaikki sähköpostisi ja ääniviestisi.

...

Kaikki, mikä ei ole paikallaan, on "reikä", joka häiritsee huomiosi.

Ja tietysti listallasi on monia projekteja, tavoitteita, tehtäviä, joita ei ole vielä selvitetty, ja todellakin elämää, joka sinun tarvitsee vain elää.

Ja olet luonut tietyn tason sisäisen vastuun kaikesta elämässäsi ja työstäsi, mikä on myös yleensä "reikä".

Kerää ja lajittele kaikki, mikä jatkuvasti muistuttaa sinua itsestäsi, ja suunnittele, miten käsittelet sitä, jos haluat työsi olevan tehokasta. Näennäiseltä yksinkertaisuudesta huolimatta useimmat ihmiset eivät tiedä, kuinka tämä voidaan tehdä.

Perusvaatimukset velvoitteiden järjestämiselle.

Velvoitteiden organisointi vaatii joitain perustoimenpiteitä ja erityiskäyttäytymistä:

§ Ensinnäkin, jos pidät velvollisuudet mielessäsi, tietoisuus ei voi enää olla kristallinkirkas. Kaikki, mitä pidät tällä hetkellä keskeneräisenä, tulisi kerätä ja järjestää jonnekin, mutta ei päässäsi, johonkin paikkaan, johon ajoittain katsot.

§ Toiseksi sinun on oltava selkeä sitoutumisesi suhteen ja mitä sinun on tarkalleen tehtävä päästäksesi lähemmäksi tulosta.

§ Kolmanneksi, kun olet kirjoittanut muistiin kaikki tehtävät, jotka on tehtävä, sinun on muistutettava niistä.

Tärkeä harjoitus: tämän mallin testaus.

Suosittelen, että kirjoitat paperille projektisi tai tilanteen, jossa työskentelet tällä hetkellä. Mitkä asennot ärsyttävät sinua jatkuvasti? Mikä häiritsee sinua ja mikä päinvastoin kiinnostaa sinua? Se voi olla työprojekti, joka sinulla on parhaillaan tai vain tilanne, joka sinun on ratkaistava, ja mitä aikaisemmin, sen parempi. Saatat matkustaa lomalla ja sinun on kohdattava muut yrityksesi asiat. Tai ehkä olet perinyt 6 miljoonaa dollaria etkä tiedä mitä tehdä käteisellä. Ei eroa.

Ymmärrettävästi? Hieno! Kuvaile nyt yhdellä lauseella onnistunutta tulosta, johon pyrit. Toisin sanoen miltä kaiken pitäisi näyttää, jotta voit turvallisesti sanoa "työ on ohi". Voit kirjoittaa jotain niin yksinkertaista kuin "Lähdä lomalle Havaijille", "Tasoi asiakkaan XXX", "Arvioi tilanne uudelleen Susanin koulussa", "Selvennä johtodivisioonan uutta rakennetta". Kaikki kunnossa? Super!

Kirjoita nyt ylös seuraava toimenpide, jonka aiot tehdä ottaaksesi ensimmäisen askeleen liiketoiminnassa. Sinulla ei ole ollenkaan muuta tekemistä, mutta olet jumissa siinä. Mitä teet nyt? Minkä askeleen aiot ottaa? Ehkä otat puhelimen ja soitat? Ehkä kirjoittaa sähköpostia? Istutko pöytään kynällä ja paperilla aseistettuna ja mietitkö itseäsi? Puhutko puolisollesi, sihteerillesi, lakimiehelle, pomollesi? Meneekö rautakauppaan ostamaan kynnet? Mitä?

Oliko noista kahden minuutin ajattelusta sinulle hyötyä? Jos sinä, kuten suurin osa seminaarieni osallistujista, olet suorittanut tämän harjoituksen, se auttaa sinua ainakin rentoutumaan, keskittymään ja vahvistamaan hallintaa. Sinulla on myös hyvä motivaatio tehdä jotain asialle, jota et ole koskaan ajatellut aiemmin.

Jos opit tästä harjoituksesta jotain hyödyllistä, mieti sitä: mikä on muuttunut? Mitä tapahtui, mikä loi paremmat olosuhteet työllesi? Ongelma on jo tullut aineelliseksi, ainakin asioiden fyysisessä maailmassa. Itse asiassa sait vain selkeän kuvan tuloksesta ja seuraavasta toimenpiteestäsi, ei sen enempää. Mutta mihin se johti? Vastaus: ajattelua. Ei niin paljon. Mutta tarpeeksi määrittääksesi velvollisuutesi ja sen täyttämiseen tarvittavat resurssit.

...

Ajattele kuin toiminnan mies, toimi kuin järjen mies.

Henry Bergson.

Todellinen henkisen työn työ.

Tervetuloa henkisen työn todelliseen maailmaan, jossa perusperiaate on: "Täytyy miettiä työtäsi tarkemmin kuin luulet tarpeelliseksi, mutta ei niin syövyttävää kuin pelkäät kuvitella". Peter Drucker kirjoittaa: "Ällisessä työssä ei ole tehtäviä. Ne on sijoitettava. Millaisia ​​tuloksia työstä odotetaan? - Tämä on pääkysymys, jolla älyllisen työn tuottavuus määräytyy. Ja tähän kysymykseen vastaamalla olet joka tapauksessa vaarassa. Yleensä oikeaa vastausta ei ole, mutta valinnanvaraa on paljon. Ja tulokset on määriteltävä selkeästi, niin työ on tehokasta.

Getting Things Done (GTD) -menetelmä perustuu tulosten miettimiseen ja "seuraavien vaiheiden" määrittämiseen. GTD:n pääidea auttaa määrittelemään selkeästi tavoitteen ja sitten jokaisen askeleen matkalla tämän tavoitteen saavuttamiseen. Menetelmä soveltuu esittelyn järjestämiseen työpaikalla ja jouluostosten suunnitteluun.

Jokaisen tehtävän tulee olla pieni, jotta voit ratkaista sen nopeasti, eikä ajan tai motivaation puute voisi häiritä sinua. Tämä lähestymistapa edistää kaikkien tavoitteidesi saavuttamista elämässä, auttaa välttämään stressiä.

Kun organisoit projekteja GTD-menetelmällä, olet aina valmis aloittamaan tehtävän työskentelyn välittömästi, riippumatta siitä, mitä ympärilläsi tapahtuu ja missä olet. GTD tekee seuraavasta vaiheesta niin helpon, että et halua lykätä sitä.

Tästä kirjasta löydät yksinkertaisia ​​työkaluja, joiden avulla voit työskennellä tehokkaasti ja pitää mielesi selkeänä. sekä suosituksia siitä, mitä asenteita on kehitettävä GTD:n perusperiaatteiden toteuttamiseksi.

Aivosi ovat ajattelutyökalu, eivät tallennuslaite.

Menestyä työssäsi tarkoittaa olla hyvä järjestäjä. Tämä on erityisen tärkeää tietotyöntekijöille, joille kymmenien tehtävien ja projektien samanaikainen jongleerailu on jokapäiväistä todellisuutta. Vaikeuksia syntyy, kun henkilökohtaisen ja työelämämme välinen ohut raja hämärtyy. Tämä johtuu siitä, että aivomme yrittävät selvittää ratkaisemattomia ongelmia ja muistuttaa meitä niistä kaikkein sopimattomimmalla hetkellä - vaikka käsittelemme niitä mieluummin myöhemmin.

Jotta kaikki monimutkaiset tiedot elämästä pysyisivät hallinnassa, monet meistä kohtelevat aivojamme kuin pöytälaatikkoa tai muistikirjaa. Käytämme väärin aivojamme pakottamalla ne tallentamaan kaikenlaista tietoa. Täyttämällä päämme tiedolla keskeneräisistä tehtävistä, tulevista tapaamisista ja muista velvoitteista tuhlaamme holtittomasti aivomme ajattelukykyä, mikä vaikeuttaa todelliseen työhön keskittymistä.

Jotta voimme työskennellä mahdollisimman tehokkaasti, meidän on vapautettava mielemme kaikesta, mikä ei liity tiettynä hetkenä suorittamaanmme tehtävään. Käytä 100 % mielesi kyvystäsi keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

Jos haluat ajatella selkeästi, tarvitset turvallisen "keräysastian" mielesi ulkopuolelle.

Aivoillamme on yksi ärsyttävä ominaisuus - ne eivät koskaan anna meidän unohtaa, mistä meidän pitäisi huolehtia. Meitä pommitetaan jatkuvasti uudella tiedolla, joka vie myös tilaa mielessämme. Jokainen uusi idea, jokainen muisto ja jokainen ongelma, jonka olemme unohtaneet ratkaista, häiritsevät meitä pääasiasta.

Käytä aina niin sanottua "keräysastiaa": mielesi ulkopuolella olevaa paikkaa, johon voit laittaa ylimääräistä tietoa tai ideaa. Tiedät tarkalleen, mistä löydät tiedot myöhemmin, kun sinulla on siihen aikaa. Näin voit keskittyä täysin kirjeen kirjoittamiseen, kollegan kanssa puhumiseen tai nurmikon leikkaamiseen.

Keräilyastiasi voi olla muistilehtiö, luettelot tietokoneellasi/puhelimellasi tai jopa laatikoita tavaroiden ja papereiden sijoittamiseen. Keräyskorisi (tai -korisi) tulee olla lähellä, jotta voit helposti hakea tietoa, joka muuten kertyy mieleesi.

Vie roskat pois - tyhjennä kaikki ulkoiset "korit" viikoittain

Jotta järjestelmä toimisi kunnolla, sinun on ylläpidettävä sitä. Ota tavaksi tarkistaa ja tyhjentää roskasi kerran viikossa. "Keräyskori"-järjestelmä toimii, koska se antaa mielen levätä varmuudella, että se ei menetä tai unohda mitään tärkeää tietoa.

Jos järjestelmää ei päivitetä, se lakkaa olemasta luotettava, ja aivot tulevat varovaisiksi ja lakkaavat luottamasta siihen. Heti kun tämä tapahtuu, alitajunta alkaa jälleen häiritä ratkaisemattomia ongelmia ja keskeneräisiä tehtäviä. Sinun on harkittava huolellisesti kaikkia tehtäviäsi ja asetettava asiat järjestykseen seuraavien sääntöjen mukaisesti:

• Rajaa luettelosta välittömästi pois merkityksettömät tehtävät.
• Jos voit ratkaista ongelman hyvin nopeasti (kahdessa minuutissa tai vähemmän), tee se välittömästi.
• Säilytä tärkeät tiedot turvallisessa paikassa. Jos kyseessä on kokous, projekti tai tietty tehtävä, siirrä se sopivaan luetteloon.
• Säännöllinen "roskien tyhjennys" on ainoa tapa varmistaa luotettava suorituskyky ja välttää stressiä.

Tyhjennä "kori", lajittele materiaali luetteloihin

Riippumatta siitä, kuinka erilainen "korisi" materiaali on, sinun ei tarvitse luokitella ja järjestää sitä erillisiin "laatikoihin" tai luetteloihin.

Useimmat tehtävälistat eivät toimi, koska ne muuttuvat tehtävien, ajatusten ja tietojen vinegretteiksi. Listojen tulee sisältää vain tiettyjä, toteutettavissa olevia tehtäviä, mutta luettelemme kaiken umpimähkäisesti, ja siksi on erittäin helppoa unohtaa yksittäiset toteutettavissa olevat tehtävät.

Kuinka järjestää tuotteet ostoskorissasi?

• Poista kaikki tarpeettomat, ratkaise pieniä tehtäviä ja laita tapaamisia tai määräaikoja kalenteriisi.
• Jos se on monimutkainen työ (eli vaatii useita erityistehtäviä), sisällytä se projektiin selkeällä tavoitteella.
• Kaikkien muiden tehtävien tulee olla "Seuraavat toiminnot" -luettelossa.

"Projektit"-luettelo antaa sinulle yleiskatsauksen kaikista nykyisistä projekteistasi

Projektit ovat avaintekijä kaikissa tuottavuuden parantamisjärjestelmissä. Projekti on toivottu tulos, joka vaatii monivaiheisia toimia. Määrittääksesi, mitä tehtäviä projektin tulisi sisältää, kuvittele tulos, jonka haluat saavuttaa, ja kuvaile haluttu tulos yhdellä lauseella. Tuloksen ajatteleminen auttaa sinua muotoilemaan erityisiä tavoitteita, jotka vievät sinut lähemmäksi projektin tavoitteen saavuttamista.

Lista sisältää kaikki lähitulevaisuudessa valmistuvat projektit. Sen avulla voit seurata ja hallita kaikkia käynnissä olevia projekteja, parantaa tuottavuuttasi ja rentoutua.

Päivittämällä luettelon viikoittain varmista, että jokainen projekti ajoitetaan vaiheittain. Kaikki hankkeen muodostavat toiminnot kuuluvat "Seuraavat toimet" -luetteloon. Ne ovat erityisiä tehtäviä, joiden avulla voit saavuttaa minkä tahansa tavoitteen.

Korvaa päivittäinen tehtäväluettelosi kalenterilla ja Next Actions -luettelolla

Päivittäiset tehtävälistat ovat tehottomia - ne vääristävät ajantajuasi, johtavat sinua harhaan ja saavat sinut uskomaan, että sinulla on todella aikaa tehdä kaikki yllä mainitut asiat päivässä. Tällainen epärealistinen suunnittelu johtaa turhautumiseen, ajanhukkaa ja tuomitsee sen, mitä teet etukäteen.

Paljon tehokkaampi tapa on työskennellä kalenterin ja "Seuraavat toiminnot" -luetteloiden kanssa. Kalenterilla on vain yksi tarkoitus: tapaamisten tallentaminen. Kalenteriin tulee kirjata kaikki tiettyyn päivään tai kellonaikaan liittyvä – tapaamiseen tai lääkärinkäyntiin.

Lisää kaikki muut tehtävät tai tietyt vaiheet Seuraavat toiminnot -luetteloosi. Sen avulla voit nopeasti päättää, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä ja onko sinulla aikaa niiden ratkaisemiseen.

Riippumatta siitä, missä olet, sinulla pitäisi aina olla Next Actions -luettelo mukanasi. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden valita, mikä ongelma on järkevä ratkaista.

Jos olet suunnitellut hyvin ja ennalta valitut tehtävät, sinun ei ole vaikea päättää, mikä niistä on järkevää ottaa. Kuvittele, että olet lentokentällä ja lentosi myöhästyy tunnin. Tässä tilanteessa kysy itseltäsi:

• Mikä tehtävä minun pitäisi nyt valita?
• Minkä tehtävän voin suorittaa määräajassa?
• Mihin tehtävään minulla riittää energiaa tällä hetkellä?
• Mikä tehtävä on tärkein?

Jos ajoitettuja tehtäviä on liian monta, on järkevää jakaa ne useisiin luetteloihin ja arkistoihin. Esimerkiksi yksi luettelo voidaan tallentaa älypuhelimeen ja toinen tietokoneeseen. Lajittelemalla tehtäviä tällä tavalla tiedät, minkä voit suorittaa työpöydälläsi, kokouksessa tai lentokentällä odotellessa.

Odottavat luettelot ovat hyödyllisiä työskennellessäsi muiden ihmisten kanssa

Kaikki nykyiset projektit tulee luetella "Projektit"-luettelossa. Käyttämällä Seuraavat toiminnot -luetteloa voit varmistaa, että työskentelet tehtävien parissa peräkkäin, ja jokainen vie projektisi lähemmäksi valmistumista.

Useimmissa tapauksissa sinun on luotettava muihin henkilöihin, jotka ovat vastuussa kunkin projektin yksittäisistä osista. Mutta tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi luopua projektisi edistymisen hallinnasta.

Aina kun olet riippuvainen muiden ihmisten työstä – odotat jonkun raportoivan, jotta voit jatkaa esityksesi parissa – kannattaa pitää "Odottaa"-listaa. Tällä tavalla voit merkitä kaiken, mitä muilla ihmisillä on sinulle annettava, sekä määräajat.

Päivittämällä tätä listaa joka viikko, näet, kuka ja miten tekee työtään. Sinulla on uusi erityinen tehtävä: muistuttaa tätä henkilöä velvollisuudesta.

Jos tämän tehtävän suorittaminen kestää alle kaksi minuuttia, tee se välittömästi. Jos ei, laita se "Seuraavat toimenpiteet" -luetteloosi tai johonkin tarkemmista luetteloista ja muistuta ystävällisesti henkilöä, että odotat edelleen hänen raporttiaan.

Tallenna tietyn päivän tiedot kalenteriin tai arkistokaappiin

Voit suunnitella paljon asioita etukäteen, mutta joskus joudut odottamaan tiettyjä tietoja ennen kuin käännät "korin" materiaalit tiettyihin tehtäviin tai kokouksiin.

Esimerkki. Jos sinua kiinnostava messu on tulossa, sinun kannattaa odottaa hetki ja tavata näytteilleasettajia ennen kuin päätät, kannattaako osallistua. Jos tällaiset tiedot eivät ole saatavillasi etukäteen, on parasta lykätä päätöstä.

Tapauksissa, joissa sinulla ei ole valinnanvaraa ja joudut suunnittelemaan kaiken viime hetkellä, seuraavat strategiat ovat hyödyllisiä:

• Aseta itsellesi muistutus tietystä päivästä kalenterissasi.
• Ylläpidä tiedostoa, joka auttaa sinua saamaan tarvitsemasi tiedot oikeaan aikaan.

Arkistokaappi on erittäin tarkka ja looginen järjestelmä. Se koostuu 43 tiedostosta: 31 tiedostoa kuukauden päiville ja 12 tiedostolle vuoden kuukausille. Joka päivä voit tarkistaa itsellesi "lähetetyt" asiakirjat, muistutukset tai materiaalit.

Jotta järjestelmä toimisi, sinun on käytettävä ja päivitettävä sitä päivittäin, ja tämä on vaikein osa.

Ideoita, joista voi tulla merkityksellisiä tulevaisuudessa, laita ne "Jonain päivänä / ehkä" -luetteloon

Tämä luettelo sisältää kaiken, mikä ei ole "Seuraavat toiminnot" tai "Projektit" -luetteloissa, mutta jonka ei pitäisi olla tiellä päätäsi. Someday/Maybe-lista sisältää kaiken materiaalin, jota et ole vielä muuntanut tietyiksi ideoiksi tai tehtäviksi. Älä aliarvioi sen etuja. Sen avulla voit seurata projekti-ideoita, jotka voivat olla erittäin tärkeitä tulevaisuudessa. Tämän listan ideat voidaan jakaa ryhmiin. Esimerkiksi:

• "Matkoja, joihin haluaisin mennä";
• "Viinit, joita haluaisin kokeilla";
• "Musiikkia, jota haluaisin kuunnella."

Kuten Next Actions -luettelot, Someday/Maybe auttaa sinua löytämään tarvitsemasi tiedot oikeaan aikaan. Listat ovat luotettavampia kuin oma muistisi.

Someday/Maybe-lista tulee tarkistaa ja päivittää säännöllisesti, jos haluat käyttää sitä tehokkaasti.

Järjestetty työpaikka ja viikoittainen järjestelmäsi tarkistus lisää tuottavuutta

Kaikkien luettelomateriaalien on oltava saatavilla työpaikaltasi. Luo "ohjaamo" - toimiva mobiilijärjestelmä, jolla pääset käsiksi tietoihin missä tahansa. On erittäin tärkeää luoda järjestelmä luetteloista ja tiedostoista, jotka voit ottaa mukaasi minne ikinä menetkin: vaikka olisit jumissa lentokentällä tai lumimyrskyssä, voit silti olla tuottava.

GTD-menetelmän avulla voit tuntea olosi rauhalliseksi ja hallita kaikkia käynnissä olevia projekteja: seurata niiden toteutumista ja varmistaa, että ne etenevät.

Tuottavuusjärjestelmäsi tulee aina pysyä ajan tasalla ja täydellisenä. Mielesi rentoutuu ja pystyy keskittymään täysin tehtävään vain, jos luotat järjestelmääsi.

Tarkistamalla kaikki luettelosi viikoittain, varmistat, että järjestelmäsi pysyy toiminnassa - jokainen meneillään oleva projekti on linkitetty vähintään yhteen "Seuraavaan toimintoon" ajan tasalla, helposti saatavilla olevassa luettelossa. Sinulla on yleinen käsitys kaikesta, mitä tapahtuu. Revision auttaa näkemään "metsän" unohtamatta "puita".

Viikoittaiseen tarkasteluun käyttämäsi aika riippuu siitä, kuinka paljon aikaa tarvitset tunteaksesi olosi turvalliseksi ja rakentaaksesi luottamusta järjestelmään.

Suunnittele viikoittainen katsaus esimerkiksi perjantai-iltaan. Näin voit sulkea työasiat ja lähteä viikonlopuksi selkeällä pään ja hallinnan tunteella.

Luonnollinen suunnittelu selventää projektiesi tavoitteita ja seuraavia vaiheita

Hankkeen kehittäminen on melko luonnoton ja epälooginen prosessi. Sinun on mietittävä ja suunniteltava kaikki vaiheet etukäteen, ilman vielä kuvitella selkeää tavoitetta. Käytä luonnollista suunnittelumenetelmää, joka kuvastaa päivittäistä toimintaasi.

Esimerkki päivittäisestä toiminnasta: olet nälkäinen ja asetat epämääräisen tavoitteen ("Minun pitäisi syödä jotain") ja tarkenna sitä ("Haluan pizzaa"). Tässä vaiheessa päähän nousee useita ideoita, kuinka tämä tavoite saavutetaan ("Voin joko leipoa pizzan, tilata sen tai mennä ravintolaan"). Kaikista askeleista, jotka sinun on otettava matkan varrella, tulee itsestäänselvyyksiä.

Käytä tätä ajattelutapaa oikeissa projekteissasi: aloita tarkimmasta tavoitteen määrittelystä. Koskaan ei ole kipeää käyttää aikaa tavoitteen määrittämiseen, koska kaikki myöhemmät toimet riippuvat siitä. Kun tavoite on selvä, mielesi alkaa automaattisesti aivoriihiä. Näin voit keksiä ideoita, joita tarvitset tavoitteesi saavuttamiseksi. Hyvä taktiikka on aloittaa aivoriihi "ulkopuolelta"; esimerkiksi kirjoita muistiin ja tallenna ideasi paperille.

Kun olet kerännyt kaikki ideasi, sinun on järjestettävä ja ryhmiteltävä ne ja määritettävä sitten projektin toteuttamiseen tarvittavat erityistoimenpiteet.

Luonnollinen suunnittelu selkeyttää suuresti projektityötä ja tekee siitä mielenkiintoisen, nopean ja intuitiivisen.

Tärkein asia

Kuinka työskennellä tehokkaasti ja selkeällä päällä?

• Aivosi ovat ajattelutyökalu, eivät tallennuslaite. Jos haluat ajatella selkeästi, tarvitset turvallisen "keräysastian" mielesi ulkopuolelle.
• Vie roskat pois - tyhjennä kaikki ulkoiset "korit" viikoittain.
• Kun lajittelet "korien" läpi, lajittele materiaali temaattisiin luetteloihin.

Yksinkertaiset työkalut, jotka muodostavat GTD-menetelmän

• "Projektit"-luettelo tarjoaa yleiskatsauksen kaikista nykyisistä projekteistasi.
• Käytä kalenteria ja Next Actions -luetteloita päivittäisen tehtäväluettelon sijaan.
• Odottavat luettelot ovat erittäin hyödyllisiä, kun työskentelet muiden ihmisten kanssa.
• Tallenna tietyn päivän tiedot kalenteriin tai arkistokaappiin.
• Kaikki mahdollisesti mielenkiintoiset ideat tulisi laittaa "Jonain päivänä/ehkä" -listalle.
• Järjestetty työpaikka ja viikoittainen järjestelmän tarkistus ovat välttämättömiä tuottavalle työlle.

Kuinka toteuttaa GTD:n perusperiaatteet?

Luonnollinen suunnittelu selventää projektien tavoitteita ja seuraavia vaiheita ja helpottaa niiden toteuttamista.