Halo teman-teman terkasih!

Dalam artikel hari ini kita akan berbicara tentang hal yang paling berharga dalam hidup kita. Tentang apa yang digunakan tanpa disadari, diberikan atau dihabiskan dengan manfaat. Kita sering kekurangannya, dan bahkan dua puluh empat jam sehari tampaknya bagi kita minimum yang tidak dapat dipenuhi oleh kita semua. Jadi, apakah Anda tahu? Ya, sudah waktunya. Bagaimana Anda memasukkan semua yang Anda butuhkan ke dalam hari Anda?

Apa yang dibutuhkan untuk menggunakan menit secara bermanuver untuk mencapai efek maksimal? Dalam materi hari ini, Anda dapat menemukan instruksi dan cara yang berguna untuk mengontrol jarum jam. Penggunaan waktu yang efisien adalah alat yang tidak dapat dilakukan orang modern tanpanya di dunia yang tidak kalah modern.

Apa itu waktu?

Waktu adalah ilusi dan bukan pengingat kecil bahwa hidup ini cepat berlalu. Anda dapat melihatnya di foto, Anda dapat bertemu dengannya di cermin, Anda dapat melihatnya dengan melihat anak-anak Anda, mencatat seberapa cepat mereka tumbuh.

Setiap hari, seperti supermarket besar, tanpa diskon dan promosi, ia menawarkan kita dua puluh empat jam baru untuk menyadari diri kita di luar angkasa. Kami menggunakan waktu secara efisien atau kami mengamati apa yang terjadi. Apakah Anda berhasil melakukan semuanya dalam sehari? Sebagian besar dari kita tidak memiliki pengasuh, pelayan, atau juru masak.

Sejumlah besar waktu memakan kehidupan sehari-hari, pekerjaan, dan keinginan gila untuk melakukan segalanya: belajar, di rumah, bekerja, bertemu teman, jangan lupa mengunjungi orang tua dan nenek, memilih hadiah untuk ulang tahun orang yang dicintai, dll. Situasi dan keadaan hidup terkadang menumpuk di kepala kita dan dengan keras menghancurkan atap, yang sudah hampir beranjak dari hiruk pikuk urusan yang belum selesai.

Apakah Anda sering merasa membutuhkan asisten atau gadget lain yang akan mempermudah hidup Anda?

Asisten pribadi saya

Gadget modern adalah alasan yang sangat baik untuk mempelajari hal-hal baru dan menggunakan bantuan elektronik. Sampai saat ini, jumlah mereka tumbuh seperti jamur dan menyenangkan pembeli yang paling manja dan canggih. Penyelenggara, tablet, notebook- semua ini diciptakan untuk membuat hidup lebih mudah bagi Anda dan saya. Aplikasi yang diinstal dalam hitungan detik di ponsel Anda, dengan sukacita dan bukan pemberitahuan yang membosankan, akan membantu Anda merencanakan waktu Anda dan tidak lupa bahwa otak kecil buatan mereka tidak dapat dilupakan, bahkan jika diinginkan.

Seseorang pada dasarnya adalah makhluk dan melakukan segalanya untuk memastikan bahwa jumlah upaya yang dilakukan dibenarkan sebesar 100%. Tetapi terkadang, ketika waktu sudah di luar kendali kita dan menyelinap melalui jari-jari kita, meluangkan waktu sepuluh menit untuk menjelaskan semua yang Anda butuhkan dalam aplikasi atau membuat catatan di buku catatan sepertinya merupakan tugas yang mustahil. Familiar, kan?

Ada cara pasti untuk menghadapi situasi saat ini dan kekacauan sementara. Chipp dan Dale merencanakan hari mereka sendiri.

Bagaimana cara belajar merencanakan hari Anda?

Perencanaan adalah sesuatu yang sering diberitahukan kepada kita oleh orang tua kita sebagai anak-anak. Pembagian tugas yang jelas, konstruksi dan penataannya, memainkan peran pemblokir gangguan yang baik dan berkualitas tinggi. Lagi pula, ingat, Anda melakukan pekerjaan rumah Anda - berjalan-jalan, berjalan-jalan dengan anjing, membuang sampah atau mencuci piring - Anda dapat menonton kartun favorit Anda.

Bisnis sebelum kesenangan!

Secara teoritis, tidak ada yang berubah, kecuali waktu telah berlalu, kita telah matang dan terbiasa menyelesaikan masalah kita secara situasional. Artinya, apa yang telah jatuh di kepala kecil kita yang sudah tersiksa. Bagaimana menghadapinya? Bagaimana cara bertarung?

Bagaimana mengatur hari dan memilih strategi perencanaan?

Tentunya, sebelum tidur atau di pagi hari, semua orang memikirkan apa yang perlu dilakukan dan kapan yang terbaik untuk memasukkannya ke dalam manajemen waktu Anda. Anda dapat merencanakan hari Anda dengan cara yang berbeda. Setelah belajar melakukan ini untuk jangka pendek hari itu, Anda dapat dengan aman melanjutkan ke rencana untuk minggu, bulan, dan tahun.

Dengan demikian, setiap menit dari hidup Anda yang berharga tidak akan sia-sia.

Kemampuan untuk memprioritaskan adalah keterampilan yang diperoleh yang sangat kita butuhkan untuk mendistribusikan beban dengan benar.

Perencanaan secara garis besar dapat dibagi menjadi dua bagian:

perencanaan jangka pendek

Segala sesuatu yang Anda, sebagai Superman, dapat ubah atau sesuaikan sepanjang hari.

Perencanaan jangka pendek adalah cara unik untuk mengalokasikan tindakan intensif energi secara menguntungkan untuk menyelesaikan urusan sehari-hari dan berhasil bermanuver dalam restrukturisasi, kemajuan untuk mencapai jumlah item yang diselesaikan secara optimal.

Perencanaan jangka pendek melibatkan pembuatan daftar tugas atau tugas yang ingin Anda selesaikan besok, hari ini, atau dalam satu jam.

Perencanaan jangka panjang

Perencanaan untuk jarak waktu yang lebih lama dapat dipelajari dengan menggunakan item ini. Apakah Anda ingin pergi berlibur di musim panas? Bertahan setelah renovasi global ruang tamu? Bagikan waktu dan energi Anda dengan bijak. Perencanaan jangka panjang mencakup perencanaan jangka pendek dan yang satu tidak dapat mengesampingkan yang lain.

Saya segera meresepkan satu nasihat penting. Tidak ada konvensi dalam perencanaan. Sangat penting menganalisis setiap detail kecil memberinya kekuatan. Gambar waktu Anda terdiri dari teka-teki kecil, dan jika Anda melanggar harmoni, tidak akan ada mahakarya sebagai hasilnya. Mari kita ambil contoh.

Perencanaan jangka panjang: merenovasi ruang tamu. Tampaknya tidak jelas? Dan mari kita gali lebih dalam dan perhatikan seluruh volume gunung es. Di gadget atau notebook Anda, Anda perlu menguraikan item secara rinci, dengan mempertimbangkan waktu, tempat, dan acara.

Misalnya, untuk melakukan perbaikan di ruang tamu sebelum akhir tahun 2016:

• mengalokasikan anggaran ($ 10.000)
• temukan penghasilan tambahan sebesar 400 USD bulanan
• kerjakan interior dengan desainer hingga September 2016, dll.
• memutuskan gaya perbaikan

Setiap item dapat dibagi menjadi detail ad infinitum atau kepuasan Anda sepenuhnya bahwa semuanya ringkas, sederhana dan jelas. Dan pada akhirnya, tujuan akan tercapai. Misi selesai! Anda sudah selesai.

Perencanaan hari dan mulai dari mana?

Bagaimana cara membuat rencana untuk hari itu, Anda bertanya? Saya tidak akan pergi tanpa saran. Strategi perencanaan bekerja dengan sempurna jika Anda melakukan tugas-tugas kompleks terlebih dahulu. Seringkali kita tidak ingin segera terjun ke kolam dengan kepala kita dan melakukan hal-hal yang tidak menyenangkan, tidak menarik atau membosankan, menunda kesenangan seperti itu untuk malam itu.

Kinerja otak kita saat matahari terbenam kurang efektif dibandingkan di pagi hari. Karena itu, bersabarlah dan selesaikan masalah global saat materi abu-abu Anda paling efektif, yaitu di pagi hari.

Sempurna taktik ini berlaku dalam organisasi hari kerja. Jika Anda sudah menunggu keadaan darurat, pilih tugas yang paling sulit dan perlu sesegera mungkin, untuk solusi kemenangan mereka dengan teriakan "Banzai!". Dengan demikian, Anda akan membebaskan hari Anda dari kekhawatiran yang tidak perlu dan akan dapat memuji diri sendiri dengan senang hati dengan menandai item ini sebagai selesai.

Perencanaan dan jenisnya dirancang untuk fakta bahwa dalam waktu dekat Anda akan menjadi penguasa sejati waktu hari Anda, dan dengan demikian kehidupan. Bekerja setiap hari di aplikasi, gadget, atau organizer Anda, Anda akan menumbuhkan kebiasaan bermanfaat yang bisa menjadi alasan untuk menjadi lebih baik besok dari kemarin.

Mencapai hasil secara langsung tergantung pada Anda dan pada keinginan Anda untuk mengendalikan waktu Anda dan hidup secerah dan seefisien mungkin setiap hari. Tindakan demi tindakan tanpa - getaran ruang yang kosong. Apa yang kamu impikan? ?

Setelah melukis semua langkah secara bertahap, Anda akan senang untuk mencatat bahwa di kepala Anda itu tampak jauh lebih menakutkan dan lebih tebal daripada di layar elektronik atau lembar notepad. Langkah demi langkah, menyelesaikan tugas demi tugas, kinerja dan efisiensi Anda akan meningkat, dan kekacauan, kekacauan, dan ketakutan akan berkurang secara proporsional.

Tentang ini, mungkin, saya akan menyelesaikan pemikiran epik saya dan meninggalkan Anda sendirian dengan kesadaran akan waktu dan kekuatannya. Saya harap menit yang kami habiskan bersama Anda akan bermanfaat, dan tips yang disajikan dalam artikel ini akan membantu Anda mengatasi alur tugas yang mudah dilacak.

Teman-teman yang terkasih, berlangganan pembaruan blog, di komentar, beri tahu kami tentang bagaimana Anda merencanakan waktu Anda? Rekomendasikan kepada teman-teman Anda di jejaring sosial untuk membaca dan semoga kebahagiaan yang direncanakan menyertai Anda!

Sampai jumpa di blog elenarou. Sampai jumpa.

Matriks Eisenhower tetap memungkinkan pemilihan dan penentuan prioritas. Pondasinya diletakkan pada 14 Oktober 1890, bersamaan dengan kelahiran pendirinya Dwight Eisenhower di Denison, Texas. Keluarga Eisenhower biasa saja dan tidak menonjol dalam sesuatu yang istimewa.

Selama upacara peletakan batu pertama Museum Eisenhower pada tanggal 4 Juni 1952, Dwight berkata: “Kemudian saya menyadari bahwa kami sangat miskin. Kami hanya tahu apa yang orang tua kami tidak bosan mengulanginya kepada kami - semua jalan terbuka untuk Anda. Jangan malas, gunakan mereka." Orang tua, David dan Aida, tidak pernah menggunakan kesempatan ini, sambil menaruh semua harapan mereka pada putra mereka. Mereka mengembangkan kualitas-kualitas seperti kemandirian, kejujuran, dan tujuan. Kualitas-kualitas inilah yang kemudian memainkan peran kunci dalam kehidupan salah satu putranya - orang yang luar biasa, suami, ayah, jenderal, dan presiden Amerika Serikat.

Kemampuan mengendalikan diri pada Dwight tidak datang secara tiba-tiba dan tidak serta merta. Jalan untuk menguasai keterampilan ini panjang dan menarik. Kemampuan pertamanya sebagai pemimpin dan organisator terwujud selama penyelenggaraan pertandingan sepak bola atau bisbol persahabatan antar sekolah. Setelah perkembangan dan peningkatan kemampuan mereka berlanjut di akademi militer, dan setelah - di tentara reguler. Atas prestasinya, Dwight Eisenhower dipromosikan menjadi mayor dan pada tahun 1925 dikirim ke Sekolah Staf dan Komando di Leavenworth, Kansas.

Ciri khas sekolah ini adalah metodologi pengajarannya. Pelatihan terdiri dari pengorganisasian permainan perang tertentu. Pendengar menerima tugas dalam bentuk pengantar, yang mencakup informasi tentang formasi musuh, jumlah musuh, fitur medan, posisi, strategi yang dipilih, dan indikator lainnya. Dipandu oleh data yang diterima, para komandan harus mengatur pekerjaan markas, menentukan bidang tanggung jawab antara bawahan mereka dan mengembangkan rencana aksi yang jelas yang bertujuan untuk memenuhi misi tempur.

Beban kerja di sekolah markas berada di ambang kemampuan manusia, tetapi tidak untuk Dwight Eisenhower. Dia dengan terampil mulai menerapkan metodologi perencanaan dan penentuan prioritas yang telah dia kembangkan, yang tidak hanya tidak kehilangan relevansinya, tetapi juga merupakan salah satu kunci di bidang perencanaan. Teknik yang diusulkan oleh Eisenhower memungkinkan Anda untuk menyortir kasus pada saat yang sama berdasarkan urgensi dan kepentingan. Dia mengidentifikasi empat kriteria yang memungkinkan untuk mengidentifikasi dan menyoroti tugas prioritas tertinggi untuk dampak selanjutnya pada hasil akhir. Pentingnya ditentukan oleh sejauh mana hasil eksekusi mempengaruhi aktivitas.

Urgensi secara bersamaan ditentukan oleh dua faktor:

• Seberapa cepat Anda perlu menyelesaikan masalah;
• Bagaimana pelaksanaan suatu tugas saling berhubungan dengan selang waktu.

Sesuai dengan matriks Eisenhower, setiap kasus harus ditetapkan ke salah satu dari empat kriteria:

Matriks Eisenhower

Masing-masing dari empat kriteria yang diidentifikasi mencakup daftar kasus tertentu. Kami akan menganalisisnya sedikit lebih detail. Tabel 1.1. daftar indikator kunci yang sesuai dengan salah satu dari empat kriteria diberikan, yang memungkinkan untuk menentukan apakah tugas ini atau itu termasuk di bawahnya atau tidak.

Tabel 1.1. Urgensi tugas dan indikator kepentingan

Jenis tugas: "Mendesak dan penting"

Kasus-kasus masuk ke dalam kuadran ini baik yang lepas kendali atau tidak direncanakan dan muncul secara tiba-tiba. Segala sesuatu yang memenuhi kriteria di atas dalam kuadran yang ditunjukkan harus diselesaikan secara mandiri dan segera. Keterlambatan dalam memecahkan masalah tersebut dapat menyebabkan kerusakan dan kerugian yang signifikan. Jika daftar kasus yang termasuk dalam kuadran ini tidak berkurang, tetapi, sebaliknya, diisi ulang secara teratur, maka kita dapat menyimpulkan bahwa ada masalah dengan perencanaan. Solusinya adalah meninjau aktivitas Anda dan menjalani pelatihan khusus dalam teknik perencanaan yang efektif.

Jenis tugas: "Penting, tetapi tidak mendesak"

Ini adalah tugas utama yang harus diselesaikan oleh manajer dari tingkat mana pun. Tugas-tugas ini terkait dengan tugas-tugas yang berorientasi pada masa depan. Dengan menerapkan aturan 80/20 atau prinsip Pareto, merumuskannya sebagai berikut: “20% tugas adalah tugas utama yang harus diselesaikan untuk mendapatkan 80% hasil”, Anda mulai efektif, dan yang terpenting, gunakan waktu kerja dengan benar. Selain itu, Anda tahu bagaimana memprioritaskan dan menguasai keterampilan mengatur diri sendiri.

Untuk mencapai kesuksesan, Anda perlu melakukan upaya maksimal. Dibutuhkan sejumlah upaya untuk menyelesaikan hal-hal yang dianggap penting tetapi tidak mendesak. Tugas-tugas ini harus memakan waktu maksimum. Solusi tepat waktu dari masalah ini akan mencegah banyak krisis di masa depan, dan munculnya peluang baru akan menjadi norma. Tetap menambahkan: "Lanjutkan!".

Dua kuadran yang tersisa adalah penyerap waktu yang biasa. Saya tidak akan membuang waktu saya untuk menjelaskannya, tetapi bagaimanapun, untuk memahami proses bekerja dengan matriks Eisenhower, saya akan mencoba menguraikan esensi mereka secara singkat.

Jenis tugas: "Mendesak tetapi tidak penting"

Jika semakin banyak kasus mulai masuk ke dalam kuadran ini, maka Anda memiliki masalah yang perlu segera ditangani, atau Anda tidak tahu bagaimana memprioritaskan. Anda benar-benar melakukan segalanya kecuali pekerjaan Anda.

Ingat komedi liris sutradara Eldara Ryazanova"Hubungan cinta di tempat kerja"? Apakah Anda sudah menebak pahlawan mana yang saya putuskan untuk digunakan sebagai contoh? Tentu saja, ini adalah aktivis sosial Syura. Agar semuanya kembali ke tempatnya, Anda harus mengingat tujuan Anda. Dan untuk ini, mainkan saja episode berikutnya, ganti peran. Bayangkan diri Anda, di satu sisi, sebagai Lyudmila Prokofievna, dan di sisi lain, sebagai Syura yang sama, dan ucapkan dialog berikut:

L.P.: Syura, jika ingatanku benar, apakah kamu terdaftar di departemen akuntansi?

SH.: Ya, saya pikir begitu.

L.P.: Apakah kamu mengingatnya dengan baik?

SH.: Ya, menurut saya.

L.P.: Silakan dan pikirkan urusan Anda sendiri.

Dan seperti yang telah kami tentukan, bisnis Anda adalah solusi dari tugas-tugas penting, tetapi tidak mendesak.

Jenis tugas: "Tidak penting dan tidak mendesak"

Aku dengan tulus merasa kasihan padamu. Anda hanya menyia-nyiakan hidup Anda dan membuang-buang energi Anda untuk hal-hal yang sama sekali tidak perlu. Jika Anda kelelahan di tempat kerja dan Anda mulai menyadari bahwa Anda lebih sering menghabiskan waktu, maka Anda dapat mengatakan bahwa pekerjaan Anda menjadi tidak efisien.

Hanya ada satu solusi - untuk segera menjalani pelatihan khusus secara pribadi efisiensi, motivasi dan teknik perencanaan yang efektif.

Artikel ini pertama kali diterbitkan di Executive.ru pada 20 Oktober 2013 dengan judul "Kreativitas tanpa pemotongan". Diumumkan kembali di blok konten sebagai bagian dariproyek spesial edisi

Sumber foto: twitter.com, arsip pribadi penulis

Katakan padaku, seberapa pentingkah di dunia modern untuk merencanakan waktumu?

Saya yakin setiap orang pernah mengalami situasi di mana banyak hal penting ada dalam agenda. Anda bangun dengan penuh semangat dan keyakinan bahwa semuanya akan dilakukan dengan mudah. Tetapi pertama-tama Anda perlu memeriksa email Anda ... dan di Facebook selama lima menit. Tiba-tiba, banyak hal kecil muncul. Tampaknya Anda sedang bekerja, tetapi tidak ada hal "penting" yang dilakukan! Dan di sini makan siang sudah dekat, dan sedikit lelah - pekerjaan apa yang ada di sana. Dan apa, ini akhir hari? Bagaimana mungkin aku tidak melakukan apa-apa? Mood to hell - hari itu sia-sia.

Sayangnya, sebagian besar rekan kita tidak tahu bagaimana merencanakan hari mereka. Oleh karena itu, banyak waktu dihabiskan untuk omong kosong, yang, pada prinsipnya, tidak terlalu dibutuhkan. Karena kurangnya rencana khusus untuk hari, minggu, bulan, seseorang kehilangan waktu berharga yang dapat digunakan jauh lebih efisien dan produktif. Dan tentunya untuk mendapatkan hasil yang beberapa kali lebih besar dari ini.

Perencanaan waktu kerja yang efektif adalah kunci keberhasilan orang modern. Jadi bagaimana cara belajar merencanakan waktu dengan benar?

Kami telah mengumpulkan 5 aturan paling efektif yang akan membantu Anda memaksimalkan setiap hari yang Anda jalani. Lakukan semua hal yang perlu Anda lakukan dengan mudah!

Dan sekarang mari kita beralih ke tips yang akan membantu Anda merencanakan waktu Anda dengan benar.

1. Tulis rencana tugas

Rencana hari itu harus ada di atas kertas. Memori yang sempurna memang bagus, tetapi di tengah hari yang aktif dan sibuk, ada kemungkinan besar untuk melupakan sesuatu yang penting. Jika daftar tugas tidak ditulis di atas kertas, maka itu tidak ada.

Di malam hari, buat daftar tugas untuk besok dan batasi menurut tingkat kepentingannya menjadi dua kolom. Yang pertama adalah yang paling penting, yang harus diselesaikan dalam hal apa pun. Yang kedua kurang penting, yang dapat ditunda jika terjadi perubahan tajam dalam prioritas atau kasus force majeure.

Notebook dengan tugas harus berada di samping Anda sepanjang hari. Dan saat Anda menyelesaikan item dari daftar, mereka harus dicoret. Dengan teknik psikologis ini, Anda dapat, seperti yang mereka katakan, dengan autopilot. Bagaimanapun, setiap tugas yang diselesaikan adalah kemenangan kecil. Dan menyenangkan untuk merasa seperti seorang pemenang, dan pikiran bawah sadar Anda akan secara otomatis berjuang untuk ini. Juga, akan menjadi lebih mudah untuk melakukannya.

2. Perencanaan 70/30

Anda tidak perlu merencanakan sepenuhnya setiap saat, karena bahkan seorang pedant sejati tidak akan dapat mengikuti jadwal di mana tidak ada satu menit pun serangan balik. Apa pun bisa terjadi dalam hidup - dan setengah jam untuk mengganti ban kempes atau tambahan 15 menit dalam kemacetan lalu lintas dapat merusak hari yang direncanakan dengan sempurna.

Karena itu, Anda hanya perlu merencanakan 70% dari waktu. Ini akan membantu Anda memanfaatkan waktu sebaik-baiknya tanpa merasa terkekang atau tertekan. Dan bahkan kejutan kecil tidak akan dapat mempengaruhi hasil hari itu.

Tentukan jumlah waktu yang diperlukan untuk setiap tugas. Rencanakan hari kerja Anda sekitar waktu ini. Jika hari berjalan tepat sesuai jadwal, maka 30% sisanya dapat digunakan untuk tugas lain dari daftar atau mencurahkan waktu untuk diri sendiri atau keluarga Anda - ini akan membantu Anda bersantai dan menikmati tugas yang telah diselesaikan.

3. Waktu paling produktif adalah sebelum makan siang

Cobalah untuk menyelesaikan tugas yang paling sulit dan tidak menyenangkan tanpa penundaan, di pagi hari. Teknik ini disebut "makan katak dulu." Ketika tugas yang paling sulit dan bermasalah selesai, sisanya tampak cukup sederhana dan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk menyelesaikannya.

Cobalah untuk merencanakan pekerjaan Anda sehingga sekitar 65-70% dari semua tugas yang dijadwalkan untuk hari itu selesai sebelum istirahat makan siang. Di pagi hari, otak bekerja paling aktif, yang secara signifikan dapat mengurangi waktu untuk menyelesaikan tugas yang kompleks sekalipun. Ini juga akan membantu, yang tidak memungkinkan Anda untuk mulai bekerja - ini meningkatkan motivasi dan "memotong" pencapaian.

Saat makan siang, Anda bisa meluangkan waktu untuk urusan pribadi. Misalnya, menjawab pesan, melakukan beberapa panggilan pribadi. Di sore hari, disarankan untuk menjadwalkan tugas-tugas sederhana yang tidak memerlukan banyak usaha - rapat, menjawab surat, dll.

4. Istirahat adalah suatu keharusan

Sangat sulit untuk fokus pada satu tugas untuk waktu yang lama. Apalagi jika mencapai tujuan Anda membutuhkan banyak usaha mental. Dan semakin jauh Anda melangkah, semakin sulit untuk menjaga perhatian Anda pada pencapaian tujuan Anda. Secara alami, ini mengurangi produktivitas dan meningkatkan waktu untuk menyelesaikan tugas.

Istirahat di tengah jam kerja adalah suatu keharusan! Langkah sederhana ini akan membantu Anda - tetap bugar sepanjang hari. Anda dapat memilih skema istirahat yang nyaman bagi Anda, tetapi 45/15 dianggap yang paling efektif. Ini berarti bahwa untuk 45 menit kerja Anda perlu mencurahkan 15 menit istirahat.

Berdasarkan prinsip ini, semua pelajaran anak sekolah berlangsung selama 45 menit. Dengan bantuan perubahan kecil, otak punya waktu. Dan ini memberinya kesempatan untuk berkonsentrasi bekerja lebih jauh.

Tetapi ini tidak berarti bahwa selama istirahat mini seperti itu Anda harus meludah di langit-langit. Cobalah untuk memanfaatkannya dengan baik. Misalnya, lakukan latihan untuk punggung atau mata, bersihkan meja, baca buku atau artikel menarik, jalan-jalan sebentar.

5. Analisis dan rencanakan secara realistis

Apa gunanya membuat lusinan tujuan jika hanya ada 24 jam dalam sehari, dan tidak realistis untuk memenuhi semuanya dan sepenuhnya? Karena itu, cobalah untuk merencanakan tugas-tugas yang bisa diselesaikan di siang hari.

Pada awalnya, ini mungkin tampak sulit - lagi pula, Anda tidak pernah tahu sebelumnya berapa lama tugas tertentu akan berlangsung. Untuk mengekstrak informasi yang paling lengkap, pada akhir setiap hari, tuliskan berapa banyak tugas yang telah Anda selesaikan dari yang direncanakan. Sebagai penghujung hari, buat tulisan: "Selesaikan XX% tugas." Ini akan membantu Anda menentukan seberapa memadai Anda menetapkan tujuan. Jika setiap hari mereka selesai dengan mudah, cobalah untuk menambah jumlah mereka, dan jika banyak tugas yang belum terselesaikan dan beralih ke hari berikutnya, cobalah untuk mengurangi stres.

Ingat - jangan mengambil volume tugas yang tidak dapat Anda selesaikan. dan secara realistis mengevaluasi kemampuan Anda.
Perencanaan waktu adalah keterampilan yang paling penting dari orang modern. Keterampilan ini dapat dan harus ditingkatkan. Dan ketika Anda menguasainya secara penuh, Anda akan terkejut betapa cepat dan mudahnya Anda dapat menyelesaikan tugas-tugas yang sebelumnya tampak hampir mustahil. Dan semakin cepat Anda menyelesaikan pekerjaan, semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk kesenangan, hobi, dan keluarga. Gunakan rahasia perencanaan dan buat hidup Anda lebih mudah. Aku harap kamu berhasil!

Dengan cinta dan hormat,
Evgeny Deineko.

Oksana Klimenko Pelatih-konsultan utama dalam manajemen proyek, kepala manajemen proyek di Just Consulting, Moskow
Majalah Manajemen Baru, No. 11, 2007

Apa yang perlu dilakukan untuk menggunakan sumber daya Anda yang paling berharga - waktu - secara optimal? Bagaimana cara belajar merencanakan secara efisien dan akurat mengikuti rencana? Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk berhasil menyelesaikan rencana harian?

Mari kita mulai dengan sebuah contoh. Kepala perusahaan memenuhi hari baru dengan harapan memiliki waktu untuk melakukan semua yang direncanakan hari ini, dan jika berhasil, akan lebih baik untuk memasukkan beberapa pertemuan ke dalam jadwal dan memanggil mitra penting dengan siapa dia memiliki sudah merencanakan untuk berbicara untuk waktu yang lama, tetapi masih tidak berhasil. Dengan sikap optimis seperti itu, kepala/manajer puncak pergi bekerja. Dia datang ke kantor, terjun ke bisnis dan segera mendapati dirinya berpikir bahwa akan sangat bermasalah untuk melakukan semua yang dia rencanakan hari ini. Masalah mendesak muncul yang membutuhkan solusi segera, dan rencana berubah tanpa bisa dikenali. Bola salju kasus berubah menjadi longsoran salju, ada kekurangan waktu yang sangat besar, dan pada akhir hari kerja, pemimpin, yang tidak puas dengan dirinya sendiri, mentransfer semua yang tidak sempat dia lakukan hari ini ke besok.

Ada yang berpendapat jika rencana itu tidak terpenuhi seratus persen, maka kita bekerja tidak efisien. Ini adalah salah satu mitos paling umum tentang perencanaan, dan, tentu saja, seperti semua mitos lainnya, itu tidak diklaim sebagai kebenaran. Pertama-tama, Anda perlu memahami itu rencana itu bukan dogma tetapi alat manajemen yang terus berubah. Setuju, dengan perubahan cuaca yang tajam, kita juga terkadang mengalami emosi negatif: entah itu terlalu panas, atau musim gugur dengan hujan dan angin datang pada waktu yang salah, atau salju mencair lebih awal dari yang diperlukan ... Tapi cuaca akan tetap berubah - terlepas dari suasana hati kita. Dan Anda harus menganggapnya sebagai pemberian. Begitu pula dengan perencanaan. Semakin tenang kita bereaksi terhadap perlunya penyesuaian rencana yang konstan dan semakin cepat kita mengenali sebagai aksioma bahwa rencana selalu berubah selama eksekusi semakin berhasil kita dapat menerapkannya.

Klasifikasikan semua hal yang Anda lakukan

Ada banyak cara untuk merencanakan secara efektif, buku, artikel telah ditulis tentang mereka, pelatihan khusus dan seminar telah dikembangkan tentang mereka. Semua ini bisa dan harus dipelajari. Ada juga berbagai jenis perencanaan, di antaranya yang paling umum adalah strategis, taktis dan operasional atau saat ini. Kami hanya akan membahas beberapa aspek perencanaan operasional yang perlu mendapat perhatian khusus. Karena beban kerja harian dan kelebihan dalam jadwal manajer yang paling menyebabkan stres. Bagaimana cara menghindarinya? Pertimbangkan beberapa klasifikasi yang akan membantu pemimpin lebih sadar dan jelas melaksanakan perencanaan harian.

Salah satu cara untuk merencanakan adalah dengan jam kerja:

• pagi (apa yang perlu dilakukan di awal hari kerja);
• hari (tugas untuk paruh pertama dan terutama paruh kedua hari itu);
• malam (masalah yang dapat diselesaikan pada akhir atau bahkan pada akhir hari kerja).

Artinya, semua tugas yang akan datang untuk besok dikelompokkan menjadi tiga blok tergantung pada tipe kepribadian Anda ("Anda adalah burung" atau "burung hantu"). Tugas yang membutuhkan upaya yang signifikan paling baik ditangani saat kinerja Anda mencapai puncaknya.

Cara selanjutnya adalah menurut jenis kegiatan:

• surat;
• bekerja dengan dokumen;
• kegiatan penasehatan di dalam perusahaan (rapat kerja, rapat, dll);
• kegiatan konsultasi di luar perusahaan (pertemuan dan negosiasi dengan mitra, pemasok, pelanggan, dll).

Dengan menggunakan klasifikasi ini dalam menentukan jumlah pekerjaan untuk hari berikutnya, Anda dapat, pertama, mengevaluasi jenis kasus apa yang paling banyak dihasilkan, dan kedua, menyesuaikannya sedemikian rupa untuk menghilangkan monoton. Idealnya, manajer perlu mengalokasikan jam tertentu untuk bekerja dengan surat dan dokumen lain dan menandainya dalam jadwal kerja.

Bisa juga mengurutkan tugas harian menurut bidang manajemen:

• keuangan;
• penjualan;
• produksi;
• pemasaran;
• manajemen personalia, dll.

Daftar tersebut disusun sesuai dengan jenis usaha perusahaan. Itu (daftar) harus cukup lengkap untuk tidak melupakan apa pun dan memperhitungkan semuanya. Apa yang akan diberikan oleh perencanaan seperti itu? Pertama, semua kegiatan yang akan datang (mengadakan dan berpartisipasi dalam rapat, menyusun dan menganalisis dokumen) dapat secara jelas dikorelasikan dengan bidang manajemen dan orang-orang tertentu yang terlibat dalam kegiatan ini dan bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Dan ini, pada gilirannya, memungkinkan Anda untuk mengatur tugas untuk bawahan Anda - (katakanlah, siapkan informasi yang diperlukan untuk rapat). Kedua, setelah satu bulan akan dimungkinkan, misalnya, untuk menganalisis area mana yang mendapat cukup perhatian dan mana yang kurang, dan mencari tahu alasannya. Dan, akhirnya, analisis semacam itu akan memungkinkan kita untuk merencanakan pekerjaan kita secara lebih merata dan terarah di masa depan.

Mengingat bahwa setiap proses melewati tahapan tertentu, kita dapat membedakan jenis lain dari klasifikasi urusan sehari-hari - dengan tahapan proses:

• inisiasi (semua hal yang perlu dimulai, yaitu dimulai);
• perencanaan (kegiatan yang sedang dikembangkan dan membutuhkan perencanaan);
• eksekusi (kasus yang sedang dilaksanakan sekarang);
• analisis (bekerja dengan dokumen, laporan, serta menyelesaikan tugas-tugas lain yang bersifat mental);
• kontrol (langkah-langkah, yang tujuannya adalah untuk memeriksa pekerjaan departemen dan karyawan tertentu, memantau pelaksanaan proyek, dll.);
• penyelesaian (hal-hal yang harus diselesaikan).

Sekarang Anda perlu memilih dua klasifikasi yang paling nyaman dan dapat dipahami untuk Anda, yang dapat menjadi alat paling efektif untuk merencanakan hari kerja Anda untuk Anda.

Misalnya, pertimbangkan untuk menyortir kasus berdasarkan area manajemen dan tahap proses.

Kami membuat tabel (lihat di bawah). Di kolom pertama kita memasuki tahapan proses, di baris pertama - bidang manajemen. Di sel di persimpangan kami memiliki kasus yang akan datang. Juga nyaman untuk menggunakan berbagai penanda, menandai acara dengan huruf dan warna tertentu. Anda dapat menunjukkan waktu yang diinginkan hari itu dengan huruf: U - pagi, D - siang, B - malam. Anda dapat menyorot prioritas dalam warna yang berbeda (merah - sangat penting, kuning - penting, hijau - kurang penting).

Tabel 1. Contoh matriks perencanaan untuk area pengelolaan dan tahapan proses (dengan penanda).

Bidang pengelolaan/ Langkah-langkah proses	Manajemen keuangan	Kontrol manufaktur	Manajemen penjualan	Manajemen Pemasaran	Manajemen Personalia
Inisiasi		Memulai implementasi program untuk pengembangan resep baru (pertemuan dengan kepala teknolog dan kepala produksi) - U
Perencanaan				Rencanakan tindakan (surat dengan pernyataan tugas untuk pemasar) - U
Eksekusi					Menyetujui sistem motivasi (bekerja dengan dokumen) - D
	Laporan untuk 2 kuartal persegi(bekerja dengan dokumen) - D		Analisis hasil partisipasi dalam pameran (rapat) - U
Kontrol	Laporan untuk 2 kuartal persegi(bekerja dengan dokumen) - D
Penyelesaian					Siapkan pidato tentang hasil kontes ide (pidato) - B

Penting untuk mengisi matriks seperti itu secara bertahap di siang hari, saat tugas muncul. Dalam bentuk jadi, to-do matrix dapat ditransfer ke asisten Anda untuk membuat penyesuaian jadwal untuk hari berikutnya, atau Anda dapat melakukannya sendiri. Jadi, alih-alih daftar tugas yang kacau, Anda akan mendapatkan tabel terstruktur, nyaman dan visual. Tetap hanya untuk menghubungkannya dengan hari dan jam tertentu.

Mungkin Anda akan memilih sendiri dua jenis klasifikasi lain yang lebih cocok untuk Anda. Bagaimanapun, perencanaan di dua bidang sekaligus memberikan efek yang jauh lebih besar daripada menyusun daftar panjang tugas biasa yang hampir tidak bisa dipadatkan menjadi jam kerja.

Tingkatkan dan kembangkan keterampilan perencanaan Anda

Bukan rahasia lagi bahwa perencanaan yang sukses membutuhkan keterampilan tertentu. Ini berfokus pada hal utama, membangun rantai logis, menetapkan prioritas, fleksibilitas berpikir, bekerja dengan sejumlah besar informasi, visi sistematis dari gambaran holistik, dll. Jika ada perubahan jadwal di siang hari, kemampuan untuk dengan cepat dan mudah beralih dari satu topik ke topik lainnya, terkadang tidak terkait dengan topik sebelumnya, akan berguna. Di perusahaan kecil dan menengah, pola seperti itu bisa diamati. Manajer bekerja dengan dokumen, memusatkan seluruh perhatiannya pada laporan yang berisi indikator keuangan penting untuk periode tertentu. Dan tiba-tiba, misalnya, kepala departemen datang ke kantor dan, seperti dalam komedi domestik yang terkenal, mengangkat tangannya ke langit, dia berseru: “Kepala! Semuanya hilang!". Setelah itu, dengan susah payah menahan kegembiraannya, dia mengatakan bahwa pekerjaannya di ambang kegagalan, bahwa hampir tidak mungkin untuk mengubah apa pun, dan bahwa semua harapan ada pada pemimpin. Anda harus beralih dari laporan ke departemen dalam beberapa detik, menganalisis situasi dan dengan cepat membuat keputusan manajemen yang efektif.

Dapatkah Anda mengembangkan keterampilan perencanaan sehari-hari yang akan membantu Anda menghadapi perubahan tak terduga dalam rencana? Berikut adalah serangkaian latihan sederhana, yang tujuannya adalah untuk mempelajari cara merencanakan dan menavigasi secara efektif dalam proses menyelesaikan tugas yang dijadwalkan untuk hari itu. Masing-masing membutuhkan waktu beberapa menit (Anda dapat melakukannya, misalnya, di antara tugas-tugas kompleks), dan dengan pelatihan yang kurang lebih teratur, Anda dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dalam perencanaan tugas.

Sebuah latihan"Target". Latihan ini mengembangkan kemampuan untuk fokus pada satu hal penting. Di selembar kertas, gambar target besar - seperti tanda hubung. Atur tugas hari yang akan datang dalam urutan acak di lingkaran target, biarkan titik di tengah bebas. Kasus yang lebih jauh dalam waktu dapat ditempatkan pada lembar di luar area target. Semakin banyak hal dan peristiwa berbeda yang Anda ingat, semakin baik. Sekarang lihat pusat target dan fokus pada satu hal. Pertahankan perhatian Anda selama satu menit. Kemudian alihkan pandangan Anda ke entri lain di lembar, seolah-olah Anda sedang menonton dari samping, sehingga memberi diri Anda sedikit istirahat. Sekali lagi, lihat pusat sasaran, berkonsentrasi pada beberapa hal lain, juga selama satu menit. Jadi, dengan bergantian fokus pada satu hal dengan melihat banyak hal lain, Anda dapat melatih dengan baik dalam kemampuan untuk menyoroti hal utama dan membuang yang sekunder, yang akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menentukan tugas utama dan paling penting saat merencanakan.

Sebuah latihan saklar televisi. Prosedur sederhana dan terkenal ini dalam konteks psikologis disebut "sindrom tombol". Bayangkan secara mental bahwa Anda memiliki remote control TV di tangan Anda. Cobalah untuk "mengalihkan" pikiran Anda dari satu topik ke topik lainnya - setiap kali Anda menekan tombol pada remote control imajiner. Pilih kecepatan peralihan yang nyaman bagi Anda. Pada awalnya, Anda bisa melakukannya secara perlahan, kemudian secara bertahap mempercepatnya. Atau, Anda dapat mengganti durasi memikirkan berbagai hal. Hal utama adalah bahwa "tombol pada remote control" berarti bagi Anda sinyal untuk beralih dari topik ke topik. Dengan cara ini, Anda akan belajar cara cepat mengalihkan perhatian dari satu masalah ke masalah lain tanpa terjebak dalam satu topik untuk waktu yang lama.

Sebuah latihan"Menghubungkan kata-kata." Tugas-tugas kreatif membutuhkan keluwesan berpikir dari pelakunya. Kebiasaan berpikir dalam istilah standar bukanlah penolong terbaik untuk mengembangkan solusi optimal dan tidak mungkin mencapai hasil yang diinginkan. Kreativitas dan spontanitas adalah komponen penting dari proses berpikir yang efektif seperti halnya logika dan konsistensi. Keterampilan ini dapat dikembangkan melalui bermain. Tugasnya adalah sebagai berikut: dalam sepasang kata yang sama sekali tidak berhubungan, Anda perlu menemukan kesamaan. Pertama, Anda dapat membuat daftar pasangan kata (5-6 pasangan), kemudian, pada gilirannya, mencoba menemukan kata yang sama di masing-masing pasangan. Misalnya, "buaya" dan "penggaris". Apa kesamaan mereka? Atau, keduanya bisa berwarna hijau. Pelatihan tersebut mengembangkan fleksibilitas berpikir dan membantu untuk berhasil menemukan pilihan terbaik untuk memecahkan masalah dalam waktu sesingkat mungkin.

Sebuah latihan"Kayu". Seringkali, untuk memprioritaskan dengan benar, Anda perlu merencanakan semua hal sesuai dengan prinsip kepentingan atau fundamentalitas: solid, atas dasar yang semua sisanya dilakukan, dan kecil, tetapi juga perlu. Gambarlah pohon di selembar kertas - dari akar hingga daun. Dan bagikan tugas sebagai berikut: akar - dasar, prioritas utama; trunk - arah strategis pengembangan; cabang - kegiatan berdasarkan area manajemen atau lini bisnis individu; daun adalah tugas khusus.

Setelah menerima gambar visual dari informasi tersebut, lanjutkan ke pekerjaan lebih lanjut - buat klarifikasi, pilih personel untuk bekerja di area tertentu, untuk melakukan tugas tertentu, dll.

Rencanakan setiap hari, terus-menerus, kembangkan keterampilan Anda, tingkatkan keterampilan Anda, temukan metode dan metode baru. Biarkan proses perencanaan menjadi pengalaman positif dan kreatif bagi Anda. Semoga sukses dengan perencanaan dan bisnis Anda!

Waktu kerja adalah waktu yang dicurahkan oleh setiap karyawan untuk melaksanakan fungsi kerjanya. Durasinya diatur oleh undang-undang ketenagakerjaan.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut berbicara tentang cara-cara khas untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan BEBAS!

Perencanaan waktu kerja merupakan bagian integral dari manajemennya, yaitu manajemen waktu. Kata modis hari ini tidak hanya berarti manajemen waktu, tetapi juga perencanaan yang efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Bagaimanapun, waktu adalah salah satu sumber daya yang harus digunakan secara rasional.

Mengapa dan siapa yang membutuhkannya?

Berbicara tentang manajemen waktu tidak sepenuhnya benar. Tentu saja tidak tergantung pada tindakan manusia, itu tidak mempercepat atau memperlambat.

Ada baiknya mengelola penggunaan waktu ini. Dan untuk perusahaan itu penting di semua tingkatan - dari kepala hingga karyawan biasa. Penggunaan yang efisien dari sumber daya ini secara langsung mempengaruhi produktivitas tenaga kerja, dan karenanya keuntungan.

Untuk setiap perusahaan, perencanaan waktu kerja juga penting.

Jumlah karyawan perusahaan, dan karenanya biaya keuangan yang terkait dengan personel, tergantung pada dana waktu kerja yang diperlukan untuk melakukan tugas produksi.

Alasan kurangnya waktu

Kelangkaan berarti kekurangan. Dalam kasus kami - kurangnya waktu kerja untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada karyawan, departemen, atau perusahaan tertentu secara keseluruhan.

Hasilnya mungkin penundaan dalam pelaksanaan perintah dan konsekuensi yang merugikan. Paling sering, kurangnya waktu dikaitkan dengan ketidakmampuan manajer.

Ada tiga kelompok alasan yang menyebabkan kurangnya waktu:

• kualitas pribadi pemimpin;
• tindakan manajer;
• alasan independen.

Kualitas pribadi pemimpin, yang menyebabkan hilangnya waktu, dapat memanifestasikan dirinya dalam fenomena seperti:

• kerewelan, yaitu tindakan tergesa-gesa yang tidak menentu;
• tergesa-gesa konstan;
• kurangnya istirahat yang layak karena penyelesaian rumah.

Tindakan buta huruf mengarah pada fakta bahwa ada:

• rendah atau tidak ada motivasi di antara karyawan;
• pelanggaran komunikasi;
• kurangnya peringkat kasus menurut tingkat kepentingannya;
• ketidakmampuan untuk mendelegasikan wewenang.

Alasan independen dari manajer, yang menyebabkan kurangnya waktu bagi manajer dan bawahannya, adalah:

• terlalu banyak tugas, kasus, tugas;
• kejadian yang tidak direncanakan (pencuri waktu).

Penyebab ini biasanya tidak terjadi secara terpisah. Mereka mengalir dari satu sama lain.

Hasilnya adalah lingkaran setan, yang darinya hanya perencanaan yang benar dan rasional yang akan memungkinkan. Dan kontrol atas pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dan waktu yang dihabiskan untuk itu.

Tugas apa yang bisa diselesaikan?

Perencanaan adalah salah satu alat untuk membuat berbagai keputusan manajemen. Ini melibatkan penetapan tujuan dan mengidentifikasi cara untuk mencapainya. Artinya, ini adalah semacam kesempatan untuk melihat masa depan perusahaan dan memutuskan bagaimana tepatnya dan untuk berapa lama Anda bisa sampai di sana.

Merencanakan dan mengelola waktu kerja memungkinkan Anda menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• meningkatkan tingkat kinerja:
• kontrol tindakan dan waktu yang dihabiskan untuk itu;
• optimalisasi jadwal kerja;
• meningkatkan teknik untuk menggunakan waktu;
• penghapusan jenis kegiatan yang tidak efisien waktu;
• perencanaan rasional dari kasus-kasus yang paling penting;
• pemisahan yang jelas antara waktu kerja dan waktu pribadi.

jenis

Perencanaan waktu dalam suatu perusahaan, seperti perencanaan lainnya, dapat dibagi menjadi beberapa jenis menurut berbagai kriteria:

• berdasarkan cakupan (umum dan khusus);
• berdasarkan konten (strategis, operasional, dan terkini);
• oleh objek (personil, produksi, keuangan);
• berdasarkan periode (jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang);
• kemungkinan perubahan (keras dan fleksibel).

Perencanaan dana umum

Perencanaan dana umum tidak mungkin dilakukan tanpa memperhitungkan biaya waktu kerja. Untuk memahami berapa banyak sumber daya ini diperlukan, berbagai metode digunakan.

Maka waktu kerja harus dinormalisasi, yaitu berdasarkan hasil perhitungan biaya dan standar ilmiah, untuk mendapatkan waktu yang optimal untuk pembuatan satu unit produksi atau penyelesaian suatu tugas.

Penjatahan adalah inti dari perencanaan dana umum waktu. Atas dasar itulah jumlah personel yang dibutuhkan, biaya untuk, dan kriteria insentif ditentukan.

Dana umum terdiri dari:

• kalender;
• nominal (kalender tanpa hari libur dan hari libur, tetapi dengan memperhitungkan hari-hari pra-liburan yang dipersingkat);
• efektif (berapa banyak satu karyawan bekerja dalam periode perencanaan).

Individu

Tidak kalah pentingnya dari perencanaan keseluruhan adalah manajemen waktu setiap karyawan.

Di sini penting untuk mengetahui siapa yang harus mengatur jadwal yang kaku, dan siapa yang tahu bagaimana merencanakan waktunya seefisien mungkin. Namun, ada beberapa poin penting.

Misalnya, pertahankan rasio 60/40. Artinya, rencanakan 60% waktu kerja untuk memecahkan masalah saat ini, dan sisakan 40% untuk tugas tak terduga dan aktivitas kreatif (dua blok masing-masing 20%).

Ini dan prinsip-prinsip penting lainnya dari perencanaan waktu kerja individu dirumuskan oleh L. Seivert.

Dia tidak memilih perbedaan mendasar antara manajer dan spesialis dalam hal efisiensi penggunaan waktu kerja. Namun, saya ingin menunjukkan beberapa aspek.

Pemimpin

Bagi seorang pemimpin, keterampilan perencanaan sangat penting.

Ini adalah fungsinya: untuk menetapkan tujuan, menentukan kerangka waktu untuk mencapainya dan mengontrol hasilnya, serta mendelegasikan wewenang, menyingkirkan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh spesialis.

Spesialis

Spesialis merencanakan waktunya, berdasarkan tugas yang ditetapkan oleh manajer. Untuk dia sangat penting memiliki keterampilan disiplin diri.

Perencanaan waktu kerja di perusahaan

Setiap rencana harus dicatat secara tertulis, jika tidak maka tidak akan ada. Perencanaan elektronik akan membantu memfasilitasi manajemen waktu. Penggunaan teknologi modern tidak hanya memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan daftar tugas.

Gadget modern mampu mengingatkan pemiliknya tentang peristiwa penting.

Aturan umum

• Rencana tersebut harus dibuat di malam hari dan diubah di pagi hari.
• Semua kasus yang termasuk dalam rencana harus dibagi berdasarkan waktu menjadi jangka pendek, menengah dan panjang.
• Volume kasus harus realistis, jangan mencoba merangkul besarnya.
• Catat tidak hanya gol, tetapi juga hasil yang diharapkan.
• Tentukan prioritas.
• Tetapkan tenggat waktu yang tepat untuk menyelesaikan setiap tugas.
• Delegasikan wewenang.
• Rencana harus diperbarui secara berkala.

Apa yang harus dimasukkan dalam rencana?

Rencana tersebut harus benar-benar mencakup semua hal yang harus dilakukan sepanjang hari. Ini akan memastikan bahwa tidak ada yang terlewatkan di langkah selanjutnya.

Penting untuk menuliskan semuanya - mulai dari pertemuan dengan kepala, hingga memberi selamat kepada rekan kerja pada hari ulang tahunnya melalui surat perusahaan. Anda harus mulai dengan mereka yang memiliki waktu yang tepat: rapat, janji temu, konferensi, dll.

Selain tugas-tugas manajemen, ada baiknya memasukkan kasus-kasus yang berkontribusi pada kemajuan karir. Misalnya, pelatihan lanjutan atau pekerjaan kreatif pada suatu proyek.

Prioritas

Agar perencanaan waktu benar-benar efektif, perlu untuk mengurutkan semua yang dimasukkan ke dalam harian (mingguan, bulanan, dll.) sesuai dengan tingkat kepentingan dan urgensinya. Dan kemudian melakukannya dalam urutan kepentingan.

Teknologi dan metode

Metode yang paling umum digunakan untuk penentuan prioritas dan perencanaan waktu adalah Matriks Eisenhower dan Hukum Pareto.

Secara singkat, tampilannya seperti ini:

• semua kasus dibagi menjadi penting dan mendesak, penting dan tidak mendesak, kurang penting dan opsional;
• sebagian besar waktu (hingga 80%) harus dikhususkan untuk yang paling penting dan mendesak;
• ini harus dilakukan pada awal hari kerja.

Analisis kinerja

Adalah mungkin untuk memeriksa seberapa efisien setiap karyawan menggunakan waktu kerjanya secara matematis. Untuk ini, berbagai koefisien digunakan, misalnya, penggunaan waktu yang ekstensif.

Rumus perhitungannya terlihat seperti ini:

Ke \u003d (dana umum waktu - istirahat dalam pekerjaan) / total dana waktu.

Nilai idealnya adalah satu. Semakin banyak Ke yang berbeda darinya, semakin tidak efisien waktu kerja yang digunakan.

• karena kesalahan karyawan dan karena alasan di luar kendalinya;
• untuk kebutuhan pribadi.

Untuk melakukan ini, nilai yang diinginkan (dalam menit) diganti ke dalam pembilang rumus, dan total dana waktu tetap dalam penyebut. Di sini hubungan terbalik. Semakin dekat nilai ini dengan satu, semakin tidak rasional waktu kerja yang dihabiskan.

Contoh

Merencanakan hari kerja, minggu atau periode lain sangat tergantung pada spesifikasi profesi. Apalagi jika melibatkan unsur kreativitas.

Pertimbangkan apa yang harus Anda perhatikan perwakilan dari profesi seperti penasihat hukum dan manajer di sektor perbankan.

Untuk seorang pengacara

Fitur dari profesi ini adalah partisipasi dalam sidang pengadilan. Akibatnya, jadwal kerja harus mencakup jadwal uji coba dan persyaratan prosedural untuk persiapan dokumen tertentu. Ini adalah hal-hal yang paling penting dan mendesak.

Waktu pertemuan dan negosiasi dengan klien dikoordinasikan berdasarkan sisa interval bebas. Apa yang tersisa sebagai hasilnya dihabiskan untuk analitik dan pelaporan.

Rencana untuk hari ini akan terlihat seperti ini:

Waktu	Tenggat waktu yang sulit	Tugas Fleksibel
9-00	rapat operasional
10-00		Tulis laporan untuk bos
11-00		Lihat kembali dokumen untuk proses N
12-00	Sidang pengadilan dalam kasus N
13-00		Makan malam
14-00		Lihat kontrak pasokan
15-00	Bertemu dengan A, mengajukan klaim
16-00	Siapkan banding untuk sebuah kasus
17-00		Periksa tenggat waktu untuk dokumen prosedural

Untuk manajer bank

Hari kerja manajer pinjaman bank akan terdiri dari beberapa blok:

• janji terikat waktu;
• membuat kontrak berdasarkan hasil rapat;
• panggilan dingin untuk memperluas basis pelanggan;
• persiapan penawaran komersial, dll.

Rencana hari untuk karyawan tersebut mungkin sebagai berikut:

Dan beberapa tips terakhir:

• Saat menentukan pentingnya suatu tugas, ada baiknya bertanya pada diri sendiri pertanyaan: "Apa yang akan diberikan ini kepada saya?" Dan lanjutkan dengan eksekusi hanya jika jawabannya cocok. Jika Anda tidak menyukai jawabannya, maka Anda mungkin dapat menunda tugas untuk sementara waktu.
• Pertama-tama, di pagi hari, ada baiknya melakukan hal-hal yang paling tidak menyenangkan, tetapi penting.
• Tugas-tugas besar dan kompleks paling baik diselesaikan ketika dipecah menjadi tugas-tugas kecil dan mudah.
• Sangat penting untuk memberikan diri Anda istirahat yang baik dari pekerjaan.