É por esta razão que no método GTD a coleta e anotação de informações vem em primeiro lugar. É por isso que você precisa manter seu caderno mágico com seu potencial intelectual com você, em qualquer lugar e sempre.

2. Cronograma de tarefas atribuídas

Em relação à tarefa em questão, fazemos as seguintes perguntas:

1. Quão importante é esta tarefa?
2. Quanto tempo essa tarefa levará para ser concluída?
3. Você tem que concluí-lo dentro de um determinado prazo ou pode ser feito quando quiser?

Além disso, o método GTD prevê no ponto nº 2 a definição de etapas claras para concluir uma tarefa específica. Por exemplo, há uma marca de seleção na sua lista: crie um plano de negócios para um novo projeto. Então, para finalizar esta tarefa, você deve dividi-la em subtarefas menores e interconectadas.

Se a tarefa é criar um plano de negócios, então essa tarefa geralmente dá muito trabalho. E toda vez que você olha para aquele item da sua lista, você quer adiá-lo repetidamente. O problema é que seu cérebro percebe essa tarefa sem detalhes. Por esse motivo, você precisa dividir esta tarefa em várias tarefas menores:

1. Encontre exemplos de planos de negócios na Internet.
2. Veja o conteúdo, conheça e entenda a essência.
3. Crie uma amostra semelhante para o seu projeto.
4. Faça esboços.
5. Mude algo, melhore algo, etc.

Por que é tão mais fácil? Porque nosso cérebro adora planejar e dividir tarefas grandes em tarefas menores. Além disso, isso acontece o tempo todo. Digamos que você queira ir a um restaurante. Seu cérebro começa a pensar (planejar) passo a passo:

• Que tipo de cozinha você deseja;
• Quais amigos devo convidar?
• Qual é o melhor horário para ir;
• Como estará o tempo e o que devo vestir...

Assim, o cérebro divide essa tarefa em subtarefas e, sem muito estresse, resolve tudo passo a passo. E em assuntos mais complexos e menos agradáveis, o cérebro precisa da sua ajuda.

3. Sistematização dos assuntos

O terceiro ponto do método GTD é organizar as coisas:

• Por grau de importância;
• Urgência;
• E pelo número de passos dados.

Para fazer isso, você precisa criar diversas categorias e subcategorias e depois distribuir os casos entre elas.

Exemplo 1. Em um mês você terá uma reunião com um ex-amigo de trabalho. Você quer conhecê-lo, mas não sabe o que pode acontecer durante esse período, onde você estará, etc. Esta tarefa pode ser adicionada com segurança à subcategoria nº 1. Defina um lembrete no Google Agenda com uma semana de antecedência e resolva o problema.

Exemplo 2. Você tem vontade de aprender. Na verdade, isso é para E pode ser feito quando houver tempo. Esta tarefa pode ser adicionada à subcategoria nº 2, ou seja, é aconselhável realizá-la.

— A segunda categoria são assuntos importantes. Estimamos o tempo aproximado que levará para concluir esta tarefa. Se demorar menos de 3 minutos (ler um pequeno artigo, responder um e-mail...), então precisa ser feito imediatamente, antes de começar a escrever em algum lugar.

Depois disso, divida a categoria nº 2 em subcategorias. Por exemplo, 1 - projeto, 2 - pessoal; 3 - negócios... Distribua suas ideias em categorias e se houver assuntos que precisam ser resolvidos em determinado momento, indique exatamente esse horário ao lado.

4. Visualize e atualize

No sistema GTD, o ponto nº 4 também é muito importante. Revise sua lista 1 a 2 vezes por semana. Isso é feito para adicionar coisas novas, deletar coisas que foram feitas ou deletar coisas que perderam sua relevância.

Muitas pessoas que usam o sistema GTD ignoram este ponto. E esta é uma das etapas mais importantes. Porque a base da produtividade é precisão e consciência. Se sua lista estiver em péssimo estado, você não terá vontade de voltar a ela e abandonará seu empreendimento.

5. Acompanhe

Conclua suas tarefas de acordo com sua urgência, importância, seu humor e motivação. Incorporar o método GTD em sua vida exige prática e disciplina.

Vale a pena, pois utilizando as ferramentas do GTD você terá tempo, se desenvolverá e se sentirá realizado!

Dedicado a Catarina,

ao meu maravilhoso parceiro na vida e no trabalho

Tenha tempo para viver!

Já há algum tempo, a abreviatura GTD tornou-se tão familiar para muitas pessoas na Rússia quanto USB ou GPRS. Em fóruns online dedicados à gestão do tempo e à eficácia pessoal, o sistema “Fazer as coisas” é discutido tão ativamente quanto a escolha de um diário ou o estabelecimento de metas de vida.

Felizmente, ao longo dos dez anos de existência da comunidade russa de gestão de tempo, a questão “Planejar ou não planejar o tempo?” deixou de ser relevante. Não planejar o tempo, chegar atrasado às reuniões, esquecer das obrigações é tão indecente quanto não usar garfo e faca em um restaurante. Nos últimos anos, a gestão do tempo ocupou o mesmo lugar nas nossas vidas que o ginásio ou a piscina. Estar em boa forma física é natural. Os métodos podem ser diferentes - natação, ioga, voleibol... - a essência é a mesma. Da mesma forma, está na moda e é natural fazer tudo, não esquecer de nada e sempre encontrar tempo para trabalhar, relaxar, comunicar-se com a família e amigos.

A questão principal é quais métodos de auto-organização escolher, relativamente falando, “o que me convém melhor: natação ou academia?” Como você pode configurar um sistema de gerenciamento de tempo pessoal de maneira mais fácil, confortável e prazerosa? Dependendo do tipo psicológico, é mais fácil para alguns comer com garfo e faca, para outros com pauzinhos japoneses. Em qualquer caso, são necessários um determinado sistema, sequência e metodologia.

Todo país desenvolvido possui especialistas especializados em gerenciamento de tempo. Os leitores russos conhecem bem os livros de Lothar Seiwert, chefe do Instituto Heidelberg de Estratégia e Planejamento de Tempo; Stephen Covey, presidente da americana FranklinCovey Corporation; Brian Tracy, especialista em liderança e eficácia; Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern e outros.Algumas obras ainda não foram traduzidas para o russo e estão esperando nos bastidores - livros de Mark Forster (Grã-Bretanha), Harold Taylor (Canadá), etc. , cujo sistema é bastante conhecido nos EUA e já conquistou muitos adeptos em nosso país.

A agenda de trabalho de David é impressionante: a agenda de seus seminários nas principais cidades dos EUA e da Europa é conhecida com um ano de antecedência. Seu livro é claro, prático, baseado em receitas e tecnologicamente avançado. Vale a pena discutir alguns princípios e recomendações e, sem dúvida, a tradução russa do livro está destinada a servir como um catalisador para discussões ativas. Mas uma coisa é certa: o livro é muito procurado e útil. Sua popularidade na Rússia, mesmo no original em inglês, é prova disso.

Desejo que você, leitor, com a ajuda da experiência comprovada e das recomendações práticas de David Allen, aprenda a ter tempo para viver. Viva uma vida rica, eficaz e bela, em que cada minuto de Tempo tenha seu peso e o valor mais alto.

Eu te desejo sucesso!

Gleb Arkhangelsky,

Diretor Geral da empresa "Organização do Tempo",

criador da comunidade russa de gerenciamento de tempo

www.improvement.ru

Do autor

Aqui está um tesouro de estratégias e princípios. Você encontrará novas forças em si mesmo, aprenderá a manter a calma e enfrentará as coisas com muito mais eficiência, gastando muito menos esforço. A capacidade de realizar tarefas e concluir tarefas com sucesso é importante, mas, ao mesmo tempo, você pessoalmente não deve ser impedido de aproveitar a vida, que parece quase ou mesmo completamente indisponível quando se trabalha duro. Porém, não estamos falando de uma escolha “ou/ou”: acredite, você pode trabalhar de forma eficaz e ao mesmo tempo viver para seu próprio prazer no mundo das preocupações cotidianas.

A produtividade é um dos aspectos mais importantes do trabalho. Talvez o que você faz seja realmente importante, interessante ou útil, ou talvez não, mas o trabalho deve ser feito de qualquer maneira. No primeiro caso, via de regra, deseja-se obter o máximo retorno do tempo e esforço despendidos. No segundo, assumir um novo negócio o mais rápido possível, sem deixar “rabo”.

A arte de relaxar a mente e a capacidade de libertá-la de todas as preocupações e preocupações é provavelmente um dos maiores segredos das grandes pessoas.

Capitão J. Hatfield

E faça o que fizer, provavelmente gostaria de ficar mais calmo sobre o que está acontecendo e se sentir confiante de que no momento deveria estar fazendo exatamente o que está fazendo. Esteja você tomando uma cerveja com colegas de trabalho depois do trabalho, admirando seu bebê dormindo no berço no meio da noite, respondendo um e-mail ou conversando rapidamente com um cliente após uma reunião formal, você precisa estar confiante que isso é o que você deveria estar fazendo no momento.

Enquanto trabalhava no livro, meu objetivo era ensiná-lo a trabalhar da maneira mais eficiente possível e relaxar assim que quiser ou sentir necessidade.

Eu, como muitos de vocês, há muito tempo procuro respostas para as perguntas: o que fazer, quando e como. E agora, depois de mais de vinte anos desenvolvendo e implementando novos métodos para aumentar a produtividade individual e organizacional, depois de muita pesquisa e tentativas de autoaperfeiçoamento, posso dizer com segurança que não existe uma solução única e universal. Nenhuma quantidade de programas de computador, seminários, planejadores pessoais ou declarações de missão pessoais pode tornar seu dia de trabalho mais fácil ou tomar decisões por você todos os dias, todas as semanas e durante toda a sua vida. Além do mais, quando você encontrar uma maneira de tornar seu trabalho mais produtivo e simplificar sua tomada de decisões em apenas um nível, você terá um novo conjunto de responsabilidades e objetivos criativos que não podem mais ser alcançados usando uma fórmula simples.

Mas embora não existam ferramentas simples para aperfeiçoar a organização e a produtividade pessoais, existem medidas que podemos tomar para melhorá-las. Ano após ano, enquanto trabalhava em mim mesmo, descobri coisas mais profundas e importantes nas quais me concentrar, ideias para pensar e coisas para fazer. Encontrei processos simples que podem melhorar muito a capacidade de uma pessoa abordar as preocupações do mundo de forma criativa e construtiva, que qualquer um pode dominar.

Este livro é o culminar de mais de vinte anos de pesquisa sobre produtividade individual. Este é um guia para maximizar resultados e minimizar custos num mundo onde o trabalho se torna cada dia mais complexo e desafiador. Passei muitas horas treinando pessoas na linha de frente – no local de trabalho – ajudando-as a processar e organizar suas tarefas diárias. Os métodos que descobri revelaram-se eficazes numa ampla variedade de organizações, em todas as áreas de atividade, em diferentes ambientes culturais, até mesmo na escola e em casa. Após vinte anos treinando e ensinando os trabalhadores mais experientes e produtivos, percebi que o mundo precisava dos meus métodos.

Os líderes organizacionais esforçam-se por incutir a “produtividade máxima” em si próprios e nos seus subordinados como um padrão básico. Eles, assim como eu, sabem que no final da jornada de trabalho, à porta fechada, há telefonemas que não tiveram tempo de atender, tarefas que precisam ser transferidas para alguém, dúvidas que não foram abordadas em reuniões e discussões , responsabilidades não cumpridas e dezenas de e-mails não lidos. Muitos empresários têm sucesso porque os problemas que resolvem e as oportunidades que percebem são, em última análise, mais importantes do que as falhas nos seus portfólios e escritórios. Mas ao actual ritmo de vida e de desenvolvimento empresarial, este equilíbrio está a tornar-se muito precário.

Por um lado, precisamos de ferramentas comprovadas que ajudem as pessoas a concentrar os seus esforços estratégicos e tácticos e a evitar que percam de vista algo importante. Por outro lado, é necessário criar um ambiente e métodos de trabalho que não permitam que funcionários capazes se “esgotem” no trabalho sob pressão. Precisamos de padrões consistentes de estilo de trabalho que mantenham nossos melhores e mais brilhantes funcionários livres do estresse.

Isto não se aplica apenas às organizações, as escolas também precisam disso, onde as crianças ainda não são explicadas como analisar a informação recebida, como focar no resultado e quais os passos a tomar para o alcançar. Cada um de nós precisa deste conhecimento: afinal, ele nos permitirá aproveitar todas as oportunidades que se abrem para nos aprimorarmos e melhorarmos constantemente o mundo que nos rodeia.

O poder, a simplicidade e a eficácia dos princípios que compartilho em Fazendo as coisas: a arte da produtividade sem estresse podem ser melhor experimentados em primeira mão: em tempo real, em condições reais, no mundo real. Naturalmente, o objetivo do livro é delinear a essência da grande arte de gerenciar fluxos de trabalho e alcançar alta produtividade. Tentei apresentar o material de forma a dar-lhe uma visão geral e, ao mesmo tempo, dar-lhe uma ideia dos resultados imediatos à medida que você lê o livro.

O livro está dividido em três partes. A primeira parte revela o panorama geral, fornece uma breve visão geral do sistema, explica sua singularidade e relevância e, em seguida, apresenta diretamente os principais métodos de forma concisa e acessível. A segunda parte explica como aplicar os princípios do sistema na prática. Aqui você pode praticar e aprender passo a passo como aplicar os modelos descritos no dia a dia. A terceira parte descreve os resultados ainda maiores e mais eficazes que podem ser alcançados se você tornar a metodologia e os modelos parte integrante do seu trabalho e da sua vida pessoal.

Junte-se a nós! Quero que você não apenas acredite, mas também esteja convencido de que esses métodos podem e devem ser usados ​​por você pessoalmente. Quero que entendam que o que prometo não só é possível, mas também está ao alcance de cada um de vocês. E quero que saiba que tudo o que sugiro é muito fácil de implementar. Isso não requer nenhuma habilidade especial. Você já sabe prestar atenção, anotar informações importantes, tomar decisões sobre os resultados desejados e ações futuras, pesar alternativas e fazer escolhas. Você descobrirá que muitas das coisas que sempre fez instintiva e intuitivamente estão realmente corretas. Mostrarei como levar essas habilidades essenciais ao próximo nível de eficácia. Vou ajudá-lo a traduzir todas essas habilidades em um novo comportamento que se tornará um farol para você.

Ao longo das páginas do livro, refiro-me constantemente a programas de treinamento e seminários sobre o tema produtividade. Trabalhei como consultor de gestão nos últimos vinte anos, tanto sozinho quanto em pequenas equipes. Meu trabalho consistia principalmente em coaching individual de produtividade e realização de workshops sobre as técnicas descritas no livro. Meus colegas e eu treinamos mais de mil pessoas, realizamos treinamentos para centenas de milhares de especialistas e organizamos centenas de seminários em grupo. Dessa experiência tirei impressões e exemplos para este livro.

A essência deste livro foi perfeitamente captada pelo meu cliente que escreveu: “Quando comecei a usar os princípios deste programa, eles salvaram a minha vida... Quando os tornei um hábito, eles mudaram a minha vida. Esta é uma vacina contra a luta diária de vida ou morte, quando “o projecto deveria ter sido concluído ontem”, e um antídoto para a desarmonia que muitas pessoas trazem para as suas vidas”.

Um paradoxo muito curioso é que a consciência humana lida bem com a geração de novos pensamentos, mas muitas vezes falha em armazenar os antigos. Muitas vezes esquecemos até mesmo informações simples – por exemplo, se devemos comprar algo em uma loja ou onde colocamos as chaves. Isso soa familiar para você? Bem, você não está sozinho. E se esquecermos até mesmo dessas coisas simples, o que podemos dizer sobre a conclusão de tarefas e a alta produtividade pessoal.

No Goalton.com, devido à natureza das nossas atividades, prestamos extrema atenção a quaisquer métodos para aumentar a produtividade pessoal e da equipe. Tornou-se norma para nós procurar e testar constantemente as técnicas mais recentes nesta área, bem como as antigas bastante promovidas. E hoje queremos falar sobre as nuances, prós e contras que experimentamos ao usar a abordagem GTD. Como de costume, nossos especialistas fizeram para você o resumo mais concentrado possível, para que ao final do artigo você tenha um bom entendimento do assunto e possa se tornar pelo menos um pouco mais eficaz.

idéia principal

Assim, a essência do método GTD é baseada no postulado básico de que é difícil para uma pessoa atingir seus objetivos se sua cabeça estiver ocupada com o fluxo de informações que chegam. Às vezes há tantos pensamentos, tarefas e distrações simplesmente externas em nossas vidas que pode ser extremamente difícil nos concentrarmos no principal. Portanto, David Allen sugeriu não guardar uma grande quantidade de informações na cabeça, mas liberar a mente para o trabalho direto e tentar transferir todas as informações para um meio externo, previamente estruturadas de uma determinada forma.

A influência do fluxo de informações recebidas segundo D. Allen

A equipe de metodologistas do Goalton.com acredita que essa visão de organização do trabalho é totalmente justificada. Para pessoas de sucesso registrando seus pensamentos e lista de açõesé um fato indiscutível, e é por isso que o caderno e o diário há muito se tornaram símbolos de empresários de sucesso. A primeira coisa que você deve fazer para fazer mais é descarregar a cabeça. Basta transferir o enxame de tarefas da sua cabeça para qualquer dispositivo de armazenamento externo.

A última década nos proporcionou uma nova rodada de desenvolvimento de computadores - eles finalmente se tornaram verdadeiramente pessoais, leves, em miniatura, e você pode ter acesso à rede global ou aos serviços em nuvem de quase qualquer lugar do planeta. Um software fácil de usar torna o registro de seus projetos e tarefas simples e visual, quer você prefira usar mapas mentais ou criar listas de tarefas.

Para liberar sua cabeça e anotar coisas, basta instalar um gerenciador de tarefas conveniente ou usar um serviço em nuvem, como Goalton, Remember the milk, Asana ou Todoist.

Concordamos plenamente com o autor do GTD que uma pessoa que busca alta produtividade pessoal deve assumir total controle sobre a gestão do processo de trabalho. Este processo consiste em diversas ações sequenciais - coleta e processamento de dados, organização conveniente das informações coletadas sobre os projetos, capacidade de fazer revisões periódicas e tomar decisões sobre a necessidade de realizar determinadas ações. Voltaremos a esse processo um pouco mais tarde, mas por enquanto iremos ilustrá-lo com um diagrama visual.

Prática de planejamento

Depois de descarregar de sua cabeça tudo o que se acumulou, você precisa separá-lo em pilhas. Portanto, o segundo postulado de Allen para planejar seu tempo é baseado no chamado modelo de seis níveis de revisão de seu trabalho. Na verdade, o autor do GTD diz que uma pessoa deve ser capaz de ver seus negócios de uma perspectiva aérea. Para isso, ele propõe distinguir 6 níveis de perspectiva:

• Assuntos atuais
• Projetos atuais
• Gama de funções
• Os próximos 1-2 anos
• Perspectiva de cinco anos
• Sua vida em geral

A metodologia GTD recomenda revisar cada nível em uma determinada frequência para priorizar mais corretamente suas tarefas. E embora consideremos esta abordagem um tanto simplificada, ainda assim concordamos com esta afirmação. Talvez a recomendação mais importante dos metodologistas do Goalton.com neste aspecto seja vire esta lista de cabeça para baixo e comece a planejar seus negócios estabelecendo metas para a vida geralmente. É difícil? E como! Mas é precisamente esta formulação da questão que vos dá o impulso para mudar radicalmente o vector do vosso próprio desenvolvimento. Afinal, se você faz a mesma coisa persistentemente, dia após dia, por que seu resultado deveria mudar?

Um pouco sobre objetivos

Olhe para si mesmo de fora e tente responder honestamente a algumas perguntas - você está satisfeito com sua vida? Sua qualidade é alta o suficiente? Você fica cansado no final da jornada de trabalho ou, pelo contrário, obtém energia adicional? Você gostaria de fazer a mesma coisa daqui a 10 anos? Como você acha que é a vida de uma pessoa ideal?

Esta é certamente uma visão mais filosófica da sua vida e requer uma atitude saudável e imparcial, mas esta é a sua vida e para sentir alegria no final da jornada é absolutamente necessário definir as orientações corretas. Com essas diretrizes queremos dizer definir características específicas que você deve ter. Mais precisamente, não apenas “você”, mas “o melhor você”. Depois que você perceber conceito de "melhor eu", você compreenderá imediatamente que não será capaz de melhorar sem ações especiais.

Rótulos e contextos na prática

Mas voltemos às ideias de David Allen. O acima é semelhante ao GTD? Infelizmente, apenas parcialmente. Acreditamos que a metodologia Getting Things Done é mais reativa, enquanto a abordagem de planejamento que propomos é mais corretamente considerada proativa. Qual é a diferença?

O fato é que a abordagem reativa, como o próprio nome sugere, é uma reação a determinados eventos. Em particular, o método GTD promove ativamente o uso dos chamados “contextos”, ou seja, as condições sob as quais você executa determinadas ações. Existem muitos tipos de software no mundo que sofrem justamente com a sobrecarga de contexto.

O que é contexto? Estas são algumas tags com as quais você marca determinadas tarefas. Na verdade, estamos falando de um método de agrupamento de tarefas de acordo com um determinado critério. Vamos explicar com um exemplo simples: você marca algumas tarefas com o rótulo (contexto) “John” e quando conhece John, você discute exatamente essas tarefas com ele. Isso parece extremamente conveniente, porque agora você definitivamente não se esquecerá de fazer nenhuma de suas perguntas. Da mesma forma, você pode marcar tarefas com o contexto de uma localização geográfica, como “sede”, e realizar tarefas específicas quando estiver em um local chamado “sede”.

Um exemplo de implementação da metodologia GTD em Goalton.com

Você também pode criar um agrupamento separado de casos dependendo do que você tem à sua disposição quantidade de tempo livre. Por exemplo, na captura de tela acima você vê listas de tarefas divididas pela duração:

• coisas para fazer em 5 minutos
• coisas para fazer por meia hora
• coisas para fazer por 1 hora
• coisas para fazer por 3 horas

Agora, se você tiver meia hora de tempo livre, seguindo o método GTD, basta olhar a seção correspondente de “meia hora” e selecionar a partir daí uma coisa que você fará. Por exemplo, você pode verificar os slides da sua apresentação.

Em geral, o método de D. Allen é extremamente simples e por isso conta com milhares de fãs em todos os cantos do globo. Primeiro você coloca todas as suas tarefas em uma caixa de entrada (INBOX) e depois distribui periodicamente essas tarefas por contexto de localização, por contexto de pessoas ou por disponibilidade de tempo. Em pastas separadas você simplesmente coloca materiais de referência ou links úteis que encontrar. No futuro, você sempre poderá voltar a eles para decidir se precisa fazer algo com eles. Se você delegou alguma tarefa a um colega, basta movê-la para a pasta “Delegada”.

Como você pode ver, aplicar o método GTD usando, por exemplo, Goalton.com é incrivelmente simples! E tendo em conta que o sistema dispõe de vários diretórios, por exemplo, a agenda dos seus contactos e um calendário incorporado, a gestão dos seus negócios torna-se muito fácil e cómoda.

Vamos falar sobre as desvantagens do GTD

O método proposto é fácil de usar e realmente dá excelentes resultados desde o primeiro dia de uso. Mas vamos criticar um pouco para sermos objetivos e conseguirmos maior eficiência no nosso trabalho.

Então, se você é uma pessoa completamente mal organizada para quem tudo sai do controle, não tem tempo para fazer nada e sempre se esquece de fazer algo importante, então o método certamente será bom. Ele realmente colocará seus negócios em ordem e os resultados logo se tornarão visíveis. Mas lembre-se que este é um método reativo, ou seja, você reage a acontecimentos externos.

EM proativo Os métodos seguidos pela equipe do Goalton.com colocam um lugar central não no contexto, mas nos seus Objetivos, independentemente de esses objetivos serem pessoais ou de trabalho. Em outras palavras, acreditamos que se você identificou algum objetivo importante e atribuiu a ele alta prioridade, então você deve pegar as tarefas da sua lista e concluí-las, não olhando para as condições externas adequadas, mas com base na sua prioridade.

Para o exemplo discutido acima, isso significa que você mesmo pode ligar para o John (proatividade), sem esperar que você o encontre por acaso. Ao mesmo tempo, você não precisa discutir com ele todos os assuntos marcados como “João” - em vez disso, discuta apenas o assunto importante que é sua prioridade agora e concentre-se exclusivamente nele. A situação é semelhante com o “escritório central” – porquê esperar pelo contexto certo? Se você tem uma tarefa importante que leva ao objetivo que você precisa, vá até o escritório central e resolva seus problemas sem perder tempo. Esta é a diferença entre abordagens reativas e proativas. Toda a ideologia do sistema Goalton está subordinada ao primado dos Objectivos, e acreditamos que o agrupamento das tarefas deve ser feito precisamente de acordo com critérios de projecto e tempo, e não de acordo com rótulos e contextos condicionais.

“Os rótulos são inimigos do pensamento estrutural. O dano das tags reside na sua fácil acessibilidade e inocuidade externa. Eles geralmente ficam bem em um planejador e vêm em uma variedade de cores bonitas. Eles são fáceis de usar e podem ser usados ​​para marcar qualquer coisa. Por que tantas pessoas adoram tags? Porque se não houver tags no sistema, você terá que pensar. Pense em onde atribuir esta ou aquela tarefa, pense em como integrar essa tarefa na cadeia geral de ações. Pense em quão oportuno ou apropriado seria realizar uma determinada ação e se é mesmo uma ação ou apenas um pensamento. Sem rótulos, é preciso pensar muito e muitas vezes transformar suas ideias em algo mais prático ou abandoná-las por completo. Mas não é esse o seu objetivo? Tags são um mau hábito. Tente abandoná-los - no início você se sentirá desconfortável, mas depois verá o resultado.”

Obviamente, o próprio David Allen entendeu que o método que propôs era bom, mas não perfeito. É por isso que dedicou parte do seu maravilhoso livro aos “casos atípicos” que exigem reflexão e reflexão mais profundas. Com isso, sua metodologia foi complementada, além do método de planejamento horizontal, por um vertical, no qual incluiu aspectos tão importantes do nosso ponto de vista como:

• Estabelecendo objetivos
• Criando uma Visão
• Debate
• Definir ações específicas

Com base em sua proposta de classificação e métodos de armazenamento de informações, Allen facilitou muito esse processo, embora o tenha apresentado de maneira um tanto confusa. A base da confusão está na falta de algoritmos claros e no mesmo uso notório de contextos, que o autor nunca abandonou, acreditando que permitem “ter uma ideia das próximas ações específicas, recebendo os lembretes certos no momento certo e no lugar certo.” Bem, não vamos julgá-lo com muita severidade por isso. No final das contas, todas as pessoas são ligeiramente diferentes umas das outras em seu psicótipo e características de personalidade. Provavelmente, para algumas pessoas, uma abordagem reativa para fazer negócios seja mais adequada.

Concluindo nossa revisão da técnica Getting Done, ainda gostaria de chamar a atenção para um ponto positivo. O autor do método talvez tenha dado a contribuição mais valiosa para o desenvolvimento da produtividade pessoal ao propor um esquema bastante simples e bem estruturado para o processamento das informações recebidas. Como você pode ver na figura, este diagrama descreve um guia passo a passo sobre o que fazer com as informações recebidas para aliviar seu cérebro de memorizá-las.

Gráfico "Como fazer as coisas" de David Allen

Nossos especialistas concordam amplamente com este esquema e consideram-no uma excelente ajuda para pessoas que desejam alcançar ótimos resultados. No entanto, consideramos ser nosso dever alertar que o esquema contém uma falha muito importante, da qual a equipa do Goalton.com discorda veementemente. O fato é que no esquema existe uma ramificação lógica que sugere a necessidade de dar prioridade às pequenas tarefas. “Demora menos de 2 minutos? - faça imediatamente” é o lema do GTD. Entendemos o que Allen foi guiado quando introduziu esse elemento - ele queria salvar as pessoas de pequenas tarefas que às vezes giram irritantemente em seu cérebro. No entanto, uma grande bomba também pode ser plantada aqui.

Em nosso artigo sobre o Princípio da Coisa Única, discutimos detalhadamente questões relacionadas à concentração, foco e força de vontade. É a força de vontade que nos permite realizar a atividade escolhida, evitando que tentemos mudar para outra coisa. Mas VÀ medida que o dia avança, sua força de vontade e energia mental se esgotam.. Então, faz sentido gastá-lo em pequenas tarefas de dois minutos? Achamos que não. Sob nenhuma circunstância você deve começar o dia cuidando das pequenas coisas - sempre comece o dia de trabalho com a tarefa principal!

O fato é que além de determinar o que você deve fazer em princípio, COMO exatamente você trabalhará na tarefa também é muito importante. A maioria dos estudos científicos indica claramente que o maior inimigo do homem é o seu incapacidade de se concentrar em uma tarefa. Aliás, para quem se interessa por esse aspecto específico, recomendamos a leitura sobre as técnicas do tomate. Acreditamos sinceramente que a capacidade (e habilidade adquirida, hábito) de trabalhar em uma tarefa específica por um determinado período de tempo, sem se distrair com mais nada, é fundamental para alcançar o sucesso. No entanto, se você levar em consideração as instruções do GTD de que você executa tarefas curtas primeiro, corre o risco de realizar apenas essas tarefas curtas o dia todo.

Alguém pode perguntar: O que há de errado nisso? Em primeiro lugar, o que inicialmente lhe pareceu curto pode, na verdade, levar um tempo significativo. Em segundo lugar, você precisa realizar primeiro as tarefas importantes (ou seja, aquelas que têm alta prioridade devido ao seu valor), e não as curtas. Em terceiro lugar, o suprimento de energia de qualquer pessoa é limitado, o que significa que, ao realizar dez tarefas curtas, você pode gastar toda a sua força e inspiração nelas. E não se esqueça de que alternar entre tarefas também é uma parte do trabalho do seu cérebro que consome energia. Falamos detalhadamente sobre o custo de alternar entre tarefas e os perigos da multitarefa em um artigo anterior.

Nossas conclusões

Getting Things Done é uma técnica de gerenciamento de tempo fundada por David Allen e descrita em seu livro de mesmo nome.

A ideia principal do método é que a pessoa precisa descarregar a cabeça de informações rotineiras desnecessárias, transferindo-as para um meio externo, seja bandejas com papéis, um diário ou.

David oferece um algoritmo que pode ser usado para processar com eficiência grandes quantidades de informações e organizar seu tempo.

De acordo com o método GTD, é melhor trabalhar com as informações recebidas em várias etapas:

2. Processamento.

3. Organização.

5. Ações.

Vejamos essas etapas com mais detalhes.

Coleção

A ideia principal é que qualquer tarefa, ideia, informação, etc. deve ser registrada em algum meio: em papel, no correio, em um laptop ou computador de bolso. Talvez você use ferramentas diferentes para registrar diferentes informações recebidas. Esse não é o ponto. As ideias principais são as seguintes:

Você não vai esquecer de nada

Você descarregará sua cabeça de uma grande quantidade de informações rotineiras.

As informações registradas em papel podem ser coletadas em bandejas, arquivos ou e-mails enviados para pastas específicas e assim por diante, dependendo das ferramentas de coleta.

Para que esse esquema funcione, as bandejas de informações recebidas devem ser processadas em algum período, por exemplo, uma vez por semana. Ao processar as bandejas, você realmente as esvazia.

Por exemplo, você pode registrar todas as tarefas, ideias e notas na seção “Tarefas” do organizador online com um clique.

Organização

O processamento das informações coletadas (cesta, bandeja, contêiner Caixa de entrada) ocorre estritamente de acordo com o seguinte algoritmo:

Pegue o próximo elemento superior da cesta “Caixa de entrada”.

Se um elemento requer ação e demora um pouco (até 5 minutos), nós a executamos imediatamente.

Se uma tarefa exige muito tempo, então a delegamos a alguém ou a adiamos.

Se um item na cesta “Caixa de entrada” não exigir ação, descartamos esse item, colocamos-o na bandeja (lista) “Algum dia talvez” ou deixamos esse item em algum lugar do arquivo como informação de referência.

Para organizar o trabalho nas tarefas que requerem ações adicionais, David Allen sugere dividir essas tarefas em várias listas:

As seguintes ações

Você deve ter uma lista de outras ações específicas que precisam ser tomadas. Somente neste caso você poderá trabalhar da forma mais eficiente possível, “moendo” um grande número de casos.

No organizador online TimeMaster, uma lista semelhante é representada por uma folha de tarefas

Projetos

Tarefas que requerem mais de uma ação para atingir seus objetivos são essencialmente projetos. Por exemplo, para se preparar para uma apresentação você precisa ligar para os organizadores, pagar a conta do local, etc. Para cada projeto, outras ações devem ser determinadas.

Com o organizador online TimeMaster, você pode dividir as tarefas em subtarefas em segundos.

Adiado

Se uma tarefa tiver sido delegada ou puder ser concluída um pouco mais tarde por algum motivo, essas tarefas deverão ser colocadas em uma lista separada.

O organizador online TimeMaster possui contatos através dos quais você pode manter listas de tarefas.

Algum dia talvez

Existem tarefas que não são relevantes neste momento; não está claro se serão relevantes no futuro, mas existe uma possibilidade. Essas tarefas são colocadas em uma lista separada.

No organizador online TimeMaster, você pode organizar essas listas em segundos usando contextos.

David Allen recomenda abandonar o clássico planejamento rígido do dia, quando o dia inteiro é planejado minuto a minuto. Esse planejamento raramente é aplicável na prática, pois você pode se distrair a qualquer momento e os planos podem mudar.

David acredita que as tarefas são divididas em difíceis e leves.

Tarefas flexíveis vá em uma lista simples. Estas são tarefas que podem ser concluídas a qualquer momento, portanto, podem ser concluídas em ordem. A maioria das tarefas para uma pessoa comum se enquadra nesta categoria.

Tarefas difíceis– são tarefas que estão vinculadas a um horário específico. Por exemplo, uma reunião, uma conferência, uma chamada agendada, uma tarefa está prestes a expirar.

Faz sentido manter apenas tarefas difíceis em sua agenda. No início do dia, você revisa sua lista de calendário e lista de tarefas. É mais conveniente quando a lista de tarefas e o calendário estão localizados na mesma página. É mais fácil planejar dessa forma. Se não houver tarefas difíceis planejadas no início do dia, você poderá executar tarefas flexíveis em ordem: dependendo da disponibilidade de tempo, energia e recursos, você completa as tarefas da prioridade mais alta para a mais baixa. Assim que chegar a hora de uma tarefa difícil, você faz uma pausa, conclui a tarefa difícil e depois volta a completar as tarefas da lista. Esta é a maneira mais flexível, simples e conveniente de planejar quando se trabalha com um grande número de casos.

David também menciona o planejamento de cima para baixo em seu livro. Ele usa a analogia de rever metas, projetos e tarefas “de cima”:

1. assuntos atuais;

2. projetos atuais;

3. termos de referência;

4. próximos anos (1-2 anos);

5. perspectiva de cinco anos (3-5 anos);

No entanto, como o próprio David admite, em seu livro a ênfase principal está na descrição de métodos para processar assuntos e projetos atuais, e o planejamento estratégico deveria receber livros separados. Aliás, os métodos de planejamento estratégico foram descritos por Steve Covey, igualmente famoso especialista mundial na área de gerenciamento de tempo. Isso é discutido no artigo sobre planejamento estratégico.

Você pode ler mais sobre a técnica GTD no livro de mesmo nome, Getting Things Done, de David Allen, ou aprender como aplicar esta e outras técnicas na prática usando um organizador online e outras ferramentas em nosso curso em vídeo.

Por que é difícil manter tudo na cabeça?

Nossa memória de curto prazo é semelhante à RAM de um computador - é necessária para trabalhar com as tarefas atuais e seu volume é extremamente pequeno. Ao mesmo tempo, somos capazes de processar em média e trabalhar bem apenas com 1–3. Ao mesmo tempo, o volume de informações que disputam nossa atenção cresce constantemente. Autor de Getting Things Done, David Allen, repete: “Sua mente é para criar ideias, não para armazená-las”. E este é um dos objetivos de sua abordagem.

Sobre obrigações internas

Segundo o autor, a principal fonte de estresse e emoções negativas são os compromissos não resolvidos ou rompidos consigo mesmo ou com os outros (no original Allen os chama de ciclos abertos). Os pensamentos deprimentes são ainda mais difíceis de suportar do que a consciência da quantidade de trabalho que temos que fazer. Você pode aprender mais sobre a conexão entre funções cognitivas, planejamento e tarefas inacabadas.

“Qualquer compromisso deveria, poderia ou deveria que esteja apenas na mente cria um estresse irracional do qual é impossível se livrar, 24 horas por dia, sete dias por semana.”

Allen também acredita que, ao contrário do trabalho físico, o trabalho intelectual não tem limites claros. E não é que depois de um dia agitado no escritório você continue pensando em trabalhar em casa. Para Allen não há distinção alguma entre trabalho e lazer. Segundo sua lógica, trabalho é tudo o que nos esforçamos para trazer ao estado atual das coisas. O principal é esclarecer claramente os resultados e determinar os passos para resolvê-los antes de definir essas metas.

Como pensar com mais clareza

Em primeiro lugar, é importante compreender as obrigações internas. A filosofia Getting Things Done (doravante GTD) implica que todo o processo de gestão do trabalho se resume a três princípios simples.

Primeiro você precisa liberar sua cabeça - reúna todos os pensamentos e tarefas inacabados em um sistema externo em que você confia.

Então você precisa esclarecê-los - decidir o que fazer com essas informações.

Faça isso.

Cinco etapas para esclarecer problemas complexos

1. Coleção

Colete todas as questões abertas (pessoais e profissionais), assuntos inacabados (no original a palavra ampla e vaga material, traduzida como “trabalho inacabado”) e outras informações que simplesmente lhe dizem respeito. Envie tudo para o departamento "Caixa de entrada" - armazenamento externo confiável, que pode ser físico (cadernos, pastas) ou digital (qualquer aplicativo de gerenciamento de tarefas contém uma pasta "Caixa de entrada" por padrão, por exemplo, ou - este último é totalmente desenvolvido baseado em GTD). Adicione a isso seu e-mail e mensagens instantâneas - sua caixa de entrada padrão.

Ao armazenar informações sobre tarefas inacabadas em uma mídia, você libera sua cabeça. O principal é não criar muitas listas e atualizá-las e processá-las regularmente.

Assim que você pensa “eu deveria”, “devo”, “devo” em relação a uma tarefa, essa tarefa fica inacabada.

2. Processamento

Normalmente as informações chegam até nós ao longo do dia, mas é mais conveniente processá-las pela manhã, revisá-las à noite e assim por diante. Allen geralmente recomenda separar esses estágios no tempo. O próprio processo de processamento de informações consiste em respostas sequenciais a perguntas.

"O que é isso?" (definindo o tipo de informação – tarefas, notas ou ideias).

“Isso requer ação agora?” Algumas das informações não se destinam a funcionar, devem apenas ser jogadas fora. A outra parte precisa ser colocada no sistema para libertar a consciência dele.

Se nenhuma ação for necessária e a informação não for necessária, simplesmente nos livramos dela.

Se nenhuma ação for necessária, mas for necessária informação, então adiamos e voltamos mais tarde. Para isso, GTD sugere a criação de uma pasta “Algum dia/Talvez” na qual sejam enviados todos os planos futuros – desde listas de livros, filmes e destinos de viagem até uma lista de possíveis projetos de trabalho e familiares.

Outra opção: guardamos as informações como referência - para nossas futuras ações e projetos. Opções conhecidas como Dropbox e Google Drive, além de novas ferramentas como Notebook, são adequadas para isso.

Se for necessária acção, a questão chave é: “Qual é a próxima acção?” Você pode fazer isso imediatamente, se não levar mais de 2 minutos (5, ou talvez 10 - depende de você), ou delegá-lo a uma pessoa mais adequada e colocá-lo na lista de “Lista de Espera”.

Se precisar atribuir uma data exata a uma ação, envie-a para o “Calendário” (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook são os mais óbvios). As ações sem prazo vão para a lista “Próximas Ações”, que é essencialmente uma lista de tarefas no seu gerenciador de tarefas ou bloco de notas.

Qual é a próxima ação? Esta é a questão principal em relação a qualquer informação que você tenha coletado. Se você responder corretamente, haverá algo para organizar. "Próxima ação" é a próxima ação física específica que deve ser executada para avançar em direção à conclusão de uma tarefa específica

3. Organização

O processamento resultante resulta em diversas categorias de armazenamento que formam seu sistema.

Listas de ações ativas: calendário (para ações com prazos exatos) e lista de tarefas - no gerenciador de tarefas/bloco de notas.

Uma lista de projetos - tarefas que exigem mais de uma ação para serem concluídas (a maioria dos gerenciadores de tarefas tem vários níveis de tarefas, que também incluem o nível do projeto, mas uma lista simples - um índice de projetos - também ajudará) e materiais de referência para eles - em qualquer repositório conveniente e acessível.

Lista de “Lista de Espera” - para tarefas que requerem sua atenção, não participação. Além de definir lembretes para tarefas que se tornarão relevantes em algum momento no futuro, o recurso de lembrete também está disponível na maioria dos aplicativos de tarefas.

Uma lista Algum dia/Talvez é para tarefas que podem se tornar relevantes no futuro: essencialmente uma lista de tudo que você gostaria de fazer, mas não está fazendo agora.

4. Revisão

Depois de coletar, processar e organizar, você tem em mãos algoritmos de ações prontos para áreas que são relevantes para você. Para manter o sistema atualizado, ele deve ser revisado de tempos em tempos - principalmente o “Calendário” e a “Lista de Tarefas”, bem como a “Lista de Projetos”, a “Lista de Espera” e a “Lista de Tarefas”. Revisar todos os seus planos e listas semanalmente lhe dará uma sensação de consistência e clareza mental para que você não perca nada e se concentre no que é importante.

5. Execução

Ao gerenciar um fluxo de trabalho, é importante priorizar as tarefas corretamente. Para descobrir o que fazer e quando fazer, Allen recomenda seguir três comportamentos.

Atribua determinados critérios às tarefas: contexto (por exemplo, por localização: casa, escritório, loja; ou a natureza do trabalho: ligações, reuniões - e assim por diante); tempo disponível; energia disponível; suas prioridades pessoais.

O conceito de “trabalho” geralmente significa uma de três coisas: você faz o que planeja fazer, planeja o trabalho ou conclui as tarefas conforme elas acontecem. Se você ficar preso em algum momento, tente avaliar exatamente o que você está fazendo agora e que vale a pena fazer.

Vale a pena começar o trabalho de baixo para cima, passando dos objetivos de ordem inferior para os mais elevados. Primeiro cuide da atualidade, depois das áreas de responsabilidade e atenção (família, trabalho, saúde, amigos). Agora você pode fazer planos com 1 a 3 anos de antecedência e depois - para o futuro com 5 ou mais anos. A última etapa é avaliar sua missão e princípios. Assim, passo a passo, será mais fácil esclarecer todos os seus assuntos.