Um memorando, cuja amostra você encontrará nos materiais do artigo, é uma parte importante do fluxo de trabalho interno da empresa. Juntamente com memorandos e notas explicativas, bem como vários tipos de certificados, os memorandos são a base para uma resposta rápida e decisões de gestão oportunas e eficazes.

Com o artigo você aprenderá:

Como uma amostra de escrita de um memorando difere de outros documentos internos

Na prática, muitas vezes você pode encontrar o fato de que os executores não entendem bem a diferença entre os documentos internos através dos quais a interação entre funcionários, departamentos, funcionários e administração é realizada. Muitas vezes, um documento que tem uma finalidade, estrutura e conteúdo específicos pode receber nomes diferentes: informativo, memorando ou nota de serviço, relatório, certificado, etc. a classificação estabelecida, tem diferenças significativas em relação aos requisitos para redação e preparação de memorando e outros tipos de documentos.

Cada tipo de documento utilizado no fluxo de trabalho interno tem sua própria finalidade e pode ser proativo, informativo ou, por exemplo, de geração de relatórios. Assim, o certificado pode conter quaisquer dados operacionais ou estatísticos, informações relevantes de natureza oficial, biográfica. Não é um documento de iniciativa que incentiva o destinatário a tomar decisões ou ações. É compilado, via de regra, por ordem da chefia imediata.

Quanto ao memorando e amostra de redação memorando, a definição dessas viúvas de documentos internos é dada no Dicionário Conciso de Tipos e Variedades de Documentos, desenvolvido em 1974 pelo Arquivo Principal da URSS, VNIIDAD, TsGADA. Segundo este dicionário:

memorando- um documento em que qualquer questão é declarada com as conclusões e propostas do compilador. Seu destinatário é o líder;

memorando- contém informações sobre o desempenho de qualquer trabalho. É enviado por um funcionário para outro funcionário.

Em que casos você precisará escrever uma amostra de memorando 2018

Independentemente das especificidades das atividades organizacionais e de produção da empresa, o número de sua equipe, uma amostra de escrever um memorando é usada para tomar decisões de gerenciamento operacional. É um lembrete e informa o funcionário da necessidade de realizar qualquer ação.

Assim, por exemplo, o chefe do departamento precisará elaborar uma amostra memorando para gratificações endereçadas ao chefe da empresa, para que ele incluísse os funcionários mais ilustres da unidade na lista geral para recebimento do bónus.

Um exemplo de memorando para bônus de funcionários é apresentado abaixo.

De acordo com a legislação trabalhista, o fato do descumprimento da disciplina trabalhista por um funcionário e a decisão de cobrar é feito com base em uma amostra de memorando sobre violações escritas pelo chefe do funcionário que cometeu uma multa. O procedimento para a emissão de uma sanção disciplinar é rigorosamente regulamentado. A violação deste regulamento pode fazer com que o funcionário possa contestar e cancelar a penalidade através do tribunal. Portanto, é especialmente importante que tanto o conteúdo quanto o design memorando atendeu aos requisitos estabelecidos.

Além disso, um memorando de amostra para a transferência de férias pode ser necessário quando uma mudança no tempo das férias anuais for devido a necessidades de produção. Nesse caso, o chefe do departamento deve obter o consentimento por escrito do funcionário para tal transferência e redigir um memorando dirigido ao chefe sobre a necessidade de fazer ajustes no cronograma de férias.

Observação! As alterações na programação de férias são feitas com base na ordem relevante, cuja base, por sua vez, é um memorando.

Notas de amostra para a compra também podem precisar ser emitidas quando for necessário reabastecer os estoques de material de escritório, matérias-primas, materiais, componentes, peças de reposição. memorando você pode informar ao chefe de outro departamento, por exemplo, o serviço de segurança, que os funcionários farão horas extras ou irão trabalhar em um fim de semana ou feriado.

Assim, são elaboradas amostras de memorandos para um funcionário quando se trata de recompensá-lo ou puni-lo, adiar férias, alterar o horário de trabalho. Ou seja, existem algumas razões para o seu design. Mas, como o memorando nesses casos se torna um documento legalmente significativo, com base no qual questões pessoais e financeiras são aceitas, certos requisitos são impostos ao seu design e conteúdo.

Como escrever uma amostra de memorando 2018

Como o memorando pertence à categoria de documentos comerciais e é um documento interno, sua execução deve cumprir o GOST R 6.30-2003 válido até 1º de julho de 2018. A partir de julho, uma nova norma estadual entrará em vigor, mas suas disposições não alteram as regras para registro.

Isso significa que um memorando, uma amostra, é elaborado em uma folha padrão regular de papel A4. Nesse caso, não há necessidade de usar o papel timbrado oficial da organização. Seu texto pode ser escrito à mão ou em formato eletrônico, respeitando os recuos e margens estabelecidos pela norma.

Os requisitos para a redação de amostra de um memorando também são gerais. Deve ser composto por um endereço e uma parte informativa. Se necessário, na parte informativa indicar informação sobre a presença de candidaturas, o número dos respetivos exemplares e o número de folhas em cada uma das candidaturas.

A forma memorando a amostra não implica quaisquer conclusões e iniciativas. O texto da parte informativa deve ser apresentado de forma breve e lógica, sem conotações emocionais. Apenas declara os fatos, nenhum julgamento de valor deve ser feito. Se necessário, é necessário indicar o motivo e os motivos da redação do documento, bem como fornecer links para os regulamentos internos locais do empreendimento, legislação federal e outros atos legais.

A amostra de nota de serviço 2018 não deve apenas ser executada corretamente, mas também ter todos os detalhes necessários que garantam seu significado jurídico. Este é um documento puramente interno, como evidenciado pelo seu nome. Portanto, o número de detalhes necessários é limitado.

Os detalhes de um memorando incluem:

1. cargo, sobrenome, nome e patronímico do destinatário da nota;
2. cargo, sobrenome, nome e patronímico do compilador do documento;
3. número de registro de entrada;
4. data e local de compilação;
5. nome do tipo de documento;
6. assinatura, data e transcrição da assinatura do autor.

Não é necessário aprovar ou concordar com um memorando de acordo com o desenho da amostra. É necessário registrar o documento no cartório e colocar nele e sua segunda via, que permanecerá em mãos do originador, o número de registro. Isso é necessário para que o compilador tenha a confirmação da notificação oportuna do fato ou problema aos demais interessados ​​em caso de conflito ou disputa trabalhista.

O compilador deve lembrar claramente que esse tipo de documento é usado apenas para interação horizontal de funcionários. No caso em que o destinatário do documento seja um funcionário superior, deve ser chamado de "Memorando".

Recomendamos que você inclua o memorando de amostra de 2018 no álbum com amostras de outros documentos usados ​​no fluxo de trabalho corporativo. Isso permitirá que os artistas tenham à mão exemplos da ortografia e execução corretas de todos os papéis comerciais típicos: cartas, relatório e memorandos, relatórios, atos, etc.

Em todas as organizações, muita documentação é usada para o trabalho. Um memorando é considerado um papel importante. Serve como uma forma de interação entre os funcionários e a gestão. Um exemplo de como escrever um memorando permitirá que você aprenda a escrevê-lo corretamente. Isso será discutido no artigo.

Por que esse documento é necessário?

Um memorando é uma forma de fluxo de trabalho em uma empresa que permite resolver problemas de produção com eficiência e rapidez. O objetivo deste trabalho é informar o gestor sobre o problema, bem como propostas para resolvê-lo ou pactuar ações existentes.

O documento é considerado uma prova de que o especialista cobriu o problema que teve. Se o funcionário não puder resolvê-lo por conta própria e fornecer a outros funcionários na forma de uma nota, ele será exonerado da responsabilidade pela resolução intempestiva ou de baixa qualidade do problema. Não existe um formulário especial para compilar um memorando. servirá de exemplo. Pode ser manuscrita ou eletrônica, mesmo assim, o gestor deve considerar.

Finalidades e Tipos de Documentos

Destinado a notificar um funcionário de dificuldades ou fazer sugestões sobre o trabalho. O papel é considerado uma confirmação de que o funcionário não apenas faz o seu trabalho, mas também percebe os problemas que ele destaca na documentação.

As notas de serviço são divididas em:

1. Aqueles que incluem os fatores de um evento ou fenômeno negativo que ocorreu. Isso inclui explicações, denúncias, atos de violação e denúncias.
2. Aqueles que servem como explicação dos principais documentos. Estes incluem notas sobre a baixa ou compra de materiais, sobre a alocação de fundos, promoção, bônus.

Este documento é elaborado entre os subordinados e o empregador. Um memorando de amostra para a compra de equipamentos ou bens necessários é o mesmo que em outros casos. Só é necessário esclarecer completamente a questão excitante sobre um problema específico.

Em formação

O conteúdo deste documento abrange questões produtivas, materiais e econômicas. Nele, você pode informar sobre bônus, promoções ou rebaixamentos. Acontece que um funcionário pode escrever um pedido de fundos para uso na produção. O conteúdo pode incluir uma reclamação contra um funcionário ou gerente específico.

Se o assunto diz respeito à remuneração do pessoal, o empregador elabora uma nota na forma de uma petição dirigida ao seu chefe. Ele destaca os méritos de um funcionário específico, faz sugestões sobre métodos de bônus. A carta interna é redigida em forma manuscrita ou impressa. Um memorando de amostra para um prêmio permitirá que você componha a documentação corretamente.

Fundações

Cada funcionário pode precisar de um exemplo de como escrever um memorando. Geralmente tem 2 partes. Na primeira, a liderança é informada sobre um fato ou evento e, na segunda, são indicadas solicitações, sugestões. É necessário recurso se:

1. Existem violações que levaram a alguns imprevistos.
2. É necessária a intervenção do gestor, por exemplo, faltam meios materiais e técnicos para a conclusão do projeto.
3. Ausência de um empregado ao trabalho ou sua chegada em embriaguez narcótica (tóxica, alcoólica).
4. Há uma proposta de recompensar os funcionários pelos resultados de seu trabalho.
5. A necessidade de enviar uma pessoa em uma viagem de negócios.
6. Ligar para um funcionário de férias ou fim de semana.
7. Qualquer situação em que seja necessária a intervenção do líder.

Um memorando de amostra para um funcionário é o mesmo que em outros casos. É importante anotar todas as nuances relacionadas ao caso.

Exemplo

É importante que todos os funcionários saibam como escrever um memorando. Uma amostra deste artigo inclui nuances que devem estar presentes. Os requisitos obrigatórios de redação incluem:

1. É importante identificar o destinatário. No canto superior direito da folha, está escrito o nome completo, a posição da pessoa para quem o recurso está sendo elaborado.
2. O nome do documento e o número estão escritos abaixo.
3. Então você precisa declarar o problema ou situação que precisa ser tratada.
4. Em seguida, são indicadas sugestões para a resolução do problema ou são indicadas as ações que o autor espera.
5. No final, você precisa indicar seu sobrenome, iniciais e cargo.

Um exemplo de como escrever um memorando é apresentado no artigo. Eles podem ser usados ​​para qualquer necessidade de compilar este artigo.

Nuances

Para qualquer problema, será mais fácil redigir um papel se você souber como um memorando é escrito. A amostra deste documento é exemplar, dependendo da situação, alguns pontos podem ser complementados. Também é importante conhecer as nuances da escrita:

1. Um memorando é elaborado em folha A4.
2. Quando manuscrito, uma caneta azul é usada.
3. Se a versão eletrônica for selecionada, a fonte escolhida é aquela que é usada para elaborar a documentação na empresa.
4. O recuo esquerdo é de 2,5 - 3,5 cm, o recuo direito é de 1,25 - 2,5 cm.
5. As margens superior e inferior são de pelo menos 2 cm.

Qualquer que seja a forma de escrita escolhida, o exemplo de escrever um memorando é o mesmo. Considere-os também, de acordo com as regras gerais.

Documento eletrônico

Se a instituição puder trocar informações por meio eletrônico, incluindo e-mail, o envio de uma nota será mais fácil. As vantagens deste fluxo de trabalho incluem a velocidade de consideração de um memorando.

Um exemplo de memorando em formato eletrônico é o mesmo que em formato manuscrito. Não há grande diferença. Na parte principal, também é indicado o principal problema ou situação atual. A diferença é que não é necessário designar o destinatário. A pessoa a quem a apelação é enviada é inserida na linha "Endereço". Se levarmos em consideração a troca de documentos, na linha "Assunto" é necessário indicar a quem a mensagem se destina.

O design de e-mail geralmente tem uma assinatura que será inserida no texto automaticamente. Isso economiza tempo, incluindo a escrita. Se o correio não puder identificar o remetente, o nome e a posição serão indicados no final.

Ao enviar uma mensagem por e-mail, é importante indicar uma confirmação de leitura da mensagem. A notificação servirá como confirmação de que o memorando foi enviado em um horário específico.

O que você deve prestar atenção?

Ao compilar notas, há vários aspectos importantes a serem considerados:

1. A petição é escrita para o chefe de uma organização específica. O nome do produto, a quantidade e a finalidade devem ser indicados.
2. É elaborada uma nota para um determinado funcionário ou grupo de pessoas, indicando o superior hierárquico a quem o autor se reporta e a pessoa a quem o documento é redigido.
3. Caso seja necessária a substituição de equipamentos antigos, devem ser indicados os motivos pelos quais o pedido deve ser deferido.
4. A carta de bônus é emitida com a designação das realizações do funcionário.
5. Se você deseja ser promovido, deve indicar os detalhes completos sobre o que esta solicitação está relacionada. Tal documento é compilado pelo chefe do departamento.
6. Ao reclamar sobre pagamento insuficiente, é necessário indicar o valor, as razões para isso e possíveis culpados.
7. Se a nota for elaborada por falha do equipamento, é importante indicar o que causou isso.
8. É elaborada uma reclamação sobre a preparação intempestiva da documentação, indicando o período em que o papel e seu nome deveriam ter sido recebidos.

Seguindo estas regras simples, você poderá compor um memorando competente. Esta é a forma seguida pela maioria das organizações.

Consideração

Depois de redigir o documento, ele é registrado pelo responsável. Em seguida, ele é submetido à consideração e, em seguida, enviado ao destinatário. Este último deve colocar uma resolução, por exemplo, "Concluído" ou "Rejeitado". Não há requisitos legais claros para escrever memorandos, mas ainda é necessário incluir todos os itens.

Para uma pequena empresa, este documento pode ser considerado uma formalidade desnecessária que demanda tempo e esforço. Mas em uma grande organização com muitos funcionários, existem departamentos, uma nota pode ser um assistente. Será um lembrete escrito das interações entre os departamentos.

A negligência na compilação de uma nota pode levar a uma perda desnecessária de tempo, pois você terá que apurar quaisquer circunstâncias, procure os responsáveis ​​pelos problemas que surgiram. Portanto, é importante que todas as empresas adotem uma abordagem responsável para escrever um documento. Isso permitirá que você organize o trabalho com competência e não perca tempo descobrindo vários problemas.

Muitos se referem aos memorandos como uma formalidade que exige tempo e nervosismo. Mas há situações em que essa formalidade pode salvar o funcionário de reivindicações injustas da administração. Petições documentadas irão protegê-lo de problemas a qualquer momento, o que não pode ser dito sobre pedidos orais, que nem sempre recebem importância. Assim, esses documentos confirmam o fato do relacionamento, ficam registrados como documentação de saída.

Escrevendo um relatório

O que é um memorando?

Memorando é um importante documento de comunicação interna nenhuma instituição influente pode prescindir dele. Para o funcionamento normal da organização, um modelo de memorando deve estar disponível para quase todos os funcionários. Sua diferença de um memorando é que ele tem uma orientação hierárquica, ou seja, sempre vem de um subordinado para uma gestão superior. A nota funciona como um documento informativo, que é escrito para informar as autoridades de uma autoridade superior ou outro departamento estrutural a tempo sobre eventos que afetam a estabilidade do sistema de gestão da empresa.

O relatório tem força legal, pois sua finalidade não é apenas informar a direção da organização, mas também induzir a tomar uma determinada decisão sobre a situação expressa. Um documento é elaborado por iniciativa pessoal do funcionário ou a pedido do gerente. Anote o código de acordo com o classificador da documentação de gerenciamento - 0286041 de acordo com o OKUD. O documento deve descrever claramente o problema que surgiu e, como tem força legal, deve estar livre de erros ortográficos e legais.

Definição do memorando

O documento não apenas detalha o incidente, mas também escreve uma conclusão com opções para resolver a situação. Depois disso, o chefe é obrigado a estudar o documento e impor sua resolução. Posteriormente, esta resolução serve de base para a aprovação e implementação de diversas medidas (imposição de penalidades, emissão de incentivos, etc.). Assim, um memorando é um elemento de feedback entre um líder e um subordinado.

Objetivos dos memorandos

Os principais objetivos perseguidos na formação deste documento:

• Aumente a eficácia do desempenho pessoal. Quando algo interfere com um funcionário, e ele sugere maneiras de resolver esse problema.
• Retifique a situação. Quando um funcionário conhece certos fatos que não lhe dizem respeito pessoalmente, mas, em sua opinião, interferem no trabalho estável e eficiente. Um relatório está sendo escrito para a administração para que a situação seja resolvida em um futuro próximo.
• Liberte-se da responsabilidade. Se o funcionário transmitiu alguma informação aos superiores e quer se eximir da responsabilidade de corrigir o incidente. Depois disso, não deve haver reivindicações para o compilador.
• Proteja-se quando os direitos forem violados. Aqui a nota é uma tentativa de uma solução pacífica do incidente.

Um dos propósitos do memorando é isentar a responsabilidade

Tipos de memorandos

São de dois tipos:

1. interno- é escrito a pedido do funcionário ou de seu chefe, a fim de aumentar a eficiência da empresa. A assinatura é colocada pelo autor. Como o documento é considerado interno, a execução é feita em papel A4.
2. Externo- enviado para autoridades superiores. Este tipo é assinado apenas pelo chefe da empresa e é impresso em papel timbrado.

Em ambos os casos, a data é fixada no dia da redação e assinatura.

• Informativo - como regra, eles são elaborados regularmente, informam detalhadamente sobre os métodos e características do trabalho. Eles também podem ser usados ​​para transmitir ideias à gerência para melhorar o fluxo de trabalho.
• Comunicando- relatório sobre os resultados da ordem executada em um período específico. Como regra, eles são compostos por funcionários do nível mais baixo.
• Iniciativa - aqueles em que o funcionário convida as autoridades a tomar uma determinada decisão em relação a eventos específicos - violações, tempo de inatividade, etc.

Memorando interno

Muitas vezes, entre as denúncias, é preciso escrever notas “repressivas” às autoridades, sobre os empregados de rústicos e preguiçosos. Eles devem ser elaborados com muito cuidado, porque mesmo a menor falha pode levar a problemas no futuro. Violação de disciplina é motivo de penalidade financeira, apenas para isso, argumentos fortes devem ser apresentados no documento. Um documento formulado incorretamente pode ser processado, alegando que as autoridades violam maliciosamente os direitos de um especialista. Portanto, é importante saber como escrever um memorando corretamente.

Estrutura do documento

O memorando inclui duas ou três seções semânticas:

1. Real uma parte onde são indicadas as causas do incidente que motivaram a sua formação com uma descrição detalhada das circunstâncias que o acompanharam.
2. Analítico - apresenta uma análise da situação com as potenciais consequências do incidente e várias opções para resolver o problema.
3. Resumindo a parte em que o orador descreve sua opinião, apresenta um argumento convincente e recomenda tomar alguma ação específica para resolver o incidente. E então o próprio líder decide quais sanções tomar. Como as autoridades não têm tempo para julgamentos, na maioria das vezes concordam com as propostas do autor sem entrar em detalhes.

Memorando externo

Você pode fazer um memorando em formato de texto e tabular. A seção analítica no documento pode estar ausente dependendo do tipo de pergunta. Nesse caso, o documento tem apenas a parte factual e uma conclusão com soluções para o problema. Com ele, você pode não apenas fazer sugestões para melhorar alguns processos produtivos, mas também expressar sua insatisfação com as medidas adotadas. Antes de prosseguir com a apresentação do relatório, você precisa formular claramente o problema ou seu ponto de vista e só então começar a apresentá-lo no papel.

Cidadãos que trabalham em vários campos de atividade muitas vezes têm que lidar com situações imprevistas, por isso estão interessados ​​na resposta à questão de como escrever memorando e onde posso obter uma amostra?

Este documento é uma das formas mais populares e comuns para empresas e funcionários. Neste artigo, mostraremos como redigir um memorando corretamente e forneceremos um exemplo de memorando para revisão.

A necessidade de escrever um memorando

Um memorando é uma forma de fluxo de trabalho dentro de uma empresa, que permite resolver rapidamente as situações atuais de produção em um curto espaço de tempo. A nota de serviço foi projetada para cumprir os seguintes objetivos:

• • Notificação rápida do funcionário sobre o problema que surgiu no momento
  • Fazer propostas para sua eliminação ou concordar com um plano de ações planejadas

A submissão de um memorando tem uma série de aspectos positivos para o processo produtivo da empresa. Este documento é uma prova direta de que o especialista, tendo descoberto um problema no processo de trabalho pelo qual é responsável, prontamente o destacou para a direção.

Nas situações em que um especialista não é capaz de lidar de forma independente com uma situação imprevista que surgiu e, com a ajuda de um memorando, a submete à resolução de outros especialistas, por essa ação ele se exime da responsabilidade por um erro de má qualidade ou intempestivo solução de uma questão problemática.

Não foi estabelecido um formulário específico de memorando, portanto, o papel é elaborado sob qualquer forma e transferido para a administração, tanto em papel quanto por meio eletrônico de comunicação.

Fazendo um memorando

Descobrimos acima em quais casos é necessário escrever e enviar um memorando à administração. Agora vamos considerar um exemplo de compilação do documento que estamos considerando e, como dissemos acima, não há um formulário especial para um memorando, mas existem requisitos geralmente aceitos para o conteúdo do documento.

Entre eles estão:

1. O destinatário da nota deve ser indicado no canto superior direito do documento. É necessário escrever o sobrenome, primeiro nome, patronímico, posição da pessoa em cujo nome o memorando está sendo elaborado.
2. Sob esses dados, o número e o nome do documento são escritos.
3. Em seguida, o especialista revela a essência da questão problemática que encontrou no campo de sua atividade na empresa. Ou ele descreve uma situação com a qual ele mesmo não é capaz de lidar e isso requer a ajuda de outros especialistas.
4. Além disso, é necessário prescrever propostas para resolver a situação atual. Ou o autor do memorando pronuncia as ações que espera do funcionário em nome do qual o documento é apresentado.
5. Na parte inferior do documento, é indicado o sobrenome, nome, patronímico e cargo da pessoa que enviou o memorando.

Se necessário, todo cidadão trabalhador pode usar este modelo de memorando.

Como escrever um memorando - uma amostra e exemplo de escrita

Vejamos um exemplo específico de como um memorando (amostra) é escrito. O exemplo abaixo contém o texto de um memorando, que pode ser usado como exemplo ao escrever um documento comercial.

Exemplo de memorando

Abaixo daremos um exemplo de redação de um memorando em papel, onde o objeto do recurso e a pessoa jurídica a quem o memorando é dirigido, bem como a essência do problema, são fictícios.

Diretor do JSC "Kamélia"
Kravchenko Anatoly Petrovich
Krasnodar 15 de julho de 2015

MEMORANDO

Desde 13 de julho de 2015, o forno na hot shop da empresa tornou-se inutilizável e, para corrigir a falha, é necessário comprar peças de reposição da lista anexada abaixo. O custo total das peças e do trabalho para eliminar a avaria é de 15.700 (quinze mil e setecentos rublos 00 copeques).

Atualmente, o limite de fundos para reparo e manutenção de equipamentos está esgotado e as peças necessárias não estão disponíveis. Para evitar tempo de inatividade na loja quente, por favor:

1. Aloque a quantia especificada de dinheiro de acordo com a lista anexada ao documento.
2. Providencie uma equipe de reparo para realizar o trabalho de substituição de peças desgastadas.

Atenciosamente, Chefe da loja quente Onoprienko Valeria Viktorovna.

Em muitas organizações, há troca de informações por meio de comunicação eletrônica, portanto, o uso de e-mail facilita o envio de um memorando. Esse fluxo de documentos dentro da empresa tem uma vantagem óbvia - é a velocidade de consideração das solicitações dos funcionários.

Como escrever um memorando em formato eletrônico? O documento não apresenta diferenças significativas em relação à versão clássica em papel. Um memorando de amostra em formato eletrônico quase não é diferente do exemplo discutido acima. Uma parte significativa do memorando em formato eletrônico será semelhante ao nosso exemplo. Em particular, uma descrição da situação ocorrida e um conjunto de propostas apresentadas pelo colaborador para apreciação.

A diferença ainda será - no memorando não será necessário indicar o destinatário. No e-mail, na linha "Endereço", você indicará o nome do usuário a quem o documento é endereçado. Se houver apenas um endereço de e-mail para todo o departamento, na linha "Assunto" você precisará indicar o destinatário, ou seja, o nome do funcionário para quem o memorando é enviado.

Além disso, ao usar o e-mail (sua própria caixa de correio), muitas vezes você já tem uma assinatura que é inserida automaticamente no texto. Isso economiza tempo significativamente, em particular, quando um memorando está sendo escrito. Se sua caixa de e-mail não permitir a identificação do remetente (por exemplo, quando houver apenas uma caixa de e-mail na empresa), no final da carta você deverá indicar seu cargo e nome completo.

Não esqueça que ao enviar um documento por e-mail, é importante solicitar a notificação de que o e-mail enviado foi lido pelo destinatário. Para fazer isso, marque a caixa correspondente. Essa notificação é a prova de que você realmente enviou um memorando a um funcionário específico em um determinado momento.

O SZ é compilado pelo empregado em nome de seu superior imediato ou em nome do chefe de outro departamento. Permite em pouco tempo:

notificar o gerente sobre o problema que surgiu no momento

fazer sugestões para sua eliminação ou acordar um plano de ação com outro funcionário.

induzir o líder a tomar uma decisão ou emitir uma ordem

É também a prova de que o especialista que descobriu o problema no fluxo de trabalho não deixou a situação seguir seu curso, mas notificou sua gestão sobre isso para que eles pudessem tomar uma decisão rápida. Ou seja, não ocioso.

Tipos de memorandos

Considere os principais tipos de cartas comerciais:

sobre a solicitação de informações;

sobre infrações cometidas pelo empregado no exercício de suas funções trabalhistas.

sobre bônus de funcionários.

Além disso, CZ pode acompanhar a transferência de um pacote de documentos entre departamentos, divisões, departamentos dentro da organização (para organizações terceirizadas, é necessário preparar cartas de apresentação). Também pode ser enviado aos funcionários com a exigência de explicar o motivo da ausência ao local de trabalho.

A SZ pode conter dúvidas sobre os momentos de trabalho.

Regras de compilação

A principal regra que deve ser seguida ao compilá-lo é a brevidade. O documento deve indicar claramente a essência do problema, bem como as formas de resolvê-lo. Como regra, o texto da SZ não deve ter mais de 6-7 linhas. Não existe uma forma unificada de SZ. Para compilá-lo, é usada uma forma arbitrária de nota de serviço.

Apesar disso, ao escrever, os requisitos do GOST R 6.30-2003 devem ser levados em consideração. Fazer um memorando de acordo com o GOST, cuja amostra é mostrada acima, requer os seguintes detalhes:

papel deve conter um "cabeçalho". Indica a quem se dirige (cargo e nome completo do empregado no caso dativo);

a data de compilação e o número do documento são inseridos;

o título do texto indica o assunto da SZ;

uma descrição da situação atual, devido à qual um memorando está sendo elaborado: “Chamo a sua atenção …”, então o texto do memorando deve conter uma solicitação específica;

abaixo está o cargo e nome completo do compilador, assinatura com transcrição.

O documento elaborado deverá ser registrado na secretaria da empresa como correspondência recebida. Depois disso, você pode ter certeza de que o diretor receberá o SZ e o conhecerá pessoalmente.

SZ em formato eletrônico

Vale ressaltar que muitas empresas adotaram o gerenciamento eletrônico de documentos. Portanto, a SZ pode ser emitida em formato eletrônico. Nesse caso, é enviado para o correio corporativo da empresa. O secretário está envolvido na triagem e encaminhamento de cartas aos destinatários.

Este método de transferência de CV economiza papel e tempo dos funcionários. Neste caso, o documento é compilado da mesma forma que em papel. É desejável que a assinatura eletrônica do remetente esteja nele. Para garantir que o documento enviado seja lido pelo gerente, ao enviar, você deve solicitar uma "notificação de leitura da correspondência" marcando a caixa no formulário de envio.

Documento de amostra

Muitas vezes, ao resolver questões de trabalho, torna-se necessário transmitir informações importantes ao gestor. Às vezes, as circunstâncias exigem que uma explicação das circunstâncias, uma advertência contra erros, seja apresentada por escrito.

Nesse caso, é necessário não apenas declarar corretamente os fatos, mas também redigir corretamente o documento. Compilar um CV é muitas vezes difícil, especialmente na ausência de experiência. Mas isso não é difícil de fazer se você tiver um exemplo de memorando na frente de seus olhos. É por isso que preparamos amostras, após a leitura, você pode redigir corretamente um documento. Considere os casos mais comuns que requerem a preparação de SZ.

SZ em bônusé a base para a emissão de uma ordem para incentivar o empregado. Este documento é elaborado pelo supervisor imediato do funcionário em nome do diretor da organização. Indica os méritos do trabalhador, o pedido de incentivo, os dados do trabalhador e do compilador. Depois de considerar o SZ e tomar uma decisão positiva, o diretor emite um pedido de bônus. Como escrever um memorando para a amostra do diretor:

Caso surjam circunstâncias durante o trabalho que impeçam o empregado de desempenhar plenamente sua função laboral, o explicativo. Indica os motivos. Como escrever uma amostra de memorando:

SZ é usado se um funcionário precisar entrar em contato com o gerente com uma solicitação de alocação de fundos para necessidades de trabalho. Nesse caso, o documento expõe os fatos da necessidade de produção para a compra de materiais. Como escrever uma amostra de memorando corretamente:

Validade

De acordo com a Lista de documentos arquivísticos gerenciais típicos gerados no curso das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, com indicação dos períodos de armazenamento, aprovados por despacho do Ministério da Cultura da Rússia de 25 de agosto de 2010 No. 558, SZ deve ser armazenado no arquivo da empresa por pelo menos cinco anos. Se necessário, o diretor da organização tem o direito de estender o período de armazenamento. O período de armazenamento de CZ, emitido em formato eletrônico, pode ser determinado pelo contrato de sociedade.