Otimização de ação

Enquanto trabalhávamos na criação de uma nova lista de mensagens, começamos exatamente como as pessoas leem e-mails. Mas não só o processo de visualização e leitura foi importante para nós. Também estávamos interessados ​​em como as cartas são processadas. Analisamos ao máximo o que as pessoas costumam fazer com as cartas depois de lidas.

É claro que é comum as pessoas excluirem e-mails que leram ou visualizaram, e três quartos do que acontece com os e-mails depois de lidos são, na verdade, excluí-los. Principalmente deletado usando o teclado, embora o uso do mouse também seja popular. No novo Outlook, colocamos um botão "excluir" na lista de mensagens. Ao visualizar o feed de mensagens, você pode excluir mensagens à medida que avança sem selecioná-las primeiro, mas com apenas um clique.

Vale lembrar que a lista de mensagens do Outlook é equipada com botões para destacar as mensagens, bem como para categorizá-las. Embora tenha acontecido que poucas pessoas usam a última função. Portanto, removemos este botão como desnecessário e movemos a função de categorização para o menu, você também pode usar o Quick Step para esta ação. Para quem usa esse recurso, não se preocupe, todas as categorias continuam na lista.

Nossa análise mostrou que muitos usuários preferem marcar como não lidas mensagens que são de particular importância para eles para retornar a eles mais tarde. É por isso MS Outlook 2013 tem a capacidade de alterar o status das cartas na caixa de entrada.

Interface para telas de toque

Deve-se notar que na versão para dispositivos com tela sensível ao toque, por exemplo, para tablets, você não verá botões para exclusão rápida, para marcar ou alterar o status de uma mensagem na própria lista de mensagens. O fato é que a forma como as pessoas trabalham com computadores comuns com mouse e com telas sensíveis ao toque com os dedos tem diferenças significativas. Portanto, isso deve ser refletido na interface do nosso programa.

Função de resposta rápida

Uma das novidades do Outlook 2013 que encontrou uma resposta positiva entre os usuários é o Quick Response, ou seja, uma resposta rápida aos emails. O ponto é que você pode responder às mensagens recebidas sem sair da pasta, mas diretamente enquanto trabalha com cartas. Isso simplifica muito o seu trabalho com o correio, pois agora você não precisa abrir uma nova janela para responder à carta, bem como editar o texto da própria carta ou anexar um documento.

rascunhos

Com base nos comentários e comentários dos usuários, adicionamos um botão adicional de "rascunhos" à Resposta Rápida para que você possa sempre acompanhar quais e-mails você começou a responder, mas não terminou. Quando você começa a responder a um e-mail, um indicador aparece , ou seja, "rascunho", ele desaparece quando você envia uma resposta ou exclui o e-mail. Este indicador mostra que você ainda precisa terminar a carta. Conveniente o suficiente: você não esquecerá de responder às cartas que deseja e não precisará verificar sua pasta de rascunhos ou todas as janelas abertas novamente para encontrar cartas inacabadas. Quando você clica em uma conversa que contém esse indicador, o programa o leva automaticamente de volta ao e-mail que você deixou inacabado.

Calendário

Muitos de nós usamos o calendário para agendar compromissos e reuniões. Os lembretes também ganharam popularidade, com a ajuda dos quais você não perderá de vista nem as pequenas coisas.

Depois de estudar como os usuários trabalham com calendários, chegamos à conclusão de que muitas vezes é necessário não apenas entender quais reuniões e eventos estão agendados para hoje, mas também ver suas tarefas futuras para a semana e até para o mês. A Visualização de Mês é perfeita para isso, com a qual você pode planejar tarefas para o futuro e definir os lembretes necessários. Basta clicar em um dia no calendário e criar uma entrada.

Divirta-se com o novo MS Outlook 2013 !

O Outlook é o programa organizador mais utilizado e é o padrão de fato no ambiente corporativo. Infelizmente, na Rússia, o Outlook é frequentemente usado apenas como cliente de e-mail e relativamente raramente como organizador. Uma das razões é a rigidez do sistema de planejamento que foi originalmente incluído neste programa. Os recursos padrão que aparecem quando você inicia o programa pela primeira vez reduzem o processo de planejamento ao fato de que na seção de tarefas você obtém uma longa lista não estruturada de tarefas com diferentes datas, nomes e graus de importância. Tal enumeração não é passível de revisão e é muito inconveniente.

Todas essas dificuldades podem ser evitadas por uma abordagem baseada em . Deve-se notar que nossa abordagem não padronizada de planejamento é baseada apenas nos recursos regulares do Outlook, sem nenhuma programação adicional. O agendamento contextual é organizado por uma configuração simples, cujo processo descreveremos em detalhes abaixo.

Este artigo é o primeiro de uma série de artigos que resumem nossa experiência no estabelecimento de sistemas de planejamento pessoal para altos gerentes durante projetos de aconselhamento individual, bem como nossa experiência com os participantes. Os artigos a seguir abordarão a implementação de cronometragem, armários de arquivos criativos e outras abordagens de TM no Outlook. Como o artigo é o primeiro, descreveremos em detalhes todos os detalhes técnicos - pedindo desculpas antecipadamente aos usuários do Outlook que conhecem bem suas funções básicas.

Requisitos de revisão de problemas

Vamos avaliar quais qualidades a seção "Tarefas" deve ter:

• A capacidade de visualizar uma grande lista de tarefas ao mesmo tempo. Este é um requisito muito importante, se não for atendido, o sistema será inconveniente para a percepção. Ao mesmo tempo, gostaríamos de destacar os mais importantes nestas tarefas.
• Implementação do planejamento em três horizontes temporais, de acordo com o método de estruturação da atenção:
• Operacional - coisas que precisam ser feitas "aproximadamente hoje";
• Tático - tarefas e projetos que precisam ser concluídos em um período mais longo, como uma semana, um mês ou mais.
• Estratégico - tarefas de nível anual, áreas de atuação.
• A possibilidade de organizar um sistema de planejamento contextual, o que também é indicado pelo método de estruturação da atenção. Simplificando, precisamos ser capazes de ver as informações de que precisamos no momento certo em nossa seção “Tarefas”, sem mantê-las constantemente em nossas cabeças; “lembrar a tarefa certa na hora certa”, quando ocorre o correspondente “kairos” (tempo favorável para completar a tarefa).

Agora vamos começar a construir nosso sistema. Para isso, implementaremos consistentemente todos os requisitos que lhe apresentamos. Antes de tudo, vamos descobrir com a ajuda de quais recursos do MS Outlook conseguiremos isso.

Otimizando sua visão geral com categorias

Nosso sistema será implementado usando os seguintes recursos do MS Outlook:

1. Categorias de tarefas.
2. Formas de representação da "lista de tarefas" na seção "Tarefas".

Categoria- este é um certo sinal que podemos atribuir com nossa vontade a uma tarefa específica. Esse recurso é notável, pois depois disso poderemos agrupar nossas tarefas por pertencer a essas categorias.

1. Padrão - definido por padrão no programa.
2. Personalizado - aqueles que nos definimos.

É este último tipo de categorias que torna a possibilidade de dividir as tarefas em categorias a mais atraente para nós.

Categorias de horizontes de planejamento

Suponha que inicialmente tenhamos uma lista de tarefas, não agrupadas por categoria, mas classificadas por prazos. Parece algo assim:

Obviamente, é inconveniente usar essa lista, pois inclui tarefas elementares que exigem uma ação (por exemplo, escrever uma carta ou ligação) e tarefas de projeto (por exemplo, preparar um padrão de loja) e projetos em grande escala se estendeu por um período bastante longo (por exemplo, a criação de um site da empresa).

Esta deficiência pode ser evitada dividindo os casos em três categorias de acordo com horizontes planejamento:

Tarefas operacionais- o que precisa ser feito hoje, ou tarefas que exigem pouco esforço para serem concluídas - escrever uma carta, ligar, atender, etc.

horizonte tático- tarefas mais complexas contendo várias outras.

Nível estratégico- grandes projetos e atividades.

Vamos criar essas categorias - e neste exemplo, consideraremos a metodologia para criar novas categorias. Para definir uma categoria para uma tarefa, ao criá-la, clique no botão " Categorias…».

Aqui está a janela de criação de tarefas:

É muito importante ao definir os parâmetros da tarefa desmarcar a opção " Alerta". Você pode deixá-lo apenas para as tarefas para as quais é realmente necessário - e você precisa fazer isso com ponderação e moderação, porque, caso contrário, os lembretes não terão fim.

Uma técnica simples ajuda a otimizar a atenção dispensada às notificações: como hora da notificação, escolha não a data do evento, mas, por exemplo, a manhã do sábado anterior mais próximo ou outro dia em que você transfere tarefas estratégicas “madrugadas” para a seção tática (lembre-se que tal transferência é um elemento necessário). Graças a essa abordagem, a maioria dos lembretes cai no próprio dia em que você “rake” o organizador e planeja a próxima semana e, consequentemente, você pode atribuir um tempo de execução mais preciso para a próxima semana a todos os “lembretes” tarefas.
Botão para definir a categoria em uma visualização ampliada:

Se você clicar nele, você terá a seguinte janela:

A lista contém categorias padrão e já criadas que podem ser selecionadas, indicando que a tarefa que está sendo criada pertence a elas. Uma tarefa pode pertencer a várias categorias ao mesmo tempo - também usamos esse recurso útil para nossos próprios propósitos. Isso será discutido a seguir.

Se você clicar no botão "Lista principal de categorias" na janela acima, você obterá um menu da seguinte forma:

É aqui que você pode remover categorias padrão desnecessárias e criar categorias personalizadas que reflitam suas necessidades. Por exemplo:

• BATER
• Táticas
• Estratégia

Para a conveniência de revisar a lista de categorias, que é sempre exibida em ordem alfabética, é útil usar números nos nomes das categorias. Por exemplo:

1_Operação, 1_Tática, 1_Estratégia
2_Pessoas_Ivanov, 2_Pessoas_Petrov….,
3_Projetos_Promstroymash,… etc.

Resta apenas acrescentar que, se você precisar “categorizar” um grande grupo de tarefas acumuladas, basta selecionar as necessárias na lista com o mouse (mantendo pressionada a tecla Ctrl) e selecionar as “Categorias” item no menu de contexto (botão direito do mouse). As categorias selecionadas no menu pop-up de categorias serão atribuídas a todas as tarefas selecionadas. Depois disso, nossa lista de tarefas ficará assim:

Agrupando tarefas por categoria

Agora, para ordenar as tarefas por horizonte de planejamento, você pode habilitar a ordenação por categoria clicando no nome da coluna correspondente. No entanto, isso ainda não fornece uma visão geral conveniente e também nos priva da capacidade de classificar as tarefas por data de vencimento.

Para evitar esses problemas, usamos a possibilidade de agrupar tarefas de acordo com determinadas características. Para isso você precisa:

1. Chame o menu de contexto, conforme mostrado na figura.
2. Selecione "Alterar visualização atual".
3. Na janela que aparece, clique no botão « agrupamento»

4. A seguinte janela será exibida:

Aqui você precisa na janela " Agrupar itens por campo" Selecionar item " Categorias».

Agora, se você clicar em OK e retornar à lista de tarefas original, você notará que ela mudou.

Agora a lista de tarefas se parece com:

Aqueles. todas as tarefas na pasta são divididas em grupos de acordo com as categorias atribuídas a essas tarefas. Isso significa que temos a oportunidade de ver as tarefas que correspondem ao horizonte de tempo de nosso interesse no momento:

É lógico que as tarefas com vencimento mais cedo sejam mais altas (no topo da lista) para estarem mais próximas do centro de nossa atenção. Além disso, você pode introduzir um sistema de símbolos de classificação adicionados ao início dos nomes das tarefas e classificá-los por eles.

Por exemplo, esses caracteres podem ser A B C D– letras correspondentes aos elementos, onde as tarefas são distribuídas por importância e urgência em quatro categorias. Também podem ser classificadores de projetos, nomes de executores para tarefas delegadas, etc.

Nesse caso, diferentes métodos de classificação podem entrar em conflito entre si. Mas ninguém se preocupa em alterar a visão geral conforme necessário de acordo com a situação - por data, por urgência-importância, por classificadores (em ordem alfabética), etc. Uma abordagem geral para resolver este problema é dada na próxima subseção.

Configurando visualizações personalizadas

O MS Outlook oferece opções bastante convenientes para criar várias visualizações da lista de tarefas. Cada visualização é um determinado conjunto de regras para selecionar tarefas e regras para sua exibição, convenientes em diferentes situações.

Para personalizar as visualizações existentes ou criar uma nova, você precisa selecionar o item “Visualizar” no menu principal do programa e selecionar “Visualização atual” no menu suspenso. Ao escolher uma das visualizações fornecidas na lista, você determina como deseja ver a lista de tarefas - por exemplo, todas as tarefas agrupadas por categoria ou apenas tarefas concluídas etc.

O item Definir visualizações define novas visualizações; "Alterar a visualização atual" - permite personalizar as existentes. Quando selecionado, a seguinte janela será exibida:

Considere as possibilidades deste menu:

Campos. Você pode escolher quais campos de tarefa exibir na exibição personalizada. Simplificando, quais colunas estarão presentes na lista de tarefas.

Você só precisa selecionar os campos da coluna da esquerda e clicar no botão " Adicionar->» adicione-os à lista de campos exibidos à direita. Este é um recurso muito conveniente, porque em diferentes situações é importante vermos diferentes parâmetros de tarefa. Por exemplo, você pode remover o campo "Atribuído por" para representar suas próprias tarefas e vice-versa, adicioná-lo às exibições para exibir as tarefas delegadas.

agrupamento. Usando o exemplo de agrupamento por categorias, esta função foi descrita acima. Você pode agrupar por qualquer campo. Por exemplo, na visualização "Tarefas delegadas", é lógico configurar o agrupamento pelo campo "Contratado".

Ordenação- você pode classificar tarefas dentro de grupos de acordo com diferentes critérios. Por exemplo, por tópico, por data de vencimento, por grau de importância, etc. Além disso, a classificação, como o agrupamento, pode ser aninhada. Por exemplo, as tarefas podem ser classificadas primeiro por tópico e depois por data.

Seleção– permite exibir na visualização apenas as tarefas que atendem a um determinado atributo. Por exemplo, isso é importante quando queremos ver ao mesmo tempo apenas uma lista de tarefas pertencentes à mesma categoria ou que contenham no tópico só determinados símbolos, ou apenas aqueles que têm a data de vencimento de hoje definida (esta seleção é conveniente para visualizações relacionadas ao planejamento operacional).

Outros ajustes– permitem que você personalize a aparência das tabelas com tarefas. Altere a fonte, o estilo da linha, habilite o campo de visualização da tarefa (quando você não precisa clicar duas vezes na tarefa para ver seu conteúdo, basta selecionar a tarefa clicando nela com o mouse).

Formatação automática– permite definir o formato de exibição de texto para tarefas cujos parâmetros atendem a determinadas condições. Por exemplo, você pode fazer com que todas as tarefas importantes (aquelas que tenham uma marca apropriada) apareçam em negrito e vermelho.

Agora vamos ver esses recursos úteis com um exemplo.. Digamos que queremos criar uma visão geral dos objetivos estratégicos que nos permita "meditar" no planejamento de longo prazo sem nos distrair com as minúcias atuais. Para isso, na visualização, você precisa exibir apenas as tarefas da categoria "Estratégia", classificando-as por importância. Também será útil exibir as tarefas mais importantes em negrito vermelho.

Para exibir apenas tarefas relacionadas ao horizonte de planejamento estratégico, ou seja, pertencente à categoria “Estratégia”, você precisa definir o filtro por categoria na visualização.

Vamos criar uma nova visualização. Para fazer isso, no item de menu "Visualizar" - "Visualização Atual", você precisa selecionar o item "Definir Visualização".

A seguinte janela irá aparecer -

Os botões do lado direito da janela nos dão a capacidade de manipular as visualizações existentes ou criar novas. Clique no botão "Criar...". A janela de criação de visualização inicial se parece com -

Aqui você precisa especificar o nome da visão (no nosso caso, “Strategy”, ou “Strategy Only”, ou o que o leitor quiser). Em nosso exemplo, escolheremos "Tabela" como o tipo de apresentação. E marque a caixa ao lado de "em todas as pastas" Tarefa "".

Em seguida, aparece uma janela, que descrevemos em detalhes acima - é chamada de "Exibir detalhes". É aqui que implementamos a visualização com os parâmetros descritos acima. Assim, para implementar a seleção por categoria, selecione o item “Seleção” no menu “Ver Detalhes”. Uma nova janela aparece para nós -

Na aba “Tarefas” que se abre, você pode configurar a filtragem por algum texto, que está contido no campo assunto da tarefa ou nas notas desta tarefa. Aqui você também pode filtrar por destinatário e remetente da tarefa, por seu status (por exemplo, concluído ou não) e prazos (por exemplo, você pode selecionar tarefas com prazo anterior ou posterior a uma determinada data).

No entanto, precisamos fazer uma seleção de acordo com a categoria " Estratégia". A seleção por categorias é implementada na aba " Outras condições» –

Agora você pode selecionar uma ou mais categorias que serão selecionadas e exibidas na visualização que estamos criando clicando no botão "Categorias".

Agora apenas as tarefas da categoria Estratégia são selecionadas em nossa visão, elas são classificadas por importância. Resta garantir que as tarefas importantes sejam destacadas em negrito vermelho.

Para fazer isso, nas "informações sobre a visualização" clique no botão "AutoFormatação". Outra nova janela para nós aparece, que já contém várias regras padrão para tarefas de formatação automática -

Aqui podemos criar novas regras de autoformatação para nossa visualização ou excluir as antigas e editá-las. Adicione uma nova regra (o botão "Adicionar").

Aqui, definiremos um nome para nossa regra e selecionaremos a fonte que será usada para exibir a tarefa que atenda às condições que também devemos definir. A janela para definir os parâmetros da fonte é padrão e não a apresentaremos. A condição de autoformatação é definida na janela já familiar para nós:

Você precisa selecionar tarefas por importância, então você precisa marcar a caixa "Importância dos elementos" e selecionar alta importância na lista. Agora nossa representação atende às condições estabelecidas para um exemplo.

Agora, se quisermos analisar nossos objetivos estratégicos, basta ativar essa visualização no menu "Visualizar / Visualização Atual". A visão geral resultante dos objetivos estratégicos será assim:

Implementação de contextos "kairos" usando categorias

O planejamento contextual é discutido em detalhes no artigo de Gleb Arkhangelsky. Em poucas palavras, a essência dessa abordagem reside no fato de que as tarefas estão “ligadas” não a um tempo difícil de execução, como no planejamento clássico, mas a um certo “kairos” (tempo oportuno, o termo é grego antigo) , ou “contexto”, um conjunto de circunstâncias, propício para a tarefa.

Exemplos de contexto:

• lugares: papelaria, escritório, casa, serviço de carro;
• pessoas: colegas, chefes, subordinados, amigos, parentes;
• circunstâncias:“depois de defender a dissertação”, “quando o chefe está de bom humor”;
• estados: “quando você quer trabalhar”, “quando você não quer trabalhar”, “quando a inspiração vem”;
• etc.- Os contextos são muito diferentes.

Nossa abordagem nos permite implementar o planejamento contextual com base na seção "Tarefas" no MS Outlook. Para fazer isso, você precisa criar novas categorias correspondentes aos contextos selecionados da maneira acima. A lista de contextos pode mudar dependendo da situação, o principal é não ter muitos deles ao mesmo tempo - dessa forma, você pode sobrecarregar sua atenção e o sistema será difícil de usar.

O contexto pode ser associado a determinadas atividades, como Cartas. Essa abordagem facilita a visualização de quais cartas precisam ser escritas, alocando tempo no plano diário para trabalhar com correspondência.

Como mencionado acima, a mesma tarefa pode pertencer a várias categorias ao mesmo tempo. Aqueles. na nossa “to-do list” a tarefa será colocada nos grupos de todas as categorias a que pertence. Isso é muito conveniente, porque uma mesma tarefa pode ser vista “de diferentes ângulos”, para vê-la “de diferentes lugares”.

Por exemplo, a tarefa "Escrever uma carta para Ivanov", por um lado, é uma tarefa de urgência operacional e, por outro, é uma tarefa relacionada ao contexto de "Cartas". Assim, é "visível" tanto pela visão geral das cartas a serem escritas quanto pela visão geral de todas as tarefas operacionais futuras. A mesma tarefa pode ser “visível” do contexto Pessoas, do contexto “Quando você quer trabalhar” (por exemplo, uma carta é muito “energética intensa”), etc.

Lembre-se de que para atribuir várias categorias a uma tarefa de uma só vez, você precisa clicar no botão “ Categorias» ao definir os parâmetros da tarefa, especifique as categorias apropriadas marcando-as com marcas de seleção na lista.

Agora a lista de tarefas se parece com:

Planejamento MSV de longo prazo

Algumas palavras devem ser ditas sobre como as tarefas irão circular dentro dos horizontes de planejamento. Lembre-se da essência do método de estruturar a atenção: ao se aproximar de "kairos", um momento favorável para concluir uma tarefa, um "lembrete" sobre isso deve se aproximar do centro, o foco de sua atenção. Isso é verdade tanto no nível operacional (por exemplo, o foco de atenção é a parte vermelha superior da lista de tarefas) quanto no nível estratégico (a aproximação das tarefas ao foco de atenção é seu movimento do estratégico e do seções táticas para as operacionais).

Existem duas maneiras de deslocar a tarefa para mais perto do centro das atenções, por exemplo, do horizonte estratégico para o tático, ou do tático para o operacional:

1. Abra os dois grupos e mova a tarefa de um grupo para outro. Ao fazer isso, ele desaparecerá de uma categoria e aparecerá em outra. Isso nem sempre é conveniente, porque. uma tarefa de um horizonte tático pode conter várias subtarefas operacionais. Esta abordagem só pode ser usada para monossilábico tarefas - exigindo execução única (ou seja, na maioria das vezes ao transferir tarefas do horizonte tático para o operacional).
2. Abra uma tarefa em um nível mais alto de planejamento e adicione-a a uma categoria de nível mais próximo. Ao mesmo tempo, será refletido em ambos os grupos - ou seja, a tarefa tática se refletirá no horizonte operacional, permanecendo também no tático. Isso é importante quando a tarefa composto, e funciona tanto na mudança da estratégia para a tática quanto na mudança da tática para a operacional.

Interação de planejamento flexível e rígido

O agendamento contextual flexível não cancela o agendamento rígido clássico realizado na seção "Calendário". Essas são abordagens complementares e é bastante fácil implementar sua interação no Outlook. A seção "Calendário" para isso pode ser assim:

O campo de compromisso pode ser configurado de várias maneiras - por exemplo, para exibir não um dia, mas toda a semana de trabalho. O campo de tarefas pode ser configurado da mesma forma que configuramos a seção Tarefas - configurar filtragem automática, agrupamento, classificação, etc. Para esta configuração, basta clicar com o botão direito do mouse no campo "Barra de tarefas" e selecionar "Alterar visualização atual". Por exemplo, na figura a seguir, as tarefas operacionais de alta prioridade são colocadas mais próximas do foco de atenção, ou seja, nas configurações de exibição, os sinais "Grupo: por categoria", "Classificar: por prioridade", "Formatação automática: prioridade - em fonte vermelha grande" são definidos.

O campo esquerdo nesta figura é a visualização do calendário “Semana” (ativada pelo botão de mesmo nome no painel superior). Se você estiver mais confortável com a grade de tempo (colunas - dias, linhas - horas), precisará ativar a visualização "Semana de trabalho".

Assim, na visualização “Calendário” com o campo de tarefas adicionado à direita, obtemos uma visão geral do “eixo do tempo” com tarefas difíceis e uma visão geral das tarefas “soft”, ordenadas de maneira conveniente para nós usando a ideologia de planejamento contextual e estruturação da atenção.

Ao mesmo tempo, podemos vincular tarefas flexíveis ao tempo exato simplesmente arrastando-as do campo direito para o esquerdo. O compromisso correspondente é criado automaticamente. Algumas tarefas em algum momento exigem que se transformem em reuniões (a tarefa “Precisamos concordar com um relatório sobre o projeto X com Ivanov” se transformou em uma reunião “Ivanov: projeto X: sexta-feira, 17:00-19:00). É útil transformar algumas tarefas em reuniões difíceis para fins de automotivação e orçamento de tempo.

Observe que você pode transferir não apenas tarefas, mas também categorias inteiras de tarefas para o eixo do tempo - nesse caso, é criada uma reunião, no campo de comentários do qual há informações de todas as tarefas da categoria. Um exemplo de uso desse recurso é transformar a categoria "Pensamentos para a próxima reunião" em um compromisso "Reunião: Quarta-feira 14:00", contendo "dentro" todos esses pensamentos.

A "reversão", transformando reuniões em tarefas, também é possível - por exemplo, a reunião com Ivanov, marcada para sexta-feira às 17h, foi transferida para o kairos "após a exposição". A reunião pode ser arrastada para o painel direito, por exemplo, para a categoria "RAM" e/ou "Projects_Exhibition" e/ou "People_Ivanov".
Observe que as categorias são definidas para tarefas e compromissos - o conjunto de categorias é o mesmo e, quando você arrasta tarefas para compromissos e vice-versa, as categorias são preservadas. Isso pode ser útil ao usar outras formas de exibição de calendário além da grade de tempo. Por exemplo, se você definir sua pasta Calendário para a exibição Categoria, verá todos os compromissos passados ​​e futuros classificados por categoria. Essa visualização é muito conveniente ao manter o tempo na seção "Calendário", que será discutida em um artigo separado.

Para que a tarefa arrastada seja atribuída ao tempo que precisamos, esse tempo deve ser alocado antes de arrastar. Por exemplo, queremos concluir (ou já concluímos) a tarefa "Preparando uma apresentação em PP" das 11h00 às 12h00.

Para refletir isso em nosso calendário, precisamos seguir estas etapas:

• Selecione o período de tempo apropriado

• Transfira a tarefa para ele. Isso abrirá uma janela de visualização:

Tal transferência de tarefas para o eixo do tempo, como já mencionado, pode contribuir para a auto-motivação e uma orçamentação eficaz do tempo. Em geral, a ênfase no uso dos painéis "hard" e "soft" (reuniões e tarefas) pode ser colocada com base em suas circunstâncias "internas" e "externas". Por exemplo, dependendo do seu psicótipo - uma tendência ao planejamento ou espontaneidade. Ou dependendo das especificidades da atividade, por exemplo, você pode ter muitas reuniões agendadas "difíceis" com clientes - ou vice-versa, muito trabalho criativo que é altamente dependente de "kairos" internos e não permite planejamento rígido .

Arquivando tarefas concluídas

Para simplificar e facilitar a revisão, é necessário se livrar das tarefas cumpridas em tempo hábil. Ao mesmo tempo, é indesejável apagar tarefas concluídas - seus parâmetros e o fato de sua conclusão podem ser necessários no futuro.

Para separar as tarefas concluídas, você pode, por exemplo, criar uma categoria “Concluída” e atribuí-la às tarefas concluídas, definindo o agrupamento de acordo (por exemplo, consulte as figuras na seção “Implementação de contextos kairos usando categorias”).

Outra maneira é definir a exibição da coluna "Concluído" e a filtragem automática com base na conclusão nas configurações de exibição. Então, depois de concluir a tarefa, bastará "otimizá-la" no campo "Concluído", após o qual, graças à filtragem automática, a tarefa não ficará mais visível.

Durante a próxima limpeza do sistema, basta ir para a visualização padrão “Lista Simples”, onde todas as tarefas concluídas estarão visíveis (seus títulos são exibidos em uma fonte “riscada”), selecionar todas essas tarefas e transferi-las para alguma pasta de arquivo. Nesse caso, as categorias de tarefas serão preservadas, ou seja, será possível incluir uma representação conveniente no arquivo e, se necessário, será fácil encontrar a tarefa elaborada necessária para um propósito ou outro.

Conclusão

Descrevemos apenas um pequeno "tijolo" de um tópico grande e complexo de estabelecer gerenciamento de tempo pessoal no MS Outlook. Nos artigos a seguir, serão revelados outros aspectos da organização eletrônica eficaz do trabalho pessoal. Exemplo de plano para os seguintes artigos:

• Cronometragem e análise pessoal no Outlook
• Gerenciar projetos pessoais no Outlook e Excel
• Gabinete de arquivos criativos no Outlook
• Sincronização do sistema Outlook com PDA (Pocket Computer).
• Trabalho em equipe no Outlook

Uma questão importante é a combinação ideal de vários “blocos de construção” na formação de um sistema de MT pessoal, que é melhor “afiado” para seu psicótipo e as especificidades de sua atividade. Este problema é resolvido por consulta no âmbito do curso. Nos artigos, damos os algoritmos mais detalhados para "automatizar" a gestão do tempo pessoal, mas a verdadeira "adaptação" só pode ser alcançada trabalhando com um personal trainer que o ajuda a escolher os elementos mais adequados do sistema e adaptá-los às suas necessidades.

Alexander Miskaryan, 2004 Edição: Gleb Arkhangelsky, .

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Uma tarefa é uma atribuição de natureza pessoal ou oficial, cuja execução pode ser rastreada. A tarefa pode ser única ou recorrente. A repetição da tarefa ocorre em intervalos regulares ou dependendo da data de sua execução. Por exemplo, a tarefa é enviar um relatório ao gerente na última sexta-feira de cada mês ou uma visita ao cabeleireiro um mês após o corte de cabelo anterior.

Pedidos

Além das tarefas pessoais, você pode criar tarefas atribuídas a outros usuários. Para atribuir uma tarefa, envie uma atribuição. O usuário que recebeu a tarefa se torna o proprietário temporário da tarefa. Ele pode aceitar, rejeitar ou delegar a tarefa a outra pessoa. Se rejeitada, a tarefa é devolvida ao usuário que a atribuiu. Para devolver os direitos do proprietário de uma tarefa, ela deve ser devolvida à lista de tarefas. Se a tarefa for aceita, o usuário que a aceitou se tornará o proprietário permanente. Se ele delegar a tarefa, o usuário a quem foi delegada torna-se o proprietário da tarefa.

Somente o proprietário pode editar a tarefa. Quando uma tarefa é atualizada por um proprietário, todas as cópias da tarefa são atualizadas no Microsoft Outlook: a cópia do usuário que enviou a primeira atribuição, bem como as cópias de todos os proprietários anteriores. Depois que a tarefa é concluída pelo proprietário, o usuário que atribuiu a tarefa primeiro, todos os proprietários anteriores da tarefa e todos que solicitaram o relatório recebem um relatório de status.

Se uma tarefa for atribuída a vários usuários ao mesmo tempo, será impossível armazenar uma cópia atualizada dela na lista de tarefas. Para atribuir um único projeto a vários usuários e ainda acompanhar seu progresso, divida o trabalho em uma série de tarefas e atribua-as individualmente. Por exemplo, para atribuir três pessoas para escrever um relatório, crie três tarefas denominadas "Relatório: Compilador 1", "Relatório: Compilador 2" e "Relatório: Compilador 3". Vamos começar a criar uma tarefa do zero.

1. Aponte para o comando Novo no menu Arquivo e selecione o comando Tarefa.
2. No campo Assunto, insira um nome para a tarefa.
3. Nos outros campos das guias Tarefa e Detalhes, insira as informações que deseja registrar para esta tarefa.
4. Para tornar uma tarefa recorrente, clique no botão Recorrência, selecione a frequência com que a tarefa é recorrente (diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente) e siga um destes procedimentos:
   • definir a tarefa para repetir em intervalos regulares - defina os parâmetros para a frequência de repetição. Para repetir a tarefa em intervalos regulares, não selecione a opção Definir nova tarefa após;
   • defina a tarefa para repetir com base na data de vencimento - selecione a opção Definir uma nova tarefa após e insira o valor da frequência de repetição no campo.
5. Opcionalmente, defina as datas de início e término da tarefa.
6. Clique no botão OK e, em seguida, no botão Salvar e Fechar.

Para criar uma tarefa com base em uma tarefa existente, conclua as etapas a seguir.

1. Selecione a tarefa que deseja copiar na lista de tarefas.
2. No menu Editar, selecione Copiar. Se o comando Copiar não estiver disponível, clique na marca de seleção na coluna Tarefas e tente novamente.
3. No menu Editar, escolha Colar.
4. Se necessário, abra a tarefa e altere suas configurações.

Renomear uma tarefa

Na lista de tarefas (exibida na pasta Tarefas e na barra de tarefas do calendário), clique no nome da tarefa que deseja editar. Digite um novo nome e pressione a tecla Enter. Se a tarefa for recorrente, as cópias concluídas da tarefa manterão o mesmo nome.

Alterar o status da tarefa e a porcentagem concluída

Abra a tarefa para a qual você deseja alterar o status ou a porcentagem concluída. Insira as informações necessárias nos campos "Status" e "Concluído, %". Tornando uma tarefa privada Abra a tarefa que você deseja tornar invisível para outros usuários. Marque a caixa Privado no canto inferior direito.

Marcando uma tarefa como concluída

Abra a tarefa que deseja marcar como concluída e insira 100% no campo % Concluído. Se o campo "Concluído" for exibido na lista de tarefas (como uma caixa de seleção no cabeçalho da coluna), para marcar a tarefa como concluída, basta marcar a caixa nesse campo. Se o campo Status for exibido na lista de tarefas, selecione Concluído na lista.

Alterar a ordem de exibição das tarefas

• Ordenar todas as tarefas na lista
  1. Na seção Tarefas, classifique a lista.
  2. No menu Exibir, escolha Organizar Por, Exibição Atual e Alterar Exibição Atual.
  3. Clique no botão Classificar.
  4. No grupo Classificar itens por campo, selecione o campo pelo qual deseja classificar. Se o campo obrigatório não estiver no grupo Classificar itens por campo, selecione um conjunto diferente de campos na lista Campos a classificar. (Se você classificar pelo mesmo campo do agrupamento, os cabeçalhos dos grupos serão classificados, não os itens dentro dos grupos. Para classificar o conteúdo de um grupo, selecione um campo na lista Classificar itens por campo que seja diferente daquele selecionado na lista Agrupar itens por campo.)
  5. Selecione a ordem de classificação Crescente ou Decrescente.
  6. Para classificar por um campo adicional, selecione-o na lista Então por campo. Na Visualização de Tabela, você pode classificar por uma coluna clicando no cabeçalho da coluna.
• Mover tarefas individuais para cima ou para baixo na lista de tarefas
  1. Em Tarefas, no menu Exibir, selecione Organizar por, Exibição atual e, em seguida, Alterar exibição atual.
  2. Pressione os botões "Grupo", "Limpar tudo" em sequência e, em seguida, o botão "OK".
  3. Pressione os botões Classificar, Limpar tudo e, em seguida, o botão OK em sequência.
  4. Arraste uma tarefa para cima ou para baixo na lista de tarefas usando o guia.
  5. Para salvar esta ordem para uso padrão, no menu Ações, escolha Salvar Ordem de Tarefa. Tarefas não classificadas e desagrupadas podem ser movidas para cima e para baixo na lista de tarefas no calendário.
• Atribuir importância da tarefa
  1. Para classificar tarefas por importância, você deve especificar a importância de cada tarefa. Por padrão, as tarefas têm um nível normal de importância. Pode ser alterado para baixo ou alto.
  2. Abra a tarefa cuja importância você deseja alterar.
  3. Na lista Importância, clique na gravidade apropriada.
  4. Depois de concluir a atribuição de importância, retorne à lista de tarefas e classifique-a por importância usando o primeiro procedimento desta seção.

Registrar o tempo decorrido para uma tarefa

1. Abra a tarefa para a qual os custos de tempo planejados e reais são registrados.
2. Clique na guia Detalhes.
3. Insira os custos de tempo planejados no campo "Escopo do trabalho" e os custos de tempo reais no campo "Realmente gasto".

Agendando um tempo de conclusão de tarefa no calendário

1. Arraste a tarefa para a qual deseja agendar o horário da pasta Tarefas para o botão Calendário no Painel de Navegação.
2. Na guia Compromisso, selecione as opções desejadas.

Enviar um relatório de status da tarefa

1. Abra a tarefa para a qual você deseja enviar um relatório de status.
2. No menu Ações, selecione Enviar relatório de status da tarefa.
3. Insira os nomes dos destinatários nos campos Para, Cc e Cco.
4. Se a tarefa for atribuída a você, esses campos serão preenchidos automaticamente com os nomes dos membros da lista de atualização.
5. Clique no botão Enviar.

Definir ou remover um alerta para uma tarefa

• Definir ou remover um lembrete para uma tarefa individual
  1. Abra a tarefa para a qual deseja definir ou remover um alerta.
  2. Marque ou desmarque a caixa de seleção Alerta. Ao definir um alerta, a data e a hora também podem ser definidas.
  3. Se um alerta estiver ativado, mas nenhum horário estiver definido, o tempo de alerta padrão será usado. Para definir a hora padrão do alerta, selecione uma hora no campo Hora do Alerta.
• Defina ou remova alertas para todas as novas tarefas com uma determinada data de vencimento
  1. Selecione Opções no menu Ferramentas.
  2. Marque ou desmarque a caixa de seleção Definir alerta de data de vencimento. Ao atribuir uma tarefa com um alerta a outro usuário, o alerta é desabilitado para que o usuário atribuído à tarefa possa definir o alerta por conta própria.

Definir uma data de vencimento e uma data de início para uma tarefa

1. Abra uma tarefa que tenha datas de início e término definidas.
2. Insira a data de vencimento para concluir a tarefa no campo Data de vencimento.
3. Insira a data de início da tarefa no campo Data de início.
4. Para redefinir a data de início sem alterar a data de término, digite Não no campo Data de início e pressione Enter. Em seguida, clique no campo Data de início novamente e insira uma nova data de início.

Se você definir a data de vencimento para uma data que não segue o padrão de recorrência normal para essa tarefa (por exemplo, a data especificada é sexta-feira, mas a tarefa se repete todas as quintas-feiras), uma nova tarefa aparecerá na lista de tarefas representando um exceção. A nova tarefa não se repetirá, ao contrário da tarefa inicial, que se repetirá conforme as instruções.

Convertendo uma mensagem em uma tarefa

1. No Painel de Navegação, arraste a mensagem que deseja converter para o botão Tarefas.
2. Você pode converter um elemento de qualquer tipo para outro tipo arrastando-o para o botão de pasta no Painel de Navegação.

Aceitar ou recusar uma atribuição de tarefa

1. Abra uma tarefa ou atribuição.
2. Clique no botão "Aceitar" ou "Rejeitar".
3. Selecione Editar resposta antes de postar (digite comentários na postagem e clique no botão Enviar) ou botão de opção Enviar resposta agora.

Atribuindo uma tarefa a outro usuário

• Primeira atribuição de tarefa
  1. Para criar uma nova tarefa, selecione o comando Novo no menu Arquivo e, em seguida, o comando Atribuição. Para atribuir uma tarefa existente, abra-a na lista de tarefas e clique no botão Atribuir tarefa.
  2. Para selecionar um nome da lista, clique no botão "Para".
  3. Na nova tarefa, insira um nome no campo Assunto. (Em um problema existente, o campo Assunto já está preenchido.)
  4. Selecione a data de vencimento e as opções de status necessárias.
  5. Para tornar uma tarefa recorrente, selecione Recorrência no menu Ações, defina as opções necessárias e clique em OK.
  6. Insira as instruções e informações necessárias sobre a tarefa na caixa de texto da tarefa.
  7. Clique no botão Enviar. Ao atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá na lista de tarefas, mas não será atualizada. Se a caixa de seleção Enviar-me um relatório de status ao concluir a tarefa estiver marcada, o relatório de status será enviado para mim após a conclusão de cada ocorrência da tarefa.
• Reatribuição de uma tarefa após a atribuição ser rejeitada pelo destinatário
  1. Abra a tarefa recusada na lista de tarefas.
  2. No campo Para, insira o nome da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.
  3. Clique no botão Enviar.
• Reatribuindo uma tarefa atribuída a você
  1. Abra a mensagem que contém a atribuição.
  2. Selecione Atribuir tarefa no menu Ações.
  3. No campo Para, insira o nome da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.
  4. Marque ou desmarque Manter uma cópia atualizada desta tarefa na lista de tarefas e Enviar-me um relatório de status quando a tarefa for concluída.
  5. Clique no botão Enviar.

Enviar notas para uma tarefa atribuída

1. Abra a tarefa atribuída para a qual você deseja enviar notas.
2. No menu Ações, selecione Responder ou Responder a todos.
3. Digite uma nota no campo de texto da mensagem.
4. Clique no botão Enviar.

Devolvendo os direitos do proprietário da tarefa rejeitada

1. Abra a mensagem que contém o pedido rejeitado.
2. No menu Ações, escolha Retornar à Lista de Tarefas.

Acompanhe o progresso e as informações de faturamento

1. Encaminhar uma tarefa para outros usuários rastrearem.
2. Abra a tarefa que você deseja enviar.
3. Selecione Encaminhar no menu Ações.
4. Insira os nomes dos destinatários nos campos Para e Cc.
5. Se necessário, insira uma mensagem na caixa de texto da tarefa.
6. Para enviar cópias de várias tarefas, arraste tarefas adicionais da lista de tarefas para a caixa de texto de tarefas encaminhadas.
7. Clique no botão Enviar.

Acompanhamento de tarefas atribuídas

• Salve automaticamente cópias de tarefas atribuídas a você e receba relatórios de status
  1. Selecione Opções no menu Ferramentas.
  2. Clique no botão Opções de tarefa.
  3. Marque a caixa de seleção Manter cópias atualizadas das tarefas atribuídas na lista de tarefas.
  4. Marque a caixa de seleção Enviar relatórios após a conclusão das tarefas atribuídas.
• Ver tarefas que você atribuiu a outros usuários
  1. Clique no botão "Tarefas".
  2. No menu Exibir, selecione Organizar por, Exibição atual e, em seguida, Destino.
• Exibir uma lista de usuários que mantêm cópias atualizadas de uma tarefa delegada
  1. Abra a tarefa atribuída para a qual você deseja visualizar a lista de atualizações.
  2. Na guia Detalhes, leia os nomes na lista Atualizar para.

Registrar distância, organização e outras informações de cobrança para uma tarefa

1. Abra a tarefa para a qual as informações de pagamento estão sendo gravadas.
2. Vá para a guia Detalhes.
3. Insira as informações necessárias nos campos "Escopo do Trabalho", "Distância", "Despesas e Organizações".

Tarefas recorrentes

Somente o proprietário de uma tarefa pode torná-la uma tarefa recorrente.

1. Abra a tarefa que você deseja tornar recorrente.
2. Selecione com que frequência a tarefa será repetida (diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente).
3. Para definir os dias e horários para a repetição da tarefa, siga um destes procedimentos:
   • repetir a tarefa em intervalos regulares - Selecione qualquer opção no lado direito do grupo "Repetir", exceto o valor Definir uma nova tarefa após;
   • tarefa recorrente com base na data de vencimento - Selecione o botão de opção Definir nova tarefa após e insira um intervalo de recorrência na caixa.
4. Selecione as datas de início e término da tarefa.

As tarefas recorrentes aparecem uma de cada vez na lista de tarefas. Depois que uma cópia dessa tarefa for concluída, a próxima cópia aparecerá na lista.

Ignorar uma ocorrência de uma tarefa recorrente

1. Na lista de tarefas, abra a tarefa recorrente que você deseja ignorar.
2. Selecione Ignorar no menu Ações. Se uma tarefa recorrente terminar após um certo número de ocorrências, a tarefa ignorada será contada como uma ocorrência.

Cancelar recorrência da tarefa

1. Abra a tarefa que você deseja desfazer.
2. No menu Ações, selecione Recorrência.
3. Clique no botão Remover recorrência.

06.04.2015

Parte do trabalho diário da secretária é agendar reuniões com o chefe, cancelá-las e organizar o tempo pessoal do chefe. Dicas para otimizar esse trabalho com o MS Outlook podem ser encontradas neste artigo.

Com o artigo você aprenderá:

Como usar o MS Outlook para agendar as tarefas do gerente

Seu dia de trabalho inclui reuniões difíceis que são agendadas em um determinado horário - Encontros, negociação e tarefas flexíveis que não estão vinculadas ao tempo. Por exemplo: assinar um pedido de férias, enviar uma carta ou relatório. Na maioria das vezes, você pode ter tarefas flexíveis em sua agenda. Você pode categorizá-los por categoria e importância no módulo Tarefas no Outlook. Uma visualização personalizada no módulo Calendário ajuda você a acompanhar o progresso de diferentes atividades.

Como criar uma lista de tarefas por categoria

Para planejar tarefas com eficiência, você precisa:

• dividir as tarefas em grupos semânticos nos quais serão agrupadas de acordo com um determinado atributo;
• criar tarefas e atribuir-lhes categorias com base em grupos semânticos;
• personalize a sequência de tarefas de uma maneira conveniente para você e destaque as mais importantes.

Como fazer tudo isso?

Passo 1

Defina grupos de tarefas semânticas.

Suas tarefas não serão apresentadas em uma lista contínua, mas em grupos de acordo com um determinado atributo:

• "Supervisor". Este grupo inclui tarefas associadas ao seu chefe. Por exemplo, assine um pedido de período de férias.
• "Projetos". Se o projeto que você gerencia ou participa tiver mais de 15 a 20 itens, colete-os em um grupo semântico separado. Por exemplo, organizar uma realocação de escritório é um projeto completo.
• "Galhos". Crie esse grupo se sua organização tiver filiais e seu gerente interagir com elas. Por exemplo, solicite relatórios do mês ou esclareça o horário de chegada dos gerentes das agências.

Passo 2

Crie tarefas e atribua-lhes categorias com base em grupos de significado. Abra o módulo "Tarefas" através do menu inferior. Na guia Início, clique no botão Criar Tarefa. A janela Adicionar Item será aberta. Digite um nome no campo Assunto. Defina uma data de vencimento no campo Data de vencimento se a tarefa tiver uma data de vencimento exata. Opcionalmente, insira uma data no campo Lembrete para que o Outlook o lembre antecipadamente da data de vencimento.

Agora crie categorias baseadas em grupos de sentido. A qualquer momento, você pode abrir a categoria desejada e ver todas as tarefas que pertencem a ela. Clique no botão Selecionar categoria na parte superior da janela de tarefas e clique em Todas as categorias. Por padrão, a categoria de planejamento em panorama e gerenciamento de tempo no Outlook são nomeados por cores - amarelo, verde, vermelho. Se você não tiver categorias suficientes, adicione novas - para isso, clique no botão "Criar".

Nas atividades do assistente há tarefas sem prazo definido. Eles não podem ser atribuídos a um grupo semântico específico. Atribua a essas tarefas categorias especiais "1-dia" e "1-semana" para que você não se esqueça de completá-las durante o dia e a semana, respectivamente. Certifique-se de usar números no início do título para que essas tarefas fiquem acima do resto. Por outro lado planejamento no Outlook e no calendário ms, o Outlook usa a ordem alfabética e será mais difícil encontrar esses itens. Os nomes dos grupos semânticos restantes que você identificou na etapa 1, escreva a partir do número 2 - “2-Heads”, “2-Projects”, “2-Branches”, etc.

Não se esqueça de navegar na categoria 1 semana todos os dias e escolher as tarefas que você precisa concluir hoje. Se houver tais pedidos, mova-os para a categoria “1 dia”.

Etapa 3

Configure uma exibição personalizada para agrupar tarefas em categorias. Para garantir que as tarefas não sejam misturadas na lista, mas cada uma em sua própria categoria, configure uma exibição personalizada. Uma exibição personalizada é a capacidade de apresentar a lista de tarefas exatamente da maneira que o usuário achar melhor.

Na guia Início, no menu superior Exibição atual, selecione Lista de tarefas. Em seguida, vá para a guia Exibir e clique no botão Personalizar exibição. Na janela "Opções de Visualização Avançada" que aparece, clique no botão "Grupo". Desmarque "Agrupar automaticamente por esquema de ordenação". Na caixa "Agrupar itens por campo", selecione "Categorias". No canto inferior direito, na linha "Expandir/Recolher Grupos", selecione "Como visto pela última vez" (Fig. 1). Clique em "OK" duas vezes. Suas tarefas serão agrupadas em categorias e datas de entrega (Fig. 2).

Arroz. 1. Janela de configurações de agrupamento de tarefas

Você pode alterar a importância de uma tarefa específica diretamente de sua lista. Selecione o item desejado na lista, abra a aba "Home" e no grupo "Tags", clique no ícone do ponto de exclamação.

Passo 4

Realce as principais tarefas na lista. Um dos princípios da gestão do tempo é priorizar e destacar corretamente as principais tarefas para lidar com elas primeiro. Vamos configurar a lista de tarefas para que as tarefas urgentes e importantes sejam destacadas em vermelho e estejam sempre no topo da lista.

Abra o módulo Tarefas. Na guia Exibir, no grupo Exibição Atual, clique no botão Personalizar Exibição. A janela Opções de Visualização Avançada é aberta. Clique no botão Formatação Condicional. Agora vamos configurar as propriedades da regra, de acordo com as quais Panorama destacará casos urgentes e importantes em vermelho. Clique no botão Adicionar. No campo "Nome", digite um nome para a regra, por exemplo "Importante - em vermelho". Clique no botão Fonte e selecione uma fonte vermelha em negrito (Figura 3).

Arroz. 3. Janela para definir a formatação condicional da lista de tarefas

Defina a condição para esta regra como alta importância do trabalho. Para fazer isso, na janela "Formatação Condicional", clique no botão "Condição" - a janela "Seleção" será aberta. Clique na guia "Outros termos". Marque a caixa de seleção "Importância dos elementos" e selecione "Alta" na lista. Clique em OK e, em seguida, na janela Formatação Condicional. Não feche a janela Opções de Visualização Avançada.

Configure sua lista de tarefas para que os itens de alta importância venham primeiro. Na janela "Opções de Visualização Avançadas", clique no botão "Classificar" - a janela "Classificar" será aberta (Fig. 4). Na linha "Ordenar itens por campo", selecione "Importância" e marque a caixa "Descendente". Na linha "Então por campo", selecione "Assunto" e marque a caixa de seleção "Ascendente". Clique OK. Você será solicitado com a pergunta “O campo “Importância” pelo qual você deseja classificar não é mostrado na exibição. Mostre? - clique em "Sim".

Arroz. 4. Janela de configurações de classificação de tarefas

Verifique se você definiu os parâmetros corretamente. Defina uma das tarefas como de alta importância - abra-a clicando duas vezes e, no grupo "Tags", clique no ícone de ponto de exclamação. Se o item acender em vermelho, as configurações estão corretas.

Como configurar uma visualização personalizada no calendário

Para não anotar na agenda tudo o que precisa ser feito nas diferentes etapas de preparação para o evento e não fazer longas listas de tarefas, insira-as em Panorama. Aqui você pode configurar campos personalizados no módulo Calendário. Vamos configurar uma visualização personalizada - uma interface na qual é conveniente visualizar tarefas de vários estágios para preparar eventos.

Passo 1

Destaque as etapas de preparação para o evento. A preparação das negociações inclui as seguintes etapas: reserva de sala de reuniões, envio de convites aos negociadores, solicitação de passes para participantes, impressão de apostilas, verificação do equipamento técnico das instalações.

Passo 2

Configure uma visualização de tabela do calendário. Por agendamento de reunião no Outlook, usamos o modo de exibição Dia/Semana/Mês, que se parece com uma página espelhada de um diário. No entanto, para preparar as negociações, é mais conveniente utilizar o formato de tabela, onde todas as etapas são marcadas em colunas.

Vá para o módulo Calendário e selecione a guia Exibir na barra de ferramentas. Clique no botão Alterar visualização e, em seguida, em Gerenciar visualizações. Na janela Gerenciar todas as exibições que aparece, clique em Novo. A janela Nova Visualização é aberta. No campo "Nome da visualização", insira o nome da visualização - por exemplo, "Preparando para negociações". Selecione o tipo "Tabela" e clique em "OK". Uma tabela aparecerá onde você adicionará suas colunas.

Os nomes dos campos podem não estar totalmente visíveis devido à largura limitada da tela. Portanto, inicie os nomes das colunas com as palavras mais importantes: por exemplo, "Quarto - livro", "Pass - pedido", etc.

Etapa 3

Selecione todos os eventos com a palavra "Negociações". Na janela que se abre, clique no botão "Filtro". Digite a palavra "Negociações" no campo "Pesquisar texto". Limite sua pesquisa ao campo "Assunto". Clique em OK até que todas as janelas sejam fechadas.

Agora, para selecionar todas as reuniões relacionadas à negociação e que requerem preparação especial, no menu Visualização Atual da barra de ferramentas, selecione a nova visualização Preparação da Negociação.

Passo 4

Configure campos personalizados e adicione-os à tabela. Na etapa 2, você criou uma visualização de tabela personalizada - ela está vazia no momento. Agora você precisa adicionar a ele as etapas de preparação das negociações. Cada estágio estará localizado em um campo personalizado separado - uma coluna de tabela que você mesmo adicionará. Nesses campos, você observará como está indo a preparação para as negociações. As negociações e outros eventos estarão localizados nas linhas da tabela. Panorama permite criar campos de vários tipos: "Sim/Não", "Texto", "Número", etc. Estes três campos são necessários para controlar a preparação das negociações.

Para obter mais informações sobre como criar uma tarefa no calendário do Outlook e criar uma lista de tarefas e uma lista de tarefas no Outlook “Abaixo os diários! Quais programas ajudarão a secretária a planejar a jornada de trabalho do gerente »

Para personalizar e adicionar colunas, clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna e clique em Selecionar campos. Clique no botão "Criar" - a janela "Nova Coluna" será aberta. Obviamente, para marcar o fato de reservar uma sala de reunião, o campo tipo “Sim/Não” é suficiente. Então digite um nome de coluna: "Quarto - Livro". Selecione o tipo de campo "Sim/Não" na lista suspensa. Deixe o formato do campo como Ícone. Clique OK.

Você retornará à janela Selecionar Campos. O campo que você criou aparecerá na lista Campos do usuário da pasta. Arraste-o com o mouse para a tabela no painel de nomes de colunas, à direita do campo "Fim". Agora, para indicar que uma sala está reservada para negociações, clique na coluna correspondente na linha de um evento específico. Esta etapa será marcada com uma marca de seleção.

Da mesma forma, crie e arraste todos os campos obrigatórios para a tabela. Por exemplo, para preparar negociações, você precisará das seguintes colunas: “Início”, “Fim”, “Sala - livro”, “Número de participantes”, “Convites - enviar”, “Apostilas e adicionais. materiais” (Fig. 5).

Para as colunas Sala - Livro e Convites - Enviar, selecione o tipo de campo Sim/Não.

Para a coluna Número de participantes, selecione o tipo de campo Contagem porque é uma contagem.

Para a coluna “Apostilas e extras. materiais" selecione o tipo de campo "Texto" - é conveniente inserir os materiais que precisam ser preparados ou impressos.

Trabalho prático nº 2

Tópico da liçãoMicrosoft Office Outlook

Planejamento do tempo de trabalho

O objetivo da lição

Aprenda a planejar o tempo de trabalho usando o Microsoft Office Outlook

Introdução

O trabalho de um secretário é muito diversificado. Trata-se da preparação de documentos,e telefonemas, organização da recepção de visitantes e muito mais. esteas atividades relacionadas à solução de problemas atuais são invisíveis para o não iniciado. No entanto, em quão com sucesso e rapidez ele é implementadolyatsya, depende da eficiência da empresa. No ambiente PanoramaTodas as atividades estão divididas nos seguintes grupos, sobre os quaisque você já conhece: compromissos, reuniões, eventos, tarefas e telefone chamadas.

Reunião - Este é um evento que envolve uma ou duas pessoas. Horário da reunião de acordo comentre eles e reservados no calendário. A reunião não requer envolvimentorecursos: instalações especiais, tempo de preparação, custos de materiais. Uma reunião pode ser chamada de um relatório diário para o chefe, e um telefonema, e receber visitas. O importante é que, via de regra, trata-se de uma questão pequena, do ponto de vista dareduzindo o tempo gasto na preparação; está agendado para um determinado tempo e éXia unilateral (realizado pessoalmente pelo secretário) ou bilateral (conversa entre doishumano). Embora a reunião seja agendada para um horário específico, ela sempre pode ser reagendada.levar, se no momento houver outro evento mais importante.

Reunião, ao contrário de uma reunião, requer o convite de várias pessoas e o envolvimentoRecursos adicionais. A realização da reunião deve ser coordenada com todos os participantes. Reuniãotem uma data específica, bem como uma hora de início e término. SobraO evento exige uma preparação relacionada à elaboração de um plano para o evento, escolha do local e, claro, a concordância de todos os participantes.

Evento é um conjunto de atividades relacionadas a um único conteúdo, sobrefluindo por muito tempo. O evento envolve a compilaçãoplano de ação e preparação separada de cada um deles. Exemplos de eventos: feira de exposições, Jogos Olímpicos, férias, seminário. sobaeventos podem ser anuais, ou seja, ocorrem uma vez por ano em um determinado dia(por exemplo, um aniversário ou aniversário de um evento) e comum,isto é, passar uma vez e durar um ou mais dias. Ras enviando convitesevento é determinado pelo seu conteúdo. Por exemplo, sobrea realização do seminário está ligada ao convite dos participantes, e no aniversário é necessárioesteja preparado para o fato de que ao longo do dia eles vão ligar e vir visitarse deseja parabenizar seu funcionário. Se for o aniversário do seu parceiro,então você pode ter que ligar para ele mais de uma vez durante o dia para parabenizá-lo

Uma tarefa é uma tarefa que deve ser concluída em uma determinada datacustos de tempo significativos. Um funcionário executa tarefas atuais quando não realiza reuniões, reuniões, ou seja, condicionalmente, você pode dizer “livre”. Tarefas Realizadassecretário, é a preparação e processamento de documentos, a elaboração de um plano de medidasaceitação, trabalho organizacional e outros.

Para um trabalho bem-sucedido, você precisa aprender a planejar seu tempo de trabalho. No ambiente Outlook, a pasta Calendário é usada para agendar o horário de trabalho.

Tarefa 1. Trabalhando com a pasta Calendário

Familiarize-se com a interface da pasta Calendário.

Progresso

Abra a pasta Calendário

Encontre a janela do Diário com a linha do tempo marcada. Aqui você pode gravar compromissos, reuniões, eventos.

3. Altere o valor da divisão da escala de tempo.
Por esta:

clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da escala;

no menu de contexto, selecione o intervalo de tempo apropriado de 5 a 60 minutos.

Encontre "Calendário". Com ele, você pode visualizar eventos agendados para outras datas nos meses e anos atuais e próximos. A data atual é destacada em vermelho. Role o calendário alguns meses para frente ou para trás. Procure as datas em negrito.

Clique em uma data no calendário. Certifique-se de que o Diário seja aberto na data especificada.

Você pode alterar o formato do Diário. Na barra de ferramentas, localize os botões Dia, Semana de Trabalho, Semana, Mês. Clique em cada botão por vez e observe a alteração da visualização do calendário.

Encontre a barra de tarefas no seu calendário. Tem a forma de uma tabela, em que em cada linha são registados o nome e alguns parâmetros das tarefas.

Tarefa 2: Agende uma reunião

Saiba como agendar consultas.

Progresso

Abra o Diário na data atual.

Plano para o futuro próximo “Discutir com Kapronov Yu.I. plano de trabalho".

Por esta:

clique na linha do tempo em um momento localizado não antes de meia hora da hora atual;

anotar o tema da reunião;

pressione Enter.

A reunião será marcada com um ícone de alerta especial. O programa automaticamente 15 minutos antes do início da reunião emitirá um sinal sonoro avisando da aproximação da reunião.

Aguarde o bip.

Altere a duração da reunião.
Por esta:

mova o ponteiro do mouse sobre a borda superior ou inferior do registro da reunião (o ponteiro do mouse mudará de forma);

pegue e mova o limite da reunião.

5. Crie mais algumas reuniões com tópicos diferentes para os próximos dias, guiados pelos dados da tabela

Tabela de horários da semana
Dia da semana HoraTema

Segunda-feira 9.00-9.30 Reporte ao diretor

Terça-feira 13h00-14h30 Recepção para assuntos pessoais

Quarta-feira 16.30-17.00 Assinar documentos

Quinta-feira 10.00-12.00 Comissão de Educação

Tarefa 3: alterar as configurações da reunião

Ao agendar um compromisso, você pode associá-lo a um contato. Em seguida, as informações sobre isso serão registradas nas informações de contato. Usando essas informações, você sempre pode lembrar quando e quais reuniões ocorreram com o contato, sobre o que eram. Ao agendar um compromisso, você pode especificar as opções de ocupado. O Outlook fornece as seguintes opções

Ocupado A reunião não pode ser reagendada e você não quer

para incomodá-lo neste momento

Gratuito Você pode reagendar a reunião para outro horário, se houver

assunto mais urgente

Duvidoso Você não tem certeza de que a reunião acontecerá

Fora do trabalho Reunião ocorre em outro lugar

É especialmente importante especificar os parâmetros de ocupação se você trabalhar em grupo e comunicar seus planos a outros membros pela rede. Suas opções de emprego os ajudarão a planejar suas horas de trabalho.

Aprenda a associar uma reunião a um contato, a um documento, definir e cancelar um alerta, definir opções de ocupado.

Progresso

Abra a janela de opções da reunião clicando duas vezes em um tópico ou em um tópico vazio.
linha no diário

Considere a guia Reunião.

Faça o seguinte:

alterar o tema da reunião;

indicar o local da reunião;

desabilitar o sinalizador de alerta;

defina parâmetros de emprego: ocupado, livre, questionável, fora do trabalho.

Associar um compromisso a um contato. Para fazer isso, clique no botão Contatos na parte inferior da caixa de diálogo e na lista de contatos que se abre, selecione o nome da pessoa de contato com quem a reunião está agendada.

Tarefa 4. Notas e anexos

Normalmente, alguns assuntos de negócios são discutidos durante a reunião. Na janela da reunião, você pode fazer anotações, anotações, quais questões devem ser discutidas, sugestões sobre tópicos a serem discutidos e assim por diante. Se um documento estiver sendo preparado para uma reunião, você poderá colá-lo diretamente na janela da reunião ou vinculá-lo a ele.

Aprenda a fazer anotações e anexos para uma reunião.

Progresso

Abra a janela da reunião

Na caixa de texto das notas da reunião, escreva o texto: "Discutir o momento do trabalho, o número de participantes e o escopo de suas perguntas".

Anexe o arquivo que você criou e salvou em seu computador à reunião.
Por esta:

clique no botão Adicionar arquivo (ou no menu Inserir arquivo);

na janela do navegador, encontre o arquivo desejado e clique no botão Inserir (o ícone do arquivo aparecerá na janela).

4. Você também pode colar o conteúdo do arquivo.
Por esta:

selecione Objeto no menu Inserir;

na caixa de diálogo, selecione a opção Criar do arquivo;

clique no botão Procurar e selecione o nome do arquivo na caixa de diálogo;

feche as caixas de diálogo clicando no botão OK e certifique-se de que o conteúdo do arquivo apareça no campo de notas.

Tarefa 5: agende reuniões recorrentes

No trabalho do secretário há reuniões que se repetem periodicamente. Por exemplo,é feito um relatório ao diretor no início de cada dia de trabalho, assinando antesdocumentos - ao final do expediente, são realizadas reuniões uma vez por semana, dedicadas anye planejando o trabalho futuro e relatando o trabalho realizado. Todos os tipos de reuniões listados podem ser marcados no calendário como recorrentessim Nesse caso, eles serão registrados automaticamente nos dias programados.

Saiba como criar um compromisso recorrente.

Progresso

1. Crie vários compromissos no calendário, aos quais será atribuído um atributo recorrente

Dia da semana Sinalizador de recorrência do tópico de tempo

Segunda-feira 9.00-9.30 Verificar correio diariamente

Segunda-feira 9.30-10.00 Reporte ao diretor diariamente

Segunda-feira 16.30-17.00 Assinatura de documentos diariamente

Segunda-feira 10.00-11.00 Reunião de planejamento toda semana

Terça-feira 13.00-14.30 Recepção para assuntos pessoais todas as semanas

Sexta-feira 16.00-17.00 Resultados do trabalho todas as semanas

2 Defina o sinalizador de recorrência para o compromisso.

Por esta:

clique duas vezes para abrir a janela da reunião;

na barra de ferramentas, clique no botão Repetir

na caixa de diálogo Recorrência do compromisso, defina as opções de recorrência necessárias;

feche a janela de compromisso e procure no calendário outras datas para as quais o compromisso recorrente será registrado automaticamente.

Tarefa 6: Agendar reuniões e eventos

A reunião envolve o convite de vários participantes. O ambiente de software Outlook permite que você selecione participantes de Contatos de solda e envie convites automaticamente para eles. Esse tipo de trabalho está diretamente relacionado à possibilidade de trabalho em grupo na rede. Um evento é um evento de dia inteiro.

Saiba como agendar uma reunião e um evento.

Observação:

Se você trabalha online, os convites serão enviados automaticamente para os endereços especificados na pasta Contatos

Progresso

Abra uma reunião recorrente

Clique na guia Disponibilidade do Membro. Clicar nessa guia converte automaticamente o compromisso em uma reunião.

Para selecionar participantes e enviar-lhes convites, clique no botão Outros. O catálogo de endereços será aberto.

Selecione os participantes da reunião.

5. Na lista gerada, clique no ícone de envio de convite ao lado de cada participante e selecione enviar ou não enviar convites.

6. Ao formar a pasta Contatos, todas as datas de nascimentos e aniversários são registradas automaticamente na agenda dos dias correspondentes como eventos. Essa entrada no dia certo o lembrará da necessidade de parabenizar seu parceiro, o que é um sinal de cortesia na comunicação comercial. O evento é indicado no cabeçalho da folha do diário. Revise o diário e certifique-se de que os aniversários de seus funcionários e parceiros sejam inseridos de acordo

7 Crie um Seminário de Gerentes de evento de dia inteiro.

Por esta:

clique duas vezes para abrir uma nova reunião;

marque a caixa Todo o dia;

defina o restante dos parâmetros da reunião: tópico, local, data, hora, participantes.

Tarefa 7. Criando uma tarefa

A janela da pasta Calendário contém a Barra de Tarefas. Uma tarefa, ao contrário de uma reunião, não tem uma data e hora de entrega específicas. Ele só tem uma data de início e data de vencimento específicas. As tarefas são armazenadas em uma pasta separada com o mesmo nome. A barra de tarefas do calendário está vinculada à pasta Tarefas

Você pode definir as seguintes opções de tarefa:

especifique o tópico da tarefa;

definir uma data de início e uma data de vencimento;

acompanhar as etapas de conclusão: não iniciada, em andamento, concluída, adiada, pendente;

indicar a porcentagem de conclusão da tarefa;

confiar a tarefa a outro executor e controlar a execução;

associar uma tarefa a um contato;

anexar um arquivo ou anotar notas;

alterar a representação dos detalhes da tarefa na janela.

Muitas dessas opções são semelhantes às opções de reunião.

Saiba como criar tarefas e definir seus parâmetros.

Progresso

Considere a representação de informações sobre tarefas na pasta Calendário e na pasta Tarefas, pois elas têm muita sobreposição.

Vá para a pasta Tarefas.

Para criar uma tarefa, clique na linha que diz "Clicar adicionará um item (Tarefa)".

Dessa forma, você pode definir o assunto, a data de vencimento e alguns outros parâmetros da tarefa. Anote o assunto “Ordem de aprovação do agendamento de férias” e indique a data de vencimento no calendário suspenso e pressione Enter.

Para inserir informações detalhadas sobre uma tarefa, clique duas vezes para abrir a janela
parâmetros da tarefa.

Insira a data de início, status, porcentagem concluída da tarefa. Marque a caixa de alerta.

Anexe um arquivo com um pedido à tarefa.

Crie mais algumas tarefas para os próximos 5 dias:

coletar informações sobre férias;

fazer um plano para o seminário;

faça uma lista dos participantes do seminário;

enviar mensagens telefônicas aos participantes do seminário.

Tarefa 8. Atribuir uma tarefa a outra pessoa e monitorar a execução

O secretário não apenas executa de forma independente as tarefas do diretor, mas pode, sob sua direção, confiar a execução da tarefa a outro funcionário e monitorar a execução.

Ambiente de softwarePanoramapermite-lhe atribuir uma tarefa a qualquer pessoa da pastaContatos. Quando uma tarefa é atribuída, ela é enviada automaticamente pela rede de funcionários.apelido que se torna o proprietário da tarefa. A tarefa atribuída é armazenada na pastake secretário, que assim tem a oportunidade de controlar o curso de sua execução.

Aprenda a delegar tarefas aos outros.

Progresso

1. Abra a janela de tarefas "Enviar mensagens telefônicas aos participantes do seminário"

   Na barra de ferramentas, clique no botão Atribuir tarefa.

   A linha Para... aparece.

   Clique no botão Para... A janela do destinatário do pedido será aberta

   Destaque o contato desejado com um clique e transfira-o para a lista de destinatários
   mensagens clicando no botão Para...

   Feche a janela e certifique-se de que a linha Para... contenha o contato selecionado.

   Feche a janela de tarefas. O Outlook começará imediatamente a encaminhar a tarefa. Depois de atribuir uma tarefa a outra pessoa, você deixa de ser seu proprietário, ou seja, não pode alterar seus parâmetros. Você apenas tem que controlar a execução da tarefa.

   Procure na pasta Tarefas para ver como o ícone da tarefa mudou. Um novo ícone significa que a tarefa foi atribuída a outra pessoa. As tarefas em uma pasta são agrupadas pelos responsáveis ​​pela execução

   Crie mais tarefas e atribua-as a diferentes pessoas da pasta Contatos.

Tarefa 9. Alterando a visualização dos detalhes da tarefa

As informações sobre a tarefa são apresentadas na forma de uma tabela. Os títulos das colunas indicam as opções de tarefa exibidas. O ambiente de software permite alterar a apresentação das informações sobre a tarefa. Para fazer isso, use o item Current View do menu View. Se por algum motivo você não estiver satisfeito com as visualizações oferecidas pelo programa, você pode definir qualquer número de colunas na tabela, formas de agrupar e classificar tarefas.

Aprenda como usar as visualizações de informações de tarefas fornecidas pelo programa e como alterar o número de colunas em uma tabela.

Progresso

Abra a pasta Tarefas.

No menu Exibir, selecione o item Exibição atual e no menu adicional um dos tipos de exibição.

Veja como a visualização do problema mudou.

Aplicar outros tipos de apresentação.

Clique com o botão direito na barra de título.

No menu de contexto, selecione Alterar visualização atual. A janela de detalhes da visualização será aberta

Visualize o conteúdo dos botões. Altere a visualização usando caixas de diálogo de botão.

Tarefa 10. Criando uma nota

A anotação - Este é um pequeno memorando. O texto da nota pode ser o mais diverso: um pensamento que você não queresquecer; um lembrete de algo para você ou outro funcionário; uma história nova que você pode contar ao seu parceiro de vez em quando; citação e muito mais. Em um escritório não informatizado, às vezes você pode ver essa imagem. por toda partefazer - na mesa, no telefone, na parede, no vidro da janela, na mesa -pequenas folhas de papel com algumas notas são coladas. Isso são notas. Aceitaque tal escritório pode dar a um estranho uma ideia de um forteo emprego de empregados, no entanto, parece muito descuidado. Notas no ambiente de softwarePanorama- Este é um análogo eletrônico de um bloco de notas de papel com folhas destacáveis. As notas são usadas para registrar perguntas, lembrarconhecimento e muito mais, que geralmente é escrito em um caderno de papel. Além do mais,As notas são uma ótima maneira de armazenar informações que você pode precisar mais tarde, comomedidas, direções ou texto que você pode colar em outros itens ou documentos. Ambiente de softwarePanoramatem uma pasta especial onde você pode criare salve a nota e use-a se necessário. Além desses principaispossibilidades você pode: associar uma nota a um contato; atribuir uma categoria a ele; enviar por correio; modelo; alterar a visualização da nota. Como você pode ver, com uma nota, você pode realizar ações semelhantes às ações comoutros elementos.

Você pode trabalhar com suas notas abertas na tela. As alterações feitas na nota são salvas automaticamente. Em seguida, sua tela será preenchida com notas.

Saiba como criar uma nota e trabalhar com ela.

Progresso

Abra a pasta Notas.

Clique no botão Criar. Uma janela de nota amarela será aberta.

Anote o texto da nota na janela.

Feche a nota. Ele aparecerá na forma de um ícone no campo de trabalho da pasta.

Associar uma nota a um contato.
Por esta:

clique duas vezes no ícone para abrir a nota;

abra o menu de notas ocultas;

selecione Contatos;

selecione a pessoa desejada na lista de contatos que se abre.

1. Quando uma nota é associada a um contato, as informações sobre isso são exibidas na guia Ações de contato. Na pasta Contatos, abra o cartão da pessoa à qual você vinculou a nota.

   Acesse a aba Ações e, entre outras ações, procure uma menção
   sobre a nota.

   Explore outras opções do menu de notas. Entre outros, você encontrará o comando Avançar. Quando o comando é executado, uma janela de mensagem de e-mail padrão é aberta.

perguntas do teste

Qual é a diferença entre reunião, reunião, evento, tarefa?

Qual é a finalidade da pasta Diário no Outlook?

Como a data atual é destacada no calendário?

Como faço para vincular uma reunião agendada a um contato?

Como inserir um documento na janela da reunião?