Comenzile conțin detalii, a căror compoziție și procedura de înregistrare sunt definite în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. Vă atrag atenția că de la 1 iulie 2017 GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde de informare, biblioteconomie și editare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente”, care va înlocui anterior GOST R 6.30-2003.
În conformitate cu Legea federală din 29 iunie 2015 nr. 162-FZ „Cu privire la standardizarea în Federația Rusă”, standardizarea în Rusia se bazează pe principiul aplicării voluntare a documentelor de standardizare (dacă acest lucru nu se aplică produselor de apărare). Prin urmare, la elaborarea Instrucțiunilor pentru Documente, avem dreptul (dar nu suntem obligați) să luăm standardul de stat ca bază pentru prelucrarea detaliilor și nu ne este interzis să clarificăm și să completam cerințele acestuia.
În acest articol, vom lua în considerare în continuare regulile de emitere a detaliilor, ținând deja seama de noul GOST, precum și de recomandările „Documentație organizațională și administrativă. Cerințe de documentare. Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003 "(aprobat de Rosarkhiv).
Atenţie, în GOST R 7.0.97-2016, numărul de detalii utilizate în comenzi s-a modificat, dar nu au existat modificări fundamentale în designul acestora și vă vom atrage atenția asupra detaliilor disponibile.
În plus, în exemplele acestui articol, pentru a desemna detaliile documentelor, vom folosi numerotarea introdusă de noul GOST R 7.0.97-2016. Regulile de emitere a ordinelor și instrucțiunilor sunt aceleași (în continuare în text, pentru simplitate, vom menționa doar comanda).
Formular de comandă
Forma unui anumit tip de document include detaliile:
- 01 „steamă” sau 02 „emblemă” sau 03 „marcă comercială (marca de serviciu)”, dacă organizația are dreptul de a folosi ceva din această listă;
- 05 „numele organizației – autorul documentului”. Sub denumirea completă a organizației de mai jos, între paranteze, poate fi indicată denumirea prescurtată (în strictă conformitate cu actele constitutive). Vezi exemplul 2.
Dacă autorul documentului are o organizație-mamă, atunci aceasta este indicată (în formă completă sau prescurtată) deasupra acesteia (Exemplul 2).
Dacă ordinul este emis de șeful unei subdiviziuni (de exemplu, o sucursală), atunci numele acestuia este indicat sub numele organizației autor - cerința 06 (Exemplul 1); - 09 „nume tip document”- în cazul nostru, „COMANDĂ”;
- 13 „locul întocmirii (publicării) documentului”și
- dacă este necesar, marcaje limită pentru limitele zonelor pentru localizarea detaliilor 10 "data"și 11 „număr de înregistrare”, precum și 17 „titlu în text”.
Exemplul 1
Restrângeți afișarea
Exemplul 2
Restrângeți afișarea
Regulile pentru proiectarea formularelor sunt stabilite de secțiunea 6 din noul GOST. Permite producerea acestora pe coli de format A4 (210 × 297 mm) și mai puțin. Dar pentru comenzi trebuie să utilizați formatul A4. În ceea ce privește câmpurile, GOST spune următoarele:
Fragment de document
Restrângeți afișarea
GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Secțiunea 6 „Formulele documentelor”
Fiecare foaie a documentului, întocmită pe antet sau fără acesta, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
20 mm - stânga;
10 mm - dreapta;
20 mm - sus;
20 mm - mai jos.
Documentele cu perioade lungi de depozitare (peste 10 ani) trebuie să aibă o marjă stângă de cel puțin 30 mm...
Detaliile comenzii, intocmite pe formular
Recuzită 10 „data documentului” conține data la care a fost semnată comanda. Se scrie în secvența zi a lunii + lună + an într-unul din două moduri: numeric sau alfanumeric. De exemplu, „05.05.2017” sau „mai 2017”. În Instrucțiunile pentru munca de birou ale organizației, merită să alegeți unul dintre ele.
Recuzită 11 „număr de înregistrare a documentului” pe aceeași linie cu data. Este mai bine ca acesta să conțină un index al comenzii aparținând unui anumit flux de documente (cel puțin cu referire la perioada de stocare) și un număr de serie în cadrul acestuia pe parcursul anului.
Recuzită 14 „bară pentru restricționarea accesului la document” indicat dacă comanda conține informații restricționate. Pe prima foaie, în colțul din dreapta sus, sunt aplicate ștampila corespunzătoare și numărul copiei (de exemplu: „secret”, „confidențial”, „pentru uz oficial” sau „PAL”). Vezi exemplul 3.
Exemplul 3
Restrângeți afișarea
Recuzită 17 „titlu în text” este rezumatul documentului. Se formulează cu prepoziția „o” („despre”) și răspunde la întrebarea „despre ce?”:
- un ordin (despre ce?) privind crearea unei comisii de atestare;
- un ordin (despre ce?) privind aprobarea tabelului de personal etc.
Titlul textului este întocmit sub detaliile formularului.
Este scris într-un font obișnuit (nu „bold”) fără punct la sfârșit.
Titlurile comenzilor de personal includ adesea:
- numele acțiunii și
- parafale cu numele de familie al salariatului (angajaților) pentru care se efectuează această acțiune, de exemplu:
- „Cu privire la transferul I.O. Besfamilny",
- „Pe răspunderea disciplinară a P.E. Petruchina,
- „Cu privire la demiterea lui K.S. Kosachev și R.P. Pisarev”.
Mai mult de patru angajați sunt de obicei indicați în titlu într-un mod generalizat, de exemplu, „Cu privire la încurajarea angajaților direcției de management al personalului”.
Recuzită 18 „text document” separate de titlu prin două sau trei rânduri spațiere, tipărite de la marginea stângă a câmpului de text. Anterior, a existat o recomandare de a-l tipări folosind 1,5 spațiere între rânduri pentru o citire mai ușoară, dar nu a fost inclus în noul GOST. Nu vom schimba practica stabilită la întreprinderea noastră.
În același timp, alte detalii constând din mai multe rânduri (antetul către text, poziția în semnătură și altele) erau întotdeauna tipărite cu 1 spațiere între rânduri.
Să cităm acea parte din GOST R 7.0.97-2016, care reglementează designul textului în ordine:
Fragment de document
Restrângeți afișarea
5.18. Textul documentului este redactat în limba de stat a Federației Ruse sau în limba (limbile) de stat a republicilor din Federația Rusă, în conformitate cu legislația republicilor din Federația Rusă.
Textul documentului, întocmit în baza unor acte legislative sau de reglementare, acte administrative emise anterior, indică detaliile acestora:
- denumirea documentului, denumirea organizației - autor ... data ... numărul de înregistrare ... titlul textului sau denumirea tipului de document;
- numele organizației sau funcția persoanei care a aprobat documentul, data aprobării documentului.
Textul documentului poate conține secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, subparagrafe, numerotate cu cifre arabe. Nu ar trebui să existe mai mult de patru niveluri de rubricare a textului.
În ordine, textul este scris la persoana întâi singular („Eu comand”)...
În documentele comune, textul este scris la persoana I plural („comandăm”, „hotărât”)...
În textele documentelor se folosesc doar abrevieri general acceptate și abrevieri grafice.
Când se utilizează numele persoanelor în text, inițialele sunt indicate după numele de familie ...
Și vom adăuga că în textul ordinului înainte de Numele de familie I.O. trebuie indicată poziţia salariatului, tk. la locul de muncă (în special în organizațiile mari), oamenii sunt identificați în primul rând după poziție și profesie, și doar în al doilea rând după personalități.
Textul ordinului este alcătuit din două părți: constatator și administrativ. LA parte constatatoare este prezentată rațiunea acțiunilor prescrise. Dacă baza pentru emiterea ordinului a fost un act legislativ sau de reglementare al unei organizații superioare sau un document emis anterior de organizația dvs., atunci un link către acesta este dat în partea de constatare. În acest caz, pot fi utilizate expresii precum „Pe baza...”, „În conformitate cu …”, „În conformitate cu …” (ca în exemplul 3).
În cazul în care ordinul este emis din inițiativă, partea constatatoare formulează scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, stabilește faptele sau evenimentele care au determinat emiterea ordinului. În acest caz, pot fi folosite formulări precum „În scopul...”, „În legătură cu...” (a se vedea Exemplul 4).
Exemplul 4
Restrângeți afișarea
Dacă acțiunile prescrise nu necesită clarificări sau justificare, partea constatatoare poate lipsi.
Se termină cu cuvântul: „COMAND:”, care este întocmit pe o linie separată de marginea câmpului din stânga cu majuscule (mai era practica de a-l tipări pe rând și cu aldine, acum este mai puțin uzual).
Partea constatatoare a ordinului se termină cu cuvântul: „AM MODIFICA:” sau „OBLIG:”, care este întocmit în mod similar.
Partea administrativa Textul ordinului este împărțit în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe cu puncte. O misiune bine formulată ar trebui să includă:
- o indicație a acțiunii specifice care trebuie efectuată, exprimată prin verb într-o formă nedeterminată;
- unul sau mai mulți interpreți (dacă sunt mai mulți, atunci se notează care dintre ei este responsabil). De obicei, un anumit funcționar (sau persoane) este indicat ca executor, mai rar - o unitate structurală (atunci șeful acesteia este responsabil pentru executarea corectă a ordinului);
- perioada de executie.
De regulă, executantul ordinului și termenul de executare se încadrează în același (Exemplul 5). Dar am început să le transferăm pe linii separate, astfel încât aceste informații să iasă mai bine în evidență și să fie mai ușor de încărcat în EDMS (Exemplul 6).
Exemplul 5
Restrângeți afișarea
7.2. Specialist senior al Departamentului de Resurse Umane Fedorov K.M. face completări la Regulamentul Intern al Muncii privind interzicerea fumatului pe teritoriul Societății, cu excepția locurilor special amenajate. Termen - 31.10.2017.
Exemplul 6
Restrângeți afișarea
7.2. Faceți completări la Regulamentul Intern al Muncii privind interzicerea fumatului pe teritoriul Societății, cu excepția locurilor special amenajate.
Responsabil: specialist principal al departamentului de personal Fedorov K.M.
Termen limită: 31.10.2017.
Perioada de executie este mai bine să indicați pur și simplu data fără prepoziții, al cărei sens (așa cum a arătat practica) poate fi interpretat diferit de oameni diferiți. Acestea. nu este necesar să se scrie „Specialistului superior... să depună... înainte de 31.05.2017” sau „până la 31.05.2017”. Din punctul de vedere al limbii ruse, o astfel de formulare înseamnă că ordinul trebuie finalizat înainte de 31 mai, adică. până pe 30 mai. Dar majoritatea cred altfel. Prin urmare, este necesar să se formuleze clar și chiar de dorit să se explice semnificația structurilor de text utilizate în Instrucțiunile de lucru de birou, astfel încât, după ce ați întâlnit o privire surprinsă, să aveți ceva de replicat.
Formularea prezentată în exemplele 5 și 6 impune în mod clar ca ordinul să fie executat înainte de sfârșitul zilei lucrătoare din 31 mai 2017.
Termenul de executare în alineatele părții administrative a ordinelor nu este indicat în cazurile în care acțiunile prescrise sunt de natură regulată sau normativă (adică punerea lor în aplicare este prescrisă pe toată perioada de valabilitate a prezentului ordin).
Dacă este necesar, un paragraf separat la sfârșitul comenzii enumeră documentele emise anterior (comenzi, comenzi) sau părți ale acestora, care sunt anulate, modificate sau completate prin acest ordin (a se vedea paragraful 3 al ordinului din Exemplul 3).
Clauză specială privind controlul performanţa se întocmeşte în partea administrativă a textului ultima. Nu folosim ture arhaice de tipul „Îmi rezerv controlul asupra executării comenzii”. Numai în cazul în care șeful care a semnat ordinul își deleagă dreptul de a controla executarea acestuia unui alt funcționar, se indică (vezi paragraful 4 al ordinului din Exemplul 3).
recuzită 19 „marca despre aplicare” este luat în considerare (vezi două note „19” în Exemplul 3):
- și mențiunea existenței unei cereri în textul ordinului,
- și un marcaj pe aplicația în sine în colțul din dreapta sus cu un link către documentul „mamă”.
Să vedem ce mai spune noul GOST despre designul acestei mărci în comenzi:
Fragment de document
Restrângeți afișarea
GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare.
5.19. ... În actele administrative (decrete, decizii, ordine, instrucțiuni), contracte, regulamente, reguli, instrucțiuni și alte documente, marca de pe cerere se întocmește astfel:
- în textul înscrisului, la prima mențiune a documentului-cerere, între paranteze se indică: ... (cerere) sau ... (cerere 1); este permisă punerea unui semn de număr înaintea numărului cererii: ... (cererea nr. 2);
- pe prima pagină a documentului de aplicare în colțul din dreapta sus este indicat:
Liniile de sprijin sunt aliniate la stânga sau centrate în raport cu cea mai lungă linie.
În cazul în care anexa la actul administrativ este un act juridic normativ sau alt document aprobat prin acest act administrativ, prima filă a cererii va conține o mențiune despre cerere (fără trimitere la documentul administrativ) și o ștampilă de aprobare, care indică datele actului administrativ prin care se aprobă documentul-cerere.
Astfel, dezvoltatorii noului GOST au soluționat o neînțelegere de lungă durată, conform căreia, pe cererea aprobată prin documentul administrativ (dacă citiți GOST R 6.30-2003 textual), era necesar să se întocmească atât marca de cerere, cât și ștampila de aprobare, dublând informații despre documentul „părinte” din acestea . Prin urmare, în practică, unul dintre aceste detalii a fost de obicei întocmit. Acum vom întocmi simbioza lor (a se vedea „19” în Exemplul 3), are sens atunci când trebuie să indicați numărul cererii (comparați notele „19” în Exemplele 3 și 4).
Recuzită 22 „semnătură” include titlul funcției persoanei care semnează documentul, semnătura lui olografă, transcrierea semnăturii (prima parafa, apoi numele) - vezi Exemplele 3 și 4.
Cu cât mai multe informații despre autorul documentului sunt conținute în formular (așa-numitul „antet”), cu atât mai puține rămân în atributul „semnătură”. În comenzile de mai sus, este dat cel puțin numele organizației, atunci nu este necesar să o duplicați în poziția semnăturii (nu vom scrie acolo „Director general al PJSC Medveditsa”). Dacă ordinul este emis pe antetul unui funcționar, atunci poziția sa în „semnătura” necesară se evaporă complet, rămânând doar o lovitură și transcrierea acesteia.
Semnătura de pe comandă/comandă nu este certificată prin sigiliu.
Consultați articolul „Înregistrarea „semnăturii” necesare”, ținând cont de cerințele noului GOST R 7.0.97-2016
Recuzită 25 „notă despre artist” include prenumele, numele și patronimul interpretului integral, numărul de telefon al acestuia (intern sau complet). Acesta poate fi completat cu titlul postului, unitatea structurală și adresa de e-mail a interpretului.
Se întocmește de obicei pe ultima foaie a documentului de la marginea câmpului din stânga mai aproape de câmpul de jos al documentului, astfel încât vizele de semnătură și aprobare să se potrivească deasupra (vezi Exemplele 3 și 4). Dacă nu mai există spațiu pentru aceasta pe fața ultimei foi, atunci interpretul poate fi indicat și pe spatele său în stânga jos.
Prezența unei astfel de mărci îl salvează pe semnatar de o comunicare inutilă, majoritatea întrebărilor de pe document, dacă apar, vor fi adresate antreprenorului care a pregătit proiectul. Noul GOST recomandă în mod corect indicarea numelui complet și a patronimicului (spre deosebire de GOST R 6.30-2003 anterior) - astfel încât devine imediat clar cum să se adreseze unei persoane.
Vezi știrea „Nou GOST pentru documentația organizatorică și administrativă” cu o adresă de internet unde poți citi textul noului GOST
Dragi membri ai comunității PRO-Secretariat! Prin numeroasele dumneavoastră solicitări, postăm un articol de V.F. Yankova „Comandă fără erori”, publicată în nr. 4 2009 din „Cartea de referință a secretarului și directorului de birou”. Un ordin este un document administrativ emis de șeful organizației. Din punct de vedere juridic, un ordin este un act de conducere, o instrucțiune autorizată a șefului, dată în limitele autorității sale. Ordinul se emite in scris si contine norme, instructiuni care sunt obligatorii pentru executare.
Ordin - un document administrativ emis de șeful organizației. Din punct de vedere juridic, un ordin este un act de conducere, o instrucțiune autorizată a șefului, dată în limitele autorității sale. Ordinul se emite in scris si contine norme, instructiuni care sunt obligatorii pentru executare.
Motive pentru clasificarea comenzilor
În practica activității manageriale, se obișnuiește să se separe comenzile pentru activitățile de bază de comenzile pentru personal. Motivul pentru aceasta este perioada de stocare a comenzilor: comenzile pentru activitatea principală sunt stocate permanent *, iar comenzile pentru personal - 75 de ani, precum și faptul că pentru multe comenzi pentru personal există formulare unificate ** care sunt obligatorii pentru aplicarea si structura textelor diferite de comenzile pentru activitatea principala. Având în vedere această împrejurare, în continuare vom vorbi despre comenzi pentru activitatea principală, pentru care nu există forme unificate, și de aceea putem presupune că sunt întocmite în formă liberă, în măsura în care acest concept - formă liberă - poate fi aplicat la documentul.
O altă bază pentru clasificarea comenzilor este statutul juridic al informațiilor conținute în comandă. Din acest punct de vedere, ordinele sunt împărțite în acte juridice cu caracter normativ și acte juridice nenormative.
Actele juridice de reglementare includ ordine care aprobă documente de reglementare - reguli, reglementări, instrucțiuni, reglementări, standarde ale organizațiilor etc. o gamă largă de organizații sau persoane. Actele juridice cu caracter nenormativ sunt ordine care conțin ordine cu caracter unic. De regulă, astfel de instrucțiuni au un anumit executor (executori) și un termen limită de execuție.
Baza normativă
Singurul document normativ care stabilește procedura și regulile de pregătire a ordinelor este Instrucțiunea standard pentru munca de birou în organele executive federale (aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse nr. 536 din 08.11.2005). Instrucțiunea tip stabilește componența detaliilor comenzii, procedura de pregătire și emitere a comenzilor. Anexele 5-6 la instrucțiuni oferă exemple de execuție a comenzilor. Și, deși modelul de instrucțiuni este destinat autorităților executive federale, alte autorități, precum și multe organizații statale și nestatale, folosesc prevederile modelului de instrucțiuni în propriile instrucțiuni de lucru de birou. În ciuda acestui fapt, în practică, se comit erori în pregătirea și executarea comenzilor.
Greșeli frecvente în comenzi
Luați în considerare cele mai tipice erori întâlnite în pregătirea și executarea comenzilor pentru activitatea principală. Calificând acest sau acel fenomen drept eroare, ne vom baza pe prevederile Instrucțiunilor standard pentru documentele în autoritățile executive federale. Exemplu: preambulul (partea care menționează) din ordinul organizației „Cu privire la înființarea Comisiei pentru trecerea la un nou sistem de salarizare”.
În conformitate cu Regulamentul privind stabilirea sistemelor de salarizare pentru angajații instituțiilor bugetare federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 5 august 2008 nr. 583, prin ordin: ...
Cometariu:în acest caz, justificarea este o referire la un act juridic normativ emis de Guvernul Federației Ruse. Când se face referire la documente din preambulul ordinului, este necesar să se furnizeze amprenta integrală a documentului: denumirea tipului de document, denumirea organismului care a emis documentul, data, numărul de înregistrare al documentului. , titlul textului. Dacă se face referire la un document aprobat de orice organism, indicați tipul de document, organismul de către care a fost aprobat și data aprobării. De asemenea, trebuie reținut că nu există o abreviere oficială pentru cuvintele „Federația Rusă” sub forma „RF”. Cuvintele „Federația Rusă” sunt folosite sub forma unui nume complet sau a unui nume prescurtat - „Rusia”, care în documentele oficiale este folosit numai în denumirile abreviate ale organelor executive federale (Ministerul Afacerilor Externe al Rusiei, Ministerul Sănătății). și Dezvoltarea Socială a Rusiei etc.). Prin urmare, în acest caz, preambulul ar trebui formulat după cum urmează:
În conformitate cu Regulamentul privind stabilirea sistemelor de salarizare pentru angajații instituțiilor bugetare federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 5 august 2008 nr. 583 „Cu privire la introducerea de noi sisteme de salarizare pentru angajații instituțiilor bugetare federale și organele de stat federale, precum și personalul civil al unităților militare, instituțiilor și subdiviziunilor organelor executive federale, în care legea prevede serviciul militar și echivalent, a cărui remunerare se realizează în prezent pe baza Tarifului unificat pentru remunerarea angajaților instituțiilor statului federal, : ... Exemplu: preambul în ordinul „Cu privire la măsurile de asigurare a securității la incendiu”.
La 27 decembrie 2008, în timpul orelor de lucru, a izbucnit un incendiu în clădirea filialei Instituției Federale de Sănătate „Centrul de Igienă și Epidemiologie” din regiunea Kaluga din districtul Sukhinichsky. În urma incendiului, clădirile clădirii principale și boxele de garaj, precum și bunurile din acestea au fost avariate. Cauza incendiului a fost lipsa unui control adecvat asupra funcționării aparatelor electrice și a consumului de energie, absența alarmelor de securitate și de incendiu la instalație și o defecțiune a sistemului automat de protecție împotriva incendiilor a sistemului de alimentare cu energie. În legătură cu încălcarea regulilor de securitate la incendiu, care a dus la un incendiu și pagube materiale, ordinul: ... Comentariu: în acest caz, la baza emiterii ordinului a fost o situație de urgență - un incendiu. Ordinul este însă emis nu numai în legătură cu incendiul, ci și pentru prevenirea unor situații similare pe viitor. În plus, comenzile nu folosesc o modalitate narativă de prezentare. În acest caz, partea de constatare trebuie precizată după cum urmează:
În legătură cu incendiul din 27 decembrie 2008, după programul de lucru, în clădirea filialei Instituției Federale de Sănătate de Stat „Centrul de Igienă și Epidemiologie” din districtul Sukhinichsky din regiunea Kaluga, care a apărut din cauza lipsei de controlul asupra funcționării aparatelor electrice și a consumului de energie și a provocat pagube materiale importante (cladirile au fost avariate clădirea principală și cutiile de garaj), iar în vederea asigurării securității la incendiu la instalații: creșterea responsabilității pentru funcționarea echipamentelor electrice și a sistemului de alimentare cu energie electrică, asigura securitatea și alarmele de incendiu și protecția automată împotriva incendiilor a sistemului de alimentare la comanda: ...
În unele situații, în preambulul ordinului, este necesar să se facă referire nu numai la documentul normativ, ci și la scopul activității de conducere, care trebuie implementat cu ajutorul ordinului, sau la împrejurările care s-au dezvoltat. în activitate. Preambulul în acest caz poate fi construit conform uneia dintre schemele:
Alegerea uneia sau alteia versiuni a preambulului depinde de motivul imediat al emiterii ordinului.
Elaboratorul ordinului poate alege o secvență greșită a părților din preambul.Exemplu: preambulul din ordinul societății pe acțiuni „Cu privire la modificarea structurii organizatorice și funcționale a societății”.
În conformitate cu hotărârea Consiliului de Administrație al societății (Proces-verbal nr. 1 din 15 ianuarie 2009) și în vederea îmbunătățirii structurii organizatorice și funcționale și a proceselor de conducere a societății, dispune...
Un ordin este un document administrativ emis de șeful organizației. Din punct de vedere juridic, un ordin este un act de conducere, o instrucțiune autorizată a șefului, dată în limitele autorității sale. Ordinul se emite in scris si contine norme, instructiuni care sunt obligatorii pentru executare.
Motive pentru clasificarea comenzilor
În practica activității manageriale, se obișnuiește să se separe comenzile pentru activitățile de bază de comenzile pentru personal. Motivul pentru aceasta este termenul de valabilitate al comenzilor: comenzile pentru activitatea principală sunt stocate permanent, iar comenzile pentru personal - 75 de ani, precum și faptul că pentru multe comenzi pentru personal există formulare unificate care sunt obligatorii pentru utilizare și diferă. în structura textului din comenzi pentru activitatea principală. Având în vedere această împrejurare, în continuare vom vorbi despre comenzi pentru activitatea principală, pentru care nu există forme unificate, și de aceea putem presupune că sunt întocmite în formă liberă, în măsura în care acest concept - formă liberă - poate fi aplicat la documentul.
O altă bază pentru clasificarea comenzilor este statutul juridic al informațiilor conținute în comandă. Din acest punct de vedere, ordinele sunt împărțite în acte juridice cu caracter normativ și acte juridice nenormative.
Actele juridice de reglementare includ ordine care aprobă documente de reglementare - reguli, reglementări, instrucțiuni, reglementări, standarde ale organizațiilor etc. o gamă largă de organizații sau persoane. Actele juridice cu caracter nenormativ sunt ordine care conțin ordine cu caracter unic. De regulă, astfel de instrucțiuni au un anumit executor (executori) și un termen limită de execuție.
Baza normativă
Singurul document normativ care stabilește procedura și regulile de pregătire a ordinelor este Instrucțiunea standard pentru munca de birou în organele executive federale (aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse nr. 536 din 08.11.2005). Instrucțiunea tip stabilește componența detaliilor comenzii, procedura de pregătire și emitere a comenzilor. Anexele 5-6 la instrucțiuni oferă exemple de execuție a comenzilor. Și, deși modelul de instrucțiuni este destinat autorităților executive federale, alte autorități, precum și multe organizații statale și nestatale, folosesc prevederile modelului de instrucțiuni în propriile instrucțiuni de lucru de birou. În ciuda acestui fapt, în practică, se comit erori în pregătirea și executarea comenzilor.
Greșeli frecvente în comenzi
Luați în considerare cele mai tipice erori întâlnite în pregătirea și executarea comenzilor pentru activitatea principală. Calificând acest sau acel fenomen drept eroare, ne vom baza pe prevederile Instrucțiunilor standard pentru documentele în autoritățile executive federale. Exemplu: preambulul (partea care menționează) din ordinul organizației „Cu privire la înființarea Comisiei pentru trecerea la un nou sistem de salarizare”.
În conformitate cu Regulamentul privind stabilirea sistemelor de salarizare pentru angajații instituțiilor bugetare federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 5 august 2008 nr. 583, prin ordin: ...
Cometariu:în acest caz, justificarea este o referire la un act juridic normativ emis de Guvernul Federației Ruse. Când se face referire la documente din preambulul ordinului, este necesar să se furnizeze amprenta integrală a documentului: denumirea tipului de document, denumirea organismului care a emis documentul, data, numărul de înregistrare al documentului. , titlul textului. Dacă se face referire la un document aprobat de orice organism, indicați tipul de document, organismul de către care a fost aprobat și data aprobării. De asemenea, trebuie reținut că nu există o abreviere oficială pentru cuvintele „Federația Rusă” sub forma „RF”. Cuvintele „Federația Rusă” sunt folosite sub forma numelui complet sau a denumirii abreviate „Rusia”, care în documentele oficiale este folosit numai în numele abreviate ale autorităților executive federale (Ministerul Afacerilor Externe al Rusiei, Ministerul Sănătății). și Dezvoltarea Socială a Rusiei etc.). Prin urmare, în acest caz, preambulul ar trebui formulat după cum urmează:
În conformitate cu Regulamentul privind stabilirea sistemelor de salarizare pentru angajații instituțiilor bugetare federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 5 august 2008 nr. 583 „Cu privire la introducerea de noi sisteme de salarizare pentru angajații instituțiilor bugetare federale și organele de stat federale, precum și personalul civil al unităților militare, instituțiilor și subdiviziunilor organelor executive federale, în care legea prevede serviciul militar și echivalent, a cărui remunerare se realizează în prezent pe baza Tarifului unificat pentru remunerația angajaților instituțiilor statului federal,…
Exemplu: preambul în ordinul „Cu privire la măsurile de asigurare a securității la incendiu”.
La 27 decembrie 2008, în timpul orelor de lucru, a izbucnit un incendiu în clădirea filialei Instituției Federale de Sănătate „Centrul de Igienă și Epidemiologie” din regiunea Kaluga din districtul Sukhinichsky. În urma incendiului, clădirile clădirii principale și boxele de garaj, precum și bunurile din acestea au fost avariate. Cauza incendiului a fost lipsa unui control adecvat asupra funcționării aparatelor electrice și a consumului de energie, absența alarmelor de securitate și de incendiu la instalație și o defecțiune a sistemului automat de protecție împotriva incendiilor a sistemului de alimentare cu energie. În legătură cu încălcarea regulilor de securitate la incendiu, care a dus la un incendiu și pagube materiale, s-a dispus: ...
Cometariu:în acest caz, motivul emiterii ordinului a fost o situație de urgență - un incendiu. Ordinul este însă emis nu numai în legătură cu incendiul, ci și pentru prevenirea unor situații similare pe viitor. În plus, comenzile nu folosesc o modalitate narativă de prezentare. În acest caz, partea de constatare trebuie precizată după cum urmează:
În legătură cu incendiul din 27 decembrie 2008, după programul de lucru, în clădirea filialei Instituției Federale de Sănătate de Stat „Centrul de Igienă și Epidemiologie” din districtul Sukhinichsky din regiunea Kaluga, care a apărut din cauza lipsei de controlul asupra funcționării aparatelor electrice și a consumului de energie și a provocat pagube materiale importante (cladirile au fost avariate clădirea principală și cutiile de garaj), iar în vederea asigurării securității la incendiu la instalații: creșterea responsabilității pentru funcționarea echipamentelor electrice și a sistemului de alimentare cu energie electrică, asigura securitatea și alarmele de incendiu și protecția automată împotriva incendiilor a sistemului de alimentare la comanda: ...
În unele situații, în preambulul ordinului, este necesar să se facă referire nu numai la documentul normativ, ci și la scopul activității de conducere, care trebuie implementat cu ajutorul ordinului, sau la împrejurările care s-au dezvoltat. în activitate. Preambulul în acest caz poate fi construit conform uneia dintre schemele:
Alegerea uneia sau alteia versiuni a preambulului depinde de motivul imediat al emiterii ordinului.
Inițiatorul ordinului poate alege o secvență greșită a părților din preambul.
Exemplu: preambul în ordinea unei societăți pe acțiuni „Cu privire la modificarea structurii organizatorice și funcționale a societății”.
În conformitate cu hotărârea Consiliului de Administrație al societății (Proces-verbal nr. 1 din 15 ianuarie 2009) și în vederea îmbunătățirii structurii organizatorice și funcționale și a proceselor de conducere a societății, dispune...
Cometariu:în acest caz, referirea la hotărârea Consiliului de Administrație al societății este pusă pe primul loc în preambul, iar apoi se formulează scopul, în timp ce scopul luării deciziei trebuie pus pe primul loc. Preambulul trebuie formulat după cum urmează:
În scopul îmbunătățirii structurii organizatorice și funcționale și a proceselor de management ale societății și în conformitate cu hotărârea Consiliului de Administrație al societății (Proces-verbal nr. 1 din 15 ianuarie 2009) prin ordinul...
Preambulul ordinului este separat de partea administrativă prin cuvântul „comand”, care, în conformitate cu Instrucțiunile standard pentru documentele în autoritățile executive federale, este tipărit în descărcare. În multe organizații, se obișnuiește să tipăriți cuvântul „Comand” dintr-o nouă linie cu majuscule, de la marginea marginii din stânga sau cu o liniuță de paragraf. Ambele opțiuni pot fi considerate acceptabile, de exemplu, în ordinea organizației de a aproba formularele documentelor de planificare și raportare:
Pentru a îmbunătăți organizarea activității companiei și pentru a modifica procedura stabilită prin ordinul companiei din 25 decembrie 2008 nr. 81 „Cu privire la planificarea activității companiei”,
EU COMAND:
1. Aprobați formularele planurilor lunare de lucru și rapoartele privind activitatea diviziilor companiei (Anexele 1, 2).
2. Începând cu data de 01 martie 2009, introduceți aprobarea planurilor lunare de lucru și a rapoartelor privind activitatea diviziilor societății de către adjuncții directorului general al societății în conformitate cu repartizarea atribuțiilor stabilită între aceștia.
3. Să impună controlul asupra executării ordinului directorului general adjunct al companiei Nevzorov D.M.
Forma de prezentare a părții administrative a ordinului depinde de natura deciziilor luate. Dacă ordinul este de natură normativă, precum și dacă deciziile prevăzute în ordin au caracter organizatoric, la punctele părții administrative, deciziile de conducere se formulează după cum urmează: „a aproba...”, „a crea. ...”, „a lichida...”, „a forma...” etc., în timp ce, de regulă, nu sunt indicate executantul și termenul de executare. În cazul în care deciziile sunt ordine specifice, alineatele părții administrative indică persoana responsabilă cu executarea ordinului, conținutul ordinului și termenul limită pentru executarea acestuia.
Exemplu: un articol din partea administrativă din ordinul privind aprobarea tabloului de personal.
EU COMAND:
1. Să pună în vigoare de la 01/01/2009 tabloul de personal aprobat.
2. …
Aplicație: masa de personal - 3 foi.
Cometariu: Există mai multe erori în acest exemplu. În primul rând, acțiunea de management este incorect formulată. Acest ordin este un ordin de aprobare a tabloului de personal, prin urmare, paragraful 1 al ordinului ar trebui să spună: „Aprobați tabloul de personal al organizației pentru anul 2009”. În acest caz, tabloul de personal este aprobat pentru un an, prin urmare, nu este deloc necesar să se includă în ordin sintagma despre punerea în aplicare a documentului: tabloul de personal va fi aprobat de la data emiterii ordinului. Indicarea în redactarea deciziei anului - „...pentru anul 2009”. - înseamnă că tabloul de personal aprobat va intra în vigoare de la 01.01.2009. Dacă tabloul de personal a fost pus în vigoare, de exemplu, de la 03.01.2009, paragraful din partea administrativă ar trebui să spună: „Aprobați tabloul de personal al organizației și puneți-l în vigoare de la 03.01.2009”.
Întrucât documentul aprobat este întotdeauna o anexă la ordin, o legătură către cerere trebuie făcută în paragraful corespunzător al părții administrative în felul următor:
EU COMAND:
1. Aprobați tabloul de personal al organizației pentru anul 2009 (anexă).
2. …
Nu se obișnuiește să se facă referiri la anexe în ordine în așa fel ca în exemplul de mai sus.
O comandă este un document administrativ, prin urmare, punctele comenzii nu trebuie să conțină recomandări sau dorințe, ele ar trebui să fie prescriptive. Pentru a face acest lucru, în paragrafele părții administrative a ordinului, se folosește forma nedeterminată a verbelor perfective: a organiza, a conduce, a dezvolta, a aproba, a crea, a lichida etc.
Exemplu: o clauză în partea administrativă pentru crearea unei Comisii pentru trecerea la un nou sistem de salarizare.
EU COMAND:
…
2. Comisioane pentru trecerea la un nou sistem de salarizare:
2.1. Desfășurați ateliere de lucru cel puțin o dată pe săptămână. Neprogramat - după cum este necesar.
2.2. Activitățile Comisiei sunt:
analiza situației actuale a tabloului de personal în contextul categoriilor de personal;
raportul posturilor (profesiilor) salariaților, prevăzut de personalul instituțiilor, cu grupe de calificare profesională și niveluri de calificare.
... Comentariu: în exemplul de mai sus, paragraful 2.1 ar trebui formulat diferit: „să țină ședințe de lucru cel puțin o dată pe săptămână, neprogramate - la nevoie”; conținutul clauzei 2.2 este prin natura sa nu pentru o comandă. Informațiile prevăzute la paragraful 2.2 ar trebui să fie cuprinse într-un alt document, de exemplu, în regulamentul privind comisia. Exemplu: o clauză în partea administrativă în ordinea creării unei Comisii pentru trecerea la un nou sistem de salarizare.
EU COMAND:
…
3. În activitatea sa, se recomandă Comisiei să aibă în vedere faptul că salariile salariaților (personalului) stabilite în conformitate cu noul sistem de salarizare nu pot fi mai mici decât salariile plătite salariaților conform contractului de muncă înainte de introducerea nou sistem de salarizare, în cazul în care condiția menținerii volumului de atribuții oficiale ale angajaților (personal) și prestarea muncii de către aceștia de aceeași calificare.
Orice acțiune administrativă începe cu o comandă. Un ordin este un fel de document administrativ, care este similar cu o împușcătură de la un pistol de pornire. Este publicat cu scopul de a rezolva sarcinile manageriale, administrative ale unei organizații sau diviziei acesteia. Comanda este un document standard, prin urmare are o structură clar reglementată, reguli de înregistrare în conformitate cu GOST R 6.30-2003.
Comenzile se pot referi la activitățile organizației, relațiile în forța de muncă, procedura de lucru cu documentația, impunerea de penalități, stimulente. În mod convențional, toate comenzile pot fi împărțite în două grupe: în funcție de procesele de birou (probleme principale de activitate), în funcție de personal (probleme de personal). În funcție de scopul comenzii, responsabilitatea publicării acesteia este atribuită diferiților interpreți. Pentru a întocmi o comandă, aveți nevoie de un formular special al instituției formei stabilite. Pe formular se pot folosi: stema Federației Ruse (instituție la nivel federal), marcă, emblemă. Detalii obligatorii ale comenzii: forma organizatorică și juridică a organizației, denumirea completă a acesteia, numărul de înregistrare - numărul de serie sub care este înregistrată comanda în jurnalul de înregistrare, data publicării - data semnării de către șef.Poti descarca.
Conform regulilor de corespondență comercială de pe foaia de formular, marginile sunt lăsate pe dreapta - 10 mm, sus și jos 20 mm fiecare. Dacă textul ordinului ocupă mai multe foi, atunci acestea sunt numerotate. Numerotarea începe de la a doua foaie. Numerele sunt plasate în centrul liniei de sus. Denumirea documentului – „COMANDA” se scrie cu majuscule. Textul ordinului este precedat de un titlu, răspunde pe scurt la întrebarea „despre ce este ordinea?” Este scris fără ghilimele. Următoarea parte a comenzii este o declarație a fundației sale. Aici este scris preambulul, adică motivul care a determinat emiterea ordinului, evenimentele care l-au precedat. Cel mai adesea, începutul sună astfel: „În conformitate cu...”, „Pentru a...”, „În conformitate cu...”, „În legătură cu...”. În această parte, este posibilă o trimitere la documentul oficial care a servit drept bază pentru comandă. De exemplu, „În conformitate cu ordinul Ministerului Educației din 5 mai 2014 nr. 711 „... denumirea documentului”. Preambulul se termină cu cuvântul „Comand:”.
Putem descărca:
Ordinul nu scrie cuvintele „Aduceți în atenția lui...”. Ordinul însoțește lista de corespondență, în care esența comenzii este menționată într-o formă arbitrară și sunt enumerate persoanele care ar trebui să fie familiarizate cu aceasta. O comandă nu este un document secret care trebuie păstrat într-un seif. Există oameni în munca de birou a organizației a căror obligație este să lucreze în continuare cu ordinul după ce acesta este semnat. Lista de corespondență nu este întocmită dacă angajații nu se opun nevoii de a semna fără formalitățile prin care au fost familiarizați cu comanda.- Descarcă aici.
Uneori se fac cereri la comandă. Acest lucru se face atunci când există o cantitate mare de informații care însoțesc comanda. Acestea pot fi: tabele de personal, scheme, orare, regulamente, instrucțiuni. Fiecare cerere este numerotata. Numărul cererii este scris în colțul din dreapta sus al foii. De exemplu, - „Anexa nr. 2”.Comenzile originale sunt păstrate timp de cinci ani. Ordine de angajare și concediere - 75 de ani. Dacă organizația este lichidată, iar perioada de stocare a documentelor nu a expirat, atunci acestea sunt transferate în arhiva orașului.
Fiecare organizație folosește comenzile pentru activitățile sale de bază foarte activ în cursul activităților sale. Acest articol va răspunde la întrebarea cum să redactați corect o comandă, astfel încât executarea comenzilor să respecte standardele muncii de birou. Exemple specifice pot fi găsite în secțiunea Comenzi Eșantion. Această resursă este foarte tânără, așa că colecția de mostre va fi cu siguranță completată în timp.
Pentru a emite o decizie cu caracter normativ și administrativ este necesară întocmirea unui ordin. Proiectele de comenzi pentru activitatea principală sunt întocmite de către specialiști ai diviziilor organizației din competența lor în numele conducerii sau din proprie inițiativă. Dar amintiți-vă, inițiativa noastră este pedepsită (doar glumesc). În același timp, responsabilitatea pentru pregătirea de înaltă calitate a unui proiect de comandă revine șefului acestei unități structurale, iar executarea corectă a comenzilor revine serviciului de birouri.
Formular de comandă
Comenzile pentru activitatea principală trebuie întocmite pe forma unei comenzi din forma stabilită. Este foarte bine dacă formularul de comandă folosit în organizație este setat în instrucțiunile de lucru de birou. Consultați linkul exemplu de mai jos. Include toate detaliile necesare, modificați numai datele organizației dvs.
Dimensiunea minimă a marginilor fiecărei foi din comandă din stânga, sus, jos - 20 mm, în dreapta - 10 mm. După forma scrisorii are o dimensiune similară. Dacă textul comenzii este mare, atunci acestea sunt numerotate, începând de la a doua foaie. Și ar trebui să facă acest lucru de sus și în centru.
Efectuarea comenzilor
Titlul textului
Textul comenzii pentru activitatea principală trebuie să aibă un titlu scurt, care este aliniat la centrul foii. Răspunde la întrebarea „despre ce?” si se scrie fara ghilimele - Despre aprobarea postului ..., Despre numirea unui responsabil ... etc.
Declarația motivului comenzii
De obicei, textul începe cu o expunere a motivelor, baza pentru pregătirea ordinului (preambul). Opțiunile obișnuite pentru început sunt „Pentru a ...”, „În conformitate cu ...”, „În îndeplinirea ...”, etc.
Dacă este necesar, eliberat referire la documentul de bază în următoarea ordine: tipul documentului + autor + data + număr + titlu. Vezi compilare mostra - Conform ordinului Ministerului Culturii din 31 decembrie 2013 nr.2211 „... titlul documentului”.
În ordine, cuvântul de la sfârșitul preambulului se termină cu ordinul, este mai bine să îl indicați într-o descărcare și să nu mergeți la o nouă linie (vezi exemple de comenzi). Acest cip provine din instrucțiunile pentru munca de birou din autoritățile federale. Dar dacă organizația dumneavoastră a adoptat cuvântul
EU COMAND:
tastați majuscule dintr-o nouă linie fără spațiere (așa cum se arată aici), atunci această opțiune este de asemenea acceptabilă.
Partea administrativa
Textul comenzilor pentru activitatea principală include o listă a acțiunilor prescrise. Specificul și posibilitatea controlului ulterior asupra execuției sunt importante aici.
Este convenabil să împărțiți acțiunile din partea administrativă în puncte (dar acest lucru nu este necesar).
Atât subdiviziunile structurale, cât și persoanele specifice pot apărea ca executori ai instrucțiunilor. Dacă este necesar, stabiliți termene limită. Termenele limită nu sunt stabilite pentru misiunile de natură regulată sau de reglementare. În ultimul paragraf, puteți indica cui i se încredințează controlul asupra executării comenzii (dar nici acest lucru nu este necesar).
Când se presupune că va pune în aplicare un ordin pentru activitatea principală nu din momentul emiterii sale, atunci este necesar să se indice data introducerii sale.
Textul ordinului nu trebuie să includă o expresie precum „Ordinul de a aduce la...”. Antreprenorul, împreună cu proiectul de comandă, pregătește un formular arbitrar (adică poate fi modificat după cum doriți), în care enumeră unitățile structurale necesare sau persoanele specifice care trebuie familiarizate. La urma urmei, comanda nu este emisă pentru a fi depozitată în secret într-un seif. În serviciul de gestionare a evidențelor există „oameni speciali”, ale căror atribuții includ continuarea lucrărilor cu comenzile organizației după semnarea acestora.
Puteți face totul mai puțin formal. Într-o organizație, oamenii de multe ori nu le deranjează să pună un semn pe familiarizarea cu comanda fără o listă de corespondență.
Cum se aplică
Rețele separate de informații, datorită volumului lor mare, sunt de obicei întocmite sub forma unor anexe separate la comenzile pentru activitatea principală. De exemplu, alte documente aprobate prin ordin (instrucțiuni, regulamente, grafice, diagrame, tabele de personal etc.).
Dacă există mai multe cereri, atunci acestea sunt numerotate în textul comenzii. De exemplu, „Aprobarea procedurii de acceptare și transfer, contabilizare și radiere a mijloacelor fixe (Anexa nr. 4)”.
Direct pe prima foaie a aplicației din colțul din dreapta sus, se face un marcaj conform următoarei mostre:
Cererea nr. 4
la ordinul Buivol SRL
din data de 16.01.2014 Nr.12
Cum să o emiteți sau să o schimbați corect, citiți într-un alt articol. Vor exista și mostre de astfel de comenzi.
Dacă este necesar, vedeți exemplul de la linkul din acest articol.
Cred că pentru astăzi există suficiente informații despre executarea comenzilor. Ce altceva pe tema asta? În continuare, se va putea citi despre activitatea principală - aceștia sunt pași obligatorii.
Evgenia Stripe
*** Dacă sunteți obișnuit să faceți cumpărături de pe Internet (cumpărarea de haine, telefoane, servicii, rezervare la hoteluri etc.), atunci vă puteți returna o parte din bani, de exemplu, folosind acest SERVICIU. Merge pentru mine.
Vă mulțumim că ați adăugat acest articol la:
Mai interesant pe tema:
La intrarea 216 comentarii
|
Salut! În ordinul de la sfârșitul lunii decembrie 2017, există un alineat cu următorul cuprins „Să se familiarizeze cu acest ordin pe toți angajații instituției care au legătură cu procesul contabil” și un alt paragraf „Atribuiți șefului controlul asupra executării ordinului”. contabil." Întrebare - Pe baza acestui fapt, cine trebuia să-l cunoască pe DOW sau pe contabilul însuși? După cum s-a dovedit la jumătatea lui aprilie 2018, angajații nu au fost familiarizați cu această comandă, respectiv, abia în aprilie, această comandă a fost trimisă angajaților prin e-mail. Poștă. Angajații, la rândul lor, refuză să semneze pentru familiarizarea cu comanda. Iar contabilul-șef cere instituției de învățământ preșcolar să aibă semnăturile lor pe foaia de familiarizare. Întrebarea este cum să fii DOW în acest caz? |
|
|
Salut! În orice organizație, există cazuri când șeful pleacă într-o călătorie de afaceri și emite o comandă. O astfel de comandă este necesară, deoarece este o confirmare scrisă a faptului unei călătorii de afaceri. Un exemplu de astfel de comandă ar fi:
| |||||
