Protokol odchádzajúceho dokumentu, ktorého vzor je uvedený nižšie, je veľmi užitočný pri udržiavaní záznamov v organizácii. Eviduje odchádzajúce listy, pokyny, vysvetlenia a iné papiere, ktoré organizácia niekam oficiálne posiela. Veľké podniky na to používajú tabuľky a špecializované programy. Malé podniky ich však potrebujú len zriedka.

SÚBORY

Význam

Oprava skutočnosti odoslania akéhokoľvek dokumentu nie je o nič menej dôležitá ako oprava skutočnosti jeho prijatia. Preto má denník odchádzajúceho dokumentu rovnakú hodnotu ako denník prichádzajúcej pošty. Od toho bude závisieť stupeň poriadku v odoslanej korešpondencii.

Je tiež potrebné zachovať integritu korešpondencie o zásadne dôležitých otázkach. S takýmto denníkom sa dá jednoducho spracovať do jedného súboru, s číslami, dátumami a zoznamom zodpovedných osôb.

Požiadavky na plnenie

Denník na evidenciu odchádzajúcich dokumentov, rovnako ako všetky ostatné denníky tohto typu, pozostáva z dvoch častí: obálky a strán. Obálka obsahuje názov, dátum začiatku a konca údržby (druhý je vhodné uviesť na koniec dokumentu), názov organizácie a ďalšie základné údaje. Hlavné telo by malo:

• Nechajte sa reprezentovať rovnakými stránkami (uvedené v priloženom formulári a vzorke časopisu).
• blikať. Pre pohodlie archivácie sú strany pripnuté na dvoch alebo troch miestach. Keď teda žurnál skončí, je vhodné ho umiestniť do priečinkov.
• Každá zo strán časopisu by mala byť tiež očíslovaná.
• Skončite s vodcovským vízom. Na konci sa spočíta a skontroluje počet strán. Na úplne poslednej strane dokumentu - zadnej strane obálky - je uvedený počet strán. Vedúci organizácie sem vloží svoj podpis a pečať.

V kancelárskej práci platí pravidlo: nepodpísaný dokument neevidovať. Až po podpise toho, kto má na to právo, nadobúda listina právnu silu a možno ju zapísať do registrov.

Dokument sa uchováva 3 roky (ak zamestnanci organizácie nepracujú v nepriaznivých pracovných podmienkach) a potom osobitne zvolaná odborná a overovacia komisia skontroluje hodnotu dokumentu. Ak nemá žiadnu hodnotu pre ďalšie použitie a nemôže byť dôkazom v sporoch, vyšetrovacích a súdnych konaniach, potom sa zničí. Prirodzene, vyplnenie aktu zničenia dokumentov.

Aké údaje uviesť pri vypĺňaní

Časopis je usporiadaný celkom jednoducho: obálka plus stôl. Ten je reprezentovaný stĺpcami, v ktorých by malo byť uvedené:

• Dátum dokumentu. Odchádzajúce e-maily sú usporiadané v chronologickom poradí. To výrazne zjednodušuje vyhľadávanie obchodnej korešpondencie. Dátum je dňom podpisu.
• Evidenčné číslo odchádzajúcej dokumentácie. Prvý odchádzajúci dokument od začiatku denníka je 1, druhý je 2 atď. Zvyčajne sa dokument vedie od začiatku kalendárneho roka, ako začínajú evidenčné čísla.
• Destinácia.
• Zhrnutie. Môže to byť názov a číslo dokumentu alebo jednoducho otázka, na základe ktorej sa vedie korešpondencia. V praxi sa často ukazuje, že malé písmená (niekoľko riadkov) nemusia mať názov vôbec. Potom tento stĺpec zostane prázdny.
• Kto podpísal odchádzajúci papier.
• Exekútor.
• Poznámka o odoslaní kópie odchádzajúceho listu do prípadu.
• Informácie o odoslaní dokumentu. Evidujú sa tu údaje, ktoré nespadajú do kategórie iných stĺpcov, ale sú potrebné pre orientáciu v denníku.

Každý odchádzajúci obchodný list by mal byť popísaný na samostatnom riadku. Ak zamestnanec vypĺňajúci dokument dostane niekoľko listov naraz, mali by byť zaregistrované v zostupnom poradí dôležitosti. Číslo a dátum každého príspevku sa nachádza na samostatnom riadku.

Vypĺňanie denníka v elektronickej forme je neprípustné, keďže sa doňho musí podpísať účinkujúci, urobí sa značka na priloženie kópie dokumentu k prípadu atď. Nežiaduce sú aj chyby. Ak však boli uvedené nesprávne informácie, mali by sa prečiarknuť jedným riadkom a vedľa neho by sa mal podpísať správny s dodatkom „Opravené na presvedčenie“ a podpisom vedúceho (alebo inej osoby zodpovednej za vyplnenie denník).

Variácie

Niekedy sa uchýlia k návrhu kombinovaného denníka prichádzajúcej a odchádzajúcej dokumentácie. To je výhodné, ak je objem obchodnej korešpondencie malý.

Treba mať na pamäti, že hľadanie a obnovenie celého priebehu dialógu napríklad s obchodným partnerom alebo klientom bude náročné. Čas spracovania sa zvýši. Každá organizácia má však právo nezávisle si vybrať formu predkladania takýchto informácií.

Typy odoslaných dokumentov

Do registra odoslaných dokumentov je možné zapísať širokú škálu dokumentov. Napríklad:

• referencie;
• akty;
• žiadosti;
• telegramy;
• preklady;
• aplikácie atď.

Aj keď sa register odoslaných dokumentov nevzťahuje na prísne výkaznícke dokumenty, môže byť užitočný v organizáciách, kde sa vedie obchodná korešpondencia, ktorá si vyžaduje účtovníctvo a kontrolu.

Koľko skladovať

Čas uchovávania denníka by nemal byť kratší ako doba uchovávania tých dokumentov, ktoré sú v ňom evidované. Toto pravidlo platí aj vtedy, ak obsahovala objednávky na hlavné činnosti alebo personálne dokumenty, ktoré majú trvalú trvanlivosť.

Pravidlo: aby ste mali právo zničiť register odoslaných dokumentov, musíte sa uistiť, že uplynuli lehoty na uloženie všetkých dokumentov v ňom vyznačených.

Termín zvyčajne nepresahuje 3-5 rokov. Existujú však výnimky z pravidla. Z tohto dôvodu sa skúsení personalisti, sekretárky, vedúci oddelení alebo iní zamestnanci, ktorým pripadlo vedenie denníka, často uchyľujú k deleniu denníkov. V jednom sa evidujú dokumenty s trvalou dobou uloženia (aj tie, ktoré sa uchovávajú 75 rokov) a v druhom sa ponechajú dokumenty, ktoré rýchlo podliehajú skaze a strácajú právnu silu do 3-5 rokov. V tomto prípade sa na obálku časopisu umiestni značka. Hlavnou vecou je vyhnúť sa zmätku.

Práca špecialistov na ochranu práce je spojená s vypĺňaním veľkého množstva formulárov dokumentov, ako sú napríklad časopisy. Napriek rôznorodosti regulačných právnych aktov upravujúcich dostupnosť určitých časopisov je možné vyčleniť všeobecné zásady uchovávania týchto foriem dokumentov.

Protokol brífingu musí byť:

1. očíslované. Stránky alebo listy časopisu môžete očíslovať, číslovanie listov bude menej prácne;
2. pomocou toho, čo budete šnurovať, si vyberiete: môže to byť špagát, ľanová šnúra, stuha, všitá nylonová niť atď. Konce šnurovacieho materiálu musia byť vydané na obálke časopisu alebo na jeho poslednej strane a zabezpečené nálepkou tak, aby konce šnurovania zostali viditeľné. Aby ste sa vyhli nepríjemnostiam pri používaní šnurovacieho zásobníka, dĺžka uvoľnených koncov šnurovania musí byť aspoň 5 cm. obrázok;
3. podpísané osobou zodpovednou za jeho údržbu. Na nálepku alebo vedľa nej by mal byť umiestnený nasledujúci nápis: „V časopise je ___ hárkov očíslovaných, zošnurovaných a zapečatených pečaťou. "deň"_mesiac_20__ Celé meno, funkcia, podpis _______. Denník podpisuje osoba oprávnená viesť tento denník;
4. opatrené pečaťou organizácie. Pečať nastavíme tak, aby jej odtlačok bol aj na nálepke aj na obale / liste časopisu, ku ktorému sú prilepené konce šnurovania. Pozri nákres.

1. Pri vypĺňaní denníka nenechávame prázdne riadky, nerobíme opravy.
2. Definovanie formulára denníka v normatívnom dokumente ako odporúčaného znamená, že môžeme v tomto formulári vykonávať zmeny, napríklad pridávať stĺpce.
3. Nie je potrebné kupovať tlačené časopisy, môžete si ich vytlačiť sami vo svojej organizácii.
4. Skladovateľnosť hotových guľatiny je 10 rokov(Nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558 „O schválení „Zoznamu štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uchovávania“ ), ak regulačné dokumenty upravujúce vedenie príslušných časopisov neustanovujú inak. Napríklad register priemyselných nehôd sa uchováva 45 rokov.

Pozrime sa podrobnejšie na niektoré momenty vyplnenia denníkov súvisiacich s registráciou brífingov.

Ako vyplniť denník úvodného briefingu

Kto vypĺňa denník (poskytuje inštruktáž)? Špecialista bezpečnosti práce alebo zamestnávateľ, prípadne zamestnanec, ktorý je touto funkciou poverený príkazom organizácie.

Informácie na vyplnenie. Na úvodný briefing budete tiež potrebovať:

1. Program úvodného brífingu o ochrane práce,
2. Pokyny na vykonanie úvodnej inštruktáže o ochrane práce.

Spravidla sa v organizácii začína jeden úvodný brífingový denník, ale:

1. ak sú v štruktúre vašej organizácie samostatné divízie, funkcie vedenia úvodného brífingu v samostatných divíziách môžu byť pridelené špecialistom týchto samostatných divízií, ktorí budú viesť denníky úvodných brífingov pre svoje divízie;
2. niektoré organizácie uprednostňujú samostatný denník úvodných inštruktáží pre zamestnancov tretích strán. Ak sa rozhodnete nasledovať ich príklad, bolo by tiež logické vypracovať samostatný program a pokyny na vykonávanie úvodných bezpečnostných inštruktáží pre zamestnancov organizácií tretích strán.

Odporúčaná literatúra: O úvodných briefingoch si môžete prečítať v odsekoch 7.1-7.1.5, dodatok 3 GOST 12.0.004-90 „Interstate Standard. Systém noriem bezpečnosti práce. Organizácia školení bezpečnosti práce. Všeobecné ustanovenia“, odsek 2.1.2 vyhlášky Ministerstva práce Ruskej federácie, Ministerstva školstva Ruskej federácie zo dňa 13.01.2003 N 1/29 „O schválení Postupu pre výcvik v ochrane a skúšaní práce znalosť požiadaviek na ochranu práce zamestnancov organizácií“.

Ako vyplniť denník brífingu na pracovisku

Formulár denníka: odporúčané - Príloha 6 „GOST 12.0.004-90. Medzištátny štandard. Systém noriem bezpečnosti práce. Organizácia školení bezpečnosti práce. Všeobecné ustanovenia". Položky, ktoré odporúčame zadať do formulára navrhnutého spoločnosťou GOST, sú zvýraznené modrou farbou.

Kto vypĺňa (vedie brífing)? Okamžitý nadriadený práce Organizačným príkazom prideľte povinnosť vykonávať inštruktáže na pracovisku konkrétnym zamestnancom (napríklad „O vedení inštruktáží ochrany práce“), príkaz by sa mal vzťahovať na všetky štrukturálne divízie vašej spoločnosti. Nezabudnite, že váš zodpovedný musí mať platné osvedčenie o absolvovaní špeciálneho školenia v ochrane práce (najmenej raz za 3 roky).

Informácie na vyplnenie.

Tento denník zaznamenáva priebeh primárnych, opakovaných, neplánovaných, cielených brífingov. Každá osoba zodpovedná za vykonanie uvedených inštruktáží si vedie svoj vlastný denník brífingov na pracovisku pre svoju jednotku. Pre tutoriál budete tiež potrebovať:

1. Zoznam pokynov na ochranu práce platných vo vašej organizácii;
2. brífingové programy;
3. Pokyny na ochranu práce.

"Typ brífingu (primárny, opakovaný, neplánovaný, cielený)"

inštruktáž	Kedy to urobíme?
primárny	pred začatím výrobných činností po tom, čo zamestnanec dostal úvodné poučenie o ochrane práce.
opakované	aspoň raz za šesť mesiacov (v skutočnosti opakujeme úvodnú inštruktáž na pracovisku), pokiaľ odvetvové a medzisektorové regulačné právne akty, ktoré sa vzťahujú na činnosť vašej organizácie, neurčujú iné termíny a frekvenciu. Napríklad vodič Ivanov I.I. absolvuje opakovanú inštruktáž raz za 3 mesiace (článok 10.10 vyhlášky Ministerstva práce Ruskej federácie z 12. mája 2003 N 28 „O schválení medzisektorových pravidiel ochrany práce v cestnej doprave“). Frekvencia opakovaných brífingov regulujte príkazom organizácie (napríklad v rovnakom poradí „O vykonávaní brífingov o ochrane práce“). Zároveň, ak časť zamestnancov jedného oddelenia musí byť poučená raz za štvrťrok a druhá časť - raz za šesť mesiacov, môžete nastaviť opakované pokyny raz za štvrťrok pre všetkých zamestnancov tohto oddelenia, pretože to nie je v rozpore. platnú legislatívu a umožní, aby sa osoba zodpovedná za vedenie brífingov tejto jednotky nezamotala.
neplánovane	keď nadobudnú účinnosť nové alebo novelizované legislatívne a iné regulačné právne akty obsahujúce požiadavky na ochranu práce, ako aj pokyny na ochranu práce; pri zmene technologických procesov, výmene alebo modernizácii zariadení, prípravkov, nástrojov a iných faktorov ovplyvňujúcich bezpečnosť práce; v prípade porušenia požiadaviek ochrany práce zamestnancami, ak tieto porušenia vytvorili skutočnú hrozbu vážnych následkov (pracovný úraz, úraz atď.); na žiadosť funkcionárov orgánov štátneho dozoru a kontroly; počas prestávok v práci (pre prácu so škodlivými a (alebo) nebezpečnými podmienkami - viac ako 30 kalendárnych dní a pre inú prácu - viac ako dva mesiace); rozhodnutím zamestnávateľa (alebo ním poverenej osoby).
cieľ

"Dôvod neplánovaného, ​​cieleného brífingu"

Možné dôvody uvedené v odsekoch 7.4.1, 7.5.1 GOST 12.0.004-90. Medzištátny štandard. Systém noriem bezpečnosti práce. Organizácia školení bezpečnosti práce. Všeobecné ustanovenia“, odseky 2.1.6-2.1.7 vyhlášky Ministerstva práce Ruskej federácie, Ministerstva školstva Ruskej federácie zo dňa 13.01.2003 N 1/29 „O schválení Postupu pre odbornú prípravu v r. ochrana práce a testovanie vedomostí o požiadavkách ochrany práce zamestnancov organizácií“, sme už naznačili v tabuľke vyššie, možno ich zhrnúť takto:

„Informácie o stáži na pracovisku“. Zamestnávateľ je povinný vykonávať stáž pre zamestnancov vstupujúcich do práce so škodlivými a (alebo) nebezpečnými pracovnými podmienkami (článok 225 Zákonníka práce Ruskej federácie) a požiadavka na stáž môže byť obsiahnutá v regulačných právnych aktoch v tejto oblasti. ochrany práce. Dĺžku trvania pracovných zmien určuje zamestnávateľ samostatne (od 3 do 19 zmien), na základe kvalifikácie a pracovných skúseností zamestnanca, charakteru vykonávanej práce. Za zmienku stojí, že okrem zápisu do Vestníka na stáž potrebujete aj: program stáže, objednávku na stáž pre zamestnanca, príkaz na prijatie tohto zamestnanca na samostatnú prácu (po úspešnom absolvovaní stáž), miestny regulačný právny akt, ktorý obsahuje postup stáže, špecifiká stáží vo vašej organizácii.

Ako vyplniť register na pridelenie skupiny 1 pre elektrickú bezpečnosť neelektrotechnickému personálu

Formulár denníka: popísané v bode 2 Poznámok k Prílohe č. 1 Pravidiel ochrany práce pri prevádzke elektrických inštalácií, schválených nariadením Ministerstva práce Ruska zo dňa 24. júla 2013 N 328n.

Kto vypĺňa (vedie brífing)? Zamestnanec z radov elektrotechnického personálu, ktorý má najmenej skupinu III v elektrickej bezpečnosti, vymenovaný na príkaz vedúceho organizácie. Upozorňujeme, že odborníci na ochranu práce nepatria medzi elektrotechnický (elektrotechnologický) personál, preto nemajú právo vykonávať tento typ inštruktáže (bod 6 poznámky k Prílohe č. 2013 N 328n).

Informácie na vyplnenie. Na školenie musíte mať:

1. Zoznam pozícií, prác vyžadujúcich zaradenie výrobného personálu do skupiny I. Vedúci organizácie (samostatný pododdiel) samostatne určuje, koho zaradiť do zoznamu. Logika je jednoduchá: pri výkone práce existuje možnosť úrazu zamestnanca elektrickým prúdom, zamestnanec nepatrí ani medzi elektrikársky, ani elektrotechnický personál (t. j. je neelektrotechnický personál) – zaraďujeme ho do zoznamu;
2. schválený inštruktážny program, pokyny na vykonávanie inštruktáží pre neelektrotechnický personál pre skupinu I v elektrickej bezpečnosti.

"Dátum predchádzajúceho plnenia." Frekvencia zaraďovania I. skupiny je minimálne 1-krát ročne. Ak dávame pokyn novému zamestnancovi, dáme do tohto stĺpca pomlčku, ak sa inštruktáž opakuje, uvádzame dátum predchádzajúceho inštruktáže zamestnanca.
Kde sa nachádzajú informácie: 1.4.4 Vyhláška Ministerstva energetiky Ruskej federácie z 13.01.2003 N 6 „O schválení pravidiel technickej prevádzky spotrebiteľských elektrických inštalácií“.

Ako vyplniť protokol o požiarnej bezpečnosti

Forma denníka: povinná

Príloha 1 vyhlášky Ministerstva pre mimoriadne situácie Ruskej federácie z 12. decembra 2007 N 645 (v znení novely z 22. júna 2010) „O schválení noriem požiarnej bezpečnosti „Školenie protipožiarnych opatrení pre zamestnancov organizácií“.

Informácie na vyplnenie.

inštruktáž	Kedy to urobíme?	Kto diriguje?
úvodné hasenie požiaru	pred začatím samostatnej práce	vedúci organizácie alebo osoba zodpovedná za požiarnu bezpečnosť, ustanovená príkazom (pokynom) vedúceho organizácie
primárne hasenie požiarov na pracovisku	na pracovisku, pred začatím výrobných činností, po tom, čo zamestnanec dostal úvodnú protipožiarnu inštruktáž
opakované hasenie požiaru	najmenej raz ročne a so zamestnancami organizácií, ktoré majú požiarne nebezpečnú výrobu, najmenej raz za šesť mesiacov	osoba zodpovedná za zabezpečenie požiarnej bezpečnosti v každej stavebnej jednotke, vymenovaná príkazom (pokynom) vedúceho organizácie
neplánované hasenie požiaru	pri vykonávaní jednorazových prác, pri odstraňovaní následkov havárií, živelných pohrôm a prác, na ktoré sa vydáva pracovné povolenie, povolenie alebo iné osobitné doklady, ako aj pri uskutočňovaní verejných podujatí v organizácii.
neplánovane	pri zavedení nových alebo zmien v predtým vypracovaných pravidlách, normách, pokynoch o požiarnej bezpečnosti, iných dokumentoch obsahujúcich požiadavky požiarnej bezpečnosti; pri zmene technologického postupu výroby, výmene alebo modernizácii zariadení, nástrojov, surovín, materiálov, ako aj pri zmene iných faktorov ovplyvňujúcich protipožiarny stav objektu; v prípade porušenia požiadaviek na požiarnu bezpečnosť zamestnancami organizácie, ktoré by mohli viesť alebo viesť k požiaru; na dodatočné preštudovanie protipožiarnych opatrení na žiadosť orgánov štátneho požiarneho dozoru, keď sa zistia nedostatočné znalosti zamestnancov organizácie; počas prestávok v práci dlhších ako 30 kalendárnych dní a pri iných prácach - 60 kalendárnych dní (pre práce, na ktoré sa vzťahujú dodatočné požiadavky na požiarnu bezpečnosť); po prijatí informačných materiálov o nehodách, požiaroch, ktoré sa vyskytli v podobných odvetviach; pri zisťovaní skutočností o nedostatočnej znalosti požiadaviek na požiarnu bezpečnosť zamestnancami organizácií.	osoba zodpovedná za zaistenie požiarnej bezpečnosti v organizácii, prípadne priamo vedúci práce
cielené hasenie požiaru	pri vykonávaní jednorazových prác spojených so zvýšeným nebezpečenstvom požiaru (zváranie a iné práce za tepla); v dôsledku nehôd, prírodných katastrof a katastrof; pri výrobe prác, na ktoré sa vydáva pracovné povolenie, pri výrobe horúcich prác vo výbušných odvetviach; pri vykonávaní exkurzií v organizácii; pri organizovaní verejných podujatí so študentmi; pri príprave na organizáciu podujatí s hromadným pobytom ľudí (zasadnutia predstavenstva, porady, porady, porady a pod.), s viac ako 50 účastníkmi.

Pre všetky typy požiarnych cvičení sa používa jedna forma denníka, takže počet týchto denníkov vo vašej organizácii bude závisieť od toho, ako si rozdelíte zodpovednosti za vedenie brífingov vo vašej organizácii (napríklad príkaz „O vykonávaní požiarnych cvičení“ ). Každá osoba zodpovedná za vykonávanie požiarnych cvičení bude mať svoj vlastný denník. Taktiež musí mať váš zodpovedný platný certifikát o absolvovaní vedomostnej skúšky požiarno-technického minima. Zároveň, ak úvodnú a primárnu inštruktáž vykonáva jedna osoba, v stĺpci č. 5 „Typ inštruktáže“ označte čiarkou: „úvodná, primárna“. Okrem časopisu na vedenie inštruktáží o požiarnej bezpečnosti budete potrebovať aj: inštruktážne programy, pokyny.

Všetky objednávky pre hlavné typy činností musia byť zaznamenané v zodpovedajúcom poradí. Záznam obsahuje názov, dátum zostavenia dokumentu a ďalšie dôležité informácie. Vzorový záznam, príklady vyplnenia denníka - to všetko nájdete v článku.

Akýkoľvek príkaz je právnym aktom interného úkonu, ktorý spravidla vydáva vedúci spoločnosti, jej samostatného oddelenia, pobočky. Objednávky sú klasifikované podľa rôznych kritérií vrátane oblasti, ktorú regulujú. Napríklad sa môžu týkať personálu, materiálneho majetku podniku. Zároveň existuje veľká skupina príkazov, ktoré upravujú zložité, zložité otázky týkajúce sa celej spoločnosti ako celku. Nazývajú sa príkazy na hlavnú činnosť. Existuje niekoľko typov takýchto dokumentov:

1. O vymenovaní riaditeľa.
2. O vytvorení divízie spoločnosti.
3. Na úvod vypracovanej personálnej tabuľky.
4. O zavedení systému prevodu miezd prostredníctvom bezhotovostných platieb.
5. O návode na vyplnenie výplatnej pásky.
6. O ustanovení pracovného poriadku.
7. O znížení 1 alebo viacerých zamestnancov.
8. O opatreniach na ochranu informácií, ktoré predstavujú obchodné tajomstvo.
9. O vzniku kolektívnej zodpovednosti zamestnancov.

Existujú aj ďalšie typy, ktoré súvisia aj s hlavnou činnosťou – podliehajú evidencii v registračnom denníku. Okrem toho si nezamieňajte rôzne typy dokumentov. Napríklad, ak nadobudne účinnosť zákon o schválení kľúčového zamestnanca, ktorého funkcia je uvedená v zriaďovacej listine (môže to byť nielen riaditeľ, ale aj hlavný účtovník, vedúci bezpečnostnej služby), takýto príkaz by mal byť zapísaný v časopise na hlavnú činnosť, a nie v personálnom zložení.

Ďalším dôležitým bodom je, že dokumenty týkajúce sa hlavnej činnosti a administratívnych a ekonomických záležitostí sa evidujú oddelene, pretože tieto sa uchovávajú 5 rokov. Pokiaľ ide o prvú skupinu aktov, mali by sa uchovávať natrvalo ( najmenej 75 rokov). Zároveň sa uchováva aj denník.

Vzor zápisu do denníka: pokyny na vyplnenie

Oprava záznamu o vytvorení objednávky je povinná, pretože v tomto prípade dokument konečne nadobúda platnosť. Záznam mu teda dáva právnu silu ako interný regulačný akt, ktorý je povinný implementovať v rámci celého podniku alebo jeho konkrétnej samostatnej divízie. Navyše, vďaka objednanému fixačnému systému je oveľa jednoduchšie nájsť ten správny dokument medzi tisíckami podobných papierov.

Titulná strana

Na titulnej strane zodpovedná osoba napíše:

1. Názov spoločnosti, jej organizačná forma. Povolené sú všeobecne akceptované skratky - LLC, PJSC a iné, napríklad: Dolce Vita LLC.
2. Dátum vloženia dokumentu. Nemusí sa zhodovať so začiatkom kalendárneho roka, čo je normálne.
3. Dátum dokončenia dokumentu (vyplnená posledná strana). Potom sa časopis presunie do archívu na dlhodobé uloženie (najmenej 75 rokov).
4. Zodpovedá za udržiavanie - pozícia, priezvisko, iniciály.
5. V stĺpci „trvanlivosť“ uveďte „trvalo“.

Záznamy objednávok

Postup generovania záznamu si môžete nastaviť sami, keďže na formulár neexistujú prísne zákonné požiadavky. Zvyčajne sa všetky záznamy zaznamenávajú v tabuľkovej forme; uveďte tieto informácie:

1. Číslo dokladu - číslovanie prebieha priebežne, od začiatku do konca roka. Dokumenty, o ktorých sú informácie zaznamenané v rôznych časopisoch, majú rôzne číslovanie - v dokumentoch je určité poradie o hlavnej činnosti, o personáli atď.
2. Nasleduje dátum zverejnenia dokumentu – od tohto dňa spravidla nadobúda platnosť.
3. Potom je uvedený názov nadpisu (presne ako v objednávke). Môžete sem napísať aj zhrnutie.
4. Počet hárkov a aplikácií označte lomkou „/“.
5. V kolónke "zodpovedný" sú napísané mená a iniciály zamestnancov, ktorí sú zodpovední za vykonanie vydaného príkazu.
6. V stĺpci "zoznámiť sa" - mená a iniciály zamestnancov, ktorí sa musia písomne ​​(podpisom) oboznámiť s textom dokumentu.

Na želanie môžete vložiť aj stĺpec „Poznámky“, kde sa v prípade potreby napíšu stručné komentáre k vydaným príkazom.

Po dokončení denníka je potrebné formalizovať ukončenie jeho údržby. Aby ste to urobili, musíte najskôr všetky stránky zašnurovať a pripevniť šnúrou. Potom predpíšu počet listov (nie strán), uvedú dátum a podpis s prepisom (priezvisko, iniciály). Tieto zápisy vykonáva zodpovedná osoba, ktorá denník viedla počas celého jeho obdobia (alebo osoba, ktorá tohto zamestnanca zastupuje).

Spôsoby správania a zodpovednosti

Protokol je možné udržiavať dvoma spôsobmi:

1. Tradične písané rukou. Používajú sa modré alebo čierne perá, ktoré nezanechávajú škvrny a šmuhy. Všetky záznamy sú robené starostlivo, opravy sú možné len vo výnimočných prípadoch. Je tiež potrebné zabezpečiť, aby dokument nemal roztrhané strany, dodatočné vložky (namiesto predchádzajúcich) atď.
2. V elektronickej forme: v tomto prípade môže vykonávať zápisy do denníka a opravovať ich iba zamestnanec, ktorý má právo na elektronický podpis.

Za vyplnenie dokumentu môžu byť zodpovední títo zamestnanci:

• sekretárka;
• tajomník-referent;
• ďalší zamestnanci menovaní na pokyn riaditeľa.

Konkrétny spôsob konania, ako aj zodpovedná osoba sú spravidla schválené osobitným miestnym právnym aktom, ktorý sa prijíma v podniku.

Ako vyzerá registračný denník?

Formou tohto dokumentu je útla knižka so 64 stranami s prebalom zo zlatej lepenky (formát 210 * 288 mm). Na zašnurovanie stránok a následné odovzdanie dokumentu do archívu sú k dispozícii otvory.

Ak časopis nebol pôvodne flashovaný, musíte to urobiť sami.

Registrácia dokumentov. Evidenčné a účtovné denníky. Čo a ako, všetko je na pultoch, s ukážkami a vzorkami 25.08.2016

Vytvorené a prichádzajúce dokumenty podliehajú evidencii.

Podľa GOST R 7.0.8-2013 „Národný štandard Ruskej federácie. Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície“, schválené nariadením Rosstandart zo dňa 17. októbra 2013 N 1185-st, registrácia dokumentov- ide o pridelenie evidenčného čísla dokladu a zápis údajov o doklade do evidenčného a účtovného formulára a evidenčný a účtovný formulár je doklad (karta, časopis) aj v elektronickej podobe, slúžiaci na evidenciu informácie o doklade na účely účtovania, vyhľadávania a kontroly.

V HR administrácii tradičná je denníková forma účtovníctva. Evidenčné a účtovné formuláre denníka slúžia na evidenciu a účtovanie širokej škály personálnych dokumentov: pracovné knihy, pracovné zmluvy, príkazy a pokyny, vyhlásenia zamestnancov, oznámenia a návrhy zamestnancom, zákony, miestne predpisy, poznámky atď.

Dokumenty sa evidujú po ich podpísaní (schválení), v žiadnom prípade nie predtým. Napríklad objednávka, ktorá ešte nebola podpísaná vedúcim, nemôže byť zaregistrovaná v protokole registrácie objednávok. Po podpísaní objednávky sa následne zaeviduje a pridelí sa jej evidenčné číslo, ktoré sa následne zapíše do príslušného stĺpca objednávky.

Vytvorené doklady sa evidujú v deň schválenia alebo podpisu, došlé (došlé) doklady sa evidujú v deň prijatia, odoslané (odchádzajúce, vydané zamestnancom) - v deň odchodu (vystavenia).

Podľa doložky 3.12 GOST 6.30-2003 „registračné číslo dokumentu pozostáva z jeho sériového čísla, ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené indexom prípadov podľa nomenklatúry prípadov, informáciami o korešpondentovi, účinkujúcich. , atď."

Pri riadení personálnych záznamov sa tiež vedú denníky na zaznamenávanie personálu, jeho pohybu: prijatie, preloženie, prepustenie, disciplinárne sankcie atď.

Niekedy sú niektoré účtovné denníky (knihy) poverené vedením účtovného oddelenia alebo tajomníka organizácie, v malých organizáciách môže viesť niektoré denníky aj samotný vedúci organizácie, ale väčšina uvedených registračných a účtovných formulárov je stále tradične prideľovaná. udržať personálnych pracovníkov. Často sa im tiež verí, že spravujú „nepersonálne“ časopisy. Údaj o tom, kto konkrétne je povinný evidovať určité dokumenty (alebo udalosti), môžu ustanoviť predpisy vrátane miestnych predpisov zamestnávateľa. Pridelenie povinnosti evidovať dokumenty (udalosti) konkrétnemu zamestnancovi je ustanovené v jeho pracovnej náplni, pracovnej zmluve (dodatku k nej) alebo inom dokumente.

Vo vzťahu k niektorým účtovným denníkom (knihám) je normatívne ustanovené ich povinné vedenie. Napríklad klauzula 40 „Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, prípravu formulárov pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom“, schválená nariadením vlády Ruskej federácie zo 16.4.2003 N 225, je predpísané viesť knihu účtovníctva o pohybe pracovných kníh a príloh v nich a tiež knihu príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovnej knihy a vložky v nej.

Formy časopisov, ktoré nie sú schválené oficiálnymi orgánmi, si zamestnávatelia vypracúvajú samostatne. Samozrejme, s ohľadom na požiadavky predpisov a všeobecne uznávaných pravidiel riadenia personálnych záznamov.

Zamestnávatelia zvyčajne kupujú hotové. Ďalej si povieme, ako vyrobiť a navrhnúť časopis vlastnými rukami, ak vám zamestnávateľ nepridelil peniaze na hotové časopisy. Pre túto prácu sa zásobte časom a nadšením.

Aby časopis slúžil svojmu času, jeho obálka je z hrubého odolného kartónu, strany sú z kvalitného papiera.

Keď sa časopis vyvíja a vyrába nezávisle, titulná strana je navrhnutá nasledovne.

Orientácia strany v takomto časopise môže byť na výšku alebo na šírku. Závisí to od počtu a šírky stĺpcov, v ktorých sa budú informácie nachádzať.

Na prvej strane po obálke časopisu je zvykom uvádzať osoby, ktoré ho vedú.

Takáto strana môže byť umiestnená aj na konci denníka. Niektorí personalisti takúto stranu vôbec nerobia, ale pri každom zápise uvádzajú, kto zápis vykonal v samostatnom stĺpci.

Stĺpce vo vnútri denníka, do ktorých sa budú zapisovať informácie o evidovaných dokladoch alebo o pohybe personálu, sú vypracované tak, aby sa do nich takéto informácie zmestili.

Aké stĺpce by mali byť v registri personálnych dokumentov vypracovanom zamestnávateľom? Konkrétny zoznam stĺpcov si určuje zamestnávateľ sám. Hlavné grafy sú:

°číslo záznamu;
° názov dokumentu (ak sú vo vestníku evidované dva alebo viac druhov dokumentov);
°dátum dokladu;
°evidenčné číslo dokladu;
° názov alebo zhrnutie dokumentu.

° rozlíšenie hlavy;

° poznámka o vyhotovení dokumentu;

° poznámka o umiestnení dokumentu v puzdre;

°poznámka;

Pozícia „Číslo záznamu“ sa niekomu zdá nadbytočná. Mnohí však prijali postup na opravu chybných zápisov v denníku, podobný postupu zavedenému na opravu zápisov v pracovných zošitoch, a to zrušením platnosti nesprávneho zápisu („Zápis očíslovaný taký a taký je neplatný“). Na implementáciu tohto poradia je vhodné číslovanie záznamov.

Konkrétna skladba stĺpcov závisí od typov evidovaných dokumentov, akceptovaného registračného postupu, jeho cieľov a špecifík kancelárskej práce pre konkrétneho zamestnávateľa.

Ako sme uviedli vyššie, v niektorých účtovných denníkoch a účtovných knihách je forma a obsah stĺpcov ustanovený normatívne. Nemožno sa odchýliť od zavedeného.

Aby boli strany časopisu chránené pred stiahnutím a priložením, sú strany očíslované, časopis čipkovaný (prešitý), zapečatený a certifikovaný oprávnenou osobou (vedúci organizácie, vedúci personálneho oddelenia a pod.). ). Niekedy je zabezpečené utesnenie zásobníka.

Na šnurovacom uzle na poslednej strane časopisu sa urobí nálepka (papierový štvorec), na ktorú sa urobí potvrdzujúci záznam a umiestni sa pečať.

Mnohí umiestňujú na poslednú stranu časopisu osvedčenie a na nálepke je len osobný podpis oprávnenej osoby a pečiatka.

Čestné vyhlásenie sa vyhotovuje takto:

Zoberme si približné formy niektorých denníkov (interné stĺpce) a kníh na registráciu dokumentov, ako aj denníkov na účtovanie (evidovanie) udalostí.

Zamestnávateľ zvyčajne vedie niekoľko registrov objednávok. Samostatne sa evidujú zákazky pre personál, zvlášť pre hlavné činnosti a zvlášť pre administratívne a ekonomické záležitosti.

Zároveň je možné objednávky v rámci skupiny evidovať aj v samostatných denníkoch. Je to spôsobené predovšetkým tým, že rôzne objednávky môžu mať rôzne doby uchovávania. V súlade s tým sú uložené v rôznych súboroch a registrované v rôznych časopisoch.

Keď zamestnávateľ vystaví počas roka veľa zákaziek, tak sa rozdelia aj zákazky tej istej skupiny, ktoré majú rovnakú trvanlivosť. Možné je napríklad samostatné ukladanie do súborov a samostatná evidencia objednávok do zamestnania, samostatné príkazy na prevody atď.

Pri registrácii objednávky sa jej číslo často dopĺňa „dekódovacím“ písmenovým indexom, napríklad „l / s“ - personál (takýto index je charakteristický pre objednávky pre zamestnancov), „o“ - dovolenky (objednávky na dovolenke) , „km“ - pracovné cesty (objednávky pracovných ciest) atď.

Vestník registrácie objednávok o prijímaní zamestnancov. Približná forma

Na kontrolu objednávok vydaných v organizácii v systéme kancelárskej práce sa používa protokol evidencie objednávok. Tento dokument vám umožňuje organizovať systém kontroly vydaných dokladov, ako aj sledovať aktuálne objednávky a ich účel podľa stručného popisu. Evidencia dokumentov umožňuje uľahčiť a zefektívniť prácu personálneho oddelenia. Okrem toho chronologická evidencia vydaných objednávok umožňuje chrániť organizáciu pred zverejnením dokumentov „starých“.

Postup pri evidencii, vyhotovení a zostavovaní administratívnych dokladov vydaných organizáciou sa upravuje na základe vypracovaného postupu na vedenie správy dokladov pre internú potrebu. Objednávky musia byť vystavené v chronologickom poradí s prihliadnutím na dátum zostavenia a ďalšie sériové číslo dokumentu s použitím digitálnych a abecedných označení.

Podľa individuálnej šifry bude v budúcnosti oveľa jednoduchšie nájsť potrebný dokument. V tomto prípade je možné použiť určité kódy na určenie príslušnosti dokumentov ku konkrétnym divíziám organizácie. Objednávky môžu byť tiež zoskupené podľa ich sémantického účelu.

Napríklad:

• „B“ - stav sa vzťahuje na dokumenty vydané pri ukladaní pokút a povzbudzovaní zamestnancov.
• "O" - pre zoskupenie objednávok na dovolenky zamestnancov.
• „KM“ – objednávky na pracovné cesty zamestnancov.
• "K" - personál.
• "LS" - pre personál je doba uchovávania takýchto dokumentov 75 rokov.

Toto zoskupenie dokumentov vám umožní rýchlo nájsť potrebné dokumenty. Ako taký neexistuje žiadna špecializovaná a schválená forma časopisu, takže si ho môžete vyvinúť sami a ak chcete, môžete si kúpiť hotový časopis v špecializovaných predajniach. Všimnite si, že pre správnu orientáciu musia byť všetky strany očíslované a zašnurované a na zadnej strane zapečatené a podpísané hlavou.

Je zakázané pridávať, trhať listy, inak sa stráca význam takéhoto dokumentu. Okrem toho by väzba mala uvádzať celkový počet listov v časopise, po ktorom je podpísaná vedúcim a pečaťou organizácie. Za správnu údržbu a uchovávanie dokumentu zodpovedá personálne oddelenie.

Požiadavky na dizajn denníka

Ako už bolo spomenuté, na legislatívnej úrovni nie sú stanovené žiadne špecifické požiadavky na registráciu, ale mali by sa k nej pridať určité stĺpce:

• Stĺpec s poradovým číslom, ktorý by mal byť priradený ku každému dokladu, aby sa predišlo výskytu dokladov vystavených spätne.
• Číslo objednávky a dátum vystavenia.
• Typ objednávky (Presunúť atď.). Opis súhrnu, napríklad, ak sa vydáva na vyslanie zamestnancov na pracovnú cestu, musíte uviesť cieľ, dátumy cesty.
• Celé meno viacerých zamestnancov alebo konkrétneho zamestnanca, na ktorého sa príkaz vydáva.
• Základom pre vytvorenie dokumentu môže byť napríklad list, uzavretie pracovnej zmluvy na dobu určitú alebo v štandardnom formulári.
• V niektorých prípadoch tiež stojí za to uviesť, kto prijal dokument na uloženie, najmä ak má podnik zložitú organizačnú štruktúru.

Vedenie denníka elektronicky

V prípade veľkého toku dokumentov je možné registráciu objednávok organizovať aj elektronicky. Napríklad program 1C vykonáva takýto proces automaticky. Ako však viete, v programe je možné vykonať zmeny, takže z času na čas je potrebné vytlačiť listy dokumentu, očíslovať ich, vložiť vízum hlavy, upevniť a preniesť do archívu. Čas môžete sledovať aj pomocou tabuliek, ako je Excel.