GTD on toiminnan johtamisen strategia sekä tekniikoiden ja tekniikoiden järjestelmä, jonka tarkoituksena on auttaa nykyaikaista ihmistä tekemään enemmän ja väsymään vähemmän. GTD on lyhenne sanoista Getting Things Done, joka on amerikkalaisen yritysvalmentajan David Allenin kirjan nimi.

David Allen vertaa usein GTD:tä kamppailulajeihin viitaten täydellisen rauhan ja vapautumisen tilaan. Jossain määrin tämä analogia todella toimii - GTD antaa paremman hallinnan tunteen tilanteesta ja eliminoi monet energiavuodot.

Itse asiassa GTD:ssä ei kuitenkaan ole mitään mystistä. Tämä on hyvin yksinkertainen, joskus primitiivinen, hyvin käytännöllinen ja konkreettinen järjestelmä, ja tämä luultavasti selittää sen menestyksen Yhdysvalloissa.

Lyhyt katsaus GTD:hen

Vähän teoriaa

Työn organisointi. Ensinnäkin on tarpeen sulkea keskeneräisten toimintojen reiät. Jos tarkastelemme työpaikkaamme tarkemmin, näemme mitä todennäköisimmin kaikenlaisia ​​muistutuksia tekemättä asioista - tarroista näytössä kaikenlaisiin rikkinäisiin laitteisiin taulukossa. Kaikki tämä jatkuvasti häiritsee huomiomme, eikä anna meidän vapauttaa sitä mielenkiintoisempaan toimintaan. Poistumiskeino on kerätä ehdottomasti kaikki saapuva tieto yhteen paikkaan (saapuneet-kansioon) ja erottaa se sitten selvästi toimiin ja viitetietoihin. (Tämä on muuten hyvin samanlainen kuin ohjeiden ja merkintöjen erottaminen ohjelmoinnissa tai dokumentin rakenne ja suunnittelu sivustoja luotaessa.)

Toimien ryhmittely kontekstin mukaan. Tavanomaisen toimintojen eri aiheisiin jakamisen sijaan David ehdottaa jakoa nykyisen kontekstin mukaan. Joihinkin asioihin tarvitset tietokoneen ja netin, toisiin puhelimen, toisiin auton jne. Vastaavasti toimintaluetteloita voidaan kutsua "tietokoneeksi", "puheluiksi", "matkalla" jne.). "Tietokone" -lista sisältää eri projekteihin liittyviä tapauksia. Se näyttää epätavalliselta, mutta itse asiassa osoittautuu melko käytännölliseksi, ellemme tietysti todella halua, että kaikki nämä asiat tehdään, emmekä kirjoita "kasaan".

Kriteerit toiminnon valinnalle tällä hetkellä. Nämä ovat tärkeysjärjestyksessä:

1. konteksti (katso edellinen kappale),
2. aika (kuinka paljon aikaa on käytettävissä),
3. energia (hyvinvointi ja suorituskyky tällä hetkellä) ja
4. painopisteet (mikä on nyt tärkeämpää).

On melko odottamatonta löytää prioriteetit viimeiselle sijalle, mutta David Allenin asema on juuri sellainen. Lopulta tehtävä joko suoritetaan tai ei. Jos se ei ole liian tärkeää, ehkä on parempi olla tekemättä sitä - elämässä on jopa enemmän tärkeitä tehtäviä kuin pystymme käsittelemään. Minusta tässä on kysymys siitä, että prioriteetit eivät auta motivaatiota, koska ne valitaan yleensä ulkoisten tekijöiden perusteella.

Seuraavan toiminnon määritelmä. Jokainen useista vaiheista koostuva tehtävä on projekti. Jokaiselle projektille on määritettävä seuraava toimenpide. Seuraava toimenpide on seuraava tietty fyysinen toimenpide, jota tarvitaan projektin eteenpäin viemiseksi.

luonnollinen suunnittelumalli. Jotta enemmän tai vähemmän monimutkainen hanke saadaan päätökseen, suunnittelu on välttämätöntä. David vakuuttaa, että seuraava malli sopii parhaiten ihmisluonnon kanssa:

1. Selvitä tehtävän ydin ja sen työskentelyperiaatteet
2. Kuvittele tulos
3. Ideoiden generointi
4. Työn organisointi
5. Seuraavien vaiheiden määrittely

Tavallisessa elämässä ihmiset vastustavat suunnittelua viimeiseen asti, kunnes lopulta syntyy kriittinen tilanne. Sitten tulee peliin se, mitä David kutsuu reaktiiviseksi suunnittelumalliksi. Siinä kaikki tapahtuu juuri päinvastoin: alkavat kouristavat hätätoimet, sitten yritetään jotenkin organisoida työ, sitten, tajuamalla, ettei ideoita ole tarpeeksi, he yrittävät generoida niitä, ja kun tämä ei auta, he ajattelevat. halutusta tuloksesta, tehtävän olemuksesta ja periaatteista, joiden mukaan työn tulee edetä.

Viikkokatsaus. Työn pysähtymisen välttämiseksi David suosittelee varaamaan jokaisen työviikon lopussa aikaa kaikkien tehtävien, ideoiden, tavoitteiden, nykyisten ja mahdollisten projektien läpikäymiseen. On "suuren puhdistuksen" aika. Voi olla vaikea pakottaa itsesi tekemään tätä työtä, mutta tämä on hinta, jonka maksat mielenrauhastasi muun ajan.

Monitasoinen arvostelu. 10 000–50 000 jalan tarkistusryhmä (David suosittelee sen tekemistä muutaman kuukauden välein) antaa sinun nähdä toimintaasi eri näkökulmista ja eri näkökulmista. Tämä antaa visiolle volyymia ja eheyttä, vaikka se taas vie aikaa.

Vähän filosofiaa

David käyttää usein ilmaisua temppu itse – huijata itseäsi. Hänen mielestään ihminen on melko laiska ja inertti olento, ja jotta tämä olento voisi tehdä jotain tuottavasti, sen on osallistuttava tähän toimintaan. Siksi elämän hacks, samoin kuin rakkaus hienoihin paperitavaroihin :)

Yleisesti ottaen kirjan on kirjoittanut henkilö, joka laajan valmennuskokemuksensa ansiosta ymmärtää hyvin ihmisen havainnon rakenteen. Yksi sen omituisista piirteistä on esimerkiksi se, että se itse asiassa toistaa saman asian kolme kertaa, mutta joka kerta uudesta näkökulmasta, uudessa kontekstissa ja uusilla yksityiskohdilla. Lisäksi keskiosa ei ole varsinaisesti tekstiä sen tavanomaisessa merkityksessä, vaan suoraa toimintaa sisältävä valmennustilaisuus, jolla on vahva lisävaikutus.

Davidin poikkeaminen ajanhallinnan käsitteestä (filosofisesta näkökulmasta ajanhallinta on todella hölynpölyä) toiminnanhallinnan hyväksi on mielenkiintoinen.

Haluan huomauttaa, että seuraavan toiminnan periaate, joka on yksi järjestelmän ytimistä, sisältää yhden, mielestäni ei kovin luotettavan linkin. Tosiasia on, että seuraavan toimenpiteen valinta ei ehkä ole optimaalinen esimerkiksi tyypillisen vastauksen sanelevan tilanteen vuoksi. Lisäksi seuraavaa toimintaa varten voi olla monia vaihtoehtoja, eivätkä kaikki ole itsestäänselviä. Jos esimerkiksi työskentelen projektin parissa tietokoneen ääressä, minun on helpoin valita seuraava tietokoneeseen liittyvä toiminto (esimerkiksi etsiä Internetistä), vaikka seuraavalle voi olla paljon yksinkertaisempia vaihtoehtoja. toimia, jotka eivät tule tähän tilanteeseen. pää.

Kirja on poistettu sivustolta tekijänoikeuksien haltijan pyynnöstä.

Arvostan suosituinta ajanhallintakirjaa, David Allenin Getting Things Done, tai lyhyesti GTD.

Tässä kirjassa kirjailija kertoo omastaan GTD järjestelmä. Kirja ja itse GTD-järjestelmä ovat käyneet läpi jo peräti 9 painosta, koska aika kuluu ja teknologiat kehittyvät harppauksin. Mutta tästä tosiasiasta huolimatta gtd-järjestelmä on luultavasti suosituin ja tunnetuin järjestelmä ajanhallinnan alalla.

Jatkuu videossani:

Yksityiskohtainen kaava GTD-järjestelmät

Koko videoteksti:

Hei kaikki, tämä on Konstantin Balakin. Tämän päivän numerossa käsittelen yhtä suosituimmista ajanhallintakirjoista. Tämä on David Allenin kirja How to Get Things Done. Stressittömän tuottavuuden taide mikä on englanniksi Saada asiat tehtyä, GTD lyhennettynä. Tämä on erittäin suosittu lyhenne, josta olet todennäköisesti jo kuullut. Jos et ole kuullut, muista katsoa tämä video loppuun. Mennään siis!

Jälleen kerran, tämä kirja on suosituin laatuaan ajanhallinnan alalla. David Allen on kirjoittanut ja perustanut maailman suosituimman ajanhallintajärjestelmän, jota kutsutaan lyhyesti GTD:ksi (sanoista Getting Things Done) tai venäjäksi "kuinka laittaa asiat järjestykseen". Lyhenne GTD on käytössä kaikkialla maailmassa: sitä käytetään erilaisissa teksteissä, julkaisuissa, kirjoissa jne. Monet ajanhallinnasta kiinnostuneet tietävät, että GTD = ajanhallinta. Järjestelmän kehitti David Allen viime vuosisadalla - aikana, jolloin tietotekniikkajärjestelmä ei ollut vielä niin kehittynyt. Kirjoittaja käytti järjestelmässään improvisoituja työkaluja, nimittäin paperia, kynää, kansio- ja kaappijärjestelmää. Ajan kuluessa ja tietotekniikan kehitysvauhdissa itse järjestelmästä ja kirjasta on tehty peräti yhdeksän painosta, joista jokainen oli julkaisuajankohtaan nähden ajankohtainen. Tämän GTD-järjestelmän ydin ja ydin ei ole muuttunut. Se piilee siinä tosiasiassa, että kaikki saapuva tieto, mistä tahansa lähteestä se tulee meille: ystäviltä, ​​kollegoilta, kaikista päässämme olevista ajatuksista, keskeneräisistä tehtävistä, lehden luetuista riveistä, kirjan luetuista riveistä - mistä tahansa missä mitä tahansa.

Elämme tietotekniikan aikakautta, ja meitä pommitetaan valtavalla määrällä tietoa. Tärkeintä on yhdistää kaikki nämä tiedot yhdeksi Saapuneet-kansioon ja jäsentää ne sitten tietyllä tavalla tietyllä tiheydellä tiettyjen kriteerien mukaan, jotta yksikään tehtävä ei jää vaikuttamatta. Tämän ansiosta päässämme vapautuu valtavasti tilaa tarpeettomista ja rutiinitehtävistä. Kutsun tätä järjestelmää myös "seuraavan vaiheen suppiloksi". Todellakin, kaikki tiedot, jotka suppilon tavoin voimme yhdistää tiettyyn Saapuneet-kansioon, meidän on jaettava se tiettyjen kriteerien mukaisesti. Toinen osa voi viitata viitetietoihin, nimittäin tietoihin, joita tarvitsemme tulevaisuudessa ongelmien ratkaisemiseksi, ja jotkut toimet viittaavat tulevaisuuteen. Esimerkiksi joitain ideoita, kehityshankkeita, joita haluaisimme toteuttaa tulevissa projekteissa, korostamme niitä myös omassa kategoriassa. Emme välttämättä tarvitse muita tietoja ollenkaan, joten voimme lähettää ne roskakoriin.

Lisäksi ne tehtävät, jotka pystymme suorittamaan juuri nyt tai lähitulevaisuudessa, meidän on jaettava hankkeiden kesken. Projekti on sellainen "kokonaisuus" GTD-järjestelmän mukaan, joka sisältää useamman kuin yhden tehtävän. Jos meidän on suoritettava joitain toimintoja, jotka sisältävät useamman kuin yhden tehtävän, esimerkiksi soittaa ja järjestää tapaaminen, sitten tavata, tehdä johtopäätöksiä, niin tämä on tietty projekti. Kaikki niistä koostuvat tehtävät ja projektit, meidän on kirjoitettava yhteen luetteloon. Lisäksi tietyn suoritettavan tehtävän valintajärjestelmän avulla valitsemme tämän saman tehtävän, joka on suoritettava tällä hetkellä.

Itse järjestelmä ja sitä kuvaava kirja ovat melko mittavia ja sisältävät monia erilaisia ​​vivahteita ja tekniikoita, jotka lukiessa on jotenkin aina pidettävä mukana. Siksi esitin itselleni kysymyksen: onko mahdollista piirtää tämä kaavio yhdelle paperille ja pitää se edessäni, jotta pääset nopeasti käsiksi ja löytääksesi tämän kaavion tietyt yksityiskohdat ja osat?

Internetissä on paljon erilaisia ​​vaihtoehtoja ja muunnelmia näistä järjestelmistä. Löysin mielestäni parhaan suunnitelman, jonka yksi organisaatio on tehnyt. Kaava on tehty infografiikan muodossa. Se sisältää hyvin ymmärrettävässä muodossa tärkeimmät opinnäytetyöt, päämekanismit tiettynä ajankohtana suoritettavien tehtävien valitsemiseksi ja priorisoimiseksi. Liitän ehdottomasti tämän kaavion tähän numeroon ja annan linkin siihen. Voit tutustua siihen ja ymmärtää, kuinka siisti ja kattava tämä järjestelmä on.

Siinä kaikki tältä päivältä. Halusin tällä numerolla puhua lyhyesti David Allenin Getting Things Done -järjestelmän olemuksesta ja kiinnostaa sinua tutustumaan siihen, jos et ole vielä tehnyt niin. Muista soveltaa tätä järjestelmää osittain tai kokonaan elämässäsi, sillä sen ja tämän kirjan lukemisen jälkeen omaksumasi ajattelutavan ansiosta pystyt varmasti suorittamaan päivittäiset tehtäväsi tehokkaammin ja tuottavammin.

Kiitos paljon huomiostanne. Jos pidit tästä videosta ja pidät siitä todella hyödyllisenä, niin tykkää ja jaa ystävillesi, jotta hekin tietävät tästä upeasta järjestelmästä. Tilaa kanavani, jotta et missaa seuraavia julkaisuja. Siinä jaan tietoa tasapainoisesta elämästä, arvostelen suosittuja kirjoja, jaan tietoa terveydestä ja urheilusta sekä myös musiikkia, koska coveroin kitaralla suosittuja kappaleita.

David Allen

Saada asiat tehtyä

Stressittömän tuottavuuden taide

Julkaistu luvalla: Penguin Books, Penguin Publishing Groupin, Penguin Random House LLC:n osasto ja Andrew Nurnberg Literary Agency

Kustantajan oikeudellisen tuen tarjoaa lakitoimisto "Vegas-Lex"

© David Allen, 2001, 2015

© Painos venäjäksi, suunnittelu. LLC "Mann, Ivanov ja Ferber", 2016

GTD - uudenlainen kamppailulaji

David Allen ja hänen Getting Things Done (GTD) -järjestelmänsä ovat olleet tunnettuja Venäjällä pitkään, ja heillä on laaja valikoima faneja. Me kaikki haluamme olla tuottavia, eli pystyä saavuttamaan haluttu tulos ilman ylikuormitusta, pysyen rauhallisena ja keskittyneenä.

Jokaisella on oma historiansa GTD:hen tutustumisesta. Muistan hyvin, kuinka eräänä päivänä noin kymmenen vuotta sitten minulla oli paljon enemmän velvollisuuksia kuin pystyin hoitamaan tuolloin. Samaan aikaan kaikki elämäni olosuhteet olivat melko miellyttäviä: lapsen syntymä, uran nousu, muutto Moskovaan. Tunsin, että en pystynyt selviytymään ja voin menettää kaiken, mitä olin saavuttanut. Elämän hallinta oli tarpeen, uusi lähestymistapa itsehallintoon tarvittiin kipeästi. Sitten tutustuin David Allenin kirjaan. Ensimmäistä kertaa luin sen englanniksi, ja kun se ilmestyi venäjäksi, luin sen uudelleen useita kertoja, joka kerta löytääkseni jotain uutta ja hyödyllistä itselleni. Kirjoittajan ehdottama järjestelmä sai minut koukkuun siinä, että se kuvasi luonnollista prosessia "asioita järjestykseen", samalla kun se on universaali, auttoi hallitsemaan kaikkia elämän alueita ja muuttaa ajattelua perusteellisesti.

GTD ei opeta ajanhallintaa, vaan mielenhallintaa. Järjestelmän avulla voit saavuttaa korkean tuottavuuden tilan - täydellisen osallistumisen prosessiin, joka on hyvin samanlainen kuin taistelulajien virtaustila. Ei ole sattumaa, että Davidilla itsellään on musta vyö karatessa, eikä hän piilota sitä tosiasiaa, että itämaiset opetukset ja kamppailulajit vaikuttivat hänen metodologiansa luomiseen. GTD:tä voidaan pitää yhtenä modernin kamppailulajin tyypeistä, jonka avulla ihminen voi onnistuneesti voittaa maailmassa, joka on täynnä stressiä, runsaita tietovirtoja ja kaikenlaisia ​​häiriötekijöitä.

Kirjan uusi painos on itsenäinen teos. Lisätty kaksi uutta lukua ja paljon tietoa, joka ottaa huomioon tämän päivän tietotekniikan maailman realiteetit. Käännös on tehty uudelleen tyhjästä. Erityistä huomiota kiinnitettiin terminologian yhtenäistämiseen. Kaikissa venäjäksi käännösten kiistanalaisissa kysymyksissä käännyimme suoraan Davidin puoleen. Käännös osoittautui mahdollisimman autenttiseksi ja pohjimmiltaan lähellä alkuperäistä.

Siitä lähtien, kun opin GTD:n ja tein elämästäni niin paljon helpompaa, on ollut unelmani auttaa muita oppimaan ja hyväksymään Allen-järjestelmän. Monien vuosien itseopiskelun jälkeen kävin läpi kaikki järjestelmän sertifioinnin vaiheet Davidiltä itseltään saatuani mestarikouluttajan statuksen hänen metodologiansa mukaan. Tänä vuonna David ja minä tulimme siihen päätökseen, että Venäjä ansaitsee tutustua ja opetella GTD-metodologiaa samalla tavalla kuin se tapahtuu kaikissa sivistysmaissa - ei kertaluonteisten ja valitettavasti erittäin harvinaisten kirjoittajan puheiden kautta Venäjällä, vaan järjestelmällisen koulutuksen kautta virallisista lisensoiduista koulutusohjelmista.

Et voi saavuttaa todellista tuottavuutta yhdellä istumalla vain lukemalla kirjaa tai kuuntelemalla kaiutinta. Tarvitsemme käytännön koulutusjärjestelmän kokeneiden ammattilaisten ohjauksessa. David loi muutama vuosi sitten GTD-tuki- ja toteutusjärjestelmän, joka on testattu ja jaettu vakiomuodossa, lisensoidussa muodossa yli 60 maassa ympäri maailmaa. Nyt se on saatavilla myös Venäjällä. Olemme työskennelleet kovasti ja huolellisesti mukauttaaksemme järjestelmän Venäjän olosuhteisiin.

Toivon jokaiselle lukijalle elämäntestatun GTD-tekniikan avulla, että elämästä tulee mukavaa, hänelle merkittävien tapahtumien täyttämää ja oman maun mukaan järjestettyä, päästä eroon hälinästä, kiireestä ja tyytymättömyydestä.

Vilpittömästi sinun,

Omistettu Katherinelle, upealle kumppanilleni elämässä ja työssä

Pidät käsissäsi Getting Things in Orderin tarkistettua painosta, joka julkaistiin ensimmäisen kerran vuonna 2001. Olen itse asiassa kirjoittanut tekstin uudelleen alusta loppuun korjatakseni sisällön ja esitystyylin, poistaakseni epätäydelliset tai vanhentuneet tiedot ja kaikki, mikä estäisi tätä kirjaa olemasta pätevä "iän ikäisille" -opas, jota voitaisiin käyttää maailmassa ja joka ei menettäisi merkitystään 2000-luvulla tai vielä kauemmin. Halusin myös lisätä mielenkiintoisimpia tietoja Getting Things Done -metodologian soveltamisesta, jotka olen oppinut tämän kirjan ensimmäisen painoksen jälkeen. Ne koskevat omaa syvempää ymmärrystäni tekniikan ja sen sovellusten tehokkuudesta sekä siitä, miten muut ihmiset sen näkivät, kun se alkoi tulla tunnetuksi ympäri maailmaa.

Perusperiaatteet ja perustekniikat eivät vaatineet muutoksia. Uuden painoksen parissa työskennellessäni olen vakuuttunut siitä, että kuvaamani periaatteet stressittömän tuottavuuden saavuttamiseksi ja menestyneimmät menetelmät niiden soveltamiseksi eivät ole muuttuneet ollenkaan eivätkä muutu lähitulevaisuudessa. Jotta astronautitiimi laskeutuisi Jupiteriin vuonna 2109, heitä on ohjattava samojen hallinnan ja keskittymisen ylläpitämisen periaatteiden mukaisesti, joita ihmiset käyttävät nykyään. He tarvitsevat silti jonkinlaisen postilaatikon (puhun siitä myöhemmin), jotta he voivat kerätä odottamattomia, mahdollisesti tärkeitä saapuvia tietoja, jotta he voivat luottaa omiin päätöksiinsä. He kiinnittävät tähän huomiota ensimmäisen laskeutumisen aikana. Ja seuraavasta toimenpiteestä päättäminen on aina avain minkä tahansa tehtävän onnistuneeseen suorittamiseen sen laajuudesta riippumatta.

Paljon on kuitenkin muuttunut tavassamme elää ja työskennellä tämän kirjan ensimmäisen painoksen jälkeen. Tältä osin olen tehnyt tarvittavat muutokset päämateriaaliin ja jaan ajatukseni siitä, mikä minusta tuntui uudelta ja mielenkiintoiselta. Sekä ne, jotka ovat kuulleet tästä menetelmästä ensimmäistä kertaa, että kovat GTD-fanit, jotka lukevat ensimmäisen painoksen ja haluavat pysyä ajan tasalla kaikista muutoksista, hyötyvät suosituksistani.

Mikä on uutta

On olemassa useita keskeisiä "uusia" alueita, jotka ovat vaikuttaneet sisällön tarkistamiseen.

Digitaalisten teknologioiden kehittäminen

Mooren lain pätevyys (kyky käsitellä digitaalista tietoa kasvaa eksponentiaalisesti ajan myötä) sekä digitaalisen maailman yhä tiiviimmän integroitumisen jokapäiväiseen elämäämme sosiaaliset ja kulttuuriset seuraukset eivät lakkaa hämmästyttämästä, ilahduttamasta ja jopa hämmentämästä meitä. . Koska Getting Things Done -metodologia kuitenkin käsittelee ensisijaisesti sen sisältöä ja merkitystä, mitä meidän tulee hallita, oli se sitten digitaalista tai paperia, tekniikan kehitys ei käytännössä vaikuta metodologian olemukseen. Sähköpostilla vastaanotettu pyyntö sen suhteen, miten aiot täyttää sen, ei itse asiassa eroa suullisesta palveluspyynnöstä.

GTD (Getting Things Done) on yritysvalmentajan David Allenin samanniminen tuottavuusjärjestelmä ja kirja. Päätavoitteena on, että sinulla on aikaa tehdä sitä, mikä on välttämätöntä, mutta viettää enemmän aikaa siihen, mikä tuottaa sinulle iloa.

Usein Getting Things Done käännetään venäjäksi "asioita järjestykseen", vaikka olisikin oikeampi "vioittaa asiat loppuun". Samaa mieltä, on tärkeämpää olla työntämättä tehtäviä luetteloihin, vaan suorittaa ne. Juuri tätä varten sinun on tehtävä luetteloita, määritettävä prioriteetit ja laadittava aikataulu.

Ja miksi sitä tarvitaan?

Työskentelemällä GTD:n periaatteiden mukaisesti, sinun on helpompi hoitaa asioitasi. Loppujen lopuksi tämän tekniikan tärkein etu on, että tiedot kaikista tehtävistäsi keskittyvät yhteen paikkaan, jotta voit siirtyä asiasta toiseen epäröimättä.

Mitä eroa on GTD:llä ja tehtäväluettelolla?

Listassa korjaamme yleensä vain tärkeimmät asiat, emmekä kirjoita muistiin vähemmän merkittäviä, pieniä tehtäviä. Ja turhaan. Ne pyörivät päässäsi, häiritsevät huomiosi työstä ja tehokkuutesi laskee. Yksi GTD:n pääperiaatteista on kaapata ehdottomasti kaikki. Voit siis purkaa aivosi ja käyttää kaikkia sen resursseja työhön.

Onko tämä järjestelmä oikea minulle?

GTD on merkityksellinen eri ammattien, iän ja sosiaalisen aseman edustajille. David Allen, joka muotoili järjestelmän periaatteet, johti kursseja ISS:n astronauteille, rockmuusikoille ja suuryritysten johtajille.

Kuten David Allen Lifehackerin haastattelussa, järjestelmä voi olla yhtä tehokas tai yhtä hyödytön sekä teini-ikäiselle että suuren yrityksen toimitusjohtajalle. Sinulla on oltava tietty ajattelutapa, kuten systematisointi ja suunnittelu.

Okei, mitä sitten pitää tehdä?

GTD-järjestelmässä ei ole tiukkoja sääntöjä. Mutta työssä on perusperiaatteet:

1. Kerää tietoa ja tallenna kaikki. Kirjoita tehtävät, ideat, toistuvat tehtävät muistikirjaan tai sovellukseen. Samalla listan tulee olla aina käden ulottuvilla, jotta et voi sanoa: "Lisään tämän myöhemmin." Jopa pienin ja merkityksetön asia on kirjoitettava ylös, jos et tee sitä juuri nyt.
2. Kirjoita selityksiä. Siellä ei pitäisi olla tehtäviä, kuten "Valmistaudu lomaan". Jaa suuret tapaukset erityisiin, toteutettavissa oleviin toimiin (lähetä sellaisia ​​​​ja sellaisia ​​​​asiakirjoja viisumikeskukseen, osta pyyhe ja aurinkolasit, lataa karttoja puhelimeesi). Säännöllisen tehtäväluettelon avulla käytämme enemmän aikaa kopioimiseen kuin sen tekemiseen. Ja kyllä, jos voit delegoida, delegoida.
3. Aseta prioriteetit. Anna jokaiselle luettelon kohteelle tietty päivämäärä ja aikakehys. Lisää tarvittaessa muistutuksia. Itse asiassa tämä on työtä sekä luettelon että kalenterin kanssa. Tässä vaiheessa sinun pitäisi luottaa siihen, että et varmasti unohda mitään.
4. Päivitä luettelot. Tehtävälistat vanhenevat nopeasti: jokin menettää merkityksensä, jokin siirtyy tulevaisuuteen. Järjestelmän on toimittava puolestasi. Varmista siis, että sinulla on aina luettelo erityisistä toimista, jotta pääset töihin viipymättä.
5. Toimia. Kun kaikki on järjestetty, voit aloittaa suunnitelmasi toteuttamisen. Valitse tapaus oikeasta luokasta, katso, mitä erityistoimenpiteitä sinulta vaaditaan, ja työskentele. Voit siis toteuttaa suuria projekteja.

Pitääkö kaikki laittaa yhdelle listalle?

Ei, on parempi tehdä useita, mutta säilyttää ne yhdessä paikassa. Pidä esimerkiksi useita luetteloita jokaisesta työprojektista, kotitalouksien tehtävälistat, opiskelulistat, luettelot ideoista ja mahdollisista tulevista projekteista – anna mielikuvituksesi valloilleen.

Onko mitään erikoistyökaluja?

Sovelluksista ja verkkopalveluista käy Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, mikä tahansa muistilehtiö tai tavallinen Google-dokumenttien tiedosto. Jos olet tottunut tekemään muistiinpanoja paperille, voit käyttää sitä.

On olemassa tiedostojärjestelmän faneja. Työpöydälle luodaan yksi yhteinen kansio, joka sisältää useita temaattisia, ja jokainen sisältää vastaavat luettelot ja tarvittavat materiaalit.

Yleensä valitse mikä sopii sinulle.

Päävaatimus: työkalun tulee olla aina käden ulottuvilla, jotta voit siirtää tehtävän päästäsi paperille tai sovellukseen. Esimerkiksi kun pomosi tulee luoksesi ja antaa sinulle uuden tehtävän, kun työskentelet jotain muuta.

Kuinka saada lisäarvoa GTD:stä?

Mikään tuottavuusjärjestelmä ei toimi, jos sitä sovelletaan sokeasti. Saat siitä kaiken irti räätälöimällä sitä itsellesi, niin kaikki järjestyy.

Ja kyllä, mikään järjestelmä ei voi tehdä kaikkea puolestasi, joten älä hurahdu liikaa listojen tekemiseen, vaan muista toimia. GTD on työkalu, joka auttaa sinua pääsemään eroon stressistä etkä koskaan unohda mitään. Mutta kuinka hallitset aikaasi, on sinun päätettävissäsi.

Mikä tämä hämmästyttävä tekniikka/kirja sitten on? Niin hämmästyttävää ja kaiken ylösalaisin järjestelemistä, että monet tuhannet ihmiset pääsivät sitä käyttäessään eroon päivittäiseen katastrofaaliseen aikapaineeseen liittyvästä jatkuvasta stressistä, alkoivat tehdä kaikkea ja löysivät jopa vapaa-ajan kuilun elämäänsä? Se kuulostaa ihmeeltä tai toiselta naurettavalta ihmelääkkeeltä kaikkiin vaivoihin, mutta toisin kuin monet ajanhallintatekniikat, Getting Things Done todella toimii. Tälle on useita syitä, mutta tärkein niistä on se, että GTD antaa sinun "esittää" itsesi orgaanisesti ja kivuttomasti kenen tahansa elämään turvautumatta tuskallisiin ja epämiellyttäviin innovaatioihin, kuten rautaiseen aikatauluun tai henkilökohtaiseen sihteeriin. Itse asiassa tämä on joukko henkisiä tekniikoita, joista jokainen on tarkoitettu vapauttamaan aivot tarpeettoman tiedon ylikuormituksesta ja keskittymään nykyiseen tehtävään. Yllättäen tämän lähestymistavan avulla voit lisätä merkittävästi työn tehokkuutta - aivot eivät enää toimi "tyhjäkäynnillä", selaamalla tulevien toimien suunnitelmaa miljoonannen kerran.

Näyttää siltä, ​​että olemme menneet hieman yksityiskohtiin, palataan yleissuunnitelmaan. David Allenin kirja syntyi hänen monivuotisen ajanhallinnan kokemuksensa kokoelman tulos, ja siitä tuli välittömästi suosittu kaikkialla maailmassa. Sähköinen versio on ladattavissa, siellä on myös venäjänkielinen käännösluonnos.

Pääasia

• Kokoa kaikki asiat, joita haluat tehdä, yhteen turvalliseen järjestelmään pois päästäsi ja mielestäsi.
• Harjoittele itseäsi niin, että sinulla on aina ajankohtainen toimintasuunnitelma, jonka voit toteuttaa välittömästi tai halutessasi tarkistaa milloin tahansa.

Tulokset ja toimet

• Kuvaile yhdellä virkkeellä ongelman tai tilanteen suunniteltu onnistunut ratkaisu.

• Kirjoita ylös jokainen, pieninkin, fyysinen toimenpide, joka on tarpeen tilanteen edistämiseksi.

Vaaka- ja pystyohjaus (Ajamme asiat pois aivoista ja laitamme ne järjestykseen)

• Vaakasuuntainen ohjaus ylläpitää kaikkien tehtävien yhtenäisyyttä ja keskinäistä yhteyttä.

• Vertikaalinen ohjaus on tarpeen projektien ja yksittäisten tehtävien seuraamiseksi

Viisi edistymisvaihetta (vaakasuuntainen tarkastus)

• Kerää tehtäviä, jotka kiinnittävät huomiotasi (kaikki tehtävät, henkilökohtaiset tai ammatilliset, suuret tai pienet - kaikki, minkä täytyy olla eri tilassa kuin nykyinen ja mitä haluat muuttaa edes vähän)
  • Ota kaikki pois päästäsi
  • Minimoi säilytystilojen määrä.
    • paperisäiliö
    • Muistilehtiöt
    • Sähköiset asiakirjat
    • Äänitallenteet
    • Sähköposti
• Tyhjennä nämä holvit säännöllisesti
• Käsittele tehtävät - ymmärrä, mitä ne tarkoittavat ja mitä niille pitää tehdä
  • Mikä tämä tehtävä on?
  • Voiko hänen kanssaan tehdä mitään? (Kyllä vai ei)
    • Ei
      • Heittää pois.
      • Delegoida
      • Lykätä
      • "Jonainpäivä-ehkä"-luetteloon
      • Kalenteriin tai 43 kansioon (31 kansiota päiville, 12 kansiota kuukausille, huomisen päivämäärä edessä)
      • Linkki (linkin tulee olla tietoa, joka on helposti saatavilla tarvittaessa)
  • Joo
    • Mikä pitäisi olla seuraava toimenpide?
    • Toimia
    • Siirto toiseen
    • Lykätä
    • Projekti (kaikki, jonka suorittaminen vaatii enemmän kuin yhden vaiheen)
    • Käytettävissä olevien toimintojen seuranta
    • Luettelo projekteista
    • Arkisto tai kansio luettelolle projekteista ja niihin liittyvistä materiaaleista
    • Kalenteri (aikaperusteisiin toimiin)
    • Luettelo seuraavien vaiheiden muistutuksista
    • Luettelo muistutuksista asioista, joita odotat
• Muoto Tulokset
• Harkitse vaihtoehtoja uudelleen
• Tehdä
  • Toimenpiteiden valinta
    • Konteksti
    • Käytettävissä oleva aika
    • Käytettävissä oleva energia
    • Prioriteetti

Viikkokatsaus

• Viikkokatsaus
  • löysät paperit
    • Käyntikortit, reseptit jne. - käsittelysäiliössä
  • Käsittele muistiinpanosi
  • Kalenteri kuluneelle viikolle
    • Yleiskatsaus jäljellä oleviin toimiin, linkkeihin jne.
  • Kalenteri tulevista tapahtumista
  • Vapauta pääsi
    • Tallenna kaikki uudet projektit, aktiviteetit jne.
  • Yleiskatsaus projektien ja tärkeiden suoritteiden luetteloon
    • Varmista, että jokaiselle elementille on vähintään yksi avaintoiminto
  • Yleiskatsaus seuraavien vaiheiden luetteloon
    • Yliviivattu ja tarkista seuraavat vaiheet muistutuksista
  • Yleiskatsaus "Odotus"-luetteloon
    • Kirjoitamme muistiin toimenpiteet, jotka ovat tarpeen tapahtumien näyttämiseksi tästä luettelosta. Poista jo saamasi.
  • Yleiskatsaus jäljellä oleviin merkittäviin luetteloihin
  • Yleiskatsaus "Ehkä jonain päivänä" -luetteloon

    * Tarkastetaan kaikkien projektien kyky aktivoitua ja siirretään ne myöhemmin "Projekteihin". Epäolennaisten elementtien poistaminen.

  • Yleiskatsaus keskeneräisiin ja niihin liittyviin materiaaleihin
    • Katso kaikki asiaan liittyvät materiaalit, jotta huomaat kaikki uudet toimet, tulokset ja "ruuhkat".

Kuuden tason itsearviointimalli

1. Nykyinen toiminta

2. Nykyiset projektit

3. Vastuualueet

4. Tavoitteet 1-2 vuotta

5. Visio 3-5 vuotta

6. Suuri kuva – elinikäiset tavoitteet

Projektit - tarkasti määritellyt tulokset ja johdonmukaiset toimet, jotka vievät sen lähemmäs valmistumista Vaakasuuntainen fokus - luotettava "muistutusjärjestelmä" säännöllisellä "ravistelulla" Pystysuuntainen fokus - suunnittelu "paperille".

Viisi vaihetta minkä tahansa tehtävän tai projektisuunnittelun suorittamiseen.

1. Tavoitteiden ja perusteiden määrittäminen

2. Visio tuloksesta

3. Aivoriihi

4. Organisaatio

5. Seuraavien vaiheiden löytäminen

Luonnollisen suunnittelutekniikan viisi vaihetta

1. Tavoitteet/perusperiaatteet (miksi teemme tämän?)

2. Missio / imago / tavoitteet / onnistunut lopputulos (miltä ehdoton, hullu menestys näyttää? Miltä se näyttää?)

3. Aivoriihi (miten teemme tämän?)

• Tarkastele projektia sen valmistumispisteestä
• Piirrä kuva hullusta menestyksestä (päästä eroon "kyllä, mutta"
• Kerää yhteen kaikki ominaisuudet, näkökohdat ja ominaisuudet, joita voit ajatella.

4. Organisaatio (Etsi komponentteja, alikomponentteja, sarjoja, tapahtumia ja/tai prioriteetteja. Mitä pitäisi tapahtua ja missä järjestyksessä? Milloin teemme nämä asiat?)

5. Seuraavat vaiheet (Mistä aloitamme?) ”Jos projekti on mennyt päähäni, suunnittelu oli tehokasta. Jos se roikkuu edelleen siellä - jatka tämän mallin käyttöä, kunnes se on täysin puhdistettu.

Kirjanpitojärjestelmä

• Kirjanpidon tulee olla nopeaa ja helppoa
  • yksi järjestelmä
    • Harkitse aakkosjärjestystä, jos et tarvitse erityistä kirjanpitotapaa
    • Vähennä niiden paikkojen määrää, joista löydät tarvitsemasi tiedot se on kielletty(Siellä saa olla enintään viisi tai kuusi paikkaa, joista löydät haluamasi. Ei enempää)
    • Lajittele aiheen, projektin, henkilön tai yrityksen mukaan
• Hanki laadukkaita varusteita. Vältä roikkuvia kansioita
• Riippuvien kansioiden tapauksessa:
  • Merkitse kansiot, älä hakasulkeet
  • Yksi kansio - yksi kiinnike
  • Järjestelmässäsi tulee aina olla vapaita suluissa oleva tyhjä kansio aivan hyllyn alussa.
  • Puhdista kansiot vuosittain
  • Kannusta siivouspäivien järjestämistä

Käsittely "kelpaamattomien sopimusten" kanssa

1. Laske tanko alas

2. Tee se

3. Tarkista sopimus.

Tulokset

• Pidä kaikki tieto poissa päästäsi
• Suunnittele toimia ja tuloksia heti, kun tapahtumat näkyvät horisontissa, ei myöhemmin.
• Tarkista ja päivitä luettelosi keskeneräisistä töistä ja elämästä säännöllisesti.

Kaikki käsittämättömät asiat tulee käsitellä seuraavan algoritmin mukaisesti:

• En tarvitse sitä = lisää ostoskoriin!
• Haluan selvittää, mitä tämä tarkoittaa minulle = postilaatikon säilölle
• Nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä minulle = linkki
• Käytän tätä = laitteita tai resursseja
• Kun voin siirtää tämän, haluan nähdä miten = muistutus seuraavasta toimenpiteestä
• Minun on muistutettava itseäni tästä välisummasta = luettelo viikoittain tarkastetuista projekteista
• Tarvitsen tätä, kun viittaan projektiin = liittyviin materiaaleihin
• Haluan tehdä joskus tulevaisuudessa = "joku päivä-ehkä" -lista
• Haluan tehdä sen tulevaisuudessa, tiettyyn aikaan = kalenterimerkintä.
• Haluan saavuttaa tämän "vakavan" tuloksen = tavoite, jota nähdään harvoin tarpeeksi
• Joku muu tekee jotain, josta olen huolissani = kohta 'odotuslistalla', viikoittainen katsaus
• Tämä tulee ottaa huomioon tehtäessä joitain säännöllisiä toimintoja - tarkistuslistalla oleva kohta.

Siinä kaikki. Käsittämätöntä, pilvistä, hämmentävää? Ollakseni rehellinen, minustakin näyttää siltä :) Mutta tämä johtuu vain siitä, että tämä koko pitkä hämmentävä lista on vain lyhyt puristus Allenin kirjasta, joka sisältää selityksen kaikista näistä "tarkistuslistoista", "joskus-ehkä" ja muista " linkit". Kuitenkin olla surullinen ja lopettaa menetelmät vain siksi, että: a) vihaat lukemista näytöltä tai b) vihaat lukemista englanniksi, ei todellakaan ole sen arvoista.

GTD perustuu erittäin järkeviin periaatteisiin ja auttaa todella elämään tasapainoisempaa, kokonaisvaltaisempaa ja tuottavampaa elämää. Tietenkin GTD:n hallitseminen vaatii melko vakavia ponnisteluja ja halukkuutta muuttaa paljon elämässäsi. Siitä huolimatta hyödyllinen vaikutus on paljon suurempi kuin käytetty aika ja vaiva. Moskovassa RTD järjestää säännöllisesti kasvokkain kaksipäiväisiä koulutuksia "Kuinka saada asiat tehtyä" Getting Things Done -metodologialla.