सफल लोग असफल लोगों से एक मूल्यवान गुण - कौशल में भिन्न होते हैं। सक्षम और प्रभावी व्यवसाय नियोजन सबसे साहसी और का एहसास कर सकता है। कार्यों की तैयार की गई अनुसूची की योजना बनाने और पालन करने की क्षमता का तात्पर्य उद्देश्यपूर्णता और संगठन से है। इन सभी गुणों का एक सेट सफल व्यवसायियों की विशेषता है जो सब कुछ हासिल करते हैं।

यदि आप अपनी क्षमता का एहसास करना चाहते हैं, तो ध्यान दें। कई व्यवसायी उसकी मदद का सहारा लेते हैं, क्योंकि प्रारंभिक योजना के बिना संतोषजनक परिणाम प्राप्त करना असंभव है। आइजनहावर सिद्धांत सबसे उपयोगी और मूल्यवान समय प्रबंधन तकनीकों में से एक है।

टेक्सास के मूल निवासी ड्वाइट डी. आइजनहावर ने एक दिलचस्प जीवन जिया जिसने संयुक्त राज्य के इतिहास पर अपनी छाप छोड़ी। रचनात्मक प्रकृति एक बहुत ही विवादास्पद जीवन पथ को पार करने में कामयाब रही। एक कलाकार के निर्माण के बावजूद, उन्होंने सैन्य अकादमी से स्नातक की उपाधि प्राप्त की और सामान्य पद तक पहुंचे। लेकिन दुनिया में उन्हें संयुक्त राज्य अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति के रूप में जाना जाता है। यह वह था जो समय प्रबंधन में प्रसिद्ध आइजनहावर सिद्धांत के लेखक बने।

जानिए कैसे करें प्राथमिकता

सिद्धांत का अर्थ यह है कि सभी मामलों और कार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार विभाजित किया जाना चाहिए। संदर्भ बिंदु को एक महत्वपूर्ण दृष्टिकोण माना जाता है, अर्थात सामान्य तौर पर यह सब क्या किया जा रहा है। आइजनहावर सिद्धांत को चार घटकों में विभाजित किया गया है:

1 . महत्वपूर्ण - जरूरी मामले।

2 . महत्वपूर्ण - गैर जरूरी चीजें।

3 . अत्यावश्यक - महत्वहीन बातें।

4 . अत्यावश्यक - महत्वहीन बातें।

वर्गीकरण सूची के आधार पर, आप योजना बनाना शुरू कर सकते हैं। सिद्धांत को बनाए रखने में सबसे महत्वपूर्ण बात महत्वपूर्ण और महत्वहीन मामलों के बीच अंतर को समझने की क्षमता है, जरूरी और गैर जरूरी। महत्व की डिग्री निर्धारित वैश्विक लक्ष्य के आधार पर निर्धारित की जाती है। उदाहरण के लिए, पैराग्राफ 1 का कार्य सर्वोपरि है, क्योंकि इसकी विफलता से वैश्विक लक्ष्य का पतन होगा। सबसे पहले आपको उन चीजों के बारे में सोचने की जरूरत है जो आपको आपके लक्ष्य की ओर ले जाती हैं। यदि आप देखते हैं कि सूची में निर्धारित कार्य समग्र लक्ष्य से संबंधित नहीं है, तो यह बिंदु 4 के अंतर्गत आता है। आप इसे कूड़ेदान में फेंक सकते हैं और इसे भूल सकते हैं। आइजनहावर सिद्धांत का डिकोडिंग इस प्रकार है:

1. योजना की सूची में पहले आइटम उन मामलों के लिए समर्पित होंगे जो सीधे वैश्विक लक्ष्य से संबंधित हैं। उन्हें तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता है, क्योंकि कोई भी देरी महत्वपूर्ण रूप से वापस आ सकती है या संगठन के पतन का कारण बन सकती है।

2. दूसरा पैराग्राफ महत्वपूर्ण वार्ताओं, बैठकों, संपर्क स्थापित करने से संबंधित मामलों को संदर्भित करता है। ये एक सामान्य लक्ष्य से संबंधित कार्य हैं, ये व्यवसाय के विकास में मदद करते हैं और इसे आगे बढ़ाते हैं। हालांकि, उनका कार्यान्वयन अत्यावश्यक नहीं है।

3. तीसरे पैराग्राफ के कार्य समग्र लक्ष्य की उपलब्धि से संबंधित नहीं हैं। ऐसे मामले अत्यावश्यक हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं। एक सक्षम नेता उन्हें अपनी टीम को सौंपेगा। इस श्रेणी के कार्यों में, एक नियम के रूप में, वरिष्ठों के हस्तक्षेप की आवश्यकता नहीं होती है। महत्वपूर्ण कार्यों को सौंपना और उनका ध्यान रखना।

4. इस पैराग्राफ में ऐसे कार्य शामिल हैं जो किसी भी तरह से लक्ष्य से संबंधित नहीं हैं। इसके अलावा, वे अत्यावश्यक नहीं हैं और एक उपयोगी गुणांक नहीं रखते हैं। इनमें मनोरंजन, अवकाश आदि से संबंधित मामले शामिल हो सकते हैं।

काम में आइजनहावर सिद्धांत का सफल परिचय लक्ष्यों और उद्देश्यों को जल्दी और प्रभावी ढंग से प्राप्त करने में मदद करेगा। बेशक, सिद्धांत को विकसित करने और लागू करने में कुछ समय लगेगा। लेकिन जब सब कुछ बेहतर हो जाता है और एक रट में चला जाता है, तो परिणाम उम्मीदों से अधिक होंगे। बिताया गया समय जल्दी से भुगतान कर देगा, जो कुछ बचा है वह एक और सफलता के रूप में लाभ प्राप्त करना है!

वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों के लिए समय निकालने के बजाय, हम अक्सर अपनी ऊर्जा को जरूरी लेकिन कम महत्वपूर्ण चीजों पर बर्बाद कर देते हैं।

ऐसा कम ही होता है कि किसी महत्वपूर्ण कार्य को आज या इस सप्ताह पूरा करने की आवश्यकता हो, जबकि एक जरूरी कार्य को आमतौर पर तुरंत पूरा करने की मांग की जाती है।

अपने आप से पूछो:

क्या मैं एक अत्यावश्यक कार्य से दूसरे कार्य में "जल्दी" करने का आदी हूँ?

क्या इसके परिणामस्वरूप वास्तव में महत्वपूर्ण कार्य अधूरे रह जाते हैं?

अमेरिकी जनरल ड्वाइट आइजनहावर द्वारा प्रस्तावित नियम एक सरल सहायक उपकरण है, विशेष रूप से उन मामलों के लिए जब यह जल्दी से तय करना आवश्यक है कि किस कार्य को वरीयता देना है। इस नियम के अनुसार, मामले की तात्कालिकता और महत्व जैसे मानदंडों के अनुसार प्राथमिकताएं स्थापित की जाती हैं।

कार्य की तात्कालिकता और महत्व के आधार पर, मूल्यांकन और (अंततः) उन्हें पूरा करने के लिए चार संभावनाएं हैं:

1. अत्यावश्यक/महत्वपूर्ण मामले।

उन्हें तुरंत स्वीकार किया जाना चाहिए और स्वयं द्वारा किया जाना चाहिए।

2. अत्यावश्यक/कम महत्वपूर्ण बातें।

यहां जल्दबाजी के "अत्याचार" के तहत गिरने का खतरा है और, परिणामस्वरूप, एक विशिष्ट कार्य के समाधान के लिए पूरी तरह से आत्मसमर्पण करना, क्योंकि यह जरूरी है। यदि, हालांकि, यह इतना महत्वपूर्ण नहीं है, तो इसे किसी भी मामले में प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए, क्योंकि इसके कार्यान्वयन के लिए किसी विशेष गुण की आवश्यकता नहीं है।

3. कम जरूरी/महत्वपूर्ण कार्य।

उन्हें तत्काल करने की आवश्यकता नहीं है, वे आमतौर पर प्रतीक्षा कर सकते हैं। यहां कठिनाइयां देर-सबेर अत्यावश्यक हो जाती हैं और आपको व्यक्तिगत रूप से जल्द से जल्द इसका समाधान करना चाहिए।

इसलिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप: महत्व की डिग्री की दोबारा जांच करें और अपने कर्मचारियों को सौंपने के लिए इस प्रकार के कार्यों को पूर्ण या आंशिक रूप से करने का प्रयास करें। इस तथ्य के साथ कि आप खुद को उतारते हैं, आप काम में प्रेरणा और अपने अधीनस्थों की योग्यता को जिम्मेदार कार्यों को सौंपकर उन्हें बढ़ाने में मदद कर सकते हैं।

4. कम जरूरी / कम महत्वपूर्ण कार्य।

बहुत बार, इस श्रेणी के मामले एक डेस्क पर बस जाते हैं, जो पहले से ही कागजों से अटे पड़े हैं। अगर आप अचानक पहली श्रेणी के कार्यों को भूलकर अचानक ये काम करने लगें तो आपको काम के साथ ओवरलोडिंग की शिकायत नहीं करनी चाहिए। अपने अधीनस्थों को भी इस समूह के कार्यों के लिए नहीं लिया जाना चाहिए।

गैर-जरूरी और गैर-जरूरी कार्यों से बचें!

कूड़ेदान (आरेख में वस्तु "K") का अधिक बार उपयोग करने के लिए कुछ साहस लें!

यदि आप आइजनहावर सिद्धांत के अनुसार अपने कार्यों को लगातार वर्गीकृत करते हैं, तो आप अपनी उत्पादकता (उत्पादकता, प्रभावशीलता) में काफी वृद्धि करेंगे!

एक बार फिर, इस निष्कर्ष के समर्थन में तर्क:

आप सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से शुरू करते हैं और विशेष रूप से उन पर ध्यान केंद्रित करते हैं। आप वास्तव में महत्वपूर्ण प्रबंधकीय कार्यों के लिए खुद को उतार देते हैं और अपने अधीनस्थों के काम को प्रेरित करते हैं।

आप अपने कर्मचारियों को न केवल कम महत्वपूर्ण (नियमित) कार्यों को करने का निर्देश देते हुए, अपनी जिम्मेदारी के क्षेत्र में आकर्षित करते हैं।

आप अपने अधीनस्थों पर मांगों को बढ़ा सकते हैं और उन लोगों को प्रोत्साहित कर सकते हैं जिनके पास उपयुक्त क्षमताएं हैं।

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आइजनहावर सिद्धांत

आइजनहावर सिद्धांत आपको अपने कार्यों को शुरू करने और आपकी प्राथमिकताओं के अनुसार काम करने में मदद करेगा। और ऐसा करने के लिए, सबसे पहले खुद से पूछें: क्या ये मामले महत्वपूर्ण या जरूरी हैं?

आइजनहावर सिद्धांत आपको केवल दो मानदंडों को संयोजित करने की अनुमति देता है - महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक, इस प्रकार, प्राथमिकताओं के चार वर्ग प्राप्त होते हैं। सफल नियोजन के लिए, आपको अपने सामने सभी कार्यों का विश्लेषण और वर्गीकरण करना होगा। और फिर आप एक पदानुक्रमित सूची तैयार करेंगे, जिससे आपको पता चल जाएगा कि इसे क्या, कब और कैसे करना है।

प्राथमिकता:ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें आज करने की आवश्यकता है क्योंकि वे अत्यावश्यक और आवश्यक हैं।

बी-प्राथमिकता:महत्वपूर्ण चीजें जो आपको आज नहीं करनी हैं। बस बी चीजों को करने के लिए नियमित रूप से खुद को समय दें और अपने शेड्यूल में उनके लिए जगह खोजें। इस समूह में कार्यों को पूरा करना सफलता सुनिश्चित करेगा और आपको अपने इच्छित लक्ष्य के करीब लाएगा।

बहुत बार, बी मामलों को केवल इसलिए स्थगित कर दिया जाता है क्योंकि वे अत्यावश्यक नहीं होते हैं। फिर भी, उनका समय पर कार्यान्वयन कई समस्याओं से बच जाएगा।

बी-प्राथमिकता:कौशल, महारत, जो हमें एक जरूरी मामला लगता है, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है। इनमें शामिल हैं: शांत रहने की क्षमता, अपने कर्तव्यों को सौंपने के लिए (इसलिए बोलने के लिए, "प्रतिनिधिमंडल भेजने की क्षमता") या "नहीं" कहने की क्षमता। इससे आप समूह बी से महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए समय निकालेंगे।

जी-प्राथमिकता:इसमें ऐसे मामले शामिल हैं जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही जरूरी हैं। आप उन्हें सुरक्षित रूप से एक दराज में रख सकते हैं या, यदि समय सीमा या कुछ कार्यों की बात आती है, तो उन्हें मना कर दें या बस इसे किसी और को सौंप दें। होशपूर्वक कुछ समय के लिए डी-चीजों को करने से रोकें जो आपको सबसे तनावपूर्ण दिनों में आराम करने और मज़े करने की अनुमति देती हैं।

प्राथमिकता: इसे सही करें

1. अपने सभी कार्यों और जिम्मेदारियों को उपरोक्त समूहों ए, बी, सी और डी में विभाजित करें। इस तरह आप "जरूरी" को "बेकार" से अलग कर देंगे।

2. याद रखें: "महत्वपूर्ण" मौलिक रूप से "तत्काल" से अलग है। "महत्वपूर्ण" आपके लक्ष्य को करीब लाता है, लेकिन यह जरूरी नहीं कि "अत्यावश्यक" हो। दूसरी ओर "तत्काल" आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

3. तथाकथित "प्राथमिकता नियम" पर ध्यान दें: "महत्वपूर्ण" "तत्काल" से पहले आता है। जरूरी नहीं कि वह सब कुछ किया जाए जिसमें जल्दबाजी की जरूरत हो। अत्यावश्यक की तानाशाही के आगे झुकने की कोशिश न करें, क्योंकि यह निम्नलिखित खतरे को छिपाता है: हम अत्यावश्यक से विचलित होने लगते हैं, लेकिन बिल्कुल महत्वहीन और अनिवार्य नहीं।

4. आपके समय की उचित योजना के लिए, यह सलाह बहुत उपयोगी होगी: हमेशा समूह ए में कार्य संख्या 1 के साथ काम शुरू करें, न कि नंबर 3 या 4 के साथ, चाहे वे कितने भी आकर्षक और दिलचस्प क्यों न हों। यदि कार्य दिवस के अंत तक आपने समूह ए के सभी कार्यों और मामलों का सामना करने का प्रबंधन नहीं किया, तो अगले दिन उनके साथ काम करना जारी रखें। अन्य कार्य तब तक न करें जब तक कि आप पहले वाले के साथ काम नहीं कर लेते।

5. हर दिन ग्रुप बी से किसी ऐसे काम पर काम करें जिसमें काफी समय लगता हो। अपनी दैनिक गतिविधियों के साथ-साथ आपको अपने "रणनीतिक" महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों के बारे में भी सोचना चाहिए। केवल इसी तरह से आप आज कल की सफलता को सुरक्षित कर पाएंगे।

एक बार और सभी के लिए पहचानें कि आपके पास उन सभी चीजों के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा जो आप करना चाहते हैं और वे सभी चीजें जो दूसरे आपसे चाहते हैं। अपने समय का उपयोग केवल उन चीजों के लिए करें जो वास्तव में आपके लिए महत्वपूर्ण हैं, जो आपके लक्ष्य को आगे बढ़ा सकती हैं। और आप समय तभी जीत सकते हैं जब आप "ना" कहना सीखें और अनावश्यक चीजों को करने से इंकार कर दें।

एवगेनी नेडेलिन का लघु-व्याख्यान "आइजनहावर सिद्धांत" देखें

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यह ज्ञात है कि गतिविधियों की योजना बनाने में बिताया गया हर मिनट, निष्पादन के 10 मिनट बचाता है. अगले दिन के लिए कार्य निर्धारित करने में 10-12 मिनट का समय लगता है। साथ ही, यह समझना महत्वपूर्ण है कि कार्य दिवस की शुरुआत में समान नियोजन में लगभग एक घंटा लगेगा। क्यों? कारण सामान्य वाक्यांश द्वारा इंगित किया जा सकता है "पहले आपको अपने विचार एकत्र करने की आवश्यकता है।"

सुबह की योजना बनाना अधिक कठिन होता है, क्योंकि मस्तिष्क धीरे-धीरे जागता है और कार्य के सक्रिय चरण में प्रवेश करता है। दैनिक दिनचर्या के साथ जागना और योजनाओं का पालन करना एक बात है, चाहे जो भी उनके साथ हस्तक्षेप करने की कोशिश करे, यह एक और बात है कि एक दिन की योजना बनाने की कोशिश करें जो पहले ही शुरू हो चुका है, जब सभी प्रकार की सामाजिक छोटी चीजें, कारोबार, अप्रत्याशित कॉल में टूट जाएगा। यह सब प्राथमिकता और समय से विचलित करेगा।

इसलिए, नियोजन का एक मिनट वास्तविक समय के 10 मिनट बचाता हैयानी कार्य दिवस के अंत में 10-12 मिनट अगले सुनियोजित दिन के 100-120 मिनट बचाएंगे, यानी वे दैनिक उत्पादकता में 25% की वृद्धि करेंगे, जो 4-5 पूर्ण तक हो सकता है -प्रति माह बचाए गए कार्य दिवस। के अलावा, दिन के लिए एक स्पष्ट योजना विकसित करने से न केवल समय की बचत होती है, बल्कि दक्षता भी बढ़ती है.

शैली कानून: पारेतो और आइजनहावर सिद्धांत

दो प्राथमिकताएं हैं योजना के लिए सिद्धांतकार्य दिवस सहित कुछ भी।

ये है परेतो सिद्धांतकेंद्रित तनाव के प्रभाव को स्वीकार करना, और आइजनहावर सिद्धांत- प्राथमिकताओं के अनुसार उन्नयन का सिद्धांत। पारेतो सिद्धांत इस परिकल्पना का उपयोग करता है कि सबसे महत्वपूर्ण गतिविधि पर ध्यान केंद्रित करने से वांछित परिणाम प्राप्त करने पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है (20/80 नियम: सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं पर 20% समय केंद्रित करने से 80% परिणाम प्राप्त होते हैं) .

आइजनहावर सिद्धांतकार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार कार्यों को ए, बी और सी में विभाजित करता है (ए - महत्वपूर्ण और जरूरी; तुरंत प्रदर्शन करें; बी - महत्वपूर्ण, गैर-जरूरी; पूरा करने के लिए समय सीमा या समय अवधि निर्धारित करें; सी - महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन जरूरी - आदर्श रूप से प्रतिनिधि)।

इन सिद्धांतों के अनुसार हर दिन एक योजना होनी चाहिए, महत्वपूर्ण मामलों से मिलकर, जिन पर आपको कम से कम 20% समय बिताने की आवश्यकता होती है, साथ ही कम महत्व के मामले भी। साथ ही, आदर्श रूप से, बड़े कार्यों को छोटे कार्यों में तोड़ना और प्राधिकरण को सौंपना आवश्यक है, यदि यह अनुमेय है।

उन कार्यों को भी उच्च प्राथमिकता दी जानी चाहिए जिनमें अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, एक नई रणनीति का विकास, पुनर्निर्माण का मुद्दा, आदि)। विशेषज्ञ इस समूह में "अप्रिय" कार्यों को शामिल करने की सलाह देते हैं, जिसके कार्यान्वयन से मूड खराब हो सकता है।

योजना बनाते समय, सबसे प्राथमिकता वाले क्षेत्रों को समझना बहुत महत्वपूर्ण है और टर्नओवर, सामाजिक गतिविधि की आवश्यकताओं (एक तरह से या किसी अन्य, हम कुछ समय सहकर्मियों के साथ संवाद करने में बिताते हैं) और अन्य क्षणों को आपको निर्धारित मार्ग से विचलित करने के लिए नहीं देना है। "दिन का नक्शा"। यह भी अनुशंसा की जाती है कि एक दिन के लिए तीन से अधिक महत्वपूर्ण और सामान्य रूप से दस से अधिक मामलों की योजना न बनाएं; और साथ ही आपके लिए कार्य दिवस के सबसे अनुकूल समय के लिए सबसे महत्वपूर्ण, कठिन और कम से कम सुखद कार्यों की योजना बनाएं।

बेशक, हम सभी अलग हैं, और हर कोई अपने सबसे अधिक उत्पादक समय को ट्रैक कर सकता है, लेकिन दैनिक दिनचर्या के लिए कुछ सामान्य नियम हैं। उदाहरण के लिए, यह माना जाता है कि कार्य उत्पादकता वास्तव में सप्ताह के दिन पर निर्भर हो सकती है (सोमवार नए वैश्विक मामलों के लिए नहीं है, कार्य गतिविधि का चरम मंगलवार को सुबह 10 बजे से दोपहर 1 बजे तक पड़ता है)। सैद्धांतिक रूप से और रचनात्मक या कठिन कार्यों को करने के लिए समय के संदर्भ में, किसी को सुबह 10 बजे से दोपहर 12 बजे तक और दोपहर 3 बजे से शाम 5 बजे तक के अंतराल का चयन करना चाहिए।

इस सन्दर्भ में एक सामान्य पैटर्न का पालन करके योजना को सहायता प्रदान की जा सकती है, जो दैनिक दिनचर्या के लिए और प्रत्येक विशिष्ट दिन के मुद्दों को हल करने के लिए समय अंतराल को परिभाषित करता है।

यह कुछ इस तरह दिख सकता है:

• 9: 00-10: 00 - मेल, इंस्टेंट मैसेंजर (मुख्य कार्य के समय तत्काल संचार उपकरण बंद करना महत्वपूर्ण है, अन्यथा समय की बचत नहीं होगी), पहले से बनाई गई योजना का सामंजस्य;
• 10: 00-12: 00 - महत्वपूर्ण कार्यों पर काम करें;
• 12:00-13: 00 - दोपहर का भोजन, मेल, संदेशवाहक, समय आरक्षित;
• 13:00-15:00 - वर्तमान कार्यों पर काम;
• 15:00-17: 00 - महत्वपूर्ण कार्यों पर काम करें;
• 17: 00-18: 00 - मेल, तत्काल संदेशवाहक, जरूरी और महत्वहीन मामले, कल की योजना बनाना।

यदि कोई टेम्प्लेट है, तो यह ब्लॉक ए, बी और सी में बिल्कुल विशिष्ट कार्यों की योजना बना रहा है। यदि संभव हो तो, जैसा कि हमने पहले ही निर्धारित किया है, बड़े मामलों को विभाजित करने की आवश्यकता है, और छोटे सजातीय कार्यों को समूहीकृत और श्रृंखला में किया जाना चाहिए। . 10 मिनट के लिए छह बार फोन पर बात करना कॉल पर एक घंटे खर्च करने के समान नहीं है, क्योंकि इस मामले में आपको छह बार सजातीय गतिविधियों के लिए उपयुक्त तैयारी करनी होगी। किस लिए?

कार्य दिवस की योजना बनाने के संबंधित रहस्य

लेकिन दिन के लिए एक सूची संकलित करने का तथ्य इतना महत्वपूर्ण नहीं है जितना कि दृष्टिकोण और कई संबंधित घटक। इसलिए, यह आवश्यक नहीं है, उदाहरण के लिए, मामलों को लिखना: आप अपने दिमाग में एक योजना तैयार कर सकते हैं. या, उदाहरण के लिए, आप बल की घटना पर शाश्वत दांव लगाते हुए, मिनट दर मिनट निर्धारित नहीं कर सकते हैं, लेकिन यह जान सकते हैं कि आपके पास व्यवसाय के लिए कौन सी समय सीमा है और शेड्यूल से बाहर निकलने पर आपको महत्वहीन चीजों को छोड़ देना चाहिए या ऐसी चीजें करना बंद कर देना चाहिए बहुत अधिक समय।

उपयोगी भी काम से पहले हार्दिक और स्वादिष्ट नाश्ता करें(यह ऊर्जा की प्रतिज्ञा है), उसी समय काम शुरू करें (यह आत्म-अनुशासन का नियम है), दिन की शुरुआत सहकर्मियों के साथ कॉफी और सिगरेट से नहीं, बल्कि नीचे की योजना को फिर से जाँचने के साथ करें, और साथ ही - और बहुत से लोग इस बारे में अक्सर भूल जाते हैं - योजना के दिनों में सचिव और इस योजना में शामिल कर्मचारियों के साथ सहमत होते हैं।

यह मुख्य चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, न कि एक अव्यवस्थित तालिका, और "सौदेबाजी के समय" की क्षमता (ईमानदारी से किसी कार्य के लिए समय की कमी को स्वीकार करें यदि आपको अवास्तविक समय सीमा दी गई है), और आवेगी कार्यों और निर्णयों से इनकार (कोई व्यक्ति) एक पत्र में कुछ लिखा - मैं तीखी प्रतिक्रिया करना चाहता था, इसमें समय और तंत्रिकाएँ लगीं, यह पूरी तरह से अनावश्यक है), और उन कार्यों से बचना जो अवांछनीय परिणाम पैदा कर सकते हैं (अत्यधिक जिज्ञासा या पक्षपात करने की कोशिश करने से समय बढ़ाए बिना बढ़ी हुई जिम्मेदारियाँ हो सकती हैं) उन्हें पूरा करें)।

ऐसा लगता है कि यह सीधे नियोजन पर लागू नहीं होता है, लेकिन वास्तव में यह कार्य के प्रत्येक विशिष्ट दिन और आदर्श रूप से सप्ताह और महीनों दोनों की संरचना करने में बहुत मदद करता है।

इसी तरह के छोटे रहस्यों में भी शामिल हैं: रचनात्मक विराम का नियम (आराम करना आवश्यक है, लेकिन दिन के दौरान केवल इन मिनटों के आराम की भी योजना बनाई जानी चाहिए), पूर्ण क्रिया का नियम (आदर्श रूप से, आपको वह सब कुछ पूरा करने की आवश्यकता है जो आपने सही शुरू किया था) समय पर) और अधिकतम एकाग्रता का नियम (आप इसे एक ही समय में कई चीजें एक साथ नहीं कर सकते)।

यदि आप इन सभी सरल नियमों को अपने सिर में रखते हैं, तो मत भूलना हर अगले दिन की योजना बनाएं, आप न केवल समय बचा सकते हैं, बल्कि सामान्य तौर पर, अपनी दक्षता को अधिकतम कर सकते हैं, जो अनिवार्य रूप से व्यापार में सफलता और बेहतर के लिए आगे के विकास की ओर ले जाएगा।

प्राथमिकता और द्वितीयक कार्यों के बीच चयन करना इतना कठिन क्यों है? न्यूरोलॉजिस्ट एंटोनियो डेमासियो के शोध से पता चलता है कि निर्णय लेने का भावनाओं से अटूट संबंध है। इसलिए यह आश्चर्य की बात नहीं है कि चिंता और अवसाद को अक्सर अटके रहने और निर्णय लेने में असमर्थ होने की स्थिति के रूप में जाना जाता है। आइजनहावर मैट्रिक्स जैसे सरल उपकरणों का उपयोग न केवल चीजों को समझने में मदद करता है, बल्कि भावनात्मक तनाव को कम करने में भी मदद करता है। समय के साथ, इस अवधारणा के सिद्धांतों में महारत हासिल करने के बाद, आप महत्वपूर्ण, तत्काल, माध्यमिक और बेकार के बीच आसानी से और जल्दी से अंतर करना सीख सकते हैं।

आइजनहावर मैट्रिक्स को सीधे ड्वाइट डी। आइजनहावर के शब्दों से संबंधित माना जाता है: "मुझे दो समस्याएं हैं: तत्काल और महत्वपूर्ण। अत्यावश्यक महत्वपूर्ण नहीं है, और महत्वपूर्ण अत्यावश्यक है।"

ड्वाइट डी. आइजनहावर को संयुक्त राज्य अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति (1953 से 1961 तक) के रूप में जाना जाता है। राष्ट्रपति बनने से पहले, वह द्वितीय विश्व युद्ध के दौरान एक सामान्य और कमांडर सहयोगी सेना थे। 1950 में, आइजनहावर यूरोप में नाटो के पहले सर्वोच्च सहयोगी कमांडर बने।

विशिष्ट पेशेवर गतिविधियों ने आइजनहावर को लगातार कठोर निर्णय लेने और हर दिन विभिन्न कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मजबूर किया। प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए, उन्होंने अपनी खुद की विधि बनाई, जिसे व्यापक रूप से आइजनहावर मैट्रिक्स के रूप में जाना जाने लगा। आज, इसका उपयोग न केवल जनरलों द्वारा किया जा सकता है, बल्कि सामान्य लोगों द्वारा गृहिणियों तक भी किया जा सकता है - यह वर्तमान कार्यों को प्राथमिकता देने और चीजों को क्रम में रखने में मदद करता है।

आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कैसे करें

यह उपकरण उन लोगों के लिए उपयुक्त है जो अपने कार्यों के महत्व का आकलन करने और उन्हें स्पष्ट रूप से वर्गीकृत करने के लिए तैयार और सक्षम हैं। विधि का तात्पर्य कार्यों और कार्यों को चार समूहों में विभाजित करना है:

1. तत्काल और महत्वपूर्ण;
2. महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं;
3. अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं;
4. न अत्यावश्यक और न ही महत्वपूर्ण।

आइजनहावर पद्धति का अंतिम लक्ष्य महत्वपूर्ण निर्णयों से माध्यमिक मामलों को फ़िल्टर करने में मदद करना और वास्तव में क्या मायने रखता है पर ध्यान केंद्रित करना है।

यदि हम आइजनहावर मैट्रिक्स को एक चित्र के रूप में कल्पना करते हैं, तो यह इस तरह दिखेगा:

मैट्रिक्स में चतुर्भुज का अर्थ

कार्यों को विशिष्ट चतुर्थांशों में विभाजित किया जाता है, जो बदले में यह निर्धारित करते हैं कि आप कार्य को कब और कितने समय तक पूरा कर सकते हैं।

• चतुर्थांश I - "इसे अभी करें" (तत्काल और महत्वपूर्ण)

इसमें प्राथमिकता वाले कार्य शामिल हैं जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। उनके पास सख्त समय सीमा है और उन्हें किसी और चीज से पहले और व्यक्तिगत रूप से किया जाना चाहिए।

• चतुर्थांश II - "तय करें कि आप इसे कब करेंगे" (महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं)

यह चतुर्थांश मैट्रिक्स का रणनीतिक हिस्सा है, जो दीर्घकालिक विकास के लिए आदर्श है। इसमें शामिल तत्व महत्वपूर्ण हैं लेकिन तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। साथ ही, कार्यों की एक निश्चित समय सीमा होती है और व्यक्तिगत रूप से भी की जाती है।

• चतुर्थांश III - "किसी को प्रतिनिधि" (तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं)

फोन कॉल, ईमेल और मीटिंग और इवेंट प्लानिंग इस चतुर्थांश में आते हैं। इस प्रकार के कार्यों में आमतौर पर व्यक्तिगत ध्यान देने की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि वे एक औसत दर्जे का परिणाम नहीं दर्शाते हैं। चतुर्थांश III आपको महत्वपूर्ण कार्य से विकर्षणों को कम करने में मदद करता है। प्रतिनिधिमंडल आपको अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

• चतुर्थांश IV - "इसे बाद में करें" (महत्वपूर्ण नहीं, अत्यावश्यक नहीं)

चतुर्थांश IV में आने वाली गतिविधियाँ संबंधित गतिविधियाँ हैं जो कोई मूल्य प्रदान नहीं करती हैं। सीधे शब्दों में कहें, यह एक ऐसी चीज है जिसे बिना किसी परिणाम के डर के हमेशा टाला जा सकता है। इन चीजों में समय लगता है और पहले दो चतुर्थांशों में आपके द्वारा योगदान किए जाने वाले अधिक महत्वपूर्ण कार्यों के रास्ते में आ जाते हैं।

मैट्रिक्स के लिए रंग चुनना

मैट्रिक्स के प्रत्येक चतुर्थांश को एक रंग असाइन करें और इसे प्राथमिकता स्तर से संबद्ध करें।

उदाहरण के लिए:

लाल = तत्काल।

पीला = महत्वपूर्ण लेकिन बहुत जरूरी नहीं।

हरा = जरूरी लेकिन महत्वपूर्ण नहीं।

ग्रे = जरूरी नहीं, महत्वपूर्ण नहीं।

पेशेवर उद्देश्यों के लिए मैट्रिक्स का उपयोग करने की प्रक्रिया में, आप पाएंगे कि अधिकांश कार्य चतुर्थांश I और III में आते हैं। चतुर्थांश II गतिविधियाँ सबसे महत्वपूर्ण परिणाम देती हैं क्योंकि ये व्यावसायिक लक्ष्य हैं जो व्यवसाय की दीर्घकालिक सफलता को प्रभावित करते हैं और शायद ही कभी इसे तत्काल के रूप में वर्गीकृत किया जाता है।

समझने में सबसे कठिन बात यह है कि आपको नियोजित पाठ्यक्रम से क्या विचलित करता है। लेकिन अगर आप समय प्रबंधन की इस मूलभूत समस्या से निपटते हैं, तो आपको व्यर्थ घंटों के विचारों से छुटकारा मिल जाएगा। अपनी दीर्घकालिक निर्णय लेने की रणनीतियों का मार्गदर्शन करने के लिए स्वयं से दो प्रश्न पूछें:

• आप महत्वपूर्ण कार्य कब कर रहे होंगे लेकिन अत्यावश्यक कार्य नहीं?
• आप महत्वपूर्ण कार्यों पर समय कब व्यतीत कर सकते हैं इससे पहले कि वे अचानक अत्यावश्यक हो जाएं?

यह याद रखने योग्य है कि कभी-कभी एक चतुर्थांश से कार्य अचानक दूसरे में गिर जाते हैं। यदि कोई आपात स्थिति उत्पन्न होती है, तो आपकी प्राथमिकताएं बदल जाएंगी। उदाहरण के लिए, आप एक छोटे व्यवसाय के मालिक हैं और एक असंतुष्ट ग्राहक कॉल करता है और डिलीवरी में देरी के कारण प्रबंधक से संपर्क करने के लिए कहता है। यह समस्या तुरंत मैट्रिक्स के अन्य तत्वों से ऊपर उठ जाएगी।

चतुर्भुज द्वारा कार्यों के वितरण में कुछ विशेषताएं हैं, और उन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. टू-डू लिस्ट जीवन को आसान बनाती है। सुनिश्चित करें कि पहले क्या करने की आवश्यकता है यह निर्धारित करने में सहायता के लिए कार्य असाइन करते समय आप सही प्रश्न पूछते हैं। कुंजी प्राथमिकता है।
2. आप प्रत्येक चतुर्थांश में कई गतिविधियां और कार्य जोड़ सकते हैं, लेकिन अधिकतम संख्या को आठ से अधिक आइटम नहीं रखना सबसे अच्छा है। अन्यथा, आप मुख्य लक्ष्य से दूर चले जाएंगे - कार्य को पूरा करना।
3. पेशेवर और निजी जीवन के लिए अलग-अलग मैट्रिसेस बनाएं।
4. केवल आप ही अपनी सूची में आइटम का प्राथमिकता स्तर निर्धारित कर सकते हैं। प्रत्येक सुबह मैट्रिक्स से टू-डू सूची के साथ शुरू करें, और सप्ताह के अंत तक आप परिणाम देखेंगे।

आइजनहावर मैट्रिक्स टेम्पलेट

कार्य वितरण प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, एवरनोट सेवा द्वारा विकसित टेम्पलेट का उपयोग करें:

आइजनहावर मैट्रिक्स का अनुवाद ट्रेलो परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में किया जा सकता है। चार बोर्डों (= चतुर्थांश) में से प्रत्येक के लिए एक टू-डू सूची बनाएं और एक अलग इनबॉक्स बोर्ड बनाएं जहां सभी कार्य तब तक चले जाएंगे जब तक कि उन्हें क्वाड्रंट को सौंपा न जाए। यह आपको अपने कार्यभार का नेत्रहीन आकलन करने की अनुमति देगा।

आइजनहावर मैट्रिक्स विश्लेषण पक्षाघात की स्थिति से बचने में आपकी मदद करने के लिए एक सरल उपकरण है जो हर बार होता है जब आप यह भी नहीं जानते कि कहां से शुरू करें।