Log dokumen keluar, contohnya diberikan di bawah ini, sangat membantu saat memelihara catatan dalam suatu organisasi. Ini mencatat surat keluar, instruksi, penjelasan, dan surat-surat lain yang secara resmi dikirim oleh organisasi ke suatu tempat. Perusahaan besar menggunakan spreadsheet dan program khusus untuk ini. Tetapi usaha kecil jarang membutuhkannya.

FILES

Berarti

Memperbaiki fakta pengiriman kertas apa pun tidak kalah pentingnya dengan memperbaiki fakta penerimaannya. Dengan demikian, log dokumen keluar memiliki nilai yang sama dengan log surat masuk. Tingkat pesanan dalam korespondensi yang dikirim akan tergantung padanya.

Penting juga untuk menjaga integritas korespondensi pada isu-isu penting yang fundamental. Dengan jurnal seperti itu, dapat dengan mudah diproses menjadi satu file, dengan nomor, tanggal dan daftar orang yang bertanggung jawab.

Mengisi Persyaratan

Jurnal untuk mendaftarkan dokumen keluar, seperti semua jurnal lain dari jenis ini, terdiri dari dua bagian: sampul dan halaman. Sampul berisi nama, tanggal mulai dan akhir pemeliharaan (yang kedua mudah untuk diletakkan di akhir dokumen), nama organisasi, dan detail dasar lainnya. Badan utama harus:

• Diwakili oleh halaman yang sama (diberikan dalam formulir terlampir dan contoh majalah).
• untuk berkedip. Untuk kenyamanan pengarsipan, halaman disematkan di dua atau tiga tempat. Jadi, ketika jurnal berakhir, akan lebih mudah untuk menempatkannya di folder.
• Juga, setiap halaman majalah harus diberi nomor.
• Akhiri dengan visa kepemimpinan. Pada akhirnya, jumlah halaman dihitung dan diperiksa. Pada halaman terakhir dokumen - bagian belakang sampul - jumlah halaman ditempel. Kepala organisasi membubuhkan tanda tangan dan stempel di sini.

Ada aturan dalam pekerjaan kantor: jangan mendaftarkan dokumen yang tidak ditandatangani. Hanya setelah tanda tangan dari orang yang memiliki hak untuk itu, dokumen tersebut memperoleh kekuatan hukum dan dapat dimasukkan ke dalam daftar.

Dokumen tersebut disimpan selama 3 tahun (jika karyawan organisasi tidak bekerja dalam kondisi kerja yang merugikan), dan kemudian seorang pakar dan komisi verifikasi yang diadakan secara khusus memeriksa nilai dokumen tersebut. Jika tidak berguna untuk digunakan lebih lanjut dan tidak dapat menjadi bukti dalam perselisihan, penyelidikan, dan proses peradilan, maka itu dimusnahkan. Tentu, mengisi tindakan penghancuran dokumen.

Data apa yang harus ditunjukkan saat mengisi

Majalah diatur cukup sederhana: sampul plus meja. Yang terakhir diwakili oleh kolom di mana berikut ini harus ditunjukkan:

• Tanggal dokumen. Email keluar diatur dalam urutan kronologis. Ini sangat menyederhanakan pencarian korespondensi bisnis. Tanggal adalah hari penandatanganan.
• Nomor registrasi dokumen keluar. Dokumen keluar pertama dari awal log adalah 1, yang kedua adalah 2, dan seterusnya. Biasanya dokumen disimpan sejak awal tahun kalender, saat nomor registrasi dimulai.
• Tujuan.
• Ringkasan. Ini mungkin nama dan nomor dokumen, atau hanya pertanyaan di mana korespondensi dilakukan. Dalam praktiknya, seringkali ternyata huruf kecil (beberapa baris) mungkin tidak memiliki nama sama sekali. Kemudian kolom ini tetap kosong.
• Siapa yang menandatangani surat keluar.
• pelaksana.
• Catatan tentang pengiriman salinan surat keluar untuk kasus ini.
• Informasi tentang pengiriman dokumen. Data dicatat di sini yang tidak termasuk dalam kategori kolom lain, tetapi diperlukan untuk orientasi dalam log.

Setiap surat bisnis keluar harus dijelaskan pada barisnya sendiri. Jika karyawan yang mengisi dokumen menerima beberapa surat sekaligus, maka mereka harus didaftarkan dalam urutan kepentingan yang menurun. Nomor dan tanggal setiap kertas terletak pada baris terpisah.

Mengisi jurnal dalam bentuk elektronik tidak dapat diterima, karena pelaku harus menandatanganinya, membuat tanda untuk melampirkan salinan dokumen ke kasing, dll. Kesalahan juga tidak diinginkan. Tetapi jika informasi yang salah ditunjukkan, maka itu harus dicoret dengan satu baris, dan yang benar harus ditandatangani di sebelahnya, dengan tambahan "Dikoreksi untuk percaya" dan tanda tangan kepala (atau orang lain yang bertanggung jawab untuk mengisi). jurnal).

Variasi

Terkadang mereka menggunakan desain jurnal gabungan dari dokumentasi masuk dan keluar. Ini nyaman jika volume korespondensi bisnis kecil.

Harus diingat bahwa mencari dan memulihkan seluruh jalannya dialog, misalnya, dengan mitra bisnis atau klien, akan sulit. Waktu pemrosesan akan meningkat. Tetapi setiap organisasi memiliki hak untuk secara mandiri memilih bentuk penyampaian informasi tersebut.

Jenis dokumen yang dikirim

Berbagai macam kertas dapat dimasukkan dalam daftar dokumen keluar. Sebagai contoh:

• referensi;
• tindakan;
• permintaan;
• telegram;
• terjemahan;
• aplikasi, dll.

Meskipun daftar dokumen keluar tidak berlaku untuk dokumen pelaporan yang ketat, ini dapat berguna dalam organisasi di mana korespondensi bisnis dilakukan yang memerlukan akuntansi dan kontrol.

Berapa banyak yang harus disimpan?

Waktu penyimpanan jurnal tidak boleh kurang dari periode penyimpanan dokumen-dokumen yang terdaftar di dalamnya. Aturan ini berlaku meskipun berisi pesanan untuk kegiatan inti atau dokumen personalia yang memiliki umur simpan permanen.

Aturan: untuk memiliki hak untuk menghancurkan daftar dokumen keluar, Anda harus memastikan bahwa tenggat waktu untuk menyimpan semua kertas yang ditandai di dalamnya telah kedaluwarsa.

Biasanya jangka waktunya tidak melebihi 3-5 tahun. Tetapi ada pengecualian untuk aturan tersebut. Untuk alasan ini, petugas personalia yang berpengalaman, sekretaris, kepala departemen, atau karyawan lain yang kehilangan pekerjaannya untuk menyimpan kayu sering kali terpaksa membagi kayu gelondongan. Di satu, dokumen dengan periode penyimpanan permanen didaftarkan (juga yang disimpan selama 75 tahun), dan yang lainnya dibiarkan untuk dokumen "tidak tahan lama" yang kehilangan kekuatan hukumnya dalam waktu 3-5 tahun. Dalam hal ini, tanda diletakkan di sampul majalah. Hal utama adalah untuk menghindari kebingungan.

Pekerjaan spesialis perlindungan tenaga kerja dikaitkan dengan mengisi sejumlah besar formulir dokumen, seperti, misalnya, majalah. Terlepas dari berbagai tindakan hukum pengaturan yang mengatur ketersediaan jurnal tertentu, adalah mungkin untuk memilih prinsip-prinsip umum untuk memelihara bentuk-bentuk dokumen ini.

Catatan briefing harus:

1. bernomor. Anda dapat memberi nomor halaman atau lembaran majalah, penomoran lembaran akan lebih mudah;
2. diikat Dengan bantuan apa yang akan Anda lakukan hantaman, Anda memilih: itu bisa berupa benang, tali linen, pita, benang nilon yang dijahit, dll. Ujung bahan pengikat harus dikeluarkan pada sampul majalah atau pada halaman terakhirnya dan diikat dengan stiker sehingga ujung tali tetap terlihat. Untuk menghindari ketidaknyamanan saat menggunakan majalah bertali, panjang ujung tali yang dilepas harus minimal 5 cm. gambar;
3. ditandatangani oleh penanggung jawab pemeliharaannya. Prasasti berikut harus ditempatkan pada atau di samping stiker: “Dalam majalah, ___ lembar diberi nomor, diikat dan disegel dengan segel. "hari"_bulan_20__ Nama lengkap, jabatan, tanda tangan _______. Jurnal ini ditandatangani oleh orang yang berwenang untuk menyimpan jurnal ini;
4. dibubuhi stempel organisasi. Kami mengatur segel sehingga jejaknya ada pada stiker dan pada sampul / lembar majalah tempat ujung tali direkatkan. Lihat menggambar.

1. Saat mengisi jurnal, kami tidak meninggalkan baris kosong, kami tidak melakukan koreksi.
2. Mendefinisikan formulir log dalam dokumen normatif seperti yang direkomendasikan berarti kita dapat membuat perubahan pada formulir ini, seperti menambahkan kolom.
3. Tidak perlu membeli majalah cetak, Anda dapat mencetaknya sendiri di organisasi Anda.
4. Umur simpan log yang sudah selesai adalah 10 tahun(Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 25 Agustus 2010 No. 558 “Atas persetujuan “Daftar dokumen arsip administrasi standar yang dihasilkan selama kegiatan badan-badan negara, pemerintah daerah dan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan” ), kecuali ditentukan lain oleh dokumen peraturan yang mengatur pemeliharaan majalah terkait. Misalnya, daftar kecelakaan industri disimpan selama 45 tahun.

Mari kita membahas lebih detail tentang beberapa saat mengisi log yang terkait dengan pendaftaran briefing.

Cara mengisi log pengantar pengantar

Siapa yang mengisi log (memberikan pengarahan)? Spesialis atau pemberi kerja keselamatan kerja, atau karyawan yang ditugaskan fungsi ini atas perintah organisasi.

Informasi untuk diisi. Untuk briefing pengantar, Anda juga harus memiliki:

1. Program pembekalan pengantar tentang perlindungan tenaga kerja,
2. Petunjuk untuk melakukan pengarahan pengantar tentang perlindungan tenaga kerja.

Sebagai aturan, satu log pengarahan pengantar dimulai di organisasi, tetapi:

1. jika ada subdivisi terpisah dalam struktur organisasi Anda, fungsi melakukan pengarahan pengantar di subdivisi terpisah dapat ditugaskan ke spesialis dari subdivisi terpisah ini, yang akan menyimpan catatan pengantar pengantar untuk subdivisi mereka;
2. beberapa organisasi lebih suka memiliki catatan pengantar pengantar terpisah untuk karyawan pihak ketiga.Jika Anda memutuskan untuk mengikuti contoh mereka, juga masuk akal untuk mengembangkan program dan instruksi terpisah untuk melakukan pengarahan keselamatan pengantar untuk karyawan organisasi pihak ketiga.

Literatur yang direkomendasikan: Anda dapat membaca tentang pengantar pengantar di paragraf 7.1-7.1.5, Lampiran 3 GOST 12.0.004-90 “Standar Antar Negara Bagian. Sistem standar keselamatan kerja. Organisasi pelatihan keselamatan kerja. Ketentuan Umum", paragraf 2.1.2 dari Keputusan Kementerian Perburuhan Federasi Rusia, Kementerian Pendidikan Federasi Rusia tertanggal 13.01.2003 N 1/29 "Atas persetujuan Prosedur untuk pelatihan dalam perlindungan dan pengujian tenaga kerja pengetahuan tentang persyaratan perlindungan tenaga kerja bagi karyawan organisasi”.

Cara mengisi log briefing tempat kerja

Formulir Catatan: direkomendasikan - Lampiran 6 “GOST 12.0.004-90. Standar antar negara bagian. Sistem standar keselamatan kerja. Organisasi pelatihan keselamatan kerja. Ketentuan Umum". Item-item yang kami sarankan Anda masukkan ke dalam formulir yang diusulkan oleh GOST disorot dengan warna biru.

Siapa yang mengisi (melakukan briefing)? Penyelia kerja langsung Tetapkan kewajiban untuk melakukan pengarahan di tempat kerja kepada karyawan tertentu dengan perintah organisasi (misalnya, “Tentang pelaksanaan pengarahan perlindungan tenaga kerja”), perintah tersebut harus mencakup semua divisi struktural perusahaan Anda. Ingatlah bahwa penanggung jawab Anda harus memiliki sertifikat kelulusan pelatihan khusus yang sah dalam perlindungan tenaga kerja (setidaknya setiap 3 tahun sekali).

Informasi untuk diisi.

Jurnal ini mencatat pelaksanaan briefing utama, berulang, tidak terjadwal, dan terarah. Setiap orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pengarahan yang terdaftar menyimpan Catatan Pengarahan Tempat Kerjanya sendiri untuk unitnya. Untuk tutorial, Anda juga membutuhkan:

1. Daftar instruksi perlindungan tenaga kerja yang berlaku di organisasi Anda;
2. program pengarahan;
3. Instruksi perlindungan tenaga kerja.

"Jenis pengarahan (primer, berulang, tidak terjadwal, terarah)"

pengarahan	Kapan kita melakukannya?
utama	sebelum dimulainya kegiatan produksi, setelah karyawan menerima pengarahan pengantar tentang perlindungan tenaga kerja.
ulang	setidaknya sekali setiap enam bulan (sebenarnya, kami mengulangi pengarahan awal di tempat kerja), kecuali jika persyaratan dan frekuensi lain ditunjukkan oleh tindakan hukum pengaturan sektoral dan lintas sektoral yang berlaku untuk kegiatan organisasi Anda. Misalnya, pengemudi Ivanov I.I. menjalani pengarahan berulang setiap 3 bulan sekali (klausul 10.10 dari Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 12 Mei 2003 N 28 "Atas persetujuan aturan lintas sektor untuk perlindungan tenaga kerja dalam transportasi jalan"). Mengatur frekuensi briefing berulang atas perintah organisasi (misalnya, dalam urutan yang sama "Tentang melakukan briefing tentang perlindungan tenaga kerja"). Pada saat yang sama, jika bagian dari karyawan satu departemen harus diinstruksikan sekali seperempat, dan bagian lainnya - setiap enam bulan sekali, Anda dapat mengatur instruksi berulang sekali seperempat untuk semua karyawan departemen ini, karena ini tidak bertentangan undang-undang saat ini dan akan memungkinkan orang yang bertanggung jawab untuk melakukan briefing unit ini tidak bingung.
tidak terjadwal	ketika undang-undang baru atau yang diubah dan tindakan hukum peraturan lainnya yang berisi persyaratan perlindungan tenaga kerja, serta instruksi tentang perlindungan tenaga kerja, diberlakukan; ketika mengubah proses teknologi, mengganti atau meningkatkan peralatan, perlengkapan, peralatan dan faktor lain yang mempengaruhi keselamatan tenaga kerja; dalam kasus pelanggaran persyaratan perlindungan tenaga kerja oleh karyawan, jika pelanggaran ini menimbulkan ancaman nyata dari konsekuensi serius (kecelakaan di tempat kerja, kecelakaan, dll.); atas permintaan pejabat badan pengawasan dan pengendalian negara; selama istirahat dalam pekerjaan (untuk pekerjaan dengan kondisi berbahaya dan (atau) berbahaya - lebih dari 30 hari kalender, dan untuk pekerjaan lain - lebih dari dua bulan); dengan keputusan majikan (atau orang yang diberi wewenang olehnya).
target

"Alasan untuk pengarahan yang tidak terjadwal dan terarah"

Kemungkinan alasan yang tercantum dalam klausul 7.4.1, 7.5.1 dari GOST 12.0.004-90. Standar antar negara bagian. Sistem standar keselamatan kerja. Organisasi pelatihan keselamatan kerja. Ketentuan umum”, paragraf 2.1.6-2.1.7 dari Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia, Kementerian Pendidikan Federasi Rusia tanggal 13.01.2003 N 1/29 “Atas persetujuan Prosedur untuk pelatihan di perlindungan tenaga kerja dan pengetahuan pengujian tentang persyaratan perlindungan tenaga kerja karyawan organisasi”, kami telah menunjukkan dalam tabel di atas, mereka dapat diringkas sebagai berikut:

"Informasi tentang magang di tempat kerja". Majikan wajib melakukan magang untuk karyawan yang memasuki pekerjaan dengan kondisi kerja yang berbahaya dan (atau) berbahaya (Pasal 225 Kode Perburuhan Federasi Rusia), dan persyaratan untuk magang dapat terkandung dalam tindakan hukum pengaturan di lapangan. dari perlindungan tenaga kerja. Majikan menentukan durasi shift magang secara independen (dari 3 hingga 19 shift), berdasarkan kualifikasi dan pengalaman kerja karyawan, sifat pekerjaan yang dilakukan. Perlu dicatat bahwa selain entri di Jurnal untuk magang, Anda juga memerlukan: program magang, pesanan magang untuk karyawan, pesanan penerimaan karyawan ini untuk pekerjaan mandiri (setelah berhasil menyelesaikan magang), tindakan hukum peraturan lokal yang berisi prosedur magang, spesifikasi magang di organisasi Anda.

Cara pengisian register penugasan kelompok 1 keselamatan kelistrikan kepada tenaga non kelistrikan

Formulir Catatan: dijelaskan dalam ayat 2 Catatan untuk Lampiran No. 1 Aturan untuk perlindungan tenaga kerja selama pengoperasian instalasi listrik, disetujui atas perintah Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 24 Juli 2013 N 328n.

Siapa yang mengisi (melakukan briefing)? Seorang karyawan dari antara personel listrik, memiliki setidaknya Grup III dalam keselamatan listrik, ditunjuk atas perintah kepala organisasi. Harap dicatat bahwa spesialis perlindungan tenaga kerja bukan milik personel listrik (elektroteknologi), oleh karena itu mereka tidak memiliki hak untuk melakukan pengarahan semacam ini (klausul 6 Catatan Lampiran No. 2013 N 328n).

Informasi untuk diisi. Untuk pelatihan, Anda harus memiliki:

1. Daftar posisi, pekerjaan yang membutuhkan penugasan personel produksi ke grup I. Kepala organisasi (subdivisi terpisah) secara mandiri menentukan siapa yang akan dimasukkan dalam Daftar. Logikanya sederhana: ada kemungkinan sengatan listrik pada karyawan selama melakukan pekerjaan, karyawan tersebut bukan milik personel listrik atau listrik (yaitu personel non-elektroteknik) - kami memasukkannya ke dalam daftar;
2. program pengarahan yang disetujui, instruksi untuk melakukan pengarahan untuk personel non-elektroteknik untuk kelompok I dalam keselamatan listrik.

"Tanggal pengisian sebelumnya." Frekuensi penugasan kelompok I minimal 1 kali dalam setahun. Jika kita menginstruksikan karyawan baru, kita beri tanda hubung di kolom ini, jika briefing diulang, kita cantumkan tanggal briefing karyawan sebelumnya.
Di mana informasi ditemukan: hal.1.4.4 Perintah Kementerian Energi Federasi Rusia tertanggal 13.01.2003 N 6 "Tentang Persetujuan Aturan untuk Operasi Teknis Instalasi Listrik Konsumen".

Cara mengisi log pengarahan keselamatan kebakaran

Formulir jurnal: wajib diisi

Lampiran 1 dari Ordo Kementerian Situasi Darurat Federasi Rusia 12 Desember 2007 N 645 (sebagaimana diubah pada 22 Juni 2010) “Atas persetujuan Standar Keselamatan Kebakaran “Melatih langkah-langkah keselamatan kebakaran untuk karyawan organisasi”.

Informasi untuk diisi.

pengarahan	Kapan kita melakukannya?	Siapa yang memimpin?
pengenalan pemadam kebakaran	sebelum memulai pekerjaan mandiri	kepala organisasi atau orang yang bertanggung jawab atas keselamatan kebakaran, ditunjuk atas perintah (instruksi) kepala organisasi
pemadam kebakaran utama di tempat kerja	di tempat kerja, sebelum dimulainya kegiatan produksi, setelah karyawan menerima pengarahan pengantar keselamatan kebakaran
pemadaman kebakaran berulang	setidaknya sekali setahun, dan dengan karyawan organisasi yang memiliki produksi berbahaya kebakaran, setidaknya sekali setiap enam bulan	orang yang bertanggung jawab untuk memastikan keselamatan kebakaran di setiap unit struktural, ditunjuk atas perintah (instruksi) kepala organisasi
pemadam kebakaran tidak terjadwal	saat melakukan pekerjaan satu kali, saat menghilangkan konsekuensi kecelakaan, bencana alam dan pekerjaan yang mengeluarkan izin kerja, izin atau dokumen khusus lainnya, serta saat mengadakan acara publik di organisasi.
tidak terjadwal	setelah pengenalan baru atau perubahan dalam aturan, norma, instruksi keselamatan kebakaran yang dikembangkan sebelumnya, dokumen lain yang berisi persyaratan keselamatan kebakaran; ketika mengubah proses teknologi produksi, mengganti atau meningkatkan peralatan, peralatan, bahan baku, bahan, serta mengubah faktor-faktor lain yang mempengaruhi status pencegahan kebakaran objek; dalam kasus pelanggaran oleh karyawan organisasi persyaratan keselamatan kebakaran, yang dapat menyebabkan atau menyebabkan kebakaran; untuk studi tambahan tentang langkah-langkah keselamatan kebakaran atas permintaan otoritas pengawasan kebakaran negara ketika mereka mengungkapkan pengetahuan yang tidak memadai di antara karyawan organisasi; selama istirahat dalam pekerjaan selama lebih dari 30 hari kalender, dan untuk pekerjaan lain - 60 hari kalender (untuk pekerjaan yang tunduk pada persyaratan keselamatan kebakaran tambahan); setelah menerima materi informasi tentang kecelakaan, kebakaran yang terjadi di industri sejenis; ketika menetapkan fakta pengetahuan yang tidak memuaskan tentang persyaratan keselamatan kebakaran oleh karyawan organisasi.	orang yang bertanggung jawab untuk memastikan keselamatan kebakaran dalam organisasi, atau langsung manajer kerja
sasaran pemadam kebakaran	saat melakukan pekerjaan satu kali yang terkait dengan peningkatan bahaya kebakaran (pengelasan dan pekerjaan panas lainnya); setelah terjadinya kecelakaan, bencana alam dan malapetaka; dalam produksi pekerjaan yang izin kerja dikeluarkan, dalam produksi pekerjaan panas di industri bahan peledak; saat melakukan kunjungan di organisasi; saat menyelenggarakan acara publik dengan siswa; saat mempersiapkan penyelenggaraan acara dengan kunjungan massal orang (rapat dewan, rapat, konferensi, rapat, dll.), dengan lebih dari 50 peserta.

Untuk semua jenis latihan kebakaran, satu bentuk jurnal digunakan, jadi jumlah log ini di organisasi Anda akan bergantung pada bagaimana Anda membagi tanggung jawab untuk melakukan pengarahan di organisasi Anda (misalnya, perintah "Melakukan latihan kebakaran" ). Setiap orang yang bertanggung jawab untuk melakukan latihan kebakaran akan memiliki log mereka sendiri. Juga, penanggung jawab Anda harus memiliki sertifikat yang valid untuk lulus tes pengetahuan minimum teknis kebakaran. Pada saat yang sama, jika pengantar dan pengarahan utama dilakukan oleh satu orang, pada kolom No. 5 “Jenis pengarahan”, tandai dengan koma: “pengantar, utama”. Selain majalah, untuk melakukan pengarahan keselamatan kebakaran, Anda juga memerlukan: program pengarahan, instruksi.

Semua pesanan untuk jenis kegiatan utama harus dicatat dalam urutan yang sesuai. Catatan mencerminkan judul, tanggal kompilasi dokumen dan informasi penting lainnya. Contoh entri, contoh pengisian jurnal - semua ini dapat ditemukan di artikel.

Perintah apa pun adalah tindakan hukum tindakan internal, yang biasanya dikeluarkan oleh kepala perusahaan, divisi terpisah, cabang. Ordo diklasifikasikan menurut berbagai kriteria, termasuk wilayah yang mereka atur. Misalnya, mereka mungkin berhubungan dengan personel, aset material perusahaan. Pada saat yang sama, ada sekelompok besar pesanan yang mengatur masalah kompleks dan kompleks yang berkaitan dengan seluruh perusahaan secara keseluruhan. Mereka disebut perintah untuk aktivitas utama. Ada beberapa jenis dokumen tersebut:

1. Tentang penunjukan direktur.
2. Tentang pembentukan divisi perusahaan.
3. Tentang pengenalan tabel kepegawaian yang dikembangkan.
4. Tentang pengenalan sistem untuk mentransfer upah melalui pembayaran non-tunai.
5. Tentang petunjuk pengisian slip gaji.
6. Tentang pembentukan peraturan ketenagakerjaan.
7. Pada pengurangan 1 atau lebih karyawan.
8. Tentang langkah-langkah untuk melindungi informasi yang merupakan rahasia komersial.
9. Tentang pembentukan tanggung jawab kolektif karyawan.

Ada jenis lain yang juga terkait dengan aktivitas utama - mereka harus dicatat di log pendaftaran. Selain itu, jangan bingung dengan berbagai jenis dokumen. Misalnya, jika tindakan atas persetujuan karyawan kunci yang posisinya ditentukan dalam piagam mulai berlaku (tidak hanya direktur, tetapi juga kepala akuntan, kepala dinas keamanan), perintah seperti itu harus dilakukan. terdaftar dalam jurnal untuk kegiatan utama, dan bukan dalam komposisi pribadi.

Poin penting lainnya adalah bahwa dokumen yang terkait dengan kegiatan utama dan masalah administrasi dan ekonomi didaftarkan secara terpisah, karena yang terakhir disimpan selama 5 tahun. Adapun amalan golongan pertama harus disimpan secara permanen ( minimal 75 tahun). Selama waktu yang sama, log juga disimpan.

Contoh entri jurnal: petunjuk pengisian

Memperbaiki catatan pembuatan pesanan adalah wajib, karena dalam hal ini dokumen akhirnya mulai berlaku. Dengan demikian, catatan tersebut memberinya kekuatan hukum sebagai tindakan pengaturan internal yang wajib untuk diterapkan di seluruh perusahaan atau subdivisi khusus yang terpisah. Selain itu, berkat sistem pemasangan yang dipesan, jauh lebih mudah untuk menemukan dokumen yang tepat di antara ribuan kertas seperti itu.

Judul Halaman

Di halaman judul, orang yang bertanggung jawab menulis:

1. Nama perusahaan, bentuk organisasinya. Singkatan yang diterima secara umum diperbolehkan - LLC, PJSC, dan lainnya, misalnya: Dolce Vita LLC.
2. Tanggal dokumen dimasukkan. Ini mungkin tidak bertepatan dengan awal tahun kalender, yang normal.
3. Tanggal dokumen selesai (halaman terakhir selesai). Setelah itu, jurnal dipindahkan ke arsip untuk penyimpanan jangka panjang (minimal 75 tahun).
4. Bertanggung jawab untuk menjaga - posisi, nama keluarga, inisial.
5. Di kolom "umur simpan" tunjukkan "secara permanen".

Catatan pesanan

Anda dapat mengatur prosedur untuk membuat catatan sendiri, karena tidak ada persyaratan hukum yang ketat untuk formulir tersebut. Biasanya semua catatan dicatat dalam bentuk tabel; menunjukkan informasi berikut:

1. Nomor dokumen - penomoran dilakukan secara berurutan, dari awal hingga akhir tahun. Dokumen, informasi yang dicatat dalam jurnal yang berbeda, memiliki penomoran yang berbeda - ada urutan tertentu dalam dokumen tentang kegiatan utama, pada personel, dll.
2. Ini diikuti dengan tanggal penerbitan dokumen - mulai hari ini biasanya mulai berlaku.
3. Kemudian diberikan nama heading (persis seperti urutannya). Anda juga dapat menulis ringkasan di sini.
4. Tandai jumlah lembar dan aplikasi melalui garis miring "/".
5. Di kolom "bertanggung jawab", nama dan inisial karyawan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan perintah yang dikeluarkan ditulis.
6. Di kolom "membiasakan" - nama dan inisial karyawan yang secara tertulis (di bawah tanda tangan) harus membiasakan diri dengan teks dokumen.

Jika diinginkan, Anda juga dapat memasukkan kolom "Catatan", di mana, jika perlu, komentar singkat tentang pesanan yang dikeluarkan ditulis.

Setelah jurnal selesai, perlu untuk meresmikan akhir pemeliharaannya. Untuk melakukan ini, pertama-tama Anda harus mengikat semua halaman dan mengikatnya dengan tali. Kemudian mereka menentukan jumlah lembar (bukan halaman), mencantumkan tanggal dan tanda tangan dengan transkrip (nama belakang, inisial). Entri ini dibuat oleh orang yang bertanggung jawab yang menyimpan jurnal selama seluruh periodenya (atau orang yang menggantikan karyawan ini).

Cara berperilaku dan bertanggung jawab

Log dapat dipertahankan dengan dua cara:

1. Secara tradisional ditulis tangan. Pena biru atau hitam digunakan yang tidak meninggalkan noda dan goresan. Semua entri dibuat dengan hati-hati, koreksi hanya dimungkinkan dalam kasus luar biasa. Penting juga untuk memastikan bahwa dokumen tidak memiliki halaman yang sobek, sisipan tambahan (bukan yang sebelumnya), dll.
2. Dalam bentuk elektronik: dalam hal ini, hanya karyawan yang memiliki hak atas tanda tangan elektronik yang dapat membuat entri dalam jurnal dan mengoreksinya.

Karyawan berikut mungkin bertanggung jawab untuk mengisi dokumen:

• sekretaris;
• sekretaris-referensi;
• karyawan lain yang ditunjuk atas arahan direktur.

Sebagai aturan, metode perilaku tertentu, serta orang yang bertanggung jawab, disetujui oleh tindakan hukum lokal yang terpisah, yang diadopsi di perusahaan.

Seperti apa tampilan log pendaftaran?

Bentuk dokumen ini adalah buku kecil 64 halaman dengan sampul yang terbuat dari karton emas (format 210 * 288 mm). Lubang disediakan untuk mengikat halaman, dan kemudian menyerahkan dokumen ke arsip.

Jika majalah awalnya tidak di-flash, Anda harus melakukannya sendiri.

Pendaftaran dokumen. Jurnal pendaftaran dan akuntansi. Apa dan bagaimana, semuanya ada di rak, dengan contoh dan sampel 25/08/2016

Dokumen yang dibuat dan masuk harus didaftarkan.

Menurut GOST R 7.0.8-2013 “Standar nasional Federasi Rusia. Sistem standar informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi”, disetujui oleh Order of Rosstandart tertanggal 17 Oktober 2013 N 1185-st, pendaftaran dokumen- ini adalah pemberian nomor pendaftaran ke dokumen dan entri data tentang dokumen ke formulir pendaftaran dan akuntansi, dan formulir pendaftaran dan akuntansi adalah dokumen (kartu, majalah), termasuk dalam bentuk elektronik, yang digunakan untuk merekam informasi tentang dokumen untuk keperluan akuntansi, pencarian dan pengendalian.

Dalam administrasi SDM tradisional adalah bentuk jurnal akuntansi. Formulir pendaftaran dan akuntansi jurnal dipelihara untuk pendaftaran dan akuntansi berbagai macam dokumen kepegawaian: buku kerja, kontrak kerja, pesanan dan pesanan, pernyataan karyawan, pemberitahuan dan proposal kepada karyawan, undang-undang, peraturan lokal, memo, dll.

Dokumen didaftarkan setelah ditandatangani (disetujui), dan tidak pernah terjadi sebelumnya. Misalnya, pesanan yang belum ditandatangani oleh kepala tidak dapat didaftarkan di log pendaftaran pesanan. Ketika pesanan ditandatangani, maka itu didaftarkan dan nomor pendaftaran diberikan padanya, yang kemudian ditulis di kolom pesanan yang sesuai.

Dokumen yang dibuat didaftarkan pada hari persetujuan atau penandatanganan, dokumen yang masuk (masuk) didaftarkan pada hari penerimaan, dikirim (keluar, dikeluarkan untuk karyawan) - pada hari keberangkatan (penerbitan).

Menurut klausul 3.12 GOST 6.30-2003, “nomor registrasi dokumen terdiri dari nomor serinya, yang dapat ditambahkan atas kebijaksanaan organisasi dengan indeks kasus sesuai dengan nomenklatur kasus, informasi tentang koresponden, pemain , dll."

Juga, dalam manajemen catatan personel, jurnal disimpan untuk mencatat personel, pergerakan mereka: penerimaan, transfer, pemecatan, sanksi disiplin, dll.

Terkadang beberapa jurnal (buku) akuntansi dipercayakan untuk disimpan departemen akuntansi atau sekretaris organisasi, dalam organisasi kecil bahkan kepala organisasi sendiri dapat menyimpan beberapa jurnal, tetapi sebagian besar formulir pendaftaran dan akuntansi yang terdaftar masih ditugaskan secara tradisional. untuk mempertahankan pekerja personalia. Mereka juga sering dipercaya untuk mengelola majalah “non-personil”. Indikasi tentang siapa yang secara khusus wajib mendaftarkan dokumen (atau peristiwa) tertentu dapat diatur dengan peraturan, termasuk peraturan setempat dari pemberi kerja. Penugasan kepada karyawan tertentu tentang kewajiban untuk mendaftarkan dokumen (acara) ditetapkan dalam uraian tugasnya, kontrak kerja (perjanjian tambahan untuk itu) atau dokumen lainnya.

Sehubungan dengan beberapa jurnal (buku) akuntansi, pemeliharaan wajib mereka secara normatif ditetapkan. Jadi, misalnya, klausa 40 dari "Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, menyiapkan formulir buku kerja dan menyediakannya kepada majikan", disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 04/16/2003 N 225, itu ditentukan untuk menyimpan buku pembukuan pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya, serta buku pendapatan dan pengeluaran untuk pembukuan bentuk-bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Bentuk majalah yang tidak disetujui oleh badan resmi dikembangkan oleh pengusaha secara mandiri. Tentu saja, dengan memperhatikan persyaratan peraturan dan aturan manajemen arsip personalia yang berlaku umum.

Biasanya, majikan membeli yang sudah jadi. Selanjutnya, kita akan berbicara tentang cara membuat dan mendesain majalah dengan tangan Anda sendiri, jika majikan belum memberi Anda uang untuk majalah yang sudah jadi. Untuk pekerjaan ini, persiapkan waktu dan antusiasme.

Agar majalah dapat melayani waktunya, sampulnya terbuat dari karton tebal yang tahan lama, dan halamannya terbuat dari kertas yang bagus.

Ketika sebuah majalah dikembangkan dan diproduksi secara mandiri, halaman judul dirancang sebagai berikut.

Orientasi halaman di majalah semacam itu bisa potret atau lanskap. Itu tergantung pada jumlah dan lebar kolom di mana informasi akan ditempatkan.

Pada halaman pertama setelah sampul majalah, biasanya untuk menunjukkan orang yang memimpinnya.

Halaman seperti itu juga dapat ditempatkan di akhir jurnal. Beberapa petugas personalia tidak membuat halaman seperti itu sama sekali, tetapi menunjukkan siapa yang membuat entri di kolom terpisah saat membuat setiap entri.

Kolom di dalam jurnal, di mana informasi tentang dokumen terdaftar atau tentang pergerakan personel akan dimasukkan, dikembangkan sedemikian rupa sehingga informasi tersebut cocok di dalamnya.

Kolom apa yang harus ada dalam daftar dokumen kepegawaian yang dikembangkan oleh pemberi kerja? Daftar kolom spesifik ditentukan oleh pemberi kerja sendiri. Grafik utamanya adalah:

° nomor catatan;
° nama dokumen (jika dua atau lebih jenis dokumen terdaftar dalam jurnal);
° tanggal dokumen;
° nomor registrasi dokumen;
° judul atau ringkasan dokumen.

° resolusi kepala;

° catatan tentang pelaksanaan dokumen;

° catatan tentang penempatan dokumen dalam kasus;

° catatan;

Posisi "Nomor catatan" tampaknya berlebihan bagi sebagian orang. Namun, banyak yang telah mengadopsi prosedur untuk mengoreksi entri yang salah dalam jurnal, mirip dengan prosedur yang ditetapkan untuk mengoreksi entri dalam buku kerja, dengan membatalkan entri yang salah ("Entri bernomor ini dan itu tidak valid"). Untuk menerapkan urutan ini, penomoran catatan nyaman.

Komposisi spesifik kolom tergantung pada jenis dokumen yang didaftarkan, prosedur pendaftaran yang diterima, tujuannya, dan spesifikasi pekerjaan kantor untuk pemberi kerja tertentu.

Seperti yang telah disebutkan di atas, dalam beberapa jurnal akuntansi dan buku akuntansi, bentuk dan isi kolom ditetapkan secara normatif. Tidak mungkin menyimpang dari yang sudah mapan.

Agar halaman majalah terlindung dari penarikan dan penempelan, halaman diberi nomor, majalah diberi tali (dijahit), disegel dan disertifikasi oleh orang yang berwenang (kepala organisasi, kepala departemen personalia, dll. ). Terkadang penyegelan majalah disediakan.

Sebuah stiker (persegi kertas) dibuat pada simpul tali di halaman terakhir majalah, di mana entri konfirmasi dibuat dan segel ditempatkan.

Banyak yang menempatkan catatan sertifikasi di halaman terakhir majalah, dan di stiker hanya ada tanda tangan pribadi dari orang yang berwenang dan segel.

Surat pernyataan dibuat sebagai berikut:

Mari kita pertimbangkan perkiraan bentuk beberapa log (kolom internal) dan buku untuk mendaftarkan dokumen, serta log untuk akuntansi (pendaftaran) acara.

Biasanya, majikan menyimpan beberapa daftar pesanan. Secara terpisah, pesanan didaftarkan untuk personel, secara terpisah untuk kegiatan inti, dan secara terpisah untuk masalah administrasi dan ekonomi.

Pada saat yang sama, pesanan dalam grup juga dapat dicatat dalam jurnal terpisah. Hal ini terutama disebabkan oleh fakta bahwa pesanan yang berbeda mungkin memiliki periode penyimpanan yang berbeda. Dengan demikian, mereka disimpan dalam file yang berbeda dan terdaftar di jurnal yang berbeda.

Ketika majikan mengeluarkan banyak pesanan sepanjang tahun, maka pesanan dari kelompok yang sama, yang memiliki umur simpan yang sama, juga dibagi. Misalnya, penyimpanan terpisah dalam file dan pendaftaran terpisah untuk pekerjaan, pesanan terpisah untuk transfer, dll. dimungkinkan.

Saat mendaftarkan pesanan, nomornya sering dilengkapi dengan indeks huruf "decoding", misalnya, "l / s" - personel (indeks semacam itu adalah karakteristik pesanan untuk personel), "o" - liburan (pesanan pada liburan) , "km" - perjalanan bisnis ( pesanan perjalanan bisnis), dll.

Jurnal pendaftaran pesanan untuk mempekerjakan karyawan. Bentuk perkiraan

Untuk mengontrol pesanan yang dikeluarkan dalam organisasi dalam sistem kerja kantor, digunakan log pendaftaran pesanan. Dokumen ini memungkinkan Anda untuk mengatur sistem kontrol untuk dokumen yang diterbitkan, serta melacak pesanan saat ini dan tujuannya sesuai dengan deskripsi singkat. Pendaftaran dokumen memungkinkan Anda untuk memfasilitasi dan merampingkan pekerjaan departemen personalia. Selain itu, pendaftaran kronologis dari pesanan yang dikeluarkan memungkinkan Anda untuk melindungi organisasi dari publikasi dokumen "kedaluwarsa".

Prosedur pendaftaran, pelaksanaan, dan kompilasi dokumen administratif yang dikeluarkan oleh organisasi diatur berdasarkan prosedur yang dikembangkan untuk memelihara manajemen dokumen untuk penggunaan internal. Pesanan harus diterbitkan dalam urutan kronologis, dengan mempertimbangkan tanggal kompilasi dan nomor seri dokumen berikutnya menggunakan penunjukan digital dan alfabet.

Menurut sandi individu, akan lebih mudah untuk menemukan dokumen yang diperlukan di masa depan. Dalam hal ini, kode tertentu dapat digunakan untuk menetapkan kepemilikan dokumen ke divisi organisasi tertentu. Perintah juga dapat dikelompokkan menurut tujuan semantiknya.

Sebagai contoh:

• "B" - status diterapkan pada dokumen yang dikeluarkan saat menjatuhkan hukuman dan mendorong karyawan.
• "O" - untuk mengelompokkan pesanan untuk liburan karyawan.
• "KM" - pesanan untuk perjalanan bisnis karyawan.
• "K" - personel.
• "LS" - untuk personel, periode penyimpanan dokumen tersebut adalah 75 tahun.

Pengelompokan dokumen ini memungkinkan Anda menemukan dokumen yang diperlukan dengan cepat. Dengan demikian, tidak ada bentuk majalah yang khusus dan disetujui, sehingga Anda dapat mengembangkannya sendiri, dan jika diinginkan, Anda dapat membeli majalah yang sudah jadi di toko khusus. Perhatikan bahwa untuk referensi yang tepat, semua halaman harus diberi nomor dan diikat, dan di bagian belakang disegel dan ditandatangani oleh kepala.

Dilarang menambah, merobek lembaran, jika tidak, makna dokumen semacam itu hilang. Selain itu, penjilidan harus menunjukkan jumlah lembar dalam jurnal, setelah itu ditandatangani oleh kepala dan stempel organisasi. Tanggung jawab untuk pemeliharaan dan penyimpanan dokumen yang benar terletak pada departemen personalia.

Persyaratan desain jurnal

Seperti yang telah disebutkan, tidak ada persyaratan khusus untuk pendaftaran yang ditetapkan di tingkat legislatif, tetapi kolom tertentu harus ditambahkan ke dalamnya:

• Kolom nomor seri yang harus ditetapkan untuk setiap dokumen untuk menghindari munculnya dokumen yang ketinggalan zaman.
• Nomor pesanan dan tanggal penerbitan.
• Jenis pesanan (Pindah, dll.). Deskripsi ringkasan, misalnya, jika dikeluarkan untuk mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis, maka Anda harus menentukan tujuan, tanggal perjalanan.
• Nama lengkap dari beberapa karyawan atau yang spesifik sehubungan dengan perintah yang dikeluarkan.
• Dasar pembuatan dokumen dapat ditunjukkan, misalnya, surat, kesimpulan dari kontrak kerja jangka tetap atau dalam bentuk standar.
• Juga, dalam beberapa kasus, ada baiknya menunjukkan siapa yang menerima dokumen untuk disimpan, terutama jika perusahaan memiliki struktur organisasi yang kompleks.

Membuat jurnal secara elektronik

Dalam hal aliran dokumen besar, pendaftaran pesanan juga dapat diatur secara elektronik. Misalnya, program 1C melakukan proses seperti itu secara otomatis. Tetapi, seperti yang Anda ketahui, perubahan dapat dilakukan pada program, jadi dari waktu ke waktu perlu untuk mencetak lembar dokumen, memberi nomor, memasukkan visa kepala, mengikat dan mentransfer ke arsip. Anda juga dapat melacak waktu menggunakan spreadsheet seperti Excel.