Cara menata barang. Seni Produktivitas Bebas Stres
Menyelesaikan Pekerjaan: Seni Produktivitas Bebas Stres
Sampul buku Bagaimana untuk mendapatkan hal-hal dalam rangka
Pengarang	David Allen
Genre	bisnis
Bahasa asli	Bahasa inggris
Asli diterbitkan
Penerjemah	Julia Konstantinova
Penerbit	Mann, Ivanov dan Ferber
Melepaskan
halaman	416
Pembawa	buku, file
ISBN

Menyelesaikan semuanya, GTD(diterjemahkan dari Bahasa inggris- "menyelesaikan sesuatu", tetapi lebih sering dan salah - "cara menyelesaikan sesuatu") - teknik untuk meningkatkan efektivitas pribadi, dibuat oleh David Allen dan dijelaskan olehnya dalam buku dengan nama yang sama, edisi pertama yang diterbitkan pada tahun 2001 dan telah diterjemahkan ke dalam 23 bahasa.

GTD didasarkan pada prinsip bahwa seseorang harus membebaskan pikirannya dari mengingat tugas saat ini (ada pengecualian dalam kasus di mana beberapa tugas untuk proyek yang berbeda saling berhubungan), mentransfer tugas itu sendiri dan mengingatkannya ke media eksternal. Dengan demikian, pikiran manusia, terbebas dari mengingat apa yang perlu dilakukan, dapat berkonsentrasi pada tugas-tugas itu sendiri, yang harus didefinisikan dan dirumuskan dengan jelas sebelumnya (“apa tindakan selanjutnya yang harus diambil?”). Berlawanan dengan kepercayaan populer, GTD tidak mengacu pada manajemen waktu, mengkritiknya karena fokusnya yang sempit dan keefektifannya yang terbatas.

YouTube ensiklopedis

1 / 5

Getting Things Done (GTD) oleh David Allen - Ringkasan dan Ulasan Buku Animasi

DAVID ALLEN - CARA MENYELESAIKAN HAL - Bagian 1/2 | London Nyata

Ringkasan Menyelesaikan Pekerjaan David Allen (dapatkan PDF Ringkasan Buku di tautan di bawah)

Menyelesaikan Pekerjaan oleh David Allen (Catatan Belajar)

TERORGANISASI DALAM 3 MINGGU DENGAN GTD - LANGKAH 1!

Subtitle

Prevalensi

1. koleksi;
2. perlakuan;
3. organisasi;
4. tinjauan;
5. tindakan.

Allen menggunakan analogi "ketinggian terbang" untuk menggambarkan model utama keduanya - model tinjauan kerja enam tingkat, untuk melihat perspektif tugas dan penugasan. Garis naik:

1. urusan saat ini;
2. proyek sekarang;
3. berbagai tugas;
4. tahun-tahun mendatang (1-2 tahun);
5. perspektif lima tahun (3-5 tahun);
6. kehidupan.

Naik ke pandangan mata burung, setiap orang dapat mempertimbangkan "gambaran besar" dari urusan mereka.

Allen merekomendasikan tinjauan mingguan dari berbagai tingkatan. Wawasan yang diperoleh dari ulasan ini memungkinkan Anda untuk mengelola prioritas pribadi, yang pada gilirannya memprioritaskan apakah dan kapan harus menyelesaikan tugas dan tugas tertentu yang dikumpulkan selama proses manajemen alur kerja. Selama tinjauan mingguan, seseorang menganalisis konteks tugas dan memasukkannya ke dalam daftar yang sesuai. Contoh pengelompokan tugas serupa adalah membuat daftar panggilan telepon yang diperlukan atau daftar tugas yang harus diselesaikan di Pusat. Aturan pembentukan daftar kontekstual dapat ditentukan dengan adanya alat atau kehadiran seseorang/kelompok dengan siapa sesuatu perlu dibahas atau diperkenalkan.

Allen menekankan bahwa dua model pertama cukup untuk mendapatkan kendali dan visi dalam sebagian besar tugas dan proyek. Namun, ada beberapa kasus yang membutuhkan lebih banyak pemikiran dan refleksi. Untuk ini, model utama ketiga digunakan - metode alami perencanaan. Sedangkan dalam pengelolaan alur kerja dilakukan” fokus horisontal» pada kinerja tugas individu, dalam metode alami perencanaan dilakukan « fokus vertikal» tentang perencanaan proyek dan pemikiran tema. Model perencanaan terdiri dari 5 tahap:

1. definisi tujuan dan prinsip;
2. visi hasil yang diinginkan;
3. organisasi;
4. penentuan tindakan spesifik berikutnya.

GTD memfasilitasi proses ini berdasarkan penyimpanan, pelacakan, dan penggunaan informasi terperinci terkait tugas yang dilakukan. Allen menyarankan bahwa banyak dari kegagalan yang kami temui disebabkan oleh perencanaan "awal" yang tidak memadai (yaitu, ketika belum jelas apa yang perlu dicapai dan tindakan spesifik apa yang diperlukan untuk mencapainya). Penting untuk berpikir ke depan, menciptakan urutan tindakan yang dapat diselesaikan tanpa kembali ke perencanaan. Allen berpendapat bahwa "sistem pengingat" pikiran kita tidak efisien dan jarang mengingatkan kita tentang apa yang harus dan dapat kita lakukan saat ini dan di tempat ini. Oleh karena itu, informasi "tindakan spesifik selanjutnya" yang secara kontekstual terkait dengan momen dan tempat tertentu dapat berfungsi sebagai dukungan eksternal untuk memastikan bahwa kita memberikan diri kita pengingat yang tepat pada waktu yang tepat. Karena GTD didasarkan pada pemeliharaan catatan tambahan, ini dapat dianggap sebagai implementasi dari teori ilmiah tentang kognisi terdistribusi dan pikiran yang diperluas.

Deskripsi singkat tentang GTD dari buku Allen, Ready for Anything:

Keluarkan semuanya dari kepalamu. Buat keputusan tentang tindakan yang diperlukan saat kasus muncul - bukan saat kasus harus dibatalkan. Atur catatan pengingat tentang proyek Anda dan kegiatan yang direncanakan sesuai dengan kategori yang sesuai. Pertahankan sistem ini, tambahkan, dan tinjaulah cukup sering untuk memercayai bahkan pilihan tindakan intuitif Anda (atau tidak ada tindakan) di masa mendatang.

Prinsip

Prinsip dasar GTD:

Koleksi

Produktivitas tanpa stres dimulai dengan proses membongkar pikiran, yang terdiri dari memperbaiki segala sesuatu yang kurang lebih penting di atas kertas atau media lain - dalam apa yang disebut Allen keranjang: kotak surat fisik, kotak email, perekam suara, laptop, PDA, atau kombinasi keduanya. Intinya adalah untuk mendapatkan segala sesuatu yang kurang lebih penting dari kepala Anda ke media yang nyaman untuk diproses lebih lanjut. Semua gerobak harus dikosongkan (diproses) setidaknya seminggu sekali. Allen tidak memaksakan metode pengumpulan tertentu, tetapi menekankan pentingnya mengosongkan sampah secara teratur. Setiap lokasi penyimpanan (fisik, email, tape recorder, laptop, PDA, dll.) dapat diterima selama ditangani secara teratur.

Perlakuan

Keranjang diproses secara ketat sesuai dengan algoritma berikut.

1. Mari kita mulai dengan item teratas dari keranjang.
2. Membuat satu elemen pada satu waktu (dan tidak pernah mengembalikan apa pun kembali)
   • Jika elemen memerlukan tindakan:
     • Lakukan ini (jika dibutuhkan kurang dari dua hingga lima menit), ATAU
     • Delegasikan kepada seseorang, ATAU
     • Kami menundanya.
   • Jika elemen tidak memerlukan tindakan:
     • Biarkan di latar belakang, ATAU
     • Buang, ATAU
     • Pada daftar "suatu hari nanti mungkin".

Jika tindakan itu memakan waktu kurang dari dua hingga lima menit, itu harus segera dilakukan. Aturan dua menit didasarkan pada perkiraan waktu yang diperlukan untuk menunda suatu tindakan secara resmi.

Organisasi

Untuk melacak item yang menunggu perhatian, Allen merekomendasikan menggunakan satu set daftar.

• Tindakan berikut- Untuk setiap item yang memerlukan perhatian, putuskan tindakan selanjutnya yang dapat dilakukan secara fisik. Misalnya, jika ada elemen "Tulis laporan proyek", tindakan selanjutnya mungkin: "Tulis surat kepada Mikhail dengan proposal rapat" atau: "Telepon Marina untuk mengetahui persyaratan laporan." Meskipun suatu elemen mungkin memerlukan beberapa langkah dan tindakan, akan selalu ada sesuatu yang perlu dilakukan terlebih dahulu, dan langkah itu harus dijelaskan dalam daftar langkah berikutnya. Sebaiknya, langkah-langkah ini diatur menurut konteks di mana mereka dapat diambil (misalnya, "di kantor", "di telepon", atau "di toko").
• Proyek- Setiap putaran terbuka dalam kehidupan atau pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan fisik untuk mencapai suatu tujuan menjadi sebuah proyek. Proyek perlu dipantau dan ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa tindakan selanjutnya terkait dengan setiap proyek dan dengan demikian proyek akan bergerak maju.
• tangguhan- Ketika suatu tindakan telah didelegasikan kepada seseorang, atau ketika beberapa peristiwa eksternal diharapkan sebelum proyek dapat dilanjutkan, ini dilacak dalam sistem dan dipastikan secara berkala jika suatu tindakan diperlukan atau pengingat perlu dikirim.
• suatu hari nanti/mungkin- Hal-hal yang akan dilakukan di beberapa titik, tetapi tidak sekarang. Misalnya, "belajar bahasa Cina" atau "adakan pesta biliar".

Kalender penting untuk melacak janji dan tugas; namun, Allen menyarankan agar kalender hanya disediakan untuk hal-hal yang harus dilakukan pada tanggal tertentu, atau untuk janji temu dan tugas dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan. Dan hal-hal harus dicatat dalam daftar tindakan selanjutnya, dan bukan di kalender.

Komponen pengorganisasian kunci terakhir dari GTD adalah sistem dokumen. Sistem dokumen harus ringan, sederhana dan menarik. Bahkan selembar kertas, jika diperlukan untuk referensi, harus mendapatkan foldernya sendiri jika folder yang tersedia tidak cocok untuk itu. Allen menawarkan sistem penyimpanan dokumen satu dimensi yang diatur menurut abjad untuk mengambil informasi yang Anda butuhkan dengan cepat dan mudah.

Tinjauan

Daftar tugas dan pengingat tidak akan banyak berguna kecuali Anda meninjaunya setidaknya setiap hari, atau sesering mungkin. Mengingat waktu, tenaga, dan sumber daya yang tersedia saat ini, temukan tugas terpenting yang dapat segera diselesaikan dan selesaikan. Jika Anda memiliki kebiasaan menunda-nunda, pada akhirnya Anda akan melakukan tugas-tugas yang mudah dan menghindari tugas-tugas yang sulit. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat melakukan tindakan dari daftar satu per satu, mirip dengan cara keranjang diproses. GTD mengharuskan setidaknya tinjauan mingguan semua kegiatan, proyek, dan item "ditangguhkan" dilakukan untuk memastikan bahwa tugas baru atau acara mendatang dimasukkan ke dalam sistem dan semuanya mutakhir.

tindakan

Sistem organisasi apa pun tidak ada gunanya jika menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengatur tugas alih-alih menyelesaikannya secara fisik. Seperti yang dikatakan David Allen, jika sistem seperti itu dibuat sederhana untuk melakukan tindakan yang diperlukan, maka seseorang akan cenderung menundanya atau "membebani" dengan terlalu banyak "loop terbuka".

Cara dan teknik

43 folder

Allen menyarankan untuk mengatur dokumennya dalam sistem yang disebut "43 folder". Dua belas folder digunakan, satu untuk setiap bulan, dan 31 folder tambahan digunakan untuk setiap hari selama 31 hari berikutnya. Folder diatur untuk membantu mengingatkan pengguna tentang aktivitas yang perlu dilakukan hari itu.

Folder dan folder

Allen menyebutkan dalam bukunya bahwa lebih baik menggunakan folder untuk memudahkan pencarian dan penataan informasi, sehingga semua dokumen yang terkait dengan satu proyek akan berada di satu tempat. Ini memungkinkan Anda menemukan dokumen yang Anda butuhkan dengan cepat. Bahkan jika hanya satu dokumen milik proyek, masih lebih baik untuk memasukkannya ke dalam folder, karena dokumen baru tentang topik ini mungkin muncul.

“Buat keputusan tentang tindakan yang diperlukan kemudian,
saat kasus muncul - dan bukan saat membutuhkan penghentian darurat.
David Allen

GTD adalah teknik manajemen waktu yang dikembangkan oleh konsultan manajemen waktu dan penulis buku dengan judul yang sama, David Allen. Diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia, itu berarti "Cara membawa segala sesuatunya sampai akhir" (Getting Things Done).

Prinsip utama GTD mengatakan - seseorang tidak boleh membebani dirinya sendiri dengan apa yang perlu dilakukan, tetapi hanya memasukkannya ke dalam rencana. Semua perhatian harus difokuskan langsung pada pelaksanaan tugas masing-masing individu.

Model David Allen

Biasanya manajemen waktu dimulai dengan pembagian aksen dan menonjolkan hal-hal yang paling penting. Allen menawarkan pendekatan yang sedikit berbeda, dengan alasan bahwa tempat utama dalam manajemen waktu harus ditempati oleh kontrol dan visi. Berdasarkan ini, ia mengusulkan 3 model utama:

• Yang pertama adalah manajemen alur kerja. Ini dirancang untuk mengontrol semua tugas dan terdiri dari tahapan berikut: pengumpulan, pemrosesan, organisasi, peninjauan, dan tindakan. Kami akan membahas masing-masing secara lebih rinci nanti.
• Kedua, model tinjauan kerja, yang terdiri dari enam tingkat yang masing-masing lebih luas dan lebih global dari yang sebelumnya. Di sini dia termasuk: urusan saat ini, tanggung jawab saat ini, kerangka acuan, 1-2 tahun ke depan, lima tahun ke depan dan semua kehidupan pada umumnya. Allen percaya bahwa seminggu sekali seseorang wajib menganalisis pencapaiannya di setiap level, hanya dalam hal ini dia akan mendapatkan gambaran lengkap tentang apa yang terjadi.
• Yang ketiga - menurutnya, tidak perlu untuk semua orang - adalah metode perencanaan yang alami. Ini terdiri dari 5 tahap: menetapkan tujuan dan prinsip, melihat hasil yang diinginkan, bertukar pikiran, mengatur dan memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

David Allen berpendapat bahwa semua masalah yang terkait dengan tidak tercapainya tujuan muncul karena perencanaan yang tidak tepat pada tahap pertama - menetapkan tujuan dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.

Prinsip yang menjadi dasar GTD

Koleksi
Makna dari prinsip ini terletak pada kenyataan bahwa semua pemikiran yang "kerumunan" di kepala kita harus diarahkan pada beberapa media. Untuk ini, pengatur elektronik, perekam suara, dan notepad sederhana sama baiknya. Hal utama adalah membebaskan pikiran dari informasi yang tidak diperlukan saat ini.

Selain itu, semua entri harus ditinjau setidaknya sekali seminggu untuk mengonfirmasi relevansinya dan membuat penyesuaian yang diperlukan.

Perlakuan
Saat memproses informasi, harus diingat bahwa tindakan apa pun yang membutuhkan waktu tidak lebih dari 5 menit harus segera dilakukan. Yang terbaik adalah mulai bekerja dari daftar teratas, bergerak lebih jauh secara berurutan.

Menurut algoritme pemrosesan informasi Allen, untuk setiap item dalam daftar, Anda dapat melakukan hal berikut: lakukan, kirimkan untuk dieksekusi, tunda, simpan untuk referensi, buang, atau pindahkan ke daftar barang untuk dikembalikan nanti.

Organisasi
Untuk mengontrol tindakan yang harus diambil, David Allen menyarankan untuk menggunakan serangkaian daftar:

• Tindakan berikut. Ini mencantumkan langkah-langkah yang harus diambil untuk setiap elemen yang diterima untuk implementasi. Katakanlah ada elemen "Buat perkiraan". Untuk menyiapkan perkiraan, Anda harus mengambil langkah-langkah berikut: menghubungi kolega dan meminta data di departemennya, mencari tahu biaya bahan yang diperlukan, dll.

• Proyek. Sebuah proyek dapat dipahami sebagai setiap tujuan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan berurutan untuk dicapai. Proyek harus ditinjau secara berkala untuk memastikan mereka dieksekusi dalam urutan yang benar.

• Ditunda. Dalam situasi di mana suatu perkara harus diajukan untuk dieksekusi, atau ketika eksekusinya harus didahului oleh peristiwa lain, ada kebutuhan untuk memantaunya dari waktu ke waktu. Ini akan memungkinkan untuk tidak menunda tenggat waktu untuk implementasinya.

• Suatu hari nanti/mungkin. Ini termasuk kasus-kasus yang mungkin Anda putuskan untuk kembali dalam kondisi tertentu.

Tinjauan
Menyusun daftar dan memo tidak akan membawa hasil yang diinginkan jika Anda tidak meninjaunya sesering mungkin, dan sebaiknya dilakukan setiap hari. Dalam hal ini, Anda harus memilih tugas yang paling penting saat ini dan segera mulai mengimplementasikannya. Tidak disarankan untuk mulai bekerja dengan tindakan mudah, menghindari yang rumit. Dengan demikian, Anda hanya akan memperburuk situasi dengan mengumpulkan banyak kerja keras. Solusi optimal adalah eksekusi tugas secara berurutan.

tindakan
Menurut David Allen, Anda harus lebih memperhatikan pelaksanaan setiap tugas, dan bukan organisasinya. Dalam hal ini, jauh lebih mungkin untuk mengakhiri semuanya tanpa mengganggu di tengah.

Alat dan teknik untuk membantu Anda menyelesaikan apa yang Anda mulai

• 43 folder. Teknik ini terdiri dari fakta bahwa untuk setiap hari kerja dalam sebulan Anda membuat folder terpisah untuk diri sendiri (total 31) ditambah membuat 12 folder lagi dengan analogi dengan bulan dalam setahun. Hasilnya, Anda mendapatkan 43 folder, di mana Anda harus "menyimpan" paket untuk setiap hari tertentu.
• Perangkat lunak untuk GTD. Di dunia sekarang ini, perangkat lunak sangat diperlukan. Menurut metodologi Allen, itu termasuk: penataan digital, brainstorming, dan aplikasi manajemen proyek. Hingga saat ini, lebih dari 100 aplikasi mendukung ideologi GTD. Di antara mereka ada program yang ditulis untuk berbagai platform dan perangkat.

Dalam artikel ini, prinsip-prinsip GTD dinyatakan dengan sangat singkat, itu tidak akan menggantikan buku David Allen untuk Anda. Artikel ini dimaksudkan hanya untuk membangkitkan minat Anda pada metode yang efektif seperti GTD.

Masalah dengan layanan produktivitas adalah bahwa setiap orang memposisikan diri sebagai tempat di mana mereka dapat menyelesaikan semua masalah, menyimpan informasi, dan berkomunikasi. Sebagian besar layanan meminta Anda untuk memprioritaskan dan menindaklanjutinya.

Tetapi hanya sedikit orang yang dapat berkonsentrasi untuk menyelesaikan tugas-tugas penting dan tidak memperhatikan segala macam hal-hal kecil: tugas-tugas mendesak, permintaan dari rekan kerja, teman atau kenalan. Ketika ada banyak tugas, sulit untuk menanganinya. Oleh karena itu, dalam praktiknya, Anda harus menggunakan beberapa layanan untuk mengelola kasus. Ketika ada banyak hal yang harus dilakukan, kami mulai bingung dengan layanan dan daftar ini dan akhirnya berhenti menggunakannya.

Metodologi Getting Things Done (GTD) menyediakan rencana universal yang memungkinkan Anda membangun satu sistem di mana Anda dapat memecahkan masalah apa pun. Anda akan dapat bersantai dan tidak khawatir, karena Anda akan yakin bahwa Anda tidak akan melupakan apa pun. Pada waktu yang tepat, sistem akan meminta apa yang perlu dilakukan dan apa yang harus difokuskan.

Jadi mengapa begitu banyak orang bekerja tidak produktif?

Orang-orang mulai bekerja tidak produktif ketika ada banyak proyek, kasus, dan tugas. Sulit bagi mereka untuk menyimpan semua ini di kepala mereka, dan terlebih lagi untuk memprioritaskan. Karena itu, tidak ada yang dilakukan sama sekali, atau apa yang dilakukan adalah hal yang paling mudah, tetapi penting. Masalah lain muncul: ketika tugas mendesak harus diselesaikan kemarin.

Selain itu, seseorang mulai cepat lelah, menjadi mudah tersinggung. Dia terus-menerus berlari seperti tupai dalam roda rutinitas, dan sangat penting, proyek keuangan dan strategis dikesampingkan.

Sistem Getting Things Done yang dijelaskan oleh David Allen dalam bukunya, yang diterbitkan pada tahun 2001 dan menjadi buku terlaris dunia, akan membantu mengatasi situasi ini.

Ceritakan tentang konsep dasar GTD yang perlu Anda ketahui

Rutin- ini adalah hal-hal, pikiran dan kekhawatiran yang mengganggu, mengalihkan perhatian dan membuang-buang energi. Sampai rutinitas diterjemahkan ke dalam tugas, itu tidak dapat dikendalikan. Memikirkan masalah yang sama berulang-ulang adalah penggunaan energi kreatif yang tidak efisien yang melahirkan frustrasi dan stres.

Tujuan GTD adalah untuk membebaskan kepala Anda dari rutinitas dan menghilangkan ketegangan internal.

Memori kerja manusia Area otak tempat memori jangka pendek berada. Di sinilah biasanya kita meletakkan urusan yang belum selesai saat ini, janji yang dibuat kepada orang lain dan pikiran lain yang mengganggu kita. Sayangnya, ada batasan jumlah rutinitas yang bisa Anda pertahankan agar otak berfungsi normal. Jika RAM Anda penuh, Anda akan terganggu oleh hal-hal kecil dan melupakan tujuan Anda, yang menyebabkan stres.

Alat untuk mengumpulkan informasi- ke mana informasi itu pergi dan di mana Anda memperbaiki apa yang perlu dilakukan. Sebagai contoh:

• penyelenggara;
• buku catatan;
• Surel;
• kalender;
• perekam suara.

kotak masuk- satu repositori untuk rutinitas yang Anda ubah menjadi kasus dan tugas. Salah satu aturan terpenting untuk bekerja dengan kotak masuk adalah mengosongkannya secara teratur.

Langkah sederhana- tindakan satu langkah yang Anda butuhkan. Dalam praktiknya, lebih mudah untuk mengalokasikan lima menit untuk kasus-kasus seperti itu.

Proyek Tugas yang membutuhkan lebih dari satu langkah untuk diselesaikan. Anda perlu meninggalkan pengingat tentang proyek dan menjelaskan langkah pertama menuju implementasinya. Akibatnya, proyek berubah menjadi tindakan sederhana yang dapat diselesaikan dalam lima menit ke depan dan mendapatkan hasil akhir.

Proyek harus memiliki tautan ke kartu atau file yang menjelaskan detail: tanggung jawab, tenggat waktu, kategori (misalnya, "Pemasaran", "Hukum", "Pengembangan"), tautan ke kartu yang lebih kecil dengan tugas. Lebih mudah untuk mengatur struktur seperti itu di .

Daftar Konteks- daftar tugas yang nyaman untuk dilakukan dalam kondisi tertentu. Misalnya, dalam daftar konteks "Pembelian" akan ada daftar barang dan produk yang perlu Anda beli di toko. Daftar Panggilan mungkin berisi daftar panggilan yang harus dilakukan saat Anda senggang.

Akan lebih mudah untuk membuat daftar kontekstual individual untuk orang-orang yang bekerja dan berkomunikasi dengan Anda. Saat bertemu dengan orang tertentu, Anda dapat dengan cepat membuka daftar dan menyelesaikan masalah yang diperlukan.

Bagaimana cara menggunakan kalender?

Anda harus memasukkan:

• tindakan yang harus dilakukan pada waktu tertentu (rapat, rapat bisnis, seminar);
• tindakan yang perlu dilakukan pada hari tertentu (selesaikan proyek pada tanggal tertentu, ambil bagian dalam konferensi);
• informasi tentang tanggal tertentu (ulang tahun, ulang tahun, hari libur).

Saya menggunakan "Kalender Google" di mana saya meletakkan semua ini. Layanan ini nyaman karena:

• tersedia baik dari telepon maupun dari komputer;
• Anda dapat menampilkan beberapa kalender pada satu layar sekaligus;
• ada pengingat di smartphone.

Jika Anda meletakkan sesuatu di kalender, Anda akan melakukannya atau menjadwal ulang ke tanggal lain. Tidak perlu mengotori kalender dengan daftar tugas yang dipindahkan secara teratur dari hari ke hari. Ada solusi terpisah untuk daftar tersebut.

Jika Anda secara teratur perlu menelepon pelanggan, pemasok atau kontraktor pada waktu tertentu, lebih baik menggunakan sistem CRM untuk ini.

Daftar apa yang harus dibuat?

Daftar Tindakan Prioritas

Menyusun laporan mingguan, meninjau situs web pesaing, mengosongkan kotak masuk Anda, menulis brief untuk desainer - semua tindakan ini memakan waktu lebih dari dua menit, tetapi tidak dapat didelegasikan kepada siapa pun. Kami menempatkan kasus-kasus seperti itu dalam daftar tindakan prioritas dan menyelesaikannya pada siang hari.

Aturan untuk bekerja dengan daftar seperti itu:

• Daftarnya tidak boleh banyak, dua atau tiga sudah cukup. Misalnya, "Pribadi", "Pekerjaan", "Keluarga". Jika Anda memiliki tugas dari daftar untuk hari tertentu, atur pengingat di kalender Anda.
• Dalam tugas-tugas dalam daftar ini, akan lebih mudah untuk membuat label sesuai dengan konteksnya: "Di jalan", "Di komputer", "Baca", "Beli", "Janji". Tugas dapat memiliki satu atau lebih label. Misalnya, tugas "Berjalan dengan anjing" akan ditetapkan ke proyek "Pribadi" dan tag "Janji".
• Sebelum Anda menambahkan tugas ke daftar Anda, pertimbangkan apakah Anda perlu melakukannya sama sekali. Jika jawabannya "ya", putuskan apakah Anda secara pribadi perlu melakukan tugas ini. Lagi pula, Anda dapat mengirim pesan suara ke bawahan dan mendelegasikan kepadanya. Tugas yang telah Anda tetapkan akan diberi label "Ditugaskan". Ini akan berisi kasus dari daftar "Pekerjaan" dan daftar "Pribadi".
• Tinjau daftar secara teratur. Lakukan ini ketika Anda memiliki waktu luang. Naikkan hal-hal yang perlu dilakukan terlebih dahulu.
• Bersihkan daftar tugas Anda setidaknya sebulan sekali.

Daftar "Suatu hari nanti"

Daftar ini akan mencakup kasus yang tidak memerlukan tindakan aktif. Ini bisa berupa:

• buku, rekaman, video pelatihan yang ingin Anda beli;
• yang berguna yang ingin Anda kuasai;
• tempat yang ingin Anda kunjungi;
• barang yang ingin Anda beli.

Daftar ini perlu dilihat secara berkala, mencatat dan mengubahnya menjadi tujuan yang akan dikerjakan.

Dan bagaimana cara menyimpan informasi referensi yang berguna di masa depan?

Informasi ini tidak memerlukan tindakan apa pun. Kriteria utama untuk menyimpan informasi ini adalah:

• Pencarian mudah berdasarkan judul, tag, deskripsi singkat.
• Kemudahan menempatkan informasi dalam repositori.
• Struktur penyimpanan informasi yang intuitif. Ketika data baru muncul, Anda harus dengan cepat memilih kategori dan subkategori tempat untuk meletakkannya.
• Aksesibilitas penyimpanan dari perangkat apa pun.

Apakah ada ritual wajib GTD?

Ya, ada beberapa.

Pengumpulan semua informasi di keranjang "Kotak Masuk"

Ada banyak alat untuk mengumpulkan informasi. Tetapi semua ini harus mengalir ke satu tempat, yang dengannya Anda akan terus bekerja.

Mengosongkan Kotak Masuk

Sekali atau dua kali seminggu, Anda harus meninjau daftar Kotak Masuk dan mengurutkan akumulasi folder atau label. Ritual ini harus menjadi kebiasaan, yang terbentuk dari algoritma tindakan yang jelas dan pengulangannya yang sistematis.

Anda harus memiliki rencana langkah-demi-langkah yang sederhana tentang bagaimana Anda membersihkan sistem yang harus dilakukan setiap minggu. Dapatkan kalender di mana Anda akan menandai hari-hari ketika Anda menyelesaikan masalah. Beri diri Anda hadiah jika, misalnya, dalam 30 hari setidaknya 20 hari Anda mengosongkan kotak masuk dan mencoret hari di kalender.

Revisi daftar tindakan prioritas pertama dan daftar "Suatu hari nanti", prioritas

Dalam meninjau daftar, penting untuk memprioritaskan dengan benar dan menghitung kekuatan Anda secara realistis. Ini diperlukan agar tidak membebani diri Anda dengan tugas-tugas yang berlebihan dan tidak menderita dari realisasi inefisiensi Anda.

Penghancuran keranjang ekstra

Seringkali, saat berkomunikasi dengan kolega dan mitra, kotak surat, dokumen, daftar baru muncul.

Tugas Anda adalah mengotomatiskan semuanya sebanyak mungkin sehingga data berbondong-bondong ke folder Kotak Masuk.

Ini bisa berupa kotak surat atau penjadwal elektronik. Layanan dan Zapier cocok untuk mengotomatisasi dan mengarahkan informasi. Keranjang untuk mengumpulkan informasi harus sedikit.

Bagaimana cara bekerja dengan keranjang "Kotak Masuk" dan mengurutkan kasing yang terkumpul di dalamnya?

Pertama, ekstrak tugas, kasus, atau informasi dari kotak masuk Anda dan jawab pertanyaan, “Apa ini? Apakah benar-benar perlu melakukan sesuatu?"

Jika Anda tidak perlu melakukan apa pun, ada dua opsi. Jika itu sampah yang tidak lagi berguna, Anda membuangnya. Jika itu informasi yang berguna, arsipkan. Itu harus disusun ke dalam kategori dan tag untuk memudahkan menemukan apa yang Anda butuhkan.

Jika Anda perlu melakukan sesuatu dengan informasi tersebut, ada tiga opsi:

1. Penuhi apa yang dibutuhkan. Jika tindakan itu penting dan tidak akan memakan waktu lebih dari 2-5 menit.

2.mendelegasikan kepada seseorang. Jika suatu aktivitas membutuhkan waktu lebih dari dua menit, pertimbangkan apakah aktivitas tersebut dapat didelegasikan kepada seseorang.

Ketika Anda mendelegasikan kepada seseorang, berikut ini harus ditulis:

• hasil akhir;
• rencana kerja (jalan menuju tujuan);
• tanggal penyelesaian tugas;
• tanggal kontrol dan hasil yang harus siap untuk itu (menengah atau akhir).

3. Menunda untuk masa depan. Dalam melakukannya, tunjukkan:

• hasil yang diinginkan;
• tindakan terdekat selanjutnya yang akan diambil. Ingat: tidak mungkin untuk menyelesaikan proyek secara keseluruhan, Anda hanya dapat mengambil langkah-langkah sederhana khusus yang akan membawa Anda lebih dekat ke hasil akhir;
• tenggat waktu. Jika tidak ada garis waktu yang tepat, letakkan tindakan di daftar "Suatu hari nanti".

Anda dapat mengirim pesan kepada diri sendiri untuk menerimanya pada hari yang ditentukan. Untuk ini, baik Kalender Google dengan pengingat pada hari yang tepat, dan aplikasi surat, yang akan mengirimi Anda surat pada waktu tertentu, cocok.

Bagaimana merencanakan pekerjaan Anda?

Semua pekerjaan dapat dibagi menjadi tiga langkah:

1. Pelaksanaan yang direncanakan sebelumnya. Ini bisa berupa hal-hal penting yang strategis yang membawa Anda lebih dekat ke tujuan, atau rutinitas yang hanya perlu dilakukan.
2. Melakukan pekerjaan seperti yang muncul secara tidak terduga. Ini adalah saat tugas dari kolega, manajer, surat dari klien tiba di siang hari.
3. Merencanakan pekerjaan lebih lanjut: menyusun dan meninjau daftar, menetapkan prioritas. Poin ini jangan sampai Anda terlalu lama membuat perencanaan demi perencanaan.

Praktek perencanaan kasus dan tugas (buku peringatan) dijelaskan dalam buku oleh David Allen.

David Allen

Keefektifan pribadi dan konsultan manajemen waktu, penulis metodologi produktivitas GTD

Untuk buku peringatan, diperlukan 43 folder: 31 ditandai dengan angka dari 1 hingga 31, 12 lainnya dengan nama bulan. Folder harian ditempatkan di depan, dimulai dengan tanggal besok. Di belakang map dengan nomor 31 adalah map untuk bulan berikutnya, dan di belakangnya adalah map dengan sisa bulan.

Isi folder untuk hari berikutnya dipindahkan ke tempat sampah setiap hari, kemudian folder tersebut ditempatkan di belakang folder harian terakhir (seolah-olah dipindahkan ke bulan berikutnya). Ketika Anda mengosongkan folder 31 untuk bulan ini, akan ada folder dengan nama bulan baru di belakangnya, dan di belakangnya folder dengan hari-hari bulan baru. Demikian pula, folder dengan bulan ini, ketika telah berlalu, dipindahkan ke tahun berikutnya.

Dalam folder tertentu, Anda perlu menyimpan dokumen yang memerlukan tindakan tertentu (formulir yang perlu Anda isi, surat untuk dikirim).
Agar sistem berfungsi, itu harus diperbarui setiap hari. Jika Anda lupa memperbarui folder besok, Anda tidak akan dapat mempercayai sistem. Informasi penting akan terlewatkan, yang harus ditangani dengan cara lain.

Jika Anda pergi selama beberapa hari, maka sebelum pergi, Anda perlu memeriksa folder untuk hari-hari di mana Anda akan absen.

Bagaimana mengatur ini dalam praktik, dengan mempertimbangkan sistem perencanaan modern:

1. Alih-alih buku memori, gunakan agenda dengan daftar tugas untuk setiap hari dan masukkan tugas untuk hari ini ke dalamnya. Rapat dan kasus yang terkait dengan waktu harus direkam terlebih dahulu dan disetel pengingat agar sistem memberi tahu mereka terlebih dahulu.
2. Buat file dengan daftar tugas untuk bulan itu. Ini adalah daftar apa yang ingin Anda lakukan selama ini. Anda menambahkan kasus untuk itu sepanjang bulan. Tugas harus ditinjau seminggu sekali. Saat Anda merencanakan, sebarkan tugas paling penting selama berminggu-minggu sehingga Anda memahami tugas prioritas Anda. Anda akan memenuhinya terlebih dahulu, jika tidak semua waktu akan dihabiskan untuk hal-hal kecil dan mendesak.
3. Buat file dengan rencana untuk tahun ini. Itu harus ditinjau sebulan sekali. Kasus dari file ini ditransfer ke rencana untuk bulan itu.
4. Buatlah rencana untuk tahun ini, berdasarkan tujuan jangka panjang selama 3-5 tahun. Lebih baik mendaftarkan kasus-kasus ini baik pada akhir tahun, atau selama liburan, ketika kepala tidak dibebani dengan tugas sehari-hari.

David Allen menyebut keempat poin ini sebagai sistem perencanaan alam. Sistem ini memungkinkan Anda untuk bergerak menuju tujuan yang penting bagi Anda dan tidak membuang waktu untuk rutinitas.

Apakah ada rencana universal yang dengannya setiap proyek dapat direncanakan?

Oh tentu. David Allen menyebutnya sebagai model perencanaan alam. Ini terdiri dari beberapa langkah.

Langkah 1. Tujuan dan gambaran hasil yang ideal

Tentukan atau hasil akhir yang ideal, bayangkan Anda telah mencapainya.

Jelaskan dengan semua kriteria untuk sukses (uang, orang, pengakuan). Semakin rinci Anda menggambarkan hasil akhirnya, semakin kuat motivasinya, terutama pada saat Anda perlu mengambil tindakan tertentu, tetapi tidak ada waktu untuk ini.

Langkah 2. Prinsip

Jelaskan prinsip-prinsip yang akan Anda patuhi saat Anda mencapai tujuan Anda. Misalnya: "Saya akan memberikan kebebasan kepada orang-orang jika mereka ... (tetap dalam anggaran, selesaikan proyek sebelum batas waktu)." Tanyakan pada diri sendiri: “Tindakan apa yang dapat mengganggu aktivitas saya? Bagaimana saya bisa mencegah mereka?"

Prinsip-prinsipnya jelas dan memberikan acuan yang dapat diandalkan dalam proses pengelolaan kegiatan.

Langkah 3: Brainstorming

Brainstorm di mana Anda menuliskan semua ide yang datang ke pikiran.

Prinsip utama brainstorming:

• jangan menghakimi;
• jangan membantah;
• jangan menilai;
• jangan mengkritik;
• pikirkan kuantitas, bukan kualitas;
• membuang analisis dan organisasi ke latar belakang.

Langkah 4. Rencana proyek dalam bentuk daftar

Atur hasil brainstorming Anda ke dalam daftar tugas. Mulai perencanaan dari akhir dan kerjakan kembali. Sehingga Anda dapat dengan mudah membuat rencana dan menentukan langkah pertama menuju tujuan. Contoh Perencanaan End-to-End:

Gol (hasil ideal) A: Saya dapat berbicara bahasa Spanyol dan memahami orang.

Kenapa ini: Saya ingin berkomunikasi tanpa partisipasi penerjemah selama negosiasi bisnis dengan mitra Spanyol dan berkomunikasi secara bebas dengan orang lain selama liburan saya di Spanyol.

Langkah menuju tujuan:

• Satu langkah lebih dekat untuk mencapai tujuan saya: Saya menemukan penutur asli bahasa Spanyol dan berbicara dengannya dua kali seminggu.
• Satu langkah sebelumnya: Saya lulus ujian kemampuan bahasa B1.
• Satu langkah sebelumnya: Saya lulus ujian kecakapan bahasa A1.
• Satu langkah sebelumnya: Saya belajar bahasa Spanyol delapan kali dalam sebulan dan menyelesaikan semua pekerjaan rumah saya.
• Satu langkah sebelumnya: Saya mendaftar untuk kursus bahasa Spanyol dan membayar uang sekolah selama sebulan.
• Satu langkah sebelumnya: Saya mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol dan menyusun tabel perbandingan.
• Langkah pertama: Saya menjadwalkan waktu di kalender saya ketika saya akan mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol.

Ketika sebuah tim mengerjakan tugas yang sama dan Anda perlu mengatur seluruh rencana di satu tempat, akan lebih mudah untuk digunakan . Kolom pertama di dalamnya adalah tahapan dalam perjalanan menuju tujuan, kolom kedua bertanggung jawab. Berikutnya adalah kolom dengan periode waktu. Sel akan menampilkan status tonggak tertentu, seperti Direncanakan, Sedang Berlangsung, Selesai, Ditunda.

GTD dan sistem penjadwalan alami bisa tampak sulit. Tetapi ketika Anda mengaturnya sendiri dan mulai menggunakannya secara teratur, Anda akan merasa bahwa semuanya jauh lebih mudah daripada yang terlihat pada pandangan pertama.

Saya akan mengungkapkan beberapa rahasia efisiensi dalam hidup dan bisnis...

Lembar contekan kecil tentang cara menangani berbagai hal dan mulai hidup secara efektif!

David Allen secara pribadi mengundang Anda ke pelatihan di Moskow. Saya harus mengatakan bahwa buku-bukunya telah terjual lebih dari 2 juta eksemplar!
Dan sistemnya benar-benar berfungsi!

Hidup Anda tidak akan pernah sama setelah Anda mengenal sistem GTD!
Saya ingat sangat terkesan dengan penampilan David Allen!

Kami meraih seribu hal, berusaha untuk tidak melupakan hal-hal sepele rumah tangga di sepanjang jalan, kami sering melupakan tujuan, tetapi kami ingat tenggat waktu yang tak terhindarkan mendekat.

Terkadang rasa takut akan tumpukan tugas benar-benar melumpuhkan otak dan sikap apatis, penundaan, dan depresi muncul. Bekerja pada saat-saat seperti itu bergerak lambat, tampaknya bahkan kursor mouse hampir tidak merayap di monitor.

Situasi ini semakin berbahaya semakin seseorang bekerja dalam tim, terutama ketika datang ke tim pengembangan.

Ide untuk diundang ke konferensi kamiDavid Allen tidak terduga, tetapi tidak disengaja. Pribadi, sekilas, konsep GTD, memberikan rekomendasi yang baik untuk setiap pengembang secara individu dan proses pengembangan secara keseluruhan. Tentu saja, metode GTD tidak "dipertajam" untuk proses pengembangan perangkat lunak sebagai tangkas, namun demikian, ia mampu melengkapi atau menjadi langkah pertama menuju transisi tim ke metodologi pengembangan tangkas. Apa itu, GTD untuk seorang programmer?

Mari kita bagi penerapan prinsip-prinsip GTD dalam pengembangan menjadi dua blok: pribadi, ketika menyangkut individu, dan tim, ketika menyangkut perusahaan atau sekelompok pengembang. Secara umum, prinsipnya sama, tetapi jauh lebih sulit untuk menerapkannya dalam tim, karena akan ada sabotase dan penolakan dari karyawan atau pemimpin tim.

Tidak ada manusia adalah sebuah pulau

Salah satu dasar metode GTD adalah prinsip memindahkan tugas dari ingatan seseorang ke sumber eksternal. Dengan demikian, otak manusia berhenti peduli untuk mengingat semua rencana, dari yang tidak penting hingga yang global, dan mulai berkonsentrasi pada tugas-tugas yang sangat penting saat ini dan pelaksanaannya. Seseorang mengatakan bahwa metode GTD dapat digunakan secara efektif untuk membebaskan ruang pribadi dan menemukan keseimbangan antara pekerjaan dan, misalnya, hobi atau keluarga. Namun, dari sudut pandang pengembang praktis, GTD diperlukan, pertama-tama, untuk menjaga keseimbangan antara kerja dan ... kerja.

Pemrogram, arsitek sistem, dan manajer proyek terus-menerus mengerjakan berbagai prioritas, tugas, atau proyek. Seringkali keadaan mengecualikan pemeliharaan satu tugas, jadi Anda harus dapat mengatur ulang dengan cepat. Melempar dari proyek ke proyek seperti itu sering menimbulkan stres, tetapi bukan stres yang muncul dari pekerjaan yang tidak dicintai, tetapi stres sebagai fenomena fisiologis dan emosional. Semakin tinggi tingkat kecemasan, semakin sulit untuk mengatasi tugas. Di sinilah GTD masuk.

Menyetel filter pada daftar tugas

Pertama-tama, Anda perlu menetapkan batasan dengan memilih yang utama di antara semua tugas. Dengan meninggalkan hal utama, Anda membebaskan waktu dan energi dan menciptakan momentum untuk bertindak dengan usaha yang jauh lebih sedikit daripada ketika Anda menyimpan semua hal kecil di kepala Anda. Ada rutinitas, ada proyek penting, ada rencana ke depan. Pada saat yang sama, dalam semua kategori ini ada hal yang penting. Untuk memilihnya, Anda perlu melakukan beberapa langkah:

• pilih tugas yang dimulai tetapi tidak diselesaikan;


• pilih kasus yang paling mengkhawatirkan;


• pilih hal-hal yang tidak ingin Anda lakukan dan yang terus-menerus ditunda;


• memilih urusan rutin, termasuk urusan rumah tangga.

Sebagai aturan, yang utama ada di tiga kelompok pertama. Oleh karena itu, prioritas harus diberikan pada urusan yang mengkhawatirkan dan belum selesai - bukan tanpa alasan bahwa terjemahan yang tepat dari Getting Things Done adalah "menyelesaikan segala sesuatunya".

Kami merampingkan komunikasi

Tidak masalah jika seorang freelancer atau programmer bekerja dari jarak jauh atau dalam tim, ia selalu berada di bidang komunikasi: panggilan pelanggan, pertanyaan manajemen, permintaan pengguna dan kolega, pesan informasi dari vendor SDK, dll. Komunikasi ini tidak dapat dilakukan disebut tidak signifikan, tetapi mereka harus dapat menanganinya dengan benar.

• Berhenti memeriksa email Anda setiap 5 menit - atur peringatan pop-up yang dapat Anda lihat dari sudut mata Anda. Tempatkan email di folder dan baca saat diperbarui pada saat tertentu.


• Bagi semua komunikasi berdasarkan konteks: Skype, panggilan seluler, telepon rumah, komunikasi melalui surat, dll. Alokasikan waktu tertentu untuk komunikasi dalam setiap saluran.


• Periksa pekerjaan dan obrolan pribadi. Mungkin jika karyawan baru Anda menulis surat kepada Anda tanpa henti atau kolega lama menanyakan pertanyaan pekerjaan yang sama, Anda harus meminta mereka untuk menyiapkan pertanyaan, meluangkan waktu untuk berkomunikasi, dan mengklarifikasi semua poin yang sulit.


• Perhatikan peramban web Anda. Pengembang sering melihat topik khusus di forum atau situs khusus. Di sana mereka menunggu topik dan diskusi menarik yang tidak ada hubungannya dengan tugas saat ini. Lebih baik menunda membaca topik yang sangat menarik dengan menggunakan bookmark browser atau utilitas khusus untuk menyimpan tautan (misalnya, add-on Pocket, yang juga dapat diinstal sebagai aplikasi pada perangkat seluler dan menyinkronkan bookmark).


• Dapatkan buku catatan dan / atau aplikasi tempat Anda akan menuliskan semua tugas dengan label urgensi dan kepentingan. GTD untuk manajemen kasus memperkenalkan konsep waktu, konteks (tempat), tindakan. Untuk memprioritaskan tugas dengan benar, bayangkan filter sederhana seperti di Excel, misalnya. Tetapkan setiap tugas parameter waktu (menurut jam atau waktu), tempat (rumah, kantor, jalan, gym, toko, dll.). Dan kemudian bagi tugas seperti ini: "minta komentar di TK - kerja - 14:00" atau "telepon toko ban - jalan - malam." Ada banyak aplikasi untuk catatan seperti itu: dari penjadwal tugas di Windows, yang dapat Anda gunakan untuk tujuan Anda sendiri, hingga Evernote, Rainlendar, dan pengingat yang ditulis dengan cermat di ponsel cerdas Anda.

Keyakinan bahwa Anda memiliki daftar seperti itu dijamin akan mengurangi tingkat kecemasan dan membantu Anda fokus untuk menyelesaikan setiap tugas.

Ada masalah yang lebih global yang juga mempengaruhi pengembang dari semua jenis pekerjaan. Hari ini, hampir setiap minggu alat, panduan, utilitas baru untuk pengembang dirilis, kadang-kadang ada pesan tentang kerangka kerja versi baru, perpustakaan baru, dan bahkan bahasa pemrograman baru. Semua informasi ini sangat menarik bagi para profesional, dan terkadang bahkan memikat dan membuat Anda mencoba sesuatu yang baru (buat aplikasi seluler sederhana, tulis “Halo, dunia!” di Brainfuck, atau buat proyek sumber terbuka baru). Hanya ada satu jalan keluar: untuk mendistribusikan kepentingan sesuai dengan kepentingan mereka dalam kaitannya dengan proyek saat ini, tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Berfokus pada satu tugas memungkinkan untuk meningkatkan produktivitas pribadi, meluangkan waktu, dan mulai mempelajari informasi baru.

5 langkah pengoptimalan

Metode GTD membedakan lima tahap pengerjaan daftar tugas.

Pengumpulan informasi.Anda perlu mengumpulkan semua tugas - cukup ambil dan tulis dengan pena atau dalam file teks semua rutinitas Anda, urusan global yang belum selesai. Pada saat yang sama, penting untuk diingat bahwa, misalnya, di balik tugas "Tulis laporan dalam Laporan Cepat untuk Snegovik LLC" ada beberapa subtugas penting dan membutuhkan perhatian: kumpulkan persyaratan dari klien, buat dan setujui TOR , meminta serangkaian data untuk menguji laporan, dll. ... Penting untuk menuliskan semua tugas - beberapa saat kemudian Anda akan mengelompokkannya.
Perhatikan tidak hanya proyek-proyek yang ada di memori, tetapi juga proyek-proyek yang ada di komputer - seringkali kekacauan yang ada tidak kalah dengan pikiran. Perlu membagi file ke dalam folder yang sesuai dengan setiap proyek, memisahkan dokumen pribadi dari yang berfungsi.

proses pengolahan.Proses informasi sesuai dengan skema yang diusulkan oleh GTD: jika sesuatu sudah dieksekusi, Anda harus melanjutkan tugas sampai akhir, jika itu dapat dilakukan dalam waktu kurang dari dua menit, lakukan segera.

Algoritma pemrosesan GTD klasik

Dari sudut pandang mengerjakan proyek utama untuk Anda, penting untuk mempertimbangkan beberapa nuansa.

• Tunda tugas yang tidak mendesak, seperti mempelajari materi non-inti yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan saat ini.


• Jika memungkinkan, delegasikan tugas, misalnya kepada rekan kerja atau pekerja lepas. Jika Anda seorang pembuat kode yang cepat dan efisien tetapi tidak pandai membuat situs web, periklanan, atau desain, hubungi profesional. Bahkan jika itu adalah proyek Anda sendiri, berinvestasi dalam pekerjaan berkualitas orang lain akan segera membuahkan hasil.


• Belajarlah untuk mengatakan "tidak". Ini mungkin salah satu keterampilan yang paling sulit: akan selalu ada lusinan teman yang membuat Windows crash, bug merayap ke dalam kode, membutuhkan firmware Android dan meminta jailbreak iPhone. Tugas-tugas kecil ini memakan banyak waktu. Jika Anda tidak ingin merusak hubungan, temukan beberapa manual yang tersedia di Web dan kirimkan tautan ke mereka yang menderita.

Daftar organisasi.Setelah dua tahap pertama dan paling sulit dilalui, perlu untuk mengatur pekerjaan dengan tugas. Di sini Anda dapat menggunakan aturan sederhana: bagi waktu menjadi beberapa minggu, pada akhir minggu tinjau daftar dan buat yang baru. Semua tugas harus dibagi dengan tenggat waktu dan prioritas. Untuk mengelola tugas, Anda dapat menggunakan aplikasi apa pun yang Anda suka: ini adalah OneNote seluler dan Evernote, dan Asana, dan Redmine, dan Google Kalender, dan seterusnya ...

Pada tahap ini, hal utama adalah memberikan banyak perhatian untuk bekerja dengan proyek saat ini atau beberapa proyek. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan peta asosiatif (peta pikiran), yang akan mencerminkan semua tahapan pekerjaan dalam bentuk peta struktur visual, yang dengannya Anda akan melanjutkan proyek. Untuk membuat mindmap, ada banyak aplikasi berbayar dan gratis dengan fitur-fitur menarik. Kami menyukai kenyamanan, gratis, dan Russified , di mana kami membuat perkiraan tampilan peta yang belum selesai yang tidak diklaim sebagai kebenaran:

Bagian 1

Bagian 2

Anda tidak boleh membagi tugas menjadi sederhana dan kompleks, Anda harus melakukan semuanya secara berurutan, maka waktu akan didistribusikan secara rasional.

Revisi selesai.Pada tahap ini perlu dicatat apa yang telah dilakukan, menganalisis penyebab kegagalan, membuat rencana untuk tahap selanjutnya (misalnya seminggu).

Tindakan yang sebenarnya.Tugas harus dilakukan berdasarkan sumber daya yang tersedia: kekuatan, waktu, tempat pelaksanaan, serta prioritas yang ditetapkan. Jika Anda kekurangan beberapa sumber daya yang akan muncul nanti untuk menyelesaikan masalah dengan cepat, cobalah untuk mentransfer tugas ke saat alat untuk eksekusi yang lebih baik muncul. Misalnya, jika Anda sedang menyelesaikan aplikasi desktop dan untuk membuat beberapa perubahan, Anda memerlukan pembaruan dan belum dibeli oleh perusahaan Anda, tetapi direncanakan untuk dibeli dalam waktu dekat SDK, buat perubahan yang dapat dilakukan di versi saat ini, dan tambahkan tugas dari sisa perubahan ke folder atau file dengan tugas untuk masa mendatang. Tentu saja, mencari cara untuk memecahkan masalah dengan sarana yang tersedia mengungkapkan Anda sebagai seorang profesional, tetapi itu membutuhkan investasi waktu dan usaha Anda yang besar dan tidak selalu dapat dibenarkan.

Berikut adalah beberapa tip tentang cara menggunakan prinsip-prinsip GTD jika Anda seorang pengembang dalam tim atau bekerja sendiri.

• Rencanakan proyek Anda pada awalnya, dan bukan dalam proses kerja, bagi menjadi subtugas yang dapat dikelola.


• Soroti tahapan pekerjaan individu pada proyek dan beri label untuk kepentingan dan urgensi pekerjaan.


• Selesaikan setiap tugas tanpa meninggalkannya untuk nanti. Bahkan jika Anda hanya tahu jalan panjang untuk menyelesaikan suatu masalah, selesaikanlah. Selama refactoring lebih lanjut, dimungkinkan untuk menyingkirkan solusi yang tidak optimal.


• Tinjau daftar tugas secara berkala untuk merevisi apa yang telah dilakukan dan mengubah rencana.


• Pada satu titik waktu, fokus pada satu tugas - dengan cara ini Anda menghemat waktu dan tenaga.


• Sisihkan waktu untuk setiap tahap dan berikan perhatian maksimal padanya: pengumpulan persyaratan, pengembangan, pengujian unit, dll.

GTD tidak dapat dilaksanakan dalam satu hari - pertama beberapa elemen individu muncul, kemudian aturan terbentuk, akhirnya, kebiasaan dan hasil nyata muncul. Hal utama adalah tidak berhenti. Omong-omong, tidak buruk jika Anda dapat mentransfer beberapa keterampilan Anda di GTD ke tim yang bekerja dengan Anda - ini dapat secara signifikan mengoptimalkan pekerjaan di dalam perusahaan.

Ada keamanan dalam angka

Terlepas dari kenyataan bahwa GTD, sebagai suatu peraturan, ditujukan untuk individu, itu juga berlaku untuk tim, di mana penting untuk dapat menentukan visi proyek, tujuan, menunjuk proyek, dan mendistribusikan area tanggung jawab. Selain itu, banyak organisasi sudah ada dan berhasil menggunakan, mungkin, entitas yang paling dekat dengan logika GTD - bagan Gantt. Bagan Gantt sangat akurat mencerminkan kebutuhan proyek akan sumber daya, tugas dan subtugas, perkiraan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas, tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan pada tugas, tahapan proyek, yang dapat dimulai hanya setelah akhir tahap sebelumnya dan pelepasan sumber daya yang diperlukan.

Namun, seringkali semua upaya untuk menyusun diagram sumber daya dan pekerjaan sia-sia. Menghubungkan GTD ke pengembangan perangkat lunak, Robert Peake, penginjil GTD dan CTO dari perusahaan konsultan David Allen, yang telah memimpin proyek teknis dan memahami topik serta CEO, telah menulis dengan baik di bagan Gantt:

“Saya telah melihat begitu banyak waktu, energi, dan uang masuk ke bagan Gantt yang kompleks yang dihancurkan dengan jentikan pertama jari seorang eksekutif. Perusahaan mana pun yang bergantung pada kode prioritas ABC dan kendali ketat bagi programmer untuk tetap berada di garis depan pengembangan perangkat lunak akan mengalami kekecewaan yang pahit.”

Ini juga mengungkapkan esensi dari konsep tersebut. Faktanya adalah bahwa itu tidak ditujukan pada perencanaan tetapi pada kemampuan untuk kembali ke titik kegagalan. Mari kita jelaskan lebih detail. Dalam kehidupan setiap orang dan tim mana pun, ada saat-saat ketika mereka menyimpang dari tujuan yang dimaksudkan dan semua aktivitas jatuh ke dalam kekacauan. Ini dapat terjadi baik karena alasan eksternal maupun karena alasan yang terkait dengan pengaruh internal individu: perubahan sementara dalam perjalanan pengembangan proyek, munculnya investor baru dengan visi baru, istirahat untuk kerja lembur (misalnya, persiapan untuk pameran). Tugas GTD dalam sebuah tim adalah dengan mudah kembali ke titik di mana perlu menyimpang dari rencana kerja dan terus beroperasi seperti sebelumnya.

“Bagian penyapu pikiran GTD cukup sederhana sehingga David (Allen) sering menyebutnya sebagai semacam tempat pembuangan memori untuk “RAM mental”. Ini seperti Anda secara berkala memeriksa dengan otak Anda sendiri untuk melihat apa yang menarik perhatian Anda, menariknya keluar dan melihatnya. Ini seperti Anda menyusun daftar peluang ini (proyek dan langkah selanjutnya) yang berfungsi sebagai jaring pengaman Anda untuk memastikan semua yang Anda lakukan dilakukan dengan benar dan digabungkan dengan aturan dua menit (jika Anda dapat melakukan sesuatu dalam waktu kurang dari 2 menit, lakukan - kira-kira per) dan pemikiran yang terfokus pada tindakan selanjutnya, memberi Anda gambaran statis tentang keadaan kerja Anda, yang dengannya Anda dapat dengan mudah kembali ke titik di mana Anda menyela.

Ada empat kegiatan utama dalam tim pengembangan, yang dengan sendirinya bertindak sebagai elemen dari tim GTD.

1. Pengujian regresi - bagian kode sumber yang sudah diperbaiki diuji, serta fungsionalitas fungsionalitas yang terkait dengan kode yang diubah. Sebagai bagian dari Extreme Programming, ini menggambarkan GTD dalam hal pengulangan, revisi, dan ketidakjelasan tindakan.


2. Bekerja dengan dokumentasi - membuat dan menguji dokumentasi memungkinkan Anda mentransfer pengetahuan dan tugas penting ke kertas. Baik pengguna, penguji, maupun pengembang tidak perlu mengingatnya - jika perlu, Anda dapat merujuk ke dokumentasi dan mengklarifikasi poin yang tidak jelas atau menemukan jawaban atas pertanyaan tentang pengoperasian program.


3. Refactoring kode adalah proses meningkatkan kode tanpa mengubah fungsionalitas. Penganut Extreme Programming melakukan refactoring berkala untuk meningkatkan kinerja program, pemahaman dan keterbacaan kode. Ada perusahaan dan tim yang menghindari refactoring. Dalam kebanyakan kasus, ini karena ketakutan bahwa perubahan kode akan menyebabkan crash pada sistem. Sebagai aturan, pendekatan ini mengarah pada kekakuan dan keusangan program.


4. Brainstorming. Sebuah proses yang terjadi dalam satu bentuk atau lainnya dalam tim mana pun. Ini hanya kumpulan informasi dan ide. Peta pikiran asosiatif juga dapat dibuat selama dan setelah curah pendapat.

Dalam kebanyakan kasus, seorang programmer di tempat kerja melakukan lebih banyak tugas daripada hanya menulis kode. Selain itu, semakin banyak pengalaman dan kualifikasi yang dia miliki, semakin banyak tugas heterogen yang diberikan kepadanya. Pada titik tertentu, krisis terjadi ketika tugas dan kewajiban mulai membebani karyawan dan secara signifikan mengurangi produktivitasnya. Jelas, ini dapat dan harus diperangi, dan bukan dengan metode direktif dan tindakan represif, tetapi dengan bantuan GTD, yang ditujukan pada perubahan evolusioner dalam pendekatan untuk bekerja. Banyak ulasan dari mereka yang telah mencoba metode ini menceritakan kesulitan yang signifikan di awal dan keberhasilan yang tidak kalah signifikan di akhir proses. Lagi pula, mereka mengatakan butuh 21 hari untuk membentuk kebiasaan. Kenapa tidak mencoba?

PS: Anda dapat mendengarkan pidato online penulis metode GTD David Allen secara gratis dan mengajukan pertanyaan kepadanya selama konferensi17 November (Selasa) pukul 19:15 waktu Moskow. Dia akan berbicara tentang pendekatan GTD untuk mengatasi informasi yang berlebihan dan berbagi penelitian terbaru tentang produktivitas manusia.

Menurut Productivity Scan terbaru oleh Life Architect, menerapkan metodologi GTD dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi pribadi setidaknya 20%.

GTD® telah terbukti efektif baik untuk penggunaan pribadi maupun untuk organisasi yang beroperasi di berbagai industri. Ini berhasil digunakan oleh manajemen puncak dan karyawan baru perusahaan yang termasuk dalam daftar TOP-50 Fortune.

Jika Anda seorang manajer proyek dan Anda tenggelam dalam arus tugas, coba atur pekerjaan Anda sesuai dengan sistem Getting Things Done.

GTD: apa itu?

GTD (Getting Things Done) adalah metodologi untuk mengatur dan mengendalikan tugas. Itu ditemukan oleh David Allen, seorang pelatih bisnis dan konsultan manajemen. Hal ini diperlukan tidak hanya untuk merencanakan, tetapi juga untuk membawa hal-hal yang direncanakan sampai akhir.

GTD sering disebut sebagai manajemen waktu: jika digunakan dengan benar, sistem membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan melawan multitasking.

Prinsip GTD yang tanpanya tidak ada yang berhasil

Jangan ingat apa-apa

Prinsip utama yang menjadi dasar seluruh metodologi. Semuanya perlu diperbaiki. Bahkan tugas-tugas kecil dan hal-hal yang tampaknya tidak penting.

Lebih mudah berarti lebih baik

Anda perlu merekam dan mengatur informasi dengan cara yang nyaman bagi Anda. Jika Anda menyukai notepad, maka melakukan sesuatu di aplikasi dan pengelola tugas tidak akan membuat hidup Anda lebih mudah, melainkan sebaliknya.

memikirkan solusi

Sering terjadi bahwa segala sesuatunya berhenti karena kita menganggapnya sebagai masalah lain, daripada mencari solusi.

Satu tugas pada satu waktu

Menurut sistem GTD, multitasking menjadi kendala. Anda hanya perlu memikirkan tugas yang sedang Anda lakukan sekarang. Artinya, jangan memikirkan laporan konferensi sambil memeriksa tata letaknya.

Buat daftar tugas

Tugas yang diuraikan dalam pengelola tugas atau kalender tidak akan menyelesaikan semua masalah. Penting untuk menganggap masing-masing dari mereka sebagai daftar tindakan tertentu, maka akan lebih mudah untuk bekerja dengan mereka.

Bagaimana metodologi GTD bekerja

Ada banyak metode yang menjelaskan cara menggunakan GTD. Tapi sebagai permulaan, cukup mengingat empat langkah berturut-turut.

Kumpulkan semua informasi tentang tugas

Pilih tempat di mana Anda akan menyimpan semua informasi yang masuk. Agar tidak melanggar prinsip kenyamanan GTD, itu harus menjadi satu hal: baik aplikasi atau notebook. Jadi Anda dapat memeriksa atau mengubah sesuatu kapan saja, dan Anda tidak perlu mengingat di mana Anda menyimpan atau merekamnya.

Memproses semua informasi

Jika Anda hanya meletakkan semua tugas di tumpukan, Anda akan cepat bingung dan melewatkan sesuatu yang penting. Anda memerlukan sistem yang dengannya Anda akan membagi tugas.

Untuk melakukan ini, mereka menggunakan pohon keputusan atau, sebagaimana Allen menyebutnya, diagram alur kerja.

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini untuk membagi tugas dengan benar.

1. Apa tugas ini?
2. Apa yang seharusnya menjadi hasilnya?
3. Apakah ada tindakan yang diperlukan?
4. Jika ya, apa tindakan selanjutnya?
5. Itu akan makan waktu berapa lama?

Atur hasil

Menjawab pertanyaan membantu mendistribusikan tugas ke dalam blok yang benar. Jika kasusnya tidak lebih dari dua menit, misalnya, Anda hanya perlu menjawab email, lakukan segera.

Ketika tugas membutuhkan lebih banyak waktu untuk diselesaikan, yang terbaik adalah memecahnya menjadi proyek jangka panjang dengan banyak pencapaian. Jika ini tidak memungkinkan, Anda memiliki dua opsi.

Menunda

Jika tidak ada yang bisa melakukan tugas lebih baik dari Anda, tetapi membutuhkan banyak waktu, Anda dapat menunda pelaksanaannya. Kalender atau dalam satu blok Tindakan berikut.

PADA Kalender masukkan hanya tugas yang terkait dengan tanggal atau waktu tertentu. Artinya, penting untuk menyelesaikannya pada hari tertentu.

PADA Daftar tunggu tugas yang Anda harapkan dari salah satu bawahan Anda akan pergi.

Ke blok Tindakan berikut- semua hal yang tidak ada waktu sekarang, tetapi mereka harus dikembalikan segera setelah waktunya muncul. Agar tidak melupakan tugas-tugas seperti itu, buat daftar pengingat.

Apa yang harus dilakukan dengan tugas yang tidak memerlukan tindakan apa pun:

• hapus dari daftar;
• jika Anda ingin kembali lagi nanti, simpan di bagian pengingat;
• jika informasi penting yang perlu disimpan, di bagian bahan referensi.

Pilih tindakan untuk setiap tugas dan selesaikan

Tentukan apa yang akan Anda lakukan dengan setiap tugas yang masuk. Penting untuk tidak mulai memprioritaskan sampai Anda tahu persis apa yang harus dilakukan.

Tujuan metode utama GTD adalah untuk mengelola komitmen dan tindakan. Artinya, tentukan semua tugas yang perlu diselesaikan, punya rencana dan siap mengambil keputusan untuk mengubahnya. Sistem seperti itu membantu untuk selalu mengetahui apa yang akan terjadi pada setiap langkah selanjutnya.

Layanan mana yang cocok untuk bekerja di GTD

Smthngs adalah pengelola GTD browser. Dapat digunakan secara online dan offline sebagai aplikasi.

layanan daring. Anda dapat mengelola tugas dan memantau kemajuan. Ada versi premium gratis dan berbayar.