GTD adalah strategi untuk mengelola aktivitas, serta sistem teknik dan teknik, yang tujuannya adalah untuk membantu orang modern melakukan lebih banyak dan mengurangi kelelahan. GTD adalah kependekan dari Getting Things Done, judul buku yang ditulis oleh pelatih bisnis Amerika David Allen.

David Allen sering membandingkan GTD dengan seni bela diri, mengacu pada keadaan yang benar-benar tenang dan bebas. Sampai batas tertentu, analogi ini benar-benar berfungsi - GTD memberikan perasaan lebih mengontrol situasi dan menghilangkan banyak kebocoran energi.

Sebenarnya, bagaimanapun, tidak ada yang mistis tentang GTD. Ini adalah sistem yang sangat sederhana, terkadang primitif, sangat praktis dan konkret, dan ini mungkin menjelaskan keberhasilannya di Amerika.

Ikhtisar singkat tentang GTD

Sedikit teori

Organisasi kerja. Pertama-tama, perlu untuk menutup lubang kegiatan yang belum selesai. Jika kita melihat dengan cermat di tempat kerja kita, kita cenderung melihat di sana-sini segala macam pengingat tentang hal-hal yang tidak dilakukan - mulai dari stiker di monitor hingga semua jenis perangkat yang rusak di meja. Semua ini terus-menerus mengalihkan perhatian kita, tidak memungkinkan kita untuk membebaskannya untuk kegiatan yang lebih menarik. Jalan keluarnya adalah mengumpulkan secara mutlak semua informasi yang masuk di satu tempat (inbox) dan kemudian dengan jelas memisahkannya menjadi tindakan dan informasi referensi. (Omong-omong, ini sangat mirip dengan pemisahan instruksi dan markup dalam pemrograman, atau struktur dan desain dokumen saat membuat situs.)

Mengelompokkan tindakan berdasarkan konteks. Alih-alih pembagian tindakan yang biasa menjadi berbagai topik, David mengusulkan pembagian tergantung pada konteks saat ini. Untuk beberapa hal Anda memerlukan komputer dan Internet, untuk beberapa hal Anda memerlukan telepon, untuk beberapa hal Anda memerlukan mobil, dll. Dengan demikian, daftar tindakan dapat disebut "komputer", "panggilan", "dalam perjalanan", dll.). Daftar "komputer" akan berisi kasus yang terkait dengan proyek yang berbeda. Kelihatannya tidak biasa, tetapi sebenarnya ternyata cukup praktis, kecuali, tentu saja, kita benar-benar ingin semua ini dilakukan, dan tidak menulis "to the heap".

Kriteria untuk memilih tindakan saat ini. Dalam urutan kepentingan, ini adalah:

1. konteks (lihat paragraf sebelumnya),
2. waktu (berapa banyak waktu yang tersedia),
3. energi (kesejahteraan dan kinerja saat ini) dan
4. prioritas (yang lebih penting sekarang).

Agak tidak terduga untuk menemukan prioritas di tempat terakhir, tetapi posisi David Allen persis seperti itu. Pada akhirnya, tugas itu akan selesai atau tidak. Jika itu tidak terlalu penting, mungkin lebih baik untuk tidak melakukannya - bahkan ada lebih banyak tugas dengan prioritas tinggi dalam hidup daripada yang bisa kita tangani. Menurut pendapat saya, intinya di sini adalah bahwa prioritas tidak membantu motivasi, karena biasanya dipilih dengan menggunakan faktor eksternal.

Definisi tindakan selanjutnya. Setiap tugas yang terdiri dari beberapa langkah adalah sebuah proyek. Untuk setiap proyek, tindakan berikut harus ditentukan. Tindakan selanjutnya adalah tindakan fisik spesifik berikutnya yang diperlukan untuk memajukan proyek.

model perencanaan alam. Agar proyek yang kurang lebih kompleks dapat diselesaikan, perencanaan diperlukan. David meyakinkan bahwa model berikut ini paling sesuai dengan sifat manusia:

1. Tentukan esensi tugas dan prinsip-prinsip mengerjakannya
2. Bayangkan hasilnya
3. Generasi ide
4. organisasi kerja
5. Menentukan langkah selanjutnya

Dalam kehidupan biasa, orang menolak perencanaan sampai akhir, hingga akhirnya terjadi situasi kritis. Kemudian apa yang disebut David sebagai model perencanaan reaktif mulai berlaku. Di dalamnya, semuanya terjadi sebaliknya: tindakan darurat kejang dimulai, kemudian mereka mencoba mengatur pekerjaan, kemudian, menyadari bahwa tidak ada cukup ide, mereka berusaha untuk menghasilkannya, dan ketika ini tidak membantu, mereka berpikir tentang hasil yang diinginkan, esensi tugas dan prinsip-prinsip yang dengannya pekerjaan harus dilanjutkan.

Ulasan mingguan. Untuk menghindari stagnasi dalam pekerjaan, David merekomendasikan untuk meluangkan waktu di akhir setiap minggu kerja untuk meninjau semua daftar tugas, ide, tujuan, proyek saat ini dan yang mungkin. Saatnya untuk "pembersihan besar". Mungkin sulit untuk memaksa diri Anda melakukan pekerjaan ini, tetapi ini adalah harga yang Anda bayar untuk ketenangan pikiran Anda sepanjang waktu.

Tinjauan bertingkat. Grup peninjau 10.000-50.000 kaki (David merekomendasikan untuk melakukannya setiap beberapa bulan sekali) memungkinkan Anda melihat aktivitas Anda dari berbagai sudut dan sudut pandang. Ini memberikan volume dan integritas pada visi, meskipun, sekali lagi, itu membutuhkan waktu.

Sedikit filosofi

David sering menggunakan ungkapan menipu diri sendiri - untuk menipu diri sendiri. Dalam pandangannya, seseorang adalah makhluk yang agak malas dan lamban, dan agar makhluk ini dapat melakukan sesuatu secara produktif, ia harus melibatkan diri dalam kegiatan ini. Karenanya peretasan kehidupan, serta kecintaan pada alat tulis keren :)

Secara umum, buku ini ditulis oleh seseorang yang, berkat pengalamannya yang luas dalam pembinaan, memahami dengan baik struktur persepsi manusia. Misalnya, salah satu fitur anehnya adalah ia benar-benar mengulangi hal yang sama tiga kali, tetapi setiap kali dari sudut yang baru, dalam konteks baru dan dengan detail baru. Selain itu, bagian tengah sebenarnya bukan teks dalam arti biasa, melainkan sesi pelatihan yang melibatkan tindakan langsung, yang memiliki efek tambahan yang kuat.

Berangkatnya David dari konsep manajemen waktu (dari sudut pandang filosofis, manajemen waktu benar-benar omong kosong) ke manajemen tindakan menarik.

Saya ingin mencatat bahwa prinsip tindakan selanjutnya, yang merupakan salah satu inti dari sistem, mengandung satu, menurut saya, bukan tautan yang sangat andal. Faktanya adalah bahwa pilihan tindakan selanjutnya mungkin tidak optimal, misalnya, karena situasi yang mendikte jawaban yang khas. Selain itu, mungkin ada banyak pilihan untuk tindakan selanjutnya, dan tidak semuanya terbukti dengan sendirinya. Misalnya, jika saya sedang mengerjakan sebuah proyek sambil duduk di depan komputer saya, akan lebih mudah bagi saya untuk memilih tindakan terkait komputer berikutnya (misalnya, mencari di Internet), meskipun mungkin ada opsi yang jauh lebih sederhana untuk yang berikutnya. tindakan yang tidak datang dalam situasi ini kepala.

Buku telah dihapus dari situs atas permintaan pemegang hak cipta.

Saya sedang mengulas buku manajemen waktu paling populer, Getting Things Done karya David Allen, atau disingkat GTD.

Dalam buku ini, penulis berbicara tentang sistem GTD. Buku dan sistem GTD sendiri telah mengalami sebanyak 9 edisi karena fakta bahwa waktu berlalu dan teknologi berkembang dengan pesat. Namun terlepas dari kenyataan ini, sistem gtd mungkin adalah sistem yang paling populer dan paling dikenal di bidang manajemen waktu.

Lanjutan di video saya:

Skema terperinci sistem GTD

Teks video lengkap:

Halo semuanya, ini Konstantin Balakin. Dalam edisi hari ini saya akan mengulas salah satu buku paling populer tentang manajemen waktu. Ini Buku David Allen How to Get Things Done. Seni Produktivitas Bebas Stres apa bahasa inggrisnya Menyelesaikan semuanya, singkatnya GTD. Ini adalah singkatan yang sangat populer yang mungkin sudah Anda dengar. Jika Anda belum mendengarnya, pastikan untuk menonton video ini sampai akhir. Jadi ayo pergi!

Sekali lagi, untuk memulainya, buku ini adalah yang paling populer di bidang manajemen waktu. David Allen adalah penulis dan pendiri sistem manajemen waktu paling populer di dunia, yang secara singkat disebut GTD (dari kata Getting Things Done), atau dalam bahasa Rusia "cara mengatur segala sesuatunya". Singkatan GTD digunakan di seluruh dunia: digunakan dalam berbagai teks, publikasi, buku, dll. Banyak orang yang tertarik dengan topik manajemen waktu tahu bahwa GTD = manajemen waktu. Sistem ini dikembangkan oleh David Allen pada abad terakhir - pada saat sistem teknologi informasi belum begitu berkembang. Penulis menggunakan alat improvisasi dalam sistemnya, yaitu kertas, pena, sistem folder dan lemari. Dengan berlalunya waktu dan dengan laju perkembangan teknologi informasi, sistem itu sendiri dan buku telah mengalami sebanyak sembilan edisi, yang masing-masing tepat waktu pada saat dirilis. Inti dan inti dari sistem GTD ini tidak berubah. Itu terletak pada kenyataan bahwa semua informasi yang masuk, dari sumber apa pun yang datang kepada kita: dari teman, dari kolega, dari pemikiran apa pun di kepala kita, dari tugas yang belum selesai, dari baris membaca majalah, dari baris membaca buku - dari dimana apapun.

Kita hidup di era teknologi informasi, kita dibombardir dengan sejumlah besar informasi. Intinya adalah menggabungkan semua informasi ini ke dalam satu folder Kotak Masuk, dan kemudian menguraikannya dengan cara tertentu dengan frekuensi tertentu sesuai dengan kriteria tertentu sehingga tidak ada satu tugas pun yang tidak terpengaruh. Berkat ini, sejumlah besar ruang dibebaskan di kepala kita dari tugas-tugas yang tidak perlu dan rutin. Saya juga menyebut sistem ini sebagai "corong langkah berikutnya". Memang, semua informasi yang, seperti corong, dapat kita gabungkan ke dalam folder Kotak Masuk tertentu, kemudian kita perlu mendistribusikannya sesuai dengan kriteria tertentu. Bagian lain mungkin mengacu pada informasi referensi, yaitu informasi yang akan kita perlukan di masa depan untuk memecahkan masalah, dan beberapa tindakan mengacu pada bentuk masa depan. Misalnya, beberapa ide, pengembangan yang ingin kami terapkan di proyek mendatang, kami juga menyorotinya dalam kategori terpisah. Kami mungkin tidak memerlukan sisa informasi sama sekali, jadi kami dapat mengirimkannya ke tempat sampah.

Selanjutnya, tugas-tugas yang dapat kita lakukan sekarang atau di masa mendatang, kita harus mendistribusikan di antara proyek-proyek. Sebuah proyek adalah sebuah "entitas", menurut sistem GTD, yang mencakup lebih dari satu tugas. Jika kita perlu melakukan beberapa tindakan yang mengandung lebih dari satu tugas, misalnya, menelepon dan mengatur pertemuan, kemudian bertemu, menarik kesimpulan, maka ini adalah proyek tertentu. Semua tugas dan proyek terdiri dari mereka, kita harus menulis dalam satu daftar. Selanjutnya, dengan bantuan sistem tertentu untuk memilih tugas untuk dieksekusi, kami memilih tugas yang sama yang harus diselesaikan pada saat ini.

Sistem itu sendiri dan buku yang menjelaskannya cukup banyak dan mengandung banyak nuansa dan teknik berbeda yang, saat membaca, harus selalu Anda pegang. Oleh karena itu, saya bertanya pada diri sendiri: apakah mungkin menggambar diagram ini pada selembar kertas dan menyimpannya di depan saya agar dapat dengan cepat mengakses dan menemukan detail dan bagian spesifik dari diagram ini?

Ada banyak pilihan dan variasi skema ini di Internet. Saya menemukan skema terbaik, menurut pendapat saya, yang dibuat oleh satu organisasi. Skema tersebut dibuat dalam bentuk infografis. Ini berisi dalam bentuk yang sangat dimengerti tesis utama, mekanisme utama untuk memilih dan memprioritaskan tugas-tugas yang perlu diselesaikan pada waktu tertentu. Saya pasti akan melampirkan skema ini ke masalah ini dan memberikan tautan ke sana. Anda bisa berkenalan dengannya dan memahami betapa keren dan lengkapnya sistem ini.

Itu saja untuk hari ini. Dengan masalah ini, saya ingin berbicara secara singkat tentang esensi dari sistem Getting Things Done David Allen dan menarik minat Anda untuk mengenalnya, jika Anda belum melakukannya. Pastikan untuk menerapkan beberapa atau semua sistem ini dalam hidup Anda, karena berkat itu dan pola pikir yang akan Anda peroleh setelah membaca buku ini, Anda pasti akan dapat melakukan tugas sehari-hari Anda dengan lebih efisien dan produktif.

Terima kasih banyak atas perhatiannya. Jika Anda menyukai video ini dan Anda benar-benar merasa bermanfaat, maka suka dan bagikan dengan teman-teman Anda agar mereka juga tahu tentang sistem yang luar biasa ini. Dan agar tidak ketinggalan rilis berikutnya, berlangganan saluran saya. Di dalamnya, saya berbagi informasi tentang kehidupan yang seimbang, saya melakukan review buku-buku populer, saya berbagi informasi tentang kesehatan dan olahraga, dan juga beberapa musik, karena saya mengcover lagu-lagu populer dengan gitar.

David Allen

Menyelesaikan semuanya

Seni Produktivitas Bebas Stres

Diterbitkan dengan izin: Penguin Books, cetakan dari Penguin Publishing Group, sebuah divisi dari Penguin Random House LLC dan Badan Sastra Andrew Nurnberg

Dukungan hukum dari penerbit disediakan oleh firma hukum "Vegas-Lex"

© David Allen, 2001, 2015

© Edisi dalam bahasa Rusia, desain. LLC "Mann, Ivanov and Ferber", 2016

GTD - seni bela diri jenis baru

David Allen dan sistem Getting Things Done (GTD) miliknya telah lama dikenal di Rusia dan memiliki banyak penggemar. Kita semua ingin menjadi produktif, yaitu mampu mencapai hasil yang diinginkan tanpa kelelahan, sambil tetap tenang dan fokus.

Setiap orang memiliki sejarahnya sendiri dalam mengenal GTD. Saya ingat betul bagaimana suatu hari sekitar sepuluh tahun yang lalu saya memiliki lebih banyak kewajiban daripada yang dapat saya tangani saat itu. Pada saat yang sama, semua keadaan hidup saya cukup menyenangkan: kelahiran seorang anak, lepas landas karier, pindah ke Moskow. Saya merasa bahwa saya tidak bisa mengatasinya dan saya bisa kehilangan semua yang telah saya capai. Itu perlu untuk mengendalikan kehidupan, pendekatan baru untuk pemerintahan sendiri sangat dibutuhkan. Kemudian saya berkenalan dengan buku David Allen. Untuk pertama kalinya saya membacanya dalam bahasa Inggris, dan ketika diterbitkan dalam bahasa Rusia, saya membacanya kembali beberapa kali, setiap kali menemukan sesuatu yang baru dan berguna untuk diri saya sendiri. Sistem yang diusulkan oleh penulis membuat saya ketagihan karena menggambarkan proses alami "menempatkan sesuatu secara teratur", sementara bersifat universal, membantu mengendalikan semua bidang kehidupan dan mengubah pemikiran secara mendasar.

GTD tidak mengajarkan manajemen waktu, tetapi pengendalian pikiran. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mencapai keadaan produktivitas tinggi - keterlibatan penuh dalam proses, sangat mirip dengan keadaan aliran seniman bela diri. Bukan kebetulan bahwa David sendiri memiliki sabuk hitam karate dan tidak menyembunyikan fakta bahwa ajaran Timur dan seni bela diri memengaruhi penciptaan metodologinya. GTD dapat dianggap sebagai salah satu jenis seni bela diri modern, yang memungkinkan seseorang untuk berhasil menang di dunia yang penuh tekanan, arus informasi yang kaya, dan segala macam gangguan.

Edisi baru buku ini merupakan karya mandiri. Ditambahkan dua bab baru dan banyak informasi yang memperhitungkan realitas dunia teknologi informasi saat ini. Terjemahan telah dibuat ulang dari awal. Perhatian khusus diberikan pada penyatuan terminologi. Untuk semua masalah kontroversial saat menerjemahkan ke dalam bahasa Rusia, kami langsung beralih ke David. Terjemahan itu ternyata seotentik mungkin dan mendekati aslinya pada intinya.

Sejak saya menguasai GTD dan membuat hidup saya jauh lebih mudah, adalah impian saya untuk membantu orang lain belajar dan menerima sistem Allen. Setelah bertahun-tahun belajar sendiri, saya melewati semua tahap sertifikasi sistem dari David sendiri, setelah menerima status pelatih utama sesuai dengan metodologinya. Tahun ini, David dan saya sampai pada keputusan bahwa Rusia layak untuk berkenalan dan mempelajari metodologi GTD dengan cara yang sama seperti yang terjadi di semua negara beradab - tidak melalui satu kali dan, sayangnya, pidato penulis yang sangat langka di Rusia, tetapi melalui pelatihan sistematis tentang program pelatihan berlisensi resmi.

Anda tidak dapat mencapai produktivitas nyata dalam sekali duduk hanya dengan membaca buku atau mendengarkan pembicara. Kami membutuhkan sistem pelatihan praktis di bawah bimbingan para profesional yang berpengalaman. Beberapa tahun yang lalu, David menciptakan sistem dukungan dan implementasi GTD yang telah diuji dan didistribusikan dalam format standar berlisensi di lebih dari 60 negara di seluruh dunia. Sekarang juga tersedia di Rusia. Kami telah bekerja keras dan hati-hati untuk menyesuaikan sistem dengan kondisi Rusia.

Saya berharap setiap pembaca, dengan bantuan teknologi GTD yang telah teruji, membuat hidupnya nyaman, diisi dengan peristiwa penting baginya dan diatur menurut seleranya sendiri, menyingkirkan keributan, tergesa-gesa, dan ketidakpuasan.

Dengan hormat,

Didedikasikan untuk Katherine, pasangan saya yang luar biasa dalam hidup dan pekerjaan

Anda sedang memegang di tangan Anda edisi revisi dari Getting Things in Order, yang pertama kali diterbitkan pada tahun 2001. Saya sebenarnya telah mengetik ulang teks dari awal sampai akhir untuk mengoreksi isi dan gaya penyajiannya, untuk menghilangkan informasi yang tidak lengkap atau ketinggalan zaman, dan segala sesuatu yang akan mencegah buku ini menjadi panduan "untuk usia" yang valid yang dapat digunakan di sekitar dunia dan yang tidak akan kehilangan relevansinya di abad ke-21 dan bahkan lebih lama lagi. Saya juga ingin menambahkan beberapa informasi paling menarik tentang penerapan metodologi Getting Things Done yang telah saya pelajari sejak edisi pertama buku ini. Mereka menyangkut pemahaman saya yang lebih dalam tentang keefektifan teknik dan penerapannya, serta bagaimana hal itu dirasakan oleh orang lain ketika mulai dikenal di seluruh dunia.

Yang tidak memerlukan perubahan adalah prinsip dasar dan teknik dasar. Saat mengerjakan edisi baru ini, saya menjadi lebih yakin bahwa prinsip-prinsip yang telah saya jelaskan untuk mencapai produktivitas bebas stres dan metode yang paling berhasil untuk menerapkannya tidak berubah sedikit pun dan tidak akan berubah di masa mendatang. Agar tim astronot mendarat di Jupiter pada tahun 2109, mereka perlu dipandu oleh prinsip yang sama untuk mempertahankan kontrol dan fokus yang digunakan orang saat ini. Mereka masih memerlukan beberapa bentuk kotak masuk (saya akan membicarakannya nanti) untuk mengumpulkan masukan yang tidak direncanakan dan berpotensi penting sehingga mereka dapat yakin dengan keputusan mereka. Mereka akan memperhatikan ini selama pendaratan pertama. Dan memutuskan tindakan selanjutnya akan selalu menjadi kunci keberhasilan penyelesaian tugas apa pun, terlepas dari skalanya.

Namun, banyak yang telah berubah dalam cara kita hidup dan bekerja sejak edisi pertama buku ini. Dalam hal ini, saya telah membuat penyesuaian yang diperlukan pada materi utama dan akan membagikan pemikiran saya tentang apa yang menurut saya baru dan menarik. Baik mereka yang telah mendengar tentang metodologi ini untuk pertama kalinya dan penggemar berat GTD yang membaca edisi pertama dan ingin mengikuti semua perubahan akan mendapat manfaat dari rekomendasi saya.

Apa yang baru

Ada beberapa area kunci "baru" yang memengaruhi revisi konten.

Perkembangan teknologi digital

Validitas Hukum Moore (kemampuan untuk memproses informasi digital meningkat secara eksponensial dari waktu ke waktu), serta konsekuensi sosial dan budaya dari integrasi dunia digital yang semakin dekat ke dalam kehidupan kita sehari-hari, tidak pernah berhenti memukau, menyenangkan, dan bahkan membingungkan kita. . Namun, karena metodologi Getting Things Done terutama berkaitan dengan konten dan makna dari apa yang perlu kita kelola, apakah itu digital atau kertas, perkembangan teknologi secara praktis tidak mempengaruhi esensi metodologi. Permintaan yang diterima melalui email, dalam hal bagaimana Anda akan memenuhinya, sebenarnya tidak berbeda dengan permintaan lisan untuk bantuan.

GTD (Getting Things Done) adalah sistem produktivitas dan buku dengan nama yang sama oleh pelatih bisnis David Allen. Tujuan utamanya adalah memiliki waktu untuk melakukan apa yang perlu, tetapi menghabiskan lebih banyak waktu untuk apa yang memberi Anda kesenangan.

Seringkali, Getting Things Done diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia sebagai "menempatkan sesuatu secara teratur", meskipun akan lebih akurat untuk "mengakhiri segalanya". Setuju, lebih penting untuk tidak memasukkan tugas ke dalam daftar, tetapi untuk menyelesaikannya. Hanya untuk ini, Anda perlu membuat daftar, menentukan prioritas, dan membuat jadwal.

Dan mengapa itu dibutuhkan?

Bekerja dengan prinsip GTD, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengelola urusan Anda. Lagi pula, keuntungan utama dari teknik ini adalah informasi tentang semua tugas Anda terkonsentrasi di satu tempat sehingga Anda dapat berpindah dari satu hal ke hal lain tanpa ragu-ragu.

Apa perbedaan antara GTD dan daftar tugas?

Dalam daftar, kami biasanya hanya memperbaiki hal-hal yang paling penting, dan tidak menuliskan tugas-tugas kecil yang kurang signifikan. Dan sia-sia. Mereka menggulir di kepala Anda, mengalihkan perhatian dari pekerjaan, dan efisiensi Anda turun. Salah satu prinsip utama GTD adalah menangkap semuanya. Jadi Anda dapat membongkar otak Anda dan menggunakan semua sumber dayanya untuk bekerja.

Apakah sistem ini tepat untuk saya?

GTD relevan untuk orang-orang dari berbagai profesi, usia, dan status sosial. David Allen, yang merumuskan prinsip-prinsip sistem, mengadakan kursus untuk astronot ISS, musisi rock, dan pemimpin perusahaan besar.

Seperti David Allen dalam sebuah wawancara dengan Lifehacker, sistem ini bisa sama efektifnya atau sama-sama tidak bergunanya bagi remaja dan CEO sebuah perusahaan besar. Anda harus memiliki pola pikir tertentu, seperti terlibat dalam sistematisasi dan perencanaan.

Oke, jadi apa sebenarnya yang perlu dilakukan?

Tidak ada aturan ketat dalam sistem GTD. Tetapi ada prinsip dasar kerja:

1. Kumpulkan informasi dan catat semuanya. Tuliskan tugas, ide, tugas berulang dalam buku catatan atau aplikasi. Pada saat yang sama, daftar harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda tidak dapat mengatakan: "Saya akan menambahkan ini nanti." Bahkan hal terkecil dan paling tidak penting pun perlu ditulis jika Anda tidak melakukannya sekarang.
2. Tulis penjelasan. Seharusnya tidak ada tugas seperti "Bersiap untuk liburan". Pecahkan kasing besar menjadi tindakan spesifik dan layak (kirim dokumen ini dan itu ke pusat visa, beli handuk dan kacamata hitam, unduh peta ke telepon Anda). Dengan daftar tugas yang biasa, kami menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyalin daripada melakukannya. Dan ya, jika Anda bisa mendelegasikan, delegasikan.
3. Tetapkan prioritas Anda. Untuk setiap item dalam daftar, masukkan tanggal dan kerangka waktu tertentu. Tambahkan pengingat jika perlu. Sebenarnya, ini berfungsi dengan daftar dan kalender. Pada tahap ini, Anda harus memiliki keyakinan bahwa Anda pasti tidak akan melupakan apa pun.
4. Perbarui daftar. Daftar tugas dengan cepat menjadi usang: sesuatu kehilangan relevansinya, sesuatu dipindahkan ke masa depan. Sistem harus bekerja untuk Anda. Jadi, pastikan Anda selalu memiliki daftar tindakan tertentu sehingga Anda bisa mulai bekerja tanpa penundaan.
5. Mengambil tindakan. Ketika semuanya sudah diatur, Anda dapat mulai menjalankan rencana Anda. Pilih kasus dari kategori yang tepat, lihat tindakan spesifik apa yang diperlukan dari Anda, dan kerjakan. Sehingga Anda dapat mewujudkan proyek-proyek besar.

Apakah Anda perlu meletakkan semuanya dalam satu daftar?

Tidak, lebih baik membuat beberapa, tetapi simpan di satu tempat. Misalnya, simpan beberapa daftar untuk setiap proyek kerja, daftar tugas rumah tangga, daftar studi, daftar ide, dan kemungkinan proyek masa depan - biarkan imajinasi Anda menjadi liar.

Apakah ada alat khusus?

Dari aplikasi dan layanan web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, notepad apa pun atau file biasa di Google Documents dapat digunakan. Jika Anda terbiasa membuat catatan di atas kertas, Anda bisa menggunakannya.

Ada penggemar sistem file. Satu folder umum dibuat di desktop, berisi beberapa folder tematik, dan masing-masing berisi daftar yang sesuai dan materi yang diperlukan.

Secara umum, pilih apa yang nyaman bagi Anda.

Persyaratan utama: alat harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda dapat mentransfer tugas dari kepala ke kertas atau ke aplikasi. Misalnya, ketika bos Anda mendatangi Anda dan memberi Anda tugas baru, saat Anda mengerjakan sesuatu yang lain.

Bagaimana cara mendapatkan nilai lebih dari GTD?

Sistem produktivitas apa pun tidak akan berfungsi jika diterapkan secara membabi buta. Untuk memaksimalkannya, sesuaikan untuk Anda sendiri, dan kemudian semuanya akan berhasil.

Dan ya, tidak ada sistem yang dapat melakukan segalanya untuk Anda, jadi jangan terlalu terbawa dengan membuat daftar, ingatlah untuk bertindak. GTD adalah alat yang membantu Anda menghilangkan stres dan tidak pernah melupakan apa pun. Tapi bagaimana Anda mengatur waktu Anda terserah Anda.

Jadi apa teknik/buku yang menakjubkan ini? Begitu menakjubkan dan mengatur ulang segalanya secara terbalik sehingga ribuan orang, yang menggunakannya, menghilangkan stres abadi yang terkait dengan tekanan waktu bencana harian, mulai melakukan segalanya dan bahkan menemukan jurang waktu luang dalam hidup mereka? Kedengarannya seperti keajaiban atau obat mujarab konyol lainnya untuk semua penyakit, tetapi tidak seperti banyak teknik manajemen waktu, Getting Things Done benar-benar berhasil. Ada beberapa alasan untuk ini, tetapi yang utama adalah bahwa GTD memungkinkan Anda untuk "memperkenalkan" diri Anda secara organik dan tanpa rasa sakit ke dalam kehidupan siapa pun, tanpa menggunakan inovasi yang menyakitkan dan tidak menyenangkan seperti jadwal besi atau sekretaris pribadi. Sebenarnya, ini adalah seperangkat teknik mental, yang masing-masing ditujukan untuk membersihkan otak dari informasi yang tidak perlu dan berkonsentrasi pada tugas saat ini. Anehnya, pendekatan ini memungkinkan Anda untuk secara signifikan meningkatkan efisiensi kerja - otak tidak lagi bekerja "menganggur", menggulir rencana tindakan yang akan datang untuk kesejuta kalinya.

Tampaknya kita telah membahas sedikit secara spesifik, mari kembali ke rencana umum. Buku David Allen adalah hasil kompilasi dari pengalaman bertahun-tahun di bidang manajemen waktu dan langsung menjadi populer di seluruh dunia. Versi elektronik dapat diunduh, ada juga konsep terjemahan Rusia.

Hal utama

• Kumpulkan semua hal yang ingin Anda lakukan ke dalam satu sistem yang aman dari kepala dan pikiran Anda.
• Latih diri Anda untuk selalu memiliki rencana tindakan terkini yang dapat Anda terapkan segera atau, jika Anda mau, revisi kapan saja.

Hasil dan tindakan

• Jelaskan dalam satu kalimat resolusi sukses yang dimaksudkan dari masalah atau situasi.

• Tuliskan setiap, bahkan tindakan fisik terkecil yang diperlukan untuk memajukan situasi.

Kontrol horizontal dan vertikal (Kami mengeluarkan sesuatu dari otak dan mengaturnya)

• Kontrol horizontal menjaga koherensi dan interkoneksi semua tugas di mana Anda terlibat.

• Kontrol vertikal diperlukan untuk melacak proyek dan tugas individu

Lima Tahap Kemajuan (Inspeksi Horizontal)

• Kumpulkan tugas yang menarik perhatian Anda (tugas apa pun, pribadi atau profesional, besar atau kecil - apa pun yang perlu dalam keadaan berbeda dari yang sekarang dan apa pun yang ingin Anda ubah bahkan sedikit)
  • Keluarkan semuanya dari kepalamu
  • Minimalkan jumlah penyimpanan.
    • wadah kertas
    • buku catatan
    • Catatan elektronik
    • Rekaman suara
    • Surel
• Kosongkan brankas ini secara teratur
• Proses tugas - pahami artinya dan apa yang perlu dilakukan dengannya
  • Apa tugas ini?
  • Adakah yang bisa dilakukan dengannya? (Ya atau tidak)
    • Bukan
      • Buang.
      • Melimpahkan
      • Menunda
      • Ke daftar "Suatu hari-Mungkin"
      • Ke kalender atau 43 folder (31 folder untuk hari, 12 folder untuk bulan, tanggal besok di depan)
      • Link (Tautan harus berupa informasi yang dapat diakses dengan mudah saat dibutuhkan)
  • Ya
    • Apa tindakan selanjutnya yang harus dilakukan?
    • Mengambil tindakan
    • Pindah ke yang lain
    • Menunda
    • Proyek (apa pun yang membutuhkan lebih dari satu langkah untuk diselesaikan)
    • Melacak Tindakan yang Tersedia
    • Daftar proyek
    • Repositori atau folder untuk daftar proyek dan materi terkait
    • Kalender (untuk kegiatan berbasis waktu)
    • Daftar pengingat untuk langkah selanjutnya
    • Daftar pengingat hal-hal yang Anda tunggu
• Hasil Bentuk
• Pertimbangkan kembali alternatifnya
• Mengerjakan
  • Pilihan tindakan yang akan diambil
    • Konteks
    • Waktu yang tersedia
    • Energi yang tersedia
    • Sebuah prioritas

Ulasan mingguan

• Ulasan mingguan
  • kertas lepas
    • Kartu nama, resep, dll. - dalam wadah pemrosesan
  • Memproses catatan Anda
  • Kalender untuk minggu lalu
    • Ikhtisar tindakan yang tersisa, tautan, dll.
  • Kalender acara mendatang
  • Bebaskan kepalamu
    • Catat semua proyek baru, aktivitas, dll.
  • Ikhtisar daftar proyek dan hasil penting
    • Pastikan setidaknya ada satu tindakan utama untuk setiap elemen
  • Ikhtisar daftar langkah selanjutnya
    • Coret selesai dan tinjau daftar pengingat untuk langkah selanjutnya
  • Ikhtisar daftar "Menunggu"
    • Kami menuliskan tindakan yang diperlukan untuk menampilkan acara dari daftar ini. Hapus apa yang sudah Anda terima.
  • Ikhtisar daftar penting yang tersisa
  • Ikhtisar Daftar "Suatu Hari Mungkin"

    * Memeriksa semua proyek untuk kemampuan untuk menjadi aktif dengan transfer berikutnya seperti itu ke "Proyek". Menghapus elemen yang tidak relevan.

  • Ikhtisar Bahan yang Belum Selesai dan Terkait
    • Lihat semua materi terkait untuk melihat semua tindakan, hasil, dan "kemacetan" baru.

Model Tinjauan Diri Enam Tingkat

1. Kegiatan saat ini

2. Proyek saat ini

3. Area tanggung jawab

4. Target 1-2 tahun

5. Visi 3-5 tahun

6. Gambaran Besar - Tujuan Seumur Hidup

Proyek - hasil yang terdefinisi dengan baik dan tindakan konsisten yang membawanya lebih dekat ke penyelesaian Fokus horizontal - sistem "pengingat" yang andal dengan "pengguncangan" yang teratur Fokus vertikal - perencanaan "pada selembar kertas".

Lima Langkah untuk Menyelesaikan Setiap Tugas atau Perencanaan Proyek.

1. Penetapan tujuan dan landasan

2. Visi hasil

3. Brainstorming

4. Organisasi

5. Menemukan langkah selanjutnya

Lima Tahap Teknik Perencanaan Alam

1. Tujuan/Prinsip Fundamental (Mengapa kita melakukan ini?)

2. Misi / citra / tujuan / hasil yang sukses (seperti apa kesuksesan tanpa syarat dan gila itu? Seperti apa bentuknya?)

3. Brainstorm (Bagaimana kita melakukan ini?)

• Lihat proyek dari titik penyelesaian
• Gambarlah gambar kesuksesan yang gila (singkirkan semua "Ya, tapi"
• Kumpulkan semua atribut, aspek, dan kualitas yang dapat Anda pikirkan.

4. Organisasi (Temukan komponen, sub-komponen, urutan, peristiwa dan / atau prioritas. Apa yang harus terjadi dan dalam urutan apa? Kapan kita akan melakukan hal-hal ini?)

5. Langkah selanjutnya (Di mana kita mulai?) “Jika proyek ini di luar kepala saya, perencanaannya efektif. Jika masih nongkrong di sana - terus terapkan model ini sampai benar-benar bersih.

Sistem akuntansi

• Akuntansi harus instan dan mudah
  • satu sistem
    • Pertimbangkan urutan abjad jika Anda tidak memerlukan metode akuntansi khusus
    • Kurangi jumlah tempat di mana Anda dapat menemukan informasi yang Anda butuhkan itu dilarang(Seharusnya ada maksimal lima atau enam tempat di mana Anda dapat menemukan apa yang Anda inginkan. Tidak lebih)
    • Urutkan berdasarkan topik, proyek, orang, atau perusahaan
• Dapatkan perlengkapan berkualitas. Hindari menggantung folder
• Dalam kasus folder gantung:
  • Tandai folder, bukan tanda kurung
  • Satu folder - satu braket
  • Sistem Anda harus selalu memiliki kurung kosong folder kosong di awal rak.
  • Bersihkan folder setiap tahun
  • Mendorong diselenggarakannya Cleanup Days

Berurusan dengan “Perjanjian yang Tidak Dapat Diterima”

1. Turunkan bilah

2. Lakukan

3. Tinjau perjanjian.

Hasil

• Jauhkan semua informasi dari kepala Anda
• Rencanakan tindakan dan hasil segera setelah peristiwa muncul di cakrawala, bukan nanti.
• Tinjau dan perbarui daftar bisnis dan kehidupan Anda yang belum selesai secara teratur.

Setiap hal sepele yang tidak dapat dipahami harus diproses sesuai dengan algoritma berikut:

• Saya tidak membutuhkannya = tambahkan ke troli!
• Saya ingin mencari tahu apa artinya ini bagi saya = ke wadah kotak masuk
• Informasi ini mungkin berguna bagi saya = tautan
• Saya menggunakan ini = peralatan atau sumber daya
• Ketika saya dapat memindahkan ini, saya ingin melihat caranya = pengingat untuk tindakan selanjutnya
• Saya perlu mengingatkan diri saya tentang subtotal ini = daftar proyek yang ditinjau setiap minggu
• Saya membutuhkan ini ketika saya merujuk ke proyek = materi terkait
• Saya ingin melakukan suatu saat di masa depan = daftar "suatu hari nanti-mungkin"
• Saya ingin melakukannya di masa depan, pada waktu tertentu = catatan kalender.
• Saya ingin mencapai hasil "Serius" ini = target yang jarang terlihat
• Orang lain melakukan sesuatu yang saya khawatirkan = item di daftar 'menunggu', ulasan mingguan
• Seseorang harus mempertimbangkan hal ini ketika melakukan beberapa kegiatan berkala - item pada daftar periksa.

Itu saja. Tidak bisa dimengerti, mendung, membingungkan? Sejujurnya, menurut saya juga demikian :) Tapi ini hanya karena seluruh daftar panjang yang membingungkan ini hanyalah ringkasan singkat dari buku Allen, yang berisi penjelasan dari semua "daftar periksa", "suatu hari nanti-mungkin" dan lain-lain " tautan". Namun, sama sekali tidak layak untuk bersedih dan mengakhiri metodologi hanya karena Anda: a) benci membaca dari layar atau b) benci membaca dalam bahasa Inggris.

GTD didasarkan pada prinsip-prinsip yang sangat sehat dan sangat membantu untuk menjalani kehidupan yang lebih seimbang, utuh dan produktif. Tentu saja, menguasai GTD membutuhkan upaya yang cukup serius dan kemauan untuk banyak berubah dalam hidup Anda. Namun, efek menguntungkannya jauh melebihi waktu dan upaya yang dihabiskan. Di Moskow, RTD secara teratur menyelenggarakan pelatihan tatap muka dua hari "Cara menyelesaikan pekerjaan" menggunakan metodologi Getting Things Done.