Seseorang dapat memberikan definisi intuitif sederhana dari suatu sistem dan subsistem (definisi yang lebih ketat dan lengkap diberikan di bawah).

Sistem adalah suatu proses (objek) yang mencakup hubungan antar elemen-elemennya.

Subsistem - bagian dari sistem dengan beberapa hubungan (koneksi).

Setiap sistem terdiri dari subsistem, dan setiap subsistem dari sistem apa pun dapat dianggap sebagai sistem, mis. deskripsi rekursifnya dapat diterima.

Contoh. Sains adalah sistem kognitif (dari bahasa Latin cognito - pengetahuan, pengakuan, sosialisasi), yang memastikan penerimaan, verifikasi, penyimpanan, dan pembaruan pengetahuan masyarakat. Di antara subsistem sains, kami mencatat matematika, filologi, kimia, ilmu komputer, psikologi, dll. Setiap pengetahuan ilmiah memiliki bentuk sistem (pengetahuan sistematis), dan teori adalah sistem pengorganisasian pengetahuan yang paling berkembang ke dalam sistem yang memungkinkan tidak hanya untuk menggambarkan, tetapi juga sebagian menjelaskan peristiwa dan proses dan memprediksinya.

Tanda-tanda ilmu komputer sebagai pengetahuan ilmiah:

kehadiran area subjek - proses dan sistem;

identifikasi, sistematisasi, deskripsi sifat dan pola proses dan sistem;

· penggunaan pola-pola ini untuk mempelajari proses dan sistem, interaksinya dengan sistem lain.

Pendekatan sistematis untuk mempertimbangkan masalah adalah dasar metodologis yang diperlukan untuk ilmu apa pun.

Mempertimbangkan konsep dasar analisa sistem.

Target- keadaan sistem, yang paling disukai untuk dicapai, mis. keadaan yang memungkinkan pemecahan masalah dengan sumber daya yang diberikan.

Contoh. Tujuan ekonomi utama perusahaan:

pertumbuhan ekonomi;

efisiensi produksi;

kebebasan produsen dan konsumen;

keamanan dan keamanan sosial-ekonomi;

kebijakan pajak yang efektif.

Konsep tujuan ditentukan oleh berbagai objek dan proses.

Contoh.

Fungsi (mencari nilai fungsi).

· Ekspresi (menemukan argumen yang mengubah ekspresi menjadi identitas).

· Teorema (untuk merumuskan dan / atau membuktikan teorema - yaitu, untuk menemukan kondisi yang mengubah kalimat yang dirumuskan menjadi pernyataan yang benar).

· Algoritma (memilih atau menyusun urutan tindakan yang memastikan pencapaian keadaan objek yang diinginkan atau proses pemindahannya dari keadaan awal ke keadaan akhir).

Perilaku sistem yang bertujuan- urutan keadaan sistem yang mengarah ke tujuan sistem.

Tugas- deskripsi tujuan yang ditentukan pada set premis awal (data input atau kondisi untuk tugas).

Contoh. Tugas ekonomi yang dihadapi setiap masyarakat adalah untuk menyelesaikan konflik antara keinginan seseorang yang hampir tidak terbatas untuk mengkonsumsi barang dan jasa dan sumber daya yang terbatas (materi, energi, informasi, dll.) yang dapat ditarik untuk memenuhi kebutuhan ini. Pada saat yang sama, tugas-tugas ekonomi utama masyarakat berikut dipertimbangkan:

Apa yang harus diproduksi (barang dan jasa apa)?

Bagaimana cara memproduksi (bagaimana dan di mana)?

Untuk siapa diproduksi (untuk pembeli atau pasar mana)?

Memecahkan masalah berarti menentukan sumber daya dan cara untuk mencapai tujuan yang ditentukan berdasarkan asumsi awal.

Solusi masalah - deskripsi atau representasi dari keadaan masalah, di mana tujuan yang ditentukan tercapai; proses mencapai keadaan ini juga disebut solusi dari masalah.

Contoh. Penyelesaian persamaan kuadrat. Rumusan masalah seperti itu kurang tepat, karena tujuannya tidak ditetapkan, tidak ditunjukkan bagaimana memecahkan masalah dan apa yang harus diambil sebagai solusi dari masalah tersebut. Misalnya, tugas tidak disetel sepenuhnya - jenis data input tidak ditentukan: koefisien persamaan nyata atau kompleks; konsep solusi, persyaratan untuk solusi tidak ditentukan - misalnya, kesalahan root yang diizinkan (jika root tidak rasional, tetapi perlu untuk menentukannya dengan akurat, maka masalah otonom dan non-sepele perhitungan perkiraan muncul). Strategi solusi yang mungkin tidak ditunjukkan - klasik (melalui diskriminan), menurut teorema Vieta, dengan rasio operan dan operasi yang optimal.

Deskripsi (spesifikasi) dari sistem- deskripsi semua elemen esensial (subsistem), keterkaitannya, status yang dapat diterima, tujuan, dan fungsi.

Jika premis masukan, tujuan, kondisi masalah, solusi, atau, mungkin, bahkan konsep solusi tidak dapat diformalkan secara akurat (dideskripsikan), maka masalah ini disebut tidak dapat diformalkan dengan baik. Dimungkinkan untuk mempelajari masalah yang diformalkan dengan buruk dengan mempertimbangkan satu set subtugas formal yang sesuai. Dalam tugas-tugas seperti itu, perlu untuk mempertimbangkan berbagai, dan seringkali bertentangan, kriteria untuk menentukan dan mengevaluasi solusi masalah.

Contoh. Yang kurang dapat diformalkan, misalnya, adalah tugas-tugas memulihkan teks, gambar yang "kabur", menggambarkan fungsi otak, masyarakat, terjemahan otomatis teks, dll.

Struktur- satu set koneksi dan hubungan antara bagian-bagian dari keseluruhan.

Contoh. Contoh struktur dapat berupa struktur lilitan otak, struktur sistem keadaan, struktur kisi kristal suatu zat, struktur sirkuit mikro, dll. Kisi kristal berlian adalah struktur benda mati alam; sarang lebah, garis zebra - struktur satwa liar; danau - struktur alam ekologis; partai (publik, politik) - struktur yang bersifat sosial; Alam Semesta adalah struktur baik alam yang hidup maupun yang tidak bernyawa.

Struktur topologi sistem cukup beragam. Struktur linier, pohon, jaringan dan matriks yang paling umum digunakan; Struktur sistem memiliki tipe yang berbeda, topologi yang berbeda (atau struktur spasial). Mari kita pertimbangkan topologi utama dari struktur (sistem). Skema yang sesuai ditunjukkan pada gambar. 1.1. - 1.4.

Beras. 1.1. Struktur tipe linier.

Beras. 1.2. Struktur tipe hierarkis (seperti pohon).

Beras. 1.3. Struktur tipe jaringan.

Beras. 1.4. Struktur tipe matriks.

Contoh. Struktur linier - urutan puncak pegunungan. Contoh struktur hierarkis adalah manajemen angkatan bersenjata: "Markas Besar Jenderal - Arahan - Brigade - Batalyon - Unit - Prajurit." Struktur jaringan adalah tipikal untuk proses perakitan suatu produk dari bagian-bagian perakitan.Contoh struktur matriks adalah peta kota dengan lalu lintas dua arah.

Jenis struktur lain dibentuk dengan menggunakan kombinasi (sambungan dan sarang) dari struktur dasar di atas.

Contoh."Penanaman satu sama lain" dari struktur matriks planar mengarah ke matriks spasial (misalnya, struktur kristal halit dari jenis yang ditunjukkan pada Gambar. 1.5.).

Beras. 1.5. Strukturnya adalah tipe kristal (matriks spasial).

Dari elemen yang sama, struktur dari berbagai jenis dapat diperoleh.

Contoh. Komponen serupa dari pasar (sumber daya, barang, konsumen, penjual) digabungkan ke dalam struktur dari berbagai jenis: OJSC, LLC, CJSC, dll. Pada saat yang sama, struktur asosiasi menentukan sifat dan karakteristik sistem.

Dari atom yang sama (Si, O) makromolekul berbagai silikat terbentuk:

Beras. 1.6. Struktur makromolekul dari silikon dan oksigen

Struktur terhubung jika ada hubungan antara dua subsistem dari sistem (hubungan diasumsikan simetris, yaitu jika ada hubungan antara subsistem ke-i dan subsistem ke-j, maka ada juga koneksi antara subsistem ke-j dan ke-i).

Dalam kasus umum, struktur m-dimensi yang terhubung (struktur-m) dibuat, di mana subsistem adalah struktur (m 1)-dimensi. Struktur-m seperti itu dapat mengimplementasikan koneksi dan properti model yang tidak mungkin di (m 1)-struktur; mereka digunakan untuk menggambarkan masalah dan sistem multivariabel dan multikriteria.

Struktur rekursif topologi (kompleks atau kompleks sederhana) ini secara matematis didefinisikan sebagai objek K(X,Y,f), di mana X adalah struktur-m (mD-simpleks), Y adalah himpunan kejadian (simpul), f adalah hubungan antara X dan Y.

Contoh. Graf planar (2D), yang terdiri dari simpul-simpul yang diidentifikasi dengan beberapa kejadian dan dihubungkan oleh busur (sesuai dengan koneksi simpul-simpul ini). Jaringan kota pada peta geografis yang dihubungkan oleh jalan membentuk grafik planar.

Contoh. Pertimbangkan satu set wajah X=(Ivanov, Petrov, Sidorov) dan kota kamu=(Moskow, Paris, Nalchik). Maka dimungkinkan untuk membangun 3-struktur (2D-simpleks yang memiliki dua koordinat X dan Y) di R3(dalam ruang tiga dimensi - panjang, lebar, tinggi), menghubungkan elemen X dan Y sesuai dengan prinsip "siapa di mana" (Gbr. 1.7.). Struktur ini menggunakan jaringan 2-struktur (2D-simplices) X, Y (yang, pada gilirannya, terdiri dari 1-struktur). Dalam hal ini, elemen X dan Y dapat dianggap sebagai titik (0D-simplices) - elemen ruang dimensi nol - R0 (juga Gambar 1.6.).

Beras. 1.7. Ilustrasi geometris dari struktur terhubung yang kompleks.

Di persimpangan ilmu yang berbeda, masalah yang diformalkan dengan buruk dan terstruktur dengan buruk juga muncul. Hal ini sering terjadi terutama di bidang pengetahuan yang sedang melalui periode "akumulasi primer" informasi - seperti banyak disiplin ilmu kemanusiaan. Untuk menganalisis area subjek dari sistem seperti itu, paling efektif menggunakan metode probabilistik, logika fuzzy, dan himpunan fuzzy.

Menemukan solusi untuk masalah yang diformalkan dengan buruk adalah tanda kecerdasan; bagi seseorang itu adalah kemampuan untuk mengabstraksi, untuk automata itu adalah kemampuan untuk meniru bentuk-bentuk kecerdasan manusia.

Kami menyebut sistem manusia-mesin cerdas yang mampu melakukan analogi prosedur cerdas (klasifikasi dan pengenalan objek atau gambar, akumulasi pengetahuan, produksi kesimpulan logis, antarmuka alami, dll.). Analog dari nama ini adalah "sistem kecerdasan buatan". Sistem cerdas didasarkan pada pengetahuan formal yang tidak lengkap dan tidak lengkap tentang area subjek, aturan untuk memperoleh pengetahuan baru, sehingga memerlukan penyempurnaan dan perluasan yang konstan.

Lagi definisi sistem yang ketat .

Sistem- satu set elemen yang saling berhubungan dari satu set tertentu yang membentuk objek integral ketika elemen-elemen ini dan hubungan di antara mereka diberikan beberapa tujuan dan beberapa sumber daya untuk mencapai tujuan ini.

Tujuan, elemen, hubungan, dan sumber daya subsistem, sebagai suatu peraturan, berbeda dari sistem umum.

Beras. 1.8. Struktur umum sistem.

Setiap sistem memiliki statusnya sendiri, mekanisme untuk mengubah sinyal input, data menjadi output (deskripsi internal, fungsi output), manifestasi eksternal (deskripsi eksternal) dan mekanisme untuk mengubah status di bawah pengaruh sinyal eksternal (fungsi transisi). Fungsi keluar menggambarkan perilaku sistem, tingkat kesesuaian struktur internal sistem dengan tujuan, subsistem (elemen) dan sumber daya dalam sistem, deskripsi eksternal - tentang hubungan dengan sistem lain, dengan tujuan dan sumber daya dari sistem lain. Fungsi transisi memberikan informasi tentang kemungkinan dekomposisi sistem menjadi subsistem.

Deskripsi eksternal sistem ditentukan oleh deskripsi internalnya.

Contoh. Bank membentuk sebuah sistem. Lingkungan eksternal bank adalah sistem investasi, pembiayaan, sumber daya tenaga kerja, standar, dll. Tindakan input - karakteristik (parameter) dari lingkungan eksternal. Status internal sistem - karakteristik kondisi keuangan bank. Dampak keluaran - arus pinjaman, layanan, investasi, dll. Fungsi keluaran dari sistem ini adalah operasional perbankan, seperti perkreditan. Fungsi sistem juga tergantung pada sifat interaksi antara sistem dan lingkungan eksternal. Banyak fungsi yang dilakukan oleh bank (sistem) bergantung pada fungsi eksternal dan internal yang dapat digambarkan (diwakili) oleh beberapa numerik dan / atau non-numerik, misalnya, kualitatif, karakteristik atau karakteristik yang bersifat campuran, kualitatif - kuantitatif.

Contoh. Sistem fisiologis "Organisme Manusia" terdiri dari subsistem "Metabolisme", "Penglihatan", "Sistem Muskuloskeletal", dll. Sistem fungsional "Metabolisme" terdiri dari subsistem "Sirkulasi", "Respirasi", "Pencernaan", dll. Sistem "Sirkulasi Darah", pada gilirannya, mencakup subsistem "Pembuluh", "Darah", "Arteri", dll. Sistem fisiko-kimia "Darah" terdiri dari subsistem "Eritrosit", "Trombosit", "Leukosit" dan seterusnya sampai batas dalam biologi modern tingkat molekuler.

Pertimbangkan sistem "Aliran air alami". Mari kita nyatakan dalam bentuk bagian bernomor (subsistem), gbr. 1.9.

Beras. 1.9. Model aliran (aliran dari 1 ke n).

Deskripsi internal sistem (dan setiap subsistem i) dapat berupa:

x(t+1,i) = x(t,i) (a(t,i) x(t,i)) + b(t,i) (c(t,i) x(t,i )) (1.1)

di mana x(t,i)- volume air pada waktu t, a(t,i)- koefisien infiltrasi air tanah pada waktu t, b(t,i)- curah hujan pada waktu t, c(t,i)- penguapan dari permukaan bagian ke-i (a, b, c - parameter input). Deskripsi eksternal sistem mungkin terlihat seperti:

X(t) = (k(x,t,i) a(t,i) + l(x,t,i) b(t,i)) (1.2)

di mana k(x,t,i)- koefisien rembesan tanah, l(x,t,i)- intensitas curah hujan, X(t)- volume air di sungai (dekat tepi bagian ke-n terakhir).

Deskripsi morfologis sistem - deskripsi strukturnya: deskripsi himpunan A dari elemen sistem dan himpunan hubungan R di antara mereka yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Deskripsi morfologi minimum diberikan oleh himpunan ( tupel):

S = (1.3)

di mana TETAPI- himpunan elemen dan sifat-sifatnya, R- banyak koneksi TETAPI, PADA- banyak hubungan dengan lingkungan. Penyertaan opsional dalam Tuple dimungkinkan V- jenis struktur sistem dan Q- deskripsi sistem dalam bahasa apa pun. Dari deskripsi morfologis sistem mendapatkan deskripsi fungsional sistem (yaitu deskripsi evolusi dan hukum fungsi sistem), dan darinya - deskripsi informasi dari sistem (deskripsi tautan informasi sistem dengan lingkungan dan subsistem di antara mereka sendiri), serta informasi-logis (infologis) deskripsi sistem.

Contoh. Deskripsi morfologi suatu ekosistem berisi banyak spesies yang hidup di dalamnya ("predator - mangsa"), struktur trofiknya ("siapa yang memakan siapa?" Atau struktur makanan biasa penduduk), sifat, koneksi, dan hubungannya. Struktur trofik ekosistem sederhana adalah tingkat tunggal, di mana predator dan mangsa membentuk dua set X dan Y yang tidak tumpang tindih dengan sifat S(X) dan S(Y). Setelah mengadopsi bahasa Q dari deskripsi morfologis bahasa Rusia dengan elemen aljabar, kami memperoleh model deskripsi morfologi ekosistem yang disederhanakan:

S = (1.4)

A= (domba, kijang, biji pohon ek, ular, babi hutan, ikan mas crucian, semanggi, layang-layang, tikus, gandum, harimau, manusia, tombak),

X= (domba jantan, ular, babi hutan, layang-layang, harimau, manusia, tombak),

Y = (kijang, biji ek, ikan mas crucian, semanggi, tikus, gandum),

S(X)= (berkaki dua, terbang, berenang, reptil, berkaki empat),

S(Y)= (biji-bijian, hewan, kacang, rumput),

B\u003d (penghuni air, penghuni daratan, tumbuh-tumbuhan),

R= (mangsa, pemangsa).

Jika kita menggunakan hasil matematis dinamika populasi langsung dari deskripsi morfologi sistem, kita dapat memberikan deskripsi fungsional ekosistem yang memadai.

Secara khusus, dinamika hubungan dalam sistem ini dapat ditulis dalam bentuk persamaan Lotka-Volterra:

X i "(t) = X i (t) (a i − (b ij x j (t))), x i (0) = x i0 , i = 1, 2, ..., 6 (1,5)

di mana x i (t) adalah kepadatan populasi mangsa ke-i, b ij adalah laju konsumsi mangsa jenis ke-i oleh predator jenis ke-j, dan i adalah tingkat kelahiran mangsa ke-i tipe ke.

Konkretisasi yang dilakukan berdasarkan set awal model S = mudah mengarah ke sistem persamaan diferensial, yang solusinya memungkinkan untuk menentukan dinamika jumlah spesies dalam ekosistem. Tanpa melakukan analisis sistem, dengan pencacahan langsung dari elemen himpunan A, jauh lebih sulit untuk memecahkan masalah. .

Deskripsi morfologi sistem tergantung pada:

· koneksi diperhitungkan dan kedalamannya (hubungan antara elemen, subsistem utama dan sekunder), jenis (langsung atau umpan balik) dan sifat (positif, negatif);

struktur (linier, hierarkis, jaringan, matriks, campuran).

Contoh. Deskripsi morfologi otomat untuk produksi produk tertentu mencakup deskripsi geometris produk, program (urutan tindakan otomat), lingkungan operasi (rute pemrosesan, pembatasan tindakan, dll.). Deskripsi tergantung pada properti tautan, struktur produk, benda kerja, dll.

Deskripsi informasi dari sistem memungkinkan memperoleh informasi tambahan tentang sistem, memecahkan masalah informasi-logis,

Contoh. Pertimbangkan masalahnya: perusahaan C mengkhususkan diri dalam produksi produk No. 1, perusahaan B - produk No. 3 dan No. 5, perusahaan E - produk No. 1 dan No. 5, perusahaan D - produk No. 2 dan No. 3; perusahaan A yang terdiversifikasi dapat menghasilkan produk apa pun dari #1 hingga #5. Diperlukan untuk mendistribusikan produksi lima produk di antara perusahaan sehingga masing-masing diproduksi hanya di satu tempat. Solusinya paling sederhana diperoleh dengan menggunakan deskripsi informasi sistem dalam bentuk tabel situasi yang diizinkan (tabel status):

Tabel 1.1.

Tabel awal status tugas informasi-logis.

Dapat dilihat dari tabel bahwa fasilitas C akan menghasilkan item #1, maka item #5 tersisa untuk E. Kemudian korespondensi B - No. 3, D - No. 2 dan A - No. 4 dibuat.

Analisis tugas informasi-logis adalah alat yang ampuh untuk mengklarifikasi hubungan informasi dan sebab-akibat dalam suatu sistem, menggambar analogi, pemodelan, dll.

Dua sistem secara informasi setara (matematis - isomorfik) jika mereka punya tujuan yang sama, elemen penyusun, struktur .

Seseorang juga dapat berbicara tentang kesetaraan dalam tujuan, elemen, atau struktur.

Misalkan sistem X dan Y ekivalen, dan sistem X memiliki struktur atau sifat I. Jika dari sini dapat disimpulkan bahwa sistem Y juga memiliki sifat I, maka I disebut sistem invarian X dan Y. pencelupan dari satu sistem ke sistem lainnya.

Contoh. Titik tetap adalah invarian dari berbagai pemetaan kontrak di bawah kondisi teorema Banach dalam ruang metrik.

Fitur utama dari sistem:

· keberadaan subsistem dan hubungan antara mereka (yaitu struktur sistem). Penghancuran subsistem atau koneksi di antara mereka mengancam hilangnya sistem itu sendiri;

· kemampuan untuk mengabstraksi dari lingkungan , yaitu isolasi relatif dari faktor-faktor lingkungan yang memiliki pengaruh kecil pada pencapaian tujuan;

pertukaran sumber daya dengan lingkungan;

subordinasi seluruh organisasi sistem untuk beberapa tujuan;

· sifat-sifat sistem yang tidak dapat direduksi menjadi sifat-sifat unsur-unsurnya.

Subsistem harus memiliki semua properti sistem, khususnya, properti integritas (berdasarkan subtujuan) dan tidak dapat direduksi ke elemen.

Tahapan utama analisis sistem dari berbagai objek dan proses:

· Perumusan tujuan, prioritas dan masalah penelitian.

· Pengertian sumber penelitian.

Menetapkan fungsi sistem dan subsistemnya.

· Pengertian dan deskripsi subsistem.

· Membangun struktur sistem.

· Mendefinisikan dan menggambarkan hubungan antara subsistem dan elemen-elemennya.

· Analisis keterkaitan subsistem.

· Analisis (test) terhadap integritas sistem.

· Uji fungsional model sistem.

Saat menganalisis sistem, alat yang mudah digunakan adalah metode penataan.

Tujuan penataan adalah pembentukan dan penyempurnaan hipotesis tentang proses dalam sistem yang diteliti, yaitu. diagram blok dan penilaian kuantitatif hubungan sebab-akibat.

Hubungan kausal antara sistem (subsistem, elemen) A dan B adalah positif jika perubahan parameter A menyebabkan perubahan serupa pada parameter B yang sesuai.

Contoh diagram blok (peta) untuk menganalisis masalah konsumsi energi:

Beras. 1.10. Contoh peta struktur.

Selain skema, kisi (skala, matriks) dapat digunakan yang memungkinkan Anda menentukan strategi perilaku (misalnya, produsen di pasar).

Kisi dibentuk menggunakan sistem koordinat faktorial, di mana setiap koordinat sesuai dengan satu faktor atau beberapa interval perubahan faktor ini. Setiap wilayah kisi sesuai dengan perilaku tertentu . Indikator bisa relatif (dari 0 hingga 1), mutlak (dari minimum ke maksimum), bipolar ("tinggi rendah)", jelas dan kabur , deterministik dan non-deterministik . pada gambar. 1.11. kisi seperti itu ditampilkan (dalam sistem indikator bipolar); zona D - yang paling menguntungkan, zona A - yang paling tidak menguntungkan.

Beras. 1.11. Kisi yang menggambarkan stabilitas keuangan perusahaan.

Sistem dapat beroperasi dalam dua mode: perkembangan (evolusi) dan fungsi.

Berfungsi adalah aktivitas sistem tanpa mengubah tujuan, pengembangan - dengan perubahannya.

Selama berfungsinya, evolusi sistem, jelas tidak ada perubahan kualitatif dalam infrastruktur sistem; dengan perkembangan, revolusi sistem, infrastrukturnya berubah secara kualitatif.

Contoh. Informatisasi bidang kegiatan - penggunaan berbagai basis pengetahuan, sistem pakar, metode dan alat kognitif, pemodelan, komunikasi dan jaringan komunikasi, memastikan keamanan informasi, dll.; Ini adalah pengembangan bidang studi. Komputerisasi tanpa menimbulkan masalah baru , yaitu "menggantung komputer pada metode lama dan teknologi pemrosesan informasi" berfungsi, dan bukan pengembangan .

25 797 3 Mengapa begitu penting untuk menuliskan tujuan Anda untuk beberapa tahun, tahun, bulan, minggu ke depan? Apa kekuatan kata-kata tertulis? Banyak yang telah ditulis tentang ini. Tapi ide utamanya adalah ini.

Agar rencana itu terpenuhi, penting untuk memercayainya, mengisinya dengan pemikiran tentangnya setiap hari, setiap menit. Untuk hidup menuju tujuan ini, demi tujuan ini. Juga sangat penting bahwa tujuannya jelas, jika tidak memiliki batasan, itu hanya akan menjadi mimpi yang tidak mungkin menjadi kenyataan.

Tetapi bagaimana Anda dapat mengisi pikiran Anda dengan apa yang telah Anda rencanakan jika Anda terganggu oleh aktivitas sehari-hari (anak-anak, pekerjaan), sejumlah besar informasi lain (jejaring sosial, TV, tablet, telepon, dll.). Dalam merawat keluarga, masalah di tempat kerja, kita melupakan tujuan utama kita, tentang apa yang perlu dilakukan untuk mencapainya.

Luangkan waktu setengah jam untuk duduk, berpikir, dan merumuskan dalam buku catatan ( untuk ini sebaiknya alokasikan buku catatan tersendiri, agar nantinya bisa menyesuaikan tujuan dan tahapan untuk mencapainya) "apa yang ingin Anda dapatkan dalam hidup ini." Cobalah teknik "siapa saya dalam 30 tahun". Tulis esai, secara rinci, siapa yang akan mengelilingi Anda, di mana Anda akan tinggal, dll. setelah 30 tahun.

Buat daftar langkah-langkah menuju tujuan Anda. Bagilah menjadi yang lebih kecil, hingga apa yang perlu Anda lakukan bulan ini.

Adalah penting bahwa semua tindakan Anda, setiap hari, setiap jam, ditujukan untuk mencapai tujuan Anda.

Kejelasan dan Realitas Tujuan adalah aturan penting lainnya.

Jika Anda suka membuat kue, Anda tidak perlu bermimpi menghasilkan satu juta di pasar saham. Tetapkan tujuan yang realistis berdasarkan kemampuan Anda. Semakin nyata mereka, semakin besar kemungkinan Anda akan segera mendapatkannya.

Dengan menuliskan tujuan, Anda mulai lebih memahami diri sendiri, apa yang Anda butuhkan.

Jika tujuan Anda adalah rumah dua lantai di pantai Laut Hitam, jelaskan secara rinci, misalnya, bagaimana Anda pertama kali membeli apartemen di kota Anda, menyewakannya, menabung dalam jumlah tertentu ** tahun, dan membeli rumah yang diidamkan. Jelaskan bagaimana perasaan Anda tentang hal itu. Siapa yang akan datang mengunjungi Anda dan bagaimana Anda akan menghabiskan waktu di rumah Anda.

Tujuan yang dirumuskan dengan jelas adalah setengah dari kesuksesan dalam perjalanan untuk mencapainya.

Jika tujuan Anda adalah mengendarai mobil dengan merek dan model tertentu, tuliskan perasaan Anda tentang mobil tersebut, ke mana Anda akan mengendarainya, siapa yang akan berada di sekitar Anda. Bayangkan bagaimana Anda memegang kemudi dengan logo pembuat mobil, dll di atasnya. Semakin detail uraiannya, semakin cepat Anda akan semakin dekat dengan tujuan yang diinginkan.

Bagaimana cara kerjanya?

Sangat sederhana. Melalui keterampilan motorik halus jari, aktivitas otak diaktifkan, pikiran baru, ide datang, mekanisme visualisasi diluncurkan.

Benamkan diri Anda dalam apa yang telah Anda tulis, keluarkan catatan Anda secara berkala, baca kembali dan perbaiki.

Tentu saja, untuk efek penuh, akan sangat bagus jika menggunakan metode dan mekanisme visualisasi lain. Misalnya, bermeditasi atau membuat kolase foto. Banyak teman saya memiliki kolase foto yang dengan bangga digantung di atas tempat kerja mereka. Setiap hari, tanpa sadar, mereka melirik kolase dan mekanisme proyeksi dimulai di kepala mereka. Dalam proses kerja, mereka secara tidak sadar berkonsentrasi pada tujuan utama mereka.

Beberapa hanya membuat folder di "cloud" dan secara berkala mengunggah gambar dari ide-ide yang mereka sukai di sana (mainan dekoratif untuk kamar anak-anak masa depan, sudut yang bagus dari mobil favorit mereka, pemandangan dari jendela apartemen dupleks di lantai 23). , dll.).

Tujuan yang jelas merangsang pemikiran kita, efisiensi terbangun, energi muncul untuk bertindak dan mencapai.

Ia bekerja, ia bekerja! Hal utama adalah mengharapkan sesuatu dengan tulus, dengan sepenuh hati dan dengan segala cara yang mungkin untuk melakukan setidaknya sesuatu untuk membuat tujuan Anda menjadi kenyataan. Agar tidak terjadi, seperti dalam lelucon itu, ketika seorang pria setiap hari meminta Tuhan untuk membantunya memenangkan lotre, sementara dia bahkan tidak pernah membeli tiket lotre.

Jika Anda melakukan segalanya dengan benar, Anda akan segera merasa bersemangat untuk melakukan sesuatu, Anda akan memiliki ide dan rencana. Anda akan merasa seolah-olah mata Anda telah dibuka. Ini adalah pertanda baik bahwa Anda berada di jalur yang benar. Jangan berkecil hati jika Anda menyadari bahwa sebelumnya Anda tidak melakukan apa pun untuk melaksanakan apa yang direncanakan. Tidak ada kata terlambat untuk memulai. Bagi tujuan Anda menjadi beberapa langkah. Tuliskan pada periode apa dan apa yang perlu dilakukan untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan sebagai hasilnya. Setiap hari, tetapkan tujuan kecil menuju tujuan global.

Anda tidak perlu memberi tahu teman atau keluarga Anda tentang hal itu. Banyak yang mungkin tidak mengerti ini dan tertawa. Tapi ini hidup Anda dan Anda tidak perlu mempertanggungjawabkan tindakan Anda kepada siapa pun. Jika Anda dengan sepenuh hati ingin mencapai atau mendapatkan sesuatu, semua cara baik.

Tujuan seperti bahan bakar untuk tungku di mana kesuksesan masa depan melebur. Semakin besar dan jelas mereka, semakin Anda memikirkannya, semakin kuat dorongan dan keinginan batin Anda untuk mencapainya.

Jika saya belum meyakinkan Anda, berikut adalah statistiknya.

• 10% orang yang menuliskan tujuan mereka mencapai tujuan mereka 90% dari waktu.
• 20% yang tahu apa yang mereka inginkan tetapi tidak menuliskan tujuan mereka mendapatkannya 40% dari waktu.
• Sisanya bekerja sepanjang hidup mereka untuk tujuan orang lain.

Jika seseorang mempraktikkan ini, tulis kami tentang hasil Anda di komentar di artikel. Semoga sukses untuk Anda!

Bagaimana menetapkan tujuan dengan cara yang benar. Teknik penetapan tujuan.

"Apa yang aku lakukan dengan hidupku? Apa yang akan saya suka? Ke mana semua ini akan membawaku?" Banyak orang menanyakan pertanyaan serupa. Biasanya pemikiran visioner seperti itu mengarah pada fakta bahwa seseorang secara akurat merumuskan dan menuliskan tujuannya sendiri. Beberapa akan puas dengan jawaban yang umum dan tidak jelas, sementara yang lain akan menemukan jawaban yang tepat untuk pertanyaan tersebut untuk membantu mereka melihat tujuan dan cara yang jelas untuk mencapainya. Meluangkan waktu untuk merumuskan dan menuliskan tujuan Anda sendiri akan membawa Anda selangkah lebih dekat untuk mencapainya. Semua orang tahu bahwa pencapaian tujuan berhubungan langsung dengan kegembiraan dan kesejahteraan.

Langkah

Tentukan tujuan Anda

Putuskan apa yang Anda inginkan. Jika Anda memiliki gambaran umum tentang apa yang Anda inginkan atau ingin capai, maka Anda mungkin tergoda untuk mulai bekerja ke arah itu. Tetapi jika Anda tidak memiliki tujuan yang jelas, kemungkinan besar Anda sedang bekerja atau berjuang untuk tujuan yang kabur atau berubah. Menetapkan tujuan yang jelas membantu menghemat waktu dan tenaga, dan juga dapat memotivasi Anda untuk bekerja keras.

Tetap pada spesifik. Ini sangat penting untuk memahami apa yang ingin Anda capai. Identifikasi istilah umum atau tidak jelas. Misalnya, setelah menyatakan keinginan untuk sukses, Anda perlu mendefinisikan apa arti sukses bagi Anda. Bagi sebagian orang, ini adalah kesempatan untuk mendapatkan banyak uang, sementara bagi yang lain, kemampuan untuk membesarkan anak-anak yang sehat dan cerdas.

1. Pertimbangkan jika Anda benar-benar menginginkan ini. Tidak apa-apa untuk menginginkan sesuatu dan tidak mempertanyakan mengapa Anda menginginkannya. Namun terkadang Anda bisa sampai pada kesimpulan bahwa tujuan yang Anda tetapkan tidak sesuai dengan keinginan dan impian Anda. Salah satu contoh yang baik dapat diberikan berdasarkan persepsi dan gagasan sosial. Banyak anak mengatakan bahwa di masa depan mereka ingin menjadi dokter atau petugas pemadam kebakaran, tetapi tidak memahami arti dari profesi ini atau akhirnya menemukan bahwa mereka tidak lagi menginginkannya.

   • Tanyakan pada diri sendiri: seberapa besar pengaruh orang-orang di sekitar Anda terhadap tujuan Anda? Ini bisa berupa harapan orang tua Anda, pasangan Anda, atau tekanan sosial dari teman sebaya dan media.
   • Tujuan Anda adalah apa? Anda ingin lakukan untuk saya sendiri dan bukan untuk orang lain.

2. Apa motif Anda? Apakah Anda mencoba mencapai sesuatu untuk membuktikan bahwa orang lain salah? Setiap orang memiliki alasan "benar" mereka sendiri, yang mungkin berbeda, jadi tanyakan pada diri sendiri seberapa akurat tujuan Anda. Jika tidak, Anda mungkin akan merasa tidak puas atau kecewa.

   • Misalnya, jika Anda ingin menjadi dokter, apakah karena ingin membantu orang atau menghasilkan banyak uang? Jika dipandu oleh motif yang salah, maka mungkin Anda akan lebih sulit mencapai tujuan Anda, atau Anda mungkin merasa tidak puas.

3. Tetapkan tujuan yang realistis untuk diri sendiri. Ketika memikirkan tujuan Anda, sangat mudah untuk dipimpin oleh imajinasi yang jelas. Tetapi ada hal-hal yang berada di luar kendali Anda. Mereka bisa menjadi masalah nyata dalam mencapai tujuan tersebut. Tujuan Anda harus realistis dan dapat dicapai.

   • Misalnya, seseorang mungkin ingin menjadi pemain bola basket terbaik di dunia, tetapi usia dan tinggi badan (faktor di luar kendali seseorang) mungkin tidak memungkinkannya untuk mencapainya. Menetapkan tujuan yang awalnya tidak dapat dicapai dapat menghancurkan Anda dan menurunkan motivasi Anda.

   Tuliskan tujuan Anda

   1. Bayangkan kemungkinan Anda. Luangkan waktu 15 menit untuk menuliskan ide, tujuan, dan impian Anda secara acak. Jangan khawatir tentang kejelasan kata-kata atau urutan. Hal utama adalah bahwa tujuan dan impian ini sesuai dengan kepribadian dan pandangan Anda. Jika Anda merasa kesulitan, maka cobalah menulis bebas. Anda dapat menggambarkan hal berikut:

      • masa depan yang ideal
      • Kualitas orang yang Anda kagumi
      • Hal-hal yang bisa Anda lakukan lebih baik
      • Hal-hal yang ingin Anda ketahui lebih lanjut
      • Kebiasaan yang ingin Anda tingkatkan

   2. Pecahkan tujuan Anda menjadi langkah-langkah spesifik. Setelah Anda mendapatkan ide atau impian tertentu, pilih serangkaian tujuan spesifik yang akan membantu Anda mencapainya. Tujuan-tujuan ini perlu ditentukan. Jika Anda menetapkan tujuan besar atau jangka panjang, pecahkan menjadi tujuan dan langkah yang lebih kecil. Mereka bisa menjadi strategi Anda untuk mewujudkan ide dan impian.

      • Misalnya: "Saya ingin menjadi pelari yang baik pada ulang tahun saya yang ke-50." Ini adalah tujuan besar yang bisa memakan waktu lama untuk dicapai (tergantung pada usia Anda saat ini). Lebih baik merumuskan tujuan seperti ini: “Saya ingin berlatih setengah maraton. Saya berencana untuk menjalankan setengah maraton tahun depan dan maraton penuh dalam lima tahun ke depan.

   3. Beri peringkat tujuan Anda berdasarkan kepentingannya. Lihatlah tujuan Anda dan putuskan mana yang paling penting atau diinginkan. Pikirkan hal-hal berikut: seberapa dapat dicapainya setiap tujuan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, bagaimana penerapannya akan memengaruhi hidup Anda. Juga pikirkan mengapa beberapa tujuan tampak lebih penting bagi Anda daripada yang lain. Pastikan tujuan dalam daftar Anda tidak saling bertentangan.

      • Memberi peringkat tujuan berdasarkan tingkat kepentingan dan kesulitan dapat menjadi motivator yang hebat. Anda juga akan dapat lebih membayangkan implementasi tujuan tersebut dan potensi keuntungannya.

   4. Tetapkan breakpoint dan tenggat waktu. Lacak kemajuan Anda dengan menetapkan pencapaian dan tenggat waktu untuk tujuan dan langkah. Mengikuti jadwal akan memberi Anda rasa pencapaian, meningkatkan motivasi, dan memungkinkan Anda untuk menentukan apa yang Anda lakukan dan apa yang tidak.

      • Misalnya, jika Anda menetapkan tujuan untuk berlari setengah maraton di tahun depan, maka sisihkan diri Anda selama 6 bulan ke depan untuk persiapan. Setelah menyelesaikan langkah ini, enam bulan berikutnya dapat digunakan untuk latihan lari jarak setengah maraton. Jika Anda segera menyadari bahwa Anda membutuhkan lebih banyak waktu, maka Anda selalu dapat menyesuaikan jadwal Anda.
      • Gunakan kalender sebagai pengingat visual untuk tetap berpegang pada jadwal dan tujuan Anda. Juga, tidak ada yang sebanding dengan perasaan yang Anda alami, mencoret tujuan atau tugas yang telah diselesaikan.

   5. Coba gunakan S.M.A.R.T. untuk penetapan tujuan. Perhatikan secara kritis setiap tujuan Anda dan tuliskan karakteristik tujuan seperti kekhususan ( S tertentu), mengukur ( M terukur), keterjangkauan ( A dapat dicapai), realisme ( R realistis) dan waktu yang terbatas ( T terikat waktu). Misalnya, Anda dapat mengambil tujuan yang luas seperti “Saya ingin berada dalam kesehatan yang baik” dan melabelinya secara lebih spesifik dengan model S.M.A.R.T:

      • Spesifik: “Saya ingin meningkatkan kesehatan saya dengan menurunkan berat badan.”
      • Ukur: "Saya ingin meningkatkan kesehatan saya dengan menurunkan 10 kg."
      • Dapat dicapai: Tidak semua orang dapat menurunkan 50kg, tetapi 10kg adalah tujuan yang dapat dicapai.
      • Realistis: Anda perlu memahami bahwa kehilangan 10 kg, Anda akan menjadi lebih energik dan merasa lebih bahagia. Ingatlah bahwa Anda melakukan ini untuk diri Anda sendiri.
      • Batasan waktu: “Saya ingin meningkatkan kesehatan saya dengan kehilangan 10 kg dalam setahun, rata-rata saya harus kehilangan 800 g per bulan.”
   1. http://www.dominican.edu/academics/ahss/undergraduate-programs-1/psych/faculty/fulltime/gail-matthews
   2. McGregor, I., & Little, B.R., 1998
   3. Locke, E. A. (1968). Menuju Teori Motivasi Tugas dan Insentif. Jurnal Perilaku Organisasi dan Kinerja Manusia, 3, 157-189.
   4. Fischhoff, B., Slovic, P., & Lichtenstein, S. (1988). Mengetahui apa yang Anda inginkan: Mengukur nilai labil. Pengambilan Keputusan: Interaksi Deskriptif, Normatif dan Preskriptif, Cambridge University Press, Cambridge, 398-421. (Bab 18)
   5. Brunstein, J. C. (1993). Tujuan pribadi dan kesejahteraan subjektif: Sebuah studi longitudinal. Jurnal Psikologi Kepribadian dan Sosial, 65, 1061-1070.
   6. Perrone, K. M., Civiletto, C. L., Webb, L. K., & Fitch, J. C. (2004). Hambatan yang dirasakan dan dukungan dari pencapaian karir dan tujuan keluarga di antara individu-individu yang berbakat secara akademis. Jurnal Internasional Manajemen Stres, 11, 114-131.

Perumusan tujuan proyek
Bab 3 berfokus pada teknik untuk menciptakan model proses bisnis untuk sebuah organisasi. Saat ini, banyak pemimpin bisnis yang memulai proyek pemodelan proses untuk berbagai tujuan. Secara kualitatif, tujuan tersebut dapat dibagi menjadi dua kelompok. Pencapaian kelompok tujuan pertama harus, menurut pendapat para pemimpin, memberikan solusi untuk masalah khusus organisasi dan meningkatkan efisiensi kegiatannya. Dalam hal ini, beberapa hasil nyata dan praktis penting diharapkan dari proyek yang menggambarkan proses bisnis. Kelompok kedua dapat dicirikan sebagai kelompok tujuan-slogan. Pada kenyataannya, tidak seorang pun dalam organisasi mengharapkan efek praktis dari proyek, tetapi memainkan peran politik yang signifikan atau berfungsi sebagai pembenaran untuk alokasi sumber daya keuangan. Dalam Bab 3, kita akan mempertimbangkan metode kerja yang memastikan pencapaian kelompok tujuan pertama, yaitu, hasil praktis apa pun.
Jika kita berbicara tentang kelompok tujuan pertama, maka kita dapat membedakan beberapa arah berbeda di mana proyek deskripsi proses bisnis dapat berkembang. Dalam praktiknya, pertama-tama, manajer menetapkan tugas "mencari tahu bagaimana pekerjaan berjalan dan di mana efisiensi hilang (kerugian finansial terjadi)". Diasumsikan bahwa set model proses bisnis yang dihasilkan akan digunakan di masa depan untuk otomatisasi. Selain itu, mereka ingin mendapatkan informasi tentang sistem alur kerja yang ada dari model.
dan membuat perubahan yang diperlukan untuk itu, dll. Ada beberapa fitur karakteristik perumusan pernyataan tugas oleh manajer tingkat atas pada tahap ini: mengaburkan kata-kata dan definisi yang jelas (misalnya, proses); kurangnya kriteria yang jelas untuk mencapai tujuan proyek; kurangnya pemahaman tentang apa yang akan terjadi selanjutnya dengan serangkaian model proses bisnis yang dihasilkan.
Fitur-fitur ini mencerminkan fakta bahwa sebagian besar manajer tidak memahami kemungkinan menggambarkan proses bisnis sebagai salah satu sarana untuk mengembangkan sistem manajemen proses untuk sebuah perusahaan. Tetapi kenyataannya adalah bahwa model proses bisnis itu sendiri bukanlah alat manajemen. Mereka dapat berfungsi sebagai dasar untuk membuat dokumentasi peraturan, menganalisis kegiatan, dan membuat keputusan penting. Untuk bekerja secara efektif dengan deskripsi proses organisasi, manajer harus memiliki sistem tertentu. Situasi serupa berkembang, misalnya, dengan penganggaran. Dengan sendirinya, anggaran departemen, yang menggambarkan aliran keuangan, biaya, dll., bukanlah alat manajemen di tangan seorang manajer. Sistem manajemen dalam hal ini adalah sistem penganggaran dan akuntansi manajemen yang saling berhubungan dan terintegrasi. Dalam kerangka sistem ini, manajer melihat siapa, kapan dan bagaimana merencanakan anggaran, mengumpulkan informasi tentang implementasinya, dan membuat keputusan tentang penyimpangan. Kembali ke proses bisnis, perlu dicatat bahwa pembuatan model hanyalah bagian integral dari proyek untuk meningkatkan (mengubah) sistem manajemen perusahaan, yang merupakan alat manajemen di tangan manajer.
Jika kita menganggap model proses sebagai beberapa data awal untuk menyelesaikan tugas yang terbatas secara formal (pengembangan sistem manajemen dokumen, persiapan otomatisasi, dll.), maka model ini tidak dapat meminta semacam informasi "luar biasa" untuk peningkatan umum kegiatan organisasi. Pada saat yang sama, jika organisasi sudah mulai menggambarkan prosesnya, maka

skema yang dihasilkan harus berisi maksimal informasi yang berguna untuk pekerjaan lebih lanjut. Sebelum melanjutkan dengan deskripsi proses, manajer perlu mempertimbangkan dengan hati-hati persyaratan informasi yang harus mereka isi.
Bab 3 akan membahas teknik yang dirancang untuk menggambarkan proses bisnis yang ada dalam suatu organisasi. Masalah penggunaan model proses untuk membuat sistem kontrol proses juga akan dibahas dalam Bab 4. Masalah penggunaan model untuk tujuan otomatisasi tidak dibahas dalam buku ini.
Jadi, sebelum memulai proyek deskripsi proses bisnis, manajemen perusahaan merumuskan tujuan proyek. Sayangnya, tujuan ini sering kabur. Apa yang harus dilakukan oleh kelompok kerja karyawan perusahaan (konsultan eksternal) yang akan melaksanakan proyek ini? Kesalahpahaman tujuan manajemen pada tahap awal dapat menyebabkannya bereaksi negatif ketika menerima hasil dan akhirnya berdampak buruk pada anggota kelompok kerja (pembubaran, pemecatan, dll.), seperti yang ditunjukkan pada Gambar. 3.1.
Beras. 3.1. Kesalahpahaman tujuan proyek

Untuk menghindari kontradiksi, disarankan untuk merinci tujuan manajer untuk membawa struktur tujuan tingkat atas ke tujuan yang dapat dipahami, spesifik dan terukur dari tingkat yang lebih rendah. Setelah itu, struktur tujuan ini disepakati dengan manajemen, yang menegaskan bahwa inilah yang mereka pikirkan.
Namun dalam praktiknya, tidak selalu memungkinkan untuk membawa tujuan manajemen organisasi ke dalam bentuk formal. Misalnya, manajer menetapkan tugas "Jelaskan proses bisnis penjualan produk jadi dan usulkan langkah-langkah untuk meningkatkan efisiensinya." Apa yang harus dilakukan kelompok kerja dalam kasus ini? Anda dapat menggunakan metodologi untuk menentukan tujuan proyek berdasarkan spesifikasi masalah yang ada di organisasi (departemen, proses). Beberapa metode penyusunan tujuan akan dibahas di bawah ini. Sebelum beralih ke mereka, mari kita lihat faktor penentu keberhasilan proyek dalam hal menciptakan satu set model proses bisnis. Ini termasuk: keterlibatan manajemen senior; adanya tujuan proyek yang jelas dan dikembangkan dengan baik; ketersediaan manajer proyek profesional; ketersediaan metodologi manajemen proyek yang disetujui, termasuk metodologi untuk membuat model proses; tim kerja yang sesuai dengan tugas; penggunaan alat pemodelan proses bisnis yang efektif; cakupan pekerjaan di antara karyawan perusahaan.
Perlu dicatat bahwa ketika menjelaskan proses bisnis, Anda dapat dan harus menggunakan alat manajemen proyek yang ada.
Peran manajer puncak dan menengah dalam penerapan pendekatan proses manajemen sangat penting.
Memiliki manajer proyek yang berpengalaman adalah suatu keharusan. Spesialis tersebut harus memenuhi setidaknya persyaratan kualifikasi berikut:
pengalaman kerja di organisasi (industri) minimal tiga tahun; pengetahuan tentang metode dan pengalaman praktis dalam manajemen proyek setidaknya selama dua tahun; pengetahuan dan pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen proses dan metode manajemen mutu; pengetahuan dan pemahaman tentang metodologi pemodelan proses bisnis (termasuk pengetahuan tentang notasi); kepemilikan metodologi manajemen proyek untuk deskripsi proses; pengetahuan tentang lingkungan alat untuk memodelkan proses bisnis.
Kemudian di Bab 3, faktor-faktor kunci keberhasilan kritis untuk proyek pemodelan proses bisnis ini akan dibahas lebih rinci. Metodologi untuk menyusun tujuan proyek
Metodologi untuk menyusun tujuan proyek reorganisasi proses bisnis terdiri dari langkah-langkah yang ditunjukkan pada Gambar. 3.2.
Beras. 3.2. Metodologi untuk menyusun tujuan proyek

Pada tahap 1, pemimpin merumuskan secara sewenang-wenang (lebih baik, tentu saja, dalam bentuk formal) tujuan proyek, waktu pelaksanaannya dan kemungkinan jumlah sumber daya yang dialokasikan untuk proyek ini. Kelompok kerja yang diwakili oleh pemimpin proyek mengadakan pertemuan

(atau serangkaian pertemuan) dengan manajer untuk merumuskan tujuan awal. Hasil dari tahap 1 adalah daftar tujuan yang dirumuskan oleh manajer.
Pada tahap 2, manajer proyek menetapkan tugas kelompok kerja untuk merinci daftar tujuan yang dirumuskan, membawanya ke tingkat kedua atau ketiga, sedangkan Tabel 1 dapat digunakan. 3.1.
tab. 3.1. Tabel untuk menyusun tujuan proyek

Tugas utama kelompok kerja pada tahap ini adalah untuk mencapai kekhususan tujuan akhir. Saat membusuk, seseorang harus berusaha keras untuk menetapkan tujuan, yang pencapaiannya dapat dinyatakan dalam indikator kuantitatif. Contoh pengisian tabel tujuan disajikan pada Tabel. 3.2.
Jelas, tujuan rinci ditunjukkan pada Tabel. 3.2 jauh dari sempurna, tetapi secara signifikan lebih informatif bagi kelompok kerja daripada kata-kata "Optimalkan proses bisnis pemasaran produk jadi."
Pada tahap 3 mengembangkan tujuan proyek, struktur tujuan yang terperinci disepakati dengan manajer. Tugasnya pada tahap ini adalah memprioritaskan pencapaian tujuan yang terperinci. Situasi mungkin timbul ketika manajer tidak puas dengan struktur yang diusulkan. Dalam hal ini, kelompok kerja mengoreksi
menunjukkan kekurangan dan mengajukan untuk dipertimbangkan versi kedua dari struktur tujuan, dll. Jika manajer puas dengan dekomposisi tujuan yang diusulkan, maka kelompok kerja melanjutkan untuk mengembangkan kerangka acuan (TOR) untuk pelaksanaan proyek.
tab. 3.2. Contoh pengisian tabel tujuan

Tujuan dirumuskan oleh pemimpin	Gol tingkat kedua	Tujuan tingkat ketiga	Prioritas ditetapkan oleh pemimpin
1. Mengoptimalkan proses bisnis untuk memasarkan produk jadi	1.1. Meningkatkan penjualan di daerah	1.1.1. Optimalkan proses penjualan melalui kantor perwakilan di daerah	TETAPI
		1.1.2. Mengoptimalkan proses pertukaran informasi antara kantor perwakilan dan kantor pusat	Dengan
	1.2. Mengurangi jatuh tempo piutang	1.2.1. Mengalokasikan tanggung jawab dengan jelas untuk pembayaran kembali piutang	TETAPI
	tugas	1.2.2. Optimalkan proses mempersiapkan dan menyimpulkan kontrak dengan klien	B
	1.3. Kurangi waktu pemrosesan pesanan pelanggan	1.3.1. Mengidentifikasi dan menghilangkan kemacetan dalam proses pemrosesan pesanan pelanggan	TETAPI

Pengembangan TOR internal bukan merupakan elemen wajib dari proyek, tetapi kehadirannya sangat memudahkan tugas pelaksanaan proyek. Dalam proses penyusunan TOR, baik tim kerja maupun manajer memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan kemungkinan hasil proyek, serta parameter yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian tujuan. Struktur umum TOR untuk deskripsi proses bisnis perusahaan diberikan di bawah ini: tujuan pekerjaan; komposisi tahapan pekerjaan; persyaratan untuk model proses bisnis dan kriteria untuk analisisnya; persyaratan pelaporan informasi secara bertahap; persyaratan pelaporan proyek.
Struktur TOR untuk deskripsi proses bisnis tergantung pada alat pemodelan yang digunakan.

Setelah penyusunan TOR, ditinjau dan disetujui oleh manajemen. TOR yang disetujui wajib dilaksanakan oleh kelompok kerja. Dalam perjalanan proyek, berbagai situasi mungkin muncul yang mengarah pada perubahan dalam pemahaman tentang tujuan dan sasarannya, serta tingkat pencapaiannya. Oleh karena itu, penyesuaian TOR dimungkinkan selama bekerja, tetapi tidak boleh terlalu kuat, sehingga membingungkan kelompok kerja.
3.1.3. Metodologi untuk menentukan tujuan proyek berdasarkan masalah yang ada
Metodologi penentuan tujuan proyek berdasarkan permasalahan yang ada disajikan pada gambar berikut. 3.3.
Beras. 3.3. Metodologi untuk menentukan tujuan proyek

Pada tahap 1, manajer menetapkan tugas untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis penjualan. Pada saat yang sama, batas-batas proses yang sedang dipertimbangkan diuraikan dengan jelas. Pekerjaan akan dilakukan dengan proses ini. Pada tahap 2, kelompok kerja membentuk sketsa (deskripsi kasar) proses bisnis di tingkat atas. Tugas utama adalah menampilkan fungsi-fungsi utama (proses) yang termasuk dalam proses tingkat atas. Selanjutnya, baik untuk proses secara keseluruhan maupun untuk fungsi konstituennya, ditentukan masalah yang ada. Pemilihan mereka didasarkan pada analisis hasil wawancara dengan manajer dan karyawan departemen yang melakukan proses ini. Tegasnya, temuan itu bersifat gejala, bukan penyebab masalah. Namun, spesifikasi masalah yang dihasilkan disajikan baik dalam bentuk daftar atau dalam bentuk pohon, seperti yang ditunjukkan pada Gambar. 3.4.

Beras. 3.4. Pohon masalah proses

Pada tahap ketiga, kelompok kerja mencoba menentukan indikator yang menjadi ciri setiap masalah yang diidentifikasi. Mungkin ada beberapa indikator seperti itu. Terkadang kata-kata masalah mungkin sudah berisi nama indikator dan indikasi nilainya yang tidak sesuai.
Jadi masalahnya, disuarakan sebagai "perputaran piutang rendah", berisi nama indikator - "perputaran" dan nilainya - "rendah". Kelompok kerja perlu menentukan unit pengukuran untuk setiap indikator dan, jika mungkin, menentukan nilainya untuk situasi saat ini. Contoh penentuan indikator kuantitatif ditunjukkan pada gambar. 3.5.
Setelah penilaian numerik dari indikator diperoleh, kelompok kerja melanjutkan ke tahap keempat - pengembangan nilai target mereka. Pedoman untuk memilih nilai target indikator dapat berupa:
- indikator aktivitas serupa dari pesaing; data ketidakpuasan dan persyaratan proses pelanggan; data analisis keuangan dan ekonomi.

alt="" />alt="" />alt="" />

Sebenarnya, cara yang dipertimbangkan untuk mengembangkan tujuan adalah menentukan parameter untuk menilai proses yang ada, mengukurnya untuk keadaan saat ini dan menentukan nilai prospektif yang perlu diperoleh dengan menggambarkan dan mengatur ulang proses. Seperti yang dapat dilihat dari gambar. 3.6, pendekatan ini memiliki dua kelemahan signifikan, yaitu: Subjektivitas definisi masalah dan indikator evaluasi proses. Kurangnya sistem yang digunakan untuk menstandardisasi metrik evaluasi proses.
Sisa bab ini memberikan klasifikasi dan contoh indikator proses. Bab 4 juga melihat contoh-contoh praktis dari definisi indikator.
Dengan satu atau lain cara, tetapi tujuan dari proyek pemodelan proses bisnis harus didefinisikan. Tergantung pada tujuan yang ditetapkan, berbagai pendekatan (metodologi) dapat digunakan untuk menggambarkan proses bisnis organisasi. Metodologi pelaksanaan proyek harus dikembangkan (diadaptasi) dengan mempertimbangkan tujuan yang ditetapkan dan jumlah sumber daya yang dialokasikan untuk proyek ini. Bagian berikut menyajikan dua pendekatan untuk menggambarkan proses organisasi. Secara alami, mereka tidak menghabiskan semua metode yang mungkin untuk membuat model proses.

Tujuan perusahaan dirumuskan dan ditetapkan berdasarkan misi keseluruhan organisasi dan nilai-nilai dan tujuan tertentu yang dipandu oleh manajemen puncak. Untuk benar-benar berkontribusi pada keberhasilan suatu organisasi, tujuan harus memiliki sejumlah karakteristik.

TUJUAN KHUSUS DAN TERUKUR. Pertama, tujuan harus spesifik dan terukur. Misalnya, di Sun Banks, tujuan utamanya adalah untuk memenuhi kebutuhan karyawannya. Perkiraan persyaratan untuk mencapai tujuan ini adalah: 1) meningkatkan kepuasan karyawan sebesar 10% per tahun, 2) meningkatkan promosi sebesar 15% per tahun, dan 3) mengurangi perputaran karyawan sebesar 10% per tahun. Pernyataan khusus seperti itu memberi tahu orang-orang apa yang secara tepat diyakini oleh manajemen sebagai tingkat kepuasan karyawan yang diperlukan.

Dengan mengungkapkan tujuannya secara spesifik dan terukur, manajemen menciptakan dasar yang jelas untuk keputusan dan kemajuan di masa depan. Manajer menengah akan memiliki pedoman untuk memutuskan apakah lebih banyak upaya harus dilakukan untuk melatih dan mendidik karyawan. Juga akan lebih mudah untuk menentukan seberapa baik organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya. Seperti yang akan kita pelajari nanti, ini menjadi penting dalam kinerja fungsi kontrol.

ORIENTASI TUJUAN DALAM WAKTU. Cakrawala perkiraan spesifik adalah karakteristik lain dari tujuan yang efektif. Ini harus menentukan tidak hanya apa yang ingin dicapai organisasi, tetapi juga, secara umum, kapan hasilnya akan dicapai. Tujuan biasanya ditetapkan untuk jangka waktu yang lama atau pendek. Tujuan jangka panjang menurut Steiner, memiliki cakrawala perencanaan sekitar lima tahun, kadang-kadang lebih untuk perusahaan berteknologi maju. Tujuan jangka pendek dalam banyak kasus merupakan salah satu rencana organisasi, yang harus diselesaikan dalam waktu satu tahun. Tujuan jangka menengah memiliki horizon perencanaan satu sampai lima tahun.

Tujuan jangka panjang biasanya sangat luas. Organisasi merumuskannya terlebih dahulu. Tujuan jangka menengah dan pendek kemudian dikembangkan untuk memastikan tujuan jangka panjang. Biasanya, semakin dekat cakrawala perencanaan suatu tujuan, semakin sempit cakupannya. Misalnya, tujuan produktivitas jangka panjang mungkin "meningkatkan produktivitas keseluruhan sebesar 25% dalam lima tahun". Oleh karena itu, manajemen akan menetapkan target peningkatan produktivitas jangka menengah sebesar 10% selama dua tahun. Ini juga akan menetapkan tujuan jangka pendek di bidang-bidang tertentu seperti biaya inventaris, pengembangan staf, peningkatan pabrik, penggunaan kapasitas produksi yang ada secara lebih efisien, manajemen yang lebih baik, negosiasi serikat pekerja, dan sebagainya. Kelompok target ini Sebaiknya untuk mendukung tujuan jangka panjang yang terkait langsung dengannya, serta tujuan organisasi lainnya. Melanjutkan contoh kita, ketentuan bahwa seseorang harus "membuat kesepakatan dengan serikat pekerja selama satu tahun yang memberikan bonus yang sesuai jika produktivitas setiap pekerja meningkat sebesar 10% per tahun" akan menjadi tujuan jangka pendek yang memberikan tujuan jangka panjang peningkatan produktivitas, dan target sumber daya manusia. Contoh 9.4. menunjukkan tujuan jangka panjang Toko Serba Ada Nasional.

TUJUAN YANG DAPAT DICAPAI. Tujuannya harus dapat dicapai - berfungsi untuk meningkatkan efisiensi organisasi. Menetapkan tujuan yang melebihi kapasitas organisasi, baik karena sumber daya yang tidak mencukupi atau karena faktor eksternal, dapat menyebabkan konsekuensi bencana. Misalnya, RCA gagal ketika mencoba menjadi produsen komputer besar, terutama karena tidak memiliki pengalaman untuk bersaing dengan IBM. . Selain itu, menurut Profesor George Steiner dan John Miner, tujuan "mewakili motif penting untuk perilaku orang-orang dalam organisasi, karena biasanya orang ingin mencapai tujuan yang ditetapkan untuk organisasi". Jika tujuan tidak dapat dicapai, keinginan karyawan untuk berhasil akan terhambat dan motivasi mereka akan melemah. Karena sudah umum dalam kehidupan sehari-hari untuk mengaitkan penghargaan dan promosi dengan pencapaian tujuan, tujuan yang tidak dapat dicapai dapat membuat cara yang digunakan dalam organisasi untuk memotivasi karyawan menjadi kurang efektif.

tujuan yang saling mendukung. Akhirnya, agar efektif, beberapa tujuan organisasi harus saling mendukung itu. tindakan dan keputusan yang diperlukan untuk mencapai satu tujuan tidak boleh mengganggu pencapaian tujuan lainnya. Misalnya, tujuan mempertahankan persediaan pada 1% dari penjualan tidak akan cukup bagi sebagian besar perusahaan untuk memastikan bahwa semua pesanan dipenuhi dalam waktu dua minggu. Ketidakmampuan untuk membuat tujuan saling mendukung menyebabkan konflik antara departemen organisasi yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sulit untuk menentukan area di mana manajemen harus menetapkan tujuan. Hampir setiap penulis memiliki daftarnya sendiri. Profesor Antoni Raja menyusun daftar yang ditunjukkan pada Tabel 9.3 berdasarkan studi intensif literatur yang relevan. Dia juga menggambarkan bagaimana tujuan bersama dari seluruh organisasi ini dapat diungkapkan. Meskipun daftar dalam tabel adalah untuk kegiatan kewirausahaan, organisasi nirlaba juga membutuhkan tujuan di bidangnya, dengan pengecualian profitabilitas. Hal ini dimaksudkan agar daftar ini tidak komprehensif; organisasi tertentu mungkin perlu merumuskan tujuan umum di bidang lain juga. Otoritas yang diakui di lapangan, Steiner dan Miner, berpendapat bahwa "sasaran harus ditetapkan untuk setiap aktivitas yang diyakini penting oleh perusahaan dan kinerja yang ingin diamati dan diukur."

Tujuan hanya akan menjadi bagian yang berarti dari proses manajemen strategis jika manajemen puncak mengartikulasikannya dengan benar, kemudian melembagakannya secara efektif, mengomunikasikannya, dan mendorong implementasinya di seluruh organisasi. Proses manajemen strategis akan berhasil sejauh manajemen senior terlibat dalam perumusan tujuan dan sejauh tujuan tersebut mencerminkan nilai-nilai manajemen dan realitas perusahaan. Lihat contoh 9.5.

Tabel 9.3. Deskripsi tujuan organisasi