როგორ მოვაწესრიგოთ საქმეები. სტრესისგან თავისუფალი პროდუქტიულობის ხელოვნება
საქმის გაკეთება: სტრესისგან თავისუფალი პროდუქტიულობის ხელოვნება
Წიგნის ყდა როგორ მოვაწესრიგოთ საქმეები
ავტორი	დევიდ ალენი
ჟანრი	ბიზნესი
ორიგინალური ენა	ინგლისური
გამოქვეყნებულია ორიგინალი
თარჯიმანი	იულია კონსტანტინოვა
გამომცემელი	მანი, ივანოვი და ფერბერი
გათავისუფლება
გვერდები	416
გადამზიდავი	წიგნი, ფაილი
ISBN

საქმეების დასრულება, GTD(თარგმნილია ინგლისური- "საქმის გაკეთება", მაგრამ უფრო ხშირად და არასწორად - "როგორ მოვაწესრიგოთ საქმეები") - პირადი ეფექტურობის გაუმჯობესების ტექნიკა, შექმნილი დევიდ ალენის მიერ და აღწერილი მის მიერ ამავე სახელწოდების წიგნში, პირველ გამოცემაში. რომელიც 2001 წელს გამოიცა და ითარგმნა 23 ენაზე .

GTD ემყარება პრინციპს, რომ ადამიანმა უნდა გაათავისუფლოს თავისი გონება მიმდინარე ამოცანების დამახსოვრებისაგან (არსებობს გამონაკლისი შემთხვევები, როდესაც სხვადასხვა პროექტისთვის რამდენიმე დავალება ურთიერთდაკავშირებულია), თავად ამოცანების გადატანა და მათი შეხსენებები გარე მედიუმზე. ამრიგად, ადამიანის გონებას, რომელიც თავისუფლდება დასამახსოვრებლად, რა უნდა გაკეთდეს, შეუძლია კონცენტრირება მოახდინოს თავად ამოცანებზე, რომლებიც მკაფიოდ უნდა იყოს განსაზღვრული და წინასწარ ჩამოყალიბებული („რა არის შემდეგი ქმედება?“). პოპულარული რწმენის საწინააღმდეგოდ, GTD არ ეხება დროის მენეჯმენტს, აკრიტიკებს მას მისი ვიწრო აქცენტისა და შეზღუდული ეფექტურობის გამო.

ენციკლოპედიური YouTube

1 / 5

✪ დევიდ ალენის Getting Things Done (GTD) - ანიმაციური წიგნის შეჯამება და მიმოხილვა

✪ დევიდ ალენი - როგორ დავასრულოთ საქმეები - ნაწილი 1/2 | ლონდონის რეალი

✪ მიღწეული საქმეების შეჯამება დევიდ ალენი (მიიღეთ წიგნის რეზიუმე PDF ქვემოთ მოცემულ ბმულზე)

✪ საქმეების შესრულება დევიდ ალენის მიერ (სასწავლო შენიშვნები)

✪ მოეწყეთ ორგანიზება 3 კვირაში GTD-ით - ნაბიჯი 1!

სუბტიტრები

გავრცელება

1. კოლექცია;
2. მკურნალობა;
3. ორგანიზაცია;
4. მიმოხილვა;
5. მოქმედებები.

ალენი იყენებს "ფრენის სიმაღლეზე" ანალოგიას თავისი მეორე ძირითადი მოდელის საილუსტრაციოდ - ექვსდონიანი სამუშაოს მიმოხილვის მოდელი, ამოცანებისა და დავალებების პერსპექტივის დანახვა. აღმავალი ხაზი:

1. მიმდინარე საქმეები;
2. მიმდინარე პროექტები;
3. მოვალეობების სპექტრი;
4. მომავალი წლები (1-2 წელი);
5. ხუთწლიანი პერსპექტივა (3-5 წელი);
6. ცხოვრება.

ჩიტის თვალთახედვის ამაღლებით, ყველას შეუძლია განიხილოს თავისი საქმეების „დიდი სურათი“.

ალენი რეკომენდაციას უწევს სხვადასხვა დონის ყოველკვირეულ მიმოხილვას. ამ მიმოხილვებიდან მიღებული შეხედულება საშუალებას გაძლევთ მართოთ პირადი პრიორიტეტები, რომლებიც, თავის მხრივ, პრიორიტეტულნი არიან, დაასრულოთ თუ არა და როდის შეასრულოთ კონკრეტული ამოცანები და დავალებები, რომლებიც შეგროვებულია სამუშაო პროცესის მართვის პროცესში. ყოველკვირეული განხილვისას ადამიანი აანალიზებს ამოცანების კონტექსტს და ათავსებს მათ შესაბამის სიებში. მსგავსი ამოცანების დაჯგუფების მაგალითებია საჭირო სატელეფონო ზარების სიის გაკეთება ან დავალებების სია, რომლებიც უნდა დასრულდეს ცენტრში. კონტექსტური სიების ფორმირების წესები შეიძლება განისაზღვროს ხელსაწყოს არსებობით ან იმ პირის/ჯგუფის არსებობით, ვისთანაც საჭიროა რაღაცის განხილვა ან გაცნობა.

ალენი ხაზს უსვამს, რომ პირველი ორი მოდელი საკმარისია იმისათვის, რომ მიიღოთ კონტროლი და ხედვა უმეტეს ამოცანებსა და პროექტებში. თუმცა არის შემთხვევები, რომლებიც მეტ ფიქრს და დაფიქრებას მოითხოვს. ამისათვის გამოიყენება მესამე ძირითადი მოდელი - დაგეგმვის ბუნებრივი მეთოდი. მუშაობის პროცესში მენეჯმენტი კეთდება" ჰორიზონტალური ფოკუსი» ინდივიდუალური ამოცანების შესრულებაზე, დაგეგმვის ბუნებრივი მეთოდით კეთდება « ვერტიკალური ფოკუსი» პროექტის დაგეგმვისა და თემატური აზროვნების შესახებ. დაგეგმვის მოდელი შედგება 5 ეტაპისგან:

1. მიზნისა და პრინციპების განსაზღვრა;
2. სასურველი შედეგების ხედვა;
3. ორგანიზაცია;
4. შემდეგი კონკრეტული მოქმედების განსაზღვრა.

GTD აადვილებს ამ პროცესს შესრულებულ დავალებასთან დაკავშირებული დეტალური ინფორმაციის შენახვაზე, თვალყურის დევნებაზე და გამოყენებაზე დაყრდნობით. ალენმა თქვა, რომ ბევრი წარუმატებლობა, რომელსაც ჩვენ ვაწყდებით, იყო არასაკმარისი „თავდაპირველი“ დაგეგმვის გამო (ანუ, როდესაც ჯერ კიდევ ნათელი იყო, რისი მიღწევა იყო საჭირო და რა კონკრეტული ქმედებები იყო საჭირო მის მისაღწევად). მნიშვნელოვანია წინასწარ იფიქროთ, შექმნათ მოქმედებების თანმიმდევრობა, რომელიც შეიძლება დასრულდეს დაგეგმვაზე დაბრუნების გარეშე. ალენი ამტკიცებს, რომ ჩვენი გონების „შეხსენების სისტემა“ არაეფექტურია და იშვიათად გვახსენებს, თუ რა უნდა გავაკეთოთ და რა შეგვიძლია გავაკეთოთ ამ მომენტში და ამ ადგილას. ამიტომ, „შემდეგი კონკრეტული ქმედებების“ ინფორმაცია, რომელიც კონტექსტურად არის დაკავშირებული მოცემულ მომენტთან და ადგილთან, შეიძლება იყოს გარე მხარდაჭერა, რათა უზრუნველყოს, რომ ჩვენ მივცეთ საკუთარ თავს საჭირო შეხსენებები საჭირო დროს. ვინაიდან GTD ეფუძნება დამატებითი ჩანაწერების შენარჩუნებას, ის შეიძლება ჩაითვალოს განაწილებული შემეცნებისა და გაფართოებული გონების სამეცნიერო თეორიების განხორციელებად.

GTD-ის მოკლე აღწერა ალენის წიგნიდან, მზადაა ყველაფრისთვის:

თავიდან ამოიღე ყველაფერი. მიიღეთ გადაწყვეტილებები საჭირო ქმედებებთან დაკავშირებით, როდესაც საქმე წამოიჭრება - და არა მაშინ, როდესაც საჭიროა მისი შეწყვეტა. მოაწყეთ შეხსენების შენიშვნები თქვენი პროექტებისა და დაგეგმილი აქტივობების შესახებ შესაბამისი კატეგორიების მიხედვით. შეინახეთ ეს სისტემა, დაამატეთ მას და გადახედეთ მას საკმარისად ხშირად, რათა მომავალში ენდოთ ქმედების თქვენს ინტუიციურ არჩევანს (ან ქმედების გარეშე).

პრინციპები

GTD-ის ძირითადი პრინციპები:

კოლექცია

პროდუქტიულობა სტრესის გარეშეიწყება გონების განტვირთვის პროცესით, რომელიც მოიცავს ყველაფრის მეტ-ნაკლებად მნიშვნელოვანი ქაღალდზე ან სხვა საშუალებებზე დაფიქსირებას - რასაც ალენი უწოდებს. კალათა: ფიზიკური საფოსტო ყუთი, ელექტრონული ფოსტის ყუთი, ხმის ჩამწერი, ლეპტოპი, PDA ან ორივეს კომბინაცია. მთავარი ისაა, რომ ყველაფერი მეტ-ნაკლებად მნიშვნელოვანი გადაიტანოთ მოსახერხებელ საშუალებაზე შემდგომი დამუშავებისთვის. ყველა ურიკა უნდა დაიცალა (დამუშავდეს) კვირაში ერთხელ მაინც. ალენი არ დაჟინებით მოითხოვს შეგროვების რაიმე კონკრეტულ მეთოდს, მაგრამ ხაზს უსვამს ნაგვის რეგულარული დაცლის მნიშვნელობას. ნებისმიერი შენახვის ადგილი (ფიზიკური, ელ. ფოსტა, მაგნიტოფონი, ლეპტოპი, PDA და ა.შ.) მისაღებია, სანამ ის რეგულარულად მუშავდება.

მკურნალობა

კალათა მუშავდება მკაცრად შემდეგი ალგორითმის მიხედვით.

1. დავიწყოთ კალათის ზედა ნაწილით.
2. ერთდროულად ერთი ელემენტის გაკეთება (და არაფრის უკან დაბრუნება)
   • თუ ელემენტი მოითხოვს მოქმედებას:
     • გააკეთეთ ეს (თუ ამას ორიდან ხუთ წუთზე ნაკლები სჭირდება), ან
     • დელეგირება ვინმეს, ან
     • ჩვენ გადავდგით.
   • თუ ელემენტი არ საჭიროებს მოქმედებას:
     • დატოვეთ იგი ფონზე, ან
     • გადააგდე, ან
     • "ოდესღაც იქნებ" სიაში.

თუ მოქმედება ორ-ხუთ წუთზე ნაკლებს იღებს, ის დაუყოვნებლივ უნდა გაკეთდეს. ორწუთიანი წესი ემყარება მოქმედების ოფიციალურად გადადებას სავარაუდო დროზე.

ორგანიზაცია

იმისათვის, რომ თვალყური ადევნოთ ყურადღების მოლოდინში არსებულ ნივთებს, ალენი გირჩევთ გამოიყენოთ სიების ნაკრები.

• შემდეგი მოქმედებები- თითოეული ნივთისთვის, რომელიც მოითხოვს ყურადღებას, გადაწყვიტეთ, რა არის შემდეგი ქმედება, რომლის განხორციელებაც ფიზიკურად შეიძლება. მაგალითად, თუ არსებობს ელემენტი „პროექტის ანგარიშის დაწერა“, შემდეგი მოქმედება შეიძლება იყოს: „მიხაილს დაწერე წერილი შეხვედრის წინადადებით“ ან: „დაუძახე მარინას ანგარიშის მოთხოვნების გასარკვევად“. მიუხედავად იმისა, რომ ელემენტს შეიძლება დასჭირდეს რამდენიმე ნაბიჯი და მოქმედება, ყოველთვის იქნება რაღაც, რაც ჯერ უნდა გაკეთდეს და ეს ნაბიჯი უნდა იყოს აღწერილი შემდეგი ნაბიჯების სიაში. სასურველია, ეს ნაბიჯები იყოს ორგანიზებული იმ კონტექსტით, რომელშიც მათი გადადგმა შეიძლება (მაგ., „ოფისში“, „ტელეფონზე“ ან „მაღაზიაში“).
• პროექტები- ყოველი ღია წრე ცხოვრებაში ან სამუშაოში, რომელიც მოითხოვს ერთზე მეტ ფიზიკურ მოქმედებას მიზნის მისაღწევად, ხდება პროექტი. პროექტები პერიოდულად უნდა იყოს მონიტორინგი და განიხილება, რათა დავრწმუნდეთ, რომ შემდეგი ქმედება დაკავშირებულია თითოეულ პროექტთან და ამით პროექტი წინ წავა.
• გადავადებული- როდესაც ქმედება გადაეცემა ვინმეს, ან როდესაც მოსალოდნელია რაიმე გარე მოვლენა, სანამ პროექტი წინ მიიწევს, ეს ხდება სისტემაში თვალყურის დევნება და პერიოდულად დგინდება, საჭიროა თუ არა მოქმედება ან საჭიროა შეხსენების გაგზავნა.
• ოდესმე/შეიძლება- რაღაც მომენტში გაკეთდება, მაგრამ ახლა არა. მაგალითად, „ისწავლე ჩინური“ ან „გაატარე წვეულება აუზზე“.

კალენდარი მნიშვნელოვანია დანიშვნებისა და დავალებების თვალყურის დევნებისთვის; თუმცა, ალენი გვირჩევს, რომ კალენდარი დაჯავშნული იყოს მხოლოდ იმ საქმეებისთვის, რომლებიც უნდა გაკეთდეს კონკრეტულ თარიღზე, ან შეხვედრებისა და დავალებისთვის განსაზღვრული დროისა და ადგილის მიხედვით. და ყველაფერი უნდა ჩაიწეროს შემდეგი მოქმედებების სიებში და არა კალენდარში.

GTD-ის ბოლო ძირითადი ორგანიზაციული კომპონენტია დოკუმენტების სისტემა. დოკუმენტების სისტემა უნდა იყოს მსუბუქი, მარტივი და საინტერესო. თუნდაც ერთი ფურცელი, თუ ის საჭიროა მითითებისთვის, უნდა მიიღოს საკუთარი საქაღალდე, თუ ხელმისაწვდომი საქაღალდეები არ არის მისთვის შესაფერისი. ალენი გთავაზობთ ერთგანზომილებიან, ანბანურად ორგანიზებულ დოკუმენტების შენახვის სისტემას, რათა სწრაფად და მარტივად მოიძიოთ თქვენთვის საჭირო ინფორმაცია.

Მიმოხილვა

სამუშაოების სიები და შეხსენებები ნაკლებად გამოგადგებათ, თუ არ გადახედავთ მინიმუმ ყოველდღიურად, ან რაც შეიძლება ხშირად. მოცემულ მომენტში არსებული დროის, ენერგიისა და რესურსების გათვალისწინებით, იპოვნეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი დავალება, რომლის შესრულებაც დაუყოვნებლივ შეგიძლიათ და შეასრულეთ იგი. თუ გაჭიანურების ჩვევა გაქვთ, საბოლოოდ ასრულებთ მარტივ დავალებებს და თავიდან აიცილებთ რთულს. ამ პრობლემის გადასაჭრელად, შეგიძლიათ გააკეთოთ მოქმედებები სიიდან სათითაოდ, ისევე როგორც კალათის დამუშავება. GTD მოითხოვს, რომ მინიმუმ ყოველკვირეული განიხილოს ყველა აქტივობა, პროექტი და „გადადებული“ პუნქტი, რათა დარწმუნდეს, რომ ნებისმიერი ახალი დავალება ან მომავალი მოვლენა შედის სისტემაში და რომ ყველაფერი განახლებულია.

მოქმედებები

ნებისმიერი ორგანიზაციული სისტემა უსარგებლოა, თუ ის ზედმეტად დიდ დროს ხარჯავს ამოცანების ფიზიკურად შესრულების ნაცვლად. როგორც დევიდ ალენი ამტკიცებს, თუ ასეთი სისტემა გამარტივებულია საჭირო მოქმედებების შესასრულებლად, მაშინ ადამიანი ნაკლებად სავარაუდოა, რომ დააყოვნებს მათ ან „გადატვირთავს“ ძალიან ბევრი „ღია მარყუჟით“.

საშუალებები და ტექნიკა

43 საქაღალდე

ალენი გვთავაზობს დოკუმენტების ორგანიზებას სისტემაში სახელწოდებით "43 საქაღალდე". გამოიყენება თორმეტი საქაღალდე, ერთი ყოველთვიურად და დამატებით 31 საქაღალდე გამოიყენება მომდევნო 31 დღის ყოველი დღისთვის. საქაღალდეები ორგანიზებულია იმისთვის, რომ შეახსენოს მომხმარებელს იმ აქტივობების შესახებ, რომლებიც უნდა გაკეთდეს იმ დღეს.

საქაღალდეები და საქაღალდეები

ალენი თავის წიგნში აღნიშნავს, რომ ინფორმაციის მარტივი ძიებისთვის და სტრუქტურირებისთვის საქაღალდეების გამოყენება უკეთესია, რათა ერთ პროექტთან დაკავშირებული ყველა დოკუმენტი ერთ ადგილზე იყოს. ეს საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ თქვენთვის საჭირო დოკუმენტები. მაშინაც კი, თუ მხოლოდ ერთი დოკუმენტი ეკუთვნის პროექტს, მაინც ჯობია საქაღალდეში ჩადოთ, რადგან შესაძლოა ამ თემაზე ახალი დოკუმენტები გამოჩნდეს.

„მიიღეთ გადაწყვეტილებები საჭირო მოქმედებების შესახებ მაშინ,
როდესაც საქმე ჩნდება - და არა მაშინ, როცა ის მოითხოვს სასწრაფო შეწყვეტას.
დევიდ ალენი

GTD არის დროის მართვის ტექნიკა, რომელიც შემუშავებულია დროის მენეჯმენტის კონსულტანტისა და ამავე სახელწოდების წიგნის ავტორის, დევიდ ალენის მიერ. რუსულად თარგმნილი ნიშნავს „როგორ მივიყვანოთ საქმე ბოლომდე“ (Getting Things Done).

GTD-ის მთავარი პრინციპი ამბობს - ადამიანმა არ უნდა გადაიტვირთოს საკუთარი თავი იმით, რაც საჭიროა, არამედ მხოლოდ გეგმაში უნდა შეიტანოს. მთელი ყურადღება პირდაპირ უნდა იყოს ორიენტირებული თითოეული ინდივიდუალური ამოცანის შესრულებაზე.

დევიდ ალენის მოდელები

როგორც წესი, დროის მენეჯმენტი იწყება აქცენტების განაწილებით და ყველაზე მნიშვნელოვანი საკითხების ხაზგასმით. ალენი გვთავაზობს ოდნავ განსხვავებულ მიდგომას და ამტკიცებს, რომ დროის მენეჯმენტში მთავარი ადგილი კონტროლმა და ხედვამ უნდა დაიკავოს. ამის საფუძველზე ის გვთავაზობს 3 ძირითად მოდელს:

• პირველი არის სამუშაო პროცესის მართვა. იგი შექმნილია ყველა ამოცანის გასაკონტროლებლად და შედგება შემდეგი ეტაპებისგან: შეგროვება, დამუშავება, ორგანიზაცია, განხილვა და მოქმედებები. თითოეულ მათგანს მოგვიანებით უფრო დეტალურად განვიხილავთ.
• მეორე არის სამუშაოს მიმოხილვის მოდელი, რომელიც შედგება ექვსი დონისგან, რომელთაგან თითოეული უფრო ფართო და გლობალურია, ვიდრე წინა. აქ ის მოიცავს: მიმდინარე საქმეებს, ამჟამინდელ მოვალეობებს, უფლებამოსილებებს, მომდევნო 1-2 წელს, მომდევნო ხუთ წელს და ზოგადად მთელ ცხოვრებას. ალენი თვლის, რომ კვირაში ერთხელ ადამიანი ვალდებულია გააანალიზოს თავისი მიღწევები თითოეულ დონეზე, მხოლოდ ამ შემთხვევაში მიიღებს სრულ სურათს რა ხდება.
• მესამე - მისი თქმით, ყველასთვის აუცილებელი არ არის - დაგეგმვის ბუნებრივი მეთოდია. იგი შედგება 5 ეტაპისგან: მიზნებისა და პრინციპების დასახვა, სასურველი შედეგების დანახვა, გონებრივი შტურმი, ორგანიზება და გადაწყვეტილების მიღება, რა უნდა იყოს შემდეგი ქმედება.

დევიდ ალენი ამტკიცებს, რომ ყველა პრობლემა, რომელიც დაკავშირებულია მიზნების მიუღწევლობასთან, ჩნდება მისი პირველივე ეტაპზე არასწორი დაგეგმვის - მიზნის დასახვისა და მის მისაღწევად აუცილებელი ნაბიჯების განსაზღვრის გამო.

პრინციპები, რომლებზეც დაფუძნებულია GTD

კოლექცია
ამ პრინციპის მნიშვნელობა მდგომარეობს იმაში, რომ ყველა ის აზრი, რომელიც ჩვენს თავში „ბრბოს“ უნდა დაფიქსირდეს ზოგიერთ მედიაზე. ამისთვის ერთნაირად კარგია ელექტრონული ორგანიზატორი, ხმის ჩამწერი და მარტივი ბლოკნოტი. მთავარია გონება განთავისუფლდეს იმ ინფორმაციისგან, რომელიც ამჟამად არ არის საჭირო.

გარდა ამისა, ყველა ჩანაწერი უნდა განიხილებოდეს კვირაში ერთხელ მაინც, რათა დადასტურდეს მათი შესაბამისობა და მოხდეს საჭირო კორექტირება.

მკურნალობა
ინფორმაციის დამუშავებისას უნდა გვახსოვდეს, რომ ნებისმიერი ქმედება, რომელიც არ აღემატება 5 წუთს, დაუყოვნებლივ უნდა შესრულდეს. უმჯობესია დაიწყოთ მუშაობა სიის ზემოდან, შემდგომი თანმიმდევრობით გადაადგილებით.

ალენის ინფორმაციის დამუშავების ალგორითმის მიხედვით, სიის თითოეული ელემენტისთვის შეგიძლიათ გააკეთოთ შემდეგი: გააკეთეთ ეს, წარადგინეთ შესასრულებლად, გადადეთ, შეინახეთ მითითებისთვის, გადააგდეთ ან გადაიტანეთ დასაბრუნებელი ნივთების სიაში. მოგვიანებით.

ორგანიზაცია
იმისათვის, რომ გააკონტროლოს ქმედებები, რომლებიც უნდა განხორციელდეს, დევიდ ალენი გვთავაზობს სიების გამოყენებას:

• მოქმედებების შემდგომი. აქ ჩამოთვლილია ნაბიჯები, რომლებიც უნდა გადაიდგას თითოეული ელემენტისთვის, რომელიც მიღებულია განსახორციელებლად. ვთქვათ, არის ელემენტი "გააკეთე შეფასება". შეფასების მოსამზადებლად მოგიწევთ შემდეგი ნაბიჯების გადადგმა: დაუკავშირდით კოლეგას და მოითხოვეთ მონაცემები მისი დეპარტამენტის შესახებ, გაარკვიეთ საჭირო მასალების ღირებულება და ა.შ.

• პროექტები. პროექტი შეიძლება გავიგოთ, როგორც ნებისმიერი მიზანი, რომლის მისაღწევადაც საჭიროა ერთზე მეტი თანმიმდევრული მოქმედება. პროექტები პერიოდულად უნდა განიხილებოდეს, რათა დარწმუნდეთ, რომ ისინი შესრულებულია სწორი თანმიმდევრობით.

• გადაიდო. იმ სიტუაციაში, როდესაც საქმე უნდა წარედგინოს შესასრულებლად, ან როცა მის აღსრულებას წინ უნდა უსწრებდეს სხვა მოვლენა, საჭიროა დროდადრო მისი მონიტორინგი. ეს საშუალებას მისცემს არ გადადოს მისი განხორციელების ვადები.

• ოდესმე/შეიძლება. ეს მოიცავს შემთხვევებს, რომლებშიც შეიძლება გადაწყვიტოთ დაბრუნდეთ გარკვეულ პირობებში.

Მიმოხილვა
სიების და შენიშვნების შედგენა სასურველ შედეგს არ მოიტანს, თუ რაც შეიძლება ხშირად არ გადახედავთ და სასურველია ამის გაკეთება ყოველდღე. ამ შემთხვევაში, თქვენ უნდა აირჩიოთ ამოცანა, რომელიც ამ მომენტში უმთავრესია და დაუყოვნებლივ დაიწყოთ მისი განხორციელება. არ არის რეკომენდირებული მუშაობის დაწყება მარტივი ქმედებებით, თავიდან ავიცილოთ რთული. ამრიგად, თქვენ მხოლოდ ამძიმებთ სიტუაციას შრომისმოყვარეობის დაგროვებით. ოპტიმალური გამოსავალი არის დავალებების თანმიმდევრული შესრულება.

მოქმედებები
დევიდ ალენის თქმით, უფრო ყურადღებიანი უნდა იყოთ თითოეული დავალების შესრულებაზე და არა მის ორგანიზაციაზე. ამ შემთხვევაში, ბევრად უფრო სავარაუდოა, რომ ყველაფერი ბოლომდე მიიყვანოთ შუაში შეფერხების გარეშე.

ინსტრუმენტები და ტექნიკა, რომლებიც დაგეხმარებათ დაასრულოთ ის, რაც დაიწყეთ

• 43 საქაღალდე.ეს ტექნიკა მდგომარეობს იმაში, რომ თვის ყოველი სამუშაო დღისთვის თქვენ ქმნით ცალკე საქაღალდეს თქვენთვის (სულ 31) და დამატებით შექმნით კიდევ 12 საქაღალდეს წლის თვეების ანალოგიით. შედეგად, თქვენ მიიღებთ 43 საქაღალდეს, რომლებშიც უნდა „შეინახოთ“ გეგმები თითოეული კონკრეტული დღისთვის.
• პროგრამული უზრუნველყოფა GTD-სთვის.დღევანდელ მსოფლიოში პროგრამული უზრუნველყოფა შეუცვლელია. ალენის მეთოდოლოგიით მასში შედის: ციფრული სტრუქტურირება, ტვინის შტორმინგი და პროექტების მართვის აპლიკაციები. დღეისათვის 100-ზე მეტი აპლიკაცია მხარს უჭერს GTD იდეოლოგიას. მათ შორის არის პროგრამები დაწერილი სხვადასხვა პლატფორმებისა და მოწყობილობებისთვის.

ამ სტატიაში ძალიან მოკლედ არის გადმოცემული GTD-ის პრინციპები, ის არ ჩაანაცვლებს დევიდ ალენის წიგნს თქვენთვის. სტატია გამიზნულია მხოლოდ თქვენი ინტერესის გაღვივებისთვის ისეთი ეფექტური მეთოდის მიმართ, როგორიც არის GTD.

პროდუქტიულობის სერვისების პრობლემა არის ის, რომ ყველა თავს იკავებს ადგილად, სადაც შეუძლია ყველა პრობლემის გადაჭრა, ინფორმაციის შენახვა და კომუნიკაცია. სერვისების უმეტესობა გთხოვს პრიორიტეტების მინიჭებას და მათზე მოქმედებას.

მაგრამ ცოტა ადამიანს შეუძლია კონცენტრირება მოახდინოს მნიშვნელოვანი ამოცანების შესრულებაზე და ყურადღება არ მიაქციოს ყველა სახის წვრილმანს: გადაუდებელ დავალებებს, თხოვნებს კოლეგებისგან, მეგობრებისგან ან ნაცნობებისგან. როცა ბევრი დავალებაა, რთულია მათთან გამკლავება. ამიტომ, პრაქტიკაში, საქმეების სამართავად რამდენიმე სერვისის გამოყენება გიწევთ. როდესაც ბევრი რამ არის გასაკეთებელი, ჩვენ ვიწყებთ დაბნეულობას ამ სერვისებსა და სიებში და საბოლოოდ ვწყვეტთ მათ გამოყენებას.

მიღების საქმეები (GTD) მეთოდოლოგია გთავაზობთ უნივერსალურ გეგმას, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ერთიანი სისტემა, რომელშიც შეგიძლიათ გადაჭრათ ნებისმიერი პრობლემა. თქვენ შეძლებთ დაისვენოთ და არ ინერვიულოთ, რადგან დარწმუნებული იქნებით, რომ არაფერი დაგავიწყდებათ. საჭირო დროს, სისტემა მოგაწოდებთ რა უნდა გაკეთდეს და რაზე გაამახვილოთ ყურადღება.

რატომ მუშაობს ამდენი ადამიანი არაპროდუქტიულად?

ადამიანები იწყებენ არაპროდუქტიულ მუშაობას, როდესაც ბევრი პროექტი, საქმე და დავალებაა. მათთვის რთულია ამ ყველაფრის თავში შენარჩუნება და მით უმეტეს, პრიორიტეტების მინიჭება. ამიტომ, ან საერთოდ არაფერი კეთდება, ან ის, რაც კეთდება, ყველაზე მარტივი, მაგრამ მნიშვნელოვანი საქმეა. ჩნდება კიდევ ერთი პრობლემა: როდესაც გადაუდებელი ამოცანები გუშინ უნდა გადაეწყვიტა.

გარდა ამისა, ადამიანი იწყებს უფრო სწრაფად დაღლას, ხდება გაღიზიანებული. ის გამუდმებით ციყვივით დარბის რუტინის ბორბალში და მართლაც მნიშვნელოვანი, ფინანსური და სტრატეგიული პროექტები განზე რჩება.

ამ სიტუაციის გამკლავებაში დაგეხმარებათ დევიდ ალენის მიერ წიგნში აღწერილი Getting Things Done სისტემა, რომელიც 2001 წელს გამოიცა და მსოფლიო ბესტსელერად იქცა.

მითხარი GTD-ის ძირითადი კონცეფციების შესახებ, რომლებიც უნდა იცოდე

რუტინა- ეს ის საგნები, ფიქრები და საზრუნავია, რომლებიც არღვევენ, ფანტავს და ხარჯავს ენერგიას. სანამ რუტინა არ გადაიქცევა ამოცანებად, მისი კონტროლი შეუძლებელია. ერთსა და იმავე პრობლემებზე განმეორებით ფიქრი არის შემოქმედებითი ენერგიის არაეფექტური გამოყენება, რაც იწვევს იმედგაცრუებას და სტრესს.

GTD-ის მიზანია გაათავისუფლოს თქვენი თავი რუტინისგან და მოიხსნას შინაგანი დაძაბულობა.

ადამიანის სამუშაო მეხსიერებათავის ტვინის უბანი, სადაც მოკლევადიანი მეხსიერებაა. ეს არის ის, სადაც ჩვენ ჩვეულებრივ ვათავსებთ მიმდინარე დაუმთავრებელ საქმეებს, სხვა ადამიანებისთვის მიცემულ დაპირებებს და სხვა აზრებს, რომლებიც გვაწუხებს. სამწუხაროდ, არსებობს ლიმიტი რუტინის რაოდენობაზე, რომელიც შეგიძლიათ შეინარჩუნოთ იმისათვის, რომ ტვინმა ნორმალურად იმუშაოს. თუ თქვენი ოპერატიული მეხსიერება სავსეა, წვრილმანებით იფანტებით ყურადღებას და ივიწყებთ თქვენს მიზნებს, რაც იწვევს სტრესს.

ინსტრუმენტები ინფორმაციის შეგროვებისთვის- სად მიდის ინფორმაცია და სად აფიქსირებთ რა უნდა გაკეთდეს. Მაგალითად:

• ორგანიზატორები;
• რვეულები;
• ფოსტა;
• კალენდარი;
• ხმის ჩამწერი.

Შემომავალი- ერთიანი საცავი რუტინისთვის, რომელსაც აქცევთ საქმეებად და ამოცანებად. ინბოქსთან მუშაობის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი წესი მისი რეგულარულად დაცლაა.

მარტივი ნაბიჯები- ერთსაფეხურიანი მოქმედებები, რისთვისაც გჭირდებათ. პრაქტიკაში უფრო მოსახერხებელია ასეთი შემთხვევებისთვის ხუთი წუთის გამოყოფა.

პროექტიდავალება, რომლის შესრულებასაც ერთზე მეტი ნაბიჯი სჭირდება. თქვენ უნდა დატოვოთ შეხსენება პროექტის შესახებ და აღწეროთ პირველი ნაბიჯები მისი განხორციელებისკენ. შედეგად, პროექტი იქცევა მარტივ მოქმედებად, რომელიც შეიძლება დასრულდეს მომდევნო ხუთ წუთში და მიიღოთ საბოლოო შედეგი.

პროექტს უნდა ჰქონდეს ბმული ბარათზე ან ფაილზე, რომელიც აღწერს დეტალებს: პასუხისმგებლობას, ვადებს, კატეგორიას (მაგალითად, "მარკეტინგი", "იურიდიული", "განვითარება"), ბმულები უფრო პატარა ბარათებთან დავალებებით. მოსახერხებელია ასეთი სტრუქტურის ორგანიზება.

კონტექსტური სია- დავალებების ჩამონათვალი, რომლებიც მოსახერხებელია შესასრულებლად გარკვეულ პირობებში. მაგალითად, კონტექსტურ სიაში "შესყიდვები" იქნება იმ ნივთებისა და პროდუქტების სია, რომლებიც უნდა შეიძინოთ მაღაზიაში. ზარების სია შეიძლება შეიცავდეს იმ ზარების ჩამონათვალს, რომლებიც უნდა განახორციელოთ, როცა თავისუფალი ხართ.

მოსახერხებელია ინდივიდუალური კონტექსტური სიების შედგენა იმ ადამიანებისთვის, ვისთანაც მუშაობთ და ურთიერთობთ. კონკრეტულ ადამიანთან შეხვედრისას შეგიძლიათ სწრაფად გახსნათ სია და მოაგვაროთ საჭირო საკითხები.

როგორ გამოვიყენოთ კალენდარი?

თქვენ უნდა შეიყვანოთ:

• მოქმედებები, რომლებიც უნდა განხორციელდეს გარკვეულ დროს (შეხვედრები, საქმიანი შეხვედრები, სემინარები);
• მოქმედებები, რომლებიც უნდა განხორციელდეს კონკრეტულ დღეს (პროექტის დასრულება კონკრეტული თარიღისთვის, მონაწილეობა კონფერენციაში);
• ინფორმაცია კონკრეტული თარიღების შესახებ (იუბილეები, დაბადების დღეები, დღესასწაულები).

მე ვიყენებ "გუგლის კალენდარს", რომელშიც ვდებ ამ ყველაფერს. ეს სერვისი მოსახერხებელია, რადგან:

• ხელმისაწვდომია როგორც ტელეფონიდან, ასევე კომპიუტერიდან;
• შეგიძლიათ ერთდროულად რამდენიმე კალენდრის ჩვენება ერთ ეკრანზე;
• სმარტფონზე არის შეხსენებები.

თუ რამეს ჩაწერ კალენდარში, ან გააკეთებ, ან სხვა თარიღზე გადადიხარ. არ არის საჭირო კალენდრის გადაყრა სამუშაოების სიით, რომელიც რეგულარულად გადადის დღიდან დღემდე. ასეთი სიებისთვის ცალკე გადაწყვეტილებები არსებობს.

თუ თქვენ რეგულარულად გჭირდებათ კლიენტების, მომწოდებლების ან კონტრაქტორების დარეკვა გარკვეულ დროს, უმჯობესია გამოიყენოთ CRM სისტემა.

რა სიები უნდა შედგეს?

პრიორიტეტული მოქმედებების სიები

ყოველკვირეული ანგარიშის შედგენა, კონკურენტის ვებსაიტის განხილვა, თქვენი შემოსულების დაცლა, დიზაინერებისთვის ბრიფინგის დაწერა - ყველა ამ მოქმედებას ორ წუთზე მეტი დრო სჭირდება, მაგრამ მათი დელეგირება არავისზე შეუძლებელია. ასეთ შემთხვევებს პრიორიტეტულ მოქმედებების ნუსხაში ​​ვაყენებთ და დღის განმავლობაში ვასრულებთ.

ასეთ სიებთან მუშაობის წესები:

• სია არ უნდა იყოს ბევრი, ორი-სამი საკმარისია. მაგალითად, "პირადი", "სამუშაო", "ოჯახი". თუ თქვენ გაქვთ დავალება სიიდან კონკრეტული დღისთვის, დააყენეთ შეხსენება თქვენს კალენდარში.
• ამ სიაში მოცემულ ამოცანებში მოსახერხებელია ეტიკეტების გაკეთება კონტექსტის მიხედვით: "გზაზე", "კომპიუტერთან", "წაკითხვა", "ყიდვა", "დაპირებები". ამოცანებს შეიძლება ჰქონდეს ერთი ან მეტი ეტიკეტი. მაგალითად, დავალება "გაიარე ძაღლი" დაევალება "პირადი" პროექტს და "დაპირების" ტეგს.
• სანამ დავამატებთ თქვენს სიას დავალებას, დაფიქრდით, გჭირდებათ თუ არა მისი შესრულება საერთოდ. თუ პასუხი არის „დიახ“, გადაწყვიტეთ გჭირდებათ თუ არა პირადად ამ დავალების შესრულება. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენ შეგიძლიათ გაუგზავნოთ ხმოვანი შეტყობინება დაქვემდებარებულს და დელეგირება მოახდინოთ მას. თქვენ მიერ დავალებული ამოცანები ექნება იარლიყს „დავალებული“. ის შეიცავს შემთხვევებს როგორც "სამუშაო" და "პირადი" სიიდან.
• რეგულარულად გადახედეთ სიებს. გააკეთე ეს მაშინ, როცა თავისუფალი მომენტი გაქვს. გადაიტანეთ ის, რაც პირველ რიგში უნდა გაკეთდეს.
• თვეში ერთხელ მაინც გაასუფთავეთ თქვენი სამუშაოების სია.

სია "ერთ დღეს"

ეს სია მოიცავს შემთხვევებს, რომლებიც არ საჭიროებს აქტიურ მოქმედებას. Ეს შეიძლება იყოს:

• წიგნები, ჩანაწერები, ვიდეო ტრენინგები, რომელთა შეძენაც გსურთ;
• სასარგებლო, რომლის დაუფლებაც გსურთ;
• ადგილები, რომელთა მონახულებაც გსურთ;
• ნივთები, რისი ყიდვაც გსურთ.

ეს სია პერიოდულად უნდა განიხილებოდეს, ჩანაწერების აღება და მათი გადაქცევა მიზნებად, რომლებზეც დამუშავდება.

და როგორ შევინახოთ საცნობარო ინფორმაცია, რომელიც სასარგებლო იქნება მომავალში?

ეს ინფორმაცია არ საჭიროებს რაიმე მოქმედებას. ამ ინფორმაციის შენახვის ძირითადი კრიტერიუმებია:

• მოსახერხებელი ძიება სათაურებით, ტეგებით, მოკლე აღწერილობით.
• ინფორმაციის საცავში განთავსების სიმარტივე.
• ინფორმაციის შენახვის ინტუიციური სტრუქტურა. როდესაც ახალი მონაცემები გამოჩნდება, თქვენ სწრაფად უნდა აირჩიოთ კატეგორია და ქვეკატეგორია, სადაც უნდა მოათავსოთ ისინი.
• შენახვის ხელმისაწვდომობა ნებისმიერი მოწყობილობიდან.

არის თუ არა სავალდებულო GTD რიტუალები?

დიახ, რამდენიმეა.

ყველა ინფორმაციის შეგროვება კალათაში "Inbox"

ინფორმაციის შეგროვების მრავალი ინსტრუმენტი არსებობს. მაგრამ ეს ყველაფერი უნდა შემოდიოდეს ერთ ადგილას, რომელთანაც თქვენ გააგრძელებთ მუშაობას.

შემოსულების დაცლა

კვირაში ერთხელ ან ორჯერ მოგიწევთ შემოსულების სიის გადახედვა და დაგროვილი საქაღალდეების ან ეტიკეტების დახარისხება. ეს რიტუალი უნდა იქცეს ჩვევად, რომელიც ჩამოყალიბებულია ქმედებების მკაფიო ალგორითმიდან და მათი სისტემატური განმეორებით.

თქვენ უნდა გქონდეთ მარტივი, ნაბიჯ-ნაბიჯ გეგმა, თუ როგორ ასუფთავებთ სამუშაოს სისტემას ყოველკვირეულად. მიიღეთ კალენდარი, რომელშიც მონიშნავთ იმ დღეებს, როდესაც საქმეები დაალაგეთ. მიანიჭეთ საკუთარ თავს პრიზი, თუ, მაგალითად, 30 დღეში, სულ მცირე, 20 დღეში დაცარიელებთ თქვენს შემოსულებს და გადაკვეთთ დღეებს კალენდარში.

პირველი პრიორიტეტული მოქმედებების სიის გადახედვა და სიის „ოდესმე“, პრიორიტეტიზაცია

სიების განხილვისას მნიშვნელოვანია თქვენი ძალების პრიორიტეტების სწორად განსაზღვრა და რეალისტური გამოთვლა. ეს აუცილებელია იმისთვის, რომ არ გადატვირთოთ საკუთარი თავი უზარმაზარი ამოცანებით და არ დაზარალდეთ თქვენი არაეფექტურობის გაცნობიერებით.

დამატებითი კალათების განადგურება

ხშირად კოლეგებთან და პარტნიორებთან ურთიერთობისას ჩნდება ახალი საფოსტო ყუთები, დოკუმენტები, სიები.

თქვენი ამოცანაა ყველაფერი მაქსიმალურად ავტომატიზირებული იყოს ისე, რომ მონაცემები შემოვა საქაღალდეში.

ეს შეიძლება იყოს საფოსტო ყუთი ან ელექტრონული გრაფიკი. სერვისები და Zapier შესაფერისია ინფორმაციის ავტომატიზაციისა და გადამისამართებისთვის. ინფორმაციის შეგროვების კალათები ცოტა უნდა იყოს.

როგორ ვიმუშაოთ „ინბოქსის“ კალათით და დავახარისხოთ მასში დაგროვილი საქმეები?

პირველ რიგში, ამოიღეთ დავალება, საქმე ან ინფორმაცია თქვენი შემოსულებიდან და უპასუხეთ კითხვას: „რა არის ეს? მართლა საჭიროა რამის გაკეთება?"

თუ არაფრის გაკეთება არ გჭირდებათ, ორი ვარიანტია. თუ ნაგავი აღარ გამოდგება, გადაყარეთ. თუ ეს სასარგებლო ინფორმაციაა, დაარქივეთ. ის უნდა იყოს სტრუქტურირებული კატეგორიებად და ტეგებად, რათა ადვილად იპოვოთ ის, რაც გჭირდებათ.

თუ რაიმე ინფორმაციის გაკეთება გჭირდებათ, სამი ვარიანტია:

1. შეასრულეთ ის, რაც საჭიროა.თუ მოქმედება მნიშვნელოვანია და არ მიიღებს 2-5 წუთზე მეტს.

2.ვინმესთვის დელეგირება.თუ აქტივობას ორ წუთზე მეტი დრო სჭირდება, იფიქრეთ, შეიძლება თუ არა მისი დელეგირება ვინმესთვის.

როდესაც ვინმეს დელეგირებთ, შემდეგი უნდა დაიწეროს:

• საბოლოო შედეგი;
• სამუშაო გეგმა (გზა მიზნისკენ);
• დავალების შესრულების თარიღი;
• კონტროლის თარიღი და შედეგი, რომელიც მზად უნდა იყოს ამისთვის (შუალედური ან საბოლოო).

3. გადადეთ მომავლისთვის.ამით მიუთითეთ:

• სასურველი შედეგი;
• უახლოესი შემდეგი ქმედება, რომელიც უნდა განხორციელდეს. დაიმახსოვრეთ: შეუძლებელია პროექტის მთლიანობაში დასრულება, შეგიძლიათ მხოლოდ კონკრეტული მარტივი ნაბიჯების გადადგმა, რაც საბოლოო შედეგთან მიგიყვანთ;
• ბოლო ვადა. თუ არ არის ზუსტი ვადები, ჩადეთ მოქმედება სიაში "ოდესღაც".

თქვენ შეგიძლიათ გაუგზავნოთ საკუთარ თავს შეტყობინებები, რომ მიიღოთ ისინი დანიშნულ დღეს. ამისთვის შესაფერისია როგორც Google Calendar შეხსენებით სწორ დღეს, ასევე ფოსტის აპლიკაცია, რომელიც გამოგიგზავნით წერილს გარკვეულ დროს.

როგორ დაგეგმოთ თქვენი სამუშაო?

ყველა სამუშაო შეიძლება დაიყოს სამ ეტაპად:

1. წინასწარ დაგეგმილის შესრულება. ეს შეიძლება იყოს როგორც სტრატეგიულად მნიშვნელოვანი რამ, რაც მიგვაახლოებს მიზანს, ან რუტინა, რომელიც უბრალოდ უნდა შესრულდეს.
2. სამუშაოს შესრულება ისე, როგორც მოულოდნელად გამოჩნდება. ამ დროს მოდის კოლეგების, მენეჯერების დავალებები, კლიენტების წერილები დღის განმავლობაში.
3. შემდგომი მუშაობის დაგეგმვა: სიების შედგენა და განხილვა, პრიორიტეტების დადგენა. ამ პუნქტმა არ უნდა დაგჭირდეთ ძალიან დიდი დრო, რომ არ დაგეგმოთ დაგეგმვის მიზნით.

საქმეებისა და ამოცანების დაგეგმვის პრაქტიკა (სახსენებელი წიგნი) აღწერილია დევიდ ალენის წიგნში.

დევიდ ალენი

პირადი ეფექტურობისა და დროის მართვის კონსულტანტი, GTD პროდუქტიულობის მეთოდოლოგიის ავტორი

მემორიალური წიგნისთვის საჭიროა 43 საქაღალდე: 31 მონიშნულია 1-დან 31-მდე რიცხვებით, 12-ში კი თვეების სახელებით. ყოველდღიური საქაღალდეები განთავსებულია წინ, ხვალინდელი თარიღით დაწყებული. საქაღალდის უკან 31 ნომრით არის შემდეგი თვის საქაღალდე, ხოლო მის უკან არის საქაღალდეები დარჩენილი თვეებით.

საქაღალდის შიგთავსი მომდევნო დღისთვის ყოველ დღე იგზავნება სანაგვეში, შემდეგ საქაღალდე მოთავსებულია ბოლო საქაღალდეების უკან (თითქოს გადადის შემდეგ თვეში). როდესაც ცარიელებთ საქაღალდეს 31 მიმდინარე თვისთვის, იქნება საქაღალდე ახალი თვის სახელით მის უკან, ხოლო მის უკან საქაღალდეები ახალი თვის დღეებით. ანალოგიურად, საქაღალდე მიმდინარე თვესთან ერთად, როდესაც ის გავიდა, გადადის შემდეგ წელს.

კონკრეტულ საქაღალდეში უნდა შეინახოთ დოკუმენტები, რომლებიც საჭიროებენ კონკრეტულ მოქმედებებს (ფორმა, რომელიც უნდა შეავსოთ, წერილი გასაგზავნად).
იმისათვის, რომ სისტემა იმუშაოს, ის ყოველდღიურად უნდა განახლდეს. თუ დაგავიწყდათ ხვალინდელი საქაღალდის განახლება, სისტემას ვერ ენდობით. გამოტოვებული იქნება მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, რომელსაც სხვა გზებით უნდა მოგვარდეს.

თუ რამდენიმე დღით მიდიხართ, მაშინ გამგზავრებამდე უნდა შეამოწმოთ საქაღალდეები იმ დღეებისთვის, რომლებშიც არ იქნებით.

როგორ მოვაწყოთ ეს პრაქტიკაში, თანამედროვე დაგეგმვის სისტემების გათვალისწინებით:

1. მეხსიერების წიგნის ნაცვლად, გამოიყენეთ ორგანიზატორი სამუშაოების სიებით ყოველი დღისთვის და ჩაწერეთ მასში მიმდინარე დღის ამოცანები. შეხვედრები და დროზე მიბმული საქმეები ჯერ უნდა ჩაიწეროს და დააყენოს შეხსენებები ისე, რომ სისტემამ წინასწარ აცნობოს მათ.
2. შექმენით ფაილი თვის გასაკეთებელი სიით. ეს არის ჩამონათვალი იმისა, რისი გაკეთებაც გსურთ ამ დროის განმავლობაში. თქვენ მას მთელი თვის განმავლობაში ამატებთ საქმეებს. დავალებები უნდა გადაიხედოს კვირაში ერთხელ. დაგეგმვისას, გადაანაწილეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანები კვირების განმავლობაში, რათა გაიგოთ თქვენი პრიორიტეტული ამოცანები. პირველ რიგში მათ შეასრულებთ, თორემ მთელი დრო წვრილმან და გადაუდებელ საქმეებს დაეთმობა.
3. შექმენით ფაილი წლის გეგმებით. ის თვეში ერთხელ უნდა გადაიხედოს. საქმეები ამ ფაილიდან გადადის თვის გეგმებზე.
4. შეადგინეთ წლის გეგმები, გრძელვადიან მიზნებზე დაყრდნობით 3-5 წლის განმავლობაში. უმჯობესია ეს შემთხვევები ან წლის ბოლოს დაარეგისტრიროთ, ან არდადეგების დროს, როცა უფროსი არ არის დატვირთული ყოველდღიური საქმეებით.

დევიდ ალენი ამ ოთხ პუნქტს ბუნებრივ დაგეგმარ სისტემას უწოდებს. ეს სისტემა გაძლევთ საშუალებას იაროთ თქვენთვის მნიშვნელოვანი მიზნებისკენ და არ დაკარგოთ დრო რუტინაზე.

არსებობს თუ არა უნივერსალური გეგმა, რომლითაც შეიძლება დაიგეგმოს ნებისმიერი პროექტი?

Რათქმაუნდა. დევიდ ალენი მას ბუნებრივ დაგეგმარ მოდელს უწოდებს. იგი შედგება რამდენიმე ეტაპისგან.

ნაბიჯი 1. იდეალური შედეგის მიზანი და სურათი

განსაზღვრეთ ან იდეალური საბოლოო შედეგი, წარმოიდგინეთ, რომ თქვენ მიაღწიეთ მას.

აღწერეთ ის წარმატების ყველა კრიტერიუმით (ფული, ხალხი, აღიარება). რაც უფრო დეტალურად აღწერთ საბოლოო შედეგს, მით უფრო ძლიერი იქნება მოტივაცია, განსაკუთრებით იმ დროს, როდესაც გჭირდებათ კონკრეტული ქმედებების განხორციელება, მაგრამ ამის დრო არ არის.

ნაბიჯი 2. პრინციპები

აღწერეთ პრინციპები, რომლებსაც დაიცავთ მიზნის მისაღწევად. მაგალითად: ”მე მივცემ თავისუფლებას ადამიანებს, თუ ისინი ... (დარჩებიან ბიუჯეტის ფარგლებში, დაასრულებენ პროექტს ვადამდე).” ჰკითხეთ საკუთარ თავს: „რა ქმედებებმა შეიძლება ხელი შეუშალოს ჩემს საქმიანობას? როგორ შემიძლია მათი თავიდან აცილება?"

პრინციპები მკაფიოა და იძლევა საიმედო მითითებას საქმიანობის მართვის პროცესში.

ნაბიჯი 3: ბრეინშტორმი

ბრეინშტორმი, სადაც ჩაწერთ ყველა იდეას, რომელიც თავში მოგივიდათ.

ტვინის შტორმის ძირითადი პრინციპები:

• არ განსაჯო;
• არ დავასაბამოთ;
• არ შეაფასო;
• არ გააკრიტიკო;
• იფიქრეთ რაოდენობაზე და არა ხარისხზე;
• ანალიზი და ორგანიზაცია უკანა პლანზე გადაიტანოს.

ნაბიჯი 4. პროექტის გეგმა სიის სახით

მოაწყეთ თქვენი ტვინის შტორმის შედეგები სამუშაოების სიაში. დაიწყეთ დაგეგმვა ბოლოდან და დაბრუნდით. ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მარტივად შეადგინოთ გეგმა და განსაზღვროთ პირველი ნაბიჯი მიზნისკენ. თავიდან ბოლომდე დაგეგმვის მაგალითი:

მიზანი (იდეალური შედეგი) _ მე ვიცი ესპანური ენა და მესმის ხალხი.

Რატომ არის ეს: მსურს თარჯიმნების მონაწილეობის გარეშე კომუნიკაცია ესპანელ პარტნიორებთან საქმიანი მოლაპარაკებების დროს და თავისუფლად ვიკონტაქტო სხვებთან ესპანეთში არდადეგების დროს.

ნაბიჯები მიზნისკენ:

• ერთი ნაბიჯით მივუახლოვდი ჩემს მიზნის მიღწევას: ვიპოვე მშობლიური ესპანელი ენა და კვირაში ორჯერ ვესაუბრები მას.
• ერთი ნაბიჯით ადრე: ჩავაბარე B1 ენის ცოდნის გამოცდა.
• ერთი ნაბიჯით ადრე: ჩავაბარე A1 ენის ცოდნის გამოცდა.
• ერთი ნაბიჯით ადრე: თვეში რვაჯერ ვსწავლობდი ესპანურს და საშინაო დავალება დავასრულე.
• ერთი ნაბიჯით ადრე: დავრეგისტრირდი ესპანურის კურსზე და გადავიხადე ერთი თვის სწავლის საფასური.
• ერთი ნაბიჯით ადრე: შევაგროვე ინფორმაცია ესპანურის კურსების შესახებ და შევადგინე შედარების ცხრილი.
• პირველი ნაბიჯი: ჩემს კალენდარში დავნიშნე დრო, როდესაც შევაგროვებდი ინფორმაციას ესპანურის კურსების შესახებ.

როდესაც გუნდი მუშაობს იმავე დავალებაზე და თქვენ უნდა მოაწყოთ მთელი გეგმა ერთ ადგილას, მოსახერხებელია მისი გამოყენება. მასში პირველი სვეტი არის ეტაპები მიზნისკენ მიმავალ გზაზე, მეორე სვეტი პასუხისმგებელია. შემდეგი იქნება სვეტები დროის მონაკვეთით. უჯრედები აჩვენებს კონკრეტული ეტაპის სტატუსს, როგორიცაა დაგეგმილი, მიმდინარე, დასრულებული, გადადებული.

GTD და ბუნებრივი განრიგის სისტემა შეიძლება რთული ჩანდეს. მაგრამ როცა საკუთარ თავს დააწყობთ და რეგულარულად დაიწყებთ მის გამოყენებას, იგრძნობთ, რომ ყველაფერი ბევრად უფრო ადვილია, ვიდრე ერთი შეხედვით ჩანდა.

მე გავამხელ ეფექტურობის რამდენიმე საიდუმლოს ცხოვრებაში და ბიზნესში...

პატარა მოტყუების ფურცელი იმის შესახებ, თუ როგორ გაუმკლავდეთ საკითხებს და დაიწყოთ ეფექტურად ცხოვრება!

დევიდ ალენი პირადად გიწვევთ მოსკოვში ტრენინგზე. უნდა ითქვას, რომ მისი წიგნები 2 მილიონზე მეტი ეგზემპლარი გაიყიდა!
და მისი სისტემა ნამდვილად მუშაობს!

თქვენი ცხოვრება არასოდეს იქნება იგივე, როგორც კი გაეცნობით GTD სისტემას!
მახსოვს, დიდი შთაბეჭდილება მოახდინა დევიდ ალენის შესრულებამ!

ჩვენ ვიჭერთ ათას რამეს, ვცდილობთ არ დავივიწყოთ საყოფაცხოვრებო წვრილმანები გზაზე, ხშირად ვივიწყებთ მიზანს, მაგრამ გვახსოვს გარდაუვალად მოახლოებული ვადები.

ხანდახან ამოცანების ზვავის შიში ფაქტიურად ახშობს თავის ტვინს და ჩნდება აპათია, გაჭიანურება და დეპრესია. ასეთ მომენტებში მუშაობა ნელა მოძრაობს, როგორც ჩანს, მაუსის კურსორიც კი ძლივს ცოცავს მონიტორზე.

ეს სიტუაცია მით უფრო საშიშია, რაც უფრო მეტად მუშაობს ადამიანი გუნდში, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც საქმე ეხება განვითარების გუნდს.

იდეა მოიწვიოთ ჩვენს კონფერენციაზედევიდ ალენი მოულოდნელი იყო, მაგრამ არა შემთხვევითი. პირადი, ერთი შეხედვით, კონცეფცია GTD, იძლევა კარგ რეკომენდაციებს თითოეული დეველოპერისთვის ინდივიდუალურად და მთლიანად განვითარების პროცესს. რა თქმა უნდა, GTD მეთოდი არ არის ისეთი „მკვეთრი“ პროგრამული უზრუნველყოფის განვითარების პროცესისთვის, როგორც სწრაფი, მაგრამ მიუხედავად ამისა, მას შეუძლია შეავსოს იგი ან გახდეს პირველი ნაბიჯი გუნდის გადასვლის სწრაფი განვითარების მეთოდოლოგიაზე. რა არის ეს, GTD პროგრამისტისთვის?

მოდით გავყოთ GTD პრინციპების გამოყენება განვითარებაში ორ ბლოკად: პირადი, როდესაც საქმე ეხება ინდივიდს და გუნდური, როდესაც საქმე ეხება კომპანიას ან დეველოპერთა ჯგუფს. ზოგადად, პრინციპები იგივეა, მაგრამ გუნდში მათი განხორციელება გაცილებით რთულია, ვინაიდან გარანტირებული იქნება დივერსია და წინააღმდეგობა თანამშრომლების ან გუნდის ლიდერის მხრიდან.

არცერთი ადამიანი არ არის კუნძული

GTD მეთოდის ერთ-ერთი საფუძველია ამოცანების ადამიანის მეხსიერებიდან გარე წყაროზე გადატანის პრინციპი. ამრიგად, ადამიანის ტვინი წყვეტს ყველა გეგმის გათვალისწინებას, უმნიშვნელოდან გლობალურამდე, და იწყებს კონცენტრირებას იმ ამოცანებზე, რომლებიც ამ მომენტში მართლაც მნიშვნელოვანია და მათ განხორციელებას. ვიღაც ამბობს, რომ GTD მეთოდი შეიძლება ეფექტურად იქნას გამოყენებული პირადი სივრცის გასათავისუფლებლად და ბალანსის პოვნა სამუშაოსა და, მაგალითად, ჰობის ან ოჯახს შორის. თუმცა, პრაქტიკული დეველოპერის თვალსაზრისით, GTD საჭიროა, პირველ რიგში, სამუშაოსა და ... სამუშაოს შორის ბალანსის შესანარჩუნებლად.

პროგრამისტები, სისტემის არქიტექტორები და პროექტის მენეჯერები მუდმივად მუშაობენ მრავალ პრიორიტეტებზე, ამოცანებსა თუ პროექტებზე. ხშირად გარემოებები გამორიცხავს ერთი ამოცანის შენარჩუნებას, ასე რომ თქვენ უნდა შეძლოთ სწრაფად რეორგანიზაცია. ასეთი გადაგდება პროექტიდან პროექტში ხშირად იწვევს სტრესს, მაგრამ არა ისეთს, რომელიც წარმოიქმნება უსაყვარლესი სამუშაოდან, არამედ სტრესის, როგორც ფიზიოლოგიური და ემოციური ფენომენის. რაც უფრო მაღალია შფოთვის დონე, მით უფრო რთულია ამოცანების შესრულება. აქ შემოდის GTD.

ფილტრების დაყენება სამუშაოების სიაში

უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა დააწესოთ ლიმიტები ყველა დავალებადან მთავარის არჩევით. მთავარის მიტოვებით, თქვენ ათავისუფლებთ დროსა და ენერგიას და ქმნით იმპულსს მოქმედებისთვის გაცილებით ნაკლები ძალისხმევით, ვიდრე მაშინ, როდესაც თქვენს თავში ინახავთ ყველა წვრილმანს. არის რუტინა, არის მნიშვნელოვანი პროექტები, არის სამომავლო გეგმები. ამავდროულად, ყველა ამ კატეგორიაში არის მნიშვნელოვანი რამ. მის ასარჩევად, თქვენ უნდა შეასრულოთ რამდენიმე ნაბიჯი:

• აირჩიეთ დაწყებული, მაგრამ დაუსრულებელი ამოცანები;


• აირჩიე ის შემთხვევები, რომლებიც ყველაზე დიდ შეშფოთებას იწვევს;


• აირჩიე ის, რისი გაკეთებაც არ გინდა და რომელიც მუდმივად გადაიდება;


• აირჩიეთ რუტინული საქმეები, მათ შორის საყოფაცხოვრებო.

როგორც წესი, მთავარი პირველ სამ ჯგუფშია. შესაბამისად, პრიორიტეტი უნდა მიენიჭოს შემაშფოთებელ და დაუმთავრებელ საქმეს - ტყუილად არ არის, რომ Getting Things Done-ის ზუსტი თარგმანი არის „საქმის დასრულება“.

ჩვენ ვამარტივებთ კომუნიკაციას

არ აქვს მნიშვნელობა ფრილანსერი თუ პროგრამისტი მუშაობს დისტანციურად თუ გუნდში, ის მუდმივად იმყოფება კომუნიკაციის სფეროში: მომხმარებელთა ზარები, მენეჯმენტის კითხვები, მომხმარებლის და კოლეგების მოთხოვნები, საინფორმაციო შეტყობინებები SDK მომწოდებლებისგან და ა.შ. უწოდეს უმნიშვნელო, მაგრამ მათ უნდა შეეძლოთ მათი სწორად გატარება.

• შეწყვიტეთ თქვენი ელ. ფოსტის შემოწმება ყოველ 5 წუთში - დააყენეთ pop-up გაფრთხილებები, რომლებსაც თვალის კუთხით შეხედავთ. განათავსეთ ფოსტა საქაღალდეებში და წაიკითხეთ როგორც განახლებულია კონკრეტულ მომენტში.


• დაყავით ყველა კომუნიკაცია კონტექსტის მიხედვით: სკაიპი, მობილური ზარები, სტაციონარული ტელეფონი, კომუნიკაცია ფოსტით და ა.შ. გამოყავით გარკვეული დრო თითოეულ არხზე კომუნიკაციისთვის.


• შეამოწმეთ სამუშაო და პირადი ჩეთები. შესაძლოა, თუ თქვენი ახალი თანამშრომელი უსასრულოდ გწერთ ან ძველი კოლეგა სვამს იმავე სამუშაო კითხვებს, თქვენ უნდა სთხოვოთ მათ მოამზადონ კითხვები, დაუთმოთ დრო კომუნიკაციას და რაიმე რთული პუნქტის გარკვევას.


• უყურეთ თქვენს ბრაუზერს. დეველოპერები ხშირად ათვალიერებენ სპეციალიზებულ თემებს ფორუმებზე ან სპეციალიზებულ საიტებზე. იქ ელიან საინტერესო თემებს და დისკუსიებს, რომლებსაც საერთო არაფერი აქვთ მიმდინარე ამოცანასთან. უმჯობესია გადადოთ მართლაც საინტერესო თემის წაკითხვა ბრაუზერის სანიშნეების ან ბმულების შესანახად სპეციალური საშუალებების გამოყენებით (მაგალითად, ჯიბის დანამატი, რომელიც ასევე შეიძლება დაინსტალირდეს როგორც აპლიკაცია მობილურ მოწყობილობაზე და მოახდინოს სანიშნეების სინქრონიზაცია).


• მიიღეთ რვეული ან/და აპლიკაცია, სადაც ჩაწერთ ყველა დავალებას გადაუდებლობისა და მნიშვნელობის ეტიკეტებით. GTD საქმის მენეჯმენტისთვის შემოაქვს დროის, კონტექსტის (ადგილის), მოქმედების ცნებებს. ამოცანების სწორად პრიორიტეტებისთვის, წარმოიდგინეთ მარტივი ფილტრი, როგორიცაა Excel-ში, მაგალითად. თითოეულ დავალებას მიანიჭეთ დროის პარამეტრი (საათის ან დღის დროის მიხედვით), ადგილი (სახლი, სამსახური, ქუჩა, სპორტული დარბაზი, მაღაზია და ა.შ.). და შემდეგ დაყავით დავალებები ასე: "მოითხოვეთ კომენტარები TK - სამუშაო - 14:00" ან "დარეკეთ საბურავების მაღაზიაში - ქუჩა - საღამო". ასეთი ჩანაწერებისთვის ბევრი აპლიკაციაა: Windows-ში დავალების განრიგის დაწყებიდან, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ საკუთარი მიზნებისთვის, Evernote, Rainlendar და თქვენს სმარტფონზე ყურადღებით დაწერილი შეხსენებები.

დარწმუნება, რომ თქვენ გაქვთ ასეთი სია, გარანტირებულია, რომ შეამცირებს შფოთვის დონეს და დაგეხმარებათ ფოკუსირება მოახდინოთ თითოეული ამოცანის გადაჭრაზე.

არსებობს უფრო გლობალური პრობლემა, რომელიც ასევე გავლენას ახდენს ნებისმიერი ტიპის დასაქმების დეველოპერებზე. დღეს, თითქმის ყოველ კვირას, გამოდის ახალი ინსტრუმენტები, სახელმძღვანელოები, დეველოპერების უტილიტები, დროდადრო არის შეტყობინებები ჩარჩოების ახალი ვერსიების, ახალი ბიბლიოთეკების და კიდევ ახალი პროგრამირების ენების შესახებ. მთელი ეს ინფორმაცია პროფესიონალებისთვის უკიდურესად საინტერესოა და ზოგჯერ ხიბლავს და გიბიძგებთ სცადოთ რაიმე ახალი (შექმენით მარტივი მობილური აპლიკაცია, დაწერეთ „Hello, World!“ Brainfuck-ზე, ან შექმენით ახალი ღია კოდის პროექტი). გამოსავალი მხოლოდ ერთია: ინტერესების განაწილება მათი მნიშვნელობის მიხედვით მიმდინარე პროექტებთან, მოკლევადიან და გრძელვადიან მიზნებთან მიმართებაში. ერთ ამოცანაზე ფოკუსირება შესაძლებელს ხდის პერსონალური პროდუქტიულობის გაზრდას, დროის გათავისუფლებას და ახალი ინფორმაციის სწავლის დაწყებას.

ოპტიმიზაციის 5 ნაბიჯი

GTD მეთოდი განასხვავებს სამუშაოების სიაზე მუშაობის ხუთ ეტაპს.

ინფორმაციის შეგროვება.თქვენ უნდა შეაგროვოთ ყველა დავალება - უბრალოდ აიღეთ და ჩაწერეთ კალმით ან ტექსტურ ფაილში ყველა თქვენი რუტინული, დაუმთავრებელი, გლობალური საქმე. ამავდროულად, მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ, მაგალითად, დავალების მიღმა „დაწერეთ მოხსენება Fast Report for Snegovik LLC“ არის რამდენიმე მნიშვნელოვანი და საჭირო ყურადღების ქვეამოცანა: შეაგროვეთ მოთხოვნები კლიენტისგან, შეადგინეთ და დაამტკიცეთ TOR. , მოითხოვეთ მონაცემთა მასივი ანგარიშის შესამოწმებლად და ა.შ... აუცილებელია ჩაწეროთ აბსოლუტურად ყველა დავალება - ცოტა მოგვიანებით დააჯგუფებთ მათ.
ყურადღება მიაქციეთ არა მხოლოდ იმ პროექტებს, რომლებიც მეხსიერებაშია, არამედ იმ პროექტებსაც, რომლებიც კომპიუტერშია - ხშირად არანაკლებ ქაოსია, ვიდრე ფიქრებში. ღირს ფაილების დაყოფა თითოეული პროექტის შესაბამის საქაღალდეებში, პერსონალური დოკუმენტების გამოყოფა სამუშაოდან.

დამუშავების პროცესი.დაამუშავეთ ინფორმაცია GTD-ის მიერ შემოთავაზებული სქემის მიხედვით: თუ რამე უკვე მუშაობს, თქვენ უნდა გააგრძელოთ სამუშაო ბოლომდე, თუ შეძლებთ ამის გაკეთებას ორ წუთზე ნაკლებ დროში, მაშინვე გააკეთეთ.

კლასიკური GTD დამუშავების ალგორითმი

თქვენთვის საკვანძო პროექტზე მუშაობის თვალსაზრისით, მნიშვნელოვანია რამდენიმე ნიუანსის გათვალისწინება.

• გადადეთ არაგადაუდებელი ამოცანები, როგორიცაა არაძირითადი მასალების შესწავლა, რომელსაც საერთო არაფერი აქვს მიმდინარე სამუშაოსთან.


• თუ შესაძლებელია, გადაანაწილეთ დავალებები, მაგალითად, კოლეგებს ან შტატგარეშე თანამშრომლებს. თუ სწრაფი და ეფექტური კოდიტორი ხართ, მაგრამ არ ხართ კარგად ვებსაიტების შექმნა, რეკლამირება ან დიზაინი, დაურეკეთ პროფესიონალებს. მაშინაც კი, თუ ეს თქვენი საკუთარი პროექტია, სხვისი ხარისხიან სამუშაოში ინვესტიცია სწრაფად ანაზღაურდება.


• ისწავლეთ „არას“ თქმა. ეს, ალბათ, ერთ-ერთი ყველაზე რთული უნარ-ჩვევაა: ყოველთვის იქნება ათობით მეგობარი, რომლებსაც ვინდოუსი გაუფუჭდათ, კოდში შეცდომა შეიჭრა, Android-ის პროგრამულ უზრუნველყოფას მოითხოვს და iPhone-ის ჯეილბრეიკს სთხოვს. ამ პატარა დავალებებს დიდი დრო სჭირდება. თუ არ გსურთ ურთიერთობის გაფუჭება, იპოვეთ რამდენიმე ხელმისაწვდომი სახელმძღვანელო ინტერნეტში და გაუგზავნეთ ბმულები მათ, ვინც განიცდის.

ჩამოთვალეთ ორგანიზაცია.პირველი ორი და ყველაზე რთული ეტაპის გავლის შემდეგ აუცილებელია დავალებებთან მუშაობის ორგანიზება. აქ შეგიძლიათ გამოიყენოთ მარტივი წესი: დაყავით დრო კვირებად, კვირის ბოლოს გადახედეთ სიას და შექმენით ახალი. ყველა დავალება უნდა დაიყოს ვადების და პრიორიტეტების მიხედვით. ამოცანების სამართავად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ თქვენთვის სასურველი ნებისმიერი აპლიკაცია: ეს არის მობილური OneNote და Evernote, და Asana, და Redmine, და Google Calendar და ა.შ.

ამ ეტაპზე მთავარია დიდი ყურადღება მივაქციოთ მიმდინარე თუ რამდენიმე პროექტთან მუშაობას. ამისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ ასოციაციური რუკები (mindmap), სადაც ვიზუალური სტრუქტურა-რუკის სახით აისახება მუშაობის ყველა ეტაპი, რომლის შესაბამისადაც წინ წახვალთ პროექტზე. Mindmap-ის შესაქმნელად ბევრი ფასიანი და უფასო აპლიკაციაა საინტერესო ფუნქციებით. ჩვენ მოგვწონს მოსახერხებელი, თავისუფალი და რუსიფიცირებული , რომელშიც ჩვენ შევქმენით დაუმთავრებელი რუკის სავარაუდო ხედი, რომელიც არ აცხადებს სიმართლეს:

Ნაწილი 1

Მე -2 ნაწილი

თქვენ არ უნდა დაყოთ დავალებები მარტივ და რთულად, თქვენ უნდა გააკეთოთ ყველაფერი წესრიგში, მაშინ დრო რაციონალურად გადანაწილდება.

გადახედვა შესრულებულია.ამ ეტაპზე აუცილებელია აღინიშნოს, თუ რა გაკეთდა, გავაანალიზოთ წარუმატებლობის მიზეზები, შევქმნათ გეგმა შემდეგი ეტაპისთვის (მაგალითად, ერთი კვირა).

ფაქტობრივი მოქმედება.დავალებები უნდა შესრულდეს არსებული რესურსების: ძალების, დროის, შესრულების ადგილის, ასევე დადგენილ პრიორიტეტზე დაყრდნობით. თუ არ გაქვთ რესურსი, რომელიც მოგვიანებით გამოჩნდება პრობლემის სწრაფად გადასაჭრელად, შეეცადეთ გადაიტანოთ დავალება იმ მომენტში, როდესაც გამოჩნდება ინსტრუმენტი მისი უკეთესი შესრულებისთვის. მაგალითად, თუ თქვენ ასრულებთ დესკტოპის აპლიკაციის დასრულებას და გარკვეული ცვლილებების შესატანად გჭირდებათ განახლებული და ჯერ არ შეძენილი თქვენი კომპანიის მიერ, მაგრამ დაგეგმილია მისი შეძენა უახლოეს მომავალში, შეიტანეთ ცვლილებები, რაც შეიძლება განხორციელდეს მიმდინარე ვერსიაში. და დაამატეთ დარჩენილი ცვლილებების დავალება საქაღალდეში ან ფაილში მომავლის ამოცანებით. რა თქმა უნდა, არსებული საშუალებებით პრობლემის გადაჭრის გზების ძიება ცხადყოფს თქვენ, როგორც პროფესიონალს, მაგრამ ეს მოითხოვს თქვენი დროისა და ძალისხმევის დიდ და არა ყოველთვის გამართლებულ ინვესტიციას.

აქ მოცემულია რამდენიმე რჩევა, თუ როგორ გამოიყენოთ GTD-ის პრინციპები, თუ თქვენ ხართ გუნდში დეველოპერი ან მუშაობთ საკუთარ თავზე.

• დაგეგმეთ თქვენი პროექტი თავდაპირველად და არა მუშაობის პროცესში, დაყავით იგი მართვად ქვეამოცნებებად.


• მონიშნეთ პროექტზე მუშაობის ცალკეული ეტაპები და დაადეთ ეტიკეტები სამუშაოს მნიშვნელობისა და აქტუალურობისთვის.


• მიიტანეთ თითოეული დავალება ბოლომდე ისე, რომ არ დატოვოთ იგი მოგვიანებით. მაშინაც კი, თუ პრობლემის გადასაჭრელად მხოლოდ გრძელი გზა იცით, მოაგვარეთ იგი. შემდგომი რეფაქტორაციის დროს შესაძლებელი იქნება არაოპტიმალური ხსნარის მოშორება.


• პერიოდულად გადახედეთ დავალებების სიებს, რათა გადახედოთ გაკეთებულს და შეცვალოთ გეგმები.


• დროის ერთ მომენტში ფოკუსირება მოახდინეთ ერთ დავალებაზე - ამ გზით დაზოგავთ დროსა და ძალისხმევას.


• გამოყავით დრო თითოეული ეტაპისთვის და მაქსიმალური ყურადღება მიაქციეთ მას: მოთხოვნების შეგროვება, განვითარება, ერთეულის ტესტირება და ა.შ.

GTD ერთ დღეში ვერ განხორციელდება - ჯერ ჩნდება ცალკეული ელემენტები, შემდეგ ყალიბდება წესები, ბოლოს ჩნდება ჩვევა და ხელშესახები შედეგი. მთავარია არ გაჩერდე. სხვათა შორის, ცუდი არ არის, თუ შეგიძლიათ GTD-ში თქვენი უნარების ნაწილი გადაიტანოთ გუნდს, ვისთანაც მუშაობთ - ამან შეიძლება მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოს მუშაობა კომპანიის შიგნით.

არის უსაფრთხოება ციფრებში

მიუხედავად იმისა, რომ GTD, როგორც წესი, გამიზნულია ინდივიდზე, ის ასევე გამოიყენება გუნდზე, რომელშიც მნიშვნელოვანია პროექტის ხედვის განსაზღვრა, მიზნები, პროექტების დანიშვნა და პასუხისმგებლობის სფეროების განაწილება. უფრო მეტიც, ბევრი ორგანიზაცია უკვე არსებობს და წარმატებით იყენებს, ალბათ, GTD-ის ლოგიკასთან ყველაზე ახლოს მყოფ სუბიექტს - Gantt-ის სქემას. Gantt სქემა ძალიან ზუსტად ასახავს პროექტის საჭიროებას რესურსებზე, ამოცანებსა და ქვეამოცნებებზე, თითოეული დავალების შესრულების სავარაუდო დროს, დავალებაზე მუშაობის დაწყების და დასრულების თარიღებს, პროექტის ეტაპებს, რომელიც შეიძლება დაიწყოს მხოლოდ დასრულების შემდეგ. წინა ეტაპი და საჭირო რესურსების გამოშვება.

თუმცა, ხშირად რესურსებისა და დასაქმების დიაგრამის შედგენის ყველა მცდელობა უშედეგოა. GTD-ს პროგრამული უზრუნველყოფის შემუშავებასთან დაკავშირება, რობერტ პიკი, GTD ევანგელისტი და დევიდ ალენის საკონსულტაციო ფირმის CTO, რომელიც ხელმძღვანელობდა ტექნიკურ პროექტებს და ესმის თემა, ისევე როგორც აღმასრულებელი დირექტორი, ჰქონდა შესანიშნავი ჩაწერა Gantt-ის სქემაზე:

”მე მინახავს იმდენი დრო, ენერგია და ფული, რომელიც იხარჯება Gantt-ის რთულ ჩარტებში, რომლებიც ნადგურდება აღმასრულებელის პირველი თითის დაჭერისას. ნებისმიერი კომპანია, რომელიც ეყრდნობა ABC პრიორიტეტულ კოდებს და მჭიდრო სადავეებს პროგრამისტებისთვის, რათა დარჩეს პროგრამული უზრუნველყოფის შემუშავების წინა პლანზე, მწარე იმედგაცრუებაა.”

ასევე ცხადყოფს კონცეფციის არსს. ფაქტია, რომ ის მიზნად ისახავს არა იმდენად დაგეგმვას, რამდენადაც წარუმატებლობის წერტილში დაბრუნების შესაძლებლობას. ავხსნათ უფრო დეტალურად. ნებისმიერი ადამიანის და ნებისმიერი გუნდის ცხოვრებაში არის მომენტები, როდესაც ისინი გადაუხვევენ დასახულ მიზნებს და ყველა აქტივობა ქაოსში ჩავარდება. ეს შეიძლება მოხდეს როგორც გარე მიზეზების გამო, ასევე ინდივიდუალური შინაგანი გავლენის გამო: დროებითი ცვლილება პროექტის განვითარების პროცესში, ახალი ხედვით ახალი ინვესტორის გაჩენა, ზეგანაკვეთური სამუშაოს შესვენება (მაგალითად, მომზადება გამოფენა). GTD-ის ამოცანა გუნდში არის ადვილად დაბრუნდეს იმ პუნქტში, როდესაც საჭირო იყო სამუშაო გეგმიდან გადახვევა და მოქმედების გაგრძელება, როგორც ადრე.

„GTD-ის გონების გაწმენდის ნაწილი საკმაოდ მარტივია, რომ დევიდი (ალენი) მას ხშირად მოიხსენიებს, როგორც ერთგვარ მეხსიერების ნაგავსაყრელს „გონებრივი ოპერატიული მეხსიერებისთვის“. ეს თითქოს პერიოდულად ამოწმებთ საკუთარი ტვინით, რომ ნახოთ რა იპყრობს თქვენს ყურადღებას, ამოიღეთ და შეხედეთ მას. თითქოს თქვენ აგროვებთ შესაძლებლობების ამ ჩამონათვალს (პროექტები და შემდეგი აქტივობები), რომლებიც ემსახურება თქვენს უსაფრთხოების ქსელს, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერი, რასაც აკეთებთ, სწორად კეთდება და შერწყმულია ორი წუთის წესთან (თუ რაიმეს გაკეთება შეგიძლიათ იმაზე ნაკლებ დროში. 2 წუთი, გააკეთე - დაახლ. თითო) და შემდეგ მოქმედებაზე ორიენტირებული ფიქრი გაძლევს სტატიკური კადრს თქვენი სამუშაო მდგომარეობის შესახებ, რომლითაც შეგიძლიათ მარტივად დაბრუნდეთ იმ წერტილში, სადაც შეწყვეტთ.

განვითარების გუნდში ოთხი ძირითადი აქტივობაა, რომლებიც თავად მოქმედებენ როგორც გუნდის GTD-ის ელემენტები.

1. რეგრესიული ტესტირება - შემოწმდება კოდის უკვე დაფიქსირებული სექციები, ასევე შეცვლილ კოდთან დაკავშირებული ფუნქციონალობის ფუნქციონირება. როგორც ექსტრემალური პროგრამირების ნაწილი, ის ასახავს GTD-ს განმეორებადობის, გადახედვისა და მოქმედების გაურკვევლობის თვალსაზრისით.


2. დოკუმენტაციასთან მუშაობა - დოკუმენტაციის შექმნა და ტესტირება საშუალებას გაძლევთ უბრალოდ გადაიტანოთ მნიშვნელოვანი ცოდნა და ამოცანები ქაღალდზე. არც მომხმარებლებს, არც ტესტერებს და არც დეველოპერებს არ სჭირდებათ მათი გათვალისწინება - საჭიროების შემთხვევაში, შეგიძლიათ მიმართოთ დოკუმენტაციას და გაარკვიოთ გაუგებარი წერტილი ან იპოვოთ პასუხი კითხვაზე პროგრამის მუშაობის შესახებ.


3. კოდების რეფაქტორირება არის კოდის გაუმჯობესების პროცესი ფუნქციების შეცვლის გარეშე. ექსტრემალური პროგრამირების მიმდევრები ატარებენ პერიოდულ რეფაქტორირებას, რათა გააუმჯობესონ პროგრამის შესრულება, მისი გაგება და კოდის წაკითხვა. არიან კომპანიები და გუნდები, რომლებიც თავს არიდებენ რეფაქტორირებას. უმეტეს შემთხვევაში, ეს გამოწვეულია იმის შიშით, რომ კოდში ცვლილებები გამოიწვევს სისტემის ავარიას. როგორც წესი, ეს მიდგომა იწვევს პროგრამის სიმტკიცეს და მოძველებას.


4. ტვინის შტორმი. პროცესი, რომელიც ხდება ამა თუ იმ ფორმით ნებისმიერ გუნდში. ეს მხოლოდ ინფორმაციისა და იდეების კოლექციაა. ასოციაციური გონების რუქები ასევე შეიძლება შეიქმნას ტვინის შტორმის დროს და მის შემდეგ.

უმეტეს შემთხვევაში, პროგრამისტი სამსახურში უფრო მეტ ამოცანას ასრულებს, ვიდრე უბრალოდ კოდის დაწერა. მეტიც, რაც მეტი გამოცდილება და კვალიფიკაცია აქვს, მით მეტი არაერთგვაროვანი ამოცანები ეკისრება. რაღაც მომენტში ხდება კრიზისი, როდესაც მოვალეობები და ვალდებულებები იწყებს თანამშრომლის დატვირთვას და მნიშვნელოვნად ამცირებს მის პროდუქტიულობას. ცხადია, ამის წინააღმდეგ ბრძოლა შეიძლება და უნდა მოხდეს და არა დირექტიული მეთოდებით და რეპრესიული ღონისძიებებით, არამედ GTD-ის დახმარებით, რომელიც მიმართულია მუშაობისადმი მიდგომის ევოლუციური ცვლილებისკენ. მრავალი მიმოხილვა მათზე, ვინც სცადა ეს მეთოდი, მიუთითებს მნიშვნელოვან სირთულეებზე დასაწყისში და არანაკლებ მნიშვნელოვან წარმატებაზე პროცესის ბოლოს. ბოლოს და ბოლოს, ამბობენ, რომ ჩვევის ჩამოყალიბებას 21 დღე სჭირდება. რატომ არ სცადო?

P.S.: შეგიძლიათ უფასოდ მოუსმინოთ GTD მეთოდის ავტორის დევიდ ალენის ონლაინ გამოსვლას და დაუსვათ მას კითხვები კონფერენციაზე17 ნოემბერს (სამშაბათი) მოსკოვის დროით 19:15 საათზე. ის ისაუბრებს GTD-ის მიდგომაზე ინფორმაციის გადატვირთვის წინააღმდეგ და გაუზიარებს უახლეს კვლევებს ადამიანის პროდუქტიულობის შესახებ.

Life Architect-ის ბოლო პროდუქტიულობის სკანირების თანახმად, GTD მეთოდოლოგიის გამოყენებამ შეიძლება გაზარდოს პირადი პროდუქტიულობა და ეფექტურობა მინიმუმ 20%-ით.

GTD®-მა დაამტკიცა, რომ ეფექტურია როგორც პირადი გამოყენებისთვის, ასევე ორგანიზაციებისთვის, რომლებიც მუშაობენ ინდუსტრიების მრავალფეროვნებაში. მას წარმატებით იყენებენ როგორც TOP-50 Fortune-ის სიაში შემავალი კომპანიების უმაღლესი მენეჯმენტი და ახალი თანამშრომლები.

თუ თქვენ ხართ პროექტის მენეჯერი და იძირებით ამოცანების ნაკადში, სცადეთ თქვენი სამუშაოს ორგანიზება Getting Things Done სისტემის მიხედვით.

GTD: რა არის ეს

GTD (Getting Things Done) არის ამოცანების ორგანიზებისა და კონტროლის მეთოდოლოგია. ის გამოიგონა დევიდ ალენმა, ბიზნეს მწვრთნელმა და მენეჯმენტის კონსულტანტმა. საჭიროა არა მარტო დაგეგმვა, არამედ დაგეგმილი საქმეების ბოლომდე მიყვანაც.

GTD-ს ხშირად მოიხსენიებენ, როგორც დროის მენეჯმენტს: თუ სწორად გამოიყენებთ, სისტემა გეხმარებათ მეტის გაკეთებაში და მულტიტასკინგის წინააღმდეგ ბრძოლაში.

GTD პრინციპები, რომელთა გარეშეც არაფერი მუშაობს

არაფერი არ დაიმახსოვროთ

მთავარი პრინციპი, რომელსაც მთელი მეთოდოლოგია ეფუძნება. ყველაფერი უნდა გამოსწორდეს. თუნდაც მცირე დავალებები და რაღაცეები, რომლებიც უმნიშვნელოდ გვეჩვენება.

უფრო ადვილი ნიშნავს უკეთესს

თქვენ უნდა ჩაწეროთ და მოაწყოთ ინფორმაცია თქვენთვის მოსახერხებელი გზით. თუ გიყვართ ნოუთბუქები, მაშინ აპლიკაციებსა და ამოცანების მენეჯერებში საქმის კეთება არ გაგიადვილებთ ცხოვრებას, არამედ პირიქით.

იფიქრე გამოსავალზე

ხშირად ხდება, რომ ყველაფერი ჩერდება, რადგან ჩვენ მათ სხვა პრობლემად აღვიქვამთ და არა გამოსავლის ძიებაში.

ერთი დავალება ერთდროულად

GTD სისტემის მიხედვით, მრავალფუნქციური დაბრკოლებაა. თქვენ უნდა იფიქროთ მხოლოდ იმ დავალებაზე, რომელსაც ახლა აკეთებთ. ანუ, განლაგების შემოწმებისას არ იფიქროთ კონფერენციის მოხსენებაზე.

გააკეთეთ სამუშაოების სია

ამოცანების მენეჯერში ან კალენდარში ასახული ამოცანები არ გადაჭრის ყველა პრობლემას. აუცილებელია თითოეული მათგანის აღქმა, როგორც კონკრეტული მოქმედებების ნუსხა, შემდეგ უფრო ადვილი იქნება მათთან მუშაობა.

როგორ მუშაობს GTD მეთოდოლოგია

არსებობს მრავალი მეთოდი, რომელიც აღწერს, თუ როგორ გამოიყენოთ GTD. მაგრამ დამწყებთათვის საკმარისია დაიმახსოვროთ ოთხი თანმიმდევრული ნაბიჯი.

შეაგროვეთ ყველა ინფორმაცია ამოცანების შესახებ

აირჩიეთ ადგილი, სადაც შეინახავთ ყველა შემოსულ ინფორმაციას. იმისათვის, რომ არ დაირღვეს GTD-ის მოხერხებულობის პრინციპი, ეს უნდა იყოს ერთი რამ: ან აპლიკაცია ან ნოუთბუქი. ასე რომ, თქვენ შეგიძლიათ ნებისმიერ დროს შეამოწმოთ ან შეცვალოთ რაიმე და არ უნდა გახსოვდეთ სად შეინახეთ ან ჩაწერეთ.

დაამუშავეთ ყველა ინფორმაცია

თუ თქვენ უბრალოდ მოათავსებთ ყველა ამოცანას, სწრაფად დაიბნევით და გამოტოვებთ რაიმე მნიშვნელოვანს. თქვენ გჭირდებათ სისტემა, რომლითაც დაყოფთ ამოცანებს.

ამისათვის ისინი იყენებენ გადაწყვეტილების ხეს ან, როგორც ამას ალენი უწოდებს, სამუშაო პროცესის დიაგრამას.

დაუსვით საკუთარ თავს ეს კითხვები დავალებების სწორად გადანაწილებისთვის.

1. რა არის ეს ამოცანა?
2. რა შედეგი უნდა იყოს?
3. საჭიროა რაიმე ქმედება?
4. თუ კი, რა არის შემდეგი ქმედება?
5. Რამდენი ხანი დასჭირდება?

შედეგის ორგანიზება

კითხვებზე პასუხის გაცემა გვეხმარება ამოცანების სწორ ბლოკებში გადანაწილებაში. თუ საქმეს არაუმეტეს ორი წუთი სჭირდება, მაგალითად, თქვენ უბრალოდ უნდა უპასუხოთ ელ.წერილს, გააკეთეთ ეს დაუყოვნებლივ.

როდესაც დავალების შესრულებას მეტი დრო სჭირდება, უმჯობესია მისი დაყოფა გრძელვადიან პროექტად მრავალი ეტაპებით. თუ ეს შეუძლებელია, თქვენ გაქვთ ორი ვარიანტი.

გადადება

თუ თქვენზე უკეთ ვერავინ შეძლებს დავალების შესრულებას, მაგრამ ამას დიდი დრო სჭირდება, შეგიძლიათ გადადოთ მისი შესრულება. შეიყვანეთ ასეთი ამოცანები Კალენდარიან ბლოკში შემდეგი მოქმედებები.

AT Კალენდარიშეიყვანეთ მხოლოდ დავალებები, რომლებიც დაკავშირებულია კონკრეტულ თარიღებთან ან დროსთან. ანუ მნიშვნელოვანია მათი დასრულება მოცემულ დღეს.

AT ლოდინის სიაამოცანები, რომლებსაც ერთ-ერთი ქვეშევრდომისგან მოელით, წავა.

ბლოკისკენ შემდეგი მოქმედებები- ყველაფერი, რისთვისაც ახლა დრო არ არის, მაგრამ უნდა დაუბრუნდეს, როგორც კი დრო გამოჩნდება. იმისათვის, რომ არ დაივიწყოთ ასეთი ამოცანები, შექმენით შეხსენებების სია.

რა უნდა გავაკეთოთ დავალებებს, რომლებიც არ საჭიროებს რაიმე მოქმედებას:

• ამოღება სიიდან;
• თუ გსურთ მათ მოგვიანებით დაუბრუნდეთ, შეინახეთ შეხსენებების განყოფილებაში;
• თუ მნიშვნელოვანია ინფორმაციის შენახვა, საცნობარო მასალების განყოფილებაში.

აირჩიეთ მოქმედება თითოეული ამოცანისთვის და დაასრულეთ

განსაზღვრეთ რას გააკეთებთ ყოველი შემომავალი ამოცანისთვის. მნიშვნელოვანია, რომ არ დაიწყოთ პრიორიტეტების განსაზღვრა, სანამ არ იცით ზუსტად რა უნდა გააკეთოთ.

მთავარი GTD მეთოდის მიზანია ვალდებულებებისა და ქმედებების მართვა. ანუ განსაზღვრეთ ყველა დავალება, რომელიც უნდა შესრულდეს, გქონდეთ გეგმა და მზად იყავით გადაწყვეტილების მისაღებად მის შესაცვლელად. ასეთი სისტემა გვეხმარება ყოველთვის იცოდეთ რა იქნება ყოველი შემდეგი ნაბიჯი.

რომელი სერვისებია შესაფერისი GTD-ზე მუშაობისთვის

Smthngs არის ბრაუზერის GTD მენეჯერი. შეიძლება გამოყენებულ იქნას ონლაინ და ოფლაინ, როგორც აპლიკაცია.

ონლაინ სერვისი. შეგიძლიათ მართოთ ამოცანები და აკონტროლოთ პროგრესი. არსებობს უფასო და ფასიანი პრემიუმ ვერსია.